Digitación certificada

Digitalización certificada

¿Qué es?

• Se entiende por Digitalización certificada el proceso en el cuala partir de una factura en papel, se genera una imagen digitalfirmada electrónicamente con el mismo valor probatorio queuna factura original, de forma semejante a un proceso decompulsa.

Jornada sobre Facturación electrónica, Digitalización certificada y BPM 2

Fundamentos Legales

Orden EHA/962/2007, de 10 de abril

• Artículo 7. Digitalización certificada de facturas recibidas ydocumentos sustitutivos recibidos y de otros documentos ojustificantes.

– Los obligados tributarios podrán proceder a la digitalizacióncertificada de las facturas, documentos sustitutivos y decualesquiera otros documentos que conserven en papel quetengan el carácter de originales.

– Las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos asídigitalizados permitirán que el obligado tributario puedaprescindir de los originales en papel que les sirvieron de base.


Beneficios

• Eliminación del papel.

• Ahorro de espacio, eliminando el archivo físico de facturas.

• Ahorro de tiempo en la consulta y explotación de lainformación de las facturas.

• Simplifica la gestión. Tratamiento igual de las facturaselectrónicas y las facturas en papel.

• Mejora las comunicaciones. Posibilidad de exportar todas lasfacturas junto con sus datos fiscales al asesor sin necesidadde enviar papel.


=

Ahorro de costes


• Los estados habituales de una factura son:

– Recepción, registro, clasificación, reparto, verificado, aprobación,fotocopiado, contabilización, archivado, consultas……

• El tiempo de procesamiento medio de una factura se estima en 17’5minutos.

• El coste promedio de un administrativo es 20 € / hora.

• Coste medio por factura:

Ahorro total por factura de 8.08 €

Costes de procesamiento 5.83 €

Costes de almacenamiento + 2.25 €

Funcionamiento básico


Se escanea la factura

Software de

digitalización



La imagen se procesa y se firma digitalmente

Software de

digitalización

Una vez finalizado el procesoya se podría destruir la factura

Es muy importante realizar las operaciones de digitalización en el ordenestablecido:

• Digitalización• Optimización de la imagen• Inserción de metadatos• Firma de la imagen

El proceso desde la obtención de la imagen a través del dispositivo hasta lafirma de la imagen debe ser ininterrumpido y sin intervención del usuario.



Se guarda en el gestor documental

Software de

digitalización



Software de

digitalización

Una vez finalizado el procesoya se podría destruir la factura


• Al cierre de cada periodo de liquidación el software dedigitalización certificada firmara la base de datos paragarantizar su integridad.


Software de

digitalización

Objetivo técnico principal

• El objetivo principal de un sistema de digitalización certificadaes garantizar que la imagen obtenida se corresponda con eloriginal digitalizado y no sea susceptible de modificacionesfuturas.


Funcionalidad necesaria


Inserción de metadatos

Software de digitalización

Archivo

ALMACENARDIGITALIZARASOCIAR CONSULTAR

Consultas


El pasado …El futuro

DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA

FactUM

• FactUM es un software de digitalización certificadahomologado por la Agencia Tributaria el pasado 15 de Abrilconvirtiendo a la Universidad de Murcia en la primera entidadpública Española que obtiene esta homologación.

• Las copias que se crean garantizan la autenticidad, integridady conservación de los documentos.

• Permite la búsqueda, impresión, descarga y consulta de lasfacturas digitalizadas.

• Para registrar los metadatos y las imágenes de las facturasutiliza un gestor documental de software libre (Alfresco).


FactUM. Características

• Es independiente del sistema de gestión lo que posibilita suimplantación en cualquier otro organismo o empresa.

• Permite la digitalización y gestión de múltiples tipos dedocumentos, no sólo de facturas, lo cual permite abarcar todala gestión documental en papel de una organización.

• Permite la clasificación automática de documentos porcódigos de barras.

• Incluye procesamiento por lotes.

• Permite introducir tareas personalizadas antes y después dela digitalización.


FactUM. Características

• Incorpora una capa de conexión para intercambiar datos concualquier ERP o sistema de gestión.

• Permite digitalizar tanto desde entorno web como desde unaaplicación de escritorio.

• Soporta diferentes tipos de firma electrónica:

– Firma PDF

– Firma XML (XAdES)

• Soporta diferentes formatos:

– A3

– A4

– Multipágina

– Dúplex


FactUM. Digitalización de Facturas


FactUM. Búsqueda de Facturas


FactUM. Selección


Digitalización certificada

Javier de Andrés Rivero – [email protected]

Gracias por su atención

mailto:[email protected]

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