1. FACULTAD DE CONTABILIDAD Y AUDITORACARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORACARRERA DE ECONOMA Y GESTIN FINANCIERA MODALIDAD PRESENCIAL y SEMIPRESENCIALMANEJO DE NTICs IIHOJA DE CLCULO (EXCEL)BASE DE DATOS (ACCESS)MDULO FORMATIVOIng. AYDEE HIDALGO Ing. Mg. CARLOS MELENDEZIng. LUZ PEREZ [2009]

2. EXCEL 2007IntroduccinUna hoja de clculo es un programa que permite realizar clculos aritmticos, estadsticos, financieros, etc., con una serie de datos previamente introducidos. Excel es el mximo exponente de las hojas de clculo existentes en el mercado actual. Con Excel podemos generar presupuestos, grficos estadsticos, facturas, anlisis de bolsa, ventas, inventarios, etc. Excel incorpora cantidad de funciones que nos facilitar el clculo de operaciones complejas.La pantalla principalLa pantalla principal de trabajo de Excel es muy similar a la de cualquier otra aplicacin Windows. Sobre todo es casi idntica a la de cualquier otro programa del paquete de Microsoft Office. Barra de menCinta de opciones Cuadro de Barra de nombres defrmulas celdasColumnasFilasNombre de las hojas 3. Los mens de Excel Los mens de Excel contienen acciones muy comunes en la mayora deaplicaciones Windows. Las acciones ms importantes a grandes rasgos son lassiguientes: La Banda de Opciones La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la insercin de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramos aadirlas a la barra de acesso rpido como hemos visto en el punto anterior. En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color atenuado. Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres cuando trabajes con Excel. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla. Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocupar menos espacio. De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones quedarn ocultas. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa. 4. Conceptos bsicos Antes de comenzar con nuestra primera hoja, vamos a ver algunos conceptos fundamentales de Excel: Hoja: se denomina as a la zona donde estamos trabajando. Cada hoja tiene un nombre identificativo que podemos cambiar. Los nombres de las hojas se pueden observar en la zona inferior de la pantalla. Estos nombres se pueden cambiar. Error! Marcador no definido.Celda: cuadro individual que forma parte de la hoja. En las celdas introduciremos los datos.Columna: se nombran de la A a la Z y estn dispuestas en vertical. Despus de la columna Z, nos encontramos con la columna AA,AB,AC... y as hasta la AZ. Seguidamente, comenzara la BA, BB.. y as hasta la ltima columna que es la IVFila: dispuestas en horizontal, se numeran desde la 1 hasta la 16.384 que es la ltima.Libro de trabajo: conjunto de hojas. Un libro puede tener varias hojas. Al grabarlo, se crea un fichero con la extensin XLS con todas las hojas que tuviese el libro. Rango: grupo de celdas adyacentes, es decir, que se tocan. Un rango de celdas por ejemplo que va desde la A1 hasta la A5 se reflejara con el siguiente nombre: A1:A5 El nombre de un rango siempre har referencia a la primera y a la ltima celda seleccionadas. Observa en la siguiente pgina algunos ejemplos de rangos:Rango A1:A5 Rango B1:C4Desplazamiento por la hojaDe momento vamos a echar un vistazo a la forma de trabajar con Excel. Por ello, no te preocupes si de momento no entiendes algunos de los conceptos que veremos a continuacin.Para desplazarte a travs de las celdas de Excel puedes utilizar alguno de estos mtodos: Con las teclas de movimiento de cursor del teclado Con un click en una celda especfica Con la funcin Ir a.... del men Edicin (o bien la tecla F5) 5. Seleccin de celdasPara seleccionar celdas simplemente debemos situar el cursor en medio de una celda, pulsar el botn izquierdo del ratn y, sin soltarlo, arrastrar hacia alguna direccin. Es exactamente igual que cuando seleccionas un texto en cualquier aplicacin Windows.Escribir texto La escritura del texto en Excel es sumamente sencilla. Tan slo hemos de situarnos en la celda requerida y escribir directamente el texto. Una vez escrito, podemos aceptarlo pulsando la tecla Intro o bien en la barra de frmulas pulsar el botn Introducir 1. Sitate en la celda A1 y escribe el siguiente texto:Ventas 2. Observa que al comenzar a escribir, aparece automticamente el texto enla barra de frmulas as como los botones se ven activados. 3. Ahora podemos aceptar el texto de las siguientes formas: Pulsando Intro Pulsando alguna tecla de desplazamiento del teclado Pulsando el botn Introducir de la barra de frmulas 4. Si queremos cancelar la entrada de datos podemos: Pulsar el botn Cancelar de la barra de herramientas Pulsar la tecla Esc 5. Acepta la entradaModificar y borrar el textoPara modificar el texto de una celda podemos:Situar el cursor en la celda y escribir directamente el nuevo texto.Situar el cursor en la celda y pulsar click en la barra de frmulas.Pulsar doble click en la celda del textoSituar el cursor en la celda y pulsar la tecla F2Para borrar el texto de una celda podemos:Situar el cursor en la celda y pulsar la tecla SuprIr a Edicin BorrarPulsar el botn derecho y escoger la opcin EliminarDe todas formas, siempre es recomendable optar por la solucin msrpida (en este caso, la tecla Supr) 1. Escribe la siguiente lista de datos: 6. Observa que el contenido de las celdas A2 y A6 sobrepasan el ancho dela columna. No te preocupes por ello. En estas primeras prcticasseguramente vers alguna opcin algo avanzada y que no entendersdemasiado. No te preocupes por ello, pues ahora slo se trata de familiarizarsecon el modo de trabajo de Excel.Operaciones con hojas de ExcelUn libro de trabajo consta de varias hojas. Inicialmente, Excel 2007 nospermite trabajar con tres hojas cuyas etiquetas podemos observar en la parteinferior de la hoja en la que estamos trabajando. No obstante, podemosinsertar hojas, copiarlas, moverlas, borrarlas, seleccionarlas....Cambiar el nombre a una hoja1. Pulsa dobre click sobre la etiqueta de la Hoja1 y cuando est seleccionada, escribe directamente: Listado (Intro para finalizar)Otro sistema para cambiar el nombre ser desde Formato Hoja Cambiarnombre, o bien desde el men contextual (botn derecho del ratn), aunquenos decantaremos por el sistema ms rpido que es el que hemos visto.Copiar una hoja2. Manteniendo la tecla de CONTROL pulsada, arrastra la pestaa de la hoja Listado una posicin hacia su derecha. La hoja mostrar un 2 entre parntesis:Otro sistema sera desde Edicin Mover o copiar hoja donde veramos uncuadro de dilogo en el que se selecciona el libro de trabajo y el lugar dondequeremos colocar la hoja.Mover una hoja3. Arrastra directamente (sin mantener la tecla de CONTROL pulsada), la hoja Listado hacia otra posicin.Insertar una hoja4. Selecciona con un click la hoja Listado5. Abre el men Insertar y escoge la opcin HojaLa hoja nueva se inserta adaptando una numeracin correlativa:Tambin podramos insertarla con el botn derecho del mouse. 7. Eliminar una hoja6. Selecciona cualquier hoja y pulsa el botn derecho del ratn . Escoge la opcin Eliminar. Acepta el mensaje de Excel. Tambin podramos eliminarla desde la opcin Edicin - Eliminar hoja.Introduccin de datos. Tipos de datosYa hemos visto cmo escribir datos en las celdas. Vamos a ver ahora qu tipo de datos acepta Excel: Valores constantes. Todo tipo de datos que escribamos directamente ya sea texto o nmeros. Este valor no cambia a no ser que lo modifiquemos o borremos. Frmulas. Un valor especial que hace referencia a celdas, nombres, datos, etc, y que producen un resultado. Las frmulas comienzan siempre con el signo de igual (=). Si modificamos el valor de una celda a la que la frmula est haciendo referencia, elresultado de lafrmulavara automticamente.Introduccin de valores numricosExcel posee para los valores numricos el formato general, es decir, que podemos escribir un nmero como 200000 sin separadores de miles (el cero) y Excel lo dejar tal y como lo hemos escrito. Tambin podemos utilizar signos como: El punto (.) para separar los millares La coma (,) para expresar decimales El signo menos (-) para indicar cantidades negativas. stas se pueden indicartambin entre parntesis. El signo del porcentaje (%) Otras consideracionesimportantes a la hora de introducir valores numricos son: Las fracciones debemos introducirlas de forma especial, ya que por ejemplo 4/3Excel lo tomar como una fecha y colocar en la celda el cuatro de marzo (4-mar). En su lugar introduciremos 1 1/3 Si el valor no cabe en la celda, se visualizarn los signos ######. Debemoscambiar el ancho de la columna (como veremos ms adelante) para podervisualizar todas las cifras. Si deseamos introducir un nmero y que Excel lo tome como un texto, debemosanteponer al nmero el signo del apstrofe (). Ejemplo: 1.996 Ventas anuales.Introduccin de valores de texto Un texto es cualquier conjunto de caracteres que Excel no considera como un nmero. Podemos introducir directamente los caracteres en la celda. Un texto puede invadir la celda y celdas de su derecha, y ste se visualizar por completo siempre que las celdas estn vacas. Si no lo estn, el texto ser recortado en la celda. Los textos pueden ajustarse (centrados, alineados, retornos automticos, etc.) 8. Introduccin de fechas y horas Las fechas se almacenan internamente como nmeros de serie que Excel cuenta desde el da 1 de Enero de 1990 y que transforma en caracteres legibles en pantalla. El usuario puede introducir las fechas de varias formas: 23/07/98, 23-Marzo-98, 23-mar-1998, etc. Las horas pueden representarse en formatos de 12 o 24 horas. Por ejemplo: 2:10 pm , 14:10TRUCO: Pulsando las teclas:Aparece en la celda:Ctrl+Maysc+;La fecha actualCtrl+Maysc+:La hora actualCopiar y mover celdas Para copiar o mover celdas podemos recurrir a las conocidas opciones de Copiar, Cortar y Pegar o bien utilizar el sistema de arrastrado. 1. Escribe un texto corto en cualquier celda 2. Accede a la opcin Edicin Copiar o bien al botn Copiar Observa que en la celda aparecen puntos parpadeantes. 3. Pulsa un click en cualquier otra celda. 4. Accede a Edicin Pegar o pulsa el botn Pegar Observa que la zona parpadeante contina activa. 5. Pulsa la tecla Esc. Si en vez de la opcin Copiar hubisemos utilizado la opcin Cortar, el dato de la celda origen hubiese desaparecido, es decir, se hubiera movido. Otro mtodo para copiar es el siguiente: 6. Sita el puntero del ratn en un borde de la celda a copiar, pulsa la teclade CONTROL y sin soltarla, arrastra la celda a otra posicin. Sueltadespus. Con este mtodo, si no pulsamos la tecla de control, la celda se movera. Asimismo, podemos copiar o mover un rango de celdas seleccionado con los mismos mtodos.Dar nombres a las celdas Es posible asignar un nombre a una celda o a un rango. De esta forma podremos: Desplazarnos a esa celda o rango ms fcilmente Utilizar los nombres en una frmula Identificar mejor los rangos (por ejemplo: Ventas) 9. Para dar un nombre a una celda haremos lo siguiente:1. Sita el cursor en la celda A1 y pulsa un click en la casilla de los Nombres de celdas:2. A continuacin escribe por ejemplo: Primera y pulsa Intro.La celda ha recibido un nombre.3. Sita el cursor en cualquier otra celda.4. Abre la lista de nombres y escoge PrimeraEl cursor salta a la celda con ese nombre; en nuestro caso, a la celda A1.Asimismo, si seleccionamos un rango entero de celdas, podemos tambinasignarle un nombre y utilizarlo para desplazarnos a l.Guardar el trabajo Una vez hayamos terminado las hojas con las que trabajemos, hemosde guardarlo en disco. El mtodo es igual que en cualquier programa deWindows (Archivo Guadar). Cuando guardamos un libro, se estn guardandotodas las hojas con las que estemos trabajando en aquel momento. Excelguardar sus archivos en formato XLSX aunque podemos guardarlo en otrosformatos de hojas de clculo.1. Accede a Archivo Guardar o bien pulsa el botn Guardar Aparecer la tpica pantalla desde donde podemos guardar el archivo. 10. Para las prcticas del curso te recomendamos que crees una carpetaespecial para guardar los archivos. Es importante crear siempre una copia de seguridad de los archivos quese consideren importantes. Nunca te fes de tener slo una copia del archivo oarchivos, aunque sea en el disco duro.Copiar datosYa vimos en la primera leccin cmo podamos copiar celdas con las tpicasopciones de Copiar Cortar y Pegar. Veamos cmo copiar celdas de otra forma.Cuando el cursor est situado en una celda o estamos seleccionando un rango, elpuntero del ratn puede adquirir varias formas segn donde est situado. Porejemplo, si lo situamos (sin pulsar click) sobre la seleccin, el puntero del ratnadquiere una forma de cruz blanca. Esta forma significa que estamos en modoseleccin normal. Cuando sitas el puntero del ratn en la esquina inferior derecha de la celda o dela seleccin (sobre un punto negro) el puntero del ratn adquiere una forma de cruznegra. Esta forma indica que estamos en modo copiar o modo llenado. Si arrastramos lacelda pulsando el botn izquierdo, realizaremos un llenado de celdas Cuadro de llenado Si situamos el puntero del ratn sobre el cuadro de llenado, steadquirir una forma de cruz negra. En la siguiente ilustracin mostramos estaforma en rojo para que destaque mejor: 11. Si arrastramos hacia abajo o hacia un lado, el contenido de las celdasse copiar: Observa los siguientes pasos:Paso 1: Situamos el puntero sobre el cuadro de llenado:Paso 2: Arrastramos hacia abajo:Paso 3: Soltamos el ratn y el contenido de la celda se copia:Para quitar la seleccin en negro, simplemente pulsaremos un click fuera de la misma,en cualquier celda de la hoja.Creacin de series Excel permite crear series de datos a partir del valor inicial de laprimera celda o celdas. Simplemente tenemos que utilizar el cuadro de llenadoy Excel crear una serie automtica.1. Copia los siguientes datos:2. Selecciona el rango: 12. 3. Arrastra el cuadro de llenado unas cuantas celdas hacia abajo: 4. Suelta el botn del ratn:Observa cmo Excel ha creado una serie automtica de los datos que hemospreparado. De esta forma podemos ahorrarnos tiempo y trabajo en formar listas dedatos numeradas, meses, das, etc. Si no nos interesa que realice una serie automtica sino que simplementecopie los mismos valores que las celdas iniciales, arrastraremos el cuadro de llenadopulsando al mismo tiempo la tecla de Control.Otra forma de crear series es arrastrar el cuadro de llenado pero con el botnderecho del ratn. Al soltar el botn, Excel mostrar un men con varias opciones.Copiar y mover celdasOtra forma de copiar o mover celdas sera situando el puntero del ratn en el mismo borde de la seleccin. Observa la forma que adopta:Arrastrando de esta forma la seleccin, moveremos las celdas a otra ubicacin. Si lo arrastramos manteniendo pulsada la tecla de Control, lo que haremos ser copiar las celdas.Pegado especialEsta orden se encuentra ubicada en el men Edicin y nos permiterealizar pegados ms especficos que con la orden Pegar habitual. Porejemplo, imaginemos que tenemos una serie de celdas donde hay frmulasque han dado un resultado. Es posible que queramos copiar y pegar elresultado en otra parte de la hoja. Si realizamos una accin de Copiar y Pegarnormal y corriente, lo que se pegarn sern las frmulas con el resultado. Encambio, con la orden Pegado especial podemos hacer que slo se peguen losvalores de los resultados, pero no las frmulas. Existen, por supuesto otras posibilidades de pegado especial. Vamos aver un ejemplo:1. Escribe varios valores en varias celdas. Seleccinalos y pulsa el botn Copiar. Por ejemplo: 13. 2. Accede a Edicin Pegado especial... 3. Del men que aparece escoge la opcin Operacin Sumar y acepta.Observemos que el contenido del portapapeles se ha sumado a las celdas de la hoja. En este caso, hemos doblado las cantidades que haba en las hojas. Las opciones de este men son: Todo: pega todos los atributos del portapapeles. Es como el pegado normal. Formulas: pega slo las frmulas de la celda origen. Valores: pega slo los valores de la celda origen. Formatos: no se pegarn nmeros ni frmulas. Slo el formato (negrita, cursiva, etc.) de las celdas originales. Comentarios: slo se copian los comentarios de las celdas Validacin: se pegan las reglas de validacin de entrada de datos. Todo excepto bordes: pega valores, formatos y frmulas pero no bordes.En la seccin de Operacin se muestran varias operaciones que pueden realizarse en el rea de pegado como hemos visto en la prctica anterior. Saltar blancos. Si est activada, la informacin que se pega no se pegar en las celdas en blanco. Transponer. Para transponer una seleccin de celdas. Esta opcin cambia la posicin de las filas por columnas. Pegar vnculos. Establece un vnculo con la fuente de datos. Si los datos originales cambian, tambin cambiarn los datos pegados. Prctica 4 1. Escribe un rango de datos como el ejemplo: 2. Seleccinalo y pulsa en el botn Copiar 3. Selecciona ahora el rango de celdas B1: F1 4. Accede a Edicin Pegado especial 14. 5. Activa la casilla Transponer y acepta. Hemos seleccionado cinco celdas hacia la derecha porque de lo contrario nofuncionara la accin de transponer. Es decir, que hemos de seleccionar para la zonadel pegado especial el mismo nmero de celdas que el rango original.Insertar y eliminar filas y columnas Al insertar filas o columnas en Excel, las celdas se desplazan para dejar sitio alas nuevas celdas. Es muy fcil insertar una fila o una columna:Imaginemos que tenemos una lista cualquiera de datos y queremos insertaruna fila nueva entre la fila 2 y la fila 3. 1. Pulsa un click a la izquierda de la fila, en el nmero de fila. Debeseleccionarse la misma: 2. Accede a Insertar Filas o bien pulsa el botn derecho del mouse sobreel nmero de fila y escoge Insertar 3. Se habr insertado una nueva fila.De la misma forma podramos borrar una fila completa. (Seleccionndola y accediendo a Edicin Eliminar).Al igual que las filas, tambin podemos insertar y eliminar columnas de la misma forma. 1. Se selecciona la letra de la columna 2. Se accede a Insertar Columnas si se quieren insertar 3. Se accede a Edicin Eliminar si se quieren eliminarBuscar y reemplazar datos 15. Al igual que otros programas de Windows, con Excel es posible buscar algn dato en el libro de trabajo desde Edicin Buscar. Aparecer la tpica pantalla desde donde podemos escribir alguna palabra que Excel se encargar de buscar. Asimismo, podemos indicarle que reemplace un dato por otro en todo el libro. Esto ltimo podemos hacerlo desde el mismo cuadro de dilogo de Buscar o bien desde la opcin Edicin Reemplazar.Seleccin de celdas no-adyacentes Si lo que deseas es seleccionar un rango de celdas que no estn juntas, debers hacerlo pulsando al mismo tiempo que seleccionas, la tecla de Control del teclado.Llenar datos en un rangoUna de las formas de escribir en cada una de las celdas de un rango, en vez de la forma habitual, es: 1. Seleccionar el rango 2. Escribir el dato de la primera celda 3. Pulsar Intro 4. Escribir el dato de la segunda celda... 5. ...y as hasta el final del rangoBorrar todos los datos de la hojaUna opcin rpida para borrar todos los datos de una hoja sera cerrando el libro sin grabarlo y creando uno nuevo, pero es posible que tengamos datos en otras hojas del libro que no queramos desperdiciar. Tambin podramos eliminar la hoja, pero un buen sistema sera el siguiente: 16. 1. Pulsa en el cuadro de la esquina superior derecha (encima de los rtulos delas filas y a la izquierda de los rtulos de las columnas). Vers que toda lahoja queda seleccionada. 2. Pulsa la tecla Supr del teclado. 3. Pulsa un click en cualquier parte de la hoja para quitar la seleccin.La totalidad de los datos se han borrado.Inmovilizar panelesEn hojas muy extensas puede ocurrir que tengamos una o varias filas o columnas con rtulos de nombres y que al desplazar la hoja y debido a su longitud, perdamos de vista esos rtulos que nos pueden servir como referencia. Observa el ejemplo: Imagnate que en vez de 4 columnas de datos, son 200 columnas. Al estar el cursor situado cerca de la columna A, tenemos como referencia de los datos a los nombres de dicha columna, pero si desplazamos la pantalla hacia la izquierda, perderamos la referencia de los nombres.Para que no ocurra esto tendramos que: 1. Situar el cursor en la celda B2. Esta celda contiene por encima los rtulosde los meses y a su izquierda contiene los rtulos de las personas. 2. Acceder a Ventana Inmovilizar panelesVeremos unas lneas negras que significan la divisin que hemos hecho. Lo que haya por encima y a la izquierda de esas lneas ser lo que quede inmovilizado. 17. Ahora podramos desplazarnos hacia la derecha y siempre veramos la columna izquierda que nos servira como referencia. De la misma forma, si nos desplazamos hacia abajo, veremos la fila de los meses inmovilizada. Para anular la inmovilizacin de los paneles, deberamos acceder a Ventana Movilizar paneles y las lneas de inmovilizacin desapareceran, quedando la hoja como estaba antes.Divisin en ventanas En libros extensos es posible crear una o varias ventanas del mismo libro y trabajar en una u otra. Para ello debemos acceder a: 1. Ventana Nueva ventana Vista - Dividir Con esta orden se habr creado una nueva ventana del mismo libro. Si al principio te cuesta controlar qu ventana ests viendo, puedes organizrtelas con Vista - Dividir. Si escribimos algo en una de las dos ventanas, veremos cmo la otra se 18. va escribiendo exactamente lo mismo. Para pasar de una ventana a otrapulsaremos un click, y para cerrar una de las dos ventanas, simplementepulsaremos el botn de cerrarteniendo en cuenta que el cierre de laltima ventana supone el cierre del libro.Practica 2Las funciones lgicas se clasifican en: Funciones Lgicas "SI". Funciones Lgicas "Y" Funciones Lgicas "o"Funciones Lgicas "SI"Es una funcin Lgica compuesta como todas las funciones de Excel por tres partes:SIGNO IGUAL - NOMBRE DE LA Funcin- ARGUMENTOS 1 =Suma(A; A;O) 1 argumento que es el rango =Promedio(A; A;O) 1 argumento que es el rango =Transeour (A; A;O) tiene dos argumentos.Utilidad de la Funcin "SI":Se debe utilizar en todos los problemas en los que se plantee una disposicin legal(condicin) y dependiendo de esta condicin el usuario puede tener uno de los doscaminos disponibles.Sintaxis:= Si (Condicin; Accin1; Accin2)Condicin: En esta puede ir: A8 < 200 F5 >= 30 E10 10Accin 1 y 2: Puede ir: Rtulos Valores Numricos 19. Frmulas Funciones Otra Funcin "SI"Funciones Lgicas "Y"Esta funcin lgica sirve para agrupar condiciones simples y trabajar dentro de unafuncin "SI"Condiciones Simples: Emiten valores de verdad o falsedadEjemplo:A5 > 100Sintaxis:= y (Condicin1; Condicin2; condicin3 .. ) Hasta 30 condicionesValor de verdad de "Y" PQPYQ VV V VF FV FF FFF"Y": Es verdadero cuando todas las condiciones simples son verdaderas.Y": Es falso cuando (al menos una, por lo menos una o ms) de las condicionessimples son falsas. 20. EJERCICIO 1La Empresa CCGR decide seleccionar y contratar al personal para que labore en lasdiferentes reas.Un trabajador es aceptado si ste obtiene 20 puntos como mnimo en educacin,mayor que 19 puntos por experiencia, 22 puntos mnimos en pruebas deconocimientos, aptitudes y destrezas; y, mayor que 20 puntos para la entrevistaplaneada., en el examen de seleccin de personal, caso contrario los aspirantes aestos puestos de trabajo sern rechazados.la educacin ser calificada sobre:Educacin mnima 10 puntos; y, Educacin adicional 15 puntos, haciendo un total deveinticinco puntos.La experiencia ser calificada sobre veinticinco puntos distribuidos de la siguientemanera:Experiencia mnima 8 puntos; y,Experiencia adicional 17 puntos.La prueba de conocimientos, aptitudes y destrezas sern evaluados sobre 25 puntossubdividindola en:Conocimientos 8 puntos;Aptitudes 8 puntos; y,Destrezas 9 puntos.Por ltimo, la entrevista planeada tambin tendr una calificacin de 25 puntosdivididos en:Agilidad 13 puntos; y,Personalidad 12 puntos. 21. EJERCICIO 2Una aerolnea regional puede comprar combustible para sus Jets a cualquierade sus 8 proveedores, dependiendo de la capacidad de produccin de estasentidades para poder satisfacer las necesidades de esta aerolnea en estostres ltimos meses.La produccin de combustible es medido en galones, la aceptada o rechazadade cualquiera de estas entidades proveedoras depende de directamente de sucapacidad de produccin.La entidad necesita para estos tres meses:Octubre 4800 galones de combustible como mnimo, Noviembre igualo mayorque 4900 galones de combustible y, para Diciembre, mayor que 6000 galonesde combustible. 22. Manejo de NTICs IIUniversidad Tcnica de Ambato 23 23. Manejo de NTICs IIContenidoEXCEL 2000 .................................................................................................................... 2 Introduccin .................................................................................................................. 2 La pantalla principal ..................................................................................................... 2 Los mens de Excel ...................................................................................................... 3 Conceptos bsicos ........................................................................................................ 4 Desplazamiento por la hoja .......................................................................................... 4 Seleccin de celdas ....................................................................................................... 5 Escribir texto ................................................................................................................ 5Modificar y borrar el texto................................................................................................ 5Operaciones con hojas de Excel ....................................................................................... 6Introduccin de datos. Tipos de datos .............................................................................. 7Introduccin de valores numricos .................................................................................. 7Introduccin de valores de texto....................................................................................... 7Introduccin de fechas y horas ......................................................................................... 8Copiar y mover celdas ...................................................................................................... 8 Dar nombres a las celdas .............................................................................................. 8Guardar el trabajo ............................................................................................................. 9 Copiar datos ................................................................................................................ 10Creacin de series ........................................................................................................... 11 Copiar y mover celdas ................................................................................................ 12 Pegado especial........................................................................................................... 12Prctica 4 ........................................................................................................................ 13 Insertar y eliminar filas y columnas ........................................................................... 14 Buscar y reemplazar datos .......................................................................................... 14 Seleccin de celdas no-adyacentes ............................................................................. 15 Llenar datos en un rango ............................................................................................ 15 Borrar todos los datos de la hoja ................................................................................ 15 Inmovilizar paneles..................................................................................................... 16 Divisin en ventanas ................................................................................................... 17Practica 2 ........................................................................................................................ 18 Las funciones lgicas se clasifican en: ....................................................................... 18 Funciones Lgicas "SI". ...................................................................................... 18 Funciones Lgicas "Y" ........................................................................................ 18 Funciones Lgicas "o" ......................................................................................... 18Funciones Lgicas "SI" .................................................................................................. 18 Funciones Lgicas "Y" ............................................................................................... 19Valor de verdad de "Y" ........................................................................................ 19EJERCICIO 1 ......................................................................................................... 20EJERCICIO 2 ......................................................................................................... 22Universidad Tcnica de Ambato24 24. Manejo de NTICs II Universidad Tcnica de AmbatoFacultad de Contabilidad y AuditoriaMODALIDAD SEMIPRESNCIALTaller 1Desarrollar el siguiente cuestionario.1. Qu es y para que sirve Excel?2. De una definicin de celda en Excel?3. Para que sirve el formato condicional en Excel?4. Como puedo identificar la posicin o ubicacin determinada de una celda en la hoja de clculo?5. Cite al menos 4 tipos de datos que maneja Excel?6. Para que sirven la funciones en Excel, cite por lo menos 5 funciones y para que sirve cada una de estas?7. Cual es la utilidad de un formulario en Excel y cite un ejemplo?8. Cite un ejemplo en el que se pueda aplicar la validacin de datos en Excel?9. Graficar en Columnas, pastel y lineal (3 en total) los Siguientes Datos y realizar la respectiva interpretacin de los mismos. Cuadro sobre Alumnos Aprobados en la Facultad de Contabilidad y Auditoria.PERIODO AMBATO CUENCA RIOBAMBA1993 1994 548896 2901994 1995 532762 2611995 - 1996 626671 2581996 1997703617 2641997 1998749457 7841998- 1999587254 65810. Supongamos que desea calificar con letras los nmeros de referencia con el NombrePromedio. Si Promedio es La funcin devuelveMayor que 8,9 ADe 8,0 a 8,9BDe 7,0 a 7,9CDe 6,0 a 6,9DMenor 6,0 ERESULTADONOMBRES PROMEDIO CALIFICACINABRIL GABRIELA5,5FAGUILAR Marisela6,5DAL TAMIRANO Eduardo 7,5CBARONA Arcos8,5BRivera FERNANDA 9,5ACumanda CORDOVA 10,5 ATapia EDUARDO 11,5 AUniversidad Tcnica de Ambato 25 25. Manejo de NTICs II11. Efecte un cuadro de calificaciones que contenga la asignatura, promedio,asistencia y observaciones. En observaciones debe mostrar: Aprueba, si el promedio es mayor igual que 7 y la asistencia es mayorigual que 70% Pierde por notas, si el promedio es menor que 7 Pierde por faltas, si la asistencia es menor que 70% Pierde por faltas y asistencia, si el promedio es menor que 7 y laasistencia es menor que 70%.RESULTADOCUADRO DE CALIFICACIONES ASIGNATURAPROMEDIO ASISTENCIA OBSERVACIONES Contabilidad 570%REPRUEBA POR NOTAS Informtica 6,9 75%REPRUEBA POR NOTAS Investigacin 5 69%REPRUEBA POP NOTAS y ASISTENCIA Matemticas 8 90%APRUEBA Estadstica 8 90%APRUEBA12. El 25 de noviembre, que es su cumpleaos, Juan Pez hereda 2400 dlares. Sinembargo, el 17 de agosto, Juan necesita desesperadamente dinero para pagar sucolegiatura. Si su valor del dinero es del 9% . Cual es el valor en efectivo de suherencia? Funcin VA.13. Un pagare de 500,00 dlares con inters vence al 8% en 72 das. Si el beneficiario decide vender el pagare 20 dias antes de su vencimiento. Cual es su valor si la tasa del mercado de dinero es el 9%? Funcin VA .14. un minorista que encontr que no podra pagar una cuenta de 1200.00 dlares en el da de su vencimiento, firmo un pagare a 60 das con inters al 9,5%. Veinticuatro das mas tarde descubri que podra liquidar la deuda y pago el valor actual del pagare a la tasa del mercado del 10%.a) Cunto le costo la ampliacin del crdito? Funcin VAb) Si el hubiera pagado el inters de acuerdo a las condiciones deldocumento para 24 das Cunto le hubiera costado la ampliacin delcrdito? Funcin VF.Universidad Tcnica de Ambato 26 26. Manejo de NTICs IIMANEJO DE BASE DE DATOS MICROSOFT ACCESS 2000Una Base de Datos puede ser una herramienta extremadamente verstil para elaula de clase, en especial si usted puede aprovechar el poder de las opciones deconsulta que ofrece la aplicacin Access de Microsoft.Uno de los objetivos de la instruccin de las ciencias naturales y de las cienciassociales en todos los grados escolares es ensear a los estudiantes a formular yresponder preguntas. Necesitamos una herramienta que nos ayude a encontrar lasrespuestas cuando las preguntas incluyen gran cantidad de datos. En algunoscasos, la mejor herramienta es una Base de Datos, ya que le permite, basndoseen sus datos, realizar clculos; ordenarlos y seleccionar algunos de acuerdo a loscriterios que usted establezca.1. INTRODUCCIN1.1. Qu es una base de datos?Una biblioteca ha de mantener listas de los libros que posee, de los usuarios que tiene,una clnica, de sus pacientes y mdicos, una empresa, de sus productos, ventas yempleados. A este tipo de informacin se le llama datos.Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos,ordenarlos y manipularlos. Organizarlos de manera significativa para que se pueda obtenerinformacin no visible como totales, tendencias o relaciones de otro tipo. Debe permitir enprincipio: Introducir datos, Almacenar datos, Recuperar datos y trabajar con ellosAunque el trmino de gestor de base de datos tiene su origen en el ambiente informtico,puede aplicarse adems para describir las diversas formas en que puede ser catalogada,almacenada y utilizada la informacin.Todo esto se puede hacer con una caja, lpiz y papel; pero a medida que la cantidad de datosaumenta, han de cambiar las herramientas. Se pueden usar carpetas, archivadores, pero enun momento dado es conveniente acudir a los ordenadores, aunque las operaciones siguensiendo las mismas.La informacin se organiza a menudo en una base de datos en forma de tablas, con una seriede filas y columnas. Por lo tanto una base da datos puede constar de una o varias tablas.1.1.1. Tabla o fichero, registro y campoUn programa de base de datos almacena la informacin que introducimos enforma de tablas como las que podemos ver, por ejemplo, en un listadotelefnico:Universidad Tcnica de Ambato 27 27. Manejo de NTICs II Listado telefnicoNombre DireccinTelfono Cabrera Ortiz, PedroC/Mayor, 12 (948) 123457 Garca Garca, AnaAvda. Arroyos, 54 (948) 559566 Santos Gemio, Luisc/ Berruguete, 74 (948) 551234En este listado nos interesa tener almacenados de modo ordenado los datos de una serie depersonas. Para que aparezcan de modo claro los hemos desglosado en tres apartados:Nombre, Direccin y Telfono, haciendo que aparezca cada uno en una columna diferente. Ases mucho ms sencillo encontrar la direccin de una persona buscando a partir de su nombre.Aqu podemos ver cmo la informacin referida a una persona, "un dato",aparece en una fila de la tabla: a esto es a lo que se denomina Registro. A cadauna de las partes en las que hemos desglosado la informacin se le denominaCampo, y al conjunto formado por todos los registros, Tabla.Registro: es el concepto bsico en el almacenamiento de datos. El registro agrupa lainformacin asociada a un elemento de un conjunto y est compuesto por campos.Tabla: conjunto de registros homogneos con la misma estructura.Universidad Tcnica de Ambato28 28. Manejo de NTICs II1.1.2. Tipos de camposEn el listado telefnico podemos ver que hay unos campos ms importantes que otros: as elNombre es fundamental para que el registro tenga sentido. Sera absurdo que apareciera unadireccin en el listado sin ir acompaado de un nombre. Por este motivo se suelen denominarcampos fundamentales a aquellos que definen al registro, y campos secundarios a los que locomplementan.1.2. Tipos de base de datos: planas y relacionalesPara hacer una base de datos que cumpla las funciones de listado telefnico necesitamos unasola tabla, pero puede haber casos en los que necesitemos ms de una.Un hospital, por ejemplo, necesitar almacenar ms datos adems del nombrey direccin de sus pacientes. Tendr que llevar, a parte de otras muchas cosas,constancia de las visitas que un paciente haga al hospital. Es posiblealmacenar esta informacin en una sola tabla?: HOSPITAL Fecha Nombre Direccin TelfonoDiagnstico TratamientoMdico 5-5-02Garca Garca, Avda. 256699 GripeFrenadolDr. Prez AnaArroyos,5 12-1-04 Santos Gemio,c/369856 SarampinAugmentineDr. Prez Luis Berruguete,74 23-5-02 Garca Garca, Avda. 256699 SarampinClamoxilDra. Sanz AnaArroyos,5 1-1-03Santos Gemio,c/369856 AmigdalitisClamoxilDr. Alonso Luis Berruguete,74 25-2-04 Cabrera Ortiz, C/Mayor 12101232 AmigdalitisClamoxilDra. Sanz Pedro4DEsta tabla contiene de modo abreviado los campos que interesan en una basede datos de este tipo. Pero se plantea un problema: si cada vez que viene unpaciente al mdico se le tiene que abrir una ficha, en poco tiempo los datospersonales del paciente (direccin y telfono) estarn repetidos muchas veces.Si esto se multiplica por todos los pacientes la base de datos contendr grancantidad de datos redundantes innecesarios, lo que aumentar su tamao y lahar menos eficaz.Para hacer una base de datos como sta se usarn necesariamente variastablas que luego se relacionarn por un campo comn en ambas; de estamanera se consigue que no haya datos repetidos.Con esta estructura cada vez que venga un paciente, no es necesario volver a introducir susdatos personales. Basta con introducir su cdigo para que el Gestor de base de datos sepa deque paciente se trata. Para que se pueda establecer esta relacin es necesario que las dostablas contengan un campo en comn (en este caso el cdigo del mdico).Universidad Tcnica de Ambato29 29. Manejo de NTICs IIA esta forma de organizar la base de datos mediante distintas tablasrelacionadas por campos comunes se le llama base de datos relacional. Cuandose utiliza solamente una tabla hablamos de una base de datos plana.No todos los programas de gestin de base de datos tienen esta capacidad de manejar basesde datos relacionales, por eso, antes de elegir uno deberemos considerar si necesitamos o noesta capacidad.Generalmente todos los programas de base de datos de propsito mltiple de ltimageneracin tienen capacidad relacional. Algunos de los ms conocidos son Oracle, Fox,Access, Visual, SQL Server, etc.1.2.1. Ejemplo de base de datos relacionalOtra base de datos posible para un hospital sera sta: guardar slo informacin sobre lospacientes, los doctores y las especialidades. Asumiendo que cada mdico tiene slo unaespecialidad, y que cada paciente tiene asignado un mdico de cabecera la estructura de labase de datos estar formada por tablas. Con la caracterstica de que las mismas se relacionanentre s mediante uno o ms campos. Se puede decir que cada objeto de la realidad ser unatabla en nuestra base de datos y que hay que buscar la manera de reflejar las relaciones antesmencionadas. As, para este ejemplo, se pueden emplear las siguientes tablas:Tabla de Pacientes:IdentificadorNombre DireccinTelfono Mdico de cabeceraEl campo mdico de cabecera es el encargado de representar la relacin quenos interesa almacenar de la realidad.Tabla de Mdicos: Identificador Nombre EspecialidadDomicilio TelfonoEn este caso el campo especialidad es el encargado de relacionar las dos tablasTabla de Especialidades: IdentificadorNombre de especialidadCada tabla est compuesta por registros, y en este caso, cada registro contendr lainformacin pertinente de: un paciente, un doctor o una especialidad. A su vez, cada registroest formado por diferentes campos, por ejemplo, para la tabla pacientes tendremos lossiguientes campos : Nombre, Apellidos, Direccin, Telfono, Identificador. A cada campo se leasociar un tipo de dato de acuerdo con lo que se quiera guardar en l, como se ver msadelante.1.3. Algunas consideraciones sobre diseo de bases de datosAntes de ver lo que es el programa en s es importante que se tenga claro qupasos hay que seguir al disear una base datos.Universidad Tcnica de Ambato 30 30. Manejo de NTICs IIa) Es importante conocer exactamente para qu se quiere usar la base de datos, qu datos son los que interesan de los que existen en la realidad y qu informacin se necesitar extraer.b) Una vez que esto est claro, se definen las Tablas que compondrn la base de datos. Dentro de cada tabla, se piensa qu campos sern necesarios. Conviene detenerse y definir correctamente la base de datos, ya que un mal diseo har que el sistema sea lento y los resultados no sean los esperados.1.4. Bases de datos de redEl uso de una base de datos de un listado telefnico personal es muy distintodel uso de una base datos de un hospital, una empresa o un banco. El listadotelefnico slo lo utilizar una persona cada vez, mientras que las otras basesde datos necesitarn ser consultadas al mismo tiempo por muchas personasdesde distintos sitios.En la base de datos de un hospital muchas personas pueden necesitar accedera los datos de un paciente al mismo tiempo: una enfermera en una planta paraconocer la dosis a suministrar de los medicamentos; el mdico para estudiar elcaso de ese paciente; y desde administracin necesitarn los datos sobre esepaciente para elaborar el coste de su hospitalizacin. Todos ellos necesitarnpor tanto hacer consultas o introducir nuevos datos.Esto sera imposible si la base de datos estuviera situada en un ordenador alque no se puede acceder ms que sentndose delante. Si se pusieran en variossitios ordenadores con bases de datos iguales, al final del da y tras lasoperaciones que se hayan realizado, una base de datos ya no tendra nada quever con otra y cualquier consulta posterior a cualquiera de ellas sera del todoinfiable.Para este tipo de bases de datos con mltiples usuarios aparecieron las llamadas bases dedatos de red. Estas estn situadas en un nico ordenador llamado servidor (generalmenteordenadores de gran potencia) y se puede acceder a ellas desde terminales u ordenadorescon un programa que permita el acceso a ella los llamados clientes. Los Gestores de basesde datos de este tipo permiten que varios usuarios hagan operaciones sobre ella al mismotiempo: uno puede hacer una consulta al mismo tiempo que otro, situado en un lugar diferente,est introduciendo datos en la base.Gestores de este tipo son: Oracle, PL4, DB2 o SQL Server, que est pensados nicamentepara este uso y no se emplean para bases de datos personalesFox y Access, originariamente pensados para uso personal, tienen capacidades de red quehacen de ellos programas muy aptos para su empleo en bases de datos de pequeasempresas, que no necesitan un nmero de accesos simultneos muy alto.Utilidad de una base de datosLas tres cosas bsicas que debe permitir un gestor de base de datos son: introducir datos,almacenarlos y recuperarlos.Al mismo tiempo permiten otra serie de funciones que hacen de ellosherramientas incomparablemente superiores a los mtodos tradicionales dealmacenamiento de datos: archivadores, carpetas, etc.Universidad Tcnica de Ambato31 31. Manejo de NTICs IICualquier gestor debe permitir: ordenar los datos, realizar bsquedas, mostrar distintas vistasde los datos, realizar clculos sobre ellos, resumirlos, generar informes a partir de ellos,importarlos y exportarlos.1.5.1. Ordenar datosUn listado telefnico, para que sea til debe estar ordenado por el orden alfabtico delos nombres. Del mismo modo cualquier programa de base de datos debe permitir hacerlo mismo.El orden en una base de datos puede ser alfabtico, numrico, de fecha o dehora; por cualquier campo, y de modo ascendente o descendente. As, sepuede ordenar indistintamente la tabla de Visitas por la fecha de la visita, porlos nombres de los pacientes o por el nmero de cdigo. Tambin se puedeespecificar varios criterios al mismo tiempo: por ejemplo, por orden alfabticode nombre y, para los casos en que un nombre coincida, por fecha de visita.1.5.2. BsquedasEn los antiguos sistemas de archivo de datos si se quera buscar un conjuntodeterminado de registros era necesario tener los datos ordenados previamentepor un criterio determinado (por ejemplo, en los ficheros de biblioteca, pormateria o autor). Luego visualmente y a mano, a menudo con gran trabajo yprdida de tiempo, ir extrayendo los registros de uno en uno. Al terminar deusarlos se tena que seguir el proceso contrario. En el caso de que se quisierahacer una bsqueda por un criterio diferente al del orden del archivo (poreditoriales en el ejemplo anterior) resultaba del todo imposible.Cualquier programa de base de datos realiza bsquedas muy rpidas por cualquiera de loscampos de la base, indistintamente del modo en que estn ordenados. Permiten hacerbsquedas con varios criterios distintos (de este autor y con fecha de publicacin posterior aesta), bsquedas combinadas ( de tal autor o de tal otro), contrarias (que no sean de esteautor), etc. Deshacer la bsqueda es igual de rpido.Una vez hecha la extraccin, el programa nos permite realizar los mismosprocesos que con el total de la base de datos (ordenaciones, informes) peroejecutados nicamente sobrelos registros extrados.1.5.3. Formularios e informesEn las bases de datos, los datos se almacenan en forma de tablas. Esto no quiere decirque deban tener esta forma de presentacin en la pantalla a la hora de introducir datos oextraerlos, ni que haya que imprimirlos as.Aqu es donde entran los conceptos de formulario e informe. Ambos son similares, perotienen una funcin diferente. Bsicamente los formularios son presentaciones hechaspara mostrar los datos en pantalla, mientras que los informes estn pensados paraimprimirlos.1.5.3.1. FormulariosUniversidad Tcnica de Ambato32 32. Manejo de NTICs IICualquier programa de base de datos permite mostrar los datos en pantalla de modos muydiferentes. Esto tiene motivos funcionales y estticos.Los formularios permiten mostrar al mismo tiempo en la pantalla camposprocedentes de distintas tablas relacionadas de forma que resulte mucho mssencillo trabajar con ellas. Al mismo tiempo se puede hacer que no aparezcandeterminados campos.Esto es fundamental tanto en las bases multiusuario como en la base de datos del ejemplo delhospital. En este tipo de bases de datos no interesar que todos los usuarios vean todos losdatos. A una enfermera le interesa acceder a los datos mdicos del paciente pero en modoalguno a los datos econmicos que estarn almacenados en la misma base de datos. En elcaso de una persona que trabaje en administracin del hospital ocurre lo contrario: debe teneracceso a los datos econmicos pero no a los mdicos.Los formularios, unidos a un acceso a la base de datos mediante usuarios y contraseas,permiten solucionar este problema. Se puede hacer que cada usuario vea los datos que leinteresan manteniendo ocultos los restantes.Por otro lado los formularios permiten dar una apariencia ms agradable a la presentacin delos datos que hace que el trabajo con ellos sea ms cmodo, permitiendo insertar datos,modificarlos, o eliminar algn registro.1.5.3.2. InformesLos informes son presentaciones de los datos preparadas para imprimir. Los gestores debase de datos tienen la capacidad de ir intercalando los datos de la base sobre textos concualquier formato de tal forma que generan de modo automtico cartas, etiquetaspostales, listados.1.5.4. Clculos y sumariosLos programas de bases de datos tienen la capacidad de realizar operacionesmatemticas sobre los registros. As, por ejemplo, si se tiene almacenado en un campode una tabla el salario de los empleados el programa puede calcular el salario menosimpuestos de cada empleado. En la mayor parte de las bases de datos, los datosprocedentes de los clculos no quedan almacenados aumentando el tamao de la base dedatos, si no que slo queda guardada la operacin o frmula.MdicoSalarioDr. Sanz250,00Dr. Alonso300,00Dr. Snchez 195,00TOTAL: 3745,00Tambin es posible realizar operaciones y clculos estadsticos sobre el total delos registros: el programa puede calcular el nmero de mdicos que trabajan enel hospital o en cada departamento, lo que han cobrado entre todos odesglosado por departamentos, etc. A este tipo de operaciones se les sueledenominar sumarios porque son resultado de clculos sobre grupos deregistros.Universidad Tcnica de Ambato 33 33. Manejo de NTICs II2. ACERCA DE CMO DISEAR UNA BASE DE DATOSAntes de utilizar Microsoft Access para crear las tablas, los formularios y los dems objetos queformarn la base de datos, es importante invertir algn tiempo en disear la base de datos.2.1. Pasos para disear una base de datos2.1.1. Determinar la finalidad de la base de datosEl primer paso para disear una base de datos es determinar su finalidad y cmo seutiliza. Debe saber qu informacin desea obtener de la base de datos. A partir de ah,puede determinar sobre qu asuntos necesita almacenar hechos (las tablas) y qu hechosnecesita almacenar sobre cada asunto (los campos de las tablas).Realice bocetos de los informes que desea que produzca. Rena los formularios que utilizaactualmente para registrar los datos. Examine bases de datos bien diseadas similares a laque va a disear.2.1.2. Determinar las tablas que se necesitanDeterminar las tablas puede ser el paso ms complicado del proceso de diseo de la base dedatos. Esto se debe a que los resultados que desea obtener de la base de datos (los informesque desea imprimir, los formularios que desea utilizar, las preguntas para las que desearespuestas) no proporcionan pistas necesariamente acerca de la estructura de las tablas quelos producen.No es necesario que disee las tablas mediante Microsoft Access. De hecho, posiblemente seams conveniente realizar un boceto en papel de la base de datos y trabajar sobre el diseoprimero. Al disear las tablas, divida la informacin teniendo en cuenta los siguientes principiosde diseo fundamentales:Una tabla no debe contener informacin duplicada, y no debe duplicarse informacin entretablas.Cada tabla debe contener informacin sobre un asunto.Cuando cada tabla contiene hechos slosobre un asunto, puede mantener lainformacin acerca de cada asuntoindependientemente de otros asuntos. Porejemplo, puede almacenar los nombres delos proveedores en una tabla diferente delos productos que vende, de modo que sepuede eliminar un producto y conservar ala vez la informacin sobre el proveedor.2.1.3. Determinar los campos que se necesitanCada tabla contiene informacin acerca del mismo asunto, y cada campo de una tabla contienehechos individuales sobre el asunto de la tabla.Por ejemplo, la tabla de Clientes puede incluir los campos del nombre de la compaa, ladireccin, la ciudad, el pas y el nmero de telfono. Al realizar bocetos de los campos paracada tabla, tenga en cuenta estas sugerencias:Relacione cada campo directamente con el asunto de la tabla.No incluya datos derivados ni calculados. Incluya toda la informacin que necesite.Almacene informacin en sus partes lgicas ms pequeas (por ejemplo, Nombre y Apellidos,en lugar del Nombre completo).2.1.4. Identificar el campo o campos con valores nicos en cada registroPara que Microsoft Access conecte informacin almacenada en tablas independientes (porejemplo, para conectar a un cliente con todos los pedidos del cliente), cada tabla de la base deUniversidad Tcnica de Ambato34 34. Manejo de NTICs IIdatos debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifiquen de forma exclusiva cadaregistro individual de la tabla. Este campo o conjunto de campos se denomina clave principal.ClavesPrincipales2.1.5. Determinar las relaciones entre las tablasAhora que ha dividido la informacin en tablas y que ha identificado los campos de claveprincipal, necesita una forma de indicar a Microsoft Access cmo volver a reunir toda lainformacin relacionada de un modo significativo. Para ello, debe definir relaciones entre lastablas en una base de datos de Microsoft Access.2.1.6. Perfeccionar el diseoUna vez diseadas las tablas, los campos y las relaciones que necesita, es el momento deestudiar el diseo y detectar los posibles fallos que puedan quedar. Es ms sencillo cambiar eldiseo de la base de datos ahora que una vez que haya rellenado las tablas con datos.Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e introducirsuficientes datos de ejemplo en las tablas para poder comprobar el diseo.2.1.7. Introducir datos y crear otros objetos de la base de datosCuando considere que la estructura de las tablas cumple los principios de diseo descritosanteriormente, es el momento de comenzar a agregar los datos existentes a las tablas. Acontinuacin, puede crear las consultas, formularios, informes, macros y mdulos que desee.2.1.8.Ejemplo de una base de datos para un hospitalPara mayor comprensin de lo explicado a continuacin se muestra la estructura deunapequea base de datos.Un pacientepuede acudiral mdicomuchas vecesen la vida. Encadavisitaque realiza elpacientelepuede atenderun mdicodistintopormotivosdistintos. Un mdico a su vez atiende a muchos pacientes. En esta base de datos la relacinentre los pacientes y los mdicos se ha realizado creando una tabla: visitas.Los campos en comn son los cdigos de los pacientes y de los mdicos. Estos camposcompartidos tienen el origen en la tabla que los cre (tabla mdicos o tabla pacientes) peroesos mismos datos se podrn ver en la tabla visitas gracias a la relacin. De esa forma losUniversidad Tcnica de Ambato35 35. Manejo de NTICs II datos de una visita en parte procedern de las tablas mdicos y pacientes, y en parte sern datos propios de visitas. 2.2.Tarea consultar en la ayuda de Microsoft Access el tema: Acerca de las relaciones de una base de datos y en este tema sobre: Por qu se deben definir relaciones, Cmo funcionan las relaciones, Una relacin uno a varios, Una relacin varios a varios, Una relacin uno a uno, Definir relaciones. 3. Las tablas Para empezar a trabajar con una base de datos primero es necesario crear las tablas. Dentro de cada una hay que definir los campos que contendrn la informacin. 3.1. Cmo crear una tabla? Para crear una tabla se selecciona la pestaa y se pulsa el botn Nuevo, aparecer la siguiente ventana: Estas son las diferentes opciones que presenta Access para crear una tabla: 1. Vista Hoja de datos: crea una nueva tabla con formato de tabla. En la primera fila de la tablaaparecen los campos: Campo 1, Campo 2 sobre los cuales se escriben los nombres de loscampos. 2. Vista Diseo: permite crear los campos manualmente y configurar el diseo de la tabla. 3. Asistente para tablas: el asistente pide las caractersticas de los campos y de la tabla y lagenera automticamente. 4. Importar tabla: esta opcin permite importar datos de otra base de datos, que nonecesariamente tiene que estar creada por Access. 5. Vincular tabla: crea vnculos entre las tablas importadas y las originales, las modificacionesque se efecten en los datos se transmiten a aqullas. Cualquiera de estas opciones es vlida para crear una base de datos. Pero las opciones a travs de las cuales se crea personalmente una tabla son Vista Hoja de datos y Vista Diseo. Con la opcin Vista Diseo se crea la estructura para luego rellenar los datos en Vista Hoja de datos. Pero tambin se puede empezar directamente en Vista Hoja de datos introduciendo la informacin y Access crea la estructura automticamente. 3.2. Las Vistas de la tabla Las tablas se pueden ver desde dos vistas distintas, en cada una de ellas no slo cambia el aspecto de la tabla, sino que adems varan el men y la barra de herramientas:Vista Diseo Vista Hoja de datosDesde esta vista se disean los campos pero no seDesde esta vista no se pueden modificar el tipopueden introducir datos. Si se desea introducir datos, sede datos que contienen los campos o supulsa el botn Vista, se abrir la vista Hoja de datos. El descripcin.aspecto es parecido a una hoja de clculo en la cual los Para realizar cambios de este tipo se tiene queencabezados de las columnas son los nombres de los pasar a introducir los datos pulsando el botncampos y cada fila es un registro. Vista. 3.2.1. Vista Hoja de datos Con esta opcin es ms fcil entender cmo se almacena la informacin en una base de datos. A continuacin se va a crear la tabla Pacientes. Se selecciona Vista Hoja de datos y se pulsa Aceptar. En esta tabla ya se puede empezar a introducir datos, aunque antes conviene dar nombre a los campos. Para esto se hace doble clic sobre Campo1 y se escribe el nombre que se le quiera dar al campo. En el caso de la tabla Pacientes el primer campo va a ser "Nombre". Los nombres de los campos tienen que cumplir unas normas. No pueden tener ms de 64 caracteres, no pueden tener puntos, exclamaciones o corchetes. Por otro lado no puede haber dos campos que se llamen de la misma manera. Para que Access cree la estructura de la tabla basta con introducir los nombres de los campos y un registro. Universidad Tcnica de Ambato36 36. Manejo de NTICs IIPara escribir el primer registro se sita el ratn sobre el campo y se escribe el primer dato. Parapasar a la siguiente columna se puede usar el ratn o la tecla tabulador.Siguiendo el mismo procedimiento, doble clic sobre la primera fila, se aaden los campos:apellidos, fecha de nacimiento y direccin.Como an no se han definido las caractersticas de los campos, es conveniente hacerlo antesde introducir ms datos, esto se hace en el modo de vista diseo.3.2.2. Vista DiseoSe elige Vista Diseo y se pulsa Aceptar. Access pedir que se le d un nombrea la tabla.Se escribe el nombre: "Pacientes" en el recuadro y se pulsa Aceptar.A continuacin aparecer otro mensaje comunicando que no se ha creado una clave principal.Por el momento se pulsa No, ya que no se va a crear ahora, se ver ms adelante en estemanual.Despus de pulsar "No", se abrir la ventana de diseo de la tabla ya creada con el tipo dedato definido por Access de forma automtica.En la primera columna se ven los nombres de los campos, y en la segunda columna el tipo dedatos que ha elegido automticamente Access con los datos introducidos. Como se ve en cadacolumna se introducen diferentes caractersticas del campo:1. Nombre del campo: los nombres de los campos.2. Tipo de datos: Texto.-Se utiliza para texto o combinaciones de texto y nmeros, como direcciones, o para nmeros que no requieren clculo, como nmeros de telfono, etc. Almacena hasta 255 caracteres. Memo.- Se utiliza para texto de gran longitud y nmeros, como notas o descripciones. Almacena hasta 65.536 caracteres. Numrico.- Se utiliza para los datos que se van a incluir en clculos matemticos, exceptuando los clculos monetarios (en este caso se utiliza el tipo Moneda). Almacena 1, 2, 4 u 8 bytes Fecha/Hora.- Se utiliza para fechas y horas. Almacena 8 bytes. Moneda.- Se utiliza para valores de moneda y para evitar el redondeo durante los clculos. Almacena 8 bytes. Autonumrico.- Se utiliza para nmeros secuenciales exclusivos (con incremento de una unidad) o nmeros aleatorios que se insertan automticamente cuando se agrega un registro. Almacena 4 bytes. S/No.- Se utiliza para datos que pueden ser uno de dos valores posibles, como S/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado. Los valores Nulos no estn permitidos. Almacena 1 bit. Objeto OLE.- Se utiliza para objetos OLE (como documentos de Microsoft Word, hojas de clculo de Microsoft Excel, imgenes, sonidos u otros datos binarios) que se crearon en otros programas mediante el protocolo OLE. Almacena hasta 1 gigabyte.Universidad Tcnica de Ambato37 37. Manejo de NTICs II Hipervnculo.- Se utiliza para hipervnculos. Un hipervnculo puede ser una ruta UNC o una direccin URL. Almacena hasta 64.000 caracteres. Asistente para bsquedas.- Se utiliza para crear un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro combinado. La eleccin de esta opcin en la lista de tipos de datos inicia un asistente que realiza la definicin automticamente.4. Descripcin: en esta columna se introduce la descripcin del contenido del campo o sufinalidad.5. Propiedades de los campos: estableciendo las propiedades de los campos se controla la apariencia de los datos, y se puede evitar que se introduzcan de modo incorrecto. 5.1. Tamao del campo Esta propiedad la pueden tener tanto los campos de tipo numrico como los de texto. En los campos de texto el tamao del campo indica el nmero de caracteres que puede contener. El valor mximo es de 255 caracteres y por defecto Access aplica 50. Se puede introducir un valor inferior, pero si ya se han introducido datos hay que tener mucho cuidado, ya que si se da un tamao inferior al de algn campo los caracteres restantes se perdern. En los de tipo numrico limita el rango de valores permitido y si el campo puede contener valores fraccionarios. El campo numrico puede tener estos tamaos: Byte, Entero, Entero Largo,Simpley Doble. 5.2. Formato Esta propiedad la pueden tener todos los campos menos los Objetos OLE. El formato slo afecta a la presentacin de los datos, nunca al valor almacenado de una tabla. Los nmeros y las fechas se pueden presentar con diferentes formatos. Los nmeros pueden aparecer con separador de miles, con un smbolo de moneda o con un determinado nmero de decimales. Si no se determina nada en esta propiedad Access utiliza el formato General y los datos aparecen tal y como se hayan introducido. En los campos de texto y memo se recomienda utilizar < Presentar todos los caracteres en minsculas > Presentar todos los caracteres en maysculas 5.3. Lugares decimales Esta propiedad slo la tienen los campos de tipo numrico y de moneda. Determina el nmero de cifras decimales en la presentacin de los campos. Esta propiedad tiene dos configuraciones: De 0 a 15. Aparecern tantas cifras decimales como se indiquen sin tener en cuenta las que se especifiquen en el formato. Auto: aparecer el nmero de cifras decimales predeterminadas para cada formato o la que este definida en la propiedad formato. 5.4. Mscara de entrada Esta propiedad la tienen los campos de texto, nmerico, fecha/hora y de moneda. Obliga a que los datos introducidos en un campo se ajusten a una plantilla determinada. Los cdigos son los siguientes:Cdigo Funcin 0Dgito (0-9). Introduccin obligatoria. No permite signos #Dgito o espacio. Introduccin opcional. Las posiciones en blanco seconvierten en espacios y se permiten los signos 9Dgito o espacio. Introduccin opcional. No permite signos LLetra (A-Z). Introduccin obligatoria ?Letra (A-Z). Introduccin opcional. ALetra o dgito. Introduccin obligatoria aLetra o dgito. Introduccin opcional &Cualquier carcter o espacio. Introduccin obligatoria CCualquier carcter o espacio. Introduccin opcional .,:;-/ Marcador de posicin decimal y separador de miles, fecha y hora. Convierte los caracteres en maysculasUniversidad Tcnica de Ambato38 38. Manejo de NTICs II !Hace que la mscara de entrada se rellene de derecha a izquierda Hace que el carcter que venga a continuacin se presente como uncarcter literal5.5. TtuloEsta propiedad la tienen todos los tipos de campos. Especifica la etiqueta que se utilizaren la presentacin del campo cuando se crean tablas, formularios e informes.5.6. Valor predeterminadoEsta propiedad la tienen todos los campos menos los de tipo contador y Objeto OLE.Introduce un valor por defecto en todos los campos. Este valor lo introduce el usuariocuando un campo va tener casi siempre el mismo valor. Cuando este valor vare se puedemodificar.5.7. Regla de validacinEsta propiedad se puede establecer en todos los campos menos en los de tipo Contador yObjeto OLE. Se especifican las condiciones que deben cumplir los datos que seintroduzcan, si los datos no cumplen las condiciones Access no admitir ese dato.Para introducir las condiciones que debe cumplir un campo se selecciona Regla devalidacin en las propiedades del campo. A la derecha del espacio en blanco hay unospuntos suspensivos. Se hace clic sobre ellos. Aparecer una ventana para generarexpresiones, en esta ventana habr que especificar esas condiciones.5.8. Texto de validacinCuando Access no admite un dato porque no cumple la regla de validacin no apareceningn mensaje que explique por qu no admite el dato a no ser que se utilice el texto devalidacin. En esta propiedad se debe introducir cul es la condicin que debe cumplir eldatopara queel usuario losepa.5.9. RequeridoSe aplica a todos los campos menos a los de tipo Contador. Si se encuentra activado "Si"no dejar que el usuario abandone un registro sin haberlo rellenado.Permitir longitud ceroSe aplica a los campos de tipo texto y memo. Esta propiedad es til para las consultas yexpresiones, ya que los valores nulos se comportan de distinta forma.5.11.IndexadoSe puede aplicar a todos los tipos de campo menos a Memo, Si/No, y Objeto OLE.Esta propiedad crea un ndice de ese campo. De modo que acelera las bsquedas de unregistro por el contenido de ese campo. No conviene aplicarlo mas que al campo por el quese vayan a realizar las bsquedas porque si no la actualizacin de los datos ser muylenta.Sin duplicados: es una de las opciones de esta propiedad y significa que no puede haberdos campos con la misma clave. Con duplicados, hace que Access cree un ndice normalcon cada uno de los registros.5.12 Comprensin UnicodePara compensar este efecto de la representacin de caracteres Unicode y asegurar unrendimiento ptimo, el valor predeterminado de la propiedad Compresin Unicode para uncampo Texto, Memo o Hipervnculo es S.3.2.3. Insertar un campoPara introducir un campo nuevo entre dos ya existentes primero se debe seleccionar haciendoclic sobre l campo posterior donde se insertar el nuevo campo. El campo cambia de color y asu izquierda aparece una flecha. Situando el cursor sobre esta flecha se da clic botn derechoy escogemos la opcin insertar fila. El campo insertado aparecer sobre el campo que estaba.3.2.4. Introducir el nombre del campoPara introducir el nombre se hace clic sobre la celda correspondiente y se teclea el nombre quese le vaya a dar al campo.3.2.5. Elegir el tipo de datoMientras en el Vista Hoja de datos no se introduzcan datos Access asigna a todos los camposel "tipo de dato": texto. Si se hubiera introducido un dato numrico el tipo de dato seranumrico.Universidad Tcnica de Ambato39 39. Manejo de NTICs IIPara cambiar el tipo de dato, basta con situarse sobre el campo. En la celda de tipo de datosaparecer una flecha. Al pulsar sobre ella se despliega un men en el que se puedeseleccionar el tipo de dato.Para cambiar el tipo de dato se pulsa sobre esa celda, en la parte derecha de la celda apareceuna flecha, que al ser pulsada despliega un men. Para seleccionar el tipo de dato que interesehay que situarse sobre l con el ratn.3.2.6. Mover un campoPara mover el campo, primero se debe seleccionar haciendo clic sobre l. El campo cambia decolor y a su izquierda aparece una flecha. Situando el cursor sobre esta flecha el cursor mismose convierte en otra flecha. Si se pulsa en ese momento el botn del ratn se puede arrastrar elcampo a la posicin que se quiera.3.3. Guardar la tablaUna vez haya definido la estructura de la tabla se pulsa el botn de Guardar o se eligeArchivo|Guardar.3.4. Abrir y trabajar una tablaPara abrir una tabla de una base de datos ya existente, primero se tendr que estar en esabase de datos.Para abrir una base de datos, se selecciona Archivo|Abrir, o se pulsa el botn.Aparecer una ventana de dilogo con las diferentes bases de datos, se selecciona la queinterese y se pulsa Aceptar.Una vez abierta la base de datos, siempre aparece la ventana de la base de datos, conmltiples pestaas. Se elige la pestaa y se hace clic sobre la tabla que se desea abrir.Se pulsa el botn Abrir, si se desea introducir datos, o Diseo si se desea aadir un campo ovariar las propiedades de los campos.Una vez se encuentra dentro de una de estas dos opciones siempre se tiene la oportunidad decambiar pulsando el botn cambiar de vistas:3.4.1. Introducir datos en la tablaEn Vista Hoja de Datos se pueden introducir datos. En el primer registro slo aparecer unafila. Se hace clic sobre ella y se escriben los datos en los campos. En el momento en que seempiece a escribir se aadir una fila ms. En la primera columna de la fila sobre la que estescribiendo aparecera un lpiz, y en la siguiente un asterisco. Para pasar de un campo a otropulse Intro o Tabulador.Cuando se quiere aadir otro registro slo se tiene que pinchar sobre la fila con el asterisco.4. La clave principalLa clave principal suele ser uno o varios de los campos de la tabla. El contenido de este campoidentifica cada registro del campo de manera nica. De modo que no se podrn introducir dosregistros iguales o almacenar valores nulos en los campos de la clave principal.Para la tabla Pacientes se tiene que pensar que campo no se repite. Podra ser el camponombre, pero el nombre no es algo nico. Los campos nombre y apellidos juntos tambin sepodran repetir en algn caso. De modo que lo ms indicado es crear un cdigo nico paracada paciente. Se selecciona el campo nombre y se inserta un campo. Se llama Cdigo delpaciente y se elige el tipo de dato Autonumrico. Este tipo de dato hace que Access genere unnmero nico a cada registro de la tabla. De esta forma es totalmente seguro que el campo notendr ningn registro repetido.Es decir los datos de un paciente no aparecern repartidos en tres veces, sino en una sola vez,de forma que cuando se quiera consultar el estado fsico de un paciente se tendr la seguridadde que ah estn todos sus datos mdicos.Para establecer este campo como clave principal se hace clic sobre l y en la barra deHerramientas se pulsa el botn Establecer Clave Principal. Tambin se puede realizar estaoperacin desde el Men Edicin|Establecer Clave Principal.No se tiene que definir obligatoriamente una clave principal, pero normalmente es convenientehacerlo. Si no se establece la clave principal, al cerrar la tabla aparece un cuadro de dilogopidiendo que se establezca:Si se elige la opcin "Si", Acces crear automticamente un campo Autonumrico que ser laclaveprincipal.4.1. Tipos de clave principalUniversidad Tcnica de Ambato 40 40. Manejo de NTICs IIEn Microsoft Access existen tres tipos de clave principal: Autonumrico, Campo simple yCampos mltiples.4.1.1. Claves principales de AutonumricoUn campo Autonumrico puede establecerse para que el programa introduzcaautomticamente un nmero secuencial cuando se agrega un registro a latabla.Designar un campo de este tipo como clave principal de una tabla es la forma ms sencilla decrear una clave principal.Cuando no se establece una clave principal antes de guardar una tabla recincreada, Microsoft Access pregunta si se desea que cree una clave principalautomticamente. Si se contesta afirmativamente, Microsoft Access crear unaclave principal de Autonumrico.4.1.2. Claves principales de Campo simpleSi se tiene un campo que contiene valores exclusivos, como nmeros de identificacin onmeros de pieza, se puede designar ese campo como la clave principal.Si el campo seleccionado como clave principal tiene valores duplicados o Nulos, MicrosoftAccess no establece la clave principal.Se puede ejecutar una Consulta de buscar duplicados con el fin de determinar qu registroscontienen datos duplicados. Si no se puede eliminar fcilmente las entradas duplicadasmediante la edicin de los datos, se puede agregar un campo Autonumrico y establecerlocomo clave principal o bien definir una clave principal de campos mltiples.4.1.3. Claves principales de Campos mltiplesEn situaciones en las que no se puede garantizar la exclusividad de un solo campo, se puedendesignar dos o ms campos como clave principal.La situacin ms comn en la que surge este problema es en la tabla utilizada para relacionarotras dos tablas en una relacin varios a varios.Si no se est seguro de poder seleccionar una combinacin de campos apropiada para unaclave principal de campos mltiples, probablemente resultar ms conveniente agregar uncampo Autonumrico y designarlo como la clave principal en su lugar.Unidad 1. Elementos bsicos de ACCESS2000.Vamos a ver cuales son los elementos bsicos de Access2000, la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cmo se llaman, dnde estn y para qu sirven. Tambin cmo obtener ayuda, por si en algn momento no sabemos cmo seguir trabajando. Cuando conozcamos todo esto estaremos en disposicin de empezar a crear bases de datos en el siguiente tema.Arrancar Access2000.Veamoslas dos formas bsicas de arrancarAccess2000. 1) Desde el botn Iniciosituado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft Access, hacer clic sobre l, y se arrancar el programa.Universidad Tcnica de Ambato41 41. Manejo de NTICs II 2) Desde el icono de Access2000 del escritorio. Puedes arrancar Access2000 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Cuando realices los ejercicios tambin puedes compaginar dos sesiones de la forma que te explicamos aqu.Para cerrar Access2000, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:1) Hacer clic en el botn cerrar2) Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4.3) Hacer clic sobre el men Archivo y elegir la opcin Salir.La pantalla inicial.Al arrancar Access aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus componentes fundamentales. As conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.Universidad Tcnica de Ambato 42 42. Manejo de NTICs II A diferencia de otros programas Access dispone de una ventana inicial que nos permitir empezar a trabajar utilizando una base de datos ya existente o creando una nueva, pero nosotros de momento vamos a hacer clic sobre el botn Cancelar, para empezar desde cero.Las barras.La barra de ttulo contiene el nombre del programa.En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar y cerrar.La barra de mens contiene las operaciones de Access, agrupadas en mens desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Access. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las cosas ms habituales se realizan ms rpidamente a partir de los iconos de las otras barras que veremos a continuacin. En Access2000 la barra de mens tiene un nuevo comportamiento "inteligente", que consiste, bsicamente, en mostrar slo los comandos ms importantes y los que el usuario va utilizando. Si deseas informacin sobre los mens desplegables, haz clic aqu.Los mens desplegables de la barra de mens contienen tres tipos bsicos de elementos:a) Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre de comando, o no aparece nada o bien aparece la combinacin de teclas para ejecutarlo desde el teclado. Por ejemplo, en el men Archivo, el comando Cerrar.b) Otro men desplegable. Al situarse sobre ste, se abre un nuevo men a su lado con ms opciones para que elijamos una de ellas. Se reconocen porque tienen un tringulo a la derecha. Por ejemplo, en el men Archivo, Obtener datos externos.c) Comando con ventana. Al hacer clic, aparece una ventana que nos pedir que rellenemos algunos campos y que tendr botones para aceptar o cancelar la accin. Se distinguen porque el nombre acaba en puntos suspensivos. Por ejemplo, en el men Archivo, Abrir... Los diferentes mens de la barra de mens se pueden activar desde el teclado pulsando Alt + letra subrayada del nombre del comando. Por ejemplo Alt + a para desplegar el men Archivo. La barra de herramientas contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones ms habituales, como Guardar, Copiar, Pegar, etc.Universidad Tcnica de Ambato 43 43. Manejo de NTICs II Hay operaciones que no estn disponibles en un determinado momento. Se reconocen porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto el icono Cortar como el comando Cortar aparecen con el color ms claro. Existen ms barras de herramientas pero stas slo son accesibles en algunos casos determinados que iremos viendo a lo largo del curso.La barra de tareas de Windows contiene el botn Inicio, iconos para arrancar algunos programas, como Internet Explorer, etc. . Esta barra no pertenece a Access2000, sino a Windows como su propio nombre indica.Crear una base de datos. Para crear una base de datos, seguir los siguientes pasos: 1 Ir al men Archivo. 2 Elegir la opcin Nueva base de datos... O bien hacer clic sobre el botn Nuevode la barra de herramientas. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo: 3 Hacer clic sobre el botn Aceptar.Universidad Tcnica de Ambato44 44. Manejo de NTICs II Aparecer el siguiente cuadro de dilogo donde tendremos que asignarle nombre a nuestra base de datos.4 En el recuadro Guardar en hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos a grabar nuestro trabajo. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada. Si quieres saber para qu sirven los iconos que aparecen a la derecha del cuadro Guardar en, ves al siguiente punto Opciones del cuadro de dilogo. 5 Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo. 6 En el recuadro Nombre de archivo, escribir el nombre que queremos ponerle a nuestro archivo. 7 Hacer clic sobre el botn Crear. Automtica mentese crear nuestra nueva base de datos a la cualAccess2000 asignarla extensin .MDB,y aparecer laventana correspondient e a la base de datos:Si observas la ventana de la base de datos, en la parte de la izquierda aparecen losdiferentes objetos de una base de datos y en la parte de la derecha, dependiendoUniversidad Tcnica de Ambato45 45. Manejo de NTICs II del objeto seleccionado a la izquierda, Access nos permitir crear o modificarlos.En nuestro caso el objeto seleccionado es la Tabla, principal elemento de cualquier base de datos ya que todos los dems objetos se crean a partir de stas.Opcionesdel cuadro dedilogo. Cuando se abre el cuadro de dilogo aparecen varios botones en la parte superior. A continuacin te los explicamos: Este botn slo estar disponible en caso de haber cambiado de carpeta, y nos permitir volver atrs, es decir, la carpeta abierta anteriormente. Nos permite ir al nivel anterior. Por ejemplo si estamos en la carpeta Mis documentos, como sta se encuentra en el disco duro C:, ir directamente a ste. Permite borrar el archivo seleccionado de la lista.Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la que se encuentra abierta. A continuacin habr que especificarle un nombre. Permite cambiar la forma de visualizar la lista de archivos. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha, elegiremos entre: Lista: para ver nicamente los nombres de los archivos. Detalles: para ver adems del nombre, el tamao, el tipo y la fecha de modificacin. Propiedades: para que aparezca una serie de propiedades del archivo en la parte derecha del recuadro, dependiendo del archivo seleccionado. Vista previa: para que en la parte derecha del recuadro aparezca una vista del archivo seleccionado. Organizar iconos: Nos permite ordenar la lista de archivos por nombre, tamao, tipo o fecha. Adems, en la parte izquierda, aparecen las carpetas ms usadas, como Historial, Favoritos, Mis documentos,... para acceder de forma ms rpida a ellas.Unidad 2 Crear una basede datos.Para crear una base de datos, seguir los siguientes pasos:1 Ir al men Archivo.2 Elegir la opcin Nueva base de datos...O bien hacer clic sobre el botn Nuevo de la barra de herramientas.Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:Universidad Tcnica de Ambato46 46. Manejo de NTICs II3 Hacer clic sobre el botn Aceptar. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo donde tendremos que asignarle nombre a nuestra base de datos.4 En el recuadro Guardar en hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos a grabar nuestro trabajo.Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada.Universidad Tcnica de Ambato47 47. Manejo de NTICs II Si quieres saber para qu sirven los iconos que aparecen a la derecha del cuadro Guardar en, ves al siguiente punto Opciones del cuadro de dilogo.5 Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo. 6 En el recuadro Nombre de archivo, escribir el nombre que queremos ponerle a nuestro archivo.7 Hacer clic sobre el botn Crear. Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access2000 asignar la extensin .MDB, y aparecer la ventana correspondiente a la base de datos:Si observas la ventana de la base de datos, en la parte de la izquierda aparecen los diferentes objetos de una base de datos y en la parte de la derecha, dependiendo del objeto seleccionado a la izquierda, Access nos permitir crear o modificarlos. En nuestro caso el objeto seleccionado es la Tabla, principal elemento de cualquier base de datos ya que todos los dems objetos se crean a partir de stas.Opciones del cuadrode dilogo.Cuando se abre el cuadro de dilogo aparecen varios botones en la parte superior.A continuacin te los explicamos:Este botn slo estar disponible en caso de haber cambiado de carpeta,y nos permitir volver atrs, es decir, la carpeta abierta anteriormente. Nos permite ir al nivel anterior. Por ejemplo si estamos en la carpeta Mis documentos,como sta se encuentra en el disco duro C:, ir directamente a ste. Permite borrar el archivo seleccionado de la lista.Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la que se encuentra abierta.Universidad Tcnica de Ambato 48 48. Manejo de NTICs IIA continuacin habr que especificarle un nombre.Permite cambiar la forma de visualizar la lista de archivos.Al hacer clic sobre la flecha de la derecha, elegiremos entre:Lista: para ver nicamente los nombres de los archivos.Detalles: para ver adems del nombre, el tamao, el tipo y la fecha de modificacin.Propiedades: para que aparezca una serie de propiedades del archivoen la parte derecha del recuadro, dependiendo del archivo seleccionado.Vista previa: para que en la parte derecha del recuadro aparezca una vista del archivo seleccionado.Organizar iconos: Nos permite ordenar la lista de archivos por nombre, tamao, tipo o fecha. Adems, en la parte izquierda, aparecen las carpetas ms usadas, como Historial, Favoritos,Mis documentos,... para acceder de forma ms rpida a ellas. Unidad 2. Crear, abrir y cerrar una base de datos (II)Cerrar la base de datos. Para cerrar una base de datos, seguir los siguientes pasos: 1 Ir al men Archivo. 2 Elegir la opcin Cerrar. O bien hacer clic sobre el botn Cerrarde la ventana de la base de datos.Abrir una base de datos. Para abrir una base de datos ya existente, seguir los siguientes pasos: 1 Ir al men Archivo. 2 Elegir la opcin Abrir... O bien hacer clic sobre el botn Abrirde la barra de herramientas. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo: 3 Hacer clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en. Se desplegar una lista con las unidades disponibles del ordenador. 4 Elegir la unidad deseada, haciendo clic sobre sta. En el recuadro inferior, aparecern las distintas carpetas de la unidad elegida. 5 Hacer doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar. Al abrir una carpeta, sta se situar en el recuadro superior Buscar en, y ahora en elUniversidad Tcnica de Ambato49 49. Manejo de NTICs II recuadro inferior aparecer toda la informacin de dicha carpeta. 6 Hacer clic sobre el archivo deseado. 7 Hacer clic sobre el botn Abrir. O bien 6 Hacer doble clic sobre el archivo deseado y se abrir directamente. Si deseas informacin Ejercicio paso a paso. Crear, abrir y cerrar una base de datos Objetivo. Practicar las operaciones de Crear, abrir y cerrar una base de datos con Access2000.1 Si no tienes abierto Access2000, brelo para realizar el ejercicio.2 En caso de Abrir Access2000, hacer clic sobre el botn Cancelarpara cerrar la ventana de cuadro de dilogo abierta.3 Ir al men Archivo.4 Elegir la opcin Nueva base de datos...O bien hacer clic sobre el botn Nuevo de la barra de herramientas.Aparecer el cuadro de dilogo Nueva.5 Hacer clic sobre el botn Aceptar. Aparecer otro cuadro de dilogo donde tendremos que asignarle nombre a nuestra base de datos.En el caso de tener enel recuadro Guardar en la carpeta Mis documentos,podremos omitir los pasos 6 y 7.En caso contrario:6 Hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidadUniversidad Tcnica de Ambato50 50. Manejo de NTICs IIdonde vamos a grabar nuestro trabajo, es decir en la unidad C: del disco duro. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada.7 Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo, Mis documentos. 8 En el recuadro Nombre de archivo, escribir el nombre que queremos ponerle a nuestro archivo, Clases.9 Hacer clic sobre el botn Crear.Observa como tenemos una nueva base de datos llamada Clase.mdb, pero que de momento est vaca.Ahora supongamos que ya no nos interesa trabajar con la base de datos anterior,por lo tanto vamos a cerrarla.10 Ir al men Archivo.11 Elegir la opcin Cerrar.Vamos a volver a recuperar la base de datos.12 Ir al men Archivo.13 Elegir la opcin Abrir...O bien hacer clic sobre el botn Abrir de la barra de herramientas.Aparecer el cuadro de dilogo Abrir. En caso de tener en el recuadro Buscar en la carpeta Mis documentos , omitir los pasos 14, 15 y 16.14 Hacer clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en.Se desplegar una lista con las unidades disponibles del ordenador.15 Elegir la unidad deseada el disco duro C:, haciendo clic sobre sta.En el recuadro inferior, aparecern las distintas carpetas de la unidad elegida. 16 Hacer doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar, Mis documentos.Al abrir una carpeta, sta se situar en el recuadro superior Buscar en,y ahora en el recuadro inferior aparecer toda la informacin de dicha carpeta.17 Hacer clic sobre el archivo deseado, Clases.mdb.18 Hacer clic sobre el botn Abrir.Como ya hemos terminado el ejercicio vamos a cerrar la base de datos utilizando unmtodo diferente al que hemos utilizado antes.19 Hacer clic sobre el botn Cerrarde la ventana de la base de datos. obre los iconos que aparecen al lado del recuadro Buscar en, pincha aqu: . Otra forma para abrir un documento, consiste en utilizar una lista de documento abiertos anteriormente. 1 Seleccionar el men Archivo. Al final de la ventana del men, Access presenta una lista con los cuatro ltimosUniversidad Tcnica de Ambato51 51. Manejo de NTICs II documentos abiertos. 2 Hacer clic sobre el documento deseado. El primer documento de la lista es el ltimo que se abri.Unidad 3 Crear unaEn esta secuencia animada te lo explicamostabla de datos. Para crear tablas de datos, que son los objetos ms importantes de cualquier base de datos podemos utilizar varios mtodos: Uno utilizando un asistente que va guiando paso por paso la creacin de la tabla. Otro empezando la tabla en blanco.Nuestra explicacin se basar en el segundo mtodo, para comprender mejor todas las operaciones a realizar sobre creacin de tablas.Para crear una tabla utilizando otro mtodo, seguir los siguientes pasos:1 Abrir la base de datos donde se quiere crear la tabla. 2 Hacer clic sobre la opcin Crear una tabla en vista diseo de la ventana de la base de datos.3 Hacer clic sobre el botn Nuevo de la ventana de la base de datos. Aparecer elsiguiente cuadro dedilogo:4 SeleccionarVista Diseo.5 Hacer clicsobre el botnAceptar.Aparecer la ventana de diseo de la tabla:Universidad Tcnica de Ambato 52 52. Manejo de NTICs IISi observas la pantalla, cada fila se utiliza para la creacin de los campos de la tabla, debiendo indicar, nombre, tipo y descripcin.6 En la primera fila escribir el nombre del primer campo.7 Pulsar la tecla INTRO para ir a la segunda columna del campo. 8 Por defecto al situarse en la segunda columna nos pondr Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo.En caso de no tener claro los diferentes tipos de datos, quizs sea aconsejable repasarlo aqu . Observa como una vez tengamos algn tipo de dato en la segunda columna, la parte inferior de la ventana Propiedades del campo se activa para poder indicar las especificaciones del campo.En caso de no tener claro las propiedades, quizs sea aconsejable repasarlo aqu.Si deseas informacin sobre la personalizacin de formatos: .Si deseas informacin sobre la personalizacin de mscaras de entrada:.9 Pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna del c