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CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
DIRECCION DE AUDITORIA DE ADMINISTRACION CENTRAL
D A A C -0 2 8 7 -2 0 1 5
SECRETARIA NACIONAL DE PLANIFICACION Y DESARROLLO (SENPLADES)
INFORME GENERAL
A los componentes: administrativo, financiero, talento humano, y tecnología de la información.
TIPO DE EXAMEN : AG PERIODO D ES D E: 2013/01/01 H A S T A : 2014/12/31
SECRETARIA NACIONAL DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO - SENPLADES
AUDITO RÍA DE G ESTIÓ N A LOS CO M PO NEN TES: ADM IN ISTRATIVO , FINANCIERO, TA LEN TO HUM ANO Y TEC N O LO G ÍA DÉ LA INFO RM ACIÓ N, EN LA SEC R ETA R ÍA NACIONAL DE PLANIFICA CIÓ N Y DESARROLLO , SENPLADES, POR EL PERÍODO CO M PREND ID O ENTRE EL 1 DE ENERO DE 2011 Y EL 31 DE D IC IEM BRE DE 2014
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DE ADM IN ISTRACIÓN CENTRALQuito - Ecuador
*
ÍNDICE
CONTENIDO PAGINA
Carta de presentación 1
CAPÍTULO 1: ENFOQUE DE LA AUDITORÍA
Motivo de la auditoría 6Objetivo de la auditoría 6Alcance de ía auditoría 6Enfoque de ía auditoría 7Componentes auditados 7indicadores utilizados 8
CAPÍTULO II: INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD
Misión 11Visión 11Fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas 11Base Legal ; 16Estructura Orgánica 17Objetivos de la Entidad 18
iCAPÍTULO III: RESULTADOS GENERALES 1
jSeguimiento de recomendaciones 20La SENPLADES contó con planificación estratégica 21Catálogo de procesos no está aprobado por autoridad competente 23Flujogramas de procesos contienen indicadores en ios que no se definió las metas 25
CAPÍTULO IV: RESULTADOS ESPECÍFICOSNo se generaron los productos definidos en el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por ProcesosProcesos de contratación no concluidos en el portal de! SERCOP
28
........36........Adquisición de bienes y servicios por montos pequeños mediante procesos de contratación por ínfima cuantía 39
Conciliación de bienes de larga duración no realizada 41
Implementación del Manual de Descripción, Valoración y C lasificación de Puestos suspendida 44
Plan de Talento Flumano no fue aprobado para el año 2013 y no se elaboró para el año 2014 48
Reglamento Interno de Administración de Talento Humano no fue elaborado 50
No se presentó el informe de evaluación de desempeño de! año 2013 53
Plan Integral de Seguridad Ocupacional y Prevención de Riesgos no elaborado en el año 2013 y no aprobado en e! año 2014
57
Servidores salientes no realizaron la entrega de archivo de documentos mediante actas de entrega - recepción 60
No se dispone de un sistema informático integral de administración de personal 63
No se elaboró Plan de Vacaciones en los años 2013 y 2014 65
No se elaboraron Planes Operativos de Tecnologías de Información 67
No se formularon políticas para el desarrollo de sistemas informáticos, infraestructura y operaciones, soporte técnico e interoperabilidad 69
No se formularon en los años 2013 y 2014 ios planes de mantenimiento preventivo y/o correctivo de la infraestructura tecnológica 72
Plan de Contingencias no elaborado en e! año 2013 y en año e! 2014 no fue aprobado ni implementado
75
Inventarios de equipos informáticos, software e infraestructura tecnológica incompletos : 78
...................
SIGLAS UTILIZADAS
CONAM Consejo Nacional de Modernización del Estado
CGE Contralóría General del Estado
DAACi
Dirección de Auditoría de Adm inistración Central
DATH .Dirección Administrativa de Talento Humano
DTIC Dirección de Tecnologías de las Información y Comunicación
eSlGEF Sistema Integrado de Gestión Financiera
GCD Gobierno Central Desconcentrado
GPR Gobierno por Resultados
GAD's Gobiernos Autónomos Descentralizados
INEC Instituto Nacional de Estadísticas y Censos
INP *• Instituto Nacional de Preinversión
LOSEP Ley Orgánica de Servicio Público
LOSNCP Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública
MRL Ministerio de Relaciones Laborales
ODEPLAN Oficina de Planificación de la Presidencia
PAC Plan Anual de Contrataciones
PETI Plan Estratégico de Tecnologías de la Información
PEI Plan Estratégico Institucional
PNBV Plan Nacional del Buen Vivir
POA Plan Operativo Anual
PAPP Programación Anual de Ía Política Pública
PPPP Programación Piurianuai de la Política Pública
QUIPUX Sistema de Gestión Documental
SODEM Secretaría Nacional de los Objetivos de Desarrollo del Milenio
SENPLADES Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo
SENRES
Secretaría Técnica de Desarrollo de Recursos Humanos y
Remuneraciones del Sector Público
SERCOP Servicio Nacional de Contratación Pública
SIITH Sistema Informático Integrado del Talento Humano y Remuneraciones
SIPelP
SOATi
Sistema Integrado de Planificación e Inversión Pública
Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito
TIssi
Tecnologías de la Información
TICs Tecnologías de la Información y Comunicación
UARHiii
Unidad Administrativa de Recursos Humanos
Ref. Informe aprobado y
Quito,- / c r - o /
SeñorSecretario Nacional de Planificación y DesarrolloPresente
De mi consideración:
Hemos efectuado la auditoría de gestión a los componentes: Adm inistrativo, Financiero, Talento Humano y Tecnología de la Información de la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES, por el período comprendido entre ei 1 de enero de 2013 y el 31 de diciembre de 2014.
Nuestra acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental em itidas por la Contraloría General del Estado, las mismas que se fundamentan en las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y Normas Ecuatorianas de Auditoría. Estas normas fueron aplicadas en esta auditoría, la que se realizó con un enfoque constructivo, de valoración de la gestión institucional y de reconocimiento de su valor agregado; además, se ejecutó como auditoría integral orientada hacia la economía, eficiencia, eficacia, de tipo gerencial - operativo y de resultados.
Las principales observaciones por su importancia se detallan a continuación:
- Las recomendaciones emitidas en los informes de auditoria DAAC-0038-2014 y DAAC-0040-2014, para mejorar el control interno, fueron cumplidas en su totalidad por las autoridades y servidores a quienes fueron dirigidas.
- La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, en los años 2013 y 2014 contó con Planes Estratégicos Institucionales, Programa Plurianual de la Política Publica, Planificación Anual de la Política Pública y los Planes Operativos Anuales, instrumentos técnicos en los que se contempló: los objetivos alineados al Plan Nacional del Buen Vivir, las estrategias, objetivos, indicadores, metas programas, proyectos y recursos; sobre los cuales, las actividades operativas de las áreas administrativas, financieras, talento humano y tecnología de la información se enmarcaron; que son evaluadas por la Dirección de Seguim iento y Evaluación Institucional, de la Coordinación General de Planificación Estratégica, a fin de realizar un seguim iento al cumplim iento de las metas y objetivos propuestos en la planificación y POA, acción de la cual se emitió informes sem estrales y anuales, para conocimiento de los diferentes Coordinadores y del Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo.
Dirección de Auditoría de Adm inistración Central
- La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo en los años 2013 y 2014, contó con el Catálogo de Procesos, documento que no fue aprobado por el Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo, debido a la falta de gestión por parte dei D irector de Administración de Procesos para contar con su aprobación, lo que originó que este instrumento normativo no esté debidamente legalizado; sin embargo, los flujogramas de los procesos contenidos en el catálogo, fueron suscritos por el Coordinador Adm inistrativo Financiero y el Director del área administrativa, ai que corresponde el proceso.
- . El Director de Administración de Procesos en los indicadores establecidos en los fiujogramas de procesos no definió las metas según la dinámica del proceso, producto, servicio y resultado a obtenerse; y, la Coordinadora General de Gestión Estratégica no los supervisó, lo que limitó medir el grado de cumplimiento de las funciones y responsabilidades de los servidores, respecto al cumplimiento de lo planificado (meta u objetivo) frente a lo ejecutado (productos o servicios).
- Varios productos establecidos en el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos, para las Direcciones: Administrativa, Talento Humano y Tecnologías de ¡a información no se generaron, debido a la falta de actividades de monitoreo y seguim iento de los procesos y sus productos, por parte de los Coordinadores Generales Administrativos Financieros, Coordinadora Genera! de Gestión Estratégica y los Directores: Administrativo, Talento Humano y de Tecnologías de la Información, lo que originó que no se realicen acciones correctivas y mejora de los mismos.
- La Dirección Administrativa no contó con un registro completo de la información de los procesos de contratación efectuados en los años 2013 y 2014, por lo que, de varios procesos no se tiene el estado de ejecución, fechas de suscripción de los contratos principales, complementarios y actas de entrega recepción; y, documentación relevante de las etapas contractual y ejecución, como: contrato principal, complementario y actas de entrega recepción que no fueron publicadas en el portal de Compras Públicas, debido a la falta de supervisión del Director Administrativo, a la delegación emitida a los administradores de los contratos para que se encarguen de su publicación, lo que originó que iá información de los procesos subidos en el portal sea incompleta y desactualizada y se afecte ai principio de transparencia de información y del proceso.
- El Director Administrativo, autorizó adquisiciones de bienes y servicios por procesos de ínfima cuantía, por montos menores a 50,00 USD, debido a que no consideraron lo previsto en el Reglamento para la Administración de Fondos de Caja Chica de la SENPLADES, para atender gastos imprevisibles, urgentes y de valor reducido, lo que originó que no se agilice la obtención del bien o servicio requerido.
- El saldo al 31 de diciembre de! 2014, del grupo bienes muebles, generado en el sistema Olympo, no concllia con el saldo contable obtenido del sistema eSlGEF, debido a la falta de coordinación entre los Directores: Adm inistrativo y Financiero, situación que no permitió determinar diferencias y realizar los ajustes que correspondan.
- La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, para el año 2013, no contó con el Manual de Descripción, Valoración y Clasificación de Puestofe, documento que fue aprobado por el Ministro de Relaciones Laborales, con Resolución MRL-2013-0648 de 29 de noviembre de 2013, reformado con Resolución MRL-2014-0001 de 2 de
Secretaría N acional de Planificación y Desarrollo 2
Dirección d e Auditoría d e Adm inistración Central
enero de 2014; e¡ cual en el transcurso del año 2014, pasó por un proceso de implementación, que fue suspendido por restricciones presupuestarias, necesidad institucional y capacidad operativa de la Dirección de Talento Humano, ei cual no se reinició por falta de gestión de la Directora de Adm inistración de Talento Humano, lo que ocasionó que en los años 2013 y 2014, no se realicen concursos de méritos y oposición; y, se reclute personal bajo el régimen de servicios ocasionales que sobrepasó el límite establecido en la LOSEP, que fue autorizado por el Ministerio de Relaciones Laborales.
- La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, en el año 2013 contó con un Informe Técnico de Planificación de Talento Humano, del cual no se presentó los documentos que evidencien que fue enviado y aprobado por el Ministerio de Relaciones Laborales; y, el plan de Talento Humano del año 2014 no fue elaborado, situación presentada por cuanto los Coordinadores Adm inistrativos Financieros en sus períodos de actuación, no supervisaron las actividades y la Directora de Talento Humano no realizó las gestiones para aprobación y emisión del Plan de Talento Humano de los a/íos indicados, lo que ocasionó que la entidad no cuente con una herramienta técnica con la cual se determine el persona! requerido en cada proceso, para cumplir con los planes estratégicos y operativos institucionales.
- El Coordinador General Administrativo Financiero elaboró un proyecto de Reglamento Interno de Administración de Talento Humano, que fue presentado al Coordinador General de Asesoría Jurídica, para que emita el criterio juríd ico previo envío al M inisterio de Relaciones Laborales para su aprobación, servidor que no emitió criterio alguno, ni la Directora de Talento Humano realizó las gestiones oportunas para insistir en su presentación, lo que originó que la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo no cuente con esta herramienta técnica debidamente aprobada para regular las relaciones laborales entre la SENPLADES y sus servidores sujetos a la Ley Orgánica de Servicio Público y al Código de Trabajo.
- En la Dirección de Talento Humano no se encuentran archivados los documentos de ios resultados de la evaluación de desempeño correspondiente al año 2013, que según la Hoja de Salida de Paz y Salvo, el ex servidor público 6, presentó a la Directora de Talento Humano, tanto los documentos físicos, electrónicos y el informe final de su gestión, así como el acta de entrega recepción de bienes; situación originada por la falta de control de la Directora de Talento Humano, actuante en el periodo de 1 de enero de 2013 al 8 de agosto de 2014, y de archivo de la misma, lo que limitó que la Directora de Talento Humano en funciones, concluya con el proceso de evaluación de desempeño, enviando el informe al Ministerio de Relaciones Laborales; y, que no se realice el plan de mejoramiento sobre los resultados obtenidos, respecto de ¡as necesidades de capacitación, promoción, reubicación de los servidores y la toma de decisiones por efecto de los resultados obtenidos.
La ex Directora de Talento Humano al momento de su salida de la institución no realizó el acta de entrega - recepción y el informe de fin de gestión, que no fueron exigidos por el Coordinador General Administrativo Financiero, ¡o que limitó identificar y presentar los documentos requerido por el organismo de control.
- La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo SENPLADES, en el año 2013 no contó con el Plan Integral de Seguridad Ocupacional y Prevención de Riesgos; y, el correspondiente al año 2014, no se evidenció los documentos con los que fue aprobado por autoridad competente y enviado al M inisterio de Relaciones Laborales, para su registro; situación originada por falta de control de los Coordinadores
Secretaria N acional de Planificación y Desarrollo 3
Dirección de Auditoría de Adm inistración Central
Generales Administrativos Financieros, de turno y de gestión de lá Directora de Talento Humano para su aprobación, lo que ocasionó que la SENPLADES no disponga de un plan para prevenir riesgos laborales.
Se creó el Comité y Subcomités de Seguridad e Higiene del Trabajo, los mismos que no fueron conformados por falta de gestión de la Directora de Talento Humano, lo que originó que no se cuente con el Reglamento Interno de Seguridad y Salud Ocupacional.
- Los procedimientos para la desvinculación de! personal y presentación de documentos, establece la exhibición de expedientes al Jefe inmediato y/o Director de área, quienes dejan constancia de la conformidad en la Hoja de Salida de Paz y Salvo, certificado habilitante para el pago de la liquidación de haberes del servidor saliente; sin embargo, se verificó que no existen: acta de entrega - recepción de documentos y bienes, e informes de fin de gestión que respalden este proceso, situación que ocasionó que en los archivos de las diferentes direcciones y en la Dirección de Talento Humano, no conste estos documentos; lo que a su vez impidió que los servidores entrantes conozcan la ubicación de éstos para la entrega de la información y fines de control.
- La Dirección del Talento Humano no cuenta con un sistema integrado de gestión estratégica de talento humano, que contemple todas las necesidades como: datos históricos de los servidores y ex servidores de la entidad, generar reportes de acuerdo a los requerimientos de los usuarios internos y externos, situación presentada por la falta de gestión por parte de la Directora de Talento Humano ante el Ministerio de Relaciones Laborales, a fin de que el sistema proporcionado por este organismo, se ajuste a las necesidades descritas, lo que causó demora de aproximadamente 13 días, en la presentación al ente de control, de la información relacionada con ios servidores, y que ésta contenga datos erróneos en los períodos de gestión y cargos desempeñados.
- La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, en los años 2013 y 2014 no contó con el Pian anual de Vacaciones de los servidores, debido a la falta de gestión por parte de la Directora de Talento Humano, para su elaboración; lo que originó que no se garantice la continuidad en la atención de los servicios que presa la institución y el goce del derecho de los servidores de la institución en forma programada, así como las vacaciones se concedan sobre la base de un requerimiento y en el tiempo previsto por el servidor.
- La Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación no contó con los Planes Operativos Anuales Informáticos para los años 2013 y 2014, instrumento necesario para administrar y dirigir todos los recursos tecnológicos, a través de proyectos que proporcione productos y servicios que contribuyan a la gestión y el mejoramiento continuo de los procesos, situación presentada por la falta de acciones de la Coordinadora General de Gestión Estratégica y de los Directores de Tecnologías de información y Comunicación para su formulación, lo que ocasionó que no se cuente con los programas tecnológicos que integren los objetivos estratégicos institucionales contemplados en el plan estratégico de TI (PETI) con el enfoque de Tecnologías de Información.
- Los Directores de Tecnologías de Información y Comunicación, en los años 2013 y 2014 no formularon políticas para el desarrollo de sistemas informáticos, infraestructura y operaciones, soporte técnico e interoperabilidad, lo que originó que no se asegure el uso apropiado de las aplicaciones, de las soluciones tecnológicas establecidas y se garantice el cumplimiento y control de los procesos.
- La Dirección de Tecnologías de información y Comunicación, en los años 2013 y 2014, no contó con el Plan de mantenimiento preventivo y/o correctivo de la Infraestructura Tecnológica, debido a la falta de acciones por parte de los Directores de Tecnología de
S ecretaría N acional de Planificación y Desarrollo 4
- Dirección de Auditoría de Adm inistración Central
la Información y del Técnico encargado de las funciones del proceso de gestión de Infraestructura y Operaciones de la DTIC, en sus respectivos periodos de actuación, para la elaboración, lo que originó que no se garantice el funcionamiento adecuado de la infraestructura, de los sistemas, reducir la frecuencia y el impacto de las fallas; así como, detectar oportunamente daños y desperfectos en los equipos que incluya el levantamiento de las necesidades tecnológicas de las unidades administrativas institucionales a efecto de implementar las modificaciones o correcciones técnicas necesarias o adquirir nuevas tecnologías, funcionalidades e implementaciones que se deba realizar conforme a las mejores prácticas, para asegurar la optimización de los recursos tecnológicos.
- La Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación, en los años 2013 y 2014 no contó con el Plan de Contingencia, debido a que los Directores de Tecnologías en sus periodos de actuación, no formularon, aprobaron e implementaron este instrumento, lo que ocasionó que no se cuente con una herramienta que permita restituir rápidamente los servicios de la organización ante la eventualidad de una posible falla en los sistemas computarizados, equipos y personal relacionado; y, de garantizar la continuidad de las operaciones de los elementos considerados críticos que componen los sistemas de información.
- La Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación, dispone de inventarios de los equipos informáticos y software con información incompleta y de un inventario de infraestructura tecnológica desactualizado, por cuanto no contiene los sistemas de almacenamiento adquiridos en noviembre de 2014, situación presentada por falta de supervisión del Director de Tecnologías de Información y Comunicación, al detalle de los inventarios realizado por la Analista de Tecnologías, lo que ocasionó que no se tenga información completa, actualizada, dificultando el control e identificación de los equipos informáticos.
Por todo lo expresado en los párrafos precedentes, en nuestra opinión, consideramos que sobre la base de la auditoría de gestión realizada a los componentes Administrativo, Financiero, Talento Humano y Tecnología de la Información de la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES, es satisfactorio en consideración al periodo de gestión. .
Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica, de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio.
Atentamente,Dios, Patria y Libertad
CRA iriam Cañar íñiguezDirectora de Auditoría de Administración Central
Secretaría N acional de Planificación y Desarrollo 5
Dirección de Auditoría de Adm inistración Central
CAPÍTULO I
ENFOQUE DE LA AUDITORÍA
Motivo de la auditoría
La auditoría de gestión en ía Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, se realizó
con cargo al Plan Operativo de Control del año 2015, de la Dirección de Auditoría de
Administración Central, en cumplim iento a la Orden de Trabajo que consta en el oficio
0010-DAAC-2015 de 21 de enero de 2015. •
Objetivos de la auditoría
- Verificar el cumplim iento de las disposiciones legales en los procesos administrativo,
financiero, talento humano y tecnología de la información.
- Evaluar e! control interno y la gestión de los procesos relacionados con el examen.
Alcance de la auditoría
La presente auditoría cubrió el análisis de los componentes: Adm inistrativo, Financiero,
Talento Humano y Tecnología de la Información, por el período comprendido entre el 1
de enero de 2013 y el 31 de diciembre de 2014.
En esta auditoría de gestión, se excluye las instituciones adscritas a la SENPLADES y
los procesos desconcentrados de las Subsecretarías Zonales de Planificación que son:
- Zona de Planificación 1 - Norte
Esmeraldas, Carchi, Imbabura y Sucumbíos
- Zona de Planificación 2 - Centro
Pichincha (excepto Quito), Ñapo y Orellana
- Zona de Planificación 3 - Centro
Cotopaxi, Chimborazo, Pastaza y Tungurahua
jp&ets ■
S ecretaría N acional de P lanificación y Desarrollo 6
Dirección de Auditoria de Administración Central
- Zona de Planificación 4 - Pacífico
Manabí y Santo Domingo de los Tsáchilas
- Zona de Planificación 5 - Litoral
Guayas (excepto Guayaquil, Samborondón y Duran), Los Ríos, Santa Elena,
Bolívar, Galápagos
- Zona de Planificación 6 - Austro
Azuay, Cañar y Morona Santiago '
- Zona de Planificación 7 - Sur
El Oro, Loja y Zamora Chinchipe
- Zona de Planificación 8
Guayaquil, Durán, Samborondón
Enfoque de la auditoría
La Auditoria de Gestión realizada a la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo,
se enfocó hacia los procesos habilitantes de apoyo, orientada a determ inar el grado de
eficiencia y efectividad de los procesos y operaciones, en relación con el cumplimiento
de metas y objetivos de los componentes: administrativo, financiero, talento humano y
tecnología de la información.
Componentes auditados
Las unidades administrativas relacionadas con los componentes objeto de la auditoría
de gestión; según el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos,
expedido por Secretario Nacional de Planificación con Acuerdo 392-2010 de 9 de
noviembre de 2010, reformado con Acuerdo 639-2012 de 15 de octubre de 2012, y el
Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos, expedido con Acuerdot
SNPD-091 -2013 de 3 de diciembre de 2013, publicado en el Registro Oficial Suplemento
97 de 22 de enero de 2014, corresponde a:
Secretaría N acional de Planificación y Desarrollo 1
Dirección de Auditoría de Adm inistración Central
E S T Á tÜ fÓ DE GESTIÓN ORGANIZACIÓN AL POR PROCESOS2013
Acuerdo 392-2010 reformado con Acuerdo 639-2012
2014Acuerdo SNPD-091-2013
Administrativo
Compras Públicas y Servicios GeneralesServicios Institucionales- Servicios institucionales- Transporte
Proveeduría Compras PúblicasBienes Almacén, administración y mantenimiento de bienes
e inventariosTransporte SegurosFinancieroPresupuestos PresupuestoContabilidad ContabilidadTesorería TesoreríaNómina NóminaTalento HumanoDesarrollo Institucional Administración de ia Normativa de Talento Humano
- Gestión de nómina - registro- Contratos- Régimen disciplinario- Otros movimientos administrativos
Gestión del Talento Humano y Remuneraciones
Administración del Sistema Integrado del Talento Humano- Planificación de Talento Humano- Reclutamiento y selección- Clasificación de puestos- Evaluación del Desempeño j- Formación Capacitación y Desarrollo
Bienestar Social Bienestar laboral y seguridad ocupacionalGestión de la calidad del servicio y atención ciudadana
Tecnología de la Información y ComunicaciónPlanificación TICs Planificación TICs .Desarrollo de Sistemas Informáticos Desarrollo de Sistemas informáticosGestión de Infraestructura y operaciones Gestión de Infraestructura y OperacionesGestión de Seguridad de ia información Gestión de Soporte TécnicoGestión de Soporte Técnico Gestión de la InteroperabilídadGestión de la Interoperabilídad
Indicadores utilizados
Se aplicaron los indicadores establecidos en la herramienta Gobierno por Resultados,
GPR, administrada por ia Secretaría Nacional de Adm inistración Pública y los del
Catálogo de Procesos de ia SENPLADES, sobre la base de los datos presentados por
las unidades administrativas, relacionadas con los procesos: Adm inistrativo, Financiero,
Talento Humano y Tecnología de la Información y Comunicación, para verificar el nivel
de su cumplimiento, así:
^ OeftÜ ■
Secretaría N acional d e Planificación y Desarrollo 8
Dirección de Auditoría 'de Adm inistración Central
Proceso Administrativo
S ubprocesos A ctiv idad Ind icador Cáicuío del ind icador
BienesGestión de pian anual de mantenimiento
Tiempo para elaborar el plan anual de mantenimiento
Fecha de aprobación del plan / Fecha de solicitud
Gestión de custodia Tiempo para gestión de custodia
Fecha de firma del acta / fecha de solicitud
ContrataciónPública
Contratación por Ínfima cuantía
ContrataciónDirecta
Tiempo para generar la orden de compra
Tiempo para adjudicación
Fecha de solicitud (área requirente) / Fecha de emisión
..de la orden de co m p ra .................Fecha de solicitud (área requirente) / Fecha de
Seguros
Suministros y materiales
inclusión de bienes a pólizas de seguros
Egreso de suministros y materiales
Número de inclusiones de bienes a pólizas de seguros
Egreso de suministros y materiales
Número de inclusiones efectivamente realizadas / Número de memorandos de solicitud de inclusión a póliza Informe mensual para contabilidad
3roceso Financiero
S ubprocesos A ctiv idad Ind icador C á lcu lo del ind icadorRegistro y control de suministros y materiales
Registro de suministros y materiales de oficina
Registros realizados / Registro de consumos recibidos
FinancieroContables Control de activos
fijosControl de activos fijos
Informes emitidos luego de la conciliación / Número de constataciones físicas
Liquidación de viáticos dentro de! país y al exterior
Días Utilizados para liquidación de viáticos
Fecha para pago o fecha de descuento / Fecha de presentación de solicitud en la Dirección Financiera
Reformapresupuestaria
Reforma presupuestariaNúmero de reformas presupuestarias realizadas / Número de reformas presupuestarias solicitadas
GestiónPresupuestaria
Seguimiento yevaluaciónpresupuestaria
Evaluaciones presupuestarias ’
Número de evaluaciones presupuestarias realizadas / periodos analizados
Reprogramación financiera del gasto Reprogramaciones
financieras
Número de reprogramaciones financieras realizadas / Número de . reprogramaciones financieras solicitadas
Proceso de Talento Humano
Subprocesos A ctiv idad Ind icador i C álcu lo del ind icador
Capacitación
Elaboración del plan Tiempo para la elaboración j Fecha de envió ai MRL / Fecha de capacitación del plan de capacitación j de entrega de sintetización de
j I solicitudesEjecución del plan de j Ejecución de¡ plan de i Capacitaciones realizadas / capacitación ; capacitación 1 Capacitaciones planificadas
^ nutvt-
Secretaría N acional de Planificación y Desarrollo 9
Dirección de Auditoría de Adm inistración Central
Contratación de personal
Confratadones de servicios ocasionales
í Tiempo de ciclo dei proceso Fecha de ingreso al distributivo de personal / Fecha de solicitud de la unidad requirente
Registro y control
Registro y control de contratos
Registro y control de contratos
Contratos recibidos / Contratos registrados
i!
Listados recibidos / Avisos realizados
Proceso de Tecnología de la Información y Comunicación
Subprocesos j Actividad Indicador Cálculo del indicador ]Gestión de soporte técnico
Medición de satisfacción de usuarios AS-IS
Tiempo del ciclo del proceso
2 dias, 2 horas con 10 minutos MIN / 7 días con 60 minutos MAX
Gestión de operaciones
Generación de respaldos de base de datos AS-IS
Tiempo del ciclo del proceso
2 horas con 45 minutos MIN / 7 horas con 30 minutos MAX
Gestión de infraestructura
Gestión de centro de datos(inspección/moni toreo físico) AS-IS Creación y preparación de ambiente para desarrollo de sistemas informáticos AS-IS
Tiempo del ciclo del proceso
3 horas MIN /1 5 horas MAX
Tiempo del ciclo del proceso
5 días M I N / 17 días MAX
Gestión de desarrollo de sistemas informáticos
Gestión de ambiente j Tiempo del ciclo dei para desarrollo AS-IS j proceso
32 horas total
S ecretaría N acional de Planificación y Desarrollo 10
Dirección de Auditoría de Adm inistración Central
CAPÍTULO II
INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD
La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, de conformidad con los Planes
Estratégicos 2012 - 2013 y 2014 - 2017, aprobados mediante Acuerdos 661A-2012 de
5 de diciembre de 2012 y SNPD-101-2013 de 23 de diciembre de 2013, tiene la siguiente
misión y visión:
Misión
Adm inistrar y coordinar el Sistema Nacional Descentralizado de Planificación
Participativa como un medio de desarrollo integral del país a nivel sectorial y territorial;
establecer objetivos y políticas estratégicas, sustentadas en procesos de información,
investigación, capacitación, seguimiento y evaluación; orientar la inversión pública; y,
promover la democratización de! Estado, a través de una activa participación ciudadana,
que contribuya a una gestión pública transparente y eficiente.
Visión
Ser el referente latinoamericano en términos de planificación nacional, previendo el
Ecuador dei futuro para las y los ecuatorianos.
Fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas
En la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, según el diagnóstico institucional
efectuado en el Plan Estratégico 2014 - 2017, aprobado con Acuerdo SNPD-101-2013
de 23 de diciembre de 2013, se establecieron las siguientes fortalezas, oportunidades,
debilidades y amenazas:
Fortalezas .
- Cuenta a nivel nacional con un personal comprometido, multidisciplinario, con
las capacidades y destrezas para el cumplim iento de las metas institucionales.1$once
Secretaría N acional de Planificación y Desarrollo 11
Dirección de Auditoría de Administración Central
- Tiene recursos acorde con sus necesidades para cubrir el gasto permanente y
los proyectos de inversión planteados.
- Ha generado normas y estándares en Planificación, Presupuesto, Ordenamiento
Territorial, Política Pública que sirven de guía para los diferentes niveles del
gobierno central desconcentrado y gobiernos autónomos descentralizados para
ia implementación de planes institucionales. ■
- Buenas relaciones interinstitucionales con los diferentes niveles del gobierno
central desconcentrado y gobiernos autónomos descentralizados, para la
implementación de planes institucionales.
- Generación de información estadística y geográfica, de primera mano, teniendo una
amplia experiencia en la generación, intercambio de datos e información
geográfica a nivel nacional y territorial.
- Cuenta con un consejo político integrado por las organizaciones sociales
nacionales, lo que permite el acercamiento a la participación ciudadana en el proceso
de planificación integral participativa.
- Alineación de la Gestión de TIC 's, con las mejores prácticas y marco de referencia a
nivel internacional.
- Clara visión programática por parte de las autoridades, sobre la base de la cual se
puede planificar el desarrollo de las actividades.
- Cuenta con una definición de los procesos, funciones y responsabilidades a
cargo de cada técnico.
- Existencia de herramientas y metodologías automatizadas para el cumplimiento de
las atribuciones institucionales.
- El clima laboral institucional favorece al desarrollo de las actividades técnicas y el
fortalecim iento de las relaciones humanas.^t¿ ec*
Secretaria N acional de Planificación y Desarrollo 12
Dirección de Auditoría de Adm inistración Central
- La comunicación interna en tas zonales es muy buena, amplia y perceptiva
guiando las actividades bajo el marco juríd ico que norma a las unidades
administrativas y sus responsabilidades.
- Existe conocim iento y socialización de los acuerdos, reglam entos y normativa
legal, para ia elaboración de los procesos adm inistrativos financieros de forma
desconcentrada.
Oportunidades
- Importante posicionamiento técnico - político en todos los niveles de gobierno,
aspecto que facilita la operativización y articulación de la planificación nacional y
- Cuenta con un' marco normativo para emitir las políticas y lincamientos
estratégicos para el desarrollo de actividades dentro del Plan Nacional del Buen Vivir,
para el desarrollo de las atribuciones institucionales.
- Antecedente de trabajo conjunto con los G AD 's para articular las necesidades
nacionales ai PNBV 2013 - 2017.
- Existe predisposición de ia academia e instituciones públicas y privadas para
el desarrollo de actividades en temas afines.
- El país presenta avances en la construcción de una cultura de planificación y
seguim iento de la política pública por parte de las instituciones del sector público.
- La cooperación internacional se muestra abierta en un proceso de alineamiento
para el fortalecim iento de las capacidades del personal en matriz y a nivel zonal, a
través de la capacitación e intercambio de experiencias e información.
- Buenas relaciones bilaterales a nivel mundial, especialmente con los países de la
región.
territorial.
Secretaría N acional de P lan ificación y Desarrollo 13
Dirección de Auditoría de Adm inistración Central
- Interés por parte de los organismos regionales en los procesos de planificación
desarrollados por el Ecuador.
- Determinación por parte del Presidente de la República para radicalizar la
democracia y el poder ciudadano.
- Alineación de las empresas públicas para viabilizar ia ejecución del Plan Nacional de
Desarrollo 2 01 3 -2 01 7 .
t
- Predisposición gubernamental para fortalecer la mircroplanificación a través de la
implementación de las políticas que impulsan la territorialización de la inversión
pública, generando las condiciones para que la zonas de planificación se
desarrollen.
Debilidades
- Necesidad de profundizar la articulación entre las distintas unidades de la institución.
- Alta rotación de técnicos debido a mejores condiciones laborales en otras
instituciones públicas y privadas.
- Se requiere actualizar y mejorar el manual de procesos y procedimientos en todas
las unidades administrativas, que facilite la realización y distribución eficiente de
actividades.
- Se necesita profundizar la coordinación entre las unidades técnicas con ¡as
unidades de asesoría y apoyo.
- Se requiere impulsar otros incentivos laborales, más allá de la remuneración, que
permitan al funcionario motivar su crecimiento profesional y su estabilidad labora! en
la institución.
»- Se requiere promover un mayor cumplimiento de la planificación, ya que nuevos
temas o requerim ientos que surgen durante el año provoca que los esfuerzos se
centren en lo urgente.
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo 14
Dirección de Auditoría d e Adm inistración Central
- Necesidad de consolidación institucional en el uso de la metodología y políticas de
seguimiento y evaluación interna.
- Se requiere fortalecer la institución en los procesos y procedim ientos de compras
pUblicas, adm inistrativos y financieros.
- Es importante m ejorar la asignación de recursos de gasto corriente para que
responda a las necesidades actuales de las Subsecretarías Zonales.
- Necesidad de m ejorar ia articulación de la matriz con las subsecretarías zonales, de
manera de cumplir con la planificación zonal y los requerim ientos de la matriz.
- Se requiere m ejorar la dotación de espacio físico y vehículos para el desarrollo de
actividades en las Subsecretarías Zonales.
- La desconcentración parcial de ciertas actividades no perm ite la fluidez en los
procesos de contratación y suscripción de convenios interinstitucionales.
Amenazas
- Incumplim iento por parte de las diferentes instancias públicas de las directrices
para el desarrollo del proceso de planificación nacional y territorial.
- Alta rotación del personal directivo y técnico en las entidades del gobierno central
desconcentrado y los gobiernos autónomos descentralizados, lo que involucra una
doble asesoría para el cumplim iento de las directrices.
- Limitado número de unidades encargadas de la gestión de las políticas públicas en
las instituciones.
- Débil articulación y comunicación con los ministerios y entre ellos, afectando
la efectividad y correcta aplicabilidad de los procesos planteados.
- Insuficiente normativa sobre diversos ámbitos de la política pública (Consejos de
Igualdad, movilidad humana, regulación, entre otros).
Secretaría N acional de Planificación y Desarrollo 15
Dirección de Auditoria ,de Adm inistración Central
- Insuficiente capacidad técnica en los GAD’s y las instituciones del GCD para
el ingreso de información en los sistemas oficiales que permitan la evaluación y el
seguim iento al Plan Nacional de Desarrollo.
- Opinión adversa en los medios de comunicación y grupos de poder, sobre el tema
institucional, para restar importancia a las acciones de gobierno.
- Coyunturas adversas entre las organizaciones y el gobierno (ejemplo temas del agua,
mineros).
- Capacidades insuficientes en el territorio por parte de las instituciones del GCD
desconcentrado y los GAD's, para la implementación de los procesos de
desconcentración, descentralización, participación, entre otros.
- Desarrollo lento del proceso de desconcentración por parte de las instituciones del
Ejecutivo.
- Condiciones geográficas dificultan el acercamiento de servicios a la ciudadanía.
- Poca participación ciudadana en los GAD's, ministerios y organizaciones sociales en
general, profundizada por una ausencia del reglamento que norme los espacios y
procesos de participación ciudadana.
Base legal
La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, SENPLADES, fue creada mediante
Decreto Ejecutivo 1372 de 12 de febrero del 2004, como organismo técnico responsable
de ía planificación nacional, dependiente de la Presidencia de ía República, fusionó a la
ex ODEPLAN y ía Secretaría de Diálogo Social y Planificación; y, con Decreto Ejecutivo
103 del 8 de febrero de 2007, se fusionó a esta Secretaría, el Consejo Nacional de
Modernización del Estado, CONAM y la Secretaría Nacional de los Objetivos de
Desarrollo del Milenio, SODEM. .
Secretaria N acional de Planificación y Desarrollo 16
Dirección de Auditoría de Adm inistración Central
Estructura orgánica
La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, para el desarrollo de sus
actividades, en el año 2013, utilizó el Estatuto Orgánico aprobado con Acuerdo
392-2010 del 9 de noviembre de 2010, reformado con Acuerdo 639-2012 de 15 de
octubre de 2012; y, en el año 2014 se sujetó al Estatuto Orgánico de Gestión
Organizacional por Procesos, emitido por el Secretario Nacional de Planificación con
Acuerdo Ministerial 91 publicado en el Registro Oficial Suplemento 97 de 22 de enero
de 2014, mantiene la siguiente estructura organizacional:
PROCESOS SUBPROCESOS1. P rocesos G obernantes1.1 Direccionamiento estratégico de la
planificación y desarrollo- Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo
2. Procesos A gregadores de Valor2.1 Subsecretaría General de Planificación para
el Buen Vivir
2.2 Subsecretaría General de Transformación del Estado para el Buen Vivir
- Subsecretaría de Planificación Nacional- Subsecretaría de Inversión- Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación- Subsecretaría de Información .- Subsecretaría de Cambio Institucional- Subsecretaria de Descentralización
3. P rocesos H ab ilitan tes de Asesoría3.1 Coordinación General de Inserción
Estratégica Internacional
3.2 Coordinación General de Territorios y Ciudadanía
3.3 Coordinación General de Asesoría Jurídica
3.4 Coordinación General de Planificación Institucional
3.5 Coordinación General de Empresas Públicas
3.6 Coordinación General de Gestión Estratégica
- Unidad de Análisis Estratégico y Cooperación Internacional Institucional
- Dirección de Participación Ciudadana
- Dirección de Asesoría Legal, Normativa y Patrocinio
- Dirección de Contratación
- Dirección de Planificación e Inversión Institucional .
- Dirección de Seguimiento y Evaluación Institucional
- Dirección de Seguridades de la Información- Dirección de Representación en Directorios- Dirección de Gestión Empresarial Pública
- Dirección de Administración de Procesos- Dirección de Cambio de Cultura Organizacional- Dirección de Tecnologías de Información y
Comunicación- Dirección de Comunicación Social
4. Procesos H abilitan tes de Apoyo4.1 Coordinación General Administrativa
Financiera
- Dirección de Talento Humano- Dirección Financiera- Dirección Administrativa- Dirección de Gestión Documental
5. Procesos D esconcentrados5.1 Subsecretarías Zonales de Planificación
La SENPLADES tiene instituciones adscritas como:
- Instituto Nacional de Estadísticas y Censos - INEC
- Secretaría Técnica del Mar
Secretaría N acional de Planificación y Desarrollo 17
Dirección de Auditoria de Adm inistración Central
- Instituto Nacional de Preinversión - INP
- Secretaría Técnica dei Comité Interinstitucional para la Erradicación de la Pobreza
Objetivos estratégicos institucionales
- Incrementar la efectividad del Sistema Nacional Descentralizado de Planificación
Participativa con énfasis territorial promovido y sustentado en el poder popular.
- Incrementar el nivel de coordinación y articulación de las políticas, lineamiento y
acciones del Estado para la erradicación de la pobreza.
- Incrementar la optim ización y focalización de ¡as inversiones públicas en
cumplim iento con los objetivos planteados por las estrategias y políticas nacionales,
intersectoriales, séctoriales y territoriales.
- Incrementar la consolidación del Estado democrático para el buen vivir de los
procesos de desconcentración y descentralización, fortaleciendo la facultad
reguladora estatal y consolidando al nuevo modelo de regulación social.
- Incrementar el nivel de posicionamiento en lo internacional de! modelo ecuatoriano
de planificación nacional y territorial participativo, partiendo del ámbito binacional.
- Incrementar la eficiencia operacionai de la SENPLADES.
- Incrementar el desarrollo del Talento Humano de la SENPLADÉS.
- Incrementar el uso eficiente del presupuesto de la SENPLADES.
Según el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos, las direcciones
administrativas relacionadas con los componentes de la auditoría, tiene los siguientes
objetivos:
Objetivo de la Dirección Administrativa
Adm inistrar eficaz y eficientemente los recursos administrativos de la Institución,
encargarse de la gestión logística, así como de la entrega oportuna de equipos,
materiales, suministros y otros servicios demandados para ia .gestión Institucional,
SENPLADES, de conformidad con la normativa que rige sobre la materia.
Secretaría N acional de Planificación y Desarrollo 1S
Dirección de Auditoria de Adm inistración Central
Objetivo de la Dirección Financiera
Adm inistrar eficaz y eficientemente los recursos financieros asignados a la Institución,
aplicando leyes, normas y disposiciones; y, proveer información financiera veraz y
oportuna para el cumplim iento de los objetivos institucionales.
Objetivo de la Dirección de Talento Humano
Propender al desarrollo profesional, técnico y personal de las y los servidores públicos,
para lograr el permanente mejoramiento, eficiencia, eficacia, calidad y productividad de
la institución, a través de un sistema de gestión del talento humano, para coadyuvar en
el logro de la misión*de la SENPLADES.
Objetivo de la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicación
Planear y ejecutar proyectos y procesos de Tecnologías de la Información (TI) para la
aplicación de políticas públicas y mejora de la gestión institucional y de los servicios a
la ciudadanía, así como garantizar ia operación de los sistemas y servicios informáticos,
gestionar la seguridad informática, brindar soporte técnico en herramientas,
aplicaciones, sistemas y servicios informáticos de la institución, e implementar la
interoperabilidad con otras entidades.
Financiamlento
La SENPLADES financia sus operaciones, con ingresos provenientes del Presupuesto
General del Estado, que en el año 2013 fue de 48 634 329,42 USD y en el año 2014 de
49 545 355,33 USD. Adicionalmente en estos años, contó con recursos no
reembolsables de organismos internacionales po r4 719 677,01 USD y 861 350,69 USD,
respectivamente.
Servidores relacionados
Anexo 1
cíte-cinutve-
S ecretaria N acional de Planifícación y Desarrollo 19
Dirección de Auditoria de Adm inistración Central
CAPÍTULO III
RESULTADOS GENERALES
Seguimiento de recomendaciones
La Dirección de Auditoría de Administración Central de la Contraloría General del
- Informe DAAC-0038-2014, de la auditoría de gestión a los procesos de planificación,
seguimiento y evaluación de la SENPLADES, por el periodo comprendido entre el 1
de enero de 2011 y el 31 de diciembre de 2012, puesto en conocim iento del Secretario
Nacional de Planificación y Desarrollo, por el Director de Auditoría de Administración
Central, con oficio 15528-DAAC de 26 de mayo de 2014; en el que se emitieron 8
recomendaciones.
- Informe DAAC-0040-2014, del examen especial a la contratación de asesores para el
Secretario, así como de sus actividades cumplidas, por el periodo comprendido entre
el 1 de enero d e '2010 y el 30 de septiembre de 2013, puesto en conocimiento del
Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo, por el Director de Auditoría de
Administración Central, con oficio 15529 DAAC de 26 de mayo de 2014, en el que se
emitieron 2 recomendaciones.
Del seguimiento a la aplicación de las recomendaciones, se estableció que fueron
cumplidas en su totalidad.
Conclusión
Las recomendaciones emitidas en los informes de auditoría DAAC-0038-2014 y
DAAC-0040-2014, para mejorar el control interno, fueron cumplidas en su totalidad por
las autoridades y servidores a quienes fueron dirigidas, por lo cual las deficiencias
detectadas fueron corregidas.
Estado, emitió los siguientes informes:
Secretaría N ac ion a l de Planificación y Desarrollo 20
Dirección de Auditoría de Administración Central
La SENPLADES contó con planificación estratégica
La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, contó con Planificación Estratégica
Institucional, para los períodos 2012 - 2013 y 2014, aprobadas por el Secretario Nacional
de Planificación y Desarrollo, mediante Acuerdos 661A-2012 de 5 ele diciembre de 2012
y SENPLADES-SNPD-101-2013 de 23 de diciembre de 2013, respectivam ente.. El
período de vigencia de la Planificación Estratégica Institucional del año 2014, fue
reformado a 2014 - 2017, mediante Acuerdo SNPD-0109-2014 de 15 de octubre de
2014.
Los objetivos de la SENPLADES definidos en la Planificación Estratégica Institucional,
en cumplim iento a lo dispuesto por el Presidente de la República del Ecuador, mediante
Decreto Ejecutivo 1011-A, publicado en el Registro Oficial 324 de 25 de abril de 2008,
fueron alineados a los objetivos del Plan Nacional del Buen Vivir; así como, se diseñó e
identificó estrategias, indicadores, metas, programas, proyectos y recursos, en
cumplim iento a lo previsto en la Guía Metodológica de Planificación Institucional,
expedida por el Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo, mediante Acuerdo
466-2011, publicada en ia edición especial del Registro Oficial 184 de 30 de agosto de
2011, estableciéndose por cada objetivo estratégico institucional, las estrategias y las
metas anuales a alcanzar en los cuatro años de gobierno; además, se definieron los
objetivos específicos y operativos.
Juntamente con la Planificación Estratégica Institucional, se desarrolló la Programación
Plurianual de la Política Pública, PPPP, que contiene: las metas esperadas por cada
uno de los objetivos definidos, las líneas de acción para un periodo de gobierno de 4
años y la inversión prevista; y, la Planificación Anual de la Política Pública, PAPP, que
es ia desagregación anual de la Programación Plurianual de la Política Publica, que
contempla un desglose semestral en la programación de las metas y su
presupuestación, la misma que consideró la planificación de la matriz de la institución
como de las unidades desconcentradas, lo que permitió medir el avance de ¡a institución
en cuanto a los objetivos estratégicos institucionales, a través de metas e indicadores
reflejados en el presupuesto operativo (gastos permanentes), como el presupuesto de
inversión (gastos no permanentes).
Además, ia SENPLADES en los años 2013 y 2014, contó con los Planes Operativos
Anuales, POA, instrumentos que sirvieron de base para la elaboración de la proforma
presupuestaria de los años mencionados, que fueron aprobadas por el Secretario-2J v e i r í f i i tn v
Secretaria N acional de Planificación y Desarrollo 21
Dirección de Auditoría de Administración Central
Nacional de Planificación y Desarrollo con Acuerdos 002-2013 de 8 de enero de 2013 y
SENPLADES-SNPD-102-2013 de 24 de diciembre de 2013, respectivamente.
Los POA de los años 2013 y 2014 contemplan los gastos corrientes como: salarios,
horas extras, viáticos, adquisición de suministros y materiales, equipos, pago de
servicios básicos, mantenimiento, otros, cada uno con su asignación mensual y anual
de recursos; y en ios POA para gasto de inversión se contempló los: objetivos
institucionales, estrategias, proyectos, unidades ejecutoras internas, indicadores,
responsables y las tareas, cada uno con ia asignación de recursos para e! periodo fiscal
correspondiente.
Las actividades de los Directores: Administrativo, Financiero, Talento Humano y
Tecnologías de la Información, se enmarcaron a lo previsto en ia Planificación
Estratégica Institucional y en el Plan Operativo Anual, las m ismas que son evaluadas
por la Dirección de Seguim iento y Evaluación Institucional, de la Coordinación General
de Planificación Estratégica, a fin de establecer el cumplim iento de las metas y objetivos
propuestos en la planificación y POA, acción de ia cual se emitió informes semestrales
y anuales para conocim iento de los diferentes Coordinadores y del Secretarlo Nacional
de Planificación y Desarrollo.
Conclusión
La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, en los años 2013 y 2014 contó con
Planes Estratégicos Institucionales, Programa Plurianual de la Política Pública,
Planificación Anual de la Política Pública y los Planes Operativos Anuales, instrumentos
técnicos en los que se contemplaron: los objetivos alineados al Plan Nacional del Buen
Vivir, las estrategias, objetivos, indicadores, metas programas, proyectos y recursos;
sobre los cuales, las actividades operativas de las áreas administrativas, financieras,
talento humano y tecnología de la información se enmarcaron; que son evaluadas por
la Dirección de Seguim iento y Evaluación Institucional, de la Coordinación General de
Planificación Estratégica, a fin de realizar un seguim iento al cumplim iento de las metas
y objetivos propuestos en la planificación y POA, acción de la cual se em itieron informes
semestrales y anuales, para conocim iento de los diferentes Coordinadores y del
Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo.
Secretaria N acional d e Planificación y Desarrollo 22
Dirección de Auditoria de Adm inistración Central
Catálogo de procesos no está aprobado por autoridad competente
La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, cuenta con un catálogo de
procesos que contiene los flujogramas, las caracterizaciones y la narrativa de los
procesos y subprocesos relacionados con las atribuciones y responsabilidades que
tienen las áreas administrativas de la Institución; en estos documentos se establecen,
nombre de la unidad organizacional, servicio, código del proceso, producto, beneficiario
del producto, los documentos habilitantes, registros, los recursos e indicadores a
aplicarse; documento que no fue aprobado por autoridad competente; sin embargo, los
flujogramas a aplicarse por las Direcciones: Administrativa, Financiera, Talento Humano
y Tecnologías de la Información, fueron suscritos por el Coordinador Administrativo
Financiero, responsable del macroproceso y el Director del área administrativa
correspondiente; documentos que fueron publicados en el portal institucional
“http://procesos.senplades.gob.ec” , para conocimiento de los usuarios Internos de la
SENPLADES.
El equipo de control, con oficio 038-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 10 de marzo de
2015, solicitó a la Directora de Administración de Procesos, el acuerdo emitido por el
Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo, aprobando este instrumento
normativo, quien con oficio SENPLADES-CGGE-DAP-2015-0003-OF de 20 de marzo
de 2015, manifestó que la Dirección a su cargo está trabajando en la actualización del
Catálogo de Procesos Institucional.
Lo expuesto se presentó, debido a la falta de gestión del Director de Administración de
Procesos, para contar con la aprobación del Secretario Nacional de Planificación y
Desarrollo, lo que originó que este instrumento normativo no esté debidamente
legalizado, por lo que inobservó lo previsto en los literales w) y v), del Estatuto Orgánico
de Gestión Organizacional por Procesos aprobado con Acuerdos 392-2010 y 91-2013,
respectivamente, así como ia Norma de Control Interno 401-02 “Autorización y
aprobación de transacciones y operaciones” , consecuentemente incumplió los deberes
y atribuciones establecidos en el artículo 77, número 2, letra a) de la Ley Orgánica de la
Contraloría General del Estado.
El equipo de control, con oficios 74 y 75-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 27 de abril
de 2015, comunicó los resultados provisionales al ex Director y Directora de
Administración de Procesos, respectivamente, sin recibir respuesta.
Secretaría N acional de Planificación y Desarrollo 23
Dirección de Auditoría de Adm inistración Central
La Directora de Administración de Procesos y el Coordinador Genera! de Gestión
Estratégica, posterior a la lectura del borrador del informe, efectuada el 8 de mayo de 2015,
mediante oficios SENPLADES-CGGE-DAP-2015-0004-OF y SENPLADES-CGGE-2015-
0038-OF de 5 y 15 de mayo de 2015, respectivamente, informaron que desde febrero de
2015, se está actualizando el catálogo de procesos institucional y que posteriormente se
pondrá en conocimiento de la autoridad competente para la aprobación.
El Director de Administración de Procesos, cuya gestión fue en el período del 2 de enero de
2013 al 30 de septiembre de 2014, mediante oficio PVMD-2015-01-0 de 14 de mayo de
2015, indicó que los diagramas de flujo generados fueron revisados y aprobados por los
Jefes de las unidades, Subsecretarios y Coordinadores Generales, los cuales fueron
publicados en el portal "Catálogo de Servicios de la SENPLADES".
Lo expresado por los servidores confirma lo comentado por el equipo de control, por cuanto
en los años 2013 y 2014, el Catálogo de Procesos, por falta de presentación, no fue
aprobado por el Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo, que según el Estatuto
Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos tiene la atribución de suscribir y aprobar
todo acto administrativo, normativo y metodológico relacionado con ia SENPLADES.
Conclusión
La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo en los años 2013 y 2014, contó con el
Catálogo de Procesos, documento que no fue aprobado por el Secretario Nacional de
Planificación y Desarrollo, debido a la falta de gestión por parte del Director de
Administración de Procesos para contar con su aprobación, lo que originó que este
instrumento normativo no esté debidamente legalizado; sin embargo, los flujogramas de los
procesos contenidos en el catálogo, fueron suscritos por el Coordinador Administrativo
Financiero y el Director del área administrativa, al que corresponde el proceso.
Recomendación
Al Director de Administración de Procesos
1. Presentará al Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo, el Catálogo de
Procesos institucional actualizado, así como, cualquier reforma o cambio que se realice
al mismo, para su aprobación oportuna mediante acuerdo y su posterior publicación y
aplicación.
Secretaría N acional d e Planificación y Desarrollo 24
Dirección de Auditoría de Administración Central
Flujogramas de procesos contienen indicadores en los que no se definieron las
metas
El Catálogo de Procesos, contiene los flujogramas de los procesos que deben cumplir
las unidades de la Direcciones: Administrativa, Financiero, Talento Humano y
Tecnologías de la Información y Comunicación, en los que se establecieron indicadores
que contienen variables de comparación relacionadas con registro, atenciones,
requerim ientos o solicitudes, y no se definieron las metas y objetivos según la dinámica
del proceso, producto, servicio y resultado a obtenerse, lo que limitó medir el grado de
efectividad en el cumplim iento de las funciones y responsabilidades de los servidores,
respecto de lo planificado (meta u objetivo) frente a lo ejecutado (productos o servicios),
por lo que la Coordinadora General de Gestión Estratégica, al no supervisar y el Director
de Administración de Procesos, al no definir las metas en los indicadores, inobservaron
lo establecido en el artículo 15, del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría
General de! Estado y la Norma de Control Interno 401-03 “Supervisión” ,
consecuentemente, incumplieron los deberes y atribuciones establecidos en los
numerales: 6.7.1.7 “Coordinación General de Gestión Estratégica” , letra g); 6.7.1.7.1
“Dirección de Administración de Proceso”, letras f) y h), del Estatuto Orgánico de Gestión
Organizacional por Procesos, vigente en el año 2013; numerales: 1.6. “Coordinación
Genera! de Gestión Estratégica” , letra g); 1.6.1. “Dirección de Administración por
Procesos", letras f) y h), del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos,
vigente; y, el artículo 77 de la Ley Orgánica de ¡a Contraloría General del Estado,
numeral 2, letras a) y b).
El equipo de control, con oficios 74, 75, 76 y 77-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 27
de abril de 2015, comunicó los resultados provisionales al ex Director de Administración
de Procesos, Directora de Administración de Procesos, ex Coordinadora General de
Gestión Estratégica y Coordinador General de Gestión Estratégica, respectivamente,
sin recibir respuesta. ;
La Directora de Administración de Procesos y el Coordinador General de Gestión
Estratégica, encargado, posterior a la lectura del borrador de informe, efectuada el 8 de
mayo de 2015, mediante oficios SENPLADES-CGGE-DAP-2015-0004-OF y
SENPLADES-CGGE-2015-0034-OF de 5 y 7 de mayo de 2015, respectivamente,
informaron que desde octubre de 2014 se han tomado acciones para mejorar algunos
Secretaría N acional de Planificación y Desarrollo 25
Dirección de Auditoría de Adm inistración Central
procesos y subprocesos referentes a las comisiones de servicios y a la contratación
pública, de los cuales ha realizado el seguimiento sobre el cumplim iento de actividades
y metas presentando a las unidades organizacionales informes y matrices en las que se
detallan las observaciones, implicaciones y recomendaciones.
El Director de Adm inistración de Procesos, en función desde el 2 de enero de 2013 al
30 de septiembre de 2014, mediante oficio PVM D-2015-01-0 de 14 de mayo de 2015,
informó que los indicadores y metas se definen en el POA, los cuales son incluidos en
la herramienta Gobierno por Resultados; sin embargo, éstos indicadores no son los
mismos establecidos en los diagramas de flujo de las unidades administrativas.
La Coordinadora General de Gestión Estratégica, cuya gestión fue en el periodo de 1
de diciembre de 2012 ai 22 de agosto de 2014, con comunicación de 14 de mayo de
2015, informó que en los años 2013 y 2014, remitió a la Secretaría Nacional de la
Administración Públrca, el Plan Anual Comprometido aprobado por las autoridades de
la SENPLADES, en el cual consta los objetivos, indicadores y metas que se encuentra
en la herramienta Gobierno por Resultados, sin embargo, el equipo auditor en el
comentario hace referencia a la falta de definición de metas en los indicadores que se
encontraban establecidos en los flujogramas de procesos, que son diferentes a los que
se encuentran en el GPR.
Lo señalado por los servidores, no modifica lo comentado por el equipo de control, por
cuanto en los indicadores establecidos en los flujogramas de procesos no se definieron
las metas según la dinámica del proceso, producto, servicio y resultado a obtenerse, a
fin de evaluar el grado de cumplim iento de las funciones y responsabilidades de los
servidores, respecto.al cumplim iento de lo planificado, frente a lo ejecutado.
Conclusión
El Director de Adm inistración de Procesos en los indicadores establecidos en los
flujogramas de procesos no definió las metas según la dinámica del proceso, producto,
servicio y resultado a obtenerse; y, la Coordinadora General de Gestión Estratégica no
los supervisó, lo que limitó medir el grado de cumplim iento de las funciones y
responsabilidades de los servidores, respecto al cumplim iento de lo planificado (meta u
objetivo) frente a lo éjecutado (productos o servicios).^ tetn l/'eéí's
Secretaría N acional de p lan ificación y Desarrollo 26
Dirección de Auditoría de Adm inistración Central
Recomendaciones
Al Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo
2. Vigilará y dispondrá al Coordinador General de Gestión Estratégica y Director de
Administración de Procesos, que en los indicadores establecidos en los flujogramas
de procesos, definan las metas en función de los productos y servicios que generen
cada unidad administrativa, a fin de medir el grado de cumplim iento de las mismas,
las funciones y responsabilidades de los servidores, lo quei facilitará la toma de
decisiones para optim izar las actividades y procesos institucionales.
Al Director de Administración de Procesos
3. Realizará en las unidades administrativas, a base de los indicadores de los
procesos y metas establecidas en éstos, un control de su cumplimiento, a fin de
establecer el grado eficiencia y eficacia alcanzado, detectar debilidades o
deficiencias, acción de la cual em itirá un inform e para conocim iento del
Secretario Nacional de P lanificación y Desarrollo y la toma de acciones
correctivas tend ientes a una mejora continua de los procesos de las unidades
adm inistrativas.^ i etnfefé¿é -
Secretaría N acional de Planificación y Desarrollo 27
Dirección de Auditoría de Adm inistración Central
f CAPÍTULO IV
RESULTADOS ESPECÍFICOS
No se generaron los productos definidos en el Estatuto Orgánico de Gestión
Organizacional por Procesos
En los Estatutos Orgánicos de Gestión Organizacional por Procesos vigentes en el
período examinado, se establecieron las atribuciones, responsabilidades y los productos
a generarse en las Direcciones: Administrativa, Financiera, Talento Humano y
Tecnologías de la Información y Comunicación, del análisis se establecieron las
siguientes novedades:
Administrativo
El Director Administrativo, mediante oficios SENPLADES-CGAF-DA-2015-0011-OF y
SENPLADES-CGAF-DA-2015-0019-OF de 5 y 23 de marzo de 2015, respectivamente,
presentó al equipo de control, los documentos que evidenciaron el cumplim iento de
algunos productos estipulados en el numeral 2.1.3, del Estatuto Orgánico de Gestión
Organizacional por Procesos de la SENPLADES; sin embargo, no se remitió información
del cumplim iento de los productos que se detallan a continuación:
PRODUCTOS AÑO 2013 PRODUCTOS AÑO 2014
Plan de Servicios interrríediados Plan de necesidades de servicios administrativos
Registro de transporte a los funcionarios y servidores de la SENPLADES
Plan de movilización y recorrido del personal
Pian anual de mantenimiento de bienes muebles e inmuebles
Plan anual de mantenimiento de bienes muebles e inmueblesInforme de ejecución del plan de mantenimiento de bienes muebles e inmuebles
Registro de transporte de bienes y documentación a los diferentes lugares de trabajo
Plan de mantenimiento preventivo de los vehículosPlan de mantenimiento de vehículos, preventivo y correctivo (*)informe de ejecución del plan de mantenimiento de vehículos (*)Plan de utilización del parque automotor de la SENPLADES
Informes mensuales de entrega y uso de pasajes (*}Plan de codificación de bienes muebles /catálogo general de cuentas (*) , „ „H ,
Informes de administración de pólizas de seguros Informes de administración de pólizas de segurosn
* Informe de trabajo de auxiliares de servicio
^ l'etníft ocAo
Secretaría N acional de P lanificación y Desarrollo 28
Dirección de Auditoría de Adm inistración Central
........................ PRODUCTOS AÑO 2013........................ !........................PRODUCTOS AÑO 2014........................Reportes de las cámaras de seguridad
............................................. ... Informe de llamadas telefónicasi | Informe de Ingreso y egreso de suministros yi i materiales {*)| | Propuesta de políticas y normativa de gestión|..............................................................................................I interna de control previo....................................................‘ Documentos entregados que no corresponden al producto establecido
~ La movilización y recorrido de personal es un servicio de la Dirección Administrativa
que está dentro del subproceso de Transporte; sin embargo, esta actividad se
encuentra coordinada y controlada por la Dirección de Talento Humano.
~ El Responsable de Bienes con memorando SENPLADES~CGAF~DA~20140058~M de
14 de enero de 2014, presentó a! Director Administrativo únicamente e! plan de
mantenimiento de muebles del año 2014, documento que no contempló el
mantenimiento de los bienes inmuebles, el cronograma de actividades, así como los
responsables de la ejecución; por lo que el producto referente a los informes de
ejecución del plan de mantenimiento de bienes muebles e inmuebles no fue cumplido,
se presentó únicamente un detalle de los trabajos realizados que no fueron
consolidados en un informe; se inobservó la Norma de Control Interno 406-13
“Mantenimiento de bienes de larga duración”.
- El Subproceso de Transporte en los años 2013 y 2014, no contó con un plan de
mantenimiento de vehículos preventivo y correctivo, por lo que no se presentó un
informe de mantenim iento de los vehículos; se dispone únicamente de una bitácora
de mantenim iento por cada vehículo, mediante la cual se controlan los trabajos de
mantenimiento preventivo y correctivo realizados en los 25 automotores de propiedad
de ia SENPLADES.
- Respecto a los informes mensuales de entrega y uso de pasajes que constaba como
producto en el año 2013, el Director Administrativo presentó al equipo de control un
acta de entrega recepción suscrita entre la SENPLADES y ia empresa EUROVIAJES
& TUR S.A., que contiene el detalle de ios pasajes emitidos; sin embargo, no se
estableció el documento que evidencie que la Dirección Administrativa emitió un
informe mensual de la entrega y uso de pasajes.
~ El Director Adm inistrativo con comunicación de 6 de abril de 2’015, respecto al plan
de codificación de bienes muebles, manifestó que el sistema OLYMPO que utiliza iaV ctrififttte tr
Secretaria N acional de Planificación y Desarrollo 29
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SENPLADES para el control de activos fijos, asigna a éstos automáticamente el
código en base a la categoría de cada bien, por lo que no se estableció el documento
que evidencie la existencia del Plan de Codificación de Bienes Muebles del año 2013.
- No se presentó al equipo de control el informe de administración de las pólizas de
seguros correspondiente al año 2013; respecto al informe del año 2014, el Director
Administrativo remitió un documento sin fecha y sin firma de responsabilidad que
determine la validez de los datos que contiene.
- El equipo de control con oficio 045-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 13 de marzo
de 2015, solicitó al Director Administrativo los informes de ingresos y egresos de
suministros y materiales, quien con oficio SENPLADES-CGAF-DA-2015-0024-OF de
15 de abril de 2015, presentó reportes originados en el sistema OLYMPO, sin
adjuntar los documentos que evidencien que informó mensualmente a ia Dirección
Financiera para el registro en el e-SIGEF.
Además, hay que mencionar que algunos productos de la Dirección Administrativa
estipulados en el Estatuto Orgánico de Gestión por Procesos vigente, no fueron
elaborados por ser repetitivos y complementos de otros informes, así tenemos: Informe
de ejecución del pian de mantenimiento de bienes muebles e inmuebles, informes de
mantenimiento de bienes muebles e inmuebles, informe de ingreso y egresos de
suministros y materiales, informe de control de suministros y materiales, informe de
administración de bodega, informe de provisión de suministros y materiales conforme a
las necesidades de las unidades, informe de recepción de suministros y materiales
adquiridos, administración del inventario de suministros y materiales, administración y
mantenimiento de bienes, reporte de inventario de equipos bienes muebles e inmuebles,
informes de constatación física de bienes de larga duración, informes de constatación
física de equipos y bienes muebles e inmuebles, informe de inventarios realizados a las
oficinas y dependencias de la institución.
El equipo de control, con oficios 78, 80, 81, 82, 83, 84, 85 y 97-DAAC-SENPLADES-
FCM-2015 de 27 de abril de 2015, comunicó los resultados provisionales al ex y actual
Coordinador General Administrativo Financiero, ex y actual Director Administrativo.
La Coordinadora General Administrativa Financiera, cuya gestión fue de 1 de enero de
2013 al 15 de octubre de 2013, con comunicación de 4 de mayo de 2015, indicó que
algunos productos que debía generar la Dirección Administrativa en el año 2013 como:
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plan de servicios intermediados, registro de transporte a los funcionarios y servidores
de la SENPLADES, plan anual de mantenimiento de bienes muebles e inmuebles
formaron parte del Plan Anual de Contratación de ese año; además, señaló:
.. es necesario manifestar que la supervisión de los procesos y operaciones que le correspondía a la Coordinación General Administrativa Financiera, se realizaron con el propósito de cumplir con los objetivos institucionales y al verificar que ciertos productos son innecesarios para el cumplimiento de los objetivos, se continuó con el trabajo de reforma de los Estatutos de la SENPLADES, a fin de depurar y afinar ¡os productos que realmente se requerían generaren la institución y que se encaminaban a brindar un servicio de calidad..,".
Lo manifestado por la ex servidora confirma lo comentado, pues la Dirección
Administrativa no generó los productos mencionados en la tabla; además, el PAC es un
documento de programación técnica de las necesidades institucionales, en el cual se
establecen las adquisiciones a realizarse durante el período fiscal, por tanto es
independiente de los otros productos que debía formular la Dirección Administrativa en
el año 2013, de conformidad a lo que establece el Estatuto Orgánico de Gestión
Organizacional por Procesos de la SENPLADES vigente al 2013.
El Coordinador General Administrativo Financiero, cuya gestión fue en el período de 13
de marzo al 31 de octubre de 2014, posterior a la lectura del borrador de informe,
efectuada el 8 de mayo de 2015, mediante oficio SENPLADES-CGAF-DF-2015-0056-
OF de 15 de mayo de 2015, indicó que los productos referentes a los planes de
necesidades de servicios administrativos, mantenimiento de bienes muebles e
inmuebles, mantenimiento de vehículos preventivo y correctivo son considerados en el
POA institucional; sin embargo, el POA es un documento de planificación independiente
a los productos que debió generar la Dirección Administrativa y supervisado por los
Coordinadores Generales Administrativos Financiero de turno.
El Director Administrativo, en funciones desde el 19 de febrero al 30 de junio de 2014,
posterior a la lectura del borrador de informe, efectuada el 8 de mayo de 2015, mediante
comunicación de 4 de mayo de 2015, indicó que durante su gestión existió falta de
personal en ciertos subprocesos de la Dirección Administrativa, para subsanar esta
situación se solicitó la contratación de persona!; además, adjuntó copias simples de
documentos que no evidencian el cumplimiento de los productos que debió generar la
Dirección Administrativa.f f ive tn '/a y u n o
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Dirección de A uditoría de Adm inistración Central
El Director Adm inistrativo, cuya gestión fue en el período de 1 de ju lio al 10 de diciembre
de 2014, con comunicación de 15 de mayo de 2015, indicó que la m ayor parte de los
productos establecidos para la Dirección Administrativa en el Estatuto Orgánico de
Gestión Organizacional por Procesos de la SENPLADES son repetitivos; además,
manifestó que los planes de mantenimiento de bienes muebles e inmuebles no se
realizaron en razón que la SENPLADES tiene personal de servicios generales que dan
atención inmediata a los requerim ientos institucionales; en referencia al transporte de
personal, al mantenim iento preventivo y correctivo vehicular y a la adm inistración de las
pólizas de seguros expresó que se realizaron procesos de contratación.
Lo expresado por los servidores no modifica lo comentado por el equipo de control, por
cuanto en la Dirección Administrativa, en los años 2013 y 2014, no se generaron varios
productos contemplados en el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por
Procesos, siendo éstos en su mayoría planes e informes, independientes a los previstos
en el POA y a los procesos de contratación realizados.
Talento Humano
La Directora de Talento Humano con oficios SENPLADES-CGAF-DTH-2015-0054-OF
de 20 de febrero de 2015, 62, 94, 95, 111 y 114 de 6, 20, 30 y 31 de marzo de 2015,
respectivamente, presentó documentos relacionados con los productos que debía
generar esa dirección en cumplim iento a lo previsto en los numerales 6.7.2.1.1 "Gestión
de Talento Humano” y 2.1.1 "Dirección de Talento Humano”, de los Estatutos Orgánicos
de Gestión Organizacional por Procesos vigentes en el período examinado; del análisis
a la misma, se estableció que en los años 2013 y 2014, no se generaron los siguientes
productos:
PRODUCTOS AÑO 2013 PRODUCTOS AÑO 2014Plan de Fortalecimiento InstitucionalReglamento Interno de Administración de PersonalPlan de evaluación de desempeño Plan de evaluación de desempeñoPlan anual de vacaciones Plan anual de vacacionesInforme de ejecución de plan anual de vacaciones Informe de ejecución del Plan anual de vacaciones
Pían de mejoramiento sobre resultados de ia evaluación de desempeño
Plan de mejoramiento sobre los resultados de la evaluación de desempeño
Plan de Bienestar SocialPlan de Bienestar laboral y Salud Ocupacional de los servidores de la SENPLADESDiagnóstico demográfico del Talento Humano
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Asi como, los productos establecidos en los numerales 2.1.1.2 “Adm inistración del
Sistema Integrado del Talento Humano”, subproceso de "Evaluación de Desempeño",
y, 2.1.1.4 “Gestión de la Calidad del Servicio y de Atención Ciudadana", del Estatuto
Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos vigente para el año 2014, no fueron
generadas por la Dirección de Talento Humano.
El equipo de control con oficios 78, 80, 81, 89 y 90-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de
27 de abril de 2015, comunicó los resultados provisionales al ex y actual Coordinador
General Adm inistrativo Financiero, ex y actual Directora de Talento Humano, sin recibir
respuesta.
El Coordinador General Administrativo Financiero, cuya gestión fue en el período de 13
de marzo al 31 de octubre de 2014, posterior a la lectura del borrador de informe,
efectuada el 8 de mayo de 2012, mediante oficio SENPLADES-CGAF-DF-2015-0056-
OF de 15 de mayo de 2015, adjuntó el oficio SENPLADES-CGAF-2014-1184-M de 8 de
julio de 2014, con el cual solicitó a la Directora de Talento Humano el avance de la
implementación del: Reglamento Interno de Talento Humano, plan anual de talento
humano, plan anual de vacaciones, entre otros
Lo expuesto por el servidor no modifica lo comentado; por cuanto la Dirección de Talento
Humano no presentó los productos como: plan de talento humano, plan de vacaciones,
así como no se evidenció las acciones tomadas por la Directora para ejecutar lo
solicitado
T ecno log ía de la In fo rm a c ió n y C om un icac ión
En los años 2013 y 2014 no se generaron los siguientes productos:
________________________________PRODUCTOS AÑO 2013 y 2014________________________________
Planes operativos de las Tecnologías de la Información (T.l) formulados y ejecutados________________Plan de continuidad de operaciones y recuperación de desastres___________________________________
Procesos y proyectos de T.l. coordinados, controlados, documentados y respaldados por registros que evidencien su ejecución .
Estándares, metodologías, arquitecturas, tecnologías, e infraestructuras de tecnologías adecuadas a las necesidades de la institución, a tendencias tecnológicas, a buenas prácticas y disposicionesgubernamentales_______________________________________________________ :______________________Políticas y Normativas para el uso de las T.l implementadas y controladas, acorde a las políticasemitidas por la Secretaría Nacional de la Administración Pública.___________________________________Planes y Registros de instalación, configuración, administración, mantenimiento y monitoreo de los equipos, aplicaciones' y servicios.___________________________________________________
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Dirección de Auditoría de Adm inistración Central
Lo expuesto se originó por cuanto los Coordinadores Generales Administrativos
Financieros, Coordinadora General de Gestión Estratégica y los Directores:
Administrativo, Talento Humano y de Tecnologías de la Información, no implementaron
actividades de monitoreo y seguim iento a los procesos, a fin de determ inar la generación
de los productos y servicios dispuestos en el Estatuto Orgánico de Gestión
Organizacional por Procesos, consecuentemente no se realizaron oportunamente
acciones correctivas y mejoras de los mismos, inobservaron lo que dispone el artículo
22, letra a) de la Ley Orgánica del Servicio Público, la Segunda y Cuarta Disposición
General del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de
SENPLADES, que señalan:
"... SEGUNDA.- La estructura básica, productos y servicios que se gestionen en las Unidades Adm inistrativas de la Senplades, se sustentarán conforme la misión, responsabilidades y atribuciones establecidos en e l presente Estatuto Orgánico p o r Procesos para cada una de las unidades administrativas, tanto de los procesos Habilitantes de Asesoría y Apoyo, como en los procesos Agregadores de Valor...- CUARTA.- Los funcionarios y servidores de la Senplades, deberán sujetarse a la jerarquía establecida en la estructura orgánica por procesos establecida , así como a l cumplim iento de las atribuciones, responsabilidades, productos y servicios, determ inados en e l presente Estatuto Orgánico. Su inobservancia será sancionada de conform idad con las leyes y reglamentos v igentes... ”
i
Así como la Norma de Control Interno 401-03 “Supervisión” ; consecuentemente
incumplieron lo establecido en los numerales: 6.7.2.1 “Gerenciam iento Administrativo-
Financiero” , letras e), f) y g); 6.7.1.7 “Coordinación General de Gestión Estratégica” ,
letra g); 6.7.2.1.3 “Gestión Adm inistrativa”, letra a); 6.7.2.1.1 “Gestión del Talento
Humano”, 6.7.1.7.3 “Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación", letra a);
6.7.1.7.3.1 “Planificación TICs"; 6.7.1.7.3.3 “Gestión de Infraestructura y Operaciones”
del Estatuto Orgánico Organizacional por Procesos de la SENPLADES, vigente en el
año 2013; numerales: 2.1 “Coordinación General Administrativa Financiera” , letras c) y
d); 1.6 “Coordinación General de Gestión Estratégica, letra g); 2.1.3 "Dirección
Adm inistrativa” , letra a); 2.1.3.1 “Servicios institucionales” ; 2.1.3.3 Almacén,
administración y mantenim iento de bienes e inventarios; 2.1.3.4 “Seguros”; 2.1.1.
“Dirección de Talento Humano”, letra g); 2.1.1.1. “Adm inistración de la Normativa de
Talento Humano” ; 2.1.1.2 “Administración del Sistema Integrado del Talento Humano”;
2.1.1.3. “Bienestar Laboral y Seguridad Ocupacional” ; 2.1.1.4. “Gestión de la Calidad
del Servicio y de Atención Ciudadana” ; 1,6.3. “Dirección de Tecnologías de Información
y Comunicación” , letra a); 1.6.3.1. “Planificación TICs” ; 1.6.3.3. “Gestión de
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Infraestructura y Operaciones" del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por
Procesos, vigente y el artículo 77, numeral 2, letras a) y b), de la Ley Orgánica de la
Contraloría General del Estado.
El equipo de control con oficios 76, 77, 91, 92 y 93-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de
27 de abrí! de 2015, comunicó los resultados provisionales al ex y actual Coordinador
General de Gestión Estratégica, ex y actual Director de Tecnologías de Información y
Comunicación, sin recibir respuesta.
El Coordinador General de Gestión Estratégica, encargado y el Director de Tecnologías
de Información y Comunicación, posterior a la lectura del borrador de informe, efectuada
el 8 de mayo de 2015, mediante oficios SENPLADES-CGGE-2015-0038-OF y
SENPLADES-CGGE-DTIC-2015-0024-OF de 7 de mayo de 2015, recibidos el 8 de
mayo de 2015, informaron que a partir de octubre de 2014, se están realizado acciones
para generar los productos observados en el presente examen, por lo que lo comentado
por el equipo de control se mantiene. ,
Conclusión
Varios productos establecidos en el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por
Procesos, para las Direcciones: Administrativa, Talento Humano y Tecnologías de la
Información no se generaron, debido a la falta de actividades de monitoreo y
seguimiento de los procesos y sus productos, por parte de los Coordinadores Generales
Administrativos Financieros, Coordinadora General de Gestión Estratégica y los
Directores: Administrativo, Talento Humano y de Tecnologías de ía Información, lo que
originó que no se realicen acciones correctivas y mejora de los mismos.
Recomendaciones '
Al Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo
4. Dispondrá al Director de Talento Humano revise el Estatuto Orgánico de Gestión
Organizacional por Procesos vigente, juntamente con los responsables de las
unidades administrativas existentes, a fin de reestructurar los productos a generar,
sobre la base de las atribuciones y responsabilidades de cada área, procesos
^ i r e - i r t f h 5 cctrcc
Secretaria Nacional de Planificación y Desarrollo 35
Dirección de Auditoria d e Adm inistración Central
existentes y la normativa legal vigente, luego de lo cual, presentará el documento
para su aprobación.
A los Coordinadores: General Administrativo Financiero y de Gestión Estratégica
5. Realizarán el monitoreo y seguimiento a la generación de los productos de las
unidades adm inistrativas bajo su dependencia, establecidos en el Estatuto
Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos vigente, acción de la cual
presentaran un informe al Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo, para su
aprobación y acciones correctivas.
Componente Administrativo
Procesos de contratación no concluidos en el portal del SERCOP
El Director Administrativo, con oficio SENPLADES-CGAF-DA-2015-0008-OF de 12 de
febrero de 2015, presentó al equipo de control, el detalle de los procesos de contratación
realizados en los años 2013 y 2014, determinándose las siguientes novedades:
- La información contenida en el detalle es incompleta, en varios procesos de
contratación no tienen el estado de ejecución, fecha de suscripción del contrato
principal y complem entario y fecha de suscripción de las actas de entrega recepción,
entre otros, datos que no concuerda con la establecida en el portal de Compras
Públicas: por lo que ésta no es veraz y confiable.
- En el portal de Compras Públicas se estableció que en los años 2013 y 2014, el 39%
y el 33%, respectivamente, de los procesos de contratación no tienen el estado de
finalizado, a pesar que se suscribieron las actas de entrega recepción y terminó el
plazo del respectivo contrato, conforme se detalla a continuación:
Estado de los procesos de contratación en el portal de
compras públicas
Año 2013 Año 2014Número de procesos
Porcentaje%
Número de procesos
Porcentaje%
Procesos concluidos en el portal 110 61 106 67Cancelado 2 2Desierto 32 34Finalizado 71 69¡Finalizado por mutuo acuerdo 5 1
Procesos no concluidos en el portal 70 39 52 33Adjudicado 1 0Adjudicado - Registro de Contratos 39 34
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Estado de los procesos de contratación en el portal de
compras públicas
Año 2013 Año 2014
Número de procesos
Porcentaje%
Número de procesos
Porcentaje%
Borrador (no se encuentra en el portal) 1 0Calificación de participantes 1 0Ejecución de contrato 20 9En recepción 8 8Por adjudicar 0 1TOTAL PROCESOS DE CONTRATACIÓN 180 100 158 100
Fuente: Dirección Administrativa, oficio SENPLADES-CGAF-DA-2015-0008-OF de 12 de febrero de 2015.
- Documentación de los procesos de contratación efectuados en los años 2013 y 2014,
referente a las etapas contractual y de ejecución como: contratos principales,
complem entarios y actas de entrega recepción, no fueron subidos al portal de
Compras Públicas, como se detalla a continuación: -
Documentación no subida al portal compras públicasNo. Procesos
año 2013No. Procesos
año 2014Contrato 31 26Acta de entrega recepción 59 46Contrato complementario 8 10
SUMAN 98 82Fuente: Dirección Administrativa
Lo expuesto se presentó debido a la falta de supervisión de los Directores
Adm inistrativos de turno, sobre la delegación emitida a los administradores de los
contratos para la publicación en el portal Compras Públicas, de los documentos
relevantes de las etapas contractual y de ejecución, lo que originó que la información de
¡os procesos subidos en el portal sea incompleta y desactualizada y se afecte al principio
de transparencia de información y del proceso; inobservando lo establecido en los
artículos: 21 y 97 de ¡a Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, 13,
31 y 147, de su Reglamento General, la Resolución INCOP-053-2011 de 14 de octubre
de 2011, publicada en el Registro Oficia! 634 de 6 de febrero de 2012,
consecuentemente incumplieron lo dispuesto en los numerales: 6.7.2.1.3 “Gestión
Adm inistrativa" de! Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos, vigente
en el año 2013; numerales: 2.1.3 "Dirección Administrativa” , letra a); 2.1.3.2 “Compras
Públicas” , del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos, vigente; y, los
deberes y atribuciones previstos el artículo 77, numeral 2, letra a) de la Ley Orgánica de
la Contraloría General del Estado.
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Dirección de Auditoría de Administración Central
El equipo de control, con oficios 82, 83, 84, 85 y 97-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 27
de abril de 2015, comunicó los resultados provisionales al ex y actual Director Administrativo,
sin recibir respuesta
El Director Administrativo, cuya gestión fue en el período de 1 de julio al 10 de diciembre de
2014, posterior a la lectura del informe borrador, efectuada el 8 de mayo de 2015, mediante
comunicación de 15 de mayo de 2015, informó que la responsabilidad de la Dirección
Administrativa en el portal de Compras Públicas, es hasta publicar el contrato en el Sistema
Oficial de Contratación del Estado, y que a cada administrador del contrato se le crea un
usuario y clave, para que opere el portal, brinde acompañamiento y determine las novedades
que se presenten en la ejecución de! contrato.
Lo expresado por el servidor no modifica lo comentado por el equipo de control, por cuanto
según el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la SENPLADES,
establece como uno de los productos de la Dirección Administrativa el registro de la
documentación precontractual, contratos y actas de entrega - recepción en el portal de
compras públicas; y, es de responsabilidad del Director Administrativo verificar su
cumplimiento.
Conclusión
La Dirección Administrativa no contó con un registro completo de la información de los
procesos de contratación efectuados en los años 2013 y 2014, por lo que, varios procesos
no tienen el estado de ejecución, fechas de suscripción de los contratos principales,
complementarios y actas de entrega recepción; y, documentación relevante de las etapas
contractual y ejecución, como: contrato principal, complementario y actas de entrega
recepción que no fueron publicadas en el portal de Compras Públicas, debido a la falta de
supervisión del Director Administrativo, a la delegación emitida a los administradores de los
contratos para que se encarguen de su publicación, lo que originó que la información de los
procesos subidos en el portal sea incompleta y desactuallzada y se afecte al principio de
transparencia de información y del proceso.
Recomendaciones
Al Coordinador General Administrativo Financiero
6. Vigilará y dispondrá al Director Administrativo lleve un registro de los procesos de
contratación suscritos, el mismo que deberá contener información completa y
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo 38
Dirección de Auditoría de Administración Central
actualizada, relacionada con las etapas precontractual, contractual, ejecución y
recepción del objeto contractual, lo que facilitará el seguimiento del estado de
ejecución de los procesos contractuales.
Al Director Administrativo
7. Dispondrá al servidor responsable, ingrese en el portal de Compras Públicas toda
la documentación relevante relacionada con cada una de las etapas de los procesos
de contratación; así como, requerirá oportunamente a los administradores de los
contratos las actas de entrega - recepción definitivas de los contratos cuya
ejecución finalizó, a fin de actualizar el estado de los procesos y garantizar el
principio de transparencia de la información.
Adquisición de bienes y servicios por montos pequeños mediante procesos de
contratación por ínfima cuantía
El Director Administrativo, mediante oficio SENPLADES-CGAF-DA-2015-0019-OF de
23 de marzo de 2015, presentó al equipo de control, el detalle de adquisiciones
realizadas mediante el proceso de contratación de ínfima cuantía, determinándose que
en los años 2013 y 2014, se realizaron 377 y 360 procesos, respectivamente, como se
detalla a continuación:
MONTO RANGO MÍNIMO
USD
MONTO RANGO MÁXIMO
USD
AÑO 2013 No. PROCESOS
ÍNFIMA i % CUANTÍA I
AÑO 20 No. PROCESOS
ÍNFIMA CUANTÍA
14
%
0,00 50,00 30 8 40 1151,00 100,00 43 11 58 16
101,00 200,00 88 24 33 9 .....201,00 6 473,37 216 57 í201,00 6 860,13 ¡ 229 64
TOTAL 377 100 360 100
Del cuadro precedente se establece que en los años 2013 y 2014, se realizaron
procesos de ínfima cuantía por montos de hasta 50 USD, por objetos como: emisión de
firma digital, mantenimiento de equipos y vehículos, alimentación, adquisición de
pasajes aéreos, renovación del SOAT, certificaciones notariales y compra de
suministros, gastos que debían efectuarse con los fondos de caja chica, creados para
r& iveirifa y
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo 39
Dirección de Auditoría de Adm inistración Central
la Coordinación General Administrativa Financiera y la Dirección Administrativa, para
cancelar obligaciones imprevisibles, urgentes y de valor reducido.
El artículo 7, del Reglamento para la Administración de Fondos de Caja Chica de la
SENPLADES, expedido mediante Acuerdo 582-2012 de 2 de abril de 2012, establece
12 pagos de bienes y servicios por los que se puede utilizar los recursos del fondo, entre
los cuales se encuentran: adquisición de documentos, formularios o solicitudes oficiales,
suministros e insumos y pago de derechos notariales; por lo que los Directores
Administrativos en sus períodos de gestión, no aplicaron correctam ente el proceso de
contratación por ínfima cuantía, por cuanto autorizaron adquisiciones de bienes y
servicios por montos que debían efectuarse con ios Fondos de la Caja Chica, lo que
originó que no se agilice la obtención del bien o servicio requerido.
El Director Administrativo, cuya gestión fue en el período de 11 de marzo de 2013 al 18
de febrero de 2014, inobservó lo establecido en el artículo 7, del Reglamento para la
Administración de Fondos de Caja Chica de la SENPLADES, la Norma de Control
Interno 200-08 “Adhesión a las políticas institucionales”, e incumplieron lo dispuesto en
los numerales: 6.7.2.1.3 “Gestión Adm inistrativa” , del Estatuto Orgánico de Gestión
Organizacional por Procesos vigente en el año 2013; numerales 2.1.3. “Dirección
Adm inistrativa” , letra b), 2.1.2.2. "Compras Públicas” , del Estatuto Orgánico de Gestión
Organizacional por Procesos vigente; y, los deberes y atribuciones previstos artículo 77,
numeral 2, letra a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
El equipo de control, con oficios 82, 83, 84, 85 y 97-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de
27 de abril de 2015, comunicó los resultados provisionales al ex y actual Director
Administrativo, sin recibir respuesta.
El Director Adm inistrativo, que actuó en el período de 1 de ju lio al 10 de diciembre de
2014, posterior a la lectura del borrador de informe, efectuada el 8 de mayo con
comunicación de 15 mayo de 2015, indicó que la casuística del uso de ínfima cuantía
publicado por el SERCOP con Resolución INCOP 062-2012, no establece monto
mínimo para el desarrollo de los procedimientos de ínfima cuantía, con lo cual no se
limita la adquisición de bienes y servicios por valores menores a 50,00 USD.
Secretaría N acional d e P lanificación y Desarrollo 40
Dirección de Auditoria de Adm inistración Centrat
El Coordinador General Administrativo Financiero, mediante oficio SENPLADES-CGAF-
2015-0075-OF de 15 de mayo de 2015, se refirió en términos iguales al Directori
Administrativo.
Lo expresado por los servidores no modifica lo comentado por el equipo de control, por
cuanto los Directores Administrativos, al contar con fondos de caja chica, debieron
utilizar los mismos, para agilizar la obtención de los bienes y servicios contemplados en
el Reglamento para la Administración de Fondos de Caja Chica de la SENPLADES, yi
aplicar el proceso de contratación por ínfima cuantía, de bienes y servicios que no se
consideró en el reglamento descrito.
Conclusión
El D irector Administrativo, autorizó adquisiciones de bienes y servicios por procesos de
ínfima cuantía, por montos menores a 50,00 USD, debido a que no consideraron lo
previsto en el Reglamento para la Administración de Fondos de Caja Chica de la
SENPLADES, para atender gastos imprevisibles, urgentes y de valor reducido, lo que
originó que no se agilice la obtención del bien o servicio requerido.
Recomendación
Al Director Administrativo
8. Elaborará un proyecto de Reglamento Interno que contenga el monto mínimo a
considerarse para la adquisición de bienes y servicios mediante el proceso de
contratación por ínfima cuantía, a fin de agilizar la obtención de' lo requerido,
documento que previo conocimiento del Coordinador General Administrativo
Financiero, será presentado al Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo,
para su aprobación, posterior difusión y aplicación.
Componente Financiero
Conciliación de bienes de larga duración no realizada
El equipo de control con oficio 067-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 8 de abril de
2015, solicitó a! Director Administrativo, el saldo de bienes de larga duración
perteneciente al grupo contable 141.01 “Bienes Muebles” con corte al 31 de diciembre
de 2013 y 2104, quien con oficio SENPLADES-CGAF-DA-2015-0023-OF de 14 de abril$ ■ C U erren ' tl t i n v
Secretaría Nacionat de Planificación y Desarrollo 41
Dirección de Auditoría de Administración Central
de 2015, presentó el informe SENPLADES-CGF-DA-UB-2105-001 de 9 de abril de 2015,
suscrito por el Responsable de bienes, en el que se estableció que el saldo de activos
fijos generado por el sistema Olympo, al 31 de diciembre del año 2013, fue de
6,028.616,27 USD y en el año 2014 fue de 6.790.910,66 USD, los mismos que no
concilian con el saldo contable de 4.007.203,73 USD y 6.543.822,20 USD,
manteniéndose diferencias en más en el 2013 de 2 021.412,54 USD y en el 2014 de
247.088,46 USD, obtenidos del sistema eSlGEF; como se demuestra en el cuadro
siguiente:ITEM Saldos al 31-12-2013 Saldos al 31-12-2014 Diferencias
del año 2013 USD
Diferencias del año
2014 USD
eSlGEF USD (*)
OlympoUSD
eSlGEF USD (■)
OlympoUSD
Mobiliario 337 562,36 ....... 462 541.55
515 953,45 489 213,25 519 689,72 178 391,09 30 476,47Maquinaria y Equipos
826 466,13 835 228,40
........512 818,29
962 443.00 363 924,58 127 214,60
Vehículos 371 800,35 488 405,29 512 818, 29 116 604,94 0.00Herramientas 1 432,89 1 313,26 2 568,08 2 291,08 (119,63) (277,00)Equipos Sistemas y Paquetes Informáticos
2 814 580,77........... “ ..... .... ..
4 179 069,75 4 682 597,38 4 776 260,18 1 364 488,98 93 662,80
Libros y Colecciones
18 115,45 17 328,39 20 400,55 17 328,39 (787,06) (3 072,16)
BienesArtisticos y culturales
80,00 80,00 80,00 80,00
Partes y Repuestos
1 170,36 996,25 - (1 170,36) (996,25)
TOTAL 4 007 203,73 6 028 616,27 6 543 822,20 6 790 910,66 2 021 412,54 247 088,46(*)= valores sin depreciaciones
Diferencia que por falta de coordinación entre el Director Administrativo y Director
Financiero, se mantuvo en el 2014, a pesar de que la Dirección Administrativa realizó la
constatación física en el año 2014, según se establece en los informes presentados a!
Director Administrativo, por el Responsable de los Bienes, mediante memorandos
SENPLADES-CGAF-DA-2014-0018-M de 6 de enera de 2014, y SENPLADES-CGAF-
DA-201 5-0131 -M de 30 de enero de 2015.
Por lo que, inobservaron lo que establece la Norma de Control Interno 406-10
“Constatación física de existencias y bienes de larga duración”, e incumplieron lo
establecido en los numerales: 6.7.2.1.3 “Gestión Administrativa y Soporte Tecnológico”,
letra b) y 6.7.2.1.2 “Gestión Financiera”, letras b) y d), del Estatuto Orgánico de Gestión
Organizacional por Procesos de la SENPLADES vigente para el año 2013; numerales:
2.1.3. "Dirección Administrativa”, letras a) y I) y 2.1.2. “Dirección Financiera”, letra b), del
Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la SENPLADES vigente;
así como los deberes y atribuciones previstos en el artículo 77, numeral 2, letra a) de la
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
2> c c ia f e t i / a u c /o s
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo 42
Dirección de Auditoría de Administración Central
El equipo de control, con oficio 069-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 15 de abril de
2015, solicitó al Director Financiero, informe los motivos por los cuales se mantienen
estas diferencias y que acciones correctivas se han tomado, en respuesta, mediante
oficio SENPLADES-CGAF-DF-2015-0052-OF de 7 de mayo de 2015, indicó que desde
abril de 2015, se está realizando la conciliación de los saldos entre la Dirección
Financiera y la Dirección Administrativa.
Además, con oficios 82, 83, 84, 85, 86, 87, 88 y 97-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de
27 de abril de 2015, se comunicaron los resultados provisionales al ex y actual Director
Administrativo; ex y actual Director Financiero, sin recibir respuesta.
El Director Administrativo, que actuó en el período de 1 de julio al 10 de diciembre de
2014, posterior a la lectura de borrador de informe, efectuada el 8 de mayo de 2015,
mediante comunicación de 15 de mayo de 2015, indicó que se mantuvieron reuniones
entre la Dirección Administrativa y Financiera para realizar ¡a conciliación de los saldos.
La Directora Financiera, cuya gestión fue en el período de 1 de enero al 24 de
septiembre de 2013, con comunicación de 15 de mayo de 2015, indicó que en abril de
2011 se contrató a una persona exclusivamente para realizar el registro y análisis de los
bienes institucionales, producto de lo cual a septiembre de 2013 se tenía depurado ¡os
movimientos contables de los años 2007 al 2012.
El Director Financiero, encargado, que actuó en el período de 24 de septiembre de 2013
al 16 de junio de 2014, con comunicación de 7 de mayo de 2015, presentó
documentación sobre las acciones tomadas conjuntamente con la Dirección
Administrativa para conciliar los saldos contables, e indicó que para el año 2014, se
renovó el contrato de la persona que estaba llevando el proceso de conciliación de los
activos fijos con ¡a información del sistema OLYMPO.
Lo expuesto por ¡os servidores, no modifica lo comentado por el equipo de control, en
razón que ¡os saldos de contabilidad de los bienes de larga duración, de los años 2013
y 2014 no se encontraron conciliados con los saldos físicos, a pesar de que los ex
Directores Financieros y Administrativos, desde el año 2007 realizaron las gestiones
para conciliar los saldos, objetivo que a abril del año 2015 no se ha cumplido; además,
no se presentó la documentación que evidencia la conciliación de saldos de los bienes
de larga duración en los años 2013 y 2014.
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo 43
Dirección de Auditoría de Administración Central
Conclusión
El saldo ai 31 de diciembre del 2014, del grupo bienes muebles, generado en el sistema
Olympo, no concilia con el saldo contable obtenido del sistema eSlGEF, debido a la
falta de coordinación entre los Directores: Administrativo y Financiero, situación que no
permitió determinar diferencias y realizar los ajustes que correspondan.
Recomendación
Al Coordinador General Administrativo Financiero
9. Dispondrá al Director Administrativo y al Director Financiero, en base de las
constataciones físicas efectuadas, realicen los registros y ajustes respectivos a la
información de activos fijos y contable, a fin de que los saldos obtenidos de los
sistemas OLYMPO y eSlGEF estén conciliados, acción de la cual le presentarán un
informe para su aprobación.
Componente de Talento Humano
Implementación del Manual de Descripción, Valoración y Clasificación de Puestos
suspendida
La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, durante el año 2013, no contó con
el Manual de Descripción, Valoración y Clasificación de Puestos, instrumento de gestión
técnica y normativa que establece los cargos que requiere la entidad para el
cumplimiento de sus objetivos e indispensable para ejecutar los concursos de méritos y
oposición, documento que a finales del año 2013, fue aprobado por el Ministro de
Relaciones Laborales con Resolución MRL-2013-0648 de 29 de noviembre de 2013,
reformado con Resolución MRL-2014-0001 de 2 de enero de 2014; cuyo proceso de
implementación en el año 2014, fue suspendido, según informó al equipo de control, la
Directora de Talento Humano, con oficio SENPLADES-CGAF-DTH-2015-0062-OF de 6
de marzo de 2015, en el que indicó:
"... actualmente el Manual de Clasificación de Puestos se está aplicando a los contratos de servicios ocasionales, sin embargo, considerando las restricciones presupuestarias, necesidad institucional, entre otros temas de gestión interna y la capacidad operativa de la Dirección de Talento Humano, se decidió suspender el
Secretaria Nacional de Planificación y Desarrollo 44
Dirección de Auditoría de Administración Central
proceso de implementación del Manual de Clasificación de Puestos hasta nueva disposición en nombramientos y vacantes....".
Adjuntó documentación relacionada con las gestiones realizadas por la SENPLADES
en el año 2014, para implementar el Manual de Clasificación de Puestos, siendo éstos:
- El Coordinador General Administrativo Financiero, con memorando SENPLADES-
CGAF-2014-0034-M de 9 de enero de 2014, informó a las unidades organizacionales
acerca de la actualización de los expedientes de los servidores bajo la modalidad de
nombramiento, con el fin de que la Dirección de Talento Humano pueda implementar
el Manual de Descripción Valoración y Clasificación de Puestos.
- El Secretario Nacional de la SENPLADES con oficio SENPLADES-SNPD-2014-
0232-OF de 26 marzo de 2014, solicitó al Ministro de Relaciones Laborales la
designación de técnicos que brinden acompañamiento y asesoría en el proceso de
análisis ocupacional; y, remitió las políticas para la ubicación de puestos de los
servidores/as de SENPLADES para la revisión y aprobación.
Al respecto, la Subsecretaría Técnica de Fortalecimiento del MRL con oficio MRL-
STF-2014-0618 de 21 de mayo de 2014, indicó los requisitos necesarios para realizar
el estudio de implementación del Manual de Puestos.
- La Coordinadora General Administrativa Financiera (E), con oficio SENPLADES-
CGAF-2014-0134-OF de 22 de mayo 2014, solicitó a la Subsecretaría Técnica de
Fortalecimiento del Ministerio de Relaciones Laborales, apruebe las políticas para la
implementación del Manual de Puestos; quien con oficio MRL-STF-2014-0943 de 11
de junio de 2014, manifestó que las políticas presentadas serán aprobadas
juntamente con los documentos que forman parte del citado Manual.
El Coordinador General Administrativo Financiero con memorando SENPLADES-
CGAF-2014-1187-M de 8 de julio de 2014, informó a los titulares de las unidades
organizacionales de la SENPLADES, el inicio del proceso de implementación del
Manual de Descripción, Valoración y Clasificación de Puestos, para lo que solicitó
que se designe un responsable por cada unidad, quien recibiría capacitación por
parte de la Dirección de Talento Humano.
i í t a r c r i f o ^ c u i t o
Secretarla Nacional de Planificación y Desarrollo 45
Dirección de Auditoría de Administración Central
- El Coordinador General Administrativo Financiero, con oficio SENPLADES-CGAF-
2014-0169-OF de 22 de julio de 2014, solicitó al Subsecretario Técnico de
Fortalecimiento del MRL, el criterio respecto si procede la revisión de la clasificación
y valoración de los puestos que actualmente se encuentren ocupados con
nombramiento provisional, aquellos cuyos titulares se encuentran con cambio
administrativo y aquellos cuyos titulares fueron declarados en comisión de servicios
en otras instituciones, sin remuneración, a lo cual el funcionario del MRL, indicó las
acciones que se deben considerar para los casos citados.
Además, detalló el avance de un 95% en los procesos de implementación de puestos
de las actividades: Llenar el formulario de análisis ocupacional y Convalidar los
requisitos del puesto establecidos en el manual de clasificación de puesto con la
información consignada por el servidor en el formulario de análisis ocupacional SIITH,
expedientes y políticas de optimización del Talento Humano, actividad en la que tiene
como pendientes: Emitir informe previo en el formulario de análisis ocupacional para
revisar la clasificación de puestos sobre la base del Manual de Clasificación de Puestos;
elaborar el listado de asignaciones; elaborar el informe técnico de la DATH justificado la
inclusión o revisión a la clasificación de puestos; y, remitir al Ministerio de Trabajo la lista
de asignaciones para su análisis y dictamen.
Sin embargo de lo expuesto, no se presentaron los documentos que evidencien que a
partir de agosto del año 2014, las Directoras de Talento Humano, en sus períodos
respectivos realizaron las gestiones para continuar con el proceso de implementación,
lo que ocasionó que no se realicen concursos de méritos y oposición en los años 2013
y 2014, y se reclute personal bajo el régimen de contrato ocasional sobrepasando el
límite establecido en la LOSEP, que fue autorizado por el Ministerio de Relaciones
Laborales con oficios MRL-CT-2014-EDT de 13 de febrero de 2014 y MRL-CT-2014-
EDT-5277 de 26 de septiembre de 2014; por lo que inobservaron lo dispuesto en los
artículos: 52, letra d), de la Ley Orgánica del Servicio Público y 2 de la Resolución MRL-
2013-0648 de 29 de noviembre de 2013, con la que se expidió el Manual de Descripción,
Valoración y Clasificación de Puestos, que establece:
"... La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, -SENPLADES-, sobre la base del Manual de Descripción, Valoración y Clasificación de Puestos vigente, procederá a realizar el análisis ocupacional de las posiciones que ocupan los servidores, a efectos de aplicar el proceso de clasificación de puestos, estudio que deberá ser remitido a esta Cartera de Estado para su aprobación...",
c lc u re í i ¿ a J «,•________________________________________________________
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo 46
Dirección de Auditoría de Administración Central
Además, inobservaron la Norma de Control Interno 407-02 “Manual de Clasificación de
Puestos” e incumplieron lo dispuesto en los numerales: 2.1.1 ."Dirección de Talento
Humano”, letra d) y 2.1.1.2. “Administración del Sistema Integrado de Talento Humano”,
del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos vigente; y, los deberes y
atribuciones previstos en el artículo 77, numeral 2, letra a) de la Ley Orgánica de la
Contraloría General del Estado.
El equipo de control con oficios 89 y 90-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 27 de abril
de 2015, comunicó los resultados provisionales a la ex y actual Directora de Talento
Humano, sin recibir respuesta.
La Directora de Talento Humano, posterior a la lectura del borrador de informe,
efectuada el 8 de mayo de 2015, mediante oficio SENPLADES-CGAF-DTH-2015-0183-
OF de 15 de mayo de 2015, presentó documentación que evidencia que desde enero
del año 2015, ha realizado gestiones en el Ministerio de Trabajo para reformar e
implementar el Manual de descripción, valoración y clasificación de puestos.
Lo expresado por la servidora confirma lo comentado por el equipo de control, pues se
ha iniciado a partir de enero de 2015 las gestiones ante el Ministerio de Trabajo para la
implementación del Manual de Descripción, Valoración y Clasificación de puestos, esto
en razón de que para el año 2013 la SENPLADES no contó con este instrumento y en
el año 2014 no se realizó gestión para su implementación.
Conclusión
La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, para el año 2013, no contó con el
Manual de Descripción, Valoración y Clasificación de Puestos, documento que a finales
del año 2013, fue aprobado por el Ministro de Relaciones Laborales, con Resolución
MRL-2013-0648 de 29 de noviembre de 2013, reformado con Resolución MRL-2014-
0001 de 2 de enero de 2014; el cual en el transcurso del año 2014, pasó por un proceso
de implementación, que fue suspendido por restricciones presupuestarias, necesidad
institucional y capacidad operativa de la Dirección de Talento Humano, el mismo no se
reinició por falta de gestión de la Directora de Administración de Talento Humano, lo que
ocasionó que en los años 2013 y 2014, no se realicen concursos de méritos y oposición;
r f í cAcci f / r / j / u y S í t i t e
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo Al
Dirección de Auditoría de Administración Central
y, se reclute personal bajo el régimen de servicios ocasionales que sobrepasó el límite
establecido en la LOSEP, que fue autorizado por el Ministerio de Relaciones Laborales.
Recomendación
Al Coordinador General Administrativo Financiero
10. Vigil ará y dispondrá a la Directora de Talento Humano continúen con las gestiones
ante el Ministerio de Trabajo, sobre el proceso de implementación del Manual de
Descripción, Valoración y Clasificación de Puestos, a fin de que sean aprobados y
se lleve a cabo los concursos de méritos y oposición.
Plan de Talento Humano no fue aprobado para el año 2013 y no se elaboró para el
año 2014.
El equipo de control, con oficio 019-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 9 de febrero de
2015, solicitó a la Directora de Talento Humano las Resoluciones de aprobación del
Plan de Talento Humano de los años 2013 y 2014, quien, mediante oficio SENPLADES-
CGAF-DTH-2015-0054-OF de 20 de febrero de 2015, indicó:
"... Para el ejercido fiscal 2013 el Ministerio de Trabajo no remitió las directrices procedí mentales y los instrumentos técnicos a aplicarse para la Planificación de Talento Humano... no obstante la Dirección de Talento Humano, internamente elaboró la Planificación sobre ia base de lo establecido para el ejercicio fiscal 2012...- Para el ejercicio fiscal 2014, con Oficio Nro. SENPLADES-CGÁF-014-0055-OF de 23 de febrero de 2014 se solicitó las directrices e instrumentos técnicos para realizar la Planificación de Talento Humano...”.
Y con oficio SENPLADES-CGAF-DTH-2015-0111-0F de 30 de marzo de 2015, presentó
un Informe Técnico de Planificación de Talento Humano correspondiente al año 2013,
sin adjuntar documentos que evidencien que envió al Ministerio de Relaciones Laborales
actual Ministerio de Trabajo, para su aprobación; respecto al Plan de Talento Humano
del año 2014, no proporcionó el documento que evidencie que se elaboró este
instrumento técnico, esto, por cuanto no recibió las directrices del Ministerio de
Relaciones Laborales; por lo que, la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo,
en los años señalados no contó con un Plan de Talento Humano, que contenga el
análisis, diagnóstico y estadística de personal existente, necesario para el
desenvolvimiento de la gestión, el mismo que se alinee al plan estratégico, planes
operativos anuales, programas y proyectos institucionales.
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo 48
Dirección de Auditoria de Administración Central
Situación originada por cuanto los Coordinadores Generales Administrativos
Financieros, en sus períodos de gestión no supervisaron las actividades y la Directora
de Talento Humano no realizó las gestiones para la aprobación de la Planificación de
Talento Humano del año 2013 ni elaboró la correspondiente al año 2014, en función de
las necesidades de personal, funcionalidad de las diferentes unidades, áreas o procesos
operativos y administrativos de la estructura organizacional; y, sustentado además en el
diagnóstico de personal según información estadística de cada unidad; requerimientos
que debieron consolidarse hasta el 30 de septiembre del 2013, en aplicación a lo que
establece el artículo 6, de la Norma Técnica del Subsistema de Planificación del Talento
Humano, emitida con Resolución SENRES-2005-000141 de 29 de diciembre de 2005,
publicada en el Registro Oficial 187 de 13 de enero de 2006, lo que originó que la entidad
no cuente con una herramienta en la que se determine el personal requerido en cada
proceso para cumplir con los planes estratégicos y operativos.
Por lo expuesto, inobservaron lo previsto en los artículos: 52, letra h) y 56, de la Ley
Orgánica del Servicio Público, 141 y 142 de su Reglamento General; la Norma Técnica
del Subsistema de Planificación de Recursos Humanos, emitida por la Secretaría
Nacional Técnica de Desarrollo de Recursos Humanos y Remuneraciones del Sector
Público, SENRES, con Resolución SENRES-2005-000141 de 29 de diciembre de 2005,
publicada en el Registro Oficial 187 de 13 de enero de 2006, y la Norma de Control
Interno 407-01 “Plan de talento humano", consecuentemente incumplieron lo
establecido en los numerales: 6.7.2.1 "Gerenciamiento Administrativo-Financiero”, letras
e), f) y g); 6.7.2.1,1 "Gestión del Talento Humano” del Estatuto Orgánico de Gestión
Organizacional por Procesos, vigente para el año 2013; 2.1 "Coordinación General
Administrativa Financiera”, letra c); 2.1.1. "Dirección de Talento Humano”, letra d) y
2.1.1.2 “Administración del Sistema Integrado del Talento Humano”, del vigente Estatuto
Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos y los deberes y atribuciones previstos
en el artículo 77, numeral 2, letra a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del
Estado.
El equipo de control, con oficios 78, 80, 81, 89 y 90-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de
27 de abril de 2015, comunicó los resultados provisionales al ex y actual Coordinador
General Administrativo Financiero, ex y actual Directora de Talento Humano, sin recibir
respuesta hasta la lectura del borrador de informe, efectuada el 8 de mayo de 2013.c u a r r n i o y / /¿ / f ' i - r
Secretarla Nacional de Planificación y Desarrollo 49
Dirección de Auditoría de Administración Central
Conclusión
La Secretaria Nacional de Planificación y Desarrollo, en el año 2013 contó con un
Informe Técnico de Planificación de Talento Humano, del cual no se presentó los
documentos que evidencien que fue enviado y aprobado por el Ministerio de Relaciones
Laborales; y, el plan de Talento Humano del año 2014 no fue elaborado, situación
presentada por cuanto los Coordinadores Administrativos Financieros en sus períodos
de actuación, no supervisaron las actividades y la Directora de Talento Humano no
realizó las gestiones para aprobación y emisión del Plan de Talento Humano de los años
indicados, lo que ocasionó que la entidad no cuente con una herramienta técnica con la
cual se determine el persona! requerido en cada proceso, para cumplir con los planes
estratégicos y operativos institucionales.
Recomendación
Al Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo
11. Dispondrá al Coordinador General Administrativo Financiero en coordinación con la
Directora de Talento Humano, elaboren el Plan de Talento Humano, en base a un
diagnóstico de la necesidad de personal que demanda cada proceso orgánicamente
estructurado, planes operativos, programas y proyectos institucionales; que incluya
el análisis de los impactos por cese de funciones del personal y planes de
contingencia para los mismos, a fin de que la SENPLADES cuente con una
planificación integral de! talento humano, documento que presentarán para la
aprobación del Ministro de Trabajo.
Reglamento Interno de Administración de Talento Humano no fue elaborado
La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, en los años 2013 y 2014 no contó
con un Reglamento Interno de Administración de Talento Humano, que norme las
relaciones entre la SENPLADES y sus servidores sujetos a la Ley Orgánica de Servicio
Público y al Código de Trabajo.
La Directora de Talento Humano, con oficio SENPLADES-CGAF-DTH-2015-0054-OF
de 20 de febrero de 2015, indicó al equipo de control, que el Coordinador General
Administrativo Financiero, mediante memorando SENPLADES-CGAF-2014-0354-M de
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo 50
Dirección de Auditoría de Administración Central
19 de febrero de 2014, envió al Coordinador General de Asesoría Jurídica los proyectos
de Reglamento Interno de Administración de Talento Humano y el Reglamento Interno
de Trabajo para el análisis jurídico, previo a remitir al Ministerio de Relaciones Laborales
actual Ministerio de Trabajo, para su aprobación.
La Coordinadora General de Asesoría Jurídica, subrogante con comunicación de 27 de
marzo de 2015, manifestó al equipo de control:
.. Al respecto, adjunto se servirá encontrar los proyectos de Acuerdos, mediante los cuales se aprobaría el Reglamento Interno de Administración de Talento Humano, documento que ha sido trabajado conjuntamente, entre funcionarios de Talento Humano y de esta Coordinación y que se remitió al Ministerio de Trabajo, para sus observaciones...”.
Sin embargo de lo expuesto, no presentó los documentos que evidencien que emitió el
informe que contenga el criterio jurídico y que se envió al Ministerio de Relaciones
Laborales, actual Ministerio de Trabajo, el Reglamento Interno de Administración de
Talento Humano para su aprobación; lo que ocasionó que la institución no disponga de
esta herramienta técnica debidamente aprobada, para regular las relaciones entre la
SENPLADES y sus servidores; por lo que el Coordinador General de Asesoría Jurídica
incumplió lo establecido en el numeral 1.3 “Coordinación General de Asesoría Jurídica”,
letra b), del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos vigente; así
como, los Coordinadores Generales Administrativos Financieros, al no supervisar las
actividades y la Directora de Talento Humano, al no realizar las gestiones oportunas
para contar con el criterio jurídico, inobservaron lo que determinan los artículos: 52, letra
c), de la Ley Orgánica del Servicio Público” y 79, de su Reglamento General; y, la Norma
de Control Interno 200-03 “Políticas y prácticas de talento humano”; consecuentemente
incumplieron lo establecido en los numerales: 6.7.2.1 “Gerenciamiento Administrativo-
Financiero", letras e), f) y g); 6.7.2.1.1 “Gestión del Talento Humano” , letra e), del
Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos vigente en el año 2013 y
numerales: 2.1. “Coordinación General Administrativa Financiera", letras b), c) y d);
2.1.1. “Dirección de Talento Humano” , letra d); y 2.1.1.1. “Administración déla Normativa
de Talento Humano" del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos
vigente, y los deberes y atribuciones previstos en el artículo 77, numeral 2, letra a) de la
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
El equipo de control, con oficios 78, 80, 81, 89, 90 y 94-DAAC-SENPLADES-FCM-2015
de 27 de abril de 2015, comunicó los resultados provisionales al ex y actual Coordinador ¿fj ctficucn'Jo^ une
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo 51
Dirección de Auditoría de Adm inistración Central
General Adm inistrativo Financiero, ex y actual Directora de Talento Humano y
Coordinador General de Asesoría Jurídica, sin recibir respuesta.
El Coordinador General de Asesoría Jurídica, posterior a la lectura del borrador de
informe, efectuada el 8 de mayo de 2015, mediante oficio SENPLADES-CGAJ-2015-
0071-OF de 15 de mayo de 2015, informó que los Reglam entos Internos de
Administración de Talento Humano y de Trabajo, fueron revisados por la Coordinación
General Jurídica de la SENPLADES, de ¡os cuales existen los proyectos de
resoluciones; además, adjuntó un correo electrónico de 24 de marzo de 2015, enviado
por la Coordinadora General de Asesoría Jurídica, subrogante al M inisterio de Trabajo,
solicitando al Director Regional de Trabajo, la revisión y aprobación de los Reglamentos
Internos de Trabajo de la SENPLADES.
Lo expresado por el Coordinador de Asesoría Jurídica confirma lo comentado por el
equipo de control, ya que recién el 24 de marzo de 2015, fecha posterior al corte de
nuestro examen, los Reglamentos Internos de Trabajo de la SENPLADES fueron
enviados ai Ministerio de Trabajo para su aprobación.
Conclusión
El Coordinador General Adm inistrativo Financiero elaboró un proyecto de Reglamento
Interno de Adm inistración de Talento Humano, que fue presentado al Coordinador
General de Asesoría Jurídica, para que emita el criterio juríd ico previo envío al Ministerio
de Relaciones Laborales para su aprobación, servidor que no emitió criterio alguno, ni
la Directora de Talento Humano realizó las gestiones oportunas para Insistir en su
presentación, lo que originó que la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo no
cuente con esta herramienta técnica debidamente aprobada para regular las relaciones
laborales entre la SENPLADES y sus servidores sujetos a la Ley Orgánica de Servicio
Público y al Código de Trabajo.
Recomendaciones
Al Secretario General de Planificación y Desarrollo
12. Dispondrá al Coordinador General de Asesoría Jurídica emita el informe que
contenga el criterio jurídico, respecto a la viabilidad del Proyecto de Reglamento
Interno de Adm inistración de Talento Humano, el cual deberá estar actualizado ded é ______________________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________
Secretaria N aciona l de P lanificación y D esarro llo 52
Dirección de Auditoria de Administración Central
acuerdo a las disposiciones establecidas en la Ley Orgánica de Servicio Público y
Reglam ento General, documento que será presentado para su conocimiento y
presentación al Ministerio de Trabajo para su aprobación y posterior aplicación.
A la Directora del Talento Humano
*
13. Difundirá el Reglamento Interno de Administración de Personal, una vez aprobado,
para conocim iento de todos los servidores de la SENPLADES, con el fin de que
conozcan claramente los deberes, derechos, obligaciones y sanciones inmersas en
la relación laboral.
No se presentó el informe de evaluación de desempeño del año 2013
El equipo de control con oficio 019-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 9 de febrero de
2015, solicitó a la Directora de Talento Humano en funciones, el informe de evaluación
de desempeño del año 2013, enviado al Ministerio de Relaciones Laborales, quien con
oficio SENPLADES-CGAF-DTH-2015-0054-OF de 20 de febrero de 2015, indicó al
equipo de control, que por motivos de renuncia de la persona que inicialmente tenía a
su cargo este proceso, no se logró concretar con el envío de la información al Ministerio
de Relaciones Laborales, actual Ministerio de Trabajo.
La Directora de Talento Humano, encargada, con oficio SENPLADES-CGAF-DTH-
2014-0223-OF de 25 de agosto de 2014, solicitó al ex servidor público 6, cuya función
era realizar procesos de evaluación, presente el acta de entrega recepción de las
funciones, archivos y documentos relacionados con ei proceso de evaluación; sin que
se haya presentado el documento que evidencie que el ex servidor le dio respuesta.
El ex servidor público 6 responsable del subproceso de evaluación de desempeño, en
respuesta al requerim iento efectuado por el equipo de control, con comunicación de 9
de marzo de 2015, presentó una declaración juramentada efectuada en la Notaría
Cuarta del cantón Quito de 6 de marzo de 2015, en la que declaró:
"... declaro que el diecinueve de mayo del dos m il catorce, suscribí el acta de descargo y entrega recepción de lo siguiente: INFORMACIÓN EN FÍSICO: Se realizó la entrega de información, tanto física como electrónica del periodo de Gestión del cuatro de septiembre de dos m il doce al cuatro de mayo de dos m il catorce referente al siguiente detalle: Informe final de Gestión (aprobado).,. Formularios de Evaluación.- Contiene todos los formularios en físico de todos los servidores de nombramiento o contrato, evaluados a nivel nacional durante e l a ño dos mil trece, los
Secretaría N acional de Planificación y Desarrollo 53
Dirección de Auditoría de Administración Central
cuales se encuentran archivados en seis carpetas clasificadas que comprenden tanto la Matriz como las Subsecretarías Zonales, además incluye los resultados obtenidos durante el proceso realizado... Informe de Evaluación de las Contrapartes Administrativas.- Comprende varias evaluaciones realizadas al personal que apoya la gestión administrativa en las diferentes unidades de la Institución... INFORMACIÓN ELECTRÓNICA.- Se procede a la entrega de carpetas digitales con los Nombres y detalles mencionados a continuación. Respaldo DATH.-... Informe Evaluación dos mil trece.- Información electrónica sobre el proceso de evaluación al desempeño SENPLADES dos mil trece, incluye base de datos con los resultados obtenidos en el procesos de evaluación realizado (sic). Quipux Desempeño.-... adjuntando los formularios de evaluación realizados. Contrapartes Administrativas.- Información digitalizada sobre las diferentes evaluaciones realizadas a la contraparte administrativa...".
El equipo de control, en consideración a lo expuesto por el servidor público 6, con oficio
053-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 23 de marzo de 2015, solicitó a la Directora de
Talento Humano, copia del acta de entrega recepción suscrita el 19 de mayo de 2014,
por el ex servidor, quien con oficio SENPLADES-CGAF-DTH-2015-0111-OF de 30 de
marzo de 2015, indicó:
"... Una vez revisado (sic) los archivos que reposan en la Dirección de Talento Humano se verifica que no existe el acta entrega recepción de documentación entregada por parte del señor en mención...".
Sin embargo de lo expuesto, se establece que el Director Financiero, autorizó el pago
de la liquidación al ex servidor público 6, de la Dirección de Talento Humano, una vez
que presentó debidamente legalizada la "Hoja de Salida de Paz y Salvo”, documento en
el que la Directora de Talento Humano certifica que entregó entre otros, los documentos
e información electrónica y el informe final aprobado.
El equipo de control con oficio 056-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 24 de marzo de
2015, solicitó por segunda ocasión, al ex servidor público 6, presente el acta entrega -
recepción de los documentos y bienes, el informe de fin de gestión y el documento que
emitió en respuesta al oficio SENPLADES-CGAF-DTH-2014-0223-OF de 25 de agosto
de 2014, suscrito por la Directora de Talento Humano, encargada; quien con
comunicación de 8 de abril de 2014, informó:
"... 1. Acta de entrega recepción de documentos y bienes....... debo manifestar queel documento original de acta de entrega recepción se anexó en el documento de paz y salvo, cuya entrega se registra mediante firma o su milla del Director departamental..., siendo esta la constancia de la entrega oportuna de documentos y bienes realizados a la institución, garantizando el debido proceso de liquidación de haberes que lleva a cabo la Dirección F in a n c ie r a . - . . .. 2. Informe de fin de gestión.-Se procedió a la oportuna entrega del documento original a la institución al momento
$ C n ic u e i ih i^ ce¿ci~ho
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo 54
Dirección de Auditoría de Administración Central
de mi salida...- Cabe mencionar igualmente que la constancia de entrega oportuna de este documento está registrada en la Hoja de Paz y Salvo...-...3 . Documento de respuesta a oficio SENPLADES-CGAF-DTH-2014-0223-OF...- El oficio mencionado no se me entregó personalmente; incluso, al ser un oficio remitido mediante Quipux, no tuve acceso al mismo ya que en la institución que trabaje (sic) previamente posee un Quipux institucional que se encuentra fuera del Quipux de la función ejecutiva, no obstante al conocer mediante un correo electrónico que se trataba sobre temas relacionados a... evaluaciones del desempeño, procedí a remitir la información solicitada, vía correo electrónico, e inclusive me traslade personalmente a la SENPLADES, el día 02 de septiembre de 2014 alrededor de las 19 horas, para nuevamente indicarles todos los pormenores de ia gestión, ya que la Directora encargada me manifestó que iba a delegar una persona para este efecto; sin embargo la persona no se encontró al momento acordado en el edificio, en días posteriores acudí y le indique personalmente a la Directora ing.... el tugaren donde se encuentra toda la documentación; habiéndole enviado previamente la información digitalizadas de acuerdo a lo solicitado...”.
En la documentación presentada se estableció el informe de fin de gestión, aprobado
por la Directora de Talento Humano, cuyo período de actuación fue desde el 3 de
septiembre de 2012 al 8 de agosto de 2014, aspecto que dejó constancia en la Hoja de
Salida de Paz y Salvo; informe que no reposa en la Dirección de Talento Humano, así
como el acta de entrega recepción de bienes y documentos y la documentación
relacionada con la evaluación de desempeño realizada en el año 2013; situación
originada por la falta de control y archivo de la documentación entregada por el ex
servidor público 6, lo que limitó que la Directora de Talento Humano en funciones,
concluya con el proceso de evaluación de desempeño, enviando el informe al Ministerio
de Relaciones Laborales; y no se haya realizado el plan de mejoramiento sobre los
resultados obtenidos, que sirven de base para identificar las necesidades de
capacitación, promoción y reubicación de los servidores de la entidad
La ex Directora de Talento Humano, hasta la fecha de permanencia del equipo de
control en la SENPLADES (7 de mayo de 2015), no presentó la Hoja de Salida de Paz
y Salvo, el acta de entrega recepción de bienes y documentos y el informe de fin de
gestión, documentos que no fueron exigidos por el Coordinador General Administrativo
Financiero.
El Coordinador General Administrativo Financiero, cuya gestión fue del 13 de marzo al
31 de octubre de 2014 y la Directora de Talento Humano, que actuó del 03 de
septiembre de 2012 al 8 de agosto de 2014, inobservaron lo previsto en los artículos:
52, letra j), 77, 79, 80 de la Ley Orgánica del Servicio Público; 119 y 110 de su
Reglamento General; y, la Norma de Control Interno 407-04 “Evaluación del
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo 55
Dirección de Auditoría de Administración Central
desempeño”, consecuentemente incumplieron lo dispuesto en los numerales: 2 .1 .
"Coordinación General Administrativa Financiera”, 2.1.1. “Dirección de Talento Humano”,
letra c); 2.1.1.2 “Administración del Sistema Integrado del Talento Humano” del Estatuto
Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos y los deberes y atribuciones previstos en
el artículo 77, numeral 2, letra a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
El equipo de control, con oficios 80, 81, 89, 90 y 95-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 27
de abril de 2015, comunicó los resultados provisionales a los ex y actual Coordinador
General Administrativo Financiero, ex y actual Directora de Talento Humano y al ex servidor
público 6, sin recibir respuesta hasta ¡a lectura del borrador del informe, efectuada el 8 de
mayo de 2015.
Conclusiones
En la Dirección de Talento Humano no se encuentran archivados los documentos de los
resultados de la evaluación de desempeño correspondiente al año 2013, que según la Hoja
de Salida de Paz y Salvo, el ex servidor público 6, presentó a la Directora de Talento
Humano, tanto ¡os documentos físicos, electrónicos y el informe final de su gestión, así como
el acta de entrega recepción de bienes; situación originada por la falta de control de la
Directora de Talento Humano, actuante en el periodo de 1 de enero de 2013 a! 8 de agosto
de 2014, y de archivo de la misma, lo que limitó que la Directora de Talento Humano en
funciones, concluya con el proceso de evaluación de desempeño, enviando el informe al
Ministerio de Relaciones Laborales; y, que no se realice el plan de mejoramiento sobre los
resultados obtenidos, respecto de las necesidades de capacitación, promoción, reubicación
de los servidores y la toma de decisiones por efecto de los resultados obtenidos.
La ex Directora de Talento Humano al momento de su salida de ía institución no realizó el
acta de entrega - recepción y el informe de fin de gestión, que no fueron exigidos por el
Coordinador General Administrativo Financiero, lo que limitó identificar y presentar ios
documentos requerido por el organismo de control.
Recomendaciones
AE Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo
14. E mitirá ia disposición a los servidores que pertenecen ai nivel jerárquico superior que
previo a su salida de ia institución y aceptación de ia renuncia, presenten un informe de
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo 56
Dirección de Auditoría de Administración Central
su gestión, el que contendrá las actividades realizadas, los productos obtenidos y
las actividades pendientes; así como, la realización mediante acta, de la entrega -
recepción de los documentos que sustentan las operaciones administrativas y
financieras al servidor entrante, a fin de facilitar la identificación, presentación
oportuna de los mismos y el control posterior.
Al Coordinador General Administrativo Financiero
15. Realiz ará juntamente con el Coordinador General de Asesoría, las gestiones ante
la ex Directora de Talento Humano, a fin de que presente el informe de fin de gestión
y los documentos físicos e información magnética relacionada con ia evaluación de
desempeño del año 2013, resultados que se remitirán al Ministerio de Trabajo para
el registro, control del desarrollo profesional de los servidores y la toma de
decisiones.
16. Dispondrá al Director Financiero que previo al pago a los ex servidores de la
liquidación de sus haberes, adicional a la Hoja de Salida de Paz y Salvo, requiera
además como documentos habilitantes, el acta de entrega - recepción de bienes y
documentos y el informe de fin de gestión, con el fin de evidenciar el estado de sus
actividades y la documentación que entrega.
Plan Integral de Seguridad Ocupacional y Prevención de Riesgos no elaborado en
el año 2013 y no aprobado en el año 2014.
El equipo de control con oficio 036-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 10 de marzo de
2015, solicitó a la Directora de Talento Humano, los Planes Integrales de Seguridad
Ocupacional y Prevención de Riesgos de los años 2013 y 2014, quien con oficio
SENPLADES-CGAF-DTH-2015-0094-OF de 21 de marzo de 2015, presentó
únicamente el Plan integral de Seguridad del año 2014; del cual no se establecieron los
documentos que evidencien que fue aprobado por autoridad competente y enviado al
Ministerio de Relaciones Laborales, actual Ministerio de Trabajo, para su registro.
El Plan integral de Seguridad Ocupacional y Prevención de Riesgos del año 2014, no
tiene firmas de responsabilidad de los servidores que lo elaboraron, revisaron y
aprobaron; además, no tiene un detalle de los programas de inducción a realizarse, el
entrenamiento para prevención de accidentes, elaboración de estadísticas deCíriCucniay ____________________ ______________
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo 57
Dirección de Auditoría de Administración Central
accidentes de trabajo, análisis de las causas de accidentes de trabajo e inspección y
comprobación de buen funcionamiento de los equipos.
El Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo, mediante Acuerdo SNDP-0115-
2014 de 25 de noviembre de 2014, creó el Comité de Seguridad e Higiene de Trabajo;
sin embargo, hasta ¡a fecha de permanencia del equipo en la entidad no se evidenció
que el Comité y Subcomités de Seguridad e Higiene del Trabajo de la SENPLADES,
estén conformados; así como, ni se contó con el Reglamento Interno de Seguridad y
Salud Ocupacional.
El equipo de control con oficios 78, 80, 81, 89 y 90-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de
27 de abril de 2015, comunicó los resultados provisionales a los ex y actual Coordinador
General Administrativo Financiero, ex y actual Directora de Talento Humano.
La Coordinadora General Administrativa Financiera cuya gestión fue en el período de 1
de enero de 2013 ai 15 de octubre de 2013, con comunicación de 4 de mayo de 2015,
indicó que con Acuerdo 639-2012 de 15 de octubre de 2012, se reformó el Estatuto
Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la SENPLADES, con el cual se
creó la Dirección de Gestión de Cambio y Cultura Organizacional, que tenía como una
de sus actividades, coordinar e implementar el Comité de Seguridad e Higiene del
Trabajo y Riesgos Laborales, la misma que contrató a una persona natural para el
desarrollo y ejecución del Plan Integral de Seguridad Ocupacional y Prevención de
Riesgos.
Lo manifestado por la Coordinadora General Administrativa Financiera, no modifica lo
comentado por el equipo de control, por cuanto en el Estatuto Orgánico de Gestión
Organizacional por Procesos vigente al año 2013, no se estableció como producto de la
Dirección de Gestión de Cambio y Cultura Organizacional, la elaboración dei plan de
seguridad ocupacional, por lo que era de responsabilidad de la Dirección de Talento
Humano el cumplir con lo previsto en la LOSEP y su Reglamento General; es decir,
debió supervisar y realizar el seguimiento al cumplimiento de la elaboración del Plan de
Seguridad Ocupacional.
Lo expuesto se originó, debido a que los Coordinadores Generales Administrativos
Financieros, en sus períodos de gestión, no controlaron y la ex Directora de Talento
c u ic ¿ /e n ~ fo c x rfíe
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo 58
Dirección de Auditoría de Administración Central
Humano no realizó las gestiones necesarias para elaborar un Plan Integral de Seguridad
Ocupacional y Prevención de Riesgos en el año 2013 y que el del año 2014 no esté
debidamente aprobado y registrado en el Ministerio de Relaciones Laborales, actual
Ministerio de Trabajo, y no se conforme el Comité y Subcomités de Seguridad e Higiene
del Trabajo ni se contó con el Reglamento Interno de Seguridad y Salud Ocupacional;
por lo que inobservaron lo establecido en los artículos: 52, letra a) de la Ley Orgánica
de Servicio Público; 232 de su Reglamento General; 14 numeral 1 del Decreto Ejecutivo
2393 publicado en el Registro Oficial 565 de 17 de noviembre de 1986;
consecuentemente incumplieron lo establecido en los numerales: 6.7 .2.1
“Gerenciamiento Administrativo-Financiero” , letras e), f) y g); 6.7.2.1.1 "Gestión del
Talento Humano", letras e) y f), del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por
Procesos vigente en el año 2013; numerales: 2.1 "Coordinación General Ad ministrativa
Financiera”, letra c), 2.1.1 "Dirección de Talento Humano" letras a) y d) del Estatuto
Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos vigente y los deberes y atribuciones
previstos en el artículo 77, numeral 2, letra a) de la Ley Orgánica de la Contraloría
General del Estado.
La Directora de Talento Humano, posterior a la lectura del informe borrador, efectuada
el 8 de mayo de 2015, mediante oficio SENPLADES-CGAF-DTH-2015-0183-OF de 15
de mayo de 2015, informó que en el mes de noviembre de 2014 se contrató a un Analista
de Salud y Seguridad Ocupacional y se prevé incorporar un equipo multidisciplinario que
se encargue de la seguridad ocupacional de la institución; lo expuesto confirma lo
comentado por el equipo de control.
Conclusiones
La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo SENPLADES, en el año 2013 no
contó con el Plan Integral de Seguridad Ocupacional y Prevención de Riesgos; y, el
correspondiente al año 2014, no se evidenció los documentos con los que fue aprobado
por autoridad competente y enviado al Ministerio de Relaciones Laborales, para su
registro; situación originada por falta de control de los Coordinadores Generales
Administrativos Financieros, de turno y de gestión de la Directora de Talento Humano
para su aprobación, lo que ocasionó que la SENPLADES no disponga de un plan para
prevenir riesgos laborales.
cmtucn~f<o^ ftttetse-
Secretarla Nacional de Planificación y Desarrollo S9
Dirección de Auditoría de Administración Central
Se creó el Comité y Subcomités de Seguridad e Higiene del Trabajo, los mismos que no
fueron conformados por falta de gestión de la Directora de Talento Humano, lo que
originó que no se cuente con el Reglamento Interno de Seguridad y Salud Ocupacional.
Recomendación
Al Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo
17. Dispondrá al Coordinador General Administrativo Financiero, elabore el proyecto
de! Plan Integral de Seguridad Ocupacional y Prevención de Riesgos, el mismo que
entre otros aspectos, deberá contener: detalle de los programas de inducción a
realizarse, el entrenamiento para prevención de accidentes, elaboración de
estadísticas de accidentes de trabajo, análisis de las causas de accidentes de
trabajo e inspección, comprobación del buen funcionamiento de los equipos, las
actividades tendientes a promover y mejorar la salud de los servidores; así como,
elabore su Reglamento Interno; que será presentado para su aprobación y envío al
Ministerio del Trabajo, para su registro, lo que permitirá contar a las SENPLADES
con procedimientos para prevenir riesgos laborales.
Servidores salientes no realizaron la entrega de archivo de documentos mediante
actas de entrega - recepción
El equipo de control, con oficios 019 y 053-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 9 de
febrero y 30 de marzo 2015, solicitó a la Directora de Talento Humano 30 actas
relacionadas con la entrega - recepción de archivos y documentos entre el servidor
saliente y entrante, quien con oficios SENPLADES-CGAF-DTH-2015-0054 y 0111-OF
de 20 de febrero y 30 de marzo de 2015, presentó únicamente 13 actas de entrega -
recepción e indicó:
"... esta tarea es de estricta responsabilidad de los jefes inmediatos superiores del personal que presenta su renuncia definitiva,..- Por tal motivo que la Dirección de Talento Humano, procede al envío de la Hoja de salida de funcionario, una vez que el Jefe inmediato ha colocado su firma en el documento correspondiente en el ítem correspondiente a DATOS DE LA UNIDAD DONDE (sic) PRESTABA SUS SERVICIOS, tales como Bienes Muebles y/o Equipos de Oficina; Documentos. Útiles de Oficina e Información electrónica e informe final Aprobado...".
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo 60
Dirección de Auditoria de Administración Central
Estableciéndose que 17 ex servidores no suscribieron el acta de entrega recepción y 6
no presentaron el informe de fin de su gestión; sin embargo, se pagó su liquidación de
haberes, como se demuestra en la siguiente tabla:
No.No. DÉ C O N TR A TO
0 A C C IÓ N DE PE R SO N A L
M O DALIDAD FECHA DE SALIDA
IN FO R M E DE AC TIV ID A D E S LIQ U ID A C IÓ N
1 40 Contrato 11/10/2014 SI SI
2 146 Contrato 16/06/2014 SI SI
3 40 Contrato 15/03/2014 NO SI
4 69 Contrato 31/05/2014 SI NO
5 35 Contrato 13/06/2014 SI SI
6 34 Contrato 30/04/2014 NO SI
7 40 Contrato 09/05/2014 NO SI
8 394 Contrato 20/10/2014 SI SI
9 256027 Nombramiento 01/05/2014 NO SI
10 55 Contrato 31/05/2014 SI SI
11 35Contrato 30/06/2014 SI SI
12 184Contrato 27/01/2014 NO SI
13 r 796 Contrato 14/02/2014 NO SI14 209 Contrato 31/03/2014 SI SI15 58 Contrato 10/06/2014 SI SI '
16 26Contrato 31/03/2014 SI SI
17 217Contrato 31/10/2014 SI NO
La Directora de Talento Humano; presentó al equipo de control un correo electrónico
enviado por la Coordinadora General de Asesoría Jurídica, subrogante, del 26 de marzo
de 2015, en el que le indicó:
"... En relación a tu pedido verba! del envió de actas de entrega recepción de información generada en esta Coordinación, te comento que tenemos archivos compartidos, por lo que la información no se pierde, adicionalmente, las máquinas de los funcionarios que salen no se formatean, por lo tanto la información que cada uno genera se mantiene en dichos equipos y se entrega a los funcionados que llegan para que sigan usándola como base. Con estos antecedentes, no ha sido necesario suscribir actas de entrega recepción...".
Lo expuesto se presentó, debido a que el procedimiento interno de la SENPLADES,
para la desvinculación del personal y presentación de documentos, establece la entrega
directamente al Jefe inmediato y/o Director de área, quienes dejan constancia de la
conformidad en la Hoja de Salida de Paz y Salvo, documento habilitante para el pago
de la liquidación de haberes del servidor saliente, situación que ocasionó que en los
archivos de las diferentes direcciones y en la Dirección de Talento Humano, no conste-fL p iL JC n ia ^ u n v___________________________________________________ _______________________________
Secretarla Nacional de Planificación y Desarrollo 61
Dirección de Auditoria de Administración Central
en los expedientes del servidor saliente, el acta de entrega recepción de los archivos de
documentos, el informe de fin de gestión, que ios servidores entrantes desconozcan la
ubicación de la documentación, y la entrega de la información no sea oportuna; por lo
que la Directora de Talento Humano inobservó lo establecido en los artículos; 110, del
Reglamento General de la Ley Orgánica del Servicio Público; 76 y 78, del Reglamento
General Sustitutivo de Bienes del Sector Público; las Normas de Control Interno: 405
04 “Documentación de respaldo y su archivo” , 407-10 “ información actualizada delt
personal” ; consecuentem ente incumplió las atribuciones y responsabilidades
establecidas en el numeral 2.1.1. “Dirección de Talento Hum ano”, letra a), del Estatuto
Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos y 77, numeral 2, letra a) de la Ley
Orgánica de la Contraloría General del Estado.
El equipo de control, con oficios 89 y 90-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 27 de abril
de 2015, comunicó los resultados provisionales a la ex y actual Directora de Talento
Humano, sin recibir respuesta hasta la lectura del borrador del informe, efectuada el 8
de mayo de 2015.
La Directora de Talento Humano, posterior a la lectura del informe borrador, efectuada
el 8 de mayo de 2015, mediante oficio SENPLADES-CGAF-DTH-2015-0183-OF de 15
de mayo de 2015, informó que con memorando SENPLADES.CGAF.DTH.2015-0941-
M de 22 de abril de 2015, dispuso la obligatoriedad de la suscripción del acta de entrega
recepción por ¡os servidores cesantes; lo expresado por la servidora ratifica lo
comentado por auditoría, por lo que se realizaron las acciones respectivas para contar
con este documento.
Conclusión
Los procedimientos para la desvinculación del personal y presentación de documentos,
establece la exhibición de expedientes al Jefe inmediato y/o Director de área, quienes
dejan constancia de la conformidad en la Hoja de Salida de Paz y Salvo, certificado
habilitante para el pago de la liquidación de haberes de! servidor saliente; sin embargo,
se verificó que no existen: acta de entrega - recepción de documentos y bienes, e
informes de fin de gestión que respalden este proceso, situación que ocasionó que en
los archivos de las diferentes direcciones y en la Dirección de Talento Humano, no
conste estos documentos; lo que a su vez impidió que los servidores entrantes conozcan
la ubicación de éstos para la entrega de la información y fines de control.
^ c /tp -a ______ _______________________________
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo 62
Dirección de Auditoría de Administración Central
Recomendaciones
Al Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo
18. Emitirá la disposición interna, de que previo al traslado administrativo, pago de
liquidación de haberes, el servidor saliente realice el acta de entrega - recepción de
los archivos de documentos que sustentan las operaciones administrativas y
financieras al servidor entrante, lo que permitirá mantener una continuidad de las
actividades, identificar y ubicar los documentos en forma oportuna.
A la Directora del Talento Humano
19. Archivará en los expedientes del servidor saliente, la documentación de salida
como: acta de entrega - recepción de archivos de documentos y bienes, informe de
fin de gestión y hoja de salida de paz y salvo, a fin de que laD irección de Talento
Humano cuente con información histórica, facilite el trámite de desvinculación,
liquidación de personal y el control posterior. ’
No se dispone de un sistema informático integral de administración de personal
La Dirección del Talento Humano de la SENPLADES para la administración de personal,
utiliza el Sistema Informático Integrado del Talento Humano y Remuneraciones SIITH,
emitido por el Ministerio de Relaciones Laborales, actual Ministerio de Trabajo, sistema
que mantiene únicamente información actualizada de los servidores activos de la
entidad; es decir, no cuenta con un sistema informático integral de administración de
persona! que permita llevar datos históricos de los servidores y ex servidores, como:
períodos de gestión, cargos desempeñados, capacitación, vacaciones, permisos, otros;
y, generar reportes de acuerdo a los requerimientos de los usuarios internos y externos;
situación presentada por cuanto la Directora de Talento Humano no realizó las acciones
para implementar este sistema informático que proporcione información íntegra,
confiable y actualizada de los servidores activos y pasivos y generar información de
acuerdo a las necesidades.
Por lo que, la Directora de Administración Talento Humano, para entregar al equipo de
control la información antes señalada, de las autoridades, servidores y ex servidores de
la entidad del periodo de auditoría, recurrió a los expedientes físicos de personal, lo que
S eaertJa itn rj-______________________________________________________________ .
Secretaría N acional de P lanificación y D esarrollo ; . 63
Dirección de Auditoria de Administración Central
generó demora en su presentación de 13 días aproximadamente y que la información
proporcionada contenga datos erróneos en los periodos de gestión y cargos
desempeñados, inobservando lo que establecen las Normas de Control Interno: 200-07
"Coordinación de acciones organizacionales”; 100-03 "Responsables del Control
Interno” consecuentemente incumplió lo establecido en el numeral 2.1.1. “Dirección de
Talento Humano", letra h), del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por
Procesos de la SENPLADES, y los deberes y atribuciones previstos en el artículo 77,
numeral 2, letra a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
El equipo de control, con oficios 89 y 90-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 27 de abril
de 2015, comunicó los resultados provisionales a la ex y actual Directora de Talento
Humano, sin recibir respuesta.
La Directora de Talento Humano, posterior a la lectura del informe borrador, efectuada
e! 8 de mayo de 2015, mediante oficio SENPLADES-CGAF-DTH-2015-0183-OF de 15
de mayo de 2015, indicó que e! Secretario de! Comité de Gestión Pública
Interinstitucional de la Secretaría Nacional de la Administración Pública, con oficio
SNAP-SNADP-2015-000113-0 de 19 de febrero de 2015, comunicó a la SENPLADES
la resolución de los miembros del citado comité, en los siguientes términos:
"... los Ministros Miembros del Comité de Gestión Pública Interinstitucional en reunión No. 40 del 28 de enero de 2015..., resuelven que el Ministerio de Trabajo garantice que en el Sistema Integrado de Gestión Estratégica de Talento Humano - SIGETH contemple todas las necesidades particulares de las instituciones públicas, a fin de contar con un solo sistema integrado y óptimo para la gestión del talento humano en la Administración Pública... - Además se resolvió que las Instituciones Públicas de la Función Ejecutiva no podrá contratar o desarrollar sistemas de gestión dei talento humano individuales... ”
Lo expuesto ratifica lo comentado por el equipo de control, pues es necesario contar con
un sistema integrado de gestión estratégica de talento humano, que contemple todas
las necesidades particulares de la Institución.
Conclusión
La Dirección del Talento Humano no cuenta con un sistema integrado de gestión
estratégica de talento humano, que contemple todas las necesidades como: datos
históricos de los servidores y ex servidores de la entidad, generar reportes de acuerdo
a los requerimientos de los usuarios internos y externos, situación presentada por la
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo 64
Dirección de Auditoría de Administración Central
falta de gestión por parte de la Directora de Talento Humano ante e! Ministerio de
Relaciones Laborales, a fin de que el sistema proporcionado por este organismo, se
ajuste a las necesidades descritas, lo que causó demora de aproximadamente 13 días,
en la presentación a! ente de control, de la información relacionada con los servidores,
y que ésta contenga datos erróneos en los períodos de gestión y cargos desempeñados.
Recomendaciones
Al Coordinador General Administrativo Financiero
20. Realizará las gestiones ante el Ministerio de Trabajo, a fin de que el sistema
integrado de gestión estratégica de talento humano, proporcionado por este
organismo, permita mantener información histórica y presente de la vida laboral de
los servidores y ex servidores de la institución y genere reportes de acuerdo a las
necesidades de los usuarios internos y externos.
A la Directora del Talento Humano
21. Act ualizará anualmente los datos de las servidora (es) y trabajadoras (es) de la
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, relacionada con: dirección,
teléfono domiciliario, indicando: sector, barrio, calles, entre otros, con nombres
completos, a fin de disponer de una base de datos íntegra y actualizada, así como
facilite el proceso de notificación en la ejecución del control posterior.
No se elaboró Plan de Vacaciones en los años 2013 y 2014
El equipo de control con oficios 019 y 053-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 9 de
febrero y 23 de marzo de 2015, solicitó a la Directora del Talento Humano el Plan de
Vacaciones de los años 2013 y 2014, con el respectivo informe de ejecución, quien con
oficios SENPLADES-CGAF-DTH-2015-0054 y 0111 -OF de 20 de febrero y 30 de marzo
de 2015, informó que no existen los planes de vacaciones de los años 2013 y 2014,
situación presentada por cuanto la Directora de Talento Humano no realizó las acciones
para contar con este instrumento que garantice la continuidad en la atención de los
servicios que presta la institución y el goce de! derecho de los servidores de la
institución, por lo que las vacaciones se concedieron a base de un requerimiento y en el
tiempo previsto por el servidor: inobservando lo que establece los artículos: 27, 28, y 29,c tn to _______________________________________________ _______________________________
Secretaria Nacional de Planificación y Desarrollo 65
Dirección de Auditoría de Administración Central
del Reglamento General de la Ley Orgánica del Servicio Público, consecuentemente
incumplió las responsabilidades señaladas en los numerales: 6.7.2.1.1 “Gestión del
Talento Humano” , del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la
SENPLADES vigente en el año 2013, numerales: 2 .1 .1 . “Dirección de Talento Humano",
letra a), 2.1.1.1 “Administración de la Normativa de Talento Humano” , dei Estatuto
Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos vigente; y, los deberes y atribuciones
previstos en el artículo 77, numeral 2, letra a) de la Ley Orgánica de la Contraloría
General de! Estado.
El equipo de control, con oficios 89 y 90-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 27 de abril
de 2015, comunicó los resultados provisionales a la ex y actual Directora de Talento
Humano, sin recibir respuesta hasta la lectura del borrador del informe, efectuada el 8
de mayo de 2015.
Conclusión ,
La Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, en los años 2013 y 2014 no contó
con el Pian anual de Vacaciones de los servidores, debido a la falta de gestión por parte
de la Directora de Talento Humano, para su elaboración; lo que originó que no se
garantice la continuidad en la atención de los servicios que presa la institución y el goce
del derecho de los servidores de la institución en forma programada, así como las
vacaciones se concedan sobre la base de un requerim iento y en el tiempo previsto por
el servidor.
Recomendación
Ai Coordinador General Administrativo Financiero
22. Dispondrá a la Directora de Administración de Talento Humano, elabore en
coordinación con los directores de área, el cronograma del plan anua! de
vacaciones de los servidoras (es) y trabajadoras (es) de la Secretaria Nacional de
Planificación y Desarrollo, a fin de garantizar la continuidad en la atención de los
servicios y el derecho de los servidores, documento que será presentado para su
aprobación hasta el 30 de noviembre de cada año.
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo 66
Dirección de Auditoria de Administración Central
Com ponente de Tecnología de la Información
No se elaboraron Planes Operativos de Tecnologías de Información
El equipo de control con oficio 020-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 9 de febrero de
2015, solicitó al Director de Tecnologías de Información y Comunicación, los Planes
Operativos Anuales de los años 2013 y 2014, quien con oficio SENPLADES-CGGE-
DTIC-2015-0011-OF del 19 de febrero de 2015, entregó únicamente una matriz que
contiene entre otros, las actividades y adquisiciones de equipos y servicios informáticos
a efectuarse en el año 2014, la cual no corresponde al Plan. Operativo Anual de
Informática, el mismo que debe contener los portafolios de proyectos y de servicios, la
arquitectura tecnológica, las estrategias de migración, los aspectos de contingencia de
los componentes de infraestructura y las consideraciones relacionadas con la
incorporación de nuevas tecnologías vigentes.
La falta de planes operativos anuales de los años 2013 y 2014, se presentó debido a
que la Coordinadora General de Gestión Estratégica, no coord inó la elaboración de los
planes operativos anuales de la DTIC y los Directores de Tecnologías de la Información
y Comunicación no realizaron las acciones para formular los mismos, ocasionando que
no se cuente con proyectos tecnológicos que integren los objetivos estratégicos
institucionales con el enfoque de Tecnologías de Información, en base a lo establecido
en el plan estratégico de TI (PETI); por lo que inobservaron lo que establece la Norma
de Control Interno 410-03 "Plan informático estratégico de tecnologías” , e incumplieron
las responsabilidades señaladas en los numerales: 6.7.1.7.3. "Dirección de Tecnologías
de Información y Comunicación” , letra a); 6.7.1.7.3.1 "Planificación TICs" del Estatuto
Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Secretaria Nacional de
Planificación y Desarrollo vigente en el año 2013; 1 .6. "Coordinación General de Gestión
Estratégica”, letra i); 1.6.3 “Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación”,
letra a) y 1.6.3.1 “Planificación TICs” , punto 1, del Estatuto Orgánico de Gestión
Organizacional por Procesos de la SENPLADES vigente, consecuentemente
incumplieron los deberes y atribuciones previstos en el artículo 77; numeral 2, letra a)
de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
El equipo de control, con oficios 76, 77, 91, 92 y 93-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de
27 de abril de 2015, comunicó los resultados provisionales al ex y actual Coordinador
Secretarla Nacional de-Planlfícación y Desarrollo 67
Dirección de Auditoria de Administración Central
General de Gestión Estratégica, ex y actual Directores de Tecnologías de la Información
y Comunicación, sin.recibir respuesta.
El Coordinador General de Gestión Estratégica, encargado y el Director de Tecnologías
de Información y Comunicación, posteriora la lectura del borrador de informe, efectuada
el 8 de mayo de 2015, mediante oficios SENPLADES-CGGE-2015-0034-OF y
SENPLADES-CGGE-DTIC-2015-0024-OF de 7 de mayo de 2015, informaron que el
Comité de Gestión de Tecnologías de Información el 30 de abril de 2015, aprobó el Pian
Operativo de Tecnologías de ía información para el año 2015.
El Director de Tecnologías de información y Comunicación, cuya gestión fue en el
período de 14 de enero de 2013 ai 2 de enero de 2014, mediante oficio 2015-036-ESPE-
d-6 de 14 de mayo de 2015, indicó que para el año 2013, en la herramienta GPR set
encuentra los proyectos, indicadores y riesgos; sin embargo, no presentó el Plan
Operativo de TI del año 2013.
El Director de Tecnologías de Información y Comunicación, que actuó en el período del
3 de enero al 31 de diciembre de 2014, mediante comunicación de 15 de mayo de 2015,
remitió la misma información presentada por eí Director de TI.
Lo expresado por los servidores, ratifica lo comentado por el equipo de control, no se
proporcionó de ios años 2013 y 2014 los Planes Operativos Ti debidamente aprobados,
que contenga los portafolios de proyectos y de servicios, la arquitectura tecnológica, las
estrategias de migración, los aspectos de contingencia de los componentes de
infraestructura y las consideraciones relacionadas con la incorporación de nuevas
tecnologías vigentes*.
Conclusión
La Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación no contó con los Planes
Operativos Anuales Informáticos para los años 2013 y 2014, instrumento necesario para
administrar y dirigir todos los recursos tecnológicos, a través de proyectos que
proporcione productos y servicios que contribuyan a ia gestión y el mejoramiento
continuo de los procesos, situación presentada por la falta de acciones de la
Coordinadora General de Gestión Estratégica y de ios Directores de Tecnologías de
Información y Comunicación para su formulación, lo que ocasionó que no se cuente con
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo 68
Dirección de Auditoria'de Administración Central
los programas tecnológicos que integren los objetivos estratégicos institucionales
contemplados en el plan estratégico de Ti (RETI) con el enfoque de Tecnologías de
•Información.
Recomendaciones
Al Coordinador General de Gestión Estratégica
23. Formulará en coordinación con el Director de Tecnología de ia información y
Comunicación, el Plan Operativo Anual informático estratégico, que estará alineado
a la consecución de los objetivos del plan estratégico de tecnologías de información
y los objetivos estratégicos de ía institución, éste deberá contener entre otros, el
portafolio de proyectos y servicios, la arquitectura y dirección tecnológicas, las
estrategias de migración, aspectos de contingencia de los componentes de
infraestructura y consideraciones relacionadas a la incorporación de nuevas
tecnologías vigentes, y ia asignación de los recursos apropiados de la función de
servicios de tecnología de información en base a lo establecido en el plan
estratégico; y, lo presentará al Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo
para su aprobación y aplicación inmediata.
Al Comité de Gestión de las Tecnologías de la Información• *
24. Evaluará el cumplim iento del Plan Operativo Anual informático, a fin de determinar
el grado de ejecución del portafolio de proyectos y servicios, activos de tecnología
de ía información, con los objetivos institucionales, costos involucrados, riesgos,
procesos institucionales, efectividad, eficiencia y se realicen las acciones
correctivas en caso de desviaciones.
No se formularon políticas para el desarrollo de sistemas informáticos,
infraestructura y operaciones, soporte técnico e interoperabilidad
El Director de Tecnologías de Información y Comunicación, en atención a la solicitud de
información, con oficios SENPLADES-CGGE-DTIC-2015-0011 y 0017-OF de 19 dei
febrero y 6 de abril de 2015, presentó las siguientes políticas, estándares y
procedimientos:
S e s e n /c r -t n c t *- t -c
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo 69
Dirección de Auditoría de Administración Central
Política AprobaciónReglamento Interno para la Asignación, Uso y Control de los Servicios y Activos de Tecnología de información y Comunicaciones y su Derivados de Secretaria Nacional de Planificación y Desarrollo
Acuerdo Ministerial 39, Registro Oficial 30 de 5 de julio de 2013
Políticas de Seguridad de la Información de la SENPLADES
Acuerdo SNPD-084-2013 de 04 de noviembre.de 2013.................. .... ............................. _...........Director de Tecnologías de Información y Comunicación, abril 2014 Director de Tecnologías de Información y Comunicación, marzo 2014
Estándares Base de Datos SENPLADES ProgramadoresProcedimiento de respaldo de la información de la base de datos v1 .2Procedimiento de apagado y encendido de servidores dei Centro de Datos Procedimiento de ingreso al Centro de Datos v 1.0 <
Director de Tecnologías de Información y Comunicación, 24 de marzo de 2014 Director de Tecnologías de Información y Comunicación, febrero 2014
Política para actualizaciones de seguridad de los sistemas operativos software de antivirus y sistemas de procesamiento de información V2.0
Comité de Seguridades de la Información, septiembre 2014
Directrices para la gestión de contraseñas de los usuarios V1.0
Comité de Seguridades de la Información, enero del 2014.
Sin embargo, no se presentaron las políticas, estándares y metodologías que regulan
las actividades relacionadas con: desarrollo de sistemas informáticos, infraestructura y
operaciones, soporte técnico e interoperabilidad, por falta de acciones para su
formulación por parte de los Directores de Tecnologías de Información y Comunicación,
lo que originó que no se asegure el uso apropiado de las aplicaciones y de las soluciones
tecnológicas establecidas.
La Directora de Seguridades de la Información con oficio SENPLADES-CGPí-DSI-2015-
002-OF de 1 de abril de 2015, indicó que en lo que va del año 2015, se encuentran
aprobadas por el Comité de Seguridades de Información las siguientes políticas: Control
de Cambios-Código CGPI-DSI-C1251, Gestión de Contraseñas y Perfiles del SíPelP
Código CGPI-DSI-2015-C161, Gestión de Incidentes de Seguridad de la Información
Código CGPI-DSI-2015-C13.
Los Directores de Tecnologías de información y Comunicación, en sus periodos de
gestión inobservaron ¡o que establece la Norma de Control Interno 410-04 “Políticas y
Procedim ientos” e incumplieron lo señalado en los numerales 6.7.1.7.3. “Dirección de
Tecnologías de Información y Comunicación” , letra d) y 6.7.1.7.3.1 “Planificación TICs”
del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la Secretaria Nacional
de Planificación y Desarrollo vigente para el año 2013, 1.6.3 “Dirección de Tecnologías
$ sefe/i'fa ________________________
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo 70
Dirección de Auditoría de Administración Central
de Información y Comunicación” , letra d) y 1.6.3.1 “Planificacióñ TICs” , del Estatuto
Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la SENPLADES vigente; y, ios
deberes y atribuciones establecidos en el artículo 77, numeral 2, letra a) de la Ley
Orgánica de la Contraloría General de! Estado.
El equipo de control, con oficios 91, 92 y 93-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 27 de
abril de 2015, comunicó los resultados provisionales al ex y actual Directores de
Tecnologías de la Información y Comunicación, sin recibir respuesta.
El Director de Tecnologías de Información y Comunicación, posterior a la lectura de!
informe borrador, mediante oficio SENPLADES-CGGE-DTIC-2015-0024-OF de 7 de
mayo de 2015, informó sobre las acciones tomadas a partir de febrero de 2015, para
elaborar e implementar las políticas de desarrollo de sistemas informáticos,
infraestructura y operaciones, soporte técnico e interoperabilidad.
El Director de Tecnologías de la Información y Comunicación, que actuó en el período
de 14 de enero de 2013 a! 2 de enero de 2014, mediante oficio 2015-036-ESPE-d-6 de
14 de mayo de 2015, indicó que en el año 2013 se elaboró un proyecto borrador de las
políticas y estándares de interoperabilidad.
El Director de Tecnologías de Información y Comunicación, cuya gestión fue en el
periodo de 3 de enero al 31 de diciembre de 2014, con comunicación de 15 de mayo de
2015, presentó documentación referente a las políticas de desarrollo de sistemas
informáticos, infraestructura y operaciones, soporte técnico e interoperabilidad, sin
embargo, se observó que estos documentos no están aprobados y son productos de
una consultoría.
Lo expresado por los servidores no modifica lo comentado, ya que a partir de febrero de
2015, iniciaron las acciones para elaborar e implementar las políticas de desarrollo de
sistemas informáticos, infraestructura y operaciones, soporte técnico e interoperabilidad.
Conclusión .
Los Directores de Tecnologías de Información y Comunicación, en los años 2013 y 2014
no formularon políticas para el desarrollo de sistemas informáticos, infraestructura y
operaciones, soporte técnico e interoperabilidad, lo que originó que no se asegure el
ip S t f 3 ttn» ,
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo 71
Dirección de Auditoría de Administración Central
uso apropiado de las aplicaciones, de las soluciones tecnológicas establecidas y se
garantice el cumplim iento y control de los procesos.
Recomendaciones
Al Director de Tecnologías de Información y Com unicación
25. Elaborará en coordinación con los responsables de los subprocesos de
Planificación de TICs, Desarrollo de Sistemas Informáticos, Gestión de
Infraestructura y,Operaciones, Gestión de Interoperabilidad, las políticas referentes
a cada una de estas áreas, las que serán puestas a consideración del Comité de
Gestión de Tecnologías de Información y aprobadas por el Secretario Nacional de
Planificación y Desarrollo, para su difusión y aplicación inmediata.
Al Comité de Gestión de Tecnologías de Información
26. Dará seguim iento a las políticas, procesos y procedim ientos de seguridad de la
información, relativas a tecnologías de información, a fin de asegurar el uso
apropiado de las aplicaciones y de las soluciones tecnológicas establecidas.
No se formularon en los años 2013 y 2014 los planes de m antenim iento preventivo
y/o correctivo de la-infraestructura tecnológica
El Director de Tecnologías de Información y Comunicación, con memorando
SENPLADES-CGGE-DTIC-2014-0079-M de 28 de febrero de 2014, designó al Técnico
en Infraestructura de la DTIC, elabore el Plan de Mantenim iento Preventivo y/o
Correctivo de Tecnología de la Información del año 2014; sin embargo, no presentó el
documento que evidencia su realización.
El Director de Tecnologías de Información y Comunicación, con oficio SENPLADES-
CGGE-DTIC-2015-0011-OF de 19 de febrero de 2015, presentó al equipo de control un
plan de mantenim iento del centro de datos, que contiene una parte de la infraestructura
tecnológica de la entidad, sin presentar de los años 2013 y 2014 el plan de *
mantenimiento preventivo y/o correctivo de la infraestructura tecnológica, debido a que
los Directores de Tecnologías en sus períodos de gestión y el Técnico encargado de las
funciones del proceso de gestión de Infraestructura y Operaciones de la DTIC, no
^ S sib íen 'fti e/o<s
Secretaría Nacional de P lanificación y Desarrollo 72
Dirección de Auditoría de Administración Central
realizaron las acciones para elaborar este documento; lo que originó que no se garantice
el funcionam iento adecuado de la Infraestructura, de los sistemas, reducir la frecuenciar
y el impacto de las fallas; así como, detectar oportunamente daños y desperfectos en
los equipos; inobservando lo previsto en los artículos: 95, del Reglamento General
Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público y 29 "Plan
Anual de Mantenimiento de Equipos Tecnológicos", del Reglamento Interno para la
Asignación, Uso y Control de ios Servicios y Activos de Tecnología de Información y
Comunicaciones y sus Derivados de la SENPLADES, aprobado mediante Acuerdo
Ministerial 39 de 4 de junio de 2013 y publicado en el Registro oficial de 5 de julio de
2013, que establece:
“...La DTIC será responsable de la elaboración y ejecución del Plan Anual de Mantenim iento de Equipos Tecnológicos de la SENPLADES...- E l Plan Anual de Mantenim iento de Equipos Tecnológicos incluirá el levantamiento de las necesidades tecnológicas de las unidades administrativas instiWcionales a efecto de im plem entar las modificaciones o correcciones técnicas necesarias o adquirir nuevas tecnologías, funcionalidades y controles que permitan garantizar el uso óptimo de recursos tecnológicos, y las acciones, correcciones o implementaciones que se deban realizar, conforme las mejores prácticas recomendadas p o r ios fabricantes o proveedores de los equipos tecnológicos, para asegurar la optim ización de recursos institucionales.
Además, la Norma de Control Interno 410-09 “Mantenimiento y Control de la
infraestructura Tecnológica", e incumplieron lo establecido en los numerales; 6.7.1.7.3.3
"Gestión de Infraestructura y Operaciones”, del Estatuto Orgánico de Gestión
Organizacional por Procesos vigente para el año 2013; y, 1.6.3.3 "Gestión de
infraestructura y Operaciones”, del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por
Procesos vigente; y, los deberes y atribuciones previstos en el artículo 77, numeral 2,
letra a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. '
El equipo de control con oficios 91, 92, 93 y 98-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 27
de abril de 2015, comunicó los resultados provisionales al ex y actual Directores de
Tecnologías de la Información y Comunicación y al Técnico encargado de las funciones
■del proceso de gestión de Infraestructura y Operaciones de la DTIC, sin recibir
respuesta.
El Director de Tecnologías de Información y Comunicación, posterior a la lectura del
borrador de informe, efectuada el 8 de mayo de 2015, mediante oficio SENPLADES-
CGGE-DTIC-2015-0024-OF de 7 de mayo de 2015, indicó que la Dirección a su cargo,
cuenta con una matriz de computadoras portátiles y de escritorio a lo que aplica la
^ ic É e n fa i f tv * _
Secretaria Nacional de Planificación y Desarrollo 73
Dirección de Auditoría de Administración Central
vigencia tecnológica hasta noviembre de 2014; sin embargo, la base entregada al
equipo de control se encuentra incompleta, faltando la definición de estrategias de
actualización de hardware y software, riesgos, evaluación de vulnerabilidades y
requerim ientos de seguridad.
El Director de Tecnologías de Información y Comunicación, que actuó en el periodo del
3 de enero al 31 de diciembre de 2014, mediante comunicación de 15 de mayo de 2015,
indicó que no se contó en su totalidad con el plan de mantenim iento correctivo yc
preventivo ya que se ejecutaron acciones de mantenim iento mediante procesos de
contratación.
El Técnico de infraestructura de la DTIC, con comunicación de 15 de mayo de 2015,
indicó que dentro del Plan Operativo Anual se planificó realizar 3 mantenim ientos dei
Centro de Datos, pero no fueron ejecutados por el recorte del presupuesto; además,
informó que se realizaron contrataciones para el mantenim iento de: sistema biométrico,
equipos de climatización del Centro de Datos y del sistema OLYMPO.
Lo expresado por ios servidores no modifica lo comentado, no se presentó el plan de
mantenimiento preventivo y/o correctivo de la infraestructura tecnológica de los años
2013 y 2014, se han realizado únicamente contrataciones esporádicas sin a tenderá una
planificación conjunta y programada.
Conclusión
La Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación, en los años 2013 y 2014,
no contó con el Plan de mantenimiento preventivo y/o correctivo de la Infraestructura
Tecnológica, debido a la falta de acciones por parte de los Directores de Tecnología de
la información y del Técnico encargado de las funciones del proceso de gestión de
Infraestructura y Operaciones de la DTIC, en sus respectivos periodos de actuación,
para ia elaboración, lo que originó que no se garantice el funcionam iento adecuado de
la infraestructura, de los sistemas, reducir la frecuencia y el impacto de las fallas; así
como, detectar opórtunamente daños y desperfectos en los equipos que incluya el
levantamiento de las necesidades tecnológicas de las unidades administrativas
institucionales a efecto de implementar las modificaciones o correcciones técnicas
necesarias o adquirir nuevas tecnologías, funcionalidades e implementaciones que se
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo 74
Dirección de Auditoria de Administración Central
deba realizar conforme a las mejores prácticas, para asegurar la optim ización de los
recursos tecnológicos.
Recomendación ,
Al Coordinador General de Gestión Estratégica
27. Vigilará y dispondrá al Director de Tecnologías de Información y Comunicación,
elabore el plan de mantenimiento preventivo y correctivo del hardware, software y
comunicaciones, sustentado en revisiones periódicas y monitoreo en función de las
necesidades organizacionales (principalmente en las aplicaciones críticas de la
organización), estrategias de actualización de hardware y software, riesgos,
evaluación de vulnerabilidades y requerimientos de seguridad, a fin de garantizar el
funcionam iento adecuado de la infraestructura, de los sistemas, reducir la
frecuencia y el impacto de'las fallas.
*
Plan de Contingencias no elaborado en el año 2013 y en año el 2014 no fue
aprobado ni implementado.
El Director de Tecnologías de Información y Comunicación, en atención al requerimiento
del plan de contingencias, mediante oficio SENPLADES-CGGE-DTIC-2015-017-OF de
6 de abril de 2015, adjuntó el memorando SENPLADES-CGGE-DTIC-2014-0222-M de
22 de agosto de 2014, con el cual el Director de Tecnologías de Información y
Comunicación, presentó a la Coordinadora General de Gestión Estratégica, el borrador
del Plan de Contingencias de Tecnología para el año 2014, para su revisión y
comentarios; no se proporcionó el plan de contingencias del año 2013.
Del análisis al borrador del Plan de Contingencias de Tecnología, se determinó que éste
no contiene: el plan de respuestas a riesgos, que incluye la definición y asignación de
los roles críticos para adm inistrar los riesgos de tecnología de información, los
escenarios de contingencias, la responsabilidad específica de la seguridad de la
información, la seguridad física y su cumplimiento; la definición y ejecución de
procedimientos de control de cambios para asegurar que el plan de continuidad se
mantenga actualizado y refleje los requerimientos actuales de la institución; y, el plan
de recuperación de desastres que contenga: actividades previas ál desastre (bitácora
de operaciones), así como también las actividades durante y después del desastre;
Secretaria Nacional de P lanificación'y Desarrollo 75
Dirección de Auditoría de Administración Central
documento sobre el cual, no se determinó los documentos que evidencien que fue
aprobado e implementado.
En el anexo E del borrador del Plan de Contingencias, denominado árbol de llamadas
de emergencia, no se definieron los nombres y la información de contacto de los
encargados de ejecutar las funciones de: equipo de comité de adm inistración de *
contingencias, equipo de seguridad de la información, equipo de logística, equipo de
comunicación de crisis y equipo de tecnología.
Lo expuesto, se presentó por cuanto los Directores de Tecnologías, en sus periodos de
gestión no formularon, aprobaron e implementaron el Plan de Contingencia, lo que
ocasionó que no se cuente con una herramienta que permita restituir rápidamente los
servicios de la organización ante la eventualidad de una posible falla en los sistemas
computarizados, equipos y personal relacionado; y, de garantizar la continuidad de las
operaciones de ¡os elementos considerados críticos que componen los sistemas de
información, inobservando lo que establece la Norma de Control Interno 410-11 "Plan
de Contingencias’’ e incumplieron lo establecido en los numerales: 6.7..1 .7 .3.1
"Planificación TICs” de! Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de
la SENPLADES vigente para el año 2013 y 1.6.3.1 “Planificación TICs”, del Estatuto
Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos vigente; y, los deberes y atribuciones
establecidos en el artículo 77, numeral 2 , letra a) de la Ley Orgánica de la Contraloría
General del Estado.
El equipo de control; con oficios 76, 77, 91, 92 y 93-DAAC-SENPLADES-FCM -2015 de
27 de abril de 2015, comunicó los resultados provisionales al ex y actual Coordinador
General de Gestión Estratégica, ex y actual Directores de Tecnologías de la Información
y Comunicación, sin recibir respuesta.
El Coordinador General de Gestión Estratégica, encargado, posterior a la lectura del
borrador de informe, efectuada el 8 de mayo de 2015, mediante oficio SENPLADES-
CGGE-2015-0038-0*F de 15 de mayo de 2015, informó que desde abril del año 2015 se
está trabajando conjuntamente con la Dirección de Seguridades de la Información para
el levantamiento de! Plan de Contingencias para el año 2015.
El Director de Tecnologías de la Información y Comunicación, que actuó en el periodo
de 14 de enero de 2013 al 2 de enero de 2014, con oficio 2015-036-ESPE-d-6 de 14 de
mayo de 2015, indicó que en el año 2013, realizó ia actualización del Pian de S c trriiii^ <5&¿o
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo 76
Dirección de Auditoria de Administración Central
Contingencias como un documento borrador, el cual no fue aprobado e implementado
porque se encontraba en proceso de actualización y revisión.
El Director de Tecnologías de Información y Comunicación actuante en el periodo del 3
de enero al 31 de diciembre de 2014, con comunicación de 15 de mayo de 2015, indicó
que con memorando SENPLADES-CGGE-DTIC-2014-0222-M de 22 de agosto de
2014, remitió el borrador el Plan de Contingencia de TI a la Coordinadora General de
Gestión Estratégica para su revisión y observaciones, pero no se concluyó con la
aprobación por el cambio constante de autoridades.
Lo expresado por los servidores ratifica lo comentado, pues en los años 2013 y 2014, la
Dirección de Tecnología de la Información y Comunicación no contó con el Plan de
Contingencias, se elaboró un borrador que no fue aprobado e implementado por estar
en procesos de actualización, revisión y por el cambio constante de autoridades.
Conclusión
La Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación, en los años 2013 y 2014
no contó con el Plan de Contingencia, debido a que los Directores de Tecnologías, en
sus periodos de actuación no formularon, aprobaron e implementaron este instrumento,
lo que ocasionó que no se cuente con una herramienta que permita restituir rápidamente
los servicios de la organización ante la eventualidad de una posible falla en los sistemas
computarizados, equipos y personal relacionado; y, de garantizar la continuidad de las
operaciones de los elementos considerados críticos que componen los sistemas de
información. .
Recomendaciones
Al Coordinador General de Gestión Estratégica
28. Vigilará y dispondrá al Director de Tecnologías de Información y Comunicación,
elabore para su aprobación, difusión e implementación, un plan de Contingencias,
éste deberá contener aspectos como: Plan de respuesta a riesgos, Definición y
ejecución de procedimientos de control de cambios, Plan de continuidad de las
operaciones, Plan de recuperación de desastres, a fin de permitir restituir
rápidamente los servicios de la organización ante la eventualidad de una posible
falla en los sistemas computarizados, equipos y personal relacionado; y, garantizar
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo 77
Dirección de Auditoría de Administración Central
la continuidad de las operaciones de los elementos considerados críticos que
componen los sistemas de información.
Al Comité de Gestión de Tecnologías de Información
29. Supervisará las acciones de ejecución del Plan de Contingencia de Tecnología de
la Información, a fin de verificar si los servicios de la organización permanecen
activos ante una posible falla en los sistemas computarizados, equipos y personal
relacionado; y, se garantice la continuidad de las operaciones de los elementos
considerados críticos que componen los sistemas de información.
Al Comité de Seguridades de la Información
30. Coordinará con el Comité de Gestión de Tecnologías de Información, el proceso de
gestión de la continuidad de la operación de los servicios y sistem as de información
de la institución, a fin de mitigar los incidentes de seguridad imprevistos.
Inventarios de equipos informáticos, software e infraestructura tecnológica
incompletos
El Director de Tecnologías de Información y Comunicación, con memorando
SENPLADES-CGGE-DTIC-2014-0082-M del 28 de febrero de 2014, designó a la
Analista de Tecnologías, realice las funciones del subproceso de Gestión de Soporte
Técnico, dentro del cual debía elaborar el inventario y documentación de equipos,
aplicaciones y servicios operativos a nivel nacional del año 2014; servidora que no
contempló todos los parámetros en el inventario de tecnologías, situación originada por
cuanto los Directores de Tecnologías, en sus periodos de gestión no supervisaron la
información contenida en los inventarios, ocasionando que no se tenga información
actualizada, dificultando su control e identificación.
El Director de Tecnologías de Información y Comunicación, en respuesta ai
requerimiento de información del equipo de control, con oficio SENPLADES-CGGE-
DTIC-2015-0020-OF de 16 de abril de 2015, presentó el inventario de equipos
informáticos, aplicaciones y servicios operativos a nivel nacional, éste contiene
información incompleta, por cuanto no contiene datos básicos del equipo como:
características técnicas principales del equipo, fecha de compra, periodo de garantía,
Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo 78
Dirección de Auditoria de Administración Central
proveedor y estado de! equipo; en el caso del inventario de software, no contiene
información respecto de, si es software libre o adquirido, de ser adquirido no consta el
código del activo fijo, nombre del proveedor, fecha de adquisición, y en el software de
propiedad de la institución, no consta información del Registro de Propiedad Intelectual;
además, el inventario de infraestructura tecnológica se encuentra desactualizado, por
cuanto no contiene sistemas de almacenamiento adquiridos en noviembre de 2014.
*
El equipo de control con oficios 91, 92, 93 y 99-DAAC-SENPLADES-FCM-2015 de 27
de abril de 2015, comunicó los resultados provisionales al ex y actual Director de
Tecnologías de la Información y Comunicación y a la Analista de Tecnologías.
La Analista de Tecnología de la DTIC, con comunicación de 30 de abril de 2015, informó
que para el manejo del inventario de hardware, utilizó la aplicación OCS Inventory, y
para el manejo del inventario de software, utilizó la consultoría gratuita realizada por ia
empresa SOFTWAREONE, cuyos resultados fueron presentados el 13 de mayo de
2014; adjuntó los inventarios de los equipos y software de la SENPLADES e indicó lo
siguiente:
"... Con fecha 15 de enero de 2015, rem ití al D irector de Tecnologías de Información y Comunicación e l Plan de Trabajo del año 2015, en e l cual se detalló como prímera acción a ejecutarse en el mes de febrero el "Levantamiento y actualización de activos tecnológicos de la SENPLADES MATRIZ-Cliente F inal’’, e l m ismo que tendría como producto el “Inventarío de Activos Físicos y Lógicos de la DTIC", acción encaminada a actualizar los equipos que hubieran sido entregados a nuevos funcionarios, y con el objetivo de depurar y correg irla base consolidada con la Unidad de Bienes y para que sea utilizado como insumo en el año 2015...".
Lo expresado por la Analista de la DTIC confirma lo comentado por el equipo de control,
por cuanto en los años 2013 y 2014, la Dirección de Tecnologías de la Información y
Comunicación, no disponía de los inventarios de hardware y software completos y
actualizados; razón por la cual éstos fueron conciliados con la Dirección Administrativa
en el transcurso de la auditoría.
■ . #
Los Directores de Tecnologías de Información y Comunicación, cuyos períodos de
gestión fueron de: 14 de enero de 2013 al 2 de enero de 2014; 3 de enero de 2014 y31
de diciembre de 2014; y, la Analista de Tecnologías cuya gestión fue de 1 de enero de
2014 al 31 de diciembre de 2014, inobservaron lo previsto en los artículos: 97 del
Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector^ 9é fó r)-ft)V ñ u . evt.
Secretaria Nacional de Planificación y Desarrollo 79
Dirección de Auditoría de Administración Central
Público; 21 y 22 deí Reglamento Interno para la Asignación, Uso y Control de los Servicios
y Activos de Tecnología de Información y Comunicaciones y sus Derivados de la Secretaria
Nacional de Planificapión y Desarrolló, aprobado mediante Acuerdo Ministerial 39 de 4 de
junio de 2013 y publicado en el Registro oficial de 5 de julio de 2013, que en la parte
pertinente establece:
"...Art. 21.-....- La DTIC es la responsable de la determinación del equipo a ser entregado al servidor/a de acuerdo a sus funciones, de la distribución y entrega de las computadoras, configuración, registro y control, independientemente del inventario actualizado de los equipos que conforman el parque informático de la institución que mantenga ia Dirección Administrativa....- Art. 22.-....- La DTIC será responsable de mantener el inventarío actualizado del software adquirido e instalado en los equipos tecnológicos del parque informático de la institución, así como el de custodiarlos medios habilitantes para su utilización...”.
Además, Inobservaron lo que establece la Norma de Control Interno 410-09 “Mantenimiento
y Control de la Infraestructura Tecnológica”, e incumplieron lo dispuesto en los numerales:
6.7.1.7.3.5 “Gestión de Soporte Técnico" del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional
por Procesos vigente para el año 2013, 1.6.3.4 “Gestión de Soporte Técnico", del Estatuto
Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos vigente; y, los deberes y atribuciones
previstos en el artículo 77, numeral 2, letra a) de ia Ley Orgánica de la Contraloría General
del Estado.
El Director de Tecnologías de Información y Comunicación, posterior a la lectura del informe
borrador, mediante oficio SENPLADES-CGGE-DTIC-2015-0024-OF de 7 de mayo de 2015,
informó sobre las acciones tomadas a partir de abril de 2015, para actualizar el inventario.
El Director dé Tecnologías de Información y Comunicación, que actuó en el periodo del 3 de
enero al 31 de diciembre de 2014, con comunicación de 15 de mayo de 2015, remitió la
misma información que fue entregada por el Director de TI.
Lo mencionado por los servidores, ratifica lo comentado, pues en los años 2013 y 2014, no
se contó con el inventario de equipos informáticos y software completos y actualizados.
Conclusión
La Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación, dispone de inventarios de los
equipos informáticos y software con información incompleta y de un inventario de
infraestructura tecnológica desactualizado, por cuanto no contiene los sistemas de
Secretaría Nacional de Planiftcación y Desarrollo 80
Dirección de Auditoría de Administración Central
almacenamiento adquiridos en noviembre de 2014, situación presentada por falta de
supervisión del Director de Tecnologías de Información y Comunicación, al detalle de
los inventarios realizado por la Analista de Tecnologías, lo que ocasionó que no se tenga
información completa, actualizada, dificultando el control e identificación de los equipos
informáticos.
Recomendación
A los Directores de Tecnologías de Información y Administrativo
31. Actualizará en coordinación con el Director Administrativo los inventarios de equipos
informáticos, software e infraestructura tecnológica, a fin de que contengan
información pormenorizada y actualizada de todos los bienes informáticos a nivel
nacional, entre otros como: descripción del bien, código de activo fijo, serie, marca,
modelo, ubicación del bien, características principales, fecha de compra, período
de garantía, proveedor y estado del equipo; para el software creado por la entidad,
harán constar su registro en el Instituto Ecuatoriano de Propiedad Intelectual.^ ocA e n io ^ u-nt>
Directora de Auditoría de Administración Central
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