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CAPITULO IEL PROBLEMA
CAPITULO I
EL PROBLEMA
1.- Descripción General del Estudio
Título del Proyecto Sistema de Inventario en Materiales de Construcción para la Elaboración de Proyectos
de la Empresa INPROLINCA
Dirección: Haticos por Arriba, Sector 23 de Enero, Calle 113 Las Flores Nº de casa 20D-30.
Facultad y Escuela
Facultad: Ciencias Económicas y Sociales
Escuela: Contaduría Publica
Proyectista Responsable
Nombre y Apellido: Randy José García Valecillos
E-mail: [email protected]
Teléfono: 0416-4603270
Usuarios Potenciales y Directos de los Resultados del Proyecto.
Usuarios Potenciales: Son todas aquellas empresas que trabajan en el mismo ramo
de obras civiles, mantenimiento y servicios, así como también, estudiantes, instituciones
entre otros interesados en este tipo de proyectos.
Usuarios Directos: Los representantes y trabajadores de INPROLINCA, pues se
beneficiaran del proyecto para un mejor funcionamiento en el sistema de inventario.
2.- Descripción Situacional
La mayoría de las empresas en Venezuela han tomado automatizaciones como parte
focal de su esquema generando información sobre las partidas o cuentas de mayor
vulnerabilidad, como es el caso del efectivo y los inventarios. Los inventarios simbolizan
para las organizaciones dinero convertible y disponible a corto o largo plazo, pues se
caracterizan por ser voluminosos, lo que implica que la empresa invierte grandes
cantidades de dinero para mantenerlo, a través de él, responder a las demandas del
mercado para mantenerse competitivo.
En este orden de ideas se conoce que los inventarios constituyen una partida de
inversión cuantiosa, que amerita una administración financiera planificada, realizándose
de la manera más eficientemente posible, a fin de que aporte los máximos beneficios
con el mínimo de gastos, dado que a través de los datos que generen los estados
financieros sobre los inventarios, se puede visualizar parte importante de la situación
financiera de la empresa.
Es por ello que los inventarios presentan la particularidad de ser una herramienta
vital en el funcionamiento de la organización, al presentar bajos niveles dentro del
inventario se corre el riesgo de no satisfacer la demanda o por el contrario manejar
grandes volúmenes se producen mayor costo dentro del control y custodia. Haciendo
referencia de que el exceso de inventario es más propenso a las perdidas
El inventario aplicado en cualquier empresa es importante, puesto que este
determina la viabilidad del negocio, el grado de productividad y eficacia en la utilización
de los recursos, pues la organización necesita tener información confiable, apta y lo
más justa posible sobre el costo de sus productos, cantidad de pedido, precio entre
otros para una correcta toma de decisiones.
La base para todas las empresas comerciales es la compra y venta de bienes o
servicios; de aquí la importancia del uso adecuado del inventario, este manejo permitirá
a la organización mantener el control oportunamente, así como también conocer al final
del período contable un estado confiable de la situación económica de la entidad. Sobre
este aspecto algunos empresarios consideran que no deberían mantener ningún tipo de
inventario porque mientras los productos se encuentran en almacenamiento no generan
rendimiento y deben ser financiados, sin embargo, es necesario mantener un nivel
mínimo de inventario por que la demanda no se puede pronosticar con certeza, para
ello, se requiere de un cierto tiempo para posicionar o comercializar un producto.
En los inventarios existen dos aspectos de suma importancia que generan
incertidumbre, como lo son la escasez de mercancía y el exceso de inventario, estos
son problemas que se presentan si no se tienen unas buenas políticas de inventario. La
escasez de mercancía produce una demanda insatisfecha lo que ocasiona un disgusto
en el cliente e indirectamente desprestigia a la empresa y un exceso de inventario
ocasiona tener un capital que se encuentra ocioso además de consumir recursos.
Tomando en cuenta que en la actualidad, implementar un buen sistema de inventario
representa una de las medidas más seguras, pero a su vez complicado puesto que,
para controlar los procesos productivos de cualquier empresa, es necesario acatar
ciertos lineamientos, políticas, normas y procedimientos, dirigidas al custodio de los
inventarios y a todo el personal involucrado en el proceso.
Este estudio muestra la situación actual en la que se encuentran los inventarios de la
organización, realizando un proyecto para el Sistema de Inventario en Materiales de
Construcción para la Elaboración de Proyectos de la Empresa INPROLINCA, en la cual
se pudo evidenciar, que el origen del problema radica en el desconocimiento del dueño,
puesto que no posee políticas de inventario que le ayuden para el buen funcionamiento
de la empresa, la falta de identificación, clasificación, codificación y control en el manejo
de los materiales, dificulta la visualización de la existencia de los mismo, también se
observa la desorganización en el área del almacén puesto que la mayoría de los
materiales o productos no tienen un sitio especifico de almacenamiento lo que genera
congestión y desorden en dicha área.
Otra causa es que no existen registros de entradas, salidas y existencia de los
materiales, lo anteriormente expuesto trae como consecuencia perdidas de clientes o
de índole monetario como robo, pérdida de tiempo al ubicar mercancía lo que ha
ocasionado ciertas dificultades al momento de organizar, comprar o vender los
productos y suministros para las determinadas obras que lleva a cabo la empresa
Pero no está demás acotar que esta empresa se dedica al mantenimiento de los
sistemas de distribución de redes de agua potable, saneamiento, desarrollo, ejecución
de nuevos proyectos en obras civiles, fabricación diseño, reparación de todo lo
concerniente al ramo metalmecánico, tanto en el área civil como industrial. Así como la
venta, reparación, alquiler, montaje de todo tipo de grúas o maquinarias utilizadas en la
construcción, y algunos contratos con empresas tales como Hidrológica de Maracaibo y
a la Petroquímica de Venezuela (Pequiven).
3.- Justificación del Estudio
3.1.- Justificación Teórica
La importancia de esta investigación radica en proporcionar un sistema de inventario
que contribuya a la creación de estrategias que ayuden a agilizar y llevar de modo
eficiente y eficaz el proceso para mejorar las formas en la cual se realiza el
almacenamiento, cargo y descargo del inventario, los cuales se tienen que hacer de
manera inmediata evitando contratiempos, para ello se debe tener una persona
encargada que este altamente calificada y capacitada puesto que será el responsable
de todo el inventario de materiales que posee la empresa para realizar sus proyectos, el
cual debe recibir órdenes directa de la gerencia, para evitar exposición y minimizar
perdidas de materiales.
De esta manera, se ofrecerán posibles alternativas o soluciones para obtener un
mejor control para la toma de decisiones por parte del custodio del almacén,
contribuyendo en los antecedentes de la compañía orientando esfuerzos y poder
delinear las funciones dentro del almacén o en futuros estudios en el área. Es por ello
que el sistema de inventario debe estar preparado para descubrir y evitar cualquier
irregularidad relacionada con falsificación, fraude y colusión. Es importante evitar que
un buen sistema de inventario logra su cometido, siempre que sea oportuno, claro,
sencillo, ágil, flexible, adaptable, eficaz, objetivo y realista, tomando en cuenta las
características y necesidades de la empresa.
3.2.- Justificación Práctica
Ante tal situación el objeto de estudio se basa en diagnosticar el sistema de
inventario utilizado por la empresa INPROLINCA, para llevar a cabo sus actividades, y
así evaluar los distintos niveles de eficiencia y eficacia, aplicado al área de inventario,
siendo estas necesarias para identificar la composición del inventario en materiales
para la construcción de proyectos, tomando en cuenta que será la primera vez que se
realiza un estudio de esta índole en la empresa lo cual es novedoso y servirá de mucha
ayuda para el buen desenvolvimiento de las actividades.
Para ello se aplicara un sistema de inventario perpetuo el cual consiste en registrar
las operaciones de mercancías de tal manera que se pueda conocer en cualquier
momento el valor del inventario final, el costo de lo vendido y la utilidad o pérdida bruta,
las cuentas que se emplean en este procedimiento para registrar las operaciones de
mercancías son el almacén, el costo de ventas y las ventas.
Este nuevo sistema incorpora muchos beneficios puesto que podemos conocer en
cualquier momento el valor del inventario final sin necesidad de practicar conteos
físicos, No será necesario cerrar el negocio para determinar el inventario final de
mercancías, puesto que existe una cuenta que controla dichas existencias, con este
sistema también se pueden descubrir los extravíos, robos o errores ocurridos en el
manejo de los materiales, puesto que se sabe con exactitud el valor de dichos bienes
que debiera tener.
Para un mejor resultado al objeto de estudio se aplicara el sistema de registro
perpetuo el cual consiste en un doble asiento cada vez que ocurra un cargo o abono al
inventario de materiales, es decir cuando ocurra una compra o venta, o en su defecto
una devolución parcial o total de mercancía según sea el caso. En primer lugar al precio
de adquisición o costo de venta y en segundo lugar al precio de venta o precio al
público o viceversa, resaltando la importancia del sistema perpetuo en la diferenciación
de costos y precios de ventas.
Complementando el registro por doble partida se asistirá con el método o
instrumento de valuación de promedios ponderados el cual permite determinar un
promedio en el costo de venta de los materiales, por medio de la suma de los valores
existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras, para luego dividirlo
entre el número de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto los iniciales
existentes, como los de la nueva compra, el hecho de promediar valores, resulta ser
equilibrado, por lo que la utilidad no se aleja mucho de la realidad, y el inventario final
no queda ni subvalorado ni sobrevalorado.
Otra ventaja del método es la capacidad de vender cualquier artículo, sin importar su
fecha de entrada, en las operaciones de la empresa, a diferencia de otros métodos de
valuación de inventarios dictan que primero debes vender ciertos artículos, creando
mayores actividades de administración de inventarios. Esto no ocurre con el método de
promedios ponderados.
Para que este sistema de inventario perpetuo junto con el método de valuación
ponderado tenga éxito se procederá a diseñar una hoja de cálculo en hoja de Excel en
la cual se plasmara un formato donde se registrara la descripción de los materiales
junto con la fecha de compra y una codificación para cada producto, donde se reflejaran
las entradas, salidas y existencia de materiales, a su vez el costo promedio, y para
complementar el formato, tendrá un cargo o descargo a la cuenta que lo origina para un
mejor control y respuesta inmediata al control de los materiales.
3.3.- Justificación Metodológica
Cabe destacar, que la realización de dicho estudio va orientado al aporte de ideas y
búsqueda de alternativas en la implementación de una propuesta que contribuya a
mejorar el sistema de inventario en materiales de construcción para la elaboración de
proyectos. De allí su importancia, como fuente de consulta para otros investigadores, y
material de apoyo para la Universidad Dr. José Gregorio Hernández, así como otras
instituciones educativas a nivel superior y al resto de los lectores que muestren interés
por el tema.
3.4.- Justificación Social
El alcance social de esta investigación beneficia a las empresas ya que les permite
obtener información necesaria para cumplir a cabalidad con todas las normas y
procedimientos que se deben seguir para alcanzar un buen sistema de inventario de
cualquier entidad y así lograr un equilibrio, contribuyendo a la transformación de
recursos en todas las áreas de la organización.
4.- Delimitación del Estudio
El presente estudio busca proponer un sistema de inventario en materiales de
construcción para la elaboración de proyectos de la empresa INPROLINCA, ubicada en
Haticos por Arriba, Sector 23 de Enero, Calle 113 Las Flores N° 20D-30, parroquia
Cristo de Aranza, Municipio Maracaibo del Estado Zulia. Considerando como
informantes claves para este análisis, la alta gerencia, el departamento contable y el
responsable de custodiar el área de inventario. El desarrollo de dicho estudio se
enmarco en el periodo de tiempo desde Septiembre hasta Diciembre 2014, el cual se
expresa mediante el cuadro de tiempo de duración del proyecto en estudio.
Tiempo de Duración
TIEMPO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14ACTIVIDAD SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRESelección del temaAprobación del comité académicoDescripción del proyectoDescripción situacionalObjetivos del proyectoRevisión de la bibliografíaMetodologíaNivel de desarrollo científico, y técnicoTransferencia de los resultadosResultado del proyectoRevisión finalRevisión y entregaPreparación de la defensaDefensa
FUENTE: García (2014).
5.- Objetivo General y Específicos
5.1.- Objetivo General
Elaborar un Sistema de Inventario para los Materiales de Construcción de la
Empresa INPROLINCA
5.2.- Objetivos Específicos
Diagnosticar el Sistema de Inventario utilizado por la Empresa INPROLINCA
Identificar la Composición del Inventario en Materiales para la Construcción de
Proyectos en la Empresa INPROLINCA.
Determinar el Método de Evaluación para el Sistema de Inventario de la Empresa
INPROLINCA.
Establecer Normas, Políticas y Procedimientos para el Sistema de Inventario en
Materiales de Construcción para la Elaboración de Proyectos de la Empresa
INPROLINCA.
Proponer el Sistema de Inventario en Materiales de Construcción para la Elaboración
de Proyectos de la Empresa INPROLINCA.
CAPITULO IIFUNDAMENTACION TEORICA
CAPITULO II
FUNDAMENTACION TEORICA
Una vez planteado el problema de estudio sus objetivos y justificación, se hace
necesario estudiar algunas investigaciones y los antecedentes en general, que se
consideren válidos para el correcto encuadre del estudio junto a la sustentación teórica
del mismo, es decir, la elaboración de la fundamentación teórica la cual consiste en
analizar y exponer las teorías referentes al tema.
Antecedentes de la Investigación
Para los autores, Lamont y Medina (2009), realizaron un trabajo de investigación
titulado Propuesta de un Sistema de Inventario para los Materiales Requeridos en la
Producción de una Panadería, ubicada en la ciudad de Puerto la Cruz. La originalidad
del presente trabajo de investigación, radica en el objetivo principal del mismo, que no
es más que, proponer un sistema de control de inventario a la materia prima de acuerdo
con su importancia en la producción guiados por el estudio de un ciclo logístico, para
determinar cuáles son las deficiencias que presenta el mismo y generar planes de
acción que ayuden a el mejoramiento de este ciclo.
Dicho ciclo forma parte de la operatividad de la panadería La Tirantela C.A, en busca
de información detallada de su situación actual. Por otra parte, diseñar un plan de
acción que permita mejorar la calidad del proceso logístico y la productividad del
mismo para lograr reducir el impacto de los factores externos que afectan a la
producción de las empresas.
El aporte de esta investigación se relacionó con el presente trabajo de estudio debido
a que, la variable presenta una realidad similar a la expuesta en esta investigación, la
cual sirvió para estudiar y analizar el funcionamiento del sistema de inventario aplicado
a la empresa Inprolinca y de esta manera fundamentar de adecuadamente el diseño del
nuevo sistema de inventario.
Según los autores, Mongua y Sandoval, (2009), La presente investigación consiste
en una Propuesta de un modelo de inventario para la mejora del ciclo logístico de una
distribuidora de confites ubicada en la ciudad de Barcelona, estado Anzoátegui”.
Consistió básicamente en realizar un diagnóstico del ciclo logístico de la empresa, la
cual lleva por nombre CONFISUR C.A. la misma se fundamentó en la aplicación de una
encuesta y en la aplicación de algunos métodos de recolección de datos, consiguiendo
así con la ayuda de esto algunos problemas operativos dentro de la organización en la
manera en que se gestiona y controla el inventario.
Para mantener un control sobre los productos se procedió a aplicar el método de
clasificación ABC, luego con la teoría de inventario se planteó el modelo de periodo fijo
para los productos, con la finalidad de solucionar las problemáticas en el ciclo logístico,
luego de esto, y para terminar se establecieron propuestas y planes de acción que
contemplan las actividades mínimas y los medios para el logro de sus objetivos.
Este trabajo de grado tiene sirve como antecedente y tiene relación con el objeto de
investigación puesto que sirve de base fundamental en la importancia que representa
para una empresa contar con un eficiente y eficaz sistema de inventario, de igual
manera, ampliar conceptos teóricos que deben tomarse en cuenta para dicha
investigación.
De igual manera para Coronado (2008), La investigación realizada, tuvo como objeto
“Evaluar el Sistema de Inventario de Materiales Médicos y Medicinas de la Empresa
Centro Médico Paraíso, C.A”, Los resultados arrojados determinaron la necesidad de
crear un manual de normas y procedimientos dirigidos al sistema de inventario que
faciliten el control administrativo-contable de los materiales médicos y medicinas a
través de políticas, normas y procedimientos para optimizar las actividades en el área
de recepción, almacenamiento y salida de mercancía, junto con la creación de formatos
para ser adaptados a este sistema, trayendo como consecuencia la confiabilidad y
veracidad de la información relacionada con este proceso, con el fin de cumplir con las
exigencias del mercando en la que se desenvuelve la empresa objeto de estudio.
Esta investigación brinda su aporte al servir de base y guía a posteriores estudios
puesto que realizaron un diagnóstico de la situación del inventario; aportando grandes
ideas como el flujo de proceso de control interno del inventario a ser aplicado en el área
de recepción, almacenamiento y despacho de mercancía, lo que tiene similitud con el
objeto de estudio de dicho proyecto en el cual se afianzaran las normas, políticas y
procedimientos del sistema de inventario de la empresa Inprolinca.
Bases teóricas
Sistema
A su modo de ver, Carpizo (2007), acota que un sistema, “es un conjunto de cosas
interrelacionadas o interdependientes, de tal forma que componen una unidad
compleja, un todo compuesto de partes, ordenadas y dispuestas según cierto esquema
o plan; el cual aplicado a una organización implica una red de partes interrelacionadas
cuyos componentes son: terrenos, recursos humanos, mercados, compradores,
autoridad e información necesaria para los fines del negocio”.
Mientras que por su parte, Ponce (2007), lo define “como las relaciones estables en
que deben coordinarse las diversas personas, o estas con aquellas, es decir, con los
bienes inmateriales de la empresa, el cual sigue un modelo básico y un sistema de
información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una
relación aceptable de costo / beneficio”.
La definición dada por ambos autores resulta ser bastante acertada, puesto que un
sistema es el conjunto de políticas y controles que supervisa los niveles de inventario y
determina cuáles son los niveles que deben mantenerse, cuando hay que reabastecer
el inventario y de qué tamaño deben ser los pedidos, se encuentra interrelacionado con
varios elementos que al aplicarlos en una organización, para que la misma tenga un
correcto desenvolvimiento, debe existir un verdadero engranaje en todos sus
componentes, siempre que exista una estrecha armonía entre la empresa y las
personas para obtener un objetivo en común.
Sistema de Registro de Inventarios
En relación Heredia (2004), Manifiesta que “los sistemas de registros de inventarios
es una estructura que sirve para controlar y medir el nivel de existencias y la periocidad
de la misma, determina las cantidades a pedir y cada cuanto se debe realizar la acción
de adquisición. Es decir, en las empresas se implementan los sistemas de registros de
inventarios para facilitar la gestión, planeación, seguimiento y control de los inventarios
de sus mercancías, (materiales procesados o no, y productos en proceso terminado).
Por otra parte, Render (2005), Explica que “los registros de inventarios sirven para la
contabilidad y el control de costos, e igualmente sirven para detectar fugas peligrosas
de mercancías, por desgracia a menudo las discrepancias en inventarios se atribuyen a
errores de oficina o pérdidas inexplicables. Es decir, las buenas políticas de inventarios
pierden sentido si la administración no sabe que hay en su inventario.
La exactitud de los registros es un elemento esencial de todo sistema de producción
e inventario, tal precisión en los registros permite a las empresas centrarse en los
artículos que necesitan, en lugar de aceptar que haya “un poco de todo” en su
inventario. Solo cuando la organización sabe con exactitud con que cuenta, toma
decisiones concretadas para trabajos futuros.
Inventario
Según García (2005), Lo expresa como “la cantidad de mercancías que se tienen en
un depósito, pudiendo ser propias o de terceros. Además también se explora la
definición de término existencias, mercancías destinadas a la venta, guardadas en un
almacén o tienda, Ambas definiciones hacen énfasis a un conjunto de bienes bajo una
custodia, los cuales puede ser o no destinados a la venta”
Por su parte Taha (2005), Indica “que los inventarios están relacionados con el
mantenimiento de cantidades suficientes de bienes (refacciones y materias primas) que
garanticen una operación fluida en un sistema de producción o en una actividad
comercial. Además considera que se han considerado tradicionalmente en el comercio
y la industria, como un mal necesario”.
Para Pérez y Cols (2006), “el inventario es un recurso almacenado al que se recurre
para satisfacer una necesidad actual o futura. Los inventarios se crean con la finalidad
de servir a los clientes y de permitir el flujo productivo. Por esta razón, la empresa se ve
en la necesidad de disponer de una cantidad conveniente de mercancía (stocks) que
compense las posibles oscilaciones relativas a la demanda y al plazo de entrega de los
proveedores principalmente”.
Los Inventarios representan un 20% de los activos de la empresa, son existencias de
artículos o materiales que están almacenados y que esperan ser usados por las
empresas, los mismos, constituyen el eje principal para realizar las actividades
económicas, es por ello que de la valuación y la contabilización de los inventarios se
espera la determinación del costo de ventas y consecuentemente los resultados del
ejercicio, con los máximos beneficios que estos puedan brindar.
Gestión Financiera del Inventario
Con referencia Rosemberg (2004), Expone que “es una medida crítica utilizado por
cada empresa, si existe una mala gestión de inventario, se pueden dar lugar a
importantes pérdidas financieras, puesto que hay una serie de innovadoras soluciones
de gestión de inventario de negocios que puede utilizar el propietario para mantener su
inventario bajo control.
Así mismo Kotler (2004), Identifica “la gestión financiera de inventarios en relación
con la planificación y el control de inventarios, la cual busca el equilibrio de las
competencias llevando niveles de inventario óptimos, con un proceso en curso como el
cambio de las necesidades del negocio y reaccionar a un entorno más amplio y
convencional”
El ámbito de la gestión del inventario se refiere también al proceso acerca de cómo
especificar el tamaño y ubicación de los bienes almacenados que se disponen algunos
lugares dentro de una instalación o en varias ubicaciones, para proteger el curso
regular y planificado de la producción en contra de la perturbación aleatoria de
quedarse sin materiales o mercancías
Control
Según Furlan. (2008), “el control es la gestión administrativa que permite conocer si
se han cumplido y se están cumpliendo los programas propuestos, los principios
establecidos, las instrucciones y las órdenes impartidas”. El sistema de controles debe
ser diseñado en forma tal, que permita detectar oportunamente las eventuales
desviaciones de los logros alcanzados realmente, en contraste con los objetivos que se
hubieren acordado con antelación.
El control propone la creación de maneras de actuar, de forma que se conozcan los
resultados de las diferentes actividades. A fin de modificar el comportamiento y las
actuaciones de los individuos involucrados para, en última instancia conseguir los
objetivos propuestos con eficiencia en el menor tiempo y con el menor consumo de
recursos que sea posible.
Los planes proyectos programas y actividades de la organización resultan eficaces si
con ellos se logran alcanzar los objetivos propuestos, en las condiciones esperadas. Lo
contrario significa un consumo inútil de recursos, o mala utilización de los mismos, lo
cual conducirá a la ruina de la organización y solamente puede evitarse mediante la
acción vigilante de un buen sistema de control.
Control Interno
Según Furlan. (2008), “el control interno es considerado como uno de los procesos
de mayor importancia de la función administrativa, debido a que permite verificar el
rendimiento de la empresa mediante la comparación con los estándares establecidos”.
También se puede definir como un proceso que incluye el plan de la organización y
todos los métodos y medidas de coordinación. Por otra se puede decir que el control es
uno de los procesos de mayor importancia de la función administrativa, ya que
supervisar lo que se realiza, basándose en patrones y normas establecidas, es de
carácter preventivo, para señalar faltas y errores, si es necesario aplicar medidas
correctivas de manera que la ejecución se efectúe de acuerdo a lo planificado.
Para Cepeda. (2005), señala que el propósito final de los controles es "preservar la
existencia de cualquier organización y apoyar su desarrollo, su objetivo es contribuir
con los resultados". En cualquier organización, negocio o empresa es fundamental el
control interno como mecanismo de apoyo gerencial, orientado hacia una meta o fin. El
alcance del mismo es tan amplio como el de la propia empresa, va más allá de las
funciones contables y financieras, es decir, interviene en todas las actividades de la
organización.
Existen diferentes definiciones de control interno en su mayoría, basadas en
definición formal emitida por el autor Aguirre (2008), define en forma muy sencilla el
control interno como “un conjunto de procedimientos, políticas, directrices y planes de
organización los cuales tienen por objeto asegurar una eficiencia, seguridad y orden en
la gestión financiera, contable y administrativa de la empresa”.
Por esto, las organizaciones deben hacer el máximo esfuerzo para asegurar que el
sistema de control interno que diseñen e implementen se ajuste a su misión y generen
efectivamente los resultados esperados. Para lograr esto, el sistema se deberá concebir
y organizar de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones
de todos los cargos existentes en la organización en los cuales se deberán aplicar
controles de manera simultánea para así lograr la eficiencia operacional dentro del área
de inventario
Control Interno de Inventario
En efecto Mantilla y Cols (2006), Plantean que “el control interno sobre los
inventarios es importante, puesto que los inventarios son el aparato circulatorio de una
empresa, y para que un control interno sobre el inventario sea eficiente debe incluir
ciertos elementos. Es decir, estos elementos constan en realizar conteos físicos de los
inventarios periódicamente, mantenimiento eficiente de compras, almacenamiento del
mismo para protegerlo contra el robo, daño o descomposición, permitir acceso al
inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables,
mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario,
mantener el inventario suficiente cuidando que no pase mucho tiempo en almacén para
evitar con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.”
De igual manera Deusto (2005), Opina que el control interno de inventario es “aquel
que hace referencia al conjunto de procedimientos de verificación automática que se
producen por la coincidencia de los datos reportados por diversos departamentos o
centros operativos, el renglón de inventarios es generalmente el de mayor significación
dentro del activo corriente, no solo en su cuantía, sino porque de su manejo proceden
las utilidades de la empresa; de ahí la importancia que tiene la implantación de un
adecuado sistema de control interno para este renglón”.
Con respecto Meigs (2005), Refiere que “tiene las ventajas de mantener el mínimo
de capital invertido, reducir altos costos financieros ocasionados por mantener
cantidades excesivas de inventarios, el riesgo de fraudes, robos o daños físicos, que
dejen de realizarse ventas por falta de mercancías, perdidas resultantes de baja de
precios, así como el costo de la toma del inventario físico anual. Entre las actividades
para realizar el control interno de inventarios se encuentra el conteo físico,
mantenimiento frecuente aalmacenamiento, compras en cantidades y mantener registro
de inventarios.”
Para el debido control interno, es necesario considerar la seguridad, no del todo
absoluta, pues existen limitaciones inherentes a todos los procedimientos internos que
lleva a cabo la organización, para la toma de decisiones que pueden ser defectuosas o
erróneas cuando son mal interpretadas, lo que repercuten en la generación de gastos
que inciden en los costos-beneficios por la acción realizada.
Método de la Valuación de Inventario
Los métodos de valuación de inventarios, según Aguirre (2005), se aplican al
momento de costear los insumos de inventarios, salidas o ventas, productos
terminados, mercancías, o bienes para la venta. El objetivo de los métodos de
valuación es determinar el costo que será asignado a las mercancías vendidas y el
costo de las mercancías disponibles al terminar el periodo.
Para Guajardo (2004), “se debe seleccionar el que brinde al negocio la mejor forma
de medir la utilidad neta del periodo y el que sea más representativo de su actividad.
Para ello existen varios métodos.”
En tal sentido Muller (2004) expone que “con el fin de asignar un valor al costo de
inventario, deben hacerse algunas suposiciones en relación con el inventario que se
posee. El tratamiento en materia de impuestos suele ser la principal preocupación en
relación con el avalúo de inventarios.” Así mismo se puede decir, que los métodos de
valuación de inventario se aplican al momento de costear los consumos de inventarios,
salidas o ventas de materiales, productos terminados, mercancías o bienes para la
venta.
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Muller (2004, p.20) expone que este método de avalúo de inventarios presume que las primeras mercancías adquiridas son las primeras que se utilizan o se venden, independientemente del momento real de su utilización o venta.
Para Méndez y Lombana (2011), este método supone que los artículos se van agotando en el mismo orden en el que van entrando al almacén. En caso de salidas de cantidades importantes, los lotes se agotan sucesivamente, tomando los precios respectivos de cada lote. Este método es muy utilizado en industrias que trabajan con lotes bien individualizados, es decir, que hay concordancia absoluta entre las mercancías que salen y las anotaciones o registros respectivos. Por lo tanto los artículos que quedan en el almacén son los comprados o fabricados más recientemente
Por consecuencia, en períodos de baja el inventario se valora al precio más bajo, y en períodos de alta, a la inversa. Si el índice de rotación de existencias es alto, puede decirse que el inventario se está valorando aproximadamente a su valor de reposición. Por el contrario si el índice de rotación es bajo, al valorarse las salidas a un precio más o menos antiguo, en caso de alza, se obtiene al momento de la venta utilidades que si se distribuyen no permiten la renovación de las existencias. Por lo tanto en el momento de la renovación de las existencias con el mismo capital, no es posible adquirir más que una cantidad menor de mercancías
Como se dijo anteriormente, en este método se entiende que los primeros artículos que se compran son los primeros que se agotan, quedando el inventario valuado a las últimas compras, estando de esta forma más de acuerdo con la tendencia de los precios, aunque desde el punto de vista del estado de pérdidas y ganancias, los ingresos corrientes no se están asociando con los respectivos costos y gastos. En relación a lo planteado antes los autores coinciden en que éste método presume que las primeras mercancías que entran al almacén son las primeras en salir o las primeras que se venden.
De acuerdo a lo expuesto anteriormente se puede decir que este método consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarán aquellos productos comprados más recientemente
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Según Méndez y Lombana (2011), este método es exactamente opuesto al anterior, es decir, se agotan las últimas entradas y se guardan en el almacén los artículos más antiguos. Lógicamente este movimiento es válido desde el punto de vista contable, pues es evidente que el artículo no queda indefinidamente en existencia. Este método se utiliza más en industrias que trabajan con lotes sin individualidad, por ejemplo, el caso de una existencia de carbón que consume y renueva constantemente. En
consecuencia, el lote permanece valorado a los precios antiguos y las salidas se aproximan al valor de reposición, lo que permite la renovación de la existencia.
Hay que tener en cuenta que si la existencia de la empresa es alta, se produce una reserva oculta en casa de alza, y un activo ficticio en caso de baja. En el caso de que las existencias disminuyan o se realizan en período de alza, la reserva oculta se transforma en utilidad y se produce por lo tanto un abultamiento en los resultados del ejercicio. En un mercado de tendencia al alza, la utilización de este método hace que los inventarios queden subvaluados, lo cual trae como consecuencia que el capital de trabajo se subestime.
Del mismo modo Muller (2004, p.21) expone que este método de avalúo de inventarios presume que las mercancías compradas o adquiridas más recientemente son las primeras que se utilizan o se venden, independientemente del momento real de su utilización o venta. Puesto que los artículos que se acaban de comprar suelen costar más que aquellos que se adquirieron en el pasado.
Tomando en cuenta lo planteado antes ambos autores coinciden en que este método de avalúo se basa en que las últimas mercancías adquiridas son las primeras que se utilizan, o se venden.
Para efecto de esta investigación se fija posición por Muller (2004) ya que ofrece de manera clara y completa lo más relevante de este método, como lo es que los últimos productos en entrar son los primeros en salir y llegar al cliente
De acuerdo a lo expuesto anteriormente se puede aportar que el método UEPS es un sistema de avalúo en donde pueden influir ciertas tendencias de la moda ya que el último producto en llegar es el primero en salir
Costo promedio
Para Méndez y Lombana (17/11/11) el costo del total de las compras más el costo del inventario inicial, se divide por el número de unidades compradas incluyendo las del inventario inicial. De esta forma se halla el costo promedio ponderado. Este método tiene por efecto amortiguar las variaciones en los precios al repartirlas sobre toda la existencia.
En una solución media entre los dos extremos anteriores. Su lógica reside en el hecho de que en el momento de sacar un artículo del almacén, generalmente no se sabe en qué época fue comprado. El costo está afectado por las primeras y últimas compras así como por las existencias iniciales. Por lo tanto debe tenerse en cuenta que por poco antiguo que sea uno de ellos, y en un período de fuertes variaciones en los precios, se pueden presentar diferencias en los precios, se pueden presentar diferencias sensibles con el precio real de reposición.
Así mismo Muller (2004, p.21) expone, que este método de avalúo de inventarios identifica el valor del inventario y el costo de las mercancías vendidas mediante el cálculo del costo unitario promedio de todas las mercancías disponibles para la venta durante un periodo de tiempo dado
Este método presume que el inventario final está formado por todas las mercancías disponibles para la venta.
Las tesistas fijan posición por Muller (2004) ya que define de manera clara que el método del costo promedio identifica el costo del inventario existente en la organización para su venta y de la disponibilidad de los mismos.
Así mismo se puede aportar que de acuerdo a este método, los precios de las unidades del inventario inicial y de cada compra influyan en el costo final de acuerdo con su volumen, se calcular el costo promedio unitario de cada artículo
CAPITULO III
MARCO METODOLOGICO
Metodología de Investigación
Se trata aquí de incorporar los aspectos centrales, que constituyen el marco
metodológico del estudio realizado, para obtener la información necesaria a fin de
desarrollar satisfactoriamente la investigación, atendiendo al orden de aparición de los
mismos, de manera que el lector pueda notar de manera inmediata el conjunto de
procedimientos que se ofrecen dentro del desarrollo del planteamiento del problema.
El marco metodológico comprende una breve descripción sobre el tipo de
investigación; análisis de los métodos de recolección de información y los
procedimientos. Es importante acotar que en este capítulo de la investigación se detalla
la población, los instrumentos utilizados para la recolección de datos, cada uno de los
fundamentos y materiales con los cuales se trabajó. Es por ello que dicho estudio, fue
clasificado de acuerdo a una serie de criterios, enfatizado en su propósito, el método a
utilizar, así como la evolución del fenómeno estudiado, que servirá de guía para el
cumplimiento de los objetivos del mismo, con el cual se pudo conseguir y actualizar
toda la información recolectada para el posterior análisis.
Tipo de Investigación
Al iniciar es necesario decir que una investigación es un esfuerzo que se emprende
para resolver un problema, es por ello que el tipo de investigación viene dada por el
diseño o la estrategia adoptada por el investigador para responder al problema del
estudio planteado.
Según Arias, F (2006) Nos dice que “la investigación científica es un proceso
metódico y sistemático dirigido a la solución de problemas o preguntas científicas,
mediante la producción de nuevos conocimientos, los cuales constituyen la solución o
respuesta a tales interrogantes”.
Entre tanto, Tamayo (2007), refiere “cuando se va a resolver un problema en forma
científica, es conveniente conocer los tipos de investigaciones existentes para evitar
equivocaciones en la elección del método adecuado para un procedimiento específico”.
Por lo tanto el objeto de estudio, es de tipo científico, dado que está dirigida a la
solución del problema presentado para identificar la composición de los inventarios, y
con ello establecer normas, políticas y procedimientos para el sistema de inventario de
materiales de construcción de la empresa INPROLINCA.
El autor Chávez (2007), expresa que el tipo de investigación “se determina de
acuerdo con el tipo de problema que el lector desea solucionar, objetivos que pretenda
lograr y disponibilidad de recursos”. El tipo de investigación utilizado fue del tipo
descriptiva, llevado a cabo en la empresa INPROLINCA. Esto se manifiesta teniendo en
cuenta que dicha investigación se ocupa de la descripción de hechos a partir de un
criterio o modelo teórico definido previamente.
A su vez para el autor Méndez (2007), indica que “al desarrollar el tipo de
investigación se debe considerar “el nivel de conocimiento científico (observación,
descripción, explicación) al que espera llegar el investigador, se debe formular el tipo de
estudio”.
La aplicación de este tipo de investigación, permitió presentar los resultados que se
obtuvieron mediante la recolección y procesamiento de la información concernientes al
sistema de inventario de la empresa, cuyos análisis sirvieron para elaborar
conclusiones y recomendaciones que servirán de base en las realizaciones de las
propuestas necesarias para solucionar la problemática en estudio.
Diseño de Investigación
Según Risquez y Cols, (2005), “La investigación de campo se basa en el método o
técnica que permiten recoger datos en forma directa de la realidad donde ocurren o se
presentan los hechos es decir, se dirigen directo al campo, en el que se registran los
procesos analizados para obtener una mayor confiabilidad de lo que se estudia.”
En otro orden de ideas, Arias (2006), considera “a la investigación de campo es
aquella que consiste en la recolección de datos directamente de los sujetos
investigados, o de la realidad donde ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular
o controlar variable alguna, es decir, el investigador obtiene la información pero no
altera las condiciones existentes. De allí su carácter de investigación no experimental”.
Se trata de la investigación aplicada para comprender y resolver alguna situación,
necesidad o problema en un contexto determinado. El investigador trabaja en el
ambiente natural en el que intervienen las personas y fuentes consultadas, se realiza
una observación directa al sistema de estudio; debido a que se recolectan datos
provenientes directamente de la realidad donde ocurren los hechos, sin manipular
variable alguna dentro del sistema.
El estudio en cuestión busca estudiar los fenómenos concurrentes presentados en el
área de inventarios, que al indagar sobre el sistema empleado por la empresa
INPROLINCA, se determinan a los empleados, las fuentes básicas para obtener
información de las propias personas involucradas en el problema objeto de
investigación. Adicionalmente, se analizaron datos provenientes de materiales impresos
y electrónicos, tales como opiniones de diversos autores, obras y normativas
relacionadas con la materia.
Población
Se puede decir que población es un conjunto total de individuos u objetos o que
poseen características comunes observaciones en un lugar y en un momento
determinado. Cuando se lleva a cabo una investigación se deben tener en cuenta
características esenciales al seleccionar la población bajo estudio. Para Arias (2006),
plantea “la población en términos más precisos población objetivo, es un conjunto finito
o infinito de elementos con características comunes para los cuales serán extensivas
las conclusiones de la investigación. Esta queda delimitada por el problema y por los
objetivos del estudio.”
Tal es el caso de Toro y Cols, (2006), los cuales plantean que “una población es un
conjunto integrado por todas las mediciones u observaciones del universo de interés de
la investigación, por lo cual puede ser finito o infinito”. Atendiendo a estas
consideraciones, en la presente investigación estuvieron integradas tres (3) personas,
específicamente el personal relacionado directamente con el área de inventario,
trabajadores del departamento de contabilidad, departamento Técnico y dentro de él,
específicamente el almacenista o custodio del inventario de la empresa (INPROLINCA).
Muestra
De acuerdo a Sabino (2006), “una muestra en un sentido amplio, no es más que eso,
una parte del todo que llamamos universo y que sirve para representarlo. Sin embargo
no todas las muestras resultan útiles para llevar a cabo un trabajo de investigación, de
tal manera, que lo que se busca al emplear una muestra es que, observando una
porción relativamente reducida de unidades se obtengan conclusiones semejantes a las
que se lograrían si se estudiara el universo total, y cuando una muestra, es decir que
refleja lo que ocurre en el universo, lo llamamos muestra representativa”.
La muestra se puede definir como una porción o parte de la población de interés, que
refleja las mismas características que tenga la población en estudio. Bavaresco (2006),
refiere que “cuando se hace difícil el estudio de toda la población, es necesario extraer
una muestra, la cual no es más que un subconjunto de la población, con la que se va a
trabajar”.
Obtener una muestra adecuada significa lograr una versión simplificada de la
población, que reproduzca de algún modo sus rasgos básicos. En esta investigación se
utilizó el muestro probabilístico para el área del inventario en la empresa INPROLINCA.
El autor Arias (2006), define muestreo probabilístico “es un proceso en el que se
conoce la probabilidad que tiene cada elemento de integrar la muestra”. En este tipo de
muestreo, todos los individuos de la población pueden formar parte de la muestra,
tienen probabilidad positiva de formar parte de la muestra. Por lo tanto es el tipo de
muestreo que deberemos utilizar en nuestras investigaciones, por ser riguroso y
científico.
De igual forma Arias, F. (2006), “muestreo no probabilístico es un procedimiento de
selección en el que se desconoce la probabilidad que tienen los elementos de la
población para integrar la muestra”. Por consiguiente se puede hablar de un muestreo
intencional u opinatico, que es parte de la clasificación del mismo, y que consiste en
tomar elementos escogidos con base a criterios y juicios del investigador.
Instrumento de Recolección de Información
Luego de haber definido el diseño de la investigación y su respectiva población, se
procedió a la recolección de información, para lo cual se desarrolló un instrumento que
ayudo en el proceso de obtención de información. Chávez (2007), argumenta que los
instrumentos de investigación “son los medios que utiliza el investigador para medir el
comportamiento o atributos de las variables, entre los cuales se destacan los
cuestionarios, entrevistas y escalas de clasificación, entre otros”.
Así mismo Bavaresco (2006), indica que “la técnica de recolección de datos
constituye el conjunto de herramientas científicamente validadas por medio de los
cuales se levanta los registros necesarios para comprobar un hecho o un fenómeno en
estudio”.
El cuestionario es un conjunto de preguntas diseñadas para generar los datos
necesarios para alcanzar los objetivos propuestos del proyecto de investigación. En
relación al cuestionario, señala Bavaresco (2006), que “es el instrumento que más
contiene los detalles de la población que se investiga tales como: variables,
dimensiones e indicadores”. Mientras que para Arias (2006) define el cuestionario como
“la modalidad de encuesta que se realiza mediante un instrumento o formato en papel
contentivo de una serie de preguntas. Se le denomina cuestionario auto administrado
porque debe ser llenado por el encuestado, sin intervención del encuestador”.
Atendiendo a estas consideraciones, se diseñó un cuestionario estructurado muy
común y frecuentemente aplicado, para las investigaciones de campo, el cual contiene
un conjunto de Diez (10) ítems de tipo cerrado, cada uno relativos a los indicadores de
la variable objeto de estudio en el área de inventario, que se realizaron a la muestra
escogida en esta investigación, enfocados a medir los objetivos específicos de la
investigación, el cual consiste el elaborar un sistema de inventario para los materiales
de construcción de la empresa, los procesos, las políticas, las normas, y procedimientos
que deben cumplir para que la implementación de la propuesta de dicho sistema tenga
éxito como método de valuación.
