PROPUESTA PARA REALIZAR UNA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS (PMO) DE ASESORÍA EN EL MUNICIPIO DE SOACHA

“Propuesta para crear una Oficina de Administración de Proyectos

(PMO) de Asesoría en el Municipio de Soacha”

Project Charter / Acta de constitución de

proyecto

“PROYECTO”

ACTA DE CONSTITUCIÓNVersión #: 1.0 Fecha de emisión:

PROPUESTA PARA REALIZAR UNA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS (PMO) DE ASESORÍA EN EL MUNICIPIO DE SOACHA

SOACHA, CUNDINAMARCA.

SEPTIEMBRE 2013

Confidencial Página 2 de 17

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Información del documento e historia de revisiones

Versión Fecha Autor (es) Notas de revisión 1.0

Índice de contenidos

1. INTRODUCCIÓN....................................................................................................................................... 4

1.1. VISIÓN GENERAL DEL PROYECTO...........................................................................................................4

2. OBJETIVO Y ALCANCE DEL PROYECTO...........................................................................................4

2.1. OBJETIVOS........................................................................................................................................... 42.2. CARACTERÍSTICAS DEL PROYECTO.........................................................................................................52.3. ALCANCE DEL PROYECTO...................................................................................................................... 52.4. PRODUCTOS ENTREGABLES.................................................................................................................... 62.5. CALENDARIO........................................................................................................................................ 62.6. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL INICIAL DEL PROYECTO........................................................................72.7. NECESIDAD U OPORTUNIDADES DEL NEGOCIO........................................................................................92.8. BENEFICIOS FINANCIEROS DEL PROYECTO..............................................................................................92.8. RESTRICCIONES.................................................................................................................................. 102.9 SUPUESTOS......................................................................................................................................... 103.0 BIBLIOGRAFIA.................................................................................................................................. 104.0 DEFINICIÓN DEL ALCANCE................................................................................................................ 115.0 EDT (ESTRUCTURA DESGLOSE DEL TRABAJO)..................................................................................126.0 LISTA DE ACTIVIDADES.................................................................................................................... 137.0 Diagrama de red de las actividades implicadas y el cálculo de los tiempos.........................................13


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1 Introducción

2 Visión general del proyecto

Se ha dado gran importancia a los proyectos en el desarrollo de las organizaciones para alcanzar ciertos objetivos, siendo estos esfuerzos temporales para crear un producto servicio o resultado único. Por esto la administración de proyectos ha alcanzado gran importancia en el éxito de las compañías, porque se usa una metodología y unas herramientas adecuadas para gestionar los proyectos, pero aún así no se han expandido lo suficiente estas herramientas a todas las organizaciones que manejan proyectos, es por ello que al crear una oficina de administración de proyectos (Project Management Office, PMO) en el municipio de Soacha, se da a conocer la importancia y lo novedoso que son estos proyectos, que benefician a muchos entes que no conocen y que les interesaría conocer sobre ello.

La propuesta de realizar la oficina de administración de proyectos, seguirá los adecuados procesos del Instituto de Administración de Proyectos (Project Management Institute, PMI) a través de la guía de fundamentos para la administración de proyectos (Project Management Book of Knowledge, PMBOK) ejecutados por el grupo de trabajo, comprometidos a seguir la naturaleza del proyecto y las buenas practicas, lograr un alto grado de desempeño y un buen nivel de madurez en los proyectos de la Empresa (Vivas, 2010), para el beneficio propio, de las diferentes compañías, pymes, en sí dirigido a todas las organizaciones que apetezcan agregar en su cultura de compañía y procesos de trabajo, la Gerencia de Proyectos, garantizando y contribuyendo a la calidad e impactos de la organización y evaluando el nivel de madurez de la organización en gestión de proyectos (SERRANO, 2009).

3 Objetivo y alcance del proyecto

4 Objetivos

Objetivo general

Elaborar una propuesta para la creación de una Oficina de Administración de Proyectos (PMO)

Objetivos específicos

Apreciar la madurez de la administración de proyectos.

Identificar necesidades de las organizaciones y los beneficios

Calcular el personal y sus roles

Proponer una nueva manera de aprovechar una PMO


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Desarrollar una metodología, buenas normas y prácticas para la administración de proyectos.

Beneficiar a las Pymes y otras compañías con la asesoría de la PMO.

Proveer información a todos los interesados.

Formar, instruir, orientar y revisar.

Gestionar eficientemente los recursos.

5 Características del proyecto

El proyecto que se va a realizar en su fase de iniciación y planeación por ahora en estas fases tiene una larga durabilidad, se apoyara en varias fuentes de información para establecer una buena base en la que se pueda lograr y cumplir con los objetivos. El entorno de desarrollo que se dispone es favorable y sus condiciones ameritan que este tipo de proyectos se logren; cada vez el municipio de Soacha crece urbanísticamente; según el periódico el tiempo hay más de 17.000 empresas de industria, comercio y servicios que se han asentado allí, como confirma la Secretaría de Planeación de la Gobernación (Cárdenas, 2007) , la finalidad de la PMO es prestar un servicio de asesoría a las pymes y compañías para respaldar la demanda del mercado, la innovación de un cliente, la solicitud de un cliente, los requisitos legales o gubernamentales entre otros. Con los objetivos de crear varios resultados utilizando la buena gestión de proyectos, la buena gestión de los procesos, una adecuada asesoría y ejecución satisfactoria, definiendo los estándares del proceso de proyectos , planes de capacitación, identificando y documentando las mejores prácticas, acompañamiento de los proyectos, coaching y mentoring (Vivas, 2010), para la empresa o sociedad según se preste el caso.

6 Alcance del proyecto

La participación de un cliente sea alguna compañía o una pymes, se desarrollara a través de una solicitud impuesta por el solicitando la presencia y apoyo de la PMO para el manejo y administración de los proyectos internos la cual buscara aprovechar oportunidades potenciales de alcanzar mejor los objetivos de negocio; en este sentido la PMO aplicara las premisas ideales para este ente ubicado en el municipio de Soacha que van dirigidos a poder proporcionar mas que información. Se tendrá en cuenta una estructura de acuerdo a la PMI y se darán las responsabilidades principales de proyectos, se hará un estudio de plataforma de datos para agilizar el proceso de entrada de la información. Esta propuesta de proyecto debería contribuir a la innovación y generación de buenas practicas que no conocen algunas empresas, que por ende reconocerán que es factible guiar a una compañía al éxito por medio de sus proyectos, favoreciendo el manejo de los recursos, apoyándose en una PMO exterior a una interna, tomando asesorías y productos que describan estas gestiones a unos costos considerables.


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El alcance del proyecto incluye las siguientes actividades

Análisis de información estratégica;

Análisis de necesidades;

Diseño y documentación de los procesos;

Estructuración de cada fase;

Actualización de normas vigentes; y

Establecimiento de mecanismos de medición y mejora.

El alcance del proyecto no incluye las siguientes actividades

No se contempla mantenimiento de cualquier actividad;

No se considera recurso humano interno personas empleadas de las organizaciones; y

No se considera inconsistencias que no estipuladas en los acuerdos.

7 Productos entregables

Los entregables más importantes del proyecto son:

Project charter;

Documentación Técnica;

EDT(estructura de desglose del trabajo);

Lista de actividades;

Definición del alcance ; y

Estudio para la formación básica de la oficina de administración de proyectos.

Estructuras de roles y perfiles.

Diagrama de gant

Actividades

Presupuesto


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8 Calendario

Por ahora se establecen las fechas de la presente fase y las actividades que se realizaran desde septiembre del 2013 hasta marzo del 2014

Project charter;

Documentación Técnica;

EDT(estructura de desglose del trabajo);

Lista de actividades;

Definición del alcance ;

Estudio para la formación básica de la oficina de administración de proyectos;

Estructuras de roles y perfiles ( funciones y responsabilidades)

9 Estructura organizacional inicial del proyecto


PROJECT MANAGER

MARIA FERNANDA

GARCIA RAMIREZ

GERENTE DEL PROYECTO

ANA ANDREA MARTÍNEZ MORALES


SIMÓN LESMES

MÁRQUEZ

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PROJECT MANAGER

FUNCIONES RESPONSABILIDADES

-Establecer los planes para evaluación y selección de proyectos.

-Crear estándares para metodologías, procesos plantillas y herramientas para la PMO.

-Implementar los estándares para confeccionar los presupuestos de los proyectos.

-Elaborar los estándares para llevar a cabo los programas de ruta crítica de los proyectos.

-Fomentar los controles de calidad y sus estándares para controlar los proyectos.

-Establecer las técnicas para escoger a los profesionales que se encargaran de los proyectos y el personal de los mismos.

-Determinar los procedimientos adecuados para llevar a cabo las solicitaciones de materiales para los proyectos. (Vivas, 2010)

-Asignar a cada Gerente de Proyecto del equipo de trabajo los diferentes proyectos a desarrollar

-Implementar con el equipo de trabajo los estándares desarrollados en la PMO.

-Monitorear el desarrollo de los proyectos.

-Comunicar a los interesados el desarrollo y avance de cada uno de los proyectos desarrollados, por medio de informes escritos.

-Desarrollar la mejora continua dentro de la PMO. (Vivas, 2010)



-Diseñar, presupuestar y programar el proyectos asignado por el Director de la PMO.

-Aplicar los estándares desarrollados por el Director de la PMO a los proyectos asignados, así como las metodologías, procesos plantillas y herramientas.

-Aplicar los estándares para confeccionar los presupuestos de los proyectos.

-Liderar el equipo de trabajo para alcanzar el objetivo del proyecto.

-Asegurar la efectiva comunicación entre la PMO y los contratistas del proyecto.

-Comunicar al Director de la PMO el desarrollo y avance de cada uno de los proyectos asignados y desarrollados, por medio de informes escritos.


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-Aplicar los estándares para llevar a cabo los programas de ruta crítica de los proyectos.

-Aplicar los controles de calidad y sus estándares para controlar la calidad de cada proyecto.

-Aplicar las plantillas para las adecuadas solicitaciones de materiales de cada proyecto.

-Aplicar los estándares y plantillas para la comunicación dentro de los proyectos. (Vivas, 2010)

-Coordinar con todos los involucrados del proyecto la resolución de los problemas que puedan surgir en el proyecto y solicitar prontas soluciones.

-Integrar y ejecutar las funciones de planificación, programación, negociación, comunicación, evaluación, control, toma de decisiones y elaboración de reportes en el proyecto (Vivas, 2010)

ASISTENTE ADMINISTRATIVO


-Habilidad para analizar, expresar y redactar ideas.

-Sentido del orden.

-Actitud positiva ante el cambio.

-Afabilidad y Discreción.

-Atención al detalle y orientación hacia el logro.

-Capacidad para el trabajo en equipo.

-Sentido de urgencia.

-Asistir en la redacción y confección de oficios y notas para los diferentes interesados de los proyectos.

-Asistir al Director y a los Gerentes de Proyectos en la confección de los diferentes oficios y documentos para los proyectos. (Vivas, 2010)

-Mantener en orden los documentos.

-Orientar a los clientes.

-Preparar las herramientas necesarias para los niveles altos.

-Tomar llamadas


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10 Necesidad u oportunidades del negocio

Varias empresas hoy en día no conocen sobre la PMO, y sus procesos administrativos no son los oportunos para considerar ciertos proyectos, para cumplir con la estrategia del negocio. Además muchas compañías incluyendo pymes no se arriesgan a colocar su propia PMO debido a su desconocimiento y costo, es por esto que muchas personas prefieren una asesoría e información previa para conocer más sobre la PMO y lo que acarrea. Nuestro grupo de trabajo es activo y comprometido que busca el éxito de las organizaciones por medio de proyectos que ayuden a cumplir los objetivos y plan estratégico de la organización.

11 Beneficios financieros del proyecto

El principal beneficio es el soporte de los proyectos de la organización;

Control de proyectos claro y transparente;

Reducción del costo de los proyectos;

Simplificación del manejo de los recursos del proyecto;

El aumento de la inversión de los accionistas;

2.8. Restricciones

Insuficiente apoyo de la alta gerencia

No haya infraestructura y campo adecuado para el funcionamiento de la PMO

Incrementos en el costo del proyecto

Tiempo de iniciación y planeación del proyecto

Pocos recursos o presupuesto para la creación de la PMO

Trabajo de campo

2.9 Supuestos

El cliente estará dispuesto a entregarnos toda la información posible, relacionada con el circuito y funcionamiento de su negocio, ya sea los puntos positivos como los puntos críticos, donde se deberá hacer más hincapié. (Cantarella)

Se tendrán en cuenta los detalles de cambio que afecten los otros factores, para proseguir con los proyectos según el sector de la organización;


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Se necesitara de otros recursos humanos que se colocaran dentro de las mimas organizaciones además de servicios básicos que satisfagan las necesidades fisiológicas y sociales de los colaboradores

Se ejecutaran las órdenes de los interesados para lograr retribuciones para los clientes y colaboradores;

Se mantendrá el presupuesto para cada mes utilizándolo en primeras necesidades que exija el movimiento de las organizaciones dentro de la PMO.

Se deberán entregar un número determinado de entregables que se acordarán con el cliente en una agenda con fechas de entrega pactadas por adelantado. El objetivo principal es que las mismas sean respetadas para no alterar la planificación del proyecto. (Cantarella, 2009)

3.0 Bibliografía

Bibliografía

Cantarella, M. (2009). Gestion del centro deportivo.Cárdenas, A. (2007). EL TIEMPO.COM. Retrieved septiembre 10, 2013, from EL TIEMPO.COM: http://m.eltiempo.com/colombia/soacha-es-el-municipio-de-cundinamarca-que-mas-plata-pone-y-el-que-menos-bueno-vive/7300515/1/homeORTIZ, G., & LUCENA, M. H. (2007). “PROJECT MANAGEMENT OFFICE” PMO COMO TENDENCIA PARA EL PLANTEAMIENTO DE PROYECTOS DE NUEVAS TECNOLOGIAS DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN EN LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS DEL MUNICIPIO DE SIBUNDOY PUTUMAYO. Pasto, Nariño, Colombia.Rodríguez, D. (2011, marzo 28). Acta de Constitución del Proyecto Elaboración de Costos de Empaques Flexibles . Peru.SERRANO, C. R. (2009, julio ). PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UNA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS (PMO) EN LA MUNICIPALIDAD DE AGUIRRE. San José, Costa Rica.Universidad Autonoma de Nuevo Leon. (n.d.). Como implementar una Oficina de Proyectos.Vivas, J. (2010). PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UNA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS (PMO) EN LA EMPRESA PETROLEO BRASILEIRO S.A. EN SU UNIDAD DE NEGOCIOS DE VENEZUELA. San jose, Costa Rica: UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL.


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4.0 Definición del Alcance

Se tiene en cuenta los debidos análisis para implementar la PMO en el municipio de Soacha, se constituirá su visión, objetivos, misión, sus dimensiones, sus funciones, y ubicación preferible. Además se utilizaran metodologías y estándares de administración de proyectos al igual se dispondrán de herramientas de apoyo a los proyectos de las instituciones (Universidad Autonoma de Nuevo Leon). El alcance se tendrá en cuenta y se hará útil la acta de constitución de proyecto para autorizar al encargado y llevado a cabo por el personal de la PMO al igual que la estructura de desglose del trabajo se efectuaran los paquetes de trabajo hasta lo mas mínimo y se le declarara a cada funcionario presente.

5.0 EDT (Estructura Desglose del Trabajo)


Gestión del Alcance Definir visión y objetivos

Definir entregas

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(Rodríguez, 2011)


INICIO

Acta de constitución del proyecto

Gestión del tiempo

Análisis

Gestión de

Gestión de comunicaciones

Gestión de RRHH Analizar Entrevistar al personal

Implementacio

Marco Marco teórico

Planificación

Desarrollo

Requerimiento

Control y seguimiento

Ejecución

Desarrollo

Prueba Plan de pruebas

Gestión de calidad

Cierre Implantación Implementación y soporte

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6.0 Lista de Actividades

(ORTIZ & LUCENA, 2007)

7.0 Diagrama de red de las actividades implicadas y el cálculo de los tiempos


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Aceptación del acta de constitución*

Aprobación del patrocinador:

____________________________________________________Nombre - Patrocinador del proyecto

Firma - Patrocinador del proyecto Fecha

Aprobación de Project Manager:

______________________________________________________Nombre – Project Manager

Firma – Project Manager Fecha


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