Despacho Ministro

Asesoría Comunicación Interna

Plan de Comunicaciones

2010 - 2001

Introducción

El componente de comunicación pública:

La comunicación pública tiene una dimensión estratégica, al ser el factor que hace posible que las personas

puedan asociarse para lograr objetivos comunes en tanto involucre todos los niveles y procesos de la

organización, facilite el suministro de información oportuna y necesaria, garantice su circulación hacia las partes

interesadas y contribuya a promover la participación ciudadana, la rendición de cuentas y el control social, como

mecanismos que permiten reorientar el quehacer institucional.

El componente de comunicación pública se fundamenta en tres elementos: comunicación

organizacional, comunicación informativa y medios de comunicación, los cuales se desarrollan mediante un

plan de comunicaciones, que a su vez, es producto de:

•La manera como están construidas las articulaciones internas que garanticen la coherencia entre la planeación

estratégica y su aplicación en la realidad cotidiana.

•El cumplimiento de la responsabilidad de informar, oportunamente, a los servidores y a la ciudadanía, como

insumo para el conocimiento y la comprensión de la gestión institucional.

Comunicación Organizacional

Busca organizar coherentemente la articulación de las acciones y esfuerzos encaminados a lograr el propósito

misional, para lo cual el flujo de información es imprescindible. Se preocupa de que la información adecuada esté

llegando a las personas adecuadas y que todos conozcan los resultados de la entidad, ya sean buenos o malos y

puedan participar en las decisiones, pues de esa manera se demuestra la confianza que se tiene en la capacidad y

la buena voluntad de los empleados para enfrentar situaciones. Es una forma además de suavizar los efectos de los

cambios.

Comunicación Informativa:

Busca garantizar que el ministerio comunique a la sociedad acerca de su gestión. Este escenario está comúnmente

asociado a los medios de comunicación y a la actividad periodística, “en el que se juegan la

veracidad, transparencia, suficiencia y oportunidad de la información emitida hacia la sociedad y donde operan el

manejo de medios y las oficinas de comunicaciones o prensa”.

Medios y canales de Comunicación institucionales

Conjunto de procedimientos, métodos, recursos e instrumentos utilizados para garantizar la divulgación, circulación

amplia y focalizada de la información, hacia los diferentes grupos de interés.

Elementos de la Comunicación Pública

Marco Estrategico y Directrices EtícasMarco estratégico:

• El Plan de Comunicaciones, del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, se formula en desarrollo del objetivoestratégico DI4, que busca instrumentar y operar un modelo de gobernabilidad que facilite y mejore lacomunicación y toma de decisiones.

• Este plan se inscribe dentro del Sistema Único de Gestión, SUG, en el Proceso Estratégico Gestión deComunicaciones; tiene carácter transversal a la gestión del Ministerio y se apoya en los canales y medios decomunicación institucionales, en la información de los procesos y en las directrices para la toma de decisiones.

Directrices éticas:

• La comunicación institucional debe fluir oportuna y participativamente, sin distorsiones, por los medios ocanales establecidos y a cargo de los funcionarios autorizados, de acuerdo con los principios de transparenciay publicidad; contribuyendo a un mejor clima organizacional.

• A través de mecanismos adecuados para el acceso libre y transparente a la información, se debe presentar alos medios de comunicación y a la comunidad, los resultados de la gestión de manera clara y oportuna

Propósito, Objetivos y Clientes

Propósito:

Apoyar la construcción de visión compartida, mediante la socialización de información, a través de los medios y canales de

comunicación que el Ministerio ha definido para sus clientes internos y externos.

Objetivos :

Desarrollar el elemento Comunicación Organizacional que orienta la difusión de políticas y la información generada por el

Ministerio, sobre objetivos, estrategias, planes, programas y proyectos hacia los cuales se enfoca el accionar de la Entidad.

Requiere de los canales y medios de comunicación internos.

Desarrollar el elemento Comunicación Informativa, que garantiza la socialización de la información institucional, en forma

clara, oportuna y confiable hacia los diferentes grupos de interés y la comunidad. Incluye la definición de estrategias de

comunicación para apoyar la rendición de cuentas a la ciudadanía.

Clientes :

Los clientes que reciben el servicio de información y comunicación del ministerio son de carácter interno: funcionarios del Ministerio y

de carácter externo: grupos de interés y la ciudadanía.

FASE 1. PLANEAR

Actividad

Construcción del Plan de Comunicaciones:

Tareas:

• Coordinación con directivos y/o líderes de procesos, para asegurar su compromiso con el desarrollo del plan y garantizar la

designación de un funcionario de enlace, para el desarrollo del plan y de un funcionario responsable de publicar en la web y en

la intranet.

• Elaboración de un cronograma de reuniones, para la aplicación de la Matriz de Información y Comunicación y para acordar

actividades de seguimiento.

• Estructuración de encuestas para medir percepción de cliente interno y externo y funcionalidad de los medios de comunicación

institucionales, en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación y la Subdirección de Recursos Humanos.

• Revisión de los medios de comunicación institucionales , en coordinación con la Dirección de Tecnología.

Análisis de los canales de comunicación institucionales., en coordinación con los enlaces.

Desarrollo del Plan

FASE 2. HACER

Actividad

Identificación de información, publicación o divulgación

Tareas:

• Identificación de la información y sus flujos, en cada dependencia, aplicando mensualmente la Matriz de Información y

Comunicación, la cual deberá estar avalada y firmada por el directivo y o líder del proceso.

• Coordinación de la publicación en los medios de comunicación internos y externos y del uso de canales de comunicación

(foros, chat, Twitter, grupos primarios), teniendo en cuenta las normas y políticas establecidas y los requisitos de calidad de la

información y de sus flujos, en términos de claridad, oportunidad y confiabilidad.

• Apoyo a la rendición de cuentas y otras actividades del ministerio mediante estrategias de comunicación.

Desarrollo del Plan

FASE 3. VERIFICAR

Actividad

Seguimiento y evaluación

Tareas

• Seguimiento a la implementación del plan de comunicaciones

• Identificación de producto no conforme

• Medición de percepción interna, través de encuesta de clima organizacional

• Evaluación de medios y canales de comunicación, a través de encuesta

• Medición de percepción externa, través de encuesta

Desarrollo del Plan

FASE 4. ACTUAR

Actividad:

Ajustes

Tareas

• Análisis de resultados de encuestas y definición de acciones de mejora

• Elaboración plan de comunicaciones de la siguiente vigencia.

Desarrollo del Plan

Indicadores:

• Cumplimiento del Plan de Comunicaciones

• Mejora en la comunicación

Riesgo:

• Información que no cumpla con los criterios de calidad: oportunidad, claridad y confiabilidad

Indicadores y Riesgo

Asesoría Comunicaciones :

La asesora de comunicación interna del despacho del ministro, líder del Proceso Gestión de Comunicaciones, es la responsable de implementar, hacer seguimiento y

validar el plan de comunicación, apoyados por los líderes de los demás procesos.

La asesora de comunicación interna actuará como coordinadora, para los temas relacionados en materia de edición y publicación y será la responsable de orientar al

Comité de Gobierno en Línea, en este campo, según lo establecido en la resolución No. 545 del 5 de marzo de 2009.

El asesor de comunicación externa del despacho del ministro es el responsable de coordinar la información que se envía a los medios de

comunicación, entrevistas, ruedas de prensa y manejo de situaciones de crisis ; de Twitter; y de apoyar los foros y chat con temas prioritarios que realicen las

distintas dependencias.

Líderes, de procesos, enlaces y publicadores:

Los líderes de procesos tendrán la responsabilidad de identificar, validar y hacer seguimiento a la información que se publicará o

divulgará a través de los canales y medios establecidos y de hacer efectivos los canales de comunicación establecidos por el MHCP.

En cada dependencia o proceso habrá un funcionario que sirva de enlace con la asesora del proceso Gestión de Comunicaciones y

se responsabilice de proveer la información, hacerle seguimiento y servir de multiplicador de la comunicación interna.

Igualmente habrá un funcionario responsable de publicar en la web y en la intranet ( puede ser el mismo enlace) que estará en

coordinación con la asesora de comunicación interna del despacho del Ministro.

Responsabilidades