Ús del programari lliure de descripció arxivística ICA-AtoM a l’Arxiu Municipal de l’Hospitalet de Llobregat

Màrius de Juan i EscuderDirector de l'Arxiu Municipal de l'Hospitalet

C/ Cobalt, 57, 3r. 08907 - L'HOSPITALET DE LLOBREGAT (Barcelona)

Tel. 93 403 29 24

L’Arxiu Municipal de l’Hospitalet de Llobregat

➢ De titularitat municipal: segona població de Catalunya (259.368 habitants).

➢ Arxiu de caràcter integral: històric i administratiu.

➢ Ocupa prop de 2.000 m2 repartits en dues plantes, amb 11 dipòsits que sumen una capacitat d’emmagatzematge de 10.000 ml.

➢ El fons produït per l’Administració municipal des de 1716 ocupa uns 9.000 ml (80.000 capses).

➢ Missió:

○ Satisfer les necessitats informatives de la gestió administrativa.

○ Justificar els drets de persones físiques o jurídiques.

○ Facilitar i promoure la recerca.

Anàlisi prèvia

★ Les necessitats:

○ L’Arxiu en línia.

○ Materials accessibles.

○ Automatització dels processos arxivístics.

★ Les possibilitats:

○ Adquisició d’un programa de gestió d’arxius: massa car.

○ Elaboració interna de l’aplicació de gestió de l’Arxiu: massa complex.

○ Aprofitament de sol·lucions de programari lliure: poques opcions, només descripció.

La situació de partida

❏ Absència d’un programa informàtic de gestió d’arxius.

❏ Absència d’un programa informàtic de gestió de documents electrònics.

❏ Absència d’una eina de difusió de fons i documents i del propi Arxiu.

❏ Web de l’Arxiu Municipal estàtic i antiquat.

❏ Descripció arxivística: 24 bases de dades, diversos fulls de càlcul i fitxers de text...

❏ Processos arxivístics (transferència, préstec, consulta…): gestió manual i amb bases de dades.

Solucions adoptades

❏ Renúncia a l’adquisició d’un programa informàtic de gestió d’arxius.

❏ Gestió de documents electrònics: incorporació d’Alfresco (TECSIDEL).

❏ Web de l’Arxiu Municipal: renovació prevista durant 2015.

❏ Processos arxivístics:

❏ Préstec, consulta, eliminació: bases de dades, correu electrònic, intranet municipal.

❏ Transferència (Registre d’ingressos):

❏ Descripció arxivística:

❏ Inventaris sumaris, registres interns, documents administratius: 8 bases de dades.

❏ Quadre de fons, fitxes de fons i col·leccions, documents anteriors a 1940:

❏ Difusió de fons i documents i del propi Arxiu:

Procés d’implementació de l’eina

1. Desembre 2011: primers contactes amb el departament municipal d’informàtica.

2. Març 2012: instal·lació en mode de prova.

3. Octubre de 2012: comença la introducció sistemàtica de dades (inventari de sèries) amb la col·laboració de Vidimus.

4. Juny 2014: suport tècnic de Mediterranean Consulting.

5. Gener-febrer 2015: a punt per la publicació en línia de més de 8.000 descripcions.

Presentació de la informació: cerca per mot clau

Presentació de la informació: la guia d’arxiu

Presentació de la informació: quadre de fons i col·leccions

Presentació de la informació: fitxa de fons

Navegació a través del Quadre de Classificació

Descripció d’unitats documentals

Navegació a través dels protagonistes dels documents (registres d’autoritat)

no és: sí és:

● Una eina de gestió d’arxius, tot i que n’incorpora algunes funcionalitats, com ara la gestió de dipòsits i unitats d’emmagatzematge.

● Una eina de gestió de documents electrònics, tot i que permet la gestió d’objectes digitals diversos, bé enllaçats bé importats directament.

● Una eina d’automatització de processos arxivístics o de gestió documental, encara que incorpora la funció de registre dels ingressos o transferències.

● Un sistema informàtic de gestió documental, malgrat que permeti treballar lliurement amb els elements bàsics del sistema (quadre de classificació, règim d’accessos, etc).

● Una eina de descripció arxivística conforme amb els estàndards i normes internacionals de descripció multinivell ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDIAH, ISDF i altres.

● Una eina de difusió de fons i documents i del propi Arxiu a la xarxa, mitjançant l’accés en línia a les fitxes descriptives elaborades pel personal al servei de l’Arxiu.

● Una plataforma de navegació ordenada a través dels materials arxivístics posats a disposició dels usuaris, inclosos tant instruments descriptius com originals electrònics o còpies digitals dels documents.

● Una recurs obert al foment de la recerca i la investigació, la docència o la simple difusió cultural.

Enllaços

http://ca.wikipedia.org/wiki/Arxiu_Municipal_de_l%27Hospitalet_de_Llobregat http://www.l-h.cat/arxiu-municipal http://www.vidimus.net/wordpress/wp-content/uploads/2014/04/Ica_atom_manual_V02.pdf https://www.ica-atom.org/

Moltes gràcies per la vostra atenció ;-)