Auditoria administrativa en la UNIVERSIDAD VALLE DEL GRIJALVA en el área de archivo

UNIVERSIDAD VALLE DEL GRIJALVA.

INTEGRANTES:

Karina Alegria Pérez

Liliana Sánchez Ramírez

Mariela Gómez Sánchez

CATEDRÁTICO:

LIC. Carmen Moreno Tóala

MATERIA:

Auditoría Administrativa II

TEMA:

Auditoría Administrativa en el Departamento de Servicios Escolares

en el ÁREA DE ARCHIVO.

CARRERA:

Administración de Empresas.

SEMESTRE:

6to.

TUXTLA GUTIERREZ, CHIAPAS.

JUNIO DEL 2014 AUDITORÍA ADMINISTRATIVA EN EN ÁREA DE ARCHIVO.

2

INTRODUCCIÓN. .................................................................................................................................. 3

ANTECEDENTES. .................................................................................................................................. 4

ORGANIGRAMA ESPECÍFICO. ........................................................................................................... 7

PLANEACIÓN ........................................................................................................................................ 8

FUENTES DE ESTUDIO. ..................................................................................................................... 10

INVESTIGACION PRELIMINAR. ...................................................................................................... 11

NOMBRE DEL ÁREA. ......................................................................................................................... 11

PROPUESTA TECNICA. ...................................................................................................................... 12

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES. ................................................................................................ 13

PLAN DE TRABAJO ............................................................................................................................ 15

FODA. .................................................................................................................................................... 17

FORMATERIA. ..................................................................................................................................... 18

CUESTIONARIOS, ENCUESTAS O ENTREVISTAS. ...................................................................... 20

UBICACION GEOGRÁFICA DIRECCIÓN O MAPA DE LA EMPRESA. ...................................... 23

ESCALA DE MEDICION. .................................................................................................................... 24

Herramientas de evaluación. .............................................................................................................. 24

EXAMEN. .............................................................................................................................................. 28

TECNICAS Y ANALISIS. .................................................................................................................... 29

INFORME. ............................................................................................................................................. 35

ANEXOS…………………………………………………………………………………...…………. 36


3

INTRODUCCIÓN.

El presente trabajo contiene la información que se obtuvo al aplicar una auditoria

administrativa en la UNIVERSIDAD VALLE DEL GRIJALVA en el departamento de

SERVICIOS ESCOLARES en el área de ARCHIVO, así como el fundamento teórico

de los procedimientos que se llevaron a cabo en dicha auditoria.

Se llevo a cabo una revisión integral, sistemática y evaluatoria de la empresa con el

propósito de determinar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora, así

mismo la realización de la auditoria permitió localizar deficiencias dentro de la

organización que de cierta forma entorpecían el buen funcionamiento de la misma.

La auditoria administrativa abarca el análisis total de la organización, con la finalidad

de detectar oportunidades de crecimiento que se traduzcan en una administración

eficaz y eficiente, logrando así, brindar las herramientas necesarias para alcanzar

una mayor competitividad en el mercado.


4

ANTECEDENTES.

Los antecedentes de la universidad valle del Grijalva se remontan al día 13 de

septiembre del año 1989, fecha en que, como respuesta a la demanda de educación

superior que los jóvenes bachilleres del estado reclamaban, inicia clases, en el

entonces Centro de Estudios Profesionales del Grijalva A. C. (CEPROG).

La oferta educativa inicial se origino con 4 carreras:

Contaduría Pública.

Ciencias de la Educación.

Administración Financiera y Bancaria.

Administración Pública.

Al año siguiente (1990), los directivos de la institución, (CEPROG) todavía advierten

que existen sectores de la población a los que la educación tradicional no atiende,

toda vez que están conformadas por personas económicamente activas o con

responsabilidades familiares que no les permiten acudir al nivel superior de estudios

de forma regular, por ello estructuran el modelo semi-escolarizado, mismo que

combina elementos pedagógicos que permiten al alumno la consecución de los

objetivos educacionales planeados en los programas de estudio.

Las primeras carreras que se ofrecen bajo esta modalidad son:

Contaduría Pública.

Ciencias de la Educación.

Continuando con su expansión, en 1992 la Secretaría de Educación, autoriza a la

universidad la apertura de la Licenciatura en Informática.


5

Un año importante para la universidad es 1993, en el que adquiere su actual

denominación: “Universidad Valle del Grijalva”, además que obtiene de la Secretaria

de Educación del estado, previo cumplimiento de los trámites exigidos la autorización

para las siguientes carreras:

Negocios Internacionales.

Ingeniería en Sistemas Computacionales.

Ingeniero – Arquitecto.

Así mismo, en este año, se actualizan los planes de estudio de las Licenciaturas de

Administración Pública y Ciencias de la Educación, para quedar conformados de la

siguiente forma:

Ciencias Políticas y Administración Pública.

Ciencias de la Educación con terminales en:

Psicología Educativa, Ciencias Sociales y Físico Matemático.

Para 1997, continuando con el crecimiento sostenido que la Universidad Valle del

Grijalva mantiene, se registra el Plan de Estudios de Ingeniería Civil y se adiciona a

la modalidad semi-escolarizada la carrera de Derecho.

En 1998 la UVG instala su primer campus con sede en Cintalapa y adiciona su oferta

Educativa en el campus Zona Norte con sede en Pichucalco iniciando sus funciones

en el mes de septiembre.

Además se autorizan las licenciaturas de:

Arquitectura.

Psicología del Factor Humano.

Mercadotecnia.

Administración de Empresas Turísticas.

Pedagogía.


6

Psicología Social.

Para el año 2000, se inician las clases en el campus fronterizo de la ciudad de

Comitán de Domínguez, siendo este el cuarto campus de la Universidad Valle del

Grijalva. Así mismo en el mes de febrero del mismo año se inician los siguientes

programas de postgrado:

Maestrías en Finanzas Estratégicas.

Especial en Derecho Penal.

Especialidad en Derecho Civil.

Especialidad en Procuración y Administración de la Justicia.

Especialidad en Formación Docente.

Especialidad en Problemas del Aprendizaje.

En Julio de este mismo año se adiciona la maestría en Ingeniería del Medio

Ambiente.

1989 CEPROG

1990 SE CREA EL MODELO SEMIESCOLARIZADO

1993 UNIVERSIDAD VALLE DEL GRIJALVA

1998 SE INSTALA EL CAMPUS CINTALAPA

1999 NACE EL CAMPUS PICHUCALCO

2000 INICIA EL CAMPUS COMITÁN

2003 SE APERTURA EL CAMPUS TAPACHULA

2006 INICIA EL CAMPUS COATZACOALCOS

2008 PASA A FORMAR PARTE DE LA RED DE FORMACION DE GRAN

ALCANCE, ALIAT UNIVERSIDADES.


7

ORGANIGRAMA ESPECÍFICO.

ARCHIVO


8

PLANEACIÓN

FILOSOFÍA:

El hombre es un ser racional, sociable, creativo, capaz de enfrentar el futuro.

La verdadera educación, abarca todo el ser y todo el periodo de la existencia

accesible al hombre, reconociendo las realidades y los valores superiores.

La verdadera educación es el desarrollo armonioso de las facultades físicas,

mentales y espirituales.

La educación integral es un factor fundamental para cambiar nuestra realidad

económica, social, cultural, moral y espiritual.

Mantenemos nuestra fe en Dios y el hombre, como principio y fin de nuestra

misión histórica.

Pertenecer a nuestro sistema educativo exige ser:

“LUX LUCIS HUMANITATE” (LUZ DE LUCES PARA LA HUMANIDAD).

VALORES:

C ompromiso

H onestidad

I ntegridad

A mor

P erseverancia

A rmonía

S ervicio

U nidad

V eracidad

G ratitud


9

MISIÓN:

Formación de profesionistas con alta calidad académica, humanística, con

niveles de excelencia en el campo de su profesión. que garanticen el éxito de

las organizaciones y promuevan la cultura de calidad a través de la filosofía

del mejoramiento continuo.

Propiciaremos en los estudiantes el espíritu de servicio, la vocación de líderes

emprendedores.

Comprometerse con la comunidad y el respeto a la dignidad de la persona

humana.

Teniendo el aprecio por los valores morales, culturales, históricos y sociales

de nuestro estado y del país.

Seremos la institución educativa que ofrezca las mejores opciones y servicios

educativos de calidad para satisfacer las expectativas de clientes regionales y

nacionales.


10

FUENTES DE ESTUDIO.

En esta etapa consiste en la familiarización con la función del área sujeto a

revisión, lo cual conlleva a una recolección de datos y algunas técnicas mas

utilizadas son las siguientes:

Observación. Esta es una de las técnicas más utilizadas e importante en el

campo investigativo por su objetividad al captar los hechos, será empleada

los días que sean necesarios.

Entrevista: si bien es cierto la entrevista es una de las técnicas, que

permite obtener información rápida y eficiente proporcionada por la misma

fuente. Por ende de acuerdo a la exigencia del estudio se precisara

utilizarla puesto que es más flexible y permitirá profundizar en la temática,

con la finalidad de que dé lugar a más información y será dirigida a la Lic.

Adriana Sánchez Villafuerte, encargada del área de archivo.

Encuestas este instrumento será empleado con la finalidad de adquirir

respuesta escrita por parte de los encuestados. Será dirigida a los clientes

consumidores de la farmacia, sus alrededores y se utilizaran preguntas

cerradas, algunas con opción a elegir.


11

INVESTIGACION PRELIMINAR.

Para poder recabar información fue necesario realizar oficios para la autorización

de esta práctica, así como también se elaboro un plan de trabajo para indicar los

tiempos en que se acudirá al área de archivo para solicitar información o

supervisión y por consiguiente el cronograma de actividades en el cual se dan a

conocer en qué tiempo se harán cada actividades de dicha práctica.

NOMBRE DEL ÁREA.

La auditoria administrativa se aplicará en la UNIVERSIDAD VALLE DEL

GRIJALVA campus Tuxtla Gutiérrez Chispas, en el departamento de SERVICIOS

ESCOLARES en el Área de ARCHIVO.


12

PROPUESTA TECNICA.

CRITERIOS DE EVALUACIÓN

FECHA:

NOMBRE DEL EMPLEADO:

MEDIANTE ESTE FORMATOSE DECEA CONOCER EL NIVEL DE DESEMPEÑO DEL

PERSONAL DE ÉSTA ÁREA, PARA ASÍ PODER IMPLEMENTAR UN MEJOR SERVICIO

DE ATENCIÓN AL ALUMNO. TOMANDO EN CUENTA LOS SIGUIENTES

INDICADORES:

4= EXCELENTE 3=BUENO 2=REGULAR 1=DEFICIENTE

FACTORES DE EVALUACIÓN CALIFICACIÓN

Servicio

Capacidad de respuesta

Atención

Aspectos que debería mejorar: Observaciones:

Totales:

Firma


13

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.

NO. ACTIVIDADES FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1

2

1

INTEGRACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO.

2

INVESTIGAR LA EMPRESA.

3

ADQUISICIÓN DE MATERIALES PARA LA ELABORACIÓN DE LA AUDITORIA.

4

ELABORAR OFICIOS DE SOLICITUDES.

5

GESTIONAR LOS OFICIOS.

6

ENTREVISTA CON LOS ADMINISTRADORES.

7

SOLICITAR LA INFORMACIÓN.

8

HACER UN PLAN DE TRABAJO.

9

DISEÑAR FORMATEARÍA.

10

ANALIZAR Y CLASIFICAR LA INFORMACIÓN.

11

ELABORAR ENCUESTAS Y APLICARLAS.


14

12

HACER ENTREVISTA.

13

HACER AUDITORÍA.

14

TABULAR LA INFORMACIÓN.

15

ELABORARA EL INFORME.

16

ELABORAR DIAPOSITIVAS.

17

ELABORAR LAS RECOMENDACIONES.

18

ELABORAR LAS DIAPOSITIVAS.

19

PRESENTAR EL TRABAJO FINAL EN EL SALÓN DE CLASES.

20

SUBIR EL TRABAJO FINAL AL INTERNET.


15

PLAN DE TRABAJO

UNIVERSIDAD VALLE DEL GRIJALVA

DEPARTAMENTO: Servicios Escolares.

AREA: Archivo.

ETAPA

FECHA HORA DESCRIPCIÓN DE

ACTIVIDADES

MATERIAL A UTILIZAR

OBJETIVO DE LA

ACTIVIDAD

RESULTADOS

I

20/02/2014

10:00 am Bienvenida de la Lic.Fany

Papelería y grabadoras.

Acordar los lineamientos de

Auditoria Administrativa.

Firma de convenio de la confiabilidad.

24/02/2014

10:30 am Entrevista de trabajo con la Lic. Adriana

Sánchez Villafuerte.

Cañón-información de

la empresa.

Concientizar la auditoria

administrativa.

Minuta concentrada de

acuerdos.

25/02/2014

10:00 am Platica dirigida al personal del

área de archivo.

Cañón Dar a conocer al área de archivo de la práctica a

realizar.

Conocer ampliamente el área de archivo.

26/02/2014

9:30 am

Conocer los horarios de trabajo de

alimentos o descanso.

Papelería Tener en cuenta los horarios accesibles a

ejecutar.

Saber los horarios para no

tener inconvenientes al

obtener información

II

27/02/2014

11:00 am Recepción de planeaciones, lineamientos y resultados de

trabajo operativo de la

empresa.

Archivos magnéticos.

Archivos físicos.

Conocer y analizar la

normatividad de la empresa.

Documentos.

04/03/2014

10:30 am Elaboración de papeles de

trabajo.

Papelería. Saber elaborar los documentos necesarios para

el acceso de información.

Documentos.


16

11/03/2014

11:00 am Revisión de los instrumentos de

evaluación.

Archivo físico. Conocer las herramientas que utiliza el

área auditada.

Expedientes, formatos

III

25/03/2014

12:00 am Elaboración de encuestas.

Papelería. Conocer la opinión de los

alumnos.

Conocer la opinión de los involucrados.

26/03/2014

12:30 am Aplicación de encuestas.

Papelería. Saber qué opinión tienen los alumnos

acerca del área de archivo.

Conocer el servicio que

ofrece el personal hacia los alumnos.

22/04/2014

11:00 am Análisis e interpretación

de los resultados.

Papelería. Analizar y compararla

opinión de los alumnos con la información que nos facilitaron.

Conocer más ampliamente la opinión de los

alumnos hacia el servicio que

ofrece.

IV

23/04/2014

12:30 am Elaboración del informe y

recomendacions

Papelería. Dar a conocer la información recopilada y

buscar alternativas

Llegar a la conclusión y que alternativas de

solución se tomarían en

cuenta. 25/05/2

014 10:00 am Presentación de

la auditoria con las autoridades

del departamento

de SERVICIOS ESCOLARES.

Papelería cañón

Darles a conocer los

resultados que se obtuvieron.

Dar a conocer la conclusión a que

llegamos y los resultados obtenidos.

03/06/2014

10:00 am Presentación de la práctica y

agradecimientos en la

universidad.

Cañón Dar a conocer la auditoria que se

realizo y los resultados obtenidos.

Presentar los resultados

encontrados en le área de archivo.


17

FODA.

F Buena ubicación.

Facilidad para encontrar los documentos.

Variedad de servicios.

O Apoyo por parte de los directivos.

Supervisión de la documentación (aplicación de

auditoría).

Apoyo por parte del departamento de finanzas

para la autorización de préstamo.

D Falta de información documental.

Falta de sistema de información actualizado.

Deficiente habilidades gerenciales.

A Perdida de documentación.

Bajas por mala atención en esta área.

Personal poco capacitado.


18

FORMATERIA.

COATZACOALCOTS COMITAN CINTALAPA

PICHUCALCO TAPACHULA TUXTLA

INSTRUCCIONES: DEBERA SER LLENADO CON LETRA DE MOLDE Y DUPLICADO, AL FINALIZAR, EL ORIGINAL QUEDARA EN ESTA DIRECCION Y LA COPIA AL INTERESADO.

PRÉSTAMO ALUMNO DE:

BAJA TEMPORAL PREPARATORIA LICENCIATURA PRÉSTAMO ADMINISTRATIVO

BAJA DEFINITIVA POSGRADO INGLÉS EGRESADO LICENCIATURA

EGRESADO POSGRADO

NOMBRE DEL ALUMNO:

ID:

DIRECCIÓN ACTUAL:

TEL:

CARRERA O PROGRAMA:

SEMESTRE: GRUPO: TURNO: MODALIDAD: E-MAIL:

GENERACIÓN (MES Y AÑO EN QUE EGRESASTES):

CAUSA DE LA BAJA:

FECHA EFECTIVA DE LA BAJA:

AUTORIZACIONES NOMBRE Y FIRMA FECHA OBSERVACIONES

1.- DIRECTOR DE LA ESCUELA

2.- CONTROL ESCOLAR

3.- BIBLIOTECA

4.- FINANZAS

SI ES BAJA, PASAR EN EL ORDEN PROGRESIVO PARA CONSEGUIR LAS AUTORIZACIONES

CORRESPONDIENTES; EN CASO DE SER PRÉSTAMO, PASAR SÓLO AL DEPARTAMENTO DE FINANZAS.

UVG DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ESCOLARES

OFICINA DE CONTROL ESCOLAR

ÁREA DE ARCHIVO

C A M P U S

SOLICITUD DE DOCUMENTOS


19

COATZACOALCOTS COMITAN CINTALAPA

PICHUCALCO TAPACHULA TUXTLA

ACTA DE NACIMIENTO CARTA DE BUENA CONDUCTA (PREPA)

CERTIFICADO DE PRIMARIA CONSTANCIA DE BACHILLERATO

CERTIFICADO DE SECUNDARIA CONSTANCIA DE TOMA DE PROTESTA

CERTIFICADO DE BACHILLERATO CENEVAL (CONSTANCIA)

CERTIFICADO PROFESIONAL CURP (COPIA)

ACTA DE EXAMEN PROFESIONAL CARTA DE PASANTE

CONSTANCIA DE SERVICIO SOCIAL DICTÁMEN DE REVALIDACIÓN DE

CERTIFICADO DE ESPECIALIDAD ESTUDIOS

CERTIFICADO DE MAESTRÍA COPIA COTEJADA DE CERTIFICADO

CERTIFICADO MÉDICO PROFESIONAL

CERTIFICADO PARCIAL COPIA COTEJADA DE ACTA DE

NACIMIENTO

FOTOS ( ) INFANTIL ( ) CREDENCIAL ( ) DIPLOMA ( )

TÍTULO PROFESIONAL

RESPONSABLE DE ARCHIVO DE CONFORMIDAD

NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA

UVG DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ESCOLARES

OFICINA DE CONTROL ESCOLAR

ÁREA DE ARCHIVO

C A M P U S

DOCUMENTOS QUE RETIRA


20

CUESTIONARIOS, ENCUESTAS O ENTREVISTAS.

ENTREVISTA.

LIC: ADRIANA SÁNCHEZ VILLAFUERTE.

1. ¿Les han aplicado algún tipo de auditoría, cuál?

Si, revisan los expedientes y cada expediente debe de tener como mínimo

el acta de nacimiento y el certificado de bachillerato y si llegara a faltar

algún documento se nos aplica una multa.

2. ¿Cada qué tiempo les aplican alguna auditoría?

Cada año.

3. ¿Existe un control de parte de la dirección hacia ustedes?

No.

4. ¿Cuál es la normatividad que manejan dentro del departamento?

No sé.

5. ¿Cuál es el procedimiento de aplicar esta normatividad?

No sé.


21

6. ¿El personal recibe alguna capacitación, cuál?

Si, cuando hay un sistema nuevo o innovación del sistema.

7. ¿Cuentan con un sistema adecuado para el control de los documentos?

No, pero llevamos el control en Excel.

8. ¿Cuál es la función primordial del área de archivo?

Que la documentación este bien resguardada y tratar bien al alumno.

9. ¿Cómo es el trato que se le brinda a los alumnos?

Si el alumno viene accesible se le da un trato digno pero si viene agresivo yo

también no podemos tratarlo bien.

10. ¿Han tenido alguna queja del área de archivo?

Si, quejas de mala atención y que a veces perdemos los documentos.

11. ¿Qué medidas de solución tomarían para resolver cualquier problema?

Por eso en un principio se les da el formato de documentación para respaldar

los documentos que nos entregan.


22

ENCUESTA.

¡Hola! Somos alumnas de la Universidad Valle del Grijalva y necesitamos de tu

colaboración para que respondas las siguientes preguntas.

1.- ¿Cómo considera la atención que brinda el área de archivo?

a) Buena b) Regular c) Mala

2.- ¿Cuándo realiza un préstamo, se lo entregan rápido?

a) Si b) No c) A veces

3.- ¿Has tenido algún problema en el resguardo de tus documentos?

a) Si b) No c) A veces

4.- ¿Consideras conveniente el proceso de préstamo (firma de finanzas)?

a) Si b) No

5.- ¿Te han extraviado algún documento?

a) Si b) No

6.- ¿Consideras que debe de mejorar el servicio de archivo?

a) Si b) No

¡Gracias por tu colaboración!


23

UBICACION GEOGRÁFICA DIRECCIÓN O MAPA DE LA

EMPRESA.


24

ESCALA DE MEDICION.

Herramientas de evaluación.

NOMBRE DE LA EMPRESA: ALIAT UNIVERSIDADES.

DEPARTAMENTO: SERVICIOS ESCOLARES.

ÁREA AFECTADA: ARCHIVO.

LISTA DE VERIFICACIÓN PARA EXPEDIENTE.

NO. PROGR

DESCRIPCIÓN ORIGINAL COPIA ARCHIVADO NO ARCHIVADO

OBSERVACIONES

1 ACTA DE NACIMIENTO.

2 CERTIFICADO DE PRIMARIA.

3 CERTIFICADO DE

SECUNDARIA.

4 CERTIFICADO DE

PREPARATORIA.

5 CARTA DE BUENA

CONDUCTA.

6 CERTIFICADO

MÉDICO.


25

NOMBRE DE LA EMPRESA: ALIAT

UNIVERSIDADES.

DEPARTAMENTO: SERVICIOS

ESCOLARES.


VERIFICACIÓN DE ENTREGA DE CONSTANCIAS DE ESTUDIOS.

NO.

PRG.

SOLICITUD

CONSTANCIA

SENCILLA

CONSTANCIA

CON

PROMEDIO

COMPRO

BANTE

DE PAGO

FECHA

CONSTAN-

CIA

ENTREGA-

DA

FIRMA DE

RECIBIDO

1

2 .

3

4

5


26


27

NOMBRE DE LA EMPRESA: ALIAT UNIVERSIDADES.

DEPARTAMENTO: SERVICIOS ESCOLARES.


VERIFICACIÓN DE BAJAS.

NO.

PROGR

SOLICITUD

CARRERA

SEMESTRE

MODALIDAD

TIPO DE BAJA

FECHA

SI

NO

TEMPORAL

DEFINITIVA

1

2

3

4

5

6


28

EXAMEN.

PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIÓN.

En lo que respecta a este apartado se evaluó aplicando una entrevista a la

licenciada Adriana encargada del área de archivo, así como también se aplicaron

encuestas a alumnos de esta institución con la finalidad de hacer comparación de

ambas opiniones y de esa forma sacar una conclusión de cómo es realmente la

atención que se les brinda al alumno.

También se ingreso a esta área e hicimos revisión de expedientes no encontrando

alguna deficiencia, al contrario los expedientes están ordenados acorde a las

carreras, de igual forma los documentos.


29

30%

50%

20%

0

¿COMO CONSIDERA LA ATENCIÓN QUE BRINDA EL ÁREA DE ARCHIVO?

BUENA

REGULAR

MALA

TECNICAS Y ANALISIS.

PREGUNTA 1 BUENA REGULAR MALA TOTAL

¿Cómo

considera la

atención que

brinda el área

de archivo?

Q % Q % Q % Q %

3 30 5 50 2 20 10 100

INTERPRETACIÓN:

De 10 alumnos que es el 100% de la muestra, el 30% considera una buena

atención por parte del área de archivo mientras que el 20% opina lo contrario y el

50% considera una atención regular. Por lo tanto la mayor parte de los alumnos no

se sienten a gusto con el trato que se les brinda.


30

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

SI NO A VECES

30% 30%

40%

¿CUANDO REALIZA UN PRETAMO, SE LO ENTREGAN RAPIDO?

INTERPRETACIÓN:

De 10 alumnos que es el 100% de la muestra el 40% opina que la entrega de los

documentos al solicitar un préstamo a veces se lo entrega rápido mientras que el

30% dice que sí y el resto lo consideran que no actúan de una forma rápida.

PREGUNTA 2 SI NO A VECES TOTAL

¿Cuándo

realiza un

préstamo, se

lo entregan

rápido?

Q % Q % Q % Q %

3 30 3 30 4 40 10 100


31

40%

20%

40%

0

¿HAS TENIDO ALGUN PROBLEMA EN EL RESGUARDO DE TUS DOCUMENTOS?

SI

NO

A VECES

PREGUNTA 3 SI NO A VECES TOTAL

¿Has tenido

algún

problema en el

resguardo de

tus

documentos?

Q % Q % Q % Q %

4 40 2 20 4 40 10 100

INTERPRETACIÓN:

De 10 alumnos que es el 100% de la muestra el 20% no ha tenido ningún

problema en el resguardo de los documentos sin embargo un 40% opina lo

contrario y el 40% restante opina que a veces tienen algún problema.


32

SI40%

NO60%

¿CONSIDERAS CONVENIENTE EL PROCESO DE PRESTAMO?

PREGUNTA 4 SI NO TOTAL

¿Consideras

conveniente el

proceso de

préstamo (firma de

finanzas)?

Q % Q % Q %

4 40 6 60 10 100

INTERPRETACIÓN:

De 10 alumnos que representa el 100% de la muestra el 60% no considera

conveniente el proceso de préstamo ya que se pierde tiempo al solicitar la firma de

finanzas mientras que el 40% opina lo contrario.


33

40%

60%

¿TE HAN EXTRAVIADO ALGUN DOCUMENTO?

NO

SI

INTERPRETACIÓN:

De 10 alumnos que representa el 100% de la muestra el 40% opina que si les han

extraviado algún documento sin embargo el 60% opina que no se le ha extraviado

ningún documento.


¿Te han extraviado

algún documento?

Q % Q % Q %

4 40 6 60 10 100


34

0%

20%

40%

60%

80%

SI NO

¿CONSIDERAS QUE DEBE DE MEJORAR EL SERVICIO DE ARCHIVO?

INTERPRETACIÓN:

De 10 alumnos que es el 100% de la muestra el 80% opina que el servicio de

archivo debe de mejorar ya que no tienen los suficientes conocimientos para llevar

a cabo el control de los documentos asimismo el 20% opina lo contrario.


¿Consideras que

debe de mejorar el

servicio de archivo?

Q % Q % Q %

8 80 2 20 10 100


35

INFORME. Tuxtla Gutiérrez, Chiapas.

21 de Mayo del 2014

LIC. Adriana Sánchez Villafuerte. ASUNTO: Informe general

ENCARGADA DEL ÁREA DE ARCHIVO. De los resultados

DEPARTAMENTO DE SERV. ESCOLARES obtenidos en la

ALIAT UNIVERSIDADES Auditoría.

UNIVERSIDAD VALLE DEL GRIJALVA.

A través de este medio me dirijo a usted con la intención de darle a conocer los

diferentes problemas o situaciones que se detectó durante la práctica de Auditoría,

se utilizaron herramientas para evaluar dicho entorno. Así como se le aplico una

encuesta a alumnos de la Universidad con la finalidad de saber la opinión que

tienen ellos acerca de esta área.

ARROJANDO LAS DIFERENTES DEFICIENCIAS:

De acuerdo a la encuesta aplicada el servicio al cliente es poco favorable.

Al realizar el préstamo de documentación, es lento debido al procedimiento

que se realiza.

Falta de seguridad en el resguardo de los documentos.

El proceso de préstamo genera pérdida de tiempo al acudir al área de

finanzas para solicitar la firma.

El personal no está altamente capacitado en cuanto a la atención al cliente.

El personal no cuenta con los conocimientos suficientes respecto a la

normatividad de la universidad.


36

ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN:

Que al personal se les brinde información acerca de la filosofía de la

universidad para que tengan conocimientos necesarios y una mejor actitud

con el cliente.

Se aconseja la implementación de un software especializado para la

verificación de adeudos en el área de archivos, y así la optimización de

tiempo.

Capacitar al personal constantemente para que cambien la actitud que

tienen hacia los alumnos y brinden un mejor servicio.

Implementar una mayor comunicación entre el departamento de

admisiones y del área de archivo para que tener conocimientos de que

documentos entrega el alumno.

Sin más por el momento, esperamos que le tome importancia a nuestras

recomendaciones y le enviamos un cordial saludo.

ATENTAMENTE.

______________________ _____________________ ________________________

KARINA ALEGRIA PÉREZ LILIANA SÁNCHEZ RAMÍREZ MARIELA GÓMEZ SÁNCHES


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Education

Auditoria administrativa en la UNIVERSIDAD VALLE DEL GRIJALVA en el área de archivo