MEJORAMIENTO CONTINUO Y GESTIÓN DEL CAMBIO

Porqué iniciar un proceso de cambio? • El cambio debe ser originado por un nuevo requisito del cliente,

de los accionistas, de la organización, reglamentario, legal o como producto del ciclo de mejoramiento continuo.

• No deberían adelantar ninguna acción sin tener un análisis previo de la real necesidad de efectuar los cambios en pro del cumplimiento de los requisitos que tiene el proceso o de la mejora de los procesos.

• Es importante tener conciencia que los cambios que se realicen en los procesos y/o actividades de la organización pueden afectar considerablemente el desempeño de los mismos y los resultados organizacionales esperados.

• El gestor (Gerentes, Directores y/o Jefes) deben participar, de acuerdo al nivel del cambio, en la planificación y gestión de los recursos necesarios para el éxito del cambio.

Proceso de cambio

Identificar la pertinencia y necesidad del cambio

Previo al inicio de cualquier actividad de planeación o implementación del cambio, el responsable del proceso afectado debe hacer un análisis de la pertinencia del cambio, verificando si es realmente necesario realizarlo y cuales serán sus beneficios

Asegurar el interés y/o el compromiso de los involucrados

Muy pocas cosas podrán pasar si no se logra que ellos apoyen tus soluciones. Estos incluyen a los líderes formales e informales y cualquier persona involucrada o afectada por los cambios

• ¿Quién debe estar informado del problema u oportunidad?

• ¿Cómo puede lograrse su atención e involucramiento?

• ¿Qué líderes parecen estar dispuestos a apoyar la solución del problema o aprovechar la oportunidad?

• ¿Qué debe hacerse para desarrollar un grupo de líderes que apoyen los esfuerzos y provean de apoyo y guía?

Qué hacer?

• Identificar potenciales amenazas y desarrollar escenarios que muestren lo que podría suceder en el futuro.

• Examinar oportunidades que deben ser o podrían ser explotadas.

• Iniciar debates honestos y dar razones convincentes para hacer a la gente pensar y hablar.

• Solicitar el apoyo de clientes (internos o externos) para reforzar sus argumentos.

Planear el Cambio • Plantear los resultados esperados (objetivo) luego de la implementación del

cambio y la forma de medir la eficacia del cambio. • Identificar que aspectos del proceso y de la organización son afectados• Listar las barreras de la implementación del cambio en cada “m” del proceso

y organización, proponiendo las posibles soluciones a las mismas • Priorizar las actividades definidas para solucionar las barreras de

implementación • Hacer un mapa diagrama de flujo de la implementación, definiendo la

secuencia lógica de las actividades que se van a realizar.• Definir responsables y fechas de implementación de las actividades definidas

en el punto anterior. • Generar el “plan B” • Plan de seguimiento• Documentar.

Hacer el Cambio

Se deben ejecutar las actividades definidas en el plan de acción para implementar el cambio deseado por los responsables asignados para cada tarea. Nota: En esta etapa, el responsable de liderar el cambio o el responsable del cambio deseado debería hacer seguimiento a la ejecución de las acciones definidas con el fin de garantizar el éxito del cambio.

Lo más recomendable es realizar pequeñas pruebas o simulacros antes de implementar el cambio. El líder del cambio o el responsable del proceso afectado debería supervisar personalmente estas pruebas.

Verificar el Cambio

De acuerdo a los parámetros de seguimiento establecidos para el plan de acción; el líder del cambio y/o el responsable del proceso afectado debería verificar el progreso del plan de acción y la eficacia del cambio, verificando los resultados de la implementación.

Actuar sobre el cambio

• ¿Qué arroja la información sobre la efectividad del cambio?

• ¿Qué cambios pueden ser refinados? Realizar otro ciclo de PHVA.

• ¿Qué lecciones pueden aprenderse sobre los nuevos procedimientos y sobre la implantación de cambios?

• ¿cómo pueden comunicarse o difundirse estas lecciones?

Normalizar y documentar el cambio

• Debería generarse un informe con los resultados obtenidos a partir del cambio realizado. Este análisis debería hacerlo el líder del cambio o el responsable del proceso afectado con el cambio.

• Finalmente, Una vez el cambio ha sido implementado exitosamente, el líder del cambio o el responsable del proceso afectado debería actualizar, o gestionar la actualización, de las Normas, procedimientos e instructivos que se vieron afectados para el cambio. Si tales documentos no existen, deberían ser elaborados.