DICIEMBRE DE 2006
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COMITÉ DE INFORMACIÓN DE PETRÓLEOS MEXICANOS
Criterios Específicos para la
Organización, Conservación y Custodia
de los Archivos
de Petróleos Mexicanos
COORDINACIÓN DE PROGRAMAS GUBERNAMENTALES Y CONSOLIDACIÓN
ESTRATÉGICA
Área de Archivística y Digitalización
(Área Coordinadora de Archivos)
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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ÍNDICE
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ANTECEDENTES 7
MARCO LEGAL Y NORMATIVO 10
1. DISPOSICIONES GENERALES 15
1.1. Objeto. 15
1.2. Ámbito de aplicación. 15
1.3. Definiciones. 15
1.4. Unidades Administrativas. 41
1.5. Criterios genéricos para la organización, conservación y custodia de los archivos. 42
2. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS. 44
2.1. Del Sistema Integral de Archivos de Petróleos Mexicanos. 44
2.1.1 De los Tipos de Archivos en Petróleos Mexicanos. 44
2.1.1.1 De los Archivos de Trámite. 45
2.1.1.2 Del Archivo de Concentración. 45
2.1.1.3 Del Archivo Histórico. 45
2.1.2 De la estructura funcional del Sistema Integral de Archivos de Petróleos
Mexicanos. 46
2.1.2.1 De las Funciones Normativo – Estratégicas. 47
2.1.2.1.1 Del Comité de Información de Petróleos Mexicanos. 47
2.1.2.1.2 Del Área de Archivística y Digitalización. 47
2.1.2.1.3 Del Responsable del Archivo de Concentración. 49
2.1.2.1.4 Del Responsable del Archivo Histórico. 50
2.1.2.2 De las Funciones de Coordinación y Supervisión del Archivo de Trámite. 51
2.1.2.2.1 Del Instrumentador de la Estrategia General de Archivo. 51
2.1.2.2.2 el Enlace Ejecutivo en materia de archivo. 52
2.1.2.2.3 De los Enlaces de archivo de las Unidades Administrativas. 53
2.1.2.3 De las Funciones Operativas relativas al Archivo de Trámite. 53
2.1.2.3.1 De las áreas de control de gestión documental. 53
2.1.2.3.2 De los responsables de Archivo de Trámite. 54
2.1.2.4 De la relación o directorio de los enlaces y los responsables de Archivo. 55
2.1.3 De la estructura documental del Sistema Integral de Archivos de Petróleos
Mexicanos. 55
2.1.3.1 De las características de un documento de archivo. 56
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2.1.3.1.1 De los papeles de trabajo que no constituyen un documento
de archivo. 57
2.1.3.2 Del documento de archivo electrónico. 60
2.1.3.3 Del expediente de archivo. 61
2.1.3.3.1 De la portada o guarda exterior de los expedientes de
archivo. 61
2.1.3.3.2 De la apertura e integración de los expedientes de archivo. 67
2.1.3.3.3 Del cierre del expediente de archivo. 70
2.2 Del Cuadro General de Clasificación Archivística. 71
2.3 De los instrumentos de consulta y control archivístico. 73
2.3.1 Del Catálogo de Disposición Documental. 73
2.3.1.1 De la vigencia documental 74
2.3.1.2 Del plazo de conservación de los archivos 76
2.3.1.2.2 Plazo de conservación de los expedientes clasificados como
reservados 76
2.3.1.2.3 Plazo de conservación a partir de una Solicitud de Acceso a
la Información Pública Gubernamental. 77
2.3.2 De los inventarios documentales. 77
2.3.2.1 Del Inventario por Series Documentales anteriores al 12 de junio de 2003. 78
2.3.2.2 Del Inventario por Expedientes de Archivo de Trámite. 78
2.3.2.3 Del Inventario de Transferencias Primarias. 78
2.3.2.4 Del Inventario de Transferencias Secundarias. 78
2.3.2.5 De la Guía Simple de Archivos de Petróleos Mexicanos. 79
2.3.3 De la revisión y actualización de los instrumentos de consulta y control
archivístico. 79
2.3.3.1 De la actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística. 80
2.3.3.2 De la actualización del Catálogo de Disposición Documental. 81
2.3.3.3 De la actualización de la Guía Simple de Archivos. 81
2.4 De la administración de documentos activos. 81
2.4.1 Del Control de Gestión. 81
2.4.2 De la recepción de documentos. 82
2.4.3 Del seguimiento y control de documentos en trámite. 84
2.4.4 Del despacho de la documentación. 86
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2.4.5 De la producción y reproducción de documentos. 87
2.4.6 Del archivo de documentos activos o en trámite. 88
2.4.7 De la conservación, guarda y custodia de los documentos activos. 90
2.4.7.1 De la conservación de los documentos activos. 90
2.4.7.2 De la Guardia y Custodia de los de expedientes y documentos
clasificados como reservados o confidenciales. 91
2.4.8 Del préstamo de expedientes de Archivo de Trámite. 91
2.4.9 De las transferencias primarias. 92
2.5 De la administración de documentos semiactivos o en concentración. 95
2.5.1 Del préstamo de expedientes bajo custodia del Archivo de Concentración. 96
2.5.2 De la valoración documental, las transferencias secundarias y las bajas
documentales. 97
2.5.2.1 De la valoración documental. 97
2.5.2.2 De las transferencias secundarias. 98
2.5.2.3 De las bajas documentales. 98
3. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS PARA LA CLASIFICACIÓN Y DESCLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN LOS
DOCUMENTOS DE ARCHIVO. 100
3.1 De la clasificación de la información. 100
3.1.1 De la leyenda de clasificación. 102
3.1.1.1 De la leyenda para señalar la clasificación de documentos que se
consideran reservados o confidenciales en todo o en parte. 103
3.1.1.2 De la leyenda de clasificación de los expedientes de archivo
reservados o confidenciales 104
3.1.1.2.1 De la leyenda de expedientes clasificados en su totalidad. 104
3.1.1.2.2 De la leyenda de expedientes clasificados parcialmente 106
3.1.2 De las suplencias 107
3.1.3 Del registro de servidores públicos que tienen acceso a los expedientes y
documentos clasificados como reservados o confidenciales. 107
3.2 De la información clasificada como reservada. 107
3.2.1 De la información clasificada como reservada con fundamento en el Art. 13 de
la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental.
107
3.2.2 De la información clasificada como reservada con fundamento en el Art. 14 de
la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública 109
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Gubernamental.
3.2.3 Del periodo de reserva. 110
3.2.3.1 De la ampliación del periodo de reserva. 111
3.2.4 De la versión pública de expedientes y documentos clasificados como
reservados. 111
3.2.5 Del Índice de Expedientes Reservados. 112
3.2.6 De la desclasificación de la información reservada 113
3.3 De la información clasificada como confidencial. 114
3.4 De la responsabilidad de los servidores públicos por incumplimiento de las
obligaciones de transparencia. 116
TRANSITORIOS 119
ANEXOS:
1. Formato e instructivo de llenado del Catálogo de Firmas Autorizadas para etiquetas de
portadas de expedientes de archivo de Petróleos Mexicanos. 121
2. Formato e instructivo de la Relación de enlaces y responsables de archivo. 123
3. Formato e instructivo de llenado de la portada o guarda exterior de los expedientes
de archivo de Petróleos Mexicanos. 125
4. Claves que conforman el Código de Clasificación Archivística de Petróleos Mexicanos. 127
5. Formato e instructivo de llenado del Cuadro General de Clasificación Archivística. 133
6. Formato: Catálogo de Disposición Documental de Petróleos Mexicanos 135
7. Formato: Inventario por Serie Documental 137
8. Formato: Inventario por Expediente de Archivo de Trámite 139
9. Formato: Inventario de Transferencias Primarias 146
10. Formato: Inventario de Transferencias Secundarias 147
11. Formato: Guía Simple de Archivos de Petróleos Mexicanos 148
12. Actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística: Formato para Reportar
Altas
150
13. Actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística: Formato para Reportar
Bajas
152
14. Actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística: Formato para Reportar
Modificaciones
154
15. Actualización del Catálogo de Disposición Documental: Formato para Reportar Altas 156
16. Actualización del Catálogo de Disposición Documental: Formato para Reportar
Modificaciones
158
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Página
17. Formato: Descripción de Series Documentales 161
18. Formato de la Ficha de Préstamo de Expedientes Públicos. 166
19. Formato de la Ficha de Préstamo de Expedientes Clasificados. 167
20. Formato para elaborar el Registro de servidores públicos que tienen acceso a los
expedientes clasificados como reservados o confidenciales. 168
Hoja de Autorización 169
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Antecedentes
La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental,
publicada en el Diario Oficial de la Federación el 11 de junio de 2002, descansa en el
principio de acceso a la información contenida en los expedientes y documentos, que
registran el ejercicio de las atribuciones de las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal.
Debido a que los archivos constituyen el elemento central para el acceso a la
información y la rendición de cuentas, la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental (en adelante la Ley de Transparencia) establece
una serie de disposiciones en esta materia. En primera instancia, la fracción V del
artículo 4 establece como uno de sus objetivos el de mejorar la organización,
clasificación y manejo de los documentos.
En segundo término, dispone en su artículo 29 fracciones V y VI, que entre las funciones
del Comité de Información se encuentran las de establecer y supervisar la aplicación
de los criterios específicos para la dependencia o entidad, en materia de clasificación
y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de
archivos, de conformidad con los lineamientos expedidos por el Instituto Federal de
Acceso a la Información Pública (IFAI) y el Archivo General de la Nación (AGN). Así
como elaborar un programa para facilitar la obtención de información de la
dependencia o entidad, que deberá ser actualizado periódicamente y que incluya las
medidas necesarias para la organización de los archivos.
En tercer lugar, en el artículo 32 se establece que los titulares de las dependencias y
entidades deberán asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos. Asimismo,
deberán elaborar y poner a disposición del público una guía de sus sistemas de
clasificación y catalogación, así como de la organización del archivo.
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El Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental (en adelante el Reglamento) recoge los temas anteriores en sus
artículos del 42 al 46, los cuales enfatizan el establecimiento de un sistema de archivos
que incluya al menos, los procesos para el registro o captura, la descripción desde el
grupo general, subgrupo y expediente, archivo, preservación, uso y disposición final,
entre otros que resulten relevantes.
Así, el mismo Reglamento establece en sus artículos 28 y 43, que los Comités de
Información podrán establecer criterios específicos cuando la naturaleza o
especialidad de la información o de la Unidad Administrativa lo requieran, siempre que
se justifique y no se contravengan los lineamientos expedidos por el Instituto. Dichos
criterios y su justificación deberán publicarse en el sitio de Internet de la entidad, dentro
de los diez días hábiles siguientes a que se emitan o modifiquen.
El 20 de febrero de 2004 se publicaron en el Diario Oficial de la Federación, los
Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de Archivos de las
dependencias y entidades de la Administración Pública Federal (en adelante
Lineamientos Generales de Archivos); en ellos se determinan disposiciones para la
consecución de una correcta administración de archivos que permita asegurar la
validez, autenticidad, confidencialidad, integridad, localización expedita y
disponibilidad de la información contenida en documentos y expedientes.
Para dar cumplimiento al segundo artículo transitorio de los Lineamientos Generales de
Archivos, el titular de Petróleos Mexicanos, con fundamento en los Lineamientos Sexto,
Décimo, Decimoprimero y Decimosegundo, nombró en marzo 2004, a los responsables
del Área Coordinadora de Archivos (hoy denominada Área de Archivística y
Digitalización), del Archivo de Concentración y del Archivo Histórico; dichas
designaciones le fueron notificadas en su oportunidad Archivo General de la Nación
(en adelante AGN) y al Instituto Federal de Acceso a la Información Pública (en
adelante IFAI.
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Además, los Lineamientos Generales de Archivos establecieron que las dependencias y
entidades de la Administración Pública Gubernamental deben contar con una serie de
instrumentos de consulta y control archivístico para lo que se fijaron plazos de
cumplimiento, los cuales se encuentran descritos en los transitorios de los Lineamientos
Generales de Archivos. En el segundo semestre de 2004 Petróleos Mexicanos ya
contaba con sus respectivos cuadros generales de clasificación archivística, catálogo
de disposición documental e inventario por series documentales respecto de la
información generada, obtenida, adquirida, transformada o conservada por cualquier
título con anterioridad al 12 de junio de 2003.
En noviembre de 2004 el Comité de Información de Petróleos Mexicanos, a través del
Área de Archivística y Digitalización, elaboró y publicó en el portal institucional
www.pemex.com, los Criterios Específicos para la organización, conservación y
custodia de los archivos de Petróleos Mexicanos.
Durante los años 2005 y 2006 las Unidades Administrativas de Petróleos Mexicanos han
avanzado significativamente en las acciones para dar cumplimiento a la Ley de
Transparencia, el Reglamento y los Lineamientos Generales de Archivo. Por lo anterior,
el Área de Archivística y Digitalización apoyó al Comité de Información de Petróleos
Mexicanos en la actualización de los presentes Criterios.
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Marco Legal y Normativo
1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Diario Oficial de la
Federación del 05 de febrero de 1917, reformada el 17 de enero del 2007.
2. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Diario Oficial
de la Federación, 4 de enero de 2000, última reforma publicada en el Diario Oficial
de la Federación el 20 de febrero del 2007. Artículo 56.
3. Ley de Fiscalización Superior de la Federación. Diario Oficial de la Federación, 29 de
diciembre de 2000, reformada el 04 de abril del 2005. Artículos 12 y 74, Fracción VIII.
4. Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados de las Mismas. Diario Oficial de la
Federación. 4 de enero de 2000, reformada el 7 de julio del 2005. Artículos 22, 27, 36
y 42 fracciones IV y XI.
5. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Diario Oficial de la
Federación. 30 de marzo de 2006, reformada el 27 de diciembre de 2006. Artículos
106 y 109.
6. Ley Federal de Procedimiento Administrativo. Diario Oficial de la Federación, 4 de
agosto de 1994. Reformada el 30 de mayo de 2000.
7. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Diario
Oficial de la Federación, 13 de marzo de 2002, reformada el 21 de agosto de 2006.
Artículo 8, fracciones IV y V.
8. Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Diario Oficial de la
Federación, 31 de diciembre de 1982, reformada el 13 de junio de 2003. Artículo 47,
Fracción IV.
9. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
Diario Oficial de la Federación, Diario Oficial de la Federación, 11 de junio de 2002,
reformada el 06 de junio del 2006. Artículos 4 fracción V, 29 fracciones V y VI, 32, 37
fracción IV y Décimo Transitorio.
10. Ley Federal del Trabajo. Diario Oficial de la Federación, 01 de abril de 1970,
reformada en su última ocasión el 17 de enero del 2006. Artículo 804
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11. Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos. Diario
Oficial de la Federación, 6 de mayo de 1972 y reformada el 13 de enero de 1986.
Artículo 36, Fracción II.
12. Ley General de Bienes Nacionales. Diario Oficial de la Federación, 20 de mayo de
2004. Artículo 6, fracciones XV y XVIII.
13. Ley General para la Prevención y Gestión Integral de los Residuos. Diario Oficial de
la Federación, 08 de octubre de 2003, reformada el 22 de mayo del 2006, Articulo 7
Fracción XVIII y Artículos 34 y 35.
14. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Diario Oficial de la Federación,
29 de diciembre de 1976 y reformada el 02 de junio del 2006. Artículos 20 y 27,
Fracción XIX.
15. Decreto que establece las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la
Administración Pública Federal. Diario Oficial de la Federación, 4 de diciembre de
2006.
16. Decreto por el que las dependencias y entidades de la Administración Pública
Federal, la Procuraduría General de la República, las Unidades Administrativas de la
Presidencia de la República y los órganos desconcentrados donarán a título gratuito
a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos, el desecho de papel y cartón a
su servicio cuando ya no les sean útiles. Diario Oficinal de la Federación, 21 de
febrero de 2006.
17. Acuerdo por el que se modifica el Cuadragésimo de los Lineamientos de Protección
de Datos Personales. Diario Oficial de la Federación, 17 de julio del 2006.
18. Acuerdo presidencial que establece los Lineamientos a que se sujetará la guarda,
custodia y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental. Diario
Oficial de la Federación, 25 de agosto de 1998.
19. Acuerdo que tiene por objeto crear en forma permanente la Comisión
Intersecretarial para el Desarrollo del Gobierno Electrónico. Diario Oficial de la
Federación, 9 de diciembre de 2005.
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20. Acuerdo que establece las disposiciones que deberán observar los servidores
públicos al separase de su empleo, cargo o comisión, para realizar la entrega-
recepción del informe de los asuntos a su cargo y de los recursos que tengan
asignados. Diario Oficial de la Federación, 10 de octubre de 2005.
21. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental. Diario Oficial de la Federación, 11 de junio de 2003. Artículos del 42
al 46.
22. Código Penal Federal. Diario Oficial de la Federación, 14 de agosto de 1931,.
23. Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetará la guarda,
custodia y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental. Secretaría
de Hacienda y Crédito Público, 25 de agosto de 1998.
24. Guía para el cumplimiento de los lineamientos generales para la organización,
conservación de archivos de las dependencias y entidades de la Administración
Pública Federal. Archivo General de la Nación.
25. Instructivo para el Trámite y Control de Bajas de Documentación del Gobierno
Federal. Dirección del Sistema Nacional de Archivos del AGN, Acuerdo
1.1./O/24/06/04.
26. Lineamientos de Protección de Datos Personales. Diario Oficial de la Federación, 30
de septiembre del 2005.
27. Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la información
de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Diario Oficial
de la Federación, 18 de agosto de 2003.
28. Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las
dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Diario Oficial de la
Federación, 20 de febrero de 2004.
29. Lineamientos para la elaboración de versiones públicas, por parte de las
dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Diario Oficial de la
Federación, 13 de abril del 2006.
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30. Lineamientos para la operación, funcionalidad, comunicación y seguridad de los
sistemas automatizados de control de gestión. Subcomisión de los Sistemas
Automatizados de Control de Gestión dependiente de la Comisión Intersecretarial
para el Desarrollo del Gobierno Electrónico, Diario Oficial de la Federación, 24 de
abril de 2006.
31. Lineamientos para la homologación, implantación y uso de la Firma Electrónica
Avanzada en la Administración Pública Federal. Subcomisión de Firma Electrónica
Avanzada (FEA), 24 de agosto de 2006.
32. Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal para notificar al Instituto Federal de Acceso a la
Información Pública los Índices de Expedientes Reservados. publicado en el sitio de
Internet del IFAI el 19 de diciembre del 2003.
33. Lineamientos para la formulación del informe de rendición de cuentas de la
Administración Pública Federal 2000-2006, así como para la elaboración e
integración de libros blancos. Diario Oficial de la Federación, 10 de octubre de
2005.
34. Manual de Políticas y Normas de los Sistemas Red de Archivos del Gobierno Federal.
Archivo General de la Nación, noviembre de 2002.
35. Norma Internacional General de Descripción Archivística. (ISAD G)
36. Norma Oficial Mexicana NOM 168 SSA1-1998 del expediente clínico.
37. Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal correspondiente.
Diario Oficial de la Federación del 28 de diciembre de 2006. Artículo 23.
Normatividad Interna:
38. Acuerdo CA-393/2004 de la Sesión Ordinaria No. 755 del 4 de noviembre de 2004
del Consejo de Administración de Petróleos Mexicanos, mediante el cual se
aprueba el uso de la Firma Electrónica en Petróleos Mexicanos y Organismos
Subsidiarios.
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39. Acuerdo CA-409/2004 de la Sesión Ordinaria No. 755 del 4 de noviembre de 2004
del Consejo de Administración de Petróleos Mexicanos, mediante el cual se
aprueba la Estrategia General para la Organización, Conservación y Custodia de
los Archivos de Petróleos Mexicanos.
40. Acuerdo CA-458/2006 de la Sesión Ordinaria No. 775 del 23 de noviembre de 2006
del Consejo de Administración de Petróleos Mexicanos en el que se autoriza donar
a título gratuito a favor de la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos
(CONALITEG), el desecho de papel y cartón que se genere cuando ya no sea de
utilidad para el Organismo.
41. Bases Generales en Materia de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestaria
para Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios durante el Ejercicio Fiscal
Correspondiente, Dirección Corporativa de Administración.
42. Criterios Generales para el uso de la Firma Electrónica y los documentos asociados
a la misma, en Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios, Comisión Asesora de
Tecnologías de Información de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios, 22
de junio de 2005, I-CRITEXX-0000542, 22 de junio de 2005
43. Criterio para dar a conocer las técnicas y procedimientos para la conservación de
los archivos contables, Dirección Corporativa de Finanzas-Subdirección de Sistemas
de Información Financiera, I-CRITEXX-0000036, 26 de febrero de 1999.
44. Criterios para la Administración del Régimen Fiscal de Petróleos Mexicanos y
Organismos Subsidiarios. Dirección Corporativa de Finanzas- Gerencia Fiscal, I-
CRITEXX-0000786 del 30 de junio del 2006, Apartados 16.11 y 16.12.
45. Criterio sobre los Archivos Contables, Dirección Corporativa de Finanzas-
Subdirección de Sistemas de Información Financiera, I-CRITEXX-0000038, 25 de
marzo de 1999.
46. Lineamientos para el Uso del Correo Electrónico de Petróleos Mexicanos y
Organismos Subsidiarios, Dirección Corporativa de Administración-Gerencia de
Ingeniería de Telecomunicaciones, -LINEAXX-0000132, 01 de julio de 2001.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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1. Disposiciones Generales
1.1 Del Objeto
Los presentes Criterios tienen por objeto establecer el marco para la organización,
conservación y custodia de los archivos de Petróleos Mexicanos.
1.2 Del ámbito de aplicación
Los presentes Criterios son de aplicación general y observancia obligatoria en Petróleos
Mexicanos.
1.3 Definiciones
Acceso a la información pública: 1. Derecho de las personas a consultar la
documentación de archivo que generan, obtienen o conservan las Unidades
Administrativas de Petróleos Mexicanos. 2. Acceso ciudadano a la información
contenida en los expedientes y documentos, que registran el ejercicio de las
atribuciones de las dependencias y entidades de la administración pública federal, por
lo que los archivos constituyen el medio que permitirá el acceso a dicha información y
auspiciará la rendición de cuentas (Guía para el cumplimiento de los lineamientos generales para
la organización y conservación de archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública
Federal).
Administración de documentos: 1. Conjunto de métodos y prácticas destinados a
planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso,
selección y destino final de los documentos de archivo (Art. Segundo, Lineamientos Generales
para la organización y conservación de los archivos). 2. Metodología destinada a planear, dirigir
y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final
de los documentos de archivo con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los
mismos a lo largo de su ciclo de vida. Posibilita el tratamiento de los fondos desde su
creación hasta su depósito definitivo en el archivo histórico (ADABI: Apoyo al Desarrollo de
Archivos y Bibliotecas de México, AC ).
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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Almacenamiento de documentos: Podrán almacenarse por medios o en soportes
electrónicos e informáticos todos los documentos utilizados en las actuaciones
administrativas.
Archivo: 1. Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son
producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por las dependencias y
entidades (Art. Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos).
2. Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y
servicio a los documentos engrosados en los expedientes. 3. Edificio o parte de un
edificio donde los documentos son conservados (ADABI).
Archivo de Concentración: Unidad responsable de la administración de documentos
cuya consulta es esporádica por parte de las Unidades Administrativas de Petróleos
Mexicanos, y que permanecen en él hasta su destino final (Art. Segundo, Lineamientos
Generales para la organización y conservación de los archivos).
Archivo Contable: Lo constituye el conjunto de la documentación original consistente
en libros de contabilidad, registros contables, libros y registros sociales, documentos de
contabilización o de afectación contable, justificativos y comprobatorios del ingreso y
gasto públicos, y en su caso, los autorizados por la Secretaría de Hacienda y Crédito
Público.
También forman parte de este archivo la información generada por el sistema de
contabilidad, expedientes de cierre, catálogos de cuentas, instructivos de manejo de
cuentas, guías de contabilización y cualquier otro tipo de instructivo de contabilidad,
así como la información grabada en disco óptico y la microfilmada; en caso de operar
sistemas electrónicos de contabilidad: los diseños, diagramas, manuales y la
información necesaria para su operación.
De igual forma incluye las copias de documentos, tales como pagos de contribuciones
y depósitos bancarios y los documentos emitidos por Petróleos Mexicanos, Organismos
Subsidiarios, en los que se tenga que entregar el original, como es el caso de facturas y
avisos de cargo o débito. (Criterios para dar a conocer las técnicas y procedimientos para la
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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conservación de los archivos contables. Dirección Corporativa de Finanzas-Subdirección de Sistemas de
Información Financiera, I-CRITEXX-0000036, 26 de febrero de 1999).
Archivo de Trámite: Unidad responsable de la administración de documentos de uso
cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una Unidad
Administrativa (Art. Segundo, Art. Segundo, Fracc. II, Lineamientos Generales para la organización y
conservación de los archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal).
Archivo Histórico: Unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y
divulgar la memoria documental institucional (Art. Segundo, Art. Segundo, Fracc. V, Lineamientos
Generales para la organización y conservación de los archivos de las Dependencias y Entidades de la
Administración Pública Federal).
Área de Archivística y Digitalización: Área de Gestión Archivística y Digitalización de
Petróleos Mexicanos, adscrita a la Coordinación de Programas Gubernamentales y
Consolidación Estratégica, de la Dirección Corporativa de Administración..
Asunto: Contenido específico de los documentos de archivo y expedientes de una
serie que permite la individualización dentro del conjunto de características
homogéneas al que están integrados. También es el tema, motivo, argumento,
materia, cuestión, negocio o persona de que trata un expediente o documento de
archivo y que se genera como consecuencia de una acción administrativa (Guía para la
organización y control del expediente de archivo. AGN).
Autenticación: es el proceso en virtud del cual se constata que un servidor público de
una dependencia o entidad de la Administración Pública Federal es el que dice ser y
que tal situación es demostrable ante terceros (Artículo 2, Lineamientos para la operación,
funcionalidad, comunicación y seguridad de los sistemas automatizados de control de gestión.
Subcomisión de los Sistemas Automatizados de Control de Gestión dependiente de la Comisión
Intersecretarial para el Desarrollo del Gobierno Electrónico, 24 de abril de 2006).
Autenticidad: Verificar si la persona con quien tratamos es realmente quien dice ser.
Tener la certeza de que un mensaje es enviado o recibido efectivamente por la
persona con quien deseamos intercambiar la información. (Criterios Generales para el uso de
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 18 de 169
la Firma Electrónica y los documentos asociados a la misma, en Petróleos Mexicanos y Organismos
Subsidiarios).
Baja documental: Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus
valores administrativos, legales, fiscales, contables o técnicos y que no contenga
valores históricos (Art. Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los
archivos).
Calendario de caducidades: Programa de actividades elaborado por el responsable
del Archivo de Concentración en el que se registran las fechas de conclusión de la
guarda precautoria de todos los expedientes transferidos por los Archivos de Trámite de
Petróleos Mexicanos, a efecto de detectar oportunamente la documentación
susceptible de baja o transferencia secundaria.
Carátula: Cubierta de un legajo.
Carpeta: Es un elemento utilizado para archivar cualquier tipo de información con
facilidad, puede ser electrónico y/o un contenedor físico que sirve para integrar en
forma ordenada documentos de archivo.
Catalogar: 1. Describir, de acuerdo con las instrucciones, normas o reglas pertinentes,
las piezas que constituyen un fondo. 2. Elaborar catálogos de piezas documentales que
constituyen el fondo documental, describiéndolas de acuerdo con las reglas
establecidas al efecto (Diccionario del Archivero Bibliotecario).
Catálogo de disposición documental: 1. Registro general y sistemático que establece
los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la
clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final (Art. Segundo, Lineamientos
Generales para la organización y conservación de los archivos). 2. Instrumento que establece las
políticas y criterios sobre la conservación y vigencia de los documentos de archivo a lo
largo de su ciclo de vida. Y en el cual se debe tomar en cuenta el tratamiento que por
ley o disposición jurídica se da a ciertos documentos (ADABI).
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 19 de 169
Ceja: Parte de las contratapas del libro o fólder que sobresale de su respectivo corte,
por lo que es la diferencia que hay entre el corte de las hojas y el corte o borde de las
tapas (Diccionario del Archivero Bibliotecario).
Centro Gestor: Es la Clave Presupuestal que representa el nivel mínimo de los entes
administrativos para el registro de la información, que en su estructura muestra la
dependencia de las gerencias y que se asocia a la Entidad y Municipio en que se
localiza. (Procedimiento para la actualización del Catálogo de Codificación Única de Centros de Trabajo y
Departamentos de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios, DCA, Subdirección Corporativa de Recursos
Humanos). En el Sistema Integral de Archivos de Petróleos Mexicanos, el Centro Gestor se
utiliza para identificar la ubicación física específica de los expedientes de archivo, esta
clave se conforma por 8 dígitos, los 3 primeros se refieren al Centro de Trabajo, y los
siguientes 5 a la clave del departamento.
Centro de Trabajo: Cada una de las áreas o instalaciones de Petróleos Mexicanos y
Organismos Subsidiarios.
Ciclo vital de los documentos: Etapas por las que sucesivamente atraviesan los
documentos de archivo desde que se producen (Archivo de Trámite) y pasan por el
Archivo de Concentración, hasta que se eliminan o se conservan en un Archivo
Histórico. Técnicamente se divide en tres fases: fase activa, semiactiva e inactiva de los
documentos, de acuerdo con la identificación y asignación de sus valores primarios -
administrativo, legal, fiscal, contable y técnico- o secundarios -testimonial, evidencial,
informativo- (ADABI).
Clasificación: El acto por el cual se determina que la información que posee una
dependencia o entidad es reservada o confidencial (Art. 2 Reglamento de la Ley de
Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental).
Clasificar: Acción que consiste en separar un conjunto de elementos, estableciendo
clases o grupos (fondo, secciones y series) respetando el principio de procedencia y
bajo el esquema del cuadro de clasificación (ADABI).
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 20 de 169
Clasificación archivística: Proceso de identificación y agrupación de expedientes
homogéneos con base en la estructura funcional de Petróleos Mexicanos. (Art. Segundo,
Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos).
Código Alterno : Conjunto de hasta 30 caracteres alfanuméricos cuyo uso es optativo y
que es asignado por cada área de procedencia a sus expedientes de archivo. Su
utilidad reside en constituirse en una referencia del asunto del expediente o del
método de ordenación utilizado, así como de números de expedientes existentes
previos a la publicación de los Lineamientos Generales de Archivos.
Código de clasificación archivística: conjunto de claves alfanuméricas que permite
diferenciar una serie o subserie documental de otra; así como establecer su
pertenencia a un fondo, subfondo, sección y subsección, en su caso.
Comité de Información: Órgano colegiado constituido en Petróleos Mexicanos en
cumplimiento de los artículos 29 y 30 de la Ley de Transparencia, el cual está integrado
por:
Un servidor público designado por el titular de la dependencia o entidad;
El titular de la unidad de enlace, y
El titular del órgano interno de control de cada dependencia o entidad.
Y sus funciones serán:
Coordinar y supervisar las acciones y procedimientos de la dependencia tendientes a
proporcionar y asegurar la mayor eficiencia en la gestión de las solicitudes de acceso
a la información. Realizar a través de la Unidad de Enlace, las gestiones necesarias
para localizar los documentos administrativos en los que conste la información
solicitada.
Confirmar, modificar o revocar la clasificación de la información hecha por los titulares
de las Unidades Administrativas de la dependencia; estableciendo la aplicación de los
criterios específicos en materia de clasificación y conservación de los documentos
administrativos.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 21 de 169
Elaborar un programa para facilitar la obtención de información de la dependencia,
que deberá actualizarse periódicamente e incluir las medidas necesarias para la
organización de los archivos. El Comité adoptará sus decisiones por mayoría de votos.
Compresión: consiste en la reducción de la cantidad de datos a grabar.
Confidencialidad: Aseguramiento de que la información en documentos electrónicos
es accesible sólo a aquellos servidores públicos autorizados para tener acceso a la
misma (Artículo 2, Lineamientos para la operación, funcionalidad, comunicación y seguridad de los
sistemas automatizados de control de gestión. Subcomisión de los Sistemas Automatizados de Control de
Gestión dependiente de la Comisión Intersecretarial para el Desarrollo del Gobierno Electrónico, 24 de abril
de 2006).
Conservación de archivos: 1. Conjunto de procedimientos y medidas destinados a
asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas y de información de los
documentos de archivo (Art. Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación
de los archivos). 2. Salvaguardar, proteger y resguardar el patrimonio documental,
mediante la aplicación de las técnicas y procedimientos, que en cada caso
convenga, para evitar posibles daños en la documentación por factores ambientales o
fortuitos.
Conservación precaucional o guarda precautoria: Disposición que fija el tiempo que
deben guardarse los documentos en el Archivo de Concentración antes de proceder
a la selección y valoración histórica para su conservación permanente o baja
definitiva.
Consulta: 1. Revisión de los documentos de archivo por parte de los usuarios conforme
a las normas y políticas establecidas para ello. 2. Función básica de los archivos que
consiste en poner los documentos que conserva a disposición de sus usuarios, dentro
de las normas establecidas. 3. Acceso a los archivos con el fin de conocer su
contenido (Guía para la organización y control del expediente de archivo. AGN).
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 22 de 169
Contenedor: Recipiente consistente, normalmente provisto de dispositivos (ganchos,
anillos, soportes, ruedas, etc.) para facilitar la manipulación, estiba, organización y
resguardo de objetos.
Correo electrónico: Es una herramienta de comunicación que permite el intercambio
de información de una persona con otra o hacia un grupo predefinido de usuarios;
también permite el envío de copias de la información hacia otros individuos o grupos
de personas e inclusive el envío de copias “ciegas” hacia otros buzones (Lineamientos
para el Uso del Correo Electrónico en Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios).
Cuadro General de Clasificación Archivística: 1. Instrumento técnico que refleja la
estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de Petróleos
Mexicanos. (Art. Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos).
2. Esquema gráfico que refleja la estructura y funciones del organismo. Se utiliza para la
organización del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura:
secciones y series (ADABI).
Custodia: Responsabilidad sobre el cuidado de los documentos que se basa en su
posesión física y que no siempre implica la propiedad jurídica ni el derecho a controlar
el acceso a los documentos (ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística).
Datos personales: Información a que hacen referencia los artículos 3 fracción II de la
Ley, y Segundo de los Lineamientos de Protección de Datos Personales.
Depuración: Se entiende como el proceso de selección final de los documentos que
serán conservados considerando los siguientes objetivos: garantizar la correcta
evaluación y disposición de los documentos, detectar los valores de cada uno de los
tipos documentales, la vigencia o prescripción en el contexto de su ciclo vital, así
como la eliminación oportuna de los materiales cuyos valores primarios hayan prescrito,
y que carezcan de la importancia que justifique su ulterior conservación (Introducción a la
operación de archivos en dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal).
Desclasificar: Acción de eliminar el acceso y consulta restringidos sobre una
información clasificada como reservada de un documento o expediente de archivo,
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 23 de 169
de conformidad con los Lineamientos Décimo Tercero y Décimo Cuarto de los
Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la información de las
dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.
Descripción Archivística: Proceso destinado a elaborar instrumentos de consulta que
faciliten el acceso y conocimiento de los archivos (Guía para la organización y control del
expediente de archivo. AGN).
Destino final: Selección en los archivos de trámite o concentración de aquellos
expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de
baja o transferirlos a un Archivo Histórico..
Dictamen de valoración documental: Documento técnico que elabora y autoriza el
Archivo de Concentración para determinar el destino final de los documentos.
Digitalización: convertir un documento impreso a un documento electrónico en
formato digital.
Disponibilidad: Utilización de la información contenida en un documento, a través de
su clasificación, valoración y vigencia en archivo.
Disposición: Producto final de la valoración y vigencia de los documentos:
transferencia primaria o secundaria, conservación precautoria o permanente o baja
documental para su reciclaje (Guía para la organización y control del expediente de archivo,
AGN).
Documentación activa o en trámite: Aquélla necesaria para el ejercicio de las
atribuciones de las Unidades Administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el
Archivo de Trámite (Art. Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los
archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, Diario Oficial de la
Federación, 20 de febrero de 2004).
Documentos Comprobatorios: Son todos aquellos documentos originales que generan y
amparan registros en la contabilidad de Petróleos Mexicanos y demuestran que éstos:
recibieron o proporcionaron, en su caso, los bienes y servicios que generaron
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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obligaciones o derechos; recibieron o entregaron dinero en efectivo o títulos de crédito
o sufrieron transformaciones internas o eventos económicos que modificaron la
estructura de sus recursos o de sus fuentes (Criterios para dar a conocer las técnicas y
procedimientos para la conservación de los archivos contables. Dirección Corporativa de Finanzas-
Subdirección de Sistemas de Información Financiera, I-CRITEXX-0000036, 26 de febrero de 1999).
Documentación histórica: Aquella que contiene evidencia y testimonios de las
acciones de Petróleos Mexicanos, por lo que debe conservarse permanentemente (Art.
Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos), administrada
por el Archivo Histórico de Petróleos Mexicanos en la clasificación documental de
Expropiación Petrolera.
Documentación semiactiva: Aquélla de uso esporádico que debe conservarse por
razones administrativas, legales, fiscales, contables o técnicas en el Archivo de
Concentración (Art. Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los
archivos).
Documental: Que se funda en documentos o se refiere a ellos.
Documento: entidad identificada y estructurada que contiene texto, gráficos, sonidos,
imágenes o cualquier otra clase de información que puede ser almacenada, editada,
extraída e intercambiada entre sistemas de tratamiento de la información o usuarios
como una unidad diferenciada.
Documento de archivo: cualquier registro que documente un hecho, acto
administrativo, jurídico, fiscal, contable o técnico, creado, recibido, manejado y usado
en el ejercicio de las facultades y actividades de las Unidades Administrativas de
Petróleos Mexicanos, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos
podrán estar en cualquier tipo documental y medio o soporte sea escrito, impreso,
sonoro, visual, electrónico, informático u holográfico
Documento electrónico: Información que puede constituir un documento de archivo
cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta específica para
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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leerse o recuperarse (Art. Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de
los archivos).
Documento original: Todo registro implicado en los procesos sustantivos de cada
Unidad Administrativa generado, recibido, transformado o usado que cuente con
firmas autógrafas, sellos de recibido, o sean copias que con carácter de original
reciban las Unidades Administrativas de Petróleos Mexicanos, así como las autorizadas
por la Secretaria de Hacienda y Crédito Público, conforme a los Lineamientos a que se
sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación del Archivo Contable
Gubernamental. Se define para diferenciarlo de las fotocopias simples que son
repeticiones de la información que suelen conservar las áreas.
Donación de papel: Las dependencias y entidades de la Administración Pública
Federal, sin perjuicio del cumplimiento de las disposiciones jurídicas aplicables, donarán
a título gratuito a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos, el desecho de
papel y cartón existente cuando ya no le sea útil, con la única y exclusiva finalidad de
que dicha Comisión los permute por papel reciclado que utilizará en la producción de
libros de texto y materiales de apoyo educativo para el cumplimiento de su objeto.
Ejemplar: Cada una de las unidades o copias resultantes de la reproducción de un
documento (Diccionario del Archivero Bibliotecario).
Etiqueta: Marbete o cédula que se adhiere o coloca sobre el material documental
para recoger la signatura topográfica, su código de barras para controlarlo o símbolos
ideográficos con los que se interpreta su contenido temático (Diccionario del Archivero
Bibliotecario).
Estrategia General de Archivos: El Comité de Información, a través del Área de
Archivística y Digitalización, sometió a consideración del H. Consejo de Administración
de Petróleos Mexicanos, la Estrategia General para la Organización, Conservación y
Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos, la cual fue autorizada en su sesión
ordinaria 755 del 4 de noviembre de 2004. Mediante el acuerdo 409/2004, el máximo
Órgano de Gobierno de la entidad, instruyó al Director General de Petróleos
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 26 de 169
Mexicanos, en su carácter de Presidente de los Consejos de Administración de los
Organismos Subsidiarios, sometiera a consideración de sus respectivos Consejos de
Administración la adopción de la referida Estrategia General, así como los criterios que
al efecto se expidieran. En 2005, los Consejos de Administración de Pemex -Exploración
y Producción, Pemex-Refinación, Pemex-Gas y Petroquímica Básica, y Pemex-
Petroquímica autorizaron la aplicación de la Estrategia General de Archivos impulsada
por el Área de Archivística y Digitalización, cuyos objetivos generales son “Optimizar el
manejo de archivos en la Industria con el fin de apoyar su operación integral” y
“Cumplir, en tiempo y forma, con la normatividad establecida (LFTAIPG, su Reglamento
y los Lineamientos Generales de Archivo)”. Entre los elementos centrales de la
Estrategia, se destacan los referidos a: a) La estandarización de la organización,
conservación y custodia de los archivos en la Industria Petrolera Estatal, con apoyo
tecnológico; b) El establecimiento de una Solución Tecnológica Documental para el
manejo de la información en tres ámbitos: Control de Gestión Documental, Control y
Trámite de Solicitudes de Acceso a la Información Pública y, Consulta y Control
Archivístico, y c) El establecimiento del Grupo Directivo de Archivos del Corporativo,
Organismos Subsidiarios.
Expediente: 1. Unidad documental constituida por uno o varios documentos de
archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de una
dependencia o entidad (Art. Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación
de los archivos). 2. Unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su
uso corriente, o bien durante el proceso de organización archivística, porque se
refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad
básica de la serie (ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística).
Expediente público: Unidad documental constituida en su totalidad por documentos
de archivo que contienen información pública.
Expediente parcialmente confidencial: Unidad documental constituida tanto por
documentos públicos, como por uno o varios documentos de archivo que contengan
información entregada con tal carácter por los particulares a Petróleos Mexicanos, y
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 27 de 169
datos personales que requieran consentimiento de los individuos para su difusión,
distribución y comercialización en los términos de la Ley de Transparencia.
Expediente parcialmente reservado: Unidad documental constituida tanto por
documentos públicos, como por uno o varios documentos de archivo clasificados
como reservados con fundamento en los artículos 13 y/o 14 de la Ley de Transparencia.
Expurgo: Consiste en el retiro de los documentos de archivo repetidos o inútiles
contenidos en un expediente determinado, durante la revisión previa a su transferencia
al Archivo de Concentración (Guía para la organización y control del expediente de archivo. AGN).
Ficha técnica de prevaloración. Formato que contiene la descripción de las funciones
o atribuciones que dieron origen a la documentación, carácter de esas funciones o
atribuciones, valores y datos mínimos de los archivos, así como la metodología de
valoración, que se elabora para la solicitud de baja o transferencia de archivos.
Firma: Rúbrica, nombre o apellidos, nombre y apellido, o título, de una persona, que
ésta pone con o sin su rúbrica al pie de un documento escrito de mano propia o ajena,
para darle autenticidad, para expresar que se aprueba el contenido, o para obligarse
a lo que en él se dice (Diccionario del Archivero Bibliotecario).
Firma Electrónica: Los datos en forma electrónica consignados en un Mensaje de Datos
o adjuntados o lógicamente asociados al mismo por cualquier tecnología, que son
utilizados para identificar al firmante en relación con el mensaje de datos e indicar que
el firmante aprueba la información contenida en éste. (Lineamientos para la homologación,
implantación y uso de la firma electrónica avanzada en la Administración Pública Federal, Capítulo I,
Publicado en el Diario Oficial de la Federación el 24 de Agosto de 2006).
Firma Electrónica Avanzada (FIEL): La Firma Electrónica Avanzada que permite la
identificación del Firmante y ha sido creada por medios electrónicos bajo su exclusivo
control, de manera que está vinculada únicamente al mismo y a los datos a los que se
refiere, lo que permite que sea detectable cualquier modificación ulterior de éstos.
(Lineamientos para la homologación, implantación y uso de la firma electrónica avanzada en la
Administración Pública Federal, Capítulo I, Publicado en el Diario Oficial de la Federación el 24 de Agosto
de 2006).
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 28 de 169
Fólder: 1. Cubierta con que se resguardan los legajos. 2. Pieza rectangular de cartón o
de plástico, que, doblada por la mitad, sirve para guardar o clasificar documentos de
archivo.
Foja: Hoja de papel de un documento legal.
Foliación: 1. Serie numerada de los folios de un escrito o impreso (Diccionario del Archivero
Bibliotecario). 2. Numeración que se da a los folios de una unidad documental o
expediente (Guía para la organización y control del expediente de archivo. AGN).
Foliar: Numerar los folios de un documento, es decir, dar un solo número a cada hoja y
anotarlo en su anverso (Diccionario del Archivero Bibliotecario).
Folio: 1. Pieza documental numerada que forma parte de un documento de archivo o
de un expediente (Guía para la organización y control del expediente de archivo. AGN). 2. Hoja de
papel que resulta de cortar por la mitad un pliego y cuyo tamaño equivale a dos
cuartillas.
Fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o
entidad, con cuyo nombre se identifica (Art. Decimocuarto, Lineamientos Generales para la
organización y conservación de los archivos).
Glosa: 1. Explicación o comentario de un texto difícil de entender, especialmente el
añadido en letra más fina entre líneas o al margen de un texto manuscrito. 2. Nota o
reparo que se pone en las cuentas a una o varias partidas de ellas (Diccionario del
Archivero Bibliotecario). 3. Consiste en la verificación de una adecuada organización de la
documentación dentro de un expediente, siguiendo una secuencia lógica de
integración amparada en el principio de procedencia y orden original incluyendo
procesos de foliación y anotaciones que se consideren pertinentes para el control de la
documentación.
Guía simple de archivo: Esquema general de descripción de las series documentales
de los archivos de Petróleos Mexicanos, que indica sus características fundamentales
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística y sus datos generales (Art.
Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos).
Índice de contenido del expediente: Lista de los asuntos o temas y número de
referencia de los documentos de archivo que forman parte de cada uno de los tomos
o legajos de un expediente y que refleja su orden de integración en el mismo, la cual
es elaborada de acuerdo a las necesidades de cada Unidad Administrativa.
Índice de Expedientes Reservados. Relación de los expedientes clasificados como
reservados por los titulares de las Unidades Administrativas de Petróleos Mexicanos, y
que deberá contener al menos: el rubro temático respectivo, los números de
expediente o la identificación de los expedientes que forman parte de dichos rubros
(sin necesidad de especificar, en su caso, las partes o secciones del mismo que se
consideran reservadas), la Unidad Administrativa que clasifica la información, la fecha
de clasificación, su fundamento legal y el plazo de reserva (Artículo 2, Lineamientos que
deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para notificar al
Instituto Federal de Acceso a la Información Pública los índices de expedientes reservados, Diario Oficial
de la Federación 9 de diciembre de 2003).
Información. La referida en la fracción V del artículo 3 de la Ley Federal de
Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
Información confidencial. Como tal se considerará:
I. La entregada con tal carácter por los particulares a Petróleos Mexicanos, de
conformidad con lo establecido en el Artículo 19 de la Ley, y
II. Los datos personales que requieran consentimiento de los individuos para su
difusión, distribución y comercialización en los términos de la Ley,
No se considerara confidencial la información que se halle en los registros públicos o en
fuentes de acceso público (Art. 18 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental).
Información reservada: Aquella que se encuentra temporalmente sujeta a alguna de
las excepciones previstas en los Artículos 13 y 14 de la Ley (Art. 3 Ley Federal de Transparencia
y Acceso a la Información Pública Gubernamental).
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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Información Pública: 1. La que se encuentra en registros públicos o en fuentes de
acceso público. 2. Toda aquella contenida en documentos de archivo, que posean las
Unidades Administrativas de Petróleos Mexicanos, excepto la clasificada como
reservada o confidencial.
Instituto: Aquel a que hace referencia la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental en sus artículos 33 y 3 fracción VII.
Instrumento de descripción: Término genérico que sirve para denominar cualquier
descripción o instrumento de referencia realizado o recibido por un servicio de archivos
en el desarrollo del control administrativo e intelectual de los documentos (ISAD (G) Norma
Internacional General de Descripción Archivística).
Integridad: Garantizar que la información transmitida a través de medios electrónicos
no es modificada, alterada o borrada en el transcurso de su envío, recepción y
almacenamiento.. (Criterios Generales para el uso de la Firma Electrónica y los documentos asociados
a la misma, en Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios).
Inventarios documentales: Instrumentos de consulta que describen las series y
expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general),
transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja
documental), (Art. Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los
archivos).
ISAD (G), Norma Internacional General de Descripción Archivística: Norma que
estandariza la descripción de los archivos con la finalidad de asegurar la creación de
descripciones coherentes, apropiadas e inteligibles por sí mismas; facilitar la
recuperación y el intercambio de información sobre documentos de archivo y
posibilitar la integración de descripciones de diferentes archivos en un sistema
unificado de información. En 1993 fue aprobada por el Consejo Internacional de
Archivos en Estocolmo, Suecia (ADABI).
Legajo: Atado o conjunto de papeles de un mismo asunto o un mismo expediente y
que es necesario dividir por su volumen documental.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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Ley: La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental (Diario Oficial de la Federación, 11 de junio de 2002).
Leyenda de clasificación: Marca establecida en los Lineamientos para la clasificación
y desclasificación de información, para señalar la clasificación de reserva o
confidencialidad de documentos o expedientes de archivo de las Unidades
Administrativas de Petróleos Mexicanos.
Lineamientos Generales de Archivos: Los Lineamientos Generales para la organización
y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración
Pública Federal (Diario Oficial de la Federación, 20 de febrero de 2004).
Lineamientos para la clasificación y desclasificación de información: Los Lineamientos
Generales para la clasificación y desclasificación de la información de las
dependencias y entidades de la Administración Pública Federal (Diario Oficial de la
Federación, 18 de agosto de 2003).
Lomo: Parte exterior de una carpeta o cuaderno por donde han quedado dobladas
sus hojas (Diccionario del Archivero Bibliotecario).
Marco Normativo: Conjunto de disposiciones y reglas obligatorias en su cumplimiento,
que son orientadas a regular y facilitar la integración, operación y desarrollo de
determinada actividad y, que sirven como elemento de apoyo para la toma de
decisiones.
Medio: mecanismo, instalación, equipo o sistema de tratamiento de la información que
permite, utilizando técnicas electrónicas, o informáticas producir, almacenar o
transmitir documentos, datos e informaciones.
Mensaje de Datos: La información generada, enviada, recibida, archivada o
comunicada a través de medios electrónicos. (Lineamientos para la homologación,
implantación y uso de la firma electrónica avanzada en la Administración Pública Federal, Capítulo I,
Publicado en el Diario Oficial de la Federación el 24 de Agosto de 2006).
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Módulo de Archivo de la Solución Tecnológica Documental: componente de la
Solución Tecnológica Documental utilizado para la Gestión Archivística de los
expedientes de Petróleos Mexicanos, la cual provee las funcionalidades necesarias
para la organización, control de acceso, retención y disposición de archivos físicos y
documentos electrónicos, así como la generación e impresión del Cuadro General de
Clasificación Archivística y de los instrumentos de consulta y control. Adicionalmente
contempla las etapas del ciclo de vida de un expediente, tales como activa (Archivo
de Trámite), semiactiva (Archivo de Concentración), e inactiva (Archivo Histórico).
Muestreo: Operación por medio de la cual en el curso de una selección se retienen, en
vista de su conservación, algunos documentos siguiendo algún criterio determinado.
Existen diferentes tipos de muestreo: a) selectivo o cualitativo es aquel que trata de
conservar los documentos más importantes o significativos; b) sistemático es aquel que
precisa necesariamente la homogeneidad de la serie y elimina periódicamente,
conservando un año, un mes, o bien los expedientes —ordenados alfabéticamente—
correspondientes a una letra o conserva numéricamente un expediente de cada serie
eliminada, y c) aleatorio es aquél que toma las muestras al azar, por cuanto cualquiera
de los elementos pueden ser igualmente representativos (ADABI).
Nivel de descripción: Situación de la unidad de descripción en la jerarquía del fondo
(ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística).
Número de fojas útiles al cierre del expediente: Número total de fojas contenidas en los
documentos del expediente (Art. Decimoquinto, Lineamientos Generales para la organización y
conservación de los archivos).
Número único de expediente: 1. El número que dentro de la serie documental
identifica a cada uno de sus expedientes (Art. Decimoquinto, Lineamientos Generales para la
organización y conservación de los archivos). 2. Número de cada expediente de archivo de
Petróleos Mexicanos constituido por 30 caracteres alfanuméricos de acuerdo con la
siguiente secuencia: Fondo (PMEX); Clave de Unidad Administrativa, asignada por el
administrador del Módulo de Archivo de la Solución Tecnológica Documental (4
dígitos); Clave del Centro Gestor donde se ubica físicamente el expediente (8 dígitos);
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Clave de la serie a la que pertenece el expediente (2 dígitos); Clave de la subserie (2
dígitos); Número consecutivo, establecido por cada área de procedencia de acuerdo
a sus necesidades (6 caracteres alfanuméricos), y el Año de apertura del expediente,
es decir, es el año del primer documento con el que se considera iniciado el asunto o
trámite.
Ordenación: Actividad que se desarrolla dentro del proceso de organización y consiste
en establecer secuencias dentro de grupos conforme a secciones o series
documentales, puede ser cronológica, alfabética o numérica (ADABI).
Organización documental: 1. Procedimiento físico e intelectual, así como su resultado,
consistente en analizar y disponer los documentos de acuerdo con los principios
archivísticos (ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística) 2. Conjunto de
actividades destinadas a clasificar y ordenar grupos o secciones, subgrupos o series
documentales. 3. Proceso que evidencia y reconstruye en lo posible la estructura
orgánica de un archivo, mediante la asignación del lugar definitivo del conjunto a
cada uno de los grupos y/o piezas que lo componen, de manera que represente la
naturaleza de los organismos que generaron el acervo (Introducción a la operación de
archivos en dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal).
Papeles de trabajo: Información impresa que se genera, recibe, maneja o usa y se
conserva en oficina y que se constituye por ejemplares de origen y características
diversas cuya utilidad reside en los datos que contiene para apoyar las tareas
administrativas. También se conocen como documentos de apoyo administrativo y no
forman parte de archivos de trámite..
Plazo de conservación: Periodo de guarda de la documentación en los archivos de
trámite, concentración e histórico. Consiste en la combinación de la vigencia
documental, el término precautorio, el periodo de reserva y, en su caso, los periodos
adicionales establecidos en los Lineamientos Generales de Archivo. (Art. Segundo,
Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos).
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Portada o guarda exterior: Frente del expediente donde se establecerán los elementos
para describir su contenido, considerando el Cuadro General de Clasificación y el
Catálogo de Disposición Documental.
Principio de orden original: 1. Principio básico de la archivística que establece que los
documentos de archivo deberán conservarse de acuerdo con el orden que le dio el
área productora de los mismos (Guía para la organización y control del expediente de archivo.
AGN). 2. Conocido también como “Principio de respeto a la organización original del
fondo”, según el cual toda intervención archivística sobre un fondo de archivo debe
respetar y, en su caso, reconstruir en lo posible la organización original del archivo que
trata evitando la destrucción de dicha organización original o tratando de aplicar una
nueva organización extraña al archivo y a los criterios de producción y conservación
del mismo seguidos por la institución que lo generó (Organización y Gestión de archivos).
Principio de procedencia: 1. Fundamento de la archivística que establece que los
documentos producidos por una institución u organismo no deben de mezclarse con
otros. Consiste en mantener agrupados los documentos de cualquier naturaleza,
recibidos o generados por un organismo público o privado determinado, sin mezclarlos
con otros (Guía para la organización y control del expediente de archivo. AGN). 2. Conocido
también como “Principio de respeto a la procedencia del fondo”, según el cual
procedemos a la identificación de la institución productora y de ésta con su fondo o
conjunto orgánico de documentos (Organización y Gestión de archivos).
Procedencia : Relación existente entre los documentos y las organizaciones o personas
físicas que los han producido, acumulado, conservado y utilizado en el desarrollo de su
propia actividad.
Programa anual de transferencia primaria: Documento elaborado por el Archivo de
Concentración, en el que señala las fechas de recepción de las transferencias
primarias, en las que estarán programadas las Unidades Administrativas.
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Publicación: La reproducción en medios electrónicos o impresos de información
contenida en documentos para su conocimiento público (Art. 2 Reglamento de la Ley
Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental).
Recibo digital: Es el sello de recepción o acuse que generan los sistemas
automatizados de control de gestión para el proceso de recepción del documento
electrónico gubernamental. Este sello garantiza la integridad de la transacción (Artículo
2, Lineamientos para la operación, funcionalidad, comunicación y seguridad de los sistemas
automatizados de control de gestión).
Reciclado: Transformación de los residuos de papel y cartón a través de distintos
procesos que permiten restituir su valor económico, evitando así su disposición final,
siempre y cuando esta restitución favorezca un ahorro de energía y materias primas sin
perjuicio para la salud, los ecosistemas o sus elementos (Artículo 5, Fracción XXVI, Ley
General para la Prevención y Gestión Integral de los Residuos).
Reglamento: Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental (Diario Oficial de la Federación, 11 de junio de 2003).
Reglas de conservación: Constituye el componente esencial del Catálogo de
disposición documental, es ante todo una norma fijada a partir de la determinación de
los valores primarios y secundarios que presentan los documentos. Derivado de este
juicio en ella se fijan los plazos de conservación, el camino y el tratamiento de los
documentos desde la creación hasta su eliminación o su transferencia a los archivos
históricos (ADABI).
Restaurar: Reparar, renovar o volver a poner una pieza del patrimonio bibliográfico o
documental en el estado físico y funcional que tuvo antes (Diccionario del Archivero
Bibliotecario).
Rubrica: Trazo o conjunto de trazos, que como parte de la firma, se suelen añadir al
nombre.
Rubro temático: Corresponde a las series documentales, es decir la materia o asunto
específico que deriva del desarrollo de una atribución general de una Unidad
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Administrativa (Artículo 2, Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal para notificar al Instituto Federal de Acceso a la Información Pública los
índices de expedientes reservados,).
Sección: Cada una de las divisiones del Fondo, basada en las atribuciones de cada
Dirección Corporativa o equivalente, de conformidad con las disposiciones legales
aplicables (Art. Decimocuarto, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los
archivos).
Selección: Proceso archivístico destinado a determinar cuál será la documentación
que ha de ser eliminada o conservada en un Archivo Histórico conforme a sus valores
primarios y secundarios (ADABI).
Seguridad Nacional: Acciones destinadas a proteger la integridad, estabilidad y
permanencia del Estado Mexicano, la gobernabilidad democrática, la defensa exterior
y la seguridad interior de la Federación, orientadas al bienestar general de la sociedad
que permitan el cumplimiento de los fines del Estado constitucional (Art. 3 Ley Federal de
Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental).
Serie: 1. División de cada sección que corresponde al conjunto de documentos
producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una
materia o asunto específico (Art. Decimocuarto, Lineamientos Generales para la organización y
conservación de los archivos). 2. Conjunto de expedientes de estructura y contenido
homogéneo emanado de una misma Unidad Administrativa, son el resultado del
ejercicio de sus atribuciones o funciones específicas (Archivo General de la Nación). 3.
Documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados
formando una unidad como resultado de una misma acumulación, del mismo proceso
archivístico, o de la misma actividad; que tienen una forma particular; o como
consecuencia de cualquier otra relación derivada de su producción, recepción o
utilización. La serie se denomina también serie documental (ISAD (G) Norma Internacional
General de Descripción Archivística).
Servidores públicos: Los mencionados en el Artículo 108 Constitucional, primer párrafo y
Los mencionados en la fracción XI de la LFTAIPG.
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Sistema Automatizado de Control de Gestión: Conjunto de elementos, procesos,
procedimientos, herramientas e instrumentos informáticos o electrónicos, entre otros,
que permiten realizar, identificar, proteger y controlar las comunicaciones, gestiones y
trámites de documento electrónico gubernamental, entre los servidores públicos de las
Dependencias y Entidades (Artículo 2, Lineamientos para la operación, funcionalidad,
comunicación y seguridad de los sistemas automatizados de control de gestión).
Sistema Integral de Archivos: Conjunto de normas, unidades de documentación,
estructura funcional y estructura documental de Petróleos Mexicanos, creados para
llevar a cabo la planificación, organización y gestión de su fondo documental.
Sistema de Solicitudes de Información (SISI): Sistema que permite el registro y captura
de las solicitudes de acceso a la información pública recibidas directamente, o por
correo o mensajería en la dependencia o entidad, y que inscribe dentro del sistema las
diversas respuestas y notificaciones que se le pueden emitir al solicitante mediante
correo certificado con acuse de recibo; así como la presentación de recursos de
revisión ante el IFAI.
Solicitud de Acceso a la Información Pública: Trámite mediante el cual las personas
pueden acceder a la documentación que generan, obtienen o conservan las
dependencias o entidades de la Administración Pública Federal y los Otros Sujetos
Obligados -los Poderes Legislativo y Judicial, los organismos constitucionales
autónomos, los tribunales administrativos federales y cualquier otro órgano federal-
(Guía práctica para elaborar una Solicitud de Información, IFAI).
Soporte: 1. Materia física, en la que se contiene o soporta la información registrada (ISAD
(G) Norma Internacional General de Descripción Archivística). 2. Cualquier medio sobre el que se
ha registrado información escrita, impresa o grabado o es apto para registrarla, como
el papel, la película, el disco, disquete, etcétera (Diccionario del Archivero Bibliotecario).
Subfondo: Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de documentos
relacionados entre sí que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la
institución u organismo que la origina: dirección corporativa o equivalente (ISAD (G)
Norma Internacional General de Descripción Archivística).
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Subsección: División formal hecha dentro de una sección con titulo dependiente de la
misma.
Subserie: División formal hecha dentro de una serie con titulo dependiente de la misma.
Taxonomía: Ciencia que trata de los principios, métodos y fines de la clasificación
(Diccionario del Archivero Bibliotecario).
Tipo documental: Clase de documentos que se distinguen por la semejanza de sus
características físicas y/o intelectuales (ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción
Archivística).
Transferencia: 1. Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta
esporádica de un Archivo de Trámite al Archivo de Concentración (transferencia
primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del
Archivo de Concentración al Archivo Histórico (transferencia secundaria) (Art. Segundo,
Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos). 2. Procedimiento
archivístico a través del cual y conforme al ciclo vital de los documentos, los
expedientes o documentos de archivo son trasladados de un Archivo de Trámite a un
Archivo de Concentración y, en su caso de éste a un Archivo Histórico, según las
políticas de valoración y vigencias documentales (ADABI).
Transferencia Primaria: Procedimiento consistente en seleccionar y trasladar al Archivo
de Concentración –conforme al Catálogo de Disposición Documental-, los expedientes
de archivo cerrados cuyo trámite ha terminado y cuya consulta es muy esporádica,
para su guarda y custodia mientras prescribe su vigencia operativa.
Transferencia Secundaria: Procedimiento por el cual la documentación pasa del
Archivo de Concentración al Archivo Histórico de Petróleos Mexicanos, previa
selección y valoración documental. Tiene lugar al término de la vida activa y
semiactiva de los documentos (prescripción de su vigencia documental), que
caducando los valores que justificaron su resguardo en el Archivo de Concentración
deba conservarse permanentemente, debido a su valor histórico.
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Unidad Administrativa: La que de acuerdo con la normatividad de cada uno de los
sujetos obligados tenga la información de conformidad con las facultades que le
correspondan (Art. 3 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental).
Valor administrativo: 1. Es aquel que posee un documento, serie o sección documental
para el área productora, relacionada con un trámite, asunto o tema. El valor
administrativo se encuentra en todos los documentos producidos y recibidos por una
institución u organismo, responden a procesos y actividades administrativas. 2. Grado
de utilidad o aptitud de un documento para la gestión actual o futura de los asuntos
administrativos del centro de procedencia o de su sucesor (Diccionario del Archivero
Bibliotecario).
Valor archivístico: Grado de utilidad o aptitud de un documento para determinar la
conveniencia de conservarlo en un archivo (Diccionario del Archivero Bibliotecario).
Valor contable o fiscal: Valor de los documentos que sirven de explicación, justificación
y comprobación de las operaciones contables y financieras, o sirven de testimonio de
obligaciones tributarias.
Valor documental: Condición de los documentos que les confiere características
administrativas, legales, fiscales, técnicas o contables en los archivos de trámite o
concentración (valores primarios); o bien, evidenciales, testimoniales e informativas en
los archivos históricos (valores secundarios) (Art. Segundo, Lineamientos Generales para la
organización y conservación de los archivos).
Valor evidencial: corresponde a la utilidad permanente de los documentos en virtud
de su relación con derechos imprescriptibles de las personas físicas y morales
(Introducción a la operación de archivos de las dependencias y entidades del Ejecutivo Federal).
Valor histórico: Es el que posee un documento como fuente primaria para la historia
(Guía para la organización y control del expediente de archivo. AGN).
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Valor informativo: Utilidad permanente de que los documentos aportan datos únicos y
sustanciales para la investigación y el estudio en cualquier campo del saber (Introducción
a la operación de archivos de las dependencias y entidades del Ejecutivo Federal).
Valor legal: Aquel que pueden tener todos los documentos que sirvan de testimonio
ante la ley o que se refieren a derechos u obligaciones legales o jurídicas. También es
el plazo durante el cual los documentos de archivo se conservarán en la institución
para su posible uso y así certificar derechos u obligaciones de la administración
pública.
Valor primario: Aquel que tiene el documento a partir de su creación o recepción,
puede ser legal, jurídico, administrativo y contable (Guía para la organización y control del
expediente de archivo. AGN).
Valor secundario: Es aquel que adquiere el documento una vez que pierde sus valores
primarios y tiene una utilidad histórica y social (Guía para la organización y control del
expediente de archivo. AGN).
Valor técnico: 1. Valor de los documentos que sirven de explicación, justificación y
comprobación de un conjunto de operaciones, procedimientos y métodos de una
ciencia, oficio o actividad sustantiva, relacionados con la Industria Petrolera Estatal. 2.
Es aquel que evidencia las acciones de aquellas áreas sustantivas a través de los
documentos técnicos como los estudios, programas, investigaciones, proyectos,
etcétera.
Valor testimonial: Utilidad permanente de los documentos por reflejar la evolución del
organismo administrativo que los creó (Introducción a la operación de archivos de las
dependencias y entidades del Ejecutivo Federal).
Valoración: Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores
documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia (Art.
Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos).
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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Valoración primaria: Es la identificación y determinación de los plazos y modalidades
de uso de los documentos por parte de las instituciones que los producen o conservan
(Introducción a la operación de archivos de las dependencias y entidades del Ejecutivo Federal).
Valoración secundaria: Es la identificación y aplicación de los usos que los documentos
tendrán para la investigación científica y social en todos sus campos, así como su
utilidad como fuentes de información de carácter único o permanente (Introducción a la
operación de archivos de las dependencias y entidades del Ejecutivo Federal).
Vigencia documental: Periodo durante el cual un documento de archivo se mantiene
con sus valores administrativos, legales, fiscales, contables o técnicos, de conformidad
con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables (Art. Segundo, Lineamientos Generales para
la organización y conservación de los archivos)
1.4 De las Unidades Administrativas
Para la organización, conservación y custodia de los archivos de Petróleos Mexicanos,
los Titulares de las Unidades Administrativas, son el Director General, Directores
Corporativos, Subdirectores Corporativos y homologados, y Gerentes que reportan a
Directores Corporativos. El criterio queda abierto para casos de tratamiento especial 1
para la firma de la leyenda de las portadas o guarda exterior de expedientes, y de los
instrumentos de consulta y control archivísticos; de los archivos que por su amplitud y la
dispersión geográfica de su ubicación física, lo justifiquen ante el Comité de
Información de Petróleos Mexicanos, a través del Área de Archivística y Digitalización.
Se considerarán como casos de tratamiento especial en materia de archivos, los
servidores públicos de niveles jerárquicos inferiores a los titulares de Unidad
Administrativa, tales como, gerentes que reportan a Subdirectores Corporativos,
1 Acuerdo de Seguimiento 10.17.O de la Décimo Séptima Sesión Ordinaria del Comité de Información de Pemex, del 13
de septiembre de 2004.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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subgerentes, así como los delegados, representantes o enlaces regionales, los cuales
deberán ser nombrados por el titular de la Unidad Administrativa correspondiente.
El Área de Archivística y Digitalización llevará el control de dichos casos mediante un
Catálogo de Firmas Autorizadas, el cual deberá ser remitido por el Titular de la Unidad
Administrativa en febrero de cada año calendario o más tardar 20 días naturales
después de haberse producido algún cambio de servidor público. El formato del
Catálogo referido constituye el Anexo 1 de estos Criterios 2.
1.5 Criterios genéricos para la organización, conservación y
custodia de los archivos
1. En cada Centro de Trabajo existirá una Unidad Administrativa responsable de
proporcionar la Información a los particulares que lo soliciten en los términos de la
normatividad vigente.
2. El Comité de Información establecerá la Taxonomía y los conceptos básicos, para
unificar la organización, conservación y custodia de archivo en Petróleos
Mexicanos.
3. Las propuestas sobre los plazos de conservación de los Expedientes en los Archivos
de Trámite y en el Archivo de Concentración que determinen las Unidades
Administrativas en el Catálogo de Disposición Documental serán consultadas al
Área de Archivística y Digitalización .
4. Los Expedientes clasificados como reservados o confidenciales, de acuerdo a la
Ley, (tales como los expedientes clínicos, de personal o de información entregada
con carácter confidencial por los particulares a los sujetos obligados, y que
contienen cláusulas de confidencialidad de contratos, o actas constitutivas, y los
2 Acuerdo de Seguimiento 5.42.O.06, de la Cuadragésima Segunda Sesión Ordinaria del Comité de Información de
Pemex, del 29 de noviembre de 2006.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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relacionados con procesos judiciales o administrativos seguidos en forma de juicio y
que no hayan causado estado), deberán quedar señaladas en los repositorios de
los Archivos de Trámite con una etiqueta y bajo llave para preservar su carácter de
confidencial o reservado.
5. Se dará capacitación a todo el personal que este involucrado en la integración y
guarda de expedientes con programas que brinden uniformidad en materia de
organización, conservación y custodia de archivos.
6. La Unidad Administrativa solicitará la revisión y el visto bueno del Área de
Archivística y Digitalización sobre temáticas de cursos o eventos de capacitación
en los que se involucren acciones relativas a la organización, conservación y
custodia de Archivos.
7. La donación a título gratuito, a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos,
será el destino final de los papeles retirados de los expedientes durante el proceso
de expurgo en los Archivos de Trámite, así como los que resulten del proceso de
valoración secundaria, depuración y baja documental llevada a cabo por el
Archivo de Concentración, en cumplimiento del Decreto por el que las
dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, la Procuraduría
General de la República, las Unidades Administrativas de la Presidencia de la
República y los órganos desconcentrados donarán a título gratuito a la Comisión
Nacional de Libros de Texto Gratuitos, el desecho de papel y cartón a su servicio
cuando ya no les sean útiles. Para su donación, los papeles retirados de los archivos
de trámite o de concentración deben ser previamente triturados.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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2. Disposiciones Específicas
2.1 Del Sistema Integral de Archivos de Petróleos Mexicanos.
2.1.1 De los tipos de archivos en Petróleos Mexicanos
El Sistema Integral de Archivos de Petróleos Mexicanos está constituido por la totalidad
de los archivos de trámite, el Archivo de Concentración y el Archivo Histórico.
Esta estructura se corresponde con las distintas etapas del ciclo vital de los
documentos3. A cada etapa o fase le corresponde un tratamiento especializado y la
conservación de los documentos en un archivo específico desde su producción o
recepción en los archivos de trámite, su transferencia para su guarda precautoria al
Archivo de Concentración, hasta su eliminación o su integración permanente al
Archivo Histórico.
3 El principio del ciclo vital de los documentos establece que los documentos generados por una
institución productora poseen su propio ciclo vital a semejanza de los organismos vivos pasando por su
génesis, su juventud, su madurez y su vejez definitiva. Esta teoría, también conocida como “teoría de las
tres edades de los documentos” fue expuesta por primera vez por la administración norteamericana como
resultados de los trabajos llevados a cabo por la Comisión Hoover, creada por el presidente Truman en
1947 para buscar solución a la problemática planteada por la conservación de las enormes masas de
documentos generados en el país tras la Segunda Guerra Mundial.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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2.1.1.1 De los Archivos de Trámite
Son las áreas responsables de la administración de documentos de archivo necesarios
para el ejercicio de las atribuciones de una Unidad Administrativa y cuyos responsables
son coordinados por el respectivo Enlace de archivo.
Los archivos de trámite están formados por los documentos producidos por cada
Unidad Administrativa, en plena vigencia jurídica y administrativa, que son de consulta
continua por su parte y que permanecen en la oficina el número de años que
determine su Catálogo de Disposición Documental específico.
2.1.1.2 Del Archivo de Concentración
Es la unidad de archivo en donde se concentran expedientes y documentos
semiactivos (aquellos cuya consulta por las Unidades Administrativas es esporádica),
que se reciben de los Archivos de Trámite y en donde se conservan precautoriamente
hasta que cumplen su vigencia documental.
2.1.1.3 Del Archivo Histórico
Es la unidad que organiza y conserva la documentación histórica, que previamente ha
sido valorada y transferida por el Archivo de Concentración. El Archivo Histórico es un
archivo vivo que conserva y custodia la documentación cuyo valor administrativo ha
prescrito, aunque pueda o no tener validez legal, pero cuyo valor histórico y cultural
aconseja conservarla como parte del patrimonio documental de Petróleos Mexicanos.
En la conservación adecuada de los expedientes con carácter histórico generada por
la Industria culmina la labor desarrollada por el Sistema Integral de Archivos de
Petróleos Mexicanos, para la integración y organización de las fuentes de información
producidas y utilizadas por la Institución en el curso de sus gestiones.
En el Archivo Histórico se conservan los documentos públicos que, además de ser
instrumentos indispensables para el correcto desarrollo de las actividades propias de la
entidad, constituyen testimonios fundamentales de la gestión pública y, por lo tanto,
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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recursos informativos valiosos no sólo para la administración pública, sino también para
la sociedad en su conjunto. Así, la preservación y difusión del patrimonio histórico
documental de la Institución representa un compromiso y una obligación básica de
Petróleos Mexicanos, que al auspiciar la investigación sobre la industria más importante
del país, promueve el fortalecimiento de la memoria colectiva de la sociedad.
El Archivo Histórico de Petróleos Mexicanos integrará y conservará en su acervo
documentos de 15 años o más de antigüedad que tengan valores históricos
(evidenciales, testimoniales o informativos).
2.1.2 De la estructura funcional del Sistema Integral de Archivos de
Petróleos Mexicanos.
El Sistema Integral de Archivos de Petróleos Mexicanos está compuesto por:
Funciones normativo – estratégicas:
Comité de Información de Petróleos Mexicanos.
Área de Archivística y Digitalización.
Responsable del Archivo de Concentración de Petróleos Mexicanos.
Responsable del Archivo Histórico de Petróleos Mexicanos.
Funciones de coordinación y supervisión del Archivo de Trámite:
Instrumentadores de la Estrategia General de Archivos.
Enlaces ejecutivos en materia de archivo.
Enlaces de archivo de las Unidades Administrativas de Petróleos Mexicanos.
Funciones operativas relativas al Archivo de Trámite:
Áreas de control de gestión documental.
Responsables de los archivos de trámite de las Unidades Administrativas.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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2.1.2.1 De las Funciones Normativo – Estratégicas.
2.1.2.1.1 Del Comité de Información de Petróleos Mexicanos.
El Comité de Información de Petróleos Mexicanos establecerá y supervisará los criterios
específicos en materia de organización, conservación y custodia de los archivos de
Petróleos Mexicanos4.
2.1.2.1.2 Del Área de Archivística y Digitalización.
Por designación del Director General de Petróleos Mexicanos, (oficio DG-016/2004, del
16 de marzo de 2004) el Responsable del Área Coordinadora de Archivo de Petróleos
Mexicanos (hoy denominada Área de Archivística y Digitalización), es el titular de la
Coordinación de Programas Gubernamentales y Consolidación Estratégica de la
Dirección Corporativa de Administración.
Sus funciones son 5:
4 Lineamiento Tercero, Lineamientos Generales de Archivos.
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a. Apoyar al Comité de Información de Petróleos Mexicanos en el establecimiento de
criterios específicos en materia de organización, conservación y custodia de
archivos.
b. Elaborar y presentar al Comité de Información de Petróleos Mexicanos los
procedimientos archivísticos para facilitar el acceso a la información, así como para
la organización, conservación y custodia de archivos.
c. Elaborar el Cuadro General de Clasificación Archivística, el Catálogo de Disposición
Documental y el Inventario General de Petróleos Mexicanos. en coordinación con
los enlaces y responsables de archivo, así como con los Responsables del Archivo
de Concentración y del Archivo Histórico,
d. Coordinar las acciones de los enlaces ejecutivos y enlaces de archivo, así como del
Archivo de Concentración y del Archivo Histórico de Petróleos Mexicanos.
e. Establecer y desarrollar un programa de capacitación y asesoría archivística para
Petróleos Mexicanos.
f. Elaborar y actualizar el registro de los titulares de los archivos de trámite,
concentración e histórico de Petróleos Mexicanos.
g. Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación,
con base en la normatividad vigente y la normalización establecida por el Archivo
General de la Nación.
h. Coordinar las actividades destinadas a la automatización de los archivos y a la
gestión de documentos electrónicos, atendiendo a lo dispuesto en el punto 7.15 de
las Bases Generales en Materia de Racionalidad, Austeridad y Disciplina
Presupuestaria y a la normatividad aplicable.
i. Coordinar la capacitación para el personal de Petróleos Mexicanos, en materia de
organización, conservación y custodia de los archivos.
j. Integrar y coordinar la actualización periódica de los instrumentos de consulta y
control archivísticos de Petróleos Mexicanos.
5 Lineamiento Sexto, Lineamientos Generales de Archivos.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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2.1.2.1.3 Del Responsable del Archivo de Concentración.
Por designación del Director General de Petróleos Mexicanos (oficio DG-016/2004, del
16 de marzo de 2004), el Responsable del Archivo de Concentración de Petróleos
Mexicanos es el titular de la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales de
la Subdirección de Servicios Corporativos, Unidad Administrativa adscrita a la Dirección
Corporativa de Administración.
Sus funciones son 6:
a. Realizar las acciones necesarias para el cumplimiento de la normatividad en la
materia.
b. Coadyuvar con el Área de Archivística y Digitalización en la elaboración del
Cuadro General de Clasificación, el Catálogo de Disposición Documental y el
Inventario General.
c. Recibir de los archivos de trámite la documentación semiactiva y validar los
expedientes transferidos.
d. Organizar, inventariar los expedientes y dar seguimiento de las fechas de guarda
precautoria, conforme al Catálogo de Disposición Documental y al Calendario de
Caducidades.
e. Conservar precautoriamente la documentación semiactiva hasta cumplir su
vigencia documental conforme al Catálogo de Disposición Documental, o al
cumplir su periodo de reserva.
f. Atender los servicios de préstamo de expedientes de archivo.
g. Elaborar el programa de transferencias al Archivo Histórico de Petróleos Mexicanos
y los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria.
h. Valorar, en coordinación con el Archivo Histórico de Petróleos Mexicanos, en su
caso, los documentos y expedientes de las series resguardadas conforme al
Catálogo de Disposición Documental.
6 Lineamiento Decimoprimero, Lineamientos Generales de Archivos.
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i. Informar al Área de Archivística y Digitalización, con el visto bueno de la Unidad
Administrativa generadora (Área de Procedencia), la liberación de los expedientes
que hayan concluido su guarda precautoria para determinar su destino final, que
podrá ser: baja o conservación definitiva.
j. Coadyuvar con el Área de Archivística y Digitalización en el análisis y requerimientos
respecto del manejo de la documentación semiactiva.
k. Supervisar las actividades del Archivo de Concentración, respecto a transferencias,
préstamo y depuración de documentos.
l. Representar a nivel institucional al Archivo de Concentración de Petróleos
Mexicanos.
2.1.2.1.4 Del Responsable del Archivo Histórico
Por designación del Director General de Petróleos Mexicanos (oficio DG-016/2004, del
16 de marzo de 2004) el Responsable del Archivo Histórico de Petróleos Mexicanos es el
titular de la Gerencia Corporativa de Desarrollo Social de la Dirección Corporativa de
Administración.
Sus funciones son 7:
a. Realizar las acciones necesarias para el cumplimiento de la normatividad en la
materia.
b. Coadyuvar con el Área de Archivística y Digitalización en la elaboración del
Cuadro General de Clasificación, el Catálogo de Disposición Documental y el
Inventario General.
c. Organizar, conservar, describir y difundir la documentación con valor histórico de
Petróleos Mexicanos.
d. Validar la documentación que deba conservarse permanentemente por tener
valor histórico, para su integración al acervo del Archivo Histórico de Petróleos
Mexicanos.
7 Lineamiento Decimosegundo, Lineamientos Generales de Archivos.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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e. Recibir del Archivo de Concentración, exclusivamente los documentos
expedientados que con carácter histórico sean identificados en el proceso de
valoración, formando con ellos las series documentales de acuerdo al Cuadro
General de Clasificación Archivística.
f. Constatar que los expedientes históricos estén debidamente organizados con
estricto apego al principio de procedencia y al respeto del orden original, a
partir de las secciones y series documentales, de acuerdo a las atribuciones y
funciones de las Unidades Administrativas de Petróleos Mexicanos.
g. Elaborar y mantener actualizado el Inventario de las series y expedientes
existentes en su acervo, así como establecer un programa para la elaboración
de los catálogos de las series que estén bajo su custodia.
h. Elaborar y publicar la Guía General del Archivo, así como los inventarios y
catálogos que se vayan elaborando, a efecto de difundir con la mayor amplitud
posible los servicios ofrecidos por Petróleos Mexicanos para la investigación.
i. Establecer un programa que permita respaldar los documentos históricos a
través de sistemas ópticos y electrónicos.
j. Estimular el uso y aprovechamiento social de la documentación, difundiendo el
acervo y sus instrumentos de consulta.
2.1.2.2 De las Funciones de Coordinación y Supervisión del Archivo de Trámite.
2.1.2.2.1 Del Instrumentador de la Estrategia General de Archivos.
Los instrumentadores de la Estrategia General para la Organización, Conservación y
Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos (en adelante Estrategia General de
Archivos) serán nombrados por el titular de la Dirección Corporativa correspondiente,
quien definirá su nivel jerárquico.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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Sus funciones son:
a. Dirigir las acciones, que en el ámbito de su dirección corporativa, se realicen en
materia de organización, conservación y custodia de los archivos, para el
cumplimiento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental, su Reglamento y Lineamientos aplicables; así como de la
Estrategia General de Archivos.
b. Instituir y dar continuidad a la Red de Archivos de Trámite de su Dirección
Corporativa.
c. Representar al titular de la Dirección Corporativa correspondiente, en las acciones
que a nivel de la Industria Petrolera Estatal se realicen para la organización,
conservación y custodia de los archivos.
2.1.2.2.2 Del Enlace Ejecutivo en materia de archivo
Los enlaces ejecutivos en materia de archivo serán nombrados, mediante oficio, por el
Instrumentador de la Estrategia General de Archivos, quien definirá su nivel jerárquico.
Sus funciones son:
a. Apoyar al Instrumentador de la Estrategia General de Archivos en todas las
acciones que en materia de organización, conservación y custodia de archivos, se
lleven a cabo, en su Dirección Corporativa, para cumplir con lo establecido en la
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, su
Reglamento y Lineamientos aplicables, así como en la Estrategia General de
Archivos.
b. Supervisar que los enlaces de archivo de las Unidades Administrativas de su
Dirección Corporativa cumplan, en tiempo y forma, con las disposiciones en
materia de archivos.
c. Coordinar a los enlaces de archivo de las Unidades Administrativas en los trabajos
operativos para dar cumplimiento a lo establecido en los presentes Criterios.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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2.1.2.2.3 De los enlaces de archivo de las Unidades Administrativas
Los enlaces de archivo y sus suplentes serán nombrados, mediante oficio, por el titular
de cada Unidad Administrativa, quien definirá su nivel jerárquico.
Sus funciones son:
a. Apoyar al Área de Archivística y Digitalización en todos los trabajos que lleven al
cumplimiento de lo estipulado en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental, su Reglamento y Lineamientos aplicables.
b. Supervisar que los responsables de los archivos de trámite de su Unidad
Administrativa cumplan, en tiempo y forma, con las disposiciones en materia de
archivos.
c. Coordinar a los responsables de archivos de trámite de su Unidad Administrativa en
los trabajos operativos para dar cumplimiento a lo establecido por los presentes
Criterios.
d. Coordinar la actualización de los instrumentos de consulta y control archivístico de
su Unidad Administrativa.
e. Actualizar dentro de los primeros 10 dias de cada timestre, la relación de
Responsables de Archivo de cada Unidad Administrativa, ante el Área de
Archivística y Digitalización.
2.1.2.3 De las Funciones Operativas relativas al Archivo de Trámite
2.1.2.3.1 De las áreas de control de gestión documental8
Las áreas de control de gestión documental, determinadas por las Unidades
Administrativas, son aquéllas dedicadas específicamente a las funciones de recepción,
seguimiento y despacho de los documentos de archivo.
Sus funciones son:
a. Recibir y distribuir la correspondencia de entrada.
8 Lineamientos Octavo y Noveno, Lineamientos Generales de Archivos.
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b. Registrar y controlar la correspondencia de entrada y salida.
c. Recibir y despachar la correspondencia de salida de sus áreas.
d. Llevar a cabo el seguimiento administrativo de la gestión a la que dé lugar el
documento ingresado a la Unidad Administrativa (para los elementos mínimos de
descripción de la ficha, ver el apartado 2.4.2 De la recepción de documentos de
estos Criterios.
2.1.2.3.2 De los responsables de los archivos de trámite9.
Los responsables de los archivos de trámite de las Unidades Administrativas serán
nombrados, mediante oficio, por el titular de cada Unidad Administrativa, quien
definirá su nivel jerárquico.
Sus funciones son:
a. Integrar, clasificar, describir, guardar y custodiar los expedientes en trámite.
b. Conservar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido
clasificada como reservada o confidencial, conforme al Catálogo de Disposición
Documental y al Índice de Expedientes Reservados.
c. Coadyuvar, a través del enlace de archivo de su Unidad Administrativa, con el Área
de Archivística y Digitalización en la elaboración del Cuadro General de
Clasificación Archivística, el Catálogo de Disposición Documental y el Inventario
General.
d. Elaborar y mantener actualizados los instrumentos de control y consulta archivística
específicos de su ámbito de competencia: Cuadro de Clasificación, Catálogo de
Disposición Documental, Inventario de expedientes de Archivo de Trámite y Guía
Simple de Archivo.
e. Controlar los préstamos de los expedientes de archivo.
9 Lineamiento Décimo, Lineamientos Generales de Archivos.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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f. Valorar y seleccionar los documentos y expedientes de las series documentales, con
el objeto de preparar y realizar las transferencias primarias al Archivo de
Concentración, conforme al Catálogo de Disposición Documental y a los
procedimientos establecidos.
g. Elaborar los inventarios de transferencia primaria.
h. Dar el visto bueno al Archivo de Concentración para la liberación de los
expedientes a fin de determinar su destino final.
2.1.2.4 De la relación o directorio de los enlaces y los responsables de Archivo
El Área de Archivística y Digitalización de Petróleos Mexicanos integrará la relación de
enlaces y responsables de archivos de Petróleos Mexicanos, con base en las relaciones
o directorios específicos de cada Unidad Administrativa.
El orden de integración de la relación de archivos será, en primer lugar, todos y cada
uno de los archivos de trámite (etapa activa); segundo, Archivo de Concentración
(etapa semiactiva) y, por último, la información relativa al Archivo Histórico (etapa
inactiva). El formato e instructivo correspondiente a la Relación Enlaces y Responsables
de Archivo, forman parte del Anexo 2 de estos Criterios.
2.1.3 De la estructura documental del Sistema Integral de Archivos de Petróleos
Mexicanos.
La estructura documental, con base en series de expedientes originales, se compone
de:
Documentos de archivo.
Documentos electrónicos.
Expedientes de archivo.
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2.1.3.1 De las características de un documento de archivo.
Un documento de archivo es cualquier registro que documente un hecho, acto
administrativo, jurídico, fiscal, contable o técnico, creado, recibido, manejado y usado
en el ejercicio de las facultades y actividades de las Unidades Administrativas de
Petróleos Mexicanos, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos
podrán estar en cualquier tipo documental y medio, sea escrito, impreso, sonoro, visual,
electrónico, informático u holográfico.
a. Tienen un carácter seriado, ya que cada documento se produce uno a uno y al
paso del tiempo constituyen series (carácter seriado).
b. Tienen carácter orgánico, son parte de un todo estructurado, deben su existencia a
una persona o institución que los produjo, y solo alcanzan sentido al
interrelacionarse.
c. Tienen carácter de unicidad, la información que contiene es única, a diferencia de
otros documentos múltiples, como los libros o las revistas. Son producidos en forma
natural en función de una actividad administrativa. Constituyen el único testimonio
y garantía documental del acto administrativo, por tanto se trata de
documentación única.
d. Los documentos de archivo proporcionan la evidencia oficial de la actividad que
registran. Su evidencia estará vinculada a su creación, al generador y a la
autoridad que tienen para producirlo. También las firmas, encabezamientos y sellos
son indicadores de la naturaleza oficial de los documentos de archivo.
e. Los documentos de archivo son o pueden ser, según su valoración, patrimonio
documental de Petróleos Mexicanos.
f. Cumplida su vigencia administrativa pasan al Archivo de Concentración para su
conservación precaucional y posteriormente, previa valoración documental, son
transferidos al Archivo Histórico de Petróleos Mexicanos para su conservación
permanente o se tramita su baja por carecer de valor evidencial o testimonial.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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2.1.3.1.1. De los papeles de trabajo que no constituyen un documento de
archivo.
Se trata de información constituida por ejemplares de origen y características diversas
cuya utilidad en las Unidades Administrativas responsables reside en la información que
contiene para apoyar en las tareas asignadas, también se conoce como
documentación de apoyo informativo.
1) Características principales de los papeles de trabajo que no son documentos de
archivo:
a. Generalmente son ejemplares múltiples no originales que proporcionan información,
se trata de ediciones o copias.
b. Se trata de un conjunto ficticio o integrado artificialmente por unidades temáticas.
c. Por lo general, no se consideran patrimonio documental; se les reusa o recicla, y
sólo se conservan aquellos por su valor de información.
d. No se les transfiere al Archivo de Concentración.
e. Tienen uso temporal.
f. Carecen de valores documentales primarios (administrativo, contable, legal, jurídico
o técnico).
g. La mayoría tiene pronta obsolescencia, la cual está fijada conforme a la utilidad de
la información contenida en el mismo.
h. No refleja atribuciones, acciones o trámites de la Unidad Administrativa.
i. Se trata de controles internos para diferentes operaciones (agendas, faxes,
asistencia del personal, control de correspondencia o minutarios).
2) Ejemplos de papeles de trabajo que no se consideran documentos de archivo:
a. Los controles de correspondencia de entrada y salida.
b. Las carpetas que contienen documentos sin interrelación alguna.
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c. Las carpetas donde se integran copias de documentos que ya se encuentran en un
expediente de archivo, tales como los que reúnen copias de talonarios, de faxes,
de vales de almacén, de fotocopias.
d. Las carpetas con copias o fotocopias de diversos temas.
e. Las carpetas a las que se les da el nombre de una unidad responsable, servicio o
dependencia o entidad gubernamental pero con contenido diverso y variado sin
relación entre sí.
f. Las carpetas con información incompleta y sin orden alguno.
g. Publicaciones periódicas u otro tipo de documento que no forme parte del
documento de archivo, es decir, cuando se trate de conjunto de documentos que
no reflejan una acción o trámite.
3) Disposición final de los papeles de trabajo
Los papeles de trabajo al igual que otros no considerados como documentos de
archivo, no estarán sujetos al tratamiento otorgado a los archivos en lo que
corresponde al levantamiento de inventario, transferencia al Archivo de
Concentración y autorizaciones de baja por parte del Archivo General de la Nación o
de las instituciones normativas en otros poderes o niveles de gobierno.
Se donarán a la CONALITEG, los residuos de papel y cartón, como lo establece el
Acuerdo CA-458/2006 de la Sesión Ordinaria No. 775 del 23 de noviembre de 2006 del
Consejo de Administración de Petróleos Mexicanos. Los papeles de trabajo que
contengan datos personales (fotocopias de trámites administrativos de los
trabajadores); así como copias simples de documentos legales deberán ser triturados
antes de su baja para donación.
Si en la revisión de material que no forma parte de archivos se localiza otro tipo de
documentos de interés institucional como libros o publicaciones se enviarán a la
Biblioteca Central de Petróleos Mexicanos, previo análisis y autorización de su titular.
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Las fotografías o películas elaboradas por la dependencia, se rescatarán a fin de que
sean incorporadas como documentos institucionales al Archivo Histórico de Petróleos
Mexicanos, donde se les dará un tratamiento diferente al que corresponde a la
organización de archivos.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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2.1.3.2 Del documento electrónico.
De conformidad con los Lineamientos Generales de Archivos (Lineamiento Segundo,
Fracción XVI), se entenderá por documentos electrónicos aquéllos que están
conformados por información que puede constituir un documento de archivo, cuyo
tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta específica para leerse o
recuperarse.
De acuerdo con el Capítulo IV de los Lineamientos referidos se establece que:
a. Petróleos Mexicanos tomará las medidas necesarias para administrar y conservar los
documentos electrónicos, generados o recibidos, cuyo contenido y estructura
permitan identificarlos como documentos de archivo que aseguren la identidad e
integridad de la información 10.
b. Petróleos Mexicanos aplicará las medidas técnicas de administración y
conservación que aseguren la validez, autenticidad, confidencialidad, integridad y
disponibilidad de los documentos electrónicos de acuerdo con las especificaciones
de soportes, medios y aplicaciones de conformidad con las normas nacionales e
internacionales 11.
c. Las Unidades Administrativas de Petróleos Mexicanos realizarán programas de
respaldo y migración de los documentos electrónicos, de acuerdo con sus
recursos12.
Para el uso y aplicación del correo electrónico se aplicará lo establecido en los
Lineamientos para el Uso del Correo Electrónico en Petróleos Mexicanos y Organismos
Subsidiarios.
Las Unidades Administrativas deberán registrar en el Inventario General de expedientes
de Archivo de Trámite, en la serie y/o subserie documental que le corresponda, los
expedientes que contengan en su totalidad documentos electrónicos, con el fin de
tener sus periodos de conservación y valores documentales. En el asunto se anotará
adicionalmente, entre paréntesis, la siguiente leyenda: expediente electrónico.
10 Lineamiento Vigésimo tercero, Lineamientos Generales de Archivos.
11 Lineamiento Vigésimo cuarto, Lineamientos Generales de Archivos.
12 Lineamiento Vigésimo quinto, Lineamientos Generales de Archivos.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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2.1.3.3 Del expediente de archivo.
Además de contener documentos que tratan el mismo asunto o actividad, los
expedientes de archivo se deben formar con la portada o guarda exterior, la que
debe incluir la identificación del mismo, considerando el Cuadro de Clasificación
Archivística y el Catálogo de Disposición Documental específicos de cada Unidad
Administrativa, ver Anexo 3 de estos Criterios.
2.1.3.3.1 De la portada o guarda exterior de los expedientes de archivo.
A. De los datos de la portada o guarda exterior del expediente.
La portada es el frente del expediente donde se establecen los elementos para
describir su contenido, considerando el Cuadro General de Clasificación y el Catálogo
de Disposición Documental de Petróleos Mexicanos, el cual deberá contener los
siguientes campos obligatorios:
1. Logotipo institucional de Petróleos Mexicanos.
2. Clave y nombre del Fondo Documental: PME, Petróleos Mexicanos.
3. Clave y nombre del Subfondo Documental, ver Anexo 04.
4. Nombre completo de la Unidad Administrativa a la que pertenece el
expediente.
5. Código de Clasificación (ver el apartado 2.2 Del Cuadro General de
Clasificación Archivística, de estos Criterios).
6. Clave y nombre de la sección, ver Anexo 04.
7. Clave y nombre de la subsección, ver Anexo 04.
8. Clave y nombre de la serie, ver Anexo 04.
9. Clave y nombre de la subserie, ver Anexo 04.
1. Asunto del expediente. (Breve descripción de asunto o tema. Ejemplo: Acuerdos del
Consejo de Administración de PEMEX, contrato individual de trabajo, convenios
administrativo-sindicales, etc.
10.
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11. Fecha de apertura: día, mes y año del primer documento con el que se abrió el
expediente.
12. Fecha de cierre: día, mes y año del último documento, con el que se da por
concluido el asunto o trámite.
13. Número de fojas (al cierre del expediente).
14. Número único del expediente: es el número de cada expediente de archivo de
Petróleos Mexicanos constituido por 30 caracteres alfanuméricos de acuerdo
con la siguiente secuencia: Fondo (PMEX); Clave de Unidad Administrativa,
asignada por el administrador del Módulo de Archivo de la Solución Tecnológica
Documental (4 dígitos); Clave del Centro Gestor donde se ubica físicamente el
expediente (8 dígitos); Clave de la serie a la que pertenece el expediente (2
dígitos); Clave de la subserie (2 dígitos); Número consecutivo, establecido por
cada área de procedencia de acuerdo a sus necesidades (6 caracteres
alfanuméricos), y el Año de apertura del expediente, es decir, es el año del
primer documento con el que se considera iniciado el asunto o trámite.
15. Código Alterno: Es el conjunto de hasta 30 caracteres alfanuméricos cuyo uso es
optativo y que es asignado por cada área de procedencia a sus expedientes
de archivo. Su utilidad reside en constituirse en una referencia del asunto del
expediente o del método de ordenación utilizado, así como de números de
expedientes existentes previos a la publicación de los Lineamientos Generales
de Archivos.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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16. Número de Tomo (o legajo), se llena este campo cuando el expediente cuenta
con más de un ejemplar.
17. Ubicación Física del Expediente.
18. Valor documental (administrativo, legal, contable, técnico o las combinaciones
de estos cuatro valores, ver. Instructivo pag. 145). En el Módulo de Archivo de la
Solución Tecnológica Documental esta información se deriva del Catálogo de
Disposición Documental.
19. Clasificación de la información: pública, reservada, confidencial, parcialmente
reservada o parcialmente confidencial, ver apartado 3 Disposiciones Específicas
para la clasificación y desclasificación de la información contenida en los
documentos de archivo, de estos Criterios.
20. Vigencia Documental (años en Archivo de Trámite y años en Archivo de
Concentración) y Disposición Final (baja o transferencia a Archivo Histórico).
21. Fecha de consulta SISI (dd/mm/aaaa), ver apartado 2.3.1.2.3 Del plazo de
conservación a partir de una Solicitud de Acceso a la Información Pública
Gubernamental, de estos Criterios.
a) Tipos de portada o guarda exterior
La estructura documental del Sistema Integral de Archivos de Petróleos Mexicanos,
cuenta con tres tipos de portadas de expedientes:
1. Para expedientes públicos.
2. Para expedientes que en su totalidad son reservados o confidenciales, las cuales
incluyen, en la parte inferior, la leyenda de clasificación de información.
3. Para expedientes que contienen partes o secciones reservadas o confidenciales, las
cuales incluyen, en la parte inferior, la leyenda de clasificación.
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1. Portada o guarda exterior de un expediente público
Este tipo de portada consta únicamente de la información archivística, se excluye la
leyenda de clasificación de información. A continuación se presenta un ejemplo de su
colocación en el fólder o carpeta.
2. Portada o guarda exterior de expedientes de archivo que en su totalidad son
reservados o confidenciales
Cuando se trate de expedientes de archivo que contengan en su totalidad
documentos clasificados como reservados o confidenciales, la portada deberá
contener, además de los datos archivísticos, la leyenda de clasificación conforme a lo
establecido por los Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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la información, ver apartado 3.1.1.2.1 De la leyenda de expedientes clasificados en su
totalidad, de estos Criterios.
3. Portada o guarda exterior de expedientes de archivo que contienen partes o
secciones reservadas o confidenciales
Cuando se trate de expedientes de archivo que contengan tanto documentos
públicos clasificados como reservados o confidenciales, la portada deberá contener,
además de los datos archivísticos, la leyenda de clasificación, conforme a lo
establecido por los Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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la información ver apartado 3.1.1.2.2 De la leyenda de expedientes clasificados
parcialmente, de estos Criterios.
b) Colocación de la etiqueta de la Portada o guarda exterior del expediente.
Se deberá colocar, tanto si se utiliza el fólder como en la carpeta, una copia simple de
la portada en el anverso de cada uno de los tomos o legajos del expediente. En
ambos casos –fólder o carpeta- la portada original generada e impresa a partir del
Módulo de Archivo de la Solución Tecnológica Documental, se deberá colocar como
primera hoja del tomo 1 del expediente.
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B. De los datos de la ceja del fólder o del lomo de carpeta
La etiqueta de la ceja del fólder que contiene el los documentos del expediente de
archivo contiene los siguientes elementos:
La etiqueta para el lomo de la carpeta tendrá un formato vertical y contendrá la
siguiente información adicional: nombres del Subfondo, la Unidad Administrativa y Área
de Procedencia a la que pertenece el expediente.
Colocación de la etiqueta de ceja o lomo:
En el fólder la colocación de su etiqueta identificadora será en la pestaña, y en el caso
de que se utilice carpeta, será en el costado o lomo de la misma.
2.1.3.3.2 De la apertura e integración de los expedientes de archivo
Un expediente de archivo se abrirá cuando: a) no existan antecedentes en los archivos
de la Unidad Administrativa; o b) se trate de un nuevo asunto o materia, o c) la materia
o asunto de que se trate correspondan a periodos o años diferentes, cuando en los
expedientes no exista multianualidad, incluyendo periodos gubernamentales distintos.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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La integración de los documentos de archivo en expedientes es resultado de los
procedimientos propios de una institución que determinan compilar documentos
seriados con el fin de otorgar validez a un acto administrativo. Si falta una de esas
partes el proceso se considerará incompleto y su confiabilidad estará en duda. Por esta
razón, la integración de expedientes de archivo es una parte fundamental de la
metodología de la organización documental de Petróleos Mexicanos.
La resolución de los trámites cotidianos se evidencian y sustentan por medio de los
expedientes, de ahí su definición etimológica: el que resuelve. Las resoluciones
administrativas se hacen a través de los documentos agrupados por expedientes y
estos, a su vez, reflejan las acciones realizadas para resolver las obligaciones inherentes
a las funciones asignadas a las oficinas. Este concepto de expediente concuerda con
el de la Norma Internacional General de Descripción Archivística, que lo define como
una unidad organizada de documentos agrupados juntos para su uso en la gestión del
productor o en el proceso de organización archivística, debido a que se relacionan
con un mismo asunto, actividad o trámite, (ISAD G) 13.
Los expedientes de archivo de las Unidades Administrativas de Petróleos Mexicanos se
integrarán tomando en cuenta los siguientes elementos:
a) Los documentos deberán corresponder a un mismo asunto o trámite
relacionados con las funciones de la Unidad Administrativa productora.
b) Los documentos preferentemente no deberán ser perforados a menos de que
por su volumen sea necesario.
c) Se integrarán siguiendo el orden lógico o cronológico, ascendente o
descendente, o de acuerdo a la norma que aplique para la función sustantiva
de la Unidad Administrativa.
d) Los documentos serán guardados preferentemente en un fólder y, de no contar
con ello, en carpeta; en ambos casos la portada seguirá el modelo establecido
13 Guía Básica de archivos de PEMEX, 2004.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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en el apartado 2.1.3.3.1 De la portada o guarda exterior de los expedientes de
archivo, de estos Criterios.
e) Cada expediente tendrá un índice del contenido de la documentación que lo
integra. Para su elaboración se deberán considerar los elementos mínimos
siguientes: descripción del asunto de cada uno de los documentos que contiene
el expediente, el número de referencia (No. de oficio, nota informativa,
etcétera) y el total de fojas de cada documento.
f) El expediente, preferentemente, no deberá rebasar más de 5 centímetros de
grosor, esto con el propósito de que su manejo sea ágil; de rebasarlo, se abrirán
tomos o legajos adicionales en forma progresiva.
g) Los tomos (legajos) que se vayan generando e integren los expedientes cuyas
característica sea su gran amplitud volumétrica, podrán tener, previa
autorización del Área de Archivística y Digitalización, un grosor máximo de 10
centímetros a efecto de lograr un mejor manejo de éstos, evitar el gasto
excesivo de recursos y poder ser transferidos, en su caso, al Archivo de
Concentración.
h) Los documentos de archivo que se integren al expediente deberán estar
completos con los anexos o documentos técnicos que se mencionen en la
correspondencia.
i) Se cuidará que todo documento técnico o anexo de otro tipo contenga la
identificación de la Unidad Administrativa que lo elabora, así como la fecha de
elaboración.
j) Los documentos a que haga mención la correspondencia sin importar el soporte
(disquetes, fotografías, videos, mapas, discos compactos, catálogos o
publicaciones), en todo caso, se integrarán al expediente; de ser necesario, en
sobres o carpetas que se adhieran a éste. Cabe destacar que los soportes o
anexo de los documentos que se integran a un documento de archivo deben
tener necesariamente relación directa con el tema o asunto, de no ser así, se les
considerarán como papeles de trabajo.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 70 de 169
k) Al nombrar a un expediente se considerará que: a) cada expediente de archivo
tenga un asunto. La diferencia estará dada en varios casos por el nombre de la
persona física o moral o el año en que se abrió el expediente; b) el título reflejará
su contenido; c) no se deberán asignar nombres por afinidad al área donde se
generan, ya que no necesariamente son reflejo del contenido del expediente;
d) el asunto sea similar en estructura y nombre a expedientes de archivo que
tienen relación entre sí, y e) la información más importante en el título del
expediente esté al principio 14. De ser posible en los expedientes de personal o
de trámites vinculados con el personal de Petróleos Mexicanos, tales como:
préstamos por reembolso, préstamos hipotecarios, becas, etcétera; además de
la ficha y nombre del trabajador, se anotará el tipo de expediente de que se
trate.
2.1.3.3.3 Del cierre del expediente de archivo
a) Los documentos de archivo serán foliados, de forma manual con lápiz bicolor o
mecánicamente, al cierre del expediente y posterior al proceso de expurgo del
mismo.
b) Los expedientes de archivo de la Oficina del Abogado General de Petróleos
Mexicanos, deberán ser foliados una vez que hayan sido cerrados, expurgados y
se haya devuelto la documentación que pertenezca a otras áreas
administrativas, a fin de ser transferidos al Archivo de Concentración.
c) La foliación se hará en la esquina superior derecha del anverso de cada foja u
hoja, en forma consecutiva iniciando en el primer tomo o legajo y finalizando en
el último tomo del expediente.
d) En la portada institucional de cada tomo o legajo, se deberán anotar los
siguientes datos: fecha de cierre del expediente, el número que le corresponde
a cada tomo o legajo con relación al total (1/10, 3/7, etcétera) y el número total
de fojas por tomo.
14 Guía para la organización y control del expediente de archivo, AGN.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 71 de 169
En caso de que el contenedor del expediente sea una carpeta, en el lomo de la
misma se anotará, con bicolor, en cada tomo o legajo, la fecha de cierre en
formato dd/mm/aaaa, así como el número que le corresponde al tomo o legajo
con relación al total.
e) También se deberán registrar, en el Módulo de Archivo de la Solución
Tecnológica Documentall, los siguientes datos: la fecha de cierre del
expediente, total de tomos o legajos y total de fojas del expediente.
2.2 Del Cuadro General de Clasificación Archivística.
Es el instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las
atribuciones y funciones de cada Unidad Administrativa de Petróleos Mexicanos.
Los objetivos del Cuadro General de Clasificación Archivística son:
1. Tener el mapa documental completo de la institución, el cual sirve de rector para la
clasificación de los expedientes.
2. Facilitar el acceso y la consulta de la documentación desde su creación en las
Unidades Administrativas hasta su recepción y resguardo en los archivos de trámite.
3. Identificar los documentos y expedientes con un código y un título precisos que
derivan de las funciones y actividades específicas de la dependencia o entidad.
4. Definir con claridad la organización sistemática de la documentación.
La estructura del Cuadro General de Clasificación Archivística de Petróleos Mexicanos
será jerárquica atendiendo a los siguientes niveles establecidos con base en los
Lineamientos Generales de Archivos y en la Norma Internacional de Descripción
Archivística (ISAD). A continuación se muestran a manera de ejemplo algunos niveles
de clasificación archivística.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 72 de 169
Conforme a las necesidades de cada Unidad Administrativa de Petróleos Mexicanos,
se podrán abrir los niveles de sección y serie, es decir, utilizar subsecciones y subseries.
Cada Unidad Administrativa elaborará su cuadro de clasificación específico, el cual
estará basado en el formato establecido en estos Criterios, Anexo 5.
El Cuadro General de Clasificación Archivística llevará la codificación establecida por
el Área de Archivística y Digitalización de Petróleos Mexicanos, la cual se denomina
Código de clasificación archivística, que es el conjunto de claves alfanuméricas que
permite diferenciar una serie o subserie documental de otra; así como establecer su
pertenencia a un fondo, subfondo, sección y subsección, en su caso (ver Anexo 4
Claves que conforman el Código de Clasificación Archivística de Petróleos Mexicanos):
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 73 de 169
A continuación se presenta un ejemplo de las claves que conforman dicho código de
clasificación.
2.3 De los instrumentos de consulta y control archivístico
El Área de Archivística y Digitalización y los titulares de las Unidades Administrativas
deberán asegurarse de que se elaboren los instrumentos de consulta y control que
propicien la organización, conservación y localización expedita de sus archivos, por lo
que deberán contar, al menos, con los siguientes:
2.3.1 Del Catálogo de Disposición Documental
El Catálogo de Disposición Documental es un registro general y sistemático que
establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia
documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final de los
documentos.
Los objetivos del Catálogo de Disposición Documental son:
1. Unificar los criterios sobre los tiempos de retención de expedientes que forman las
series documentales, en los archivos de trámite y de concentración, para una mejor
circulación de los documentos a nivel institucional.
EEjjeemmpplloo ddee CCóóddiiggoo ddee CCllaassiiffiiccaacciióónn AArrcchhiivvííssttiiccaa
PPMMEE DDCCAADDMM 001100 0000 0033 0077
Subsección
(Dos dígitos)
Subserie
(Dos dígitos)
Sección
(Tres dígitos)
Fondo
(Tres caracteres)
Subfondo
(Cinco caracteres)
Serie
(Dos dígitos)
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 74 de 169
2. Conocer la información con que se cuenta, lo cual se logra detectando las
diferentes series de documentos que se producen y reciben.
3. Determinar el tiempo de vida útil de los documentos y su flujo a través del sistema
de archivo, hasta convertirse en información histórica, o determinar su baja
documental. Así se impide la acumulación innecesaria de papeles en los archivos,
permitiendo a la vez la fluidez y obtención oportuna de la información.
Cada Unidad Administrativa de Petróleos Mexicanos elaborará su Catálogo de
Disposición Documental específico, derivado del Cuadro General de Clasificación
Archivística, y deberá estar basado en el formato establecido en estos Criterios, Anexo
6.
En cumplimiento del Lineamiento Sexto, Fracción III de los Lineamientos Generales de
Archivos, el titular del Área de Archivística y Digitalización, actualizará periódicamente
el Catálogo de Disposición Documental de Petróleos Mexicanos.
En el Catálogo de Disposición Documental se establecerán 15:
a) Los periodos de vigencia de las series documentales,
b) Sus plazos de conservación,
c) Así como el carácter de reserva o confidencialidad de cada uno de los
expedientes.
Para efecto de los periodos de reserva de los expedientes, el Catálogo de Disposición
Documental deberá vincularse al Índice de Expedientes Reservados que establece el
Artículo 17 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental.
2.3.1.1 De la vigencia documental
Es el periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores
administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones
jurídicas vigentes y aplicables.
15 Lineamiento Decimoséptimo, Lineamientos Generales de Archivos.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 75 de 169
En la aplicación de vigencias documentales se tomarán en consideración los siguientes
factores:
1. Las vigencias documentales son aplicables a las series y/o subseries documentales
establecidas en el Cuadro General de Clasificación.
2. Sólo se aplicarán vigencias específicas a subseries, cuando contengan información
clasificada como reservada.
3. En el caso de series documentales con más de un valor documental siempre
aplicará el de mayor tiempo de conservación.
4. No se marcará como reservada una serie o subserie documental por un periodo
mayor al de la duración total de su vigencia documental.
Vigencias documentales reguladas por disposiciones jurídicas
Tipo de documento Temporalidad Fundamento Legal
Documentos que integral el
Archivo Contable
Gubernamental.
5 años, contado a partir del
ejercicio siguiente a aquel en
que se elabore el documento.
En caso de que otras
disposiciones jurídicas
establezcan plazos mayores a
los señalados para la
conservación de dicha
documentación, se estará a lo
establecido por éstas.
Acuerdo presidencial, Diario Oficial de
la Federación, 25 de agosto de 1998.
Artículo Tercero.
Documentación que
ampare inversiones en
activos fijos y en obras
públicas, así como aquella
que sirva de base para el
fincamiento de
responsabilidades o
procesos judiciales.
Periodo mínimo de 12 años.
En caso de que otras
disposiciones jurídicas
establezcan plazos mayores a
los señalados para la
conservación de dicha
documentación, se estará a lo
establecido por éstas.
Acuerdo presidencial, Diario Oficial de
la Federación, 25 de agosto de 1998.
Artículo Tercero.
Documentación y la
contabilidad para efectos
fiscales.
5 años contados a partir de la
fecha en que se presente la
declaración del ejercicio o en
su caso a la que obligue la
disposición específica.
Criterios para la Administración del
Régimen Fiscal de Petróleos Mexicanos
y Organismos Subsidiarios, 30de junio
de 2006. Apartado 16.11.
Documentación e
información electrónica
comprobatoria de los actos
y contratos materia de esta
Ley.
3 años, contados a partir de la
fecha de su recepción; excepto
la documentación contable, en
cuyo caso se estará en lo
previsto por las disposiciones
aplicables.
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos
y Servicios del Sector Público, Diario
Oficial de la Federación, 4 de enero
de 2000, Última reforma publicada el
20 de febrero de 2007. Artículo 56.
Expedientes clínicos 5 años Norma Oficial Mexicana NOM 168
SSA1-1998 del expediente clínico.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 76 de 169
Vigencias documentales reguladas por disposiciones jurídicas
Tipo de documento Temporalidad Fundamento Legal
Inventarios de baja
documental autorizados por
el Archivo General de la
Nación
Se conservarán en el Archivo de
Concentración por un plazo de
cinco años, contados a partir
de la fecha en que se haya
autorizado la baja
correspondiente. Este plazo se
incluirá en el Catálogo de
Disposición Documental
Lineamientos Generales para la
Organización y Conservación de los
Archivos de las dependencias y
entidades de la Administración Pública
Gubernamental, Diario Oficial de la
Federación, 20 febrero 2004,
Lineamiento Vigesimoprimero.
2.3.1.2 Del plazo de conservación de los archivos.
El plazo de conservación es el periodo de guarda de la documentación en los archivos
de trámite, concentración e histórico. Consiste en la combinación de la vigencia
documental, el término precautorio, el periodo de reserva y, en su caso, los periodos
adicionales establecidos en los Lineamientos Generales de Archivos.
Para la determinación de los plazos de conservación de la documentación se tomarán
en consideración los siguientes factores:
2.3.1.2.2 Del plazo de conservación de los expedientes clasificados como
reservados.
1. A partir de la desclasificación de los expedientes reservados, el plazo de
conservación adicionará un periodo igual al de reserva del expediente o al plazo
de reserva que establezca el Catálogo de Disposición Documental, si éste fuera
mayor al primero 16.
2. Para el registro, en el Inventario General por Expedientes, la duración total de los
años de conservación de un expediente en los archivos de trámite y
concentración, no deberá ser menor a su periodo de reserva.
3. Los expedientes de archivo clasificados total o parcialmente como reservados,
permanecerán exclusivamente en los archivos de trámite durante el tiempo que
dure su clasificación.
16 Ver Lineamiento Decimoctavo, Lineamientos Generales de Archivos.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 77 de 169
2.3.1.2.3 Plazo de conservación a partir de una Solicitud de Acceso a la
Información Pública Gubernamental.
Todos los expedientes (públicos, reservados, parcialmente reservados, confidenciales y
parcialmente confidenciales) que hayan sido objeto de solicitudes de acceso a la
información se conservarán por dos años más a la conclusión de su vigencia
documental, es decir, por una sola ocasión se adicionarán dos años,
independientemente de la cantidad de consultas de que hubieran sido objeto
mediante el SISI y de la clasificación de su información.
2.3.2 De los inventarios documentales.
El Inventario Documental es el instrumento de consulta que describe las series y
expedientes de un archivo y que permite su localización (inventario general),
transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja
documental).
Sus objetivos son:
1. Describir la documentación, con la finalidad de conocer su contenido y
localización física.
2. Ser instrumento de control y de consulta de las transferencias primarias y
secundarias, así como de las bajas de la documentación sujeta a la disposición
documental.
Del Inventario General
El Inventario General se conforma con la unión del inventario documental de cada una
de las Unidades Administrativas de Petróleos Mexicanos, siendo el Área de Archivística
y Digitalización de Petróleos Mexicanos la responsable de los trabajos de integración y
actualización periódica. Cada Unidad Administrativa deberá contar con un inventario
que describa los expedientes, series y secciones de los archivos que tiene en resguardo.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 78 de 169
2.3.2.1 Inventario por series documentales anteriores al 12 de junio del 2003.
Es un instrumento de consulta que describe las series de un archivo de los documentos
anteriores al 12 de junio de 2003, con el fin de indicar su rango cronológico, su
referencia con la Unidad Administrativa que lo generó y su localización. El formato y su
instructivo de llenado forman parte del Anexo 7 de estos Criterios.
2.3.2.2 Inventario por Expedientes de Archivo de Trámite.
Es un instrumento de descripción y de consulta que describe los expedientes uno a uno,
a través de su vinculación con la sección, subsección, serie y, en su caso, subserie a las
que pertenece y que permite su localización. El formato y su instructivo de llenado
forman parte del Anexo 8 de estos Criterios.
2.3.2.3 Inventario de transferencias primarias.
Es un instrumento archivístico en el que se describen los expedientes cerrados cuyo
trámite ha concluido y que serán transferidos al Archivo de Concentración para su
guarda precautoria mientras prescribe su vigencia documental, conforme al Catálogo
de Disposición Documental. El formato y su instructivo de llenado forman parte del
Anexo 9 de estos Criterios.
2.3.2.4 Inventario de Transferencias Secundarias.
Es el instrumento archivístico en el que se describen los expedientes cuya vigencia
documental ha concluido y que deberán ser transferidos, previa selección y valoración
documental, al Archivo Histórico de Petróleos Mexicanos para su conservación
permanente. El formato y su instructivo de llenado forman parte del Anexo10 de estos
Criterios.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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2.3.2.5. Guía Simple de Archivos de Petróleos Mexicanos.
Es un esquema general de descripción de las series documentales y de los archivos de
Petróleos Mexicanos, que indica sus características fundamentales conforme al Cuadro
General de Clasificación y sus datos generales.
Los elementos de descripción de la Guía Simple de Petróleos Mexicanos, se agrupan en
tres áreas informativas:
Encabezado Identificación Contexto
Fondo
Subfondo
Sección
Subsección
Titular de la Unidad
Administrativa
o Responsable y sus
datos
Área de procedencia
Código de clasificación
Serie (nombre y descripción)
Año(s)
Volumen (expedientes /cajas)
Ubicación física
El formato y el instructivo correspondiente, forman parte del Anexo 11 de estos Criterios.
Cada Unidad Administrativa elaborará una Guía Simple de Archivos que describa sus
secciones y series, así como otras características de los archivos que obran en su poder.
El Área de Archivística y Digitalización es la instancia responsable de integrar y
actualizar, a partir de las guías simples específicas, la correspondiente a Petróleos
Mexicanos y de su publicación a través del portal institucional de Internet
www.pemex.com.
2.3.3 De la revisión y actualización de los instrumentos de consulta y control
archivístico.
Para el Área de Archivística y Digitalización de Petróleos Mexicanos se aplicarán los
plazos para la revisión y actualización de los instrumentos de consulta y control
archivísticos contenidos en la tabla que a continuación se presenta, en el caso de las
Unidades Administrativas estas acciones serán permanentes.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 80 de 169
Instrumento Periodicidad Plazo perentorio 17
Cuadro General de Clasificación Archivística Anual 31 de diciembre
Catálogo de Disposición Documental Anual18 Último día hábil de
enero.
Inventario General Anual 31 de diciembre
Inventario de transferencia Anual 31 de diciembre
Inventario de baja documental Anual 31 de diciembre
Guía simple de archivos Anual 31 de diciembre
Calendario institucional Anual 31 de diciembre
Informe de cumplimiento Anual 31 de diciembre
2.3.3.1 De la actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística.
La actualización de los Cuadros de Clasificación Archivística de las Unidades
Administrativas de Petróleos Mexicanos se realizará a más tardar 20 días después de
que se presenten cambios en sus atribuciones y funciones derivados de una
reorganización de su estructura. La instancia encargada de realizar la actualización en
el Módulo de Archivo de la Solución Tecnológica Documental, será el Área de
Archivística y Digitalización de Petróleos Mexicanos.
El Área de Archivística y Digitalización ha establecido tres tipos de formatos que se
enuncian a continuación, para que las Unidades Administrativas reporten la
actualización de su Cuadro de Clasificación Archivística:
a) Para el caso de que se requiera dar de alta secciones, subsecciones, series y/o
subseries, Anexo 12.
b) Para la baja de secciones, subsecciones, series y/o subseries, Anexo 13.
c) Por excepción, en el caso de que únicamente se requiera modificar el nombre
de una sección, subsección, serie y/o subseries, manteniéndose los mismos
valores documentales, vigencias documentales, disposición final y clasificación
de información, Anexo 14.
17 Salvo que la autoridad competente (IFAI o AGN) determine otra fecha.
18 “Las dependencias y entidades enviarán al Archivo General de la Nación, para su validación y registro, una copia de
su catálogo de disposición documental actualizado en soporte electrónico, a más tardar el último día del mes de
febrero de cada año”. Artículo Decimoséptimo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los
archivos.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 81 de 169
2.3.3.2 De la actualización del Catálogo de Disposición Documental.
Adicionalmente al envío, al Área de Archivística y Digitalización, de la actualización de
su Cuadro de Clasificación Archivística, la Unidad Administrativa elaborará y entregará
los siguientes formatos, según el caso:
a) Para el alta de los valores documentales, vigencias documentales, disposición final
y clasificación de información de las series y subseries ya reportados en los formatos
a que se refiere el apartado 2.3.3.1 de estos Criterios, ver Anexo 15.
b) En el caso de que la Unidad Administrativa sólo requiera solicitar el cambio de
valores documentales, vigencia documental, disposición final o clasificación de
información de alguna serie y/o subseries elaborará y entregará al Área de
Archivística y Digitalización el formato correspondiente, el cual forma parte del
Anexo 16 de estos Criterios.
2.3.3.3 De la actualización de la Guía Simple de Archivos.
Para la actualización de la Guía Simple de Archivos, cada Unidad Administrativa
llenará el Formato para la Descripción de las Series Documentales, el cual constituye el
Anexo 17 de estos Criterios.
Será condición indispensable el envío al Área de Archivística y Digitalización, del
formato referido para que se considere concluido el proceso de actualización del
Cuadro General de Clasificación Archivística y del Catálogo de Disposición
Documental, esto con fin de que la información correspondiente se integre al Módulo
de Archivo de la Solución Tecnológica Documental.
2.4 De la administración de documentos activos.
2.4.1 Del Control de Gestión.
Respecto a las directrices que deberán observar las Unidades Administrativas de
Petróleos Mexicanos para la operación, funcionalidad, comunicación y seguridad de
los sistemas automatizados de control de gestión, que permitan homologar,
estandarizar y hacer compatible su uso entre ellas, mediante la utilización de medios y
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 82 de 169
firma electrónicos en el intercambio de información, se estará en lo dispuesto por los
“Lineamientos para la operación, funcionalidad, comunicación y seguridad de los
sistemas automatizados de control de gestión”, emitidos por la Subcomisión de los
Sistemas Automatizados de Control de Gestión, dependiente de la Comisión
Intersecretarial para el Desarrollo del Gobierno Electrónico.
Estas directrices permitirán 19:
Mejorar la gestión y trámites de los asuntos administrativos mediante el uso de
medios electrónicos;
Contar con un único sistema automatizado de control de gestión en Petróleos
Mexicanos.
Asegurar la confidencialidad, integridad y resguardo de la información acorde a los
ordenamientos legales aplicables;
Permitir la intercomunicación entre los sistemas de control de gestión con que
cuente la Industria Petrolera Estatal;
Utilizar la firma electrónica avanzada como medio de autenticación del
documento electrónico gubernamental y como método alternativo a la firma
autógrafa, y
Disminuir sustancialmente el uso de papel y mensajería.
2.4.2 De la recepción de documentos.
La recepción de documentos es un acto jurídico-administrativo que compromete a
Petróleos Mexicanos; el ingreso formal de cualquier documento debe motivar acciones
y respuestas institucionales; por ello, los documentos que Petróleos Mexicanos recibe
son materia de su infraestructura documental y de un conjunto de acciones
institucionales.
La recepción de documentos es la fase inicial del sistema de archivo, sus implicaciones
jurídicas y administrativas para los servidores públicos y la Institución, obligan a tener un
19 Lineamiento 1.- Objeto, Lineamientos para la operación, funcionalidad, comunicación y seguridad de los sistemas
automatizados de control de gestión.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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proceso definido que dé cuenta del ingreso oficial del documento, su destino y
tratamiento dentro de la Industria. Por ello, en la etapa de recepción de documentos
oficiales de Petróleos Mexicanos se deberán cumplir tres principios:
1. Garantizar el control y seguimiento institucional de la documentación
recibida;
2. Garantizar la entrega expedita y oportuna de la documentación recibida al
área que se encargará de su atención y trámite;
3. Garantizar que la documentación recibida sea captada, organizada y
conservada como antecedente útil para la gestión y toma de decisiones.
Criterios específicos para la recepción de documentos
a. Los documentos ingresan a Petróleos Mexicanos por diversas vías: directamente a
las oficinas y/o por medio de un área específica que la Unidad Administrativa haya
destinado para ello. En cada caso se deberá elaborar una ficha de control cuyos
elementos mínimos de descripción son 20:
1) El número identificador (folio consecutivo de ingreso, renovable anualmente).
2) El asunto (breve descripción del contenido del documento).
3) Fecha y hora de recepción, y
4) Generador y receptor del documento (nombre y cargo).
b. En los casos que exista un área específica que haga las veces de Oficialía de Partes
deberá cerciorarse de que la documentación sea efectivamente para Petróleos
Mexicanos y que se encuentre íntegra y completa; deberá registrarla y separarla
por área y despachar la información.
c. En todos los casos en que exista una Oficialía de Partes ésta deberá despachar la
documentación de forma oportuna y expedita.
d. Los criterios de prioridad que se deberán tomar en consideración son:
1) Remitente.
20 Lineamiento Noveno, Lineamientos Generales de Archivos.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 84 de 169
2) Destinatario.
3) Plazos o vencimientos legales y fiscales.
4) Notaciones de confidencialidad y urgencia.
5) La documentación jurídica y fiscal, por su naturaleza, debe canalizarse de forma
inmediata.
e. Cada Unidad Administrativa llevará el control de su documentación a través de un
sistema de control de gestión documental.
f. La documentación captada por Petróleos Mexicanos a través de mensajería,
correo ordinario, remitente o representante legal y propio, se recibirá por las vías
que cada Unidad Administrativa determine. En los casos en que sea necesario
(como los asuntos legales, por ejemplo) se conservarán los sobres o bolsas originales
que contengan la correspondencia recibida.
g. Se coordinará a nivel de la oficina de la Dirección General, Subdirección
Corporativa o Gerencia que dependa directamente de una Dirección Corporativa,
el control de los documentos ingresados a Petróleos Mexicanos.
h. Toda la documentación que ingrese en sobre cerrado con carácter de
confidencial o que contenga valores, se turnará al área respectiva sin ser abierta.
2.4.3 Del seguimiento y control de documentos en trámite.
El seguimiento y control de la documentación recibida, es un aspecto fundamental
para la correcta y oportuna gestión administrativa, y para la adecuada integración y
preservación de los acervos documentales.
Petróleos Mexicanos es responsable de disponer de los mecanismos de control y
seguimiento necesarios para conocer en cualquier momento, la situación en la que se
encuentra un documento que ingresó y su ubicación precisa.
El seguimiento documental garantiza, por una parte, la recuperación archivística de la
información y por la otra, permite conocer el volumen y la situación que guardan los
asuntos recibidos y turnados a las áreas.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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Criterios específicos para el seguimiento y control de documentos en trámite
De acuerdo con lo anterior, y a efecto de garantizar un adecuado manejo de la
documentación en trámite dentro de Petróleos Mexicanos, se deberán observar los
siguientes criterios:
a. Las áreas responsables de dar seguimiento a los documentos ingresados en
Petróleos Mexicanos trabajarán en estrecha coordinación para conocer la situación
en la que se encuentran los documentos y su proceso de atención.
b. El seguimiento de los documentos en trámite se hará en apego a lo establecido en
los “Lineamientos para la operación, funcionalidad, comunicación y seguridad de
los sistemas automatizados de control de gestión”.
c. Cada una de las Unidades Administrativas deberá dar el trámite que
institucionalmente corresponda, en apego a sus facultades e informar a las
instancias de competencia las gestiones realizadas.
d. Los formatos o plantillas que se utilicen de acuerdo a lo dispuesto en los
Lineamientos para la Operación, Funcionalidad Comunicación, y Seguridad de los
Sistemas Automatizados de Control de Gestión, para el manejo de asuntos deberán
contener al menos la siguiente información:
1. Folios, tanto para el remitente como para el destinatario;
2. Fechas de elaboración, de recepción, de compromiso y de respuesta del
documento electrónico gubernamental;
3. Tema y descripción del asunto;
4. Nombre, cargo e institución remitente;
5. Nombre, cargo e institución del destinatario;
6. El escudo nacional en aquellos que en papel deban contenerlo, conforme a los
ordenamientos legales aplicables;
7. En su caso, el tipo de instrucción para la atención del asunto, y
8. El estado que guarda el asunto.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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e. Todos los documentos recibidos por las áreas, así como las copias de los
documentos emitidos con su respectivo acuse, deberán canalizarse al Archivo de
Trámite respectivo.
2.4.4 Del despacho de la documentación.
El despacho de documentación consiste en la correcta y oportuna distribución de
todos los documentos que ingresan a Petróleos Mexicanos y aquéllos que genera la
propia Institución con motivo de sus actividades.
El correcto despacho de documentos constituye una actividad de alta significación
para el desarrollo ordenado y para la culminación satisfactoria de la gestión
institucional.
Criterios específicos para el despacho de la documentación
Para garantizar el adecuado manejo de la documentación, para el despacho de los
documentos se observarán puntualmente los siguientes criterios.
a. El despacho de la documentación será realizado según sea establecido por cada
Unidad Administrativa. En los casos que exista una oficina que haga las veces de
Oficialía de Partes, ésta deberá ofrecer un servicio que garantice seguridad,
eficiencia y eficacia en el reparto de la documentación.
b. Si existiera una oficina específica para el despacho de los documentos (Oficialía de
Partes), ésta deberá solicitar a las áreas emisoras de documentos que los
documentos a despachar contengan:
1) Remitente
2) Destinatario: Nombre y cargo
3) Dirección completa: calle, número, piso, Delegación, Estado o Municipio,
localidad, código postal.
4) Tipo de servicio preferente que se solicita.
c. Del mismo modo, en los casos de que exista una oficina específica para el
despacho de los documentos, ésta será la instancia responsable del despacho de
los documentos por mensajería, franqueo o valija.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 87 de 169
2.4.5 De la producción y reproducción de documentos.
Se debe procurar reducir la producción y reproducción de documentos institucionales,
así como , evitar el dispendio y explosión documental de copias y fotocopias y aplicar
las directrices contenidas en apartado 4.2 de los Lineamientos para el Uso del Correo
Electrónico en Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios, el cual establece que
“las copias de correspondencia interna en el ámbito de Petróleos Mexicanos deberán,
preferentemente, ser enviadas vía correo electrónico, señalándolo en el documento
original mediante el uso de siglas cvce (copia vía correo electrónico), incluyéndose en
el archivo electrónico el número asignado al original y la leyenda ‘original firmado’, se
deberá también contar con acuse de recibo al mensaje”, eficientando con esto los
procesos y evitando que se dupliquen los archivos institucionales.
Criterios específicos para la producción y reproducción de documentos.
a. Como regla general, los comunicados oficiales que sean generados por las
Unidades Administrativas de Petróleos Mexicanos no emitirán copias para
conocimiento, a menos que la comunicación involucre en el proceso a otra Unidad
Administrativa, en tal caso, las copias formarán parte de su expediente respectivo.
b. Las Unidades Administrativas sólo conservarán para su archivo las copias emitidas
de acuse de recibo en caso de que no hayan sido integrados en el expediente
original, documento que hace las veces del original emitido.
c. En caso de que sea indispensable disponer de copias como instrumento de trabajo
y ayuda para el control interno, éstas no se tomarán como material de archivo y
serán dadas de baja para su reciclado por la propia oficina en el momento en que
pierdan su utilidad funcional, previa constatación de la existencia del original en
papel o su disponibilidad como documento electrónico.
d. Los documentos originales deberán conservarse directamente en los expedientes
de las áreas que los requieran, aun cuando hayan sido elaborados en una instancia
diferente.
e. Las notas y tarjetas informativas, así como las fotocopias de documentos y los
expedientes multiplicados para controles internos son instrumentos que facilitan la
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 88 de 169
operación administrativa, mas no serán considerados como materiales de archivo;
podrán darse de baja en la propia oficina en el momento en que pierdan su
utilidad funcional para posteriormente reciclarse conforme a la normatividad
establecida.
f. Las síntesis informativas, revistas, diarios y otros materiales documentales similares, no
se considerarán como parte del archivo. Éstos, una vez concluida su vida útil,
podrán canalizarse a la biblioteca o al Archivo Histórico o, en su caso, podrán darse
de baja para reciclarse.
g. Los documentos de fax son instrumentos de comunicación empleados para
optimizar tiempos y agilizar trámites; sin embargo, no serán materia de archivo ni
tampoco excluyen el trámite de recepción o envío del documento original. Sólo en
los casos en que el fax sirva como evidencia por la fecha para algún trámite, se
guardará como parte de los documentos originales. Se recomienda, en este caso,
sacar una fotocopia del fax, en caso de esté muy deteriorado para asegurar la
conservación de la información.
2.4.6 Del archivo de documentos activos o en trámite.
La organización y conservación de la documentación activa de las Unidades
Administrativas de Petróleos Mexicanos es parte fundamental del Sistema Archivístico,
cuya finalidad es conservar todos los documentos de archivo de la Industria; así como
mantenerlos correctamente organizados e integrados, para que cumplan su función
de fuentes de información para la operación institucional y la toma de decisiones.
Para el proceso de archivo de documentos activos o en trámite las Unidades
Administrativas de Petróleos Mexicanos deberán atender los siguientes tres principios:
1. Dar seguimiento y controlar los documentos sujetos a trámite hasta su integración
final al archivo, garantizando que todas las piezas tramitadas sean conservadas de
manera institucional.
2. Auspiciar que al archivo ingresen sólo documentos de archivo definidos como
sustantivos por la Unidad Administrativa o documentos oficiales en original o los que
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 89 de 169
hagan las veces de original, como establecen las disposiciones contables,
integrados en expedientes, en el momento y del modo adecuados, según los
manuales de procedimientos y de acuerdo a la integración natural según los
criterios archivísticos; y
3. Conservar sistemáticamente organizados los expedientes obtenidos, adquiridos,
transformados o custodiados por las Unidades Administrativas, integrando
lógicamente los antecedentes institucionales y garantizando su fácil localización y
consulta.
Criterios específicos para el archivo de documentos activos o en trámite
a. Cada Unidad Administrativa contará con el control o registro de los archivos de
trámite necesarios, en los que se conservarán los documentos de archivo
creados, recibidos, manejados, producidos y usados en las áreas que de ella
dependen.
b. Los responsables de los Archivos de Trámite deberán garantizar la captación
íntegra y oportuna de los documentos recibidos o producidos por la propia
Unidad Administrativa en el curso de sus gestiones regulares, reuniendo
sistemáticamente los antecedentes de los trámites institucionales.
c. Cada serie documental se ordenará alfabética y cronológicamente o de otra
forma conveniente, atendiendo la naturaleza de su contenido. Para ello se
podrán utilizar los siguientes Métodos de Ordenación: numérico (se utilizan
caracteres numéricos separados por comas, puntos guiones, diagonales,
etcétera); alfabético (se utilizan caracteres alfabéticos, onomástico, geográfico,
asuntos o materias); y/o cromático.
d. Cada contenedor (archivero, librero o mobiliario específico para guardar los
expedientes) deberá tener su etiqueta identificadora al frente, con el número de
gaveta o entrepaño y nombre de la(s) series que contenga.
e. En los casos en que un contendor tenga varias series al interior, deberán
identificarse con la codificación respectiva, mediante separador con etiqueta.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 90 de 169
2.4.7 De la conservación, guarda y custodia de los documentos de archivo
activos.
2.4.7.1 De la conservación de los documentos activos.
La conservación de documentos se fundamenta en el principio de que todo
documento posee una naturaleza corpórea o física y es portadora de un mensaje o
contenido. Esto determina la búsqueda de un necesario equilibrio entre la función
conservadora, forzosamente restrictiva como protectora de la materialidad del
documento, y la función difusora, que debe ser magnánima por conocedora de los
valores que el documento encierra.
De aquí se establece que la conservación documental tiene como propósito y debe
orientarse, tanto hacia la integridad física del documento (el soporte) como a su
integridad funcional (el material sustentado).
La conservación de los archivos requiere la responsabilidad de las Unidades
Administrativas que los generan a través del nombramiento de responsables de
cada uno de los archivos de trámite, de conservación e histórico.
La conservación de los archivos implicará la integridad de los soportes y la
confiabilidad de la información.
Los archivos deberán estar identificados, preservados y no se mezclarán con otros
materiales documentales.
1. El espacio físico y el mobiliario de los archivos de trámite deberán ofrecer las
condiciones de seguridad y funcionalidad que garanticen la conservación de los
documentos. Entre las cuales destacan las siguientes:
1) No deben estar en una zona de humedad.
2) No deben estar expuestos a la intemperie.
3) No deben ser expuestos directamente a los rayos del sol.
4) Cuidar que las instalaciones eléctricas sean seguras.
5) Garantizar la limpieza del lugar.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 91 de 169
6) Estar libre de plagas nocivas.
7) Contar con extintores específicos para apagar fuego originado por quema
de papel y que su extinción no deteriore los documentos archivados
(sofocación de incendios)
8) Los archivos deberán ubicarse preferentemente en Planta Baja o en
inmuebles y áreas donde se hayan previsto las cargas vivas que dichos
archivos generaran sobre las estructuras. Su distribución deberá atender a los
criterios previstos en los cálculos estructurales correspondientes.
9) Deberán tomarse las medidas de seguridad necesarias para que en caso de
sismo los estantes o anaqueles donde se guardan los expedientes sean lo
suficientemente estables.
Estas recomendaciones son válidas también para los archivos que resguarden
documentos semiactivos e históricos.
2.4.7.2 De la guarda y custodia de los expedientes y documentos clasificados
como reservados o confidenciales.
a) Los expedientes y documentos clasificados como reservados o confidenciales serán
debidamente custodiados y conservados fuera del alcance de personas no
autorizadas para su acceso, para tal efecto deberán ubicarse en espacios cerrados
y bajo llave.
b) Cuando el expediente se encuentre clasificado como confidencial o reservado, su
acceso se encontrará restringido. Con el fin de evitar su alteración, pérdida,
transmisión y acceso no autorizado, el expediente únicamente podrá ser
consultado por el personal que esté inscrito en el “Registro de servidores públicos
que tienen acceso a los expedientes y documentos reservados y confidenciales”,
ver apartado 3.1.3 de estos Criterios y Anexo 20 de estos Criterios. En el caso de que
otras áreas requieran tener acceso a la documentación clasificada en razón de sus
funciones, únicamente lo podrán hacer previa autorización del titular de la Unidad
Administrativa o por los servidores públicos designados por ausencia u otras razones,
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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y siempre que el solicitante firme la responsiva respectiva contenida en la Ficha de
Préstamo para Expedientes Clasificados, ver Anexo 19 de estos Criterios.
2.4.8 Del préstamo de expedientes de Archivo de Trámite.
a) Todos los expedientes públicos que se encuentren dentro de los Archivos de Trámite
estarán a disposición de la Unidad Administrativa correspondiente, previo llenado
del formato de Ficha de Préstamo.
b) En los casos en que los archivos de trámite estén resguardados en un área
específica y por un responsable, se podrá prestar la documentación previa
autorización del servidor público designado para tal efecto, así como del llenado
del formato de Ficha de Préstamo de Expedientes Públicos, ver Anexo 18 de estos
Criterios.
c) Los expedientes prestados quedarán bajo la responsabilidad del solicitante, quien
deberá devolverlo de manera íntegra, a más tardar al término de 15 días
calendario. De requerirlo por más tiempo, el solicitante deberá volver a llenar un
nuevo formato de préstamo.
d) El responsable del Archivo de Trámite deberá dar seguimiento de los expedientes
prestados y requerir aquéllos que cumplan con el tiempo límite de préstamo.
e) El responsable del archivo y el solicitante deberán cotejar la integridad del
expediente al momento de la entrega-recepción.
2.4.9 De las transferencias primarias.
Con la finalidad de que los archivos de trámite sean eficientes y no acumulen
indefinidamente documentos que hayan perdido su vigencia operativa para las
Unidades Administrativas, es indispensable transferir la documentación semiactiva al
Archivo de Concentración.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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La recepción de la documentación semiactiva de los Archivos de Trámite se llevará a
cabo de forma organizada, conforme al Manual de Procedimientos correspondiente 21
y previa validación por el Archivo de Concentración de los expedientes transferidos, de
acuerdo con los siguientes criterios:
a) La instancia responsable de la captación y conservación de los expedientes
semiactivos de Petróleos Mexicanos será el Archivo de Concentración, instancia
que recibirá directa y exclusivamente de los Archivos de Trámite, los expedientes
cuya utilidad operativa haya concluido, conforme al Catálogo de Disposición
Documental.
b) El responsable del Archivo de Concentración deberá, durante el mes de noviembre
de cada año, presentar su Programa Anual de Transferencias al Área de
Archivística y Digitalización de Petróleos Mexicanos y difundirlo a las Unidades
Administrativas para su conocimiento. Este Programa deberá contener el
calendario anual, al que deberán sujetarse cada uno de los Archivos de Trámite
para realizar sus transferencias.
c) A partir del mes de enero de cada año se realizarán las transferencias de los
expedientes de los Archivos de Trámite que hayan concluido su uso operativo en las
oficinas, según lo establecido en el Catálogo de Disposición Documental y
mediante el calendario preparado por el Archivo de Concentración.
d) Toda transferencia de expedientes semiactivos al Archivo de Concentración
deberá prepararse de forma correcta y organizada. Será responsabilidad de la
Unidad Administrativa que transfiera formular el inventario completo y preciso de los
materiales concentrados mediante formato de Inventario de Transferencia Primaria
(Anexo 9) al Archivo de Concentración, que deberá ser revisado y, en su caso,
validado por la propia instancia receptora.
e) Los Archivos de Trámite deberán llevar un registro completo y preciso de las
transferencias que efectúen, para lo cual integrarán debidamente el expediente
21 Manual de Procedimientos para la organización del Archivo de Trámite, Procedimiento para el envío de transferencias
primarias al archivo de concentración..
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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de archivo correspondiente; por su parte, el Archivo de Concentración deberá
establecer el registro central de los movimientos habidos en Petróleos Mexicanos en
tal materia, alimentando con esta información, en su caso, la base de datos del
Módulo de Archivo de la Solución Tecnológica Documental cuando se establezca.
f) Los requisitos de aceptación de los expedientes de cada Unidad Administrativa, por
el Archivo de Concentración, serán los siguientes:
1. Los expedientes a transferir deberán estar registrados en el Módulo de
Archivo de la Solución Tecnológica Documental y haber cumplido su
vigencia documental en el Archivo de Trámite de conformidad con el
Catálogo de Disposición Documental.
2. Los documentos que integran cada expediente deberán estar digitalizados e
importados en el Módulo de Archivo de la Solución Tecnológica Documental.
3. Los expedientes serán depositados de modo adecuado en cajas para
archivo proporcionadas el Archivo de Concentración, una vez realizada la
solicitud de transferencia primaria.
4. Los expedientes deberán estar ordenados por serie y/o subserie documental,
con el fin de que exista una correspondencia de su vigencia documental.
Con base en lo anterior, cada tomo o legajo del expediente deberá contar
con las etiquetas de portada y de ceja o lomo correspondiente de acuerdo
con el modelo establecido en el apartado 2.1.3.3.1 De la portada o guarda
exterior de los expedientes de archivo. Los expedientes deberán estar
acompañados con el formato de Transferencia Primaria que forma parte del
Anexo 9 de estos Criterios.
5. Cada tomo o legajo de los expedientes a transferir deberán estar guardados
en un fólder o carpeta (no utilizar carpetas plásticas de pasta dura o que
contengan arillos), sin grapas o clips; preferentemente, su grosor no deberá
rebasar los 5 centímetros o dos pulgadas, con excepción de los expedientes
que por su amplitud volumétrica lo justifiquen.
6. Previo a la realización de la transferencia primaria, el responsable de archivo
en coordinación con el Archivo de Concentración revisarán, cotejarán
(aleatoriamente o por muestreo) los expedientes y validarán el formato de
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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Transferencia Primaria. En su caso, el Archivo de Concentración de Petróleos
Mexicanos no recibirá los expedientes, sino se cubre con uno o varios de los
requisitos señalados.
7. Sin excepción alguna, el Archivo de Concentración de Petróleos Mexicanos
no recibirá cajas que contengan papeles de trabajo y/o materiales ajenos a
los expedientes a transferir.
8. La solicitud de transferencia primaria se deberá documentar mediante un
oficio dirigido a la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales,
área dependiente de la Subdirección de Servicios Corporativos, en el cual se
deberán incluir los datos de número de cajas que se requiere transferir, la
ubicación física donde se encuentra, la relación del inventario de
transferencia, el nombre completo y clave de centro gestor del área de
procedencia; así como, el nombre del responsable de archivo designado
para llevar a cabo el procedimiento, señalando su número de extensión
telefónica y ubicación física.
g) Los expedientes de archivo clasificados total o parcialmente como confidenciales,
podrán ser transferidos al Archivo de Concentración, con base en la vigencia
documental reflejada en el Catálogo de Disposición Documental.
2.5 De la administración de documentos semiactivos o en
concentración.
El Archivo de Concentración es la única instancia responsable de la administración y
guarda precautoria de los documentos semiactivos cuya consulta es esporádica por
parte de las Unidades Administrativas de Petróleos Mexicanos, conforme al Catálogo
de Disposición Documental.
Será responsabilidad del administrador del Archivo de Concentración implementar los
sistemas idóneos para brindar un apoyo efectivo a los Archivos de Trámite de Petróleos
Mexicanos, a fin de recibir con la agilidad necesaria los expedientes semiactivos
liberados por las Unidades Administrativas, así como mantener correctamente
organizados los materiales concentrados y estar en posibilidad de facilitar su consulta
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 96 de 169
durante el plazo establecido para su conservación precautoria dentro del respectivo
Catálogo de Disposición Documental.
El Archivo de Concentración estará organizado por cajas de archivo semiactivo, las
cuales serán ordenadas alfabética y numéricamente para su oportuna ubicación. Al
momento de su ingreso, cada caja deberá ser foliada e identificada con una etiqueta
con la letra del pasillo, el número del estante y de la gaveta donde se ubicará
físicamente para su resguardo.
El responsable de la administración del Archivo de Concentración de Petróleos
Mexicanos deberá establecer las medidas y procedimientos operativos necesarios
para garantizar la conservación de los documentos; certificando periódicamente que
el espacio físico destinado para la guarda y custodia de los archivos semiactivos
ofrezca condiciones de seguridad, funcionalidad y control ambiental, debiendo
establecer sistemas de verificación tales como: seguridad y sistemas de
contraincendio; instalaciones eléctricas e hidráulicas; control de humedad; aire
acondicionado; limpieza y maniobras; erradicación de plagas e insectos nocivos;
grietas y desperfectos en las instalaciones que permitan la exposición de los
documentos a la intemperie o directamente a los rayos del sol.
El Archivo de Concentración integrará, durante el primer semestre de cada año y
conforme al calendario establecido, su acervo de acuerdo a la recepción que haga
de los expedientes y tendrá el segundo semestre para organizarlos, inventariarlos y
valorarlos.
2.5.1 Del préstamo de expedientes bajo custodia del Archivo de Concentración.
a) El Archivo de Concentración podrá prestar los expedientes que se encuentren bajo
resguardo únicamente a las Unidades Administrativas que de origen enviaron los
expedientes, por un periodo de 15 días naturales, renovable por una ocasión, previo
llenado del Formato de Ficha de Préstamo establecido en el Manual de
Procedimientos correspondiente.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 97 de 169
b) Los expedientes prestados quedarán bajo responsabilidad de la Unidad
Administrativa de origen, la cual deberá devolverlos de manera íntegra al término
del periodo de préstamo establecido en la Ficha de Préstamo. De requerirlo por
más tiempo, la Unidad Administrativa de origen deberá llenar un nuevo formato de
préstamo.
c) Al momento de la entrega-recepción de los expedientes prestados, el responsable
de la recepción del Archivo de Concentración y el solicitante de la Unidad
Administrativa de origen deberán cotejar la integridad de contenido especificado
de acuerdo con el inventario de Transferencia Primaria correspondiente a la caja
de archivo semiactivo devuelta.
2.5.2 De la valoración documental, las transferencias secundarias y las bajas
documentales.
El Archivo de Concentración registrará en su Calendario de Caducidades todos los
tomos o legajos de los expedientes que le sean transferidos por los Archivos de Trámite,
a efecto de detectar oportunamente la documentación que haya concluido su
guarda precautoria.
Respecto a los plazos de conservación y a las modalidades de valoración de la
documentación de Petróleos Mexicanos, aplicará los establecidos dentro de los
Catálogos de Disposición Documental.
Antes de proceder a la valoración de los expedientes que ha terminado su guarda
precautoria, el Archivo de Concentración recabará, mediante oficio, la aprobación de
la Unidad Administrativa que haya transferido los materiales en cuestión, para
garantizar la prescripción efectiva de los valores primarios de la documentación.
En caso de que una Unidad Administrativa requiera la prórroga del plazo de
conservación de los expedientes transferidos, lo hará mediante oficio, reflejando los
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 98 de 169
cambios en el Catálogo de Disposición Documental a efecto de que en la
actualización correspondiente se regularice el nuevo periodo.
2.5.2.1 De la valoración documental.
La valoración consiste en el proceso de análisis y estudio para realizar la selección final
de los expedientes inactivos, representa una de las funciones más delicadas de
cuantas competen a los servicios archivísticos, ya que consiste en decidir cuáles
materiales serán conservados o dados de baja.
A efecto de garantizar el adecuado manejo de la documentación de Petróleos
Mexicanos, para la valoración y, en su caso, para la transferencia secundaria de
documentos inactivos se observarán puntualmente los siguientes criterios:
a) La prevaloración secundaria de los expedientes inactivos cuyos valores primarios
han prescrito, deberá ser realizada por la Unidad Administrativa responsable, con el
apoyo del Archivo de Concentración y del Archivo Histórico, seleccionando –de
acuerdo con las normas y técnicas de valoración vigentes, los expedientes que
serán dados de baja, los que serán conservados definitivamente y transferidos en un
futuro al Archivo Histórico para su conservación permanente.
b) De existir alguna duda acerca del tratamiento a que deba sujetarse determinado
material en cuanto a su destino final, se consultará al Comité de Información de
Petróleos Mexicanos para adoptar la decisión adecuada al respecto.
2.5.2.2 De las transferencias secundarias.
a. Toda transferencia de expedientes con valor permanente al Archivo Histórico de
Petróleos Mexicanos, deberá ser cuidadosamente preparada y organizada por el
Archivo de Concentración, quien será responsable de la selección, correcta
ordenación de la remesa y la elaboración del Inventario de Transferencia
Secundaria de los expedientes por transferir (ver Anexo 10), misma que deberá ser
revisada y, en su caso, validada por el Archivo Histórico de Petróleos Mexicanos.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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b. Para el caso de los expedientes transferidos al Archivo Histórico, se abrirá un
expediente de transferencia con el acuse del oficio de envío y copia de los
inventarios remitidos.
2.5.2.3 De las bajas documentales.
a. La baja definitiva de los expedientes irrelevantes conservados por el Archivo de
Concentración deberá apegarse a las normas vigentes sobre la materia, expedidas
por el Gobierno Federal, no sólo respecto al manejo y disposición de los
documentos públicos, sino respecto al tratamiento de los bienes muebles de la
Federación.
b. Para este caso, el Archivo de Concentración deberá presentar ante el Archivo
General de la Nación las solicitudes de autorización de baja documental
correspondientes, conforme a lo establecido en el Instructivo para el Trámite y
Control de Bajas de Documentación del Gobierno Federal expedido por la
Dirección del Sistema Nacional de Archivos del AGN. Así como requerir la
intervención oportuna de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, por medio
de la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública,
a efecto de autorizar, operar y vigilar la baja de documentación de carácter
contable y/o financiero original 22.
c. El Archivo de Concentración deberá gestionar, ante las áreas competentes de
Petróleos Mexicanos, la enajenación de los archivos autorizados en el acta de baja
que libere el Archivo General de la Nación.
22 Artículo Cuarto. Transcurrido el tiempo de guarda (de la documentación original e información que constituye el
Archivo Contable Gubernamental) se deberá solicitar a la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la
Gestión Pública de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público la autorización de la destrucción de la documentación
contable, posteriormente se deberá solicitar la opinión del Archivo General de la Nación respecto del valor histórico de
los documentos a efecto de determinar los que deban destruirse, conservarse, gravarse o microfilmarse.
Artículo Quinto. Las relaciones o inventarios de baja de documentación e información autorizados por la Secretaría de
Hacienda y Crédito Público, deberán conservarse por un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en que se
haya destruido la mencionada documentación e información. Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a
que sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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d. Las solicitudes de dictamen de destino final, el dictamen del Archivo General de la
Nación y las actas de baja documental o de transferencia secundaria se
digitalizarán y publicarán en el portal de Internet institucional, de acuerdo con el
artículo 7 fracción XVII de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental 23.
e. El Archivo de Concentración deberá elaborar en todos los casos un informe final de
los procesos de valoración describiendo detalladamente el conjunto documental
depurado, así como las técnicas aplicadas y los resultados del proceso en su
conjunto.
f. El Archivo de Concentración deberá integrar un expediente por cada baja
autorizada cuidando de incorporar los oficios, inventarios y acta respectiva.
g. Los inventarios de baja documental autorizados por el Archivo General de la
Nación, deberán conservarse en el Archivo de Trámite del Archivo de
Concentración por un plazo de cinco años, contados a partir de la fecha en que se
haya autorizado la baja correspondiente. Este plazo se incluirá en el Catálogo de
Disposición Documental 24.
3. Disposiciones Específicas para la clasificación y desclasificación
de la información contenida en los documentos de archivo.
3.1 De la clasificación de la información.
Los titulares de las Unidades Administrativas serán responsables de clasificar la
información de conformidad con los criterios establecidos en la Ley Federal de
Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, su Reglamento y en
23 Lineamiento Vigésimo, Lineamientos Generales de Archivos.
24 Lineamiento Vigésimo primero, Lineamientos Generales de Archivos.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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los Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la información de
las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal 25.
Los titulares de las Unidades Administrativas llevarán a cabo la clasificación de la
información en el momento en que 26:
I. Se genere, obtenga, adquiera o transforme la información, o
II. Se reciba una solicitud de acceso a la información, en el caso de
documentos que no se hubieran clasificado previamente.
La clasificación podrá referirse a un expediente o a un documento.
La información existente en los archivos de Petróleos Mexicanos con anterioridad a la
entrada en vigor de la Ley, su Reglamento y los Lineamientos Generales para la
clasificación y desclasificación, será pública y sólo podrá clasificarse como reservada o
confidencial en los supuestos previstos en los ordenamientos mencionados27.
En el intercambio de información entre sujetos obligados28 para el ejercicio de sus
atribuciones, los documentos deberán señalar la clasificación, en su caso 29.
a) Del daño presente, probable y específico
Al clasificar expedientes y documentos como reservados o confidenciales, los titulares
de las Unidades Administrativas deberán tomar en consideración el daño que causaría
su difusión a los intereses tutelados en los artículos 13, 14 y 18 de la Ley 30.
b) Del fundamento legal y la motivación de la clasificación
Para fundar la clasificación de la información, deberá señalarse el o los ordenamientos
jurídicos, artículo, fracción, inciso y párrafo que expresamente le otorgan el carácter de
25 Artículo 16, Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (Ley).
26 Capítulo IV, Art. 26, Reglamento de la Ley. 27 Considerando, Lineamientos para la clasificación y desclasificación de información.
28 Sujetos obligados: a) El Poder Ejecutivo Federal, la administración Pública Federal y la Procuraduría General de la
República; b) El Poder Legislativo Federal, integrado por la Cámara de Diputados, la Cámara de Senadores, la Comisión
Permanente y cualquiera de sus órganos; c)El Poder Judicial de la Federación y el Consejo de la Judicatura Federal; d)
Los órganos constitucionales autónomos; e) Los tribunales administrativos federales, y f) Cualquier otro órgano federal.
29 Lineamiento Décimo Segundo, Lineamientos para la clasificación y desclasificación de información.
30 Capítulo IV. Art. 27, Reglamento.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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clasificada. En el caso de información reservada, deberá, asimismo, establecerse el
periodo de reserva. La información confidencial permanecerá como tal por tiempo
indefinido, salvo lo dispuesto en el Lineamiento Trigésimo cuarto de los Lineamientos
para la clasificación y desclasificación de información y la legislación aplicable 31.
Los titulares de las Unidades Administrativas motivarán la clasificación de la información
únicamente en el caso de que se niegue el acceso a la misma, de conformidad con lo
dispuesto por los artículos 45 primer párrafo de la Ley y 70 fracción IV del Reglamento 32,
se estará a lo dispuesto por la normatividad aplicable.
Por motivación se entenderán las razones, motivos o circunstancias especiales que
llevaron a la autoridad a concluir que en el caso particular encuadra en el supuesto
previsto por la norma legal invocada como fundamento.
c) De la ratificación de reserva o confidencialidad por el Comité de Información
de Petróleos Mexicanos
Los titulares de las Unidades Administrativas se deberán apegar al procedimiento que
se lleva a cabo ante el Comité de Información y Unidad de Enlace para el trámite de
solicitudes de acceso a la información clasificada como reservada o confidencial, y
para el caso de solicitudes de acceso a la información pública gubernamental que
sean negadas deberán utilizar los modelos de oficios emitidos por el Comité de
Información de Petróleos Mexicanos.
3.1.1 De la leyenda de clasificación.
Las Unidades Administrativas deberán utilizar los formatos contenidos en este apartado
para la clasificación de los expedientes de archivo.
Los documentos o expedientes públicos en su totalidad no llevarán leyenda o marca
alguna.
31 Lineamiento Quinto. Lineamiento para la clasificación y desclasificación de la información. 32 Lineamiento Sexto, Lineamientos para la clasificación y desclasificación de la información.
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3.1.1.1 De la leyenda para señalar la clasificación de documentos que se
consideran reservados o confidenciales en todo o en parte.
Para los documentos que contengan información clasificada como reservada o
confidencial, los titulares de las Unidades Administrativas utilizarán los modelos de
formatos de papelería institucional establecidos por la Gerencia Corporativa de
Comunicación Social de la Dirección Corporativa de Administración. El formato de la
leyenda para señalar la clasificación de documentos que son totalmente reservados o
confidenciales o que contienen partes o secciones considerados como reservados o
confidenciales es el siguiente 33:
Unidad Administrativa: ( 1 )
CLASIFICACIÓN Reservada (2) Confidencial (2) Total (3) Parcial (3)
Páginas: ( 4 )
Fecha: ( 5) Periodo de Reserva (6) Del____ (6.b )
Al_____
Fundamento Legal:
(7)
LFTAIPG Artículo: Fracción:
Otro(s)
Ampliación del periodo de Reserva (8) Del_____ ( 8.b )
Al ______
Parte o sección a clasificar: (9)
Nombre, cargo y rubrica del titular de la Unidad Administrativa ( 1)
DESCLASIFICACIÓN Fecha: ( 10 )
Páginas: ( 11 )
Nombre, cargo y rubrica del titular de la Unidad Administrativa ( 1 )
( 1 ) Ver el apartado “ 1.4 De las Unidades Administrativas”, de estos Criterios.
( 2 ) Marcar con una X en Reservada cuando la información contenida en el documento se encuentre en los supuestos de los Artículos 13 y 14 de la
LFTAIPG.
33 Lineamiento Cuadragésimo.- El formato para señalar la clasificación de documentos que se consideran reservados o
confidenciales en todo o en parte, es el siguiente: sello oficial o logotipo de la dependencia o entidad, fecha de
clasificación, Unidad Administrativa, Reservada, Periodo de Reserva, Fundamento Legal, Ampliación del periodo de
reserva, Confidencial, Fundamento Legal, Rúbrica del Titular de la Unidad Administrativa, Fecha de desclasificación y
Rúbrica y cargo del servidor público. Lineamientos para la clasificación y desclasificación de la información.
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En el caso de que encuadre en lo establecido en el art. 18 de la Ley, marcar con una X en el recuadro ubicado a la derecha de Confidencial.
En el caso de que contenga tanto reservada como confidencial, marcar las dos casillas.
( 3 ) Marcar con una X en total cuando toda la información contenida en el documento sea clasificada.
En el caso de que sólo sea una parte, marcar con una X en el recuadro ubicado a la derecha de Parcial.
( 4 ) Anotar el total de páginas del documento.
( 5 ) Anotar la fecha en que se clasifica el documento, formato dd / mm / aaaa.
( 6 ) Se anotará el número de años por los que se mantendrá el documento o las partes del mismo, con el carácter de reservado.
(6.b) Fecha de inicio y conclusión del periodo de reserva, formato dd / mm / aaaa.
( 7 ) Se señalará el artículo(s), fracción(es) y párrafo(s) con base en los cuales se sustente la clasificación de la información.
En el caso de Otro(s): anotar el nombre del o de los ordenamientos jurídicos adicionales para sustentar la clasificación, señalará el artículo(s),
fracción(es) y párrafo(s).
( 8 ) En el caso de haber solicitado la ampliación del periodo de reserva originalmente establecido, se deberá anotar el número de años por los que
se amplia la reserva
(8.b) Fecha de inicio y conclusión de la ampliación del periodo de reserva, formato dd / mm / aaaa.
( 9 ) Anotar las páginas o secciones que se clasifican. Si el documento fuera clasificado en su totalidad, se anotará el número total de las páginas
que lo conforman.
( 10 ) Se anotará la fecha en que la información se desclasificará, en formato dd / mm / aaaa.
( 11 ) En el caso de que una vez desclasificado el expediente, subsistan partes o secciones del mismo reservadas o confidenciales, se señalará este
hecho.
La leyenda de los documentos clasificados como reservados o confidenciales se
deberá ubicar en la esquina superior derecha del documento 34.
3.1.1.2 De la leyenda de clasificación de los expedientes reservados o
confidenciales.
3.1.1.2.1 De la leyenda de expedientes clasificados en su totalidad.
Para señalar la clasificación de expedientes de archivo que por su naturaleza son en su
totalidad reservados o confidenciales, se utilizará, en la parte inferior de la portada o
guarda exterior, la leyenda establecida en cumplimiento del Lineamiento
Cuadragésimo Segundo de los Lineamientos para la clasificación y desclasificación de
información (ver también el apartado 2.1.3.3.1 De las etiquetas de los expedientes de
archivo de estos Criterios) se muestra a continuación:
34 Lineamiento Trigésimo Noveno, Lineamientos para la clasificación y desclasificación de la información.
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Los documentos que integren un expediente reservado o confidencial en su totalidad
no deberán marcarse en lo individual35, únicamente deberán llevar la portada
archivística (apartado 2.1.2.3 De los expedientes de archivo de estos Criterios) y la
leyenda de clasificación que antecede a este párrafo, firmada por los Enlaces
Administrativos, por ejemplo:
Los expedientes a que se refieren las fracciones IV, V y VI del artículo 14 de la Ley
(ver también el apartado 3.2.2 de estos Criterios).
Los expedientes únicos de personal, ubicados en la Subdirección Corporativa de
Recursos Humanos de la Dirección Corporativa de Administración.
Los expedientes clínicos, ubicados en la Subdirección de Servicios de Salud, de la
Dirección Corporativa de Administración.
Los expedientes de los hijos de trabajadoras(res) inscritos en los Centros de
Desarrollo Infantil dependientes de la Subdirección Corporativa de Relaciones
Laborales.
Para la firma de expedientes clasificados como Reservado o Confidenciales deberá hacerse por
los Titulares de las Unidades Administrativas, que son el Director General, Directores Corporativos,
Subdirectores Corporativos y homologados, y Gerentes que reportan a Directores Corporativos. El
35 Lineamiento Cuadragésimo Tercero, Lineamientos para la clasificación y desclasificación de la información.
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criterio queda abierto para casos de tratamiento especial para la firma de la leyenda de las
portadas o guarda exterior de expedientes, de los archivos que por su amplitud y la dispersión
geográfica de su ubicación física, lo justifiquen ante el Comité de Información de Petróleos
Mexicanos, a través del Área de Archivística y Digitalización de Petróleos Mexicanos. Se
considerarán como casos de tratamiento especial en materia de archivos, los servidores públicos
de niveles jerárquicos inferiores a los titulares de Unidad Administrativa, tales como, gerentes que
reportan a Subdirectores Corporativos, subgerentes y así como los delegados, representantes o
enlaces regionales, los cuales deberán ser nombrados por el titular de la Unidad Administrativa
correspondiente como Enlaces Administrativos.
En el caso en que se extraiga un documento de un expediente de archivo clasificado
en su totalidad, para entregarlo a cualquier instancia interna de la Industria, se
estampará en tal documento la leyenda de clasificación de información respectiva,
mediante sello o etiqueta en la parte que lo permita el propio documento, dicha
leyenda tendrá que ser congruente con el fundamento y el plazo previsto en la
portada del expediente y su fecha de clasificación será la del propio expediente.
Si existieran en dichos expedientes documentos marcados como clasificados (por
ejemplo, los enviados por otra dependencia o entidad), prevalecerán sobre éstos, la
fecha de clasificación y el periodo de reserva que obre en la portada del expediente
de archivo 36.
Una vez desclasificados los expedientes arriba señalados, si existieren documentos que
tuvieran el carácter de reservados o confidenciales, deberán ser marcados con la
leyenda establecida en el apartado 3.1.1.1 De la leyenda para señalar la clasificación
de documentos que se consideran reservados o confidenciales en todo o en parte de
estos Criterios 37.
3.1.1.2.2 De la leyenda de expedientes clasificados parcialmente.
El expediente del cual formen parte los documentos a que se refiere el Lineamiento
Cuadragésimo de los Lineamientos para la clasificación y desclasificación de
36 Lineamiento Cuadragésimo Tercero, Lineamientos para la clasificación y desclasificación de la información.
37 Lineamiento Cuadragésimo Tercero, Lineamientos para la clasificación y desclasificación de la información.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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información, únicamente llevará en su carátula la especificación de que contiene
partes o secciones reservadas o confidenciales.
La leyenda de los expedientes clasificados parcialmente como reservados o
confidenciales, ya que contienen información pública, se deberá colocar en la parte
inferior de la portada o guarda exterior del expediente de archivo, como se muestra
(ver también el apartado 2.1.3.3.1 De la portada de los expedientes de archivo de
estos Criterios):
3.1.2. De las suplencias.
En ausencia de los titulares de las Unidades Administrativas, la información será
clasificada o desclasificada por el servidor público que los supla 38.
3.1.3 Del registro de servidores públicos que tienen acceso a los expedientes y
documentos clasificados como reservados o confidenciales.
Los titulares de las Unidades Administrativas, deberán tener conocimiento y llevar un
registro de los servidores públicos que por la naturaleza de sus atribuciones, tengan
38 Décimo Primero, Lineamientos para la clasificación y desclasificación de la información.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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acceso a los expedientes y documentos clasificados como reservados o
confidenciales. Asimismo, deberán asegurarse de que dichos servidores públicos,
tengan conocimiento de la responsabilidad en el manejo de información clasificada 39.
Los titulares de las Unidades Administrativas darán a conocer al Comité de Información
de Petróleos Mexicanos dicho registro, por conducto del Responsable del Área de
Archivística y Digitalización, en enero de cada año calendario o más tardar 20 días
naturales después de haberse producido algún cambio de servidor público. El formato
para reportar el Registro de Servidores Públicos constituye el Anexo 20 de estos Criterios.
3.2 De la información clasificada como reservada
3.2.1 De la información clasificada como reservada con fundamento en el Art.
13 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental.
Como información reservada podrá clasificarse, conforme al artículo 13 de la Ley
Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, aquélla
cuya difusión pueda:
I. Comprometer la seguridad nacional, la seguridad pública o la defensa nacional
(también: Décimo Octavo, Décimo Noveno y Vigésimo de los Lineamientos
Generales para la clasificación y desclasificación de la información).
II. Menoscabar la conducción de las negociaciones o bien, de las relaciones
internacionales, incluida aquella información que otros estados u organismos
internacionales entreguen con carácter confidencial al Estado Mexicano
(también: Vigésimo Primero de los Lineamientos Generales para la clasificación y
desclasificación de la información).
III. Dañar la estabilidad financiera, económica o monetaria del país (también:
Vigésimo Segundo de los Lineamientos Generales para la clasificación y
desclasificación de la información).
39 Lineamiento Décimo, Lineamientos para la clasificación y desclasificación de la información.
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IV. Poner en riesgo la vida, la seguridad o la salud de cualquier persona (también:
Vigésimo Tercero de los Lineamientos Generales para la clasificación y
desclasificación de la información)
V. Causar un serio perjuicio a las actividades de verificación del cumplimiento de
las leyes, prevención o persecución de los delitos, la impartición de la justicia, la
recaudación de las contribuciones, las operaciones de control migratorio, las
estrategias procesales en procesos judiciales o administrativos mientras las
resoluciones causen estado (también: Vigésimo Cuarto de los Lineamientos
Generales para la clasificación y desclasificación de la información).
Al clasificar la información con fundamento en alguna de las fracciones establecidas
en el artículo 13 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental, no será suficiente que el contenido de la misma esté directamente
relacionado con las materias que se protegen en dicho artículo, sino que deberá
también considerarse la existencia de elementos objetivos que permitan determinar si
la difusión de la información causaría un daño presente, probable y específico a los
intereses jurídicos tutelados por dicho precepto40.
3.2.2 De la información clasificada como reservada con fundamento en el Art.
14 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental.
Conforme al Artículo 14 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información
Pública Gubernamental, también se considerará como información reservada:
I. La que por disposición expresa de una Ley sea considerada confidencial,
reservada, comercial reservada o gubernamental confidencial.
II. Los secretos comercial, industrial, fiscal, bancario, fiduciario u otro considerado
como tal por una disposición legal;
40 Lineamiento Octavo, Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la información.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 110 de 169
Para ambas fracciones, las Unidades Administrativas igualmente deberán basarse en lo
señalado en el Vigésimo Quinto de los Lineamientos Generales para la clasificación y
desclasificación de la Información.
III. Las averiguaciones previas (también el Vigésimo Sexto de los Lineamientos para
la clasificación y desclasificación de información).
IV. Los expedientes judiciales o de los procedimientos administrativos seguidos en
forma de juicio en tanto no hayan causado estado (también en el Vigésimo
Séptimo de los Lineamientos para la clasificación y desclasificación de
información).
V. Los procedimientos de responsabilidad de los servidores públicos, en tanto no se
haya dictado la resolución administrativa o la jurisdiccional definitiva (también
en el Vigésimo Octavo de los Lineamientos para la clasificación y
desclasificación de información).
VI. La que contenga las opiniones, recomendaciones o puntos de vista que formen
parte del proceso deliberativo de los servidores público, hasta en tanto no sea
adoptada la decisión definitiva, la cual deberá estar documentada (también
en el Vigésimo Noveno de los Lineamientos para la clasificación y
desclasificación de información).
Al clasificar la información con fundamento en alguna de las fracciones establecidas
en el artículo 14 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental, bastará con que la misma se encuadre en alguno de los supuestos a
que se refieren dichos artículos.
Cabe señalar que de conformidad con el artículo 37 fracción I de la Ley Federal de
Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, el Instituto, tiene
entre otras atribuciones la de interpretar en el orden administrativo la Ley, en ese
sentido y de acuerdo a las facultades que su Reglamento Interior le confiere, el Instituto
emite criterios de interpretación respecto al uso por parte de las dependencias y
entidades de las fracciones que posibilitan la reserva de información.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 111 de 169
3.2.3 Del periodo de reserva.
El periodo mínimo de reserva será de un año y el máximo será de doce años, los
titulares de las Unidades Administrativas procurarán determinar que sea el
estrictamente necesario durante el cual subsistan las causas que dieron origen a la
clasificación. Para establecer dicho periodo, los titulares de cada Unidad
Administrativa tomarán en cuenta las circunstancias de modo, tiempo y lugar
relacionadas con la información al momento de su clasificación 41.
El periodo de reserva correrá a partir de la fecha en que se clasifica el expediente o
documento42. Dicho periodo será el mínimo indispensable, en los Índices de
Expedientes Reservados el Comité de Información de Petróleos Mexicanos ha
impulsado el establecimiento de periodos cortos para la reserva. Los titulares de las
Unidades Administrativas deberán tomar en consideración que el periodo de reserva
repercute directamente en los plazos de conservación de los documentos en los
Archivos de Trámite y de Concentración, esto conforme a lo establecido en el
Decimoctavo de los Lineamientos de archivo y en el apartado 2.3.1.1 De las vigencias
documentales de estos Criterios.
Tratándose de información clasificada como reservada, los titulares de las Unidades
Administrativas deberán revisar la clasificación al momento de la recepción de una
solicitud para verificar si subsisten las causas que le dieron origen.
41 Décimo Quinto, Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la información. 42 Ídem.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 112 de 169
3.2.3.1 De la ampliación del periodo de reserva.
Cuando a juicio de las Unidades Administrativas sea necesario ampliar el plazo de
reserva de un expediente o documento, el Comité de Información de Petróleos
Mexicanos hará la solicitud correspondiente, debidamente fundada y motivada, al
Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, por lo menos con tres meses de
anticipación al vencimiento del periodo de reserva 43. Para tal efecto, la Unidad
Administrativa solicitará al Comité de Información la ampliación con por lo menos
cuatro meses antes del vencimiento de la reserva.
La falta de respuesta del IFAI dentro de los dos meses posteriores a la recepción de la
solicitud de ampliación del plazo de reserva será considerada como una afirmativa
ficta, y el documento conservará el carácter de reservado por el periodo solicitado.
3.2.4 De la versión pública de expedientes y documentos clasificados como
reservados.
De acuerdo con el Artículo 43 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental, las Unidades Administrativas podrán entregar
documentos que contengan información clasificada como reservada o confidencial,
siempre y cuando los documentos en que consiste la información permita eliminar las
partes o secciones clasificadas, señalando las mismas.
En el caso de expedientes y documentos que contienen tanto información pública
como reservada y/o confidencial, los titulares de las Unidades Administrativas deberán
señalar aquellas partes o secciones que para su publicidad deban omitirse a efecto de
identificarlas. Asimismo, deberán entregar la versión pública de los expedientes o
documentos clasificados 44, cuando exista una solicitud de acceso a la información
pública para dichos expedientes y documentos. Se recomienda la digitalización de
43 Artículo 35, Reglamento de la Ley y Décimo Séptimo de los Lineamientos para la clasificación y desclasificación de la
información.
44 Séptimo, Lineamientos para la clasificación y desclasificación de la información.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 113 de 169
dicha versión pública para su mejor control evitando la generación innecesaria de
copias, y para proporcionársela al solicitante en un soporte más adecuado.
Para las versiones públicas de documentos clasificados las Unidades Administrativas de
Petróleos Mexicanos se ceñirán a lo establecido en los Lineamientos para la
elaboración de versiones públicas 45, por parte de las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal.
3.2.5 Del Índice de Expedientes Reservados.
Las Unidades Administrativas elaborarán semestralmente y por rubros temáticos, un
Índice de los Expedientes clasificados como Reservados. Dicho Índice deberá indicar la
Unidad Administrativa que generó la información, la fecha de clasificación, su
fundamento, el plazo de reserva y, en su caso, las partes de los documentos que se
reservan. En ningún caso el índice será considerado como información reservada 46.
Debido a que el Módulo de Archivo de la Solución Tecnológica Documental genera el
Reporte para que las Unidades Administrativas actualicen su Índice de Expedientes
Reservados, éstas deberán mantener actualizado el registro de expedientes
reservados o parcialmente reservados, incluyendo el fundamento(s) legal(es) de cada
uno.
A efecto de mantener actualizado el Índice de Expedientes Reservados, la Unidad
Administrativa lo enviará al Comité de Información de Petróleos Mexicanos para su
aprobación, en medio electrónico y en forma impresa con las firmas de los servidores
públicos que lo elaboraron y del titular de la Unidad Administrativa, conforme a las
fechas establecidas por la Unidad de Enlace de Petróleos Mexicanos y en los formatos
generados a partir del Módulo de Archivo de la Solución Tecnológica Documental.
45
Lineamientos para la elaboración de versiones públicas, por parte de las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal, Diario Oficial de la Federación, 13 de abril del 2006. 46 Artículo 17, Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 114 de 169
Los Índices de Expedientes clasificados como reservados serán información pública,
sujeta a las obligaciones de disponibilidad y acceso establecidas por la Ley y su
Reglamento. Estos índices deberán contener:
I. Rubro temático (Artículo 32, Reglamento de la Ley), que equivale a la serie
documental.
II. Unidad Administrativa que generó, obtuvo, adquirió, transformó o conserva la
información (Artículo 32, Reglamento de la Ley).
III. Fecha de la clasificación (Artículo 32, Reglamento de la Ley).
IV. Número del Expediente reservado.
V. Fundamento legal (Artículo 32, Reglamento de la Ley). Deberá señalarse el o los
ordenamientos jurídicos, artículo, fracción, inciso y párrafo que expresamente le
otorgan el carácter de información reservada.
VI. Plazo de reserva (Artículo 32, Reglamento de la Ley), número de años.
VII. Las partes de los expedientes o documentos que se reservan, en su caso (Artículo
32, Reglamento de la Ley).
3.2.6 De la desclasificación de la información reservada.
La información clasificada como reservada podrá ser desclasificada 47:
a. Cuando haya transcurrido el periodo de reserva, que indique la leyenda.
b. No habiendo transcurrido el periodo de reserva, ya no subsistan las causas que
dieron origen a la clasificación; atendiendo las circunstancias de modo, tiempo y
lugar.
c. Cuando así lo determine el Comité de Información de Petróleos Mexicanos en los
términos del artículo 45 de la Ley, o
d. Cuando así lo determine el Instituto de conformidad con los artículos 17 y 56
fracción III de la Ley.
La disponibilidad de esa información será sin perjuicio de lo que, al respecto,
establezcan otras leyes.
47 Artículo 15, Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental; Artículo 34 del
Reglamento de la Ley, y Décimo Tercero, Lineamientos para la clasificación y desclasificación de la información.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 115 de 169
La desclasificación puede llevarse a cabo por 48:
I. El titular de la Unidad Administrativa;
II. El Comité de Información de Petróleos Mexicanos, y
III. El Instituto Federal de Acceso a la Información Pública.
Cuando concluya el periodo de reserva o las causas que hayan dado origen a la
reserva de la información a que se refieren las fracciones III (secretos comercial,
industrial, fiscal, bancario, fiduciario u otro considerado como tal por una disposición
legal) y IV (expedientes judiciales o de los procedimientos administrativos seguidos en
forma de juicio en tanto hayan causado estado) del Artículo 14 de la Ley Federal de
Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, dicha información
podrá ser pública, protegiendo la información confidencial que en ella se contenga 49.
3.3 De la información clasificada como confidencial.
Como información confidencial se considerará 50:
I. La entregada con tal carácter por los particulares a los sujetos obligados, de
conformidad con lo establecido en el Artículo 19 de la Ley Federal de
Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, y
II. Los datos personales que requieran el consentimiento de los individuos para su
difusión, distribución o comercialización en los términos de la Ley Federal de
Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
No se considerará confidencial información que se halle en los registros públicos o en
fuentes de acceso público.
Al clasificar la información con fundamento en alguna de las fracciones establecidas
en el artículo 18 de la Ley, bastará con que la misma se encuadre en alguno de los
supuestos a que se refieren dichos artículos.
48 Décimo Cuarto, Lineamientos para la clasificación y desclasificación de la información.
49 Artículo 14, Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
50 Artículo 18, Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 116 de 169
La información confidencial no estará sujeta a plazos de vencimiento y tendrá ese
carácter de manera indefinida, salvo que medie el consentimiento expreso del titular
de la información o mandamiento escrito emitido por autoridad competente 51.
Los particulares que entreguen a Petróleos Mexicanos información confidencial de
conformidad con lo establecido en el artículo 19 de la Ley, deberán señalar los
documentos o las secciones de éstos que la contengan, así como el fundamento por el
cual consideran que tengan ese carácter 52.
La información confidencial que además se ubique en alguno de los supuestos
establecidos en los artículos 13 y 14 de la Ley, será clasificada como reservada 53.
Será confidencial la información que contenga datos personales de una persona física
identificada o identificable relativos a 54:
| Origen étnico o racial; X. Ideología;
II. Características físicas; XI. Opinión política;
III. Características morales; XII. Creencia o convicción religiosa;
IV. Características emocionales; XIII. Creencia o convicción filosófica;
V. Vida afectiva; XVI. Estado de salud física;
VI. Vida familiar; XV. Estado de salud mental;
VII. Domicilio particular; XVI. Preferencia sexual;
VIII. Número telefónico particular;
XVII.
Otras análogas que afecten su
intimidad, como la información
genética IX. Patrimonio
El Lineamiento Trigésimo Sexto de los Lineamientos para la clasificación y
desclasificación establece que “Sin perjuicio de las excepciones establecidas en la
Ley, el Reglamento y los presentes Lineamientos, los particulares podrán entregar a las
dependencias y entidades con carácter de confidencial, aquella información a que se
refiere la fracción I del artículo 18 de la Ley y de la cual sean titulares, entre otra:
51 Artículo 37, Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. 52 Artículo 38, Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. 53 Lineamiento Trigésimo Primero, Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la información. 54 Lineamiento Trigésimo Segundo, Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la información.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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I. La relativa al patrimonio de una persona moral;
II. La que comprenda hechos y actos de carácter económico, contable, jurídico o
administrativo relativos a una persona, que pudiera ser útil para un competidor por
ejemplo, la relativa a detalles sobre el manejo del negocio del titular, sobre su
proceso de toma de decisiones o información que pudiera afectar sus
negociaciones, acuerdos de los órganos de administración, políticas de dividendos
y sus modificaciones o actas de asamblea, y
III. Aquella cuya difusión esté prohibida por una cláusula o convenio de
confidencialidad.
En materia de datos personales y su protección, las Unidades Administrativas deberán
ceñirse a lo establecido en la Ley, su Reglamento, en los Lineamientos Generales para
la clasificación y desclasificación de la información de las dependencias y entidades
de la Administración Pública Federal y en los Lineamientos de Protección de Datos
Personales.
3.4 De la responsabilidad de los servidores públicos por
incumplimiento de las obligaciones.
El Artículo 63 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental, establece las causas de responsabilidad administrativa de los
servidores públicos por incumplimiento de las obligaciones establecidas en dicha Ley ,
siendo éstas las siguientes:
I. Usar, sustraer, destruir, ocultar, inutilizar, divulgar o alterar, total o parcialmente y de
manera indebida información que se encuentre bajo su custodia, a la cual tengan
acceso o conocimiento con motivo de su empleo, cargo o comisión;
II. Actuar con negligencia, dolo o mala fe en la sustanciación de las solicitudes de
acceso a la información o en la difusión de la información a que están obligados
conforme a la Ley;
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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III. Denegar intencionalmente información no clasificada como reservada o no
considerada confidencial en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental.
IV. Clasificar como reservada, con dolo, información que no cumple con las
características señaladas en la Ley. La sanción sólo procederá cuando exista una
resolución previa respecto del criterio de clasificación de este tipo de información
del Comité de Información de Petróleos Mexicanos o el IFAI.
V. Entregar información considerada como reservada o confidencial conforme a lo
dispuesto por la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental.
VI. Entregar intencionalmente de manera incompleta información requerida en una
solicitud de acceso, y
VII. No proporcionar la información cuya entrega haya sido ordenada por los órganos a
que se refiere la fracción IV anterior o el Poder Judicial de la Federación.
La responsabilidad a que se refiere este Artículo o cualquiera otra derivada del
incumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley Federal de Transparencia y
Acceso a la Información Pública Gubernamental, será sancionada en los términos de
la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.
La infracción prevista en la fracción VII o la reincidencia en las conductas previstas en
las fracciones I al VI de este Artículo, serán consideradas como graves para efectos de
su sanción administrativa.
Por su parte el Artículo 64 establece que las responsabilidades administrativas que se
generen por el incumplimiento de las obligaciones a que se refiere el Artículo 63, son
independientes de las del orden civil o penal que procedan.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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Transitorios
Primero.- El registro de servidores públicos que tienen acceso a los expedientes y
documentos reservados a que se refiere el apartado 3.1.3 deberá ser remitido,
mediante oficio al Área de Archivística y Digitalización.
Segundo.- Corresponde al Comité de Información de Petróleos Mexicanos por
conducto de la Dirección Corporativa de Administración ó del Area de Archivística y
Digitalización de Petróleos Mexicanos, la interpretación de los presentes Criterios, así
como la resolución de cualquier situación no prevista en los mismos.
Tercero.- Los presentes Criterios para la Organización, Conservación y Custodia de los
Archivos de Petróleos Mexicanos, entrarán en vigor a partir de la fecha en que sean
autorizados por el Comité de Información de Petróleos Mexicanos.
Cuarto.- Los presentes Criterios para la Organización, Conservación y Custodia de los
Archivos de Petróleos Mexicanos, dejan sin efecto las disposiciones emitidas con
anterioridad sobre la materia, así como aquellas que se contrapongan en su
contenido.
Quinto.- El Comité de Información de Petróleos Mexicanos, propondrá en su caso las
modificaciones y adecuaciones a los presentes Criterios, y elaborará o actualizará los
procedimientos administrativos derivados de los mismos.
Sexto.-Los titulares de las Unidades Administrativas deberán proveer lo necesario en sus
respectivas unidades para la amplia difusión de este documento y se cumpla con los
presentes Criterios.
Séptimo.- El Comité de Información de Petróleos Mexicanos publicará los presentes
Criterios, en el portal de internet institucional, www.pemex.com, y solicitará el alta del
documento en el Sistema Normateca Institucional, dentro de los diez días hábiles
siguientes a la autorización que emita el Comité de Información de Petróleos
Mexicanos sobre la presente modificación.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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Octavo.- El Órgano Interno de Control de Petróleos Mexicanos, en el ámbito de su
respectiva competencia, llevará a cabo el control y vigilancia en la aplicación de los
presentes Criterios, para lo cual efectuarán las revisiones que consideren pertinentes.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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Anexo 1. Formato: Catálogo de Firmas Autorizadas para la leyenda de las
portadas de expedientes de archivo de Petróleos Mexicanos
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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Anexo 1. Instructivo: Catálogo de Firmas Autorizadas para etiquetas
de portadas de expedientes de archivo de Petróleos Mexicanos
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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Anexo 2. Formato: Relación de Enlaces y Responsables de Archivo.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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Anexo 2. Instructivo: Relación de enlaces y responsables de Archivo
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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Anexo 3. Formato: Portada o guarda exterior de los expedientes de archivo de Petróleos Mexicanos
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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Anexo 3. Instructivo: Portada o guarda exterior de los expedientes de archivo de Petróleos Mexicanos
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 127 de 169
Anexo 4. Claves que conforman el Código de Clasificación Archivística de Petróleos Mexicanos
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 128 de 169
Anexo 4. Claves que conforman el Código de Clasificación Archivística de Petróleos Mexicanos
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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Anexo 4. Claves que conforman el Código de Clasificación Archivística de Petróleos Mexicanos
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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Anexo 4. Claves que conforman el Código de Clasificación Archivística de Petróleos Mexicanos
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 131 de 169
Anexo 4. Claves que conforman el Código de Clasificación Archivística de Petróleos Mexicanos
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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Anexo 4. Claves que conforman el Código de Clasificación Archivística de Petróleos Mexicanos
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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Anexo 5. Formato: Cuadro General de Clasificación Archivística de Petróleos Mexicanos
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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Anexo 5. Instructivo de llenado del formato para el Cuadro General de Clasificación Archivística
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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Anexo 6. Formato: Catálogo de Disposición Documental de Petróleos Mexicanos
Plazo de Conservación
en Oficina (Archivo de
Trámite)
Plazo de
Conservación en
Archivo de
Concentración
Reserv
ad
a
(añ
os)
Clasificación
Fecha de elaboración: dd/mm/aaaa
Elaborado por :
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
Fondo:
Subfondo:
Sección:
Subsección:
Clasificación de la InformaciónVigencia Documental
Cla
ve
Cla
ve
Serie Documental Valor Documental
Dis
po
sic
ión
Fin
al
Autorizó:
Número de Ficha: Firma: Número de Ficha: Firma:
Código de
ClasificaciónSubserie Documental
Para hoja de cierre
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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Anexo 6. Instructivo de llenado del formato para el Catálogo de Disposición Documental.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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Anexo 7. Formato: Inventario por Serie Documental
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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Anexo 7. Instructivo de llenado del formato para el Inventario por Serie Documental
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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Anexo 8. Formato: Inventario por Expediente de Archivo de Trámite
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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Anexo 8. Instructivo de llenado del formato para el Inventario por Expedientes de Archivo de Trámite
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 141 de 169
Anexo 8. Instructivo de llenado del formato para el Inventario por Expedientes de Archivo de Trámite
Recomendaciones generales:
Se registrarán únicamente los expedientes de archivo que forman parte de secciones, subsecciones, series, y subseries reportadas
oficialmente en el Cuadro General de Clasificación Archivística y en el Catálogo de Disposición Documental.
El Formato es a nivel subserie, es decir, se deberá llenar el formato con la información de todos los expedientes que conforman la
subserie documental.
Para las series documentales que aplique, no se levantará el Inventario General por Expedientes de Archivo de Trámite en los
siguientes casos:
o Cuando las Unidades Administrativas o Áreas de Procedencia se encuentren en proceso de reorganización.
o Cuando se requieran hacer cambios al Cuadro General de Clasificación o al Catálogo de Disposición Documental (altas,
bajas y modificaciones de secciones, subsecciones, series o subseries).
1. Titulo: Inventario General por Expedientes de Archivo de Trámite (Respecto de la información generada, obtenida, adquirida,
transformada o conservada por cualquier título a partir del 12 de junio de 2003): Esta información se anotará en los encabezados
de todas las hojas.
2. Logotipo: El logotipo institucional de Petróleos Mexicanos, deberá ubicarse en el margen superior izquierdo.
3. Unidad Administrativa: Nombre de la Unidad Administrativa responsable de la producción, uso y acumulación de las series
documentales, es decir, anotar, según sea el caso, el nombre de la subdirección corporativa o gerencia que reporta al Director
Corporativo correspondiente.
4. Área de Procedencia: Anotar el nombre del área responsable del archivo. Se refiere a la Gerencia (si depende de una
Subdirección Corporativa) o Subgerencia (si la gerencia depende directamente de la Dirección Corporativa).
5. Fondo: Anotar en las columnas correspondientes la clave del fondo (PME) y el nombre del fondo: Petróleos Mexicanos, para el
caso del Corporativo.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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6. Subfondo: Anotar en las columnas correspondientes la clave (cinco caracteres) y el nombre de la Dirección Corporativa de
acuerdo con el Cuadro General de Clasificación. Las claves de los subfondos del Corporativo se muestran en la siguiente tabla:
Subfondo Clave
Dirección General DGRAL
Dirección Corporativa de Administración DCADM
Dirección Corporativa de Finanzas DCFIN
Dirección Corporativa de Ingeniería y Desarrollo de Proyectos DCIDP
Dirección Corporativa de Operaciones DCOPE
7. Sección: Anotar en las columnas correspondientes la clave (tres dígitos) y el nombre de la atribución principal de la Subdirección
Corporativa o de la Gerencia de rama o equivalente que reporta a Director Corporativo, la cual debe estar registrada en el
Cuadro General de Clasificación Archivística y en el Catálogo de Disposición Documental.
8. Subsección: Anotar en las columnas correspondientes la clave (dos dígitos) y el nombre de la atribución principal de la Gerencia
(si depende de una Subdirección Corporativa) o Subgerencia (si la gerencia depende directamente de la Dirección
Corporativa), de acuerdo con lo registrado en el Cuadro General de Clasificación Archivística y en el Catálogo de Disposición
Documental.
En caso de no contar con subsecciones registradas la clave será 00 y en la columna de nombre se anotará No aplica.
9. Serie: Anotar en las columnas correspondientes la clave (dos dígitos) y el nombre de la serie registrada en el Cuadro General de
Clasificación Archivística y en el Catálogo de Disposición Documental, es decir, escribir el nombre genérico (tema o asunto) del
conjunto de expedientes de archivo, de estructura y contenido homogéneos, producidos en el desarrollo de una función
sustantiva.
En caso de no contar con subseries registradas la clave será 00 y en la columna de nombre se escribirá No aplica.
10. Subserie: Anotar en las columnas correspondientes la clave (dos dígitos) y el nombre de la subserie registrada en el Cuadro
General de Clasificación Archivística y en el Catálogo de Disposición Documental, es decir, escribir el nombre genérico (tema o
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 143 de 169
asunto) del subconjunto de expedientes de archivo, de estructura y contenido homogéneos, producidos en el desarrollo de una
función sustantiva, subconjunto que forma parte de la serie.
11. Vigencia documental en años: Periodo registrado en el Catálogo de Disposición Documental durante el cual los
expedientes de archivo permanecerán en el Archivo de Trámite o en el de concentración debido a que los
documentos que los constituyen continúan conservando sus valores administrativos, legales, fiscales, contables o
técnicos, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.
11 a. Archivo de trámite: Anotar la cantidad de años, registrada en el Catálogo de Disposición Documental, durante la cual los
expedientes deberán permanecer en el Archivo de Trámite, después de su cierre.
11 b. Archivo de concentración: Anotar el periodo (número de años) registrado en el Catálogo de Disposición Documental,
durante el cual los expedientes deberán permanecer, después de la transferencia primaria, en esta unidad de archivo
para su guarda precautoria.
12. Número de Expediente
12a. Siglas Corp. u Org. Subs.: Siglas del Corporativo (PMEX) o del organismo subsidiario correspondiente (4 caracteres).
12b. Clave UA: Clave de la Unidad Administrativa asignada por el Administrador del Módulo de Archivo de la Solución
Tecnológica Documental (4 caracteres).
12c. Clave Ctro. Gestor: Clave de Centro Gestor (8 dígitos). El cual está constituido por las claves del centro de trabajo, tres
dígitos y la clave departamental, cinco dígitos. Se refiere al departamento o área administrativa que ha producido,
acumulado y conservado los documentos que integran el o los expedientes, en el desarrollo de sus atribuciones y en
donde se encuentra físicamente éstos.
12d. Clave Serie: Se anotará la misma clave que se registró en el punto 9 de este instructivo.
12e. Clave Subserie: Se anotará la misma clave que se registró en el punto 10 de este instructivo.
12f. Número Consecutivo: Se constituye obligatoriamente por 6 (seis) caracteres alfanuméricos (combinación de letras y
números), establecidos con base en el tipo de acervo, obligaciones legales o normativas o la experiencia del personal
que integra la Red de Archivos y cuya utilización se hará previa autorización por el titular de cada Unidad Administrativa o
Área de procedencia, o quienes ellos designen.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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12g. Año: Corresponde al año, expresado con 4 dígitos, del primer documento con el que se abrió el expediente.
13. Código Alterno: Campo optativo que establece un conjunto de caracteres alfanuméricos (máximo 30) que le permiten a las
Unidades Administrativas tener otra opción para identificar sus expedientes, en el caso de que requieran una cantidad mayor de
caracteres a los seis (6) establecidos en la parte consecutiva del número de expediente.
14. Asunto del Expediente: Anotar el tema, motivo, materia, cuestión, persona (física o moral) o nombre del expediente de archivo
y que se genera como consecuencia de una acción administrativa55.
15. Datos del 1º. y último documento del expediente
15a. Fecha de apertura: Anotar el día, mes y año del primer documento con el que se abrió el expediente, con el formato fecha
dd/mm/aaaa.
15b. Fecha de cierre: Anotar el día, mes y año del último documento con el que se cerró el expediente, con el formato fecha
dd/mm/aaaa
15c. No. total de Fojas al cierre: Anotar la cantidad total de hojas que contengan cualquier tipo de información y que en
conjunto constituyen el expediente.
16. Valor documental: Con base en el Catálogo de Disposición Documental, seleccionar el o los valores documentales que
correspondan, anotando A para el valor Administrativo, L para el Legal, C para el Contable y T para el Técnico.
17. Ubicación física del expediente: Con base en lo reportado en la Guía Simple de Archivo de Trámite, anotar el lugar físico de
localización del expediente (nombre del centro de trabajo, edificio, piso, ciudad y entidad federativa).
Para expedientes clasificados como reservados o confidenciales
18. Clasificación de la información:
18a. Anotar según corresponda: Pública, Reservada, Confidencial, Parcialmente Reservada o Parcialmente Confidencial, esta
información se deriva del Catálogo de Disposición Documental, y puede ser modificada para un expediente específico.
18 b. Periodo de Reserva (años): Anotar el número de años en los que se reserva el expediente. El periodo de reserva correrá a
partir de la fecha en que el titular de la Unidad Administrativa clasifica como reservado el expediente o documento.
55 Ver: Apartado 1.3 Definiciones, Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de PEMEX.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 145 de 169
18 c. Fecha de Clasificación (dd/mm/aaaa): Anotar en esta columna el día, mes y año en que se clasifica el expediente. Estos
datos deberán coincidir con la fecha de la leyenda de clasificación de la portada o guarda exterior del expediente o aquella
establecida por el Sistema de Índice de Expedientes Reservados del IFAI, cuando se registró el expediente.
18 d. Fecha de desclasificación (dd/mm/aaaa): Anotar la fecha en la que el Comité de Información de Petróleos Mexicanos
confirmó la desclasificación, sólo en el caso de haberse concretado ésta previo al vencimiento del plazo de reserva. En caso
contrario, esta columna se calcula por la fórmula establecida por la Solución Tecnológica Documental.
19. Condición de Transferencia de Expediente: La información de esta columna deberá ser llenada exclusivamente por el Área
Coordinadora de Archivos del Corporativo.
20. Fecha de elaboración: Anotar en este campo la fecha con el formato dd/mm/aaaa.
21. Hoja 00 de 00 : Anotar el número de hojas por cada gerencia (para el caso de subdirecciones corporativas) o subgerencia (para
gerencias de rama que dependen directamente de director corporativo).
22. Elaboró: Anotar el nombre, firma y ficha del servidor público responsable de la elaboración del Inventario por Expedientes.
23. Autorizó: Anotar el nombre, firma y ficha del servidor público responsable de la autorización del Inventario por Expedientes.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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Anexo 9. Formato: Inventario de Transferencias Primarias
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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Anexo 10. Formato: Inventario de Transferencias Secundarias
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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Anexo 11. Formato: Guía Simple de Archivos de Petróleos Mexicanos
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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Anexo 11. Instructivo de llenado del Formato para la Guía Simple de Archivos de Petróleos Mexicanos
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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Anexo 12. Actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística: Formato para Reportar Altas
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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Anexo 12. Actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística:
Instructivo de llenado del Formato Reportar Altas
Recomendaciones generales:
Se deberá requisitar un formato por subsección, con tantas hojas como se requieran.
Se deberá utilizar tipo de letra arial y el tamaño de la fuente no deberá ser menor de 8 puntos.
Si se da de alta una Sección, se deberán dar de alta la Subsección, Series y Subseries que se derivan de ésta.
Se pueden asociar nuevas series o subseries a secciones o subsecciones ya existentes.
No se permite la reutilización de claves de secciones, subsecciones, series y subseries.
2. Título: Actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística. Formato para Reportar Altas, se anotará en los
encabezados de todas las hojas.
Tipo de Alta, marcar con una X en la o las casillas de verificación correspondiente(s).
3. Sección: Si se da de alta una Sección, se deberá marcar la casilla de verificación correspondiente.
4. Subsección: Si se da de alta una Subsección, se deberá marcar la casilla de verificación correspondiente.
5. Series: En el caso de que se tenga(n) que dar de alta únicamente serie(s) asociadas a secciones y/o subsecciones ya existentes,
sólo se marcará con una X la casilla de verificación correspondiente y se anotará la cantidad de series.
6. Subseries: En el caso de que se tenga(n) que dar de alta únicamente subserie(s) asociadas a series, secciones y/o subsecciones
ya existentes, sólo se marcará con una X la casilla de verificación correspondiente y se anotará la cantidad de subseries.
7. Descripción: Anotar el o los tipos de documentos, asuntos o temas, que constituyen la serie documental. Ejemplo: Acuerdos del
Consejo de Administración de PEMEX, contrato individual de trabajo, convenios administrativo-sindicales, etcétera.
8. Fecha de Elaboración: Anotar en este campo la fecha con el formato dd/mm/aaaa.
9. Elaboró: Anotar el nombre, cargo y ficha del servidor público responsable de la elaboración del Formato para la Actualización
del Cuadro General de Clasificación Archivística.
10. Página 00 de 00: Anotar el número de hojas por cada gerencia (para el caso de subdirecciones corporativas) o subgerencia
(para gerencias de rama que dependen directamente de director corporativo).
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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Anexo 13. Actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística: Formato para Reportar Bajas
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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Anexo 13. Actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística:
Instructivo de llenado del Formato Reportar Bajas
Recomendaciones generales para todos los formatos: Se deberá requisitar un formato por subsección, con tantas hojas como se
requieran y Se deberá utilizar tipo de letra arial y el tamaño de la fuente no deberá ser menor de 8 puntos.
Si se suprime una Sección se deberán dar de baja la(s) Subsección(es), Series y Subseries que se derivan de ésta.
Si se suprime una Subsección se deberán dar de baja las Series y Subseries que se derivan de ésta.
Si se suprime una Serie se deberán dar de baja las Subseries que se derivan de ésta.
Lo anterior no excluye suprimir únicamente algunas Series y Subseries, en caso de requerirse.
1. Título: Actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística. Formato para Reportar Bajas, se anotará en los
encabezados de todas las hojas. Tipo de Baja. Marcar con una X en la o las casillas de verificación correspondiente(s).
2. Sección. Si se da de baja una Sección, se deberá marcar la casilla de verificación correspondiente.
3. Subsección. Si se suprime una Subsección se deberán marcar la casilla de verificación correspondiente.
4. Series. En el caso de que se tenga(n) que dar de baja únicamente serie(s) asociadas a secciones y/o subsecciones ya existentes,
se marcará con una X la casilla de verificación correspondiente y se anotará la cantidad de series.
5. Subseries. En el caso de que se tenga(n) que dar de baja únicamente subserie(s) asociadas a una serie, sólo se marcará con una
X la casilla de verificación correspondiente y se anotará el número de subseries que se suprimirán.
6. Causa de la(s) baja(s). Anotar el o los motivos por los que se determinó suprimir la sección, subsección, serie(s) o subseries(s), los
cuales pueden ser orgánico-funcionales, archivísticos, etcétera.
7. Fecha de Elaboración: Anotar en este campo la fecha con el formato dd/mm/aaaa.
8. Elaboró: Anotar el nombre, cargo y ficha del servidor público responsable de la elaboración del Formato para la Actualización
del Cuadro General de Clasificación Archivística.
9. Página 00 de 00: Anotar el número de hojas por cada gerencia (para el caso de subdirecciones corporativas) o subgerencia
(para gerencias de rama que dependen directamente de director corporativo).
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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Anexo 14. Actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística:
Formato para Reportar Modificaciones
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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Anexo 14. Actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística:
Instructivo de llenado del Formato Reportar Modificaciones
Recomendaciones generales para todos los formatos: Se deberá requisitar un formato por subsección, con tantas hojas como se
requieran y se deberá utilizar tipo de letra arial y el tamaño de la fuente no deberá ser menor de 8 puntos.
Este formato podrá ser utilizado únicamente en el caso de que la Unidad Administrativa requiera cambiar los nombres de alguna
sección, subsección, descripción de la serie, series y/o subserie documental y cuyos atributos en el Catálogo de Disposición
Documental no requiera cambio alguno.
El Cambio de nombre de una sección, subsección, serie o subserie documental, NO IMPLICA EL CAMBIO DE CLAVE.
1. Título: Actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística. Formato para Reportar Modificaciones, se anotará en los
encabezados de todas las hojas.
2. Sección. Si se cambia el nombre de una Sección, se deberá marcar la casilla de verificación correspondiente.
3. Subsección. Si se cambia el nombre de una Subsección se deberán marcar la casilla de verificación de correspondiente.
4. Serie. En el caso de que se tenga que cambiar de nombre una serie asociada a una sección y/o subsección ya existente, se
marcará con una X la casilla de verificación correspondiente.
5. Descripción: En caso de cambio en la descripción de la serie(s), marcar con una X la casilla de verificación correspondiente y
anotar el o los tipos de documentos, asuntos o temas, que constituyen la serie documental. Ejemplo: Acuerdos del Consejo de
Administración de PEMEX, contrato individual de trabajo, convenios administrativo-sindicales, etcétera. Indicando siempre la
clasificación archivística.
6. Subseries. En el caso de que se tenga(n) que se cambiar el nombre de subserie(s) asociadas a una serie, sólo se marcará con
una X la casilla de verificación correspondiente y se anotará el número de subseries a las que se cambiará el nombre.
7. Fecha de Elaboración: Anotar en este campo la fecha con el formato dd/mm/aaaa.
8. Elaboró: Anotar el nombre, cargo y ficha del servidor público responsable de la elaboración del Formato para la Actualización
del Cuadro General de Clasificación Archivística.
9. Página 00 de 00: Anotar el número de hojas por cada gerencia (para el caso de subdirecciones corporativas) o subgerencia
(para gerencias de rama que dependen directamente de director corporativo).
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 156 de 169
Anexo 15. Actualización del Catálogo de Disposición Documental: Formato para Reportar Altas
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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Anexo 15. Actualización del Catálogo de Disposición Documental:
Instructivo de llenado del Formato para Reportar Altas
Recomendaciones generales: Se deberá requisitar un formato por subsección, con tantas hojas como se requieran y se deberá
utilizar tipo de letra arial y el tamaño de la fuente deberá ser mayor de 8 puntos.
Si se da de alta una Sección o Subsección en el Cuadro General de Clasificación Archivística, se deberán dar de alta los
atributos (valor documental, vigencia operativa, destino final y clasificación de la información) de la(s) Serie(s) y Subserie(s) que
se derivan de éstas.
Se pueden asociar nuevas series o subseries a secciones o subsecciones ya existentes. No se permite la reutilización de claves de
secciones, subsecciones, series y subseries.
1. Título: Actualización del Catálogo de Disposición Documental. Formato para Reportar Altas, se anotará en los encabezados de
todas las hojas.
2. Series. Si en el formato para actualizar el Cuadro General de Clasificación Archivística se reportó el alta de serie (s) asociada(s) a
secciones y/o subsecciones (nuevas o ya existentes), se marcará con una X la casilla de verificación correspondiente y se
anotará la cantidad de series.
3. Subseries. En el caso de que en el formato para actualizar el Cuadro General de Clasificación se reportaron también el alta de
nuevas subserie (s) asociadas a series, secciones y/o subsecciones (nuevas o ya existentes), se marcará con una X la casilla de
verificación correspondiente y se anotará la cantidad de subseries.
4. Fecha de Elaboración: Anotar en este campo la fecha con el formato dd/mm/aaaa.
5. Elaborado por: Anotar el nombre, cargo y ficha del servidor público responsable elaborar o coordinar la elaboración, por la
gerencia o subgerencia, del Formato para la Actualización del Catálogo de Disposición Documental. Formato para Reportar
Altas
6. Página 00 de 00: Anotar el número de hojas por cada gerencia (para el caso de subdirecciones corporativas) o subgerencia
(para gerencias de rama que dependen directamente de director corporativo).
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
Comité de Información de Petróleos Mexicanos Página 158 de 169
Anexo 16. Actualización del Catálogo de Disposición Documental: Formato para Reportar Modificaciones
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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Anexo 16. Actualización del Catálogo de Disposición Documental:
Instructivo de llenado del Formato para Reportar Modificaciones
Recomendaciones generales:
Se deberá requisitar un formato por subsección, con tantas páginas como se requieran.
Se deberá utilizar tipo de letra arial y el tamaño de la fuente deberá ser mayor a 8 puntos.
Si se realizan actualizaciones, se deberán especificar el o los tipos de modificaciones (al valor documental, vigencia documental,
destino o clasificación de la información) que se van a realizar, marcando con una X la casilla de verificación correspondiente.
1. Título: Actualización del Catálogo de Disposición Documental. Formato para Reportar Modificaciones, se anotará en los
encabezados de todas las hojas
2. Series. En el caso de que se tenga(n) que realizar modificaciones a los atributos de una serie(s) –nueva o ya registrada en el
Cuadro General de Clasificación Archivística entregado al Archivo General de la Nación, sólo se marcará con una X la casilla de
verificación correspondiente.
3. Subseries. En el caso de que se tenga(n) que realizar modificaciones únicamente a los atributos de una(s) subserie(s) –nueva o ya
registrada en el en el Cuadro General de Clasificación Archivística entregado al Archivo General de la Nación, sólo se marcará
con una X la casilla de verificación correspondiente.
4. Especificar. Marcar con una X en la o las casillas de verificación de los atributos de la(a) serie(s) y/o subseries(s) que se requiera
modificar: Valor Documental, Vigencia Operativa, Destino Final y Clasificación de la Información.
4a Valor Documental. En el caso de que se tenga(n) que cambiar el o los valores documentales (administrativo, legal, contable
y/o técnico), se marcará con una X la casilla de verificación correspondiente.
4b Vigencia Documental. En el caso de que se requieran realizar cambios en algún plazo de conservación, ya sea en Archivo de
Trámite o concentración, se marcará con una X la casilla de verificación correspondiente.
4c Destino Final. En el caso de que se tengan que hacer cambios en el destino final (baja o histórico) se marcará con una X la
casilla de verificación correspondiente.
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4d Clasificación de la Información. En el caso de que se realicen modificaciones en la clasificación de información, ya sea en el
periodo de reserva (en años), la confidencialidad ó que las series(s) o subseries(s) contengan información de carácter
público, reservado, parcialmente reservado, confidencial o parcialmente confidencial se marcará con una X la casilla de
verificación correspondiente.
5. Fecha de Elaboración: Anotar en este campo la fecha con el formato dd/mm/aaaa.
6. Elaborado por: Anotar el nombre, cargo y ficha del servidor público responsable elaborar o coordinar la elaboración, por la
gerencia o subgerencia, del Formato para la Actualización del Catálogo de Disposición Documental. Formato para Reportar
Modificaciones.
7. Página 00 de 00: Anotar el número de hojas por cada gerencia (para el caso de subdirecciones corporativas) o subgerencia
(para gerencias de rama que dependen directamente de director corporativo).
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Anexo 17. Formato: Descripción de Series Documentales
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Anexo 17. Instructivo del Formato para la Descripción de Series Documentales
Clave Ctro. Gestor:
Titular del Área de Procedencia:
Clave
Fondo:
Subfondo:
Sección
Subsección:
Descripción Último
Fecha de elaboración (dd/mm/aaaa)
Elaborado por: Autorizado por:
(Nombre, cargo, ficha y firma)
FORMATO PARA DESCRIPCIÓN DE SERIES DOCUMENTALES
Año(s)
Primero
Clave Ctro. Gestor:
Página 00 de 00
(Nombre, cargo, ficha y firma)
Có
dig
o d
e
Cla
sifi
caci
ón
Código de ClasificaciónSerie
Nombre
Unidad Administrativa:
Nombre
Titular de la Unidad Administrativa:
Teléfono:
Correo Electrónico:
Cargo:
Domicilio:
Cargo:
Área de Procedencia:
PMX_XXX_00
Para hoja de cierre
1 2
10
11
1314
17
9
15
16
19
78
18
20 21
23
24
25 26
12
3
6
4 5
22
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Anexo 17. Instructivo del Formato para la Descripción de Series Documentales
Recomendaciones generales:
Se deberá requisitar un formato por subsección, con tantas páginas como se requieran.
Se deberá utilizar tipo de letra arial y el tamaño de la fuente deberá ser mayor a 8 puntos.
1. Logotipo institucional del Corporativo de Pemex.
2. Título: Formato para descripción de series documentales, se anotará en los encabezados de todas las hojas.
3. Clave del Formato: Asignado por el Administrador del Módulo de Archivo de la Solución Tecnológica Documental.
4. Unidad Administrativa: Anotar el nombre completo de la Subdirección Corporativa o Gerencia que depende de una Dirección
Corporativa, responsable del archivo.
5. Clave Ctro. Gestor: Anotar la clave de centro de trabajo y clave de departamento de la Unidad Administrativa, de acuerdo con
el Catálogo de Codificación Única.
6. Titular de la Unidad Administrativa: Anotar el nombre completo del Subdirector Corporativo o del Gerente (en el caso que
dependa directamente del Director Corporativo).
7. Cargo: Anotar el nombre completo del cargo del titular de la Unidad Administrativa (no usar siglas).
8. Domicilio: Identificar el lugar de trabajo del titular de la Unidad Administrativa (calle, número exterior e interior, delegación o
municipio, ciudad, entidad federativa, código postal).
9. Teléfono: Anotar el número telefónico oficial del Titular de la Unidad Administrativa (con clave de larga distancia).
10. Correo electrónico: Anotar la dirección electrónica oficial del Titular de la Unidad Administrativa.
11. Área de Procedencia: Anotar el nombre completo de la Gerencia (si depende de una Subdirección Corporativa) o Subgerencia
(si la gerencia depende directamente de la Dirección Corporativa), productora de la serie documental. No utilizar siglas
12. Clave Ctro. Gestor: Anotar la clave de centro de trabajo y clave de departamento de la Gerencia (si depende de una
Subdirección Corporativa) o Subgerencia (si la gerencia depende directamente de la Dirección Corporativa), de acuerdo con el
Catálogo de Codificación Única.
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13. Titular del Área de Procedencia: Anotar el nombre completo del titular de la Gerencia (si depende de una Subdirección
Corporativa) o Subgerencia (si la gerencia depende directamente de la Dirección Corporativa), productora de la serie
documental.
14. Cargo: Anotar el nombre completo del cargo del titular del Área de Procedencia productora de la serie (no usar siglas).
15. Fondo: Anotar en las columnas correspondientes la clave del fondo (PME) y el nombre del fondo: Petróleos Mexicanos, para el
caso del Corporativo.
16. Subfondo: Anotar en las columnas correspondientes la clave (cinco caracteres) y el nombre de la Dirección Corporativa de
acuerdo con el Cuadro General de Clasificación. Las claves de los subfondos del Corporativo se muestran en la siguiente tabla:
Subfondo Clave
Dirección General DGRAL
Dirección Corporativa de Administración DCADM
Dirección Corporativa de Finanzas DCFIN
Dirección Corporativa de Ingeniería y Desarrollo de Proyectos DCIDP
Dirección Corporativa de Operaciones DCOPE
17. Sección: Anotar en las columnas correspondientes la clave (tres dígitos) y el nombre de la atribución principal de la Subdirección
Corporativa o de la Gerencia de rama o equivalente que reporta a Director Corporativo, la cual debe estar registrada en el
Cuadro General de Clasificación Archivística y en el Catálogo de Disposición Documental.
18. Subsección: Anotar en las columnas correspondientes la clave (dos dígitos) y el nombre de la atribución principal de la Gerencia
(si depende de una Subdirección Corporativa) o Subgerencia (si la gerencia depende directamente de la Dirección
Corporativa), de acuerdo con lo registrado en el Cuadro General de Clasificación Archivística y en el Catálogo de Disposición
Documental.
19. Código de Clasificación: Anotar las claves del fondo, subfondo, sección, subsección y serie – separadas por un guión corto-.
20. Nombre: Anotar el nombre completo de la serie.
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21. Descripción: Anotar el o los tipos de documentos, asuntos o temas, que constituyen la serie documental. Ejemplo: Acuerdos del
Consejo de Administración de PEMEX, contrato individual de trabajo, convenios administrativo-sindicales, etcétera.
22. Años (s): Anotar los años extremos de los expedientes que integran la serie documental, fecha del primer expediente, y del último
o el más recientemente registrado en el Módulo de Archivo de la Solución Tecnológica Documental.
23. Fecha de Elaboración: Anotar en este campo la fecha con el formato dd/mm/aaaa.
24. Página 00 de 00: Anotar el número de hojas por cada gerencia (para el caso de subdirecciones corporativas) o subgerencia
(para gerencias de rama que dependen directamente de director corporativo).
25. Elaboró: Anotar el nombre, cargo y ficha del servidor público responsable elaborar o coordinar la elaboración, por la gerencia o
subgerencia, del Formato para la Descripción de las Series Documentales.
26. Autorizó: Anotar el nombre, cargo y ficha del servidor público que autoriza del Formato para la Descripción de las Series
Documentales.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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Anexo 18. Formato: Ficha para el Préstamo de Expedientes Públicos
FICHA DE PRÉSTAMO EXPEDIENTES PÚBLICOS
Área de Procedencia : Unidad Aministrativa:
PMX_FIC_02
Fecha de Devolución :
Fecha de Préstamo:
UBICACIÓN
TELEFONO:
ÁREA DE ADSCRIPCIÓN:
FICHA:
NOMBRE COMPLETO:
NÚMEROS DE PÁGINAS RESERVADAS :
ASUNTO:
VOLUMEN / TOMO PRESTADO:
NO. DE EXPEDIENTE:
SUBSERIE:
SERIE:
El suscrito en mi carácter de servidor público, bajo protesta de decir verdad, declaro conocer que conforme al árticulo 63 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental son causas de responsabilidad administrativa de los servidores públicos usar, sustraer, destruir, ocultar, inutilizar, divulgar o alterar, total o parcialmente y de manera indebida información que se encuentre bajo su custodia, a la cual tengan acceso o conocimiento con motivo de su empleo, cargo o comisión, asi como entregar la información considerada como reservada o confidencial conforme a los dispuesto por dicha Ley; por lo que el expediente solicitado únicamente será utilizado para efectos del debido desempeño de las funciones propias del
FIRMA DE CONFORMIDAD DEL SOLICITANTE:
AUTORIZACIÓN:
(NOMBRE, FICHA, CARGO Y FIRMA DE QUIEN AUTORIZA EL PRÉSTAMO)
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ARCHIVO DE TRÁMITE
UBICACIÓN:
EXPEDIENTE
SOLICITANTE
MICRO / EXTENSIÓN:
NO. DE CAJA:
CARGO:
Nota: Debe llenarse un formato por cada volumen ó tomo prestado
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Anexo 19. Formato: Ficha para el Préstamo de Expedientes Clasificados
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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Directo Ext.Código de
ClasificaciónNúm. Expediente Asunto del Expediente
Fecha de elaboración: dd/mm/aaaa
Elaboró: nombre, ficha y firma Autorizó: nombre, ficha y firma
Página 00 de 00
Registro de servidores p´çublicos que tienen acceso a los expedientes clasificados como reservados y confidenciales
(Clave Subfondo) Nombre del Subfondo
Unidad Administrativa:
Clave Centro Gestor:
Nombre del servidor público Ficha Cargo Ubicación Correo Electrónico
Tendrá Acceso a:
Área de Procedencia:
Clave Centro Gestor:
Área de Adscripción:
Teléfono
PMX XX 00
Anexo 20. Formato para elaborar el Registro de servidores públicos que tienen acceso a los expedientes
clasificados como reservados o confidenciales.
Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos.
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DIRECCIÓN: Corporativa de Administración
NOMBRE DE LA DISPOSICIÓN: Criterios Específicos para la Organización, Conservación y
Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos
FECHA: Diciembre de 2006
AUTORIZADO: Minuta del Comité de Información de Petróleos Mexicanos en la Sesión
Ordinaria, Núm. 9, del 08/03/2007
PROPONE
C.P. ALBERTO DE J. LARA MALPICA
Líder del Proyecto de Archivística y Digitalización
De Petróleos Mexicanos
Coordinación de Programas Gubernamentales y
Consolidación Estratégica
(Área Coordinadora de Archivos de Petróleos Mexicanos)
AUTORIZA
LIC. MANUEL OSUNA Y FERNÁNDEZ
Presidente Suplente del Comité de Información
De Petróleos Mexicanos