UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
Portada
TRABAJO DE TITULACIÓN PRESENTADO COMO REQUISITO
PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE CONTADOR PÚBLICO
AUTORIZADO.
TEMA:
“DESARROLAR MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE
CUENTAS POR PAGAR PARA GERECONT S.A.
AUTOR:
APOLINARIO CHOMPOL VERONICA BELLA
TUTOR
ING. ZAMBRANO SANCHEZ RONALD MIGUEL
GUAYAQUIL, ENERO 2018
i
FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TITULO: “DESARROLLAR MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE
CUENTAS POR PAGAR PARA GERECONT S.A.”
AUTOR:
APOLINARIO CHOMPOL
VERONICA BELLA
TUTOR: ING. ZAMBRANO SANCHEZ RONALD
MIGUEL
INSTITUCIÓN:
Universidad de Guayaquil
REVISOR (A)(apellidos/nombres):
CARRERA: Contaduría Pública Autorizada
FECHA DE PUBLICACIÓN: N. DE PAGS: 113
ÁREAS TEMÁTICAS: CUENTAS POR PAGAR
PALABRAS CLAVE: Cuentas por pagar, procedimientos, políticas, manual, controles
RESUMEN:
El proyecto se realizó en la empresa GERECONT S.A. ubicado en el sur de Guayaquil, Cdla
Coviem, donde se identificó como problema que no se realizaba una adecuada gestión en las cuentas
por pagar, debido a que se desarrollaban procedimientos empíricos por la falta de un manual de
políticas y procedimientos que detalle de forma secuencial los pasos que deben realizar en el control,
registro, evaluación y revisión de las obligaciones con los proveedores y terceros. La investigación
tuvo en enfoque cualitativo y cuantitativo donde se estableció una investigación exploratoria y
descriptiva en base a la importancia de llegar a las conclusiones generales que ayuden a obtener un
conocimiento de los efectos que generan la causa del problema. También se realizó el marco teórico
bajo la referencia de antecedentes cuyo valor teórico y utilidad metodológica fue pertinente para la
elaboración de nuevas teorías que fueron confrontadas ante aportes bibliográficos provenientes de
fuentes secundarias. Para el levantamiento de información se realizó una entrevista a profundidad
estructurada de nuevo preguntas para el gerente de la empresa y de once para el contador con el fin
de obtener información sobre las acciones que emplean sobre las cuentas por pagar. Además de una
ficha de observación para la identificación de puntos negativos y positivos. Con los resultados
obtenidos se procedió a diseñar un manual de políticas y procedimientos de cuentas por pagar que
contaba con una estructura secuencial que detalla las políticas, alcance, normas, procedimientos,
flujogramas.
N. DE REGISTRO (en base de datos): N. DE CLASIFICACIÓN:
DIRECCIÓN URL (tesis en la web):
ADJUNTO URL (tesis en la web):
ADJUNTO PDF: SI NO
CONTACTO CON AUTOR:
Teléfono:
0986708874
E-mail:
CONTACTO EN LA INSTITUCION: Nombre: secretaria de la facultad
Teléfono: (04)2848487 Ext 123
E-mail: [email protected]
ii
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ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA
AUTORIZADA
CERTIFICADO PORCENTAJE DE SIMILITUD
iii
Habiendo sido nombrado ING. ZAMBRANO SANCHEZ RONALD MIGUEL, tutor del
trabajo de titulación certifico que el presente trabajo de titulación ha sido elaborado por
VERONICA BELLA APOLINARIO CHOMPOL (s), con C.I. Nº 0926529876 con mi
respectiva supervisión como requerimiento parcial para la obtención del título de
CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO.
Se informa que el trabajo de titulación: “DESARROLLAR MANUAL DE POLITICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE CUENTAS POR PAGAR PARA GERECONT S.A.”, ha sido
orientado durante todo el periodo de ejecución en el programa anti plagio PLAGIARISM
DETECTOR quedando el 5% de coincidencia.
--------------------------------------------------------------
ING. ZAMBRANO SANCHEZ RONALD MIGUEL
C.I. Nº. 0916623531
iv
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FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA
AUTORIZADA
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR REVISOR
Ha sido nombrado Ing. Zambrano Sánchez Ronald Miguel, tutor del trabajo de titulación“
DESARROLLAR MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CUENTAS POR
PAGAR PARA GERECONT S.A.” certifico que el presente trabajo de titulación, elaborado
por VERONICA BELLA APOLINARIO CHOMPOL (s), con C.I. Nº 0926529876, con mi
respectiva supervisión como requerimiento parcial para la obtención del título de
CONTADOR PUBLICO AUTORIZADO, en la Carrera/Facultad, ha sido REVISADO Y
APROBADO en todas sus partes, encontrándose apto para su sustentación.
--------------------------------------------------------------
ING. ZAMBRANO SANCHEZ RONALD MIGUEL
C.I. Nº. 0916623531
v
Señor(a) Ing. Com.
Leonor Morales Gallegos, MSc.
DIRECTORA DE LA ESCUELA DE
CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
Universidad de Guayaquil
Ciudad.
De mis consideraciones:
Envío a Ud. El Informe correspondiente a la tutoría realizada al Trabajo de Titulación
“DESARROLLAR MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CUENTAS
POR PAGAR PARA GERECONT S.A.”, (título) del estudiante APOLINARIO
CHOMPOL VERONICA BELLA indicando ha cumplido con todos los parámetros
establecidos en la normativa vigente:
El trabajo es el resultado de una investigación.
El estudiante demuestra conocimiento profesional integral.
El trabajo presenta una propuesta en el área de conocimiento.
El nivel de argumentación es coherente con el campo de conocimiento.
Adicionalmente, se adjunta el certificado de porcentaje de similitud y la valoración del
trabajo de titulación con la respectiva calificación.
Dando por concluida esta tutoría de trabajo de titulación, CERTIFICO, para los fines
pertinentes que la estudiante está apta para continuar con el proceso de revisión final.
Atentamente,
------------------------------------------------------
ING. ZAMBRANO SANCHEZ RONALD MIGUEL
C.I. N.º. 0916623531
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ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
vi
LICENCIA GRATUITA INTRANSFERIBLE Y NO EXCLUSIVA PARA EL USO NO
COMERCIAL DE LA OBRA CON FINES NO ACÁDEMICOS
Yo, APOLINARIO CHOMPOL VERONICA BELLA con C.I. N.º 0926529876 , certifico
que los contenidos desarrollados en este trabajo de titulación, cuyo título es
“DESARROLLAR MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CUENTAS
POR PAGAR PARA GERECONT S.A. ” son de mi absoluta propiedad y responsabilidad
Y SEGÚN EL Art. 144 del CÓDIGO ÓRGANICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS
CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN*, autorizo el uso de una licencia
gratuita intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la presente obra con fines no
académicos, en favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga uso del mismo, como
fuera pertinente.
……………………………………………
APOLINARIO CHOMPOL VERONICA BELLA
C.I.: 0926529876
Telf.: 0986708874
Correo Electrónico: [email protected]
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ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
* CÓDIGO ÓRGANICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E
IMNOVACIÓN (registro Oficial n. 899-Dic./2016) Artículo 114.- De los titulares de derechos de obras creadas en
las instituciones de educación superior y centros educativos.- En el caso de las obras creadas en centros educativos,
universidades, escuelas politécnicas, institutos superiores técnicos, tecnológicos, pedagógicos, de artes y los
conservatorios superiores, e institutos públicos de investigación como resultado de su actividad académica o de
investigación tales como trabajos de titulación, proyectos de investigación o innovación, artículos académicos, u
otros análogos, sin perjuicio de que pueda existir relación de dependencia, la titularidad de los derechos
patrimoniales corresponderá a los autores. Sin embargo, el establecimiento tendrá una licencia gratuita,
intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la obra con fines académicos.
vii
DEDICATORIA
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Dedico esta tesis a Dios por la fuerza y salud que me provee cada día para poder
continuar en todos mis proyectos y anhelos. Jeremías 17:7-8
A mi Madre Gloria Chompol Orrala y hermanos por el apoyo que siempre me
brindaron día a día en el transcurso de cada año de mi carrera.
Apolinario Chompol Verónica Bella
viii
AGRADECIMIENTO
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Agradezco a Dios por haberme permitido cumplir con esta meta.
A mis profesores por sus diferentes formas de enseñar, quienes me incentivaron en
muchos sentidos a seguir adelante y sin su apoyo esto no hubiera sido posible.
A mi tutor de tesis Ing. Zambrano Sánchez Ronald Miguel que desde un principio
me ayudó en el proceso de tesis con sus conocimientos para aplicarlos y concluir con éxito la
titulación.
Y a mí enamorado Ricardo Proaño por su predisposición conmigo en cada
momento en el proceso de tesis.
Apolinario Chompol Verónica Bella
Apolinario Chompol Verónica Bella
ix
“DESARROLLAR MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CUENTAS
POR PAGAR PARA GERECONT S.A.”
AUTOR:
Apolinario Chompol Verónica Bella
TUTOR:
Ing. Zambrano Sánchez Ronald Miguel
RESUMEN
El proyecto se realizó en la empresa GERECONT S.A. ubicado en el sur de Guayaquil, Cdla
Coviem, donde se identificó como problema que no se realizaba una adecuada gestión en las
cuentas por pagar, debido a que se desarrollaban procedimientos empíricos por la falta de un
manual de políticas y procedimientos que detalle de forma secuencial los pasos que deben
realizar en el control, registro, evaluación y revisión de las obligaciones con los proveedores
y terceros. La investigación tuvo en enfoque cualitativo y cuantitativo donde se estableció
una investigación exploratoria y descriptiva en base a la importancia de llegar a las
conclusiones generales que ayuden a obtener un conocimiento de los efectos que generan la
causa del problema. También se realizó el marco teórico bajo la referencia de antecedentes
cuyo valor teórico y utilidad metodológica fue pertinente para la elaboración de nuevas
teorías que fueron confrontadas ante aportes bibliográficos provenientes de fuentes
secundarias. Para el levantamiento de información se realizó una entrevista a profundidad
estructurada de nuevo preguntas para el gerente de la empresa y de once para el contador con
el fin de obtener información sobre las acciones que emplean sobre las cuentas por pagar.
Además de una ficha de observación para la identificación de puntos negativos y positivos.
Con los resultados obtenidos se procedió a diseñar un manual de políticas y procedimientos
de cuentas por pagar que contaba con una estructura secuencial que detalla las políticas,
alcance, normas, procedimientos, flujogramas y definiciones.
PALABRAS CLAVES
Cuentas por pagar – políticas – procedimientos – manual – gestión administrativa
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ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
x
"DEVELOP HANDBOOK OF POLICIES AND PROCEDURES OF
ACCOUNTS PAYABLE FOR GERECONT S.A."
AUTHOR:
Apolinario Chompol Verónica Bella
TUTOR:
Ing. Zambrano Sánchez Ronald Miguel
ABSTRACT
The project was carried out in the company GERECONT S.A. located in the south of
Guayaquil, Cdla Coviem, where it was identified as a problem that proper management was
not carried out in the accounts payable, because empirical procedures were developed due to
the lack of a manual of policies and procedures that detail sequentially the steps that must be
carried out in the control, registration, evaluation and review of the obligations with suppliers
and third parties. The research had a qualitative and quantitative approach where an
exploratory and descriptive research was established based on the importance of reaching the
general conclusions that help to obtain an understanding of the effects generated by the cause
of the problem. The theoretical framework was also carried out under the reference of
antecedents whose theoretical value and methodological utility was relevant for the
elaboration of new theories that were confronted with bibliographic contributions coming
from secondary sources. In order to gather information, a structured interview was conducted
with new questions for the company manager and eleven questions for the accountant in
order to obtain information about the actions they use regarding accounts payable. In addition
to an observation sheet for the identification of negative and positive points. With the results
obtained, we proceeded to design a manual of policies and procedures for accounts payable
that had a sequential structure that details the policies, scope, rules, procedures, flowcharts
and definitions.
KEYWORDS
Accounts payable - policies - procedures - manual - administrative management
xi
ÍNDICE DEL CONTENIDO
FICHA DE REGISTRO DE TESIS ............................................................................................ i
CERTIFICADO PORCENTAJE DE SIMILITUD ................................................................... ii
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR REVISOR ........................................................................... iv
LICENCIA GRATUITA INTRANSFERIBLE Y NO EXCLUSIVA PARA EL USO NO
COMERCIAL DE LA OBRA CON FINES NO ACÁDEMICOS ........................................... vi
DEDICATORIA ...................................................................................................................... vii
AGRADECIMIENTO ........................................................................................................... viii
RESUMEN ............................................................................................................................... ix
ABSTRACT ............................................................................................................................... x
ÍNDICE DEL CONTENIDO .................................................................................................... xi
ÍNDICE DE TABLAS ........................................................................................................... xvii
ÍNDICE DE FIGURAS........................................................................................................ xviii
ÍNDICE DE APÉNDICE ........................................................................................................ xix
Introducción ............................................................................................................................... 1
Capítulo I .................................................................................................................................. 3
El problema .............................................................................................................................. 3
1.1. Tema ............................................................................................................................... 3
1.2. Planteamiento del problema ............................................................................................ 3
1.2.1. Árbol del problema...................................................................................................... 5
1.3. Formulación y sistematización de la información .......................................................... 5
xii
1.3.1. Formulación del problema .......................................................................................... 5
1.3.2. Sistematización y problema de la información ........................................................... 6
1.4. Objetivos de la investigación .......................................................................................... 6
1.4.1. Objetivo General ......................................................................................................... 6
1.4.2. Objetivos Específicos .................................................................................................. 6
1.5. Justificación de la investigación ..................................................................................... 6
1.5.1. Teórica ......................................................................................................................... 6
1.5.2. Metodológica ............................................................................................................... 7
1.5.3. Práctica ........................................................................................................................ 8
1.6. Delimitación de la investigación ..................................................................................... 8
1.6.1. Delimitación espacial .................................................................................................. 8
1.6.2. Delimitación temporal ................................................................................................. 9
1.6.3. Delimitación semántica ............................................................................................... 9
1.6.4. Recursos ...................................................................................................................... 9
1.7. Hipótesis y variables ..................................................................................................... 10
1.7.1. Hipótesis general ....................................................................................................... 10
1.7.2. Variable independiente .............................................................................................. 10
1.7.3. Variable dependiente ................................................................................................. 10
Capítulo II............................................................................................................................... 11
Marco Referencial .................................................................................................................. 11
2.1. Antecedentes de la investigación ...................................................................................... 11
xiii
2.2. Marco teórico .................................................................................................................... 15
2.2.1. Control interno ............................................................................................................... 15
2.2.1.1. Elementos del control interno ..................................................................................... 17
2.2.2. Auditoría de cuentas por pagar ...................................................................................... 17
2.2.3. Cuentas de pasivo .......................................................................................................... 19
2.2.4. Generalidades de las cuentas por pagar ......................................................................... 21
2.2.5. Procedimientos sobre las cuentas por pagar .................................................................. 22
2.2.6. Controles sobre las cuentas por pagar ............................................................................ 23
2.2.7. Manual de políticas y procedimientos ........................................................................... 24
2.2.7.1. Importancia del manual de políticas y procedimientos ............................................... 25
2.2.7.2. Objetivos del manual de políticas y procedimientos .................................................. 26
2.2.8. Importancia de la aplicación de políticas para las cuentas por pagar ............................ 27
2.2.9. Estructura de un manual de políticas y procedimientos de cuentas por pagar ............... 27
2.2.10. Flujogramas de procesos .............................................................................................. 29
2.2.11. Cuentas por pagar en los estados financieros .............................................................. 30
2.2.12. Transacciones ............................................................................................................... 31
2.3. Marco contextual .............................................................................................................. 32
2.3.1. Generalidades de la empresa GERECONT S.A. ........................................................... 32
2.3.2. Misión ............................................................................................................................ 32
2.3.3. Visión ............................................................................................................................. 32
2.3.4. Logo de la empresa ........................................................................................................ 33
xiv
2.3.5. Servicios ......................................................................................................................... 33
2.3.6. Principales áreas............................................................................................................. 34
2.3.7. Estructura organizacional............................................................................................... 34
2.4. Marco conceptual .............................................................................................................. 36
2.5. Marco legal ....................................................................................................................... 39
2.5.1. Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno ................................................................ 39
2.5.2. Reglamento de comprobantes de ventas, retención y documentos complementarios ... 40
2.5.3. Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) ............................................................ 41
Capítulo III ............................................................................................................................. 42
Marco Metodológico .............................................................................................................. 42
3.1. Diseño de la investigación ................................................................................................ 42
3.2. Tipo de investigación ........................................................................................................ 43
3.3. Población y muestra .......................................................................................................... 43
3.4. Técnicas e instrumentos de la investigación ..................................................................... 44
3.4.1. Entrevista ....................................................................................................................... 44
3.4.2. Ficha de observación...................................................................................................... 44
3.4.3. Cuestionario ................................................................................................................... 44
3.5. Análisis de los resultados de la investigación ................................................................... 45
3.6. Resumen de los resultados de las entrevistas .................................................................... 54
3.6. Evaluación de actividades realizadas por el contador ....................................................... 55
3.7. Análisis de resultados obtenidos mediante una ficha de observación .............................. 56
xv
3.8. Análisis de la posición financiera de la empresa .............................................................. 58
Capítulo IV ............................................................................................................................. 59
Propuesta ................................................................................................................................ 59
4.1. Tema de la propuesta ........................................................................................................ 59
4.2. Justificación de la propuesta ............................................................................................. 59
4.3. Objetivo general ................................................................................................................ 59
4.4. Objetivos específicos ........................................................................................................ 59
4.5. Descripción de la propuesta .............................................................................................. 60
Introducción del manual .......................................................................................................... 61
Índice del Manual .................................................................................................................... 62
Objetivo y alcance del manual de políticas y procedimientos de cuentas por pagar ............... 63
Normas generales para aplicación del manual ......................................................................... 64
Organigrama ............................................................................................................................ 65
Funciones generales en la gestión de las cuentas por pagar .................................................... 66
Políticas generales para el personal responsable de la gestión de cuentas por pagar .............. 67
Políticas de cuentas por pagar .................................................................................................. 68
Procedimiento de registro de factura del proveedor en el sistema contable ............................ 71
Procedimientos para la presentación de cuentas por pagar ...................................................... 74
Procedimientos para la emisión de cheques y transferencias .................................................. 75
Procedimientos para el pago de beneficios a empleados ......................................................... 77
Procedimientos para pagos recurrentes .................................................................................... 78
xvi
Simbología ............................................................................................................................... 79
Definiciones ............................................................................................................................. 83
Ejemplo de registro de asiento contable de facturas y retenciones .......................................... 84
Conclusiones y recomendaciones ............................................................................................ 88
Referencias bibliográficas ........................................................................................................ 90
Apéndice .................................................................................................................................. 92
xvii
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1. Planificación del trabajo de investigación ................................................................. 45
Tabla 2. Resumen de los resultados de las entrevistas............................................................. 54
Tabla 2. Actividades realizadas por el contador ...................................................................... 55
Tabla 4. Ficha de observación ................................................................................................. 56
Tabla 5. Índices financieros ..................................................................................................... 58
Tabla 6. Simbología ................................................................................................................. 79
xviii
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1. Árbol del problema; Empresa GERECONT S.A., 2017 ............................................ 5
Figura 2. Ubicación geográfica de GERECONT S.A.; Fuente: Google Maps, 2017 ................ 8
Figura 3. Logo de GERECONT S.A.; Fuente: GERECONT S.A., 2017 ................................ 33
Figura 4. Contenedores frigoríficos; Fuente: GERECONT S.A., 2017 ................................... 33
Figura 5. Servicio de mantenimiento de compresores; Fuente: GERECONT S.A., 2017 ...... 34
Figura 6. Estructura organizacional de la empresa GERECONT S.A.; Fuente: GERECONT
S.A., 2017 ................................................................................................................................ 35
Figura 7. Organigrama de personal que interviene en la administración de las cuentas por
pagar; Fuente: GERECONT S.A., 2017 .................................................................................. 65
xix
ÍNDICE DE APÉNDICE
Apéndice A. Documentos contables de la empresa ................................................................. 92
1
Introducción
La presente investigación se enfoca en un estudio basado en las cuentas por pagar como
parte de los procedimientos realizados en la empresa GERECONT S.A., ubicada en la ciudad
de Guayaquil. Los motivos que llevaron a realizar el proyecto están relacionados a los
problemas que tiene la entidad sobre estas cuentas donde no se establecen directrices para
realizar correctamente las compras, revisión de documentos, controles, entre otros aspectos.
Con respecto al desarrollo del proyecto se resume a continuación su estructura que es la
siguiente:
En el Capítulo I se realizó el planteamiento del problema en base a un análisis a nivel
macro, meso y micro, llegando a esclarecer las causas – efectos que afectan los
procedimientos en las cuentas por pagar de la empresa GERECONT S.A., para luego realizar
la delimitación, las metas, justificación a nivel práctico, teórico y metodológico, como
también proceder a definir la hipótesis y variables.
En el Capítulo II comprendió la elaboración del marco teórico del proyecto donde se
aportaron con diferentes aportes de información relacionada a las cuentas por pagar, en base
al uso de fuentes secundarias en proyectos, artículos científicos, libros bibliográficos, entre
otros. También se elaboró el contexto en base a la información de la empresa GERECONT
S.A., el sustento legal en base a los fines de la investigación y el marco conceptual.
En el Capítulo III se realizó el análisis de los resultados obtenidos mediante la
investigación en la empresa GERECONT S.A. a través de la planificación metodológica
donde se establecieron tipos de investigación, técnicas e instrumentos con el fin de recopilar
datos que fueron proporcionados por los involucrados que son el gerente y contador de la
empresa.
El Capítulo IV comprendió el diseño de un manual de políticas y procedimientos de
cuentas por pagar donde los beneficiarios son la gerencia de la empresa GERECONT S.A.,
2
dicho instrumento se elaboró bajo el análisis teórico, metodológico y práctico con el fin de
aportar con lineamientos que permitan cumplir de forma correcta con cada uno de los puntos
a desarrollar en este tipo de procesos, análisis de dicha cuenta, controles, normas, entre otros
aspectos.
El proyecto está enfocado en ser un material práctico y con sustento que ayude a
comprender la importancia de contar con un manual de políticas y procedimientos para las
cuentas por pagar. Además de ser un medio orientativo en base al manejo de esta cuenta
dirigida al pago de proveedores, sueldos, obligaciones, intereses acumulados, impuestos,
entre otros.
3
Capítulo I
El problema
1.1. Tema
Desarrollar Manual de Políticas y Procedimientos de Cuentas por Pagar para
GERECONT S.A.
1.2. Planteamiento del problema
En la administración de empresas y el desarrollo de procedimientos para mejorar las
actividades en las diferentes áreas, es una acción que no se cumple en diferentes entidades
que conforman el aparato empresarial a nivel privado. Esto debido a una falta de
organización y ausencia de manuales que definan políticas que sean específicas para cada
departamento (Roque, 2014). A nivel contable la falta de estos mecanismos generen riesgos
en que se vea afectada la consolidación de información en los libros contables, debido a que
no se establecen de forma jerárquica y sistemática las acciones de control, como en el caso de
las cuentas por pagar.
Las empresas ecuatorianas han visto la necesidad de mejorar sus operaciones internas,
haciendo énfasis en el fortalecimiento de la parte contable, debido a las obligaciones que
mantienen a nivel tributario y financiero que los obliga a realizar actividades enfocadas en la
presentación de estados financieros que sean reales y cumplan con los parámetros de las NIC
1 – Presentación de Estados Financieros y lineamientos de las NIIF para Pymes.
La empresa GERECONT S.A., con domicilio en la ciudad de Guayaquil, se dedica a la
instalación, mantenimiento y reparación de equipos de refrigeración y congelación. El
problema se da debido a la deficiente gestión y procedimientos en las cuentas por pagar, esto
debido a que en la entidad no cuenta con un departamento financiero que cuente con personal
con conocimientos contable y el perfil para el desarrollo del seguimiento y control sobre las
cuentas por pagar.
4
La información correspondiente a las cuentas por pagar es manejada de forma empírica
por parte de los propietarios de la empresa, así como la contratación de un contador externo
que se encargue de revisar los estados de cuenta, registros de compras, obligaciones, entre
otras cuentas que se agrupan en las cuentas por pagar. No existe una restricción en el acceso a
dicha información debido a la falta de políticas que definan de forma sistemática las acciones
a nivel administrativo, contable y financiero sobre esta cuenta.
La falta de normas que se apeguen a los procedimientos de control interno, financieros y
contables ponen en riesgo para la empresa que la presentación de la información no sea
verídica. Al no darse un seguimiento a las cuentas por pagar a proveedores no se tiene un
conocimiento precisó de los saldos adeudados, intereses, y otros gastos que deben cancelarse
conforme a las condiciones de compra – venta.
Al darse una falta de organización en el área contable de la empresa GERECONT S.A.
provoca que las gestiones financieras no se cumpla correctamente, siendo una debilidad que
pone en riesgo la capacidad económica, al no hacerse esfuerzos por mantener procedimientos
sofisticados en las cuentas por pagar. Como se realizan actividades empíricas estas no
cumplen con ciertos lineamientos en las Normas Internacionales de Auditoría.
Los efectos que pueden traer consigo la persistencia de la falta de políticas y
procedimientos sobre las cuentas por pagar son que no se presente información confiable en
los estados financieros por la falta de revisión periódica de los documentos entregados por
proveedores, el registro de compras, y la falta de contabilización de dicha cuenta conforme a
las normas contables.
Actualmente la falta de un manual afecta directamente a la gestión sobre las cuentas por
pagar, donde los conocimientos empíricos limitan los respectivos controles y actividades tales
como: a) registro de facturas, aplicación de descuentos, retenciones, revisión de notas de
5
devolución para calcular el descuento de dicho documento y otras acciones que está obligada
la empresa a cumplir con sus proveedores.
Todos estos inconvenientes al momento de realizar las actividades de control sobre las
cuentas por pagar, ponen en evidencia la desorganización y comunicación entre todas las
áreas involucradas en el proceso de compra con los proveedores. Por último la falta de
claridad y conocimientos contables provocan que el desarrollo de los procedimientos no sean
precisos a la hora de realizar la revisión de documentos e informar a la gerencia bajo sustento
contable la situación económica en relación con un análisis en base a las cuentas por pagar.
1.2.1. Árbol del problema
Figura 1. Árbol del problema; Empresa GERECONT S.A., 2017
1.3. Formulación y sistematización de la información
1.3.1. Formulación del problema
¿Cómo influirá el manual de políticas y procedimientos de cuentas por pagar en la
empresa GERECONT S.A.?
6
1.3.2. Sistematización y problema de la información
¿Cuáles son los procedimientos que realizan en la empresa GERECONT S.A. en las
cuentas por pagar?
¿Cuáles son los efectos por la falta de políticas para las cuentas por pagar para la empresa
GERECONT S.A.?
¿De qué manera beneficiará el manual de políticas y procedimientos para cuentas por
pagar en la empresa GERECONT S.A.?
1.4. Objetivos de la investigación
1.4.1. Objetivo General
Desarrollar un manual de políticas y procedimientos de cuentas por pagar para la empresa
GERECONT S.A.
1.4.2. Objetivos Específicos
Determinar los procedimientos de cuentas por pagar que se realizan en la empresa
GERECONT S.A.
Identificar los efectos que genera la falta de políticas para cuentas por pagar en la
empresa GERECONT S.A.
Establecer los beneficios que tendrá el manual de políticas y procedimientos de cuentas
por pagar para la empresa GERECONT S.A.
1.5. Justificación de la investigación
1.5.1. Teórica
Se justifica el desarrollo de la investigación bajo aspectos teóricos, debido a que se busca
aportar con conocimientos existentes en relación a las teorías que se confrontan de diferentes
autores en el área de contabilidad, control interno y sobre las cuentas por pagar. Con dicho
sustento se pretende llegar a una reflexión que destaque la importancia de fortalecer los
7
procedimientos y las políticas para el desarrollo de acciones ligadas a las obligaciones que
mantiene la empresa con proveedores.
También se hará un debate académico con propósito de estudiar las diferentes fuentes
secundarias que se seleccionaron para el desarrollo teórico del proyecto. Esto en base de la
búsqueda de conocimientos y referentes empíricos que ayuden a modelar un mecanismo de
solución como es el manual de políticas y procedimientos de cuentas por pagar para una
optimización en la gestión administrativa de la empresa GERECONT S.A.
Los resultados de la investigación serán analizados y establecidos bajo un esquema que le
dé peso académico, técnico y profesional al contenido del proyecto, esto con el fin de dar un
valor teórico en relación al estudio de las cuentas por pagar, las cuales fueron sistematizadas
de forma concreta con el fin de que sea un documento que sirva de material de apoyo para
futuros proyectos relacionados con este tema.
1.5.2. Metodológica
A nivel metodológico se justifica el desarrollo del proyecto con el fin de buscar un
conocimiento válido ante la situación que afronta la empresa GERECONT S.A. en base a la
ausencia de procedimientos y políticas de cuentas por pagar. Esto a través de la aplicación del
método inductivo con el fin de partir de una hipótesis para analizar cada dato obtenido bajo la
estructuración de un modelo investigativo donde se indague de forma directa bajo preguntas
abiertas cada gestión interna que se realiza sobre esta cuenta.
Con los tecnicismos y métodos empleados en el desarrollo de la investigación se busca
comprender los motivos que han llevado a la gerencia de GERECONT S.A. a no preocuparse
por mejorar la gestión contable y los controles sobre las cuentas por pagar. Por lo que el
diseño metodológico se apega acorde a los objetivos planteados y el alcance del proyecto
donde los resultados obtenidos demuestren confiabilidad para que sean parte de un sustento
científico y académico que aporte a futuras investigaciones.
8
1.5.3. Práctica
El desarrollo de la investigación también tiene como fin mejorar los procedimientos de
cuentas por pagar en la empresa GERECONT S.A., a través del desarrollo de un manual de
políticas y procedimientos que ayude a la gerencia a contar con una herramienta que defina
los lineamientos en el desarrollo de las actividades administrativas, contables y financieras
sobre estas cuentas, siendo un medio de solución al problema.
Para llegar a determinar las directrices en el diseño de la propuesta se parte de un análisis
general del problema y la hipótesis con el fin de generar información que fue pertinente para
ser utilizada como sustento de la necesidad de emplear un manual de políticas y
procedimientos de cuentas por pagar, para abordar un aspecto interno de la empresa que es de
vital importancia para el desarrollo de la información financiera y que tiene su impacto a
nivel económico.
1.6. Delimitación de la investigación
1.6.1. Delimitación espacial
Para el desarrollo de la investigación la delimitación espacial será en la empresa
GERECONT S.A., ubicado en la Cdla. Coviem Mz. 37 Sl. 1 al sur de la ciudad de Guayaquil,
provincia del Guayas. Donde se involucrará al gerente y contador para el desarrollo de la
investigación.
Figura 2. Ubicación geográfica de GERECONT S.A.; Fuente: Google Maps, 2017
9
1.6.2. Delimitación temporal
El desarrollo de la investigación se realizará en tres meses durante el periodo 2017 – 2018
para el levantamiento de información y la elaboración de cada capítulo que comprende el
proyecto.
1.6.3. Delimitación semántica
Se realizará una investigación enfocada en un estudio sobre el problema generado en la
empresa GERECONT S.A. relacionado a las cuentas por pagar, para que se realice el
levantamiento de información que permita aportar con una herramienta técnica con contenido
normativo y sistemático para el fortalecimiento de estos procedimientos.
1.6.4. Recursos
Los recursos que se utilizarán para el desarrollo de la investigación se enfocan en lo
siguiente:
Libros de contabilidad
Laptop
Impresora
Viáticos
Transporte
Entrevistas
Ficha de observación
El presupuesto tentativo para el financiamiento de recursos y el proceso de investigación
es de USD 110,00 con el fin de cubrir gastos de movilización, impresiones, internet,
alimentación, entre otros que puedan presentarse durante el desarrollo del proyecto en la
empresa GERECONT S.A.
10
1.7. Hipótesis y variables
1.7.1. Hipótesis general
Con el desarrollo de un manual de políticas y procedimientos de cuentas por pagar se
mejorará la gestión administrativa y contable en la empresa GERECONT S.A.
1.7.2. Variable independiente
Manual de políticas y procedimientos de cuentas por pagar
1.7.3. Variable dependiente
Gestión administrativa y contable
11
Capítulo II
Marco Referencial
2.1. Antecedentes de la investigación
Se realizó la consulta bibliográfica de diferentes proyectos, artículos, investigaciones
enfocadas en las cuentas por pagar, con el fin de ser referencias empíricas y teóricas para el
desarrollo del proyecto, donde se tomó en cuenta la utilidad metodológica, valor teórico,
objetivos y fines del medio de solución al problema enfocado en el desarrollo de manuales,
políticas, procedimientos, entre otros.
Según Villamizar (2011) en el proyecto titulado “Optimización del proceso de cuentas por
pagar de la empresa administradora SERVILAR, CA”, planteó como objetivo general:
Optimizar los procesos administrativos y la calidad del servicio en el área de las cuentas por
pagar para que se genere un desenvolvimiento eficaz por el personal responsable de esta
cuenta.
Los objetivos específicos que se establecieron en el proyecto realizado por la autora
fueron: a) Realizar una investigación para el conocimiento de las actividades relacionadas a
las cuentas por pagar en la empresa; b) Estudiar los procesos que se realizan en las cuentas
por pagar; y, c) Analizar la problemática ante las deficiencias en el desarrollo de los procesos
sobre las cuentas por pagar en la empresa SERVILAR C.A.
Finalizado el trabajo de investigación las conclusiones que se presentaron fueron que en la
empresa SERVILAR C.A. existen deficiencias en los procedimientos de cuentas por pagar
debido a que el personal a cargo no cuenta con los conocimientos metódicos y contables para
la ejecución de procesos, por lo que la elaboración de un manual representará una
contribución que tendrá un impacto en la optimización de la gestión administrativa y la
organización de actividades que tengan relación directa con el manejo de estas cuentas.
12
El trabajo tiene relación con el proyecto debido a que los fines de la investigación son
contribuir con el desarrollo de un manual de políticas y procedimientos de cuentas por pagar
para la empresa GERECONT S.A., esto en base a la contribución teórica y el contenido
metódico que debido a su utilidad fue vital para el levantamiento de información a través de
entrevistas, que es parte de los planes enfocados en la metodología para llegar a las
conclusiones generales conforme a la aplicación del método inductivo.
En el proyecto realizado por Corrales y Quinapallo (2015) con el tema “Auditoría
operativa para el área de cuentas por pagar en el departamento financiero de la empresa Salud
S.A. Guayaquil”, plantearon como objetivo general: Desarrollar un proceso de auditoría sobre
las cuentas por pagar para la elaboración de estrategias que permitan una mejora continua en
el área de contabilidad para el fortalecimiento de los controles internos.
En cuanto a los objetivos específicos del proyecto referenciaron fueron los siguientes: a)
Realizar la identificación de la situación de la empresa en relación a los procesos de cuentas
por pagar; b) Analizar la documentación y registros de cuentas por pagar para la
corroboración del manejo de esta información; c) Determinar los errores de la empresa en
relación a los procesos de cuentas por pagar; y, d) Elaborar estrategias de control interno para
el fortalecimiento de los procesos de cuentas por pagar para la mitigación de riesgos y
errores.
Las conclusiones del trabajo fueron que en la empresa Salud S.A. existen falencias en los
procesos de cuentas por pagar debido a que no existe un soporte documental de los
movimientos económicos, errores en el desarrollo del análisis de las cuentas, y la falta de
formalización de políticas que ayuden a mitigar errores y generar un mejor desarrollo de
operaciones ligadas a los pagos realizados a proveedores, por lo que el levantamiento de
información fue vital para establecer estrategias basadas en procedimientos de control
interno.
13
Se tomó como referencia dicho proyecto debido a la metodología que empleo para el
levantamiento de información que tuvo base en el uso de entrevistas y fichas de observación
como parte de instrumentos utilizados en los procesos de auditoría en las cuentas por cobrar.
Además de la información teórica que fue esencial para la construcción de conocimientos y la
fundamentación de teorías relacionadas con el tema del proyecto para aportar con referentes
que sean orientativos en el desarrollo de medidas que estén ligadas al fortalecimiento de la
gestión administrativa y contable sobre las cuentas por pagar.
Según Guamán y Quimis (2015) en el proyecto de investigación titulado “Manual de
cuentas por pagar y propiedad, plata y equipo en ARTE14”, plantearon como objetivo
general: Diseñar un manual enfocado en procedimientos contables que cumplan con las bases
de las NIIF para las cuentas por pagar, propiedad, planta y equipo que tengan un impacto en
el mejoramiento de la gestión de control interno.
De acuerdo con el objetivo general, los específicos que se plantearon en el proyecto
referenciado fueron: a) Realizar la codificación de activos fijos que se utilizan en el negocio;
b) Realizar el análisis de los valores relacionados a las cuentas por pagar y su relación con el
alcance de las normas contables; c) Evaluar los controles sobre las obligaciones que mantiene
la empresa con los proveedores para el pago de las cuentas pendientes; y, d) Diseñar un
conjunto de métodos que permitan realizar una correcta identificación y tratamiento contable
de las cuentas.
La relación que tiene el referente con el proyecto de investigación es sobre el enfoque de
la investigación que está basada en las cuentas por pagar, donde se tomó en cuenta la base
teórica para el desarrollo de teorías. También el sustento legal y el contexto de la
investigación permitieron clasificar la información metodológica que tuvo como fuente los
aspectos establecidos por Hernández, en el procesamiento, análisis y discusión de resultados.
14
Según Guaspha (2017) en el proyecto titulado “Diseño de un manual de procedimientos
contables financieros para el Hotel El Cisne 1 en la ciudad de Esmeraldas” planteó como
objetivo general: Diseñar un manual de procedimientos que tengan base en la información
contable y financiera para mejorar el desempeño en el manejo de los documentos y
optimización de las operaciones internas.
Los objetivos específicos del proyecto fueron los siguientes: a) Analizar los
procedimientos financieros – contables que se realizan en el Hotel Cisne 1 de la ciudad de
Esmeraldas; b) Reconocer las deficiencias en la segregación de funciones y responsabilidades
en el departamento de contabilidad, y c) Establecer los efectos de la aplicación de un manual
de procedimientos contables financieros en las operaciones internas y el tratamiento de
información en el Hotel Cisne 1.
A través de la investigación que fue de tipo cualitativa se llegaron a las conclusiones que
la falta de una manual de procedimientos contables y financieros en el Hotel Cisne 1 generan
problemas a la hora de realizar el tratamiento de información para la presentación de los
Estados Financieros, por lo que es necesario fortalecer esta gestión en base a la aplicación de
las normas de contabilidad que se manejan a nivel internacional y en el Ecuador para las
Pymes.
El aporte teórico y el tipo de investigación que se aplicó en el proyecto fue considerado
para el desarrollo del proyecto con el fin de realizar la confrontación de teorías y el debate de
la perspectiva de la autora ante la aplicabilidad de un manual de procedimientos contables –
financieros. Por lo tanto fue necesario tomar en cuenta diferentes aportes de proyectos que
hacen énfasis en el análisis de las cuentas por pagar, el diseño de manuales y la viabilidad de
medios de solución ante problemas internos que enfrentan las empresas que no hacen
esfuerzos en mejorar la gestión administrativa y contable.
15
2.2. Marco teórico
2.2.1. Control interno
Según Corrales y Quinapallo (2015) el control interno es “un conjunto de procesos
supervisados para el análisis, evaluación y toma de decisiones en base a un ambiente de
control para reducir riesgos que puedan afectar la estructura contable de una empresa”. (p.
243)
De acuerdo con la cita el control interno es el desarrollo de procedimientos organizados a
nivel administrativo y contable para el seguimiento, supervisión y evaluación de actividades
que sean de vital importancia para el desarrollo de las operaciones en la empresa. Su
organización se realiza conforme a la toma de decisiones por parte de la gerencia en base al
análisis de información financiera sobre los riesgos que se puedan dar sobre diferentes
cuentas como es la de pagar.
El desarrollo de los controles internos sobre los asientos contables y estados financieros
tiene como fin mitigar errores que se puedan presentar ante el registro de transacciones, el
ingreso de saldos, la falta de revisión de facturas, estados de cuenta, comprobantes, entre
otros. Con la detección de errores se pueden emplear acciones correctivas que estén ligadas a
lineamientos y bases normativas para el cumplimiento de las funciones en base a la ejecución
de procedimientos por parte del personal responsable.
Para Fuero (2017) los objetivos planteados en base a la aplicación del control interno son
los siguientes:
Establecer normas generales que tengan como fin proteger la gestión administrativa y
contable de la empresa.
Consolidar información confiable y verídica bajo el análisis de transacciones y saldos
registrados en los asientos contables.
16
Definir políticas para cada departamento con el fin de que se logre un mejoramiento en las
comunicaciones internas en la empresa.
Generar un aumento en el ambiente de control de la empresa mediante la supervisión de
actividades administrativas y contables.
El control interno tiene diferentes propósitos según su aplicación y adaptación en las
gestiones de la empresa; pero su función principal es generar un ambiente de control donde se
cumplan con normas, políticas y procedimientos para el desarrollo correcto de actividades y
operaciones encomendadas para cada departamento, de acuerdo con la estructura
organizacional.
En cambio, González (2016) establece que el control interno es medible de acuerdo a las
siguientes categorías:
Manejo de los riesgos que se presentan en el desarrollo de las actividades operativas,
administrativas y financieras.
Eficiencia y eficacia a la hora de responder a riesgos internos de una empresa.
Información fiable que se presenta con la supervisión y análisis de la documentación de la
empresa.
Aplicación de medidas correctivas y preventivas para que la empresa no se vea afectada en
sus operaciones.
Reducción de errores administrativos y financieros.
En la medición de riesgos el análisis que se realice sobre la información contable será un
punto de partida para la identificación de errores que puedan afectar económicamente a una
empresa. Lo que respecta a los resultados que se obtengan bajo la aplicación de métodos para
llegar a un dictamen como parte de los principios de las Normas Internacionales de Auditoría
(NIA) es que dicho informe permita la resolución de acciones que ayuden a mejorar los
procedimientos contables.
17
2.2.1.1. Elementos del control interno
Según Fernández (2017) los elementos del control interno son “ambiente de control,
evaluación de riesgos, procedimientos de control, sistemas de información y comunicación,
y, supervisión”. (p. 54)
Cada elemento del control interno tiene un alcance y fin en su desarrollo, donde se enfoca
en un proceso ordenado y sistemático que permite llegar a conclusiones sobre los riesgos que
puede afrontar una empresa y afectar en la presentación de los estados financieros. En lo que
respecta a las cuentas por pagar, la aplicación de un sistema de revisión y evaluación
permitirá obtener un conocimiento sobre la forma de registrar los saldos, analizar
documentos, entre otros, que serán esenciales para la toma de decisiones.
En los controles internos realizados sobre los procedimientos de cuentas por pagar, estos
recaen sobre lo siguiente:
Realizar la verificación de los saldos para el pago de las facturas entregadas por los
proveedores.
Analizar asientos contables y el total de la cuenta para la contabilización y presentación en
estados financieros.
Revisar las autorizaciones para proceder al pago a proveedores.
Definir políticas de pagos y cláusulas para el desarrollo de las negociaciones con los
proveedores.
Revisión de las cotizaciones para la selección de proveedores para la empresa.
Supervisión de las actividades realizadas en el departamento de contabilidad y tesorería.
2.2.2. Auditoría de cuentas por pagar
Para Villamizar (2011) en el proceso de auditoría sobre las cuentas por pagar “se realiza el
proceso de desarrollo de actividades técnicas para el análisis relativo de saldos que lleven a
obtener un dictamen por parte del auditor y su referencia ante los controles internos”. (p. 32)
18
Al realizar la auditoría sobre las cuentas por pagar se puede llegar a tener un conocimiento
sobre los rubros que forman parte de esta cuenta para establecer si no existen errores en el
registro de los asientos contables en relación con la información en las facturas entregadas
por los proveedores. Además de realizar la medición de las obligaciones financieras con base
a los costos históricos y corroborar que dichos datos son reales y confiables.
En cambio, Barquero (2013) indicó que “en los procesos de auditoría sobre las cuentas por
pagar es importante disponer de toda la documentación de la empresa como pagos a
proveedores, facturas, retenciones, notas de crédito, etc., que luego son revisados para
identificar si existen errores en su registro”. (p. 12)
La revisión y evaluación de las cuentas por pagar, se llegan a conclusiones que son
presentadas bajo un informe realizado de forma ética y responsable donde se establecen
recomendaciones en cuanto a los controles internos que se deben aplicar para reducir riesgos
y posibles errores que puedan generar pérdidas económicas para la empresa.
Es importante también reconocer los siguientes puntos como vitales en la auditoría de las
cuentas por pagar:
Revisión de los procesos contables y bases normativas que emplea la empresa para las
cuentas por pagar.
Clasificar cada uno de los puntos negativos que fueron identificados en la revisión de las
cuentas por pagar.
Realizar las recomendaciones de mejoras en el desarrollo de procedimientos de control
sobre las cuentas por pagar para que se eviten inconsistencias en los estados financieros y el
incumplimiento de las condiciones de pago con los proveedores.
Entregar el informe final a la gerencia para que tomen las decisiones respectivas en la
aplicación de mecanismos correctivos que ayuden a fortalecer el ambiente de control sobre
las cuentas por pagar.
19
2.2.3. Cuentas de pasivo
Según Escalona (2016) las cuentas de pasivo “están conformadas por las obligaciones que
contrae una empresa por concepto de deudas que mantiene con proveedores, créditos
concedidos, préstamos para la prestación de servicios y compra de activos”. (p. 1)
Las cuentas de pasivos pasan a ser todas las obligaciones financieras que una empresa
mantiene con los proveedores, entidades bancarias, accionistas, entre otros. Que se deben
cancelar ya sea a corto o largo plazo conforme a las condiciones establecidas en los contratos
de compra-venta, créditos y legales.
Los tipos de pasivos se clasifican de la siguiente manera:
Pasivos circulantes o a corto plazo
Pasivos acumulados
Pasivos devengados
Pasivos a largo plazo
Pasivo exigible
Pasivo diferido
Pasivo garantizado
Pasivo no exigible
Pasivo contingente
Pasivos laborables
Pasivo total
Para Fernández (2017) los tipos de cuentas que conforman el pasivo se clasifican de la
siguiente manera:
Proveedores
Acreedores
Ingresos cobrados por anticipado
20
Documentos por pagar
Acreedores diversos
Rentas cobradas por anticiapdo
En el caso de las cuentas por pagar a proveedores estos forman parte de una transacción
que deriva por la compra de mercancías o la prestación de servicios que puede ser cancelado
mediante dinero en efectivo, crédito o documentos autorizados para una transacción.
Normalmente se manejan las compras a crédito donde a la empresa se le concede un periodo
de tiempo para el pago de sus obligaciones financieras.
Las obligaciones que una empresa mantiene con sus proveedores provienen de
transacciones que se han realizado en una fecha determinado, donde el punto esencial en el
análisis de estas cuentas es la revisión de las condiciones de crédito, los saldos y las facturas
entregadas. Entre los factores de las negociaciones de compra mediante crédito es que la
entidad tenga el tiempo necesario para cancelar una deuda que se le dificulta cubrir en un solo
pago.
Con respecto a las obligaciones que la empresa mantiene con los proveedores se realiza la
fijación de términos de pago que son las obligaciones que mantiene la entidad ante la compra
de un activo o la prestación de servicios, que son las siguientes:
Se debe establecer políticas de pagos donde se definen los plazos en la cancelación de las
cuotas ya sean estas: mensuales, trimestrales, semestrales o anuales.
Definir porcentajes de descuento en caso de realizarse la cancelación de las cuentas por
pagar a proveedores antes de las fechas fijadas.
Determinar los montos a pagar mes a mes por parte de la empresa con los proveedores que
se apegue a su capacidad financiera.
Establecer las tasas de interés por las compras de activos o prestación de servicios
realizadas a crédito.
21
2.2.4. Generalidades de las cuentas por pagar
Para Roque (2014) las cuentas por pagar “se definen como las deudas u obligaciones que
tienen una organización debido a las compras realizadas, y que de inmediato se adquiere una
responsabilidad legal y comercial para el pago de los montos diferidos de acuerdo a los
plazos que establecen los proveedores”. (p. 34)
Las cuentas por pagar como parte de las obligaciones que mantiene una empresa, forman
parte del monto de dinero que se debe a un proveedor, entidad financiera, socios, empleados,
entre otros. Normalmente están asociadas a deudas por compras de activos fijos o para
aprovisionarse de productos para su reventa. También están conformadas por los dividendos
que son parte de las percepciones que reciben los accionistas.
Las cuentas por pagar se establecen en dos plazos conforme a las condiciones que se
definen con proveedores que pueden ser:
Cuando las cuentas por pagar están determinadas para un plazo máximo de doce meses
estos pasan a ser registradas como una obligación a corto plazo.
En el caso que el tiempo para cancelar las cuentas por pagar se extienda a más de doce
meses, estos pasan a registrarse como obligaciones a largo plazo.
Cuentas por pagar a corto plazo
Proveedores
Documentos por pagar
Anticipo a proveedores
Gastos pendientes
Impuestos pendientes de pago
Acreedores diversos
Cuentas por pagar a largo plazo
Hipotecas
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Acreedores hipotecarios
Documentos a pagar a largo plazo
Para Bayona (2015) el registro de las cuentas por pagar “se realizan cuando la empresa
adquiera una responsabilidad legal y comercial que debe pagarse en una fecha específica y
pasa a convertirse en pasivo que es registrado en la cuenta de compras en el Debe y
proveedores en Haber”. (p. 4)
En los procesos de registro de las cuentas de pasivo es importante tener en cuenta las
transacciones realizadas por la empresa por concepto de compras o préstamos que pasan a
formar parte de los pasivos y por su naturaleza deben registrarse de forma correcta.
2.2.5. Procedimientos sobre las cuentas por pagar
De acuerdo con Escalona (2016) los procedimientos “pasan a ser conceptualizados como
un conjunto de pasos secuenciales y ordenados que ayuden a cumplir con el desarrollo de las
actividades de registro contable de las cuentas por pagar”. (p. 81)
En el desarrollo de procedimientos sobre las cuentas por pagar los fines están basados en
el análisis y evaluación de la información financiera respectivamente de las deudas que
mantiene la empresa, así como las obligaciones a corto y largo plazo. También están
relacionadas a los pasos que debe seguir el contador para la ejecución de pagos a
proveedores, empleados y entidades financieras.
Según Jiménez (2016) los procedimientos sobre las cuentas por pagar se realizan bajo
fundamentos contables y administrativos para “la medición de dichos valores en relación a
los registros en documentos autorizados y asientos contables para la formulación de un
informe final que refleje el impacto de esta cuenta sobre los resultados en los estados
financieros”. (p. 331)
Los procedimientos que se llevan a cabo en las cuentas por pagar tienden a tener un
alcance administrativo donde se busca cumplir con el registro oportuno de los saldos
23
mediante una revisión de facturas, estado de cuentas, retenciones, u otros documentos que
reflejen las obligaciones que la empresa ha contraído en relación a una compra o prestación
de servicios con terceros. Además de direccionar al desarrollo de actividades que ayuden a
clasificar dicha información para que sea confiable para su respectivo tratamiento contable y
entrega final de informes a la gerencia y las entidades de control.
2.2.6. Controles sobre las cuentas por pagar
Según Fierro (2013) los controles que se efectúan en las cuentas por pagar son las
siguientes:
Es deber de la gerencia realizar las autorizaciones en cuanto a la contratación de un
préstamo una vez analizado aspectos tales como: requisitos, tasa de interés, plazos, cuotas y
aspectos legales.
El gerente debe asignar a una persona responsable de firmar todo documentos de compra
de activos y prestación de servicios.
Cuando se realiza la cancelación de la deuda parcial o total es importante registrar los
saldos y archivar los documentos.
Se deben cumplir con responsabilidad todas las condiciones en el contrato de compra o
préstamo.
Establecer medios contingentes para limitar la solicitud de préstamos y así reducir los
riesgos de que la empresa esté incapacitada para pagar.
Los controles efectuados a las cuentas por pagar tienen como fin de que dichos datos al
reflejarse en los estados financieros sean reales y confiables, por lo que es importante crear
un ambiente de control especialmente en el área de contabilidad con el fin de supervisar las
actividades como por ejemplo: la gestión de cancelación de facturas, su registro y proceder a
archivarlo. La revelación de esta información debe figurar con sus respectivas notas para
justificativo.
24
2.2.7. Manual de políticas y procedimientos
Conforme a lo indicado por Wanden – Berghe y Fernández (2016) el manual de políticas y
procedimientos “son una herramienta con contenido administrativo y contable que permite
hacer más eficaz el desarrollo de procedimientos en una empresa bajo una serie de secuencias
y políticas que están debidamente documentadas” (p. 163)
Un manual de políticas y procedimientos se implementa cuando la empresa busca mejorar
las actividades realizadas en un departamento, estas responden a lineamientos de dirección,
supervisión, control y optimización de los procesos en las cuentas por pagar. También
definen políticas específicas que el contador o persona encargada de esta gestión debe
realizar para que en todo lo posible y de forma estricta la información en los estados
financieros sea real.
El propósito que tienen estos manuales es simplificar las actividades y hacer más eficaz la
gestión administrativa, operativa y contable en una organización, donde se toman decisiones
en la formulación de procedimientos sofisticados y precisos, así como políticas que se aplican
sobre situaciones específicas, y que sirven de orientación ya que debido a se trata de un
medio consistente para que se dirijan las actividades de manera responsable, ética y
transparente.
Para Paredes (2014) las políticas en un manual tienen una base administrativa conformada
por:
Las decisiones específicas que se apliquen en base a la evaluación de riesgos en un
departamento de la empresa.
Orientaciones que son tomadas en base a un informe entregado bajo una auditoría interna
o externa.
Las necesidades de la gerencia en relación a la búsqueda de mecanismos para corregir
errores.
25
La dirección que se busca manejar sobre cada procedimiento en el área de intervención en
la empresa.
Se interpreta bajo decisiones operativas y actividades de ayuda en la mitigación de errores
administrativos, contables y operativos.
En los manuales las políticas y procedimientos se muestran de forma secuencial donde se
establece cómo deben trabajar una o más personas en un departamento como por ejemplo el
de contabilidad. Se elaboran bajo una experiencia y los conocimientos que son plasmados
deben tener una base en normas de auditoría, control interno, NIIF, NIC, parte tributaria,
entre otros.
2.2.7.1. Importancia del manual de políticas y procedimientos
Para Barquero (2013) los manuales son importantes ya que mantienen “organizadas las
actividades independientes en un departamento de la organización y que complementa los
métodos de control que se deben desarrollar con el fin de reducir los riesgos financieros o
administrativos”. (p. 251)
La importancia de implementar estas herramientas en una empresa se dan por la necesidad
de definir procedimientos, políticas y métodos que estén escritos bajo los procesos internos
en la empresa. Su forma adecuada de socializar con el equipo de trabajo involucrado es
mediante un conjunto de filtros que van desde la aprobación de la gerencia, el comunicado a
todas las áreas, capacitaciones y aplicación.
Además de importante, un manual de políticas y procedimientos resultada ser un beneficio
para las empresas ya que les permite mantener organizadas las actividades de forma
secuencial y ordenada para el desarrollo de un proceso, en este caso los asociados a las
cuentas por pagar, donde se definen las acciones que debe cumplir el vendedor, la gerencia,
tesorería, etc.
26
2.2.7.2. Objetivos del manual de políticas y procedimientos
Según Grupo ALBE (2017) los objetivos del manual de políticas y procedimientos son los
siguientes:
Definir políticas bajo decisiones que sean normadas para que el personal involucrado las
cumpla.
Establecer el alcance del manual en su práctica.
Definir las fuentes que fueron recopiladas para el desarrollo del manual
Enumerar los procedimientos de forma ordenada sobre cada actividad que debe realizar el
equipo de trabajo.
Establecer flujogramas que resuman de forma sistemática y secuencial las actividades que
deben realizar el equipo de trabajo involucrado.
Organizar las actividades internas de la empresa
Mejorar el ambiente de control en la empresa.
Optimizar las acciones de respuesta ante las actividades administrativas, contables y
operativas.
El manual de políticas y procedimientos por sus funciones aporta con diferentes beneficios
y sus objetivos son claros, englobando una perspectiva general que es el mejoramiento de los
procesos de control interno sobre una actividad específica que es realizada paso a paso
mediante procedimientos para que así no se presenten errores en la gestión administrativa y
financiera de la empresa.
Al ser un recurso técnico las políticas y procedimientos que se plasman en dicho manual,
ayudan a solucionar de forma eficaz y rápida una actividad que no se cumple adecuadamente
por la falta de dirección y supervisión. Por lo que sus metas deben ser claras y concisas para
que los beneficiarios puedan cumplir con sus necesidades ante la familiarización de este
mecanismo en los procesos internos de la organización.
27
Las ventajas que tiene el manual de políticas y procedimientos son las siguientes:
Es un marco de acción que puede realizarse de forma rápida sin dificultades.
No es difícil de interpretar e implementar en una actividad específica.
Se mantiene un equilibrio en el desarrollo de acciones por parte del personal involucrado
de la empresa.
Dan mayor seguridad al desarrollo de las actividades en todos los niveles de comunicación
por los departamentos involucrados.
Facilita la ejecución adecuada y correcta de cada actividad en un proceso específico.
Proporciona elementos que no se han aplicado en la empresa para fortalecer el ambiente
de control.
2.2.8. Importancia de la aplicación de políticas para las cuentas por pagar
De acuerdo con Montesinos (2017) en lo que respecta a las cuentas por pagar “la
aplicación de políticas es importante porque permiten alcanzar altos índices de control sobre
el registro de saldos adeudados y cancelados de forma periódica para que al presentarse en
los estados financieros sean confiables debido a su soporte documental”. (p. 63)
Considerando lo indicado por el autor, es importante definir políticas sobre las cuentas por
pagar, ya que serían principios y bases que el responsable debe cumplir con el fin de evitar
que se presenten errores en los registros de asiento contables, así como el mal manejo y
administración de esta cuenta bajo niveles administrativos y financieros. Por lo que al fijarse
una secuencia de lineamientos se generará un mejor desarrollo de las operaciones sobre esta
cuenta.
2.2.9. Estructura de un manual de políticas y procedimientos de cuentas por pagar
Con la información recopilada y el debate de las ideas expuestas de diferentes autores se
establece la estructura que debe cumplir el manual de políticas y procedimientos de cuentas
por pagar para la empresa GERECONT S.A. que es:
28
Introducción
Para este apartado se procede a realizar la explicación de lo que se busca lograr a través
del manual de políticas y procedimientos de cuentas por pagar, bajo un alcance, los medios
para su uso, cómo usarlo y la importancia de mantener actualizada esta herramienta para su
aplicación.
Índice
Conforma al listado de todo el contenido del manual de políticas y procedimientos de
cuentas por pagar.
Objetivos
Se enfocan en la manera de uniformar cada política y procedimiento para el cumplimiento
de las actividades enfocadas en las cuentas por pagar.
Alcance
Es todo lo que abarca la aplicación del manual de políticas y procedimientos de cuentas
para pagar en aspectos prácticos y teóricos.
Revisiones y recomendaciones
Se establece la persona responsable de realizar las actualizaciones del manual conforme a
las necesidades de la gerencia.
Organigrama
Conforma a las áreas que están involucradas con el manual de políticas y procedimientos
de cuentas por pagar.
Desarrollo de políticas
Se realiza la formulación de políticas en forma de listas para cada responsable en la
gestión de las cuentas por pagar.
Descripción de los procedimientos
Cada procedimiento que es narrado en lista para que sea desarrollado por los responsables.
29
Flujogramas
Son los gráficos secuenciales que resumen de forma ordenada los procedimientos en las
cuentas por pagar.
Glosario
Es un conjunto de términos relevantes que tienen relación con el contenido del manual de
políticas y procedimientos de cuantas por pagar.
Revisión y aprobación del manual
Comprende la fecha de revisión y aprobación del mismo por las personas responsables de
la empresa que son el gerente, contador y representante legal.
2.2.10. Flujogramas de procesos
Para Arevalo (2013) los flujogramas de procesos en contabilidad “son un conjunto de
simbologías que proporcionan información sobre la forma de realizar un procedimiento de
forma secuencial a través de gráficos”. (p. 64)
Los diagramas de proceso son un detalle gráfico de las tareas contables, administrativas y
operativas que se realizan sobre un procedimiento específico. Por su función es de fácil
lectura e interpretación para que el responsable pueda realizar paso a paso las actividades
como por ejemplo en la liquidación de las cuentas por pagar. Se representan bajo símbolos,
líneas y contenido narrativo de forma concreta que cumple con normas ISO para la secuencia
de procesos.
Por lo tanto los flujogramas de procesos se caracterizan por ser cuerpos integrados de
procedimientos e instrucciones para realizar una tarea específica. Por su secuencia aporta con
un hilo conductor hasta llegar a una meta. Su simbología permite resumir las actividades
vigentes en las cuentas por pagar, la forma de realizar los formularios, registro de saldos,
archivos, entre otros.
30
2.2.11. Cuentas por pagar en los estados financieros
Según Álvarez y Corona (2016) las cuentas por pagar figuran en los estados financieros
“con el fin de reflejar las transacciones realizadas en relación al pago de proveedores,
préstamos, acreedores, anticipos, sueldos, entre otros”. (p. 13)
En los estados financieros las cuentas por pagar se clasifican conforme al plan de cuentas,
estas pueden figurar por distintas obligaciones que contrae una empresa y que son canceladas
en relación a los tiempos que pueden ser de corto o largo plazo, y que se clasifican de la
siguiente manera:
Compras de bienes
Prestación de servicios
Tributos e impuestos
Deudas
Contribuciones
Aportaciones
Remuneraciones
Gastos internos
Devolución de tributos
Ejecuciones de proyectos
Operaciones internas realizadas por la empresa
Las cuentas por pagar se clasifican conforme al tipo de transacción que la empresa realice,
donde se engloban todos los gastos en la compra de activos, prestación de servicios o pagos
anticipados por una obligación con terceros.
31
2.2.12. Transacciones
Para Bayona (2015) las transacciones forman parte de “las operaciones económicas que
realiza la empresa por concepto de pagos ante una obligación que se mantiene con terceros y
que se ha realizado conforme a las condiciones e intereses establecidos entre las partes”. (p.
421)
Las transacciones son un conjunto de proceso de transferencia de dinero que se realiza
para cubrir deudas que mantiene una persona natural o jurídica. Así como las obligaciones
financieras que una empresa mantiene con los proveedores que son canceladas de forma
directa o diferida en caso de ser compras a créditos. Esta acción se caracteriza por los
siguientes aspectos:
Aislamiento
Durabilidad
Atomicidad
Consistencia
Las características de las transacciones en la contabilidad tienden a que se desarrollan
cuando se mantiene un método de pago específico por la compra de un activo o la prestación
de servicios. Hay una constancia de información que siempre se reflejan en los movimientos
de dinero que son:
Los datos de la persona que realiza la transacción.
Salida de las transacciones
Frecuencia de uso en los medios de pago
Formas de realizar una transacción
Métodos de transacción
32
2.3. Marco contextual
2.3.1. Generalidades de la empresa GERECONT S.A.
La empresa GERECONT S.A. se encuentra ubicada en la Cdla. Coviem Mz. 37 Solar 1,
en el sur de la ciudad de Guayaquil. Se fundó en enero del 2001 donde se especializó en el
soporte técnico, mantenimiento y reparación de contenedores de refrigeración, esto debido a
la falta de entidades que cuenten con la capacidad instalada y el recurso humano calificado
para ofrecer este tipo de servicio.
Debido a su gestión se han establecido políticas de servicios que tienen impacto sobre lo
siguiente:
Calidad del servicio de mantenimiento y reparación
Ahorro en costos y precios
Garantía del servicio y producto
Medios de pago
Tiempo de respuesta
Efectividad de respuesta
2.3.2. Misión
La misión de GERECONT S.A. es liderar el mercado local a través de la calidad en el
servicio de reparación de los componentes de un contenedor mediante una gestión de
respuesta rápida que tenga como beneficio satisfacer las necesidades de nuestros principales
clientes.
2.3.3. Visión
Para el 2021 ser líderes en el mercado nacional y con proyección a ofrecer el servicio a
nivel internacional mediante la evolución de la gestión de mantenimiento y reparación de los
componentes de un contenedor a través de la inversión de nuevas tecnologías.
33
2.3.4. Logo de la empresa
Figura 3. Logo de GERECONT S.A.; Fuente: GERECONT S.A., 2017
2.3.5. Servicios
La empresa GERECONT S.A. ofrece como servicio la venta, alquiler, mantenimiento y
reparación de contenedores de tipo refrigerados de 40 pies. También la gestión técnica en
componentes relacionados con compresores, tarjetas, controladores que son
remanufacturados.
En cuanto a la venta y alquiler de contenedores de tipo frigorífico están diseñados bajo
sensores que ayuden a establecer las especificaciones del fabricante para ser utilizados por el
sector industrial.
Figura 4. Contenedores frigoríficos; Fuente: GERECONT S.A., 2017
34
Otros productos que se comercializan en la empresa GERECONT S.A. de Guayaquil son
los siguientes:
Tarjetas
Micro – controladores
Motores
Compresores
Figura 5. Servicio de mantenimiento de compresores; Fuente: GERECONT S.A., 2017
2.3.6. Principales áreas
Distribución y venta
Fabricación
Servicio
Reparación
Asesoría
2.3.7. Estructura organizacional
La empresa GERECONT S.A. está constituida por un total de 20 trabajadores que
conforman las diferentes áreas y departamentos administrativos, operativos y de venta que se
detalla a continuación:
35
Gerencia: 1 Gerente
Administrativo: 1 secretaria, 2 asistentes administrativos, 1 contador, 1 representante legal
Venta: 1 Jefe de ventas, 3 vendedores, 1 asistente de compras
Operativo: 1 chofer, 1 mensajero, 1 personal de limpieza, 7 personal técnico y de
mantenimiento
Figura 6. Estructura organizacional de la empresa GERECONT S.A.; Fuente: GERECONT S.A., 2017
Gerencia: 1 Gerente
Ventas:
1 jefe de ventas
3 vendedores
1 asistente de compras
Operativo:
7 personal técnico y de mantenimiento
Operativo 2:
1 chofer
1 mensajero
1 personal de limpieza
Administrativo:
1 secretaria
1 Contador
2 Asistentes
1 Representante legal
36
2.4. Marco conceptual
1. Administración
La administración comprende al conjunto de personas que tienen como responsabilidad
realizar la coordinación, organización y desarrollo de actividades que ayuden a operar con
normalidad a una empresa. A nivel contable tiene su fin en el desarrollo de acciones de
control sobre la información que pasa por un tratamiento contable para el análisis de la
situación económica.
2. Evaluación de riesgos
Es el proceso de análisis de posibles riesgos administrativos y financieros que pueda
presentar la empresa para identificar las causas – efectos con el fin de realizar los correctivos
necesarios que ayuden a mantener la eficacia en las gestiones administrativas, financieras y
contables.
3. Control interno
El control interno se define como el medio de desarrollo de procedimientos, políticas y
normas en una empresa, que deben cumplir los trabajadores en los diferentes departamentos a
través de la supervisión de actividades, la protección y presentación de información, la
comunicación permanente y la evaluación del ambiente de control para brindar medios de
solución de forma efectiva.
4. Cuentas por pagar
Son todos los deberes y obligaciones financieras que una empresa mantiene con
proveedores por la contraprestación de servicios y activos que han recibido conforme a un
acuerdo de pago entre ambas partes. También se las asocia a las obligaciones financieras con
entidades bancarias, sueldos, honorarios, entre otros gastos que debe cubrir la empresa como
parte de sus obligaciones contraídas.
37
5. Manual de procedimientos
Es un documento que tiene contenido técnico y sistemático relacionado a un conjunto de
actividades que deben realizarse a nivel administrativo, financiero, contable, técnico. Esto es
conforme a los fines de su uso y a qué departamento de la empresa va dirigido de acuerdo con
su alcance de aplicación.
6. Políticas
Las políticas se definen como principios que deben cumplirse en una empresa para el
cumplimiento de las actividades dirigidas a un departamento específico y que se elaboran
conforma a los objetivos empresariales.
7. Procedimientos
Son un conjunto de actividades que se realizan de forma ordenada y sistemática para la
ejecución de acciones administrativas o contables que son ejecutadas por un equipo de
trabajo específico para reducir los errores y aumentar la efectividad de respuesta ante
diferentes actividades internas de la empresa.
8. Políticas contables
Las políticas contables se definen como un conjunto de bases y acuerdos que se adoptan
en el departamento de contabilidad de una empresa mediante un manual o manuscrito para
que sea acatado por el personal responsable y que tiene un propósito de establecer controles
para una correcta presentación de estados financieros.
9. Servicios
Se define como las acciones que una empresa pone a disposición de los clientes para el
desarrollo de actividades que tengan como fin satisfacer necesidades en cuanto a una
asesoría, reparación, mantenimiento, venta, entre otros.
38
10. Instrumentos financieros
Los instrumentos financieros son todos los documentos que reflejan la situación
económica de una empresa que detallan en base a una clasificación las cuentas
correspondientes a las transacciones económicas realizadas durante un ejercicio contable y
que son vitales para el análisis financiero.
11. Proveedor
El proveedor se define como la persona natural o jurídica que realiza el proceso de
entrega, distribución y venta de activos o la prestación de servicios a una empresa que
mantiene un vínculo comercial que está sustentado bajo un contrato de índole jurídico y
administrativo, para el cumplimiento de las condiciones y formas de pago.
12. Registros contables
Los registros contables se definen como los asientos que son realizados en un libro de
contabilidad conforme a las actividades realizadas por una empresa con el fin de aportar con
información que ayude a elaborar una evaluación financiera para la toma de decisiones por
parte de la gerencia.
13. Riesgos de control
Son las representaciones de errores que pueden darse sobre un documento contable o
registro de transacción que afecte los resultados en los estados financieros, los cuales no han
sido evaluados y prevenidos bajo la detección de inconsistencias en los saldos y cuentas por
pagar.
14. Pasivo
Son todas las cuentas que conforman a las obligaciones que mantiene una empresa y que
se cuantifican en base a deudas con terceros.
39
15. Deudas
Se definen como todas las obligaciones que provienen de transacciones para compras,
préstamos, sueldos, impuestos, entre otros que tienen como naturaleza las operaciones
contables que ejecuta una empresa para el desarrollo de las actividades durante el año fiscal.
16. Retenciones a pagar
Se refiere a los montos que son retenidos y que provienen de ingresos pendientes sobre
diversas operaciones, que están establecidas en base a lo dictado en las leyes tributarias que
controlan la Autoridad Tributaria.
2.5. Marco legal
El proyecto de investigación se sustenta bajo el análisis de las siguientes fuentes legales y
normas:
Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)
Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno (LORTI)
Reglamento para la aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno
Normas Internacionales de Contabilidad (NIC)
2.5.1. Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno
Con respecto al artículo 4 de la LORTI establece sobre los sujetos pasivos que estos están
conformados por personas naturales, sociedades, sucesiones indivisas, domiciliarias en el país
o extranjeras que estén obligadas a pagar el impuesto a la renta, conforme al nivel de ingresos
gravados. Por lo tanto entre sus obligaciones está el llevar contabilidad para el pago de
obligaciones ante la Autoridad Tributaria conforme a los resultados presentados en los
informes financieros.
Para esto es importante analizar el artículo 7 de la LORTI, en base al ejercicio impositivo
que indica que debe realizarse de forma anual y que se establece bajo la fecha del 1 de enero
40
al 31 de diciembre, por lo que es una acción obligatoria en caso de generarse la renta en
fechas posteriores a la indicada como inicio.
En las deducciones el artículo 10 de la LORTI establece que es importante realizar la
determinación de la base imponible que se encuentra sujeta al pago de impuestos a la renta
que son deducidos conforme a los gastos que son realizados para aumentar el nivel de
ingresos.
Con respecto al artículo 29 de la LORTI en relación a otras deducciones, establece que en
los costos financieros e intereses que se encuentran relacionados a deudas que una empresa
contrae por la compra de activos fijos estos será sumado con el valor de los activos en la
etapa pre-operacional.
2.5.2. Reglamento de comprobantes de ventas, retención y documentos complementarios
En el artículo 1 de dicho reglamento sobre los comprobantes de ventas indica que estos se
relacionan a documentos que permite acreditar la prestación de servicios o transferencias de
bienes, además de transacciones que gravan impuesto y que son los siguientes:
Nota de Venta
Facturas
Liquidación de compra de bienes y prestación de servicios
Boletos o entradas a espectáculos públicos
Tiquetes emitidos por una máquina registradora
Otros documentos que sean autorizados por este reglamento.
En cuanto a los documentos complementarios en el artículo 2 del presente reglamento se
establecen los siguientes:
Notas de débito,
Notas de crédito
Guías de remisión
41
Los documentos de retención conforme al artículo 3 del presente reglamento establece que
son aquellos que permiten acreditar las retenciones de los impuestos que tienen su base legal
en la LORTI y que son controladas por la Autoridad Tributaria que es el Director General del
Servicio de Rentas Internas (SRI).
2.5.3. Normas Internacionales de Contabilidad (NIC)
En relación al capítulo 10 sobre las obligaciones financieras y cuentas por pagar se
establece los métodos aplicados en la medición, reconocimiento y baja en las cuentas que
deben revelarse como parte de las obligaciones y cuentas por pagar. Estas se reconocerán
conforme al análisis de los estados financieros y que estén enfocadas en el numeral 2.19 para
el reconocimiento de pasivos.
Las mediciones conforme al numeral 10.3 se realizarán en base al costo histórico sobre las
cuentas por pagar. Esto es necesario realizar de forma periódica para su registro en los
asientos contables y su presentación en estados financieros, establecidos en el numeral 10.4
de la norma.
En lo correspondiente a las cuentas por pagar como obligaciones que mantiene una
empresa estas pasan a registrarse en la contabilidad conforme al costo histórico y los medios
de financiamiento, que es esencial realizar periódicamente de forma separada conforme a
cada transacción y que tengan su soporte documental para las mediciones y correctivos en
cuanto a valores.
42
Capítulo III
Marco Metodológico
3.1. Diseño de la investigación
Para el levantamiento, procesamiento y análisis de los resultados de la investigación se
elaboró un plan basado en técnicas y métodos que permitieron alcanzar los objetivos
planteados y responder a la hipótesis planteada bajo un enfoque cualitativo y cuantitativo
debido a las necesidades que implicaron el conocimiento de los procedimientos que se
emplean en la empresa GERECONT S.A. con respecto a las cuentas por pagar.
Según Hernández (2014) cuando se menciona sobre el diseño de investigación “esto
abarca las estrategias para lograr obtener la suficiente información que sea válida y confiable
para llegar a un conocimiento preciso sobre las causas – consecuencias del problema en un
entorno”. (p. 4)
El diseño de la investigación fue no experimental e inductivo debido a que entre sus
características cuenta con el proceso de recolección de datos realizados en la empresa
GERECONT S.A., donde los resultados fueron analizados de forma exploratoria y
descriptiva para la correlación de información en base al problema, así fue como se logró
enlistar los puntos positivos y negativos en los procedimientos de cuentas por pagar que se
llevan a cabo en la entidad.
También se acota que para el desarrollo de la investigación se emplearon técnicas básicas
en los procesos de auditoría debido a la necesidad de obtener suficiente información con
bases sustentables que sean confiable para poder realizar un análisis personal y emitir
opiniones en relación a los problemas evidenciados dentro de los procedimientos de cuenta
por pagar.
43
3.2. Tipo de investigación
Para el desarrollo de la investigación se aplicó el tipo de investigación exploratorio y
descriptivo debido a que se buscó abordar la situación que mantiene la empresa GERECONT
S.A. en relación a los procedimientos de las cuentas por pagar y cómo su gestión ineficiente
está provocando problemas en el registro de saldos, seguimiento de documentos, entre otras
actividades que ponen en riesgo la confiabilidad de los resultados en los estados financieros,
bajo el estudio del periodo 2016.
Fue de tipo descriptivo ya que se realizó el análisis de información cualitativa y
cuantitativa para llegar a comprender los motivos que generan que en la empresa
GERECONT S.A. no se emplee un manual de políticas y procedimientos de cuentas por
pagar, además de razones financieras bajo el análisis de ciertas cuentas en los estados
financieros para medir su impacto en la situación económica.
Además mediante estos tipos de investigación se abordaron los antecedentes del problema
para el reconocimiento de los factores que incide en los problemas prácticos en cuanto a la
administración de las cuentas por pagar, mediante el aporte de conocimientos técnicos y
aportes teóricos.
3.3. Población y muestra
La empresa GERECONT S.A. cuenta con una población de 20 trabajadores, en estos se
incluye el contador externo esto debido a no hay un departamento de tesorería las actividades
enfocadas en las cuentas por pagar son realizadas por el contador.
En base a lo que se pretende lograr mediante el desarrollo de la investigación es que se
involucre al gerente y contador de la empresa GERECONT S.A., para el levantamiento de los
datos a través de instrumentos de investigación. En vista de que se tiene conocimiento de la
población y a quiénes se van a involucrar se define como la muestra a dos personas que
ocupan puestos en gerencia y administrativo.
44
3.4. Técnicas e instrumentos de la investigación
En el levantamiento de información en la empresa GERECONT S.A. se utilizaron las
siguientes técnicas e instrumentos:
3.4.1. Entrevista
Con el desarrollo de la investigación en la empresa GERECONT S.A. fue necesario
realizar una entrevista a profundidad donde se involucró al gerente y contador con el fin de
obtener información directa que refleje los aspectos de procedimientos empleados en las
cuentas por pagar.
A través de la entrevista se tuvo conocimiento sobre los procedimientos que emplean
sobre las cuentas por pagar, conforme al periodo 2016, además de los controles y la
apreciación del gerente y contador sobre la importancia de utilizar un manual de políticas y
procedimientos que ayude a mejorar las acciones administrativas y contables sobre este tipo
de cuenta.
3.4.2. Ficha de observación
Se realizó una observación directa en la empresa GERECONT S.A., donde se recopilaron
datos que fueron llenados en una ficha para identificar las falencias en los controles,
procedimientos y actividades para la administración de las cuentas por pagar.
3.4.3. Cuestionario
El cuestionario se elaboró en base a la estructura de dos bancos de preguntas para el
gerente y el contador de la empresa GERECONT S.A., basado en un total de diez, que tienen
como objetivo obtener una opinión abierta sobre aspectos internos realizados sobre la
administración de las cuentas por pagar.
45
3.5. Análisis de los resultados de la investigación
Tabla 1. Planificación del trabajo de investigación
Planificación del trabajo de investigación
Actividades N° de horas
Levantamiento de información mediante el desarrollo de entrevistas 2 horas
Elaboración de análisis FODA en base a los resultados de las entrevistas 3 horas
Revisión de procedimientos mediante el uso de una ficha de observación 4 horas
Revisión de documentos de proveedores y servicios 30 minutos
Revisión de información contable del periodo 2016 2 horas
Discusión de resultados 3 horas
Total de horas 14:30
Fuente: Datos de la investigación
Elaborado por: La Autora
Entrevista realizada al gerente de la empresa GERECONT S.A.
Entrevistado: Marcos Cevallos
Objetivo: Realizar una entrevista al gerente de la empresa GERECONT S.A. que permita
tener un conocimiento sobre sus funciones y participación en la administración de las cuentas
por pagar.
1. ¿Las funciones y responsabilidades que usted realiza en la empresa están
reguladas a través de un manual?
MC: No, la empresa no cuenta con un manual de procedimientos que determine las
actividades que debe realizar cada departamento en relación a una cuenta, documentación,
operaciones, etc.
Análisis
La empresa GERECONT S.A. no cuenta con un manual de políticas y procedimientos
que aporte con contenido técnico para las acciones a ejecutar sobre las cuentas por pagar, lo
46
que demuestra la inexistencia de herramientas que ayuden a mejorar la gestión administrativa
y contable.
2. ¿Qué procedimientos usted realiza sobre la administración de las cuentas por
pagar?
MC: Bueno lo que hago es revisar los préstamos, deudas con proveedores, para en este caso
definir un tope en relación con el capital disponible, también toda la información de las
cuentas por pagar están en mi poder para tener respaldo que me permite analizar el nivel de
la deuda.
Análisis
Los procedimientos desarrollados por el gerente son limitados con respecto a las cuentas
por pagar. Es evidente que cada actividad se desarrolla de manera empírica y no se mantiene
una secuencia ordenada de los procesos, debido a la falta de un manual que sea de uso
práctico para mejorar este tipo de administración de las obligaciones que la empresa mantiene
sobre las deudas con proveedores, entidades bancarias, entre otros.
3. ¿Se han definido políticas para las cuentas por pagar? En caso de responder no
¿Podría indicar por qué no se han considerado?
MC: No, podría decir que he tenido prioridades que no he tomado asunto sobre la
implementación de políticas, a pesar de que se ha tratado este tema con el contador aún no
se ha definido.
Análisis
No existen políticas definidas para la administración de las cuentas por pagar, siendo
evidente que no existe la preocupación por parte de la gerencia de tomar cartas en el asunto y
mejorar los procedimientos y controles sobre las obligaciones que mantienen por concepto de
deudas, siendo esto importante para evitar que se presenten inconsistencias en los
documentos financieros que puedan afectar económicamente a la empresa.
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4. ¿Qué controles usted realiza para evitar que se dé un aumento innecesario de las
obligaciones financieras con los proveedores?
MC: Bueno, en este caso se analizan las cotizaciones el presupuesto que disponemos para
decidir si se gasta o no, normalmente se mantienen negociaciones con nuestros proveedores
donde se dan aplazamientos en cuanto a deudas si es necesario. Pero en su mayor parte
estas obligaciones son a corto plazo.
Análisis
El gerente toma decisiones en cuanto al nivel de endeudamiento que pueden mantener
con los proveedores, considerando aspectos como el monto de compra y la disponibilidad de
capital. Otro punto a acotar es que mayormente las obligaciones son a corto plazo, pero al no
aplicarse políticas no se pueden dar una correcta toma de decisiones que tenga como sustento
los controles previos en base a un análisis histórico y la revisión de documentos financieros.
5. ¿Qué revisiones usted realiza sobre las cuentas por pagar?
MC: Reviso lo que son los estados financieros, facturas, estados de cuenta, todo documento
que refleje los saldos correspondientes a las cuentas por pagar para conocer cómo es el
movimiento de la deuda en base a los pagos y sí no estamos afectados a nivel económico.
Análisis
El gerente si toma prioridad en la revisión de todos los documentos que tengan relación a
las cuentas por pagar, esto es un punto positivo ya que no se desestiman algunos controles
que son necesarios para evitar un desconocimiento del nivel de la deuda y si no está
provocando un efecto negativo sobre la situación financiera de la empresa.
6. ¿Por lo general que tipo de decisiones usted toma en relación al análisis de las
cuentas por pagar?
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MC: Bueno si la deuda es alta se dictamina que no se realicen más compras sin antes
revisar si es de urgencia, también en caso de existir problemas para el cumplimiento de
pagos optamos por un apalancamiento con los proveedores.
Análisis
Las decisiones que se toman sobre las cuentas por pagar en caso de aumentar es frenar las
compras que requieran ya sea en componentes, materiales, servicios, entre otros. Esto con el
fin de no verse incapaz de poder cubrir las obligaciones a corto plazo que mantiene la
empresa GERECONT S.A., también se aplica el apalancamiento con los proveedores para
extender los plazos.
7. ¿Qué técnicas emplean para la evaluación del impacto financiero en base a las
deudas que mantiene con los proveedores?
MC: Ninguna, sólo se revisan los estados financieros en base a los resultados de la utilidad
neta que queda para la empresa, también consideramos los ingresos y el total de gastos
generados ya sea cada tres meses, seis meses o al año.
Análisis
En la empresa no se realiza una evaluación financiera de la situación económica
considerando evaluar la capacidad de endeudamiento, liquidez, rentabilidad para que así la
gerencia tenga un respaldo de información detallada bajo márgenes que les permita tomar
decisiones correctivas en caso de presentarse un bajo nivel en lo que es utilidad o ingresos
frente a los gastos.
8. ¿Qué opina usted sobre la importancia de contar con un manual de políticas y
procedimientos de cuentas por pagar?
MC: Me parece que es una herramienta que debe contar toda empresa para mantener un
alto nivel de eficacia en las actividades, especialmente a nivel contable. Se ha considerado
49
esta alternativa pero se han cruzado otros asuntos internos que hemos dejado en stan by este
tema.
Análisis
El gerente concuerda en que para la empresa GERECONT S.A. es importante contar con
un manual de políticas y procedimientos, ya que es una herramienta que por su contenido
ayudará a los responsables en la gestión de las cuentas por pagar a realizar proceso de forma
correcta y ordenada para reducir los riesgos en la presentación y registro de saldos que no
sean reales.
9. ¿Usted cree que con un manual de políticas y procedimientos se podrá mejorar
la gestión administrativa y contable de las cuentas por pagar? ¿Por qué?
MC: Si, ya que se definirían procedimientos y políticas que ayuden a realizar los respectivos
controles, tratamiento y registro de la información correspondiente a las cuentas por pagar,
para que así el personal a cargo que es el contador pueda cumplir con una serie de
actividades que aumenten los controles sobre estas cuentas.
Análisis
Para el gerente la propuesta del desarrollo de un manual de políticas y procedimientos de
cuentas por pagar ayudarán a solucionar los problemas que tienen en la administración de
estas cuentas, debido a la práctica empírica que realizan que no tiene una base técnica y de
control interno.
Entrevista realizada al contador de la empresa GERECONT S.A.
Entrevistado: CPA. Rodrigo Carbo
1. ¿Qué tiempo lleva desempeñando su cargo como contador en la empresa?
RC: Llevó en la empresa cuatro años.
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2. ¿Cuáles son sus funciones?
MC: Las funciones que desempeño son todas las relacionadas a la elaboración de
documentos financieros, registro de cuentas, ingresos al sistema de dicha información,
inventarios, entre otros.
Análisis
El contador desempeña diferentes funciones de acuerdo a su cargo, pero es evidente que
no hay una correcta segregación de las responsabilidades y actividades que debe realizar lo
que puede facultarse a los problemas relacionados a la ausencia de procedimientos y
controles sobre diferentes procesos como son las de documentos por pagar, que deben ser
ejecutadas por personal de tesorería, pero la empresa no cuenta con dicho departamento.
3. ¿Qué procedimientos realizan en la evaluación de los estados financieros?
MC: Bueno todos los registros que tengo y los que se me proporcionan por parte de los
asistentes administrativos procedo a clasificar y hacer la contabilización para presentar los
estados financieros que son acompañados de sus respectivas notas explicativas.
Análisis
El gerente realiza la evaluación de los estados financieros luego de hacer toda la
contabilización de las transacciones, que son plasmadas en notas explicativas sobre diferentes
cuentas y de acuerdo a políticas contables que se establecen en las normas de contabilidad
internacional.
4. ¿Qué tipo de controles usted realiza sobre las cuentas por pagar?
MC: Son pocos los controles que realizó sobre las cuentas por pagar ya que esto está más a
cargo de la gerencia y administración, en este caso me encargo de registrar los saldos de
pagos, transacciones, entre otros.
51
Análisis
Es evidente que algunos procedimientos realizados en las cuentas por pagar no son
compatibles entre departamentos y la falta de un manual provoca que no se realice esta
gestión de la forma correcta. La gerencia en función a conocimientos y prácticas empíricas
tiene a su cargo gran parte de las gestiones de obligaciones con proveedores, sueldos,
anticipos, entre otros, el contador se limita a realizar el ingreso de información en el sistema
contable.
5. ¿Considera que existen problemas en los procedimientos sobre las obligaciones
mantenidas con los proveedores?
MC: Creo que no hay una comunicación efectiva entre departamentos por lo que el cruce de
información se da hasta para personal no autorizado lo que es delicado ya que se puede
manipular información de forma indebida, además al no definirse procedimientos y políticas
se pueden dar inconsistencias a la hora de contabilizar dicha cuenta.
Análisis
El contador considera que en la empresa GERECONT S.A. existen problemas en la
administración de las cuentas por pagar, al no efectuarse procedimientos definidos en un
manual no se puede segregar adecuadamente las actividades que debe realizar cada
responsable, por lo que dicha información puede ser manejada indebidamente y provocando
un impacto sobre los estados financieros.
6. ¿Qué recomendaría usted para mejorar la administración de las cuentas por
pagar?
MC: Definir políticas y procedimientos que estén correctamente estructurados y ordenados
de forma secuencial.
52
Análisis
El contador de la empresa GERECONT hace énfasis en que se debe definir políticas y
procedimientos, por lo que un manual sería un mecanismo eficaz para mejorar la gestión
administrativa y contable de las cuentas por pagar, para que así las decisiones que se tomen
tengan un impacto positivo sobre el manejo de las obligaciones a corto y largo plazo.
7. ¿Qué tipo de sistema contable utilizan para el manejo de las cuentas por pagar?
MC: Se utiliza el sistema contable SAIFOX pero en el caso de lo que son saldos que se
adeudan estos es registrado en un archivo de base de datos de Excel.
Análisis
La empresa cuenta con el sistema contable SAIFOX para el registro de los valores a pesar
de ello aún se usa Excel para registrar saldos que se deben a los proveedores, y esto se faculta
a la falta de políticas que determinen los procedimientos en el registro de pasivos financieros
que GERECONT mantiene.
8. ¿Se aprovechan los recursos disponibles para el correcto manejo de las cuentas
por pagar?
MC: No
Análisis
El contador considera que no hay un aprovechamiento de recursos para el manejo de las
cuentas por pagar, ya que esto es más dependencia de la gerencia donde todo medio de pago
se maneja directamente en ese departamento, lo que demuestra que no existen políticas que
ayuden a mejorar esta gestión.
9. ¿Cuáles son las políticas de pago que mantiene la empresa en relación a las
cuentas por pagar?
MC: Ninguna, todos los pagos son manejados directamente por el gerente de la empresa
GERECONT S.A.
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Análisis
La empresa no mantiene políticas de pagos para que formen parte de las condiciones de
cláusulas, para que sean aplicados en la compra de activos o prestaciones de servicios con los
proveedores.
10. ¿Qué tipo de análisis realizan sobre los saldos registrados en los asientos
contables?
MC: Ninguno, solo se realizan los estados financieros y demás documentos que son
entregados a la gerencia con sus respectivas notas explicativas.
Análisis
En los procesos contables no se considera el análisis financiero de las cuentas por pagar
lo que no permite que la gerencia tenga un respaldo de información que refleje ciertos
indicadores para medir la capacidad para endeudarse, el manejo de deudas, el nivel de
liquidez, entre otros.
11. ¿Qué tratamiento le dan a los archivos correspondientes a contratos, facturas,
cotizaciones y estados de cuenta entregados por los proveedores?
MC: Ninguno, en la empresa no se dispone de respaldo de información de registros
contables y listados de proveedores que permitan realizar las confirmaciones en base a
contratos establecidos, por lo que no se segregan los movimientos económicos relacionados
con otros tipos de obligaciones que la empresa mantiene con terceras personas.
Análisis
En lo que respecta a los procedimientos realizados por la empresa sobre las cuentas por
pagar es evidente que no se mantiene un control exhaustivo en base a la revisión de contratos,
el registro de los movimientos económicos correspondientes a obligaciones por pagar, entre
otros, lo que pone en riesgo de que dicha información sea real y confiable para un correcto
análisis.
54
3.6. Resumen de los resultados de las entrevistas
Tabla 2. Resumen de los resultados de las entrevistas
Resumen de los resultados de las entrevistas
Puntos positivos Puntos negativos
El gerente realiza la revisión de
movimientos correspondientes a
saldos que se deben a proveedores.
El contador realiza el registro de
saldos en el sistema contable.
Se analiza la situación financiera en
base a la utilidad neta, ingresos y
gastos.
Se realizan resoluciones en caso al
tope de deuda que puede mantener la
empresa.
El contador cumple con sus
funciones en relación a la
presentación de los estados
financieros.
La información entregada al gerente
está acompañada de notas
explicativas
El registro de datos en el sistema contable es incompleto.
No se realizan registros extracontables de deudas con
terceros.
No se definen políticas de pago.
La empresa no cuenta con un manual de políticas y
procedimientos.
Los controles son limitados sobre las cuentas por pagar.
No se segregan correctamente funciones.
Existen problemas en la comunicación entre áreas que
intervienen en la administración de las cuentas por pagar.
No se realizan análisis financieros sobre las cuentas por
pagar.
El gerente aplica conocimientos empíricos para el pago a
proveedores.
No se hace una revisión periódica de los saldos que se
deben a terceros.
No se define procedimientos en la gestión administrativa y
contable de las cuentas por pagar.
Fuente: Resultados de la entrevista realizada al gerente y contador de la empresa GERECONT S.A.
Elaborado por: La Autora
55
3.6. Evaluación de actividades realizadas por el contador
Tabla 3. Actividades realizadas por el contador
Actividades realizadas por el contador
N° de
actividades
Evaluación Total de
transacciones
Total de horas
realizadas al mes
1 Ingresar facturas por ventas 10 2:50
2 Ingresar las retenciones por ventas 10 1:17
3 Ingreso de depósitos y transferencias 10 1:17
4 Ingresar las facturas de compras 185 61:67
5 Desarrollo de los comprobantes por
concepto de débito y egresos
50 16:67
6 Elaboración de reportes de inventarios 1 8:00
7 Registrar la baja de inventarios 100 33:33
8 Elaborar las conciliaciones 22 33:00
9 Realizar análisis de cuentas por cobrar 10 5:00
10 Realizar el anticipo a clientes 10 5:00
11 Elaboración correspondiente a anexos 1 2:00
12 Registrar la depreciación mensual 1 0:25
13 Analizar cuentas por pagar 1 4:00
14 Analizar los anticipos a proveedores 1 0:50
15 Revisar planillas de la nómina 1 4:00
16 Ingresar a diario la planilla de la nómina 1 0:25
17 Ingresar a diario el pago realizado a
nómina
1 0:17
18 Revisar los beneficios de los empleados 1 4:00
56
19 Ingresar a diario el registro de beneficios
a empleados
1 0:25
20 Elaborar los reportes de las declaraciones
mensuales
1 1:00
21 Elaborar los anexos 1 1:00
22 Realizar algún requerimiento de gerencia
o proveedores
22 11:00
Total 195:92
Fuente: Resultados de la investigación
Elaborado por: La Autora
3.7. Análisis de resultados obtenidos mediante una ficha de observación
Tabla 4. Ficha de observación
Ficha de observación
Fecha: 02/enero/2018
Responsable: Verónica Apolinario
Empresa: GERECONT S.A.
Departamentos: Contabilidad
Tiempo: 4 horas
Actividad Si No Observación
Se archivan a diario las facturas y
demás documentos correspondientes a
las cuentas por pagar
x
Existe un área que cumpla con las
funciones de tesorería
X
Se registran los saldos de deudas X
57
Se realizan las órdenes de compra X
Se controlan las numeraciones de las
órdenes de compra
X
La gerencia aprueba las solicitudes de
compra y préstamos
X
Está debidamente organizada la
información correspondiente a las
cuentas por pagar
X
Se procura la revisión periódica de los
saldos de cuentas por pagar para
verificar que sean razonables
X
Existen documentos que reflejen una
medición del impacto financiero de las
obligaciones por pagar a corto y largo
plazo
X
Se revisa que los comprobantes
cumplan con los requisitos de la Ley de
comprobantes de ventas, retención y
documentos complementarios
X
El contador revisa periódicamente los
pagos efectuados a proveedores
X
Fuente: Resultados de la investigación
Elaborado por: La Autora
58
3.8. Análisis de la posición financiera de la empresa
Total de activos
USD 9´294.868
Total de ingresos
USD 15´074.770
Tabla 5. Índices financieros
Índices financieros
Fuente: Resultados de la investigación
Elaborado por: La Autora
59
Capítulo IV
Propuesta
4.1. Tema de la propuesta
Manual de políticas y procedimientos de cuentas por pagar para la empresa GERECONT
S.A.
4.2. Justificación de la propuesta
GERECONT S.A. al no contar con un manual de políticas y procedimientos de cuentas
por pagar, no pueden desarrollar una gestión administrativa y contable adecuada, en base al
seguimiento de pasos que se deben cumplir por parte del personal involucrado. Con el
desarrollo de la investigación y los resultados se puede aprobar la hipótesis planteada ya que
la propuesta es viable y tendrá un efecto sobre el mejoramiento en los procedimientos
ejecutados sobre las cuentas por pagar.
Se justifica la presente propuesta con el fin de aportar con una herramienta que ayude a
optimizar los controles en los registros contables de saldos que la empresa debe, la
segregación de funciones, el desarrollo de planes de pagos bajo políticas definidas en base a
la actividad de la empresa. Otros aspectos a considerar son la revisión y análisis de
documentación de pasivos que forman parte de las cuentas por pagar.
4.3. Objetivo general
Elaborar un manual de políticas y procedimientos de cuentas por pagar para la empresa
GERECONT S.A.
4.4. Objetivos específicos
Mejorar los procedimientos administrativos en los controles de las cuentas por pagar.
Establecer políticas que sean enfocadas en la optimización de la gestión administrativa y
contable de las cuentas por pagar.
Definir procedimientos para el personal involucrado en la administración de las cuentas
por pagar.
60
4.5. Descripción de la propuesta
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
CUENTAS POR PAGAR
Revisado: ____________ Fecha:________________
61
MANUAL DE
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
CUENTAS POR PAGAR
Fecha:
Página 1 de 27
Introducción del manual
El uso del presente manual tiene como alcance el seguimiento y administración de las
cuentas por pagar que mantiene la empresa GERECONT S.A., bajo una serie de políticas y
procedimientos que definen los pasos a seguir para el personal involucrado.
La información que contiene el manual de políticas y procedimientos de cuentas por pagar
tiene su base en las Normas Internacionales de Auditoría (NIA), Control Interno, Normas de
contabilidad y las NIIF para un correcto desarrollo de funciones en la que se maneja todas las
transacciones y saldos correspondientes a dicha cuenta para ser aplicada como parte de las
responsabilidades de cumplimiento a partir de la fecha de revisión y aprobación por parte del
Gerente, Contador y Representante Legal.
62
MANUAL DE
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
CUENTAS POR PAGAR
Fecha:
Página 2 de 27
Índice del Manual
Introducción del manual .......................................................................................................... 61
Índice del Manual .................................................................................................................... 62
Objetivo y alcance del manual de políticas y procedimientos de cuentas por pagar ............... 63
Normas generales para aplicación del manual ......................................................................... 64
Organigrama ............................................................................................................................ 65
Funciones generales en la gestión de las cuentas por pagar .................................................... 66
Políticas generales para el personal responsable de la gestión de cuentas por pagar .............. 67
Políticas de cuentas por pagar .................................................................................................. 68
Procedimiento de registro de factura del proveedor en el sistema contable ............................ 71
Procedimientos para la presentación de cuentas por pagar ...................................................... 74
Procedimientos para la emisión de cheques y transferencias .................................................. 75
Procedimientos para el pago de beneficios a empleados ......................................................... 77
Procedimientos para pagos recurrentes .................................................................................... 78
Simbología ............................................................................................................................... 79
Definiciones ............................................................................................................................. 83
Ejemplo de registro de asiento contable de facturas y retenciones .......................................... 84
63
MANUAL DE
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
CUENTAS POR PAGAR
Fecha:
Página 3 de 27
Objetivo y alcance del manual de políticas y procedimientos de cuentas por pagar
El objetivo del manual es establecer las políticas y procedimientos a realizar en la
administración de las cuentas por pagar bajo un contenido orientativo donde dicha
información permita aplicar métodos y técnicas de control interno para mantener una gestión
eficiente a nivel administrativo y contable.
Alcance
Es aplicado a nivel administrativo y contable sobre las cuentas por pagar que mantiene la
empresa GERECONT S.A.
Unidades de intervención
Departamento de contabilidad
Gerencia
Documentos que se utilizarán
Registros de saldos
Todos los relacionados a pagos
64
MANUAL DE
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
CUENTAS POR PAGAR
Fecha:
Página 4 de 27
Normas generales para aplicación del manual
1. Todas las actividades de la sección de cuentas por pagar serán responsabilidad directa
de la gerencia y departamento de contabilidad de la empresa GERECONT S.A.
2. Se deberá informar periódicamente a la gerencia sobre la situación de los montos que
se adeudan a proveedores y terceros.
3. Toda solicitud para la emisión de un cheque o nota de débito se realizará si se cuenta
con la orden de pago original.
4. Las gestiones de pago se realizarán conforme a las políticas y procedimientos de
dirección de finanzas.
5. Toda reposición que se requiera realizar serán en base al plan de presupuesto
establecido para el periodo.
6. Todos los procedimientos establecidos en el presente manual deberán cumplirse
conforme a su orden de secuencia.
7. No se pueden omitir políticas y procedimientos para las cuentas por pagar
establecidas en el presente manual.
8. Se prohíbe el acceso a información de las cuentas por pagar a personal que no sea
especificado en el presente manual.
65
MANUAL DE
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
CUENTAS POR PAGAR
Fecha:
Página 5 de 27
Organigrama
Figura 7. Organigrama de personal que interviene en la administración de las cuentas por pagar; Fuente:
GERECONT S.A., 2017
Gerencia: 1 Gerente
Administrativo:
1 Contador
1 Asistentes
66
MANUAL DE
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
CUENTAS POR PAGAR
Fecha:
Página 6 de 27
Funciones generales en la gestión de las cuentas por pagar
Atención al proveedor
El asistente deberá receptar todas las facturas de pago para preparar los cheques o
transferencia. En dicho documento se debe revisar que conste lo siguiente:
1. Fecha de emisión
2. Fecha de vencimiento
3. Número de la factura
4. Código
5. Deuda
Gestión telefónica
El asistente debe tomar nota de los mensajes que dejan los proveedores o en caso de
requerir de alguna información transferir la llamada al contador.
Elaboración de cheques
El asistente y contador deberán verificar que las facturas tienen todos los campos de
información llenos, para luego aprobar dicho documento y proceder a la elaboración del
cheque para el pago de deudas.
1. Las facturas una vez que se haya emitido el cheque debe estar sellada y constar con la
palabra cancelado.
Libro de compras
Cuando sea principio de mes el contador deberá elaborar un libro de compras, que permita
el registro de facturas correspondientes a compras y gastos para cuando se requiera de la
revisión del documento se lo pueda identificar rápidamente.
67
MANUAL DE
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
CUENTAS POR PAGAR
Fecha:
Página 7 de 27
Políticas generales para el personal responsable de la gestión de cuentas por pagar
1. Revisar las facturas todos los viernes para su registro y corrección en caso de ser
necesario.
2. Revisar que las facturas no estén vencidas.
3. Cuando se recepta una factura que tiene descuento se deberá realizar su cálculo en el
mismo momento.
4. En caso de contar con una nota de devolución realizar el proceso contable para
descontar dicho monto.
5. Mantener un registro de las facturas en original y copia revisada y firmada por el
gerente.
6. Los cheques se elaborarán cuando se verifique que la factura cumple con todos los
requisitos de acuerdo a la ley vigente.
68
MANUAL DE
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
CUENTAS POR PAGAR
Fecha:
Página 8 de 27
Políticas de cuentas por pagar
1. Los pagos a proveedores se realizarán en la primera semana de cada mes.
2. El asistente contable serán quien recepte las facturas de proveedores y terceros,
exigiendo el original de la orden de compra.
3. En caso de que la factura no esté acompañada de la orden de compra se realizará la
devolución de la misma.
4. En caso de mantener facturas con montos menores a USD 100,00 se procederá a
realizar el pago días antes de la entrega del informe de cuentas por pagar emitida a la
gerencia.
5. El contador deberá entregar a la gerencia un estado de cuenta al cierre de cada mes
para que el gerente revise y apruebe.
6. Con la aprobación del estado de cuenta esta es enviada al departamento de
contabilidad para realizar la respectiva conciliación.
7. El contador pasa a ser responsable de las cuentas por pagar, donde cada mes solicitará
al asistente contable las facturas, liquidaciones de compras, retenciones y otros
comprobantes.
8. El contador es quien deberá tener a su disposición la chequera y en caso de realizarse
un pago revisar el estado de cuenta para su aprobación y enviar a gerencia para la
firma del documento para proceder al pago.
9. El asistente contable tiene la responsabilidad de emitir los comprobantes de retención
en el tiempo establecido por la ley vigente.
69
MANUAL DE
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
CUENTAS POR PAGAR
Fecha:
Página 9 de 27
10. El asistente contable tiene la responsabilidad de emitir los comprobantes de retención
en el tiempo establecido por la ley vigente.
11. El asistente contable deberá elaborar las requisición de pago considerando los
siguientes aspectos:
a. Pago a proveedores
b. Reposición de caja chica
c. Anticipo a proveedores
12. El contador deberá mantener el orden numérico y de códigos de la chequera y
verificar que estén correcta con el comprobante de egreso
13. Los comprobantes de egreso serán archivados en un folder con su respectivo título y
fecha.
14. El gerente es el único encargado de aprobar las solicitudes de compras o prestación
de servicios.
15. El gerente es el único que puede aprobar cualquier tipo de pago.
16. En caso de ser pagos menores de USD 50,00 el contador podrá aprobar el
requerimiento pero deberá informar a la gerencia con factura, comprobante y
requisición como justificativo.
17. El contador realizará el registro de pago de nómina considerando beneficios conforme
a la ley vigente.
18. El asistente contable deberá realizar un inventario de todas las facturas generadas en
el mes y comprobar que estén completas.
70
MANUAL DE
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
CUENTAS POR PAGAR
Fecha:
Página 10 de 27
19. El asistente contable deberá realizar un inventario de todas las facturas generadas en
el mes y comprobar que estén completas.
20. El contador deberá realizar el reporte de pagos de servicios administrativos y
recurrentes para que el asistente contable proceda con el pago de:
a. Agua
b. Luz
c. Teléfono
d. Telefonía celular
e. IESS
f. Internet
g. Otros
71
MANUAL DE
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
CUENTAS POR PAGAR
Fecha:
Página 11 de 27
Procedimiento de registro de factura del proveedor en el sistema contable
1. Responsable de las compras: En caso de requerir la solicitud de un bien o servicio,
recibirá un correo electrónico de parte de bodega u otro departamento.
2. Responsable de las compras: Elaborará la requisición de compra para entregar a
contabilidad para la revisión con la orden de compra.
a. Una vez aprobado por el contador, será remitido a la gerencia y reenvío del
correo con copia al contador.
3. Gerente: Recibe la requisición de compra para proceder a su revisión.
a. Una vez que se aprueba la requisición de compra envía al responsables de las
compras.
b. En caso de no estar conforme procede a terminar el proceso de solicitud de
compra.
4. Responsable de las compras: Procede a recibir de parte de la gerencia la aprobación
de la requisición de compra para proceder a realizar la orden al proveedor.
5. Responsable de las compras: Procede a recibir la factura, orden de compra y la nota
de ingreso a bodega.
6. Responsable de las compras: Envía la factura original al Dpto. contable para que
revise la información y requisitos que debe cumplir dicho documento para proceder a
su aprobación y aceptación mediante firma para proceder a la compra.
7. Contador y asistente contable: Revisa, aprueba y firma los documentos para la
compra de activos y prestación de servicios.
72
MANUAL DE
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
CUENTAS POR PAGAR
Fecha:
Página 12 de 27
8. Contador y asistente contable: El contador deberá estar seguro que recibió toda la
documentación necesaria para la compra.
9. Asistente contable: Elaborará las retenciones a través de un comprobante que tendrá
aplicado los porcentajes conforme al SRI.
10. Asistente contable: Realiza la entrega de la factura y el comprobante de retención
una vez que revisa que todos los datos están correctos.
11. Asistente contable: Debe ingresar la información que refleja la factura en el sistema
contable SAIFOX que es la siguiente:
a. Nombre de proveedor
b. Fecha de emisión
c. Fecha de vencimiento
d. Secuencia de la factura
e. Tipo de comprobante
f. Precio
g. Plazo para el pago
h. Código del ítem
i. Cantidad
12. Asistente contable: Deberá realizar el ingreso de las retenciones en el sistema
contable SAIFOX.
a. La secuencia del comprobante
b. Los porcentajes de retención
73
MANUAL DE
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
CUENTAS POR PAGAR
Fecha:
Página 13 de 27
13. Asistente contable: Realizará la impresión de los registros contables
correspondientes a las cuentas por pagar que se ha generado en el sistema contable
SAIFOX.
a. Factura entregada por el proveedor
b. Retenciones conforme a lo dictado en la ley vigente
c. Anexos de la factura
14. Contador: Recibe de parte del Asistente contable toda la información de registros
contables impresos.
15. Contador: Procede a realizar la revisión de las provisiones de facturas de las compras
y las retenciones conforme a lo que dicta la ley.
16. Contador: Deberá entregar a la gerencia la factura original para su revisión y
aprobación.
17. Gerente: En caso de estar conforme deberá firmar los registros contables impresos.
18. Contador: Una vez que recibe los registros contables impresos y firmados procede a
firmar.
19. Asistente Contable: Procede a gestionar la documentación entregada por el contador.
74
MANUAL DE
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
CUENTAS POR PAGAR
Fecha:
Página 14 de 27
Procedimientos para la presentación de cuentas por pagar
1. Contador: Generar los informes de las cuentas por pagar registrados en el sistema
contable SAIFOX y adicional un archivo de Excel por mayor control.
2. Contador: Procede a realizar la revisión de los detalles de las cuentas por pagar.
3. Contador: En caso de estar correcto procede a imprimir el informe final de las
cuentas por pagar.
4. Contador: Emite el informe final de las cuentas por pagar a la gerencia para que se
proceda a la revisión.
5. Gerente: Recibe el informe final para proceder a su revisión.
6. Gerente: Firma el informe final en caso de que este correcto, de no ser así procede a
su devolución para realizar los correctivos.
7. Gerente: Revisa las conciliaciones bancarias para proceder a establecer los montos
para el pago de las facturas.
8. Gerente: Determinará las facturas que se procederán a pagar.
9. Gerente: Una vez conforme firma el informe final de las cuentas por pagar.
10. Contador: Recibe el aprobado para emitir el cheque o la orden de transferencia.
11. Asistente administrativo: Procede a realizar los pagos de los montos aprobados por
la gerencia.
75
MANUAL DE
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
CUENTAS POR PAGAR
Fecha:
Página 15 de 27
Procedimientos para la emisión de cheques y transferencias
1. Contador: Recibe de la gerencia la aprobación del reporte para la emisión de los
pagos determinados.
2. Asistente contable: Procede a emitir el cheque de acuerdo a lo siguiente:
a. Procede a elaborar el comprobante de egreso a través del sistema
contable SAIFOX
b. Comprobar que el reporte aprobado por la gerencia concuerde con la
información generará en el sistema contable.
c. Proceder a la impresión del comprobante de egreso
d. Proceder a la impresión del cheque en base a los datos generados por el
comprobante de egreso.
e. Cumplir con las resoluciones de la Superintendencia de Bancos para el
proceso de llenado del cheque.
3. Contador: En el caso de realizar el pago a través de una transferencia aprobará dicho
documento para ser entregado al asistente contable.
4. Asistente contable: Procederá a realizar la transferencia nacional conforme a la
elaboración de una carta dirigida al banco afiliado con la información del proveedor,
la autorización para proceder al débito de las comisiones bancarias y los valores
aprobados por el gerente.
5. Asistente contable: Realiza el formulario de banco con la información del proveedor
a pagar.
76
MANUAL DE
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
CUENTAS POR PAGAR
Fecha:
Página 16 de 27
6. Asistente contable: Envía al contador el anexo de facturas del cancelado a
proveedores conforme al tipo de pago establecido por la gerencia.
7. Contador: Revisa las facturas anexadas y firma en caso de estar conforme.
8. Contador: Remite el anexo de facturas a la gerencia para su revisión.
9. Gerente: Revisa los comprobantes y facturas anexadas para su aprobación mediante
la verificación de los montos que se cancelaron y que estén conformes al informe
entregado a contabilidad.
10. Gerente: Firma los comprobantes de egresos y los envía a contabilidad.
11. Contador: Procede a recibir anexos de documentos de pago para su firma y remitir al
asistente contable.
12. Asistente contable: Archiva dichos documentos.
77
MANUAL DE
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
CUENTAS POR PAGAR
Fecha:
Página 17 de 27
Procedimientos para el pago de beneficios a empleados
1. Asistente contable: Procede a realizar la elaboración de los informes para la
liquidación de pagos de sueldos, beneficios, finiquitos, bonificaciones, vacaciones.
2. Asistente contable: Procede a realizar el envío del informe de nómina a contabilidad.
3. Contador: Recibe los informes de valores a pagar de nómina.
4. Contador: Procede a realizar la revisión de los valores que constan en el informe de
nómina, para proceder a la autorización de pagos.
5. Contador: Una vez conforme con el informe procede a firmarlo.
6. Contador: Envía el informe de pago de valores de nómina al asistente contable.
7. Asistente contable: Revisa que el informe cuente con la firma de aprobación.
8. Asistente contable: Envía el informe de pago de valores de nómina para su revisión.
9. Gerente: Procede a recibir el informe de pago de valores de nómina.
10. Gerente: En caso de no estar conforme reenvía para su revisión.
11. Gerente: En caso de estar conforme procede a firmar la aprobación para el pago y
envía al contador.
12. Contador: Recibe el informe de pago de valores de nómina.
13. Asistente contable: Genera los comprobantes de pago de nómina.
14. Asistente contable: Procede a realizar el pago ya sea por transferencia o cheques.
78
MANUAL DE
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
CUENTAS POR PAGAR
Fecha:
Página 18 de 27
Procedimientos para pagos recurrentes
1. Asistente contable: Procede a la elaboración del informe de pagos recurrentes a
realizar.
2. Contador: Envía a la gerencia el informe de pagos recurrentes para su revisión,
acompañado de anexos y documentos soportes que son la factura, comprobantes,
planillas, entre otros.
3. Gerente: Recibe el informe de pagos recurrentes.
4. Gerente: Procede a revisar el informe de pagos recurrentes.
5. Gerente: En caso de estar conforme procede a firmar el informe de pagos recurrentes
para ser enviado al contador.
6. Contador: Recibe el informe de pagos recurrentes.
7. Contador: Elabora la emisión de pagos mediante transferencia o cheque al asistente
contable.
8. Asistente contable: Procede a realizar el pago.
79
MANUAL DE
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
CUENTAS POR PAGAR
Fecha:
Página 19 de 27
Simbología
Tabla 6. Simbología
Simbología
Nombre Simbología Función
Inicio o fin
Es el inicio y fin del
flujograma
Decisión
Es un símbolo para hacer
una pregunta
Proceso
Muestra el proceso o acción
Línea de flujo
Sentido de la ejecución de
los procesos
Elaborado por: La Autora
80
MANUAL DE
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
CUENTAS POR PAGAR
Fecha:
Página 20 de 27
81
MANUAL DE
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
CUENTAS POR PAGAR
Fecha:
Página 21 de 27
82
MANUAL DE
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
CUENTAS POR PAGAR
Fecha:
Página 22 de 27
83
MANUAL DE
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
CUENTAS POR PAGAR
Fecha:
Página 23 de 27
Definiciones
1. Factura: Es un documento que es entregado por el proveedor a la empresa donde se
realiza el justificativo legal del proceso de compra – venta y la aplicación del
Impuesto al Valor Agregado (IVA).
2. Anticipo a proveedores: Representa al valor que se cancela de forma anticipada al
proveedor por medio de solicitud.
3. Nota de crédito: Es un documento que se utiliza en la anulación de una operación
económica en caso de requerir la devolución de valores o algún tipo de descuento
sobre la compra.
4. Orden de compra: Es un documento que se elabora para la solicitud de compra al
proveedor.
5. Cheque: Es un documento autorizado para el pago de valores sobre una cierta
cantidad de dinero y que está disponible para su cobro.
6. Comprobante de retención: Es un comprobante que permite realizar la acreditación
de las retenciones de impuestos conforme a lo dictado en la LORTI.
7. Comprobante de egreso: Se elabora u documento que permite hacer el giro del
cheque por el motivo que especifique la empresa y que tiene que estar anexada a
información del beneficiario.
84
MANUAL DE
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
CUENTAS POR PAGAR
Fecha:
Página 24 de 27
Ejemplo de registro de asiento contable de facturas y retenciones
Asiento contable completo
FECHA DETALLE DEBE HABER
17-07-2016 EQUPOS DE OFICINA 450,00
IVA PAGADO 63,00
RETENCION EN LA FUENTE DEL
IR 1%
4,53
RETENCION DEL IVA 30%
18,90
CUENTA POR PAGAR
PROVEEDORES
489,57
P/R COMPRA DE ESCRITORIO PARA DEPARTAMENTO
CONTABLE
85
MANUAL DE
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
CUENTAS POR PAGAR
Fecha:
Página 25 de 27
Formatos
Provisión de compra
Comprobante de retención
86
MANUAL DE
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
CUENTAS POR PAGAR
Fecha:
Página 26 de 27
Documentos por pagar
Comprobante de egreso
87
MANUAL DE
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE
CUENTAS POR PAGAR
Fecha:
Página 27 de 27
Con fecha _____ de _______ del __________, se ha procedido con la revisión, análisis y
aprobación del presente Manual de políticas y procedimientos de cuentas por pagar,
autorizando su implementación para el cumplimiento de los lineamientos que expone dicha
herramienta.
____________________
GERENTE DE GERECONT S.A.
____________________
CONTADOR
___________________
REPRESENTANTE LEGAL
88
Conclusiones y recomendaciones
Conclusiones
Con el desarrollo de la investigación se identificaron falencias en la empresa GERECONT
S.A. con respecto a la falta de políticas y procedimientos de cuenta por pagar las cuales no
permiten definir las funciones y actividades que deben realizar cada uno de los responsables,
por lo que esta gestión es realizada incorrectamente a través de pasos empíricos y
conocimientos nulos de control interno para reducir los riesgos de que el registro de saldos no
sea real.
No se coordinan actividades de control y procedimientos que ayuden a resguardar la
información correspondiente a las cuentas por pagar, donde a través de instrumentos de
investigación se corrobora que en la empresa no cuentan con un manual de políticas y
procedimientos, no se mantiene un registro y archivo cronológico de las facturas, retenciones,
informes por lo que aumentan el riesgo de pérdida.
El desarrollo del manual de políticas y procedimientos de cuentas por pagar aporta con un
contenido técnico con base en diferentes normas a nivel administrativo, financiero, de control
interno y contabilidad, que ayudará a la empresa a mejorar el proceso de manejo de los saldos
correspondientes a deudos que mantienen con proveedores y terceros para que así fortalezcan
la gestión contable y administrativa.
89
Recomendaciones
Cumplir con los procedimientos establecidos en el manual de políticas y procedimientos
de cuentas por pagar para mantener un mayor orden de registros de documentos, elaboración
de informes, ingreso de saldos y desarrollo de controles para una mayor efectividad en la
presentación de reportes de pagos.
Segregar correctamente las funciones en relación a las políticas y procedimientos del
manual para que así se mantenga un equilibrio en el nivel de responsabilidad y el aumento de
la efectividad de respuesta en la gestión administrativa y contable de las cuentas por pagar en
la empresa GERECONT S.A.
Realizar periódicamente los estados de cuentas y reportes de pagos al cierre de cada mes
para la revisión por parte de la gerencia incluyendo el uso de ratios financieros sobre los
estados financieros para evaluar la situación económica de la empresa en base al monto de
deudas para que se tomen decisiones que ayuden a administrar de forma eficiente las cuentas
por pagar.
90
Referencias bibliográficas
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Apéndice
Apéndice A. Documentos contables de la empresa
CUENTA 2015 2016
INGRESOS DE ACTIVIDADES ORDINARIAS 4.192.786,00$ 15.074.770,00$
COSTO DE VENTA 3.569.675,00$ 13.665.362,00$
UTILIDAD BRUTA EN VENTA 623.111,00$ 1.409.408,00$
GASTOS ADMINISTRATIVOS 883.737,00$ 642.826,00$
GASTOS FINANCIEROS 335,00$ 12.001,00$
UTILIDAD ANTES DE PARTICIPACIÓN E IMPUESTOS -260.961,00$ 754.581,00$
15% PARTICIPACIÓN DE TRABAJADORES -$ 113.187,00$
IMPUESTO A LA RENTA CAUSADO -$ 154.394,00$
UTILIDAD NETA -260.961,00$ 487.000,00$
GERECONT S.A.
ESTADO DE RESULTADOS COMPARATIVO
DEL 31 DE DICIEMBRE DEL 2015 AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016
(EXPRESADO EN DÓLARES AMÉRICANOS)
CUENTA 2015 2016
PROVEEDORES LOCALES 157.800,00$ 3.622.500,00$
PROVEEDORES LARGO PLAZO 268.000,00$ 3.100.000,00$
TOTAL 425.800,00$ 6.722.500,00$
GERECONT S.A.
CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR PROVEEDORES
DEL 31 DE DICIEMBRE DEL 2015 AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016
(EXPRESADO EN DÓLARES AMÉRICANOS)
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CUENTA 2015 2016
ACTIVOS 687.032,00$ 9.294.867,00$
ACTIVO CORRIENTE 24.377,00$ 6.405.980,00$
EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO 2.265,00$ 2.000.023,00$
DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR CLIENTES NO RELACIONADOS -$ 2.706.669,00$
INVENTARIOS 22.112,00$ 387.307,00$
OTROS ACTIVOS -$ 1.311.981,00$
ACTIVO NO CORRIENTE 662.655,00$ 2.888.887,00$
PASIVOS 475.142,00$ 8.312.874,00$
PASIVO CORRIENTE 207.142,00$ 5.212.874,00$
PROVEEDORES LOCALES 157.800,00$ 3.622.500,00$
OTROS PASIVOS 49.342,00$ 1.590.374,00$
PASIVO NO CORRIENTE 268.000,00$ 3.100.000,00$
PROVEEDORES LARGO PLAZO 268.000,00$ 3.100.000,00$
PATRIMONIO NETO 211.890,00$ 981.994,00$
CAPITAL 800,00$ 800,00$
APORTES DE SOCIOS O ACCIONISTAS PARA FUTURA CAPITALIZACIÓN 97.964,00$ 98.964,00$
RESERVAS 183.024,00$ 183.024,00$
RESULTADOS ACUMULADOS 191.062,00$ 212.206,00$
RESULTADOS DEL EJERCICIO -260.960,00$ 487.000,00$
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 687.032,00$ 9.294.868,00$
GERECONT S.A.
ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA COMPARATIVO
DEL 31 DE DICIEMBRE DEL 2015 AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016
(EXPRESADO EN DÓLARES AMÉRICANOS)
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