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Biblioteca de la Universidad de LimaGestión de Servicios al Usuario
GOOGLE DOCSGuía
2014
Abriendo por primera vez Google Drive
Compartir documentos
Elaborar formularios
ABRIENDO POR PRIMERA VEZ
GOOGLE DRIVE
Para empezar a utilizar Google Drive, se
recomienda tener una cuenta en Google (Gmail)
Iniciar sesión con el usuario y contraseña
de Gmail
Seleccionar “entendido” en cuanto
a las políticas
En algunos casos, todavía inicia con la opción de Google Docs, es necesario cambiarlo, para ello se debe cliquear en
“Prueba Google Drive”
Algunas características de Google
Drive y un vídeo de introducción
Se puede instalar la versión de escritorio
Al crear un nuevo archivo, se despliega el menú para
seleccionar un determinado formato. El ejemplo se realizará
con la opción “Documento”
Se puede cambiar el título con un doble clic
La presentación y la forma de trabajar con la barra de
herramientas, es bastante similar que un documento Word.
Regresar a la cuenta con esta flechita, que aparece solo al
pasar el cursor
Prueba
Cerrar la bienvenida a Google Drive
Ya está guardado el primer archivo de prueba
COMPARTIR DOCUMENTOS
Crear un Documento
El documento, nuevo o ya trabajado, puede compartirse con una o más personas para trabajarlo de forma colaborativa, al mismo
tiempo o en tiempos diferentes.
Al hacer clic en compartir, se visualizan las opciones de acceso.
Seleccionar “cambiar”
En esta opción se define la visibilidad del documento, si se requiere que éste sea privado o
público. Para el ejemplo se seleccionará privado.
En esta caja se digitan los correos electrónicos de las
personas con quienes deseamos compartir el documento.
Ampliar información de las opciones de visibilidad y niveles de Accesos
Cuando se comparte con una o más personas, a cada una
de ellas se le puede definir el nivel de acceso.
Cuando las personas con quienes se ha compartido el documento, se conectan, aparecen sus nombres en
la parte superior derecha y se les asigna un color.
Si se da un clic, se despliega una barra lateral que cumple la
función de chat.
El cursor aparece con el color y el nombre de la persona a quien se le ha compartido, para identificarla
cuando está realizando un cambio.
Terminado el documento, se puede visualizar los cambios realizados,
sobre todo si se requiere restaurar a una versión anterior.
Para ello, ir a la opción “Archivo”
Y Seleccionar “Ver historial de revisión”
Aparece una barra lateral con secciones, al hacer clic en una de
ellas, se visualizará en el documento los cambios que se realizaron en la fecha y hora
indicada, además el color de la persona que realizó tal cambio
En el mismo menú de Archivo, se encuentra la opción para descargar
el documento trabajado en diferentes formatos.
Regresar a la cuenta
Aparece el documento en la cuenta, el cual indica estar
compartido
Al seleccionarlo, se visualizan las opciones de compartir, organizar, deshacer, vista previa y más. Si el documento es muy
importante, se puede destacar marcando la estrellita del costado.
Organización básica de Google Drive:En mi unidad se encuentran todos los
archivos creados por mí.
En Compartido conmigo se encuentran todos los archivos creados por otros, que se nos ha compartido y
que aún no se ha organizado en nuestra unidad
Y en Destacados se encuentran aquellos archivos a los que se les
marcó la estrella.
ELABORAR FORMULARIOS
Como ejemplo, se elaborará una encuesta sobre el taller, para ello
seleccionar crear Formulario
Se visualiza la siguiente ventana, en la que se debe ir agregando los datos que solicita, como el nombre
del formulario, una breve descripción y la primera pregunta
Cuando se llegue al tipo de pregunta, se debe seleccionar la que más se ajuste a la
pregunta. Si en este caso, mis posibles respuestas son Si o No, entonces
seleccionaría “Tipo test”
Y agrego una o más opciones, este “tipo de pregunta” permite marcar
solo una opción
El formulario, entrega por defecto 2 ejemplos de pregunta, por ello en
la segunda, seleccionamos el “lápiz” para modificarla.
Se realiza los pasos anteriores, escribir la pregunta, establecer el tipo… y se marca la
opción “Hacer que esta pregunta sea obligatoria”. Si el encuestado no responde
esta pregunta, no le permite enviar las respuestas y le resalta la sección en un color diferente a las demás para que la responda.
Para agregar una tercera pregunta, se despliega la opción de añadir elemento, y
se selecciona el tipo de pregunta
Por ejemplo, se seleccionó “casillas de verificación”, este tipo de
pregunta permite al encuestado marcar más de una opción.
Y para finalizar la encuesta, se introduce un “texto de párrafo”
para que el encuestado envíe sus comentarios o sugerencias
Esta pregunta es opcional, se responda o no, igual se permite el
envío de las demás respuestas.
Terminada la encuesta, se puede enviar por correo electrónico
Se digitan todos los correos electrónicos o se eligen de la lista
de contactos.
Si se abre el formulario desde la cuenta, éste se visualizará en un
formato de “hoja de cálculo”, mostrando las respuestas que se
van recibiendo. Todas las respuestas son ANÓNIMAS
Este archivo también se puede descargar.
En diferentes formatos.
Además, se cuenta con el menú de formulario, donde se puede
observar el resumen de respuestas.
La cantidad de respuestas que se van recibiendo
Y los gráficos de acuerdo al tipo de pregunta formulada.
GRACIAS
Ante cualquier duda o consulta puede dirigirse a:
bibliotecaulima
Directorio Biblioteca
