UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
AUDITORÍA DE GESTIÓN AL ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA
DE LA EMPRESA LA ROCA S.A, PERÍODO DE ENERO A
DICIEMBRE 2014
AUTORA:
MARJORIE EVELIN COELLO SÁNCHEZ
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADORA
PÚBLICA AUTORIZADA
DIRECTOR:
DRA. MORILLO ACOSTA LILIANA DEL CARMEN
QUITO, JULIO 2015
ii
Coello Sánchez Marjorie Evelin (Año 2015). Auditoría de
Gestión al Área Contable y Financiera de la empresa LA ROCA
S.A; período de enero a diciembre 2014. Trabajo de
investigación para optar por el título de Ingeniera en Contabilidad
y Auditoría. Facultad de Ciencias Administrativas. Quito: UCE.
189 p.
iii
DEDICATORIA
A mis padres que me dieron la vida, educación y ejemplo para n o rendirme y seguir adelante,
siendo el pilar fundamental de mi vida.
A mi esposo y compañero de vida José quien con su aliento, soporte y amor me apoya cada día y
me inspira a ser mejor.
A mi hija adorada Analía que es fuente de alegrías y bendiciones, que este trabajo sea un ejemplo
de perseverancia al cumplir una meta.
iv
AGRADECIMIENTO
A Dios por siempre darme sus bendiciones en cada paso que doy y nunca desampararme en los
momentos más difíciles, dándome la salud, la vida y la fuerzas para seguir adelante y poder así
culminar un escalón más en mi vida
A mis padres que son todo para mí, han estado en todos los momentos de mi vida y sé que siempre
estarán brindándome sus consejos, guiándome y dándome su amor; gracias por haber sido un apoyo
constante en la culminación de esta etapa de mi vida.
A mis hermanas que han sido mis compañeras de travesuras y amigas incondicionales quienes
indirectamente con su ejemplo y apoyo han contribuido a la elaboración de esta tesis.
A mi esposo y mi hija quienes con su amor y apoyo constante me inspiraron a culminar esta tesis
De manera especial agradezco al personal administrativo y financiero de la empresa LA ROCA
S.A de los cuales recibí la colaboración y apoyo constante en el desarrollo de esta tesis.
A todos mis profesores que a lo largo de mis estudios universitarios han contribuido a mi
formación profesional y personal; en especial a mi directora Dra. Liliana Morillo que ha sido una
guía excepcional en el desarrollo de esta tesis.
Por último y no menos importante agradezco a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR y
a la FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ya que en sus aulas me fui formando
profesionalmente hasta el día de hoy que estoy culminando esta etapa tan importante de mi vida.
v
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Yo, Marjorie Evelin Coello Sánchez, en calidad de autora del trabajo de investigación o tesis
realizada sobre “Auditoría de Gestión al Área Contable y Financiera de la empresa LA ROCA S.A,
período de enero a diciembre 2014”, por la presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL
DEL ECUADOR, hacer uso de todos los contenidos que me pertenecen o de parte de los que
contienen esta obra, con fines estrictamente académicos o de investigación.
Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente autorización,
seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8, 19 y demás
pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.
Quito, 22 de Julio de 2015
Marjorie Evelin Coello Sánchez
C.C. 1719364141
vi
APROBACIÓN DEL TUTOR
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Por la presente, dejo constancia que he leído el Trabajo de Titulación presentada por la Señorita
Marjorie Evelin Coello Sánchez para optar por el título profesional cuyo tema es: “Auditoría de
Gestión al Área Contable y Financiera de la empresa LA ROCA S.A; período de enero a diciembre
2014”, la misma que reúne los requerimientos, y los méritos suficientes para ser sometida a
evaluación por el tribunal calificador.
En la ciudad de Quito DM, a los 22 días del mes de Julio de 2015.
Dra. Liliana Morillo, MB
CC. 170495505-1
vii
CERTIFICADO
viii
CONTENIDO
DEDICATORIA ............................................................................................................................... iii
AGRADECIMIENTO ....................................................................................................................... iv
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL .................................................................. v
APROBACIÓN DEL TUTOR .......................................................................................................... vi
CERTIFICADO ............................................................................................................................... vii
CONTENIDO ................................................................................................................................. viii
LISTA DE TABLAS ........................................................................................................................ xii
LISTA DE FIGURAS ..................................................................................................................... xiii
RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................................... xiv
ABSTRACT ..................................................................................................................................... xv
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 1
CAPÍTULO I ...................................................................................................................................... 3
1. GENERALIDADES ..................................................................................................................... 3
1.1. Reseña Histórica ............................................................................................................. 3
1.1.1 Direccionamiento Estratégico .................................................................................... 4
1.1.1.1 Misión ............................................................................................................................. 4
1.1.1.2 Visión .............................................................................................................................. 4
1.1.1.3 Objetivos ........................................................................................................................ 4
1.1.1.4 Políticas .......................................................................................................................... 5
1.1.1.5 Estrategias ...................................................................................................................... 7
1.1.1.6 Principios y Valores ........................................................................................................ 8
1.1.1.6.1 Principios ..................................................................................................................... 8
1.1.1.6.2 Valores ......................................................................................................................... 9
1.1.2Micro ambiente ................................................................................................................ 10
1.1.2.1 Clientes ......................................................................................................................... 10
1.1.2.2 Proveedores ................................................................................................................. 11
1.1.2.3 Competencia ................................................................................................................ 11
1.1.3 Productos y Servicios ....................................................................................................... 12
1.1.4 Estructura Organizacional ............................................................................................... 15
1.1.5Organismos de Control .................................................................................................... 19
CAPÍTULO II .................................................................................................................................. 23
2. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL ................................................................................................ 23
ix
2.1Análisis Externo ................................................................................................................... 24
2.1.1Macro ambiente ............................................................................................................... 24
2.1.1.1Factor Económico .......................................................................................................... 25
2.1.1.2 Factor Político - Legal ................................................................................................... 27
2.1.1.3 Factor tecnológico ........................................................................................................ 28
2.2Análisis FODA ...................................................................................................................... 28
2.2.1Matriz de FODA ................................................................................................................ 29
CAPÍTULO III ................................................................................................................................. 32
3. AUDITORÍA DE GESTIÓN ....................................................................................................... 32
3.1 Definiciones sobre Auditoría .............................................................................................. 32
3.2 Importancia de la Auditoría................................................................................................ 32
3.3 Clases de Auditoría ............................................................................................................. 33
3.4 Auditoría de Gestión .......................................................................................................... 33
3.4.1 Definición ................................................................................................................. 34
3.4.2 Características .......................................................................................................... 34
3.4.3 Alcance de la Auditoría............................................................................................. 35
3.4.4 Objetivos .................................................................................................................. 36
3.4.5 Importancia .............................................................................................................. 37
3.5 Control Interno ................................................................................................................... 37
3.5.1 Concepto .................................................................................................................. 37
3.5.2 Objetivos ......................................................................................................................... 38
3.5.3 Características .......................................................................................................... 39
3.5.4 Elementos ........................................................................................................................ 40
3.5.5 Componentes .................................................................................................................. 40
3.6 Gestión ............................................................................................................................... 41
3.6.1 Control ...................................................................................................................... 41
3.6.2 Control de Gestión ................................................................................................... 42
3.6.3 Propósito del Control de Gestión ............................................................................. 42
3.6.4 Alcance del Control de Gestión ................................................................................ 42
3.6.5 Instrumentos para el Control de Gestión ................................................................. 43
3.6.6 Elementos de Gestión .............................................................................................. 43
3.6.7 Fases de la Auditoría de Gestión .............................................................................. 46
3.6.8 Indicadores de Gestión .................................................................................................... 51
3.6.9 Papeles de Trabajo ......................................................................................................... 52
CAPÍTULO IV ................................................................................................................................. 54
x
4. APLICACIÓN PRÁCTICA DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN AL AREA CONTABLE Y FINANCIERA
DE LA EMPRESA LA ROCA S.A ....................................................................................................... 54
4.1 Instrumentos Normativos .................................................................................................. 55
4.1.1 Carta de Solicitud de Servicios de Auditoría de Gestión ................................................ 56
4.1.2 Oferta Técnica de Servicios ............................................................................................. 57
4.1.3 Comunicación a la Superintendencia de Compañías ...................................................... 60
4.1.4 Aceptación de Servicios ................................................................................................... 61
4.1.5 Contrato de Auditoría de Gestión ................................................................................... 62
4.2 Fase I Conocimiento Preliminar ......................................................................................... 65
4.3 Fase II Planificación ........................................................................................................... 84
4.3.1Programa General ............................................................................................................ 86
4.3.2 Cálculo de Indicadores .................................................................................................... 92
4.3.3 Hojas de Hallazgos ........................................................................................................... 95
4.4 Fase III Ejecución .............................................................................................................. 103
4.4.1 Hoja de Trabajo / Índice ................................................................................................ 104
4.4.1.1 Proceso Manejo de Caja - Bancos ............................................................................. 106
4.4.1.2 Aplicación del Cuestionario de Control Interno ......................................................... 107
4.4.1.3 Indicadores de Gestión............................................................................................... 109
4.4.1.4 Hoja de Hallazgos ....................................................................................................... 111
4.4.2.1 Proceso Manejo de Cuentas por Cobrar ................................................................... 115
4.4.2.2 Aplicación del Cuestionario de Control Interno ......................................................... 116
4.4.2.3 Indicadores de Gestión............................................................................................... 118
4.4.2.4 Hoja de Hallazgos ....................................................................................................... 120
4.4.3.1 Proceso Manejo de Cuentas por Pagar ..................................................................... 123
4.4.3.2 Aplicación del Cuestionario de Control Interno ......................................................... 124
4.4.3.3 Indicadores de Gestión............................................................................................... 126
4.4.3.4 Hoja de Hallazgos ....................................................................................................... 127
4.4.4.1 Proceso Presentación de Estados Financieros ........................................................... 130
4.4.4.2 Aplicación del Cuestionario de Control Interno y Evaluación del Riesgo de control . 131
4.4.4.3 Indicadores de Gestión............................................................................................... 133
4.4.4.4 Hoja de Hallazgos ....................................................................................................... 134
4.4.5.1 Proceso Elaboración de Presupuesto ......................................................................... 137
4.4.5.2 Aplicación del Cuestionario de Control Interno y Evaluación del Riesgo de control . 138
4.4.5.3 Indicadores de Gestión............................................................................................... 140
4.4.6.1 Funciones del Jefe Financiero (Único manual que existe dentro del área) ............... 141
4.4.6.2 Aplicación del Cuestionario de Control Interno y Evaluación del Riesgo de control . 142
xi
4.4.6.3 Análisis del Manual de Funciones del Jefe Financiero ............................................... 144
4.4.6.4 Indicadores de Gestión............................................................................................... 147
4.4.6.5 Hoja de Hallazgos ....................................................................................................... 148
4.5 Fase IV Informe Preliminar ............................................................................................... 149
CAPÍTULO V ................................................................................................................................ 170
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................................. 170
5.1 CONCLUSIONES ................................................................................................................ 170
5.2 RECOMENDACIONES ........................................................................................................ 171
Bibliografía .................................................................................................................................... 172
xii
LISTA DE TABLAS
Tabla 2.1 Porcentajes de la Inflación ............................................................................................... 26
Tabla 2.2 Matriz FODA de la empresa “LA ROCA S.A” .............................................................. 31
xiii
LISTA DE FIGURAS
Figura 1.1 Organigrama Estructural ................................................................................................. 16
Figura 1.2 Dirección de Operaciones ............................................................................................... 17
Figura 1.3 Dirección Comercial ....................................................................................................... 18
Figura 1.4 Dirección de Talento Humano ........................................................................................ 19
Figura 2.1 Diagnostico Situacional .................................................................................................. 23
Figura 2.2 Análisis Externo .............................................................................................................. 24
Figura 2.3 Inflación en Porcentajes .................................................................................................. 26
Figura 2.4 Análisis FODA ............................................................................................................... 29
Figura 3.1 Objetivos de Control Interno .......................................................................................... 39
Figura 3.2 Instrumentos del Control Interno .................................................................................... 43
Figura 3.3 Flujo de las Fases de Auditoria ....................................................................................... 46
xiv
RESUMEN EJECUTIVO
TEMA: “AUDITORÍA DE GESTIÓN AL ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA DE LA
EMPRESA LA ROCA S.A, PERÍODO DE ENERO A DICIEMBRE 2014”
RESUMEN
La presente tesis sobre Auditoría de Gestión aplicada al área Contable y Financiera de la empresa
LA ROCA S.A; fue desarrollada aplicando los métodos de investigación deductivo, analítico,
sintético; así como, la utilización de técnicas y procedimientos pertenecientes a la auditoría de
gestión, que permitió evaluar de manera independiente la eficiencia, eficacia, economía y ética
sobre el desempeño de la Gestión en la parte financiera y contable para determinar si los
procedimientos se están cumpliendo.
En base al contexto anterior, la Auditoría de Gestión realizada permitió la evaluación del control
interno que determinó deficiencias en los procesos administrativos y operativos, también se evaluó
e identificó los procesos y actividades críticas del área contable y luego de un análisis de elementos
básicos, se emitió conclusiones y recomendaciones a fin de dar a conocer a la gerencia y a las
personas responsables las falencias y las posibles soluciones enfocadas al mejoramiento de
procesos que contribuyan al buen manejo de los recursos institucionales y al cumplimiento de
objetivos; constituyendo el informe una herramienta de asesoramiento para la gerencia y el
personal de la empresa LA ROCA S.A.
PALABRAS CLAVES
GESTIÓN ÁREA FINANCIERA
PROCESO
EVALUACIÓN ÁREA CONTABLE
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
INDICADORES DE GESTIÓN
RIESGO
xv
ABSTRACT
TOPIC: "AUDIT MANAGEMENT AREA TO ACCOUNTING AND FINANCIAL
COMPANY ROCK SA; PERIOD FROM JANUARY TO DECEMBER 2014”
SUMMARY
This thesis on Performance Audit and Financial Accounting applied to the area of LA ROCA SA;
It was developed using the methods of deductive, analytic, synthetic research; and the use of
techniques and procedures pertaining to the audit, which allowed independently evaluate the
efficiency, effectiveness, economy and ethics on the performance of management in the financial
and accounting part to determine whether the procedures are being met.
Based on the above context, the management audit allowed the evaluation of internal control
which found shortcomings in administrative and operational processes, also assessed and identified
the processes and critical activities of the accounting area and after an analysis of basic elements,
issued findings and recommendations to make known to management and those responsible for the
shortcomings and possible solutions aimed at improving processes that contribute to good
management of institutional resources and achievement of objectives; The report constitutes advice
tool for management and staff of LA ROCA SA
KEYWORDS
• MANAGEMENT
• PROCESS
• EVALUATION
• STRATEGIC OBJECTIVES
• INDICATORS
• RISK
1
INTRODUCCIÓN
El objeto social de la empresa LA ROCA S.A es brindar servicios generales, especialmente al
sector de la construcción, obras civiles en general y a todos los afines, acabado de la piedra para
construcción de carreteras, cementerios, techos y otros usos de construcción de obras civiles,
prestación de servicios generales, comercialización de materiales de construcción, producción y
procesamiento de piedra.
Durante trece años de incansable aprendizaje, a través especialmente de viajes a las ferias
mundiales de la piedra, se ha ido construyendo una actividad que la hace hoy la primera en el
Ecuador.
Para las empresas, el establecer las falencias existentes en el área financiera y contable constituyen
efectos importantes en la rentabilidad de la misma, razón por la cual la necesidad de tener
información oportuna y confiable sobre los movimientos económicos para la realización acertada
de la toma de decisiones por parte de la Gerencia, por lo que surge la necesidad de desarrollar una
Auditoría de Gestión que proporcione una evaluación independiente sobre el desempeño de la
Gestión en la parte financiera y contable para determinar si los procedimientos se están
cumpliendo, orientados a mejorar la efectividad y eficiencia en el uso correcto de los recursos
económicos, el cual contribuirá a la adopción de acciones correctivas.
El presente trabajo de investigación se encuentra desarrollado en cinco capítulos los mismos que se
encuentran compuestos por los siguientes aspectos que se mencionan a continuación:
En el Capítulo I se realizó la reseña histórica, el direccionamiento estratégico, el análisis del
macroambiente, los productos y servicios que ofrece, la estructura organizacional y los respectivos
organismos de control por los cuales está regida la empresa.
En el Capítulo II se realizó el diagnóstico situacional a través del análisis externo en lo que respecta
al macroambiente y se determinó las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de la
empresa.
En el Capítulo III se determinó el marco teórico en lo que respecta a la Auditoría de Gestión y sus
respectivas fases las cuales contribuirán al desarrollo dela propuesta del trabajo de investigación;
para el desarrollo de este capítulo se ha tomado información de las siguientes fuentes principales;
Álvarez, A. (2010). Auditoría Adminstrativa; Badillo, J. (2010). Auditoría de Gestion de la
Calidad;Chiavenato, I. (2010). Planeación Estrategica Fundamentos y aplicaciones;Contraloria
2
General del Estado. (22 de Noviembre de 2001). Manual de Auditoría de Gestión; Franklin, E. B.
(2010). Audiotria Administrativa. Gestion Estrategica del cambio; entre otros.
En el Capítulo IV se desarrolló la Auditoría de Gestión al área Contable y Financiera de la
Empresa LA ROCA S.A, aplicando los métodos de investigación deductivo, analítico, sintético; así
como, la utilización de técnicas y procedimientos pertenecientes a la Auditoría de Gestión, que
permitió evaluar de manera independiente la eficiencia, eficacia, economía y ética sobre el
desempeño de la Gestión en la parte financiera y contable para determinar si los procedimientos se
están cumpliendo, después de esta evaluación se pudo determinar las deficiencias existentes a
través de las hojas de hallazgos y establecer las recomendaciones respectivas dispuestas en el
Informe de Auditoría, dirigidas a la gerencia y al personal responsable del área contable y
financiera.
En el Capítulo V se determinaron las conclusiones y recomendaciones del trabajo de investigación
desarrollado.
3
CAPÍTULO I
1. GENERALIDADES
1.1. Reseña Histórica
La compañía LA ROCA S.A. es una empresa líder dedicada a la transformación, importación,
distribución y comercialización de piedras ornamentales y acabados finos para la construcción, obras
civiles en general, prestación de servicios de instalación y mantenimiento de piedra.
El Sr. Alex Troya socio de la empresa, tenía en mente el negocio de la piedra de cantera y había
comenzado a recopilar información que le orientaría a un cambio de actividad de forma muy rápida
y certera de ahí que el contacto frecuente y directo con la piedra fue deslumbrándole con las formas,
tamaños, colores, texturas, luz propia cuya intensidad depende de la procedencia, valoró las
cualidades y rudimentariamente se comenzó a crear, copiar y recrear diseños de forma permanente,
explorar nuevos espacios de aplicación, posteriormente se incursiona en la ejecución de proyectos que
contribuyen a sostener y mejorar a Quito ciudad patrimonio de la humanidad.
Las circunstancias en las que se inscribe este negocio van desde la condición de precarios artesanos,
sin infraestructura básica, migrantes frecuentes de los sitios que arrendaban para cumplir con su
actividad, hasta hoy que tienen un espacio propio donde se procesan más de ochenta variedades de
piedras de forma mecánica y electrónica, instalaciones modernas bajo lineamientos técnicos, licencia
de protección ambiental, talento humano y equipo técnico de primera línea.
La sede de la empresa se encuentra en la ciudad de Quito, en la parroquia San Antonio de Pichincha
k/m 3 ½ vía Calacalí funcionó más de diez años en el mercado bajo el RUC de Margoth Sancho uno
de los socios y a partir del año 2010 fue constituida como sociedad anónima, con un capital autorizado
de Diez Mil Dólares de los Estados Unidos de Norteamérica, (USD $ 10.000,00).
Durante más de catorce años de incansable aprendizaje, a través especialmente de viajes a las ferias
mundiales de la piedra, la empresa La Roca S.A. ha ido construyendo una actividad que hoy es la
primera en el Ecuador. (La Roca S.A, 2014)
Actividades De La Empresa La Roca S.A.
Esta empresa se dedica a varias actividades la principal es corte tallado y acabado de la piedra para
construcción de carreteras, cementerios, techos y otros usos.
También sus actividades se han centrado en:
Construcción de obras civiles
Prestación de servicios generales
Comercialización de materiales de construcción
Producción y procesamiento de piedra
Los productos parte del inventario en su mayoría son producidos y otros son adquiridos, se brinda
también el servicio de instalación.
4
1.1.1 Direccionamiento Estratégico
La forma de organizarse de una empresa se convierte en una ventaja competitiva que permite a una
compañía competir y sobresalir en el mercado permitiendo asimismo evolucionar y adoptar un
carácter adaptivo.
La estrategia para direccionar las compañías permite prevenir más que reaccionar, para lograr esta
condición se necesita obtener un diagnóstico integral de la organización como sustento de los procesos
que elevarán la capacidad de adaptación a los cambios. (Latin America Quality Institute, 2010)
1.1.1.1 Misión
“La misión describe el rol que desempeña actualmente la organización para el logro de su visión, es la
razón de ser de la empresa.” (Wordpress, 2014)
Misión de la empresa “La Roca”
Con excelencia, compromiso procesamos, diseñamos, construimos y recuperamos los sueños de
nuestros clientes con duración milenaria. (La Roca S.A, 2014)
1.1.1.2 Visión
Definida por Fleitman Jack en su obra “Negocios Exitosos” (McGraw Hill, 2000) como “el camino al
cual se dirige la empresa a largo plazo y sirve de rumbo y aliciente para orientar las decisiones
estratégicas de crecimiento junto a las de competitividad”.
La Visión denominado como el SUEÑO de la empresa, es una declaración de aspiración de la
empresa a mediano o largo plazo, es la imagen a futuro de cómo deseamos que sea la empresa más
adelante. (Wordpress, 2014).
Visión de la empresa “La Roca”
Ser una empresa sólida, comprometida con la innovación de productos y servicios constructivos,
reconocida por su excelencia, aporte en obras emblemáticas y compromiso con sus colaboradores,
comunidad y medio ambiente. (La Roca S.A, 2014)
1.1.1.3 Objetivos
“Se define como “lo que se debe dar” en la empresa, son enunciados que enmarcan un propósito el
cual debe observarse de las actividades diarias de la empresa y como resultado de ellas. Es lo que
se pretende conseguir.” (Martínez, 2010).
5
De acuerdo a lo indicado por el Gerente de Operaciones Ing. Estevan Troya la empresa LA ROCA
S.A es una compañía que tiene objetivos definidos, a continuación se presentan los mismos:
Ganar posicionamiento de la empresa en el sector privado.
Incrementar significativamente las ventas al sector privado.
Ampliar la cartera de clientes del sector privado.
Evaluación continua de procesos productivos y control de calidad.
Ofrecer a los clientes de esta empresa variedad de construcción con sus diseños, para
satisfacer las expectativas de los clientes.
Ofrecer y proyectar servicios con calidad para generar confianza en los clientes.
1.1.1.4 Políticas
La política de una organización es una declaración de principios generales que la empresa u
organización se compromete a cumplir. En ella se dan una serie de reglas y directrices básicas acerca
del comportamiento que se espera de sus empleados y fija las bases sobre cómo realizar las
actividades de la empresa. (Bernal, 2013)
De acuerdo a lo indicado por el Gerente de Operaciones Ing. Estevan Troya la empresa LA ROCA
S.A es una compañía que tiene las siguientes políticas, a continuación las presentamos:
La recepción de materia prima en la Planta de Producción, será revisada por una persona
responsable y con conocimiento en el proceso, con la finalidad de identificar, medir,
evaluar y controlar la calidad del material ingresado.
Las maquinarias pertenecientes a la Planta de Producción, deberán mantenerse óptimas y
operativas, con la finalidad de no interrumpir el proceso productivo, de existir algún
inconveniente eléctrico o mecánico, el personal de mantenimiento deberá coordinar el
trabajo inmediato correctivo con su equipo, determinando jornadas intensas de trabajo que
permitan evitar largos tiempos de paro de maquinaria.
Se realizará la reposición de las herramientas y equipos de acuerdo a la respectiva
justificación del consumo y uso de cada una de ellas.
6
Cada trabajador se someterá a una evaluación del desempeño mensual, a través de la cual
se calificarán varios factores como son: producción, eficiencia, disciplina, predisposición,
cooperación con el trabajo, relaciones interpersonales, etc.
El personal de mantenimiento tendrá la obligación del manejo de documentos mediante los
procedimientos adecuados y establecidos en común acuerdo para cada trabajo a ejecutarse.
El fondo destinado a caja chica, será de uso exclusivo para materiales, herramientas y
equipos emergentes que permita dar continuidad a los trabajos de mantenimiento, la
responsabilidad del manejo será del Jefe de Mantenimiento. Cualquier solicitud por parte
de los demás involucrados será autorizada únicamente por el responsable directo.
El personal nuevo que se incorpore, será sometido a un proceso de capacitación e
inducción de todos los procedimientos operacionales del área de mantenimiento y será
notificado a través del respectivo registro donde constarán los temas tratados, la fecha, hora
y firmas de responsabilidad.
El departamento de recursos humano será el encargado de seleccionar a los candidatos que
reúnan los requisitos determinados en los perfiles de cargo por competencia, utilizando
para el reclutamiento fuentes internas y externas, a los candidatos se les someterá a pruebas
técnicas y prácticas para determinar su eficacia, así como también exámenes médicos.
La empresa gestionará la capacitación para todo el personal operativo y administrativo con
la SETEC una o dos veces al año. Anualmente se revisará las necesidades de capacitación.
Para el manejo de vacaciones, se trabajará con la fecha de ingreso, estas vacaciones serán
obligatorias y sin interrupción de sus 15 días de descanso anual, NO se cancelarán sino son
tomadas, salvo mutuo acuerdo con la Gerencia y excepción. Los trabajadores que tuvieran
más de 20 días de vacaciones, pueden dividirlas en dos o más periodos.
Todo trabajador está en la obligación de ayudar en cualquier área que esté debidamente
capacitado.
El desahucio es la terminación laboral entre el trabajador y la empresa, no habrá ninguna
diferencia si la renuncia se la realiza en el MRL o directamente en la empresa (el 25%
como indica el código de trabajo vigente).
7
La empresa les proporcionará tanto al personal administrativo como operativo una
alimentación diaria, la misma que se servirá en el comedor de la empresa, las personas que
no adquieran éste beneficio no será remunerado.
Se respetarán los días feriados decretados por el Gobierno, salvo en caso de alguna
necesidad urgente de la empresa, esto será organizado entre la GG, en éste caso se
cancelará el 100% de las horas trabajadas.
1.1.1.5 Estrategias
A menudo se escuchan frases como “la estrategia corporativa de mi empresa es fichar la mejor gente”
o “controlar los principales canales de distribución”. En algún caso hemos escuchado que “la
estrategia corporativa de mi empresa es diferenciarse, buscar un nicho”. En las primeras dos frases se
habla de estrategias de recursos humanos y de marketing, mientras que la tercera se refiere a estrategia
competitiva. (Planellas, 2010).
El diccionario de negocios define una estrategia empresarial como una estrategia que reconoce los
factores que actualmente afectan a la empresa y sus competidores, así como los factores que pueden
afectar a la empresa y a sus competidores en el futuro. (Ehowenespanol, 2013).
LA ROCA S.A es una compañía que tiene las siguientes estrategias para ganar posicionamiento en
el sector privado, de acuerdo a lo indicado por su gerente de operaciones Ing. Estevan Troya a
continuación las presentamos:
Fabricación de productos alternativos.
Evaluación continua del mercado.
Promoción y publicidad de los servicios de La ROCA S.A.
Coordinación en ventas para visitas a clientes, apertura de punto de ventas.
Enfoque en el negocio clave de cemento, concreto premezclado y agregados.
Ofrecer a los clientes la mejor propuesta de valor.
Maximizar la eficiencia operativa de la empresa.
Fortalecer la estructura de capital y recuperar la flexibilidad financiera de empresa La
ROCA S.A.
8
Atraer, retener y desarrollar un equipo de ejecutivos de clase mundial.
Fomentar el desarrollo sustentable de la empresa La ROCA S.A.
1.1.1.6 Principios y Valores
1.1.1.6.1 Principios
“Los Principios Empresariales son un conjunto de valores y normas que guían el actuar de todos los
colaboradores y que sirven de marco referencial para la toma de decisiones en los distintos ámbitos
del negocio.” (Memoriamasisa, 2013).
El Ing. Estevan Troya da a conocer que la empresa La Roca tiene como principios los siguientes:
El crecimiento de cada trabajador de la empresa La Roca es compromiso del equipo
directivo.
Todos los clientes deben ser tratados con mucha cordialidad y satisfacer todas sus
exigencias respecto del servicio de la empresa
Los trabajadores deben tener un sentido de pertenecía a la empresa y llevará a la práctica
estos principios en su vida diaria.
Desarrollo humanos integral de nuestros empleados.
La empresa promueve un lugar seguro para trabajar.
Los trabajadores y todos los directivos promulgan la calidad de su servicio y el
mejoramiento constante, generando confiabilidad.
La atención a los clientes de la empresa debe ser con calidez y personalizada.
La organización del trabajo se la realiza por equipos.
El trato debe ser con mucha cordialidad no solo a los clientes sino entre los mismos
trabajadores de la empresa.
9
La innovación es la herramienta por lo que la empresa está en búsqueda de nuevas
tecnologías y creativas estrategias que permitan mejorar el servicio que ofrece
1.1.1.6.2 Valores
Los valores corporativos son elementos de la cultura empresarial, propios de cada compañía. Dadas
sus características competitivas, las condiciones de su entorno, su competencia y la expectativa de
los clientes y propietarios.
“Específicamente estamos hablando de conceptos, costumbres, actuaciones, actitudes.
Comportamientos o pensamientos que la empresa asume como norma o principios de conducta o
que se propone tener o lograr una característica distinta de su posicionamiento y/o de sus variables
competitivas.” (Mejía, 2011).
La empresa LA ROCA tiene los siguientes valores de acuerdo a lo que indica su Gerente de
Operaciones Ing. Estevan Troya:
La lealtad con pertenencia, confidencialidad
Capacidad del talento humano de la empresa y esfuerzo en el logro de los objetivos
estratégicos.
La confidencialidad en la realización del trabajo, no divulgando a terceras personas.
Excelencia en el logro de objetivos con calidad, esfuerzo, empeño y coraje para lograr
resultados exitosos del trabajo.
Trabajo de excelencia en el trabajo diario.
Trabajo con responsabilidad, profesionalismo y constancia
Cumplimiento de los compromisos del trabajo diario.
Involucrarnos a fondo en cada tarea con la motivación de que en ello se sustenta el
crecimiento de nuestra empresa.
Honestidad en el ejercicio de cada una de las operaciones.
10
1.1.2Micro ambiente
Son grupos o elementos de interés interno, que ejercen influencia en las actividades de la organización
y caen dentro de la responsabilidad de un Gerente o Director.
Se refiere a todo lo que está dentro de la organización es decir a la cultura organizacional, al clima
organizacional, etc.
El análisis del entorno interno consiste en el estudio de los diferentes factores o elementos que pueden
existir dentro de la empresa. (Briceño, 2014)
Son todas las fuerzas que una empresa puede controlar y mediante las cuales se pretende lograr el
cambio deseado. Entre ellas tenemos a los proveedores, la empresa en sí, los competidores,
intermediarios, clientes.
En el análisis interno se identifican y evalúan diferentes factores que existen dentro de la empresa
“LA ROCA S.A” en este factor se realiza un análisis con el objetivo de conocer los recursos y las
capacidades que tiene la empresa para poder formular estrategias que le permitan aprovechar las
fortalezas o reducir las debilidades.
1.1.2.1 Clientes
Son conocidos como los compradores o personas que adquieren los bienes o servicios que ofrece una
organización. Los clientes son quizá las variables directas de mayor importancia para las
organizaciones, ya que la mayoría de ellas debe detectar los cambios en las preferencias de los
consumidores para que estos continúen prefiriendo sus productos y no solicitar los de la competencia.
(Gestiopolis, 2014).
Los principales clientes de la empresa “LA ROCA .SA” son los siguientes:
Municipio de Quito
Seguros Colonial
Municipio de Ibarra
Municipio de Rumiñahui
Municipio de Pujilí
Arq. Guevara Carola
Etinar S.A
Rancho San Francisco
11
1.1.2.2 Proveedores
Son todas aquellas organizaciones, personas o agentes que facilitan los insumos necesarios para que
una empresa produzca su bien o servicio. Estos insumos o recursos adquiridos afectan de manera
directa la calidad, costo y plazo de entrega para cualquier bien o servicio.
Los principales insumos que el proveedor ofrece al comprador pueden ser préstamos monetarios,
equipos, servicios, materiales o energía necesaria para que instalaciones funcionen adecuadamente.
(Gestiopolis, 2014).
Los Proveedores de la empresa “LA ROCA .SA” son los siguientes:
Graiman Cia. Ltda
Rejapon S.A
Abambari Clavijo Luis Antonio
Asitimbay Sotamba Fausto Patricio
Dicaram S.A
Automatizaciones SIMOTIC CIA. LTDA
Acepromed Cia. Ltda
Importadora Muñoz Ordoñez Cia Ltda
La Llave S.A
Insernin C.A
Autocomercio Astudillo & Astudillo
Autec S.A
Los proveedores es una oportunidad para la empresa “LA ROCA S.A ya que el contar con
servicios y productos de calidad la empresa puede mejorar el servicio a los clientes.
1.1.2.3 Competencia
“Las firmas que comercializan productos que son similares o que pueden sustituirse por los
productos de un comerciante en la misma área geográfica” (Fred, 2010).
Al identificar a los competidores, es importante saber que éstos pueden ser directos o indirectos. Es
fácil saber quiénes son sus competidores directos, dado que venden el mismo producto o servicio
que usted. Para identificarlos basta con consultar la sección amarilla, recorrer el área en la cual se
pretende establecer, consultar los periódicos locales, etcétera. Por otro lado, los competidores
indirectos son los que venden productos o servicios a su mercado aunque no exactamente lo
mismo. Es decir, ellos compiten por el dinero del mercado.
12
La competencia de la empresa “LA ROCA .S.A” son los siguientes:
Minerosa
Semaica
Constructora Granda Dávila
Ecuaconcreto Construcciones
SercuveCia. Ltda
CONSTRUECUADOR
Constructora Naranjo Ordoñez
Proinmobiliaria
La competencia es una amenaza para la empresa “LA ROCA .S.A” ya que si se da una baja de
precios en otras empresas constructoras las ventas disminuyen.
1.1.3 Productos y Servicios
Productos
Piedra
Las principales características de la piedra natural son su resistencia a distintos tipos de esfuerzos y
su aspecto, noble y natural. Las etapas por las que pasa una roca, desde el yacimiento en que se
encuentra en la naturaleza, hasta que se puede contemplar en una construcción, constituyen todo un
proceso. Roca Ornamental es la piedra natural que ha sido seleccionada, desbastada o cortada en
determinada forma o tamaño con o sin una o más superficies elaboradas mecánicamente.
La razone por las cuales escoger la piedra es por su garantía de resistencia y durabilidad, térmica,
maleable, fácil de colocar y mantener, la variedad en sus tonalidades genera diseños únicos.
13
Mármoles
Los mármoles tienen gran variedad de colores y tras
un proceso de pulido por abrasión, alcanzan alto
nivel de brillo natural, es decir, sin ceras ni
componentes químicos. Se utiliza principalmente en
la construcción, decoración y escultura. A veces es
translúcido, de diferentes colores, como blanco, marrón, rojo, verde, negro, gris, amarillo, azul, y
que puede aparecer de coloración uniforme, jaspeado (a salpicaduras), veteado (tramado de líneas)
y diversas configuraciones o mezclas entre ellas.
Granito
La característica principal del granito es su total
transparencia. Esto le permite convertirse en un
material ideal para cualquier tipo de decoración. Es
una piedra totalmente resistente. Su composición
100% natural le permite tener una larga vida útil. Muy utilizado para el revestimiento de paredes
exteriores. Posee características que le permiten convertirse en un excelente aislante de la
humedad. También funciona como aislante térmico, por lo que una vez que revistas tu casa con esta
piedra, los cambios de temperatura no se sentirán en el interior. Se emplea como adoquín y
baldosín en la cimentación, pavimentación y revestimiento.
Triturados
La piedra triturada también es conocida como roca
angular. Este tipo de piedras se forma de
agregados de construcción. Generalmente se
produce por la industria minera. La roca es
removida hasta el tamaño deseado, con
trituradoras. Es distinto de la grava que se produce por procesos naturales de meteorización y
erosión y tiene una forma más redondeada. La piedra triturada es uno de los materiales clave para
la construcción de carreteras aunque también se emplea para balasto de ferrocarril, ornamento de
jardines y como material compuesto del hormigón y asfalto.
Existen varios colores para diferentes alternativas de decoración, es también muy utilizada en
centros turísticos y balnearios.
14
Tallados
Realizan tallados con calidad según pedido del
cliente. La empresa tiene verdaderas obras de
arte en piedra natural como Piletas, Jardineras,
Letreros, Bolardos, etc.
Servicios
La compañía La Roca S.A. brinda los siguientes servicios:
Asesoramiento técnico eficiente en el almacén y en obra
Amplio Catálogo de Productos.
Realizan diseños previos, hasta lograr su satisfacción.
Respecto del transporte llevan el material al punto que requiera el cliente.
Seriedad y puntualidad en la entrega.
Maquinaria de producción de última generación.
Estricto control del proceso de producción y calidad.
Cuentan con el personal calificado para el proceso de instalación.
Mantenimiento de la piedra, servicio integral de limpieza y protección.
Obras
La empresa La Roca S.A. ha realizado las siguientes obras que se ven reflejadas en:
Villa del Carmen.
Teatro Sucre.
Seguros Colonial.
San Diego.
Rancho san Francisco.
Plaza Santa Prisca.
Plaza San Blas.
Plaza de la Independencia.
Nuevo Aeropuerto Internacional Quito.
Parque Tumbaco.
15
Parque Lineal Machángara.
Parque Gabriela Mistral.
Parque Alameda.
Naciones Unidas.
Municipio Rumiñahui.
Plaza Indoamérica.
Iglesia La Merced.
Adoquinado Corpus Christi.
Plaza Foch.
ESPEC.
Parque El Ejido.
Congreso.
Concha Acústica.
Calle Cuenca.
Biblioteca Municipal.
Ave. José María Alemán.
Calle Cotopaxi.
1.1.4 Estructura Organizacional
La estructura organizacional es un medio del que se sirve una organización cualquiera para conseguir
sus objetivos con eficacia, puede ser definida como las distintas maneras en que puede ser dividido el
trabajo dentro de una organización para alcanzar luego la coordinación del mismo orientándolo al
logro de los objetivos. (Blogspot, 2010)
A continuación se encuentran los organigramas de la empresa LA ROCA S.A, la misma que está
compuesta por las siguientes direcciones:
Dirección de Operaciones
Dirección Comercial
Dirección de Talento Humano
16
Figura 1.1 Organigrama Estructural
Por: (La Roca S.A, 2014)
17
ORGANIGRAMAS POR ÁREAS:
Figura 1.2 Dirección de Operaciones
Por: (La Roca S.A, 2014)
18
Figura 1.3 Dirección Comercial
Por: (La Roca S.A, 2014)
19
Figura 1.4 Dirección de Talento Humano Por: (La Roca S.A, 2014)
1.1.5Organismos de Control
Servicio De Rentas Internas (SRI)
La compañía La Roca S.A. es una compañía que debe cumplir
mensualmente con las siguientes obligaciones ante la autoridad
reguladora que es el SRI:
Anexo de compras y retenciones en la fuente por otros conceptos
Anexo de relación de dependencia
20
Declaración de Impuesto a la Renta de Sociedades
Declaración de Retenciones en la Fuente
Declaración Mensual del IVA (Servicio de Rentas Internas, 2010)
Instituto Ecuatoriano De Seguridad Social (IESS)
La compañía La Roca S.A. en el ejercicio de sus obligaciones con sus
trabajadores y ante el organismo regulador, como es derecho de los
trabajadores, el patrono que en este caso es la empresa, ha procedido a
afiliar a sus empleados desde el primer día de labores, como consta en
el Código de Trabajo, cumpliendo con el pago de las aportaciones
patronales y personales mensualmente, fondo de reserva y demás
beneficios de ley.
Para el análisis de esta tesis se ha tomado los siguientes artículos de la Ley de Seguridad Social, se
presentan a continuación:
Ley De Seguridad Social
De Los Asegurados Obligados
Art. 9.- Para los efectos de la protección del Seguro General Obligatorio:
b) Es administrador o patrono de un negocio toda persona que emplea a otros para que ejecuten una
obra o presten un servicio, por cuenta suya o de un tercero. (Asamblea Nacional del Ecuador, 2010)
La empresa LA ROCA S.A., dedicada a la transformación, importación, distribución y
comercialización de piedras ornamentales y acabados finos para la construcción, obras civiles,
prestación de servicios generales, que es su papel de patrono siendo que emplea o tiene a su cargo
otras personas con relación laboral, cumple con de afiliar a todos sus trabajadores y por ley
(mencionada en la presente) y en forma obligatoria, siempre que exista un contrato de trabajo
legalmente extendido.
De Las Prestaciones De Salud
Art. 102.- Alcance De La Protección.- El Seguro General de Salud Individual y Familiar protegerá al
asegurado contra las contingencias de enfermedad y maternidad, dentro de los requisitos y
21
condiciones señalados en este Título. La prevención de accidentes de trabajo y enfermedades
profesionales estará a cargo del Seguro General de Riesgos del Trabajo.
El afiliado, su cónyuge o conviviente con derecho, y sus hijos menores hasta los seis (6) años de edad,
así como el jubilado, serán beneficiarios de acciones integrales de fomento y promoción de la salud,
prevención, diagnóstico y tratamiento de enfermedades no profesionales, recuperación y rehabilitación
de la salud individual.
Las beneficiarias del seguro de maternidad recibirán atención de embarazo, parto y puerperio.
Se accederá a las prestaciones de salud de este Seguro en condiciones de libre elección del prestador
de servicios de salud, público o privado, dentro de las limitaciones señaladas en este Título.
(Asamblea Nacional del Ecuador, 2010)
La empresa La Roca S.A., en su relación laboral con sus empleados les brinda la oportunidad de
recibir el servicio de salud que beneficia a sus familias y a los trabajadores mismos, producto de la
afiliación al IESS. Es un derecho irrenunciable.
Superintendencia de Compañías
“La Superintendencia de Compañías es el organismo técnico, con autonomía
administrativa y económica, que vigila y controla la organización, actividades,
funcionamiento, disolución y liquidación de las compañías y otras entidades en las circunstancias y
condiciones establecidas por la Ley”. (Superintendencia de Compañias, 2013)
La empresa La Roca S.A., está regulada por la Superintendencia de Compañías, tiene en su
rendición de cuentas como sociedad anónima responder según el criterio tomado de la Ley de
compañías:
Ley De Compañías
De La Compañía Anónima
Art. 143.- La compañía anónima es una sociedad cuyo capital, dividido en acciones negociables, está
formado por la aportación de los accionistas que responden únicamente por el monto de sus acciones.
Las sociedades o compañías civiles anónimas están sujetas a todas las reglas de las sociedades o
compañías mercantiles anónimas.
Art. 144.- Se administra por mandatarios amovibles, socios o no. La denominación de esta compañía
deberá contener la indicación de "compañía anónima" o "sociedad anónima", o las correspondientes
siglas. No podrá adoptar una denominación que pueda confundirse con la de una compañía
preexistente. Los términos comunes y aquellos con los cuales se determine la clase de empresa, como
"comercial", "industrial", "agrícola", "constructora", etc., no serán de uso exclusive e irán
acompañadas de una expresión peculiar. (Slideshare, 2014)
22
La empresa La Roca S.A., como personas jurídicas cumple con las disposiciones desde su
constitución y el monto de su capital hasta la rendición de cuentas de las acciones.
Ministerio de Relaciones Laborales
La empresa está obligada a acatar las disposiciones emitidas por este
ministerio, debiendo cumplir con el pago de la décima tercera y
décima cuarta remuneración en los meses respectivos y también con
el pago de utilidades a cada uno de sus empleados por el tiempo que
hayan brindado sus servicios.
Código De Trabajo De Las Obligaciones Del Empleador Y Del Trabajador
Art. 48.- Jornada especial.- Las comisiones sectoriales y las comisiones de trabajo determinarán las
industrias en que no sea permitido el trabajo durante la jornada completa, y fijarán el número de horas
de labor.
Art. 83.- Plazo para pagos.- El plazo para el pago de salarios no podrá ser mayor de una semana, y el
pago de sueldos, no mayor de un mes.
Art. 84.- Remuneración semanal, por tarea y por obra.- Si el trabajo fuere por tarea, o la obra de
las que pueden entregarse por partes, tendrá derecho el trabajador a que cada semana se le reciba el
trabajo ejecutado y se le abone su valor. (Asamblea Nacional del Ecuador, 2010)
La empresa La Roca S.A., está regulada por el Ministerio de Relaciones Laborales y a sus
empleados como corresponde a la Ley y por derecho procede al pago de la décima tercera y décima
cuarta remuneración en los meses respectivos y también con el pago de utilidades a cada uno de sus
trabajadores.
23
CAPÍTULO II
2. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
El análisis situacional es el estudio del medio en que se desenvuelve la empresa en un determinado
momento, tomando en cuenta los factores internos y externos mismos que influyen en cómo se
proyecta la empresa en su entorno.
El análisis situacional que considera y estudia factores tanto internos como externos de la
organización es importante pues ayuda a orientar las decisiones gerenciales necesarias para hacer
competitiva la organización y además da a conocer los aspectos sobre los cuales debe tener
información el estratega de la empresa.
Figura 2.1 Diagnostico Situacional
Por: (Financial Red, 2013)
A la empresa “LA ROCA S.A” el análisis situacional orientará las decisiones gerenciales
necesarias para mejorar la productividad de la empresa haciéndola más competitiva, en la medida
que se hagan los ajustes necesarios que les permitan determinar los aspectos positivos y negativos
tanto del entorno como de la empresa.
24
2.1Análisis Externo
El análisis externo consiste en estudiar todas aquellas variables económicas, políticas, sociales,
tecnológicas, entre otras, que afectan el normal desenvolvimiento de la Compañía y que por sus
características no pueden ser reguladas o manipuladas por la Empresa directamente para el
cumplimiento de sus objetivos institucionales.
Figura 2.2 Análisis Externo
Por: (Iberoonline, 2011)
En la empresa “LA ROCA S.A” para poder introducir los cambios que la empresa requiere, es
necesario hacer un profundo análisis de la situación actual, atendiendo a los factores que tienen
influencia en la actividad que desarrolla la empresa.
2.1.1Macro ambiente
El macroentorno se refiere a todos aquellos aspectos relacionados con el exterior de la empresa.
Los Factores Socio Culturales, Factores Tecnológicos, Factores Económicos, Factores Político
Legales, y Factores Globales son claros ejemplos de este apartado. (Gestiopolis, 2014).
Son fuerzas que rodean a la empresa, sobre las cuales la misma no puede ejercer ningún control.
Podemos citar el rápido cambio de tecnología, las tendencias demográficas, las políticas
25
gubernamentales, la cultura de la población, la fuerza de la naturaleza, las tendencias sociales, etc.;
fuerzas que de una u otra forma pueden afectar significativamente y de las cuales la empresa puede
aprovechar las oportunidades que ellas presentan y a la vez tratar de controlar las amenazas.
(Slideshare, 2010)
El diagnóstico del macroentorno para la empresa “LA ROCA S.A” tiene como objetivo
fundamental, identificar y prever los cambios que se producen en términos de su realidad
actual y comportamiento futuro. Esos cambios deben ser identificados en virtud de que ellos
puedan producir un impacto favorable (oportunidad) o adverso (amenaza). Tiene que
prepararse para aprovechar las oportunidades o para contrarrestar las amenazas.
Los cambios que se dan en el macroentorno de la empresa pueden tener un impacto directo
en su funcionamiento, debido a que influyen en el desarrollo de sus actividades. Los factores
externos están sujetos a cambios continuos, y por esta razón la empresa debe estar en la
capacidad de adaptarse a dichos cambios.
2.1.1.1Factor Económico
Los cambios económicos pueden generar oportunidades o amenazas para los administradores; cuando
la economía pasa por un buen momento, las empresas aprovechan la creciente demanda de productos
o servicios para disponer de recursos que les permitan crecer o expandirse. De lo contrario cuando la
economía pasa por una crisis, caso de las recesiones, la demanda disminuye aumentando el desempleo
y disminuyendo las utilidades. (Gestiopolis, 2014).
Muchos mercados se están globalizando cada vez más. Ningún negocio, sea grande o pequeño, está a
salvo de la competencia internacional, debido a las facilidades que la tecnología ofrece a personas de
todo el mundo. En la actualidad se está registrando un movimiento hacia gigantescos mercados
mundiales, donde es posible perseguir economías de escala en la producción, el marketing y la
distribución. (Chiavenato, 2010)
Para la empresa “LA ROCA S.A” es necesario analizar el factor económico ya que depende
directamente de esta variable para determinar su proyección presupuestaria y realizar las
modificaciones a sus estrategias para alcanzar las metas establecidas.
Inflación
En economía la inflación es el aumento sostenido y generalizado del nivel de precios de bienes y
servicios, medido ante un poder adquisitivo. Se define también como la caída en el valor de
mercado o del poder adquisitivo de una moneda en una economía en particular.
26
Es el aumento de precios de bienes y servicios en un determinado tiempo. La inflación es una
medida estadística que se la obtiene atreves del Índice de precios al consumidor.
Tabla 2.1 Porcentajes de la Inflación
AÑO INFLACION EN PORCENTAJES
2009 4,31%
2010 3,33%
2011 5,41%
2012 4,16%
2013 2,70%
2014 3,67%
Nota: Muestra la inflación de los 6 últimos años; Adaptado de, (Banco Central del Ecuador, 2014)
Figura 2.3 Inflación en Porcentajes
Adaptado de, (Banco Central del Ecuador, 2014)
De acuerdo a lo analizado podemos decir que esta variable es una amenaza para la empresa
“LA ROCA S.A” por el incremento de precios, es un tema preocupante que intervienen en
4,31%
3,33%
5,41%
4,16%
2,70%
3,67%
2009 2010 2011 2012 2013 2014
AÑOS
INFLACION EN PORCENTAJES
27
todo plan de negocios y en la evaluación de alternativa de inversión. Particularmente para la
actividad de la producción es sensible y conspira seriamente con la factibilidad de llevar
adelante las actividades de la empresa.
2.1.1.2 Factor Político - Legal
Los factores político-legales establecen las reglas del ámbito de trabajo en el que se desenvuelven
la empresa. En todo sistema económico, las instituciones públicas cumplen una serie de funciones,
para ejercerlas, emiten normas y regulaciones. La cantidad e intensidad de las mismas oscila
enormemente entre los diversos sectores y organizaciones.
Una característica importante del país es su inestabilidad y precariedad en términos políticos.
Constitución Política Del ECUADOR
Art. 33.- El trabajo es un derecho y un deber social, y un derecho económico, fuente de realización
personal y base de la economía. El Estado garantizará a las personas trabajadoras el pleno respeto a
su dignidad, una vida decorosa, remuneraciones y retribuciones justas y el desempeño de un trabajo
saludable y libremente escogido o aceptado.
Art. 276.-El régimen de desarrollo tendrá los siguientes objetivos:
Numeral 2: Construir un sistema económico, justo, democrático, productivo, solidario y sostenible
basado en la distribución igualitaria de los beneficios del desarrollo, de los medios de producción y
en la generación de trabajo digno y estable.
Art. 284.-La política económica tendrá los siguientes objetivos:
Numeral 6. Impulsar el pleno empleo y valorar todas las formas de trabajo, con respeto a los
derechos laborales.
Art. 325.- El Estado garantizará el derecho al trabajo. Se reconocen todas las modalidades de
trabajo, en relación de dependencia o autónomas, con inclusión de labores de auto sustento y
cuidado humano; y como actores sociales productivos, a todas las trabajadoras y trabajadores.
En base a lo mencionado la empresa “LA ROCA S.A”, se rige al siguiente marco legal:
28
Ley de Compañías
Ley de Régimen Tributario Interno
Código de Trabajo
Ley de Seguridad Social
Ley del Medio Ambiente
Ordenanzas Municipales
2.1.1.3 Factor tecnológico
Los cambios tecnológicos en el proceso se relacionan con las modificaciones en la forma en que se
fabrican los productos o la forma de administrar las empresas. (Gestiopolis, 2014).
“El desarrollo de productos o procesos nuevos, así como los adelantos científicos, que pueden
afectar las actividades de la organización.” (Stoner, Freeman, & Gilbert, 2010)
Al hablar de tecnologías nos referimos al uso de técnicas que involucran la aplicación de nuevos
avances, es decir, el conocimiento científico del medio ambiente del hombre y sus propiedades, lo
cual requiere de la inversión de grandes cantidades de capital.
La tecnología capacita para el logro de nuevos productos y servicios.
La tecnología posibilita aumentos de la productividad, que revierten en disminuciones del
coste unitario de obtención del bien o servicio.
La tecnología afecta a la estructura de cualquier empresa.
Esta variable es una oportunidad para la empresa “LA ROCA S.A” ya que el uso de la tecnología
le permitirá a la empresa reducir costos y tiempo para brindar un mejor servicio a sus clientes.
2.2Análisis FODA
El análisis FODA tiene múltiples aplicaciones y puede ser usado por todos los niveles de la
corporación y en diferentes unidades de análisis tales como producto, mercado, producto-mercado,
línea de productos, corporación, empresa, división, unidad estratégica de negocios, etc.
29
Muchas de las conclusiones obtenidas como resultado del análisis FODA, podrán serle de gran
utilidad en el análisis del mercado y en las estrategias de mercadeo que diseñe y que califiquen para
ser incorporadas en el plan de negocios. (DeGuate, 2014).
“El FODA es un marco conceptual para un análisis sistemático que facilita el apareamiento entre las
amenazas y oportunidades externas con las debilidades y fortalezas internas de la organización.
La identificación de fortalezas y debilidades de las compañías, así como las oportunidades y las
amenazas en las condiciones externas, se considera como una actividad común de las empresas. Lo
que suele ignorarse es que la combinación de estos factores pueden requerir de distintas decisiones
estratégicas”. (Serna, 2010)
Figura 2.4 Análisis FODA
Por: (Dirección de Marketing, 2011)
2.2.1Matriz de FODA
La Matriz FODA es una herramienta que sirve para analizar la situación competitiva de una
organización, e incluso de una nación. Su principal función es detectar las relaciones entre las
variables más importantes para así diseñar estrategias adecuadas, sobre la base del análisis del
ambiente interno y externo que es inherente a cada organización (Flyer, 2010)
30
Con los resultados del análisis FODA empresa deberá definir una estrategia. Existen distintos tipos
de estrategia empresariales:
Defensiva: La empresa está preparada para enfrentarse a las amenazas. Si su producto o servicio ya
no se considera líder, ha de resaltar lo que le diferencia de la competencia. Cuando baje la cuota de
mercado, ha de buscar clientes que le resulten más rentables y protegerlos.
Ofensiva: La empresa debe adoptar una estrategia de crecimiento. Cuando las fortalezas son
reconocidas por sus clientes, es posible atacar a la competencia para resaltar las ventajas propias.
Cuando el mercado está maduro es posible tratar de “robar” clientes lanzando nuevos modelos o
servicios.
Supervivencia: La empresa se enfrenta a amenazas externas sin las fuerzas internas necesarias para
luchar contra la competencia. Es aconsejable dejar las cosas tal y como están hasta que se asienten los
cambios que se producen.
Reorientación: Aparecen oportunidades que se pueden aprovechar, pero la empresa carece de la
preparación adecuada. Será necesario cambiar de política o de producto o servicio porque los actuales
no están dando los resultados esperados.” (Guiadelacalidad, 2010).
Mediante el análisis realizado al funcionamiento y actividades que desarrolla la empresa “LA
ROCA S.A” de detectaron las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que se detallan en
la siguiente tabla:
31
Tabla 2.2Matriz FODA de la empresa “LA ROCA S.A”
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
Poseen tecnología actualizada y automatizada
para el procesamiento de la piedra.
Sus proyectos de infraestructura e ingeniería
son de calidad.
La empresa cuenta con experiencia y
profesionalismo para realizar sus actividades.
La empresa tiene calidad en los productos y
servicios que ofrece.
El personal administrativo es comprometido
con la empresa.
La política de impulsar el consumo de la
producción nacional influye para que haya un
crecimiento de la demanda.
El acceso a la tecnología le permitirá a la
empresa reducir costos, tiempo y brindar un
mejor servicio a sus clientes.
Nueva oferta de servicios y productos de
calidad por parte de proveedores que permitirán
ampliar el portafolio de clientes.
DEBILIDADES AMENAZAS
Débil control interno administrativo y
financiero.
Falta de conocimiento de políticas, planes y
estrategias a nivel operativo de la empresa
Inobservancia al manual de funciones y
procedimientos.
Falta delimitación de funciones
Manual de procedimientos incompleto
La inflación refleja el incremento de precios, la
actividad de la construcción es sensible y
conspira seriamente con la factibilidad de llevar
adelante las actividades de la empresa.
Gran crecimiento de oferta del sector de la
construcción.
Políticas estatales que afectan directamente al
sector de la construcción
Regulaciones ambientales.
Nota: Describe los factores de la matriz
32
CAPÍTULO III
3. AUDITORÍA DE GESTIÓN
3.1 Definiciones sobre Auditoría
Es un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva, las evidencias relacionadas con
informes sobre actividades económicas y otras situación que tienen una relación directa con las
actividades que se desarrollan en una entidad pública o privada.
El fin del proceso consiste en determinar el grado de precisión del contenido informativo con las
evidencias que le dieron origen, así como determinar si dichos informes se han elaborado observando
principios establecidos para el caso. (Winkle, 2010)
“Es la revisión de estados financieros contables para efecto de dictamen de los mismos y
evaluación de su control interno” (Álvarez, 2010)
La evidencia que la auditoría es un proceso mediante el cual se realiza el examen sistemático y
estructurado para conseguir y evaluar de manera objetiva, las evidencias que se encuentre en las
operaciones relacionadas con las actividades financieras, administrativas y de gestión, con los
respectivos informes sobre las actividades económicas y otras que se desarrollen en relación directa
con las actividades que se desarrollan.
3.2 Importancia de la Auditoría
Es importante realizar una Auditoría por año a fin de mantener un control regular sobre la empresa.
Aunque a simple vista parezca un proceso difícil, la Auditoría es una técnica fundamental para el
desarrollo y crecimiento de cualquier empresa, dado que le otorgará interesantes posibilidades de
cambio, perfeccionamiento y desarrollo ordenado para las empresas y organizaciones.
Importancia de Realizar una Auditoría
Identifica los riesgos de la empresa.
Otorga confianza a los directivos, integrantes y clientes.
Previene errores y fraudes.
Proporciona una mejora continua a la Compañía.
33
3.3 Clases de Auditoría
Auditoría Externa: La Auditoría Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la razón
habilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda aquella
información producida por los sistemas de la organización.
Auditoría Interna: Las auditorías internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor
interno tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones y
se preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos y procedimientos de control interno.
Auditoría Financiera: La auditoría financiera examina a los estados financieros y a través de ellos
las operaciones financieras realizadas por el ente contable, con la finalidad de emitir una opinión
técnica y profesional.
Auditoría Operacional: Es la acumulación y examen sistemático y objetivo de evidencia con el
propósito de expresar una opinión independiente sobre: la eficacia de los sistemas de
administración y de los instrumentos de control interno incorporados a ellos, y la eficiencia,
eficacia, y economía de las operaciones.
Auditoría de Cumplimiento: Es la comprobación o examen de las operaciones financieras,
administrativas, económicas y de otra índole de una entidad para establecer que se han realizado
conforme a las normas legales.
Auditoría de Rendimiento: Es un examen independiente de la efectividad y la eficiencia de las
empresas los programas y las organizaciones del gobierno en realicen con la economía, el obtiene
principal es generar mejoras.
Auditoría de Gestión: Es aquella que se realiza para evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el
logro de los objetivos previstos por la organización y con los que se han manejado los recursos.
3.4 Auditoría de Gestión
“Una auditoría de gestión es la revisión analítica total o parcial de una organización con el
propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor
y lograr una ventaja competitiva sustentable”. (Franklin, 2010, pág. 11)
34
Es importante añadir que la auditoría de gestión abarca una revisión de los objetivos, planes y
programas de la empresa; su estructura orgánica y funciones; sus sistemas, procedimientos y
controles; el personal y las instalaciones de la empresa.
3.4.1 Definición
Es la evaluación de todo o parte de los procesos de una organización en términos de eficiencia,
efectividad, economía, ética y ecología con la finalidad de informar los resultados obtenidos y
proponer recomendaciones para optimizar la gestión institucional en el corto, mediano y largo plazo.
(Badillo, 2010, pág. 5)
La auditoría de gestión es aquella que se realiza para evaluar el grado de eficiencia y eficacia que
tiene la empresa en el logro de los objetivos conocidos por la organización y con los que se han
tratado los recursos.
La Auditoría de Gestión es definida como un examen sistemático y de evaluación profesional de
las actividades realizadas en un sector, dentro del marco legal, determinar su grado de eficiencia,
eficacia, y por medio de las recomendaciones que a efecto se formulen, promover la correcta
administración de los recursos de la entidad.
3.4.2 Características
Las características de la Auditoría de Gestión son las siguientes:
Mide el cumplimiento de los planes y programas en un período de tiempo determinado.
Concentra el análisis hacia actividades y procesos de cada entidad, aplicando indicadores
que midan adecuadamente la gestión realizada.
Mide la contribución de la entidad en el desarrollo de la comunidad, estableciendo el
beneficio o pérdida social.
Determina el comportamiento de las cifras durante un período de análisis y sus variaciones
significativas.
35
Verifica tendencias, desviaciones y participaciones.
Contribuye a que las entidades mejoren la eficiencia administrativa y financiera en el
manejo de los recursos asignados para su funcionamiento.
3.4.3 Alcance de la Auditoría
“El área de influencia que abarca la auditoría de gestión comprende la totalidad de una
organización en lo correspondiente a su estructura, niveles, relaciones y formas de actuación”.
(Franklin, 2010, pág. 13)
El alcance tiene que ver, con la extensión del examen que se realiza, si se van a examinarlos
procesos en su totalidad, o solo uno de ellos, por otro lado el alcance también puede estar referido
al periodo que se examina y estos pueden ser de un año, de un mes, de una semana y también
podría ser hasta de varios años.
Aspectos Generales del Alcance de Auditoría
Naturaleza Jurídica.
Criterios de Funcionamiento.
Estilos de Administración.
Enfoque Estratégico.
Sector de Actividad.
Giro Industrial.
Ámbito de Operación.
Tamaño de la Empresa.
Número de Empleados.
Relaciones de Coordinación.
Desarrollo Tecnológico.
Sistemas de Comunicación e Información.
Nivel de Desempeño.
Trato a Clientes.
Entorno.
Generación de bienes, servicios, capital y conocimiento.
Sistemas de calidad.
36
3.4.4 Objetivos
Por sus características, la auditoría administrativa constituye una herramienta fundamental para
impulsar el crecimiento de las organizaciones, toda vez que permite detectar en qué áreas se
requiere de un estudio más profundo, que acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias,
como superar obstáculos, como imprimir mayor cohesión al funcionamiento de dichas áreas y,
sobre todo, realizar un análisis causa-efecto que concilie en forma congruente los hechos con las
ideas.
En virtud de lo anterior, es necesario establecer el marco para definir objetivos congruentes cuya
cobertura encamine las tareas hacia resultados específicos. Entre los criterios más sobresalientes
para lograrlo se pueden mencionar. Los objetivos de la Auditoría de Gestión son:
De Control: Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el
comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.
De Productividad: Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de
acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.
De Organización: Determinan que su curso apoye la definición de la estructura, competencia,
funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad.
De Servicio: La organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y
cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes.
De Calidad: Disponen que tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus
contenidos y ámbitos.
De Cambio: La transforman en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la
organización.
De Aprendizaje: Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para
que la organización pueda asimilar sus experiencias.
De Toma de Decisiones: Traducen su puesta en práctica y resultados en un sólido instrumento de
soporte al proceso de gestión de la organización.
37
3.4.5 Importancia
Es de gran importancia ya que se toma en consideración las distintas leyes, normas, principios y
reglamentos administrativos el mismo que se aplica tanto para el Sector Público como el Privado,
buscando de esta manera poder satisfacer las diferentes perspectivas del personal de las
instituciones y ayudando de esta manera al desarrollo institucional de la organización.
3.5 Control Interno
El control interno se define como un proceso, ejecutado por personal de la entidad, diseñado para
cumplir objetivos específicos. La definición es amplia, diseñado para cumplir objetivos específicos.
La definición es amplia, abarca todos los aspectos del control de un negocio, permitiendo así que un
director se centre en objetivos específicos. El control interno consta de cinco componentes
interrelacionados, los cuales son inherentes a la forma como criterio para determinar cuando el
sistema es objetivo. (Mantilla, 2010, pág. 13)
Es el conjunto en el que intervienen actividades, planes, acciones, políticas, normas, registros,
procedimientos y métodos, incluido el entorno y cualidades que desarrollan las autoridades y el
personal a su cargo, con el objetivo de prevenir posibles eventualidades de riesgo.
3.5.1 Concepto
Control interno es un proceso, ejecutado por el consejo de directores, la administración y otro personal
de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable con miras a la consecución de
objetivos en las siguientes categorías:
Efectividad y eficiencia de las operaciones.
Confiabilidad en la información financiera.
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
Esta definición refleja ciertos conceptos fundamentales:
El control interno es un proceso. Constituye un medio para un fin, no un fin en sí mismo.
El control interno es ejecutado por personas. No son solamente manuales de políticas y formas, sino
personas en cas nivel de una organización.
Del control interno esta engranado para la consecución de objetivos en una o más categorías separadas
per interrelacionadas. (Mantilla, 2010, pág. 14)
El sistema de Control Interno en una empresa forma parte del control y está constituido por el plan
de organización, la asignación de deberes y responsabilidades, son todos los métodos encaminados
a proteger y promover la eficiencia, para poder obtener información confiable segura y oportuna y
lograr la comunicación de políticas administrativas, estimular y evaluar el cumplimiento.
38
3.5.2 Objetivos
Cada entidad fija su misión, estableciendo los objetivos que espera alcanzar y las estrategias para
conseguirlos. Los objetivos pueden ser para la entidad, como un todo o específicas para las
actividades dentro de la entidad. Aunque muchos objetivos pueden ser específicos para las
actividades dentro de la entidad; algunos son ampliamente participados. Por ejemplo, los objetivos
comunes a casi todas las entidades son la consecución y el mantenimiento de una reputación positiva
dentro del comercio y los consumidores, proporcionando estados financieros confiables a los
accionistas, y operando en cumplimiento de las leyes y regulaciones.
Para este estudio, los objetivos se ubican dentro de tres categorías:
Operaciones, relacionadas con el uso efectivo y eficiente de los recursos de la entidad.
Información financiera, relacionada con la preparación de estados financieros públicos confiables.
Cumplimiento, relacionado con el cumplimiento de la entidad con las leyes y regulaciones aplicables.
Esta categorización sitúa el énfasis en aspectos separados del control interno. Tales categorías
distintas pero interrelacionadas (un objetivo particular se puede ubicar en más de una categoría)
orientas diversidad de necesidades y pueden ser responsabilidad directa de ejecutivos diferentes. Esta
categorización también permite distinguir lo que se puede esperar de cada categoría de control interno.
(Mantilla, 2010, pág. 17)
A continuación se detalla los objetivos del Control Interno:
39
Figura 3.1 Objetivos de Control Interno
3.5.3 Características
El Control Interno tiene como finalidad la efectividad y eficiencia de las operaciones, la suficiencia
y confiabilidad de la información y el cumplimiento de la normatividad.
La evaluación adecuada del Control Interno para el Auditor es un ahorro de tiempo y de
labor durante la realización del trabajo de auditoría.
SUFICIENCIA Y CONFIABILIDAD DE LA INFORMACIÓN
Esta información tendrá utilidad si su contenido es confiable y si es presentada a los usuarios con la debida oportunidad.
Será confiable si la organización cuenta con un sistema que permita su estabilidad, objetividad y verificabilidad.
EFECTIVIDAD Y EFICIENCIA DE LAS
OPERACIONES
Se debe tener la seguridad de que las actividades se cumplan cabalmente con un mínimo de esfuerzo y utilización de recursos.
Un máximo de utilidad de acuerdo con las autorizaciones generales especificadas por la administración.
CUMPLIMIENTO DE LAS LEYES Y
REGULACIONES APLICABLES
Este objetivo incluye las políticas que emita la alta administración.
Deben ser conocidas por todos los integrantes de la organización para que puedan adherirse a ellas .
40
El sistema de Control Interno permite al Auditor, efectuar una ponderación de la
importancia relativa y riesgo probable de las partidas a evaluar, sin que tenga la necesidad
de efectuar una revisión total. En otras palabras gracias a él, el Auditor se dirige a los aspectos y
actividades que más lo requieran e influyen en la toma de decisiones.
Para que el sistema de Control Interno cuente con un alto grado de confiabilidad, debe estar en
constante vigilancia, para que pueda revisar y actualizar permanentemente. El Control Interno es
una responsabilidad de la Administración de la Empresa auditada y el papel del Auditor frente al
mismo, es el de su evaluación y la formulación de sugerencias, para el Gerente de la empresa pueda
tomar decisiones.
3.5.4 Elementos
Los cinco elementos que tiene el Control Interno interactúan entre sí, y forman un sistema. Este
sistema debe estar formado según las actividades operativas que tiene la empresa. En cuanto más
este integrado el sistema de Control Interno a las actividades de la empresa, mayores serán las
posibilidades de éxito que tenga la misma.
3.5.5 Componentes
El control interno está compuesto por cinco componentes interrelacionados. Se derivan de la manera
como la administración dirige un negocio, y están integrados en el proceso de administración. Tales
componentes son:
Ambiente de Control. La esencia de cualquier negocio es su gente sus atributos individuales,
incluyendo la integridad, los valores éticos y la competencia y el ambiente en que ella opera. La gente
es el motor que dirige la entidad y el fundamento sobre el cual todas las cosas descansa.
Valoración de Riesgos. La entidad deber ser consciente de los riesgos y enfrentarlos. Debe señalar
objetivos, integrados con ventas, producción, mercadeo, finanzas y otras actividades de manera que
opere concertadamente. También debe establecer mecanismos para identificar, analizar y administrar
los riesgos relacionados.
Actividades de Control. Se deben establecer y ejecutar políticas y procedimientos para ayudar a
asegurarse que se están aplicando efectivamente las acciones identificada por la administración como
necesarias para manejar los riesgos en la consecución de los objetivos de la entidad.
Información y Comunicación. Los sistemas de información y comunicación se interrelacionan.
Ayudan al personal de la entidad a capturar e intercambiar la información necesaria para conducir,
administrar y controlar sus operaciones.
Monitoreo. Debe monitorearse el proceso total, y considerarse como necesario hacer modificaciones.
De esta manera el sistema puede reaccionar dinámicamente, cambiando a medida que las condiciones
lo justifique. (Mantilla, 2010, pág. 18)
41
La organización debe establecer un entorno que permita el estímulo y produzca influencia en la
actividad del recurso humano respecto al control de sus actividades.
Se debe entonces establecer un proceso amplio que identifique y analice las interrelaciones
relevantes de todas las áreas de la organización y de estas con el medio que los rodea, para así
determinar los riesgos posibles que se puedan presentar.
Las actividades de una organización se manifiestan en las políticas, sistemas y procedimientos,
siendo realizadas por el recurso humano que integra la entidad.
3.6 Gestión
Se denomina gestión al correcto manejo de los recursos de los que dispone una determinada
organización, como por ejemplo, empresas, organismos públicos, organismos no gubernamentales,
etc. El término gestión puede abarcar una larga lista de actividades, pero siempre se enfoca en la
utilización eficiente de estos recursos, en la medida en que debe maximizarse sus rendimientos.
(Definición, 2013)
Es el conjunto de actividades de planeación, control y ejecución que tiene como propósito
establecer los elementos de un proceso en una empresa, sea ésta administrativa o técnica. Por el
proceso se entiende como un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan
para transformar órdenes o componentes o actividades en productos o servicios con valor agregado.
3.6.1 Control
El control es una de las principales actividades administrativas dentro de las organizaciones.
El control es el proceso de verificar el desempeño de distintas áreas o funciones de una organización.
Usualmente implica una comparación entre un rendimiento esperado y un rendimiento observado,
para verificar si se están cumpliendo los objetivos de forma eficiente y eficaz y tomar acciones
correctivas cuando sea necesario.
La función de control se relaciona con la función de planificación, porque el control busca que el
desempeño se ajuste a los planes. El proceso administrativo, desde el punto de vista tradicional, es un
proceso circular que se retroalimenta. Es por esto que en la gestión, el control permite tomar medidas
correctivas. (Zonaeconómica, 2014)
Es el mecanismo para comprobar que las cosas se realicen como fueron previstas, de acuerdo con
las políticas, objetivos y metas fijadas previamente para garantizar el cumplimiento de la misión.
42
3.6.2 Control de Gestión
El sistema de control de gestión presenta un diagnóstico o análisis que permite entender las causas
que condicionan el comportamiento de los sistemas físicos, además posibilita determinar los vínculos
que ligan las variables técnicas-organizativas y sociales con el resultado económico que presenta la
empresa, siendo un punto de partida para el mejoramiento de los estándares. También permite realizar
el control para determinar si los resultados satisfacen los objetivos planteados por la organización.
(Gestión, 2014)
Es el examen de eficiencia y eficacia de las entidades de la administración y los recursos
determinada mediante la evaluación de los procesos administrativos, la utilización de indicadores
de rentabilidad y el desempeño de la entidad.
3.6.3 Propósito del Control de Gestión
Establecer guías de acción que permitan coordinar las actuaciones al interior de la
organización.
Facilitar el cumplimiento de los objetivos establecidos por la empresa.
Fortalecer los procesos de comunicación con los grupos de interés.
Verificar que la información: Soporte la toma de decisiones, Cumpla las obligaciones ante
los diferentes niveles de la organización.
Determinar acciones preventivas y correctivas
Velar por el cumplimiento de su función constitucional y legal.
3.6.4 Alcance del Control de Gestión
Es de vital importancia para una empresa poseer los mecanismos que le ayuden a tener señales
permanentes de cómo está funcionando internamente y que permitan corregir las desviaciones
oportunamente.
Aquí se encuentra algunos factores por los que se realiza un Control de Gestión:
Aumentar la eficiencia operativa y evitar despilfarros, ilícitos, etc.
Mantener la competitividad de la empresa en el entorno en el que desarrolla sus negocios.
Establecer planes de recompensas, premios y castigos.
Guiar las acciones de las personas al logro de los objetivos empresariales.
Equilibrar los resultados de corto, mediano y largo plazo.
Evitar problemas legales, ambientales, etc.
43
3.6.5 Instrumentos para el Control de Gestión
A continuación se presenta los instrumentos para el Control de la Gestión
Figura 3.2 Instrumentos del Control Interno
3.6.6 Elementos de Gestión
Los elementos de Gestión son los siguientes:
Economía
Son los instrumentos correctos a menos costo, o la adquisición de recursos idóneos en cantidad y
calidad correctas en el momento previsto, en el lugar indicado, y al precio convenido; es decir,
adquisición o producción al menor costo posible, con relación a los programas de la organización y a
las condiciones y opciones que presenta el mercado, teniendo en cuenta la adecuada calidad.
La responsabilidad gerencial también se define por el manejo de los recursos en función de su
rentabilidad (en las actividades que les sea aplicable), el criterio de economía en su administración.
(Contraloria General del Estado, 2010).
•Es el modelo de la gestion orientada a los resultados asume que
los propios ciudadanos interesados pueden evaluar la calidad,
cantida y portunidad de los bienes y servicios recibidos.
ÍNDICES
•Evaluan el desempeño que generan multiples apoyos para la
implementacion de una gestion orientada a los resultdos INDICADORES
•Es un método para medir las actividades de una compañía en
términos de su visión y estrategia. Proporciona a los gerentes una
mirada global del desempeño del negocio.
CUADROS DE MANDOS
•Es un conjunto de procesos que parten de las principales áreas
claves dentro del sistema organizacional, esto con el fin de diseñar
indicadores y estándares basados en los planes y programas
estratégicos intentados por la organización.
CONTROL INTEGRAL
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El uso oportuno de los recursos que se necesite en cantidad y calidad correctas en el momento
previsto y en el lugar indicado, quiere decir la adquisición o producción al menor costo posible, con
relación a los distintos programas de la organización.
Eficiencia
Insumos que producen los mejores resultados con el menor costo o la utilización provechosa de los
recursos, en otros términos, es la relación entre los recursos consumidos y la producción de bienes y
servicios, se expresa como porcentaje comparando la relación insumo-producción con un estándar
aceptable o norma; la eficiencia aumenta en la medida en que un mayor número de unidades se
producen utilizando una cantidad dada de insumo. Su grado viene dado de la relación entre los bienes
adquiridos o producidos o servicios prestados, con el manejo de los recursos humanos, económicos y
tecnológicos para su obtención; incluye la relación de los recursos programados con los realmente
utilizados para el cumplimiento de las actividades; por tanto, es la relación entre el rendimiento de los
bienes, servicios u otros resultados y los recursos utilizados para producirlos. La eficiencia es lograr
que las normas de consumo y de trabajo sean correctas y que la producción y los servicios se ajusten a
las mismas; que se aprovechen al máximo las capacidades instaladas; que se cumplan los parámetros
técnicos - productivos, que garanticen la calidad; que las mermas y los desperdicios que se originen en
el proceso productivo o en el servicio prestado sean los mínimos; y, que todos los trabajadores
conozcan la labor a realizar. Se manifiesta en la misión o finalidad compartida, tener objetivos y
políticas, una estructura operativa definida, disponer del personal idóneo, y tener una cultura de
perfeccionamiento. (Contraloria General del Estado, 2010).
Es la relación existente entre los recursos consumidos y la producción de bienes y servicios que
genera la empresa, se expresa como un porcentaje comprobando la relación entre el insumo y la
producción de bienes y servicios, en estándares aceptables o normas.
Eficacia
Son los resultados que brinda los efectos deseados, en otras palabras, es la relación entre los servicios
o productos generados y los objetivos y metas programados; es decir, entre los resultados esperados y
los resultados reales de los proyectos, programas u otras actividades; por lo que la eficacia es el grado
en que una actividad o programa alcanza sus objetivos, metas u otros efectos que se había propuesto;
tiene que ver con el resultado del proceso de trabajo de la entidad, por lo que debe comprobarse que la
producción o el servicio se haya cumplido en la cantidad y calidad esperadas; y que sea socialmente
útil el producto obtenido o el servicio prestado. (Contraloria General del Estado, 2010)
La eficacia es aquella en la que se determina comparando lo que se ha realizado con los objetivos
previamente establecidos en la empresa, es decir la medición del cumplimiento de objetivos y
metas. Se mide la eficacia investigando las necesidades de los clientes actuales y potenciales, como
también del desempeño de los competidores que se encuentran actualmente en el mercado.
45
Ecología
“Son las condiciones, operaciones y prácticas relativas a los requisitos ambientales y su impacto,
que deben ser reconocidos y evaluados en una gestión institucional, de un proyecto, programa o
actividad” (Contraloria General del Estado, 2010).
Son las condiciones de los requerimientos ambientales y el impacto, que deben ser reconocidos y
evaluados en una gestión de una empresa.
Ética
Es un elemento básico de la gestión institucional, expresada en la moral y conducta individual y
grupal, de los funcionarios y empleados de una entidad, basada en sus deberes, en su código de ética,
en las leyes, en las normas constitucionales, legales y consuetudinarias vigentes en una sociedad.
(Contraloria General del Estado, 2010).
Es un elemento elemental de la gestión institucional, expresada en la moral y conducta individual y
grupal, de los funcionarios y empleados de una entidad, apoyada en sus deberes, en su código de
ética, las leyes, en las normas constitucionales, legales y vigentes de una sociedad.
Equidad
Implica distribuir y asignar los recursos entre toda la población, teniendo en cuenta el territorio en su
conjunto, la necesidad de estimular las áreas cultural y económicamente deprimidas, y con absoluto
respeto a las normas constitucionales y legales imperantes sobre el reparto de la carga tributaria, los
gastos, las inversiones, las participaciones, las subvenciones y transferencias públicas. (Contraloria
General del Estado, 2010).
La administración, identifica a los receptores de la actuación económica con el propósito de poder
determinar cómo es la distribución de los costos y beneficios se dan entre los diferentes agentes
económicos que intervienen en la acción.
46
3.6.7 Fases de la Auditoría de Gestión
Figura 3.3 Flujo de las Fases de Auditoría
Por: (Contraloria General del Estado, 2010).
47
FASE I: CONOCIMIENTO PRELIMINAR.-
Consiste en obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad, dando mayor énfasis a su
actividad principal, esto permitirá una adecuada planificación, ejecución y consecución de
resultados de auditoría a un costo y tiempo razonables.
Actividades:
En la entidad auditada, el supervisor y el jefe de equipo, cumplen todas las tareas típicas siguientes:
1. Visita a las instalaciones, para observar el desarrollo de las actividades y operaciones, y visualizar
el funcionamiento en conjunto.
2. Revisión de los archivos corriente y permanente de los papeles de trabajo de auditorías anteriores;
y/o recopilación de informaciones y documentación básica para actualizarlos.
Su contenido debe proveer un conocimiento y comprensión cabal de la Entidad sobre:
a. La visión, misión, los objetivos, metas, planes direccionales y estratégicos.
b. La actividad principal, como por ejemplo en una empresa de producción interesa:
Qué y cómo produce; proceso modalidad y puntos de comercialización; sus principales plantas de
fabricación; la tecnología utilizada; capacidad de producción, proveedores y clientes; el contexto
económico en el cual se desenvuelve las operaciones que realiza; los sistemas de control de costos y
contabilidad; etc.
c. La situación financiera, la producción, la estructura organizativa y funciones, los recursos
humanos, la clientela, etc.
De los directivos, funcionarios y empleados, sobre: liderazgo; actitudes no congruentes con objetivos
trazados; el ambiente organizacional, la visión y la ubicación de la problemática existente.
3. Determinar los criterios, parámetros e indicadores de gestión, que constituyen puntos de referencia
que permitirán posteriormente compararlos con resultados reales de sus operaciones y determinar si
estos resultados son superiores, similares o inferiores a las expectativas. De no disponer la entidad de
indicadores, y tratándose de una primera auditoría de gestión, el equipo de trabajo conjuntamente con
funcionarios de la entidad desarrollarán los indicadores básicos.
4. Detectar las fuerzas y debilidades, así como, las oportunidades y amenazas en el ambiente de la
organización, y las acciones realizadas o factibles de llevarse a cabo para obtener ventaja de las
primeras y reducir los posibles impactos negativos de las segundas.
5. Evaluación de la Estructura de Control Interno que permite acumular información sobre el
funcionamiento de los controles existentes y para identificar a los componentes (áreas, actividades,
rubros, cuentas, etc.) relevantes para la evaluación de control interno y que en las siguientes fases del
examen se someterán a las pruebas y procedimientos de auditoría.
Dependiendo de la naturaleza de la entidad, magnitud, complejidad y diversidad de sus operaciones,
podrá identificarse a más de los componentes a sus correspondientes subcomponentes.
6. Definición del objetivo y estrategia general de la auditoría a realizarse.
Productos:
Archivo permanente actualizado de papeles de trabajo
Documentación e información útil para la planificación
Objetivos y estrategia general de la auditoría
(Contraloria General del Estado, 2010).
48
En la Fase I el auditor deberá contar con un conocimiento preliminar de la empresa o institución a
la cual va a realizar la Auditoría con la finalidad de contar con toda la información que sea posible
en cuanto a su actividad principal que realiza.
FASE II: PLANIFICACIÓN
Consiste en orientar la revisión hacia los objetivos establecidos para los cuales debe establecerse los
pasos a seguir en la presente y siguientes fases y las actividades a desarrollar. La planificación debe
contener la precisión de los objetivos específicos y el alcance del trabajo por desarrollar considerando
entre otros elementos, los parámetros e indicadores de gestión de la entidad; la revisión debe estar
fundamentada en programas detallados para los componentes determinados, los procedimientos de
auditoría, los responsables, y las fechas de ejecución del examen; también debe preverse la
determinación de recursos necesarios tanto en número como en calidad del equipo de trabajo que será
utilizado en el desarrollo e la revisión, con especial énfasis en el presupuesto de tiempo y costos
estimados; finalmente, los resultados de la auditoría esperados, conociendo de la fuerzas, debilidades
y de las oportunidades de mejora de la Entidad, cuantificando en lo posible los ahorros y logros
esperados.
Actividades:
Las tareas típicas en la fase de planificación son las siguientes:
1. Revisión y análisis de la información y documentación obtenida en la fase anterior, para obtener un
conocimiento integral del objeto de la entidad, comprender la actividad principal y tener los elementos
necesarios para la evaluación de control interno y para la planificación de la auditoría de gestión.
2. Evaluación del Control Interno relacionada con el área o componente objeto del estudio que
permitirá acumular información sobre el funcionamiento de los controles existentes, para identificar
los asuntos que requieran tiempo y esfuerzos adicionales en la fase de “Ejecución”; a base de los
resultados de esta evaluación los auditores determinarán la naturaleza y el alcance del examen,
confirmarán la estimación de los requerimientos de personal, programarán su trabajo, prepararán los
programas específicos de la siguiente fase y fijarán los plazos para concluir la auditoría y presentar el
informe y, después de la evaluación tendrán información suficiente sobre el ambiente de control, los
sistemas de registro e información y los procedimientos de control. La evaluación implica la
calificación de los riesgos de auditoría que son:
a) Inherente. Posibilidad de errores e irregularidades
b) De Control. Procedimientos de control y auditoría que no prevenga o detecte
c) De Detección. Procedimientos de auditoría no suficientes para descubrirlos
d) Otras clases de riesgo. En sus diferentes áreas u operaciones a las que está expuesta la entidad.
Los resultados obtenidos servirán para:
a) Planificar la auditoría de gestión
b) Preparar un informe sobre el control interno
3. A base de las actividades 1 y 2 descritas, el supervisor en un trabajo conjunto con el jefe de equipo
y con el aporte de los demás integrantes del equipo multidisciplinario, prepararán un Memorando de
Planificación.
4. Elaboración de programas detallados y flexibles, confeccionados específicamente de acuerdo
con los objetivos trazados, que den respuesta a la comprobación de las 5 “E” (Economía, Eficiencia,
Eficacia, Ética y Ecología), por cada proyecto o actividad a examinarse. El supervisor con el jefe de
equipo preparan programas de auditoría en los que mínimo se incluya objetivos específicos y
procedimientos específicos con la calificación del riesgo de auditoría, por cada uno de los
49
componentes, aunque también podría incluirse aspectos relativos a las cinco “E”, breve descripción
del componente, entre otros.
Productos:
Memorando de Planificación
Programas de Auditoría para cada componente (proyecto, programa o actividad)
(Contraloria General del Estado, 2010).
En la Fase II de la Auditoría se deberá realizar la revisión de los objetivos establecidos los cuales
deberán contar con los pasos respectivos para el desarrollo en las siguientes fases la misma que
deberá contar con el alcance del trabajo, la revisión de la información deberá estar sustentado en
los programas de los componentes determinados.
FASE III: EJECUCIÓN.
En esta etapa, es donde se ejecuta propiamente la auditoría, pues en esta instancia se desarrolla los
hallazgos y se obtienen toda la evidencia necesaria en cantidad y calidad apropiada (suficiente,
competente y relevante), basada en los criterios de auditoría y procedimientos definidos en cada
programa, para sustentar las conclusiones y recomendaciones de los informes.
Actividades:
En la entidad auditada, los miembros del equipo multidisciplinario realizarán las siguientes tareas
típicas:
1. Aplicación de los programas detallados y específicos para cada componente significativo y
escogido para examinarse, que comprende la aplicación de las técnicas de auditoría tradicionales, tales
como: inspección física, observación, cálculo, indagación, análisis, etc.; adicionalmente mediante la
utilización de:
Estadísticas de las operaciones como base para detectar tendencias, variaciones extraordinarias y otras
situaciones que por su importancia ameriten investigarse.
Parámetros e indicadores de economía, eficiencia, eficacia y otros, tanto reales como estándar, que
pueden obtenerse de colegios profesionales, publicaciones especializadas, entidades similares,
organismos internacionales y otros.
2. Preparación de los papeles de trabajo, que junto a la documentación relativa a la planificación y
aplicación de los programas, contienen la evidencia suficiente, competente y relevante.
3. Elaboración de hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente examinado,
expresados en los comentarios; los mismos que deben ser oportunamente comunicados a los
funcionarios y terceros relacionados.
4. Definir la estructura del informe de auditoría, con la necesaria referencia a los papeles de trabajo y a
la hoja resumen de comentarios, conclusiones y recomendaciones.
En esta fase es muy importante, tener presente que el trabajo de los especialistas no auditores, debe
realizarse conforme a los objetivos de la planeación; además, es necesario, que el auditor que ejerce la
jefatura del equipo o grupo, oriente y revise el trabajo para asegurar el cumplimiento de los programas
y de los objetivos trazados; igualmente se requiere que el trabajo sea supervisado adecuadamente por
parte del auditor más experimentado.
50
Productos:
Papeles de trabajo
Hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente
(Contraloria General del Estado, 2010).
En la Fase III se realizara la ejecución de la Auditoría en donde se determinara los hallazgos y se
obtiene las respectivas evidencias que se basan en el criterio de la Auditoría y de los
procedimientos que se encuentran definidos.
FASE IV: COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
Además de los informes parciales que puedan emitirse, como aquel relativo al control interno, se
preparará un informe final, el mismo que en la auditoría de gestión difiere, pues no solo que revelará
las deficiencias existentes como se lo hacía en las otras auditorías, sino que también, contendrá los
hallazgos positivos; pero también se diferencia porque en el informe de auditoría de gestión, en la
parte correspondiente a las conclusiones se expondrá en forma resumida, el precio del
incumplimiento con su efecto económico, y las causas y condiciones para el cumplimiento de la
eficiencia, eficacia y economía en la gestión y uso de recursos de la entidad auditada.
Actividades:
En la entidad auditada, el supervisor y el jefe de equipo con los resultados entregados por los
integrantes del equipo multidisciplinario llevan a cabo las siguientes:
1. Redacción del informe de auditoría, en forma conjunta entre los auditores con funciones de jefe de
grupo y supervisor, con la participación de los especialistas no auditores en la parte que se considere
necesario.
2. Comunicación de resultados; si bien esta se cumple durante todo el proceso de la auditoría de
gestión para promover la toma de acciones correctivas de inmediato, es menester que el borrador del
informe antes de su emisión, deba ser discutido en una Conferencia Final con los responsables de la
Gestión y los funcionarios de más alto nivel relacionados con el examen; esto le permitirá por una
parte reforzar y perfeccionar sus comentarios, conclusiones y recomendaciones; pero por otra parte,
permitir que expresen sus puntos de vista y ejerzan su legítima defensa.
(Contraloria General del Estado, 2010).
En la fase IV se realiza la comunicación de resultada dos a través del respectivo informe de
auditoría en el que se establece las respectivas conclusiones y recomendaciones.
FASE V: SEGUIMIENTO
Con posterioridad y como consecuencia de la auditoría de gestión realizada, los auditores internos y
en su ausencia los auditores externos que ejecutaron la auditoría, deberán realizar el seguimiento
correspondiente.
51
Actividades:
Los Auditores efectuarán el seguimiento de las recomendaciones, acciones correctivas y
determinación de responsabilidades derivadas, en la entidad, en la Contraloría, Ministerio Público y
Función Judicial, según corresponda, con el siguiente propósito:
1. Para comprobar hasta qué punto la administración fue receptiva sobre los comentarios (hallazgos),
conclusiones y las recomendaciones presentadas en el informe y efectúa el seguimiento de inmediato a
la terminación de la auditoría, después de uno o dos meses de haber recibido la entidad auditada el
informe aprobado.
2. De acuerdo al grado de deterioro de las 5 “E” y de la importancia de los resultados presentados en
el informe de auditoría, debe realizar una re comprobación luego de transcurrido un año de haberse
concluido la auditoría.
3. Determinación de responsabilidades por los daños materiales y perjuicio económico causado y,
comprobación de su resarcimiento, reparación o recuperación de los activos.
Productos:
Cronograma para el cumplimiento de recomendaciones
Encuesta sobre el servicio de auditoría
Constancia del seguimiento realizado.
Documentación y papeles de trabajo que respalden los resultados de la fase de seguimiento.
(Contraloria General del Estado, 2010).
3.6.8 Indicadores de Gestión
El fin primordial de emplear indicadores de gestión en el proceso administrativo es evaluar en
términos cualitativos y cuantitativos el puntual cumplimiento de sus etapas y propósito estratégicos, a
partir de la revisión de sus componentes.
Para estar en posibilidad de obtener la mayor y mejor información, a cada etapa del proceso se le
asignan indicadores cualitativos, que son los que dan razón de ser a la organización, e indicadores
cuantitativos, que son los que traducen en hechos el objeto de la organización.
El manejo de estos dos indicadores en forma simultánea, obedece al propósito de que el auditor tenga
una visión global y completa de la organización, mediante la vinculación de la esencia con las
acciones y el comportamiento con los resultados.
Esta división convencional se basa en la idea de evaluar al proceso en sí mismo, y de obtener
información adicional de los factores que influyen en su ejecución, toda vez que el conjunto de etapas
y elementos permite respaldar las recomendaciones que se pueden formular y, sobre todo, seguir una
secuencia ordenada y sistemática para emitir un juicio definitivo de la situación de la organización.
Asimismo, si se considera que los cuestionarios preparados para cada rubro respetan este criterio, es
importante anotar que, para ampliar el alcance en la revisión de cada etapa y elemento, y determinar
las condiciones en que se generaron, la organización puede considerar los siguientes aspectos:
Proceso seguido para su formulación
Asignación de la responsabilidad de su preparación
Difusión de su preparación
Aceptación por parte de la organización
Interpretación adecuada de los miembros de la organización
Acceso a la información para su consulta
52
Plazo o período de ejecución estimado
Claridad en su definición
Congruencia en su conceptualización
Congruencia con las condiciones de la organización
Revisión y actualización de los contenidos
Vínculos con las instancias con las que interactúa la organización. (Franklin, 2010)
3.6.9 Papeles de Trabajo
Generalidades:
Los papeles de trabajo, se definen como el conjunto de cédulas, documentos y medios magnéticos
(tendencia a la auditoría cero papeles) elaborados u obtenidos por el auditor, producto de la
aplicación de las técnicas, procedimientos y más prácticas de auditoría, que sirven de evidencia del
trabajo realizado y de los resultados de auditoría revelados en el informe.
Por tanto, constituyen los registros y documentos mantenidos por el auditor de los procedimientos
por él seguidos, de las comprobaciones parciales que realizó a la información obtenida y de las
conclusiones a las que arribó en relación con su examen; pueden incluir: programas de trabajo,
análisis, anotaciones, documentos de la entidad o de terceros, cartas de confirmación y
manifestaciones del cliente, extractos de documentos de la institución y planillas o comentarios
preparados u obtenidos por el auditor.
Los propósitos principales de los papeles de trabajo son:
a) Constituir el fundamento que dispone el auditor para preparar el informe de auditoría.
b) Servir de fuente para comprobar y explicar en detalle los comentarios, conclusiones y
recomendaciones que se exponen en el informe de auditoría
c) Constituir la evidencia documental del trabajo realizado y de las decisiones tomadas, todo
esto de conformidad con las NAGA
Todo papel de trabajo debe reunir ciertas características, como las siguientes:
a) Prepararse en forma clara y precisa, utilizando referencias lógicas y un mínimo número de
marcas.
b) Su contenido incluirá tan sólo los datos exigidos a juicio profesional del auditor.
c) Deben elaborarse sin enmendaduras, asegurando la permanencia de la información.
53
d) Se adoptarán las medidas oportunas para garantizar su custodia y confidencialidad,
divulgándose las responsabilidades que podrían dar lugar por las desviaciones presentadas.
Los objetivos de los papeles de trabajo son los siguientes:
Principales:
Respaldar el contenido del informe preparado por el auditor
Cumplir con las normas de auditoría emitidas por la Contraloría General
Secundarias:
Sustentar el desarrollo de trabajo del auditor. El auditor ejecutará varias tareas
personalmente o con la ayuda de sus operativos, las cuales requieren ciertas secuencias y
orden para cumplir con las normas profesionales.
Acumular evidencias, tanto de los procedimientos de auditoría aplicados, como de las
muestras seleccionadas, que permitan al auditor formarse una opinión del manejo
financiero-administrativo de la entidad.
Facilitar la supervisión y permitir que el trabajo ejecutado sea revisado por un tercero.
Constituir un elemento importante para la programación de exámenes posteriores de la
misma entidad o de otras similares.
Informar a la entidad sobre las deficiencias observadas, sobre aspectos relativos a las
actividades de control de los sistemas, de procedimientos contables entre otros.
Sirven como defensa en posibles litigios o cargos en contra del auditor. Los papeles de
trabajo, preparados con profesionalismo, sirven como evidencia del trabajo del auditor,
posibilitando su utilización como elementos de juicio en acciones en su contra.
(Contraloria General del Estado, 2010)
54
CAPÍTULO IV
4. APLICACIÓN PRÁCTICA DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN AL
AREA CONTABLE Y FINANCIERA DE LA EMPRESA LA ROCA
S.A
La empresa la ROCA es una Sociedad Anónima, de carácter familiar, con dos unidades
productivas:
1.- Procesadora de materiales rocosos, piedras, mármoles y granitos, con maquinaria industrial
automatizada, instalaciones propias, talento humano especializado, trabajan 350 días al año en tres
turnos diarios.
2.-Comercializadora de productos de primera calidad. Con un equipo técnico, ingenieros y
arquitectos dedicados a la elaboración y ejecución de proyectos, con énfasis en: restauración y
regeneración urbana, especialmente en ciudades patrimoniales.
55
4.1 Instrumentos Normativos
56
4.1.1 Carta de Solicitud de Servicios de Auditoría de Gestión
Quito, 05 de Mayo de 2015
Señores
MC & Asociados
Presente.-
Reciban un cordial saludo, en calidad de Representante Legal de LA ROCA S.A pongo en su
conocimiento que la empresa se encuentra en la necesidad de realizar una Auditoría de Gestión la
misma que se requiere sea aplicada al Área Contable y Financiera, por lo cual requerimos sus
servicios, a continuación presento información sobre la empresa a la que represento.
LA ROCA S.A es una empresa dedicada a la transformación, importación, distribución y
comercialización de piedras ornamentales y acabados finos para la construcción, obras civiles en
general y a todos los afines, se encuentra ubicada en la parroquia San Antonio de Pichincha k/m 3
½ vía Calacalí; en su estructura organizacional cuenta con tres direcciones:
Dirección de Operaciones
Dirección Comercial
Dirección de Talento Humano
Debo informar a ustedes que la Auditoría de Gestión se requiere únicamente al Área Contable y
Financiera que se encuentra dentro de la de Dirección de Operaciones el período a ser evaluado es
el año 2014
Sin más que agregar espero su favorable y oportuna oferta del servicio que se requiere.
Atentamente,
Srta. Andrea Troya
Gerente General
LA ROCA S.A
57
4.1.2 Oferta Técnica de Servicios
Quito, DM Mayo 08, 2015
Señorita
Andrea Troya
Gerente General
LA ROCA S.A
Quito.
De mis consideraciones:
De acuerdo a su requerimiento, tenemos a bien presentar a ustedes “LA ROCA S.A”, la
propuesta de servicios profesionales, para efectuar la Auditoría de Gestión aplicada al área
Contable Financiera por el año 2014. Para tal efecto, hemos realizado un conocimiento previo en
relación al alcance del trabajo que tenemos que realizar sobre los principales aspectos del mismo.
Para el cumplimiento de nuestro objetivo, contamos con un equipo de profesionales altamente
calificados, cuya formación ha sido adquirida en empresas de auditoría, además de asistir a
seminarios de auditoría y controles administrativos rutinariamente.
Queremos agradecer la oportunidad dada a nuestra firma de presentar esta propuesta. De requerir
cualquier pedido de aclaración o de ampliación de su contenido agradeceré nos informe al teléfono
02-2690-091 o al celular 0992608107
Atentamente,
Marjorie Coello
MC& Asociados
MC &ASOCIADOS
58
OFERTA DE TRABAJO
PROPUESTA TÉCNICA DE SERVICIOS PROFESIONALES
1. Alcance y Enfoque de la Auditoría
Nuestra Auditoría de Gestión aplicada a Área Contable y Financiera por el año 2014, tiene por
objetivo expresar una opinión independiente sobre la gestión realizada dentro de área antes
mencionada.
Nuestro plan de trabajo responderá a un enfoque de la Auditoría de Gestión que toma en
consideración el conocimiento sobre la Organización, así como sobre los objetivos y sus estructuras
organizacionales y el sistema de Control Interno vigente.
2.- Desarrollo General del Trabajo
Planificación
La planificación del trabajo comprende, básicamente:
Determinación de los Procedimientos de Auditoría a ser aplicados, el alcance de los mismos.
Distribución adecuada de los procedimientos, en el tiempo.
Designación del equipo y la distribución de las tareas.
La planificación se la realiza a través de un programa de trabajo escrito, que luego forma un
conjunto con la evidencia comprobatoria recopilada por medio de las distintas fases del examen.
El programa de trabajo se hará de acuerdo a las circunstancias en cada caso, considerando: la
naturaleza y tamaño, las políticas establecidas por la dirección, el Control Interno aplicado dentro
de cada proceso y la Gestión realizada en los mismos.
Evaluación del Sistema de Control Interno
Evaluar los métodos y procedimientos de control interno en el alcance que sea necesario para
fundamentar los procedimientos de auditoría, con la finalidad de emitir una carta a la Gerencia que
contenga nuestros comentarios y recomendaciones acerca del control interno y gestión existente.
Este trabajo permite a la firma auditora, informar a la organización, cualquier deficiencia en
los controles internos y la gestión como consecuencia de dicho estudio y evaluación.
Procedimientos de Auditoría
Nuestro trabajo se efectuará de acuerdo con Normas Internacionales de Auditoría y a las
normativas dictadas por la Superintendencia de Compañías, consecuentemente, incluirá los
procedimientos que consideremos necesarios emplear de acuerdo con las circunstancias.
59
La obtención de los elementos de prueba, se efectúa en base a muestras. Los procedimientos de
auditoría a aplicar, entre otros, comprenden los siguientes:
Medición, evaluación y control de la gestión de calidad, ambiente y factores de riesgo.
Identificación de Procesos
Medición de Procesos
Evaluación
Gestión del Área Contable y Financiera
Evaluación de los procedimientos aplicados dentro de los procesos que se desarrollan
dentro del Área Contable y Financiera.
Comunicación Interna y Externa
Capacitación del personal del Área Contable y Financiera
3.- PLAZO
El trabajo se iniciará en la fecha que de común acuerdo se establezca con ustedes y tendrá una
duración de 60 días laborables.
4.- HONORARIOS
Nuestros honorarios estimados para la ejecución de los trabajos, objeto de esta propuesta, están
directamente relacionados con las siguientes consideraciones:
El tiempo que estimamos demandará la ejecución del trabajo;
La categoría del personal a asignar al compromiso.
En base a las consideraciones precedentes hemos fijado nuestro honorario en CINCO MIL
DÓLARES AMERICANOS, 00/100 (US$ 4.000,00), más IVA, de cuyo pago solicitamos sea
hecho en la siguiente forma:
50% a la suscripción del presente contrato
30% a la terminación de la Auditoría preliminar en sus oficinas;
20% a la entrega del informe respectivo.
Atentamente,
Marjorie Coello
MC& Asociados
60
4.1.3 Comunicación a la Superintendencia de Compañías
Quito, DM Mayo 12, 2015
Señores
SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS
Presente.-
Yo, Andrea Troya Rubio, en calidad de Representante Legal de la empresa LA ROCA S.A, me
permito informar que la Junta General de Socios con fecha 10 de Mayo de 2015, resolvió contratar
los servicios de la Firma de Auditoría MC & ASOCIADOS para que sea la empresa quien realice
la Auditoría de Gestión aplicada al Área Contable y Financiera durante el año 2014.
Por la atención que a la presente expreso mi agradecimiento.
Atentamente,
Srta. Andrea Troya
Gerente General
LA ROCA S.A
61
4.1.4 Aceptación de Servicios
Quito, 15 de Mayo de 2015
Señores
MC & Asociados
Presente.-
Yo, Andrea Troya Rubio, en calidad de Representante Legal de la empresa LA ROCA S.A, me
permito informar que la Junta General de Socios con fecha 10 de Mayo de 2015, resolvió contratar
sus servicios para que realicen la Auditoría de Gestión aplicada al Área Contable y Financiera
durante el año 2014.
Por la atención a la presente expreso mi agradecimiento.
Atentamente,
Srta. Andrea Troya
Gerente General
LA ROCA S.A
62
4.1.5 Contrato de Auditoría de Gestión
CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES DE AUDITORÍA
EXTERNA DE GESTIÓN AL ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA DE LA EMPRESA LA
ROCA S.A
Celebran el presente contrato por una parte la Srta. Andrea Troya, representante legal de la
Empresa LA ROCA S.A, persona jurídica a quien en adelante se la denominará “Contratante”, y
por otra parte la Srta. Marjorie Coello representante de MC & ASOCIADOS a quien se le
denominará “Auditora”, celebran el presente contrato de Servicios de Auditoría de Gestión al
Departamento Contable y Financiero de la Empresa LAROCA S.A.
ANTECEDENTES
1. MC & ASOCIADOS, es una empresa calificada para ejercer todo tipo de Auditoría
2. MC & ASOCIADOS acepta celebrar este contrato con el objeto de cumplir con los
requerimientos de la Superintendencia de Compañías, y a través de la implantación de las
recomendaciones de Auditoría fortalecer los controles y aprovechar eficientemente los
recursos.
3. Las partes, libre y voluntariamente, han acordado celebrar el presente contrato al tenor de
las siguientes cláusulas.
PRIMERA.- OBJETO: El Auditor se obliga en favor de MC & ASOCIADOS a elaborar y
ejecutar una Auditoría de Gestión al Departamento Contable y Financiero de la empresa LA ROCA
S.A.
SEGUNDA.- COMUNICACION DE RESULTADOS: La comunicación parcial de resultados se
mantendrá en todo el proceso de la Auditoría.
TERCERA.- INFORMES DEFINITIVOS: El Auditor presentará a la Gerencia General de LA
ROCA S.A. los informes de Auditoría, los mismos que contendrá el dictamen profesional conforme
lo exigen las Normas Técnicas de una auditoría profesional.
CUARTA.- HONORARIOS: Por el fiel cumplimiento de las obligaciones que el Auditor
contrae en virtud de este contrato, LA ROCA S.A. pagará al Auditor, en concepto de honorarios
profesionales, la cantidad de CINCO MIL DOLARES ($4.000,00); que serán pagados de la
siguiente manera:
63
50% a la suscripción del presente contrato
30% a la terminación de la Auditoría preliminar en sus oficinas;
20% a la entrega del informe respectivo.
QUINTA.- PLAZO: A partir de la fecha de firma del contrato, se entregara el informe de
auditoría en un plazo de 60 días laborables.
SEXTA.- FASES Y PROCEDIMIENTO: El Auditor se obliga a elaborar y ejecutar la Auditoría
de Gestión en las fases determinadas en la propuesta de servicios profesionales:
SEPTIMA.- PERSONAL: Para ejecutar la auditoría, MC & ASOCIADOS se obliga, bajo su
exclusiva cuenta, responsabilidad y riesgo, a mantener profesionales idóneos, laborando, mientras
duren los procedimientos de control en el campo.
OCTAVA.- RESPONSABILIDAD: Expresamente el auditor se obliga a satisfacer en favor de
los profesionales que laboren en LA ROCA S.A por motivo de la auditoría, todas las obligaciones
que pudieren derivarse de la labor que aquellos desempeñen en virtud de la cláusula que precede.
Consecuentemente, el auditor se obliga a asumir y a responder por cualquier tipo de reclamación de
dichos profesionales.
NOVENA.- PRESTAMO DE DOCUMENTOS: El auditor podrá recibir de LA ROCA S.A en
calidad de préstamo, la documentación que necesite para la elaboración de la auditoría de gestión,
objeto de este contrato. El Auditor a través de su respectivo profesional autorizado extenderá el
correspondiente recibo y restituirá la documentación a la empresa, tan pronto como hubiere
terminado de usarla.
Cabe mencionar que toda documentación, bajo ningún punto de vista, podrá salir de las oficinas de
la Empresa LA ROCA S.A.
DECIMA.- OFICINA, MOBILIARIO Y EQUIPO: El Contratante se compromete a
proporcionar a la Auditora una oficina independiente con el mobiliario necesario, acceso de
consulta al sistema informático que mantiene la empresa para el proceso de la Auditoría de
Gestión, y a proporcionar los materiales de oficina necesarios para el desarrollo de la misma.
DECIMA PRIMERA.- CONFIDENCIALIDAD: El Auditor, y sus funcionarios autorizados
bajo este contrato, reconoce que durante el término de este contrato, el Auditor tendrá acceso a, y
se familiarizará con cierta información de carácter confidencial acerca de programas, proyectos,
métodos, técnicas y procedimientos, relativos a la operación y administración de la empresa,
64
incluyendo pero no limitándose a los planes de estratégicos de la CONTRATANTE y a la
información contenida en los datos que se manejan en el Departamento Contable y Financiero
(Información Confidencial), etc.
El Auditor se compromete y acuerda, para el beneficio de la Empresa LA ROCA S.A, en tomar
todas las medidas necesarias para preservar y proteger la Información Confidencial de toda
publicación, comunicación o exhibición no autorizada. Además, se compromete y acuerda a no
exhibir la Información Confidencial, ni la utilizará de manera alguna, o ayudará a cualquier otra
persona o empresa a utilizarla ya sea durante el término de este contrato o en cualquier momento
posterior, sin prescripción de tiempo. Información así como la documentación que repose en los
archivos del Área Contable y Financiera se devolverán inmediatamente a la terminación de este
contrato.
DECIMA SEGUNDA.- LIMITE DE RESPONSABILIDAD: En caso de incumplimiento parcial
o total del parte de la Auditora respecto de las obligaciones asumidas en el presente contrato, la
Auditora responderá solo hasta el monto de los honorarios que haya cobrado en relación al servicio.
DECIMA TERCERA.- CONTROVERSIA: Las partes dejan constancia que el presente contrato
es de estricta naturaleza civil, consecuentemente, cualesquier controversia que pudiera derivarse
del mismo se tramitará en juicio verbal sumario o ejecutivo, a elección del actor, ante un juez de lo
civil de Pichincha; sin perjuicio de que las partes solucionen la controversia amigablemente, o la
sometan ante uno de los tribunales de conciliación o arbitraje constituidos en la ciudad de Quito.
Para constancia, las partes firman este documente en Quito a, los veinte días del mes de mayo del
2015, en tres ejemplares de igual tenor y valor.
Srta. Andrea Troya Marjorie Coello
Gerente General AUDITORA
LA ROCA S.A MC&ASOCIADOS
65
4.2 Fase I Conocimiento Preliminar
66
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
ÍNDICE
FASE I CONOCIMIENTO PRELIMINAR
1
Información que será requerida por el Auditor
CP-01
2
Revisión del Archivo del Área Contable y Financiera
CP-02
3
Narrativa sobre la visita de la Instalaciones de la empresa LA ROCA S.A
CP-03
4 Marcas de Auditoría a utilizarse CP-04
5
Elaboración y Aplicación de Entrevista a la Gerencia
CP-05
6
Análisis y Elaboración de narrativa sobre la Misión y Visión de la empresa LA
ROCA S.A
CP-06
7
Análisis y Elaboración de narrativa sobre los Objetivos de la empresa LA
ROCA S.A
CP-07
8
Análisis y Elaboración de narrativa sobre el FODA de la empresa LA ROCA
S.A
CP-08
9
Análisis del Organigrama Estructural de la empresa LA ROCA S.A
CP-09
10
Análisis la Matriz de Direccionamiento Estratégico LA ROCA S.A
CP-10
11
Cálculo de Indicadores de Gestión
CP-11
12
Elaboración de las Hojas de Hallazgos
HH-CP
Elaborado por: Marjorie Coello Fecha: 01-06-2015
Revisado por: Fecha:
MC &ASOCIADOS
ICP-01
67
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
NARRATIVA
REQUERIMIENTO DEL
AUDITOR
Quito, 03 de Junio de 2015
Licenciada
Rocío Martínez
CONTABILIDAD
LA ROCA S.A
Como es de su conocimiento la firma de Auditoría MC & Asociados se encuentra realizando una
Auditoría de Gestión a Área Contable y Financiera, para efecto de la mismas requerimos de la
siguiente información:
Actividades de la empresa LA ROCA S.A
Constitución de la empresa y modificaciones que se hayan realizado
Mapa Estratégico de la empresa
Organigramas
Acuerdos
Resoluciones
Actas de la Junta General de Socios de la empresa
Manuales que mantenga la empresa
Manuales que se manejen dentro del Área Contable y Financiera
Procesos y Procedimientos que se desarrollen dentro del Área Contable y Financiera
Informes de Auditoría anteriores en caso de que se hayan efectuado en otros periodos
Número del personal y cargos que laboren dentro del Área Contable y Financiera
Manual de Funciones del personal del Área Contable y Financiera
Elaborado por: Marjorie Coello Fecha: 03-06-2015
Revisado por: Fecha:
MC &ASOCIADOS
CP-01
68
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
NARRATIVA
VERIFICACIÓN DEL
ARCHIVO
Información Proporcionada:
Actividades de la empresa LA ROCA S.A
Constitución de la empresa y modificaciones que se hayan realizado
Mapa Estratégico de la empresa
Organigramas
Acuerdos
Resoluciones
Actas de la Junta General de Socios de la empresa
Manuales que mantenga la empresa
Manuales que se manejen dentro del Área Contable y Financiera
Procesos y Procedimientos que se desarrollen dentro del Área Contable y
Financiera
Informes de Auditoría anteriores en caso de que se hayan efectuado en otros
periodos
Número del personal y cargos que laboren dentro del Área Contable y
Financiera
Manual de Funciones del personal del Área Contable y Financiera
Elaborado por: Marjorie Coello Fecha: 05-06-2015
Revisado por: Fecha:
MC &ASOCIADOS
CP-02
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
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√
√
69
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
NARRATIVA VISITA A LAS
INSTALACIONES
El día lunes 08 de junio del año 2015, siendo las 10:00 horas, se llevó a cabo la visita a las
instalaciones de LA ROCA S.A, sus oficinas se encuentran ubicadas en la parroquia San
Antonio de Pichincha k/m 3 ½ vía Calacalí con especial atención se visitó el área Contable y
Financiera
En esta visita se constató que la empresa se dedicada a la transformación, importación,
distribución y comercialización de piedras ornamentales y acabados finos para la
construcción.
Cuenta con dos áreas una de ellas es el área de producción que consta de dos galpones en los
cuales se realiza el proceso de producción que es de corte, busardeo, escuadre y control de
calidad de la piedra para realizar este proceso la planta se encuentra equipada con maquinaria
especializada y automatizada, su personal es capacitado y dispone de las seguridades
necesarias. El almacenamiento de materia prima y producto terminado es al aire libre; para el
producto terminado existen dos áreas establecidas. También disponen de una bodega de
materiales, repuestos, implementos de seguridad, otros.
El área administrativa está distribuida en dos plantas en la planta baja se encuentra el área de
ventas, exhibiciones, gerencia general, gerencia de operaciones, gerencia de producción,
recursos humanos, logística y el área contable financiera; en la segunda planta se encuentra el
área de proyectos, mantenimiento y minas, además la empresa cuenta con dos salas de
reuniones, un comedor y un dispensario médico para atención del personal.
De lo que se pudo observar las actividades dentro del Área Contable Financiera se realizan de
manera ordenada, se pudo observar que existían documentos en los escritorios del personal y
se encontraban de manera ordenada a simple vista.
Elaborado por: Marjorie Coello Fecha: 08-06-2015
Revisado por: Fecha:
MC &ASOCIADOS
CP-03
1/3
70
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
NARRATIVA VISITA A LAS
INSTALACIONES
Elaborado por: Marjorie Coello Fecha: 08-06-2015
Revisado por: Fecha:
Instalaciones de la empresa LA ROCA S.A
Dos galpones para el área de producciónArea de producción equipada con maquinaria
especializada y automatizada
Personal capacitado, dotado de implementos de
seguridadAlmacenamiento de material al aire libre área 1.
MC &ASOCIADOS
CP-03
2/3
71
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
NARRATIVA VISITA A LAS
INSTALACIONES
Elaborado por: Marjorie Coello Fecha: 08-06-2015
Revisado por: Fecha:
Almacenamiento de material al aire libre área 2. Area de exhibición y ventas
Área administrativa, Talento Humano, Gerencia
General, Área Contable
Área administrativa, Gerencia de Operaciones, Gerencia
de Producción, Logística
Área Contable y Financiera Área Contable y Financiera
MC &ASOCIADOS
CP-03
3/3
72
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
MARCAS DE AUDITORÍA A
UTILIZARSE
DETALLE ABREVIATURA
Observado
☼
Comprobado
√
Analizado
@
Revisado
®
Indagado
*
Elaborado por: Marjorie Coello Fecha: 08-06-2015
Revisado por: Fecha:
MC &ASOCIADOS
CP-04
73
A
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
NARRATIVA ENTREVISTA A LA
GERENCIA
PERIODO 1 ENERO AL 31 DICIEMBRE DEL
2014
Se realiza la entrevista a la Gerente General Srta. Andrea Troya el cual establece lo siguiente:
1. ¿La empresa La ROCA S.A cuenta con una planeación estratégica?
Mediante la entrevista nos manifiesta que SI, cuenta con una planificacion estratégica lo cual nos
pemite establecer claramente hacia donde quieren direccionarse estableciendo objetivos a largo
plazo.
2. ¿La visión de la empresa La ROCA S.A es conocida por el personal?
Mediante la entrevista nos manifiesta que la visión de la empresa SI es conocida por el personal de
la organización, dado que les permite que los mismos se involucren para alcanzarla.
3. ¿La misión La ROCA S.A es conocido por el personal?
Mediante la entrevista nos manifiesta que la misión de la empresa SI es conocida por el personal de
la organización, dado que establece lo que la empresa esta realizando y como contribuye al
desarrollo del pais y de la industria.
4. ¿Cuenta la empresa La ROCA S.A con un código de ética?
Mediante la entrevista nos manifiesta que NO tienen un código de ética establecido, dado que si
cuenta con los valores la organización. ☼ *
5. ¿Existen valores establecidos dentro de la empresa La ROCA S.A ?
Mediante la entrevista nos manifiesta que la empresa SI cuenta con valores establecidos y que son
conocidos por el personal de la organización, dado que establece el comportamiento adecuado en
sus actvidades.
6. ¿Existe una comunicación de los objetivos principales de la empresa La ROCA S.A?
Mediante la entrevista nos manifiesta que NO se comunica adecuadamente a todo el personal los
objetivos, dado que no cree que sea de gran importancia difundirlo a todo el personal de la misma.
☼ *
Elaborado por: Marjorie Coello
Revisado por:
Fecha: 01-06-2015
Fecha:
CP - 05
1/2
74
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
NARRATIVA ENTREVISTA A LA GERENCIA
PERIODO 1 ENERO AL 31 DICIEMBRE DEL
2014
7. ¿Se encuentra definida la estructura organizativa de la empresa La ROCA S.A para el
personal?
Mediante la entrevista nos manifiesta que la empresa SI cuenta con una adecuada estructura
organizacional que establece cada una de las áreas de la organización y esta deacuerdo a sus
actividades.
8. ¿Existe un manual de funciones por áreas y por personas La ROCA S.A?
Mediante la entrevista nos manifiesta que la empresa SI cuenta con un manual de funciones cada
una de las áreas de la organización, pero manifiesta que no todo el personal tiene conocimiento del
mismo, solo conocen las funciones de acuerdo a su cargo. ☼ *
9. ¿Se realiza evaluación de desempeño de cada uno de los empleados La ROCA S.A?
Mediante la entrevista nos manifiesta que la empresa SI realiza evaluaciones a los empleados cada
semestre con la finalidad de establecer si realiza el cumplimiento de sus funciones asignadas.
10. ¿Existe adecuada segregación de funciones La ROCA S.A?
Mediante la entrevista nos manifiesta que en la empresa SI es adecuda la segregacion de las
funciones de cada una de las areas y cada uno de los miembros conoce sus funciones.
11. ¿Se encuentran bien definidas las jerarquías dentro de la empresa La ROCA S.A?
Mediante la entrevista nos manifiesta que la empresa SI tiene definidad claramente las jerarquías
que se muestran de acuerdo a la estructura organizacional.
12. ¿Existe un procedimiento de las diferentes áreas dentro de la empresa La ROCA S.A?
Mediante la entrevista nos manifiesta que NO tiene procedimientos para todas las áreas de la
empresa, y son empericos es decir se realizan por la experticia de cada persona. ☼ *
Elaborado por: Marjorie Coello
Revisado por:
Fecha: 01-06-2015
Fecha:
CP - 04
2/2
75
A
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
NARRATIVA DE LA MISÍON Y VISIÓN
PERIODO 1 ENERO AL 31 DICIEMBRE DEL
2014
Mediante la investigación se solicitó la misión y visión de la misma con la finalidad de comprobar
que la empresa cuente con la misma:
Misión de la empresa constructora “La Roca”
Con excelencia, compromiso procesamos, diseñamos, construimos y
recuperamos los sueños de nuestros clientes con duración milenaria. ®@
Visión de la empresa constructora “La Roca”
Ser una empresa sólida, comprometida con la innovación de productos y
servicios constructivos, reconocida por su excelencia, aporte en obras
emblemáticas y compromiso con sus colaboradores, comunidad y medio
ambiente. ®@
(La Roca S.A, 2014)
Mediante la descripcion de la misión y visión de la empresa se establece que la misma fue definida
por los accionistas de la empresa y manifiesta la gerente que fue difundida a todo el personal.
Elaborado por: Marjorie Coello
Revisado por:
Fecha: 01-06-2015
Fecha:
A
CP -06
1/1
76
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
NARRATIVA DE LA OBJETIVOS
PERIODO 1 ENERO AL 31 DICIEMBRE DEL
2014
Mediante la investigación se solicitó los objetivos de la misma con la finalidad de comprobar que
la empresa cuente con la misma:
Ganar posicionamiento de la empresa en el sector privado.
Incrementar significativamente las ventas al sector privado.
Ampliar la cartera de clientes del sector privado.
Evaluación continua de procesos productivos y control de calidad.
Ofrecer a los clientes de esta empresa variedad de construcción con sus
diseños, para satisfacer las expectativas de los clientes.
Ofrecer y proyectar servicios con calidad para generar confianza en los
clientes.
(La Roca S.A, 2014)
Elaborado por: Marjorie Coello
Revisado por:
Fecha: 03-06-2015
Fecha:
CP -07
1/2
77
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
NARRATIVA DE LA OBJETIVOS
PERIODO 1 ENERO AL 31 DICIEMBRE DEL 2014
Nos entregaron los objetivos de la dirección comercial
(La Roca S.A, 2014)
Elaborado por: Marjorie Coello
Revisado por:
Fecha: 03-06-2015
Fecha:
√
@
®
OBJETIVO
GENERAL
PROPOSITO
LINEAS DE
ACCIÓN
LOGRAR LA DIVERSIFICACION DEL NEGOCIO
INCREMENTAR SIGNIFICATIVAMENTE LAS
VENTAS AL SECTOR PRIVADO
OPTIMIZAR EL USO DE ENDEUDAMIENTO CON
BANCOS PARA CUBRIR LAS NECESIDADES DE
LIQUIDEZ Y CRECIMIENTO DE LA EMPRESA
GANAR POSICIONAMIENTO DE LA EMPRESA EN EL SECTOR PRIVADO
CONTAR CON UN AREA DE
PROYECTOS
AUTOSUSTENTABLE
REDUCIR LOS COSTOS DE
PRODUCCIÓN
IMPLEMENTAR UN MODELO
DE EVALUACION DE
INDICADORES DE GESTION
POR AREA
OB
JET
IVO
S
ES
PE
CIF
ICO
S
INCREMENTAR LA
VENTA DE INVENTARIOS
AMPLIAR LA CARTERA
DE CLIENTES DEL
SECTOR PRIVADO
CP - 07
2/2
78
A
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
NARRATIVA FODA
PERIODO 1 ENERO AL 31 DICIEMBRE DEL
2014
Mediante la investigación se solicitó el FODA de la organización con la finalidad de comprobar
que la empresa realice un diagnóstico de la situación actual de la misma:
√
®
(La Roca S.A, 2014)
Elaborado por: Marjorie Coello
Revisado por:
Fecha: 04-06-2015
Fecha:
A
CP - 08
1/2
79
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
NARRATIVA FODA
PERIODO 1 ENERO AL 31 DICIEMBRE DEL
2014
Mediante la investigación se solicitó el FODA de la organización con la finalidad de comprobar
que la empresa realice un diagnostico de la situacion actual de la misma:
√
®
(La Roca S.A, 2014)
Elaborado por: Marjorie Coello
Revisado por:
Fecha: 04-06-2015
Fecha:
CP -08
2/2
80
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
PERIODO 1 ENERO AL 31 DICIEMBRE DEL
2014
Mediante la investigación se solicitó la estructura organizacional con la finalidad de comprobar que
la empresa establezca una adecuda jerarquización de la misma:
√
®
(La Roca S.A, 2014)
Elaborado por: Marjorie Coello
Revisado por:
Fecha: 04-06-2015
Fecha:
CP - 09
1/1
81
A
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
MAPA ESTRATÉGICO
PERIODO 1 ENERO AL 31 DICIEMBRE DEL
2014
√
(La Roca S.A, 2014)®
Elaborado por: Marjorie Coello
Revisado por:
Fecha: 06-06-2015
Fecha:
CP -10
1/1
82
A
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
CÁLCULO DE INDICADORES
PERIODO 1 ENERO AL 31 DICIEMBRE DEL
2014
Se realiza los indicadores con la finalidad de comprobar que la empresa cumpla con el
direccionamiento estratégico de la misma:
1.- VENTAS AÑO 2013 $3.127.258 -21%
VENTAS AÑO 2014 $2.472.541
2.- CARTERA CLIENTES AÑO 2013 $ 464.587 116%
CARTERA CLIENTES AÑO 2014 $1.007.017
3.- NÚMERO DE PROYECTOS 2013 2 50%
NÚMERO DE PROYECTOS 2014 3
4.- RECUPERACIÓN DE DESPERDICIOS AÑO 2013 $2.580 15%
RECUPERACIÓN DE DESPERDICIOS AÑO 2014 $2.966
A3.-
Elaborado por: Marjorie Coello
Revisado por:
Fecha: 06-06-2015
Fecha:
CP - 11
1/1
HH-CP-01
83
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
PERIODO 1 ENERO AL 31 DICIEMBRE DEL
2014
CONDICIÓN.- Incumplimiento de objetivo estratégico acerca de incrementar las ventas de
inventarios en un 25% en el año 2014.
CRITERIO.-De acuerdo al mapa estratégico de la empresa LA ROCA S.A, se estableció que las
ventas debían tener un incremento del 25% en el año 2014.
CAUSA.-No se dio un incremento en las ventas ya que según información de la gerencia no se
invirtió en publicidad para el inventario de baja rotación, no se sacaron nuevos productos.
EFECTO.-Al mantenerse las ventas bajas no se cumplen con los objetivos de la empresa, y no va a
existir un crecimiento sustentable en el tiempo.
CONCLUSIÓN.-En el trascurso del tiempo las ventas en una empresa deben ir incrementando
para que sea rentable por lo cual la empresa LA ROCA S.A debe tomar decisiones en la promoción
y creación de nuevos productos, planteamiento de nuevas estrategias para el área de ventas que les
permita cumplir con sus objetivos y mantenerse en el mercado.
RECOMENDACIÓN.-La gerencia junto con la jefatura de ventas desarrollen planes y estrategias
nuevas que les permita el incremento de ventas, mediante nuevas promociones, nuevos productos,
promover la venta de los productos de baja rotación.
Elaborado por: Marjorie Coello
Revisado por:
Fecha: 07-06-2015
Fecha:
HH-CP-01
1/1
84
4.3 Fase II Planificación
85
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
ÍNDICE
PERIODO 1 ENERO AL 31 DICIEMBRE DEL
2014
Contenido: FASE II PLANIFICACIÓN
Planificación General…………………………………………………………………….PL-01
Planificación Específica…………………………………………………………………..PL-02
Cuestionario de Control Interno sobre los Aspectos Generales…………………………PL-03
Calculo de Nivel de Confianza y Nivel de Riesgo………………………………………PL-04
Calculo de Indicadores de Aspectos Generales…………………………………………PL-05
Hojas de Hallazgos de Aspectos Generales………………………………………………HH-PL
Elaborado por: Marjorie Coello
Revisado por:
Fecha: 07-06-2015
Fecha:
IPL-01
86
4.3.1Programa General
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
PROGRAMA GENERAL
PERIODO 1 ENERO AL 31 DICIEMBRE
DEL 2014
Nro.
ACTIVIDAD
CRONOGRAMA Responsable
Observacion
1S 2S 3S 4S 5S 6S 7S 8S
1 Conocimiento Preliminar
Requerimientos MC
Entrevista MC
Visita Instalaciones MC
Narrativa MC
Cálculo de Indicadores MC
Hoja de Hallazgos MC
2 Planificación
Planificación General MC
Planificación Específica MC
Cálculo de nivel de Confianza y
R. de control
MC
Cálculo de Indicadores MC
Hoja de Hallazgos MC
3 Ejecución
Evaluación de Control Interno en
el Área Contable y Financiera
MC
Cálculo de nivel de Confianza y
R. de control
MC
Cálculo de Indicadores MC
Hoja de Hallazgos MC
4 Informe
Informe Preliminar MC
Elaboración del Informe Final MC
5 Segumiento
Cumplimiento de Concl y Rec MC
Elaborado por: Marjorie Coello
Fecha:
Fecha: 08-06-2015
Fecha:
PL-01
1/1
87
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
PROGRAMA ESPECÍFICO
PERIODO 1 ENERO AL 31 DICIEMBRE
DEL 2014
Nro.
ACTIVIDADES
CRONOGRAMA RESPONSABLE OBSERVACIÓN
1D 2D 3D 4D 5D 6D 7D 8D
1 PROCESO: MANEJO DE
CAJA - BANCOS
Cuestionario de control interno MC
Evaluación de control interno MC
Indicadores de gestión / Hojas de
Hallazgos
MC
2 PROCESO: MANEJO DE
CUENTAS POR COBRAR
Cuestionario de control interno MC
Evaluación de control interno MC
Indicadores de gestión / Hojas de
Hallazgos
MC
3 PROCESO: MANEJO DE
CUENTAS POR PAGAR
Cuestionario de control interno MC
Evaluación de control interno MC
Indicadores de gestión/ Hojas de
Hallazgos
MC
4 PROCESO: PRESENTACIÓN
DE ESTADOS FINANCIEROS
Cuestionario de control interno MC
Evaluación de control interno MC
Indicadores de gestión / Hojas de
Hallazgos
MC
5 PROCESO: ELABORACIÓN
EJECUCIÓN PRESUPUESTO
Cuestionario de control interno MC
Evaluación de control interno MC
Indicadores de gestión / Hojas de
Hallazgos
MC
6 PROCESO FUNCIONES DEL
JEFE FINANCIERO
Cuestionario de control interno MC
Evaluación de control interno MC
Indicadores de gestión / Hojas de
Hallazgos
MC
Elaborado por: Marjorie Coello
Revisado por:
Fecha: 08-06-2015
Fecha:
PL-02
1/1
88
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ASPECTOS GENERALES
PERIODO 1 ENERO AL 31 DICIEMBRE DEL
2014
N°
PREGUNTA
Respuesta Evaluación
OBSERVACIONES SI NO PON. CALF
COMPONENTE: Ambiente de Control 1 ¿El Organigrama estructural de la
empresa considera que esta bien
definido?
X
10
8
2 ¿La empresa cuenta con todos los
reglamentos en línea los cuales le
permitan su funcionamiento normal?
X
10
8
3 ¿La empresa tiene establecidos
organigramas funcionales para cada
departamento?
X
10
0
4 ¿El personal de la empresa cumple
con los requerimientos y perfiles de
acuerdo a cada puesto y cargo que
desempeñan?
X
10
7
5 ¿El personal de la empresa mantiene
evaluaciones constantes para las
actividades que desempeña?
X
10
8
6 ¿La empresa cuenta con un código de
ética?
X 10 0
COMPONENTE: Establecimiento de Objetivos 7 ¿La empresa mantiene objetivos a
corto, mediano y largo plazo
establecidos?
X
10
8
8 ¿Las políticas establecidas por la
empresa favorecen al logro de los
objetivos planteados?
X
10
6
9 ¿Los objetivos planteados por la
empresa se han ido cumpliendo?
X
10
8
10 ¿Todo el personal de la empresa tiene
conocimiento de los objetivos que
persigue la empresa?
X
10
6
COMPONENTE: Identificación de Eventos
11 ¿La empresa sabe cuándo se esté
presentado un riesgo externo? X
10
10
12 ¿Internamente la empresa ha
identificado riesgos? X
10
7
13 ¿La empresa ha tenido que enfrentar
riegos internos que afecten el
cumplimiento de los objetivos?
X
10
8
14 ¿Se mantiene un plan propuesto sobre
los efectos que puede pasar la empresa
en caso de presentarse algún tipo de
riesgo?
X
10
8
PL-03
1/3
HH-PL-01
HH-PL-03
HH-PL-02
HH-PL-04
89
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ASPECTOS GENERALES
PERIODO 1 ENERO AL 31 DICIEMBRE DEL
2014
N°
PREGUNTA
Respuesta Evaluación
OBSERVACIONES SI NO PON. CALF
COMPONENTE: Evaluación de Riesgos
15 ¿La empresa mantiene algún plan o
sistema para conocer los riesgos por
los cuales puede estar expuesta?
X
10
7
16 ¿Los problemas que se presenten
dentro de la empresa son solucionados
de manera oportuna?
X
10
8
17
¿Considera que los controles que
mantiene la empresa pueden prevenir
riesgos de cualquier índole?
X
10 7
18
¿En caso de presentarse un riesgo para
la empresa este es atendido de manera
oportuna?
X
10
8
COMPONENTE: Respuesta al Riesgo
19
¿Cuándo se identifica un riesgo la
empresa mantiene un plan o estrategia
de mejoramiento?
X
10
8
20 ¿Si un riesgo es identificado se
evalúan sus debidas respuestas?
X
10
8
COMPONENTE: Actividades de Control
21 ¿La empresa mantiene manuales de
procedimientos planteados dentro de
todas sus áreas?
X
10
6
22 ¿El personal de cada área tiene
conocimiento de los manuales de
procedimientos de la empresa?
X
10
5
23 ¿Para medir los resultados de
eficiencia y eficacia se aplica
indicadores de medición?
X
10
0
COMPONENTE: Información y Comunicación
24
¿La Planificación Estratégica de la
empresa se ha dado a conocer a todo
el personal?
X
10
6
25
¿Los inconvenientes que se presenten
dentro de cada área son dados a
conocer a la Gerencia?
X
10
8
26
¿Para toma de decisiones y solución a
conflictos que se presenten dentro de
la empresa se comunica de manera
oportuna a Gerencia?
X
10
8
COMPONENTE: Monitoreo
27
¿Los reglamentos que mantiene la
empresa son aplicados en el desarrollo
de todas las actividades?
X
10
8
PL-03
2/3
HH-PL-05
HH-PL-06
HH-PL-05
HH-PL-07
90
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ASPECTOS GENERALES
PERIODO 1 ENERO AL 31 DICIEMBRE DEL 2014
N°
PREGUNTA
Respuesta Evaluación
OBSERVACIONES SI NO PON. CALF
COMPONENTE: Monitoreo
28
¿Existe un seguimiento y evaluación
de los controles aplicados en la
empresa?
X 10 8
29
¿Se establecen acciones de control y
seguimiento para el desarrollo de cada
actividad dentro de todas las áreas?
X
10
8
TOTAL
290
195
PL-03
3/3
91
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
CÁLCULO DEL NIVEL DE CONFIANZA Y
RIESGO DE CONTROL
ASPECTOS GENERALES
NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
15% - 50% Bajo Alto
51% - 75% Mediano Moderado
76% - 95% Alto Bajo
NIVEL DE CONFIANZA
NC
=
CTx100
=
Nivel de Confianza PT
NC
=
195x100
=
67,24% 290
RIESGO DE CONTROL
RC
=
100%-NC
=
Riesgo de Control
RC
=
100%-68,93%
=
32,76%
Conclusión: De acuerdo al análisis realizado con los resultados obtenidos en la aplicación del
Cuestionario de Control Interno sobre los Aspectos Generales de la empresa, se obtuvo que el
nivel de confianzas es del 67,24% lo cual equivale a un nivel Medio y el Riesgo dentro de la
empresa es del 32,76% lo que equivale a un Riesgo Moderado.
Elaborado por: Marjorie Coello Fecha: 09-06-2015
Revisado por: Fecha:
PL-04
3/3
92
4.3.2 Cálculo de Indicadores
Elaborado por: Marjorie Coello Fecha: 09-06-2015
Revisado por: Fecha: 09-06-2015
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
CALCULO DE INDICADORES
PERIODO 1 ENERO AL 31 DICIEMBRE DEL 2014
INDICADOR 1
OBJETIVO: Incremento en las ventas que se realicen durante el año 2014 y alcanzar la meta que
la empresa pretende lograr.
Fórmula := Total de Ventas realizadas durante el año 2014
---------------------------------------------------------------------------------
Meta que se pretendía alcanzar
Calculo: = $2.472.541
---------------------------------------------------------------------------------
$3.209.072
Resultado = 77% Alcanzado
Criterio de Auditoría: En la aplicación de los indicadores se determinó que la meta propuesta
para alcanzar a obtener ventas por un valor de $3.209.072 se logró en un 77%.
PL-05
1/3
93
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
CALCULO DE INDICADORES
PERIODO 1 ENERO AL 31 DICIEMBRE DEL 2014
INDICADOR 2
OBJETIVO: Determinar debilidades y fortalezas dentro de cada área de la empresa y poder
tomar medidas correctivas de manera oportuna.
Fórmula : = Número de áreas evaluadas
---------------------------------------------------------------------------------
Total de áreas de la empresa
Calculo: = 8
--------------------------------
16
Resultado = 50% Alcanzado
Criterio de Auditoría: En la aplicación de los indicadores se determinó que no se alcanzó la meta
planteada logrando así obtener el 50% de cumplimiento, debido a que solo se evaluaron 6 áreas de
la empresa y no todas.
Elaborado por: Marjorie Coello Fecha: 10-06-2015
Revisado por: Fecha: 10-06-2015
PL-05
2/3
HH-PL-08
94
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
CALCULO DE INDICADORES
PERIODO 1 ENERO AL 31 DICIEMBRE DEL 2014
INDICADOR 3
OBJETIVO: Determinar el cumplimiento de obligaciones oportunas con proveedores.
Fórmula := Proveedores a quienes se les canceló de manera oportuna
---------------------------------------------------------------------------------
Total de proveedores en un año
Calculo: = 234
--------------------------------
278
Resultado = 84,17% Cumplido
Criterio de Auditoría: En la aplicación de los indicadores se determinó que se alcanzó este
indicador en un 84,17% un porcentaje alto de cumplimiento ante los proveedores.
Elaborado por: Marjorie Coello Fecha: 10-06-2015
Revisado por: Fecha: 10-06-2015
PL-05
3/3
95
4.3.3 Hojas de Hallazgos
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
PERIODO 1 ENERO AL 31 DICIEMBRE DEL
2014
CONDICIÓN: Falta de un organigrama funcional para la empresa
CRITERIO: De acuerdo a la práctica sana profesional la importancia de un organigrama
funcional en toda empresa permite que el personal vaya desarrollando sus actividades de manera
ordenada para que de esta manera se llegue al logro de los objetivos planteados y a la vez que no
exista carga de trabajo para una sola persona.
CAUSA: La gerencia indica que cuando se realizó la elaboración de organigramas de la empresa
no se determinó la necesidad e importancia de un organigrama funcional omitiendo su creación.
EFECTO: Al mantenerse esta novedad se presentan problemas como duplicidad de funciones,
incumplimiento por desconocimiento, no poseer cargos y funciones bien definidas incurriendo
además en el desgaste de recursos innecesarios.
CONCLUSIÓN: La falta de un organigrama de funciones y una correcta segregación de
funciones ocasiona el retraso de resultados y el logro de los objetivos se ve afectado, es
importante la existencia de este organigrama para que cada persona conozca claramente las
actividades que debe cumplir de manera que exista eficiencia, eficacia y economía en la
utilización de recursos.
RECOMENDACIÓN: Al Jefe de Talento Humano, establecer una propuesta de un organigrama
funcional y presentarlo a la Gerencia para su aprobación.
Una vez aprobado el organigrama el área de Talento Humano socializará formalmente a todo el
personal de la empresa.
A todo el Personal de la empresa: Aplicar el organigrama de funciones en todas las actividades
que desarrollen.
A todas las Jefaturas, dar seguimiento al cumplimiento del Organigrama de Funciones.
Elaborado por: Marjorie Coello Fecha: 11-06-2015
Revisado por: Fecha:
HH-PL-01
1/1
96
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
PERIODO 1 ENERO AL 31 DICIEMBRE DEL
2014
CONDICIÓN.- No tiene establecido el código de ética de la empresa.
CRITERIO.-De acuerdo a la práctica sana profesional es recomendable que las empresas tengan
su propio código de ética con el objetivo de que el personal tenga una base a la cual regir su
conducta y comportamiento para el desarrollo de sus actividades y de esta manera no se vea
afectado el normal desempeño del personal, ni las relaciones laborales entre áreas.
CAUSA.- La gerencia no tiene claro el impacto de la inexistencia de este código de ética, y el
riego que esto implica, creyendo que es suficiente el conocimiento de los principios yvalores de la
empresa.
EFECTO.-Al mantenerse esta novedad implicaría que el personal no tenga definido su perfil
ético y desconozca que tipo de conducta debe mantener en la empresa lo que puede ocasionar un
conflicto de intereses personales frente a los profesionales.
CONCLUSIÓN.-Para el normal desarrollo de actividades y la existencia de un ambiente laboral
adecuado es necesario que la empresa LA ROCA S.A tenga un código de ética propio que permita
ser una guía al comportamiento y conducta de sus colaboradores, contribuyendo de esta forma al
afianzamiento de los valores y principios organizacionales; y previniendo cualquier conflicto de
intereses.
RECOMENDACIÓN.- A la gerencia general que disponga la creación del código de ética para la
empresa, una vez creado y aprobado el còdigo la Jefe de Talento Humano debe socializarlo
formalmente a todo el personal.
Elaborado por: Marjorie Coello Fecha: 12-06-2015
Revisado por: Fecha: 12-06-2015
HH-PL-02
1/1
97
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
PERIODO 1 ENERO AL 31 DICIEMBRE DEL
2014
CONDICIÓN: Falta de políticas completas establecidas para la empresa.
CRITERIO: Toda empresa debe establecer las políticas necesarias que permitan que el personal
desarrolle sus actividades de manera ordenada y que así se evite realizar actividades que vayan
contra la Ley o en contra de la Jerarquía de la empresa.
CAUSA: Se lleva a cabo un comité para el establecimiento de políticas por áreas es un proceso
que se está realizando paulatinamente por lo que actualmente se encuentra incompleto.
EFECTO: Al mantenerse este hallazgo se tiene un riesgo de que el personal al no tener las
políticas establecidas que sirvan de guía para el desarrollo de actividades pueden estar
trasgrediendo una Ley o yendo contra la Jerarquía de la empresa.
CONCLUSIÓN: Para que una empresa marche adecuadamente debe tener establecidas y
socializadas sus políticas las cuales permitan que las actividades realizadas por el personal sean
bajo una guía adecuada orientada al cumplimiento de los objetivos organizacionales, en la
empresa LA ROCA S.A se viene estableciendo políticas por áreas pero aún se encuentra
incompleto este proceso.
RECOMENDACIÓN: A la gerencia que lidere la culminación del establecimiento de políticas
para todas las áreas de la empresa. Que cada jefatura se encargue de establecer sus políticas y
estas sean discutidas y aprobadas por la gerencia. Una vez aprobadas las políticas que la jefatura
de talento humano se encargue de que sean socializadas a todo el personal de la empresa
Elaborado por: Marjorie Coello Fecha: 11-06-2015
Revisado por: Fecha:
HH-PL-03
1/1
98
A
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
PERIODO 1 ENERO AL 31 DICIEMBRE DEL
2014
CONDICIÓN.-Desconocimiento del personal de los objetivos estratégicos.
CRITERIO.-Dentro de las funciones de la gerencia está el comunicar a las jefaturas los planes y
proyectos que se desarrollan para que los mismos puedan ser alcanzados. Y las jefaturas a su vez
deben comunicar a sus subordinados los mismos e implementar las acciones necesarias para su
cumplimiento.
CAUSA.-Falta de comunicación adecuada al personal operativo indicándoles los objetivos
estratégicos por parte de la gerencia y jefaturas de las diferentes áreas
EFECTO.-Al no dar a conocer al personal operativo los objetivos estratégicos de la empresa,
estos no se ven relacionados ni comprometidos con la empresa, además de que al desconocer
dichos objetivos no son cumplidos.
CONCLUSIÓN.-Al existir una deficiente comunicación de los objetivos estratégicos planteados
por la gerencia estos no podrán ser alcanzados en el tiempo y condiciones establecidas, es necesario
involucrar a toda la empresa en el conocimiento de objetivos para que los colaboradores se sientan
comprometidos y pongan todo su esfuerzo en la consecución de los mismos.
RECOMENDACIÓN.- La gerencia junto con cada una de las jefaturas debe dar a conocer a todo
el personal la planificación estratégica de la empresa y los objetivos específicos, además de velar y
evaluar continuamente el cumplimiento de estos.
Elaborado por: Marjorie Coello
Revisado por:
Fecha: 07-06-2015
Fecha:
HH-PL-04
1/1
99
A
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
PERIODO 1 ENERO AL 31 DICIEMBRE DEL
2014
CONDICIÓN.- Manual de procedimientos incompleto y desconocimiento por parte del personal
CRITERIO.-De acuerdo a la práctica sana profesional toda empresa debe tener un manual de
procedimientos completo que constituya una guía en el cumplimiento de actividades de cada área
de la empresa y el mismo debe ser difundido a todo el personal para su cumplimiento.
CAUSA.-En el transcurso del tiempo y de acuerdo a las necesidades de crecimiento de la empresa
se han ido creando departamentos nuevos y no se han creado los procedimientos para estos;
debilidad en la comunicación al personal.
EFECTO.-Si se mantiene esta novedad da lugar a que las actividades sean realizadas de forma
empírica y de acuerdo a la experticia de cada persona, no se tiene una uniformidad en los
procedimientos, no se tiene una guía en la cual el personal pueda apoyarse; lo cual desemboca en
que los resultados no sean los esperados o los necesarios.
CONCLUSIÓN.-Para que todas las actividades sean realizadas correctamente y respondan a las
necesidades y objetivos de la empresa es necesario que exista un manual completo de
procedimientos adecuadamente difundido a todo el personal que constituya una guía para el
personal en el desarrollo de las diferentes actividades, para prevenir la duplicidad de funciones,
desgaste innecesario de recursos y los objetivos sean alcanzados eficientemente.
RECOMENDACIÓN.- A la Gerencia que disponga el levantamiento de procedimientos que no se
encuentren en el manual existente, y cada vez que se cree un nuevo departamento realizar el flujo
del procedimiento correspondiente y el mismo sea socializado formalmente.
A
Elaborado por: Marjorie Coello
Revisado por:
Fecha: 07-06-2015
Fecha:
HH-PL-05
1/1
100
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
PERIODO 1 ENERO AL 31 DICIEMBRE DEL
2014
CONDICIÓN: Falta de aplicación de indicadores de gestión y seguimiento en todas las áreas de la
empresa
CRITERIO: De acuerdo a la práctica sana profesional debe aplicarse indicadores de gestión que
permitan evaluar el cumplimiento de los objetivos planteados por la empresa.
CAUSA: No se tiene conocimiento de los indicadores de gestión existente por parte del personal
por lo cual no son aplicados ni tampoco se realiza el debido seguimiento de los mismos.
EFECTO: Al mantenerse esta observación la empresa desconoce el grado de cumplimiento de los
objetivos y no le deja tomar las decisiones oportunas para corregir las actividades
CONCLUSIÓN: Los objetivos planteados por la empresa deben ser monitoreados a través de la
aplicación de indicadores de gestión que permitan evaluar su cumplimiento y de identificarse que
esto no se está dando poder tomar oportunamente las decisiones correctivas para el mejoramiento,
el personal debe tener conocimiento de los objetivos y sus indicadores para que ellos estén
empoderados y canalicen todos sus esfuerzos al cumplimiento de los mismos.
RECOMENDACIÓN: A la gerencia verificar que todos los objetivos planteados a cada área
tengan su indicador de gestión, de ser así coordinar la comunicación de los mismos a todo el
personal e implantar un plan de evaluación y seguimiento en la aplicación de indicadores.
.
Elaborado por: Marjorie Coello
Revisado por:
Fecha: 07-06-2015
Fecha:
HH-PL-06
1/1
101
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
PERIODO 1 ENERO AL 31 DICIEMBRE DEL
2014
CONDICIÓN.- Desconocimiento del personal de la Planificación Estratégica
CRITERIO.-Dentro de las funciones de la gerencia está el comunicar a las jefaturas los planes y
proyectos que se desarrollan para que los mismos puedan ser alcanzados. Y las jefaturas a su vez
deben comunicar a sus subordinados los mismos e implementar las acciones necesarias para su
cumplimiento.
CAUSA.-Falta de comunicación adecuada al personal operativo indicándoles la planificación
estratégica por parte de la gerencia y jefaturas de las diferentes áreas
EFECTO.-Al no dar a conocer al personal operativo la planificación estratégica de la empresa,
estos no se ven relacionados ni comprometidos con la empresa, además de que al desconocer dicha
planificación no podrá ser cumplida.
CONCLUSIÓN.-Al existir una deficiente comunicación de la planificación estratégica planteada
por la gerencia esta no podrá ser alcanzada en el tiempo y condiciones establecidas, es necesario
involucrar a toda la empresa en el conocimiento para que los colaboradores se sientan
comprometidos y pongan todo su esfuerzo en la consecución de la misma
RECOMENDACIÓN.- Al Gerente General.- Dar a conocer a todo el personal tanto jefaturas
como personal operativo, la planificación estratégica de la empresa y los objetivos específicos que
por área deben ser cumplidos. Cada jefatura debe velar por el cumplimiento que les corresponde.
Elaborado por: Marjorie Coello
Revisado por:
Fecha: 07-06-2015
Fecha:
HH-PL-07
1/1
102
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
PERIODO 1 ENERO AL 31 DICIEMBRE DEL
2014
CONDICIÓN.-Falta de evaluación al 50% de las áreas de la empresa
CRITERIO.- Cada empresa debe tener una política de evaluación continua del desempeño ya que
es un proceso que busca determinar el grado de eficacia con el que las personas llevan a cabo las
actividades y responsabilidades que asumen dentro de la organización
CAUSA.- Falta de un programa adecuado de evaluación continua que debe ser implementado por
el área de talento humano
EFECTO.-Al no evaluar a todas las áreas se tiene como riesgo que existe personas que no estén
acorde a su cargo o las actividades que realizan no son eficientes.
CONCLUSIÓN.-Al evaluar a todas las áreas de una empresa se tiene varios beneficios como la
valoración objetiva de los resultados individuales que ella implica y el estímulo que genera en sus
trabajadores para mejorar la consecución de los objetivos. Asimismo, revela el grado de adecuación
de la persona al puesto de trabajo. Todo ello redunda en información que permite una mejor gestión
de las personas.
RECOMENDACIÓN.- Al Gerente General.- Disponga al área de Talento Humano realice una
planificación para evaluar las áreas pendientes.
Elaborado por: Marjorie Coello
Revisado por:
Fecha: 07-06-2015
Fecha:
HH-PL-08
1/1
103
4.4 Fase III Ejecución
104
4.4.1 Hoja de Trabajo / Índice
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
ÍNDICE
PERIODO 1 ENERO AL 31 DICIEMBRE
DEL 2014
ÍNDICE
1. Programa de Auditoría para el Proceso de Caja- Bancos ……………………….EJ- 01
Aplicación de Cuestionario de Control Interno ……………………………….. EJ-02
Evaluación del Riesgo.…………………………………………………………. EJ-03
Cálculo de Indicadores de Gestión…..………………………………………….EJ-04
Elaboración de Hoja de Hallazgos…………………………………………… HH-EJ
2. Programa de Auditoría para el Proceso de Cuentas por Cobrar……………….. EJ- 05
Aplicación de Cuestionario de Control Interno …………………………………EJ-06
Evaluación del Riesgo……………………………………………………………EJ-07
Cálculo de Indicadores de Gestión……………………………………………….EJ-08
Elaboración de Hoja de Hallazgos…………………………………………….. HH -EJ
3. Programa de Auditoría para el Proceso de Cuentas por Pagar………………….. EJ-09
Aplicación de Cuestionario de Control Interno.………………………………… EJ-10
Evaluación del Riesgo……………………………………………………………EJ-11
Cálculo de Indicadores de Gestión………………………………………………. EJ-12
Elaboración de Hoja de Hallazgos……………………………………………… HH-EJ
4. Programa de Auditoría para el Proceso de Presentación de Estados Financieros EJ-13
Aplicación de Cuestionario de Control Interno ………………………………… EJ-14
Evaluación del Riesgo…………………………………………………………… EJ-15
Cálculo de Indicadores de Gestión………………………………………………. EJ-16
Elaboración de Hoja de Hallazgos……………………………………………… HH-EJ
IEJ-01
105
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
ÍNDICE
PERIODO 1 ENERO AL 31 DICIEMBRE
DEL 2014
ÍNDICE
5. Programa de Auditoría para el Proceso de Elaboración y Ejecución Presupuesto.EJ-17
Aplicación de Cuestionario de Control Interno ………………………………..... EJ-18
Evaluación del Riesgo…………………………………………………………… EJ-19
Cálculo de Indicadores de Gestión………………………………………………. EJ-20
6. Programa de Auditoría a la Gestión del Jefe Financiero………………………..….EJ-21
Aplicación de Cuestionario de Control Interno ……………………………… ….EJ-22
Evaluación del Riesgo………………………………………………………… …EJ-23
Análisis manual de funciones Jefe Financiero……………………………………EJ-24
Cálculo de Indicadores de Gestión………………………………………………. EJ-25
Elaboración de Hoja de Hallazgos……………………………………………… HH-EJ
Elaborado por: Marjorie Coello Fecha: 12-06-2015
Revisado por: Fecha:
IEJ-02
106
4.4.1.1 Proceso Manejo de Caja - Bancos
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
PROGRAMA DE AUDITORÍA
ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA
PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
N° ACTIVIDADES A REALIZARSE HORAS/
PLANIF
HORAS/
REALES DIF. REF P/T
ELABORADO
POR OBSERVACIONES
PROCESO: MANEJO DE CAJA - BANCOS
1
Elabore un cuestionario de
Control Interno aplique al
responsable del manejo de
Caja-Bancos.
8 7 1 EJ-02 MC
2
Evalué el riesgo de control
interno
2 2 0 EJ-03 MC
3
Aplique Indicadores de
gestión y determine la
eficiencia y eficacia en este
proceso
2 2 0 EJ-04 MC
4
Elabora las diferentes Hojas
de Hallazgos con las
novedades determinadas en
este proceso.
5 5 0 HH-EJ MC
Elaborado por: Marjorie Coello
Fecha: 13-06-2015
Revisado por: Fecha: 13-06-2015
MC & ASOCIADOS
EJ-01
1/1
2
107
4.4.1.2 Aplicación del Cuestionario de Control Interno
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
PROCESO: MANEJO DE CAJA-BANCOS
RESPONSABLE: Sr. Anchundia Jaime – Asistente contable
AUDITOR: Marjorie Coello
Período: 2014
No. PREGUNTA SI NO N/A VAL. POND. OBSERVACIONES
1
¿Sus actividades son
desarrolladas bajo un manual
de políticas y procedimientos?
X 0 10
2
¿Cumple sus actividades en
este proceso con los
lineamientos de la normativa
vigente?
X 10 10
3 ¿Este proceso cuenta con un
manual de control interno? X 0 10
4
¿Mantiene capacitaciones
necesarias para el desarrollo de
sus actividades?
X 0 10
5
¿El sistema que mantienen
facilita el desarrollo de las
actividades?
X 10 10
6
¿Se efectúan los registros
contables en forma cronológica
y guardando el consecutivo de
los hechos, transacciones u
operaciones realizadas?
X
9 10
7
¿Los reembolsos de caja chica
están debidamente respaldados
por comprobantes?
X
9 10
TOTALES 38 70
Elaborado por: Marjorie Coello Fecha: 14-06-2015
Revisado por: Fecha: 14-06-2015
MC & ASOCIADOS EJ – 02
1/1
HH-EJ-01
HH-EJ-02
HH-EJ-03
108
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
CÁLCULO DEL NIVEL DE CONFIANZA Y
RIESGO DE CONTROL
PROCESO: MANEJO DE CAJA-BANCOS
NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
15% - 50% Bajo Alto
51% - 75% Mediano Moderado
76% - 95% Alto Bajo
NIVEL DE CONFIANZA
NC
=
CTx100
=
Nivel de Confianza PT
NC
=
38x100
=
54.29% 70
RIESGO DE CONTROL
RC
=
100%-NC
=
Riesgo de Control
RC
=
100%-54.29%
=
45,71%
Criterio del Auditor:
Al evaluar el desarrollo de los procedimientos del Proceso en el manejo de Caja-Bancos, se
determina que existe un nivel de confianza del 54.29% (CONFIANZA MEDIA); y un riesgo de
45.71% (RIESGO MODERADO), según la matriz de evaluación de confianza y riesgo.
Conclusión:
Las actividades desarrolladas dentro de este proceso no son realizadas con el apoyo de un Manual
de políticas y procedimientos, por lo que se determina, que este proceso presenta deficiencias.
Recomendación:
Al Jefe Financiero establecer una propuesta de un manual de políticas y procedimientos con el fin
de que todos los Procesos dentro de esta área los cuales permitan el desarrollo de las actividades
de manera eficaz y eficiente.
Elaborado por: Marjorie Coello Fecha: 09-06-2015
Revisado por: Fecha:
EJ-03
1/1
109
4.4.1.3 Indicadores de Gestión
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
CÁLCULO DE ÍNDICES
PROCESO: MANEJO DE CAJA-BANCOS
APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN AL PROCESO DE CAJA – BANCOS
OBJETIVO: Constatar que se realice un control interno adecuado dentro del manejo de Caja-
Bancos.
Fórmula := ARQUEOS DE CAJA REALIZADOS EN EL AÑO
---------------------------------------------------------------------------------
ARQUEOS PROGRAMADOS AL AÑO
0
Calculo: = ----------------------
5
Resultado = 0% INCUMPLIMIENTO
Criterio de Auditoría: En la aplicación de los indicadores se determinó que la falta de un
adecuado control interno puede producir perdida de dinero debido a que no se realizan arqueros de
caja sorpresivos.
A
Elaborado por: Marjorie Coello
Revisado por:
Fecha: 14-06-2015
Fecha: 14-06-2015
MC & ASOCIADOS
EJ-04
1/2
HH-EJ-04
110
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
CÁLCULODE ÌNDICES
PROCESO: MANEJO DE CAJA-BANCOS
APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN AL PROCESO DE CAJA – BANCOS
OBJETIVO: Constatar que se realice un control interno adecuado dentro del manejo de Caja-
Bancos.
CONCILIACIONES BANCARIAS REVISADAS POR EL JEFE FINANCIERO
Fórmula := ----------------------------------------------------------------------------------------------------
CONCILIACIONES REALIZADAS AL AÑO 2014
185
Calculo: = ----------------------
269
Resultado = 68,77% CUMPLIMIENTO
Criterio de Auditoría: En la aplicación de los indicadores se determinó que la falta de un
adecuado control interno puede producir perdida de dinero debido a que NO son revisadas en su
totalidad las conciliaciones bancarias por el Jefe Financiero.
Elaborado por: Marjorie Coello
Revisado por:
Fecha: 14-06-2015
Fecha: 14-06-2015
EJ-04
2/2 MC & ASOCIADOS
HH-EJ-04
111
4.4.1.4 Hoja de Hallazgos
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
PROCESO: MANEJO DE CAJA-BANCOS
CONDICIÓN.- Inexistencia de Manual de Polìticas y Procedimientos para el manejo de Caja-
Bancos
CRITERIO.- Según la práctica sana profesional es necesario que exista el establecimiento de
políticas y procedimientos para el manejo de la cuenta caja –bancos para lograr un mejor control y
minimización de riesgos.
CAUSA.- La Gerencia no ha visto la importancia ni ha medido el riesgo de no disponer de un
manual de políticas y procedimientos para el área contable y financiera.
EFECTO.- Lo que ha ocasionado que se presenten problemas dentro de este proceso debido a que
no se realizan Arqueos de Caja Sorpresivos asi como también las Conciliaciones Bancarias en
algunas ocaciones no son revisadas por el Jefe Financiero.
CONCLUSIÓN.- Es necesario que el área contable financiera cuente con su propio manual de
políticas y procedimientos para la cuenta caja – bancos ya que el manejo de dinero es una actividad
de riesgo y delicada en una empresa y se debe establecer los lineamientos y controles necesario
para el manejo de esta cuenta.
RECOMENDACIÓN.- Al Jefe Financiero y Contador establecer una propuesta de un Manual de
procedimientos y políticas de control y hacerlo difundir al personal de esta área.
Al Jefe Financiero y Contador planificar arqueos sorpresivos en el año pero que no solo quede en
la planificación si no mirar la importancia de ejecutarlo.
Al Jefe Financiero solicitar a la persona encargada de Conciliaciones Bancarias que toda
conciliación no puede quedarse sin su revisión y aprobación, a la vez establecer fechas de
presentación y que se las haga cumplir.A
Elaborado por: Marjorie Coello
Revisado por:
Fecha: 14-06-2015
Fecha: 14-06-2015
MC & ASOCIADOS HH-EJ-01
112
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
PROCESO: MANEJO DE CAJA-BANCOS
CONDICIÓN:Inexistencia de un manual de control interno para el área Contable y Financiera
CRITERIO: El Control Interno dentro del área Contable y Financiera debe ser aplicado de manera
impostergable, con el fin de evitar y salvaguardar los fondos de dinero como es Caja Chica y los
movimientos que se realicen en la cuenta Bancos.
CAUSA.- El Jefe Financiero y Contador no han medido el riesgo que implica el no disponer de un
manual de control interno para el área Contable y Financiera.
EFECTO.- De mantenerse esta novedad se tiene presente un riesgo alto de gineteo de valores,
malversación de fondos, faltantes, sobrantes de caja, depósitos no identficados, errores en el
registro de transacciones financieras.
CONCLUSIÓN.- Es importante que en el área Contable y Financiera exista un manual de Control
Interno que norme el desarrollo de las actividades para que el riesgo de cometer errores, o de que
existan actividades ílicitas sea el menor posible y sea controlado.
RECOMENDACIÓN.- Al Jefe Financiero y Contador establecer una propuesta de un Manual de
control interno y hacerlo difundir al personal de esta área.
A
Elaborado por: Marjorie Coello
Revisado por:
Fecha: 14-06-2015
Fecha: 14-06-2015
MC & ASOCIADOS HH-EJ-02
113
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
PROCESO: MANEJO DE CAJA-BANCOS
CONDICIÓN.- Falta de capacitación a Asistente Contable
CRITERIO.-Según polìtica de la empresa se debe mantener un programa de capacitación
continuo.
CAUSA.- No se tiene desarrollado un plan de capacitación para el personal de esta área.
EFECTO.- Que el personal se encuentre desactualizado de las normas y procedimiento legales
vigentes, que los criterios utilizados para el registro de transacciones sean caducos y conlleven a
incumplimientos de tipo legal y asdministrativo.
CONCLUSIÓN.- Es necesario mantener un plan de capacitación continuo para el personal de esta
área en temas contables y tributarios que les permita estar actualizados generando mayor confianza
en la información que manejan y emiten, de no tener capacitación continua el personal se da lugar
que la información por ellos generada no sea cien por ciento confiable y valedera ante las
instituciones reguladoras.
RECOMENDACIÓN.- Al Jefe Financiero y Contador proponer un programa de capacitación
continua para todo el personal que genera información contable directa e indirectamente.
A
A
Elaborado por: Marjorie Coello
Revisado por:
Fecha: 14-06-2015
Fecha: 14-06-2015
MC & ASOCIADOS HH-EJ-03
114
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
PROCESO: MANEJO DE CAJA-BANCOS
CONDICIÓN.- Falta de Control en el Manejo de Caja – Bancos (NO SE REALIZA ARQUEOS
SORPRESIVOS Y LAS CONCILIACIONES BANCARIAS NO SON REVISADAS EN SU
TOTALIDAD POR EL JEFE FINANCIERO)
CRITERIO.- El Jefe Financiero conjuntamente con el Contador deben realizar un adecuado
Control Interno dentro de este proceso con el fin de salvaguardar el dinero desembolsado por la
empresa asi como sus Ingresos.
CAUSA.- La falta de un adecuado control en Caja-Bancos no permite conocer los problemas que
se esten realizando dentro de este proceso.
EFECTO.- Lo que ha ocasionado que se presenten problemas dentro de este proceso debido a que
no se realizan Arqueos de Caja Sorpresivos asi como también las Conciliaciones Bancarias en
algunas ocaciones no son revisadas por el Jefe Financiero.
CONCLUSIÓN.- El Jefe Financiero y Contador no han visto la importancia de establecer
controles el Manejor de Caja-Bancos a la vez no mantienen establecido un adecuado Manual de
Políticas y Procedimientos lo cuál es fundamental para el desarrollo de toda actividad.
RECOMENDACIÓN.- Al Jefe Financiero y Contador establecer una propuesta de un Manual de
procedimientos y políticas de control y hacerlo difundir al personal de esta área.
Al Jefe Financiero y Contador planificar arqueos sorpresivos en el año pero que no solo quede en
la planificación si no mirar la importancia de ejecutarlo.
Al Jefe Financiero solicitar a la persona encargada de Conciliaciones Bancarias que toda
conciliación no puede quedarse sin su revisión y aprobación, a la vez establecer fechas de
presentación y que se las haga cumplir.
Elaborado por: Marjorie Coello
Revisado por:
Fecha: 14-06-2015
Fecha: 14-06-2015
MC & ASOCIADOS HH-EJ-04
115
4.4.2.1 Proceso Manejo de Cuentas por Cobrar
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
PROGRAMA DE AUDITORÍA
ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA
PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
N° ACTIVIDADES A REALIZARSE HORAS/
PLANIF
HORAS/
REALES DIF. REF P/T
ELABORADO
POR OBSERVACIONES
PROCESO: MANEJO CUENTAS POR COBRAR
1
Elabore un cuestionario de
Control Interno aplique al
responsable del manejo de
Cuentas por Cobrar.
8 7 1 EJ-06 MC
2
Evalué el riesgo de control
interno
2 2 0 EJ-07 MC
3
Aplique Indicadores de
gestión y determine la
eficiencia y eficacia en este
proceso
2 2 0 EJ-08 MC
4
Elabora una Hoja de
Hallazgos con las novedades
determinadas en este
proceso.
5 5 0 HH-EJ MC
Elaborado por: Marjorie Coello Fecha: 14-06-2015
Revisado por: Fecha: 14-06-2015
EJ-05
1/1
2
MC & ASOCIADOS
116
4.4.2.2 Aplicación del Cuestionario de Control Interno
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
PROCESO: MANEJO CUENTAS POR COBRAR
RESPONSABLE: Ing. Estevan Troya AUDITOR: Marjorie Coello
Período: 2014
No.
PREGUNTA SI NO N/A VAL. POND. OBSERVACIONES
1 ¿Sus actividades son
desarrolladas bajo un manual
de políticas y procedimientos?
X
0 10
2 ¿Cumple sus actividades en
este proceso con los
lineamientos de la normativa
vigente?
X
8 10
Falta mejorar
3 ¿Este proceso cuenta con un
manual de control interno?
X
0 10
4 ¿Mantiene capacitaciones
necesarias para el desarrollo de
sus actividades?
X
10 10
5 ¿El sistema que mantienen
facilita el desarrollo de las
actividades?
X
10 10
6 ¿Se efectúan los registros
contables en forma
cronológica y guardando el
consecutivo de los hechos,
transacciones u operaciones
realizadas?
X
9 10
7 ¿Las cuentas por cobrar están
debidamente respaldados por
comprobantes?
X
10 10
TOTALES 47 70
Elaborado por: Marjorie Coello Fecha: 14-06-2015
Revisado por: Fecha: 14-06-2015
MC & ASOCIADOS EJ – 06
1/1
HH-EJ-05
HH-EJ-06
117
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
CÁLCULO DEL NIVEL DE CONFIANZA Y
RIESGO DE CONTROL
PROCESO: MANEJO CUENTAS POR COBRAR
NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
15% - 50% Bajo Alto
51% - 75% Mediano Moderado
76% - 95% Alto Bajo
NIVEL DE CONFIANZA
NC
=
CTx100
=
Nivel de Confianza PT
NC
=
47x100
=
67.14% 70
RIESGO DE CONTROL
RC
=
100%-NC
=
Riesgo de Control
RC
=
100%-67.14%
=
32.86%
Criterio del Auditor:
Al evaluar el desarrollo de los procedimientos del Proceso en el manejo de Cuentas por Cobrar,
se determina que existe un nivel de confianza del 67.14% (CONFIANZA MEDIA); y un riesgo
de 32.86% (RIESGO MODERADO), según la matriz de evaluación de confianza y riesgo.
Conclusión:
Las actividades desarrolladas dentro de este proceso no son realizadas con el apoyo de un
Manual de políticas y procedimientos, por lo que se determina, que este proceso presenta
deficiencias LEVES.
Recomendación:
Al Jefe Financiero establecer una propuesta de un manual de políticas y procedimientos con el fin
de que todos los Procesos dentro de esta área los cuales permitan el desarrollo de las actividades
de manera eficaz y eficiente.
Elaborado por: Marjorie Coello Fecha: 14-06-2015
Revisado por: Fecha: 14-06-2015
EJ-07
1/1
118
4.4.2.3 Indicadores de Gestión
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
CÁLCULO DE ÌNDICES
PROCESO: MANEJO DE CUENTAS POR COBRAR
APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN AL PROCESO DE CUENTAS POR
COBRAR
OBJETIVO: Constatar que se realice un control interno adecuado dentro del manejo de Cuentas
por Cobrar.
RECUPERACIÓN DE CARTERA EN EL AÑO
Fórmula := ---------------------------------------------------------------------------------
TOTAL CARTERA DE LA EMPRESA
24.890,04
Calculo: = ----------------------
56.789,00
Resultado = 43% CUMPLIMIENTO
Criterio de Auditoría: En la aplicación de los indicadores se determinó que la falta de un
adecuado control interno no ha permitido que las Cuentas por Cobrar sean recuperadas en un
porcentaje representativo.
A
Elaborado por: Marjorie Coello
Revisado por:
Fecha: 15-06-2015
Fecha: 15-06-2015
MC & ASOCIADOS
EJ-08
1/2
HH-EJ-07
119
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
CÁLCULO DE ÌNDICES
PROCESO: MANEJO DE CUENTAS POR COBRAR
APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN AL PROCESO DE CUENTA POR
COBRAR
OBJETIVO: Constatar SI el personal que se encarga de este proceso ha recibido capacitaciones de
acuerdo al Cronograma de Capacitación anual de la empresa.
CAPACITACIONES RECIBIDAS
Fórmula := ----------------------------------------------------------------------------------------------------
TOTAL DE CAPACITACIONES PLANIFICADAS
3
Calculo: = ----------------------
3
Resultado = 100% CUMPLIMIENTO
Criterio de Auditoría: En la aplicación de los indicadores se determinó la planificación para la
capacitación dentro de este proceso se llevó acabo en un 100%.
A
Elaborado por: Marjorie Coello
Revisado por:
Fecha: 15-06-2015
Fecha: 15-06-2015
MC & ASOCIADOS
EJ-08
2/2
120
4.4.2.4 Hoja de Hallazgos
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
PROCESO: MANEJO DE CUENTAS POR COBRAR
CONDICIÓN.- Inexistencia de Manual de Polìticas y Procedimientos para el manejo Cuentas por
Cobrar
CRITERIO.- Según la práctica sana profesional es necesario que exista el establecimiento de
políticas y procedimientos para el manejo de la cuenta cuentas por cobrar, para que la existencia de
cartera incobrables sea la menor posible.
CAUSA.- Se ha establecido un manual de procedimientos de forma general pero el mismo no
responde al manejo de la cuenta cuentas por cobrar.
EFECTO.- Lo que ha ocasionado que se presenten problemas dentro de este proceso debido a que
no se tiene políticas y condiciones para la otorgación de créditos ni procedimientos para la emisión
y recaudación de cuentas por cobrar, generando una alta cartera incobrable y cuentas por cobrar si
los suficientes respaldos para su recuperación.
CONCLUSIÓN.- Es necesario que el área contable financiera cuente con su propio manual de
políticas y procedimientos para la cuenta cuentas por cobrar para que no exista un valor tan alto de
cartera incobrable y se regule la emisión de créditos, contribuyendo a que los ingresos de la
empresa sea mayor.
RECOMENDACIÓN.- Al Jefe Financiero y Contador establecer una propuesta de un Manual de
procedimientos y políticas para el manejo de la cuenta cuentas por cobrar, hacerlo difundir al
personal de esta área.
Realizar evaluaciones permanentes a los créditos otorgados, revisando que cumplan con los
respaldos y condiciones establecidas.
Elaborado por: Marjorie Coello Fecha: 14-06-2015
Revisado por: Fecha: 14-06-2015
MC & ASOCIADOS HH-EJ-05
121
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
PROCESO: MANEJO DE CUENTAS POR COBRAR
CONDICIÓN.- Inexistencia de Manual de Control Interno para el manejo Cuentas por Cobrar
CRITERIO.- El Jefe Financiero conjuntamente con el Contador deben realizar un adecuado
Control Interno dentro de este proceso con el fin de que la cartera incobrable sea la menor posible
CAUSA.- El Jefe Financiero y Contador no han anilizado el riesgo e impacto de la no existencia de
un manual de control interno para el área contable y financiera.
EFECTO.- Lo que ha ocasionado que el personal encargado de esta actividad no logre la
recuperación de cartera en un porcentaje significativo, y el valor de cuentas por cobrar sea cada vez
mayor.
CONCLUSIÓN.- Es necesario que el área contable financiera cuente con su propio manual de
control interno para la cuenta cuentas por cobrar con el fin que se regule y se de seguimiento al
procedimiento de la emisión y recaudación de cuentas por cobrar, contribuyendo a que el valor de
cuentas incobrables sea el menor posible y las cuentas por cobrar existentes tengan los respaldos
suficientes para su recuperación a corto plazo.
RECOMENDACIÓN.- Al Jefe Financiero y Contador establecer una propuesta de un Manual de
Control Inerno y hacerlo difundir al personal de esta área.
Al personal responsable de las cuentas por cobrar aplicar de manera inmediata el Manual de
Control Interno una vez que cuente con la aprobaciòn de Gerencia.
A
Elaborado por: Marjorie Coello
Revisado por:
Fecha: 15-06-2015
Fecha: 15-06-2015
MC & ASOCIADOS HH-EJ-06
122
LA ROCA S.A
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA
PROCESO: MANEJO DE CUENTAS POR COBRAR
CONDICIÓN.- Falta de Procedimientos y Politicas de Control (NO SE HA RECUPERADO UN
% SIGNIFICATIVO DE LA CARTERA QUE MANTIENE LA EMPRESA)
CRITERIO.- El Jefe Financiero conjuntamente con el Contador deben establecer un Manual de
Politicas y Procedimientos para el desarrollo optimo de esta actividad.
CAUSA.- La falta de un adecuado Manual de Politicas y Procedimientos
EFECTO.- Lo que ha ocasionado que el personal encargado de esta actividad no logre la
recuperación de cartera en un % significativo.
CONCLUSIÓN.- El Jefe Financiero y Contador no han visto la importancia de establecer un
Manual de Políticas y Procedimientos lo cuál es fundamental para el desarrollo de toda actividad.
RECOMENDACIÓN.- Al Jefe Financiero y Contador establecer una propuesta de un Manual de
procedimientos y políticas de control y hacerlo difundir al personal de esta área.
Al personal responsable de las cuentas por cobrar aplicar de manera inmediata el Manual de
Politicas y Procedimientos una vez que cuenta con la aprobaciòn de Gerencia.
A
Elaborado por: Marjorie Coello
Revisado por:
Fecha: 15-06-2015
Fecha: 15-06-2015
MC & ASOCIADOS
HH-EJ-07
123
4.4.3.1 Proceso Manejo de Cuentas por Pagar
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
PROGRAMA DE AUDITORÍA
ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA
PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
N° ACTIVIDADES A REALIZARSE HORAS/
PLANIF
HORAS/
REALES DIF. REF P/T ELABORADO
POR OBSERVACIONES
PROCESO: MANEJO CUENTAS POR PAGAR
1
Elabore un cuestionario de
Control Interno aplique al
responsable del manejo de
Cuentas por Pagar.
8 7 1 EJ-10 MC
2
Evalué el riesgo de control
interno
2 2 0 EJ-11 MC
3
Aplique Indicadores de
gestión y determine la
eficiencia y eficacia en este
proceso
2 2 0 EJ-12 MC
4
Elabora una Hoja de
Hallazgos con las novedades
determinadas en este
proceso.
5 5 0 HH-EJ MC
Elaborado por: Marjorie Coello Fecha: 16-06-2015
Revisado por: Fecha: 16-06-2015
EJ-09
1/1
2
MC & ASOCIADOS
124
4.4.3.2 Aplicación del Cuestionario de Control Interno
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
PROCESO: MANEJO CUENTAS POR PAGAR
RESPONSABLE: Anchundia Jaime AUDITOR: Marjorie Coello
Período: 2014
No
.
PREGUNTA SI NO N/A VAL. POND
.
OBSERVACIONES
1 ¿Sus actividades son
desarrolladas bajo un manual
de políticas y procedimientos?
X 0 10
2 ¿La emisión de cheques es
realizado por una persona
externa a quien maneja
Cuentas por Pagar?
X 0 10
3 ¿Este proceso cuenta con un
manual de control interno?
X 0 10
4 ¿Mantiene capacitaciones
necesarias para el desarrollo de
sus actividades?
X 10 10
5 ¿El sistema que mantienen
facilita el desarrollo de las
actividades?
X 10 10
6 ¿Se efectúan los registros
contables en forma
cronológica y guardando el
consecutivo de los hechos,
transacciones u operaciones
realizadas?
X
9 10
7 ¿Las cuentas por cobrar están
debidamente respaldados por
comprobantes?
X
10 10
TOTALES 39 70
Elaborado por: Marjorie Coello Fecha: 15-06-2015
Revisado por: Fecha: 15-06-2015
MC & ASOCIADOS EJ – 10
1/1
HH-EJ-08
HH-EJ-09
HH-EJ-10
125
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
CÁLCULO DEL NIVEL DE CONFIANZA Y
RIESGO DE CONTROL
PROCESO: MANEJO CUENTAS POR COBRAR
NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
15% - 50% Bajo Alto
51% - 75% Mediano Moderado
76% - 95% Alto Bajo
NIVEL DE CONFIANZA
NC
=
CTx100
=
Nivel de Confianza PT
NC
=
39x100
=
55.71% 70
RIESGO DE CONTROL
RC
=
100%-NC
=
Riesgo de Control
RC
=
100%-55.71%
=
44.29%
Criterio del Auditor:
Al evaluar el desarrollo de los procedimientos del Proceso en el manejo de Cuentas por Pagar, se
determina que existe un nivel de confianza del 55.71% (CONFIANZA MEDIANO); y un riesgo
de 44,29% (RIESGO MODERADO), según la matriz de evaluación de confianza y riesgo.
Conclusión:
Las actividades desarrolladas dentro de este proceso no son realizadas con el apoyo de un
Manual de políticas y procedimientos, por lo que se determina, que este proceso presenta
deficiencias
Recomendación:
Al Jefe Financiero establecer una propuesta de un manual de políticas y procedimientos con el fin
de que todos los Procesos dentro de esta área se desarrollen con la aplicación de controles, los
cuales permitan el desarrollo de las actividades de manera eficaz y eficiente.
Elaborado por: Marjorie Coello Fecha: 14-06-2015
Revisado por: Fecha: 14-06-2015
EJ-11
1/1
126
4.4.3.3 Indicadores de Gestión
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
CÁLCULO DE ÌNDICES
PROCESO: MANEJO DE CUENTA POR PAGAR
APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN AL PROCESO DE CUENTAS POR
PAGAR
OBJETIVO: Constatar que se realice un control interno adecuado dentro del manejo de Cuentas
por Pagar..
Nro. DE PROVEEDRORES CANCELADOS EN UN AÑO A TIEMPO
Fórmula := ---------------------------------------------------------------------------------
TOTAL PROVEEDORES AL AÑO 2014
289
Calculo: = ----------------------
345
Resultado = 87,77% CUMPLIMIENTO
Criterio de Auditoría: En la aplicación de los indicadores se determinó que se cumplió con un
gran porcentaje de cumplimiento de obligaciones con los proveedores.
A
Elaborado por: Marjorie Coello
Revisado por:
Fecha: 15-06-2015
Fecha: 15-06-2015
MC & ASOCIADOS
EJ-12
1/1
127
4.4.3.4 Hoja de Hallazgos
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
PROCESO: MANEJO DE CUENTAS POR COBRAR
CONDICIÓN.- Inexistencia de Manual de Polìticas y Procedimientos para el manejo Cuentas por
Pagar
CRITERIO.- Según la práctica sana profesional es necesario que exista el establecimiento de
políticas y procedimientos para el manejo de la cuenta cuentas por pagar, para que los créditos
adquiridos con terceras personas sean reales y bajo regulaciones.
CAUSA.- Se ha establecido un manual de procedimientos de forma general pero el mismo no
responde al manejo de la cuenta cuentas por pagar
EFECTO.- Lo que ha ocasionado que se presenten problemas dentro de este proceso debido a que
no se tiene políticas y condiciones para la adquisición de créditos ni procedimientos para el pago a
proveedores.
CONCLUSIÓN.- Es necesario que el área contable financiera cuente con su propio manual de
políticas y procedimientos para la cuenta cuentas por pagar, para que la relación con proveedores
sea regulada y se establezcan en condiciones favorables para la empresa evitando que se presente
conflictos de intereses personales.
RECOMENDACIÓN.- Al Jefe Financiero y Contador establecer una propuesta de un Manual de
procedimientos y políticas para el manejo de la cuenta cuentas por pagar, hacerlo difundir al
personal de esta área.
Realizar evaluaciones permanentes a los créditos adquiridos con los proveedores, revisando que
cumplan con los respaldos y condiciones establecidas.
A
Elaborado por: Marjorie Coello Fecha: 14-06-2015
Revisado por: Fecha: 14-06-2015
MC & ASOCIADOS HH-EJ-08
128
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
PROCESO: MANEJO DE CUENTAS POR COBRAR
CONDICIÓN.- Inexistencia de Manual de Control Inteno para el manejo Cuentas por Pagar
CRITERIO.- El Jefe Financiero conjuntamente con el Contador deben realizar un adecuado
Control Interno dentro de este proceso con el fin de salvaguardar el dinero desembolsado por la
empresa asi como sus gastos
CAUSA.- El Jefe Financiero y Contador no han anilizado el riesgo e impacto de la no existencia de
un manual de control interno para el área contable y financiera.
EFECTO.- Lo que ha ocasionado que el personal encargado de esta actividad no logre realizar un
análisis adecuado de la demora en pagos a proveedores y las condiciones en las que se dan la
adquisición de créditos.
CONCLUSIÓN.- Es necesario que el área contable financiera cuente con su propio manual de
control interno para la cuenta cuentas por pagar con el fin de que se regule y se de seguimiento al
procedimiento de la adquisicón y pagos realizados a terceras personas y proveedores,
contribuyendo a que el valor de cuentas por pagar sea el real, confiable y tenga los respaldos
suficientes para su pago.
RECOMENDACIÓN.- Al Jefe Financiero y Contador establecer una propuesta de un Manual de
Control Inerno y hacerlo difundir al personal de esta área.
Al personal responsable de las cuentas por cobrar aplicar de manera inmediata el Manual de
Control Interno una vez que cuente con la aprobaciòn de Gerencia.
A
Elaborado por: Marjorie Coello Fecha: 14-06-2015
Revisado por: Fecha: 14-06-2015
MC & ASOCIADOS HH-EJ-09
129
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
PROCESO: MANEJO DE CUENTAS POR PAGAR
CONDICIÓN.- Falta de Procedimientos y Politicas de Control así como un manual de fucniones
(EXISTE UNA SOLA PERSONA QUIEN REALIZA VARIAS ACTIVIDADES DE
ADQUISICIÓN, REGISTRO Y PAGO POR ENDE NO EXISTE CONTROL)
CRITERIO.- De acuerdo a la costumbre profesional y para un mejor control es necesario que la
empresa establezca claramente procedimientos, políticas y disponga de un manual de funciones
para cada cargo que se desempeña en la empresa.
CAUSA.- El Jefe Financiero y Contador no han anilizado el riesgo e impacto de la no existencia de
un manual de procedimientos, polìticas y funciones para el área contable y financiera.
EFECTO.- Lo que ha ocasionado que una sola persona sea quien realiza varias funciones por ende
se ha convertido en Juez y parte de este proceso, dando lugar a que se presenten actividades ilícitas
y se entre en conflicto de intereses personales.
CONCLUSIÓN.- Es imprensindible la existencia de politicas, control interno, manual de
funciones y que los mismos sean puestos en práctica, no se pude dejar que una misma persona
realice todo un procedimiento de inicio a fin sin que exista una otra que intervenga en alguna parte
del proceso o supervise permanentemente el mismo, para evitar que se presenten actividades ilícitas
y se entre en conflicto de intereses personales.
RECOMENDACIÓN.- El Jefe Financiero conjuntamente con el Contador deben analizar la
posibilidad de contratar a otra persona para que pueda haber control en este proceso es decir que
exista alguien que pueda revisar el trabajo del otro evitando asi todo tipo de riesgo.
Elaborado por: Marjorie Coello
Revisado por:
Fecha: 17-06-2015
Fecha: 17-06-2015
MC & ASOCIADOS HH-EJ-10
130
4.4.4.1 Proceso Presentación de Estados Financieros
LA ROCA S.A
PROGRAMA DE AUDITORÍA
ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA
PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
N° ACTIVIDADES A REALIZARSE HORAS/
PLANIF
HORAS/
REALES DIF. REF P/T ELABORADO
POR OBSERVACIONES
PROCESO: PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIERO
1
Elabore un cuestionario de
Control Interno aplique al
responsable del manejo de
Cuentas por Pagar.
8 7 1 EJ-14 MC
2
Evalué el riesgo de control
interno
2 2 0 EJ-15 MC
3
Aplique Indicadores de
gestión y determine la
eficiencia y eficacia en este
proceso
2 2 0 EJ-16 MC
4
Elabora una Hoja de
Hallazgos con las novedades
determinadas en este
proceso.
5 5 0 HH-EJ MC
Elaborado por: Marjorie Coello Fecha: 17-06-2015
Revisado por: Fecha: 17-06-2015
MC & ASOCIADOS
EJ-13
1/1
2
131
4.4.4.2 Aplicación del Cuestionario de Control Interno y Evaluación del Riesgo de control
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
PROCESO: PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
RESPONSABLE: Lcda. Rocío Martínez AUDITOR: Marjorie Coello
Período: 2014
No PREGUNTA SI NO N/A VAL POND OBSERVACIONES
1 ¿Sus actividades son
desarrolladas bajo un manual
de políticas y procedimientos?
X 0 10
2 ¿La presentación de Estados
Financieros tiene una fecha
establecida?
X 6 10
3 ¿Este proceso cuenta con un
manual de control interno?
X 0 10
4 ¿Mantiene capacitaciones
necesarias para el desarrollo de
sus actividades?
X 10 10
5 ¿El sistema que mantienen
facilita el desarrollo de las
actividades?
X 10 10
6 ¿La información necesaria
para la elaboración de estados
financieros es entregada por el
personal de las otras áreas?
X 6 10
7 ¿Se da seguimiento a las
novedades detectadas en los
estados financieros después de
su revisión?
X 8 10
TOTALES 40 70
Elaborado por: Marjorie Coello Fecha: 18-06-2015
Revisado por: Fecha: 18-06-2015
MC & ASOCIADOS
EJ – 14
1/1
HH-EJ-08
HH-EJ-09
HH-EJ-11
HH-EJ-12
132
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
CÁLCULO DEL NIVEL DE CONFIANZA Y
RIESGO DE CONTROL
PROCESO: PRESENTACIÓN DE ESTADOS
FINANCIEROS
NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
15% - 50% Bajo Alto
51% - 75% Mediano Moderado
76% - 95% Alto Bajo
NIVEL DE CONFIANZA
NC
=
CTx100
=
Nivel de Confianza PT
NC
=
40x100
=
57,14% 70
RIESGO DE CONTROL
RC
=
100%-NC
=
Riesgo de Control
RC
=
100%-57,14%
=
42,86%
Criterio del Auditor:
Al evaluar el desarrollo de los procedimientos del Proceso de Presentación de Estados Financieros, se
determina que existe un nivel de confianza del 57% (CONFIANZA MEDIA); y un riesgo de 42%
(RIESGO MODERADO), según la matriz de evaluación de confianza y riesgo.
Conclusión:
Las actividades desarrolladas dentro de este proceso no son realizadas con el apoyo de un Manual de
políticas y procedimientos, por lo que se determina, que este proceso presenta deficiencias, No existe una
fecha establecida para la presentación de los mismos esto se realiza solo cuando la Administración de la
empresa requiere tomar decisiones ahí son solicitados a la Contadora.
Recomendación:
Al Jefe Financiero establecer una propuesta de un manual de políticas y procedimientos con el fin de que
todos los Procesos dentro de esta área los cuales permitan el desarrollo de las actividades de manera eficaz y
eficiente. Al Jefe Financiero, establece una fecha de presentación de los Estados Financieros y que esta sea
realizada de manera mensual , con el fin de mantener un control dentro de esta información y tomar medidas
correctivas de manera oportuna y en el camino y no esperar que pase mucho tiempo para corregir errores.
Elaborado por: Marjorie Coello Fecha: 09-06-2015
Revisado por: Fecha:
EJ-15
1/1
ej-04
3/3
133
4.4.4.3 Indicadores de Gestión
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
CÁLCULO DE ÌNDICES
PROCESO: PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN AL PROCESO DE PRESENTACIÓN
DE ESTADOS FINANCIEROS
OBJETIVO: Constatar que se realice un control interno adecuado dentro de la Presentación de
Estados Financieros.
SUPERINTENDENCIA DE CIAS
Fecha de presentación de Estados Financiero ante la Superintendencia de Cias.
Fórmula := -------------------------------------------------------------------------------------------------------
Fecha de presentación establecida por la Superintendencia de Cias.
05-05-2014
Calculo: = ----------------------
Hasta el 30-04-2014
Resultado = 0% IMCUMPLIMIENTO
SRI
Fecha de presentación de Estados Financiero ante el SRI
Fórmula := -------------------------------------------------------------------------------------------------------
Fecha de presentación establecida por el SRI.
15-04-2014
Calculo: = ----------------------
Hasta el 10-04-2014
Resultado = 0% IMCUMPLIMIENTO
Criterio de Auditoría: En la aplicación de los indicadores se determinó que no se cumplió con las
fechas establecidas por los organismos de control provocando de esta manera multas y sanciones
por estos organismos
Elaborado por: Marjorie Coello
Revisado por:
Fecha: 15-06-2015
Fecha: 15-06-2015
MC & ASOCIADOS
EJ-16
1/1
HH-EJ-13
134
4.4.4.4 Hoja de Hallazgos
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
PROCESO: PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
CONDICIÓN.- Inexistencia de fechas establecidas formalmente para la presentación de estados
financieros.
CRITERIO.- Para poder conocer la situación financiera de la empresa es necesario que la
información contable sea entregada de manera oportuna para que sea analizada y se tome las
decisiones correspondientes.
CAUSA.- Entre el Jefe Financiero y la Contadora no se ha establecido fechas de esntrega de los
estados financieros mensuales
EFECTO.- De mantenerse este hallazgo da lugar a que la información que tiene el Jefe Financiero
no esté actualizada y basado en esta información tome desiciones financieras que puedan afectar el
normal desembolvimiento de las actividades de la empresa
CONCLUSIÓN.- Se debe establecer formalmente una fecha de presentación de estados
financieros mensuales entre el Jefe Financiero y Contabilidad para que la información que se
disponga sea la real y las decisiones que se tome en base a esta sean las correctas, además que le
permitirá al Jefe Financiero realizar análisis a las cuentas y emitir criterios de control.
RECOMENDACIÓN.- Al Jefe Financiero y Contador establecer una fecha de presentación de
estados financieros mensuales.
Elaborado por: Marjorie Coello Fecha: 14-06-2015
Revisado por: Fecha: 14-06-2015
MC & ASOCIADOS HH-EJ-11
135
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
PROCESO: PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
CONDICIÓN.-Demora en la entrega de información por parte de las áreas involucradas en el
proceso contable.
CRITERIO.- Para la elaboración de los estados financieros se depende de otras áreas como
ventas, compras, bodega, producción que generan información directa en el proceso contable, por
lo que si estas áreas no entregan su información a tiempo los estados financieros no podrán estar a
tiempo.
CAUSA.- Falta de establecimiento formal de un cronograma con plazos para la entrega de
información a contabilidad por las diferentes áreas involucradas.
EFECTO.- De mantenerse esta novedad genera que e plazo para la entrega de balances no sea
cumplida, riesgo de no entregar la información mensual a las entidades reguladoras.
CONCLUSIÓN.- Es indispensable que entre las áreas que generan información para contabilidad
exista coordinación y establecimiento de plazos en la entrega de infomación garantizando de esta
manera que los estados financieros y la información que solicitan las entidades reguladoras sean
entregados a tiempo.
RECOMENDACIÓN.- Al Jefe Financiero y Contador establezcan formalmente un cronograma
con plazos para la entrega de información por pate de las áreas involucradas.
Que todas las áreas que entregan mensualmente la información a contabilidad cumplan con el
cronograma establecido.
A
Elaborado por: Marjorie Coello Fecha: 14-06-2015
Revisado por: Fecha: 14-06-2015
MC & ASOCIADOS HH-EJ-12
136
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
PROCESO: PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
CONDICIÓN.- Falta de Procedimientos y Politicas de Control (Incumplimiento en la
presentación de los Estados Financieros ante los organismos de control.)
CRITERIO.-La importancia de un Manual de politicas y procedimientos permite tener un control
adecuado en las actividades que realizan los miembros de la empresa.
CAUSA.- La falta de Control en las actividades que realiza la persona encargada de la Presentación
de Estados Financieros.
EFECTO.- Lo que ha ocasionado que al no existir control, la información requerida por los
Organismos de Control no sean cumplidas en las fechas establecidas lo que ha provocado multas
para la empresa. El Jefe Financiero conjuntamente con el Contador deben establecer un control
adecuado asi como establecer una fecha en la presentación de los Estados Financieros con el fin de
que esta sea de manera mensual.
CONCLUSIÓN.- El Jefe Financiero y Contador no han visto la importancia de establecer un
Manual de Políticas y Procedimientos, lo cuál es fundamental para el desarrollo de toda actividad.
RECOMENDACIÓN.- Al Jefe Financiero y Contador establecer una propuesta de un Manual de
procedimientos y políticas de control y hacerlo difundir al personal de esta área.
Al Jefe Financiero y Contador establecer una fecha determinada para la presentación de Estados
Financieros y que esta sea de manera mensual
Al Jefe Financiero solicitar que se cumpla con la fecha establecida con el fin de corregir errores en
de manera oportuna en el caso de que hubiere, y por ende evitar multas y sanciones con los
Organismos de Control. A
Elaborado por: Marjorie Coello Fecha: 14-06-2015
Revisado por: Fecha: 14-06-2015
MC & ASOCIADOS HH-EJ-13
137
4.4.5.1 Proceso Elaboración de Presupuesto
LA ROCA S.A
PROGRAMA DE AUDITORÍA
ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA
PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
N° ACTIVIDADES A REALIZARSE HORAS/
PLANIF
HORAS/
REALES DIF. REF P/T ELABORADO
POR OBSERVACIONES
PROCESO: ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE PRESUPUESTO
1
Elabore un cuestionario de
Control Interno aplique al
responsable de la
Elaboración de Presupuesto.
8 7 1 CI-06 MC
2
Evalué el riesgo de control
interno.
2 2 0 CI-06
MC
3
Aplique Indicadores de
gestión y mida eficiencia y
eficacia en este proceso
2 2 0 IG-10
MC
4
Elabora una Hoja de
Hallazgos con las novedades
determinadas en este
proceso.
5 5 0 HH-08
MC
Elaborado por: Marjorie Coello Fecha: 19-06-2015
Revisado por: Fecha: 19-06-2015
MC & ASOCIADOS EJ-17
1/1
2
138
4.4.5.2 Aplicación del Cuestionario de Control Interno y Evaluación del Riesgo de control
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
PROCESO: ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE PRESUPUESTO
RESPONSABLE: Ing. Estevan Troya AUDITOR: Marjorie Coello
Período: 2014
No. PREGUNTA SI NO N/A VAL. POND OBSERVACIONES
1
¿Sus actividades son
desarrolladas bajo un manual
de políticas y procedimientos?
X
0
10
2
¿El presupuesto es elaborado
de manera anual?
X
10
10
3
¿El presupuesto anual se ha
llegado a cumplir en su
totalidad?
X
10
10
4
¿Para la elaboración de
presupuesto se considera con
la participación de todos los
Jefes de cada área?
X
10
10
5
¿El sistema que mantienen
facilita el desarrollo de las
actividades?
X
10
10
TOTALES 40 50
Elaborado por: Marjorie Coello Fecha: 18-06-2015
Revisado por: Fecha: 18-06-2015
HH-EJ-08
MC & ASOCIADOS
EJ – 18
1/1
139
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
CÁLCULO DEL NIVEL DE CONFIANZA Y
RIESGO DE CONTROL
PROCESO: ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN
DE PRESUPUESTO
NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
15% - 50% Bajo Alto
51% - 75% Mediano Moderado
76% - 95% Alto Bajo
NIVEL DE CONFIANZA
NC
=
CTx100
=
Nivel de Confianza PT
NC
=
40x100
=
80% 50
RIESGO DE CONTROL
RC
=
100%-NC
=
Riesgo de Control
RC
=
100%-80%
=
20%
Criterio del Auditor:
Al evaluar el desarrollo de los procedimientos del Proceso de Elaboración y Ejecución de
Presupuesto, se determina que existe un nivel de confianza del 80% (CONFIANZA ALTA); y un
riesgo de 20% (RIESGO BAJO), según la matriz de evaluación de confianza y riesgo.
Conclusión:
Las actividades desarrolladas dentro de este proceso no son realizadas con el apoyo de un
Manual de políticas y procedimientos ,por lo que se determina, sin embargo este proceso no
presenta deficiencias,
Recomendación:
Al Jefe Financiero establecer una propuesta de un manual de políticas y procedimientos con el fin
de que todos los Procesos dentro de esta área los cuales permitan el desarrollo de las actividades
de manera eficaz y eficiente.
Elaborado por: Marjorie Coello Fecha: 20-06-2015
Revisado por: Fecha: 20-06-2015
EJ-19
1/1
ej-04
3/3
140
4.4.5.3 Indicadores de Gestión
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
CÁLCULO DE ÍNDICES
PROCESO: ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE PRESUPUESTO
APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN AL PROCESO ELABORACIÓN Y
PRESENTACIÓN DE PRESUPUESTO
OBJETIVO: Constatar el cumplimiento y ejecución del presupuesto
Presupuesto Ejecutado
Fórmula := ----------------------------------------------------------------------------
Presupuesto Anual establecido
348.000,00
Calculo: = ----------------------
350.000,00
Resultado = 99,43% EJECUTADO
Criterio de Auditoria: En la aplicación de los indicadores se determinó que el presupuesto anual
durante el año 2014 fue ejecutado de manera satisfactoria cumpliendo así el 99,43%.
RECOMENDACIÓN.-Al Responsable de la Ejecución del Presupuesto seguir manteniendo el
mismo cumplimiento dentro de este proceso.
Elaborado por: Marjorie Coello
Revisado por:
Fecha: 21-06-2015
Fecha: 21-06-2015
MC & ASOCIADOS
EJ-20
1/1
141
4.4.6.1 Funciones del Jefe Financiero (Único manual que existe dentro del área)
LA ROCA S.A
PROGRAMA DE AUDITORÍA
ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA
PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014
N° ACTIVIDADES A REALIZARSE HORAS/
PLANIF
HORAS/
REALES DIF. REF P/T ELABORADO
POR OBSERVACIONES
PROCESO: FUNCIONES DEL JEFE FINANCIERO
1
Elabore un cuestionario de
Control Interno aplique al
Jefe Financiero de la
empresa.
8 7 1 CI-06 MC
2
Evalué el riesgo de control
interno.
2 2 0 CI-06
MC
3
Solicite el manual de
funciones existente dentro de
esta área y analice su
cumplimiento.
5 6 1 CP-12
4
Aplique Indicadores de
gestión y mida eficiencia y
eficacia en este proceso
2 2 0 IG-10
MC
5
Elabora una Hoja de
Hallazgos con las novedades
determinadas en este
proceso.
5 5 0 HH-08
MC
Elaborado por: Marjorie Coello Fecha: 22-06-2015
Revisado por: Fecha: 22-06-2015
MC & ASOCIADOS
EJ-21
1/1
2
142
4.4.6.2 Aplicación del Cuestionario de Control Interno y Evaluación del Riesgo de control
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
PROCESO: FUNCIONES DEL JEFE FINANCIERO
RESPONSABLE: Ing. Estevan Troya AUDITOR: Marjorie Coello
Período: 2014
No. PREGUNTA SI NO N/A VAL. POND. OBSERVACIONES
1
¿Sus actividades son
desarrolladas bajo un manual
de funciones?
X 10 10 Es el único
manual de
funciones
establecido.
2
¿Mantiene reuniones
frecuentes con el personal de
su área?
X 4 10 No, son muy
frecuentes.
3
¿Este proceso cuenta con un
manual de control interno?
X
10
10
4
¿Mantiene capacitaciones
necesarias para el desarrollo de
sus actividades?
X 10 10
5
¿El sistema que mantienen
facilita el desarrollo de las
actividades?
X 10 10
TOTALES 44 50
Elaborado por: Marjorie Coello Fecha: 22-06-2015
Revisado por: Fecha: 22-06-2015
HH-EJ-14
MC & ASOCIADOS
EJ – 22
1/1
143
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
CÁLCULO DEL NIVEL DE CONFIANZA Y
RIESGO DE CONTROL
PROCESO: PRESENTACIÓN DE ESTADOS
FINANCIEROS
NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO
15% - 50% Bajo Alto
51% - 75% Mediano Moderado
76% - 95% Alto Bajo
NIVEL DE CONFIANZA
NC
=
CTx100
=
Nivel de Confianza PT
NC
=
44x100
=
88% 50
RIESGO DE CONTROL
RC
=
100%-NC
=
Riesgo de Control
RC
=
100%-88%
=
12%
Criterio del Auditor:
Al evaluar el desarrollo de las Funciones del Jefe Financiero, se determina que existe un nivel de
confianza del 88% (CONFIANZA ALTA); y un riesgo de 12% (RIESGO BAJO), según la matriz
de evaluación de confianza y riesgo.
Conclusión:
Las funciones son desarrollas bajo un Manual de funciones cabe mencionar que es el único
manual existente dentro de esta área.
El Jefe Financiero mantiene reuniones constantes con el personal de su área.
Recomendación:
Al Jefe Financiero establecer una propuesta de un manual de políticas y procedimientos para todas
las actividades y cargos que se desarrollan dentro de su área.
Al Jefe Financiero, establece una planificación para que se realicen reuniones frecuente con su
personal y asa conocer novedades y establecer medidas correctivas de manera oportuna.
Elaborado por: Marjorie Coello Fecha: 20-06-2015
Revisado por: Fecha: 20-06-2015
EJ-23
1/1
ej-04
3/3
144
4.4.6.3 Análisis del Manual de Funciones del Jefe Financiero
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
ANÁLISIS MANUAL DE FUNCIONES
PROCESO: FUNCIONES DEL JEFE FINANCIERO
@ Manual tomado de manera textual presentado por el Jefe Financiero
“JEFE FINANCIERO
I. IDENTIFICACION
Nivel:
Reporta a:
Profesional
Gerencia General y Contralor
II. OBJETIVO PRINCIPAL
Se encarga del manejo óptimo de los recursos humanos, financieros y físicos que hacen
parte de la organización a través de las áreas de Contabilidad, Presupuesto y
Tesorería, Compras y Recursos Humanos, para el logro de los objetivos de la empresa.
III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Análisis de los aspectos financieros.
2. Análisis de inversión necesaria para alcanzar las ventas esperadas.
3. Elaborar las decisiones específicas que se deban tomar y elegir fuentes y formas
alternativas de abastecimiento de fondos para financiar inversiones.
4. Forma de obtener fondos para proporcionar el financiamiento a activos que
requiere la empresa y elaborar productos cuyas ventas generarán ingresos.
5. Elaboración de documentos para transferencias entre cuentas y al exterior
6. Proyectar, obtener y utilizar fondos para financiar las operaciones de la
organización y maximizar el valor de la misma.
7. Interactúa con los otros departamentos para que la organización opere de
manera eficiente
8. Administrar la disponibilidad de fondos
9. Definir las políticas de inventarios, activos fijos, recursos, personal, etc.
10. Elaborar presupuestos que muestren la situación económica y financiera de la
empresa, así como resultados y beneficios a alcanzarse en los períodos siguientes
con un alto grado de probabilidad y certeza.
11. Negociación con proveedores: compras, descuentos especiales, formas de pago y
créditos. Es el encargado de los aspectos financieros de: compras que realiza la
empresa.
12. Negociación con: clientes, en temas relacionas con crédito y pago de proyectos.
13. Manejo y supervisión de la contabilidad y responsabilidades tributarias con el
MC & ASOCIADOS
EJ – 24
1/1
145
SRI, IESS y SUPER DE COMPAÑIAS
14. Gestionar pagos servicios básicos
15. Asegurar la información financiera y contable razonable y oportuna para el uso
de la gerencia.
16. Desarrollo de informe mensual de costos y gastos por área
17. Encargar de todos los temas administrativos relacionados con recursos humanos,
nómina, préstamos, descuentos, vacaciones, etc.
18. Liquidación de trabajos en área de proyectos
19. Aprobar la facturación de ventas a través de bodega.
20. Supervisar la facturación realizada por bodega de los contratos firmados con
clientes, con parámetros establecidos. 21. Elaboración de reportes financieros, de ventas y producción para la Gerencia General y
Contralor
22. Cualquier otra actividad determinada por el Gerente General o el Contralor
23. Preparación de Macros para pagos mediante Cash Management.
24. Preparación de Macros para pagos de viáticos.
25. Impresión de documentos de respaldo para entrega de cargas al departamento de
contabilidad.
26. Recepción de dinero por parte del área de ventas y envío del mismo a depositar.
27. Revisión diaria y constante de emisión de cheques, así como de las autorizaciones de los
mismos.
28. Entrega de información a contabilidad con respecto a las cuentas bancarias,
movimientos de transferencias grandes no registradas en el sistema.
29. Revisión diaria de las cuentas de bancos
30. Relación directa con el banco sobre solicitudes de sobregiros, renovación de pólizas.
IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (Criterios de Desempeño)
1. Los planes y programas de la empresa se ajusten a las políticas administrativas y
financieras del Plan Estratégico
2. Los planes de Inversiones, Financiero y Proyecto de Presupuesto anual se ajusta a las
directrices impartidas para su elaboración
3. las políticas, normas y procedimientos para la administración de los recursos humanos,
físicos, económicos, financieros y logísticos se ajustan a las directrices institucionales.
4. Las políticas, planes y programas relacionados con: gestión de presupuesto contable y
tesorería, se ajustan a los procedimientos y normas que regulan la gestión financiera
de empresa.
5. Los gastos son ordenados, se ajustan a las normas establecidas
6. Los Activos Fijos de la empresa se los utiliza adecuadamente de acuerdo con las
directrices y mecanismos de control impartidos.
7. Los estudios sobre estructura organizacional y plana de personal responden a las
necesidades institucionales
8. El manual específico de funciones, competencias y requisitos de los empleados de la
empresa están actualizados.
9. Los Manuales de procesos y procedimientos responden a la racionalización de la
gestión, de los recursos y de las directrices institucionales establecidas.
10. Los Informes financieros son presentados de acuerdo con los requerimientos de los
146
entes de control.
11. Los documentos que soportan los actos administrativos y financieros de la
empresa están debidamente archivados.
12. La información financiera de la empresa es oportuna y actualizada. 13. Los informes de gestión y resultados son presentados de acuerdo con los
requerimientos de la empresa.
V. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
Contabilidad y Administración Financiera así como conocimientos sobre gestión estratégica,
relaciones empresariales y recursos humanos, además de conocimientos en informática y
procesos administrativos y operativos.
VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios
Superiores en Contabilidad, Economía,
Administración de empresas o carreras
afines.
Experiencia
3 a 5 años de experiencia en Cargos
similares”
Elaborado por: Marjorie Coello
Revisado por:
Fecha: 23-06-2015
Fecha: 23-06-2015
☼ Criterio de Auditoria: Del Manual facilitado por el Jefe Financiero se
pudo evidenciar que es cumplido casi en su totalidad, se encuentra bien
establecido y las funciones se encuentran bien definidas.
147
4.4.6.4 Indicadores de Gestión
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
CÁLCULO DE ÍNDICES
PROCESO: FUNCIONES DEL JEFE FINACIERO
APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN A LAS FUNCIONES DEL JEFE
FINANCIERO
OBJETIVO: Constatar que las funciones establecidas dentro del Manual de Funciones del Jfe
Financiero sean puestas en marcha en su totalidad.
Nro. De funciones que son puestas en marcha.
Fórmula := ------------------------------------------------------------------------------------------------
Total Nro. De funciones que mantiene el Manual presentado
26
Calculo: = ----------------------
30
Resultado = 86,67% CUMPLIMIENTO
Criterio de Auditoria: En la aplicación de los indicadores se determinó que las funciones del Jefe
Financiero son ejecutadas en un 86,67%.
Elaborado por: Marjorie Coello
Revisado por:
Fecha: 23-06-2015
Fecha: 23-06-2015
MC & ASOCIADOS
EJ-25
1/1
148
4.4.6.5 Hoja de Hallazgos
LA ROCA S.A
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE HALLAZGOS
PROCESO: FUNCIONES DEL JEFE FINANCIERO
CONDICIÓN.- FALTA DE REUNIONES CON EL PERSONAL QUE DIRIGE)
La comunicaciòn dentro de todo ambito es de suma importancia.
CRITERIO.- En toda empresa la existencia de una comunicación adecuada es indispensable para
el correcto desarrollo de las actividades.
CAUSA.- El Jefe Financiero también funge como Jefe de Operaciones por lo que tiene una carga
de actividades que realizar y controlar haciendo dificil el tener reuniones frecuetnes con el personal
contable financiero.
EFECTO.- Lo que ha ocasionado que no conozca inconvenientes o sugerencias en mejorar por
parte del personal de esta área.
CONCLUSION.- El Jefe Financiero no mantiene una planificación de reuniones con el personal
que dirige lo cual no ha permitido conocer las falencias del departamento.
RECOMENDACIÓN.- Al Jefe Financiero establecer una planificación de reuniones con el
personal que dirige con el fin de conocer como laboran dentro de cada actividad así como
inconvenientes dentro del mismo.
Elaborado por: Marjorie Coello
Revisado por:
Fecha: 24-06-2015
Fecha: 24-06-2015
MC & ASOCIADOS HH-EJ-14
149
4.5 Fase IV Informe Preliminar
150
INFORME DE AUDITORIA DE GESTIÓN REALIZADA AL ÁREA CONTABLE
FINANCIERA
CAPITULO I
ENFOQUE DE LA AUDITORIA
Motivo de la Auditoria
Verificar la existencia de Control Interno dentro de cada proceso que se desarrolla en el
área Contable y Financiera.
Conocer la aplicación de Indicadores de Gestión en el cumplimiento de los principales
procesos.
Proponer una mejor planificación para el Área Contable y Financiera.
Objetivos de la Auditoria
Auditar los principales procesos que se llevan a cabo dentro al Área Contable y Financiera.
Alcance
Se efectuará en el periodo comprendido del 01 de Junio al 07 de Julio del 2015.
Componentes Auditados
Proceso de Caja- Bancos
Proceso de Cuentas por Cobrar
Proceso de Cuentas por Pagar
Proceso de Estados Financieros
Proceso de Elaboración y Ejecución del Presupuesto
Gestión del Jefe Financiero
CAPITULO II
Información de la empresa
Misión
Con excelencia, compromiso procesamos, diseñamos, construimos y recuperamos los sueños de
nuestros clientes con duración milenaria.
Visión
Ser una empresa sólida, comprometida con la innovación de productos y servicios constructivos,
reconocida por su excelencia, aporte en obras emblemáticas y compromiso con sus colaboradores,
comunidad y medio ambiente.
151
FODA
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
Poseen tecnología actualizada y automatizada
para el procesamiento de la piedra.
Sus proyectos de infraestructura e ingeniería
son de calidad.
La empresa cuenta con experiencia y
profesionalismo para realizar sus actividades.
La empresa tiene calidad en los productos y
servicios que ofrece.
El personal administrativo es comprometido
con la empresa.
La política de impulsar el consumo de la
producción nacional influye para que haya un
crecimiento de la demanda.
El acceso a la tecnología le permitirá a la
empresa reducir costos, tiempo y brindar un
mejor servicio a sus clientes.
Nueva oferta de servicios y productos de
calidad por parte de proveedores que permitirán
ampliar el portafolio de clientes.
DEBILIDADES AMENAZAS
Débil control interno administrativo y
financiero.
Falta de conocimiento de políticas, planes y
estrategias a nivel operativo de la empresa
Inobservancia al manual de funciones y
procedimientos.
Falta delimitación de funciones
Manual de procedimientos incompleto
La inflación refleja el incremento de precios, la
actividad de la construcción es sensible y
conspira seriamente con la factibilidad de llevar
adelante las actividades de la empresa.
Gran crecimiento de oferta del sector de la
construcción.
Políticas estatales que afectan directamente al
sector de la construcción
Regulaciones ambientales.
152
Objetivos
Ganar posicionamiento de la empresa en el sector privado.
Incrementar significativamente las ventas al sector privado.
Ampliar la cartera de clientes del sector privado.
Evaluación continua de procesos productivos y control de calidad.
Ofrecer a los clientes de esta empresa variedad de construcción con sus diseños, para
satisfacer las expectativas de los clientes.
Ofrecer y proyectar servicios con calidad para generar confianza en los clientes.
Funcionarios Principales
153
CAPITULO III
RESULTADOS ESPECÍFICOS DE ACUERDO A CADA PROCESO ANALIZADO
OBSERVACIÓN Nº 1.- Incumplimiento de objetivo estratégico acerca de incrementar las ventas
de inventarios en un 25% en el año 2014.
CONCLUSIÓN.- En el trascurso del tiempo las ventas en una empresa deben ir incrementando
para que sea rentable por lo cual la empresa LA ROCA S.A debe tomar decisiones en la promoción
y creación de nuevos productos, planteamiento de nuevas estrategias para el área de ventas que les
permita cumplir con sus objetivos y mantenerse en el mercado.
RECOMENDACIÓN.- La gerencia junto con la jefatura de ventas desarrollen planes y estrategias
nuevas que les permita el incremento de ventas, mediante nuevas promociones, nuevos productos,
promover la venta de los productos de baja rotación.
A
OBSERVACIÓN Nº 2.- Falta de un organigrama funcional para la empresa
CONCLUSIÓN.- La falta de un organigrama de funciones y una correcta segregación de
funciones ocasiona el retraso de resultados y el logro de los objetivos se ve afectado, es importante
la existencia de este organigrama para que cada persona conozca claramente las actividades que
debe cumplir de manera que exista eficiencia, eficacia y economía en la utilización de recursos.
RECOMENDACIÓN.- Al Jefe de Talento Humano, establecer una propuesta de un organigrama
funcional y presentarlo a la Gerencia para su aprobación.
Una vez aprobado el organigrama el área de Talento Humano socializará formalmente a todo el
personal de la empresa.
A todo el Personal de la empresa: Aplicar el organigrama de funciones en todas las actividades que
desarrollen.
A todas las Jefaturas, dar seguimiento al cumplimiento del Organigrama de Funciones.
OBSERVACIÓN Nº 3.- No tiene establecido el código de ética de la empresa.
CONCLUSIÓN.- Para el normal desarrollo de actividades y la existencia de un ambiente laboral
adecuado es necesario que la empresa LA ROCA S.A tenga un código de ética propio que permita
ser una guía al comportamiento y conducta de sus colaboradores, contribuyendo de esta forma al
154
afianzamiento de los valores y principios organizacionales; y previniendo cualquier conflicto de
intereses.
RECOMENDACIÓN.- A la gerencia general que disponga la creación del código de ética para la
empresa, una vez creado y aprobado el còdigo la Jefe de Talento Humano debe socializarlo
formalmente a todo el personal.
OBSERVACIÓN Nº 4.- Falta de políticas completas establecidas para la empresa.
CONCLUSIÓN.- Para que una empresa marche adecuadamente debe tener establecidas y
socializadas sus políticas las cuales permitan que las actividades realizadas por el personal sean
bajo una guía adecuada orientada al cumplimiento de los objetivos organizacionales, en la empresa
LA ROCA S.A se viene estableciendo políticas por áreas pero aún se encuentra incompleto este
proceso.
RECOMENDACIÓN.- A la gerencia que lidere la culminación del establecimiento de políticas
para todas las áreas de la empresa. Que cada jefatura se encargue de establecer sus políticas y estas
sean discutidas y aprobadas por la gerencia. Una vez aprobadas las políticas que la jefatura de
talento humano se encargue de que sean socializadas a todo el personal de la empresa
OBSERVACIÓN Nº 5.- Desconocimiento del personal de los objetivos estratégicos.
CONCLUSIÓN.- Al existir una deficiente comunicación de los objetivos estratégicos planteados
por la gerencia estos no podrán ser alcanzados en el tiempo y condiciones establecidas, es necesario
involucrar a toda la empresa en el conocimiento de objetivos para que los colaboradores se sientan
comprometidos y pongan todo su esfuerzo en la consecución de los mismos.
RECOMENDACIÓN.- La gerencia junto con cada una de las jefaturas debe dar a conocer a todo
el personal la planificación estratégica de la empresa y los objetivos específicos, además de velar y
evaluar continuamente el cumplimiento de estos.
OBSERVACIÓN Nº 6: Manual de procedimientos incompleto y desconocimiento por parte del
personal
CONCLUSIÓN: Para que todas las actividades sean realizadas correctamente y respondan a las
necesidades y objetivos de la empresa es necesario que exista un manual completo de
procedimientos adecuadamente difundido a todo el personal que constituya una guía para el
155
personal en el desarrollo de las diferentes actividades, para prevenir la duplicidad de funciones,
desgaste innecesario de recursos y los objetivos sean alcanzados eficientemente.
RECOMENDACIÓN: A la Gerencia que disponga el levantamiento de procedimientos que no se
encuentren en el manual existente, y cada vez que se cree un nuevo departamento realizar el flujo
del procedimiento correspondiente y el mismo sea socializado formalmente.
OBSERVACIÓN Nº 7: Falta de aplicación de indicadores de gestión y seguimiento en todas las
áreas de la empresa
CONCLUSIÓNES: Los objetivos planteados por la empresa deben ser monitoreados a través de la
aplicación de indicadores de gestión que permitan evaluar su cumplimiento y de identificarse que
esto no se está dando poder tomar oportunamente las decisiones correctivas para el mejoramiento,
el personal debe tener conocimiento de los objetivos y sus indicadores para que ellos estén
empoderados y canalicen todos sus esfuerzos al cumplimiento de los mismos.
RECOMENDACIÓN: A la gerencia verificar que todos los objetivos planteados a cada área
tengan su indicador de gestión, de ser así coordinar la comunicación de los mismos a todo el
personal e implantar un plan de evaluación y seguimiento en la aplicación de indicadores.
OBSERVACIÓN Nº 8.- Desconocimiento del personal de la Planificación Estratégica
CONCLUSIÓN.- Al existir una deficiente comunicación de la planificación estratégica planteada
por la gerencia esta no podrá ser alcanzada en el tiempo y condiciones establecidas, es necesario
involucrar a toda la empresa en el conocimiento para que los colaboradores se sientan
comprometidos y pongan todo su esfuerzo en la consecución de la misma.
RECOMENDACIÓN.- Al Gerente General.- Dar a conocer a todo el personal tanto jefaturas
como personal operativo, la planificación estratégica de la empresa y los objetivos específicos que
por área deben ser cumplidos. Cada jefatura debe velar por el cumplimiento que les corresponde.
OBSERVACIÓN Nº 9.- Falta de evaluación al 50% de las áreas de la empresa
CONCLUSIÓN.- Al evaluar a todas las áreas de una empresa se tiene varios beneficios como la
valoración objetiva de los resultados individuales que ella implica y el estímulo que genera en sus
trabajadores para mejorar la consecución de los objetivos. Asimismo, revela el grado de adecuación
156
de la persona al puesto de trabajo. Todo ello redunda en información que permite una mejor gestión
de las personas
RECOMENDACIÓN.- Al Gerente General.- Disponga al área de Talento Humano realice una
planificación para evaluar las áreas pendientes.
OBSERVACIÓN Nº 10: Inexistencia de Manual de Polìticas y Procedimientos para el manejo de
la cuenta caja – bancos.
CONCLUSIÓNES: Es necesario que el área contable financiera cuente con su propio manual de
políticas y procedimientos para la cuenta caja – bancos ya que el manejo de dinero es una actividad
de riesgo y delicada en una empresa y se debe establecer los lineamientos y controles necesario
para el manejo de esta cuenta.
RECOMENDACIONES: Al Jefe Financiero y Contador establecer una propuesta de un Manual
de procedimientos y políticas de control y hacerlo difundir al personal de esta área.
Al Jefe Financiero y Contador planificar arqueos sorpresivos en el año pero que no solo quede en
la planificación si no mirar la importancia de ejecutarlo.
Al Jefe Financiero solicitar a la persona encargada de Conciliaciones Bancarias que toda
conciliación no puede quedarse sin su revisión y aprobación, a la vez establecer fechas de
presentación y que se las haga cumplir.A
OBSERVACIÓN Nº 11.- Inexistencia de un manual de control interno para el àrea Contable y
Financiera
CONCLUSIÓN.- Es importante que en el área Contable y Financiera exista un manual de Control
Interno que norme el desarrollo de las actividades para que el riesgo de cometer errores, o de que
existan actividades ílicitas sea el menor posible y sea controlado.
RECOMENDACIÓN.- Al Jefe Financiero y Contador establecer una propuesta de un Manual de
control interno y hacerlo difundir al personal de esta área.
OBSERVACIÓN Nº 12.- Falta de capacitación al Asistente Contable
CONCLUSIÓN.- Es neceario mantener un plan de capacitación continuo para el personal de esta
área en temas contables y tributarios que les permita estar actualizados generando mayor confianza
en la información que manejan y emiten, de no tener capacitación continua el personal se da lugar
157
que la información por ellos generada no sea cien por ciento confiable y valedera ante las
instituciones reguladoras.
RECOMENDACIÓN.- Al Jefe Financiero y Contador proponer un programa de capacitación
continua para todo el personal que genera información contable directa e indirectamente.
OBSERVACIÓN Nº 13.- Falta de Control en el Manejo de Caja – Bancos (NO SE REALIZA
ARQUEOS SORPRESIVOS Y LAS CONCILIACIONES BANCARIAS NO SON
REVISADAS EN SU TOTALIDAD POR EL JEFE FINANCIERO)
CONCLUSIÓN.- El Jefe Financiero y Contador no han visto la importancia de establecer
controles el Manejor de Caja-Bancos a la vez no mantienen establecido un adecuado Manual de
Políticas y Procedimientos lo cuál es fundamental para el desarrollo de toda actividad.
RECOMENDACIÓN.- Al Jefe Financiero y Contador establecer una propuesta de un Manual de
procedimientos y políticas de control y hacerlo difundir al personal de esta área.
Al Jefe Financiero y Contador planificar arqueos sorpresivos en el año pero que no solo quede en
la planificación si no mirar la importancia de ejecutarlo.
Al Jefe Financiero solicitar a la persona encargada de Conciliaciones Bancarias que toda
conciliación no puede quedarse sin su revisión y aprobación, a la vez establecer fechas de
presentación y que se las haga cumplir.A
OBSERVACIÓN Nº 14.- Inexistencia de Manual de Polìticas y Procedimientos para el manejo
Cuentas por Cobrar
CONCLUSIÓN.- Es necesario que el área contable financiera cuente con su propio manual de
políticas y procedimientos para la cuenta cuentas por cobrar para que no exista un valor tan alto de
cartera incobrable y se regule la emisión de créditos, contribuyendo a que los ingresos de la
empresa sea mayor.
RECOMENDACIÓN.- Al Jefe Financiero y Contador establecer una propuesta de un Manual de
procedimientos y políticas para el manejo de la cuenta cuentas por cobrar, hacerlo difundir al
personal de esta área.
Realizar evaluaciones permanentes a los créditos otorgados, revisando que cumplan con los
respaldos y condiciones establecidas.
AA
158
OBSERVACIÓN Nº 15.- Inexistencia de Manual de Control Interno para el manejo Cuentas por
Cobrar
CONCLUSIÓN.- Es necesario que el área contable financiera cuente con su propio manual de
control interno para la cuenta cuentas por cobrar con el fin que se regule y se de seguimiento al
procedimiento de la emisión y recaudación de cuentas por cobrar, contribuyendo a que el valor de
cuentas incobrables sea el menor posible y las cuentas por cobrar existentes tengan los respaldos
suficientes para su recuperación a corto plazo.
RECOMENDACIÓN.- Al Jefe Financiero y Contador establecer una propuesta de un Manual de
Control Inerno y hacerlo difundir al personal de esta área.
Al personal responsable de las cuentas por cobrar aplicar de manera inmediata el Manual de
Control Interno una vez que cuente con la aprobaciòn de Gerencia.
OBSERVACIÓN Nº 16.- Falta de Procedimientos y Politicas de Control (NO SE HA
RECUPERADO UN % SIGNIFICATIVO DE LA CARTERA QUE MANTIENE LA
EMPRESA)
CONCLUSIÓN.- El Jefe Financiero y Contador no han visto la importancia de establecer un
Manual de Políticas y Procedimientos lo cuál es fundamental para el desarrollo de toda actividad.
RECOMENDACIÓN.- Al Jefe Financiero y Contador establecer una propuesta de un Manual de
procedimientos y políticas de control y hacerlo difundir al personal de esta área.
Al personal responsable de las cuentas por cobrar aplicar de manera inmediata el Manual de
Politicas y Procedimientos una vez que cuenta con la aprobaciòn de Gerencia.
OBSERVACIÓN Nº 17.- Inexistencia de Manual de Polìticas y Procedimientos para el manejo
Cuentas por Pagar
CONCLUSIÓN.- Es necesario que el área contable financiera cuente con su propio manual de
políticas y procedimientos para la cuenta cuentas por pagar, para que la relación con proveedores
sea regulada y se establezcan en condiciones favorables para la empresa evitando que se presente
conflictos de intereses personales.
159
RECOMENDACIÓN.- Al Jefe Financiero y Contador establecer una propuesta de un Manual de
procedimientos y políticas para el manejo de la cuenta cuentas por pagar, hacerlo difundir al
personal de esta área.
Realizar evaluaciones permanentes a los créditos adquiridos con los proveedores, revisando que
cumplan con los respaldos y condiciones establecidas.
OBSERVACIÓN Nº 18.- Inexistencia de Manual de Control Inteno para el manejo Cuentas por
Pagar
CONCLUSIÓN.- Es necesario que el área contable financiera cuente con su propio manual de
control interno para la cuenta cuentas por pagar con el fin de que se regule y se de seguimiento al
procedimiento de la adquisicón y pagos realizados a terceras personas y proveedores,
contribuyendo a que el valor de cuentas por pagar sea el real, confiable y tenga los respaldos
suficientes para su pago.
RECOMENDACIÓN.- Al Jefe Financiero y Contador establecer una propuesta de un Manual de
Control Inerno y hacerlo difundir al personal de esta área.
Al personal responsable de las cuentas por cobrar aplicar de manera inmediata el Manual de
Control Interno una vez que cuente con la aprobaciòn de Gerencia.
OBSERVACIÓN Nº 19.- Falta de Procedimientos y Politicas de Control así como un manual de
fucniones (EXISTE UNA SOLA PERSONA QUIEN REALIZA VARIAS ACTIVIDADES
DE ADQUISICIÓN, REGISTRO Y PAGO POR ENDE NO EXISTE CONTROL)
CONCLUSIÓN.- El Jefe Financiero y Contador no han visto la importancia de establecer un
Manual de Políticas y Procedimientos lo cuál es fundamental para el desarrollo de toda actividad.
RECOMENDACIÓN.- Al Jefe Financiero y Contador establecer una propuesta de un Manual de
procedimientos y políticas de control y hacerlo difundir al personal de esta área.
Al personal responsable de las cuentas por cobrar aplicar de manera inmediata el Manual de
Politicas y Procedimientos una vez que cuenta con la aprobaciòn de Gerencia..
OBSERVACIÓN Nº 20.- Inexistencia de fechas establecidas formalmente para la presentación de
estados financieros.
CONCLUSIÓN.- Se debe establecer formalmente una fecha de presentación de estados
financieros mensuales entre el Jefe Financiero y Contabilidad para que la información que se
160
disponga sea la real y las decisiones que se tome en base a esta sean las correctas, además que le
permitirá al Jefe Financiero realizar análisis a las cuentas y emitir criterios de control.
RECOMENDACIÓN.- Al Jefe Financiero y Contador establecer una fecha de presentación de
estados financieros mensuales.
OBSERVACIÓN Nº 21.- Demora en la entrega de información por parte de las áreas involucradas
en el proceso contable.
CONCLUSIÓN.- Es indispensable que entre las áreas que generan información para contabilidad
exista coordinación y establecimiento de plazos en la entrega de infomación garantizando de esta
manera que los estados financieros y la información que solicitan las entidades reguladoras sean
entregados a tiempo.
RECOMENDACIÓN.- Al Jefe Financiero y Contador establezcan formalmente un cronograma
con plazos para la entrega de información por pate de las áreas involucradas.
Que todas las áreas que entregan mensualmente la información a contabilidad cumplan con el
cronograma establecido.
OBSERVACIÓN Nº 22.- Falta de Procedimientos y Politicas de Control así como un manual de
fuciones (EXISTE UNA SOLA PERSONA QUIEN REALIZA VARIAS ACTIVIDADES DE
ADQUISICIÓN, REGISTRO Y PAGO POR ENDE NO EXISTE CONTROL)
CONCLUSIÓN.- Es imprensindible la existencia de politicas, control interno, manual de
funciones y que los mismos sean puestos en práctica, no se pude dejar que una misma persona
realice todo un procedimiento de inicio a fin sin que exista una otra que intervenga en alguna parte
del proceso o supervise permanentemente el mismo, para evitar que se presenten actividades ilícitas
y se entre en conflicto de intereses personales.
RECOMENDACIÓN.- El Jefe Financiero conjuntamente con el Contador deben analizar la
posibilidad de contratar a otra persona para que pueda haber control en este proceso es decir que
exista alguien que pueda revisar el trabajo del otro evitando asi todo tipo de riesgo.
OBSERVACIÓN Nº 23.- Inexistencia de fechas establecidas formalmente para la presentación de
estados financieros.
161
CONCLUSIÓN.- Se debe establecer formalmente una fecha de presentación de estados
financieros mensuales entre el Jefe Financiero y Contabilidad para que la información que se
disponga sea la real y las decisiones que se tome en base a esta sean las correctas, además que le
permitirá al Jefe Financiero realizar análisis a las cuentas y emitir criterios de control.
RECOMENDACIÓN.- Al Jefe Financiero y Contador establecer una fecha de presentación de
estados financieros mensuales.
OBSERVACIÓN Nº 24.- Demora en la entrega de información por parte de las áreas involucradas
en el proceso contable.
CONCLUSIÓN.- Es indispensable que entre las áreas que generan información para contabilidad
exista coordinación y establecimiento de plazos en la entrega de infomación garantizando de esta
manera que los estados financieros y la información que solicitan las entidades reguladoras sean
entregados a tiempo.
RECOMENDACIÓN.- Al Jefe Financiero y Contador establezcan formalmente un cronograma
con plazos para la entrega de información por pate de las áreas involucradas.
Que todas las áreas que entregan mensualmente la información a contabilidad cumplan con el
cronograma establecido.
OBSERVACIÓN Nº 25.- Falta de Procedimientos y Politicas de Control (Incumplimiento en la
presentación de los Estados Financieros ante los organismos de control.)
CONCLUSIÓN.- El Jefe Financiero y Contador no han visto la importancia de establecer un
Manual de Políticas y Procedimientos, lo cuál es fundamental para el desarrollo de toda actividad.
RECOMENDACIÓN.- Al Jefe Financiero y Contador establecer una propuesta de un Manual de
procedimientos y políticas de control y hacerlo difundir al personal de esta área.
Al Jefe Financiero y Contador establecer una fecha determinada para la presentación de Estados
Finacieros y que esta sea de manera mensual
Al Jefe Financiero solicitar que se cumpla con la fecha establecida con el fin de corregir errores en
de manera oportuna en el caso de que hubiere, y por ende evitar multas y sanciones con los
Organismos de Control.
OBSERVACIÓN Nº 25.- FALTA DE REUNIONES CON EL PERSONAL QUE DIRIGE
Jefe Financiero
162
CONCLUSIÓN.- El Jefe Financiero no mantiene una planificación de reuniones con el personal
que dirige lo cual no ha permitido conocer las falencias del departamento.
RECOMENDACIÓN.- Al Jefe Financiero establecer una planificación de reuniones con el
personal que dirige con el fin de conocer como laboran dentro de cada actividad así como
inconvenientes dentro del mismo.
Atentamente,
Marjorie Coello4.6 Fase V Se
163
guimiento
164
LA ROCA S.A
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA
SEGUIMIENTO Y CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES
Nro.
RECOMENDACIONES
SEMANAS
RESPONSABLE
OBSERVACIÓN AGOSTO SEPTIEMBRE
1 2 3 4 5 6 7 8
1
La gerencia junto con la jefatura de ventas desarrollen
planes y estrategias nuevas que les permita el
incremento de ventas, mediante nuevas promociones,
nuevos productos, promover la venta de los productos
de baja rotación.
Srta. Andrea Troya Rubio
Gerente General
Miguel Santacruz personal
de ventas
2
Al Jefe de Talento Humano, establecer una propuesta
de un organigrama funcional y presentarlo a la
Gerencia para su aprobación, socializarlo formalmente
A todo el Personal de la empresa: Aplicar el
organigrama de funciones en todas las actividades que
desarrollen.
A todas las Jefaturas, dar seguimiento al
cumplimiento del Organigrama de Funciones.
Ing. Sandra Naranjo
Jefe de Talento Humano
Ing. Estevan Troya
Jefe Financiero/Gerente
de Operaciones
MC & ASOCIADOS
S/R 1/6
2
165
LA ROCA S.A
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA
SEGUIMIENTO Y CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES
Nro.
RECOMENDACIONES
SEMANAS
RESPONSABLE
OBSERVACIÓN AGOSTO SEPTIEMBRE
1 2 3 4 5 6 7 8
3
A la gerencia general que disponga la creación del
código de ética para la empresa, una vez creado y
aprobado el còdigo la Jefe de Talento Humano debe
socializarlo formalmente a todo el personal.
Srta. Andrea Troya Rubio
Gerente General
Ing. Sandra Naranjo /Jefe de
Talento Humano
4
A la gerencia que lidere la culminación del
establecimiento de políticas para todas las áreas de la
empresa. Que cada jefatura se encargue de establecer
sus políticas y estas sean discutidas y aprobadas por la
gerencia. Una vez aprobadas las políticas que la
jefatura de talento humano se encargue de que sean
socializadas a todo el personal de la empresa.
Srta. Andrea Troya Rubio
Gerente General
Ing. Sandra Naranjo /Jefe de
Talento Humano
Jefaturas de cada
departamento
Establecer y formalizar
5
La gerencia junto con cada una de las jefaturas debe
dar a conocer a todo el personal la planificación
estratégica de la empresa y los objetivos específicos
Srta. Andrea Troya Rubio
Gerente General
Ing. Sandra Naranjo
Evaluar y velar por su
cumplimiento.
MC & ASOCIADOS
S/R 2/6
2
166
LA ROCA S.A
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA
SEGUIMIENTO Y CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES
Nro.
RECOMENDACIONES
SEMANAS
RESPONSABLE
OBSERVACIÓN AGOSTO SEPTIEMBRE
1 2 3 4 5 6 7 8
6
A la Gerencia que disponga el levantamiento de
procedimientos que no se encuentren en el manual
existente, y cada vez que se cree un nuevo
departamento realizar el flujo del procedimiento
correspondiente y el mismo sea socializado
formalmente.
Srta. Andrea Troya Rubio
Gerente General
Ing. Sandra Naranjo /Jefe de
Talento Humano
Jefaturas de cada
departamento
Hacerlo conocer mediante
un documento.
7
A la gerencia verificar que todos los objetivos
planteados a cada área tengan su indicador de gestión,
de ser así coordinar la comunicación de los mismos a
todo el personal e implantar un plan de evaluación y
seguimiento en la aplicación de indicadores.
Srta. Andrea Troya Rubio
Gerente General
Ing. Sandra Naranjo /Jefe de
Talento Humano
MC & ASOCIADOS
S/R 3/6
2
167
LA ROCA S.A
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA
SEGUIMIENTO Y CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES
Nro.
RECOMENDACIONES
SEMANAS
RESPONSABLE
OBSERVACIÓN AGOSTO SEPTIEMBRE
1 2 3 4 5 6 7 8
8
Difundir de manera formalizada el Direccionamiento
Estratégico de la empresa a todo el personal
Srta. Andrea Troya Rubio
Gerente General
Difundir de manera
inmediata.
9
Al Gerente General.- Disponga al área de Talento
Humano realice una planificación para evaluar las
áreas pendientes.
Srta. Andrea Troya Rubio
Gerente General
10
Al Jefe Financiero y Contador establecer una
propuesta de un Manual de procedimientos y políticas
de control y hacerlo difundir al personal de esta área.
Al Jefe Financiero y Contador planificar arqueos
sorpresivos en el año pero que no solo quede en la
planificación si no mirar la importancia de ejecutarlo.
Ing. Estevan Troya
Jefe Financiero/Gerente
de Operaciones
Lcda. Rocío Martínez
Contadora
Aplicar arqueos de manera
inmediata.
11
Solicitar a la persona encargada de Conciliaciones
Bancarias que toda conciliación no puede quedarse sin
su revisión y aprobación, a la vez establecer fechas de
presentación y que se las haga cumplir.A
Ing. Estevan Troya
Jefe Financiero
Enviar un Memorando con
la indicación de la
recomendación establecida.
MC & ASOCIADOS
S/R 4/6
2
168
LA ROCA S.A
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA
SEGUIMIENTO Y CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES
Nro.
RECOMENDACIONES
SEMANAS
RESPONSABLE
OBSERVACIÓN AGOSTO SEPTIEMBRE
1 2 3 4 5 6 7 8
12
Al Jefe Financiero y Contador proponer un programa
de capacitación continua para todo el personal que
genera información contable directa e indirectamente.
Ing. Sandra Naranjo /Jefe de
Talento Humano
Ing. Estevan Troya
Jefe Financiero
13
Al Jefe Financiero y Contador establecer una
propuesta de un Manual de control interno y hacerlo
difundir al personal de esta área.
Ing. Estevan Troya
Jefe Financiero
Lcda. Rocío Martínez
Contadora
Establecer y formalizar
16
Solicitar la contratación de otra persona o solicitar se
evalúen muy bien las funciones que realiza la persona
responsable del manejo de las Cuentas por Pagar,
debido a que tiene varias funciones que el realiza y no
existe control por parte de otra persona
independiente.
Ing. Estevan Troya
Jefe Financiero
Enviar un Memorando con
la indicación de la
recomendación establecida.
MC & ASOCIADOS
S/R 5/6
2
169
LA ROCA S.A
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA
SEGUIMIENTO Y CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES
Nro.
RECOMENDACIONES
SEMANAS
RESPONSABLE
OBSERVACIÓN AGOSTO SEPTIEMBRE
1 2 3 4 5 6 7 8
17
Al Jefe Financiero y Contador establecer una fecha de
presentación de estados financieros mensuales.
Ing. Estevan Troya /
Lcda. Rocío Martínez
Hacerlo conocer mediante
un documento.
18
Al Jefe Financiero y Contador establezcan
formalmente un cronograma con plazos para la
entrega de información por pate de las áreas
involucradas.
Que todas las áreas que entregan mensualmente la
información a contabilidad cumplan con el
cronograma establecido.
Área Contable / Ventas /
Adquisiciones /
Producción / Talento
Humano
Establecer y formalizar
19 Al Jefe Financiero establecer una planificación de
reuniones con el personal que dirige
Ing. Estevan Troya
Jefe Financiero
Elaborado Por: Marjorie Coello Fecha: 28-06-2015
Revisado Por: Fecha: 28-06-2015
MC & ASOCIADOS
S/R 6/6
2
170
CAPÍTULO V
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 CONCLUSIONES
1. La Auditoría de Gestión aplicada al área Contable y Financiera de la empresa LA ROCA
S.A constituyó una herramienta esencial para evaluar el desempeño de las diferentes
actividades y procesos del área analizada enfocada a la consecución de la economía,
eficiencia, eficacia y ética en el manejo de los recursos; con la finalidad de presentar un
informe profesional a la Gerencia General y personal responsable, que les permita tomar
acciones correctivas y mejorar los procedimientos.
2. Al realizar el análisis situacional de la empresa se pudo establecer sus fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas que permiten evaluar las condiciones en las que se
desarrolla el negocio constituyendo una herramienta de asesoramiento para la toma de
decisiones y el diseño de planes.
3. Durante el desarrollo de la Auditoría se logró cumplir con los objetivos planteados por la
misma; al realizar el análisis de control interno se pudo evidenciar su falta de
establecimiento formal impidiéndoles que las actividades sean realizadas adecuadamente;
en base a los resultados de la evaluación del control interno, se emitieron conclusiones y
recomendaciones de mejora sobre los procesos más críticos que fueron identificados luego
de un análisis de elementos básicos: objetivos, riesgos y controles, indicadores, definición
de funciones, manuales de procedimientos; las mismas que proporcionarán valor agregado
al control de los recursos de la entidad.
4. Mediante la aplicación de las pruebas y la obtención de la evidencia suficiente y
competente en la ejecución de la auditoría se detectó un débil control interno, la ausencia
de un organigrama funcional, desconocimiento de objetivos estratégicos, inexistencia de un
manual de políticas, manual de procedimientos y funciones incompleto, falta de
capacitación al personal del área contable y financiera.
5. La identificación y evaluación del riesgo es una responsabilidad ineludible para todos los
niveles que están involucrados en el logro de los objetivos y metas de la empresa. El
sistema de control interno implementado en cualquier entidad, juega un papel muy
importante, su fortaleza dependerá de la constante vigilancia de su aplicación, del
mejoramiento continuo de los procesos y métodos para el control de los recursos y de su
permanente evaluación.
171
5.2 RECOMENDACIONES
1. La empresa LA ROCA S.A, debe promover y apoyar la ejecución de Auditorías de
Gestión a las diferentes unidades administrativas para detectar falencias y tomar medidas
correctivas que contribuyan al cumplimiento de las actividades y objetivos institucionales,
bajo los criterios de eficiencia, eficacia, economía y ética.
2. Se recomienda que la empresa realice evaluaciones mensuales sobre el FODA con el fin de
conocer la situación actual del mismo y así tomar medidas correctivas de manera oportuna.
3. La empresa LA ROCA S.A debe aplicar y dar seguimiento a la aplicación correcta de un
buen sistema de Control Interno en todas las áreas y de manera especial en el área Contable
y Financiera en cada proceso considerando los resultados obtenidos dentro del examen de
auditoría que se determinaron con mayor riesgo, con el propósito de controlar, supervisar
y monitorear las actividades y operaciones que se desarrollan en la empresa.
4. La empresa LA ROCA S.A debe establecer, dar a conocer, hacer cumplir y dar
seguimiento a la aplicación de políticas y procedimientos dentro de cada proceso que se
desarrollan en el área Contable Financiera., con el fin de mantener una adecuada ejecución
en todas sus actividades.
5. A la Gerencia de LA ROCA S.A considerar todas las recomendaciones determinadas en
este examen de Auditoría de Gestión con el único fin de mejorar el Control Interno actual y
facilitar el logro de los objetivos.
172
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