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Octubre-Diciembre de 2015
SISTEMA ÚNICO DE BENEFICIARIOS (SIUBEN)
[INFORME TRIMESTRAL] Evaluar el desempeño institucional sobre la base de las metas definidas en el plan estratégico y los planes operativos anuales es señalada en el Manual de Funciones del Sistema Único de Beneficiarios, como una de la tarea asignada al Departamento de Planificación. Los Informes Trimestrales de Actividades que, mediante la alimentación suministrada por los diferentes estamentos institucionales elabora este Departamento, son los indicadores potenciales para la evaluación del desempeño sugerido.
INFORME TRIMESTRAL Octubre-Diciembre de 2015
Planificación y Desarrollo - SIUBEN Página 1
Gabinete de Coordinación de la Política Social
Sistema Único de Beneficiarios
INFORME DE ACTIVIDADES
(Octubre - Diciembre 2015)
Santo Domingo, R.D.
Enero, 2016
INFORME TRIMESTRAL Octubre-Diciembre de 2015
Planificación y Desarrollo - SIUBEN Página 2
ÍNDICE GENERAL
Página
INTRODUCCIÓN 4
1. DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN 5
2. DIRECCIÓN DE OPERACIONES
2.1 DEPARTAMENTO DE DIGITACIÓN Y CONTROL DE LA
CALIDAD DE LA INFORMACIÓN
2.2 GERENCIAS REGIONALES
9
9
10
3. UNIDAD DE CALIDAD DEL DATO 14
4. DEPARTAMENTO DE ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
SOCIOECONÓMICA
15
5. DEPARTAMENTO RECURSOS HUMANOS (RRHH) 17
6. DIVISIÓN DE COMUNICACIONES 23
7. OFICINA DE ATENCIÓN AL USUARIO 28
8. DEPARTAMENTO FINANCIERO ADMINISTRATIVO 29
ANEXOS 31
ACTIVIDADES GERENCIAS REGIONALES 32
INFORME TRIMESTRAL Octubre-Diciembre de 2015
Planificación y Desarrollo - SIUBEN Página 3
ÍNDICE DE CUADROS
CUADRO 1 Resumen Ejecutivo de Punto Solidario por Regional Enero 2014-
diciembre 2015
CUADRO 2 Resumen Ejecutivo de Punto Solidario por Regional Enero 2015-
diciembre 2015
CUADRO 3 Resumen Ejecutivo de Punto Solidario por Casuística Enero 2014-
diciembre 2015
CUADRO 4 Resumen Ejecutivo de Punto Solidario por Casuística Enero 2015-
diciembre 2015
CUADRO 5 Solicitudes de Ingresos por Demanda.
CUADRO 6 Solicitudes Actualización de Hogares.
CUADRO 7 Atención al Ciudadano.
CUADRO 8 Requerimientos atendidos por el Departamento de Análisis
CUADRO 9 Cantidad de solicitudes de información, por canal o vía
CUADRO 10
Presupuesto SIUBEN 2015. Ejecución Presupuestaria por Cuenta
(Pagado) al 30/12/2015.
INFORME TRIMESTRAL Octubre-Diciembre de 2015
Planificación y Desarrollo - SIUBEN Página 4
INTRODUCCIÓN
El presente informe describe las actividades desarrolladas por el Sistema
Único de Beneficiarios durante el último trimestre del año 2015. La
presentación del mismo se logra gracias a la remisión al Departamento de
Planificación y Desarrollo, de los reportes de cada unidad ejecutora, los
cuales se consolidan para la toma de decisiones futuras.
Luego de estar en borrador original, se remite a las fuentes primarias, en
interés de establecer un conocimiento de consenso de toda la institución,
respecto a dónde estamos y hacia dónde vamos.
Los informes trimestrales, además de servir como indicativo de los avances
en las actividades contempladas en el Plan Operativo Anual, se constituyen
en el material fundamental para la elaboración de la Memoria Anual del
SIUBEN.
INFORME TRIMESTRAL Octubre-Diciembre de 2015
Planificación y Desarrollo - SIUBEN Página 5
1. DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN
En correspondencia con la normativa constitucional y legal del país y en
estricto apego a la Guía para la Rendición de Cuentas del Ministerio de la
Presidencia, el Departamento de Planificación del SIUBEN elaboró y remitió
primero el Resumen Ejecutivo, como fue solicitado (lunes 14 de diciembre)
y luego, las Memorias 2015 (martes 29 de diciembre) completa, oportuna y
encuadernada. Más tarde, se remitió a través de la página web del ministerio
y de un CD.
Rendición de Cuentas Memorias Institucionales
2015
De igual manera, en cumplimiento de la Ley 340-06 sobre Compras y
Contrataciones Públicas, fue elaborado con el apoyo de todas las áreas y
cargado al sistema según lo dispone la Dirección de Compras y
Contrataciones Públicas, el Plan SIUBEN de Compras y Contrataciones de
Bienes y Servicios correspondiente al año 2016.
INFORME TRIMESTRAL Octubre-Diciembre de 2015
Planificación y Desarrollo - SIUBEN Página 6
Con la participación del Lic. Edgar Matos, abogado de la Consultoría
Jurídica del Gabinete, se elaboró el documento “Matriz de Leyes, Decretos y
Normas vinculadas al SIUBEN”. Dicho documento formó parte esencial de
los requisitos para la auditoría al Sistema de Gestión Integral.
Para responder a una solicitud del Ministerio de Administración y Personal
en la persona de la Sra. Johana Guerrero, Encargada de la Dirección de
Simplificación de Trámite del MAP, el Departamento de Planificación
solicitó a las áreas responsables de los cinco (5) servicios comprometidos en
la Carta Compromiso al Ciudadano, evidencias en el cumplimiento de los
estándares e indicadores de los mismos. En base a las informaciones
recopiladas fue elaborado y remitido al MAP el documento “Estadísticas de
Indicadores Servicios Comprometidos en la Carta Compromiso al
Ciudadano”.
El Departamento de Planificación fue el responsable de coordinar la gestión
de la pasantía ofrecida por el SIUBEN a una delegación del personal técnico
de los Programas del Nuevo Sistema de Protección e Inclusión Social del
Ministerio de Desarrollo Social (MIDES) de la República de Panamá. La
pasantía sobre el Sistema de Focalización Dominicano se desarrolló del 7 al
11 de diciembre en la oficina principal del SIUBEN y en ella se abordaron y
compartieron experiencias acerca: La selección objetiva de beneficiarios, la
importancia de la cartografía y la geo-referenciación y el seguimiento de las
condiciones de vida de las familias beneficiadas, entre otros temas
relevantes.
INFORME TRIMESTRAL Octubre-Diciembre de 2015
Planificación y Desarrollo - SIUBEN Página 7
Parte de los técnicos panameños que participaron en la pasantía sobre el Sistema
Dominicano de Focalización que se desarrolló del 7 al 11 de diciembre 2015 en la oficina
principal del SIUBEN.
En el equipo del proyecto “Sistema de Gestión Integral (SGI)” planificación
mantiene una integración de parte de sus colaboradores. Durante el trimestre
Octubre-Diciembre se ejecutaron las actividades relacionadas a Calidad y
Seguridad de la Información que a continuación se presentan:
1. Curso Auditores Internos ISO 27001:2013
2. Curso Auditores Internos ISO 90001:2008
3. Distribución y Difusión de los Documentos del Alcance Calidad y
SGSI
4. Inducción a los proveedores de Seguridad de la Información
5. Inducción Rol Gerencial con el Compromiso con la Calidad
INFORME TRIMESTRAL Octubre-Diciembre de 2015
Planificación y Desarrollo - SIUBEN Página 8
6. Taller Compromiso con la Calidad
7. Reforzamiento de la Política del Sistema de Gestión Integral
8. Señalización en áreas restringidas
9. Colocación de los lockers para equipos de tecnología en la recepción
10. Distribución de guía de buenas prácticas de Seguridad de la
Información
11. Distribución del Plan de Tratamiento de la Gestión de Riesgos a los
activos de las áreas dentro del alcance
12. Auditoría Interna y entrega del informe final de la Auditoría Interna
13. Presentación de los resultados de la Auditoría Interna a la Dirección
14. Elaboración de Plan para seguimiento a las No Conformidades
15. Prueba Piloto del Plan de Recuperación ante Desastre (DRP)
16. Auditoria Certificación INTECO
INFORME TRIMESTRAL Octubre-Diciembre de 2015
Planificación y Desarrollo - SIUBEN Página 9
2. DIRECCIÓN DE OPERACIONES
1.1 DEPARTAMENTO DE DIGITACIÓN Y CONTROL DE LA CALIDAD
DE LA INFORMACIÓN
El Departamento de Digitación y Control de la Calidad de la Información
mantuvo durante el trimestre Octubre-Diciembre 2015, una intensa labor
que abarcó la recepción de 15,855 expedientes y la digitalización de 12,465
formularios correspondientes al proceso de titulación de tierras de Maimón,
la encuestas de satisfacción de servicios y del proceso IPM-2. Ver resumen a
continuación:
Fuente: Departamento de digitación y control de la calidad de la información
1 Recepcion de solicitudes de actualizaciones via Punto Solidario 2850
2 Recepcion de solicitudes de nuevas inclusiones 2015
3 Recepcion y digitacion de casos especiales 426
4 Recepcion de actualizaciones de hogares gestionadas por regionales 4975
5 Recepcion y digitacion de recuperacion de cedulas 209
6 Digitacion poceso titulacion de tierras de Maimon 96
7 Digitacion e informe de encuestas de satisfaccion de servicios 2852
8 Estimado de digitacion de inclusiones y actualizaciones de hogares 8036
Proceso IPM-2
Recepcion de formularios (codigo 1) IPM 3981
Recepcion de formularios Adicionales (Colchon) 169
Digitacion de un 37 % de formularios (codigo 1) IPM 1481
Recepcion de formularios (codigo Dif. De 1) IPM 1230
Total de formularios IPM recibidos 6861
DEPARTAMENTO DE DIGITACION Y CONTROL DE CALIDAD
RESUMEN DE OPERACIONES
TRIMESTRAL OCTUBRE-DICIEMBRE 2015
9
INFORME TRIMESTRAL Octubre-Diciembre de 2015
Planificación y Desarrollo - SIUBEN Página 10
2.2 GERENCIAS REGIONALES.
Todas las gerencias regionales y oficinas de la institución forman parte de la
red de ventanilla única de servicio directo denominado Punto Solidario. En
un Punto Solidario, los interesados pueden solicitar cualquier servicio
relacionado a PROSOLI, ADESS o SIUBEN. En lo que respecta al SIUBEN,
las principales solicitudes son:
• Cambio en la composición familiar,
• Cambio en las características de la vivienda,
• Cambio en la dirección de ubicación del hogar,
• Cambio de jefe de hogar,
• Reevaluación de ICV y
• Solicitud de inclusión.
Según puede ser observado en el Cuadro 1, en el periodo comprendido entre
enero 2014 al corte de diciembre 2015, en el SIUBEN se han recibidos
280,897 solicitudes, de las cuales 120,991 (43%) se han procesados y
159,906 (57%) se encuentran en proceso de definición.
INFORME TRIMESTRAL Octubre-Diciembre de 2015
Planificación y Desarrollo - SIUBEN Página 11
Fuente: Departamento de Operaciones SIUBEN
Cuando se analiza la ventanilla única respecto al movimiento de las
solicitudes realizadas solo en el 2015 (Cuadro 2), se destaca que al igual que
las acumuladas, el 43% han sido procesadas y el restante 57% se encuentra
en proceso.
Procesadas % En Proceso % Total %
CENTRAL 6,492 5.4 10,764 6.7 17,256 6.1
DN Y MTEPLATA 9,903 8.2 18,818 11.8 28,721 10.2
EL VALLE 9,682 8.0 4,177 2.6 13,859 4.9
ENRIQUILLO 11,731 9.7 15,178 9.5 26,909 9.6
ESTE 24,857 20.5 16,260 10.2 41,117 14.6
NORCENTRAL 14,311 11.8 17,568 11.0 31,879 11.3
NORDESTE 8,303 6.9 12,224 7.6 20,527 7.3
NOROESTE 13,588 11.2 10,009 6.3 23,597 8.4
SANTO DOMINGO 16,768 13.9 42,079 26.3 58,847 20.9
VALDESIA 5,356 4.4 12,829 8.0 18,185 6.5
TOTAL 120,991 100.0 159,906 100.0 280,897 100.0
RegionalTotal de Solicitudes
Cuadro 1
Resumen Ejecutivo de Puntos Solidarios por Regional
Enero 2014 - Diciembre 2015
Procesadas % En Proceso % Total %
CENTRAL 3,311 3.8 6,792 5.9 10,103 5.0
DN Y MTEPLATA 6,681 7.6 13,502 11.8 20,183 10.0
EL VALLE 8,224 9.4 3,288 2.9 11,512 5.7
ENRIQUILLO 7,799 8.9 11,966 10.5 19,765 9.8
ESTE 17,030 19.4 12,828 11.2 29,858 14.8
NORCENTRAL 14,020 16.0 14,022 12.3 28,042 13.9
NORDESTE 4,352 5.0 7,800 6.8 12,152 6.0
NOROESTE 10,158 11.6 7,916 6.9 18,074 9.0
SANTO DOMINGO 13,402 15.3 27,226 23.8 40,628 20.1
VALDESIA 2,770 3.2 8,818 7.7 11,588 5.7
TOTAL 87,747 100.0 114,158 100.0 201,905 100.0
RegionalTotal de Solicitudes
Cuadro 2
Resumen Ejecutivo de Puntos Solidarios por Regional
Enero - Diciembre 2015
INFORME TRIMESTRAL Octubre-Diciembre de 2015
Planificación y Desarrollo - SIUBEN Página 12
El resumen ejecutivo de las solicitudes de servicios hechas a través de Punto
Solidario visto en función a la casuística o motivo que la genera, tanto para
el caso de todas las recibidas como para el caso de solo las del 2015,
evidencia que, se les ha dado prioridad a procesar los casos de Solicitud de
inclusión, Cambio en la composición familiar y Cambio en la dirección de
los hogares. Ver cuadros 3 y 4.
Fuente: Departamento de Operaciones SIUBEN
Fuente: Departamento de Operaciones SIUBEN
Procesadas % En Proceso % Total %
Cambio Composición Familiar 32,609 27.0 43,571 27.2 76,180 27.1
Cambio de características de vivienda 1,729 1.4 1,772 1.1 3,501 1.2
Cambio de Dirección 30,882 25.5 30,675 19.2 61,557 21.9
Cambio de jefe 3,861 3.2 6,037 3.8 9,898 3.5
Reevaluación de ICV 9,210 7.6 8,202 5.1 17,412 6.2
Solicitud de Inclusión 42,700 35.3 69,649 43.6 112,349 40.0
TOTAL 120,991 100.0 159,906 100.0 280,897 100.0
Cuadro 3
Resumen Ejecutivo de Puntos Solidarios por Casuística
Enero 2014 - Diciembre 2015
RegionalTotal de Solicitudes
Procesadas % En Proceso % Total %
Cambio Composición Familiar 25,504 29.1 40,611 35.6 66,115 32.7
Cambio de características de vivienda 704 0.8 575 0.5 1,279 0.6
Cambio de Dirección 23,559 26.8 22,086 19.3 45,645 22.6
Cambio de jefe 3,380 3.9 4,957 4.3 8,337 4.1
Reevaluación de ICV 6,499 7.4 5,666 5.0 12,165 6.0
Solicitud de Inclusión 28,101 32.0 40,263 35.3 68,364 33.9
TOTAL 87,747 100.0 114,158 100.0 201,905 100.0
Cuadro 4
Resumen Ejecutivo de Puntos Solidarios por Casuística
Enero - Diciembre 2015
RegionalTotal de Solicitudes
INFORME TRIMESTRAL Octubre-Diciembre de 2015
Planificación y Desarrollo - SIUBEN Página 13
Un resumen de las principales actividades regionales se expone en los
cuadros 6, 7, y 8. Más detalles se pueden ver en el Anexo I de este informe.
De manera general, se evidencia que se recibieron 2,229 solicitudes de
Ingreso por Demanda y 1,390 solicitudes de Actualizaciones, sin incluir los
servicios que ofrecen las regionales a través de Punto Solidarios. Por otra
parte, 15,865 ciudadanos fueron atendidos en las oficinas regionales.
Cuadro No. 6
SOLICITUDES ACTUALIZACIONES DE HOGARES
CANTIDAD %
Origen 1,390 100.00
PROGRESANDO - 0.00
SENASA 25 1.80
CONADIS 2 0.14
CONAPRE - 0.00
PUNTO SOLIDARIO
- 0.00
OFICINA 900 64.75
OTRAS 463 33.31
Cuadro No. 5
SOLICITUDES INGRESO POR DEMANDA
CANTIDAD %
Origen
2,229 100
PROGRESANDO -
0
SENASA
5 1
CONADIS -
0
CONAPRE -
0
PUNTO SOLIDARIO -
0
OFICINA
1,366 61
OTRAS
858 38
INFORME TRIMESTRAL Octubre-Diciembre de 2015
Planificación y Desarrollo - SIUBEN Página 14
Cuadro No. 7 ATENCION AL CIUDADANO
CANTIDAD %
Origen 15,865 100
GENERALES-SIUBEN 9,269 58
DE OTRAS INSTITUCIONES 1,388 9
STATUS 5,029 32
OTRAS 179 1 Fuente: Formulario para Informe de las Oficinas Regionales (Intranet SIUBEN). Departamento de
Planificación y Desarrollo
3. UNIDAD DE CALIDAD DEL DATOS
No. Actividad Descripción
1 Certificación del 3er. corte de la gestión
2015 de la Base de Datos SIUBEN.
Se terminó de certificar el 3er. corte de la Base
de Datos del SIUBEN, en el que se trabajó 2,909
registros de hogar. Esta información es agregada
a la Base de Datos final, constituyéndose en la
nueva Base actualizada.
2
Elaboración de documentación de la
Unidad, para la certificación de las normas
internacionales ISO 9001 e ISO 27001.
De acuerdo a solicitud del Proyecto del Sistema
de Gestión Integral, se elaboraron una serie de
documentos que sustentan de manera detallada
los procesos y procedimientos de la Unidad de
Calidad del Dato.
3
Revisión y Lectura de los procedimientos
contemplados en las normas 9001 y 27001,
de los Documentos Controlados SIUBEN.
Con la participación de todos los colaboradores
de La Unidad de Calidad del Dato, se procedió a
dar lectura conjunta de todos los procedimientos
elaborados por las Áreas del SIUBEN, en el
marco del Sistema de Gestión Integral. Esta
lectura conjunta, permitió aclarar los conceptos
y procedimientos descritos en los Documentos
Controlados del SGI.
4 Apoyo Al Departamento de Logística en la
digitación de formularios IPM.
Todo el mes de diciembre, los colaboradores de
la Unidad de Calidad del Dato, apoyaron a la
Unidad de Logística en la digitación de los
formularios IPM.
INFORME TRIMESTRAL Octubre-Diciembre de 2015
Planificación y Desarrollo - SIUBEN Página 15
4. DEPARTAMENTO DE ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
SOCIOECONÓMICA
Durante el trimestre octubre-diciembre se llevaron a cabo en el
Departamento de Análisis de la Información Socioeconómica varias
actividades vinculadas con el proyecto IPM-RD, entre las que se encuentran:
Conclusión de manuales.
Capacitación al personal de campo
Supervisión del levantamiento
Las cifras preliminares del levantamiento IPM-RD ofrecen una cantidad de
5,061 hogares gestionados.
RELACION IPM
1 FORMULARIOS COD. 1 RECIBIDOS 3831
2 FORMULARIOS DIF. DE 1 RECIBIDOS 1230
TOTAL DE HOGARES GESTIONADOS 5061
3 FORMULARIOS ADICIONALES RECIB. 169
4 TOTAL FORMULARIOS DIGITADOS 3784
Por otra parte, el Departamento de Análisis, durante el trimestre abril-junio
2015 correspondió con la entrega de 14 servicios de requerimientos de
información, entregados a 10 instituciones relacionadas con la atención de la
población en condiciones de precariedad. En el cuadro 8 se presentan los
detalles de los requerimientos.
INFORME TRIMESTRAL Octubre-Diciembre de 2015
Planificación y Desarrollo - SIUBEN Página 16
Cuadro 8
Requerimientos atendidos por el Departamento de Análisis de la Información Socioeconómica
ID Institución
solicitante
Persona
solicitante Requerimiento
Fecha
recepción
Fecha
Compromiso
Fecha
Entrega
46 Vicepresidencia Laura
Encarnación
Información sobre
elegibles y Beneficiarios,
por ICV
1-Oct-15 1-Oct-15 1-Oct-15
47 SIUBEN Matilde Chavez
Realizar comentarios a
noticias del Periódico el
Dinero. Requer VP
5-Oct-15 7-Oct-15 6-Oct-15
48 CNSS Rafael Pérez
Modesto
Protocolo para la
asignación de Pensiones
Solidarias
5-Oct-15 15-Oct-15 16-Oct-15
49 CONADIS
Magino
Corporán
Lorenzo
Completar cuestionario
sobre Discapacidad según
la información de la BD
del SIUBEN
5-Oct-15 12-Oct-15 12-Oct-15
50 OPHI John Hammock Contestar unas preguntas
ONLINE sobre IPM OPHI 5-Oct-15 8-Oct-15 8-Oct-15
51 Banco Mundial
Lucia Solbes /
Miriam
Monegro
Población indocumentada
y elegibles / beneficiarios 5-Oct-15 20-Oct-15 16-Oct-15
52 Vicepresidencia
Matilde
Chavez/Frank
Olivares
Reporte Panel sobre
Cambio Climático en
FUNGLODE
5-Oct-15 15-Oct-15 14-Oct-15
53
Gabinete de
Coordinación de
Política Social
Rosa María
Suárez
(Directora)
Mujeres Jefes de Hogar
beneficiarias 12-Oct-15 28-Oct-15 21-Oct-15
54 Senador de Monte
Plata
Charles Mariotti
Jr.
información
socioeconómico de monte
plata (condiciones de la
vivienda y servicios
básicos)
15-Oct-15 26-Oct-15 26-Oct-15
55 Presidencia-
DIGEPEP Lidio Cadet
Quisqueya Aprende
Contigo. Análisis de BD
completa para
beneficiarios y potenciales
22-Oct-15 6-Nov-15 18-Nov-15
56
Gabinete de
Coordinación de
Política Social
Rosa María
Suarez
Información para
consultor Alejandro
Bonilla - Solicitud Base de
Dato del Siuben
6-Nov-15 11-Nov-15 9-Nov-15
57 CNSS Rafael Pérez
Modesto
Pensiones Solidarias -
elegibles resultantes 6-Nov-15 6-Nov-15 6-Nov-15
58 Congreso IDEICE Matilde Chavez Presentación SIUBEN 25-Nov-15 2-Dec-15 2-Dec-15
59 Presidencia-
DIGEPEP Lidio Cadet
Quisqueya Aprende
Contigo, BBDD de
personas que abandonaron
el programa y que se
encuentran en SIUBEN
26-Nov-15 2-Dec-15 1-Dec-15
INFORME TRIMESTRAL Octubre-Diciembre de 2015
Planificación y Desarrollo - SIUBEN Página 17
5. DEPARTAMENTO RECUROS HUMANOS
1. Criterio “Planificación de RRHH”
La planificación del Área de RRHH fue desarrollada según las necesidades y
tomando en cuenta los criterios establecidos por la institución en la
planificación estratégica, específicamente en el eje 1 “Fortalecimiento
Institucional”, a fin de alcanzar los objetivos plantados para el 2015 y
siguiendo los lineamientos del MAP.
2. Criterio “Organización del Trabajo”
Como parte de la planificación estratégica de SIUBEN y con el objetivo de
alinearnos a los procedimientos del Ministerio de Administración Pública, el
departamento de RR.HH del SIUBEN cuenta con una Estructura de Cargo
aprobada por el MAP, que responda a los lineamientos estratégicos de la
institución. En ese mismo orden un Manual de Cargos y de Funciones.
Así mismo, el SIUBEN cuenta con un Mapa de Procesos que garantiza la
correcta ejecución de los mismos.
3. Criterio “Gestión del Empleo”
El SIUBEN cuenta con pruebas técnicas de concomimientos para todas las
áreas, las cuales son utilizadas durante el proceso de evaluación del personal
de nuevo ingreso y promociones internas. Así como también con una
evaluación por competencias transversal.
INFORME TRIMESTRAL Octubre-Diciembre de 2015
Planificación y Desarrollo - SIUBEN Página 18
AUSENTISMO: para la gestión del ausentismo, utilizamos un sistema de
control de asistencia y una política de permisos, ausencias y tardanzas,
además del portal de colaboración el cual ha servido para regular, controlar y
disminuir el absentismo del personal. En tal sentido el Absentismo para el
SIUBEN en este años 2015 es de 21.37%.
ROTACIÓN DEL PERSONAL: La rotación externa para el 2015 fue de
0.47% de un total de 292 colaboradores/as, lo que demuestra que los
colaboradores/as se sienten totalmente identificados/as y satisfechos con la
institución y con su puesto de trabajo. Igualmente la rotación interna superó
el 18.14%, con una rotación vertical de 15.92% y una horizontal de 2.21%,
lo cual evidencia el fomento del desarrollo y el crecimiento de los recursos
humanos, por parte de la institución.
4. Criterio “Gestión del Rendimiento”
EMPLEADOS RECONOCIDOS CON MEDALLA AL MERITO
En este año 2015 el SIUBEN realizó el levantamiento de información
correspondiente al personal, a fin de determinar los que cumplían con los
requisitos establecidos (haber servido al estado por más de 25 años con
lealtad, honradez y eficiencia), para poder hacer entrega de la medalla al
mérito. Los colaboradores postulados fueron:
• Rigoberto María Reyes (Encargado de Almacén)
• Rafael Vizcaino (Encargado de Logística)
INFORME TRIMESTRAL Octubre-Diciembre de 2015
Planificación y Desarrollo - SIUBEN Página 19
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
El SIUBEN ha asumido el nuevo procedimiento de evaluación del
desempeño por competencias según los lineamientos establecidos por el
Ministerio de Administración Pública, el cual está basado en tres (3)
componentes, que son: 1) Logro de Metas o Resultados, 2) Competencias o
Capacidad para ejecutar el trabajo y 3) Cumplimiento del Régimen Ético y
Disciplinario.
4. Criterio “Gestión de la Compensación”
El SIUBEN cuenta con una escala salarial para todos los colaboradores del
gabinete de coordinación de políticas sociales, aprobada por el Ministerio de
Administración Pública.
6. Criterio “Gestión del Desarrollo”
DIPLOMADOS, CURSOS Y TALLERES
Basado en la Planificación Estratégica Institucional, en los resultados de la
evaluación del desempeño, en la detección de necesidades de capacitación y
en los requerimientos de supervisor del área, El SIUBEN planificó el plan
anual de capacitación y desarrollo, con un total de 1,265 horas programadas,
de las cuales se han ejecutado 981 horas, lo que representa un cumplimiento
de un 78%. Se realizaron un total de capacitaciones y se invirtieron 8,209
horas hombres.
INFORME TRIMESTRAL Octubre-Diciembre de 2015
Planificación y Desarrollo - SIUBEN Página 20
7. Criterio “Gestión de las Relaciones Humanas y Sociales”
REPRESENTANTE DESIGNADO DE COMISIÓN DE PERSONAL
El SIUBEN cuenta con una consultoría Jurídica que nos apoya en todos los
casos concernientes a la ley, en tal sentido, este año tuvimos dos casos de
comisión de personal, ya que dos colaboradores fueron suspendidos y
posteriormente desvinculados de la organización, por incurrir en falta de
tercer grado. Ambos casos fueron conciliados favorablemente.
TALLER RELACIONES LABORALES
Como parte de la planificación estratégica el SIUBEN concluyó
satisfactoriamente, los talleres de relaciones laborales de la Ley 41-08 de
Función Pública y su reglamento de aplicación, a los fines de que todo el
personal conozca sus derechos y deberes como servidores públicos y los
procedimientos disciplinarios de la ley.
SALUD OCUPACIONAL Y RIESGOS LABORALES
En la actualidad contamos con un departamento de salud ocupacional
interinstitucional que ofrece servicios de consultorio y dispensario médico y
especialistas en las ramas de medicina general, ginecología, urología,
cardiología, psicología y nutrición.
En el año 2015 el SIUBEN realizó su cuarta jornada de salud, en el mes de
octubre, según lo planificado anualmente, en donde el tema fundamental fue
sobre la prevención y promoción del Dengue y del Cáncer de Mamas.
Asimismo, estuvimos realizando consultas médicas en las áreas descritas en
el párrafo anterior.
INFORME TRIMESTRAL Octubre-Diciembre de 2015
Planificación y Desarrollo - SIUBEN Página 21
Con relación a Riesgo Laboral, el SIUBEN ya ha capacitado y conformado
el comité y ha puesto en marcha la mayoría de las actividades planificadas en
su plan, apoyando así también la implementación de la norma ISO
27001:2013, correspondiente a seguridad de la información.
8. Criterio “Organización de la Función de Recursos Humanos”
AUDITORÍA DE OFICINA DE RR HH
Como parte de nuestra planificación estratégica de alinear nuestros procesos
y subsistemas a las normativas del MAP, el año pasado el área de RR.HH del
SIUBEN fue auditada por técnicos del área de Diagnóstico de la Función de
Recursos Humanos del MAP, obteniendo resultados favorables para la
gestión.
Igualmente, en este año 2015 fue auditado el proceso de evaluación del
desempeño, recibiendo felicitaciones del MAP pro la correcta ejecución del
mismo.
TALLERES DE FUNCIÓN PÚBLICA
Como parte de la planificación estratégica el SIUBEN concluyó
satisfactoriamente, los talleres de socialización de la Ley 41-08 de función
pública y sus reglamentos de aplicación, a los fines de que todo el personal
conozca sus derechos y deberes como servidores públicos. Al mismo tiempo
se llevó a cabo las charlas sobre Régimen Ético del Servidor Público, en
cumplimiento con uno de los objetivos de la Comisión de Ética del SIUBEN.
INFORME TRIMESTRAL Octubre-Diciembre de 2015
Planificación y Desarrollo - SIUBEN Página 22
9. Criterio “Gestión de la Calidad”
AUTOEVALUACIÓN CAF
En la actualidad el SIBUEN se encuentra en la etapa de certificación del
sistema de gestión Integral en las Normas ISO 9001:2008 e ISO 27001:2013,
igualmente, ha realizado cuatro autoevaluaciones bajo la metodología CAF,
dos para la provincia de Santiago en donde obtuvo medalla de bronce y plata
para los años 2014 y 2015 respectivamente y dos para la ciudad de Santo
Domingo, en donde obtuvo medalla de plata para el 2014 y en espera de la
premiación para este año 2015. Asumiendo previamente más del 80% de las
mejoras identificadas en el plan de acción previo a la postulación de este año.
TALLERES METODOLOGÍA CAF
El equipo técnico de evaluadores internos del SIUBEN ya ha participado en
los talleres de autoevaluación basado en la metodología CAF para el año
2014 y 2015, así como también en los talleres de priorización de mejoras y
de elaboración de memorias de postulación.
INFORME TRIMESTRAL Octubre-Diciembre de 2015
Planificación y Desarrollo - SIUBEN Página 23
6. DIVISIÓN DE COMUNICACIONES
Notas de prensas:
Consejo Consultivo conoce en pasantía alcance programas sociales
Integrantes del Consejo Consultivo de la Sociedad Civil participaron en una
pasantía organizada por la Vicepresidencia de la República a través del
Gabinete de Coordinación de Políticas Sociales (GCPS), para conocer el
funcionamiento y los mecanismos de acción, así como los alcances de los
diversos programas y proyectos que ejecuta la vicepresidenta doctora
Margarita Cedeño en el combate a la pobreza.
Regional Norcentral participa en conversatorio del MAP
La Regional Norcentral participó en el II Seminario Compartiendo Buenas
Prácticas: Hacia la Excelencia en la Gestión, realizado por el Ministerio de
Administración Pública (MAP), donde participaron tres de las nueve
instituciones galardonadas con medalla de plata en la segunda Entrega del
Premio Provincial a la Calidad.
Líderes emergentes de Canadá y el Caribe visitan programas del
Gabinete de Políticas Sociales
Una docena de representantes del Diálogo de Líderes del Caribe-Canadá
(CCELD, por sus siglas en inglés) visitó la República Dominicana para
conocer de primera mano la labor desarrollada por el Gabinete de
Coordinación de Políticas Sociales (GCPS), que dirige la doctora Margarita
Cedeño, en su lucha contra la pobreza.
INFORME TRIMESTRAL Octubre-Diciembre de 2015
Planificación y Desarrollo - SIUBEN Página 24
Me Solidarizo con mi Comunidad San Pedro de Macorís
La Regional Este del Sistema Único de Beneficiarios (SIUBEN) realizó el
pasado jueves 8 de octubre un importante donativo de alimentos al Hogar
Escuela Caridad Misionera que alberga a 25 niñas huérfanas en la provincia
San Pedro de Macorís.
Regional Valdesia se solidariza con comunidad
El Sistema Único de Beneficiarios (SIUBEN) a través de la Regional
Valdesia se solidarizó con el Hogar De Niñas Hijas De La Altagracia, del
municipio Baní, provincia Peravia en el marco del programa de
responsabilidad social “Me Solidarizo con La Comunidad” que realiza la
institución.
Regional Distrito se solidariza con la Fundación Amigos Contra el
Cáncer
El Sistema Único de Beneficiarios (SIUBEN) a través de la Regional
Distrito llevó esperanza y alegría a la Fundación Amigos Contra el Cáncer al
realizar una donación de alimentos y otros artículos, además compartir con
algunos infantes que son asistidos.
Regional Noroeste se solidariza con comunidad de Mao
El Sistema Único de Beneficiarios (SIUBEN) a través de la Regional
Noroeste mostró su lado humano y solidario el entregar una donación de
alimentos y productos de aseo personal al Asilo Para Ancianos Mao,
provincia Valverde.
INFORME TRIMESTRAL Octubre-Diciembre de 2015
Planificación y Desarrollo - SIUBEN Página 25
Regional Nordeste se solidariza con comunidad de Salcedo
Regional Nordeste SIUBEN a través del programa “me solidarizo con mi
comunidad” visito este miércoles 18 de noviembre la “Casa de la Tercera
Edad” en el municipio Salcedo, provincia Hermanas Mirabal.
Regional Enriquillo es solidariza con la comunidad de Barahona
El Sistema Único de Beneficiarios (SIUBEN) a través de la Regional
Enriquillo se solidarizó con la comunidad de Barahona al entregar productos
comestibles y de aseos al Centro Amanecer Infantil, ubicado en el barrio
Enriquillo.
Apoyo a la Campaña Ni Una más
Apoyo en las redes sociales a la campaña #NiUnaMásRD #AUnaVoz
organizada por Vicepresidencia de la República por motivo del DIA
INTERNACIONAL DE LA ELIMINACION DE LA VIOLENCIA
CONTRA LA MUJER.
Audiovisuales
Se realizaron audiovisuales cortos y fotografías con el personal del SIUBEN,
las que fueron compartidas por las redes, según lineamientos de VP.
Campaña Prevención contra el Dengue
Campaña de sensibilización por la lucha contra el dengue. Se realizaron
audiovisuales con los colaboradores de la institución ofreciendo mensajes
INFORME TRIMESTRAL Octubre-Diciembre de 2015
Planificación y Desarrollo - SIUBEN Página 26
informativos, sus experiencias y recomendaciones generales para ayudar a
mitigar la epidemia desde sus hogares.
Realización de brouchures
Los mismos fueron entregados a todo el personal y versaron sobre diferentes
tópicos.
Cápsulas informativas
Difundidas por las pantallas de televisión, disponibles en las áreas de mayor
tránsito de la institución.
Campaña sobre el Sistema de Gestión integral (Yo Soy ISO)
Con la finalizada de que todo el personal conozca los conceptos generales
del Sistema de Gestión Integral, los interioricen y puedan apoyar al logro de
los objetivos, se realizó una campaña de difusión, capacitación y
sensibilización bajo el lema: YO SOY ISO.
Coordinación general de los encuentros comunitarios:
Encuentro Comunitario Guerra
Encuentro Comunitario Laguna Salada – Valverde
Encuentro Comunitario Samaná
Encuentro Comunitario Neyba
Encuentro Comunitario Yamasá
Encuentro Comunitario Santiago Rodríguez
Encuentro Comunitario Montecristi
INFORME TRIMESTRAL Octubre-Diciembre de 2015
Planificación y Desarrollo - SIUBEN Página 27
Carpeta de Fotografía
Capacitación IPM con las regionales
Cartografía para IPM
Charla sobre el cáncer de mama
Charla sobre el dengue
Reunión con delegación de BID y el Departamento de Cartografía
Reunión de IPM con Salud Pública y regionales
Socialización de la política de Recursos Humanos
Taller de Auditoría de SGI
Visita de auditores por departamento
Auditoría interna de SGI
Reunión con proveedores de Estado
Pasantía: Una década de Lucha Contra la Pobreza y el Hambre
Reunión de la entrega de resultado de los auditores de ISO
Socialización de la política con los colaboradores de SIUBEN
Socialización de política con proveedores del estado
Campaña Yo soy ISO
6to Congreso Internacional sobre Educación y Desarrollo
Visita de consultor Diego Zavaleta en campo con IPM-RD
Encendido de Arbolito de SIUBEN
Levantamiento de IPM en Bonao con autoridades de PNUD
Pasantía con el Ministerio de Desarrollo Social de Panamá en el SIUBEN
Reunión con el Consultor Diego Zavaleta sobre IPM- RD
Visita de Técnicos de Banco Mundial
INFORME TRIMESTRAL Octubre-Diciembre de 2015
Planificación y Desarrollo - SIUBEN Página 28
7. OFICINA DE ATENCIÓN AL USUARIO
La Oficina de Atención al Usuario que funciona en el edificio central del
SIUBEN, recibió por diferentes vías o canales de comunicación, durante el
trimestre Octubre-Diciembre la cantidad de 2,634 solicitudes de los
ciudadanos y ciudadanas que procuraron información. De estas solicitudes,
el 79.2% se efectuó de manera presencial, el 20.6% fueron usuarios que lo
hicieron por teléfono y el 3.2% son casos especiales que se atienden por
diversas vías. El cuadro 9 contiene los detalles de estos requerimientos:
Cuadro 9
SISTEMA ÚNICO DE BENEFICIARIOS OFICINA DE ATENCIÓN AL USUARIO
Cantidad de solicitudes de información, por canal o vía
CANAL O VÍA OCTUBRE-DICIEMBRE %
Presencial o Física
2,086 79.20
Telefónica 543 20.62
Entidades y Dirigentes de Junta de Vecinos
5
0.19
Casos especiales 86
3.26
TOTALES 2,634 100.00 Fuente: OAU-RAS
INFORME TRIMESTRAL Octubre-Diciembre de 2015
Planificación y Desarrollo - SIUBEN Página 29
8. DEPARTAMENTO FINANCIERO-ADMINISTRATIVO
La ejecución por cuentas del presupuesto del SIUBEN para el periodo
octubre-diciembre 2015, destaca que lo pagado por concepto de “Otros
Servicios” alcanzó 41.94 %, “Sueldos fijos” un 24.50 % y “Sueldos personal
contratado e igualado” con un 7.45% corresponden a las cuentas con
mayores erogaciones en el referido periodo, según se expone en el cuadro 10.
INFORME TRIMESTRAL Octubre-Diciembre de 2015
Planificación y Desarrollo - SIUBEN Página 30
Fuente: Departamento Financiero SIUBEN. SIGEF
CÓDIGO AGRUPACIÓN VALOR RD$ %
2.1.1.1.01 Sueldos fijos 56,895,006.38 24.50
2.1.1.2.01 Sueldos personal contratado e igualado 17,289,334.37 7.45
2.1.1.4 Sueldo Anual No. 13 6,348,954.83 2.73
2.1.1.5.01 Prestaciones Económicas 868,505.06 0.37
2.1.1.6 Vacaciones 184,614.43 0.08
2.1.2 Sobresueldos 2,162,064.52 0.93
2.1.5 Contribuciones a la Seguridad Social 5,100,970.12 2.20
2.1.5.2 Contribuciones al seguro de pensiones 5,206,553.01 2.24
2.1.5.3 Contribuciones al seguro de riesgo laboral 698,928.04 0.30
2.2.1 Servicios básicos 13,711,463.14 5.91
2.2.2 Publicación, impresión y encuadernación 217,912.44 0.09
2.2.3 Viáticos 3,814,323.71 1.64
2.2.4 Transporte y almacenaje 430,142.00 0.19
2.2.5 Alquileres y Rentas 115,216.00 0.05
2.2.6 Seguros 1,402,939.16 0.60
2.2.7 Conservación, reparaciones menores 3,448,064.24 1.49
2.2.8 Otros Servicios No Incluidos Ante 97,379,508.68 41.94
2.3.1 Alimentos y productos agroforestales 3,522,792.94 1.52
2.3.2 Textiles y vestuario 167,474.73 0.07
2.3.3 Productos de papel, cartón e impresos 678,618.99 0.29
2.3.7 Combustibles, lubricantes, productos químicos 7,591,692.21 3.27
2.3.5 Productos de cuero, caucho y plásticos 896,156.59 0.39
2.3.9 Productos y Útiles Varios 2,696,195.95 1.16
2.6.1 Mobiliario y equipo 1,356,870.48 0.58
TOTAL 232,184,302.02 100.00
Cuadro 10
SISTEMA ÚNICO DE BENEFICIARIOS
PRESUPUESTO SIUBEN 2014
Ejecución por Cuenta (Pagado)
Al 31/12/2015
INFORME TRIMESTRAL Octubre-Diciembre de 2015
Planificación y Desarrollo - SIUBEN Página 31
ANEXO
(Actividades Gerencias Regionales Oct.-Dic. 2015)
INFORME TRIMESTRAL Octubre-Diciembre de 2015
Planificación y Desarrollo - SIUBEN Página 32
Fuente: Plantilla para Informe de las Oficinas Regionales (Intranet SIUBEN). Departamento de Planificación y Desarrollo.
Distrito Sto. Dgo. Valdesia Enriquillo Nordeste Este Central Norcentral Noroeste El Valle
Interna 6 6 6 7 27 7 6 2 8 5
Nivel Central 2 7 1 3 1 4 2 0 2 1
SCTRIS 2 0 0 3 0 1 0 1 1 1
ADESS 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0
SENASA 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
DIDA 0 0 0 2 1 4 0 0 0 0
PROSOLI 0 0 0 2 17 0 1 0 0 0
Otras 2 2 2 0 1 7 4 0 9 0
ADMINISTRACIÓN Y
CANALIZACIÓN DE
LLAMADAS
RECLUTAMIENTO
PERSONAL PROCESO
IPM
ENVIO DE ENCUESTAS
SATISFACCION AL
CLIENTE
PREPARACIÓN DE
SOLICITUDES PARA
GESTIONAR LAS
REPOSICIONES DE
FONDOS.
REMISIÓN Y
TRAMITACIÓN
DOCUMENTOS VARIOS
INSTALACIÓN DE
PLANTA ELÉCTRICA
REGIONAL.
SOLICITUDES
REPOSICION
PENDIENTES
PAGO CORAASAN ME SOLIDARIZO CON MI
COMUNIDAD: ASILO
PARA ANCIANOS
SOLICITUD VIATICO IPM
ELABORACIÓN
INFORME MENSUAL
SOLICITUD DE LOCAL
PARA AREA DE
ATENCION AL USUARIO
SOLICITUD DE PAGO
COMBUSTIBLE PARA
EL GERENTE
ORGANIZACIÓN DE LOS
PREPARATIVOS PARA
CAPACITACIÓN IPM.
SOLICITUD DE
REPOSICIÓN DE CAJA
CHICA, VIÁTICOS Y
COMBUSTIBLES.
SE SOLICITARON Y SE
RECIBIERON
REPOSICIONES DE
FONDOS.
AUDITARON LOS
FONDOS MANEJADOS
EN LA REGIONAL
REPOSICIÓN FONDOS
VIÁTICOS
ENVIÓ DE FORMULARIOS
ENCUESTA DE
SATISFACCIÓN
REPOSICION
COMBUSTIBLE PARA
MOTORES
SOLICITUDES DE
RESPOSICIONES DE
FONDOS.
REPOSICIONES
PENDIENTE DE
VIÁTICOS PERSONA DE
CAMPO SIUBEN
JORNADA CONTRA EL
DENGUE
ALQUEOS DE FONDOS
OPERATIVOS.
LEVANTAMIENTO 45
ENCUESTAS EN TRES
UPMs DE LA PROVINCIA
SAMANA.
LAS CAMIONETAS
NISSAN FRONTIER Y LA
FORD RANGER
RECIBIERON
MANTENIMIENTO.
ENVIO AL TALLER JEEP
REGIONAL PENDIENTE
RECIBIR
REPOSICIÓN FONDO DE
COMBUSTIBLE
SOLICITAMOS:
ASIGNACIÓN
COMBUSTIBLE GERENTE,
PAGO SOPORTE, PAGO
TRANSPORTE.
REMISION DE FICHAS DE
INCLUSION POR
DEMANDA.-
Progresando 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
SENASA 0 4 0 0 0 1 0 0 0 0
CONADIS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
CONAPE 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Punto Solidario 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Oficina 0 2 0 0 20 1 488 827 4 24
Otras 550 11 0 135 0 56 0 90 0 16
TALLER CAPACITACION
IPM
TALLER
LEVANTAMIENTO IPM
TALLER MITIGACIÓN Y
RIESGOS
TALLER AUDITOR
INTERNO ISO
TALLER
LEVANTAMIENTO IPM.
TALLER
LEVANTAMIENTO IPM
LEVANTAMIENTO IPM TALLER
LEVANTAMIENTO IPM
TALLER LEVANTAMIENTO
IPM
CURSO TALLER AUDITOR
INTERNO
TALLER
LEVANTAMIENTO IPM
TALLER
LEVANTAMIENTO IPM
TALLER NORMAS ISO
9001:2008
REFORZAMIENTO
AUDITOR INTERNO
TALLER NORMAS ISO CAPACITACION IPM.-
Cartografía
0 ACTUALIZACIÓN
CARTOGRAFÍA PARA
IPM
0 ACTUALIZACIÓN
CARTOGRAFÍA PARA
IPM.
0 ACTUALIZACIÓN
CARTOGRÁFICA PARA
IPM
0 0 ENVÍO 14 SEGMENTOS
ACTUALIZADOS PARA
LEVANTAMIENTO IPM
ACTUALIZACION A
MANO ALZADA EN
PADRE LAS CASAS.-
Progresando 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
SENASA 0 25 0 0 0 0 0 0 0 0
CONADIS 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0
CONAPE 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Punto Solidario 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Oficina 0 0 0 0 103 17 416 336 28 0
Otras 51 25 0 0 0 62 263 79 1 44
Acerca SIUBEN 166 808 1640 2070 11 524 390 2392 703 565Otras Inst. 103 558 202 0 0 135 84 90 1 215
Estatus 410 372 64 0 800 1275 695 1208 0 205
Otras 0 0 0 0 50 113 0 50 20 59
Atención a
Ciudadanos
ACTIVIDADES GERENCIAS REGIONALES (OCTUBRE-DICIEMBRE 2015)
Actualizacione
s
Reuniones
Asuntos
Administrativo
s
Solicitud de
Ingresos por
Demanda
Cursos
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