Transformaciones organizacionales que
requiere el INEC Costa Rica para cumplir
su rol productor y rector del SEN
Taller sobre fortalecimiento institucional de las Oficinas Nacionales de Estadística (ONE) en su función productora y rectora del Sistema de Estadística Nacional (SEN)
San José, Costa Rica, 18 – 19 de mayo de 2017
Elizabeth Solano S
Subgerente INEC Costa Rica
Contenido
1. Proyectos en marcha para el fortalecimiento del INEC
2. ¿Por qué es necesaria una transformación?
3. Descripción de los proyectos de fortalecimiento organizacional
Reorganización Administrativa y el Fortalecimiento de las Capacidades del
Talento Humano del INEC
“Hacia una Gestión por procesos”
Reforma integral a la ley del Sistema de
Estadística Nacional
Proyectos en marcha para el fortalecimiento del INEC
¿Por qué es necesaria una transformación?
Aprobación del proyecto Consejo Directivo
Definición de metodología para ejecutar proyecto
Definición del mapa de procesos
Inicio del levantamiento de procesos
Proyecto “Hacia una Gestión por procesos”
Realizar un levantamiento de todos los procesos y procedimientos de la institución, de
forma tal que le permita a la organización controlar y supervisar sus procesos de trabajo de
una manera oportuna, mediante el monitoreo de los puntos críticos e indicadores de
desempeño, y con ello aumentar los niveles de eficiencia y eficacia administrativa y técnica.
Medir la gestión institucional
Octubre 2012
Nov – dic 2012
Ene - abr 2013
Mayo 2013
Actividades iniciales
Inicia Finaliza
Mapeo ycaracterización
de procesos
Validacióny aprobacióndel proceso
Validacióny aprobación de los
documentos
ImplementaciónElaboración deprocedimientos
Diagrama del Proyecto Hacia una Gestión por procesos
Diagrama de
flujo
Ficha de
proceso
Validación del
proceso
Aprobación del
proceso
Procedimientos
documentados
Instructivos
Formatos
Validación de
los documentos
Aprobación de
los documentos
Análisis de
brechas
Entrenamiento
Comunicación
Gestión de la
planificación
institucional
Procesos asesores
Procesos sustantivos
Procesos de apoyo
Gestión de la
producción
estadística
Gestión de la rectoría
en producción
estadística
Gestión de la
comunicación
estadística
Gestión del
talento
humano
Gestión de
archivo
Gestión de
tecnologías de
información
Gestión
financiero
contable
Gestión de
adquisición y
contrataciones
Ne
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Satisfa
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s
Gestión de
servicios
institucionales
Gestión de
operaciones
Procesos de monitoreo y evaluación
Gestión de la
asesoría legal
Evaluación de
productos y
servicios
Gestión de
servicios de
auditoría interna
Evaluación de
la gestión
Gestión de la
comunicación
institucional
Instituto Nacional de Estadística y Censos
Mapa de procesos
Gestión de
quejas,
reclamos y
consultas
Gestión gerencial
Proceso Nivel 0 Proceso Nivel 1
Desarrollo de productos promocionales
Difusión de la producción estadística
Gestión de contenidos estadísticos y bibliográficos
Servicios de información a la población usuaria
Muestreo
Cartografía
Asistencia técnica
Diseño estadístico
Recolección de datos e información
Procesamiento de datos e información
Análisis de resultados
Elaboración de productos estadísticos
Planificación estadística
Normativa estadística
Calidad estadística
Coordinación interinstitucional
Cooperación y coordinación internacional
Asesoría técnica
Gestión de la rectoría en producción
estadística
Gestión de la producción estadística
Gestión de la comunicación estadística
Procesos sustantivos
Objetivo general
Dotar a la institución de un modelo deorganización administrativa, que respondaa la dinámica del entorno, a las demandasde los usuarios(as) y a los fines por loscuales la institución fue creada.
Reorganización Administrativa y el Fortalecimiento de las Capacidades del Talento Humano del INEC
Productos
1. Metodología y diagnóstico del clima laboral para el INEC
2. Diagnóstico situacional de la organización
3. Modelo de organización administrativa para el INEC
Objetivo 1
Optimizar y racionalizar elmodelo de organizaciónadministrativa del INECmediante la revisión yevaluación del modelo deorganización actual y eldiseño de una reorganizaciónintegral institucional
Diseño del Modelo Futuro e identificación de brechas
Estado futuro - INEC
Líneas estratégicas de diseño
Gestión del Cambio
Estado Actual-Diagnóstico de situación
Plan de Implantación(Transición)
Modelo de transformación
Líneas estratégicas de diseño
Experiencia y criterio
experto del INEC
Análisis buenas
practicas en otros países
Diagnóstico situación
actual
Organización que promueve la especialización y la flexibilidad
operativa requerida para manejar un portafolio de proyectos que
puede variar en el tiempo
Estructura organizativa del INEC
Niveles jerárquicos = 5 Dependencias = 29
Político 2
Asesor 3
Directivo 2
Departamental 7
Operativo 15
Consejo Directivo: Definir y aprobar
estrategias, políticas, lineamientos y
normativa institucional enfocada a crear
valor público en materia de rectoría y
producción estadística, dirigida tanto a
lo interno como a las entidades que
conforman el SEN.
Despacho Gerencial: Gerenciar
aquellas actividades relacionadas con
la organización, funcionamiento y
coordinación de las dependencias
sustantivas, asesoras y de apoyo del
Instituto
Objetivo
Nivel político
Auditoría Interna: Asesorar y recomendar
en materia de control interno a los órganos
superiores del Instituto y demás
dependencias; así como también vigilar y
fiscalizar los bienes, operaciones,
obligaciones y capital del INEC.
Asesoría Jurídica: Asesorar en materia
jurídica a las autoridades superiores y
demás dependencias; así como gestionar
procesos judiciales y coadyuvar en el
desarrollo y actualización de normativa
institucional.
Objetivo
Planificación Institucional: Liderar la
formulación, monitoreo y evaluación del plan
estratégico y plan operativo institucional; así
como también implementar el sistema de
control interno, sistema de gestión de
riesgos del INEC y planes de mejora
continua.
Nivel asesor
Dirección de Rectoría de la Estadística
Nacional: Gerenciar y administrar las
actividades rectoras del Sistema de Estadística
Nacional, para la producción y difusión de
estadísticas, por medio de la coordinación
interinstitucional e internacional, planificación
estadística, la generación de normativa y
metodología.
Objetivo
Nivel directivo
Dirección de Producción Estadística:
Gerenciar el desarrollo, actualización, calidad y
mejora continua de la producción estadística de
trascendencia e impacto a nivel nacional e
internacional que tiene a cargo el Instituto
Objetivo
Departamento de Coordinación Estadística:
Gestionar las actividades de coordinación
interinstitucional requeridas para la articulación
del trabajo que llevan a cabo las entidades del
SEN, así como coordinar lo referente al Plan
Estadístico Nacional.
Departamento de Normativa Estadística:
Liderar la generación e implementación de las
metodologías normativas técnicas necesarias
para la producción y divulgación estadística de
las entidades del SEN.
Nivel departamental y operativo: Rectoría
Objetivo
Departamento de Metodología, Diseño y
Análisis:
Gestionar la definición y normalización
metodológica requerida para el desarrollo e
implementación de las operaciones
estadísticas sociodemográficas y económicas
del INEC, así como apoyar en la formulación
de proyectos, definición de productos
estadísticos y análisis de resultados.
Departamento de Infraestuctura
Estadística: Gestionar las actividades de
muestreo, cartografía recolección y
procesamiento de la información que permite
generar las estadísticas del INEC.
Nivel departamental y operativo: Producción
Objetivo
Departamento de Comunicación
Estadística:
Gestionar las actividades de
comunicación y promoción
necesarias para brindar acceso y
fomentar el uso de la información
estadística, así como posicionar
oportuna y eficazmente, a nivel
nacional e internacional, los
productos y servicios generados
por el Instituto
Nivel departamental y operativo: Comunicación
Departamento de Tecnología de
Información: Gestionar el diseño e
implementación de soluciones
tecnológicas que permitan al INEC llevar a
cabo operaciones estadísticas altamente
eficaces y eficientes, brindar servicios de
calidad, asegurar la protección de los
datos y realizar una oportuna gestión
administrativa de apoyo a las necesidades
de la Institución
Objetivo
Nivel departamental y operativo: TI
Departamento Administrativo
Financiero: Asegurar la provisión
oportuna, eficiente y eficaz de los
recursos administrativos y operativos
de apoyo requeridos para llevar a cabo
las actividades sustantivas
Objetivo
Nivel departamental y operativo: Administrativo
Objetivo 2
Fortalecer las capacidades deltalento humano del INEC, que lepermita a la Institución dotarsedel recurso humano necesarioen cantidad y calidad, paraimplementar el nuevo modelode organización, mediante eldiseño y propuesta de unmodelo integral propio degestión por competencias
Productos
1. Manual de Cargos del INEC
2. Diccionario de Competencias Laborales
3. Manual de Clases de Puestos del INEC
4. Modelo de clasificación y valoración de
puestos por puntos
5. Modelo de evaluación del desempeño
6. Modelo de reclutamiento, selección,
motivación, retención, promoción e
inducción de personal
7. Modelo para la detección, cuantificación y
monitoreo de las brechas laborales
8. Modelo del Plan de sucesión laboral
Muchas Gracias