Sistemas TecnológicosSesión Nro. 8.
Las Aplicaciones ERP (Enterprise Resource Planning)
INFRAESTRUCTURAINFRAESTRUCTURA
DESARROLLO DE RECURSOS HUMANOSDESARROLLO DE RECURSOS HUMANOS
DESARROLLO DE TECNOLOGIASDESARROLLO DE TECNOLOGIAS
COMPRAS O SUMINISTROSCOMPRAS O SUMINISTROS
GAN
AN
CIA
S
GAN
AN
CIA
S
GA
NA
NCIA
S
GA
NA
NCIA
S
Activ. de Soporte
Activ.Primarias LogisticaLogistica
De De EntradaEntrada
OperaciónOperación LogisticaLogisticadede
SalidaSalida
MarketingMarketing& &
VentasVentas
ServicioServicio
Fuente: Michael Porter
Los Procesos de Negocios, La Cadena de Valor Agregado y la Reingeniería
Evolución en la Gestión de Procesos
La Transformación de los Procesos
Qué son las Aplicaciones ERP ?
Enterprise Resource Planning o ERP Frase articulada por la Consultora Gartner Group cerca
de 7 años atrás Para ilustrar el cambio que ocurrió en los sistemas de
información transaccionales focalizados en el manejo de inventarios (MRP y MRP II) a aquellos nuevos sistemas de información focalizados en el cliente
“un conjunto de aplicaciones para automatizar las funciones de finanzas, RRHH y ayudar al departamento de manufactura a [completar] trabajos tales cómo:– Procesamiento de órdenes – Planificación y Control de la Producción”
Computerworld
Estas aplicaciones se caracterizan por el uso proactivo de la información
ERP: Un proyecto de cambio global del negocio
Un sistema ERP no es un software, es una manera de manejar el negocio
Si una compañía decide implantar un sistema ERP sin tener un claro entendimiento de las implicaciones en el negocio, el sueño de la integración puede convertirse rápidamente en pesadilla
Las compañías que están obteniendo más grandes beneficios de sus sistemas son aquellas que visualizaron el proyecto en términos estratégicos y organizacionales (Davenport, 1998)
ERP: Un proyecto de cambio global del negocio
Es un grave error pensar sobre unn ERP como una iniciativa tecnológica en lugar de un proyecto de cambio global del negocio.
Cerca del 80% de los beneficios están dados por los cambios del negocio.
El software es un capacitador (Martin, 1998)
Evolución de los ERP
1970s: aparecen las aplicaciones MRP (Material Requirement Planning)
1980s MRP II evoluciona como una extension de MRP
1990s MRP II se extendieron (funcionalidades) para cubrir áreas tales como: – Ingeniería, – Finanzas,– RRHH, – Gestión de Proyectos
ERP en la Integración Total
S.I.Ejecutivos(SIE)
S.I.Gerencial(SIG)
S. Soporte de Dec.(SSD)
Sist. de Conocimiento
Sist. de Proc. de Datos
Laudon & Laudon, 1996
Filosofía de los ERP
Gestión de Proyectos
Gestión de la Calidad& Mantenimiento de Planta
Ventas & Distribución
Finanzas &Contabilidad
Gestión de Materiales &Producción
Gestión de RRHH
ERP + Base de Datos
ERP. Sistemas Integrados
Aplicaciones de
Reportes
Ventas y Aplicac. de
Entrega
Aplicaciones de
Servicios
Aplicac. deGerencia
RRHH
Aplicac. deFinanzas
Aplicac. deInventario
y Suministros
Aplicac. deManufacturaB/C
Central
Empleados
Gerentes y AccionistasF
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Sistemas Integrados Anatomía de un ERP
ERPs incluyen…
Aplicaciones tales como: Contabilidad Gestión de RRH Gestión de la Producción y
Manejo de Materiales Gestión de Proyectos Gestión de la Calidad y
Mantenimiento de Planta Ventas y Distribución Compras Control de Inventario
Organizadas en 3 categorias:
Módulos de Finanzas Módulos de RRHH Módulos de Manufactura
(Producción) y Logistica
ERP. Alcances del Sistema
Ger. de Inventarios MRP Ger. de Materiales Mantenimiento Ger. de Proyectos Compras Ger. de Calidad Ger. de Transporte
Operaciones y Logística Finanzas
Recursos Humanos
Control de Tiempos Nómina Planif. de Personal Gastos de Viajes
Ger. de Órdenes Precio Ger. de Ventas Planif. de Ventas
Ventas y Mercadeo
Cuentas por Pagar Cuentas por Cobrar Flujo de Caja Centros de Costos SIE Consolidación Análisis de Benefic. Centros de Benefic. Costeo Estándar
85% de las necesidades del
negocio
Por qué Implementar ERP ?
Factores Tecnológicos
Year (Y2K) 2000 compliance Para reemplazar sistemas de información obsoletos Para mejorar la calidad y visibilidad de la información Para integrar procesos de negocios y sistemas de
información
Factores Operacionales o de Negocio
Para mejorar las métricas del negocio Para reducir altas estructuras de costos Para mejorar la respuesta a los clientes Para simplificar procesos de negocios
inefectivos y complejos Para soportar nuevas estrategias de
negocios Para estandarizar procesos de negocios a
lo largo de toda la empresa
Por qué Implementar ERP ?
SAP AG (SAP R/3) J.D. Edwards World Solutions (One
World) Baan (BaaN IV) Oracle Corp. (Oracle Financials) People Soft
SSA (BPCS) Acacia Technologies (C.A.) Cicom Systems Friedman Corp. Intentia JBA International Platinum Technology QAD ROI Systems
El Mercado de las ERP
ERP. Beneficios Tangibles
Reducción de Niveles de Inventarios
Reducción de Personal Incremento en la
Productividad Mejora en la Gestión de
Órdenes Cierre más rápido de ciclos
financieros Reducción de los costos de
T&SI
Reducción de los costos de procura
Mejora en el flujo de caja Incremento de los ingresos
y ganancias Reducción de los costos de
transporte y logística Reducción de las
necesidades relativas al mantenimiento de sistemas
Según un estudio de Benchmarking Partners las empresas identificaron...
Mejora en la visibilidad de la data corporativa
Procesos de negocios nuevos y mejorados de acuerdo a las mejoras prácticas de las empresas de categoría mundial
Mejora en la respuesta a los clientes
ERP. Beneficios Intangibles
ERP. Beneficios Tecnológicos
Arquitectura Cliente/Servidor Portabilidad Protección de la Inversión Implantación multinivel Interoperabilidad Reducción de la complejidad
Proporcionan soporte al EDI y al e-commerce y utilizar las ventajas de Internet
Matriz Beneficios / Beneficiarios
Eficiencia
Efectividad
Transformación
PersonasUnidad
Organizacional Organización
ERP. Costos Ocultos
Costos Consultoría / ERP (3:1)
Adquisición de nuevo Hardware (1:1)– Computadores– Equipamiento de Redes
(Internetworking)
Adquisición de Nuevo Software– Manejador de Base de Datos– Sistemas Operativos de Red
Consultoría de Desarrollos de interfaces adicional
Entrenamiento de Usuarios – (15%) del presupuesto
ERP. Riesgosas Consecuencias
Los caminos para fallar en la implantación exceden a los caminos para triunfar
Los sistemas ERP son increiblemente costosos y lentos de implantarse
90% de las implantaciones de ERP terminan tarde y fuera de presupuesto
Aproximadamente 50% de las implantaciones de ERP fracasan porque los gerentes subestiman los esfuerzos relacionados a la gerencia del cambio
Cómo seleccionar la aplicación ERP más apropiada …?
No es un proyecto del Dpto. de T&SI, sino una decisión estratégica
Cada proveedor / firma consultora tienen sus propias recomendaciones:– Kuiper’s Funnel Approach– Gartner Group, Forrester, META Group, AMR Research,
etc.
Metodologías propias de la Organización
… Considerar 5 Factores !!!
Cinco áreas principales:– Infraestructura Técnica / Tecnológica – Soporte a los Procesos de Negocios /
Funcionalidades– Implementación– Consultoría / Soporte– Costos / Costo Total de Posesión (TCO)
Infraestructura Técnica/Tecnológica
Hardware: – Processor, memory, storage– Network requirement– Vendors certifications
Sistemas Operativos– UNIX, Linux, – MS Windows NT or MS Windows 2000– IBM OS/400
Data Base Management Systems (DBMS)– Oracle, Informix, Sybase, MS SQL Server– Data warehouse
Integración con Aplic. de 3ras. Partes / estándares– MS Office, Lotus Notes– E-mail and Messaging (X.400/500), EDI– XML, ODBC, OLE
Soporte a los Procesos de Negocios / Funcionalidades
Qué herramientas para el modelaje de procesos incluyen? – Herram. Para modelar la organización, – Herram. para modelar procesos de negocios
Cuántos módulos de aplicaciones incluye y cómo se relacionan?
El paquete incluye procesos de negocios predefinidos que puedan ser adaptados a los procesos de la organización?
La aplicación ERP coporta los procesos de negocio críticos?
Confiabilidad del producto
Cómo ha evolucionado la aplicación (mejoras efectuadas) – Soporte a E-Commerce o E-Business, – Tecnología Web-enabled, etc.
Soporte a los Procesos de Negocios / Funcionalidades
Implementación
Cuál es la base instalada de la aplicación ERP?
Qué posición ocupa el proveedor en el mercado de los ERP ?
Tiene el proveedor una metodología específica de implementación ?
Cuánto tiempo durará la implementación incluyendo las pruebas y validación?
Qué tipo de entrenamiento será impartido ?
Consultoría/ Soporte …
Historia y posición en el mercado / reconocimiento de la firma consultora
Número de clientes con proyectos de este tipo llevado a cabo por la firma consultora. Referencias de tales clientes
Experiencia y certificación en la aplicación
Experiencia en proyectos de este tipo en industrias del mismo sector
Consultoría / Soporte
Metodología de Implementación y plan de trabajo detallado – Activities, Assigned personnel, Time to complete the project
Certificación del consultor y personal de soporte
Tipo de soporte provisto por el consultor, por ejemplo: – Disponibilidad de soporte on-site / local; – Tiempo de respuesta del consultor / soporte cuando es llamado
para resolver un problema
Responsabilidades específicas asignadas a la firma consultora en el curso de la implementación de la aplicación
Costos / Costo Total de Posesión (TCO) …
Compra de la aplicación ERP– Precio – Condiciones de pago– Costos de las licencias de usuario
Costos de mantenimiento: – Hardware y Software: compra y maintenimiento
Costos adicionales del Dpto. De T&SI durante la implantación
Costos adicionales por consultoría duranmte el proceso de selección de la aplicación ERP
Costos por el entrenamiento básico a los usuarios
Provisión para la recuperación de fallas
Cargos Anuales por licenciamiento / mantenimiento
Nuevas versiones, predominantemente en cargos por upgrade
Si la aplicación ERP no corre en la plataforma que es compatible con la infraestructura de TI existente en la
organización, la organización puede esperar que el costo total de la aplicación ERP se incremente de forma dramática
Costos / Costo Total de Posesión (TCO) …
Implantación. Una Visión Organizacional
FASES– Generación del
Contexto– Diseño y Modelación– Implantación
Aspectos Críticos Fase a Fase
ASPECTOSCRÍTICOS
Generación de Contexto
Diseño y Modelación
Implantación del Sistema
Alineación Visión alineada con la estrategia del negocio, de
la organizaicón y de lasT&SI
Modelación del sistema alineada
a la visión
Uso del sistema alineado con la
estrategia
Compromiso Soporte
Propiedad
Alto compromiso de la
organización y soporte de los
accionistas para las T&SI
Modelación del sistema para promover la
propiedad del usuario
Usuarios se sienten dueños
del sistema
CompetenciaDominio
Competencias generales y
conocimiento de las T&SI
Modelación del sistema para promover el
dominio
Usuarios dominan el
sistema
Condiciones previas y Generación del Contexto
Las organizaciones son distintas y no deben ser tratadas de manera similar. Aunque esto parece obvio, algunos no entienden sus implicaciones
Aspectos que parecen afectar:– Cultura Organizacional– Capacidad para el Cambio– Estructura Organizacional– Documentación de Procedimientos– ISO 9000– Experiencia en grandes proyectos– Uso de T&SI y capacidades para gerencarla– Presencia de sistemas de gestión– Procesos de Reingeniería
Diseño y Modelación del Sistema
Alternativas Reingeniería Adaptación del Sistema a la Empresa Adaptación de la Empresa al Sistema
Estrategias de Implantación
VENTAJAS Proporciona evidencias
tangibles de progreso Implica menor shock
cultural Requiere menos
recursos concurrentes Menor complejidad para
gerencias
DESVENTAJAS Implantaciones parciales
implican ciertos riesgos Requiere usualmente
desarrollo de interfaces temporales
Riesgos de suboptimización
La implantación total es más larga y más costosa
Modelo por Etapas
Estrategias de Implantación
VENTAJAS Hay menos riesgos que
en una implantación parcial. Es todo o nada de una sola vez
Menor riesgo de suboptimización
Elimina las posible necesidad de interfaces temporales
La implantación total es más corta y menos costosa
DESVENTAJAS No se observan
beneficios tangibles hasta que todo el sistema es implantado
Implica un gran shock cultural
Es más dificil de gerenciar
Modelo Big Bang
Estrategias de Implantación
Modelo por Etapas La compañía puede obtener
sustanciales beneficios por implantar temprano una función de negocios
Se requieren pocas interfaces con el sistema actual
El ambiente político no soportaría un modelo Big Bang
Los recursos internos están limitados y no se apoya la contratación de recursos
La compañía tiene poca experiencia gerenciando grandes proyectos
Modelo Big Bang Hitoria de frustaciones de
implantaciones parciales y sistemas no integrados
Sistemas actuales poco confiables y costosos de mantener
Usuarios y actores no desean el cambio y quieren mantener el status quo
Gerencia se compromete a liberar recursos y a tener paciencia por resultados
La compañía posee experiencia en grandes proyectos o está pensando en solicitar ayuda
Indicadores que ayudan a decidir
Pronósticos
Más fácil implantación y uso
Expansión hacia empresas medianas y nuevos mercados verticales
Tendencia hacia WEB Services
Data Warehousing llegará a ser una función integrada en los sistemas
Best of Breed y aplicaciones para ciertas funciones manteniendo la integración
Outsourcing