Eventos y Predios “Verdes” ¿es posible en nuestra ciudad?

Por: A.R.P. Julio César ÁlvarezMedio Especializado “MICE Journal” Pte. del Bureau de Eventos de Santa Fe

Los eventos denominados “verdes” o “eco-eventos” son aquellos que hacen hincapié en la sustentabilidad, entendiéndose esta como la posibilidad de cubrir las necesidades del presente sin por ello invalidar la posibilidad de las futuras generaciones de cubrir sus propias necesidades. Los eventos que incorporan esta metodología, ya impuesta en Europa y EE.UU. son aquellos que incorporan, durante todas las etapas de su gestión, consideraciones ambientales para minimizar el impacto negativo sobre el medio-ambiente.

La tendencia “verde” tuvo su nacimiento en el Viejo Continente, trasladándose luego a gran parte del mundo, hoy por hoy las Organizaciones y Empresas lo aplican básicamente por tres motivos no siempre declarados:

1) Respetan el medioambiente, y cumplen las actuales tendencias sobre RSE.

2) Mejoran la imagen de las organizaciones, como corolario de lo anterior generan una positiva impresión que sirve a las Relaciones Públicas de las organizaciones.

3) Incrementan la penetración comercial, ya impactan en la “psicología” de sus consumidores de forma favorable.

Como podemos observar en el primer ítem, no solo cumplen una expectativa de los ciudadanos actuales, también resultan ser un buen negocio ya que ahorran dinero. Actualmente la Industria de los Eventos es una de las más grandes y de mayor facturación a nivel mundial, en su organización y desarrollo se “consumen” una gran cantidad de transportes (Ej.: aviones, transfers, ómnibus, etc.)

La nueva ola “verde” implica incorporar medidas cómo:

Ahorro en transporte (avión y automóviles). Ahorro en el consumo de agua. Ahorro en el consumo de papel. Ahorro en el consumo de energía eléctrica. Utilización de material reciclable (carpetas y lapiceras)

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Utilización de vajilla descartable o reciclable.

Por lo antedicho se comienza a pensar en “eventos neutros”, donde la principal preocupación es la emisión de dióxido de Carbono (CO2) y las diferentes formas de evitarlo ya que el mismo es uno de los principales factores que producen el “efecto invernadero”.

Las recientes metodologías para la “Organización de Eventos” contemplan software específico capaz de calcular el CO2 que genera cada evento y se compensarlo con medidas que ayuden a absorber y/o paliar el CO2 liberado a la atmósfera.

Podemos citar como ejemplo una acción novedosa lanzada por la Cadena Marriot Plaza en septiembre de 2009 en Europa luego del éxito obtenido con la misma en EE.UU. La empresa implementó un servicio de asesoramiento a organizadores y meeting planners con ideas de cómo reciclar y rehusar en los eventos. Por otra parte, a nivel interno, cambiaron de proveedores para la compra de las 47 millones de lapiceras que la Cadena compra anualmente…la empresa escogida: Bic Ecolutions (www.bicecolutions.com/es), que posee lapiceras con contenido bio-degradable.

Como mencionáramos al inicio podemos dar algunos consejos prácticos a aplicar en los eventos:

Realizar invitaciones electrónicas. Elegir lugares y/o predios de fácil acceso y transportación breve. Utilización de vajilla descartable. Consumo responsable de la energía a utilizar (ver predios con buena luz natural

y luces de bajo consumo). Utilización de material reciclable en el material a entregar (papelería) Decoración que incorpore elementos naturales (plantas verdaderas)

Estimación de emisiones de CO2 durante un evento:

Ello se logra utilizando un software que estima la emisión, el mismo es facilitado por laFundación de Recursos Medioambientales (Environment Resources Trust), o el Cambio de Clima Chicago (Chicago Climate Exchange, CCX). Se puede acceder al programa en:

www.planitgreenmeeting.com/CalculatorPages/MeetingCalculator.aspx

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Mitos & Realidades:

Mito: Las reuniones Verde son carasRealidad: Se logra una eficiencia económica y ambiental al reducir la cantidad de residuos producidos por el evento.

El recorte de gastos, ya sea mediante la introducción de programas de eficiencia energética en los hoteles y centros de convenciones, mediante la reducción del volumen de los materiales impresos de conferencias, el suministro de alimentos cultivados localmente, o el diseño de la señalización re-utilizables.

1) Mediante el suministro de agua en jarras, en el Meeting Strategies Worldwide se logró evitar el uso estimado de $ 12.187 botellitas plásticas de agua embotellada a los asistentes (2002).

2) Sirviendo condimentos a granel se logra abaratar los costos del mismo en sachets descartables, y se logra una economía del 62% (Meeting Strategies Worldwide, 2002).

3) La eliminación de transporte de autobús y la selección de hoteles y salas de reuniones, a poca distancia logra eliminar U$ 30.000 a $ 40.000 para una reunión de tres días (Meeting Strategies Worldwide, 2002).

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Algunos casos exitosos:

Centro de Convenciones de la ciudad de Québec

Desde el lanzamiento de su programa de eventos ecológicos en 2007, el Palacio de Congresos ha celebrado más de 50 eventos ecológicos. Es un programa que incluye tres pasos de fácil implementación: (1) asistencia de un eco-evaluador que asesora en la planificación (2) puesta en marcha en el Centro de Convenciones (3) seguimiento y recomendaciones.

Los clientes pueden optar por organizar un evento de cero pérdidas, un evento de residuos cero mediante la acción “compensar” o un evento de cero desechos Carbo-neutral. Después de cada evento ecológico, el Centro elabora un informe de eco-responsabilidad para los clientes.

El Palacio de Congresos de Québec (Québec City Convention Centre) tiene una capacidad total de 7.500 asistentes, además de:

21.500 metros cuadrados de espacio utilizable. 9.200 metros cuadrados de espacio de exposición. 3.250 metros cuadrados disponibles para las reuniones. Sala de exposiciones con un límite máximo de altura de 30 pies (9 metros). Sala Multimedia permanente integrado con pantalla de proyección trasera. pies cuadrados con sala principal, entre ellos una capacidad de 1.100

guardarropa y una taquilla. Sala VIP, sala de reunión y solarium. 4.175 plazas de aparcamiento disponibles en 4 garajes cercanos. Cuatro entradas separadas ofrecer privacidad y un sentido de exclusividad. Zonas accesibles en silla de ruedas para personas de movilidad reducida, de

conformidad con el Código Nacional de Construcción de Canadá y de la Ley de Americanos Discapacitados. 

Dos zonas cubiertas de acoplamiento con un total de 10 muelles. Cuatro vestuarios completamente equipados junto a la salas de convenciones.

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Centro de negocios de Xerox (oficina de información turística, central de reservas y tiendas de regalos).

Estos son los resultados para los 50 eventos ecológicos desde 2007:

• 60.062 delegados conciencia ecológica.• 81 toneladas de residuos recogidos.• 32 toneladas de agua ahorrada.• 7.055 toneladas de gases de “efecto invernadero” evitadas.• 687 árboles plantados.• 64.118 dólares donados a diversas iniciativas medioambientales.

En base a dichos resultados se puede estimar que más de un 80 % de los residuos generados en eco-eventos se recupera.

Distribución de materiales residuales durante los eventos ecológicos

Abono   Plástico, vidrio y metal

Cartón Papel Madera Residuos

27 % 20 % 13 % 12 % 8 % 20 %

Para estandarizar los métodos de trabajos, el Centro pesa y clasifica todos los ítems recogidos. Ello contribuyó a una significativa reducción de los residuos enviados a incinerador.

Entre 2008 y 2009 (de enero a diciembre), se obtuvo una disminución de costos del 46% en términos de tonelaje, lo que representa 60,3 toneladas menos de residuos incinerados y un ahorro de casi el 8.000 $ al año en procesamiento.

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Centro de Convenciones de Cancún:

Congruente con la filosofía “verde” que profesa, el evento Green Meetings Strategies 2009 realizado en Mexico, tomó en cuenta para su realización diversos principios de reducción de impacto ambiental, entre los que destacaron las siguientes medidas:

•La firma de convenios con los hoteles, en los que éstos se comprometieron a cumplir prácticas ambientales de reducción de desechos, conservación de agua y uso eficiente de energía.•Global Incentive Management proporcionó la transportación terrestre, con vehículos nuevos y motores eficientes a base de diesel.•Cuando fue necesario se imprimieron las invitaciones y el programa del evento usando papel ciento por ciento reciclado.•No imprimieron memorias ni manuales. Pusieron el material del evento disponible para su consulta en línea.•Solicitaron a los proveedores y patrocinadores que minimizaran su material promocional y que se proporcionara para entregarlo en medio electrónico a los participantes.•Dieron obsequios con ideas y materiales sustentables.•Utilizaron un sistema de registro electrónico (que redujo el uso de papel y de fax).•Recolectaron y reutilizaron los banners y la señalización del evento.•Implementaron un programa de desplazamiento de emisiones de carbono.

El hotel Beach Palace, sede del Green Meeting, se comprometió, entre otras cosas, a:

•Adoptar un programa de reciclaje que incluyó papel, vidrio, plástico y metales.•Servir los alimentos en loza, y con servilletas de tela.•Servir condimentos a granel, y las bebidas (jugos, agua, café, etc.) en jarras en vez de envases individuales.•En lo posible, ofreció alimentos que incluyeron productos locales y orgánicos.•Adoptó un programa para donar los “amenities” (champú, jabón, acondicionador, etc.) no usados por los huéspedes.•Adoptó un programa de manejo responsable de la comida que se preparó y no se sirvió en el evento.•Usaron centros de mesa re-usables.•Ahorro de energía, haciendo uso de su tecnología para apagar las luces y los aparatos de las habitaciones cuando éstas no estuvieran ocupadas.

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Asimismo, a los participantes del evento se les invitó a:•Usar la transportación que Global Incentive Management proporcionó para el evento.•No imprimir la agenda, se entregó una copia impresa en papel reciclado el día de inicio del evento.•Retirar su llave electrónica al salir de su habitación, de manera que se apagaran las luces, y otros aparatos de su habitación al salir.•Reciclar y reusar lo más que se pueda.•Participar en el programa de desplazamiento de carbono.

Fuentes:

Green Meeting Industry Council (GMIC)

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www.planitgreenmeeting.com Centro de Convenciones de Québec - www.convention.qc.ca Centro de Convenciones de Cancún

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