COMUNICACIÓN Y NEGOCIACIONES LABORALES

GESTION EMPRESARIAL ILic. Jacha Gonzales, Rubén

LA COMUNICACIÓN

Es la que prevalece en todas las fases de la administración,

predominando en la parte de dirección.

SU IMPORTANCIA

La transferencia de información de un individuo a otro es absolutamente esencial para lograr objetivos.Es el medio por el cual se unifica la actividad organizada,

SU RESPONSABILIDAD

Es cuestión de alguna importancia comprender que en una empresa organizada todos comparten la responsabilidad de tener buenas comunicaciones.

PROPÓSITO

Es el efectuar cambio, modificar la actuación en dirección del bienestar de la persona;en un sistema sencillo en el cual el propietario de una empresa personal también desempeña trabajo laboral mediante una comunicación externa.

LA COMUNICACIÓN Y EL PROCESO DE DECISIÓN

Lo que preocupa aquí es la clase de información que se necesita y lo que

se haga para permitir a los administradores tomar decisiones

utilizables.

COMUNICACIONES DEL EMPLEADOEl factor humano es un caso especial en cuanto se refiere al propósito de la comunicación; desde un punto de vista interno, no se tiene problema de comunicación con la tierra o el capital. Sin embargo, en todos los aspectos en que entra el factor humano es importantísima la comunicación efectiva.

Reclutamiento.Dar a conocer las ventajas de trabajar en la empresa, la visión de la empresa, dando a conocer las políticas y practicas internas así como la estructura de la organización, dando a conocer que las desventajas de la empresa se pueden solucionar con el apoyo de los reclutados.

Orientación.Suministrar al empleado cierto sentido de familiaridad y seguridad en su empleo, dando a notar que esa es la filosofía de la empresa

Apreciación Individual. La necesidad que tiene el administrador de comunicar a sus subordinados su evaluación de la contribución de estos a la actividad de la empresa es muy importante; esta evaluación

contribuye grandemente a mejorar la moral del empleado, siempre y cuando se haga de manera inteligente.

Disciplina. El propósito de la comunicación en este aspecto es familiarizar a los empleados con las reglas y reglamentaciones de la empresa de manera que puedan ellos mismos acomodarse a ellas.

Seguridad Personal. Desde el punto de vista de los empleados, la comunicación de la información y la ejecución de las medidas de seguridad no pueden dejar de ser sino factores éticos. Su vida y su bienestar son de importancia primordial para ellos.

PROBLEMAS PRINCIPALES DE LA COMUNICACIÓN

Es importante que las necesidades prácticas de la comunicación se comprendan plenamente y es igualmente importante que se aclaren los problemas que implica la realización de una buena comunicación:

PREPARACIÓN PARA LA COMUNICACIÓN. Exige el tiempo y la lógica del proceso de planeación, el objetivo debe ser claro, las premisas conocidas, las alternativas deben pensarse y seleccionar el mensaje. Por consiguiente es importante la elección de las técnicas de comunicación y de quien ha de llevar a cabo tal comunicación.

BARRERAS.

Traducciones Defectuosas. Los mensajes del directorio deben ser interpretados adecuadamente para los que la reciben; este proceso exige habilidad.

Mensajes Mal Expresados. La falta de claridad son muy comunes lo que llevan a errores costosos, correcciones y a la necesidad de hacer aclaraciones en la comunicación.

Perdida por Transmisión y Retención Defectuosas.La transmisión sucesiva por vía oral se pierde en un 30%, por cada transmisión, de la información de la original.

Falta de Atención. Por la falta de interés del mensaje que se está dando; las causas van desde querer impresionar al locutor con la propia virtuosidad y la autoconcentración hasta la impaciencia o simple desprecio ante los puntos de vista del otro, dando el esfuerzo por comunicación con alguien que no escucha es un fracaso.

Periodo de Ajuste Insuficiente. Es importante para la eficiencia del trabajo no forzar los cambios antes de que la gente pueda acomodarse a sus implicaciones.

PRINCIPIOS DE LA COMUNICACIÓN EFECTIVA.

Principio de la Claridad. Cuando el lenguaje en que esta expresada y la manera como esta transmitida son comprendidas por la persona a quien va dirigido.

El Principio de Integridad. El propósito de las comunicaciones en la administración es servir de base a los individuos para el logro y el mantenimiento de la cooperación necesarios para la realización de los objetivos de la empresa.

TÉCNICAS.El Principio de uso Estratégico de la Organización Informal. La comunicación más efectiva se obtiene cuando los administradores utilizan la organización informal para suplir los canales de comunicación de la organización formal. De manera que es frecuente que los administradores entren de forma informal con los empleados.

Elección de la Presentación. Frecuentemente los administradores se ven en la necesidad de escoger entre presentar la información en forma narrativa, estadística o grafica. Los datos de producción son más fáciles de comprender con una presentación grafica; algunos detalles se asimilan mejor en forma estadística, y lo desacostumbrado o lo complicado se aclara mejor en forma narrativa.

Orientación. Familiarizarse con los objetivos, estructura y relaciones de autoridad de una empresa en gran escala es algo formidable, especialmente para los nuevos empleados; así saber los propósitos y los problemas de los distintos departamentos de la compañía.

Relaciones Interpersonales. Los administradores insisten siempre en este punto porque la mayoría del trabajo se realiza haciendo que otros lo hagan. Un control efectivo de la calidad de las relaciones interpersonales en las comunicaciones entrecruzadas se ejerce cuando se exige que los subordinados mantengan informado a su superior sobre sus relaciones con otros departamentos.

NEGOCIACION

CONCEPTO DE NEGOCIACION

Siempre que se intente influir en una persona o grupo de personas a través del intercambio de ideas, o con algo de valor material, se está negociando. La negociación es el proceso que se utiliza para satisfacer las propias necesidades cuando alguien más controla lo que  se desea. Cada deseo que  se gustaría realizar o cada necesidad que se ven obligados a satisfacer son situaciones potenciales para la negociación.

La negociación entre empresas, grupos o individuos normalmente ocurre porque uno tiene algo que el otro quiere y está dispuesto a negociar para obtenerlo. Por tanto, es un proceso que incluye dos o más partes, con intereses comunes, pero a su vez en conflicto, que voluntariamente se reúnen para presentar y discutir propuestas comunes con el propósito de llegar a un acuerdo.

El conocimiento pleno del tipo de proceso negociador resulta de vital importancia para su adecuada preparación. Es por ello que, antes de enfrentarlo, es necesario definir con la mayor claridad posible el tipo de negociación en la que se va a participar. Las negociaciones pueden clasificarse de la siguiente forma:

II. Tipos de Negociaciones

1.- Según las personas involucradas: Las negociaciones pueden efectuarse entre individuos, entre estos y grupos o entre grupos. A medida que intervienen más personas se complejiza más el proceso pues entran a jugar mayor número de intereses, puntos de vista, comportamientos, conductas, expectativas y niveles de satisfacción, lo que genera un sinnúmero de diferencias y demanda una mayor preparación del proceso.

2.-Según la participación de los interesados: Pueden clasificarse en negociaciones directas e indirectas (a través de mediadores, árbitros, abogados, etc.). En el primer caso, por lo general, el proceso es más expédito y dinámico, mientras que, en el segundo caso, el proceso se puede retardar y, lo que puede ser más peligroso, complicarse por la falta de comunicación entre las partes debido a la entrada de intermediarios.

II. Tipos de Negociaciones

3.- Según asuntos que se negocian: Existe una gama amplia de asuntos que pueden negociarse, desde aspectos políticos, comerciales y técnicos, hasta personales y afectivos. En cada caso resulta imprescindible tener un conocimiento adecuado del objeto de la negociación, así como crear el ambiente propicio para lograr el efecto deseado.

4.-Según el status relativo de los negociadores. Bajo tal criterio las negociaciones pueden clasificarse en horizontales, cuando las partes se encuentran en un mismo nivel de la escala jerárquica ; verticales, cuando las partes que negocian se encuentran vinculados a través de una relación de subordinación directa; o diagonales, cuando la negociación se produce entre partes que se encuentran en diferentes escaños de la pirámide jerárquica.

II. Tipos de Negociaciones

5.- Según el clima humano. De acuerdo con este criterio las negociaciones pueden ser amistosas o polémicas, así como abiertas y sinceras o manipuladas. Las negociaciones amistosas y abiertas y sinceras resultan mucho más fáciles que el otro extremo.

6.- Según los factores desencadenantes. De acuerdo con estas, las negociaciones pueden clasificarse como: negociaciones libres (entre compradores y vendedores);  forzadas, cuando un hecho específico provoca la negociación, morales o afectivas, cuando la causa del proceso negociador tiene que ver con comportamientos, actitudes o valores; y legales, cuando la causa que la origina es una demanda judicial concreta.

II. Tipos de Negociaciones

7.- Según canal de comunicación. Pueden clasificarse en cara a cara, telefónicas, epistolares o sobre la  base de representantes. La diferencia fundamental entre ellas reside en el grado en que fluye el proceso de comunicación que se establece entre las partes.

8.- Según el modo de negociación. Pueden clasificarse en negociaciones competitivas y en negociaciones cooperativas. Dentro de la misma negociación se pueden presentar estos modos. La comprensión de los mismos y su combinación adecuada en el proceso puede ayudar en el proceso de negociación.

II. Tipos de Negociaciones

"La calidad de la negociación se mide por el impacto y la influencia que ejerzamos en la contraparte y no sólo por la intención que tengamos en la misma" Berlew y Moore (1987)

Para ser efectivos en una negociación se requiere una serie de conocimientos y habilidades imprescindibles.  Entre las que se destacan: 1.-Habilidades de relación interpersonal.

2.-conocimiento de su propio negocio. 3.-tecnologia del negociador.

III. Conocimientos y Habilidades Necesarias para Negociaciones Efectivas

Las negociaciones no deben ser un debate, el propósito del negociador debe ser influir,persuadir y convencer a la parte contraria. Para ello, es imprescindible que el negociador sepertreche de una metodología que le permita: · Conocer y mostrar sus fuerzas. · Administrar sin mostrar sus debilidades. · Solucionar conflictos. · Conocer a la otra parte y sus necesidades. · Presentar argumentos de acuerdo con las características conductuales del otro negociador. · Comportarse de tal manera que genere confianza. · Saber escuchar, comunicar. · Crear un clima de cooperación entre los negociadores. · Buscar incrementar su grado de flexibilidad, lo que implica capacidad para colocarse en el lugar del otro y aceptar cambios.

La sentencia de Sócrates "conócete a tí mismo" se adelanta a cualquier consejo de esta naturaleza en el terreno de las negociaciones. Tener éxito en una negociación no significa necesariamente presionar para obtener más dinero o una mayor participación, sino promover los intereses en su totalidad, lo cual puede incluir, además de dinero y bienes materiales, también la satisfacción de necesidades espirituales.

Entre estas habilidades dos resultan básicas: la capacidad de persuasión y la capacidad de discutir de manera provechosa. Ambas son herramientas personales de incalculable valor en el negociador de éxito. Ser una persona persuasiva y capaz de discutir provechosamente implica utilizar cotidianamente un grupo de técnicas, hábitos y habilidades.

1. Habilidades de relación interpersonal

El negociador debe tener el mayor conocimiento posible acerca del área de la negociación. Para ello deberá desarrollar y obtener:

La mayor información posible acerca del objeto de la negociación.

Datos relativos al mercado. Conocimientos acerca de la estructura competitiva del sector. Conocimiento acerca de políticas gubernamentales, factores

y regulaciones medioambientales, aspectos financieros y legales que pueden afectar lo que está siendo negociado.

2. Conocimiento de su propio negocio

Se refiere al dominio de los procesos y técnicas de negociación. Implica el conocimiento y aplicación de una metodología que permita al negociador:

Planear, ejecutar y controlar la negociación dentro de una secuencia lógica y predeterminada.

Utilizar ciertas ideas que vuelvan su argumento más atrayente hacia la sensibilización de la otra parte.

Desarrollar la habilidad de hacer concesiones y superar obstáculos. La negociación es un arte y, por tanto, los negociadores no pueden encasillarse en un modelo único de negociación, pues cada negociación, sin dudas, constituye un acto de creación. Todo ello conduce a la necesidad de estudiar las etapas del proceso de negociación.

3. Tecnología del negociador

El proceso de negociación puede analizarse en tres etapas:

1.Planificación: contempla el diagnóstico, la estrategia y las tácticas.

2. Negociación Cara a Cara: contiene  sus propias etapas. 3. Análisis posterior: incluye el análisis de los resultados del proceso

IV. Etapas del Proceso de Negociación

1. La planificación es la parte más importante de la negociación pues garantiza la preparación del proceso. Una buena preparación previa es el camino más seguro para llegar a una negociación satisfactoria. Lo que se haga o se deje de hacer antes de llegar a la mesa de negociaciones se revelará en cuanto  se llegue a ella.

Un negociador mal preparado tiene que limitarse a reaccionar ante los acontecimientos, nunca podrá dirigirlos.

El arte de la dirección consiste en saber lo que hay que hacer y cómo hacerlo. Lo mismo puede decirse del arte de la negociación. Y es, precisamente, la fase de la planificación la apropiada para definir lo que hay que conseguir y cómo conseguirlo.

La mayoría de los directivos se inclinan mucho más a tomar medidas que a dedicar tiempo a reflexionar sobre las condiciones y la planificación adecuada, quizás debido en parte por las limitaciones de tiempo y las presiones de trabajo. Para muchos, planificar resulta aburrido y tedioso por lo que se deja a un lado para "entrar rápido en acción", sin pensar que no planificar es planificar un fracaso.

En tal sentido, en la planificación de una negociación resulta de gran ayuda la estratificación del proceso en tres fases:

1. Diagnóstico 2. Estrategia 3. Tácticas

1.-El diagnóstico

Constituye una fase de vital importancia para la negociación, pues a partir de ella se obtiene una información relevante que apoya la estrategia y tácticas a emplear. El diagnóstico se concentra en tres aspectos claves: análisis del tipo de negociación, análisis del poder de negociación y análisis DAFO. A continuación se analizarán cada uno de ellos.

· Tipo de negociación: Se identifica el tipo de negociación a la que se enfrentan y su nivel de complejidad. Sobre la base de estas apreciaciones, se podrá definir el modo de negociación, es decir, cooperativo o competitivo. Si se conoce plenamente el tipo de negociación a la que se enfrentan, estarán en condiciones de trazar estrategias más coherentes y tácticas más adecuadas.

2.- La Estrategia

Es donde los especialistas exponen mayor diversidad de posiciones. Sin embargo, hay algo en común entre ellos y es que la parte más sensible de un proceso de negociación es la determinación de la estrategia.

La estrategia de la negociación debe centrarse en la anticipación de las respuestas de la otra parte ante propuestas y sugerencias, así como en la capacidad y disposición de ésta para obtener sus objetivos.

La estrategia comienza con el conocimiento de la situación crítica negociable, es decir, aquellas situaciones donde es importante que las partes involucradas deban quedar satisfechas con los acuerdos que se logren, por la importancia de mantener o crear una relación a largo plazo o donde se requiere la necesidad de compromiso de una o ambas partes.

Una vez identificada la situación crítica negociable, es necesario analizar a fondo un grupo de categorías básicas que marcan el hilo conductor de la estrategia de negociación:

Negociacion colectiva La negociación colectiva es aquella que se realiza entre los

trabajadores de una empresa, normalmente (aunque no siempre) reunidos a través de un sindicato o grupo de sindicatos y la empresa o representantes de empresas del sector. La finalidad de la negociación es llegar a un acuerdo en cuanto a las condiciones laborales aplicables a la generalidad de los trabajadores del ámbito en el que se circunscribe la negociación (contrato o convenio colectivo de trabajo).

En ocasiones, como medida de presión para la negociación y para hacer cumplir los acuerdos cuando consideran que no han sido cumplidos, los trabajadores pueden acudir a lahuelga.

La negociación colectiva es una manifestación particular del diálogo social, y está considerado como un derecho fundamental básico integrante de la libertad sindical. Mundialmente se encuentra garantizado en el Convenio 98 y 154 de la OIT.

En esta etapa se analizan los resultados del proceso, las experiencias adquiridas, las perspectivas futuras y el control o seguimiento de los resultados.

3. Análisis posterior

2. La negociación cara a cara Los negociadores exitosos se preocupan mucho por su

comportamiento "cara a cara". Ellos evitan cuidadosamente el uso de las frases irritadoras como: "Mi oferta es generosa" o "mi oferta es justa o razonable". Para ello, es necesario tener una clara idea acerca del proceso de negociación cara a cara, comenzando por conocer las etapas de dicho proceso y cómo canalizar sus energías durante la misma mediante la aplicación de los diferentes estilos de influencia.

Etapas de la negociación cara a cara

La negociación cara a cara cuenta de cinco etapas bien definidas. Estas son:

La apertura. Las expectativas. El intercambio. El acercamiento. El cierre. Incluye la revisión de

3.-La Táctica Si bien se decía anteriormente que la estrategia

es, en esencia, lo que piensan los negociadores, la táctica es lo que hacen los negociadores. Si se mira sólo a la estrategia  se puede tropezar con obstáculos que están a la vista y nunca alcanzar los objetivos.

La empresa debe romper con el paradigma tradicional que reza que la negociación se inicia con la presentación del pliego de reclamos por parte de la organización sindical. Falso. La preparación de cara a una negociación colectiva inicia varios meses antes de la fecha programada para la recepción del pliego de reclamos. Debe levantarse información sobre el alcance del convenio (cuántos trabajadores estarán comprendidos en la negociación, cuántos tienen hijos menores de edad); conocimiento de quiénes son los dirigentes sindicales y cuáles son sus principales preocupaciones, análisis de los temas que podrían ser materia del pliego (no solo aumentos salariales, productividad, sino condiciones de trabajo, jornadas, transporte, asignaciones, etcétera); qué temas le interesaría a la empresa incorporar en la mesa de negociación; cuál es la situación actual y estimada de la empresa y el sector para los próximos años, entre otros; revisión de convenios colectivos suscritos por empresas del sector (para conocer los márgenes de incremento que se manejan en empresas afines), indicadores económicos, entorno político nacional e internacional, y cuál es la proyección para los próximos ejercicios. 

¿Qué está en juego en estas negociaciones y cómo manejar los conflictos?

–El trabajador organizado colectivamente persigue obtener mejores condiciones salariales y de empleo, mientras que el empleador busca conciliar tales expectativas con su situación económica financiera y/o sus proyecciones de inversión u organización del ejercicio presente o el futuro. Es esta contraposición lo que determina el surgimiento del conflicto y, consiguientemente, la importancia de privilegiar el diálogo en todas sus formas como vía de prevención y, a la vez, de solución del conflicto. Por ello, la importancia radica en que al arribar a un acuerdo consensuado el producto de la negociación determinará un mejor clima laboral al interior de la organización y, por tanto, un menor número de conflictos laborales.