Asamblea de Boyacá Nit. 800054743-8
Gestión de Talento Humano
CODIGO
R03-135
Página 1 de 35
Tunja, Calle 19 9–35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7424707, 7422089 Ext 107 Gestión Talento Humano 7439989. Página Web www.asambleaboyaca.gov.co
ASAMBLEA DEPARTAMENTAL
BOYACÁ
PLAN ANTICORRUPCIÓN
Y
DE ATENCIÓN AL CIUDADANO PAAC
ING. CARLOS ARTURO CARO BALLESTEROS
PRESIDENTE
ABRIL DE 2013
Asamblea de Boyacá Nit. 800054743-8
Gestión de Talento Humano
CODIGO
R03-135
Página 2 de 35
Tunja, Calle 19 9–35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7424707, 7422089 Ext 107 Gestión Talento Humano 7439989. Página Web www.asambleaboyaca.gov.co
RESOLUCIÓN 135 DE 2013
(Abril 30 de 2013)
Por medio de la cual se adopta el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
de la Asamblea Departamental de Boyacá, para la vigencia 2013
EL PRESIDENTE DE LA ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE BOYACÁ en uso de
sus facultades constitucionales y legales, y en especial las conferidas por el art
299 de la C.P, el decreto 1222 de 1996 y los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de
2011 y el Decreto 2641 de 2012.
CONSIDERANDO:
Que el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, determina que en cada entidad del
orden departamental se deberá elaborar anualmente un Plan Anticorrupción y de
Atención al Ciudadano. A la vez que le asigna el Programa Presidencial de
Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción, la función
de señalar una metodología para diseñar y hacerle seguimiento al Plan
Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.
Que de la misma forma el artículo 76 de la Ley 1474 de 2011, establece que en
toda entidad pública, deberá existir por lo menos una dependencia encargada de
recibir, tramitar y resolver las quejas y reclamos que los ciudadanos formulen y
que se relacionen con el cumplimiento de la misión de la Entidad. Igualmente
asignado al Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y
Lucha contra la Corrupción, la función de señalar los estándares que deben
cumplir las Entidades Públicas para dar cumplimiento a lo allí establecido.
Que el Decreto 2641 de 2012, señalo como metodología para diseñar y hacer
seguimiento a la estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al
ciudadano, la contenida en el documento “Estrategias para la construcción del
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”. Y a su vez señaló los estándares
que deben cumplir las entidades públicas para dar cumplimiento a lo establecido
en el artículo 76 de la Ley 1474 de 2011.
Asamblea de Boyacá Nit. 800054743-8
Gestión de Talento Humano
CODIGO
R03-135
Página 3 de 35
Tunja, Calle 19 9–35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7424707, 7422089 Ext 107 Gestión Talento Humano 7439989. Página Web www.asambleaboyaca.gov.co
Que para dar cumplimiento a lo establecido en los artículos 73 y 76 de la Ley 1474
de 2011 y el Decreto 2641 de 2012, la Asamblea de Boyacá elaboró el Plan
Anticorrupción y de Atención al Ciudadano para la vigencia 2013, en concordancia
con lo establecido en el Sistema de Gestión y Calidad y el Modelo Estándar de
Control Interno, los cuales contemplan acciones que buscan desarrollar una
gestión integra y transparente al servicio del ciudadano y de la sociedad civil.
Que la Asamblea de Boyacá debe adoptar el Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano para la vigencia 2013, el cual constituye una estrategia anticorrupción y
de atención al ciudadano para la Asamblea de Boyacá, como un instrumento de
tipo preventivo, correctivo y de control de la gestión.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTICULO PRIMERO: ADOPTESE EL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE
ATENCIÓN AL CIUDADANO DE LA ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE
BOYACÁ PARA EL AÑO 2013, el cual hace parte integral de esta Resolución.
ARTICULO SEGUNDO: ALCANCE. Las medidas, acciones y mecanismos
contenidos en el Plan Anticorrupción y de Atención al ciudadano, deberán ser
aplicadas por todas las dependencias de la Asamblea de Boyacá.
ARTICULO TERCERO: La actualización del Plan Anticorrupción y de atención al
Ciudadano de la Asamblea de Boyacá se hará cada año, debiéndose publicar en
un medio de fácil acceso al ciudadano a más tardar el 31 de enero de cada año.
ARTICULO CUARTO: La actualización del Plan Anticorrupción y de atención al
Ciudadano, estará a cargo de la Oficina de Control Interno o quien haga sus
veces.
ARTICULO QUINTO: El seguimiento al cumplimiento de las orientaciones y
obligaciones derivadas del presente acto administrativo, estará a cargo de la
Oficina de Control Interno de la Asamblea, o quien haga sus veces.
Asamblea de Boyacá Nit. 800054743-8
Gestión de Talento Humano
CODIGO
R03-135
Página 4 de 35
Tunja, Calle 19 9–35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7424707, 7422089 Ext 107 Gestión Talento Humano 7439989. Página Web www.asambleaboyaca.gov.co
ARTICULO SEXTO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su
publicación.
Dado en Tunja a los, treinta (30) días del mes de Abril de dos mil trece (2013).
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
CARLOS ARTURO CARO BALLESTEROS
Presidente Asamblea de Boyacá
Asamblea de Boyacá Nit. 800054743-8
Gestión de Talento Humano
CODIGO
R03-135
Página 5 de 35
Tunja, Calle 19 9–35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7424707, 7422089 Ext 107 Gestión Talento Humano 7439989. Página Web www.asambleaboyaca.gov.co
PRESENTACIÓN
Como se puede enfatizar, LA ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE BOYACÁ al
igual que la gran mayoría de corporaciones públicas del país, cuenta con un gran
conglomerado de competencias y funciones constitucionales y legales, que le
obligan a contar con un equipo de profesionales capacitados y con experiencia,
que garanticen los principios de responsabilidad y calidad administrativa,
IMPLEMENTANDO ESTRATEGIAS DE GESTIÓN, POLÍTICAS PÚBLICAS Y
POLÍTICA ANTICORRUPCIÓN.
En este orden de ideas, las entidades públicas deben tomar decisiones, con base
en objetivos, estrategias, y políticas priorizadas en el proceso de planificación;
orientar la ejecución de las acciones planeadas, y deben llevar a cabo
evaluaciones de las acciones adelantadas, con el fin tanto de dar cuenta a la
comunidad, y a los órganos de control, como de tomar los correctivos necesarios
buscando siempre el mejoramiento continuo.
Con base en lo anterior la Presidencia de la Asamblea de Boyacá, encaminada en
un proceso de modernización institucional, respetuosa de la constitución, las leyes
y los reglamentos; formulo de manera independiente al Departamento su PLAN
ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO, el cual será de vital
importancia para la lucha contra los actos que puedan generar riesgos de
corrupción, para una mejora continua en la atención al ciudadano y para acercar
de manera clara y transparente esta entidad a todos los boyacenses.
El presente plan se convierte entonces en una herramienta que dará inicio en esta
DUMA DEPARTAMENTAL, a la política de transparencia en el departamento y en
virtud de las funciones de CONTROL que le asisten a la corporación, se convierte
también en una herramienta que hará exigible la lucha contra la corrupción en todo
el departamento de Boyacá.
Asamblea de Boyacá Nit. 800054743-8
Gestión de Talento Humano
CODIGO
R03-135
Página 6 de 35
Tunja, Calle 19 9–35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7424707, 7422089 Ext 107 Gestión Talento Humano 7439989. Página Web www.asambleaboyaca.gov.co
CONTENIDO
Pág.
1. INTRODUCCIÓN 7
2. OBJETIVO Y ALCANCE 8
3. MARCO LEGAL 9
4. ELEMENTOS ESTRATÉGICOS 10
4.1 MISIÓN 10
4.2 VISIÓN 10
4.3 POLITICA DE CALIDAD 10
4.4 PRINCIPIOS 10
4.5 VALORES 12
4.6 OBJETIVOS INSTITUCIONALES 13
5. MAPA DE PROCESOS 14
5.1 MACRO PROCESOS MISIONALES 15
5.2 MACRO PROCESOS ESTRATÉGICOS 15
5.3 MACRO PROCESOS DE APOYO 16
5.4 MACRO PROCESOS DE EVALUACIÓN 16
5.5 ORGANIGRAMA 17
6. COMPONENTES DEL PLAN 17
6.1 METODOLOGIA PARA LA IDENTIFICACIÒN DE RIESGOS DE 17 DE CORRUPCIÓN Y ACCIONES PARA SU MANEJO.
6.2 MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN 18
6.3 MATRIZ DOFA DIAGNÓSTICO PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN 28
6.4 ESTRATEGIA ANTITRAMITES 29
6.5 RENDICIÓN DE CUENTAS 30
6.6 MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO 32
Asamblea de Boyacá Nit. 800054743-8
Gestión de Talento Humano
CODIGO
R03-135
Página 7 de 35
Tunja, Calle 19 9–35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7424707, 7422089 Ext 107 Gestión Talento Humano 7439989. Página Web www.asambleaboyaca.gov.co
6.7 SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN 34
1. INTRODUCCIÓN
La Asamblea Departamental de Boyacá, está comprometida con el control político,
la planeación y la proyección del Departamento, a través del estudio de Proyectos
de Ordenanza, con fundamento en la Norma Técnica de Calidad
NTCGP1000:2004 y las demás que le sean aplicables, para garantizar el
cumplimiento del Plan de Desarrollo, la mejora continua de sus procesos y la
satisfacción de las necesidades de los Boyacenses.
En cumplimiento de los mandatos legales, la Corporación elabora el Plan
Anticorrupción y de Atención al Ciudadano con el fin de prevenir los riesgos que se
pueden presentar en el desarrollo de cada uno de los procesos institucionales;
plan que estará sujeto a la verificación, evaluación, seguimiento y control
necesarios determinando así el avance de la gestión institucional.
De acuerdo a los parámetros diseñados por la Secretaria de Transparencia de la
Presidencia de la Republica, el presente documentos contara con los siguientes
componentes:
- Metodología para la identificación de riesgos de corrupción y acciones para
su manejo.
- Estrategia antitrámites.
- Rendición de cuentas.
- Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.
Asamblea de Boyacá Nit. 800054743-8
Gestión de Talento Humano
CODIGO
R03-135
Página 8 de 35
Tunja, Calle 19 9–35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7424707, 7422089 Ext 107 Gestión Talento Humano 7439989. Página Web www.asambleaboyaca.gov.co
2. OBJETIVO Y ALCANCE PLAN ANTICORRUPCIÓN
2.1 OBJETIVO GENERAL:
Adoptar en la Asamblea de Boyacá el Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano, dando cumplimiento a la ley 1474 de 2011 “ESTATUTO
ANTICORUPCIÓN”, y establecer estrategias encaminadas a la lucha contra la
corrupción y el mejoramiento de la atención al ciudadano.
2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
1. Construir el mapa de riesgos de corrupción de la Asamblea de Boyacá y
sus respectivas medidas de prevención, corrección y control.
2. Definir las acciones necesarias para optimizar la atención al ciudadano en
la Asamblea.
3. Promover herramientas orientadas a la prevención y disminución y
disminución de actos de corrupción en articulación con las instituciones
públicas, la empresa privada, la ciudadanía, los medios de comunicación y
las organizaciones de la sociedad civil.
4. Publicidad de las acciones en materia de lucha contra la corrupción.
5. Establecer mecanismos de autoevaluación que permitan identificar las
debilidades y fortalezas del presente plan.
6. Fortalecer el acceso a la información por parte del público a través de
herramientas tales como el Internet, entre otros
7. Optimizar los recursos económicos, humanos y tecnológicos para
garantizar la oferta de servicios por medios electrónicos y aplicar las
normas anti-tramites.
2.3 ALCANCE
Las medidas, acciones y mecanismos contenidos en el Plan Anticorrupción y de
Atención al ciudadano, deberán ser aplicadas por todas las dependencias de la
Asamblea de Boyacá.
Asamblea de Boyacá Nit. 800054743-8
Gestión de Talento Humano
CODIGO
R03-135
Página 9 de 35
Tunja, Calle 19 9–35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7424707, 7422089 Ext 107 Gestión Talento Humano 7439989. Página Web www.asambleaboyaca.gov.co
3. MARCO LEGAL
Constitución Política de Colombia
LEY 1437 DE 2011 Código de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo.
Decreto N° 019 de 2012
Ley 1474 de 2011 “Estatuto Anticorrupción”
Decreto 2641 de 2012 Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la
Ley 1474 de 2011.
Resolución N° 551 de 2008 por la cual se adopta el manual de procesos y
procedimientos en la Asamblea de Boyacá.
Norma técnica de la calidad en la gestión pública NTCGP 1000:2004, que
establece EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PARA LA RAMA
EJECUTIVA DEL PODER PÚBLICO Y OTRAS ENTIDADES
PRESTADORAS DE SERVICIO.
Ley 782 de diciembre 30 de 2003, por la cual se crea el sistema de gestión
de la calidad en la rama ejecutiva del poder público y en otras entidades
prestadoras de servicios.
Resolución N° 373 del 31 de agosto de 2006, por la cual se establece el
manual especifico de funciones y requisitos y competencias laborales para
la planta administrativa de la Asamblea de Boyacá.
Ordenanza N° 29 de noviembre de 2007, por la cual se establece el
Reglamento Interno de la Asamblea de Boyacá.
Resolución N° 646 del 30 de diciembre de 2004, por la cual se determina la
estructura orgánica de la Asamblea del Departamento de Boyacá, las
funciones de sus dependencias y se dictan otras disposiciones.
Resolución N°1022 del 31 de diciembre de 2002, por medio de la cual se
adopta el código de ética, principios y valores corporativos de la Asamblea
de Boyacá.
Asamblea de Boyacá Nit. 800054743-8
Gestión de Talento Humano
CODIGO
R03-135
Página 10 de 35
Tunja, Calle 19 9–35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7424707, 7422089 Ext 107 Gestión Talento Humano 7439989. Página Web www.asambleaboyaca.gov.co
CONPES 3654 DE 2010. POLITICA DE RENDICION DE LA RAMA
EJECUTIVA A LA CIUDADANOS.
4. ELEMENTOS ESTRATÉGICOS CORPORATIVOS
4.1 MISIÓN:
La Asamblea del Departamento de Boyacá es una Corporación Administrativa de
elección popular que ejerce sus atribuciones por medio de actos administrativos
llamados ordenanzas; y le corresponde reglamentar el ejercicio de las funciones y
la prestación de servicios a cargo del Departamento y expedir las disposiciones
relacionadas con la planeación, el desarrollo económico y social, buscando ante
todo administrar en forma articulada el desarrollo integral del mismo.
4.2 VISIÓN:
La corporación administrativa de elección popular ejerciendo un efectivo control
político con participación ciudadana sobre las actuaciones de los servidores
públicos responsables del manejo de los recursos del departamento, donde
presentan los diputados proyectos de ordenanza de su iniciativa y efectuando un
estudio minucioso de los presentados por el ejecutivo, evaluando a través de
indicadores su impacto socioeconómico, cultural, ambiental, además de garantizar
el desarrollo regional sostenible, contando para ello con talento humano idóneo y
profesional e implementando procesos modernos de automatización de la
información, con el fin de dar un mayor respaldo a la comunidad.
4.3 POLITICA DE CALIDAD:
La Asamblea Departamental de Boyacá, está comprometida con el control político,
la planeación y la proyección del Departamento, a través del estudio de Proyectos
de Ordenanza, con fundamento en la Norma Técnica de Calidad
NTCGP1000:2004 y las demás que le sean aplicables, para garantizar el
cumplimiento del Plan de Desarrollo, la mejora continua de sus procesos y la
satisfacción de las necesidades de los Boyacenses.
4.4 PRINCIPIOS1
- Respeto y tolerancia: es la capacidad de preocuparse por los derechos de
los demás, incluso cuando estos infringen los de los otros. El servidor
1 Resolución N 1022 del 31 de diciembre de 2002, Capítulo III De los principios y valores
corporativos.
Asamblea de Boyacá Nit. 800054743-8
Gestión de Talento Humano
CODIGO
R03-135
Página 11 de 35
Tunja, Calle 19 9–35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7424707, 7422089 Ext 107 Gestión Talento Humano 7439989. Página Web www.asambleaboyaca.gov.co
público debe tener consideración por los sentimientos de otras personas,
entenderlas y respetarlas, tanto, como a las actividades que están realizan,
igualmente, comprender su posición, sus diferencias y sus similitudes.
- Honestidad: el servidor público debe ser incapaz de engañar a alguien de
tomar cosa ajena. Ser honesto es una responsabilidad consigo mismo y con
los demás, en relación con la calidad de su trabajo, el compromiso con la
corporación y el desarrollo de sus funciones.
- Responsabilidad: es tener sentido del deber, es estar consciente de las
obligaciones y obrar de acuerdo con ellas. El servidor público responsable
realiza las funciones inherentes al cargo y cumple los deberes y
compromisos asignados, obteniendo los resultados esperados y asumiendo
las consecuencias que se deriven de su trabajo. Ser servidor público
implica una responsabilidad importante frente a la ciudadanía y el país.
Debe reflejar con su trabajo el desempeño el compromiso institucional y
aceptar la obligación de actuar en forma tal que sirva al interés público,
recupere la confianza la ciudadanía por las instituciones públicas y que
demuestren su profesionalismo.
- Energía: es la habilidad básica de un servidor público para crear y mantener
un nivel de actividad apropiadamente dirigido. Impulso, capacidad para
trabajar duro, en diferentes situaciones cambiantes, con interlocutores muy
diversos, en jornadas de trabajo prolongadas.
- Iniciativa: el servidor público busca soluciones y alternativas que conducen
a resolver diferentes situaciones en el desempeño de sus funciones,
propone, desarrolla y mejora los procedimientos de trabajo.
- Relaciones interpersonales: el servidor público establece y mantiene
comunicación con usuarios, superiores, compañeros y colaboradores
generando un ambiente de cordialidad y resto.
- Motivación: es la fuerza interior que mueve a una persona para realizar algo
que desea. Un servidor público motivado tiene un conjunto de reglar y
limites o metas para alcanzar en la Entidad.
- Igualdad: velar porque las actividades de la corporación orientadas
efectivamente hacia el interés general.
Asamblea de Boyacá Nit. 800054743-8
Gestión de Talento Humano
CODIGO
R03-135
Página 12 de 35
Tunja, Calle 19 9–35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7424707, 7422089 Ext 107 Gestión Talento Humano 7439989. Página Web www.asambleaboyaca.gov.co
- Moralidad: acatando las normas constitucionales y legales, y los principios
éticos y morales que rigen nuestra sociedad.
- Eficiencia: obliga a velar por que la provisión de bienes y/o servicios se
haga en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad.
- Eficacia: velar porque los resultados se logren de manera oportuna yen
relación con los objetivos propuestos.
- Equidad: busca identificar y analizar la distribución de costos y beneficios
entre los sectores económicos y sociales.
- Economía: velar porque la asignación de los recursos sea la más adecuada
en función de los objetivos y metas de la Asamblea.
- Celeridad: velar porque la Asamblea de Boyacá, mejora su capacidad de
respuesta oportuna a las necesidades sociales dentro de su competencia.
- Imparcialidad y publicidad: velar por la transparencia en las actuaciones de
la corporación, para que nadie se sienta afectado.
4.5 VALORES:
- Integridad: el servidor público está obligado a actuar conforma a las normas
éticas y sociales en las actividades relacionadas con su trabajo. La
integridad puede medirse en función de lo que es correcto y justo, exige
que los funcionarios se ajusten tanto a la forma como al espíritu de las
normas que los guían.
- Sociabilidad: habilidad del servidor público para interactuar sin esfuerzo con
otras personas, facilidad para hacer contactos con otros y desarrollar
actividades sociales.
- Trabajo en equipo y cooperación: el servidor público participa activamente
en la consecución de una meta común incluso cuando la colaboración
conduce a una meta que no está directamente relacionada con el interés
propio. Tiene la capacidad para cooperar en el logro de los objetivos
comunes, subordinando los propios intereses y considerando con más
relevante el objetivo de todos que las circunstancias personales se han de
sacrificar y posponer.
Asamblea de Boyacá Nit. 800054743-8
Gestión de Talento Humano
CODIGO
R03-135
Página 13 de 35
Tunja, Calle 19 9–35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7424707, 7422089 Ext 107 Gestión Talento Humano 7439989. Página Web www.asambleaboyaca.gov.co
- Orientación al usuario: el servidor público demuestra sensibilidad hacia las
necesidades o demandas que un conjunto de usuarios potenciales de la
Entidad, puede requerir en el presente o en el futuro y es capaz de darles
satisfacción desde cualquier ámbito de la misma.
- Atención al usuario: el servidor público demuestra efectividad ante la
demanda de un usuario real y concreto del servicio de la Entidad.
4.6 OBJETIVOS INSTITUCIONALES:
1. Ejercer el Control Político en la gestión de la Administración Departamental,
mediante el debate público anual.
2. Divulgar la gestión de la Corporación, a fin de generar espacios de
participación ciudadana en problemáticas de impacto social y conocer las
inquietudes de la comunidad.
3. Crear conciencia de la importancia del fortalecimiento institucional de la
Asamblea Departamental de Boyacá, a través del Sistema de Gestión de
Calidad.
4. Coadyuvar en el cumplimiento de los fines del Estado, con el estudio y la
aprobación de Proyectos de Ordenanza.
5. Diseñar e implementar estrategias que garanticen la optimización de los
recursos financieros, físicos y tecnológicos de la Institución.
6. Fortalecer los procesos que contribuyan al mejoramiento y desarrollo del
Talento Humano y del Ambiente Organizacional.
7. Establecer una relación de confianza con nuestros clientes, mediante una
excelente atención, basada en la transparencia, la confianza y el buen
servicio, a fin de mejorar la imagen institucional.
8. Buscar la excelencia, con la aplicación del mejoramiento continúo en
nuestros procesos y procedimientos institucionales.
9. Establecer, documentar, implementar y mantener los procesos de gestión
documental de la Asamblea de Boyacá, de acuerdo con la normatividad que
le sea aplicable.
10. Garantizar el seguimiento, evaluación y medición de los procesos,
actividades, operaciones y actuaciones de la Corporación, en función del
Sistema de Control Interno y del Sistema de Gestión de la Calidad, bajo la
Norma NTCGP1000:2004.
Asamblea de Boyacá Nit. 800054743-8
Gestión de Talento Humano
CODIGO
R03-135
Página 14 de 35
Tunja, Calle 19 9–35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7424707, 7422089 Ext 107 Gestión Talento Humano 7439989. Página Web www.asambleaboyaca.gov.co
5. MAPA DE PROCESOS
Se tomó como referencia, para reestructurar el mapa general de los procesos de
la Asamblea de Boyacá, lo establecido en la Norma técnica de Calidad en la
Gestión Pública NTCCGP1000:2004, base fundamental para establecer el
Sistema de Gestión de la Calidad con miras a obtener la certificación, en el
cumplimiento de lo establecido la ley 872 de 2003.
Cada entidad define los tipos de procesos con los que cuenta, típicamente pueden
existir, según sea aplicable, los siguientes:
PROCESOS ESTRATÉGICOS: incluyen procesos relativos al
establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de
comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y
revisiones por la dirección.
PROCESOS MISIONALES: Incluyen todos los procesos que proporcionan
el resultado previsto por la Entidad en cumplimiento de su objeto social o
razón de ser.
PROCESOS DE APOYO: Incluyen todos aquellos procesos para provisión
de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos,
misionales y de medición, análisis y mejora.
PROCESOS DE EVALUACIÓN: Incluyen aquellos procesos necesarios
para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño
y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Son una parte integral de los
procesos estratégicos, de apoyo y los misionales.
Asamblea de Boyacá Nit. 800054743-8
Gestión de Talento Humano
CODIGO
R03-135
Página 15 de 35
Tunja, Calle 19 9–35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7424707, 7422089 Ext 107 Gestión Talento Humano 7439989. Página Web www.asambleaboyaca.gov.co
5.1 MACRO PROCESOS MISIONALES:
5.2 MACRO PROCESOS ESTRATÉGICOS:
Asamblea de Boyacá Nit. 800054743-8
Gestión de Talento Humano
CODIGO
R03-135
Página 16 de 35
Tunja, Calle 19 9–35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7424707, 7422089 Ext 107 Gestión Talento Humano 7439989. Página Web www.asambleaboyaca.gov.co
5.3 MACRO PROCESOS DE APOYO
5.4 MACRO PROCESOS DE EVALUACIÓN
Asamblea de Boyacá Nit. 800054743-8
Gestión de Talento Humano
CODIGO
R03-135
Página 17 de 35
Tunja, Calle 19 9–35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7424707, 7422089 Ext 107 Gestión Talento Humano 7439989. Página Web www.asambleaboyaca.gov.co
5.5 ORGANIGRAMA:
Asamblea de Boyacá Nit. 800054743-8
Gestión de Talento Humano
CODIGO
R03-135
Página 18 de 35
Tunja, Calle 19 9–35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7424707, 7422089 Ext 107 Gestión Talento Humano 7439989. Página Web www.asambleaboyaca.gov.co
6 COMPONENTES DEL PLAN
6.1 METODOLOGIA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE
CORRUPCIÓN Y ACCIONES PARA SU MANEJO
Para la elaboración del presente plan la Asamblea Departamental sigue los
procesos linéales establecidos por el artículo 73 de la ley 1474, que establece:
“… Artículo 73. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.
Cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar
anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al
ciudadano. Dicha estrategia contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos de
corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos
Asamblea de Boyacá Nit. 800054743-8
Gestión de Talento Humano
CODIGO
R03-135
Página 19 de 35
Tunja, Calle 19 9–35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7424707, 7422089 Ext 107 Gestión Talento Humano 7439989. Página Web www.asambleaboyaca.gov.co
riesgos, las estrategias antitrámites y los mecanismos para mejorar la atención al
ciudadano.
El Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha
contra la Corrupción señalará una metodología para diseñar y hacerle seguimiento
a la señalada estrategia.
Parágrafo. En aquellas entidades donde se tenga implementado un sistema
integral de administración de riesgos, se podrá validar la metodología de este
sistema con la definida por el Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia,
Transparencia y Lucha contra la Corrupción.”
Siguiendo las orientaciones de la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la
República y el DAFP, y el decreto 2641 de 2012 y la herramienta “Estrategias para la
Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”; el plan se
construirá convalidando los riesgos que la Entidad ya tiene identificados en
Sistema de Gestión de Calidad:
En este sentido el plan contendrá en su orden:
- Mapa de Riesgos de Corrupción.
- Matriz DOFA diagnóstico para la formulación del plan.
- Estrategia antitramites.
- Rendición de cuentas.
- Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.
6.2 MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN2
Presidencia
No manifestar la imposibilidad de dirigir los debates de la asamblea.
La negativa por parte de la presidencia en forma injustificada frente a la función
de imprimir su firma en todos los documentos que oficialmente expide la
asamblea.
No realizar en debida forma las citaciones a los diputados para que concurran
puntualmente a las sesiones plenarias y a las diferentes reuniones.
No ejercer control al inicio y en el desarrollo de las sesiones ordinarias y
reuniones de la asamblea frente a la asistencia de los diputados.
2 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ASAMBLEA DE BOYACÁ
Asamblea de Boyacá Nit. 800054743-8
Gestión de Talento Humano
CODIGO
R03-135
Página 20 de 35
Tunja, Calle 19 9–35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7424707, 7422089 Ext 107 Gestión Talento Humano 7439989. Página Web www.asambleaboyaca.gov.co
Sustraerse de conformar y nombrar las comisiones accidentales cuando los
asuntos de trascendencia puestos a consideración de la asamblea así lo
requieran
Imposibilidad de poner en discusión o consideración las objeciones en los
proyectos de ordenanza
El no sancionar las ordenanzas que el gobernador no haya sancionado dentro
del término legal generaría incertidumbre legal en cuanto a la aplicabilidad y
ejecutoria que deben tener los actos administrativos emitidos por la asamblea.
La generación de incertidumbre frente a la imparcialidad que el presidente debe
generar en el manejo de las diferentes sesiones y reuniones que dirige.
Imposibilidad de controvertir las decisiones tomadas por el presidente con el
agotamiento de los recursos que los diputados tienen a disposición para tal fin.
No velar porque los empleados de la asamblea desempeñen cumplidamente
sus deberes y funciones.
El desconocimiento por parte de la asamblea de las comunicaciones y
documentos que lleguen a la misma.
No hacer los correctivos necesarios en el caso de que se presenten faltas
disciplinarias o incumplimiento de deberes y funciones por parte de los
funcionarios de la asamblea.
No realizar la compulsa de copias a los diferentes entes de control cuando
algún funcionario de la asamblea incurra en alguna situación que amerite tal
disposición.
No velar por el estricto cumplimiento de las funciones en materia de
contratación delegadas a otros funcionarios.
No realizar la contratación que requiera la asamblea teniendo en cuenta los
principios establecidos para tal fin y con el cumplimiento de los requisitos de ley.
No justificar su negativa para firmar y avalar los informes de orden fiscal que
emita la entidad con destino a los entes de control.
Vencimiento en la presentación de informes a los diferentes entes de control.
Desatención de los procesos en los estrados judiciales.
Vicepresidencia
No asumir las funciones inherentes al cargo de presidente cuando las
situaciones así lo ameriten.
No firmar los documentos dentro de los cuales según la normatividad y el
reglamento interno de la asamblea se requiera de su intervención.
Secretaria ejecutiva
No llevar el consecutivo de la correspondencia recibida y enviada genera
Asamblea de Boyacá Nit. 800054743-8
Gestión de Talento Humano
CODIGO
R03-135
Página 21 de 35
Tunja, Calle 19 9–35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7424707, 7422089 Ext 107 Gestión Talento Humano 7439989. Página Web www.asambleaboyaca.gov.co
pérdida de la información
Pérdida de la información registrada en el computador
Lectura de oficios e invitaciones posterior a la fecha de asistencia
Vencimiento de los derechos de petición sin dar respuesta alguna
Inasistencia injustificada a las diferentes sesiones y reuniones que requieren su
presencia.
La desatención en cuanto al envío para estudio de los diferentes proyectos de
ordenanza
No realizar seguimiento al trabajo que con relación a las ordenanzas realicen
las diferentes comisiones
Desatender la recepción de informes de las comisiones y el archivo de las actas
y demás documentos que soporten el cumplimiento de las funciones de la
asamblea
No hacer un control efectivo de los bienes devolutivos que estén a su cargo.
No elaborar, publicar o distribuir oportunamente la información de las
actividades desarrolladas por la asamblea
No estar permanentemente informada sobre los proyectos que son objeto de
estudio y debates programados
No garantizar la oportuna entrega de informes de la dependencia a las
solicitudes de entidades de control
Oficina de Talento Humano
No presentar oportunamente los planes de bienestar y capacitación para los
empleados de la asamblea
No adelantar acciones necesarias para mantener actualizada la planta de
personal y el manual de funciones, y los procedimientos de la dependencia
No desarrollar programas de seguridad social y salud ocupacional.
No actualizar permanente las situaciones administrativos de los funcionarios de
la asamblea
No implementar programas de modernización institucional que permitan cumplir
con los principios de eficiencia y eficacia de la gestión.
No hacer la correcta disposición del material bibliográfico para su adecuada
conservación.
No realizar seguimiento al préstamo de documentos sometidos a su custodia.
No sistematizar el material bibliográfico
No mantener el actualizado el inventario de material bibliográfico existente.
Adoptar procedimientos inadecuados para el manejo de la biblioteca,
hemeroteca y de los archivos de documentos
Asamblea de Boyacá Nit. 800054743-8
Gestión de Talento Humano
CODIGO
R03-135
Página 22 de 35
Tunja, Calle 19 9–35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7424707, 7422089 Ext 107 Gestión Talento Humano 7439989. Página Web www.asambleaboyaca.gov.co
Hacer una planeación inadecuada de los elementos a adquirir por parte de la
asamblea.
Recomendación de adquisición de elementos no acordes con las necesidades
Falta de control sobre los inventarios
No Mantener los inventarios reales existentes en cada Oficina
No elaborar actas de entrega de elementos
No actualizar bases de datos de los diferentes proveedores de bienes y
servicios que requiera la asamblea.
No hacer entrega oportuna de los bienes de consumo y devolutivos que
requieran las dependencias.
No actualizar permanentemente el kardex de entrada y salida de elementos de
consumo y devolutivos.
No llevar estadística anual de los elementos de consumo de cada una de las
dependencias.
No implementar los mecanismos técnicos legales para dar de baja a los
elementos inservibles en la corporación.
Asamblea de Boyacá Nit. 800054743-8
Gestión de Talento Humano
CODIGO
R03-135
Página 23 de 35
Tunja, Calle 19 9–35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7424707, 7422089 Ext 107 Gestión Talento Humano 7439989. Página Web www.asambleaboyaca.gov.co
MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
Entidad: ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE BOYACÁ
Misión:
La Asamblea del Departamento de Boyacá es una corporación administrativa de elección popular que ejerce sus atribuciones por medio de actos administrativos llamados ordenanzas; y le corresponde reglamentar el ejercicio de las funciones y la prestación de servicios a cargo del Departamento y expedir las disposiciones relacionadas con la planeación, el desarrollo económico y social, buscando ante todo administrar en forma articulada el desarrollo integral del mismo.
IDENTIFICACIÓN ANÁLISI
S MEDIDAS DE MITIGACIÓN
SEGUIMIENTO
Proceso y
Objeto Causas
Riesgo
Pro
ba
bilid
ad
de
mate
rializació
n
VALORACIÓN
Ad
min
istr
ació
n
de
l R
iesg
o
Acciones
Resp
on
sab
le
Indicador
No. Descripción Tipo de Control
M I S
I O
N A
L
Desarrollar las sesiones o reuniones de la corporación las cuales se desarrollan con la existencia del quórum decisorio o deliberatorio, para estudiar y determinar asuntos de la competencia de la Asamblea de Boyacá dentro del cronograma establecido por tal fin.
1
Incumplimiento disposiciones legales ley 617 de 2000. No ejercer control al inicio y en el desarrollo de las sesiones ordinarias y reuniones de la asamblea frente a la asistencia de los diputados.
PO
SIB
LE
CO
RR
EC
TIV
O
EV
ITA
R
Actualizar y aplicar en su totalidad el Reglamente Interno de la Asamblea.
ME
SA
DIR
EC
TIV
A
N° veces que se aplica el Régimen Disciplinario de la Asamblea, contemplado en el Reglamento Interno.
Transcribir textualmente las actas de las sesiones ordinarias y extraordinarias de la Corporación, para dejar evidencia escrita del ejercicio de sus funciones tanto administrativas como de control político.
2 Incumplimiento disposiciones legales ley 617 de 2000
PO
SIB
LE
CO
RR
EC
TIV
O
EV
ITA
R
Cumplir lo establecido en las normas especialmente en la Ley 1551 de 2012, respecto a la publicación de las actas y ponerlas en conocimiento a los Honorables Diputados antes de cada sesión. S
EC
RE
TA
RIO
DE
LA
CO
RP
OR
AC
IÓN
Actas publicadas.
Convocar a diferentes funcionarios del gobierno departamental para que asistan a una o varias sesiones plenarias, con el fin de atender los requerimientos de la Asamblea de Boyacá, dentro de su función de control político.
3 Ineficiente Control Político
PO
SIB
LE
CO
RR
EC
TIV
O
EV
ITA
R Citar conforme a la Ley y
los Reglamentos Internos a funcionarios del Gobierno Departamental y Diputados con la debida antelación.
ME
SA
DIR
EC
TIV
A Y
SE
CR
ET
AR
IA
N° de sesiones de Control Político realizadas en debida forma.
Asamblea de Boyacá Nit. 800054743-8
Gestión de Talento Humano
CODIGO
R03-135
Página 24 de 35
Tunja, Calle 19 9–35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7424707, 7422089 Ext 107 Gestión Talento Humano 7439989. Página Web www.asambleaboyaca.gov.co
Estudiar y aprobar los proyectos de ordenanzas en desarrollo de las funciones constitucionales de la asamblea de Boyacá, para reglamentar, expedir y adoptar los actos administrativos con el objeto de determinar el arreglo de algunos de los asuntos que son de su competencia. Ver artículo 300 de la Constitución política de Colombia.
4
Imposibilidad de poner en discusión o consideración las objeciones en los proyectos de ordenanza. El no sancionar las ordenanzas que el gobernador no haya sancionado dentro del término legal generaría incertidumbre legal en cuanto a la aplicabilidad y ejecutoria que deben tener los actos administrativos emitidos por la Asamblea.
PO
SIB
LE
CO
RR
EC
TIV
O
EV
ITA
R
Aplicar las normas al respecto.
PR
ES
IDE
NT
E D
E L
A
AS
AM
BLE
A.
N° Actos Administrativos y Ordenanzas debidamente discutidas y sancionadas
Elegir al Contralor general del departamento de Boyacá, en virtud de la competencia legislativa y la función electoral de la asamblea de Boyacá.
5 Conflicto de intereses, amiguismo y clientelismo.
PO
SIB
LE
PR
EV
EN
TIV
O
EV
ITA
R
Elección transparente
PLE
NA
RIA
Control Fiscal eficiente en el Departamento.
E S
T R
A T
E G
I C
O
Elaboración y ejecución irregular del presupuesto por razones de desconocimiento de la ley de presupuesto, falta de acompañamiento en la aprobación del presupuesto. Falta de planeación en la actividad contractual debido a la no elaboración del plan anual de adquisiciones, o no elaboración de estudios previos. Autorizaciones de gastos no autorizados. Inversiones de dineros públicos e entidades de dudosa solidez financiera, a cambio de beneficios indebidos para servidores públicos encargados de su administración.
6 Incumplimiento de normas en materia presupuestal.
PO
SIB
LE
CO
RR
EC
TIV
O
RE
DU
CIR
1. Formular el Manual de Presupuesto de la Asamblea y dar aplicación efectiva al Decreto 111 de 1996 en Etapa de Aprobación Presupuestal. 2. Capacitar a los funcionarios responsables en la aprobación y adopción del presupuesto.
ME
SA
DIR
EC
TIV
A, P
RE
SU
PU
ES
TO
,
TE
SO
RE
RIA
Y C
ON
TA
BIL
IDA
D
Manual Presupuestal, N° de sesiones de capacitación.
Asamblea de Boyacá Nit. 800054743-8
Gestión de Talento Humano
CODIGO
R03-135
Página 25 de 35
Tunja, Calle 19 9–35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7424707, 7422089 Ext 107 Gestión Talento Humano 7439989. Página Web www.asambleaboyaca.gov.co
Radica solicitud del suministro de un bien o la prestación de servicios en presidencia. Estudia conveniencia y solicita certificado de disponibilidad presupuestal. Expide certificado presupuestal y devuelve a presidencia. Expide orden de suministro a solicitud de servicio. Verifican información comercial y tributaria del proveedor. Hace el registro presupuestal, creándolo en el catálogo de terceros si fuera necesario. Reúne soportes de a cuenta si la orden es de prestación de servicios Reciben los bienes o servicios y se expide certificado a satisfacción. Verifica documentos soportes adjuntos y elabora la resolución de àgo. Si es de prestación de servicios la oficina de personal elabora la resolución. Registra la acusación contable en el sistema y genera orden de pago a tesorería. A final de mes hace cierres de presupuesto y de las cuentas de planeación y presupuesto, genera información consolidada. Modifica el presupuesto según sea necesario en la ejecución del presupuesto. Elaborar informes anuales para la Contraloría General.
7 Incumplimiento de normas en materia presupuestal y de contabilidad
PO
SIB
LE
CO
RR
EC
TIV
O
RE
DU
CIR
Establecer el Manual de Tesorería de la Entidad.
ME
SA
DIR
EC
TIV
A, P
RE
SU
PU
ES
TO
, T
ES
OR
ER
IA Y
CO
NT
AB
ILID
AD
Manual de Tesorería implementado
A P
O Y
O
Concentración de labores de supervisión de múltiples contratos en poco personal.• No adelantar acciones necesarias para mantener actualizada la planta de personal y el manual de funciones, y los procedimientos de la dependencia
8 Deficientes herramientas y escases de personal en la Entidad.
PO
SIB
LE
PR
EV
EN
TIV
O
EV
ITA
R
Implementación de un Sistema de Administración de Personal
ME
SA
DIR
EC
TIV
A
Sistema de Administración de Personal
No presentar oportunamente los planes de bienestar y capacitación para los empleados de la Asamblea.
9 Sanciones contra la Entidad
PO
SIB
LE
PR
EV
EN
TIV
O
EV
ITA
R
Formular el Plan de Capacitación y Bienestar
social de la Entidad.
TO
DO
EL
PE
RS
ON
AL
DE
LA
AS
AM
BLE
A.
Plan de Capacitación e incentivos implementado
Asamblea de Boyacá Nit. 800054743-8
Gestión de Talento Humano
CODIGO
R03-135
Página 26 de 35
Tunja, Calle 19 9–35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7424707, 7422089 Ext 107 Gestión Talento Humano 7439989. Página Web www.asambleaboyaca.gov.co
No desarrollar programas de seguridad social y salud ocupacional.
10 Sanciones contra la Entidad
PO
SIB
LE
PR
EV
EN
TIV
O
EV
ITA
R Formular el Plan de
Emergencia y asegurar la Política de Salud Ocupacional en la Entidad. T
OD
O E
L
PE
RS
ON
AL
DE
LA
AS
AM
BLE
A.
Plan de Emergencia Implementado
No implementar programas de modernización institucional que permitan cumplir con los principios de eficiencia y eficacia de la gestión. No realizar seguimiento al préstamo de documentos sometidos a su custodia. Recomendación de adquisición de elementos no acordes con las necesidades
11 Sanciones contra la Entidad
PO
SIB
LE
PR
EV
EN
TIV
O
EV
ITA
R
Implementación de programas de modernización institucional y reestructuración administrativa, SISTEDA, MECI.
TO
DO
EL
PE
RS
ON
AL D
E L
A
AS
AM
BLE
A.
N° de programas de modernización implementados
Ausencia de controles en el manejo de certificaciones y documentos.
12 Ocasionar daño por perdida de expedientes y documentos que deba tramitar la Entidad
PO
SIB
LE
CO
RR
EC
TIV
O
EV
ITA
R Establecer Manuales y
Procedimientos para el manejo de expedientes y documentos. T
OD
O E
L
PE
RS
ON
AL
DE
LA
AS
AM
BLE
A.
Manual para el manejo de expedientes y documentos aplicado
Atraso pensional, PASIVOCOL, FONPET. 13 Riesgo patrimonial y déficit fiscal por pensiones.
PO
SIB
LE
PR
EV
EN
TIV
O
RE
DU
CIR
Establecer los valores reales que la asamblea de Boyacá adeuda a los fondos privados de pensiones, entidades promotoras de salud y el instituto de seguro social, por concepto de aportes en salud, pensiones y fondo de solidaridad pensional de los funcionarios y ex funcionarios de la Corporación
TO
DO
EL P
ER
SO
NA
L D
E L
A
AS
AM
BLE
A.
PASIVOCOL de la Asamblea actualizado.
Extralimitación de funciones 14 Extralimitación de funciones
PO
SIB
LE
PR
EV
EN
TIV
O
EV
ITA
R
Capacitación, reglamentos y cumplimiento de normas.
TO
DO
EL
PE
RS
ON
AL
DE
LA
AS
AM
BLE
A.
Cumplimiento de normas
Asamblea de Boyacá Nit. 800054743-8
Gestión de Talento Humano
CODIGO
R03-135
Página 27 de 35
Tunja, Calle 19 9–35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7424707, 7422089 Ext 107 Gestión Talento Humano 7439989. Página Web www.asambleaboyaca.gov.co
Irregularidades en los procesos de: Compra y suministro de bienes, almacenamiento y conservación de bienes, usos de bienes, equipos de oficinas, muebles y enseres
15 Daño patrimonial a la Entidad
PO
SIB
LE
PR
EV
EN
TIV
O
EV
ITA
R Aplicar las herramientas de
Control y la normatividad vigente en contratación y almacén T
OD
O E
L
PE
RS
ON
AL D
E
LA
AS
AM
BLE
A.
N° de controles realizados, informes periódicos, rendición de cuentas.
Incumplimientos legales de los términos establecidos para atender la petición. Incumplimientos legales al proyectar una respuesta que no sea acorde con el objeto de la petición y no la absuelva de fondo. Incumplimientos legales de los términos establecidos para atender la queja, reclamo o sugerencia. Incumplimientos legales al proyectar una respuesta que no sea acorde con el objeto de la queja, reclamo o sugerencia y no la absuelva de fondo. No llevar el consecutivo de la correspondencia recibida y enviada genera pérdida de la información. Pérdida de la información registrada en el computador. Vencimiento de los derechos de petición sin dar respuesta alguna. No realizar seguimiento al trabajo que con relación a las ordenanzas realicen las diferentes comisiones. No elaborar, publicar o distribuir oportunamente la información de las actividades desarrolladas por la Asamblea. No garantizar la oportuna entrega de informes de la dependencia a las solicitudes de entidades de control.
16 INCUMPLIMIENTO DE NORMAS Y POSIBLES SANCIONES A LA ENTIDAD, Y FUNCIONARIOS.
PO
SIB
LE
PR
EV
EN
TIV
O
EV
ITA
R
Cumplimiento de normas
TO
DO
EL P
ER
SO
NA
L D
E L
A A
SA
MB
LE
A.
N° de peticiones y requerimientos atendidas en debida forma
Ausencia de Controles de seguridad e la entrada y salida de personal externo a la Entidad.
17 Inseguridad personal de los Diputados y demás funcionarios de la Asamblea
PO
SIB
LE
CO
RR
EC
TIV
O
EV
ITA
R
Establecer el Plan de Seguridad de la Entidad. M
ES
A
DIR
EC
TIV
A
Plan de Seguridad implementado.
Asamblea de Boyacá Nit. 800054743-8
Gestión de Talento Humano
CODIGO
R03-135
Página 28 de 35
Tunja, Calle 19 9–35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7424707, 7422089 Ext 107 Gestión Talento Humano 7439989. Página Web www.asambleaboyaca.gov.co
Deficiente gestión documental. 18
Daño de archivos al trasladarlos para su entrega. Hurto de bienes luego de la verificación física de existencias. Deficiente capacidad tecnología P
OS
IBLE
PR
EV
EN
TIV
O
RE
DU
CIR
Organizar, controlar y resguardar los archivos originales de la Asamblea de Boyacá. Capacitar al personal de la Entidad en el tema de organización y administración de archivos.
TO
DO
EL
PE
RS
ON
AL D
E L
A
AS
AM
BLE
A.
Ley 594 de 2000 implementada en la Entidad.
E V
A L
U A
C I
Ó N
Falta de medios efectivos de recepción de quejas, reclamos y peticiones. Incumplimiento de las disposiciones legales.
19 Incumplimiento normativo.
PO
SIB
LE
PR
EV
EN
TIV
O
RE
DU
CIR
Establecer una política eficiente de atención al cliente y de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias. T
OD
O E
L
PE
RS
ON
AL D
E
LA
AS
AM
BLE
A.
Oficina de recepción, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.
Exceso de trámites y requisitos. Soporte tecnológico inaccesible.
20 Escasa participación ciudadana.
PO
SIB
LE
CO
RR
EC
TIV
O
RE
DU
CIR
Aplicar la ley 1437 de 2011.
ME
SA
DIR
EC
TIV
A,
CO
MIS
ION
ES
Y
DIP
UT
AD
OS
. N° de sesiones abiertas, foros, descentralización de sesiones, sugerencias e iniciativas de la comunidad.
Falta o inobservancia de mecanismos de evaluación de personal. Falta de seguimiento del cumplimiento de los objetivos y metas de la entidad. No velar porque los empleados de la Asamblea desempeñen cumplidamente sus deberes y funciones.
21 Sanciones por incumplimiento de normas de personal
PO
SIB
LE
PR
EV
EN
TIV
O
RE
DU
CIR
Aplicación de la Ley 909 de 2004, Acuerdos, Formatos, Resoluciones, de CNSC, DAFP. T
OD
O E
L
PE
RS
ON
AL D
E
LA
AS
AM
BLE
A.
N° de evaluaciones del desempeño
Asamblea de Boyacá Nit. 800054743-8
Gestión de Talento Humano
CODIGO
R03-135
Página 29 de 35
Tunja, Calle 19 9–35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7424707, 7422089 Ext 107 Gestión Talento Humano 7439989. Página Web www.asambleaboyaca.gov.co
Incumplimientos legales al calificar la actuación a seguir. Incumplimientos legales en los términos establecidos por la ley 734 de 2002. No hacer los correctivos necesarios en el caso de que se presenten faltas disciplinarias o incumplimiento de deberes y funciones por parte de los funcionarios de la asamblea.
22 Incumplimiento normativo.
PO
SIB
LE
CO
RR
EC
TIV
O
EV
ITA
R
Establecer una acción disciplinaria con base en el análisis de una queja interpuesta contra algún funcionario de la Asamblea Departamental, realizando las respectivas investigaciones de acuerdo con el tipo de proceso disciplinario. Capacitar al funcionario responsable de Control Interno en el procedimiento disciplinario de la ley 734 de 2000 y la ley 1474 de 2011, revisar carga laboral de este funcionario y definir la conveniencia o no de mantener esta función delegada. P
RE
SID
EN
TE
, P
RO
FE
SIO
NA
L U
NIV
ER
SIT
AR
IO
OF
ICIN
A D
E P
ER
SO
NA
L
N° de actuaciones y sanciones y disciplinarias
La revisión programada por la dirección no se lleva a cabo por cambio de Presidente. Que las tareas de mejoramiento asignadas por parte de la presidencia después de la revisión no sean ejecutadas por los funcionarios y que la presidencia no le haga el seguimiento correspondiente, perdiéndose así la efectividad del proceso.
23 Incumplimiento de normas internas de la entidad.
PO
SIB
LE
CO
RR
EC
TIV
O
EV
ITA
R
Revisar el Sistema de Gestión de la Calidad, de la Asamblea de Boyacá por parte de la dirección, para asegurar el cumplimiento de los requisitos, la policía y los objetivo; su conveniencia a la Entidad y el mejoramiento continuo, a partir de la conformación requerida por el numeral 5,6 de la norma NTCGP1000-2004 considere el comité de calidad de la corporación.
PR
ES
IDE
NT
E D
E LA
AS
AM
BLE
A,
CO
MIT
É D
E C
ALID
AD
, A
SE
SO
R
CO
NT
RO
L I
NT
ER
NO
Y C
ALID
AD
.
SISTEM DE GESTION DE CALIDAD ACTUALIZADO Y APLICADO.
Que el funcionario responsable de la auditoría interna no lo realice, incumpliendo así el cronograma establecido. Que los funcionarios a auditar ni se presenten a trabar ese día.
24 Incumplimientos legales.
PO
SIB
LE
CO
RR
EC
TIV
O
EV
ITA
R
Cumplimiento de normas
AS
ES
OR
DE
GE
ST
IÓN
DE
CA
LID
AD
SISTEMA DE AUDITORIA INTERNA ACTUALIZADO Y APLICADO.
Asamblea de Boyacá Nit. 800054743-8
Gestión de Talento Humano
CODIGO
R03-135
Página 30 de 35
Tunja, Calle 19 9–35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7424707, 7422089 Ext 107 Gestión Talento Humano 7439989. Página Web www.asambleaboyaca.gov.co
DESORDEN EN COMISIONES,
25
INCUMPLIMIENTO REGLAMENTO INTERNO DE LA ASAMBLEA
PO
SIB
LE
CO
RR
EC
TIV
O
EV
ITA
R
ACTUALIZAR Y APLICAR EL REGLEMTNO INTERNO DE LA ASAMBLE
ME
SA
DIR
EC
TIV
A
DIP
UT
AA
DO
S
ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL Y NORMTIVA.
DOCUMENTACIÓN INCOMPLETA, FALTA DE FIRMAS.
Deficiente defesa judicial
26
RIESGO PATRIMONIAL POR SANCIONES CONTRA LA ENTIDAD.
PO
SIS
SIB
LE
CO
RR
EC
TIV
O
EV
ITA
R
IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE DEFNESA JUDICIAL DE LA ENTIDAD.
ME
SA
DIR
EC
TIV
A
Entidad asistida en temas relacionados con demandas y demás pretensiones contra la entidad.
Asamblea de Boyacá Nit. 800054743-8
Gestión de Talento Humano
CODIGO
R03-135
Página 31 de 35
Tunja, Calle 19 9–35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7424707, 7422089 Ext 107 Gestión Talento Humano 7439989. Página Web www.asambleaboyaca.gov.co
6.3 MATRIZ DOFA DIAGNÓSTICO PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN
FORTALEZAS DEBILIDADES
- Idoneidad y experiencia del
personal directivo.
- Se tiene acceso a gobierno
en línea y se cuenta con
página web.
- Cambio de personal por
transición
administrativa.
- Desactualización del
manual de contratación.
OPORTUNIDADES ESTRATEGIAS FO ESTRATEGIAS DO
- Nuevas normas en
materia de control
de la corrupción.
- Renovación de la
plataforma
tecnológica.
- Credibilidad y
confianza de la
ciudadanía.
- Modernizar la entidad y
ajustar su estructura
acorde con los nuevos
retos institucionales.
- Convenios y
capacitación a todo el
personal de la entidad.
- Establecer un
sistema de
administración de
personal acorde
con la ley, para
evitar
improvisación y
riesgos. Adoptar el
principio de buen
gobierno en la
entidad.
- Actualizar
manuales y
procedimientos.
AMENAZAS ESTRATEGIAS FA ESTRATEGIAS DA
- Cambios
constantes en la
legislación.
- Cambios de la
estructura
administrativa por
la rotación de
periodos de
gobierno.
- Disposiciones del
Orden Nacional
que reduzcan los
- Implementación de
proceso de
capacitación en
transparencia y en la
nueva normatividad en
materia en materia de
contratación.
- Implementación de
las jornadas de
inducción y re
inducción del
personal,
incursionando en
la cultura de la
transparencia.
- Ajustes en los
manuales de
funciones y
procedimientos y
Asamblea de Boyacá Nit. 800054743-8
Gestión de Talento Humano
CODIGO
R03-135
Página 32 de 35
Tunja, Calle 19 9–35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7424707, 7422089 Ext 107 Gestión Talento Humano 7439989. Página Web www.asambleaboyaca.gov.co
6.4 ESTRATEGIA ANTITRAMITES:
- Programa de sensibilización y difusión sobre alcances del marco legal de
fortalecimiento del sistema Anticorrupción, Ley 147 de 2011.
- Programas de educación, información y comunicación, accesibles, sencillo y
claros, que proporcionen a la ciudadanía toda la información necesaria para
realizar un trámite o solicitar un servicio, poniendo énfasis en los estándares
éticos que la dependencia o Entidad se compromete a cumplir, además de
incluir formas de participación ciudadana.
- La gestión antitrámites será una gestión permanente y continua de la
Asamblea, por lo que una vez entre en vigencia el presente plan la Entidad
realizará una evaluación de cada uno de sus trámites buscando racionalizarlos
y ajustarlos a las necesidades de los usuarios de la Entidad.
Para ello se nombrará una persona responsable de administrar El SUIT de la
Entidad en coordinación con el DAFP con el fin de inscribir y registrar los
trámites requeridos y si es el caso eliminar trámites innecesarios ajustando
esta estrategia a lo reglado en el Decreto 019 de 2012. La metodología para
esta actividad será la guía establecida por el DAFP y la CNSC para la
racionalización de trámites.
- Establecer el Gobierno en línea
6.5 RENDICIÓN DE CUENTAS:
recursos para
funcionamiento y
control, asignación
de nuevas
competencias sin
recursos.
mapa de procesos
de la Asamblea.
- Fortalecimiento de
los procesos
contractuales por
el ajuste y revisión
del manual de
contratación.
Asamblea de Boyacá Nit. 800054743-8
Gestión de Talento Humano
CODIGO
R03-135
Página 33 de 35
Tunja, Calle 19 9–35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7424707, 7422089 Ext 107 Gestión Talento Humano 7439989. Página Web www.asambleaboyaca.gov.co
En cumplimiento con el CONPES 3654 DE 20103, que establece que la rendición
de cuentas es una expresión de control social, que comprende acciones de
petición de información y de explicaciones, así como la evaluación de la gestión y
que busca la transparencia de la gestión de la administración pública para lograr la
adopción de los principios de Buen Gobierno.
Con esta herramienta la Asamblea de Boyacá busca acercase más a la
comunidad, brindado contempla claridad respecto al mecanismo que utiliza la
entidad para rendir cuentas de manera transparente, adoptando los principios de
buen gobierno y afianzando la relación entre la Administración y la comunidad en
general. Los componentes de la rendición de cuentas son:
Visibilidad de los Diputados: el sitio de Internet de la Asamblea contendrá de
manera permanente y con un diseño claro que facilite su consulta, toda
información relacionada con la hoja de vida, el ejercicio de las funciones y las
actividades relacionadas de los Diputados.
Visibilidad de la Asamblea: Visibilidad de la Asamblea: El sitio de internet de la Asamblea contendrá de manera permanente a disposición del público toda la información pública sobre la misma.
Como mínimo deberán publicarse:
1. Las proposiciones aprobadas en la Plenaria anotando su estado de tramitación.
2. Las respuestas escritas a los cuestionarios por parte de las personas citadas a debates de Control Político.
3. Los proyectos de Ordenanza discutidos en el respectivo periodo.
4. Las ponencias sobre los proyectos de Ordenanza.
5. Las Actas de las sesiones.
6. Las Ordenanzas aprobadas.
7. Las observaciones u opiniones presentadas por escrito por las personas que hagan ejercicio del derecho a opinar sobre los Proyectos de Ordenanza.
8. Las resoluciones y demás actos administrativos proferidos en el periodo.
3 POLITICA DE RENDICIÓN DE CUENTAS DE LA RAMA EJECUTIVA A LOS CIUDADANOS. DNP-DEPP.DDTS,DJSG,
PROGRAMA PRESIDENCIAL DE MODERNIZACIÓN, EFICIENCIA, TRANSPARENCIA Y LUCHA CONTRA LA CORRUPCION. Bogotá D.C., 2010
Asamblea de Boyacá Nit. 800054743-8
Gestión de Talento Humano
CODIGO
R03-135
Página 34 de 35
Tunja, Calle 19 9–35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7424707, 7422089 Ext 107 Gestión Talento Humano 7439989. Página Web www.asambleaboyaca.gov.co
Grabación Digital de las sesiones: El audio y el video de las sesiones de la plenaria de la Asamblea se grabarán en medios digitales para garantizar que puedan ser consultados de manera permanente a través del sitio de Internet de la Corporación.
Transmisión en Directo vía Internet: En el sitio Web de la Asamblea se trasmitirá en directo vía internet las sesiones de la plenaria y de las comisiones permanentes, cuando los medios tecnológicos disponibles para la Corporación así lo permitan.
6.6 MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO
La Asamblea de Boyacá de Boyacá para brindar una óptima y oportuna atención a
las quejas, reclamos y denuncias de todos los ciudadanos
- Pagina WEB www.asambleaboyaca.gov.co: la cual contará con
actualización permanente sobre la información relacionada con los
proyectos de ordenanza de la Asamblea.
- Atención al público: para atender los requerimientos y necesidades de los
ciudadanos, la atención al público por parte de los funcionarios de
Asamblea mediante el establecimiento de Horarios e información previa del
cronograma de sesiones de la Entidad.
- Establecer la estrategia de transparencia en todas las Entidades del
Departamento de Boyacá, realizando control político periódico a todos los
funcionarios del Departamento Objeto del respectivo control.
- Celebrar convenios de transparencia con Entidades Internacionales del
Gobierno Nacional, los municipios y las demás entidades de control.
- Publicar todos los actos administrativos, ordenanzas, procesos
contractuales, procesos electorales y procesos de control en la página de la
Entidad de fácil acceso o buscar otro medio de divulgación que permita que
los ciudadanos del Departamento De Boyacá se enteren y participen de la
actuar diario de la Entidad y de cada uno de sus funcionarios y Diputados.
- Establecer una estrategia que permita conocer los resultados del Plan
Anticorrupción y de atención al ciudadano formulado y publicado por las
Entidades y funcionarios objetos de control de la Entidad, solicitando los
informes correspondientes y realizando el respectivo control, seguimiento y
evaluación.
Asamblea de Boyacá Nit. 800054743-8
Gestión de Talento Humano
CODIGO
R03-135
Página 35 de 35
Tunja, Calle 19 9–35 Primer Piso Edificio Lotería de Boyacá. PBX: 7424707, 7422089 Ext 107 Gestión Talento Humano 7439989. Página Web www.asambleaboyaca.gov.co
- Fortalecer la comisión de ética de la Asamblea y asignar funciones de
seguimiento, control y evaluación en el tema anticorrupción y transparencia
en el Departamento.
- Adelantar jornadas permanentes de capacitación, foros, chat, cabildos
abiertos y todas las estrategias que permitan a la Entidad contar con la
participación de la ciudadanía boyacense en el quehacer de la Asamblea
Departamental.
- Descentralizar las sesiones ordinarias y si el Gobernador así lo acepta las
sesiones extraordinarias de la Entidad buscando hacer presencia en todas
las regiones del Departamento.
- De ser posible y en coordinación con el departamento se buscara la opción
de que en el departamento de Boyacá cuente con un canal regional de
televisión, que permita hacer visible las actuaciones de esta entidad;
contemplando modelos de otras regiones del país.
6.7 SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN
El seguimiento al presente plan estará a cargo de la dependencia de control
interno de la entidad o quien haga sus veces, la cual deberá informar
trimestralmente de las acciones realicen en del plan y del avance del mismo.
El control del plan estará a cargo de todos y cada uno de los funcionarios de la
entidad, en una política de autocontrol y de reducción o erradicación del riesgo
todo ello en cumplimiento del artículo 6 constitucional.
La evaluación de resultados y las estrategias para el cumplimiento del plan serán
responsabilidad de la presidencia de la Asamblea del Departamento, para ello se
realizaran reuniones periódicas con todo el personal de la entidad informando y
publicando lo correspondiente.