4.3 PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO
DE AVANCE FÍSICO
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1. PRESENTACIÓN
El Sistema Integrado de Administración Financiera y Control -SIAF / SAG-, atendiendo lo que
establece la Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto del Congreso de la República 101-97 y
su Reglamento, referente a la programación de la ejecución física, así como al desarrollo de
sistemas integrados que proporcionen información oportuna y confiable sobre el
comportamiento de la ejecución física del sector pública; ha desarrollado el Modulo de
Seguimiento Físico en el Sistema de Gestión –SIGES-, el cual permite registrar la
programación y ejecución de metas físicas y volúmenes de trabajo en el sector público.
Debido a que es necesario indicar los procedimientos básicos que para el registro y
seguimiento de las metas físicas y volúmenes de trabajo en el módulo de Seguimiento Físico
deben realizarse. A continuación se presenta el Manual de Procedimientos de Seguimiento
Físico para las Unidades Ejecutoras que conforman el Ministerio de Salud Pública y
Asistencia Social.
2. LEGISLACIÓN RELACIONADA CON EVALUACIÓN PRESUPUESTARIA
Ley Orgánica del Presupuesto
Artículo 9. Atribuciones del Órgano Rector. El Ministerio de Finanzas Públicas, a través
de la unidad especializada que corresponda, será el órgano rector del proceso
presupuestario público. Esa unidad tendrá las siguientes atribuciones:
a) Formular, en coordinación con el ente planificador del Estado, y proponer los
lineamientos para la elaboración de los presupuestos del sector público;
b) Dictar las normas técnicas para la formulación, programación de la ejecución,
modificaciones y evaluación de los presupuestos de los Organismos del Estado,
entidades descentralizadas y autónomas;
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c) Desarrollar, mediante técnicas de programación y estadística, las herramientas de
control de gestión de los resultados vinculados al cumplimiento de los objetivos y
metas del sector público. En lo referente a la inversión pública, deberá coordinar con
la respectiva unidad especializada.
d) Evaluar la ejecución de los presupuestos, aplicando las normas y criterios
establecidos por esta Ley, su reglamentación y las normas técnicas respectivas;
Artículo 10. Contenido. El presupuesto de cada uno de los organismos y entes señalados
en esta Ley será anual y contendrá, para cada ejercicio fiscal, la totalidad de las
asignaciones aprobadas para gastos y la estimación de los recursos destinados a su
financiamiento, mostrando el resultado económico y la producción de bienes y servicios que
generarán las acciones previstas.
Artículo 12. Presupuestos de Egresos. En los presupuestos de egresos se utilizará una
estructura programática coherente con las políticas y planes de acción del Gobierno, que
permita identificar la producción de bienes y servicios de los organismos y entes del sector
público, así como la incidencia económica y financiera de la ejecución de los gastos y la
vinculación con sus fuentes de financiamiento.
Artículo 20. Políticas Presupuestarias. El Organismo Ejecutivo, a través de sus
dependencias especializadas, practicará una evaluación anual del cumplimiento de los
planes y políticas nacionales y del desarrollo general del país. En función de los resultados
de esta evaluación dictará las políticas presupuestarias y los lineamientos generales. Sobre
estas bases las entidades prepararán sus propuestas de prioridades presupuestarias en
general, y de planes y programas de inversión pública, en particular, para la formulación del
proyecto de presupuesto general de ingresos y egresos del Estado.
Artículo 30. Programación de la Ejecución. De acuerdo con las normas técnicas y
periodicidad que para efectos de la programación de la ejecución establezca el Ministerio de
Finanzas Públicas, las entidades y organismos que financieramente dependan total o
parcialmente del presupuesto general de ingresos y egresos del Estado, propondrán a dicho
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Ministerio la programación de la ejecución física y financiera de sus presupuestos. Este fijará
las cuotas de compromisos, devengados y pagos considerando el flujo estacional de los
ingresos, la capacidad real de ejecución y el flujo de fondos requeridos para el logro
oportuno y eficiente de las metas de los programas y proyectos.
Artículo 34. Alcance de La Evaluación. La evaluación presupuestaria comprenderá
básicamente la medición de los resultados físicos y financieros obtenidos y los efectos
producidos, el análisis de las variaciones observadas, con la determinación de las causas y
la recomendación de medidas correctivas.
Artículo 35. Evaluación de la Gestión Presupuestaria. Sin perjuicio de la evaluación
permanente interna que debe realizar cada organismo y entes comprendidos en la presente
ley, el Ministerio de Finanzas Públicas evaluará la ejecución del presupuesto general de
ingresos y egresos del Estado y de los presupuestos de las entidades, con excepción de las
municipalidades y de la Universidad de San Carlos de Guatemala, tanto en forma periódica,
durante la ejecución, como al cierre del ejercicio, para lo cual considerará la situación
económica y de las finanzas públicas.
3. SISTEMA DE SEGUIMIENTO FÍSICO
Objetivo
El sistema de seguimiento físico persigue:
Proveer información cualitativa que permita alcanzar los principios de economía,
eficiencia, eficacia y equidad en el uso de los recursos públicos.
Proveer la información necesaria a para evaluar cuantitativamente el cumplimiento de
los programas y los proyectos de conformidad con las políticas establecidas.
Proporcionar información oportuna y confiable
Normas que regulan los Procesos de Seguimiento Físico
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Con el propósito de normalizar cada una de las fases que comprenden el proceso de
seguimiento físico, a continuación se enumeran una serie de normas de cumplimiento
obligatorio:
1. Ámbito de Aplicación: Los organismo y entidades que están sujetos a la Ley
Orgánica del Presupuesto, están sujetos a las disposiciones del Presente Manual.
2. Sistema de Seguimiento Físico: El sistema de seguimiento físico lo conforman el
conjunto de principios, órganos, normas y procedimientos que regulan el proceso de
formulación, programación, ejecución y evaluación física de las metas y volúmenes
de trabajo, que se financian con el Presupuesto General de Ingresos y Egresos del
Estado.
3. Técnica Presupuestaria: El presupuesto de metas físicas y volúmenes de trabajo de
cada uno de los organismos y entes que comprenden el ámbito de la Ley Orgánica
del Presupuesto, será anual y deberá elaborarse observando los lineamientos de las
bases teóricas del presupuesto por programas.
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4. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE SEGUIMIENTO FÍSICO
4.1 PROGRAMACIÓN FÍSICA CUATRIMESTRAL DE METAS (CO3A)
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Traslada lineamientos a las Unidades Ejecutoras, para la programación cuatrimestral de metas, según calendario establecido.
Departamento de Planificación y Programación
2 Crea y detalla comprobante de programación física cuatrimestral en el Sistema de Gestión –SIGES-.
Encargado de Centro de Costo
3 Solicita el comprobante de programación física en SIGES e imprime.
Encargado de Centro de Costo
4 Firma comprobante de programación física cuatrimestral y traslada con oficio al Encargado de Planificación de Unidad Ejecutora para su consolidación y aprobación.
Encargado y Director de Centro de Costo
5 Revisa y crea comprobante de consolidación y comprobante de programación de metas a nivel de Unidad Ejecutora.
Encargado de Planificación Unidad Ejecutora
6 Asigna los comprobantes revisados de cada centro de costo.
Encargado de Planificación Unidad Ejecutora
7 Solicita y aprueba comprobante de programación física cuatrimestral en SIGES.
Encargado de Planificación Unidad Ejecutora
8
Genera reporte del comprobante aprobado a nivel de unidad ejecutora y traslada con proyecto de oficio al Gerente Administrativo Financiero y Director de la Unidad Ejecutora.
Encargado de Planificación Unidad Ejecutora
9 Firma comprobante de programación física cuatrimestral y oficio.
Gerente Administrativo Financiero y Director
Unidad Ejecutora
10 Envía los documentos correspondientes a la Unidad de Planificación Estratégica, para verificación, monitoreo y seguimiento.
Director Unidad Ejecutora
11 Revisa, verifica y envía observaciones pertinentes a Unidad Ejecutora.
Departamento de Planificación y Programación
de la UPE
12 Atiende recomendaciones e incorpora en función de una mejora.
Encargado de Planificación Unidad Ejecutora
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1. 4.2 EJECUCIÓN FÍSICA MENSUAL
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Establece la ejecución física mensual y verifica nivel de cumplimiento versus lo programado.
Encargado de Centro de Costo
2 Crea y detalla comprobante de Ejecución Física Mensual en SIGES.
Encargado de Centro de Costo
3 Solicita y aprueba comprobante de Ejecución Física Mensual en SIGES.
Encargado de Centro de Costo
4 Firma el comprobante de Ejecución Física Mensual de SIGES y traslada a la Unidad Ejecutora para verificación, monitoreo y seguimiento.
Encargado y Director de Centro de Costo
5 Verifica los comprobantes de ejecución física mensual de cada centro de costo.
Encargado de Planificación Unidad Ejecutora
6 Genera Reporte 00812497 - Ejecución Mensual del Seguimiento Físico - a nivel de Unidad Ejecutora.
Encargado de Planificación Unidad Ejecutora
7
Elabora proyecto de oficio de entrega de la Ejecución Física Mensual y traslada al Gerente Administrativo Financiero y Director de la Unidad Ejecutora, adjuntando documentos de respaldo.
Encargado de Planificación Unidad Ejecutora
8 Firma oficio y documentos de Ejecución Física Mensual. Gerente Administrativo Financiero y Director
Unidad Ejecutora
9 Envía los documentos correspondientes a la Unidad de Planificación Estratégica, para verificación, monitoreo y seguimiento.
Director Unidad Ejecutora
10 Revisa, verifica y envía observaciones pertinentes a Unidad Ejecutora.
Departamento de Planificación y Programación
de la UPE
11 Atiende recomendaciones e incorpora en función de una mejora.
Encargado de Planificación Unidad Ejecutora
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4.3 REPROGRAMACIÓN FÍSICA MENSUAL O CUATRIMESTRAL
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Realiza los cálculos respectivos de cuánto tiene que ADICIONAR el Centro de Costo por producto y subproducto a modificar.
Encargado de Centro de Costo
2 Crea y detalla el comprobante de programación física cuatrimestral en estado de REPROGRAMACIÓN en SIGES.
Encargado de Centro de Costo
3 Solicita el comprobante de Programación Física Cuatrimestral en estado de REPROGRAMACIÓN en SIGES e imprime.
Encargado de Centro de Costo
4
Firma comprobante de Programación Física Cuatrimestral en estado de REPROGRAMACIÓN y traslada con oficio al Encargado de Planificación de la Unidad Ejecutora para su consolidación y aprobación.
Encargado y Director de Centro de Costo
5 Revisa y crea comprobante de consolidación y comprobante de programación de metas en estado de REPROGRAMACIÓN a nivel de Unidad Ejecutora.
Encargado de Planificación Unidad Ejecutora
6 Asigna los comprobantes revisados de cada centro de costo.
Encargado de Planificación Unidad Ejecutora
7 Solicita y aprueba comprobante de Programación de Metas en SIGES.
Encargado de Planificación Unidad Ejecutora
8
Genera reporte del comprobante aprobado a nivel de Unidad Ejecutora y traslada con proyecto de oficio al Gerente Administrativo Financiero y Director de la Unidad Ejecutora.
Encargado de Planificación Unidad Ejecutora
9 Firma Comprobante de Programación de Metas y oficio. Gerente Administrativo
Financiero y Director Unidad Ejecutora
10 Envía los documentos correspondientes a la Unidad de Planificación Estratégica, para verificación, monitoreo y seguimiento.
Director Unidad Ejecutora
11 Revisa, verifica y envía observaciones pertinentes a Unidad Ejecutora.
Departamento de Planificación y Programación
de la UPE
12 Atiende recomendaciones e incorpora en función de una mejora.
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4.4 REVERSIÓN DE LA EJECUCIÓN FÍSICA
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLE
1 Realiza los cálculos respectivos de cuánto tiene que DISMINUIR el Centro de Costo por producto y subproducto a modificar.
Encargado de Centro de Costo
2 Crea y detalla el comprobante de ejecución física mensual en estado de REVERSIÓN en SIGES.
Encargado de Centro de Costo
3 Solicita y aprueba el comprobante de Ejecución Física Mensual en estado de REVERSIÓN en SIGES e imprime.
Encargado de Centro de Costo
4 Verifica los comprobantes de ejecución física mensual (REVERSIÓN) de cada centro de costo.
Encargado de Planificación Unidad Ejecutora
5 Genera Reporte 00812497 - Ejecución Mensual del Seguimiento Físico - a nivel de Unidad Ejecutora.
Encargado de Planificación Unidad Ejecutora
6
Elabora proyecto de oficio de entrega de la Ejecución Física Mensual (REVERSIÓN) y traslada al Gerente Administrativo Financiero y Director de la Unidad Ejecutora, adjuntado documentos de respaldo.
Encargado de Planificación Unidad Ejecutora
7 Firma oficio y documentos de Ejecución Física Mensual. Gerente Administrativo Financiero y Director
Unidad Ejecutora
8 Envía los documentos correspondientes a la Unidad de Planificación Estratégica, para verificación, monitoreo y seguimiento.
Director Unidad Ejecutora
9 Revisa, verifica y envía observaciones pertinentes a Unidad Ejecutora.
Departamento de Planificación y Programación
de la UPE
10 Atiende recomendaciones e incorpora en función de una mejora.
Encargado de Planificación Unidad Ejecutora
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5. DIAGRAMA DE FLUJO
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