COMPRENSIÓN Y REDACCIÓN DE TEXTOS II

El informe de recomendación

2016-3

Sesión 6A

* ¿Has observado alguna situación problemática en alguna institución o algún centro de trabajo? ¿Cómo? * Ante esta situación problemática, ¿quién se ha encargado de resolverla? ¿Qué hizo para lograrlo? ¿Qué documento pudo haber redactado para comunicar las decisiones?

Respondemos las siguientes preguntas:

Logro de la sesión

Al finalizar la sesión, el alumno redacta un informe de recomendación, luego de identificar su estructura.

Lee el texto y responde las siguientes preguntas:

Desde hace algunas semanas, un grupo de estudiantes y docentes de la Universidad Tecnológica del Perú han expresado sus quejas, a través del buzón de sugerencias, respecto a la pérdida de sus pertenencias. Ellos señalan que algunos objetos han desaparecido cuando se han estacionado en las instalaciones de la institución. Asimismo, en ciertas oportunidades, han forzado las puertas y ventanas. También, indican que el control en las puertas de ingreso no es riguroso: muchas veces entran personas no autorizadas a las instalaciones. La comunidad universitaria se siente insegura y temerosa frente a esta situación. Para ello, el jefe del personal ha convocado a una reunión a los vigilantes de la universidad para conocer los detalles de esta situación, de tal manera que le permita proponer las posibles soluciones a este problema.

PREGUNTASPREGUNTAS¿Qué tipo de documento se redactaría para comunicar el problema, junto con

sus causas y sus posibles soluciones? ¿Por qué?

«Es un documento administrativo, mediante el cual se desarrolla minuciosamente un asunto determinado, a pedido del superior jerárquico o por iniciativa propia» (MATEO, 2012: 277).

Generalmente, va dirigido a una autoridad que tiene la capacidad de tomar decisiones. Este documento tiene carácter interno.

Criterios generales sobre el informe

Tipos de informe

1. Informe técnico

«[…] lo usan los especialistas para informar sobre las acciones que han ejecutado en el cumplimiento de la misión encomendada»

(VALLADARES, 1997: 165).

2. Informe ordinario

«[…] sirve para evaluar el desarrollo de acciones previstas, porque proporciona información […] de avance en periodos determinados y […] las condiciones en las que se ejecutan dichas acciones» (VALLADARES, 1997: 161).

3. Informe extraordinario

«[…] se envía a pedido de la autoridad; cuando es necesario comunicar sobre el avance […] de una tarea encomendada, haya o no petición de la superioridad; y si se presentan casos imprevistos de interés» (VALLADARES, 1997: 163).

De recomendaciónDe recomendaciónExplica y sugiere acciones a Explica y sugiere acciones a tomar ante un determinado tomar ante un determinado suceso.suceso.

EL INFORME DE RECOMENDACIÓNEL INFORME DE RECOMENDACIÓN

¿Quién es el emisor?

¿Quién es el receptor?

¿Cuáles son las partes de un informe de recomendación?

¿Cuál es la situación problemática?

¿Cómo se describe la situación problemática? ¿Qué se dice?

¿Cuáles son las conclusiones?

¿Cuáles son las recomendaciones frente a esta situación?

Leamos el informe de recomendación en el material de clase y respondamos las siguientes preguntas:

Es un documento que expone el resultado de una investigación o un análisis de alguna problemática empresarial o institucional.

En este se manifiestan las sugerencias o recomendaciones para que la autoridad receptora las tome en cuenta al resolver un problema.

El informe de recomendación

Definición

Tomado de https://www.google.com/search?q=monitor

ESTRUCTURA DEL INFORME DE RECOMENDACIÓN

13

1. Datos generales

En la parte inicial del informe de recomendación se ubican principalmente datos referidos a la empresa, relacionados con el destinatario y el remitente.

Estas son algunas fórmulas que podrían usar al iniciar el informe.

«Tengo el honor...» «Tengo el agrado…» «Es grato…»

Iniciativa propia:«Tengo el agrado de dirigirme a usted para informarle lo siguiente:»

Si el informe que se redacta ha sido pedido previamente:«En atención a lo solicitado por su despacho mediante…, cumplo con informar a Ud. lo siguiente:»

(VALLADARES, 1997: 159)

2. Fórmulas de apertura

Presentación del problema:¿Cuál es el contexto donde se inserta la problemática?¿Qué información es importante para conocer la problemática?¿Es posible agrupar los problemas por criterios para su mejor comprensión y análisis posterior?

Causas del problema:¿Por qué sucedieron los hechos expuestos en la sección anterior?¿Cuál ha sido el impacto en la organización?

Conclusiones:Según lo solicitado, ¿en qué situación se encuentra la empresa?

Recomendaciones:¿Qué acciones deberían realizarse para solucionar la problemática analizada?Objetivo de la recomendación

3. Exposición

Finaliza el texto del informe. Esta fórmula constituye un párrafo separado del resto del texto.

«Es todo cuanto tengo que informar a Ud. para su conocimiento y demás fines».

«Es todo cuanto tengo que informar a usted».

«Es todo cuanto informo para su conocimiento y demás fines».

(MATEO, 2012: 280)

4. Fórmula de cumplimiento

Contiene los datos del remitente, los cuales se especificaron en la parte inicial del informe de recomendación.

______________________________________

Lic. Juan Eduardo Rodríguez Zavala

Gerente general

5. Firma y posfirma

Contiene el nombre del tipo de informe, el número, el año y las iniciales del cargo y el área a los que pertenece el remitente.

A/AL: Indica el nombre de la persona a quien va dirigido el documento.

DE: Indica los datos de quien emite el informe.

ASUNTO: Es el tema específico del informe.

FECHA: Se menciona el día, el mes y el año, luego de la referencia a la ciudad.

Nombre y apellido de la persona que firma el documento. Cargo que lo distingue .

ANEXO:Indica datos que justifican el informe.

Presentación del problema: ¿Cuál es el contexto donde se inserta la problemática?¿Qué información es importante para conocer la problemática? ¿Es posible agrupar los problemas por criterios para su mejor comprensión y análisis posterior? Causas del problema:Presenta el análisis del problema.¿Por qué sucedieron los hechos expuestos en la sección anterior?

Recomendaciones:Enumera las recomendaciones y los objetivos de cada una de ellas¿Qué acciones deberían realizarse para solucionar la problemática analizada?Justifíquelas.

Indica los puntos más importantes.

CÓDIGO

DESTINATARIO

REMITENTE

ASUNTO

FECHA

EXPOSICIÓN

El informe presenta la información dividida en las siguientes partes:

POSFIRMA

ANEXO

FIRMAFirma______________________

Es grato dirigirme a usted para informarle lo siguiente:

Es todo cuanto informo para su conocimiento y demás fines.

Fórmula de apertura

Fórmula de cumplimiento

Atentamente,DESPEDIDA

Conclusiones:

INFORME DE RECOMENDACIÓN N.° 004-2016-GGAC

A/AL: Lic. Ricardo Javier Linares Mendoza Presidente del DirectorioDE: Lic. Juan Eduardo Rodríguez Zavala

Gerente general del Área Corporativa ASUNTO: Informe sobre el impacto negativo de los nuevos lineamientos de la

empresa en el clima laboral FECHA: Lima, 12 de septiembre de 2016____________________________________________________________________Es grato dirigirme a usted para manifestarle lo siguiente:

Presentación del problema:

Debido a los cambios realizados por la anterior gerencia de Industrias Palomino SAC en el presente año, se fueron deteriorando las interacciones entre directores y trabajadores. Por un lado, los directores han establecido nuevos lineamientos en las jornadas de trabajo. Hace una semana, los empleados laboraban 8 horas diarias; sin embargo, actualmente, se ha incrementado a 12 horas sin remuneración adicional y de manera arbitraria. Se señaló que las personas que incumplan con estas nuevas normas serán sancionadas. Por otro lado, cada quince días, Recursos Humanos las supervisará para evaluar su desempeño. Los trabajadores que no lleguen a obtener una calificación óptima (entre 18 a 20 puntos) recibirán capacitaciones los sábados y los domingos durante cuatro meses.

ESTRUCTURA DEL INFORME DE RECOMENDACIÓN

EXPOSICIÓN

CÓDIGO

MEMBRETE (OPCIONAL)

DESTINATARIO

REMITENTE

ASUNTO

FECHA

FÓRMULA DE APERTURA

Modelosugerido

Intro

ducc

ión

Causas del problema:

El clima laboral actual de la empresa es generada por la política salarial y la evaluación de su desempeño. Primero, las nuevas disposiciones han provocado incomodidad en los trabajadores, pues el incremento de las cuatros horas no son remuneradas. Asimismo, es una carga laboral que es difícil de sobrellevar por las características de la labor que realizan. También, la manera en que se comunicó este lineamiento ocasionó el rechazo de los empleados, porque percibieron desconsideración por su desempeño. Segundo, los trabajadores consideran que la periodicidad de la evaluación no es la adecuada, ya que genera presión y estrés en la realización de sus actividades. También, con respecto a los horarios señalados para la capacitación, estos no son los más idóneos para lograr el objetivo; por el contrario, no estarían motivados a aprender en esas condiciones.

Conclusiones:

Ante esta situación, se concluye que las políticas adoptadas por Recursos Humanos no han sido las adecuadas. En primer lugar, el rendimiento de los trabajadores ha disminuido, pues no están motivados. A la vez, se observa en el último reporte que ellos no han llegado a las metas establecidas. En segundo lugar, se percibe que, últimamente, los empleados no se han identificado con la empresa: esto es evidente en la inasistencia a las actividades de confraternidad y culturales auspiciadas por la institución. El personal evita interactuar con sus jefes en las celebraciones de cumpleaños. Incluso, la comunicación entre ellos no está basada en el respeto ni en la asertividad. Aquello está afectando las coordinaciones que son necesarias para lograr los objetivos establecidos por la empresa.

ESTRUCTURA DEL INFORME DE RECOMENDACIÓN

EXPOSICIÓN

Análisis de la situación o el problema

Con

clus

ione

s

Recomendaciones:

Se sugiere adoptar las siguientes medidas:

1. Se ha decidido elaborar un programa de incentivos económicos, acorde con la producción del trabajador.

2. Se remunerarán las cuatros horas adicionales de trabajo que realizan los trabajadores.

3. Los nuevos lineamientos se comunicarán de manera oportuna y adecuada en las reuniones.

4. Además, a partir del próximo mes, se implementará el desarrollo integral de los empleados mediante talleres de capacitación, los que se efectuarán con personas idóneas para lograr las mejoras. Las cuales se realizarán en los horarios que elija el trabajador, y las horas que invierta para estos serán remuneradas.

5. Con respecto a las evaluaciones, estas no serán de manera continua, sino una vez al mes; con el objetivo de mejorar su desempeño laboral.

Es todo cuanto tengo que informar a usted.

Atentamente,

Lic. Juan Eduardo Rodríguez Zavala Gerente general ANEXO: - Informe técnico de los trabajadores - Guía de orientación general - Listado de firmas

EXPOSICIÓN

Rec

omen

daci

ones

FIRMA Y POSFIRMA

ANEXO

DESPEDIDA

FÓRMULA DE CUMPLIMIENTO

Actividad 1 Actividad 1 (material impreso)(material impreso)Lee el siguiente caso propuesto, revisa la estructura Lee el siguiente caso propuesto, revisa la estructura del informe de recomendación y redacta dicho del informe de recomendación y redacta dicho documento. Para ello, necesitas elaborar, primero, un documento. Para ello, necesitas elaborar, primero, un esquema de producción.esquema de producción.

Bibliografía

• CARNEIRO, M. (2014). Manual de redacción superior. Lima: San Marcos.

• MATEO, M. (2012). Redacción empresarial. Lima: Editorial Macro.• MURIAL, A. (1991). Comunicación escrita: de la palabra a la acción.

Lima: Talleres Gráficos P. L. Villanueva.• VALLADARES, O. (1997). Manual de redacción administrativa.

Lima: Editorial Mantaro.• PAREDES, N. (2015). «Informe de recomendación». Recuperado el 15

de septiembre de 2016, de: <https://prezi.com/wfkm5321grc9/informe-de-recomendacion/>.