FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS

DOCUMENTOS

LEIDY VIVIANA PINILLA MARÍN

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

GESTIÓN DOCUMENTAL I

ARMENIA 2015

FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS

DOCUMENTOS

LEIDY VIVIANA PINILLA MARIN

MARÍA NANCY URIBE CUÉLLAR

PROFESORA

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

GESTIÓN DOCUMENTAL I

ARMENIA 2015

INTRODUCCIÓN

Los archivos cumplen una función indispensable en la conservación de la

documentación, porque son los que conllevan información que maneja la

entidad. Por este motivo es indispensable tener claro el proceso de Formación

de los archivos según el ciclo vital de los documentos, este proceso se refiere

a las etapas que tienen que pasar un documento desde su creación hasta su

disposición final, donde se define si se conserva o se elimina.

Para este proceso se debe conocer bien cada una de las etapas, como lo son:

la etapa pre-archivística, etapa archivística (primera y segunda etapa); también

se tiene en cuanta la edad de los documentos: Gestión, Central e histórico.

Por tal motivo en este trabajo realizaremos una entrevista a dos archivos de

carácter público y privado; con el objetivo de fortalecer los conocimientos

sobre estos temas, el cual es fundamental para nuestro proceso académico.

En este trabajo encontraremos un pequeño análisis sobre la documentación

utilizada en el archivo de la Registraría Publica de Garzón-Huila y la sede de

COOFISAM en este mismo municipio; se eligieron estas dos entidades por ser

dos de las únicas entidades que tienen unidad de archivo.

Formación de los Archivos Según el Ciclo Vital De

Los Documentos

Entidad: Pública

Nombre: Registraría Nacional del estado civil

Dirección: Calle 8 # 9-47 Centro Garzón-Huila

Esta entidad en su etapa pre- archivística maneja documentación con valor

administrativo como lo son:

Los derechos de petición, estos son recibidos por la entidad la cual se

encarga de dar pronta respuesta a las peticiones.

Las solicitudes de cedulas, estas son indispensable ya que es una de

sus funciones más importantes.

En el Archivo de central

Antecedentes del Registro civil: Estos documentos son investigados

frecuentemente por la población para diligencias externas. En

ocasiones las personas los consultan para solicitar algún cambio a

causa de algún error en los datos personales de las personas. Su valor

es legal.

Partidas de Matrimonio: Estos documentos son consultados con el fin

de verificar el estado civil de las personas. Su valor es legal.

Archivo histórico

Registro civil: este es histórico porque luego de haber cumplido con su

ciclo de vida, pasaran a ser parte del Archivo General de La Nación.

Tarjetas alfabéticas: Se le llama de esta manera a el registro de las

cédulas el cual se conservaran y pasaran a ser parte del Archivo

General de La Nación

Series Documentales que conserva

Antecedentes del Registro Civil: esta se conserva por que sirve de

prueba o comprobante de los datos de una persona.

Documentos Electorales: Estos sirven para investigaciones futuras

que surjan, como lo pueden ser alguna demanda.

Esta entidad utiliza el principio de orden original para llevar ordenada la

documentación y lo hace de manera alfabética, a excepción de la serie de

tarjetas alfabéticas que va en un orden numérico. Esto puesto que la entidad

al pertenecer a un pueblo pequeño no cuanta con un profesional encargado

del área; la labor la realiza una funcionaria que lleva varios años trabajando en

la unidad de correspondencia y le han dado algunas capacitaciones cortas

para cumplir con el manejo del archivo. Esta utiliza el formato de la tabla de

retención documental brindada por el AGN.

El proceso por el que pasa un documento desde su creación hasta su

disposición final en esta entidad es el siguiente:

1. Se elabora el documento, con un fin especifico

2. Luego se pasa archivo de gestión donde dura el tiempo

correspondiente según su misión.

3. Después pasa al archivo central donde es consultado, en algunas

ocasiones

4. Finalmente se realiza la valoración del documento, donde se

determina si pasa para el archivo histórico o para expurgo.

Este archivo está implementando las normas que dicta el AGN para

entidades públicas.

Entidad: Privada

Nombre: Cooperativa de ahorro y crédito COOFISAM

Dirección: Cll 5 # 8-87 de Garzón- Huila

Este archivo es pequeño solo cuenta con la un pequeño archivo de gestión y

uno central puesto que en Garzón solo encontramos una sede de esta entidad.

En la etapa de gestión utilizan:

Y se crean las carpetas de los asociados: Las cuales conllevan

documentos personales como fotocopia de la cedula, registro de cámara y

comercio facturas de compra a proveedores, documento de data crédito.

Cartas Internas: Las cuales son de valor administrativo

Archivo central:

Se conservan las carpetas de los asociados los cuales son conservados

por un tiempo de 5 años.

Series que conserva

Serie contable: Esta tiene valor contable, en esta se guarda la información

de movimientos y transacciones diarias.

Historia de los asociados: Esta tiene un valor Administrativo, aquí se

guarda las carpetas que contienen información relevante sobre los

asociados.

En esta entidad se tienen en cuanta el orden original de la documentación,

de una manera cronológica. Utilizan el formato de la tabla de retención

documental del AGN.

Proceso de un documento desde su creación hasta su disposición final

en esta entidad:

Carpeta de asociados

1. Se diligencia el formato pre impreso con sus respectivos soportes

2. Esta información de digitaliza

3. Se crea la carpeta

4. Pasa a hacer parte del archivo central

Esta entidad se rige bajo la ley 594 del 200 ya que esta es vigilada por Súper

Solidaria y esta expidió una resolución donde todas las empresas que estén

bajo su vigilancia deberán regirse bajo esta norma.

Etapas de formación de los archivos

Etapa pre-archivística

En esta etapa es donde se realiza trámites con la documentación antes de

llegar al funcionario encargado del área, cuando todavía no contiene ningún

valor para la entidad.

Etapa archivística

Primera Etapa: En esta es donde se realiza la creación de la documentación

con un fin específico y se realiza el respectivo trámite.

Segunda Etapa: En esta el documento no es consultado con tanta

frecuencia, pero por su tiempo de durabilidad todavía tiene un valor primario y

segundario por eso se conserva para su consulta.

Tercera Etapa: En esta se realiza la valoración final del documento donde

se determina por su valor para la entidad si debe ser conservado o pasara a

expurgo.

Cambio de la encuesta de estudio unidad documental:

Podemos observar algunos cambios gramaticales como: en la parte del

documento cambia el enunciado a Unidad documental.

Conclusiones:

Es indispensable que las entidades cuenten con funcionarios que

conozcan sobre el proceso archivístico, para que puedan llevar un

orden coherente en la documentación.

La tabla de retención documental, permite una ordenación más

profunda en el archivo y nos da la posibilidad de recuperar más rápido

un documento; ya que esta lleva el orden de la documentación por

series y sub-serie las cuales le asignan el tempo de permanencia al

documento.

Tanto los archivos públicos como privados cumplen funciones públicas

están obligados a llevar implementar las normas dictadas por el AGN.

Bibliografía:

Gestión documental Guia I. Guia N 3. Formación de los archivos según el

ciclo vital de los documentos. Recuperado de 19 de Mayo del 2015 en:

http://www.cienciadelainformacion.edu.co/pluginfile.php/12099/mod_label/intr

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20 de Mayo del 2015 en:

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df

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Archivo General de la Nación. Ley 594 del 200, ley General de Archivos.

Encontrado el 18 de Mayo del 2015. Recuperado de:

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/L

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