TÉCNICAS DE ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN

12 – DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y DIGITALES

SOPORTES DE ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

tutora: Mercè Perelló                         octubre 2009

Contexto

Documento analógico: representa cierta analogía (semejanza) entre la información y su codificación (libro). Si es electrónico utiliza la

tecnología para descodificar la información (cinta de cassette, vídeo)

Documento electrónico: para su visualización requiere una pantalla textual, una pantalla gráfica, y/o unos dispositivos de emisión de

audio, vídeo, etc;  según el tipo de información que contenga. En algunos casos también se

precisa la mediación de un ordenador (cuando la información está digitalizada), en otros no (si se

trata de información analógica)

Contexto

Documento digital: la información está codificada en bits (0,1), y para leerlo,

visualizarlo o grabarlo se precisa de un dispositivo que transmita o grabe información

codificada en bits

Documento virtual: generado a través de la navegación en Internet, según los

deseos/necesidades del usuario. Es un documento digital dinámico, no termina

Todo documento digital es un documento electrónico pero no todo documento electrónico es un documento

digital. Un documento electrónico puede ser bien analógico, bien digital

Ejemplos

Documento analógico

Documentos electrónicos analógicos

Ejemplos

Documentos electrónicos digitales y virtuales

Soportes de almacenamiento de la información

Magnéticos: registran la información mediante tecnología magnética

Ópticos: registran la información

mediante tecnología digital

Soportes Magnéticos

Cinta de vídeo (analógico)

Cinta de cassette (analógico)

Cassette digital o Digital tape(usado en cámaras de vídeo digitales)

Soportes Magnéticos

Mini DV(usado en cámaras de vídeo

digitales)

Disquetes o Floppy Disk

Discos Zip o Zip Disc (más mayor que el floppy y con

mas capacidad)

Soportes Magnéticos

Audio MiniDisc

Tarjetas de Memoria

(usadas en móviles, cámaras digitales…)

Discos duros (dispositivo de almacenamiento de

los ordenadores)

Soportes Ópticos

CD (Compact Disc) CD-R no se puede borrar ni regrabar

CD-RW regrabable

DVD (Digital Video Disc)

DVD-R sólo puede grabarse una vez DVD+R sólo puede grabarse una vez

DVD-RW puede grabarse y borrarse varias veces

DVD+RW puede grabarse y borrarse varias veces

Blu-Ray disc el láser azul permite almacenar mayor

cantidad de información que el DVD convencional

Conservación de los soportes

Proteger de la luz y el polvo

Evitar campos magnéticos, y la proximidad de motores o transformadores eléctricos

Mantenerlos a una temperatura de unos 20ºC

y un 40% de humedad

Almacenar los materiales en cajas

Cintas magnéticas: Rebobinarlas periódicamente. Mantener en posición vertical

Discos magnéticos y ópticos: En posición vertical, evitando que se doblen

Accesibilidad y conservación de los documentos

Problemas a los que se enfrenta la conservación digital

Obsolescencia del hardware: el rápido avance de la tecnología cambia constantemente los dispositivos de lectura de la información

Dependencia del software: si un documento se creó con un programa específico tiene que

interpretarse en ese mismo programa

Deterioro del soporte de almacenamiento: todos los soportes tienen un tiempo de vida determinado

Accesibilidad y conservación de los documentos

Preservación: conservar el hardware (tecnología) y el software (programa) originales con los que se creó el documento. Recuperamos el mismo documento en su apariencia original.

Económicamente inviable

Conversión: convertir los documentos a formatos estándar normalizados. Se gana

accesibilidad pero se pierde el formato original (apariencia) del documento. El formato

estándar en ese momento puede quedar obsoleto en el futuro.

Estrategias

Accesibilidad y conservación de los documentos

Emulación: recrear la apariencia original del documento mediante el uso de aplicaciones

que emulen el funcionamiento de los programas originales, ya obsoletos. Estrategia cara, debemos crear emuladores y encapsular

en cada documento las especificaciones necesarias para desarrollar cada emulador

Migración: actualización tecnológica del documento de forma paralela a los avances tecnológicos. Resuelve la obsolescencia del

soporte y también la del entorno (hardware/software) en que se creó el

documento. Es la solución más aceptada

Estrategias

Recomendaciones para preservar la información

Documentos ofimáticos (realizados con aplicaciones informáticas): organizar en carpetas siguiendo el sistema de clasificación establecido en la organización. Realizar copias periódicas,

preferiblemente en soportes ópticos de almacenamiento

Bases de datos: Están constituidas por varios ficheros de distinto formato y presentan una

estructura compleja. Establecer una estrategia de validación y fijación de los datos (calendario), y en

base a esta realizar copias periódicas dela información contenida en los distintos ficheros

Recomendaciones para preservar la información

Correo electrónico: separar los mensajes que constituyen documentos de archivo de los que no

lo son. Guardarlos y clasificarlos convenientemente en las carpetas del programa

de correo. Si contienen documentos adjuntos importantes, archivar estos en las carpetas

correspondientes según la clasificación establecida. Realizar copias periódicas de las

carpetas del correo.

Páginas web: las páginas web combinan información y ficheros de todo tipo. Decidir qué

páginas web preservaremos y qué datos capturaremos (la totalidad, de forma exhaustiva, o

una selección), y también la periodicidad de las capturas (mensuales, anuales…). Crear una base

de datos con la información recogida de las páginas web, debidamente estructurada y

clasificada