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Ing. Arturo Benites Encalada
Está así orientada a compenetrar al alumno en conceptos y temas gerenciales que se formen y fijen el concepto sistémico de la empresa, de tal manera que al interactuar mecanice y automatice las diferentes aplicaciones y pueda dialogar con los usuarios y ejecutivos.
Comprender todos los conceptos básicos de la Administración Moderna.
Comprender la empresa y los sistemas que interactúan así como los diferentes tipos de organización que existen en nuestro medio.
Entender la gestión empresarial en base a los principios administrativos, económicos y de gestión.
Comprender los conceptos de Sistema administrativo integral.
Comprender en qué consiste un Sistema Integral, su concepción, niveles de ciclo administrativos y aplicación.
Mecanizar la gestión de una empresa
Analizar la estructura y su importancia del sistema de caja y bancos, así como los niveles de información requerida por las diferentes áreas de la empresa.
Elaborar, comprender, mecanizar y utilizar los indicadores de gestión y financieros aplicados en las distintas actividades empresariales.
Conocer las diferentes clases y tipos de empresas e instituciones.
Una organización se define como un
sistema de actividades conscientemente
coordinadas formado por dos o más
personas. La cooperación entre ellas es
esencial para la existencia de la
organización.
Las Organizaciones
Es una reunión o conjunto de elementos relacionados que interactúan entre si para lograr un fin determinado.
Sistema Abierto: Conjunto de elementos dinámicamente relacionados, en interacción que desarrollan una actividad para lograr un objetivo o propósito.
Sistema Cerrado: Tienen pocas entradas y salidas en relación con el ambiente externo.
Sistemas Abiertos Sistemas Cerrados
Hablar de los sistemas organizacionales implica necesariamente hablar de las organizaciones como entes dinámicos e interactúan en un contexto global, a lo cual el curso contribuye con elementos prácticos que atraviesan los campos de la teoría de sistemas y el análisis de sistemas.
Conceptos del Enfoque de Sistema Dinámico
RECURSOS(INSUMOS)
• INFORMACIÓN• ENERGIA• RECURSOS• MATERIALES
(PRODUCTOS)
• BIENES • SERVICIOS• OTROS
PROCESOTRANSFORMACION
CONVERSIÓNSISTEMA
Retroalimentación
AmbienteMercado
AmbienteMercado
Componentes Fundamentales del Sistema Organizacional
LA ORGANIZACION
EMPLEADOS
ACCIONISTAS Y EL CONSEJOADMINISTRACION
COMPETIDORES
CLIENTESLOS MEDIOS
SINDICATOSOBREROS
INSTITUCIONESFINANCIERAS
GRUPOS DE INTERESESPECIAL
PROVEEDORES
GOBIERNO
VARIABLESSOCIALES
VARIABLESECONOMICAS
VARIABLESTECNOLOGICAS
VARIABLESPOLITICAS
GRUPOS DE INTERES INTERNOS
GRUPOS DE INTERES EXTERNOS
EL LIMITE FLEXIBLE DE UN SISTEMA ABIERTO
EL AMBIENTE DE ACCION DIRECTA
DIRECTORES
GERENTES
JEFES
SUPERVISORES
FUNCIONAMIENTO Y OPERARIOS
NIVEL INSTITUCIONAL
NIVEL INTERMEDIO
NIVEL OPERATIVO
EJECUCION DE TAREASY OPERACIONES
Componentes Fundamentales del Sistema Organizacional
Componentes Fundamentales del Sistema Organizacional
ProcesosEstructuras
Personas
AspectosDinámicos
AspectosEstáticos
• Liderazgo y Poder• Motivación• Comunicaciones• Toma de Decisiones• Clima Organizacional• Cooperación - Participación• Trabajo en Equipos• Conflictos
• Diseño Organizacional• Tamaño• Complejidad
Organizacional• Formalización• División del Trabajo• Niveles y ámbito de
autoridad.• Tramo y amplitud de
control.• Reglamentos y normas• Manuales (varios)
OBJETIVOS
Los sistemas empresariales cumplen con las siguientes funciones generales:a)Organiza y dirige básicamente el proceso de producción, si bien, a veces, se le marcan o regulan ciertos aspectos y líneas de actuación de su actividad por los organismos estatales de planificación y dirección económica.b) Asume ciertos riesgos técnico-económicos inherentes a la anterior función, riesgos que se matizan por los principios de responsabilidad y control de la empresa.
La dirección de empresas: define los objetivos, los recursos y la organización de la empresa a largo, medio y corto plazo.
La gestión económica y financiera: se encarga de los temas relacionados con la contabilidad, las finanzas y los temas fiscales.
La comercialización: entre otras cuestiones se dedica a la investigación de mercados, la gestión de ventas y el marketing.
La dirección de producción: que diseña el producto, el proceso para realizarlo, y controla la calidad de los materiales y procesos utilizados.
La dirección de recursos humanos: que se encarga, entre otras cuestiones, de seleccionar y formar al personal y de las relaciones laborales.
Actividad: Acción que se realiza dentro de un proceso
Actividad
Proceso
La Organización de la Empresa – SistemasConceptos de términos en la teoría de sistemas
Estructura:
Forma en que se dividen, organizan y coordinan las actividades de una organización.
La Organización de la Empresa – SistemasConceptos de términos en la teoría de sistemas:
Función: Clasificación de un grupo de actividades similares dentro de una organización (marketing, logística)
Logística Marketing Producción
La Organización de la Empresa – SistemasConceptos de términos en la teoría de sistemas:
Método:
Determina la forma sistemática de realizar una actividad
FECHA
SUSTITUYE A
NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
(GENERAL O ESPECÍFICO)
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
PÁGINA DE
NOMBRE DEL APARTADO ESPECÍFICO
PÁGINA DE
FECHA
CLAVE
La Organización de la Empresa – SistemasConceptos de términos en la teoría de sistemas:
Operación: Conjunto de actividades contenida dentro de un proceso
Conector. Reprsenta una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.
Conector de página. Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.
Archivo. Indica que se guarda un documento en forma temporal o permanente.
Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más alternativas.
Documento. Representa un documento en general que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.
Actividad. Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el procedimiento.
Inicio o término. Indica el principio o el fin del flujo, puede ser acción o lugar, además se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona información.
REPRESENTASIMBOLO
La Organización de la Empresa – SistemasConceptos de términos en la teoría de sistemas:
Procedimientos: Planes que establecen un método para manejar actividades futuras, son series cronológicas de acciones requeridas.
FECHA
SUSTITUYE A
NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
(GENERAL O ESPECÍFICO)
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
PÁGINA DE
NOMBRE DEL APARTADO ESPECÍFICO
PÁGINA DE
FECHA
CLAVE
La Organización de la Empresa – SistemasConceptos de términos en la teoría de sistemas:
Productividad: Razón entre producción – insumo en un periodo.
Simplificación de trabajo: Realizar actividades de un proceso mediante un método.
Sistemas: Conjunto de elementos relacionados o interdependientes y que se afectan mutuamente para formar una unidad compleja, que tiene limites que lo separan de su ambiente
LA ORGANIZACION
EMPLEADOS
ACCIONISTAS Y EL CONSEJOADMINISTRACION
COMPETIDORES
CLIENTESLOS MEDIOS
SINDICATOSOBREROS
INSTITUCIONESFINANCIERAS
GRUPOS DE INTERESESPECIAL
PROVEEDORES
GOBIERNO
VARIABLESSOCIALES
VARIABLESECONOMICAS
VARIABLESTECNOLOGICAS
VARIABLESPOLITICAS
GRUPOS DE INTERES INTERNOS
GRUPOS DE INTERES EXTERNOS
EL LIMITE FLEXIBLE DE UN SISTEMA ABIERTO
EL AMBIENTE DE ACCION DIRECTA
La Organización de la Empresa – SistemasConceptos de términos en la teoría de sistemas:
• Las actividades orgánicas y órganos de la empresa• Principios claves de la organización:
La especialización. La unidad de mando. Principio del equilibrio autoridad –
responsabilidad Principio del equilibrio dirección - control. La Coordinación y variables
Bases del Diseño de la Estructura Organizacional
A. Cárdenas
Gerente Administración
C. DíazGerente Finanzas
F. HidalgoGerente RR.HH
Julio EspinozaGerente General
Principios claves de la organización: Actividades orgánicas: Producción, Ventas, Finanzas, RR.HH. y LogísticaLa especialización.La cadena de mando.El tramo de control - administrativoPrincipio del equilibrio autoridad – responsabilidadPrincipio del equilibrio dirección - control.La Coordinación y variables
Bases del Diseño de la Estructura Organizacional
Especialización Grado en que las tareas en la
organización se subdividen en puestos separados
Bases del Diseño de la Estructura Organizacional
Cadena de Mando• Por cada función un solo jefe• Línea de toma de decisiones: Por ejemplo
del Gerente General al Gerente de Finanzas al Jefe de Tesorería al Contador de Tesorería.
Tramo de Control o Administrativo• Es la respuesta a: ¿Cuántos subordinados
tiene un jefe?• Puede ser grande o breve.
Principio autoridad responsabilidad
Grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel organizacional vs. responsabilidad, la autoridad se ejerce de arriba abajo.
Bases del Diseño de la Estructura Organizacional
Coordinación• Acción ordenada del equipo con vista hacia un
propósito común.• Sincronizar la acción individual y de equipo.
Principio dirección control • A cada delegación se le establece los
mecanismos de control• La administración no existe sin
delegación.
Bases del Diseño de la Estructura Organizacional
Coordinación
por equipo
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Coordinación
individual
Tramo de Control o Administrativo
Bases del Diseño de la Estructura Organizacional
Organización
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Principio de subsidiariedad: Se puede afirmar que ningún sistema es completo en si mismo, si no por el contrario, todo sistema es subsidiario de otro, tanto en su delimitación como en sus aportes, es decir necesita de la contribución de otros, en virtud de los cuales actúa y que a alavés forman sus entorno.
Principio de interacción: Como consecuencia del principio anterior, todos los sistemas forman partes de una organización, están mutuamente relacionados en sus comportamiento, de manera que las acciones desarrolladas por uno de ellos tienden a influir en el comportamiento de los demás, trascendiendo los efectos del mismo a lo largo de todo el sistema total.
Principio del determinismo: Todo fenómeno de conjunto que actué en o a través de los sistemas, es el resultado de causas definidas y constatables. Los influjos y los resultados de la acción de los factores endógenos y exógenos no son producto de fuerzas desconocidas.
Principio de equifinalidad: Todo sistema, en especial la organización, debería estar diseñado de modo flexible, que permita alcanzar un mismo objetivo a través de medios y acciones diferentes entre sí.
Ambiente
El medio ambiente ejerce ciertas acciones sobre la empresa, manifestando una influencia a la que ésta responde mediante su adaptación, o su resistencia según su flexibilidad.
De cualquier modo la organización busca absorber los factores que dificultan su comportamiento, o bien aprovechar aquellos otros que los pueden favorecer para su progreso y obtención del incremento de sus objetivos.
La empresa como un sistema abierto en una constante interrelación con su medio tiene su estructura en subsistemas que podemos diferenciar en tres grupos de la siguiente manera: Sistema de los recursos Sistemas operativos Sistemas desicional
Sistemas de los recursos Sistema de recursos humanos Sistema de los recursos financieros Sistema tecnológico Sistema logístico
La transformación de los recursos conduce al producto final, bienes o servicios, que caracterizan a la actividad de la empresa.
Sistemas operativos: se interseccionan los sistemas de recursos a través de la aplicación que es requerida de estos para cumplir los objetivos del sistema total. Su dirección depende del sistema de management de la empresa, que de esta forma verifica la actividad físicamente.
Sistema decisional: representa la red de decisiones que son tomadas a todos los niveles para dirigir las operaciones empresariales.. Sistema de planificación Sistema de información Sistema de control.
Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.
La misión de esta es facilitar el conocimiento real sobre la forma en que actúa el sistema empresa. Esta dirigido a la toma de decisiones, por consecuente tiene una forma de comunicación definida y ordenada. Sus objetos son:
Elaborar la información primaria Conocer los resultados de la actividad de la empresa. Disponer de los canales de recolección de información. Conservar, el registro de todas las operaciones
Niveles de la información operacional son la funcional (gestión, supervisión y ejecución) y la operativa (Conducción, Supervisión y ejecución) La información financiera La información comercial La información personal Información de producción Infomación de control y gestión
Es el ordenamiento lógico de los datos en forma interdependiente o complementaria a fin de suministrar las informaciones que permitan conocer la actividad de un órgano o grupo de órganos y su repercusión dentro del conjunto de la empresa. Coordinación automatizada y coordinación de las operaciones funcionales.
Integración Vertical (ascendente o descendente Integración horizontal Integración parcial Integración total
NORMATIVA ACTIVIDAD MENSAJES BANCO DE DATOS INFORMACIÓN OPERACIONAL COMPARACIÓN INTEGRACIÓN DECISIONES RELACIÓN
Un sistema dinámico que puede definirse conceptualmente como un ente que recibe unas acciones externas o variables de entrada, y cuya respuesta a estas acciones externas son las denominadas variables de salida.
Es un proceso que lleva a cabo el Consejo de Administración, la dirección y los demás miembros de una entidad, con el objetivo de proporcionar un grado razonable de confianza en la consecución de objetivos en los siguientes ámbitos o categorías: eficacia y eficiencia de las operaciones, fiabilidad de la información financiera, cumplimiento de las leyes y normas aplicables.
