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El cierre contable es el proceso consistente en cerrar o cancelar las cuentas de resultados y llevar su resultado a las cuentas de balance respectivas.

Al finalizar un periodo contable, se debe proceder a cerrar las cuentas de resultado para determinar el resultado económico del ejercicio o del periodo que bien puede ser una pérdida o una utilidad.

Recordemos que las cuentas de resultados son las cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y costos de producción y las de balance son el activo, pasivo y patrimonio.

El resultado final de la cancelación de las cuentas de resultados, se debe llevar a la respectiva cuenta de patrimonio. Si el resultado es una pérdida se disminuirá el patrimonio, y caso contrario, si el resultado es utilidad, la cuenta de patrimonio se incrementará.

No sobra recordar que la utilidad surge cuando los ingresos superan los costos y gastos, y la pérdida cuando los costos y gastos superan los ingresos.

Antes de proceder a cancelar las cuentas de resultado, se debe proceder a realizar los ajustes y conciliaciones del caso.

Entre los ajustes más importantes que se deben hacer está la depreciación de los activos fijos, la amortización de los activos intangibles y diferidos, la provisión de cartera y los ajustes necesarios en los inventarios. [Consulte: Depreciación, Métodos de depreciación, Provisión de cartera, y Amortización de activos intangibles]

Es importante también la conciliación de las cuentas bancarias lo que le permitirá realizar los ajustes necesarios a dichas cuentas.

Las reclasificaciones de las cuentas es un proceso importante que se debe llevar a cabo, principalmente en la cuentas de bancos, clientes, proveedores, y en cualquier otra cuenta que resulte con un saldo en rojo o negativo. Un ejemplo clásico de las reclasificaciones es cuando la cuenta de bancos arroja un saldo en rojo, caso en el cual se debe reclasificar como una cuenta de pasivo.

realización de los ajustes necesarios a los diferentes activos para reconocer su valorización o desvalorización, tal como lo establecen nuestros principios de contabilidad.

La depreciación, la provisión de cartera, los métodos de valuación de inventarios, las políticas de clientes, proveedores y de inventarios, son elementos que permiten variar los resultados finales, por lo que se deben analizar detenidamente para decidir cual es el procedimiento más adecuado para la consecución de los objetivos trazados.

Aspectos como por ejemplo, el tratamiento que se le da a las adiciones o mejoras de los activos fijos, pueden tener incidencia en el valor patrimonial de los activos que se declaren, por lo que no se deben dejar de lado.

Cuando se hace el cierre contable al finalizar el periodo contable, se deben elaborar los respectivos asientos contables de cierre.

Estos asientos contables tienen como objetivo la cancelación de las cuentas de resultado contra la cuenta de pérdidas y ganancias [5905].

Al finalizar el año, y una vez se han realizado los ajustes pertinentes, se procede a cancelar cada una de las cunetas de ingresos, gastos y costos para determinar la utilidad del ejercicio, y esta cancelación se registra en los comprobantes de cierre.

Es al momento del cierre contable cuando las cuentas de ingresos se debitan y las cuentas de gastos y costos se acreditan contra la cuenta 5905, con el fin de cancelarlas, es decir, dejarlas en ceros.

Estas cuentas para su cancelación  se debitan o acreditan por el mismo valor que tienen acumulado.

Supongamos que en la cuenta 4135 tenemos la suma de $1.000.000 y en la cuenta 5205 la suma de $600.000. Entonces..Código Cuentas Debe Haber

4135 Comercio al por mayor y al por menor

1.000.000

5905 GANANCIAS Y PERDIDAS 1.000.000

5205 Gastos de Personal 600.000

5905 GANANCIAS Y PERDIDAS 600.000

La utilidad o perdida se determina en el saldo de la cuenta Ganancias y Pérdidas.

DEBE HABER

600.000 1.000.000

400.000

Una vez determinada la utilidad del periodo, se calculan los impuestos y las reservas de acuerdo con la legislación vigente y con los estatutos de la empresa. Si hay perdida no se liquidan ni impuestos ni reservas, puesto que estos se liquidan sobre la utilidad.

Utilidad=400.000*33%=132.000 CONTABILIZACIÓN DE IMPUSTOS

Código Cuenta Debe Haber

5905 Ganancias y Perdidas 132.000

2404 De renta y Complementarios

132.000

SUMAS IGUALES 132.000 132.000

Contabilización Reserva◦ 400.000 – 132.000=268.000

Código Cuenta Debe Haber

5905 Ganancias y Perdidas 80.400

3305 RESERVAS OBLIGATORIAS

330505 Reserva legal 10% de $268.000

26.800

3310 RESERVAS ESTATUTARIAS

20% sobre utilidad liquida (268.000*20%)

53.600

SUMAS IGUALES 80.400 80.400

Una vez calculados los impuestos y las provisiones obtenemos el valor real de la utilidad a distribuir. Entonces debemos realizar la cancelación de la cuenta Ganancias y Perdidas, acreditando la cuenta Utilidad del ejercicio, cuando haya utilidad o debitando la Cuenta Pérdida del Ejercicio, cuando haya perdidas.

Utilidad Neta – Impuestos – Reservas=Utilidad del Ejercicio.

Entonces la utilidad es igual a:◦ 400.000 – 132.000 – 80.400 = 187.600

Código Cuentas Debe Haber

5905 GANANCIAS Y PERDIDAS 187.600

3605 UTILIDAD DEL EJERCICIO 187.600

SUMAS IGUALES 187.600 187.600

Documento que contiene los asientos de cierre para cancelar las cuentas nominales, los asientos para determinar impuestos, reservas y la utilidad del ejercicio, conceptos puestos a disposición de la asamblea.