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EL PROCESO DEL SEGUIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE CONTROL DE

CALIDAD INTERNO DE LOS AUDITORES (I)

Muchos compañeros me han pedido que publique mis impresiones sobre el tema del proceso

del seguimiento en los sistemas de control interno de despachos y firmas de auditoría que se

contempla en la norma NICC1. Desde hace tiempo, he sido reticente a escribir sobre este tema

por un temor, tal vez infundado, a herir a algunas mentes pensantes y a algún otro que,

considerándose dueño de la vedad, no admite otras opiniones que las propias. Sin embargo,

mis recientes experiencias sobre el tema y algunos comentarios vertidos en charlas a las que

he tenido ocasión de asistir, me han animado a abordar esta materia en la confianza de que,

como en otras ocasiones, pueda ser de utilidad para muchos compañeros responsables de

pequeños despachos y firmas de auditoría y que, como suele ser habitual, creará alguna

controversia.

Dada la complejidad del tema, dedicaré varios capítulos a este proceso que iré publicando en

este blog y en los que expondré mis opiniones, sugerencias, modelos y ejemplos relativos al

proceso de seguimiento de los sistemas de gestión y control de calidad internos (en adelante

SGCC).

Con carácter previo he de señalar dos aspectos importantes. En primer lugar, el hecho de que

este tema no es novedoso ya que los que, como en mi caso, han participado en procesos de

certificación de la ISO 9001, conocemos y hemos padecido los procesos de auditoría interna de

calidad y, en segundo, que la parte de la norma dedicada al seguimiento del sistema es la más

críptica y confusa, lo que está provocando problemas a los responsables de su puesta en

práctica1.

Antes de nada y como aviso a navegantes, señalar que el seguimiento del sistema de gestión y

control de la calidad (SGCC) va a ser uno de los aspectos sobre los que se va a pivotar las

1 En cierta ocasión y referido a un determinado requerimiento no demasiado claro de la NICC, pregunté a un

conferenciante habitual en los cursos sobre el tema, supuesto conocedor de la norma, recibiendo como respuesta que no tenía una idea clara al respecto al no haber reflexionado hasta entonces sobre el tema.

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próximas actuaciones de control a realizar por el ICAC. De hecho conforme a la información

impartida en recientes foros de auditores, el ICAC, mediante convenios a suscribir con las

corporaciones, iniciará en el 2014 la verificación del cumplimiento de los requerimientos de

mejora recogidos en los informes de las revisiones de calidad que llevó a cabo durante los

ejercicios 2010 y 2011, (ver mi post sobre las comunicaciones del ICAC).

Lo anterior significa que aquellos que fueron inspeccionados durante los años 2010 y 2011,

posiblemente recibirán un escrito del organismo regulador informándoles de la apertura de

un proceso de seguimiento de las actuaciones de control que en su día les fueron practicadas,

con el fin de comprobar la correcta puesta en marcha de las acciones correctivas propuestas,

entre las cuales estará la obligación de llevar a cabo, con carácter periódico, el proceso de

seguimiento del SGCC. Dicho de otro modo, en el programa de control de los revisores

enviados por el ICAC estará la de comprobar que se ha llevado a cabo la auditoría interna del

sistema, en los términos establecidos en la norma NICC.

Las actuaciones del ICAC de control de calidad realizadas en 2010, se

basaban en una norma a punto de extinguir, la de 1993, ya que el

borrador de la NICC fue publicado a finales de ese mismo año. En

cambio, para los que lo fueron en el 2011, la nueva norma, aunque

pendiente de aprobación, ya era conocida pero su aplicación no era

entonces exigible. Por último, para los que fuimos revisados en el

2012, la norma estaba publicada y aprobada, pero su puesta en

práctica no era exigible hasta el 1 de enero de 2013.

En la actualidad, la norma NICC tiene plena vigencia y exigibilidad lo que supone que todos los

requerimientos contenidos en ella deben de estar recogidos en nuestro SGCC y ha de estar

funcionando de forma adecuada, incluido el proceso de seguimiento al que se refiere este y los

sucesivos posts.

SEGUIMIENTO. ASPECTOS CONCEPTUALES

El seguimiento del SGCC está regulado en la NICC1 en los requerimientos 48 a 56, y en los

apartados del material complementario A64 a A72.

Como indicaba en mi artículo La puesta en marcha de la norma interna de control de calidad

en los despachos de auditoria (III) (acceso al artículo en PDF), página 69, el seguimiento del

SGCC se define como el proceso diseñado para proporcionarle una seguridad razonable de que las

políticas y procedimientos relativos al sistema de control de calidad son pertinentes, adecuados y

operan eficazmente.

Dicho de otro modo, los despachos y firmas de auditoría han de verificar de forma continua

que su SGCC está correctamente diseñado, comunicado y actualizado y que funciona de

acuerdo a la normativa interna recogida en el sistema.

Además del objetivo general indicado, se han de considerar los siguientes objetivos

adicionales:

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1) Evaluar si durante las actuaciones de la firma se han observado las normas

éticas de auditoría y cualquier otra normativa o regulación que le fuese de

aplicación. (Cumplimiento normativa)

2) Evaluar si el sistema de gestión y control de calidad establecidos por la

firma está bien diseñado, ha sido convenientemente comunicado y

explicado al personal, y si ha sido implantado eficazmente (Adecuación del

sistema de calidad).

3) Verificar que el sistema de gestión y control de calidad ha sido

debidamente observado de forma que los encargos de auditoría han sido

realizados conforme a la normativa aplicable y se han emitido los informes

conforme a las circunstancias. (Cumplimiento del sistema de control de

calidad).

El proceso de seguimiento a realizar por los despachos y firmas de auditoría está diseñado

para aportarles un grado de seguridad razonable de que su sistema de control de calidad

interno y en concreto, sus políticas y procedimientos de calidad, son pertinentes, adecuados y

operan eficazmente.

TIPOS DE SEGUIMIENTO DE LOS SGCC

Básicamente hay dos, no excluyentes, es decir, que la realización de uno no impide la

realización del otro:

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CÓMO SE ALCANZAN LOS OBJETIVOS DEL SEGUIMIENTO

El seguimiento tiene un doble enfoque

Este doble aspecto ha de ser tenido en cuenta cuando se aborde el proceso de seguimiento de

los SGCC, tanto en lo que se refiere al alcance-metodología a aplicar, como en el perfil de

quiénes pueden llevarlo a cabo.

OBLIGATORIEDAD DE LOS PROCESOS DE SEGUIMIENTO

La NICC, al igual que la anterior norma de calidad del 93, establece que los procesos de

evaluación de los SGCC, han de realizarse de forma continua pero, a diferencia de aquella

norma, la nueva establece una periodicidad de un año.

No es válido realizarla, como alguien ha intentado interpretar, bajo un ciclo de, por ejemplo

tres años, es decir, hacerlo este año y no volverlo a hacer hasta transcurridos tres años.

Tampoco es válido el eludir el seguimiento bajo el peregrino argumento de que ya fuimos

inspeccionados por el ICAC. Son dos cosas diferentes, el seguimiento o auditoría interna del

sistema es un proceso obligatorio a realizar anualmente y la inspección del ICAC es una

verificación externa a realizar por el ente regulador, en cumplimiento de sus funciones de

controlador de la actividad de la auditoría

MOMENTO DE REALIZAR EL SEGUIMIENTO DEL SISTEMA

Como se indicará más adelante, la auditoría interna del sistema ha de realizarse al menos una

vez al año. No necesariamente en una sola fase, por ejemplo, podría ser admisible que el

programa de seguimiento del año contemple la verificación de elementos del sistema en

determinados meses, mientras que las inspecciones de los encargos podrían realizarse durante

el tercer y cuarto trimestre del año, una vez emitidos los informes y compilados los papeles de

trabajo.

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Tampoco es requisito indispensable el llevarlo a cabo antes de final de año, todo dependerá de

lo que se establezca en el programa de seguimiento. Lo que está claro es que se ha de realizar

en un plazo suficientemente razonable para cubrir el periodo de un año, e informar

oportunamente a la Dirección sobre los resultados obtenidos en el proceso de revisión.

Otra cuestión que me ha sido planteada es si el ejercicio deber ser año natural o el ejercicio

partido que muchas firmas, como la mía, se corresponde con periodos coincidentes con

nuestra actividad, por ejemplo de septiembre a agosto. Entiendo que no hay problema alguno

en adoptar un periodo partido, es más, considero que tiene más lógica que el del año natural.

El periodo objeto de seguimiento ha de estar explícitamente establecido en el manual de

control de calidad.

Lo importante es que el proceso de seguimiento se lleve a cabo en periodos con menor carga

de trabajo y la inspección, una vez emitidos los informes. Una práctica común en muchos

despachos y firmas de pequeña dimensión, es realizar la revisión e inspección, una vez

cumplimentado el modelo 03 de información al ICAC con los trabajos realizados.

En próximas entregas se abordarán otros aspectos relacionados con la auditoría interna del

SGCC.

Esteban Uyarra Encalado