Guía Excel

INSTITUCION EDUCATIVA GUSTAVO ROJAS PINILLA

GRADO 8

La pantalla principal de trabajo de Excel 2010 , es muy similar a la de cualquier otra aplicación Windows Office 2010. Es de recordar que La versión 2010 esta estructurada por cintas de trabajo que van cambiando dependiendo la selección que se haga en el menú principal. Las cintas se ubican en la parte superior de la pantalla del programa, en el centro está el área de trabajo y abajo algunas áreas de localización y operaciones rápidas Ilustración 1:

Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, Ab,...IV.

Una fila se numera desde 1 hasta 65536 y es la selección horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos.

la intersección de una columna y una fila se denomina celda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.

Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda se denomina celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás.

De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa, columna de la celda activa.

Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de rango, que es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. los rangos son vitales en la hoja de cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.

Insertar: Objetos de ayuda de visualización e inserción.

Diseño de página: Configuración de página y ajustes de impresión.

Fórmulas: Biblioteca de funciones, auditoria y nombres de celdas.

Datos: Herramientas de datos y ordenar y filtrar

Revisar: Proteger el documento y comentarios

Vista: Ventanas, vistas de libro y mostrar

Estructura de una Fórmula:

La estructura de una formula puede tener la combinación de varias fuentes de datos integrados en una celda y que relaciona valores y fórmulas de otras celdas para producir un resultado.

Una fórmula comienza con el signo igual (=), algunas vez puede introducir + o – pero no es aconsejable además, puede contener textos, números, referencias De celdas, etc.

Operaciones

Aritméticos: Suma +Resta – Producto (Multiplicación) * División /Porcentaje %Exponente ^

De comparación Igual = Diferente <> Mayor > Menor < Mayor o igual >= Menor o igual <=

De textoConcatenación &

EJEMPLOS

=2+50 Suma los valores numéricos.=G1+G5 Suma el contenido de las celdas G1 y G5= (C1+C5)-A2 Suma el contenido de las celdas C1 y C5 y el resultado lo resta de A2. =Ventas-Gastos Resta dos rangos de celdas llamados Ventas y Gastos =2^3 Eleva a la tres el número 2

Función =Suma (

Es una de las operaciones de mayor utilidad en las hojas de cálculo, razón por la cual se proporciona con múltiples acceso y formas.

Como guardar un archivo en Excel

Existen dos formas de guardar un libro de trabajo: 1. Guardar como. Cuando se guarda un archivo por primera vez, o se guarda una copia de uno existente. 2. Guardar. Cuando guardamos los cambios que haya podido sufrir un archivo, sobrescribiéndolo. Para almacenar el archivo asignándole un nombre: Haz clic el menú Archivo y elige la opción Guardar como.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo

Como combinar un conjunto de celdas

Para combinar un grupo de celdas contiguas se debe seleccionar primeramente el rango que se unirá y posteriormente hacer clic en el botón Combinar y centrar que se encuentra dentro del grupo Alineación de la ficha Inicio.

Bordes

En primer lugar debes seleccionar las celdas a las que se aplicará el formato y hacer clic sobre el botón Bordes que se encuentra en la ficha Inicio dentro del grupo Fuente. Se mostrará un menú con las diferentes opciones de bordes que se pueden aplicar a la selección.

Insertar una fila

El proceso para insertar una fila en Excel es muy sencillo ya que debemos seleccionar una celda de la fila inferior a donde queremos realizar la inserción y hacer clic en el comando Inicio > Celdas > Insertar > Insertar filas de hoja.

Insertar Columna

Ubique el cursor dando clip en la letra de la columna de desee hacer la inserción.

PONER ANCHO A UNA CELDA

Paso 1:

Selecciona las columnas cuyo ancho deseas modificar y haz clic en el

comando Formato de pestaña Inicio.

Paso 2:

Ahora, selecciona la opción Ancho de columna del  menú desplegable. 

Paso 3:

Se abrirá el cuadro de diálogo Ancho de columna. Allí, ingresa un número

específico y termina pulsando el botón Aceptar.

Formatos

Puedes elegir el formato que desee trabajar

INSERTAR COMENTARIOS

Poner un comentario explicativo en una celda

Posiciona el cursor en la celda donde quieres insertar un comentario Luego haz clic derecho y selecciona Insertar un comentario. En la

pequeña ventana que aparece, escribe el comentario y este aparecerá cuando hagas clic sobre la celda.

ORDENAR Y FILTRAR

Ordenar una tabla en Excel

Al pulsar el botón de filtro en el encabezado de una columna veremos algunas

opciones de ordenación de datos. Al aplicar un criterio de ordenación a una

tabla de Excel las filas se reorganizarán de acuerdo al contenido de la columna

por la cual estamos ordenando. Si la columna contiene datos de tipo texto,

entonces podremos ordenar los valores de A a Z (alfabéticamente) o de Z a A.

ESTILOS

Excel nos provee de estilos de celda predefinidos los cuales podemos utilizar para aplicar un formato a nuestras celdas de manera rápida y conveniente. Y por si fuera poco también podemos definir y crear nuestros propios estilos de celda

Insertar graficas

los gráficos de columnas son simples, pero versatiles. Pueden ser utilizados para mostrar casi cualquier tipo de datos y hay muchas variaciones, tales como 3-D, Stacked, pirámide y otras. El ejemplo mostrado es un gráfico de columnas agrupadas.

Paso 1: 

Selecciona las celdas que vas a graficar, incluyendo los títulos de las columnas

y las etiquetas de fila. Estas celdas serán los datos de origen del gráfico.

Paso 2: 

Haz clic en la pestaña Insertar. Luego, ubica el grupo Gráficos y selecciona la

categoría de gráfico deseado (Columna, por ejemplo).

Paso 3: 

Posteriormente, selecciona el tipo de gráfico que desees en el menú

desplegable (Columna agrupada, por ejemplo).

Paso 4: 

El gráfico aparecerá en la hoja de cálculo.

Referencias:

https://products.office.com/es-es/excel

Parte 2 Formulas

CONTAR

=CONTAR (RANGO)

La función CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen números y cuenta los números dentro de la lista de argumentos. Use la función CONTAR para obtener la cantidad de entradas en un campo de número de un rango o matriz de números. Por ejemplo, puede escribir la siguiente fórmula para contar los números en el rango A1:A20:

=CONTAR(A1:A20)

Contar. Blanco

=CONTAR.BLANCO(rango)

rango (obligatorio): El rango de celdas donde se contarán las celdas en blanco.

EjemplosCONTAR.BLANCO(A1:A20) = Número de celdas en blanco en el rango A1:A20

CONTARA Esta función nos permite contar de manera Rápida el total de los Datos de cada rango

Ejemplo: contara los Usuarios que tienen Teléfono .

SUMAR.SI

El primer ejemplo es muy sencillo ya que de una lista de valores aleatorios quiero sumar todas las celdas que contienen el número 5.

Recuerda que la función SUMAR.SI no realiza una cuenta de las celdas que contienen el número 5, de lo contrario el resultado habría sido 2. La función SUMAR.SI encuentra las celdas que tienen el número 5 y suma su valor. Ya que las celdas A2 y A7 cumplen con la condición establecida se hace la suma de ambas celdas lo cual da el número 10 como resultado.

Ahora cambiaré la condición a una expresión y sumare aquellas celdas que sean menores a 3. Observa el resultado de esta nueva fórmula.

MIN (DEFINO EL NUMERO MINIMO DE MI RANGO)MAX (DEFINO EL NUMERO MAXINO DE UN RANGO DE DATOS)

PROMEDIO (NOS PERMITE SACAR EL PROMEDIO DE UN DETERMINADO RANDO DE DATOS)

EJEMPLO.

REGLAS CON FORMATO CONDICIONAL

Por ejemplo, puede usar una fórmula condicional para buscar celdas en blanco y ponerlas en rojo para verlas más fácilmente.

Seleccione las celdas a las que desee aplicar formato.

Haga clic en Inicio > Formato condicional > Nueva regla.

Haga clic en Utilizar una fórmula para determinar en qué celdas desea aplicar el formato.

En Dar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera, especifique la fórmula.

Haga clic en Formato.

Use los controles de las pestañas Número, Fuente, Borde y Relleno para cambiar los datos o las celdas que están en torno a los datos.

Cómo crear una tabla dinámica

Las tablas dinámicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinámicamente la información agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla. En esta ocasión veremos un ejemplo claro de cómo crearlas.

Crear una tabla dinámica en Excel 2010

Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla dinámica.

Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.

Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es necesario podrás ajustar el rango de datos que se considerará en la tabla dinámica.

En este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinámica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botón Aceptar y se creará la nueva tabla dinámica.

Excel agregará en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte derecha la lista de campos. Esta lista de campos está dividida en

dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darán forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro.

Para completar la tabla dinámica debemos arrastrar los campos al área correspondiente. Siguiendo el ejemplo propuesto del artículo anterior, colocaré como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente como valores colocaré el campo Ventas.

De manera predeterminada Excel aplica la función SUMA a los valores y la tabla dinámica que resulta después de hacer esta configuración es la siguiente:

Utilizando una tabla dinámica fue posible crear un reporte de una manera fácil y sin la necesidad de utilizar fórmulas. Pronto veremos cómo se pueden elaborar tablas dinámicas más complejas que permitirán realizar un análisis profundo de la información.

PROGRAMADOR

BOTONES

Mostrar la pestaña Programador

Haga clic en la pestaña Archivo.

Haga clic en Opciones.

Haga clic en Personalizar la cinta de opciones.

En Personalizar la cinta de opciones y Pestañas principales, active la casilla Desarrollador.