Planificación Estratégica
5 de febrero de 2007
David Haddock-DomínguezOficial de Reinversión Comunitaria
Scotiabank de Puerto Rico
Objetivos del Curso
Presentar componentes básicos en la preparación de un plan estratégico.
Explicar el método SWOT y llevar a cabo un ejercicio de práctica.
Explicar cómo nos ayudan las metas, objetivos y estrategias a dirigir
nuestras labores.
Presentar y trabajar con los componentes necesarios al preparar un plan de
trabajo.
Los Diferentes Planes
Territoriales
Organizacionales(Estratégicos)
Operacionales(Proyectos, Programas)
Estrategia
Arte o ciencia de ser general
Los generales: Dirigen ejércitos Conquistan terrenos Protegen ciudades Utilizan y administran recursos y suministros
Estrategia
Los medios para utilizar
los recursos de la
organización para lograr
los objetivos y las metas de
prioridad para intervenir en
asuntos críticos
Planificación Estratégica
Proceso por el cual una organización, empresa o entidad
visualiza su futuro y desarrolla los procedimientos y las
operaciones necesarias para alcanzar ese futuro
Presente¿Qué se quiere lograr?
¿Cómo se quiere lograr?Futuro Deseado
Implicaciones de la Planificación Estratégica
En ocasiones un plan estratégico implica decisiones sobre: Visión, Misión, Metas de la organización
Mercado (a quién se quiere servir)
Función de la organización en la comunidad
Tipo de programa, servicios y productos que se quieren ofrecer
Recursos necesarios para el éxito (personas, fondos, experiencia,
contacto, facilidades)
Cómo se pueden combinar los recursos, programas y contactos para
alcanzar la misión de la organización
Planes Estratégicos para el Desarrollo Comunitario
Tienen un propósito y encomienda sobre la comunidad
Las acciones e iniciativas vienen principalmente del tercer sector
Los actores deben responder y representar la comunidad
Mejorar la calidad de vida
Proceso de Planificación Estratégica
¿Dónde estamos?
•Cuestionarse hacia
donde queremos ir
•Identificar qué tenemos
y qué queremos
•Fortalezas
•Debilidades
•Oportunidades
•Riesgos
Situación Estratégica
¿Hacia dónde vamos? ¿Cómo llegamos?
•Programas
•Actividades
•Servicios
•Asignación de recursos
humanos
•Itinerario
•Monitoreo
•Misión
•Metas
•Objetivos
•Estratégicas
•Areas de Enfoques
•Clientela
•Asuntos críticos
Operaciones EstratégicasDirección Estratégica
¿Dónde Estamos?
Conlleva revisitar la misión
Analizar qué nos ha funcionado
y qué no (y porqué)
Reconocer lo que tenemos y
queremos alcanzar
Llevar a cabo un análisis de
SWOT
¿Qué se discute para saber Dónde Estamos?
Variables Internas
Aquellas cosas sobre las cuales
la organización tienen control
directo o puede hacer algo sobre
el particular
Variables Externas
Circunstancias sobre las cuales
la organización NO tiene
injerencia directa
Método SWOT
Ambiente Interno
Fortalezas (strenghts)
Debilidades (weakness)
Ambiente Externo
Oportunidades (opportunies)
Riesgos / amenazas (threats)
Método utilizado en la planificación estratégica que analiza el ambiente interno y externo
Método SWOTVariables Internas
FortalezasFortalezas
Características positivas y
sólidas de la organización que
contribuyen al cumplimiento de
la misión
Cualidades que ponen a la
institución en ventaja
competitiva
DebilidadesDebilidades
Características que limitan a la
organización para realizar su
misión
Se deben pensar de manera que
se reduzcan al mínimo para
eliminar o mitigar las fallas,
debilidades o puntos a mejorar
Método SWOTVariables Externas
OportunidadesOportunidades
Factores del contexto externo o
cambios que pueden representar
oportunidades para la
organización
Si el factor, cambio, variable,
etc. es positivo representará una
oportunidad
Riesgos / AmenazasRiesgos / Amenazas
Factores del contexto externo o
cambios que pueden representar
una amenaza para la
organización
Si el factor, cambio, variable,
etc. es negativo representará un
riesgo
Variables
Internas Estructura organizacional
Administración (finanzas, recursos
humanos, certificaciones)
Junta de Directores, Comités,
Juntas Asesoras
Facilidades y equipo
Población a la que sirven
Programas y proyectos
Alianzas
Externas
Tendencias poblacionales o
socioeconómicas
Localización y características
geográficas
Ingresos de los participantes
Asuntos críticos de la
comunidad inmediata
Fuentes de fondos
Legislaciones
¿Cómo hacemos el Análisis?
Discusiones en grupo
Se establecen los temas a discutir y se entran en ellos
Debe ser dirigido por un tercero
Se debe evitar acusar y echar culpas
Entrevistas – es una método más confidencial, pero conlleva preparación de un
instrumento estructurado
Grupos Focales
Son muy productivos si tienen un buen conductor
No todos participan del grupo focal
Se deben nominar personas que sean representativas de todo los ámbitos de acción
Ejercicio de PrácticaSWOT
Fortalezas Debilidades Oportunidades Riesgos/Amenazas
¿Cuáles son las fortalezas más importantes de nuestra organización?
1.2.3.
¿Cuáles son las debilidades que más limitan a la organización de funcionar al máximo?1.2.3.
¿Cuáles son las oportunidades de las cuales estamosaprovechándonos al máximo?1.2.3.
¿Cuáles son las tres tendencias o amenazas que más ejercen un impacto negativo en la organización actualmente?1.2.3.
¿Cuáles son las fortalezas más importantes de nuestro personal?1.2.3.
¿Cuáles son las debilidades que más limitan a nuestro personal y otros recursos humanos de lograr el óptimo de su potencial?1.2.3.
¿Cuáles son las oportunidades de las cuales no
estamos sacando provecho?1.2.3.
¿Cuáles son las trestendencias o amenazas que más pudieran tener un impacto negativo en la organización en el futuro? 1.2.3.
¿Qué cambios debemos hacer para enriquecer / mejorar nuestrasfortalezas?1.2.3.
¿Cuáles son los cambios que tendrían el mejor impacto en mitigar las debilidades?1.2.3.
¿Qué cambios debería hacer la organización para maximizar las oportunidades? 1.2.3.
¿Qué cambios debería hacer la organización para reducir al mínimo los riesgos?1.2.3.
Dirección Estratégica¿Hacia Dónde Vamos?
Se define a partir de: Valores Visión Misión Metas Objetivos
Valores
Visión
MISIÓN
METAS
Áreas Programáticas
OBJETIVOS
ACTIVIDADES
Jerarquía de Componentes
Visión
Misión
Provee un entendimiento de lo que quiere ser la organización basado en los valores
Es un planteamiento de la razón de ser de la organización, que contiene su propósito y función que lleva a cabo
La Misión debe:•Contener el resultado final que la organización quiere lograr•Ser una frase u oración•Se puede revisitar•Si es alcanzable puede variar
Ejemplo de Misión
Misión de la Fundación Comunitaria de Puerto Rico
Desarrollar las capacidades en las comunidades en
Puerto Rico para que logren su transformación social y
autosuficiencia económica, estimulando la inversión en
las comunidades y maximizando el impacto y
rendimiento de cada contribución
MetasJerarquía de Componentes
Las metas son expresiones generales sobre lo que la organización quiere lograr
para cumplir con su misión
Proporcionan un sentido de dirección (evita confusiones y permite reaccionar con un
sentido claro de lo que se quiere lograr cuando ocurren cambios)
Permiten enfocar esfuerzos (compromiso en la utilización de los recursos limitados)
Guían nuestros planes y decisiones (las acciones se pueden mirar a la luz de las metas)
Sirven para evaluar avance (son un marco de referencia)
Ejemplo de Metas
Expandir nuestra base financiera para sostener las operaciones corrientes y apoyar el crecimiento previsto de los programas
Ampliar la oferta de servicios económicos y financieros para atender clientes elegibles de municipios aledaños
Reducir la deserción escolar de las escuelas de Caimito mediante la enseñanza recreativa de destrezas de vida a niños en edad escolar
EstrategiasJerarquía de Componentes
Corresponden a cada una de las metas; son frases que recogen los métodos o las formas en que las metas se van a ir alcanzando
Buscan entender y resolver temas específicos
Es importante que estas estrategias busquen lidiar con las situaciones internas y externas que rodean la organización
Ejemplo de Estrategias
Meta: Expandir nuestra base financiera para sostener las operaciones corrientes y apoyar el crecimiento previsto de los programas
Estrategias
Generar más ingresos de los programas
Ampliar las campañas anuales de donativos individuales
Aumentar los donativos de corporaciones
Identificar nuevas fuentes de fondos Identificar donantes potenciales
Meta: Reducir la deserción escolar de las escuelas de Caimito mediante la enseñanza recreativa de destrezas de vida a niños en edad escolar
Estrategias
Aumentar el presupuesto del programa de niños
Incorporar en el programa juegos de mesa que estimulen el pensamiento estratégico
Extender el horario de participación Formar equipos y participar en
competencias nacionales Incorporar a los padres en los
talleres de resolución de conflictos
ObjetivosJerarquía de Componentes
Es la expresión de un logro
deseado y mesurable
Debe expresar lo que la
organización quiere lograr, para
quién y cuándo
Debe relacionarse con el logro
esperado de la comunidad
Deber ser compatible con la
misión y metas
Deber ser claro y preciso
Identificar a las
personas/clientes a beneficiarse
Identificar el grado de cambio
que se quiere lograr
Determinar el tiempo
Ejemplo de un Objetivo
Meta: Ampliar la oferta de servicios económicos y financieros para atender clientes elegibles de municipios aledaños
Estrategias Establecer un centro de empleo Aumentar el fondo de préstamos Ofrecer servicios de intermediación financiera
ObjetivoObjetivo Para el 2006 haber ofrecido 15 préstamos de aproximadamente $15,000 en Para el 2006 haber ofrecido 15 préstamos de aproximadamente $15,000 en
los municipios X, Y, Z para comerciantes con necesidad de capital los municipios X, Y, Z para comerciantes con necesidad de capital operacional.operacional.
Actividad Preparar y someter solicitud de fondos al Departamento del Tesoro de Estados
Unidos para diciembre 2004.
Ejercicio de PrácticaDiseñar Metas, Estrategias y Objetivos
A practicar en grupos....
Operaciones Estrategicas¿Cómo llegamos?
Definiendo las actividades
Estableciendo los cambios a los programas, administrativos,
institucionales
Agrupando las metas por áreas de enfoques
Motivando al empleado
Diseñando un instrumento de implantación claro, sencillo y fácil de
utilizar (tiempo, responsables, logros)
Plan EstratégicoEjemplo
1. Administración
2. Programas
3. Alianzas
4. Finanzas
Misión
Valores
Metas Areas de Enfoque Estrategias
Plan de TrabajoEjemplo
ActividadesActividades FechaFecha ResponsableResponsable
1.1 12/07 Directora Ejecutiva
1.2
1.3
1.4
1.5
1. Administración
Medidas de Exito
Resultados o Impacto Se refiere a lo que los programas generan o
producen Deben ser recopilados periódicamente
Logros Determina qué se alcanzó con respecto a lo
planificado
Presupuesto vs. Costos
El presupuesto es la proyección de ingresos y gastos de la organización en términos de cuánto cuesta los programas y de dónde proviene el dinero. El presupuesto se puede modificar durante la implantación de los programas.
Los costos se refieren al estimado y cotización de la cantidad que se debe incurrir o gastar para administrar y operar.
Fondos
Dinero comprometido con el cual podemos contar No se deben definir metas ni objetivos si no se
tienen los fondos comprometidos o por lo menos las fuentes posibles de fondos
INFORMACIÓN COMO FUENTEINFORMACIÓN COMO FUENTEDE CONOCIMIENTODE CONOCIMIENTO
• Base de datos
• Publicaciones
• La Comunidad
• Centros de Información
Tipos de Información
Primaria
Ventajas Es pertinente Disponible en el formato
necesario Actualizada
Desventajas Consume tiempo Costosa
Secundaria
Ventajas Fácil de obtener Ahorra tiempo y dinero Credibilidad
Desventajas Puede ser obsoleta Sesgo por método Tiene un formato establecido
Tipos de InformaciónEjemplos
Fuentes Primarias
Entrevistas Cuestionario Grupos Focales
Fuentes Secundarias
Directorios Estudios/Tesis Revistas/Periódicos Publicaciones Estadísticas
Censo 2000
Edad Sexo Ingreso familiar Número de personas en el
grupo familiar Hogares Viviendas (ocupadas, rentadas)
Otros datos
Sector Censal
Barrios
Municipios
Puerto Rico
Censo Económico
Comercio al por mayor Comercio al detal Sector de servicios Manufactura Construcción Agricultura
Tipo y número de establecimientos
Ventas anuales Nómina annual Número de empleados
¿Cómo buscar en el Internet?
www.yahoo.com
www.google.com
www.lycos.com
www.altavista.com
Agencias Federalesen el Internet
Department of Commerce – Economic Development
Administration Com de Comercio: www.doc.gov/eda
Housing and Urban Development (HUD): www.hud.gov
US Department of Agriculture: www.usda.gov
Federal Agencies Directory: www.lib.lsu.edu
Otros Sites de Internet
UPR Mayagüez: www.uprm.edu
Oficina del Censo: www.censo.gobierno.pr
Small Business Administration: www.sba.gov
Negociado del Censo: www.census.gov
Página de las Agencias del Gobierno de PR: www.dtop.gobierno.pr
Periódicos Online
El Vocero www.vocero.com
Primera Hora www.primerahora.com
La Estrella de Puerto Rico www.estrellapr.com
El Nuevo Día www.endi.com
¡¡¡Ahora Sí!!!