Edmundo Pimentel
Bases Teóricas del Sistema
Contenido
Aspectos Conceptuales
El concepto de Sistema Planificación Estratégica
Planeación y Gestión de Procesos Sistemas de Información Mecanismos de Autoevaluación Los Indicadores de Control de Gestión Diseño de Indicadores Implantación de Indicadores
Conceptos Preliminares
El Concepto de Sistema:
Un Sistema es un conjunto formado por dos o más elementosque no puede ser dividido en partes independientes y quesatisface las siguientes tres condiciones:
1. El comportamiento de cada elemento tiene efectos sobre elcomportamiento del conjunto
2. Los elementos y sus efectos sobre el conjunto soninterdependientes, es decir, la forma como se comporta cadaelemento y el modo en que influye sobre el conjunto dependedel comportamiento de los otros elementos. Ningún elementotiene un efecto independiente sobre el sistema en su totalidad.
3. Si se forman subgrupos de elementos, cada uno tiene un efectosobre el comportamiento del conjunto, y ninguno tiene un efectoindependiente sobre el, es decir, no se pueden formar subgruposindependientes entre ellos.
Conceptos Preliminares
El Pensamiento
Analítico
Descomposición de lo que va a ser explicado
Explicación del comportamiento o propiedades de las partes
tomadas por separado
Combinación de estas explicaciones para obtener la
explicación del conjunto
Conceptos Preliminares
Principio Holístico
Principio de Coordinación
Principio de Integración
Interacción entre las
unidades de un mismo nivel
Interacción entre las unidades de
diferentes niveles
Aspectos Conceptuales
Principio de Coordinación
Ninguna de las partes de unaorganización puede planificarseeficazmente si la planificación seefectúa en forma independientede las otras unidades del mismonivel. Todas las unidades de unmismo nivel deben planificarse enforma interdependiente ysimultánea
Principio de Integración
La planificación que se efectúe enforma independiente en cualquiernivel del sistema, no puede sertan efectiva como la planificaciónrealizada en forma interdepen-diente de todos los niveles de laorganización. Todos lo nivelesdeben ser considerados en laplanificación óptima.
Planificación Estratégica e Indicadores
Uno de los aspectos más resaltantes con relación a los indicadores deseguimiento, es el hecho de que en su aplicación casi siempre vanacompañados por el proceso de “Planificación Estratégica”. Esta parte dela ciencia de la administración tiene varias definiciones las cuales esconveniente recordarlas de modo a centrarnos o ubicarnos en el contextoque la misma colabora en la determinación de los objetivos de algúnproyecto, sea este privado o público. Entre las definiciones que me hanparecido más relevantes puedo citar las siguientes:
Definición 1:
“Es el proceso que se sigue para establecer las metas de una organizacióny las estrategias que permitirán alcanzarlas y desde esta perspectiva laplanificación estratégica fija los límites dentro de los cuales tiene lugar elcontrol y la evaluación de gestión”.
Planificación Estratégica e Indicadores
Definición 2:
“Es el proceso administrativo que proporciona sustento metodológicopara poder establecer una mejor dirección a ser seguida por la empresao un proyecto, visualizando y optimizando el grado de interacción con elambiente, actuando en forma innovadora y diferenciada”.
Definición 3:
“Es un proceso de acumular las fortalezas de la organización yoportunidades ambientales, al tiempo que se minimiza o se evitan lasdebilidades organizacionales y las amenazas de ambiente”.
Resumiendo, se puede decir que la planificación constituye unprocedimiento de dirección que determina y gestiona los objetivos delos proyectos a través de su especificación correcta y posterior diseño delos indicadores de seguimiento que posibiliten una eficaz interpretación
De esta manera cuando se presenta la oportunidad de solucionar unaproblemática o aprovechar una ventaja comparativa para ensayar unmejoramiento se establecen, por medio de la planificaciónestratégica, algunos principios muy importantes los cuales deben siempreestar monitoreados a través de los indicadores verificables. Estosprincipios son:
Desarrollar los objetivos, planes e indicadores de seguimiento. Identificar los problemas estratégicos o los llamados “nodos críticos”. Ayudar a la asignación de los recursos estratégicos. Coordinar e integrar los distintos objetivos de la empresa o proyecto. Ayudar a predecir el desempeño futuro. Identificación de los niveles concretos de responsables del logro de las
metas. Contribuir a evaluar a los gerentes del proyecto de niveles medios y
bajos en la jerarquía de objetivos.
Planificación Estratégica e Indicadores
Ampliar el pensamiento estratégico dentro del cual se desenvuelve elproyecto o programa a ser desarrollado.
Establecimiento de sistemas de control de gestión internos donde quedandefinidos las responsabilidades en toda la organización por el cumplimientode las metas, así como también los procesos de retroalimentación para lastomas de decisiones, muy importantes en la gestión de los proyectos.
La vinculación del presupuesto institucional al cumplimiento de los objetivosperseguidos.
Determinación de los incentivos, flexibilidad y autonomía en la gestión deacuerdo a compromisos de desempeño establecidos (gestión por resultados).
En resumen la planificación estratégica en el ámbito de los proyectos es unproceso que antecede al control de gestión, el cual permite hacer elseguimiento (mediante los indicadores) de los objetivos establecidos para ellogro de los resultados de mayor jerarquía (Fin, Propósito y Componentes).
Planificación Estratégica e Indicadores
En otras palabras la planeación
estratégica, monitoreada en cuanto a sus
objetivos se refiere por indicadores
verificables, tiene como ideal básico
relacionar y medir todos los objetivos
dentro del ciclo de vida de los
proyectos, mediante la complementación
de los planes direccionales a corto
plazo, planes más específicos a mediano
plazo, planes específicos a largo plazo y
nuevamente los planes direccionales a
corto plazo; completando de esta forma el
ciclo de vida compuesto por un
Inicio, Crecimiento, Consolidación y
Declinación, respectivamente.
Planificación Estratégica e Indicadores
Filosofía de Gestión
Misión Ámbito Externo Ámbito Interno
Directrices
Objetivos
Corporativos Políticas
Corporativas
Planes Funcionales
Acciones Tácticas
Metas Debilidades Fortalezas
Estrategias
Planes Operativos Actividades – Tareas
Recursos Asignados
Ejecución
Sis
tem
a d
e P
lanific
aci
ón E
stra
tégic
a
Situación DeseadaDefinición
AnálisisMISIÓN
Situación Actual ANÁLISIS
Ámbito Externo
Ámbito Interno
Amenazas
Oportunidades
Fortalezas
Debilidades
Directrices
Generales de
Transición
Principios de la Planificación Estratégica
Estr
ate
gia
s
Re
cu
rso
sMaximizar oportunidades
Disminuir amenazas
Aumentar fortalezas
Minimizar debilidades
NIVELES BÁSICOS DE LA ORGANIZACIÓN
Planificación Estratégica
NIVEL ESTRATÉGICO
NIVEL COORDINATIVO
NIVEL OPERATIVO
Direc-trices
Direc-trices
Infor-mación
Infor-mación
Dis
min
uye
Ince
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um
bre
Dis
min
uye
Va
rie
da
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In
form
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Planificación Estratégica
Filosofía de la Gestión
Planes Funcionales
Planes Operativos
Presupuesto Programa
Sis
tem
a d
e P
lan
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str
até
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a
Sistema de Presupuesto
Mediano y
Largo Plazo
Corto
Plazo
Elementos Fases y Procesos que integran el Sistema
Planificación Estratégica
Formulación de Planes a mediano y Largo Plazo
Elaboración de los Planes y Programas Operativos
Expresión real (material)
Presupuestos Expresión económica
Expresión financiera
Control de Ejecución
Control operativo
Control de gestión
Control de calidad
Planificación Estratégica
Se detalla hasta el nivel de acciones
Se formulan acciones futu-ras por períodos anuales
Las acciones se planifican
Se expresan económica y financieramente en forma agregada
Se desglosan las acciones en actividades y tareas
Las acciones se desglosan en programas anuales, semes-trales, trimestrales y / o men-suales
Las actividades y tareas se programan
Su expresión económica y financiera es detallada
Condiciones de Incertidumbre
Planes
Condiciones de Certeza
Programas
Planificación
Articula y orienta las acciones de la entidad para ellogro de los objetivos estratégicos en cumplimientode la misión institucional en particular y los finesdel estado en general;
Sistematiza los objetivos, las metas, lasestrategias, los procesos, los programas, losproyectos, las acciones y las tareas
ESTRATEGIAS
Formas de Ejecución
METAS
PLANES (Plan Nacional de Desarrollo / Plan
Indicativo /Plan Operativo Anual / Plan de Compras / Plan Capacitación / e.tc
OBJETIVOS
PLAN DE ACCIÓN
OBJETIVO 1
OBJETIVO 2
Estrategia 1 Estrategia 1 Estrategia 2 Estrategia 2
Programa 1 Programa 2 Programa 1 Programa 2
Proyecto Actividad Acción /Tarea
Proyecto Actividad Acción /Tarea
Proyecto Actividad Acción /Tarea
Proyecto Actividad Acción /Tarea
Metas Metas Metas Metas
Gestión por Procesos
Entiende la entidad como untodo, conformada por una serie de procesosque fluyen, se interrelacionan y producenresultados
. . . Hacer (Ejecutar)
Es un elemento estratégico ydinamizador
de un Sist. de Monitoreo y C. de Gestión
Gestión por procesos
• Identificación
• Análisis
• Diseño
• Documentación
Procesos misionales
y de
apoyo
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
El éxito de un sistema de monitoreo control
de gestión, depende en gran medida del
desarrollo de un buen sistema deInformación que responda a los principiosdeconfiabilidad, oportunidad, integridad, precisión y racionalidad.
Propósitos de los
Sistemas de Información
• Proveer de información de eficiencia, eficacia y calidad enlos niveles estratégicos o directivos, técnicos yoperativos, de la entidad u organización.
• Determinar las variables y datos que generan informacióncoherente, consistente y oportuna.
• Apoyar las funciones de procesamiento de datosrequeridos en el manejo y obtención de indicadores.
continua
Propósitos de los
Sistemas de Información
• Proporcionar a las áreas de apoyo un accesosencillo a la información oportuna y veraz.
• Facilitar y sustentar la generación de lostableros de control y los semáforos, queidentifiquen las señales de oportunidad, alarma
o problema.
Verificar - Estudiar (control)
Este ciclo es el complemento fundamental de laplaneación, consiste en la verificación y seguimiento a lagestión, dándole dinamismo al proceso planificador, la tomade decisiones y la retroalimentación de las acciones, paragarantizar el logro de los resultados previstos, a través de laautoevaluación, entre otras métodos comparando loplaneado y lo ejecutado, así como, examinando laefectividad de las acciones de mejoramiento.
Diseñar dentro de los procesos y procedimientos
los mecanismos de autoevaluación.
Visión Holística del Monitoreo
Mecanismos de Monitoreo
Permiten verificar el cumplimiento de la gestión en términos de Eficiencia, Eficacia y Calidad
Además facilitan el Autocontrol
• Indicadores de gestión• Indicadores de desempeño• Herramientas de análisis de datos• Árboles de gestión• Hojas de Ruta• Cronogramas• Tableros de Control
Componentes de los mecanismos
de verificación y monitoreo
Factores Claves de Éxito
Factores Estratégicos
Indicadores
Hoja Metodológica
Tableros de Control
Árboles de Gestión
Factores Claves de Éxito
Son Aspectos que influyen directamente enel éxito o fracaso de la Organización yhacia los cuales debe orientarse la accióninstitucional para garantizar elcumplimiento de la misión o cometidoestatal de la entidad.
Factores Estratégicos
Perspectiva desde la cual se valoran losresultados ya sean productos oservicios derivados del desarrollo de losaspectos reconocidos como factoresclaves de éxito.
Eficacia Eficiencia Calidad
Factores Estratégicos
Factor Estratégico de Eficacia
LA EFICACIA: Es la capacidad de producir
resultados, que guarden relación con los
objetivos y metas de la organización.
(Grado en que los outputs actuales se
corresponden con los deseados)
Objetivo del Factor:
Verificar el cumplimiento y/o desviación de
las metas, planes y programas
preestablecidos en el ámbito Institucional
Factor Estratégico de Eficiencia
LA EFICIENCIA: Es la maximización delprovecho obtenido de los insumos empleadospara generar productos o servicios. (Maximizar elcociente entre los outputs y los imputs actuales)
Objetivo del Factor:
Busca medir la productividad de los procesos enrelación al recurso utilizado frente al servicioprestado
Factor Estratégico de Calidad
LA CALIDAD: Es entendida como una filosofía detrabajo que consiste en satisfacer las necesidadesy expectativas de los usuarios.
Objetivo del Factor:
Busca medir el nivel de satisfacción del usuario, que aspira arecibir un bien o servicio en condiciones favorables de costoy oportunidad
Factores Estratégicos
Los Factores Estratégicos deben sermonitoreados a través de mecanismos deverificación y evaluación, que permitanadvertir oportunamente cualquierdesviación y que faciliten la toma dedecisiones.
Mecanismos de Autoevaluación
El indicador es un signo, señal o valor
concreto que permite, entre otras
cosas, establecer
diferencias, comportamientos y
tendencias, su medición puede ser
cuantitativa o cualitativa y en un período
determinado de tiempo.
INDICADORES
El monitoreo pretende determinar cual magnitud fue eficiente y eficaz para unorganismo ejecutor al implementar determinada intervención buscando cambiaruna situación problemática inicial. Sobre la base de lo antes expuesto se puedeafirmar que los indicadores deben estar formados por varios elementos muyimportantes:
o La calidad y la utilidad del indicador, estarán determinadas por la claridad yrelevancia de la meta que tiene asociada.
o El requisito fundamental para cualquier indicador es básicamente elestablecimiento de los objetivos, metas, parámetros y puntos de referencia, esdecir “lo que se va a medir”.
o El resultado de medir un indicador establece un valor de comparación, el cualestá relacionado a alguna meta establecida y asociada. Esta meta asociada parala comparación puede ser una meta nueva establecida o las cifras ocaracterísticas que se tomen de la “línea de base”.
o El indicador deberá medir solamente los aspectos claves, para lo cual esimportantísimo establecer con claridad cuál es el “outcomes” o propósito delproyecto, así como también los objetivos más relevantes perseguidos por cadainstitución ejecutora.
Principios Básicos de los Indicadores
• Participativo: debe ser diseñado mediante consenso de lospropios responsables de los procesos
• Simplicidad: Es indispensable que el indicador sea específico defácil comprensión y elaboración
•Válido: el indicador debe expresar efectivamente lo que sequiere medir.
• Normalizados: Su valor absoluto debe oscilar entre 0 y 1, donde1 representa la mejor situación.
• Disponibilidad de la Información: La información requerida parasu elaboración debe ser de fácil acceso
• Temporalidad: Debe estar relacionado con un periodo de tiempo
previamente definido.
CRITERIOS PARA EL DISEÑO DE UN INDICADOR
continúa
• Objetivos: cuando se habla de un indicador objetivo, se está haciendoreferencia al indicador expresado en cantidad, calidad y tiempo. A estostambién se los conoce como indicadores CCT. Estas cualidades que debentener todo indicador son fundamentales para poder medir los distintosobjetivos del informe narrativo.
• Prácticos: esto hace referencia a que los indicadores, como tienen quenecesariamente ser utilizados para establecer comparaciones con distintosparámetros, tienen que ser fáciles de aplicar y de bajo costo.
• Verificables: significa que todo indicador debe poder ser corroborado ocomprobado a través de un análisis racional, es decir por una metodologíacientífica cualquiera sea la ciencia. Detrás de todo indicador sea estecuantitativo o cualitativo, existe un análisis o un estudio, cuyo resultado esprecisamente el indicador utilizado.
CRITERIOS PARA EL DISEÑO DE UN INDICADOR
•Cuantificable: El resultado de la aplicación del indicador puedeser convertido en cifras, números .
•Comparable: Debe permitir comparaciones y el análisis detendencias, es decir, que su estructura debe mantenerse a travésdel tiempo.
•Confiable: Debe medir una cualidad y las variables utilizadas ensu cálculo deben ser reales, concretas, propias y verificables, quesustenten su resultado.
•No estacionalidad: La frecuencia debe ser establecida paraperíodos con presencia del atributo que se quiere medir
• Relevancia: El contenido del indicador debe discriminar eidentificar alertas para la toma de decisiones.
CRITERIOS PARA EL DISEÑO DE UN INDICADOR
o Independientes: se entiende por independencia deindicadores, al hecho por el cual se utilizan según su propósitopara cada jerarquía de objetivos; es decir para el FINindicadores de fin, para el propósito indicadores depropósito, para los componentes del proyecto indicadores decomponentes. Lo que se tiene que evitar es la utilización deindicadores mezclando los distintos niveles de objetivos y losindicadores correspondientes a cada nivel.
Es muy importante que todos los indicadores utilizados tenganestas características, debido a que facilitan enormemente lamedición y control de cada objetivo; de otra forma sería imposiblecalibrarlo.
CRITERIOS PARA EL DISEÑO DE UN INDICADOR
Pasos para la Construcción de Indicadores de Monitoreo y Seguimiento
En realidad no existe un procedimiento tipo o una metodologíaestándar, para la elaboración de indicadores, sin embargo todos los entesdel financiamiento al desarrollo aconsejan tener siempre en cuantadeterminados ítems o pasos a seguir, de manera a crear estos indicadorescon la coherencia necesaria.
Todo indicador de desempeño debe no solamente construirse conforme adeterminados pasos, sino que los mismos deben también estar establecidoso construidos en base a la estructura estratégica de la institución dentro dela cual se lo va aplicar, es decir debe siempre tener en cuenta todo unsistema de control de gestión e información para la gestión, que le permitahacer el seguimiento de las metas y el cumplimiento de todos los objetivosdiseñados o establecidos por la institución. Entre otras cosas se deben tenerperfectamente en cuenta aspectos relevantes como por ejemplo:
Pasos para la Construcción de Indicadores de Monitoreo y Seguimiento
Identificar afinadamente la misión (productos, usuarios, clientes), los objetivosestratégicos (largo plazo).
Establecer las medidas de desempeño claves como los resultadosintermedios, eficacia final, eficiencia de los procesos, etc.
Establecimiento de las responsabilidades, es decir indicadores en cada nivel de laorganización que identifiquen las áreas responsables por los resultados logrados.
Establecer referentes comparativos, hace referencia al hecho de tener en cuentasobre cuales aspectos comparamos los indicadores para saber si nos acercamos oalejamos del objetivo.
Construir fórmulas, todas las variables de medición utilizadas en los indicadoresdeben necesariamente estar verificadas racionalmente.
Recolectar datos e informaciones; se deben tener en cuenta todos los datosactuales o históricos que nos permitan construir los indicadores.
Se deben comunicar e informar acerca de los resultados a laorganización, usuarios, ministerio, oficinas de presupuesto, al Congreso, u otrainstitución interviniente.
Pasos para la Construcción de Indicadores de Monitoreo y Seguimiento
Fácil interpretación de los resultados obtenidos para llegar a unaconclusión de cómo se produjeron.
Por último se deben validar los indicadores, es decir se deben aplicarcriterios técnicos y requisitos varios de modo a comprobar que losindicadores construidos miden efectivamente la gestión y los resultados.Entre algunos criterios técnicos se pueden citar a los siguientes:
Pertinencia Homogeneidad Costo Oportunidad No- redundancia Focalizado en áreas controlables Participación
Formulación del Indicador
En forma de índice o razón
En forma de proporciones
En forma de porcentaje
En forma gráfica
Presentación de los indicadores
Selección del Denominador
Cuando se comparan dos años para analizar la variación.
El denominador será el año anterior
Ej. Vr año 2002
Vr año 2001
Ejemplo. La meta era recaudar $10 millones en Impuestos
durante un mes y se recaudaron $13.5 millones en el mismo
período.
EJ Valor recaudado........ .13.5 millones.....
Valor esperado recaudar 10 milones
Formulación del Indicador
EJEMPLO INDICADOR DE EFICIENCIA
Indicadores que miden el factor estratégico de
Eficiencia
Costos de funcionamiento
Usuarios atendidos por clase de servicio
Establece el costo promedio de funcionamiento por
cada uno de los usuarios o beneficiarios del servicio
prestado.
EJEMPLO INDICADOR DE EFICACIA
Indicadores que miden el factor estratégico de
eficacia.
Nº de Objetivos Alcanzados
Nº de Objetivos Programados
Muestra el grado de cumplimiento con respecto al
tiempo previsto para el desarrollo de un
proyecto, proceso actividad o meta
EJEMPLO INDICADOR DE CALIDAD
indicador que mide el factor estratégico de calidad
de la gestión.
Devoluciones o reclamos presentados
Productos y/o servicios suministrados
Número Interrupciones del Servicio en el mes
Número de quejas por mes
HOJA METODOLÓGICA
Es un instrumento que a través de unproceso de identificación, facilita llegaren forma objetiva y consciente a definiry escoger el indicador que permita laevaluación de la gestión.
HOJA METODOLOGICA
1. NOMBRE DE LA ENTIDAD: Código:
2.NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O GRUPO: Misional: Apoyo:
Objetivo: 3. QUE SE VA A EVALUAR Estrategia:
4.FORMASDE EJECUCIÓN
Proyecto: Actividad: Acción / Tarea Otro:
Nombre de la Forma de Ejecución:
5.META ESTABLECIDA:
6. FINALIDAD DEL INDICADOR:
Eficiencia Eficacia Nivel de Calidad 7.TIPO:
8 QUE VARIABLES INTERVIENEN PARA DESARROLLAR EL INDICADOR:
9 FUENTE:
10. UNIDAD DE MEDIDA: 11. FORMA DE CALCULO DEL INDICADOR: 12. FRECUENCIA DE
MEDICIÓN:
. . . HOJA METODOLOGICA
13. CATEGORIZACIÓN DEL RESULTADO (MARCO DE REFERENCIA)
14. NOMBRE DEL INDICADOR:
Excelente 80 100
Regular 60 < 80
Deficiente < 60
15. FECHA DE ELABORACIÓN
16. FECHA DE REVISIÓN O AJUSTE
17. OBSERVACIONES:
18. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN (Cargo y Nombre):
Herramientas de Representación
de Información
Tableros
de Control
Herramientas de
Análisis de datos
Árboles de
Gestión
Tableros de Control
Son herramientas de tipo gerencial que permiten medir yevaluar no solo los resultados de la gestión en un momentodado, sino también proyectar tendencias y anticiparse aeventos indeseables, mediante la toma de decisiones yla adopción de correctivos que faciliten el mejoramientode la gestión institucional.
Programado / Ejecutado
Tableros de Control
Herramientas de Análisis de datos
Permiten observar el comportamiento de los procesos o situaciones, para una
adecuada toma de decisiones
HERRAMIENTA FORMA QUE ES PARA QUE SIRVE
1. ESTRATIFICACIÓNDiferentes maneras de agrupar los mismos datos.
Para posibilitar una mejor evaluación de la situación. identificando el problema principal
Tiempo
Síntoma
Local
1. ESTRATIFICACIÓNDiferentes maneras de agrupar los mismos datos.
Para posibilitar una mejor evaluación de la situación. identificando el problema principal
Tiempo
Síntoma
Local
2. HOJA DE VERIFICACIÓN
Planilla para la recolección de datos.
Para facilitar la recolección de datos concernientes a un determinado problema.2. HOJA DE
VERIFICACIÓN
Planilla para la recolección de datos.
Para facilitar la recolección de datos concernientes a un determinado problema.
3.GRAFICO DE PARETO
a b c d e f
Diagrama de barras que ordenan las ocurrencias de mayor a menor.
Para jerarquizar el ataque a los problemas.
3.GRAFICO DE PARETO
a b c d e f
Diagrama de barras que ordenan las ocurrencias de mayor a menor.
Para jerarquizar el ataque a los problemas.
Herramientas de Análisis de datos
HERRAMIENTA FORMA QUE ES PARA QUE SIRVE
Diagrama que expresa de modo simple y fácil la serie de causas de un efecto (problema)
4. DIAGRAMA DECAUSA Y EFECTO
Para facilitar la recolección de datos concernientes a un determinado problema
Diagrama que expresa de modo simple y fácil la serie de causas de un efecto (problema)
4. DIAGRAMA DECAUSA Y EFECTO
Para facilitar la recolección de datos concernientes a un determinado problema
4. DIAGRAMA DECAUSA Y EFECTO
Para facilitar la recolección de datos concernientes a un determinado problema
5. DIAGRAMA DE CORRELACION
Grafico cartesiano que representa la relación entre dos variables.
Para investigar, la forma sinérgica, las causas de un problema.
.
..
..
..
.
.
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5. DIAGRAMA DE CORRELACION
Grafico cartesiano que representa la relación entre dos variables.
Para investigar, la forma sinérgica, las causas de un problema.
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..
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6. HISTOGRAMADiagrama de barras que representa la distribución de la frecuencia de una población.
Para verificar el comportamiento de un proceso en relación a la especificación
LIE LSE
6. HISTOGRAMADiagrama de barras que representa la distribución de la frecuencia de una población.
Para verificar el comportamiento de un proceso en relación a la especificación
LIE LSE
7. CARTA DE CONTROL
(Y GRAFICOS)
Grafico con limites de control que permiten el monitoreo de los procesos
Para identificar la aparición de causas especiales en los procesos.7. CARTA DE
CONTROL(Y GRAFICOS)
Grafico con limites de control que permiten el monitoreo de los procesos
Para identificar la aparición de causas especiales en los procesos.
Herramientas de Análisis de datos
Representación gráfica jerarquizada de losprocesos o Actividades de unaorganización, los cuales mediante unaRelación causa – efecto, permiten obtener anivel agregado los resultados de la gestión dela organización o de la respectivadependencia.
Árboles de Gestión
| ARBOL DE GESTION POR FACTORES ESTRATEGICOS
PUNTOS
EFICACIA
% AREA D P A P
% AREA D P C I
% AREA D D A
% PUNTOS
% AREA D P A P
% AREA D P C I
% AREA D D A
PUNTOS
% AREA D P A P
% AREA D P C I
% AREA D D A
NIVEL DE SATISFACCION
I N D I C E D E G E S T I O N
%
.
% % subproc.
%
%
%
%
%
%
%
%
% PROCESO
% CONTABILIDAD
CAPACITACIÓN
% %
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% .
% PROCESO ASESORAR
% PROCESO
%
PERIODO EVALUADO
EFICIENCIA NIVEL DE CALIDAD
% PROCES
O DIFUSIÓN PROCESO DIFUSIÓN
% %
% %
PUNTAJE
1000 PUNTOS
%
% %
PROCESO
subproc.
CAPACITAR
PROCESO ASESORAR
subproc.
subproc
PROCESO
subproc.
CAPACITAR
subproc.
PROCESO ASESORAR DIFUSIÓN
PROCESO %
PROCESO
subproc.
subproc.
subproc.
subproc.
subproc.
subproc.
subproc.
subproc.
subproc.
subproc.
subproc.
subproc.
subproc.
ARBOL DE GESTION POR AREAS
PUNTAJEINDICE DE GESTION
PERIODO ANALIZADO
CALIFICACION
% NIVEL SATISFACCION
FACTORESESTRATEGICOS
% PUNTOS PUNTAJE
AREA TECNICA
% PUNTOS PUNTAJE
AREA ADMINISTRATIVA
% PUNTOS PUNTAJE
AREA FINANCIERA
% P TO S PUNT % P TO S PUNT % P TO S PUNT % P TO S PUNT % P TO S PUNT % P TO S PUNT % P TO S PUNT % P TO S PUNT
% P UNTA JEFACTO R % P UNTA JE
FACTO R % P UNTA JE
EFICIE N
FACTO R % PUNTAJ.
E FICIENC.
FACTO R % P UNTA JE
E FICACIA
FACTO R % P UNTA JE
E FICACIA
FACTO R % P UNTA JE
E FICACIA
% P UNTA JE FACTO R % P UNTA JE
NIV EL DE CA LIDA D
FACTO R % P UNTA JE
EFICIE N.
FACTO R % P UNTA JE
EFICIENCIA
FACTO R % P UNTA JE
EFICIE N.
FACTO R % P UNTA JE
EFICIE N.
FACTO R % P UNTA JE
E FICIENC.
% P UNTA JE FACTO R % P UNTA JE
E FICACIA
FACTO R % P UNTA JE
NIV EL DECA LIDA D
FACTO R % P UNTA JE
NIV EL DECA LIDA D
FACTO R % P UNTA JE
NIV EL DECA LIDA D
FACTO R % P UNTA JE
NIV EL DECA LIDA D
FACTO R % P UNTA JE
NIV EL DECA LIDA D
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E FICACIA
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FACTO R % P UNTA JE
E FICACIA
FACTO R % P UNTA JE
E FICACIA
FACTO R % P UNTA JE
E FICACIA
FACTO R %
NIV EL DE CA LIDA D
PUNTAJE
FACTO R
E FICACIA
FACTO R
E FICIENC.
FACTO RNIV EL DECA LIDA D
PROCESO PROCESO 2 PROCESOA LMA CE N
PROCESO VE NTA DE B IENE SY S ERV ICIO S
PROCESO G E-NERA CIO N RE CURSO S
PROCESOTE SO RERIA
PROCESOPRESUPUE STO
PROCESOCO NTA BILIDA D
Actuar
Las propuestas de reorientación que se deben emprender para mejorar los procesos e ir avanzando en un mejoramiento continuo
Planes de Mejoramiento
(Retroalimentación)
Planes de Mejoramiento
CONTENIDO DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
1. Fecha de Ejecución2. Objetivo General3. Objetivos Específicos4. Oportunidad de mejoramiento según resultado del indicador5. Estrategias6. Actividades7. Acciones8. Conformación de las líneas base9. Metas10. Fecha de ejecución Inicial y Final11. Indicador de Cumplimiento12. Responsable13. Observaciones
FASE 3: Implantación y Puesta en Marcha
Procesos o Mejoras a Incorporar
REDISEÑO O REINGENIERIA DEL PROCESO
VALIDACION
Y AJUSTE
TALLER DE SENSIBILIZACION
CON LA ALTA GERENCIA
FORMACION DE FACILITADORES INTERNOS PARA
EL CAMBIO
SESIONES DE IMPLANTACION
CON EL PERSONAL ADMINISTRATIVO CICLO
DE IMPLANTACIÓN
Y MEJORA SOSTENIDA
Diseño de un Sistema de Evaluación y Control de Gestión
FASES
ANALISIS PRELIMINAR
FORMULACION DEL DISEÑO
IMPLANTACION Y PUESTA EN MARCHA
DOCUMENTACION
FASE 1: ANALISIS PRELIMINAR
Amenazas
1. Análisis ExternoOportunidades
Debilidades
2. Análisis InternoFortalezas
FASE 2: ANALISIS ESTRATÉGICO
1. Establecimiento de los objetivos jerarquizados de corto y largo plazo sobre la base del análisis preliminar
2. Formulación de planes programas y presupuestos relativos a los objetivos planteados
3. Conformación de la estructura organizativa, con lasformas concretas de ejecución y control de tareas, asícomo la asignación de atribuciones yresponsabilidades.
FASE 3: Formulación del Diseño
1. Definición factores críticos del éxito2. Desagregación del índice de Gestión en los
Factores Estratégicos3. Ponderación por Áreas4. Selección del Indicador5. Categorización de Resultados6. Conformación del árbol de gestión
Índice de Gestión Institucional
IGI 1.000
% EFICACIA
% EFICIENCIA
% CALIDAD
... Diseño del Sistema
... Diseño del Sistema
Índice de Gestión Institucional
Criterios Para la Planificación Estratégica
Hofer y Schendel afirman que en general el éxito y lasupervivencia de las organizaciones depende mucho másde las mejoras en su eficacia (como se relacionan con suentorno) que de las mejoras en la eficiencia.
Peter Drucker sugiere que es más importante hacer lascosas adecuadas (mejorar la eficacia) que hacer las cosasbien (mejorar la eficiencia). Una organización que hagamal las cosas adecuadas (eficaz pero no eficiente) puedesuperar a organizaciones que estén haciendo bien lascosas equivocadas (eficientes pero no eficaces)
Desagregación del IGI
Factor Estratégico Ponderación (%) Puntaje Máximo
EFICIENCIA 35.3 353
EFICACIA 42.8 428
CALIDAD 21.9 219
TOTAL 100,0 1.000
... Diseño del Sistema
Ponderación por Áreas
PUNTAJE AL INTERIOR DEL FACTOR ÁREAS
PONDERA-CIÓN AL
INTERIOR DEL FACTOR (%)
EFICIENCIA EFICACIA CALIDAD
PUNTAJE AL INTERIOR DEL
INDICE
Áreas Misionales o Básicas:
Dirección de políticas de administración pública,
DPAP. 16.7 68 60 39 167
Dirección de políticas de control interno estatal
Y nacionalización de trámites, DPCI.
15.8 64 58 36 158
Dirección de desarrollo administrativo. DDA.
14.3 55 53 35 143
Dirección de desarrollo organizacional. DDO.
13.7 53 51 33 137
Áreas de Apoyo o Logísticas:
Oficina asesora jurídica, OAJ.
12.0 52 46 22 120
Oficina asesora de planeación, OAP.
11.5 50 44 21 115
Oficina de control interno, OACI.
8.2 44 21 17 82
Oficina de sistemas de información, OSI.
7.8 42 20 16 78
TOTAL 100 428 353 219 1.000
Selección del Indicador
Factores
Estratégicos
Indicador 1
Indicador 2
Indicador 3
.
.
.
Indicador n
Categorización de
resultadosÁreas o
Procesos
... Diseño del Sistema
Capacidad de Autonomía
AUTONOMÍA ADMINISTRATIVA
CAPACIDADADMINISTRATIVA
CALIDADADMINISTRATIVA
FACTIBILIDAD DEABSORCIÓN
COMPLETITUDADMINISTRATIVA
FORTALEZAADMINISTRATIVA
EFICACIAORGANIZACIONAL
EFICIENCIA DELGASTO
PRODUCTIVIDAD
CALIDAD Y EFICIENCIA
Rehabilitación Planta Física
Eficiencia del Establecimiento
Reemplazo de Equipos Básicos
Redefinición de Políticas
Co
mb
ina
ció
n d
e Í
nd
ice
s
Categorización de Resultados
Deficiente < 60 %
Excelente =100 %
Nivel de satisfacción
... Diseño del Sistema
Puntaje Obtenido (%) Nivel de Satisfacción
De 80 a 100 EXCELENTE
60 < 80 REGULAR
< 60 DEFICIENTE
CUADRO PONDERACIONES POR ÁREA
Áreas Misionales o Básicas
ÁREA UNO
ÁREA DOS
ÁREA TRES
PUNTAJE AL INTERIOR DEL
FACTOR
PUNTAJE AL
INTERIOR
DEL
INDICEEFICACIA EFICIENCIA CALIDAD
PESO AL
INTERIOR
DEL FACTOR
(%)ÁREAS
Áreas de Apoyo o logísticas
ADMITIVA
FINANCIERA
SISTEMAS
JURIDICA
C. INTERNO
TOTAL
1. NOMBRE DE LA ENTIDAD: Código:
2.NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O GRUPO: Misional: Apoyo:
Objetivo: 3. QUE SE VA A EVALUAR Estrategia:
4.FORMASDE EJECUCIÓN
Proyecto: Actividad: Acción / Tarea Otro:
Nombre de la Forma de Ejecución:
5.META ESTABLECIDA:
6. FINALIDAD DEL INDICADOR:
Eficiencia Eficacia Nivel de Calidad 7.TIPO:
8 QUE VARIABLES INTERVIENEN PARA DESARROLLAR EL INDICADOR:
9 FUENTE:
10. UNIDAD DE MEDIDA: 11. FORMA DE CALCULO DEL INDICADOR: 12. FRECUENCIA DE
MEDICIÓN:
13. CATEGORIZACIÓN DEL RESULTADO (MARCO DE REFERENCIA)
14. NOMBRE DEL INDICADOR:
Excelente 80 100
Regular 60 < 80
Deficiente < 60
15. FECHA DE ELABORACIÓN
16. FECHA DE REVISIÓN O AJUSTE
17. OBSERVACIONES:
18. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN (Cargo y Nombre):
FASE 4: Implantación y Puesta en Marcha
1. Articulación de los elementos
2. Prueba piloto
3. Detectar debilidades
4. Realizar ajustes
FASE 5: Documentación
Contenido del manuales
Portada Alcance y campo de aplicación Tabla de contenido Revisión Aprobación Difusión Formalización Actualización
FASE 6: Evaluación
1. Medición, registro y control de los resultados reales obtenidos
2. Cálculo de las desviaciones mediante comparación entre los valores
de los objetivos y los valores reales
3. Explicación de los orígenes y causas de las desviaciones, que den
lugar a su correcta interpretación, a la adscripción de
responsabilidades de ser necesario o a la revisión de los objetivos
4. Toma de las decisiones correctoras y estimulo a la organización
para alcanzar los resultados deseados
5. Seguimiento de la implantación y posterior valoración de las
decisiones adoptadas.
Gracias por su atención
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