Instituto Tecnológico de Costa Rica
Sede Central Cartago, Costa Rica
Curso: Administración de la Función de la Información
Segundo entregable
Plan Estratégico Centro de Cómputo del ITCR
Profesor: Jaime Solano
Estudiantes:
Henry Campos Rodríguez
Esteban Hernández Hernández
Priscilla Piedra Hidalgo
Fecha de Entrega: Miércoles 25 de abril del 2012
1
Guía para desarrollar plan estratégico de TI
1) Objetivos
Para que se pueda terminar de manera exitosa la ejecución del plan estratégico, se deben de
lograr los siguientes objetivos:
● Mejorar el tiempo de entrega de proyectos dentro del Centro de Cómputo (de ahora en
adelante conocido como CC).
● Mejorar los ingresos del CC.
● Mejorar el grado de motivación del recurso humano del CC.
● Impulsar la comunicación del CC con el resto de departamentos del TEC.
● Mejorar la calidad y eficacia en la prestación de servicios de soporte del departamento
hacia otros departamentos y áreas del TEC.
2) Alcance
Para este plan se va a buscar el desarrollo de:
● Nuevas formas para mejorar la comunicación del CC con el resto de departamentos del
TEC mediante charlas informativas de los objetivos del CC y comunicados informativos
de los servicios que se ofrecen en el CC, así como formas de comunicarse
adecuadamente para la creación o exposición de un nuevo proyecto que puede realizar
CC.
● Aumentar el nivel de motivación del recurso humano del CC a través de capacitaciones.
● Mejorar el tiempo de entrega y la finalización de proyectos dentro del CC mediante
contrataciones de personal.
● Mejorar el tiempo de atención de tareas comunes (por ejemplo soporte técnico)
mediante el establecimiento de estándares y mejoras de las prácticas existentes.
● Mejorar el tiempo de entrega de proyectos a través de mejoras en la comunicación del
personal del CC.
● Convenios con empresas interesadas en capacitar al personal del CC.
2
● Fortalecimiento de las áreas dentro del CC como parte de mejoras en la motivación y
mejoras en tiempos de entrega.
● Aumento de los ingresos del CC brindando charlas, capacitaciones y asesorías a los
clientes.
● Mejoras de los servicios existentes con el fin de aumentar el nivel de clientes.
No se va a tomar en cuenta:
● Mejorar la motivación del recurso humano del CC mediante mejoras de infraestructura
del CC.
● Mejorar la motivación de los empleados con recompensas económicas.
● Cambios en la forma en la que se prestan los servicios existentes.
● La reestructuración dentro de las áreas dentro del CC.
● Creación de nuevos servicios del CC para los clientes.
3) Métodos y técnicas sugeridas
Para el desarrollo del plan estratégico, se piensa en implementar los algunos métodos y
técnicas que se explicarán a continuación:
Reuniones: El personal del CC deberá de asistir a reuniones que permitan conocer aspectos
importantes como deficiencias en servicios, mejoras en relaciones entre áreas del CC, conocer
problemas existentes en las áreas y otros para que sean tomados en cuenta.
También se pueden hacer reuniones con los clientes para identificar deficiencias en los servicios
que actualmente brinda el CC.
Cuestionarios: Con el fin de analizar y tener la información necesaria para mejorar servicios que
se le brindan a los clientes. Los cuestionarios también se pueden aplicar dentro del CC para
saber qué tipo de capacitaciones o charlas les interesan al personal recibir como parte del
desarrollo de la motivación. Los cuestionarios también se pueden aplicar a los clientes actuales
con el fin de tener la información necesaria para mejorar los servicios que actualmente se
brindan y para conocer los intereses en temas de charlas que se puedan impartir.
3
Análisis FODA: Este se va a implementar dentro de las áreas que componen el CC para
determinar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas dentro que hay en cada área
enfocados en el proceso de comunicación con otras áreas dentro del CC y enfocado en la
motivación de los empleados.
Lluvia de ideas: Para mejorar la calidad de los servicios que actualmente se brindan en el CC y
también para ofrecer a los clientes charlas, capacitaciones y asesorías con el objetivo de lograr
nuevos ingresos.
4) Meta
Mejorar la calidad de los servicios, ambiente laboral e ingresos en el CC mediante el
incremento de la comunicación entre los empleados y los clientes, mejora de servicios y
procesos existentes además de aumento de la motivación de empleados que tiene el
departamento.
4
5) Riesgos
Riesgos Evasión o mitigación
Reducción en presupuesto
destinado a CC.
- Negociación con el órgano encargado de la distribución
de los fondos.
- Priorización de las principales actividades y objetivos
definidos por el departamento a fin de destinarle los
fondos existentes.
Perdida de personal en el equipo
de CC.
- Negociar un prorroga en caso de que la rotación de
personal sea interna a fin de encontrar suplencia en el
puesto.
- Capacitación inmediata de personal a fin de ocupar el
puesto vacante.
Daño o pérdida de equipo en el
departamento.
- Mantenimiento constante y revisiones periódicas en el
equipo del departamento.
- Priorización de los servicios y actividades más
importantes brindadas por el departamento.
Pérdida o inconstancia de un
servicio por parte de un proveedor
a CC.
- Negociación y penalizaciones al proveedor.
- Prescindir de los servicios del proveedor y ubicar un
nuevo.
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6) Factores críticos de éxito
Agilizar procesos propios de administración de proyectos, así como de desarrollo rápido
de proyectos para mejorar el rendimiento del equipo de analistas y desarrolladores de
sistemas del departamento.
Promover el departamento, internamente y dentro de la institución a fin de se conozca
más acerca de este y las funciones que realiza.
Promover reuniones y actividades interdepartamentales para incitar las relaciones
interpersonales dentro del equipo del departamento.
Aprovechar al máximo los recursos destinados al departamento para mejorar los
servicios prioritarios y extender y ampliar el alcance de los restantes servicios.
7) Responsabilidad y autoridad
A continuación se listan las personas involucradas en el proceso de realización del Plan
Estratégico y además la responsabilidad que poseen sobre el proyecto. También se menciona el
encargado tanto de la revisión como de la aprobación del mismo.
Actividad Responsables
Desarrollo del Plan estratégico Campos Rodríguez Henry
Hernández Hernández Esteban
Piedra Hidalgo Priscilla
Revisión Jaime Solano
Aprobación Jaime Solano
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8) Definiciones
Realizar un diccionario de términos o abreviaturas con el fin de que el contenido del
plan sea entendido por todos los involucrados y no existan ambigüedades.
Abreviatura o
término
Definición
FODA
Análisis interno externo de la situación de la organización en el ambiente
donde se encuentre, significa literalmente Fortalezas, Oportunidades,
Debilidades y Amenazas.
Lluvia de ideas. Herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de nuevas ideas
sobre un tema o problema determinado
Factores críticos
de éxito
Son el conjunto mínimo de áreas (factores o puntos) en las cuales si se
obtienen resultados satisfactorios se asegura un desempeño exitoso.
9) Referencia a otros documentos
Para el desarrollo de este plan se utilizaron algunos documentos que fueron de ayuda para
establecer lo que aquí se expone:
Código Nombre de documento
01 Plan Estratégico Centro de Cómputo, ITCR 2005
02 Guía mejores prácticas para crear un plan estratégico de TI en el sector público de
Costa Rica, Cynthia López, 2006, Maestría Computación
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10) Descripción de la guía
Para realizar el plan se deben realizar actividades, y esta tabla muestra la información
relacionada a dichas actividades.
Ítem Ejecutor Actividad
01
Esteban Hernández H
Priscilla Piedra H
Representante (s) de CC
Reuniones
02 Henry Campos R Cuestionarios
03
Esteban Hernández H
Henry Campos R
Priscilla Piedra H
Representante (s) de CC
Análisis FODA
04
Esteban Hernández H
Henry Campos R
Priscilla Piedra H
Representante (s) de CC
Lluvia de ideas
11) Control de revisiones, aprobaciones y modificaciones
Cada vez que el documento se someta a una evaluación y se considere necesario que
deba realizársele algún cambio, o si por distintas razones se deben generar cambios al
documento, cada cambio que se realice se debe presentar como una versión diferente del
documento original.
Para mantener un control, la primera versión del documento se considera la versión 1.0,
y de allí se parte para que cada documento siguiente siga el estándar de versiones. Una vez se
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ha generado una nueva versión del documento debe someterse a una nueva revisión, en cada
caso debe quedar claro quién y porqué se realizó el cambio.
12) Anexos
Se tiene como Anexo 1 el documento “Plan Estratégico Centro de Cómputo ITCR 2005”,
este documento es una base para el trabajo realizado, y por consiguiente se considera
necesario.
13) Control de cambios
Para demostrar el manejo que se pretende tener sobre las modificaciones (cambios)
sobre el trabajo original, se presenta a continuación una tabla que indica si un ítem fue
modificado y el responsable del cambio.
Ítem Fecha del
cambio
Responsable Solicitante Cambio realizado
0 23 / 4 /
2012
Equipo de
desarrollo
Primera versión
del documento.
Plan Estratégico y análisis FODA Centro de Cómputo TEC
I Parte
Henry Campos Esteban Hernández Priscila Piedra
12
Plan Estratégico Centro de Cómputo
ITCR 2005
Plan Estratégico para el Centro de Cómputo 2005
Introducción:
El Centro de Cómputo, en adelante denominado con las siglas CC, es una dependencia adscrita a la
Rectoría del Instituto Tecnológico de Costa Rica, creada en el año 1977 con el fin de dar soporte
técnico a las diferentes dependencias del ITCR en cuanto al uso de tecnologías de información y
automatización de procesos.
Durante sus primeros años, existía una política de centralización, mediante la cual el CC
centralizaba procesos equipos y bases de datos en sus instalaciones.
Posteriormente con la llegada de las PC y otros muchos cambios tecnológicos y administrativos, el
CC adoptó un rol más de soporte y se dio una importante descentralización de procesos clave, tales
como: la matricula, la biblioteca , la administración financiera entre otras.
Hoy en día, a la luz de las nuevas tecnologías de información y comunicación, se pretende continuar
siendo un soporte y tener mayor coordinación en lo referente a: capacitación, suministro y
distribución de equipos, desarrollo de innovaciones y optimización de los recursos humanos y
tecnológicos existentes en eI ITCR.
Para cumplir con estas metas, el CC inició el desarrollo de un Plan Estratégico para el año 2005.
Dicho Plan fue elaborado por todo el Personal del CC, con la ayuda de dos facilitadoras del Centro
de Información Tecnológica (CIT) del ITCR.
La metodología utilizada para desarrollar este Plan fue totalmente participativa por parte de todos y
cada uno de los y las colaboradores del CC, así como de la dirección, por lo que puede afirmarse
que los resultados generados responden al trabajo conjunto y al consenso de este equipo de trabajo.
A continuación se presenta un resumen de los aspectos más relevantes de dicho plan.
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1. Valores del CC:
IV. Clientes y sus características: ./ Confianza
./ Trabajo en equipo ./ Responsabilidad
./ Excelencia en servicio al cliente ./ Actualización Constante ./ Innovación
11. MISION
"Crear, proveer y liderar soluciones y servicios de excelente calidad en tecnologías de
información y comunicación para impulsar el desarrollo integral de nuestros clientes."
111. VISION
"Ser un líder en la utilización de Tecnologías de información y comunicación, innovando
soluciones para el sector universitario regional y para empresas e instituciones
nacionales."
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A-Internos
Clientes Características
Son los más cercanos al Centro de
Cómputo. Relativamente fáciles de
Clientes del LAIMI tratar. Son un grupo muy numeroso, no
hay suficientes equipos para atender
demanda total
Funcionarios Docentes
Son traviesos, desinteresados, discriminativos, meten mano donde no
deben; son los más lejanos y son de dificil acercamiento
La mayoría de esos departamentos
Administrativos: más volumen cuentan con colegas, con los cuales se
de trabajo debe coordinar para optimizar los
procesos. Eso resulta más fácil de
hacer en algunos casos que en otros.
Estudiantes Relativamente sencillos de manejar. Su problemática está directamente relacionada con la del LAIMI
Autoridades institucionales (Rector,
Vicerrectores y otros) De atención prioritaria
Organos Institucionales: Consejo Institucional, Congreso etc\
De atención prioritaria
Clientes FUNDATEC Son más independientes
Generan gran volumen de trabajo. En
Laboratorios de los departamentos algunos casos cuentan con un
responsable encargado del laboratorio
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B- Clientes externos
Clientes Características
Cuentan con: un equipo obsoleto,
invierten poco, poca comunicación,
Sede Regional San Carlos sobre sus diferentes necesidades,
cultura organizacional muy diferente a
la del CC
Son de difícil atención
Centro Académico de San José Falta de personal para atender directamente ahí
Clientes de cursos cortos Se conoce poco de este grupo
Empresas nacionales Se conoce poco de este grupo. Hay que investigarlo más
Colegas universitarios nacionales! Se conoce poco de este grupo. Hay
regionales que investigarlo más
Estrategias para tratar clientes difíciles:
1- Escucharlos
2- Atenderlos lo antes posible 3-Explicarles los
procesos
4- Establecer programas preventivos en sus equipos 5- Contar con políticas
de atención a clientes 6- Capacitarse en el área de servicio al cliente 7-Tratar de mantener comunicación fluida con ellos tanto escrita como electrónica y personal
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v. Análisis de la competencia:
A- Interna: Se determina Que Internamente no existe competencia ~ m CC
B-Externa:
Competidor Evaluación CC con respecto a ellos
Universidad de Costa Rica Positiva para el CC
Empate con el CC. Cuentan con :mejor
equipo, personal especializado,
Universidad Latina beneficios y mecanismos de motivación
e incentivos para el personal
Gente del CC es más especializada
UNA, Heredia Positivo para el CC
Se entiende por competencia positiva que el Centro de Computo esta en igual o mejor condición que el competidor.
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VI. Análisis FODA:
Se desarrolló el llamado análisis del espejo: fortalezas y debilidades, cómo nos vemos hacia
adentro y la ventana: oportunidades y amenazas: cómo se presenta el entorno. Todo lo anterior
arroja los siguientes resultados para el CC:
Fortalezas:
Excelente equipo humano. sumamente calificado y especializado
Buen clima laboral y ambiente de trabajo El área de investigación y desarrollo cuenta con recursos humanos
altamente calificados
Mejora en los tiempos de atención en el taller El estilo de la dirección Infraestructura e instalaciones La organización cuenta ahora con valores, misión y visión definidos (un
norte claro)
Buenos equipos Los clientes que tenemos son numerosos y requieren de nuestra ayuda Contacto y relación con algunos departamentos afines del TEC Presupuesto adecuado Autonomía administrativa Trabajo en equipo
Debilidades:
El desorden existente tanto en oficinas como en los pasillos Poca capacitación en algunas áreas Poco apoyo en el área de redes (vulnerabilidad) Inequitativa distribución del trabajo en el área de soporte Poca comunicación entre las áreas de trabajo Poco personal para atender todas las demandas y desarrollos Se carece de un espacio adecuado para realizar reuniones Los clientes requieren ser educados en el manejo y uso de las TlCS No existe una política dará y formalmente establecida para manejar y
compartir el conocimiento a nivel interno
Poca comunicación de logros y resultados a nivel interno Los servicios pueden mejorarse más Contacto y relación con algunos departamentos del TEC
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Oportunidades:
La marca TEC (ser parte del TEC) Oportunidad de brindar capacitación interna y externa al CC y al TEC Posibilidad de establecer alianzas estratégicas con diferentes deartamentos y empresas
nacionales y regionales Posibilidad de generar nuevos productos y servicios para satisfacer las
demandas planteadas por clientes internos y externos
Relación con FUNDATEC
Alianza estratégica con el CIT Pertenecer al CONARE y al CSUCA
Amenazas:
Percepción de los dientes internos sobre la velocidad de conexión a la red.
Genera mala imagen.
Situación de las telecomunicaciones a nivel nacional: incertidumbre y dificultad para mejorar la velocidad de conexión a la red.
La poca coordinación con algunos departamentos afines, podría ocasionar que éstos se
desarrollen con otro rumbo diferente al planteado por el CC, en cuanto a: tiempo, equipos y
políticas en la gestión de las TICS.
Poco interés de los departamentos del TEC, en cuanto a coordinar y ajustarse a las políticas que genere el CC ..
Percepción sobre la calidad de los servicios que se ofrecen. Está muy influenciada por el estado de la red.
Se conoce poco lo que se hace en el CC.
VII. Estrategia y Acciones
A continuación se presentan un conjunto de áreas estratégicas para desarrollar el CC con sus
respectivas acciones:
1. Área de comunicación
Situación actual: No se da a conocer lo que se hace y no se educan los clientes Metas que se
desean alcanzar:
Comunicar lo que se hace.
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Educar a nuestros clientes. Hacer saber a los clientes que nos interesa el bienestar de sus equipos y su seguridad en el manejo de las Tecnologías de Información y Comunicación (TICs).
Objetivo:
Posicionar paulatinamente la imagen del CC como líder institucional en la generación y mantenimiento de las TICS en el TEC
Estrategia:
Iniciar un Plan progresivo de comunicación de lo que hace el CC
Acciones Plazos o periodicidad
Mensual (de acuerdo con el momento
en que sale el periódico). Tener una
Comunicaciones en INFORMATEC columna fija en la que participen
todos los miembros del equipo del CC
Comunicados a través de la red Quincenal: participan todos los
institucional miembros del equipo del CC
Cuando ocurran eventos positivos
que mejoren la imagen del CC o que
Comunicados a medios externos e afecten positivamente la imagen del
internos de carácter informativo TEC en relación con el CC. Por ej:
elaborado por periodistas del TEC cambios en velocidad de la red,
alianzas estratégicas con empresas
de hardware o software.
Meta: al menos uno Dar año
Promoción de Cursos cortos de Promover y Dar al menos uno por año
educación para los clientes
Recomendación: Debe existir un funcionario que coordine todas las actividades relacionadas y garantice la participación de todos en los plazos establecidos.
Posible fecha de inicio: Enero del 2005
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2. Área de capacitación
Situación actual: Es necesario fortalecer la capacitación de todo el personal del CC, tanto a
nivel formal, con quienes puedan asistir a cursos, como a nivel informal, capacitación entre los
miembros del mismo departamento.
Metas que se desean alcanzar:
Fortalecer el nivel de especialización y de conocimientos generales del equipo del CC Comunicar lo que se aprende entre todos los miembros del equipo, mediante la auto-capacitación Aprender a compartir el conocimiento.
Objetivos:
Establecer un Plan de Capacitación anual para todas las áreas del CC
Fortalecer convenios y alianzas estratégicas con empresas nacionales proveedoras de equipo y programas para obtener capacitación gratuita o con descuentos
Estrategia:
Desarrollar el Plan anual de capacitación 2005 para el CC por áreas de trabajo.
Área Acciones y cursos
Capacitación en redes y servidores,
Capacitación en el área de seguridad
informática
Área de redes Sistemas operativos y servers
Capacitación en planes de
contingencia y planes de recuperación Administración de bases de datos
Redes y antivirus
Capacitación en mantenimiento de PC
Paquetes de Microsoft (Office,
Área de soporte Sistema Operativo)
Creación base de datos de TIPS de
conocimientos
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Reparación de monitores
Área de Taller Reparación de impresoras láser
Sistemas operativos MAC y Linux
Bases de datos Programación.net Capacitación en servicio al diente
Área de Investigación y Desarrollo Manejo de servidores Especificaciones de modelaje de software Plataformas de desarrollo Capacitación en termino logia de las
Área de Secretaria áreas del CC Capacitación en servicio al cliente
Inglés, servicio al diente, redes, antivirus, trabajo en equipo, seguridad
Áreas de interés general Apoyar a todos los estudiantes próximos a graduarse e ir negociando su recalificación profesional
Recomendación: El Director del CC debe gestionar constantemente:
A- La participación en los cursos por parte de los miembros de las diferentes áreas del CC B- La coordinación con empresas y organizaciones de capacitación
C- La comunicación de lo aprendido total o parcial, hacia el resto de los recursos humanos del CC
D- Hacer la coordinación respectiva con el dpto. de Recursos Humanos para que esta capacitación
sea reconocida en la escala de puestos de todos los funcionarios del CC.
E- La participación de los ana listas de sistemas de los otros departamentos en los cursos de
capacitación general, con el fin de ir fortaleciendo la cooperación con los departamentos
Fecha de inicio: Enero del 2005
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3. Área de motivación para los recursos humanos del CC:
Situación actual: Aunque existe un dima laboral agradable y un espíritu de equipo de trabajo, es
importante fomentar la motivación de los recursos humanos del CC para garantizar su
permanencia.
Metas que se desean alcanzar:
Mantener un equipo de trabajo con colaboradores motivados y permanentes en el CC Disminuir la rotación de personal en el CC Fortalecer el
crecimiento integral de las personas.
Objetivos:
Desarrollar un conjunto de acciones que fomenten el bienestar y la motivación de los colaboradores del CC.
Fortalecer convenios y alianzas estratégicas con empresas nacionales proveedoras de equipo y
programas para obtener: capacitación gratuita, nuevos equipos, posibilidades de generar
ingresos adicionales a través de FUNDATEC.
Para medir los factores motivantes y desmotivantes para el personal del CC, se desarrolló un
instrumento de evaluación, a partir del cual se generan los siguientes resultados:
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Cuadro Nol. : Factores motivantes V desmotivantes para el personal del CC
Prioridad
del Lo más motivante Lo más desmotivante
Factor
.:
.
Materiales, herramientas y
equipo para hacer el trabajo 1 :
.
El salario .:. Incentivos extra además del
salario
.:
. Buenas relaciones en el equipo
:
. Capacitación
2 de trabajo insuficiente e inadecuada,
no es para todos
3 :
. Recargos de trabajo y
.:
.
Lo que hacemos mala distribución de
funciones
Estrategia:
Desarrollar un conjunto de acciones de motivación a lo largo del año.
Acciones Efecto
Fortalecer la adquisición de Materiales El personal se motiva al contar con
y equipos para las Diferentes herramientas adecuadas para dar
soporte, desarrollar e innovar los
dependencias servicios
Mantener los incentivos que se
ofrecen además del salario (tiempo La gente está dispuesta a dar más
para estudiar, horario flexible, equipos tiempo y creatividad para mejorar, si
nuevos, posibilidad de dar hay mecanismos de estímulo
capacitaciones por medio de adicionales
FUNDATEC
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Se desarrolla el sentido de
Fortalecer el buen clima pertenencia, se sienten bien al ser
Organizacional parte de la organización. Están
dispuestos a dar más y mejor de sus
capacidades.
Fortalecer la capacitación en todas Desarrollo integral de los recursos
las áreas. humanos del CC
Revisar la equidad en la distribución Las personas trabajan de forma
de funciones de los colaboradores del CC equitativa como equipo de trabajo
Recomendación: El Director del CC debe
Monitorear constantemente la motivación de sus recursos humanos y plantear las acciones
correctivas necesarias para garantizar que se cumplan lo propuesto y otras acciones más que
puedan surgir para mantener motivado a su personal.
Fecha de inicio: Enero del 2005
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20
Prioridad Departamento, Institución o
empresa Objetivo Plazo
Internas
Ciencias del lenguaje
Desarrollo de diferentes proyectos
Capacitación
Diseño de material promocional
Corto
2005 en adelante
Electrónica
CIT
Diseño Industrial
Escuela de Computación
Inter Universitarias
Nacionales
UCR
Desarrollo de diferentes proyectos
Mediano
2005 en adelante
UNA
Ulatina
Ínter universitarias
regionales e
internacionales
CSUCA Desarrollo de diferentes proyectos
de cooperación inter universitarias
en la región Largo
2006 en adelante. Universidades Centro Americanas
Empresas
Nacionales e
Internacionales
MEP
Asesorías
Desarrollo de proyectos
Capacitación
Largo
2006 en adelante
INA
INTEL
MICROSOFT
4. Alianzas estratégicas Recomendación: El Director del CC debe
Situación actual: Se cuenta con pocas alianzas estratégicas, tanto a nivel interno
como externo del TEC
Monitorear constantemente: la calidad, los beneficios y la proyección para el CC, de
cada una de las alianzas estratégicas establecidas, con el fin de fortalecerlas,
mantenerlas o suspenderlas.
Metas que se desean alcanzar:
Aumentar el número y la calidad de alianzas estratégicas con departamentos,
empresas, instituciones educativas y organizaciones nacionales y regionales.
Bajar costos de proyectos específicos
Aumentar la proyección del CC y del TEC a lo interno y a lo externo.
Fecha de inicio: Marzo 2005.
5. Infraestructura para el CC:
Objetivo: Posicionar paulatinamente la imagen del CC como líder institucional y
nacional en la generación y mantenimiento de las TICS
Situación actual: Se cuenta con una infraestructura insuficiente para el desarrollo de algunas actividades del CC, tales como: la sala de reuniones y la bodega, con las cuales no se cuenta en la actualidad.
Cuadro No2. : Posibles alianzas estratégicas para el CC
Metas que se desean alcanzar: Remodelar las instalaciones del CC Crear un mejor ambiente de trabajo en el CC Fortalecer el hábito del orden en las diferentes oficinas y dependencias
Estrategia: Iniciar un Plan progresivo de fortalecimiento de relaciones
estratégicas del CC. El siguiente cuadro muestra el desarrollo de este Plan.
Objetivo:
Mejorar la apariencia, el orden y el aseo de las instalaciones del CC
Estrategia:
Desarrollar una remodelación en las instalaciones del CC
Acción
Trasladar
equipos que
descartar
Coordinar con
el personal
Mantenimiento de instalaciones
Hacer un presupuesto
Ejecutar las obras propuestas
Establecer el hábito del orden
nivel
Efecto
se van a Se libera espacio y se visualiza mejor lo que
se puede remodelar
de Definir lo que se puede hacer para mejorar
Solicitar fondos
Mejorar imagen
a todo I Mantener la imagen y la buena apariencia de
las instalaciones
Recomendación: El Director del CC debe:
Hacer las gestiones necesarias, tanto a lo interno como a lo externo para garantizar la realización de las acciones propuestas
Establecer políticas internas que favorezcan el desarrollo del hábito del orden .
Reforzar conductas en este sentido .
Fecha de inicio: Noviembre 2004.
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6. Desarrollo de nuevos productos y servicios del CC
Situación actual: Es necesario desarrollar nuevos productos y servicios que posicionen
positivamente la imagen del CC, tanto a nivel interno como externo.
Metas que se desean alcanzar:
Desarrollar al menos un nuevo producto o servicio por semestre durante el año 2005.
Objetivo: Ofrecer nuevas opciones en el manejo de las TICS a los diferentes clientes del
CC
Estrategia:
Desarrollar un conjunto de acciones que posibiliten el cumplimiento de la meta.
Acción Efecto
Conversar con una muestra de clientes Se conocen las necesidades exactas
seleccionados para
conocer sus de la población meta a la que nos
necesidades vamos a diriClir
Evaluar diferentes opciones de Se cuenta con varias opciones y la
productos/servicios que el CC puede posibilidad de analizar y obtener las brindar mejores opciones
Hacer un presupuesto
Definir el costo de lo planteado
Desarrollar un prototipo y evaluar10 con Conocer y eliminar posibles "pulgas"
una muestra de clientes seleccionados
Establecer el producto o servicio en Uso masivo por parte de la comunidad
toda la comunidad I
Dar a conocer el nuevo servicio a Promocionar el producto/servicio en través de diferentes medios forma adecuada e incentivar su uso
Evaluar el servicio Conocer la opinión de los clientes sobre
lo Que estamos ofreciendo
Recomendación: El Director del CC debe:
Hacer las gestiones necesarias, tanto a lo interno como a lo externo para garantizar la
realización de las acciones propuestas
Fecha de inicio: Marzo 2005
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7. Creación de mecanismos de generación de ingresos para el CC:
Situación actual: Es necesario generar nuevos ingresos para desarrollar nuevos productos y
servicios y también para poder ofrecer cursos de capacitación o ingresos para los
funcionarios.
Metas que se desean alcanzar:
Generar al menos un proyecto productivo nuevo en el año 2005.
Objetivo:
Ofrecer nuevas opciones de capacitación en el manejo de las TICS a los diferentes
clientes externos del CC
Estrategia:
Desarrollar un conjunto de acciones que posibiliten el cumplimiento de la meta.
Acción Efecto Conversar con una muestra de clientes Se conocen los intereses de la
externos e internos seleccionados para población meta a la que nos vamos a
conocer sus necesidades dirigir. Se les pueden ofrecer opciones
para saber el interés que existe por
parte de ellos, por lo Que tenemos
Evaluar diferentes opciones de ofrecer Se cuenta con varias opciones y la
los cursos o consultarías (en alianza posibilidad de analizar y obtener las estratégica o bie
n a travé
s de la mejores opciones
FUNFATEC)
Hacer un presupuesto Definir el costo de lo planteado el
marqen de utilidad para fijar un precio
Dar
a conocer las
opciones de
Promocionar el producto/servicio
en capacitación a
través d
e diferentes forma adecuada e incentivar la
medios matrícula
Evaluar el servicio/producto ofrecido Conocer la opinión de los clientes sobre
lo Que estamos ofreciendo
Recomendación: El Director del CC debe:
Hacer las gestiones necesarias, tanto a lo interno como a lo externo para garantizar la
realización de las acciones propuestas
Fecha de inicio: Marzo 2005
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Recomendaciones generales para el desarrollo de este plan
estratégico:
1. Fortalecer todos los mecanismos de comunicación internos y externos.
2. Integrar el equipo de trabajo del CC. mediante diferentes mecanismos tales
como:
a. Desarrollo de cursos
b. Capacitación individual
c. Desarrollo de actividades de integración y comunicación de logros y avances de los proyectos.
3. Contratar y seleccionar cuidadosamente el personal requerido.
4. Fortalecer la comunicación con los clientes o usuarios. Desarrollar políticas o estándares para
los diferentes servicios.
5. Iniciar programa de comunicación del CC hacia el sector externos a partir de inicios del año
2005.
6. Mejorar el orden individual y colectivo. mantener despejada el área de los pasillos y devolver el
equipo no utilizado. Desarrollar el plan de ordenamiento para la Soda.
7. Adquisición de radios para todos los funcionarios. con el fin de mantener constante
comunicación y localización de las personas.
8. Mejorar la capacitación y la comunicación de forma que el conocimiento se distribuya y se
comparta.
9. Mejorar los mecanismos de motivación y desarrollo de incentivos con base en los logros
obtenidos.
10. Fortalecer la relación con las sedes y el Centro Académico y plantear mecanismos de solución
a los problemas que enfrentan en cuanto al uso de las TICS.
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ANEXO
Propuesta de reglamento básico para el mantenimiento del orden en el Centro de Cómputo.
1. Prohibido observar películas. juegos. MSN y escuchar música con alto volumen dentro del
horario de oficina (7:30 a.m. a 6 p.m.)
a. Observación: Incluyendo a los compañeros que están libres y llegan
exclusivamente a esa actividad.
2. El uso de la impresora y el papel debe ser de forma responsable.
3. Mantener el Orden en la oficinas. sin excepción.
4. El acceso a la gente externa al departamento debe ser anunciada antes de
permitirse su ingreso.
5. Anotarse en la pizarra de la secretaria.
6. No comerse los alimentos ajenos.
7. Después de utilizar los utensilios de cocina deben lavar10s y guardar10s en su respectivo lugar.
8. El área de soporte técnico y de taller debe cumplir con horario que se encuentre entre las 7:30
a.m. a 5 p.m.. Fuera de este horario debe ser autorizado por la dirección.
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