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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADORFACULTAD DE CIENCIAS
ADMINISTRATIVASESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TESIS:IMPLEMENTACIÓN DE UNA GUÍA DE
CONTROL INTERNO PARA SER APLICADO EN EL ÁREA DE INVENTARIOS DE
MATERIALES E INSUMOS EN EL CLUB CASTILLO DE AMAGUAÑA."
NOMBRE:PAOLA ELIZABETH MÉNDEZ CARRIÓN
PROBLEMACONTROL INTERNO
DEFICIENTE
EN EL ÁREA DE INVENTARIOS
DE MATERIALES E INSUMOS
OBJETIVOESTABLECER UNA GUÍA DE
CONTROL INTERNO
MEJORAR EL SISTEMA
CAPÍTULOSCAPÍTULO I: GENERALIDADES.
CAPITULO II: CONTROL INTERNO
CAPITULO III: CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO PARA EL ÁREA DE
COMPRAS.
CAPÍTULO IV: CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO PARA SU APLICACIÓN EN
EL ÁREA DE BODEGA
CAPITULO V: GUÍA DE CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS
CAPITULO VI: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
INTRODUCCIÓN
NO TOMARLO COMO HERRAMIENTA DE COMPROBAR ERRORES
Sino más bien considerarlo como una guía para evitar que ocurran ciertos desfases.
Es necesario que se actualicen ciertos controles
De acuerdo a las necesidades de las entidades
CONTROL INTERNO
Herramienta, por medio de la cual se obtiene resultados con relación a posibles errores.
CAPITULO IGENERALIDADES
ANTECEDENTES
BASE LEGAL
POLITICAS Y OBJETIVOS
ORGANIZACIÓN Y ASPECTOS LEGALES
MISIÓN Y VISIÓN.
CAPITULO IICONTROL INTERNO:
CONCEPTO E IMPORTANCIA
OBJETIVOS Y CARACTERÍSTICAS
CLASIFICACIÓN
COMPONENTES Y PRINCIPIOS
ELEMENTOS
EVALUACIÓN
MÉTODOS , RIESGOS
CAPITULO IIIC.I
ADMINISTRATIVO PARA EL ÁREA DE
COMPRAS
1. COMPRAS
2. IMPORTANCI
A
3. OBJETIVOS
4. PROCESO DE REQUISICIONES
5. RUTINA DESCRIPTIVA
6. FLUJOGRAMAC
IÓN
CAPITULO IVC.I
ADMINISTRATIVO PARA EL ÁREA DE
BODEGA
1. BODEGA
2. IMPORTANCI
A
3. OBJETIVOS
4. FUNCIONES5. INGRESO Y EGRESO DE
BODEGA
6. RUTINA DESCRIPTIVA
7. FLUJOGRAMACI
ÓN
CAPITULO VC.I ADMINISTRATIVO PARA
SU APLICACIÓN EN CONTABILIDAD E
INVENTARIOS
1. INVENTARIOS2. CONTROL DE INVENTARIOS
3. TAR. KARDEX
4. REGISTRO
5. CUSTODIOS Y ALMAC.
6. INGRESO DE BIENES
7. BAJA DE ACTIVOS OBSOLESC.
8. BAJA DE ACTIVOS FORTUITO.
9. TRASPASO INTERNO ACT.
10. CONSTANCIA FÍSICA
11. ADMINIS. INVENTARIOS12. CLASES DE INVENTARIOS
13. RUTINA DESCRIPTIVA.
14. FLUJOGRAMACIÓN
CAPITULO VI
CONCLUSIONES RECOMENDACIONES
GENERALIDADES
ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
El Club “Castillo de Amaguaña”, es una Corporación Civil sin Fines de Lucro, privada para recrear a la familia, donde se puede disfrutar de la vida a través del campo y la naturaleza; un deporte favorito; una comida predilecta y sin limitaciones.
LOGRO:
SE OBTUVO RECONOCIMIENTO INTERNACIONAL CON UN SERVICIO DE CALIDAD BASADO EN NORMAS ISO 9001:2000 AL MES DE DICIEMBRE DEL 2008.
POLITICA Y OBJETIVOS
POLITICA
:
•Ser un club campestre con reconocimiento internacional que busca la excelencia y la innovación en el servicio recreativo basado en el mejoramiento continuo con tecnología de vanguardia, conservando su entorno ecológico.
OBJETIVOS:
•Mejorar el servicio recreativo y familiar.
•Realizar mejoramiento continuo del talento humano.
•Unificar las áreas ecológicas con proyectos de preservación del medio ambiente.
BASE LEGAL Los Estatutos del Club fueron legalmente aprobados por el
Ministerio de Educación Pública y Deportes mediante Acuerdo No. 4520 de 13 de Octubre de 1972 y publicado en el Registro Oficial No. 170 del 24 de Octubre del mismo año.
La corporación ha obtenido el número de RUC 1790296601001 reconocida como Corporación Civil sin fines de lucro.
Son entidades sin fines de lucro: Las organizaciones legalmente constituidas de derecho privado
tales como: fundaciones, corporaciones, centros, asociaciones, federaciones, confederaciones, colegios profesionales, cámaras de la producción, entidades religiosas, de beneficencia, institutos;
Y demás entidades constituidas bajo el amparo de una normativa legal la cual establece que la actividad primordial de la entidad es la prestación de servicios sociales a la comunidad según el campo de actividad aprobado, y no persigan beneficio remunerativo o utilidad.
LAS ENTIDADES SIN FINES DE LUCRO ESTÁN OBLIGADAS A LLEVAR CONTABILIDAD
• Dispone que las sociedades tienen la obligación de llevar Contabilidad.
Art. 20Ley de Régimen Tributario Interno
• Importancia de la presentación de Estados Financieros para las declaraciones correspondientes.
Art. 21Ley de Régimen Tributario Interno
• Además en el se hace constar la obligación de hacerlo.Estatuto de
constitución de le entidad sin fines
de lucro
ASPECTOS LEGALES DE CUMPLIMIENTO DE LA EMPRESA
SERVICIO DE RENTAS INTERNAS:
Registro Único De Contribuyentes (Ruc):
Impuesto Al Valor Agregado IVA:
Cuotas De Mantenimiento Y Aportaciones Para Mantenimientos
Venta De Invitaciones: Venta De Implementos
Y Otros Servicios.
MUNICIPIO: Permiso Municipal:
MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Permisos Sanitarios:
CUERPO DE BOMBEROS Cuerpo de Bomberos de
la Provincia de Pichincha
MINISTERIO DE RECURSOS LABORALES Contratos. Remuneraciones. Afiliaciones
ORGANIZACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA
ORGANIZACIÓN ACTUAL DEL CLUB CASTILLO DE AMAGUAÑA
FOTOS
• Ofrecer la mejor infraestructura recreativa familiar, en la cual se brinda servicios de calidad al socio en un ambiente ecológico, con honestidad, respeto y lealtad. MISIÓN
• Ser el mejor club privado del país.VISIÓN
IMPORTANCIA
CONTROL INTERNO
CONTROL DE LA INFORMACIÓN DE LAS OPERACIONES
LOS RECURSOS, SEAN UTILIZADOS EN FORMA
EFICIENTE
A PROMOVER EL CUMPLIMIENTO DE LAS
POLÍTICAS GERENCIALES
A DETECTAR LOS RIESGOS DE ERRORES E
IRREGULARIDADES
PRODUCIR LA INFORMACIÓN
ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
OPORTUNA, CORRECTA Y CONFIABLE
CONCEPTO
CONTROL INTERNO
PROCEDIMIENTOS
MÉTODOS
POLÍTICAS
Efectividad y eficiencia de las
operaciones.
Confiabilidad de la información Financiera
y Administrativa
LOGRO DE LOS
OBJETIVOS
OBJETIVOS
PROTEGER LOS ACTIVOS DE LA
EMPRESA.
OBTENER INFORMACIÓN CORRECTA Y
CONFIABLE, ASÍ COMO LOS
MEDIOS PARA COMPROBARLA.
LOGRARA LA ADHESIÓN A LAS POLÍTICAS DE LA DIRECCIÓN DE LA
EMPRESA.”
PROMOVER LA EFICIENCIA DE OPERACIONES.
CARACTERÍSTICAS
Organización de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad relativas a las actividades de la empresa.
Autorización y registro operacional de manera que sea atribución del departamento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener el control.
Eficiencia para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos tres (3) personas para evitar fraude
CLASIFICACIÓN
Eficiencia de lasOperaciones.
Protección ActivosConfiabilidad de laInformación.
Control Interno Administrativo.Control Interno Contable.
COMPONENTES DE CONTROL INTERNO
AMBIENTE DE CONTROL
ESTABLECIMEINTO DE OBJETIVOS
AMBIENTE INTERNO
EVALUACIÓN DEL RIESGO
IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO
EVALUACIÓN DEL RIESGO
RESPUESTA AL RIESGO
COSO I COSO I I
COMPONENTES DE CONTROL INTERNO
MONITOREO MONITOREO
ACTIVIDADES DE CONTROL
ACTIVIDADES DE CONTROL
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
COSO I COSO I I
PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNOAPLICABLES A:
LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
RESPONSABILIDAD
SEPARACION DE
FUNCIONES
INSTRUCCIONES POR ESCRITO
ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL
SELECCIÓN DEL PERSONAL HÁBIL Y
CAPACITADO
CAPACITACIÓN CONTINUA
VACACIONES Y ROTACIÓN DEL
PERSONAL
POLIZA DE SEGUROS
PROCESOS Y SISTEMAS
APLICACIÓN DE PRUEBAS CONTINUAS
NUMERACIÓN DE DOCUMENTOS
DINERO EN EFECTIVO
CUENTAS DE CONTROL
USO DE CUENTAS
BANCARIASDISPOS.
SEG.
PLAN DE ORGANIZACIÓN:
PRACTICA SANA:
UN SISTEMA DE AUTORIZACIÓN Y
REGISTRO DE PROCEDIMIENTOS UN GRADO DE
IDONEIDAD DEL PERSONAL:
QUE EXISTA UNA AUDITORIA
INTERNA EFECTIVA:
PROCEDIMIENTO ADECUADO EN LA
OPERACIÓN
ELEMENTOS DE
CONTROL INTERNO
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
Evaluar un sistema de Control Interno, es hacer una: operación objetiva del mismo.
A través de la interpretación de los resultados de algunas pruebas efectuadas, las cuales tienen por finalidad establecer si se están realizando correctamente y aplicando los métodos, políticas y procedimientos establecidos por la dirección de la empresa para salvaguardar sus activos y para hacer eficientes sus operaciones.
MÉTODOS
MÉTODOS DE CUESTIONARIO
MÉTODO NARRATIVO
MÉTODO DE FLUJOGRAMACIÓN Representación simbólica de los
procedimientos ejecutados. SIMBOLOGÍA
RIESGOS
IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS
Riesgo Inherente: Posibilidad que existan errores sustanciales en el proceso contable
Riesgo de Control: Incapacidad de los controles de prevenir o detectar errores o irregularidades.
Riesgo de Detección: Posibilidad de que haya ocurrido errores importantes en los procesos que no sean detectados.
COMPRAS
CONCEPTO: La compra es una operación sistemática, que se realiza para satisfacer una determinada necesidad en la que implica un proceso, sin demasiadas formalidades y recurrir a técnicas especiales, únicamente se debe tomar en cuenta que su operación sea racional como un objetivo de compra.
IMPORTANCIA: Las Compras en el ámbito tanto empresarial como industrial es la actividad más importante para cubrir las necesidades existentes con respecto a la obtención de materiales, suministros y servicios
OBJETIVOS.-- La función de Compras tiene como objetivos:• Reducir el nivel de
inventario.
- Combinar lotes pequeños en compra
de lotes grandes.
- Implantar control de calidad en las
compras.
- Establecer políticas de adquisición y licitación. • Mantener registro de
los productos.
RUTINA DESCRIPTIVA EN EL PROCESO DE COMPRAS.
RUTINA DESCRIPTIVA: FLUJOPROCESO DEL CICLO DE COMPRAS:
Elaboración de Flujogramas En términos
generales comprenderá de 3 etapas:
Revisión Preliminar
Preparación de Flujo grama
Inclusión de Información Suplementaria
DISEÑO PROPUESTO:
RUTINA DESCRIPTIVA FLUJOGRAMACIÓN:
BODEGA.-
En el presente capitulo se dará a conocer una propuesta de mejoramiento en la organización de los materiales e insumos que se encuentran en el área de bodega del Club Castillo de Amaguaña. Para mantener un lineamiento de manipulación de los materiales y cumplir con los objetivos general y específicos estipulados en el presente trabajo.
CROQUIS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LA BODEGA
SECCIÓN QUÍMICOS:
SECCIÓN TUBERÍAS:
SECCIÓN BALDOSAS
SECCIÓN HERRAMIENTAS:
SECCIÓN OFICINA Y ARCHIVADORES:
SECCIÓN HERRAMIENTAS (A) Y (B)
PROPUESTA PARA ALMACENAR OTROS PRODUCTOS
PROPUESTA PARA ORGANIZAR EQUIPO DEPORTIVO
OBJETIVOS DE LA BODEGA
OBJETIVO GENERAL:
Administrar los materiales e insumos designados para mantenimiento del CLUB CASTILLO DE AMAGUAÑA los cuales son considerados como parte esencial, para brindar un servicio de calidad a los socios y usuarios.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA BODEGA DE MATERIALES E INSUMOS:
Capacitación al personal . Área específica donde se
mantenga materiales de seguridad.
Verificar insumos y materiales entregados por los proveedores.
Vigilar el uso de químicos dentro de bodega.
Colocar rótulos necesarios en el área de bodega.
Establecer un proceso documentado de entrega de materiales en general
FUNCIONES
Almacenar materiales e insumos para el mantenimiento de la Sede.
Mantener los materiales e insumos en óptimas condiciones.
Mantener los materiales e insumos protegidos de incendios, robos y deterioros.
Controlar transporte de materiales.
Realizar hojas de consumo de materiales firmadas por el personal.
Vigilar que no se agote el material existente.
Descargar, ordenar, entregar, examinar, transportar, llenar ordenes de pedido y clasificar los materiales.
FUNCIÓN DE LA BODEGA EN EL CLUB CASTILLO DE AMAGUAÑA:
FUNCIONES DEL PERSONAL
PROCESO DE INGRESO
PROCESO DE EGRESOS.-
RUTINA DESCRIPTIVA
FLUJOGRAMACIÓN.-
PROCESO DE INGRESOS Y EGRESOS DE BODEGA
RUTINA DESCRIPTIVA DEL PROCESO EN BODEGA
CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO PARA SU APLICACIÓN EN CONTABILIDAD E
INVENTARIOS
INVENTARIOS:
Controla todo lo referente a adquisiciones y Consumos de materiales para mantenimiento, limpieza, reparación, construcciones y suministros de oficina tanto para la sede en Amaguaña y Oficinas Administrativas.
CONTROL DE INVENTARIOS: Conteo físico de los inventarios. Confrontar los inventarios. Mantenimiento eficiente de
compras, recepción y procedimientos de destino para su utilización.
Almacenamiento del inventario. Permitir el manejo del inventario. Realizar entrega de mercancías
únicamente con requisiciones autorizadas.
Toda baja de materiales y bienes en existencia, por daño, pérdida u obsolescencia, deberá ser debidamente autorizada.
Abastecerse de suficiente inventario de materiales e insumos.
No conservar un inventario almacenado en tiempo excesivo.
Toda adquisición de materiales deberá contar con la autorización.
Se llevará un control sobre la localización de todos los materiales.
Los auxiliares de inventarios perpetuos deben conciliarse periódicamente.
Los registros de inventarios serán verificados, por lo menos anualmente.
Se fijarán límites máximos y mínimos para las existencias que deben mantenerse en el almacén
NORMAS DE CONTROL INTERNO SOBRE EL ACTIVO CORRIENTE INVENTARIOS DEL CLUB CASTILLO DE AMAGUAÑA:
Tarjetas de control individual de existencias (Kardex).
Conciliación entre Kardex y mayor principal.
Constataciones físicas trimestrales.
Toda adquisición de materiales autorización de Gerencia.
La recepción de materiales. La salida de materiales de
bodega requerirá autorizada
Se llevará un control sobre la localización de los inventarios.
Se establecerá el sistema de inventarios a través del método promedio.
Toda baja de materiales y bienes en existencia, por daño, pérdida u obsolescencia, deberá ser debidamente autorizada por gerencia.
NORMAS DE CONTROL INTERNO SOBRE EL ACTIVO CORRIENTE ACTIVOS FIJOS DEL CLUB CASTILLO DE AMAGUAÑA:
Se llevará un registro auxiliar.
Los activos fijos se encontraran bajo custodia.
Se realizarán cada trimestre inventarios físicos.
Se deberá identificar con código de barras.
Se deberá conciliar los periódicamente los auxiliares de Propiedad planta y Equipo.
Todo equipo o vehículo se usará para servicio propio de la entidad.
Al finalizar cada trimestre el departamento de contabilidad deberá presentar el reporte actualizado de los activos fijos.
MODELO DE CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS PARA SER APLICADO EN EL CLUB CASTILLO DE AMAGUAÑA.
El presente cuestionario de control interno será aplicado y tomado en consideración al momento de realizar la evaluación de control interno a ser aplicado por el grupo que serán designados de entre los socios principales. Quienes serán los representantes que cumplirán con la labor del Control Internos de la Cuenta Inventarios.
MODELO DE CUESTIONARIO
TARJETAS KARDEX PARA CONTROL DE EXISTENCIAS:
CONCEPTO: Registro de ingresos y consumos de suministros y materiales.
K Á R D E X Nº: 000
MATERIAL: CÓDIGO: MED: METODO:
PROMEDIO
FECHA DETALLE ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIA
S
c v/u v/t c v/u v/t c v/u v/t
METODO DE VALORACIÓN DE LOS INVENTARIOS
FIFO
• P.E.P.S• Integrado por
las compras mas recientes y esta valorizado a los costos también mas recientes.
LIFO
• U.E.P.S• Reconocimien
to de los costos más recientes de los artículos vendidos
PROMEDIOPONDERADO
• Valor promedio de mercaderías.
• Con este sistema se logra que los inventarios se mantengan siempre al día, llevando kárdex para el registro de entradas, salidas y saldos
PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO PARA EL REGISTRO DE MATERIALES.
Solicitud de Materiales y Recepción de Materiales.
Registro de materiales en el Kardex.
Consumo de Materiales e Insumos.
CONSTANCIA FÍSICA Permitirá constatar físicamente la existencia del
material e insumos que posee la Corporación.
Conciliación entre la toma física de activos fijos y registro de los mismos.
Planificación para realizar la constatación física de inventarios.
Proceso de la información proporcionada por el sistema.
Codificación de los bienes.
ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo de inventario tenga la empresa.
FINALIDAD.- Minimización de la inversión en inventarios, utilización continua de los materiales e insumos en inventario.
CLASES DE INVENTARIOS:
Inventario Inicial. Inventario Físico. Inventario Máximo. Inventario Mínimo. Inventario Final.
FLUJOGRAMACIÓN
FLUJOGRAMA DEL ÁREA DE INVENTARIOS COMO GUIA PARA EL CLUB CASTILLO DE AMAGUAÑA.
TRANSPORTE MOVIMIENTOPUNTO DE DECISIÓN
PROCESOPROCESO ALTERNATIVODATOS
DOCUMENTOS
MULTIDOCUMENTOS
TERMINADOR
OPERACIÓN MANUAL
CONECTORCONECTAR FUERA DE PÁGINAY
O
INTERCALAR
ORDENAR
EXTRACTO
CONVINARDATOS CONVINADOSRETRASO
AMBIENTE DE
CONTROL
MANUALES, PROCEDIMIEN
TOS, POLÍTICAS,
ETC.
INTEGRIDAD Y VALORES
ÉTICOS
MÉTODOS Y ESTILOS DE DIRECCI{ON
E3TRUCTURA ORGANIZATIV
AADMINISTRAC
IÓN DE RECURSOS HUMANOS
EVALUACIÓN DEL RIESGO
SEGUIMIENTO Y
CONTROL AL RIESGO.
OBJETIVOS DE LA
ENTIDAD
IDENTIFICACIÓN Y
EVALUAC DELÓN DEL
RIESGO
ACTIVIDADES DE
CONTROL
ROTACIÓN DEL
PERSONAL EN ÁREAS
CLAVES.
COORDINACIÓN ENTRE LAS ÁREAS Y LOS
DOCUMENTOS
NIVELES DEFINIDOS DE
AUTORIZACIONES Y SEPARACION DE FUNSIONES
INDICADOR DE
DESEMPEÑOCONTROL DE LA TECN. DE
LA INFOR.ACCESO RESTRINGIDO A LOS RECURSOS
ACTIVOS Y REGISTROS.
INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN
INFORMACIÓN
COMUNICACI{ON
SUPERVISIÓN Y
MONITOREO
SUPERVISIÓN
MONITOREO
ESTADOS FINANCIEROS
