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ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS
ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS
UNIDAD 5: CONSIDERACIONES DE CANTIDAD
5.1 CLASIFICACIÓN DE COMPRAS
Principales compras que se efectúan.
Compras por la frecuencia de material. Compras para reabastecer stocks.
Compras por trayectoria. Compras por la naturaleza de los materiales.
5.2 PRONÓSTICOS DE COMPRAS
Un pronóstico es una proyección del futuro basada en cantidades de lo pasado.
Estimación de lo que se necesita para la producción, venta.
TIPOS DE PRONOSTICOS
Cualitativos: es lo subjetivo y regularmente lo utilizan las micro empresas
Cuantitativo: se basan en cantidades exactas, datos e indicadores lo
utilizan las macroempresas.
Causales: suponen que la demanda está relacionada con uno o más
factores subyacentes del ambiente.
Simulación: permiten al pronosticador recorrer una gama de suposiciones sobre la condición del pronóstico.
5.3 INVENTARIO
Relación detallada y ordenada y valorada de los elementos que componen el patrimonio de una empresa (activos de la empresa)
TIPOS DE INVENTARIOS.
Inventario en tránsito ( lo que se solicitó y aún no se encuentra en la empresa)
Inventarios terminados (resguardado) Inventarios anticipados (para no quedar mal con los clientes) Inventario independiente ( por departamentos)
Inventarios amortiguadores ( para contigencias) Inventario en proceso (lo que se está produciendo)
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5.4 PLANEACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DE COMPRAS
Con frecuencia, los precios sufren variaciones en cada compra de mercancías que se hace durante el ciclo contable.
Existen dos sistemas para calcular los inventarios el sistema periódico y el sistema permanente.
Al realizar una compra los primeros factores son calidad del producto, cantidad
requerida, precio y fecha de entrega.
UNIDAD 6: SELECCIÓN Y RELACIONES CON EL PROVEEDOR
El desempeño del proveedor tiene un impacto mayor sobre la productividad, calidad y competitividad de la organización compradora que es considerado por
la mayoría de los administradores.
Mejorar las relaciones entre comprador y vendedor es uno de los aspectos clave,
en general en el área de selección de proveedor.
Una decisión estratégica critica para cualquier organización se centra sobre el
aspecto de producir o comprar, esto puede influir en el desempeño total de la organización.
6.1 PROVEEDOR
Es la persona o empresa que abastece a otras empresas con existencias
(artículos) los cuales serán transformados para venderlos posteriormente o directamente se compran para su venta.
6.2 DECISIONES EN LA SELECCIÓN DEL PROVEEDOR
La toma de decisiones es el proceso a través del cual se identifica una
necesidad, se establecen alternativas, se analizan y se elige una de ellas.
Existen algunos puntos clave para la toma de decisión.
Identificación de la necesidad de tomar una decisión para elegir al mejor proveedor.
Identificación de criterios de decisión. Asignación de peso a los criterios.
Desarrollo de alternativas. Análisis de alternativas. Selección de alternativas.
Implementación de alternativas.
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6.3 EVALUACIÓN DE LOS PROVEEDORES
Una vez homologado el proveedor es necesario asegurar que las expectativas
apuntadas inicialmente se mantengan a lo largo del tiempo. De esta manera,
deberá efectuarse una evaluación continuada para asegurarse de que el
proveedor cumple los requisitos establecidos.
Calidad de los suministros.
Fiabilidad de plazo de los suministros.
Flexibilidad del proveedor.
Fiabilidad de la información.
Competitividad.
Cuenta a la hora de evaluar a los proveedores, es necesarios calificarlos con un
porcentaje a cada uno de ellos:
1.- CALIDAD DE SUMINISTRO 50%
2.-FELXIBILIDAD DE SUMINISTRO 20%
3.-FLEXIBILIDAD DE PROVEEDOR 20%
4.-FLEXIBILIDAD DE INFORMACION 5%
5.- COMPETITIVIDAD 5%
BENEFICIOS DE LA EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Reducir costos, mediante la disminución de los niveles de stocks de seguridad, de rechazos y desperdicios, etc.
Contar con una base de proveedores calificados para respaldar
sólidamente las decisiones de compra o contratación.
Evitar que proveedores no calificados participen en la cadena de
producción y en el camino crítico de las prestaciones a los clientes.
Asegurar que los proveedores cuentan con los recursos necesarios para
garantizar entregas de acuerdo a los requerimientos establecidos.
6.4 EVALUACIÓN DE LAS FUENTES POTENCIALES
Capacidad técnica o de ingeniería. Fuerza de fabricación o distribución.
Evaluación de administración, evaluación financiera.
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DONDE SE ENCUENTRAN LOS PROVEEDORES
Publicaciones especializadas en la actividad de la empresa. Asociaciones empresariales y profesionales.
Base de datos de organismos públicos.
MAPA MENTAL SOBRE PROVEEDOR.
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UNIDAD 7: DETERMINACIÓN DE PRECIOS
Consiste en vender un mismo producto o distintos precios dependientes del lugar
del cliente o de la época del año de que se trate.
El rol de compras no está limitado solo a colocar y activar ordenes realizar un
seguimiento de los pedidos a través de los contactos con el proveedor
En base al costo de transporte
En base al retorno meta sobre la inversión En base a la demanda
En base al costo
7.1 RELACIÓN ENTRE EL COSTO Y PRECIO
Los términos costo y precio a menudo son considerados sinónimos, aunque estas dos palabras se refieran a medidas del valor monetario o económico, son sustanciales sus diferencias.
El costo engloba el esfuerzo económico o desembolso dinerario en que incurre un empresario para producir sus bienes o servicios.
Los costos de producción se generan mediante la sumatoria de gastos
corporativos como materias primas, mano de obra, gastos de administración, electricidad, agua etc.
El precio es la variable de marketing mix que se manipula a menudo para obtener resultados en términos de marketing, esta estrategia muy utilizada se utiliza por tres motivos fundamentales:
El precio es de las variables más cambiantes
En determinados escenarios económicos comerciales, el precio es una de las herramientas más eficaces.
El precio es muy visible para el consumidor, es decir, fácil de apreciar.
7.2 TIPOS DECOMPRAS
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Compras tradicionales: Caracterizadas por la existencia de múltiples
proveedores para un mismo tipo de bien o servicio, relaciones a corto plazo entre las firmas involucradas en un ambiente de desconfianza en
general se adquieren mayores cantidades para resguardarse de los incumplimientos de los proveedores.
Compras justo a tiempo: Compras de bienes físicos la gran mayoría de este tipo de productos permite su visualización, su prueba y su control de
calidad antes que sean adquiridos ofreciendo así una mayor seguridad en las compras. Los requerimientos de bienes físicos en una empresa dan origen a una orden de compra.
Compras de servicios: La particularidad de este tipo de productos hace
que se presenten mayores dificultades en el aprovisionamiento ya que no es posible una evaluación previa a su prestación.
Compras locales: Se refieren a las contrataciones de servicios nacionales
o nacionalizados a las adquisiciones de materia primas materiales o
insumos que se fabrican en el mismo país en donde opera la firma compradora las firmas pueden ser de origen nacional o extranjero.
Compras internacionales: Son compras que se realizan a diferentes
mercados del mundo a través de proveedores con oficinas comerciales
en el mismo país que la firma compradora o a través de diferentes agentes de comercio internacional corredores, representantes, distribuidores.
Compras de economato: Aquellas que son de pequeña importancia
económica como papelería, útiles e insumos de oficina artículos de
higiene, la variedad involucrada y la diferente frecuencia de compras de este tipo de bienes es tan amplia que no se justifica la emisión de órdenes
de compra para cada una de estas adquisiciones.
Compras de mediana magnitud: Se refieren a aquellas que involucran
mayores montos de dinero. En estos casos se deberán tomar mayores resguardos como un seguimiento más frecuente de las mismas o la
conveniencia de realizarlas en forma personal para constatar especificaciones realizar pruebas o solicitar modificaciones de diseño.
Compras recurrentes: Se realizan en forma constante y relativamente uniforme en estos casos es frecuente que los abastecimientos se basen
en contratos con proveedores preseleccionados y se realicen de acuerdo a las políticas existentes.
Compras spot: Se efectúan por única vez generalmente para cubrir una necesidad extraordinaria. Como la construcción de una planta.
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7.3 COSTO
Es el gasto económico que representa la fabricación de un producto o la
prestación de un producto.
El costo está formado por materia prima y mano de obra indirecta.
7.4 TIPOS DE COSTOS
7.5 PRECIO
Es el valor asignado a un bien material o servicio de acuerdo con su valor
intrínseco así como la oferta y demanda existente en ese momento.
7.6 PASOS QUE SESIGUEN PARA DETERMINAR UN PRECIO
El costo del producto que se refiere a todos los gastos y costos incurridos para la fabricación y distribución del bien.
Los objetivos de la compañía que se mencionaron anteriormente en base a los cuales se establece un patrón para fijación de precios.
La competencia pues entre mayor sea esta y más similar sea el producto
y más similares deberán ser también los precios. En base al costo: toma en cuenta el margen de contribución o cantidad en
la que se busca que el precio exceda a los costos directos de fabricación.
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7.7 QUE SON LOS DESCUENTOS
En una reducción y disminución en el precio de un producto o servicio, el descuento es representado como un beneficio para el comprador, pero el
vendedor pierde una parte proporcional de lo que ha invertido.
7.8 CUANDO SE APLICAN.
Se aplican cuando compran grandes cantidades de materia prima, productos o servicios (cuando hay promociones)
MAPA MENTAL DE PRECIO.
UNIDAD 8: ASPECTOS LEGALES DE LAS COMPRAS
8.1 AGENTE DE COMPRAS
Son aquellas personas que trabajan o dependen del comprador o importador, buscan los proveedores y seleccionan la mejor oferta, por cuyo trabajo reciben una comisión pagada por el importador. Esta comisión no tributa en
consecuencia no debe adicionarse al precio de factura para objeto del cobro de los tributos.
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8.2 RESPONSABILIDADES
Mantener una continuidad en los suministros teniendo en cuenta los
programas. Proporcionar estos suministros de acuerdo con las normas de calidad
requeridas.
Obtener los productos necesarios al costo total más bajo posible, dentro de las condiciones y plazos de entrega requeridos.
Prevenir de las variaciones de precios en el mercado, así como de las coyunturas o las tendencias que sean del interés de la organización.
Para cumplir sus responsabilidades el agente de compras debe realizar
las sig. Actividades. Búsqueda y evaluación de los proveedores: Constituye una de las
actividades más importantes de la función de compras tendente a tener una calificación de los proveedores en función de su capacidad de respuesta frente a nuestra empresa, lo que constituye un punto de partida
para las futuras relaciones comerciales. Mantenimieniento de un archivo actualizado de productos con sus
características técnicas, códigos de identificación, suministradores, precios y condiciones de entrega y pago.
Negociación permanente de precios, calidad presentaciones y plazos de
entrega en función de las previsiones de compra y calificación del proveedor.
Previsión de compras en su aspecto tanto técnico como económico y financiero.
Planificación de pedidos por artículo y proveedor, determinando los
volúmenes de pedidos y fechas de lanzamiento previstas. Preparación de órdenes de compras, lanzamiento de pedidos y
lanzamiento y seguimiento de los mismos hasta su recolección y control de la calidad en el caso que lo requiera.
Solventar discrepancias en la recepción del producto.
Analizar variaciones en precios plazos de entrega y calidad.
8.3 ORDEN DE COMPRA
Es un documento similar a la nota de pedido, se utiliza para solicitar mercaderías a un determinado proveedor cuando se encuentran en una, misma localidad y el
proveedor no envía vendedores para ofrecer el producto.
Es el documento formal que utiliza el departamento de compras para solicitar la
mercadería que requiere. Debe ser concreto, claro y especifico en lo que se solicita.
Antes de emitir la orden de compra, debe enviarse una solicitud de cotización a cada uno de los proveedores que pueden abastecernos de las mercaderías
requeridas las cotizaciones por los proveedores se precederá a emitir la orden de compra a nombre del proveedor elegido.
8.4 CANCELACIÓN DE COMPRA
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Es cuando ya no queremos el producto, servicio solicitado, se debe solicitar la
cancelación de una orden de compra por medio de un formato establecido no mayor a 24 horas en una adquisición inferior a 100 utm.
8.5 AUTORIDAD LEGAL DEL AGENTE DE COMPRAS
La autoridad legal va hacer ejercida por el agente de compras quien posee la
autoridad legal para ejecutar contratos en nombre de la empresa.
En una empresa grande, el agente de compras puede también tener personal
que incluye compradores y despachadores.
