Tanto La organización como la

comunicación se encuentran estrechamente

vinculadas dentro del funcionamiento que busca

resultados positivos entre necesidades y

satisfactores. Sus vínculos vienen dados a través

de los componentes:

a) Políticos, de una

acción estratégica

global.

b) Socioculturales, de los

valores y de las

representaciones

simbólicas de las

acciones reguladas por

normas.

c) Psicológicos, los establecidos

mediante las acciones dialógicas entre

los participantes o miembros de la

organización.

Es la forma de comunicación que de manera expresa establece la organización, mediante protocolos, manuales y reglamentos, que generan todo un sistema de comienzo a fin dirigido y utilizado por todos los miembros de la empresa. Define el modo en que cada persona debe comportarse y cómo debe recoger y transmitir la información que circula. Este tipo de comunicación constituye el cómo debe llegar la información según el nivel jerárquico que ocupe el receptor.

fluye dentro de la organización sin

canales preestablecidos y surge de la

espontaneidad de los empleados. Se le

da alto nivel de credibilidad y suele estar

relacionada con asuntos personales

acerca de individuos o grupos de la

organización. Este tipo de comunicación

es conocida popularmente como

“rumores o ruidos” y sirve para que los

altos niveles jerárquicos conozcan las

condiciones personales de los

empleados y del entorno de la empresa.

Formal Informal

Características:

Ser abierta: para comunicarse con el

medio ambiente exterior de manera

interactiva. Ser evolutiva: no rutinaria ni excesivamente

formalista, a fin de manejar con eficacia su

desarrollo frente a lo imprevisto.

Ser flexible: para permitir igualmente y de

manera oportuna comunicaciones formales

e informales.

Tener finalidad explícita: que proporcione

un hilo conductor, coherente a la

comunicación formal.

Ser auto-responsable: para todos los miembros, con

la finalidad de evitar la búsqueda de un “poder

artificial”, por parte de algunos mediante la retención

de información.

Ser energética: para crear, por sí misma,

mediante información, formación educativa y

comunicación, potencialidades internas que

pueden ser llevadas a una finalidad práctica.

Variables de funcionamiento:

Estudio de las estructuras:

Organigrama, sociograma, procedimientos,

organización y mecanismos de

coordinación del trabajo, flujos de

información y comunicación, estructuras

físicas y técnicas, condiciones de trabajo y

de seguridad.

Estudio de las estrategias:

Verificar si la estrategia existe,

si es pertinente y coherente, si

sus directrices generales son

conocidas por todos los

actores de la organización.

Estudio de la cultura:

Revisión de la historia de la organización,

de sus personalidades más relevantes, de

los sistemas de valores, costumbres

colectivas, ritos y estilos de administración,

formas de lenguaje, jergas internas y de las

características demográficas.

Estudio de los comportamientos:

Mediante la observación de opiniones y percepciones, imágenes y

representaciones individuales y colectivas, que unido a la

observación de las prácticas reales dará una importante información

sobre los grados de implicación de los actores en el funcionamiento

de la organización. También permitirá descubrir y delimitar los estilos

de relaciones y modos de comunicación informal existentes,

descubrir las características de la comunicación, vistas por los

distintos actores.

Flujos de comunicación:

Descendente:

Se ocupa de comunicar el orden

establecido para el desarrollo de tareas,

roles, entrenamiento, capacitación,

directrices, políticas, etc.

Su carácter principal se establece por la

naturaleza de la organización, dar orden.

No solamente desde el sentido imperativo

de quien da una orden, sino desde el

sentido de organizar y ordenar. Una de las

principales funciones de la comunicación

descendente es la de comunicar la cultura

organizacional y las directrices de cómo

cumplirlas.

Ascendente:

Es aquella que al contrario de la

descendente se da desde los niveles

jerárquicos más bajos de la

organización hacia los niveles más

altos , este flujo de comunicación

permite que los colaboradores

trabajen de manera pro activa en la

toma de decisiones y participen de

manera constante en la creación e

innovación de la organización, hay

quienes consideran que la

comunicación ascendente es

indispensable pues desde aquí se

habla de retroalimentación constante y

se fundamenta en el conocimiento

mutuo de pensamientos y acciones.

Horizontal:

Es aquella que se establece

entre miembros de un mismo

nivel jerárquico. Pueden ser

entre departamentos, grupos o

de forma individual, no hay

presencia de autoridad y sirven

para agilizar la estructura

organizativa. Ese tipo de

información se puede obtener

a través de juntas, informes,

asambleas, etc.

Oblicua:

Es la que se puede realizar entre el

gerente de departamento de

comercialización y un empleado de

finanzas y que está prevista en la

organización. Es la necesidad de la

coordinación intergrupal, debidas a una

urgencia por parte del emisor para

conseguir una respuesta del receptor.

Los canales de comunicación

Los medios más eficaces para transmitir información

son las reuniones y el teléfono. Permite condensar

una gran cantidad de información en un breve

espacio de tiempo.

La comunicación escrita (correos) son apropiados

sólo cuando la tarea requiere una gran cantidad de

información detallada y compleja. Es un tipo de

lenguaje más preciso que los anteriores y a la vez

más objetivo ya que no está sujeta a tantas

distorsiones como la palabra hablada.

La comunicación escrita es útil también cuando

necesita crearse un registro de la información

tratada.

Importancia

Gracias a ésta el trabajo en equipo es más eficiente, ayuda a tener

un armonioso ambiente laboral donde los malentendidos

disminuyen y se logran mejores resultados dentro de las diferentes

áreas. En consecuencia, se tiene una alta productividad en las

mismas, lo que se resume en una organización fuerte, sólida y en

crecimiento.

"La comunicación propicia la coordinación de actividades

entre los individuos que participan en las mismas, y

posibilita el alcance de metas fijas." (Bonilla Gutiérrez,

1988.)

En la actividad laboral, de acuerdo con las investigaciones, el

80% de los empleados que fallan lo hace porque no sabe

relacionarse con sus compañeros. Gracias a la comunicación, los

individuos que integran la organización logran entender su papel

dentro de ella, y así ofrecen mejores resultados respecto a su

actividad.

Dentro de una organización se necesita el constante uso de la

comunicación, ya que la comunicación propicia la coordinación de

actividades entre individuos que participan dentro de la misma: "Nos

comunicamos para trabajar en equipo, enseñar a otros, dirigir, negociar,

trabajar, atender a los clientes, entrevistar, escuchar, encabezar juntas de

trabajo, resolver conflictos, etc." (Adler y Jeanne, 1983).

Otro punto muy importante a tomar en cuenta para lograr una

comunicación eficaz, es el saber escuchar. En una organización se tiene

que saber qué necesita la otra parte, qué piensa, qué opina de la

organización. Teniendo estos datos, se puede estructurar el mensaje

adecuado que cumpla con los objetivos planteados. Todas las empresas

tienen necesidades diferentes de comunicación, pero es esencial que

exista una evaluación y selección en los mensajes y medios que se vayan

a utilizar hacia su público, tomando en cuenta el perfil de la organización

Existen dos factores importantes para lograr una comunicación efectiva

en una organización:

Buen sistema de comunicación

La persona que lo hará efectivo.