Unidad 3
ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Presentado por:
MARTHA LUCIA TABORDA CARO
LEIDY VIVIANA PINILLA MARIN
ALDRIN STIVEN DIAZ CASTILLO
Docente:
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA
DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DOCUMENTAL II
ARMENIA
2015
INTRODUCCIÓN
El programa de gestión documental además de ser obligatorio para
las entidades públicas y privadas se ha vuelto indispensable para
las mismas, puesto que con este se obtiene una mejor planificación,
manejo y organización de la documentación producida y recibida
por la entidad. Con ayuda de un conjunto de instrucciones donde se
detallan los procesos documentales (producción, recepción,
distribución, trámite, organización, consulta, conservación y
disposición final) se puede llegar a entender mejor el programa y su
importancia.
Para hablar de gestión documental es indispensable tener en cuenta
el decreto 2609 del 2012 el cual se dictan disposiciones en materia
de Gestión Documental para todas las entidades del estado; aunque
ahora lo podemos encontrar inmerso en el decreto 1080 del 2015.
En este trabajo se podrán encontrar ejemplos claros sobre el ciclo
de vida de los documentos, con 3 informes realizados en distintas
unidades de archivo donde se da a conocer más a fondo los ámbitos
de aplicación y los tipos de información de un PGD en una
organización, como también quienes deben asumir la
responsabilidad de la gestión de documentos y la Coordinación de
la gestión documental.
DESARROLLO DE LA UNIDAD
1. ¿Qué son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES?
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o
institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la
información, la investigación y la cultura.
FONDO Totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona en
desarrollo de sus funciones o actividades.
SECCIÓN Son las divisiones del fondo identificadas con la producción documental de una unidad o
división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo. SERIE Son el testimonio
documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento
de una función determinada.
SERIE: Son el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por una
entidad en cumplimiento de una función determinada.
EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO: Una unidad documental formada por un conjunto de documentos
generado, orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto
(Diccionario de Terminología Archivística).
2. Defina clasificación, ordenación Archivística y Descripción.
CLASIFICACION:
Dividir un fondo documental en secciones, subsecciones y
series, de acuerdo con su procedencia o su origen, tomando en
cuenta la estructura orgánica de la institución.
CLASIFICACION POR
ACCIONES:
Es el sistema de clasificación donde los elementos primordiales
a tomar en cuenta son las actividades sustantivas y facultativas.
CLASIFICACION POR
ASUNTOS O
MATERIAS:
Es el sistema de clasificación donde el elemento primordial será
el asunto al que obedece el contenido sustantivo del
documento.
CLASIFICACION POR
ESTRUCTURA
ORGANICA:
Es aquel sistema en el cual los documentos son agrupados tal y
como fueron producidos, reflejando claramente la organización
de las instituciones, con todos sus departamentos, secciones o
unidades administrativas, respetando así el principio de
procedencia.
CLASIFICAR Acción de separar o dividir un conjunto de elementos, estableciendo
clases, categorías o
DESCRIPCION: La parte de la tarea archivística que engloba las
diversas actividades desplegadas por el archivista para
elaborar los instrumentos que facilitan el acceso a los fondos.
DESCRIPCIÓN archivística:
Representación de los documentos de archivo mediante
elementos que permiten la identificación localización y control
de los mismos.
DESCRIPCION documental: Proceso que consiste en
elaborar instrumentos auxiliares descriptivos que permitan
conocer, localizar y controlar las series documentales.
El inventario, es una herramienta descriptiva necesaria en
toda transferencia documental donde se registran las series
documentales producidas y recibidas por cada unidad orgánica
en cumplimiento de sus funciones.
ORDENACION: Unir los documentos de cada grupo,
dándoles un orden cronológico, alfabético, numérico, según
sean las necesidades que de los documentos tengan los
usuarios.
ORDENACION ALFABETICA:
Es el sistema que utiliza la secuencia alfabética para ordenar
los documentos.
ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Ubicación física de los
documentos dentro de la respectiva clasificación y orden
previamente definido y acordado.
ORDENACION CRONOLOGICA: Ordenación que se da a
los documentos de acuerdo con las divisiones del tiempo (año,
mes, día).
ORDENACION GEOGRAFICA:
Es el método de ordenación de documentos que se basa en la
utilización de divisiones territoriales existentes.
ORDENACION NUMERICA:
Es aquel método de ordenación en el cual los documentos se
agrupan utilizando la numeración progresiva consecutiva.
ORDENACION ONOMASTICA: Es el método que se aplica a los
nombres de personas y apellidos.
ORDENACION TOPOGRAFICA:
Es el método de ordenación que trata de ir de lo general a lo
específico: continentes, estados, provincias, regiones.
3. Establezca la diferencia entre ordenación y organización de archivos.
ORGANIZACION DOCUMENTAL:
1.) Es la forma como se disponen los documentos para su localización
y recuperación inmediata de la información.
2.) La organización de documentos archivísticos, consiste en el
desarrollo de un conjunto de acciones o procedimientos orientados a
la clasificación, la ordenación y la signatura o codificación de los
documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y de
orden original.
Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el
sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel
adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente
ORDENACIÓN
La ordenación de cada carpeta se hará según sea el caso cronológico o
numérico.
Ordenación Cronológica se ubicaran los documentos dentro de la
carpeta en forma ascendente por DIA, MES, AÑO.
Ordenación Numérica se ordenaran en forma numérica ascendente,
donde el primer número corresponde al primer documento
almacenado en la unidad de conservación, generalmente se realiza
para documentos contables o que lleven un número consecutivo
asignado.
4. ¿Qué se refleja con la Clasificación?
Debe reflejar la estructura de cada entidad de tal manera que las
agrupaciones documentales resultantes correspondan a las
subdivisiones que conforman la institución, es decir
Dividir un fondo documental en secciones, subsecciones y series, de
acuerdo con su procedencia o su origen, tomando en cuenta la
estructura orgánica de la institución.
AGRUPACIONES DOCUMENTALES ••• ESTRUCTURA ORGANICA
FONDO DOCUMENTAL ••• ENTIDAD
SECCIONES DOCUMENTALES ••• DEPENDENCIA MAYOR
JERARQUIA
SUBSECIONES DOCUMENTALES ••• GRUPOS DE TRABAJO
5. ¿Qué implica la clasificación?
Clasificar implica, identificar la procedencia de los documentos
teniendo en cuenta la estructura orgánica y las funciones desarrolladas
por una institución a lo largo de su gestión.
••• PROCEDENCIA
CLASIFICAR •••• IDENTIFICAR ••• ESTRUCTURA
••• FUNCIONES
6. ¿En qué principios debe basarse la clasificación y en qué consiste
cada uno de ellos?
La clasificación es connatural a los documentos de archivo, ya que éstos
nacen clasificados por estar vinculados, en primer lugar a la Institución
que los produce y en segundo lugar al quedar adscritos a una
dependencia o división de aquella, en cumplimiento de un
procedimiento administrativo.
La clasificación bien fundamentada, debe basarse tanto en la aplicación
de los principios de procedencia y de orden original para identificar las
categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo,
como en la identificación de las funciones asignadas a las dependencias
y los asuntos que éstas tramitan.
☆Principio de procedencia
En el proceso de clasificación, la procedencia (productor) permite
identificar los creadores de documentos, que bien pueden ser
institucionales (fondos documentales) y administrativos (secciones y
subsecciones documentales).
El concepto de procedencia debe aplicarse a toda la entidad,
incluyendo la unidad más pequeña que cumpla funciones definidas y
determinadas, sobre la cual tenga una responsabilidad directa
Orden original
Este principio archivístico en la clasificación, se aplica a partir del
conocimiento de los procedimientos administrativos que determinan
el orden en que los documentos se producen para el desarrollo de un
trámite.
Al clasificar conviene restablecer, en lo posible, el orden primitivo de
los documentos atendiendo la secuencia en que se generaron en
cumplimiento del trámite administrativo. Esto solo se puede lograr, si
todas las oficinas o unidades administrativas productoras de
documentos, conocen sus funciones y su participación en los diferentes
trámites administrativos.
El orden original (secuencia administrativa de producción) se relaciona
con las Unidades Documentales en las que se plasman las actividades
adelantadas en la resolución de un asunto, que por función le es
asignado a una dependencia para el logro de los objetivos para los que
fue creada.
Para que el principio de orden original cumpla su cometido debe
preservar las interrelaciones documentales que le son inherentes; es
decir, que se respete el estatus de cada documento, de acuerdo con el
lugar que ocupe en un trámite determinado. Así, cada unidad
documental deberá estar conformada por los documentos que le
corresponden de acuerdo a cada trámite, de tal manera que al revisar
una unidad documental, en ella se vea reflejada la creación y uso de los
documentos, así como la razón por la cual fueron creados.
7. ¿Qué determinan las funciones comunes y específicas de una
organización en la Clasificación?
☆Funciones
En la clasificación, las funciones determinan las series que
corresponden a cada agrupación documental, ya que éstas son el
resultado de actuaciones reguladas por normas de procedimiento, en
cumplimiento de los objetivos encomendados a cada dependencia. En
toda institución hay funciones comunes y específicas. Las comunes son
aquellas funciones administrativas genéricas que sirven de apoyo para
el ejercicio de las competencias de cualquier entidad (personal,
presupuesto, asuntos jurídicos, etc.). Las específicas desarrollan la
misión de la entidad y constituyen su razón de ser, haciéndola diferente
de cualquiera otra. Estas funciones son delegadas en las áreas técnicas.
Establecidas las series documentales según la función que las produjo,
se procederá a asignarles una identificación de acuerdo con la oficina
que desarrolla la función. Dicha identificación deberá contener el
código o sigla de la dependencia productora seguido del asignado a la
serie documental, con lo cual dispondrá el sistema de clasificación para
la entidad, que se adoptará también en las Tablas de Retención
Documental (TRD).
8. ¿Cuáles son los pasos metodológicos de la clasificación?
Con la clasificación se reconstruye cómo es y cómo funciona la entidad
que ha producido los documentos. Como los documentos
debidamente clasificados deben reflejar la misión, objetivos y
funcionamiento de la entidad que los produjo, es necesario aplicar los
pasos metodológicos:
☆Identificación de productores
La primera carea que debe abordarse es la Identificación de las
agrupaciones Documentales - Pondo, Sección, Subsección - a partir de
la información contenida en los actos administrativos de creación y
reestructuraciones del organismo productor y de los organigramas.
Para la identificación de un Fondo Documental -que corresponde a la
totalidad de la documentación producida, recibida y conservada por
una entidad- es necesario recopilar información sobre el Origen y
evolución del organismo productor, teniendo en cuenta:
Fecha de creación
Fecha de supresión, si es del caso.
Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad
Organismos que le han precedido en el desempeño de
Funciones análogas.
Organismos que heredan competencias.
De acuerdo con la vigencia administrativa en las instituciones pueden
encontrarse los siguientes fondos documentales:
FONDOS ABIERTOS •• Documentación de entidades
administrativamente vigentes
FONDOS CERRADOS •• Documentación de entidades suprimidas
FONDOS ACUMULADOS •• Documentación reunida por una entidad en el
transcurso de su vida institucional sin ningún
criterio archivístico de organización y conservación
☆ Estructura orgánica
Para identificar las Secciones y Subsecciones Documentales -
relacionadas con la documentación producida por cada una de las
dependencias de mayor rango y por los grupos de trabajo en que éstas
se subdividen- es necesario recopilar los actos administrativos
mediante los cuales se legalizan los cambios estructurales de la entidad
y establecer la jerarquía de las dependencias para saber cuáles de ellas
son del nivel directivo y cuáles del subalterno. Estos datos son
necesarios para codificar las dependencias y las series documentales
que le corresponden a cada una.
Al abordar esta tarea es necesario recopilar información sobre la
Estructura orgánica de la entidad, basándose en:
Organigramas
Creación y supresión de dependencias
Manuales de Funciones
Manuales de Procedimientos
Reglamentos Internos
La Clasificación debe sustentarse en el respeto a la estructura de la
entidad, para lo cual es necesario tener a mano tanto los Estatutos
como los Organigramas. Con la información brindada por estos
elementos se delimitará la agrupación documental correspondiente a
cada división. Debe tenerse siempre presente que las funciones y
actividades de una entidad no son estables ni permanentes, pues éstas
se modifican con los cambios organizacionales. Los actos
administrativos que sustentan dichos cambios, sirven de soporte para
que la Clasificación esté siempre acorde con los momentos históricos
de la institución.
Una vez identificada cada dependencia u oficina, es necesario analizar
canto sus funciones como los procedimientos administrativos que
normalizan la producción y trámite documental.
☆ Series documentales y asuntos
Las series documentales se identifican con las funciones y actividades
desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de los
objetivos propuestos. Para desarrollar sus funciones, cada entidad
establece trámites y procedimientos administrativos que se reflejan en
la producción documental necesaria para iniciar y finalizar la acción
administrativa. La documentación generada en desarrollo de esta
actividad origina una unidad documental que, reunida con otras de
estructura y contenido homogéneos, conforman la Serie Documental.
Cada serie documental está asociada a un asunto en particular, cuya
denominación resulta del análisis del contenido de los documentos
reunidos en torno al trámite que los genera.
Hay funciones específicas que identifican un asunto principal. Sin
embargo, los procedimientos establecidos para los trámites
administrativos pueden variar, lo cual hace que surjan asuntos
relacionados con el principal. En tales casos el título o denominación
del asunto principal –Serie podrá subdividirse en cierto número de
asuntos relacionados, los cuales quedaran indicados como -subseries-
Las Subseries son el conjunto de unidades documentales - que forman
parte de una serie - identificadas en forma separada de ésta por su
contenido y características específicas o por uno o varios tipos
documentales diferentes producidos en acciones administrativas
semejantes. El siguiente esquema ilustra cómo proceder a la
clasificación de esta serie documental y sus respectivas subseries:
OFICINA PRODUCTORA (Procedencia) -OFICINA DE PLANEACIÓN
SERIE (función) - PLANES DE DESARROLLO
SUBSERIES (Asuntos específicos) - PLAN DE DESARROLLO
ECONÓMICO
-PLAN DE DESSARROLLO
SOCIAL
-PLAN DE DESARROLLO
AMBIENTAL
A través de los asuntos, se puede restablecer la historia institucional, con lo cual se logrará hacer la
clasificación aplicando los principios archivísticos de procedencia y orden original.
Archivos administrativos: se identifican fácilmente los asuntos que tramitan las oficinas ya que
están señalados tanto en los manuales de procedimientos como en las funciones asignadas a cada
dependencia.
Fondos acumulados: los asuntos se identifican por el contenido de los documentos y a través de
ellos es posible reconstruir los trámites y por ende el orden original en que se produjeron los
documentos, así como también la red de relaciones entre las dependencias.
9. ¿Qué son UNIDADES DOCUMENTALES?
Son los resultados en físico de actividades Administrativas realizadas dentro de una misma
unidad, para que una serie de documentos se pueda agrupar como unidad documental tienen que
tener un formato, contenido informativo y soporte homogéneo, y así conformar agrupaciones
documentales. Con estos se logra que los trámites posteriores estén ligados con la función del
expediente, informe…etc.
10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental
Compleja y de dos ejemplos de cada una.
Unidad Documental simple: Está conformada por un solo tipo
documental, por lo general lleva un consecutivo del mismo.
Libro de recibos de pago, este está conformado por una sola
tipología documental y no necesita ser anexado a un
expediente.
Actas de un consejo, las cuales se van a colocar con un
consecutivo. Esta unidad documental estar compuesta por un
solo tipo documental que son las actas.
Unidad Documental Compuesta: Conocida como expedientes ya que
está conformada por varios tipos documentales que se relacionan por
algo en común. Ejemplo:
Una hoja de vida pertenece a esta unidad documental porque
en ella se pueden encontrar diferentes tipos documentales,
cartas, registro, fotocopies de documentos de identidad,
certificados…etc.
Expediente judicial: este puede contener informes fotografías
y actas; estos pueden contener muchos más tipos
documentales según sea el caso.
11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos
Los tipos documentales son clasificaciones que se les ha dado a los documentos por sus
características y que han sido elaborados en cumplimiento de una funciones administrativa y por
ende estarán siempre ligado a una entidad.
Registro civil
Documento donde se hacen costar por
las autoridad, diferentes
acontecimiento sobre el estado civil de
las personas como lo son: El
nacimiento, el casamiento, la muerte,
las emancipaciones, el nombre y los
apellidos
Actas
Documento en el cual se registra, los
participantes de la reunión, los temas
tratados, su desarrollo y las conclusiones,
sirve como constancia de los acuerdos
llegando en dichas reuniones.
Informe
Documento donde se da a conocer el estado de
algo, como el de una investigación de un
asunto en particular; para realizar un informe
siempre es necesario revisión y evaluación
previa de la información a la cual se le va a
hacer el informe.
12. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases o etapas?
Ciclo vital de los documentos
Son las faces o etapas por las cuales pasa un documento desde su creación hasta su disposición
final; tener claro el ciclo vital de los documentos sirve para llevar un orden de la misma, evitar
pérdidas y hacer más fácil la recuperación de la documentación; como también dar prioridad a la
documentación en trámite.
El ciclo de los documentos es el siguiente:
☆Primera edad: Esta cubre el proceso de creación, recepción y trámite de la documentación
perteneciente a la entidad. La mayor parte de este proceso ocurre en el archivo de gestión.
☆Segunda edad: Documentación que se encuentra semiactiva por que no se consulta
frecuentemente pero que todavía contiene valores primarios y secundarios; al cumplir su funcion
principal y según lo establezca la TRD por su valor la documentación pasara para expurgo o se
transferirán a la tercera edad. Esta también es conocida como archivo central.
☆Tercera edad: Aquí se conserva la documentación que contenga un valor histórico, tecnológico,
científico o cultural para la entidad; los cuales reposaran en este para posteriores investigaciones.
Este es también llamado archivo de Gestión.
13. Aporte de visita individual por cada uno de los integrantes del grupo
☆Aporte investigativo de Martha Taborda punto 16
Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento que se produzca o se reciba
en una entidad y hacer lo siguiente:
a) explicar el paso a paso detallado de éste por sus diferentes etapas desde su producción hasta
su conservación definitiva o eliminación.
OBJETIVO: Responder oportunamente las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes presentadas por los usuarios y elaborar los planes de mejoramiento que sean necesarios
ALCANCE: Inicia con la recepción de la queja, reclamo, sugerencia o solicitud por parte del usuario y termina con la ejecución de los planes de mejoramiento a que haya lugar después de la evaluación del Sistema de Quejas, Reclamos y Sugerencias por parte de los responsables del sistema
DEFINICIONES: 1. PETICIÓN: es el derecho fundamental que tiene toda persona a presentar solicitudes respetuosas a las autoridades por
motivos de interés general o particular y a obtener su pronta resolución 2. QUEJA: es la manifestación de protesta, censura, descontento o inconformidad que formula una persona en relación con
una conducta que considera irregular de uno o varios servidores públicos en desarrollo de sus funciones 3. RECLAMO: es el derecho que tiene toda persona de exigir, reivindicar o demandar una solución, ya sea por motivo general
o particular, referente a la prestación indebida de un servicio o a la falta de atención de una solicitud 4. SUGERENCIA: Se entiende por sugerencia, aquella propuesta que formula el ciudadano y que tiene como propósito
mejorar la prestación del servicio en cualquiera de las áreas académicas o administrativas de la Universidad 5. DENUNCIA: Es la puesta en conocimiento ante una autoridad competente de una conducta posiblemente irregular, para
que se adelante la correspondiente investigación penal disciplinaria, fiscal, administrativa - sancionatoria o ético profesional. Es necesario que se indiquen las circunstancias de tiempo modo y lugar, con el objeto de que se establezcan responsabilidades.
6. FELICITACIÓN: Es aquella expresión de satisfacción de un ciudadano con relación a la prestación de un servicio. 7. SOLICITUD DE INFORMACIÓN: Solicitud de información relacionada con la organización de la universidad y misión que
cumple, funciones, procesos, procedimientos y normatividad. 8. SISTEMA DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS: El Sistema de Peticiones, Quejas, Reclamos y
Sugerencias se entiende como una herramienta gerencial para el control y mejoramiento continuo, ya que permite visualizar e informarse de lo que sucede, cuáles son las Quejas Reclamos y Sugerencias que tienen los usuarios de los servicios que se relacionen con el cumplimiento de los objetivos misionales de la Universidad. De igual forma se puede establecer la manera cómo poder resolver todas aquellas inquietudes y de esta forma combatir las debilidades o amenazas de la Institución.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 1. Constitución Nacional, Art. 23 2. Ley 1437 de 2011 de enero 18 por el cual se expide el código de procedimiento administrativo y de lo contencioso
administrativo 3. Resolución 0920 de 1996, por la cual se organiza el sistema de Quejas y Reclamos de La Universidad Nacional de Colombia 4. Circular de Rectoría de octubre de 1996 que regula el manejo del sistema de Quejas, Reclamos y Sugerencias.
CONDICIONES GENERALES:
1. Las PQRS podrán ser presentadas por los siguientes medios: atención telefónica (línea gratuita), personal, buzón, página web, correo electrónico, escrito, o fax, redes sociales.
2. Las PQRS pueden ser presentadas por cualquier integrante de la comunidad universitaria, así como cualquier ciudadano. 3. Las respuestas directas se pueden brindar por correo electrónico, escritas o por vía telefónica, según se considere
pertinente. 4. La respuesta que se emita frente a cada asunto debe ser oportuna, pertinente y suficiente. El funcionario competente debe
responder en forma completa sobre el fondo del asunto preguntado o solicitado y debe realizar el registro de la respuesta. 5. Los tiempos para dar respuestas están determinados por el Código Contencioso Administrativo y son:
Para un derecho de petición en interés general o en interés particular, 15 días hábiles
Solicitud de información o documentos: 10 días hábiles
Formulación de consultas: 30 días hábiles
Petición de copias: 3 días hábiles
2. INFORMACIÓN ESPECIFICA DEL PROCEDIMIENTO
ID.
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS SISTEMAS DE INFORMACIÓN O
APLICATIVOS DEPENDENCIA O
UNIDAD DE GESTIÓN
CARGO Y/O PUESTO DE TRABAJO
1 Presentar la sugerencia queja, reclamo, sugerencia, felicitación o solicitud de información
El usuario presenta su queja, reclamo, sugerencia o solicitud de información a través de alguno de los mecanismos del Sistema.
N/A
Usuario
Archivo digital Escrito
2 Recepcionar y radicar las PQR´S
La Secretaría de Sede recibe y asigna un número de radicación a la queja, reclamo, sugerencia o solicitud de información y la ingresa a la base de datos correspondiente. En la
Secretaría de Sede Responsable en la Secretaria de sede
Archivo digital
Base de datos
1 Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Secretaria de
Transparencia. Presidencia de la República Pág.20. Diciembre 2012
6. Los términos que se aplican a las Dependencias y funcionarios encargados de generar la respuesta al peticionario (con copia al sistema PQR´S se estipulan en el cuerpo del oficio remisorio de la petición hecha por el usuario. Este término puede variar, de acuerdo a la complejidad del asunto y en atención al principio de celeridad. En todo caso dichos términos son inferiores a los del Código Contencioso Administrativo para el Derecho de Petición, dado que estos empiezan a correr para el Sistema desde el momento mismo en que se recibe la queja, reclamo, sugerencia o solicitud de información.
7. Las denuncias por actos de corrupción que reciban las entidades públicas deben ser trasladadas al competente. Al ciudadano se le informará del trasladado, sin perjuicio de las reservas de ley.
8. Cuando se utilizan buzones, éstos deben ser revisados todos los días (hábiles) 9. Cuando el usuario es anónimo las PQR´S son tramitadas siempre y cuando los datos suministrados por él puedan sean
verificables. 10. Aun cuando el usuario no suministre información de contacto el asunto se tramita. 11. Es responsabilidad de cualquier Facultad, área o dependencia que reciba una PQR´S que no sea de su competencia,
remitirla a la Secretaría de Sede correspondiente. 12. Las oficinas de control disciplinario deberán adelantar las investigaciones en caso de: (i) incumplimiento a la respuesta de
peticiones, quejas, sugerencias y reclamos en los términos contemplados en la ley y (ii) quejas contra los servidores públicos de la entidad.
13. Oficina de Control Interno: vigilarán que la atención se preste de acuerdo con las normas y los parámetros establecidos por la entidad. Sobre este aspecto, rendirán un informe semestral a la administración de la entidad. 1
radicación debe clasificar el proceso a que corresponde y el tema
3 Analizar la PQR´S y determinación del trámite
La Secretaría de Sede analiza el asunto, determinando si procede una respuesta directa o si la PQRS debe ser trasladada a otra dependencia, caso en el cual determina a quién corresponde la competencia. ¿El asunto puede ser respondido directamente? Si: Pasar a la actividad 4. NO: pasar a la actividad 5.
Secretaria de Sede Responsable en la Secretaria de sede
4 Brindar respuesta directa al usuario
La Secretaría de Sede emite la respuesta al usuario, a la dirección, correo electrónico o teléfono suministrado por él. Se ingresa esa respuesta al usuario a la base de datos.
Secretaría de Sede Responsable en la Secretaria de sede
Archivo digital Oficio
Base de datos
5 Trasladar la queja, reclamo, sugerencia o solicitud de información
La Secretaría de Sede traslada la queja, reclamo, sugerencia o solicitud de información a la dependencia competente para dar respuesta. El traslado se registra en la base de datos.
Secretaría de Sede Dependencia competente
Responsable en la Secretaria de sede
Archivo digital Oficio
Base de datos
6 Analizar y atender la PQRS por parte de la dependencia competente
La dependencia que recibe por competencia el asunto, lo analiza y emite la respectiva respuesta dirigida al usuario, enviando copia de la misma a la Secretaría de Sede. De igual manera, adopta las medidas correctivas que considere pertinentes. Debe registrar la respuesta y dar copia a la Secretaria de Sede
Dependencia competente
Jefe de dependencia Secretaria
Archivo digital Oficio
7 Realizar seguimiento y verificación de la calidad de la respuesta
Al recibir copia de la respuesta la Secretaría de Sede la ingresa a la base de datos y la analiza para verificar que sea de fondo, suficiente y pertinente. De igual manera, realiza seguimiento a los asuntos trasladados, verificando que los términos de emisión de respuesta se cumplan. La respuesta emitida por la dependencia competente cumple con
Secretaría de Sede
Responsable en la Secretaria de sede
Base de datos
los requisitos de pertinencia y suficiencia SI: Pasar a la actividad No. 10 (se entiende satisfecha la obligación de responder al usuario). No: Pasar a las actividad 8 (la Secretaría de Sede observa que se han superado los términos de emisión de la respuesta, o ésta no es pertinente o suficiente)
8 Insistir a la dependencia responsable de la atención de la queja, reclamo, sugerencia o solicitud de información.
La Secretaría de Sede envía un oficio/correo de insistencia de trámite a la dependencia responsable, con copia a la Oficina Nacional de Control Disciplinario y al usuario. La insistencia se registra en la base de datos.
Secretaría de Sede Dependencia responsable
Responsable en la Secretaria de sede
Archivo digital Oficio
Base de datos
9 Realizar las investigaciones disciplinarias a que haya lugar
Después de recibir la notificación de incumplimiento de términos determinar si existen motivos para realizar la investigación disciplinaria correspondiente
Oficina Nacional de Control Disciplinario Interno
Designado en la Oficina Nacional de Control Disciplinario Interno
Oficios
10 Presentar los informes de gestión de los Sistemas de Quejas, Reclamos y Sugerencias de las Sedes
La Secretaría de Sede presenta informes cada trimestre y anualmente ante la Vicerrectoría General, según plantilla de consolidado y la Oficina Nacional de Control Interno, en los que da cuenta del trámite dado a los asuntos recibidos en ese periodo.
Secretaria de Sede
Responsable en la Secretaria de sede
Informe de Gestión de cada Sede Oficio
11 Presentar el informe consolidado al Rector y preparación del informe a la Comisión Ciudadana de Lucha Contra la Corrupción
La Vicerrectoría General consolida los informes presentados por cada una de las Secretarías de Sede. Con esa información presenta un informe cada semestre al Rector sobre la gestión del Sistema de Quejas, Reclamos y Sugerencias el cual deberá incluir: (i) servicios sobre los que se presente el mayor número de quejas y reclamos, (ii) principales recomendaciones sugeridas por los particulares.
Vicerrectoría General Rectoría
Designado de la Vicerrectoría General
Informe consolidado Oficio
De igual manera, la Vicerrectoría General prepara el informe que presenta semestralmente el Rector, a la Comisión Ciudadana de Lucha Contra la Corrupción, sobre las principales quejas y reclamos, así como la solución que se dio a las mismas.
12 Realizar seguimiento a la elaboración y cumplimiento de planes de mejoramiento de los procesos
Realizar análisis de temas recurrentes y el impacto de solicitudes derivado de la consolidación institucional y de sedes tomando en cuenta la recurrencia e impacto de temas radicados en el sistema PQRS
Vicerrectoría General Equipos Técnicos de Calidad de las Sedes Rectoría
Designado de la Vicerrectoría General
Informe Consolidado- Planes de mejoramiento
13 Evaluar el Sistema de Quejas, Reclamos y Sugerencias
La Oficina Nacional de Control Interno analiza los informes de cada Sede, así como el informe consolidado. Con esa información evalúa el Sistema y sugiere las medidas conducentes a garantizar el eficiente y efectivo funcionamiento del Sistema. Como producto de esta evaluación la Oficina Nacional de Control Interno rinde un informe semestral al Rector.
Oficina Nacional de Control Interno
Jefe de la Oficina Nacional de Control Interno
Informe de evaluación del Sistema de Quejas, Reclamos y Sugerencias Oficio
b) Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una de estas fases o etapas.
VALORES PRIMARIOS ES DECIR , Desde el origen del documento que es
el caso en cuestión documento generado por una queja o reclamación
tienen un valor administrativo , jurídico, informativo y testimonial:
LOS VALORES DE LOS DOCUMENTOS.
Según su finalidad (valor primario): valor administrativo.
Según su utilidad (valor secundario): valor legal, jurídico o probatorio.
El valor secundario es también llamado valor histórico o permanente.
Otros valores (Diccionario de Terminología Archivística):
Valor informativo: valor como referencia para investigadores.
Valor intrínseco: contenido, circunstancias de su producción,
firmas, sellos.
CRITERIOS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL.
1.- Jerarquía administrativa y funcional.
2.- Valores primarios (valor administrativo, legal, fiscal, científico-
tecnológico)
3.- Valores secundarios (derivados de su importancia para la
investigación)
3.1.-Valores testimoniales (importantes para la entidad creadora y para
la investigación)
3...- Valores informativos (referidos a personas, cosas o fenómenos).
Schellenberg
El archivero determinará la valoración de los documentos atendiendo a
su exclusividad, su forma y su importancia para la investigación y la
cultura. Pero el valor es algo inherente al documento y existe antes del
análisis del archivero.
☆Aporte investigativo de Leidy Pinilla punto 13, 14, 15 y 16
Punto 13
Nombre del Archivo
Unidad de Correspondencia y Archivo-Centro Agro-empresarial y de
Desarrollo Pecuario del Huila
Planeación:
El centro cuenta con 12 dependencias
Sub-dirección
Coordinación Administrativa
Gestión Humana
Relacionamiento Corporativo
Contabilidad
Almacén e inventarios
Contratación y Compras
Coordinación Académica
Empleo
Certificación por competencias
Bienestar aprendiz
Unidad de Correspondencia y Archivo
Cada dependencia está encargada de llevar su propio archivo
Para este proceso la entidad ha elaborado un cuadro de clasificación
documental
Producción
Para la producción se cuenta con una serie de formatos establecidos,
estos se pueden descargar a través de una página en línea llamada
compromiso a la cual solo tiene acceso el personal autorizado, los
formatos encontrados allí son avalados por el sistema integrado de
gestión (SIG).
Gestión y Trámite
Para este proceso se utiliza un aplicativo llamado ONBASE
En este proceso
1. Se recibe la correspondencia
2. Se radica-con el numero consecutivo que le corresponda
3. Se escanea se coloca la información en el aplicativo
4. Luego la información es transferida al subdirector quien
asigna a la persona encargada de contestarla
5. La documentación es entregada a la persona encargada quien
tiene 10 días hábiles para dar respuesta
6. Sin embargo ente los días 7-10 si no se ha dado respuesta se
estará gestionando el proceso
Organización
Siguiendo lo establecido en las TRD para que no se valla a perder el
principio de procedencia y de orden original, cada área está encargada
de realizar el proceso de foliación, de codificación y de curar la
documentación que se produzca allí mismo o que sea de su índole
Disposición de los documentos
Para esta se debe revisar los tiempos establecidos en la TRD
La serie de Actas se conservara en el archivo central por un periodo
de 9 años y pasaran para la conservación total.
Las alianzas se conservaran durante 5 años, se digitalizara la totalidad
de la serie y se seleccionara una alianza para cada modalidad por año.
Convocatoria, cooperación y asistencia técnica, se conservara durante
9 años y después se hará una selección objetiva de las convocatorias
que genera transferencia tecnológica transcendental para el
cumplimiento de la función institucional.
Planes de Acción en esta encontramos un subserie como lo es Planes
de Acción la cual será conservada totalmente como evidencia de su
cumplimiento de las funciones en soporte electrónico
Preservación a largo plazo
Se optan medidas como:
Hacer uso de las norma NTC 2676 - ICONTEC que es para papel y la
NTC 2676 para soportes digitales.
El aplicativo ONBASE utilizado en esta entidad está conectado
directamente con el ordenador principal quien contiene el fondo
general, de esta manera se previene de una perdida de información y
documentación de sede.
Valoración
Este es un proceso que se hace desde que elaboramos la TRD para
establecer su permanencia en cada fase del archivo según el valor que
tengan: Administrativo, contable, fiscal, técnicos Histórico, Cultural,
Investigativo, Científico; estos estarán en el archivo central 1 en el
archivo central de 4-9 según la serie y unidad documental; luego de
este tiempo los documentos que tienen valores histórico, cultural,
investigativo y científico pasaran al archivo histórico; el resto será
enviado a expurgo.
14. Identificar allí mismo, como clasifican los archivos teniendo en
cuenta el ciclo vital de los documentos y cuáles son los procesos de
la Gestión Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de
Gestión, Archivo Central e Histórico).
Archivo de Gestión
En el archivo de gestión encontramos toda la documentación que es
esta en continua utilización y consulta por las diferentes áreas o por
quien la solicite que tenga la autorización.
En esta etapa podemos encontrar los siguientes procesos:
Producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta,
conservación.
Archivo central
En esta etapa encontramos la documentación que ha sido transferida
por el archivo de gestión, donde los documentos reposan por el
tiempo que este establecido en la TRD, aquí estos estarán en un
estado semiactivos, donde su consulta es menor, pero siguen en un
periodo de vigencia.
En esta etapa se desarrollan los siguientes procesos: Organización,
consulta, conservación, disposición final.
Archivo Histórico
Está conformado por la documentación que por su valor ha sido
transferida desde el archivo central para su conservación total; donde
servirán como evidencia, de testimonio o para investigación e
información; en esta etapa los documentos quedan en un estado
inactivo.
El archivo histórico del SENA Regional Huila (Centro Agro-empresarial
y de Desarrollo Pecuario del Huila), se encuentra en su gran mayoría
en el centro puesto que el archivo principal de la región no cuenta en
este momento con espacio para recibir más documentación.
En esta etapa del archivo se desarrollan los siguientes procesos:
Organización, Consulta, Conservación, Disposición Final.
15. Reconocer cuál es la unidad de correspondencia de la entidad,
qué importancia tiene y cuáles son los procesos de la Gestión
Documental que se llevan a cabo en ella (si se lo permiten tomar
algunas fotografías).
Unidad de correspondencia
Esta unidad se encarga de recibir la documentación que
llega o sale de la entidad.
De radicar las comunicaciones
De escanear los que lo requieran
Comunica al subdirector cuando han llegado
comunicaciones las cuales necesitan respuesta
El subdirector asigna la persona encargada de dar
respuesta. Posteriormente el encargado de la unidad debe
de distribuir la documentación a quien corresponda
Aparte de lo anterior el encargado de la unidad de
correspondencia deberá ser ágil y amable con clientes
14. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un
documento que se produzca o se reciba en una entidad y hacer lo
siguiente:
a) explicar el paso a paso detallado de éste por sus diferentes etapas
desde su producción hasta su conservación definitiva o eliminación.
Documento de correspondencia
1. Se radica la comunicación
2. Se indexa en el aplicativo ONBASE
3. Una vez indexado el aplicativo arroja el número interno del SENA
(NIS)
4. El subdirector asigna la persona encargada de dar respuesta
3. Es entregado a la persona asignada, quien tiene 10 días hábiles
para contestar la comunicación.
5. Al dar respuesta la comunicación es radicada en el aplicativo
quedando pegada a la comunicación entrante; en caso tal haya una
eventualidad y el destinatario notifique que no la recibió será más
fácil recuperarla y conocer su origen.
6. Se envía por correo interno
7. Este es archivado en el aplicativo por 2 años. Adquiriendo un valor
Administrativo
b) Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una
de estas fases o etapas.
Por ser una entidad de educación maneja toda clase de valores
En la fase Activa o de gestión encontramos:
Los valores primarios:
Administrativo
Legal
Contable
Técnico
En la fase semiactiva que es el archivo central encontramos los
valores primario y los secundarios que pertenecen a los archivos
inactivos que son los históricos.
Secundarios:
Histórico
Cultural
Investigativo
Científico
☆Aporte investigativo de Leidy Pinilla punto 13, 14, 15 y 16
Punto 13
Dependencia Jerárquica de Archivo y Correspondencia
PROCESOS DEL PGD
En la unidad de correspondencia se desarrollan los siguientes
procesos del Programa de Gestión Documental, explique con sus
propias palabras que sucede en cada uno de ellos, acorde a la entidad
visitada.
Recepción: Son todos los procedimientos u operaciones que la unidad
de correspondencia debe realizar para verificar y dar un control
adecuado a la correspondencia que se recibe por parte de una
persona natural o jurídica. Se debe verificar que estén completos, que
correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para
efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los
trámites correspondientes. El responsable de este proceso es el
Grupo Interno de Trabajo de Correspondencia.
Distribución: En este procedimiento se garantiza que todos los
documentos lleguen a su respectivo destinatario, tiene mucho que
ver con el flujo documental donde se tiene que tener en cuenta la
estructura organicofuncional de la entidad y la identificación de
dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia cuando se
trata de comunicaciones externas. El responsable de este proceso es
el Grupo Interno de Trabajo de Correspondencia.
Trámite: Trayectoria que realiza el documento desde que se crea
hasta su disposición final. Cada dependencia o Grupo de Trabajo
(como se define en el Ministerio de Relaciones Exteriores), genera
documentación producto del desarrollo de sus funciones y los
trámites administrativos que llevan a cabo, todos estos documentos
se encuentran relacionados en la Tabla de Retención Documental y
por lo tanto cada hace parte de una serie documental. Las
responsables de esta actividad son las unidades administrativas
(productoras de los documentales).
Conservación: En este proceso es donde se garantiza las condiciones
mínimas encaminadas a la protección de los documentos;
garantizando un sitio adecuado para su salvaguarda, unos equipos y
elementos adecuados para las operaciones y procedimientos
archivísticos en cualquiera de sus soportes. El responsable de este
proceso es el Grupo Interno de Archivo.
Consulta de Documentos: La consulta se refiere al acceso que tienen
los usuarios llámense entidades externas, dependencias, persona
natural, estado colombiano, entre otros, a los documentos que
tienen bajo su custodia. La solicitud de estos
14. Identificar allí mismo, como clasifican los archivos teniendo en
cuenta el ciclo vital de los documentos y cuáles son los procesos de la
Gestión Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de
Gestión, Archivo Central e Histórico).
Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con
fundamento en la Tabla de Retención Documental aprobada, velar por
la conformación, organización, preservación y control de los archivos
de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden
original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística
aplicable.
El respectivo Jefe de la dependencia será el responsable de velar por la
organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión
de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el
numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor público.
El Archivo Central, unidad especializada en las funciones de gestión, y
conservación por el periodo definido por vigencia y retención
documental precautelar, acceso y consulta de los documentos.
El fondo del Archivo Central se forma a partir de las transferencias de
los archivos de gestión de la entidad, siendo imprescindible, por lo
tanto, una buena coordinación entre el Archivo Central y los archivos
de gestión, para trabajar conjuntamente en la normalización de los
procedimientos de organización de los documentos en las oficinas y el
establecimiento de las transferencias de documentación al Archivo.
El Archivo General de la Nación, establecimiento público, del orden
nacional, adscrito al Ministerio de Cultura, con personería jurídica,
patrimonio propio, autonomía administrativa y con domicilio en
Bogotá D.C., al cual, de conformidad con lo señalado en la ley deberá
transferirse toda la documentación de los archivos históricos, de las
entidades del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva,
bajo responsabilidad de los Secretarios Generales.
15. Reconocer cuál es la unidad de correspondencia de la entidad, qué
importancia tiene y cuáles son los procesos de la Gestión Documental que
se llevan a cabo en ella (si se lo permiten tomar algunas fotografías).
Es una oficina o departamento donde se reciben, clasifican, radican,
registran y entregan los documentos y comunicaciones internas y
externas, tanto para los jefes y funcionarios de las diferentes
dependencias.
Funciones de la Unidad de Correspondencia
Vigilar que las acciones de las áreas que integran la Unidad de
Correspondencia y Archivo se realicen de acuerdo a los criterios
establecidos. Organizar, supervisar y controlar las actividades de
recepción de la correspondencia oficial dirigida a las diferentes áreas de
la empresa. Proponer a la Secretaría Particular los criterios y sistemas
que permitan ser eficientes en las actividades de la Unidad para la
atención eficiente de la correspondencia recibida.
Supervisar las actividades de los responsables de área en la Unidad, de
acuerdo a los procedimientos de trámite y control interno, que
permitan ser eficientes en su funcionamiento
Supervisar las actividades de control y seguimiento de las peticiones
que aún no han tenido respuesta por parte de las Dependencias
asignadas para su conclusión Presentar a la Unidad Administrativa los
requerimientos de los recursos necesarios para el adecuado
cumplimiento de las actividades.
Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las
unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas
que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión
documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento,
conservación y consulta de los documentos.
16. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un
documento que se produzca o se reciba en una entidad y hacer lo
siguiente:
a) explicar el paso a paso detallado de éste por sus diferentes etapas
desde su producción hasta su conservación definitiva o eliminación.
b) Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una
de estas fases o etapas.
CONCLUSIONES.
1. Se reconocieron las diferentes etapas sucesivas por las que
atraviesan los documentos desde su producción o recepción en
la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o
integración a un archivo. Permanente”.
2. Identificamos como se clasifican los archivos teniendo en
cuenta el ciclo vital de los documentos y los procesos de la
Gestión Documental que se desarrollan en cada fase para
nuestra labor como profesionales del CIDBA.
3. Conceptualizamos el ciclo vital de los documentos.
4. Reconocer la importancia de la Unidad de Correspondencia y
los procesos de la Gestión Documental que se desarrollan en
ella.
BIBLIOGRAFÍA
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de agosto del 2015 tomado de la página:
http://www.unisalle.edu.co/archivo/org_form_trad.htm
Fondos documentales y sus componentes, revisado 31 de agosto del
2015, tomado de la página: http://es.slideshare.net/kafkazo/fondos-
documentales
TECNICAS DE ARCHIVO, revisado el 31 de agosto del 2015, tomado de
la página: http://es.slideshare.net/JorgeArmando2/tecnicas-de-
archivo-12194990
GLOSARIO ILUSTRADO DE TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA
COSTARRICENSE ,revisado el 31 de agosto del 2015, tomado de la
página:
http://www.concla.net/Glosario/Glosario_terminologia_Archivistica_
Costarricense_C.html
SISTEMA MAESTRO MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES, tomado
de la página: http://sigc.cancilleria.gov.co/portal/index.php