Gestión Documental 2

Alumno:

Iván Danilo Bermúdez Ramírez

GRUPO 4

TUTOR:

Luz Marina Arias Gonzalez

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes

CIDBA

Introducción

En el presente trabajo pretendo mostrar el programa de Gestión Documental en el cual

podemos ver las diferentes funciones que cumple en conjunto de actividades

administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la

documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino

final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

1. Defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que requisitos se

deben de tener en cuenta para su implementación.

R= Un sistema de gestión documental es un sistema computarizado, un conjunto

de programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos electrónicos y/o

imágenes de documentos soportados en papel, el termino puede ser relacionado

con conceptos como sistemas de administración de contenido y es comúnmente

visto como un sistema de administración de contenido y relacionado con el termino

digital.

• Requisitos de almacenamiento de documentos.

• Cumplir con las necesidades de gestión de datos y con los requisitos del usuario,

que incluye el almacenamiento de, datos y la capacidad de ejecutar las

operaciones en la lista precedente.

• Garantizar, en la medida de lo posible, que el dato en el archivo es valido.

• Optimizar el rendimiento, ambos desde el punto de vista del sistema en términos

de productividad global, y como punto de vista del usuario en tiempos de

respuesta.

• Minimizar o eliminar la posibilidad de perdida o destrucción de datos.

• Compartir archivos entre los usuarios.

• Permitir la transferencia de datos de unos archivos a otros.

• Gestión de soportes físicos.

• Seguridad y protección de archivos.

• Facilitar a los usuarios la posibilidad de estructurar los archivos de la manera más

adecuada.

2. Destaque las fases que se deben de tener en cuenta dentro del proceso de

implantación del Sistema de Gestión de Archivos.

Fases de un sistema de gestión de archivos:

• Se tiene información disponible permanentemente

• Facilita la toma de decisiones

• Brinda elementos que incrementan la eficiencia en las actividades

• Da oportunidad en el servicio al cliente

• Concentra la información en un solo sitio y facilita su portabilidad

• Propicia un escenario para el ahorro de papel

3. Explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión Documental de

acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.

a) Nos habla de la organización de los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus

metadatos a través de cuadros de clasificación documental.

b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos

electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración

documental (TVD).

c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los tiempos

establecidos en las TRD o TVD.

d) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa

(metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.

e) Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en

series y subseries.

f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de

la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.

g) Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a

largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su

creación.

4. Elabore una tabla con las características de los sistemas de Gestión Documental

y explique en que consiste cada una de ellas.(Decreto 2609 Cap. III Art. 17

Documentos Descripción

Manuales de Calidad Documentos que proporcionan información

coherente, interna y externamente, acerca

del Sistema de Gestión Documental de la

organización.

Planes de Calidad Documentos que describen como se aplica

el Sistema de Gestión Documental a un

producto, proyecto o contrato especifico.

Especificaciones Documentos que establecen requisitos.

Guiás Documentos que establecen

recomendaciones o sugerencias.

Procedimientos documentadas,

Instrucciones de Trabajo, Planos.

Documentos que proporcionan información

sobre como efectuar las actividades y los

procesos de manera coherente.

Registros Documentos que proporcionan evidencia

objetiva de las actividades realizadas o

resultados obtenidos.

5. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión

Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si es posible

algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase final de implantación

del mismo.

Entidad: Archivo General de la Nación

• Diagnosticar el estado de la gestión documental

• Identificar requerimientos

• Formular los procesos

• Definir fases de implementación

• Establecer programas específicos

• Armonizar con modelo integrado de planeación y gestión

• Publicar el PGD

¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos en ambientes

electrónicos?

En la conservación de documentos electrónicos hay que plantearse qué hacer con el

software y el hardware cuando los documentos se han creado en aplicaciones

propietarias.

Existen dos alternativas, la conservación o la migración, la conservación se presenta

viable en períodos de conservación no superiores a 5 años, con revisiones anuales con el

fin de garantizar su mantenimiento.

5. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión

Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si es posible

algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase final de implantación

del mismo.

Entidad: Archivo General de la Nación

• Diagnosticar el estado de la gestión documental

• Identificar requerimientos

• Formular los procesos

• Definir fases de implementación

• Establecer programas específicos

• Armonizar con modelo integrado de planeación y gestión

• Publicar el PGD

¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos en ambientes

electrónicos?

En la conservación de documentos electrónicos hay que plantearse qué hacer con el

software y el hardware cuando los documentos se han creado en aplicaciones

propietarias.

Existen dos alternativas, la conservación o la migración, la conservación se presenta

viable en períodos de conservación no superiores a 5 años, con revisiones anuales con el

fin de garantizar su mantenimiento.