Informe de gestion Oficina Asesora de Comunicaciones Itagui 2013

Informe de gestión | enero -‐ septiembre de 2013 • • •

1 Informe de gestión | enero -‐ septiembre de 2013





De acuerdo al plan de mejoramiento para las comunicaciones de la Administración

Municipal, se está desarrollando en este segundo año el PLAN MAESTRO DE

COMUNICACIONES que incorpora diversas acciones en el marco de una estrategia de

comunicación pública bajo seis áreas:

a) Prensa b) Relaciones Públicas y Comunicación Estratégica c) Comunicación Interna d) Vía Pública e) Imagen Institucional f) Comunicación Digital Para efectos prácticos de medición y monitoreo, estás áreas se agruparon para el análisis en

tres grandes bloques:

1.

COMUNICACIÓN INTERNA.

3.

COMUNICACIÓN VISUAL

(Vía pública e imagen

institucional)

2. COMUNICACIÓN

EXTERNA (Prensa, RRPP y

Comunicación Estratégica,

Comunicación Digital).





1

• • •

Comunicación Interna • • •





Es el área encargada de suministrarle al funcionario toda la información que

corresponde a eventos, procesos, principios de gobierno y en general, todo aquello

que contribuye al mejoramiento de su labor, mediante el incremento del sentido de

pertenencia generado a través de una información oportuna, pertinente y

transparente.

Entre los procesos de Comunicación Interna que hemos implementado en esta Administración, destacan:

Asesoría y acompañamiento a las diferentes dependencias

Establecimos un modelo de padrinazgo, que nos permite acompañar de manera directa a todas las dependencias con personal de comunicaciones para optimizar los procesos internos y externos de cada área, incluyendo todos los eventos desde su etapa de planeación hasta la ejecución y posterior cierre comunicacional. Así mismo, de manera permanente realizamos asesoría en la elaboración de los distintos planes de comunicaciones, piezas gráficas y material publicitario. Con esta estrategia hemos logrado visibilizar la gestión de todas las dependencias, socializar la información de interés tanto para la comunidad como para los funcionarios públicos y promover la imágene institucional como una unidad de sentidos y significados en todos los escenarios. Boletín Conexión Interna Hemos enviado 25 ediciones durante el año 2013, a través de correo electrónico a una base de datos aproximada de 1500 personas entre funcionaros de la Administración Municipal y las instituciones educativas. • Es un medio por el que las personas se pueden informar sobre las diferentes

actividades que se realizan en la Administración Municipal además de los servicios, descuentos y convenios de la Alcaldía con diferentes entidades.

• Este boletín se envía semanalmente, se realiza en formato digital y está dirigido a funcionarios, rectores, docentes y contratistas.

• La información que tiene este boletín es de las diferentes dependencias, las EPS, Caja de Compensación Familiar, y convenios de la Alcaldía con diferentes organizaciones.



• También presentamos en él contenidos de interés para los servidores públicos como tips disciplinarios y del sistema integrado de gestión SIGI.

1.3 Revista Vívelo Es un medio institucional que tiene los contenidos de las noticias y acontecimientos más importantes de nuestro municipio, además de beneficios, y servicios para los empleados. Esta se publica a través de la página web de la alcaldía Está dirigida a servidores y contratistas de la Administración Municipal.

http://itagui.areadigital.gov.co/institucional/Paginas/Revista_Vivelo.aspx

1.4 Red de carteleras institucionales



La Administración cuenta con 32 carteleras distribuidas en sus 3 edificios centrales ubicados en el CAMI y 15 espacios informativos en edificios descentralizados como: Hospital del Sur, Hogar de los Recuerdos, Secretaría de Deportes, corregimiento, Casa de Justicia, Casa de la Cultura, entre otros. Su actualización general se realiza semanalmente y extraordinariamente se hacen algunos ajustes parciales por vencimiento de la información o surgimiento de nuevas necesidades. El 70% de su contenido es generado e instalado por la Oficina Asesora de Comunicaciones, con información institucional, veraz, actual y pertinente; el espacio restante es para contenidos de cada dependencia o externos, siempre y cuando contribuyan al crecimiento de los empleados y público en general. 1.5 Acompañamiento en fechas especiales y días de calamidad Como en la vida de cualquier ser humano es natural que se presenten diferentes celebraciones o eventualidades, desde esta área se realiza un acompañamiento en diferentes casos, recordándole al servidor público que hace parte de una familia y que es importante dentro de la organización: Cumpleaños: el día de cumpleaños el funcionario recibe un sobre personalizado con una tarjeta de felicitación firmada por el señor Alcalde. Día clásico: el día profesional de los perfiles más predominantes dentro de la Administración, se realiza una tarjeta virtual con el fin de no dejar pasar estas fechas desapercibidas. Ejemplo: día del abogado, día de la secretaría. Estos diseños se han



caracterizado por conservar una frase que exprese nuestro sentir y una caricatura que ilustra la labor desempeñada. Calamidad: en el doloroso momento en el que fallece un ser querido o un miembro de la familia que representamos todos los que somos parte de la Administración Municipal, se realiza el envío de una tarjeta o resolución en nota de estilo de condolencia firmada por el señor Alcalde, en ocasiones ésta se acompaña de una ofrenda floral y se coordina el ofrecimiento de la Eucaristía por la salud o el alma del afectado. Momentos especiales: jubilación, maternidad, paternidad; son algunas de las ocasiones en las que se envía un mensaje tarjeta con que expresamos el sentir y acompañamiento institucional. La efectividad de esta estrategia depende en gran manera, de un trabajo en equipo con la Secretaría de Servicios Administrativos y la Oficina de Archivo y Correspondencia.

1.6. Recopilación y actualización de la base de datos Vemos en la información responsable y veraz, un insumo necesario y motivador para propiciar escenarios de participación e inclusión y desde ahí generar un verdadero proceso de comunicación pública. Por ello hemos fortalecido la recolección de bases de datos para garantizar la oportuna y adecuada distribución de la información entre los distintos públicos o target que tienen relación con la Administración Municipal de Itagüí, entre ellos destacan: • Alcaldes Antioquia



• Gabinete Antioquia • Gabinete Medellín • Entes descentralizados Antioquia y Medellín • Asamblea Departamental • Ediles • Presidentes JAC • Urbanizaciones • Consejo Municipal de Planeación • Rectores • Docentes • Parroquias • Comunidad general • Funcionarios Administración Municipal • Congresistas Antioqueños • Líderes comunitarios • Gerentes empresas e instituciones relevantes en la vida pública del municipio 1.7 Proceso SIGI:

Tenemos consolidados y al día todos los procedimientos de MECI de la gestión de Oficina Asesora de Comunicaciones aprobados por la Dirección Administrativa de Planeación Municipal, con lo que avanzamos en nuestro proceso del Sistema Integrado de Gestión de Itagüí – SIGI-.





2 • • •

Comunicación Externa • • •





Esta área es la encargada de mantener informado al público externo de los hechos y

noticias más importantes promovidas desde la Administración Municipal.

Los procesos de comunicación externa que se ha implementado buscan impactar a los itagüiseños con información relevante que transparente la gestión y permita a los ciudadanos una relación más cercana con la institucionalidad, donde puedan enterarse de las decisiones y avances del gobierno y de los programas y proyectos que se adelantan para su beneficio. Las acciones ejecutadas son:

2.1 Artículos externos para prensa

Son artículos especiales que se realizan desde la Oficina Asesora de Comunicaciones, redactados con enfoque especial para diversos medios, según la agenda noticiosa de la Administración, donde se informan los procesos, avances y eventos para que la comunidad se entere continuamente del acontecer del municipio de Itagüí.

2.2 Informes masivos para la comunidad

Este año desarrollamos dos informes tipo periódico con temas de mucha importancia para la comunidad itagüiseña: la inversión en obras de infraestructura y la inversión social del gobierno. Con un tiraje de masivo, formato amigable, económico y completo, fue una de las piezas con mayor lecturabilidad durante todo el año.

El proceso consistió en la recolección de la información, definición de línea editorial, diseño, diagramación y coordinación de entrega puerta a puerta en todos los barrios del municipio.

• Periódico de Infraestructura: fue un informe de 12 páginas, en qué se daba cuenta de una inversión de 250.000 millones de pesos en infraestructura; esto apoyado con imágenes actuales y las imágenes proyectadas de la terminación de más de 115 obras que están transformando la ciudad. Éste tuvo un tiraje de 100 mil ejemplares que se distribuyeron de forma organizada barrio por barrio, vereda por vereda, logrando impactar a casi la totalidad de la población itagüiseña. También fue enviado a congresistas, diputados, gabinete departamental, y demás personas de nuestras listas VIP asegurándonos de que todo el país conociera de primera mano por qué Itagüí ya cambió. Este informe también fue publicado en nuestro sitio web:



http://itagui.areadigital.gov.co/institucional/SiteAssets/PeriodicoInfraestructura/index.html

• Periódico de inversión social

Este informe fue de 12 páginas donde se le contaba a los itagüiseños la inversión de 260.000 millones social en temas como salud, deporte, educación, participación e inclusión, cultura, seguridad, entre otros. Este tuvo un tiraje de 80 mil ejemplares que fueron repartidos casa por casa, en todas las comunas y el corregimiento, impactando a toda la comunidad itagüiseña. Así mismo fue enviado a congresistas, diputados, gabinete departamental, y demás personas de nuestras listas VIP asegurándonos de que todo el país conociera de primera mano por qué Itagüí ya cambió. Este informe está publicado en nuestro sitio web:



http://issuu.com/alcaldia_itagui/docs/inversion_social_itagui



2.3 Programa de televisión

Se formalizó un contrato con Teleantioquia para la emisión del programa institucional “Itagüí ya cambió” todos los jueves a las 8:00am, con nuevos temas y secciones que le dan un nuevo estilo. Desde el área de prensa se apoya este proyecto con la presentación del programa, el acompañamiento al Alcalde en la grabación de la sección “Así van las obras”, la búsqueda de notas y coordinación con el equipo de producción. Cabe destacar que el programa también se ha emitido por CNC y que el mismo día de la emisión, se publican las notas individuales en el canal de Youtube de la Alcaldía Municipal, que cuenta con más de 46.000 visitas.

Al 30 de septiembre se han emitido 11 programas, lo que le ha permitido a la inistración Municipal lograr posicionamiento y ser más visible frente a la comunidad.



2.4 Itagüí Noticias

un nuevo espacio que hemos implementado para dar a conocer las noticias más importantes en un excelente espacio AAA: un corte de 3 minutos que se emite por el canal regional Teleantioquia todos los jueves a las 7:00 a.m. en una franja de la emisión del noticiero A Primera Hora.

2.5 Boletines de prensa Envío constante de información a los diferentes medios de comunicación, miembros del gabinete municipal y Honorables Concejales y Concejalas de Itagüí. Los boletines son una herramienta efectiva para lograr apariciones gratuitas en medios y generar entrevistas con vocerías autorizadas para cada uno de los hechos noticiosos que día a día ocurren en el gobierno municipal, destacando los mayores avances y proyectos que se desarrollan en la actualidad. De acuerdo a la normativa nacional de gobierno en línea, se enumeran de manera consecutiva, en lo que va corrido del año se han enviado 80 y se estima una proyección de 110 al mes de diciembre.



2.6 Visitas del Alcalde a medios de comunicación Estar en permanente contacto con los medios de comunicación es una de las prioridades que definió la Oficina Asesora de Comunicaciones, para aumentar el posicionamiento de la Administración Municipal y mejorar las relaciones con la prensa, obteniendo así espacio de difusión completamente gratis (Free Press).

En lo que va del año hemos participado en diferentes medios de comunicación con entrevistas en directo y programas de radio y televisión donde el Alcalde pudo hablar ampliamente de temas de ciudad, entre ellos destacan:

• Canal Cosmovisión: Programa Nos cogió la noche • Canal Teleantioquia: Programa 125 IDEAS desde el municipio de Itagüí. • Canal Teleantioquia: Programa con el gobernador • Canal Teleantioquia: Programa La buena vida (se promocionó con Adelí la

participación en Colombiamoda y la feria de moda en Itagüí).



125 Ideas, 22 de septiembre de 2013

2.7 Gestión de Prensa gratuita (FREE PRESS) Durante los primeros seis meses del año 2013, la gestión de prensa se realizó sin apoyo de pauta publicitaria. A pesar de esta circunstancia, la aparición en medios fue muy positiva y constante, lo que demostró el fortalecimiento de la relación con la prensa a través del lobby y el acompañamiento informativo que se les brindó en todo momento. Le estamos enviando información oportuna y de interés del municipio a una base de datos de aproximadamente 300 contactos de diferentes medios de comunicación a nivel local, regional y nacional.



Grafico 1

Estas estadísticas son extraídas del monitoreo de medios que realiza la Oficina Asesora de Comunicaciones. En el gráfico 1, se pueden evidenciar las apariciones gratuitas desde enero hasta septiembre de 2013 (937 noticias en total).

Grafico 2

El gráfico 2 demuestra la aparición gratuita por cada medio de comunicación, demostrando una tendencia mayor en los escritos y radiales.

114 92 94

120 111 97 106

89 114

0 20 40 60 80 100 120 140

ENER

O

FEBR

ERO

MAR

ZO

ABRIL

MAY

O

JUNIO

JULIO

AGOSTO

SEPTIEM

BRE

NOTICIAS PUBLICADAS POR MES - GRATIS (Free press)

387

328

101 121

0 50

100 150 200 250 300 350 400 450

PRENSA RADIO TELEVISIÓN WEB

NOTICIAS PUBLICADAS DE ENERO A SEPTIEMBRE POR MEDIO- GRATIS (Free press)



Gráfico 4

El gráfico 4 indica la presencia gratuita en los medios de comunicación más representativos del departamento, siendo el Periódico El Mundo y El Colombiano los medios regionales de primer nivel que más difunden noticias sobre Itagüí, lo cual es muy positivo por la amplia circulación que tienen ambos.

2.8 Fortalecimiento a través del Plan de Pautas

A partir del mes de julio la Administración Municipal invirtió en un Plan de Pautas para fortalecer el posicionamiento de la imagen institucional. Periodistas de diferentes medios de comunicación han publicado mensualmente cuñas, mensajes, avisos e información de interés ciudadano acerca del municipio.

Así mismo se han elaborado numerosos promos para internet y televisión, que con una narrativa audiovisual moderna y llamativa, le cuentan a la comunidad de las diferentes campañas, eventos y/o proyectos de la Administración Municipal.

132 120

79

24 22 15

0 20 40 60 80 100 120 140

MUNDO

COLO

MBIAN

O

Q HUBO

TELEAN

TIOQUIA

HORA

13

TELEMED

ELLIN

APARICIONES GRATUITAS EN LOS MEDIOS MÁS IMPORTANTES DEL DEPARTAMENTO (ENERO A SEPTIEMBRE 2013)



Promo fiestas emitido por Teleantioquia y CNC

http://www.youtube.com/watch?v=TgwgTBNTsAU&feature=youtu.be

2.9 Convocatoria Ruedas de Prensa y eventos

Se ha convocado durante el año a los diferentes medios de comunicación para decenas de ruedas de prensa y/o eventos representativos del municipio. 2.10 Archivo de Prensa Se consolidó un archivo de prensa donde hemos recopilado las noticias publicadas por los diferentes medios de comunicación como radio, prensa escrita, televisión e Internet.





2.11 Comunicación digital: redes sociales

Durante el año 2013 hemos continuado en la consolidación de las redes oficiales de la Alcaldía como una herramienta para el ciudadano, fuente de información oficial, inmediata, actualizada, demostrando el compromiso de la Administración Municipal con un gobierno de puertas abiertas y sobretodo, trasparente. Crecimos de forma exponencial, cubrimos en vivo la mayoría de eventos y cumplimos con el ciudadano al brindarle información al instante, acompañada de imágenes de calidad que detallan los mejores momentos. Una de las cosas más importante es la estrategia de difusión de las notas individuales del programa Itagüí ya cambió, con lo que el ciudadano puede ver solo el tema que le interesa y no todo le programa de media hora, y esto nos arrojó excelentes estadísticas en cuanto a comentarios y reproducción de videos en nuestro canal de Youtube.

Red social Estadística inicial (enero

2012)

Estadística diciembre

2012

Estadística septiembre

2013

Porcentaje aumento 2013

Facebook (Fanpage)

Fans: Aprox. 114 Alcance semanal: 200 personas

Fans: Aprox. 2120 Alcance semanal: 8 mil personas

Fans: Aprox. 3510 Alcance semanal: 20 mil personas

Fans: 66% Alcance semanal: 150%

Twitter Seguidores. 230 Aprox. Clic en enlaces semanal: 0*

Seguidores:800 Clic en enlaces semanal: 80 promedio

Seguidores: 2500 Clic en enlaces semanal: 200 promedio

Seguidores: 212 % Clic en enlaces semanal: 150%

Youtube Vídeos: 10 Reproducciones de video: 500

Vídeos: 148 Reproducciones de video: más de 11.000

Vídeos: 385 Reproducciones de video: más de 47.000

Videos: 160 % Reproducciones de video: 327%



Seguidores Facebook y Twitter

Youtube

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

4000

fans Facebook Seguidores TwiZer

Inicio

finales 2012

finales 2013

0

5000

10000

15000

20000

25000

30000

35000

40000

45000

50000

Reproducciones de videos

Inicio

finales 2012

2013



Personas impactadas semanalmente (promedio)

0

5000

10000

15000

20000

25000

Facebook TwiZer Youtube

inicio

2012

2013



3 • • •

Comunicación Visual • • •





La estrategia de comunicación visual se ha convertido en una herramienta

imprescindible para el posicionamiento de la marca institucional y de su mano, el

fomento del sentido de pertenencia y el arraigo de un sano sentimiento de optimismo

y esperanza.

Itagüí ya cambió es hoy una construcción colectiva, un referente del proceso de transformación que el municipio está viviendo y a la vez, el punto de encuentro de numerosos significados particulares que desde la cotidianidad los itagüiseños han concedido al slogan. La dinámica de la gestión que requiere el municipio debe ir acompañada de mensajes que sean cambiantes, pero que a su vez conserven la esencia de los objetivos trazados. Respondiendo a esta afirmación, se realizó la transformación del slogan institucional de la frase “Unidos hacemos el cambio” a “en Itagüí se vive mejor”, lo que denota la continuación de un proceso que inicio el año pasado y que hoy muestra resultados concretos y un horizonte amplio de esperanza para todos. Este cambió de slogan exigió variaciones sutiles en la línea gráfica y en el estilo de las piezas, como por ejemplo la inclusión del color azul, que denota modernidad y visión futurista.



3.1 Diseño publicitario para todas las dependencias Apoyados en el sistema de identidad visual que se ha consolidado a nivel interno y externo de la Alcaldía, se han atendido a la fecha alrededor de 550 solicitudes de diseño en cuales se han requerido aproximadamente 1.650 piezas publicitarias que han servido para fortalecer la difusión de todas las actividades que realizan las distintas secretarías. Para todas ellas se realizan a diario procesos serios de comunicación visual que además de transmitir la información necesaria, se complementan con mensajes connotados con el fin de persuadir a la comunidad y posicionar la imagen institucional entre todos los itagüiseños. Estos procesos constan de análisis y revisión de la información suministrada por los funcionarios encargados, estudio del contexto, conceptualización, estudio cromático y diagramación de las piezas requeridas para las distintas campañas y eventos. A continuación se exponen las distintas piezas que son requeridas constantemente para el cumplimiento de los objetivos trazados en cada acción de gobierno y que son realizadas con un tiempo de respuesta casi inmediato, según su nivel de importancia y complejidad: Diseño Imagen Corporativa y de Marca • Diseño de logotipos o símbolos de apoyo a los ya consolidados • Tarjetas personales • Sobres y carpetas • Diapositivas para para informes exposiciones y foros • Fondo de pantallas para los computadores. • Mascotas y personajes para apoyo a algunos programas • Diplomas y certificados • Uniformes (camisetas para todas las dependencias, chalecos, chaquetas, gorras,

uniformes deportivos, delantales, entre otros). • Aplicación del logo en formatos para todas las dependencias (formato de impuestos,

listados de asistencia, encuestas, entre otros).



Diseño Editorial • Revistas • Cartillas • Informes de gestión • Libros • Folletos



Publicidad Exterior • Vallas • Pendones • Pasacalles • Pasavías • Banderines • Avisos para sedes • Afiches • Volantes • Backings • Pancartas • Inflables • Vehículos



Material POP • Stands • Exhibidores • Lapiceros • Manillas • Botones • Viseras • Abanicos • Sombrillas • Libretas • Agendas • Habladores • Llaveros • Bolsos • Buzones

Medios Digitales • Banners • E-mailing • Afiches y volantes virtuales • Elementos estructurales para web • Imágenes para dispositivos móviles • formatos aptos para la producción audiovisual • Animaciones 2D básicas • Boletines virtuales



Las tecnologías de la información y las comunicaciones, se han convertido en una herramienta vital para la correcta difusión de eventos y actividades de todo tipo, es por esto que en las fiestas de la industria, el comercio y la cultura se realizó un sitio web que además de la programación, contenía información turística sobre el municipio. Además por primera vez en Itagüí, se diseñó y desarrolló una aplicación móvil para las fiestas de la industria, el comercio y la cultura, con información relevante para los itagüiseños y personas que visitaron el municipio.



Otras piezas de apoyo • Boletas • Bonos • Medallas y trofeos • Escarapelas • Tarjetas de invitación y fechas especiales • Material para actualización de carteleras

3.2 Creación de campañas institucionales

Para la creación de campañas publicitarias institucionales se han realizado procesos de Identificación de públicos objetivos, análisis de contextos, planes de medios medios visuales publicitarios, incluyendo la elección de tamaños y sustratos, toma de fotografía cuando esta lo requiera, ajuste y envío de artes finales a los proveedores definidos por la alcaldía y monitoreo constante del proceso de producción.



3.3 Gestión de la imagen institucional No basta con la creación de los elementos visuales y sistemas que componen la imagen institucional, también se han generado métodos para garantizar la correcta difusión, uso, implementación y sostenimiento de esta, mencionados a continuación: 3.4 Estudios de aplicación de las piezas Se han realizado visitas a algunos sitios donde se implementaran las piezas diseñadas para el análisis de factores como: tráfico vehicular, espacios, puntos de encuentro, dirección de las vías, ubicación de señales y semáforos, puntos de acceso, entre otros aspectos que influyen en la efectividad de las piezas.

3.5 Monitoreo publicidad de los contratistas Constantemente se realiza control del uso de la línea gráfica institucional en las piezas diseñadas por los subcontratistas o empresas externas que posean convenios con la Administración, incluyendo la comunicación constante con los encargados. 3.6 Soporte en la publicación de medios digitales Se ha suministrado información y de diseños necesarios para la publicación de contenidos en todo el sitio web de la alcaldía, acordes a la estrategia de Gobierno en línea, incluyendo los micrositios enlazados con esta y otras publicaciones.



3.7 Asesorías en gestión de la imagen institucional Se ha realizado capacitación a funcionarios de la alcaldía que intervengan en los procesos de diseño, manipulación de formatos, procesos de producción, distribución y aplicación de la imagen institucional. 3.8 Revisión de artes finales Siempre que se ha enviado la pieza aprobada, se realiza una revisión de la información, sistemas de color, tramas, resolución de imágenes y adaptación a los sistemas de impresión de las piezas publicitarias, para envío a producción.

Government & Nonprofit

Informe de gestion Oficina Asesora de Comunicaciones Itagui 2013