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DIEZ REGLAS ESENCIALES DE ETIQUETA PARA EL EMAIL
Las reglas de etiqueta en la comunicación personal son indispensables, tanto en el mundo
de los átomos como en el de los bits. Y aunque los propósitos para comunicarnos pueden
ser variados, todos queremos que nos entiendan cuando decimos algo en cualquier idioma.
El uso del lenguaje tiene reglas básicas de uso según al medio que utilizamos. Es
importante recordar que no es lo mismo decir las cosas hablando que por escrito. No
podemos usar las mismas reglas cuando se requieren diferentes tipos de redacción: un
recado en papel, un email, un memo, una carta de trabajo, etc.
Pensemos en una situación imaginaria en la que sólo fuera posible comunicarse vía correo
postal y recibir respuesta a una carta tomara, como tiempo mínimo, 15 días. Puedo apostar
que cualquiera pensaría más de dos veces lo que escribe, porque un error de comunicación
costaría por lo menos 30 días de angustia para intentar corregirlo. Si bien es cierto que el
email nos ha salvado de un escenario así, también hay que tomar muy enserio las reglas de
etiqueta al escribir en este medio tan inmediato de comunicación, al menos si deseamos
obtener algo a cambio de nuestro acto de comunicarnos. Por eso aquí te presentamos 10
reglas esenciales de etiqueta para escribir un email.
1. No usar mayúsculas
D.R. Samuel Cepeda Hernández ©2012
Gritar nunca a sido cordial, no importando en que medio lo hagas. En el lenguaje hablado
tiene un alto costo social, es muy mal visto. En un email también: No escribas en
mayúsculas ninguna palabra en un mensaje a título personal. Sólo en mensajes oficiales
(memos, correos electrónicos con fines de trabajo) que pretenden usar jerarquía de
información para facilitar la lectura: título, subtítulo, párrafos informativos, pudiera haber
alguna excepción.
2. Sé concreto
D.R. Samuel Cepeda Hernández ©2012
La ventaja de que el email sea un medio inmediato de comunicación es también una
desventaja cuando somos quien recibe. Si te pones en el lugar del otro cuando escribes
entenderás que leer textos muy extensos puede significar dejar de leer otro de los tantos
correos que se han recibido en el mismo momento. Esto es motivo suficiente para que
alguien pudiera no leer tu envío.
3. Un saludo adecuado
D.R. Samuel Cepeda Hernández ©2012
Mide el nivel de respeto de la persona a quien escribes para elegir el tipo de saludo que
debes emplear. Siempre inicia con un saludo sencillo y puedes ir aumentando gradualmente
el respeto si amplías el saludo con el nombre, apellido o título que ostenta el destinatario.
4. Comienza con el título
D.R. Samuel Cepeda Hernández ©2012
Hay que recordar que el correo electrónico tiene partes básicas: título, saludo, cuerpo y
firma. Todas las partes son importantes, pero la que llega primero al destinatario y podría
determinar que el email sea o no sea leído por completo, es el título. Utiliza las menos
palabras posibles que resuman el contenido de todo el correo. Es una atención muy bien
recibida que desde el título ofrezcas información suficiente para que el otro pueda detectar
el nivel de importancia que tiene tu mensaje y decida si lo lee de inmediato o puede esperar
a un mejor momento.
5. No reenvíes innecesariamente
D.R. Samuel Cepeda Hernández ©2012
Reenviar un correo a uno o varios destinatarios es de muy buena educación cuando se
solicita que así lo hagas. Pero si no te lo piden, es mejor no pecar de atento porque se
pueden generar cadenasinnecesarias que saturan el INBOX de quien reciba.
6. Respeta los derechos de autor
D.R. Samuel Cepeda Hernández ©2012
En la medida de lo posible, busca siempre dar crédito a lo que no te pertenece, aunque es
socialmente aceptado que el email es un sistema de comunicación personal, es bien sabido
que ninguna información enviada por email es 100% privada. Un envío personal se puede
convertir en una cadena y existen penas severas para el que distribuye material original sin
los debidos derechos
7. Avisa de los destinatarios ocultos
D.R. Samuel Cepeda Hernández ©2012
Usar destinatarios ocultos, sobre todo en la comunicación en ambientes de trabajo, puede
ser muy rudo si el mensaje es para una persona solamente y daría lugar a malentendidos
(porque el destinatario siempre es avisado si hay destinatarios en copia oculta). Si estas
escribiendo un mensaje para tus actividades profesionales, usa mejor el espacio de copia
tradicional y trata de incluir debajo de la firma las siglas de copia (cc) junto con los
nombres de las personas incluidas. Este es el mismo formato que se emplea en la papelería
oficial física y te hace ver como una persona seria que no tiene nada que ocultar.
8. Utiliza los signos de puntuación y las reglas ortográficas
D.R. Samuel Cepeda Hernández ©2012
Hazlo con la atención necesaria al idioma en el que escribas. Es un símbolo de respeto a la
persona que recibe y muestra tu profesionalismo (About.com: Ortografía y Redacción).
Sólo en caso de que por razones técnicas no pudieras usar los acento, haz mención en el
correo con una leyenda: “Este correo ha sido redactado sin acentos en forma intencional por
razones de técnicas de comunicación”.
9. La firma oficial
D.R. Samuel Cepeda Hernández ©2012
Si utilizas un correo electrónico corporativo, es importante que revises el manual de uso de
la empresa, es importante que utilices por ejemplo las firmas corporativas de declaración de
intenciones, en donde se especifican cuestiones de seguridad o niveles de responsabilidad
de los mensajes enviados. De la misma forma las empresas frecuentemente especifican el
manual de identidad que debe seguirse al redactar un correo desde tu cuenta laboral.
10. No diseño
D.R. Samuel Cepeda Hernández ©2012
No hablamos de una regla estética, sino práctica, los diseños añadidos al texto de tus
correos electrónicos (gif animados, gráficos en formato HTML) pueden provocar que
alguno de tus destinatarios no pueda leer el correo, ya que no todos pueden acceder a
mensajes codificados conHTML.
