REGLAMENTO PARA LA ADMINISTARCION Y MANEJO DE FONDOS DE
FUNCIONAMIENTO DEL FIDEICOMISO
“FONDO NACIONAL PARA LA REACTIVACIÓN Y MODERNIZACIÓN DE LA
ACTIVIDAD AGROPECUARIA -FONAGRO-”
En aras de salvaguardar el patrimonio, así como los intereses financieros
presupuestarios del fideicomiso “Fondo Nacional para la Reactivación y
Modernización de la Actividad Agropecuaria –FONAGRO-“ velando en su
ejecución por la correcta aplicación de las leyes y reglamentos que rigen en el
país en dicha materia, buscando la transparencia y eficiencia en el logro de los
objetivos trazados, se considera necesaria la elaboración del presente
reglamento por medio del cual se norme lo relativo al manejo administrativo y
financiero de los fondo no reembolsables destinados al funcionamiento de la
unidad operativa del FONAGRO.
Este reglamento será de aplicación obligatoria en todas las actividades internas
del Fideicomiso “Fondo Nacional para la Reactivación y Modernización de la
Actividad Agropecuaria –FONAGRO-.
TITULO I
ASPECTOS GENERALES
Artículo 1. Base Legal. Reglamento para la Administración y Funcionamiento
del Fondo Nacional para la Reactivación y Modernización de la Actividad
Agropecuaria FONAGRO fue probado por el Acuerdo Ministerial No. 161-94 de
fecha 29 de septiembre de 1994, modificado por el Acuerdo Ministerial No. 176-
96 del 20 de diciembre de 1996; los cuales fueron modificados por los Acuerdos
Ministeriales No. 1530 y No. 741 del siete de noviembre del año dos mil,
modificados por el Acuerdo Ministerial No. 136-2011 de fecha 11 de julio de 2011.
Articulo 2. Objeto. El presente reglamento tiene por objeto, que el fideicomiso
FONAGRO cuente con un instrumento que facilite el manejo y ejecución de sus
planes y objetivos, así como la liquidación de gastos efectuados, su
contabilización oportuna, contar con su respectiva documentación de respaldo,
garantizando a través de la fiscalización de la Unidad de Auditoría Interna (UAI),
el correcto manejo del fondos de funcionamiento para tener la seguridad
documental y legal de fiscalización posteriores a a la ejecución presupuestaria.
TITULO II
ADMINISTRACION DE FONDOS DE FUNCIONAMIENTO
Articulo 3. APERTURA DE CUENTA BANCARIA. Para la administración de los
fondos de funcionamiento deberá de aperturarse en el Banco de Desarrollo Rural
-BANRURAL- cuenta de depósitos monetarios en la cual el fiduciario deberá de
acreditar los fondos no reembolsables anualmente asignados y aprobados por el
Consejo Directivo para cubrir los gastos de funcionamiento de la unidad
operativa del FONAGRO. Los intereses que se generen en la cuenta aperturada,
deberán de ser trasladados al fideicomiso FONAGRO.
Artículo 4. APERTURA DE CAJA CHICA. Deberá de constituirse un fondo de
caja chica, por medio del cual se cubran todos aquellos gastos menores que se
generen derivados del funcionamiento del fideicomiso. El monto será
determinado y autorizado por la gerencia del FONAGRO, conforme las
necesidades operativas que se presenten.
TÍTULO IIIVIATICOS AL INTERIOR
Artículo 5. Objeto. Se establecen las presentes normas relacionadas para la
utilización de gastos de viáticos y otros gastos conexos, derivados del
cumplimiento de comisiones relacionadas con el fideicomiso y que se llevan a
cabo en el interior de la república, por parte del personal que presta sus servicios
en el fideicomiso "FONAGRO".
Artículo 6. Definición de Viático. Se denomina viático, a las asignaciones
destinadas a cubrir los gastos por hospedaje, alimentación y otros gastos
conexos en que se incurre, por parte de la unidad operativa del FONAGRO, para
el cumplimiento de comisiones fuera del lugar ordinario de trabajo.
Articulo 7. Gastos Conexos. Se entiende por gastos conexos los que se
ocasionaren por concepto de:
a) Pasajes,
b) Gastos de peaje u otros,
c) Transporte de equipo de trabajo,
d) Reparación de vehículos, así como sus repuestos, combustibles y
lubricantes, y,
e) Otros gastos debidamente comprobados que se ocasionen por caso
fortuito o fuerza mayor durante la comisión. Estos gastos deberán ser
aprobados por la Gerencia General de FONAGRO
Articulo 8. Nombramiento y Autorización. Corresponde a la Gerencia General
de FONAGRO, nombrar y autorizar al personal para la realización de las
comisiones así como el pago correspondiente a los gastos de viático y otros
gastos conexos a que se refieren los artículos anteriores.
Articulo 9. Formularios. Para el cobro y comprobación de los pagos de viáticos
y gastos conexos, se establecen los siguientes formularios:
a) Nombramiento de Comisión
b) Formulario V-A Viático Anticipo
c) Formulario V-C Viático Constancia
d) Formulario V-L Viático Liquidación
Estos formularios deberán contar con la autorización de la Contraloría General
de Cuentas.
Articulo 10. Anticipo de Gastos de Viático. A la persona nombrada para el
desempeño de una comisión, mediante firma del formulario V-A "Viático
Anticipo", le serán desembolsados los fondos asignados para la comisión, quien
se obliga a presentar posteriormente la respectiva liquidación en el formulario V-L
"'Viático Liquidación" y acompañado de su V-C "Viático Constancia".
Articulo 11. Categoría. Para los efectos de asignación de viáticos al interior del
país, se tomará como base las categorías que se indican a continuación:
CATEGORÍAS ASIGNACIÓN DIARIA TOTALGerencia General, Jefes y Coordinadores
Quinientos quetzales exactos (Q.500.00)
Personal Técnico y Profesional Trescientos quetzales exactos (Q.300.00)
Artículo 12. Cuotas Diarias. Con base en las categorías que se indican en el
artículo anterior, la cuota diaria cubre veinticuatro (24:00) horas a partir de las
cero (00:00) horas. Cuando el tiempo empleado en la comisión comprenda
fracciones de día, los gastos de viáticos se computarán conforme a porcentajes
que se indican en el Artículo 13 de la presente normativa.
Artículo 13. Fracción de Día. Cuando una comisión se cumpla en menos de
veinticuatro (24:00) horas, los gastos de viáticos se reconocerán conforme los
porcentajes establecidos, de la manera siguiente:
a) Desayuno Quince por ciento (15%)
b) Almuerzo Veinte por ciento (20%)
c) Cena Quince por ciento (15%)
d) Hospedaje Cincuenta por ciento (50%)
Articulo 14. Nombramiento. En el nombramiento para la comisión a realizar, se
deberá establecer: el lugar, la duración y la actividad que se llevará a cabo.
Articulo 15. Comprobación de Tiempo. El personal que sea designado para el
desempeño de una comisión en el interior del país, deberá solicitar a las
instancias correspondientes (Policía Nacional Civil o Alcaldías Municipales), que
firme y selle el formulario V-C "Viático Constancia", lugar de permanencia, fecha
y hora de llegada y salida.
Artículo 16. Liquidación de Gastos de Viáticos y Otros Gastos Conexos. El
personal comisionado debe presentar el formulario V-L "Viático Liquidación”
dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de haberse cumplido la
comisión, con la aprobación de la autoridad que la ordenó, la liquidación de los
gastos efectuados acompañando, según sea el caso, el formulario V-A "Viático
Anticipo" o el formulario V-C "Viático Constancia", así como el Informe de
Comisión con el visto bueno de la persona que la autorizó. El incumplimiento de
estas condiciones serán motivo para que reintegre los fondos asignados para la
comisión y ante su negativa será motivo de la formación de expediente que
deberá ser conocido por la Gerencia General de FONAGRO para los efectos
correspondientes.
Artículo 17. Viáticos para nueva comisión. No se proporcionará anticipo de
viáticos para nuevas comisiones, mientras existan comisiones pendientes de
liquidar, salvo el caso que por la inminencia o urgencia de la nueva comisión no
pueda efectuar la liquidación en el plazo indicado anteriormente, situación que
deberá ser justificada y autorizada por la Gerencia General de FONAGRO.
Artículo 18. Reintegro de fondos. Cuando por alguna causa la comisión
quedare en suspenso o fuere cancelada, los fondos anticipados deberán
reintegrarse inmediatamente a la cuenta específica de los fondos de
funcionamiento del FONAGRO.
Articulo 19. Viáticos para personal de otras instituciones en apoyo al
fideicomiso.
Cuando la unidad operativa del FONAGRO requiera del apoyo de personal de
otras unidades del MAGA, podrán otorgarse los viáticos al interior, con cargo a
los fondos de funcionamiento del fideicomiso FONAGRO. Para el efecto, las
personas nombradas deberán cumplir con el proceso de liquidación descrito en
los artículos anteriores
TÍTULO IV
VIATICOS AL EXTERIOR
Articulo 20. Viáticos al exterior. Los gastos de viático en el exterior del país,
para el Gerente General del FONAGRO, serán autorizados a través de
nombramiento de comisión, por el señor Ministro del Ministerio de Agricultura
Ganadería y Alimentación -MAGA- o en su ausencia por el Viceministro que esté
a cargo del Despacho Ministerial interinamente.
Para el personal técnico y profesional del fideicomiso, los viáticos al exterior
serán autorizados por la Gerencia General de FONAGRO.
Las categorías del personal son las siguientes:
Categoría I: Ministros
Categoría II: Viceministros
Categoría III: Directores, Subdirectores y Asesores de Dependencias
Administrativas
Categoría IV: Jefes y Subjefes
Categoría V: Otro personal no especificado en las categorías anteriores
Los grupos geográficos son:
Grupo 1: Países de Europa, Asia, Africa, Oceanía, Argentina, Brasil y Chile
Grupo 2: Estados Unidos de América, Canadá, Venezuela, Panamá, Perú y
Ecuador
Grupo 3: México, Islas del Caribe y demás países de América del Sur
Grupo 4: Países de Centroamérica y Belice
Las cuotas diarias por categoría y grupo geográfico, asignadas en Dólares de los
Estados Unidos de América (US. $), son las siguientes:
CATEGORIA GRUPO 1 GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO 4I 400.00 350.00 300.00 250.00 II 350.00 300.00 250.00 200.00 III 300.00 250.00 200.00 150.00 IV 250.00 200.00 150.00 100.00 V 200.00 150.00 100.00 75.00
Articulo 21. Comprobación de tiempo. Las personas a quienes se les autorice
gastos de viático para el desempeño de comisiones oficiales en el exterior de la
República, deberán presentar a su regreso copia de pasaporte donde conste su
ingreso y egreso al país destino y cumplir con los documentos establecidos que
se indican en el artículo 16 del presente reglamento.
Articulo 22. Cómputo de gastos de viático. Los gastos de viático del personal
de FONAGRO y de otro personal del MAGA que se desempeñe, se determinará
en la forma siguiente:
a) El día de salida del país se pagará completo y el día de ingreso se pagará
el 50% de la cuota diaria que corresponda.
..
TITULO V
CONTROL DE BIENES INVENTARIABLES
Artículo 23. Objeto. Las presentes normas y procedimientos, establecen los
lineamientos para la adquisición, administración y custodia de activos, que son
adquiridos por el fideicomiso FONAGRO con sus recursos para su propio
funcionamiento para lo cual se implementa el control sobre el patrimonio del
fideicomiso.
Articulo 24. Definiciones.
a) Activos Tangibles: Son bienes que tienen sustancias corpóreas tales
como: Vehículos, mobiliarios y equipo, herramienta y otros.
b) Activos Intangibles: Se incluyen en esta categoría, bienes tales como
software o programas de cómputo, licencias y otros afines.
c) Bienes Fungibles: Son aquellos bienes que por su valor y por su constante
uso y movimiento, no están sujetos a ser inventariados, tales como:
Engrapadoras, saca grapas, sacabocados, sacapuntas, lapiceros, etc.
Dichos bienes se controlará a través del procedimiento de Kardex.
Articulo 25. Adquisiciones. Para la ejecución de las adquisiciones de
activos la Unidad Administrativa Financiera deberá velar por que se cumplan los
requisitos siguientes:
a) Requisición firmada por la persona que solicita el bien, entendiéndose éste
como uno nuevo, o como una mejora a un bien ya existente, con el visto bueno
del jefe inmediato superior. Describiendo:
- La justificación de la adquisición
- Características del bien o sus especificaciones
- Propuesta de variables a utilizar para la adjudicación de la
adquisición.
Articulo 26. Registro. Todos los activos deberán ser registrados por el
encargado de inventarios de la Unidad Administrativa Financiera, para lo que
deberán especificarse las características, tales como: Número de registro, marca,
modelo, color, número de serie, entre las principales, con el objeto de hacer fácil
su identificación.
Articulo 27. Control de los Inventarios. El encargado de inventarios de la
Unidad Administrativa Financiera, será quien tenga la responsabilidad del registro
y control de los activos adquiridos con fondos del fideicomiso FONAGRO, quien
cuatrimestralmente informará al departamento de inventarios del MAGA, para su
traslado y registro de las altas y bajas al Sistema de Contabilidad Integrado del
Estado -SICOIN- debidamente fiscalizado por Auditoría Interna del
FIDEICOMISO.
Artículo 28. Tarjetas de responsabilidad. Para dar cumplimiento a lo anterior,
el encargado de inventarios al momento de entregar al personal que laborará en
el fideicomiso FONAGRO los activos que utilizará para desempeñar sus
funciones, deberá elaborar la respectiva tarjeta de responsabilidad en donde se
anotarán dichos activos con su respectivo número de registro y valor. La tarjeta
de responsabilidad deberá ser elaborada en original y copia, el original quedará
en los archivos del encargado de inventarios de la Coordinación Administrativa
Financiera y la copia será entregada a la persona que tenga bajo su
responsabilidad dichos bienes, cuando el responsable cese en sus labores o
cualquier traslado de éste, se deberá notificar esta situación a la mayor brevedad
posible, para hacer entrega del equipo o efectuar el cambio respectivo en la
tarjeta de responsabilidad a la unidad de inventarios del MAGA, dicha acción
deberá ser fiscalizada por Auditoría Interna del FONAGRO.
Articulo 29. Baja de Inventarios. El procedimiento de baja de bienes de
inventario, se puede dar por las siguientes causales:
a) cuando un activo fuere destruido,
b) extraviado o pérdida,
c) depreciación o desuso total,
Para el efecto se deberá elaborar un informe por parte de la Unidad
Administrativa Financiera, debiendo informar a la unidad inventarios del MAGA
para que realice las gestiones administrativas correspondientes.
Articulo 30. Solvencia. Quien por cualquier causa, deje de prestar sus servicios
Profesionales o Técnicos al fideicomiso FONAGRO, deberá solicitar la solvencia
correspondiente al departamento de inventario del MAGA, previa verificación
física de los bienes bajo su responsabilidad por parte del encargado de
inventarios del fideicomiso FONAGRO.
Articulo 31. Cierre del ejercicio Contable. Al final de cada ejercicio contable, o
cuando se considere necesario la Auditoría Interna del FONAGRO, deberá
realizar una revisión física de los inventarios que se encuentren en el fideicomiso
FONAGRO, con el fin garantizar la salvaguarda del patrimonio financiero
presupuestario del proyecto.
TITULO VI USO Y CONTROL DE VEHÍCULOS
Articulo 32. Objeto. Las presentes normas y procedimientos, son el instrumento
administrativo y de control interno en base al cual se normará el registro, control
del uso de vehículos propiedad del fideicomiso FONAGRO o asignados o
prestados al mismo, así como la responsabilidad de las personas que laboran
para el fideicomiso, al momento de hacer uso de los vehículos.
Articulo 33. Registros. Se crearan los registros siguientes como complemento
de los controles de bienes de inventario.
a) Registro o listado de vehículos inventariados: Serán datos conteniendo
información general de todos los vehículos, condición de disponibilidad del
mismo, identificación si está asignado permanentemente, o
eventualmente.
b) Registro individual: Contendrá todos los datos de identificación del
vehículo, y el historial de usuarios del mismo; el mantenimiento tanto
preventivo como correctivo, registro de acumuladores, llantas y otros
accesorios y repuestos adquiridos, su costo proveedor, fecha y todos los
datos relevantes que sean necesarios.
c) Registro de asignación de combustibles: En el caso de adquirir el
combustible por medio de cupones con el proveedor que tenga gasolineras
en todos los municipios del interior del país, se llevará el control de éstos
para la respectiva liquidación de la respectiva compra.
d) Registro de Seguros: Se crea el registro de cobertura de seguros para
todos los vehículos, para cubrir siniestralidad, debiendo contener Valor del
vehículo, para establecer el monto a asegurar, prima, compañía
aseguradora, teléfonos de contacto para siniestros y cualquier otra
información de interés. Todos los registros estarán a cargo de inventarios
de la Unidad Administrativa Financiera del FONAGRO.
Articulo 34. Responsabilidad del conductor. Es responsabilidad de todo
conductor poseer licencia de conducir vigente y conducir vehículos cumpliendo
con las leyes de tránsito que rigen en el país.
Articulo 35. Pago de sanciones o multas. El conductor del vehículo asignado
será el responsable del pago de las multas y sanciones impuestas por las
autoridades de tránsito como producto de infracciones al reglamento de tránsito.
Articulo 36. Pago de deducible. El pago de deducible en el caso de percance
cubierto por la póliza de seguro contratada por el fideicomiso FONAGRO,
estará a cargo del mismo, excepto en el caso que se demuestre
fehacientemente que la responsabilidad en el siniestro (pérdida parcial o total del
bien), corresponde al conductor del vehículo.
Artículo 37. Sanciones. La inobservancia e incumplimiento por el responsable
de un vehículo al servicio del fideicomiso de las normas antes indicadas, con
resultados dañosos, será sancionado conforme lo establecido en las leyes
vigentes en la materia, debiendo el responsable de la violación de éstas normas,
responder inmediatamente del hecho ante la Unidad Administrativa Financiera,
para ejecutar las acciones correspondientes al caso concreto para la imposición
de la sanción que corresponda.
Articulo 38. Casos No Previstos. Los casos no previstos en la presente
normativa serán resueltos por el Consejo Directivo del Fideicomiso FONAGRO,
con base a las disposiciones contenidas en su Reglamento y la Escritura de
Constitución del Fideicomiso.
Articulo 39. Vigencia. Este normativo entra en vigencia a partir de la fecha de
aprobación por parte del Consejo Directivo, y se aplicará obligatoriamente para el
cumplimiento de las actividades propias del Fideicomiso FONAGRO.
Guatemala, diciembre de 2011
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