Universidad Técnica de Machala Unidad Académica de Ciencias Quimicas y

de la SaludEscuela de Enfermeria

Filtros

Autofiltros

Los filtros sirven para obtener una lista más simple a partir de otra más compleja, esto se hace eliminando filas que cumplen con determinadas condiciones o criterios, Los criterios de filtrado se pueden seleccionar de un menú desplegable por ejemplo si tenemos la siguiente tabla

Podría interesarnos saber los alumnos que tuvieron un porcentaje de asistencia del 70 % por lo tanto eliminaremos todas las filas de alumnos que no cumplan con ese criterio.

Para nuestro objetivo, introducimos la tabla en una Hoja de Excel, seleccionamos cualquier celda de lista y vamos a la pestaña "Datos" en el panel  "Ordenar y filtrar" donde pulsamos en el ícono señalado por la flecha (que se pone de color anaranjado)

Automáticamente aparecen dos controles en  las etiquetas como se muestra

Si oprimimos en control que muestra la flecha, aparece un menú desplegable que nos permite establecer los criterios que nos interesan

Para nuestro objetivo nos interesa la sección recuadrada en rojo, que tiene los porcentajes de asistencia con una casilla de verificación a la izquierda, para nuestro propósito, deberemos destildar todos los porcentajes distintos al 70%

Después de aceptar obtenemos la tabla que nos interesa

Este es un ejemplo muy simple que nos sirve para introducir el tema, solo agregaremos que hay dos tipos de filtros:

Filtros avanzados

En estos filtros, los criterios de filtrado pueden ser más complejos. y también funcionan en forma diferente

Una de las diferencias entre ambos tipos de filtros se puede apreciar con la simple inspección de la siguiente imagen, que es la tabla final vista en una Hoja de Excel

Se puede ver que las filas no están en forma correlativa, con lo que se infiere que las supuestas filas filtradas en realidad están ocultas y si, por ejemplo, quisiéramos contarlas con la función CONTAR el resultado daría la totalidad de las filas pues se contarían las ocultas también, en algunos problemas puede ser un inconveniente que se supera con los Filtros Avanzados ya que con estos se filtran realmente( y no se ocultan)las filas que cumplen con los criterios.

Formato condicional

 El formato condicional se utiliza para aplicar unas características de formato a determinadas celdas de la hoja de cálculo, dependiendo de que se cumplan determinadas condiciones. Por ejemplo, una celda contiene una fórmula que calcula la varianza entre las ventas pronosticadas y las ventas reales y se quiere aplicar un sombreado de color verde a las celdas si las ventas reales sobrepasan a las ventas pronosticadas y un sombreado de color rojo si las ventas reales son menores que las ventas pronosticadas.  Los formatos condicionales seguirán aplicándose a las celdas hasta que se quiten, incluso aunque no se cumpla ninguna de las condiciones y no se muestren los formatos de celda especificados. Para aplicar los formatos condicionales se siguen los siguientes pasos. 1.- Seleccionar las celdas a las que se quiere dar formato.2.- Pinchar en el menú Formato la opción Formato condicional.  Aparecerá la siguiente ventana, donde debemos establecer la condición para aplicar el formato deseado. 

  3.- Para establecer la condición se puede realizar de 2 formas: a.- Valor de la celda.  En este caso utilizamos los valores de las celdas seleccionadas como el criterio de formato, elegimos la frase de comparación, que por defecto es entre, e introducimos un valor en el cuadro correspondiente. Puede introducirse un valor constante o una fórmula; debe incluirse un signo igual (=) delante de la misma. b.- Fórmula. Para evaluar datos o una condición que no sean los valores de las celdas seleccionadas.   En este caso la figura que aparece es la siguiente 

 En el cuadro de la derecha escribimos la fórmula que debe evaluarse contra un valor lógico VERDADERO o FALSO.  4.- Una vez establecida la condición, pulsamos el botón Formato y seleccionamos el estilo de fuente, el color, el subrayado, los bordes o la trama que queramos aplicar. 

 El formato seleccionado solamente se aplicará si el valor de la celda cumple la condición o si la fórmula devuelve un valor VERDADERO. 6.- Para añadir otra condición, pulsamos el botón Agregar y repetimos los pasos del 3 al 5. Pueden especificarse tres condiciones como máximo.  Si se especifican varias condiciones y más de una de ellas es verdadera, solamente se aplicará los formatos de la primera condición que sea verdadera. Si ninguna de las condiciones que se han especificado es verdadera, las celdas conservarán los formatos existentes.  Pueden utilizarse los formatos existentes para identificar una cuarta condición.  Para buscar celdas que tengan formatos condicionales 1.- Para buscar las celdas que tengan formatos condicionales específicos, haga clic en una celda que cumpla el criterio condicional y los formatos que desee localizar.  Para buscar todas las celdas de la hoja de cálculo que tengan formatos condicionales, haga clic en cualquier celda. 2.- En el menú Edición, seleccionamos la opción Ir a y pulsamos el botón Especial... 

  4.- Seleccionamos la opción Celdas con formatos condicionales y dependiendo de si queremos buscar todas las celdas con formato condicional o bien las que tienen formatos condicionales idénticos a la celda que tenemos seleccionada seleccionamos la opción Todos o Iguales a celda activa, respectivamente. 

  Ejemplo: En la siguiente hoja de cálculo se desea que la celda C2, donde se calcula la diferencia entre A2 y B2, tenga el siguiente formato-          negrita y cursiva si el valor está comprendido entre -2 y 2.-          sombreado de color rojo si el minuendo es menor que el sustraendo. 

 SoluciónEn la celda C2 introducimos=A2-B2

 Para aplicar el formato condicional establecemos las siguientes condiciones