View
5.895
Download
1
Category
Preview:
Citation preview
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
1
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
1. INICIANDO EXCEL______________________________________________4
2. ENTORNO DE EXCEL__________________________________________5
2.1 PARTES DE LA VENTANA DE EXCEL__________________________6
3. BARRA DE HERRAMIENTAS___________________________________7
4. NUEVA HOJA CALCULO.______________________________________13
5. GUARDAR ARCHIVOS._______________________________________14
6. ABRIR UN ARCHIVO__________________________________________18
7. CERRAR UN ARCHIVO______________________________________20
8. CONFIGURAR PÁGINAS______________________________________21
9. ADMINISTRAR HOJAS DE CÁLCULO_____________________________25
9.1 DIVIDIR UNA HOJA DE CÁLCULO_______________________________26
9.2 INMOVILIZAR PANELES_______________________________________27
9.3. HOJAS DE CÁLCULO_________________________________________27
9.3.1 INSERTAR UNA NUEVA HOJA DE CÁLCULO___________________27
9.3.2 AGREGAR VARIAS HOJAS DE CÁLCULO______________________28
9.3.3 COLOCAR EL NOMBRE A LAS HOJAS DE CÁLCULO____________28
9.3.4 CAMBIAR EL COLOR A LAS HOJAS DE CÁLCULO______________28
9.3.5 ELIMINAR LAS HOJAS DE CÁLCULO__________________________29
9.3.6 MOVER O COPIAR HOJAS___________________________________29
9.3.7 CAMBIAR EL COLOR DE LAS LÍNEAS DE DIVISIÓN DE CELDAS____29
9.3.8 OCULTAR Y MOSTRAR UN LIBRO_____________________________30
9.3.9 OCULTAR Y MOSTRAR UNA HOJA____________________________30
9.3.10 MOSTRAR U OCULTAR FILAS O COLUMNAS___________________31
9.3.11 MOSTRAR U OCULTAR LAS BARRAS DE DESPLAZAMIENTO___31
9.3.12 MOSTRAR U OCULTAR LAS ETIQUETAS DE LAS HOJAS________32CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOS
REGIONAL SANTANDERING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTE
kquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
2
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
9.3.13 CAMBIAR EL NÚMERO DE HOJAS EN UN LIBRO_______________32
9.3.14 DAR NOMBRE A UNA CELDA O RANGO DE CELDAS____________33
10. INTRODUCIR Y SELECCIONAR DATOS__________________________33
10.1 SELECCIONAR DATOS_____________________________________33
10.2 SELECCIONAR HOJAS_______________________________________35
10.3 INTRODUCCIÓN DE DATOS___________________________________35
10.3.1 RELLENAR DATOS______________________________________35
10.3.2 SERIES DE DATOS_________________________________________36
10.3.2.1 SERIES UTILIZANDO EL CONTROLADOR DE RELLENO________37
10.3.2.2. SERIES GEOMÉTRICAS Y LINEALES________________________38
10.3.3 INTRODUCIR DATOS EN CELDAS DE LA HOJA DE CÁLCULO___39
10.3.4 SERIE DE RELLENO PERSONALIZADA______________________40
10.4 MODIFICAR DATOS_________________________________________40
10.4.1 CAMBIAR EL SEPARADOR DECIMAL Y DE MILES_____________40
10.4.2 ELIMINAR CELDAS, FILAS O COLUMNAS______________________41
10.4.3 INSERTAR CELDAS, FILAS O COLUMNAS EN BLANCO__________42
10.4.4 AGREGAR O QUITAR LA TRAMA DE FONDO DE UNA HOJA______43
10.4.5 APLICAR UN BORDE ALREDEDOR DE UNA PÁGINA____________44
10.4.6 DIBUJAR BORDES DE CELDA_______________________________45
10.4.7 APLICAR O QUITAR EL SOMBREADO DE CELDAS____________46
10.4.8 CAMBIAR EL ANCHO DE COLUMNAS Y EL ALTO DE FILAS______47
10.4.9 ALINEACIÓN DE CELDAS___________________________________49
10.5 COMBINAR CELDAS_________________________________________49
10.6 AJUSTE DE TEXTO__________________________________________50
11. REFERENCIAS DE CELDAS Y RANGOS__________________________51
11.1 ESTILO DE REFERENCIA A1_________________________________51
11.2 DIFERENCIA ENTRE REFERENCIAS RELATIVAS Y ABSOLUTAS__52
12. FORMATO DE NÚMEROS______________________________________53
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
3
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
13. FORMULAS_________________________________________________55
13.1 OPERADORES DE CÁLCULO__________________________________55
13.2 TIPOS DE OPERADORES____________________________________55
13.2.1 OPERADORES ARITMÉTICOS______________________________55
13.2.2 OPERADORES DE COMPARACIÓN_________________________56
13.2.3 OPERADOR DE CONCATENACIÓN DE TEXTO________________56
13.2.4 OPERADORES DE REFERENCIA___________________________57
13.3 FORMULAS________________________________________________57
13.3.1 PARTES DE UNA FÓRMULA_______________________________58
13.3.2 CREAR UNA FÓRMULA SENCILLA__________________________58
14. GRÁFICOS________________________________________________61
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
4
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
MICROSOFT EXCEL
Excel es una hoja de cálculo, que permite crear operaciones básicas, funciones, realizar gráficos y formatos.
Existen diferentes versiones de Microsoft Excel, que vienen en un paquete completo de software de oficina (Microsoft Office) entre ellas: Office 97, Office 2000, Office XP, Office 2003. Entre una y otra versión guardar similitud los comandos, en este manual se tratara la versión Excel XP, y Excel 2000 para mayor facilidad de interpretación del usuario.
1. INICIANDO EXCEL
Para acceder al programa de Excel, debe seguir las instrucciones1. Clic en inicio2. Seleccionar programas y buscar el grupo de Microsoft Office y clic
directamente en Excel
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
5
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
Otra forma de acceder a Excel es dando doble clic sobre el icono si se encuentra como un acceso directo en el escritorio de Windows.
2. ENTORNO DE EXCEL
Esta ventana contiene los elementos tradicionales de cualquier ventana de aplicación de Windows, como son:
1. La barra de titulo.2. La barra de menús.3. Las barras de herramientas.4. La Barra de formulas.5. Las barras de desplazamiento.6. La barra de estado.7. Los botones de minimizar, maximizar y cerrar.8. Las hojas de cálculo. (En Excel los archivos se llaman Libros).Los LIBROS están compuestos por hojas de cálculo y estas a su vez por páginas.
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
6
Doble clic
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
2.1 PARTES DE LA VENTANA DE EXCEL
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
BARRA DESPLAZAMIENTO
VERTICAL
BARRA DE TITULO
BARRA DE MENÚS
BARRA DE HERRAMIENTAS
BARRA DESPLAZAMIENTO
HORIZONTAL
BARRA DE
ESTADO
BARRA DE FÓRMULAS
HOJA DE CÁLCULO
CUADRO MENÚ CONTROL
PANEL DE TAREAS
HOJAS
COLUMNAS
FILAS
7
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
8
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
BOTONES CONTROL DE LA VENTANA
3. BARRA DE HERRAMIENTAS
Las barras de herramientas son elementos que se utilizan para ejecutar un comando rápidamente, se agrupan los comandos de acuerdo a la tarea que realizan, existen aproximadamente veinte (20) barras de herramientas, pero las más utilizadas son:
3.1 ESTÁNDAR: se encuentra debajo de la barra de menús y sirve para ejecutar comandos en forma general.
3.2 FORMATO: esta barra permite desplegar comandos que modifican la apariencia del libro como tipo de letra, tamaño, color, formato numérico entre otras.
3.3 DIBUJO: permite configurar los comandos relacionados con imágenes y objetos.
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
CERRAR
MAXIMIZAR / RESTAURAR
MINIMIZAR
9
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
BARRA ESTÁNDAR
ICONO DESCRIPCIÓN
NUEVO
ABRIR
GUARDAR
CORREO ELECTRÓNICO
BUSCAR ARCHIVOS
IMPRIMIR
VISTA PRELIMINAR
ORTOGRAFÍA
CORTAR
COPIAR
PEGAR
COPIAR FORMATO
DESHACER
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
10
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
BARRA ESTÁNDAR
ICONO DESCRIPCIÓN
REHACER
INSERTAR HIPERVÍNCULO
AUTOSUMA
ORDEN ASCENDENTE
ORDEN DESCENDENTE
ASISTENTE PARA GRÁFICOS
INSERTAR BARRA DIBUJO
ZOOM.
AYUDA DE MICROSOFT EXCEL
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
11
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
BARRA FORMATO
ICONO DESCRIPCIÓN
FUENTE
TAMAÑO DE FUENTE
NEGRITA
CURSIVA
SUBRAYADO
ALINEACIÓN IZQUIERDA
ALINEACIÓN CENTRADA
ALINEACIÓN DERECHA
COMBINAR Y CENTRAR
ESTILO DE MONEDA
ESTILO PORCENTUAL
ESTILO MILLARES
AUMENTAR DECIMALES
DISMINUIR DECIMALES
REDUCIR Y AUMENTAR SANGRÍA
BORDES
COLOR DE RELLENO
COLOR DE FUENTE
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
12
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
BARRA DIBUJO
ICONO DESCRIPCIÓN
BOTÓN DIBUJO
SELECCIONAR OBJETOS
AUTOFORMAS
LÍNEA
FLECHA
CUADRADO
CIRCULO
CUADRO DE TEXTO
CUADRO DE TEXTO VERTICAL
WORDART
INSERTAR ORGANIGRAMA
INSERTAR IMÁGENES PREDISEÑADAS
INSERTAR IMÁGENES
COLOR DE RELLENO
COLOR DE LÍNEA
COLOR DE FUENTE
ESTILO DE LÍNEA
ESTILO DE GUIÓN
ESTILO DE FLECHA
ESTILO DE SOMBRA
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
13
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
ESTILO 3D
3.4 INSERTAR UNA BARRA DE HERRAMIENTAS
Para insertar una barra de herramientas adicional a las que ya se encuentran activas en la ventana de Excel.
1. Clic en el menú VER2. Seleccionar la opción Barra de herramientas3. Se despliega el listado con las barras de herramientas disponibles, se da un clic sobre la barra a activar.
Las barras que tienen un visto quieren decir que se encuentran desplegadas sobre la ventana de Word.
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
14
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
4. NUEVA HOJA CALCULO.
Antes de iniciar un trabajo se debe revisar si tenemos una HOJA DE CALCULO NUEVA Cuando no hay documento nuevo se presenta de la siguiente forma la ventana de Excel
Para activar un nuevo documento, se da clic sobre el icono de NUEVO en la barra estándar, esto creara un archivo nuevo. Cada vez que se haga clic sobre este icono se genera un nuevo documento que llevara un consecutivo así: Libro1, Libro2, etc.
5. GUARDAR ARCHIVOS.
Los archivos de Excel se llaman libros, es importante guardar el archivo en el disco duro antes de iniciar el trabajo.
1. Haga clic en el menú archivo2.Clic en GUARDAR O GUARDAR COMO3.Se despliega el cuadro de dialogo de GUARDAR
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
NUEVO LIBROMENÚ CLIC EN EL MENÚ ARCHIVO, LUEGO CLIC EN LA OPCIÓN NUEVO.TECLADO OPRIMIR A LA VEZ LAS TECLAS CTRL U
15
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
4. En la opción GUARDAR EN seleccionar la unidad de disco duro y la carpeta donde se va guardar, existe una carpeta llamada MIS DOCUMENTOS (Vol. C – Vol. D) que se puede utilizar para guardar o también se puede seleccionar otra carpeta.
5. Después se debe colocar el nombre del archivo en la caja de texto NOMBRE DE ARCHIVO.
Una vez guardado el archivo el nombre aparece en la barra de titulo
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
16
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
5.2 GUARDAR UN ARCHIVO EN EL DISQUETE.
1. Colocar el disquete en la unidad de disquete en la CPU2. Haga clic en el menú archivo3. Clic en GUARDAR COMO, cuando el archivo ya tiene nombre4. Se despliega el cuadro de dialogo de GUARDAR 5. Seleccionar la unidad de disquete Disco de 3 ½ (A)
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
GUARDAR UN DOCUMENTO EN EL DISCO DUROBARRA ESTÁNDAR CLIC EN EL ICONO TECLADO OPRIMIR A LA VEZ LAS TECLAS CTRL G
17
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
6. En nombre de archivo, si no tiene colocar el nombre y de lo contrario dejar el que se tiene.
IMPORTANTE cuando se ha terminado de guardar en el disquete se debe cerrar el archivo para poder sacar el disquete.
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
PARA GUARDAR EN EL DISQUETE ES MEJOR HACERLO CUANDO SE TERMINA SU TRABAJO Y HABER GUARDADO LOS CAMBIOS EN EL DISCO DURO; DESPUÉS SI PASARLO AL DISQUETE, DE ESTA FORMA TENDRÍA DOS COPIAS DEL ARCHIVO: EN DISQUETE Y DISCO DURO ACTUALIZADAS
18
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
UNA VEZ CERRADO EL ARCHIVO SE DEBE ESPERAR QUE EL BOTÓN DE LA UNIDAD DE DISQUETE NO ESTE ILUMINADO PARA SACAR EL DISQUETE.
19
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
5.3 ACTUALIZAR LOS CAMBIOS DEL ARCHIVO.
Después de colocar un nombre al archivo y guardarlo en el disco duro, es conveniente ACTUALIZAR LOS CAMBIOS cada 10 0 15 minutos, si se llega a apagar o reiniciar el computador y no se ha guardado se desaparecerán los últimos cambios realizados al documento.
Existen varias formas de actualizar los cambios y estas se aplican sobre la unidad de disco donde este ubicado ya sea en el disco duro o en el disquete
1. Clic en el icono de 2. Clic en MENÚ ARCHIVO y clic en GUARDAR3. Oprimir las teclas CTRL G
6. ABRIR UN ARCHIVO
Para abrir un archivo existen varias formas
6.1 ABRIR UN ARCHIVO DESDE MENÚ
a. Clic en el MENÚ ARCHIVO y luego clic en ABRIR y se despliega el siguiente cuadro
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
20
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
b. En la opción de BUSCAR EN se utiliza para seleccionar la ubicación del archivo la cual puede ser UNA CARPETA, O UNA UNIDAD DE DISCO ya sea el disco duro o el disquete.
c. Después de haber ubicado el archivo se da clic sobre el y luego clic en el BOTÓN ABRIR.
IMPORTANTE no es aconsejable digitar el nombre del archivo porque cuando no se digita exactamente como se escribió cuando se guardo no lo
abre.
También se puede abrir un archivo dando clic en el MENÚ ARCHIVO y cuando se despliega el menú hacia la parte final hay una opción donde se muestran los últimos archivos abiertos, esta seria una forma rápida pero solo para los últimos archivos utilizados; se da clic sobre el nombre del archivo y el se despliega inmediatamente.
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
21
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
7. CERRAR UN ARCHIVO
Es importante cerrar un archivo sobre todo cuando se va a sacar un disquete y el archivo esta dentro de el. También es aconsejable no dejar abiertos tanto archivos es mejor ir cerrando los archivos que ya no se utilizan.
En la barra de tareas se observan los LIBROS que se encuentran abiertos, se pueden abrir varios pero se aconseja por manejo de recursos del equipo no abrir varios.
Para cerrar un archivo:
1. Clic en el MENÚ ARCHIVO2. Clic en cerrar, cuando seleccionemos esta opción SI NO SE HAN GUARDADO CAMBIOS, el pregunta si se va a realizar, se deben GUARDAR LOS CAMBIOS.
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
22
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
8. CONFIGURAR PÁGINAS
En Excel es importante configurar la hoja de cálculo antes de imprimir es necesario organizar las márgenes y orientación correspondiente que va a tener el formato. Se deben configurar:
MÁRGENES DE PAGINA: Superior, inferior, izquierdo y derecho. TIPO DE PAPEL : carta, oficio, A4 ORIENTACIÓN DEL PAPEL: horizontal o vertical
1. Se da clic en el MENÚ ARCHIVO2. Clic en CONFIGURAR PÁGINA3. Se despliega el cuadro de diálogo de configurar página
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
23
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
4. En la ficha PÁGINA se configura la orientación del papel si se va imprimir en forma HORIZONTAL y VERTICAL.
En la opción de ESCALA se puede ajustar el tamaño de la hoja de cálculo en diferentes porcentajes, esto se utiliza cuando un formato no cabe dentro de las márgenes o el tipo de papel establecido.
En la opción de TAMAÑO DE PAPEL se selecciona el tipo de papel como carta, oficio o personalizado.
5. En la ficha de MÁRGENES, se establecen la medida para cada una de las márgenes seleccionando el número en las casillas, puedes ser borrando y colocando el numero sin medida (CMS o Mm.) o moviendo las flechas de las casillas, la flecha hacia arriba aumenta y hacia abajo disminuye. Después de realizar las configuraciones se da clic en el botón de ACEPTAR
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
24
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
En la opción de Encabezado y Pie de Página se define la márgen o medida que va a tener cada uno.
La opción de CENTRAR EN LA PÁGINA.
Se puede seleccionar una o las dos opciones a la vez para Centrar el documento ya sea en forma HORIZONTAL O VERTICAL.
6. En la opción ENCABEZADO Y PIE DE PAGINA se coloca el texto o las opciones para cada uno
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
25
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
Adicional del texto se pueden agregar imágenes, la fecha, la hora y el número de
página. Se da clic en la opción de Personalizar Encabezado y se despliega la
ventana para configurar el Encabezado o el pie de página.
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
26
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
9. ADMINISTRAR HOJAS DE CÁLCULO
Un libro de Microsoft Excel es un archivo que contiene una o más hojas de
cálculo, que puede utilizar para organizar distintos tipos de información
relacionada entre sí. Pueden introducirse y modificarse los datos simultáneamente
en varias hojas de cálculo y pueden ejecutarse los cálculos basándose en los
datos de más de una hoja de cálculo.
La hoja de calculo esta conformada por FILAS Y COLUMNAS, las cuales forman las celdas, cada una respectivamente tiene un nombre
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
27
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
FILAS números del 1 al 65536 COLUMNAS de la letra A al IV, para un total de 256 columnas
CELDAS Para hacer referencia a una celda, escriba la letra de la columna seguida del número de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la celda en la intersección de la columna B y la fila 2.
9.1 DIVIDIR UNA HOJA DE CÁLCULO
Para ver distintas partes de una hoja de cálculo y desplazarse por ellas de forma independiente, puede dividir la hoja de cálculo en sentido horizontal y vertical en paneles independientes.
La división de una hoja de cálculo en paneles permite ver distintas partes de la misma hoja unas junto a otras y resulta útil, por ejemplo, para copiar y pegar datos entre distintas áreas de una hoja de gran tamaño.
1. Clic en el MENU VENTANA
2. Clic en DIVIDIR
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
28
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
9.2 INMOVILIZAR PANELES
Este comando se utiliza para inmovilizar datos en formularios grandes de Excel ,
se da clic en
Clic en el MENU Ventana
Clic en Inmovilizar PANELES.
9.3. HOJAS DE CÁLCULO
9.3.1 INSERTAR UNA NUEVA HOJA DE CÁLCULO
En el menú Insertar, haga clic en Hoja de cálculo.
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
29
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
9.3.2 AGREGAR VARIAS HOJAS DE CÁLCULO
Determine el número o las hojas de cálculo que desea agregar.
1. Mantenga presionada la tecla SHIFT y, a continuación, seleccione tantas etiquetas de hoja de cálculo existentes como las que desea agregar al libro abierto.
Ejemplo: si desea agregar tres nuevas hojas de cálculo, seleccione tres fichas existentes en la hoja de cálculo.
2. En el menú Insertar, haga clic en Hoja de cálculo.
9.3.3 COLOCAR EL NOMBRE A LAS HOJAS DE CÁLCULO
1. Clic derecho sobre la Etiqueta de la Hoja2. Luego digitar el Nombre de la hoja.
9.3.4 CAMBIAR EL COLOR A LAS HOJAS DE CÁLCULO
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
30
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
1. Se da clic derecho sobre la etiqueta de la hoja2. Clic en color de etiqueta.
9.3.5 ELIMINAR LAS HOJAS DE CÁLCULO
1. Se da clic derecho sobre la etiqueta
2. Luego clic en Eliminar.
9.3.6 MOVER O COPIAR HOJAS
1. Para mover una hoja se da clic sostenido sobre ella y luego se arrastra hasta el lugar correspondiente.2. Para copiar una hoja se da clic derecho sobre ella y clic en el comando de copiar y luego PEGAR.
9.3.7 CAMBIAR EL COLOR DE LAS LÍNEAS DE DIVISIÓN DE CELDAS
1. Seleccione las hojas a cuyas líneas de división desee cambiar el color.
2. Clic en herramientas
3. Clic en Opciones
4. Clic en VER
5. Clic en la lista COLOR LÍNEAS DIVISIÓN
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
31
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
9.3.8 OCULTAR Y MOSTRAR UN LIBRO
1. Clic en el MENU Ventana2. Clic en OCULTAR3. Si desea hacer visible el libro haga clic nuevamente en VENTANA, Mostrar
9.3.9 OCULTAR Y MOSTRAR UNA HOJA
1. Clic en el MENU formato
2. Clic en HOJA
3. Clic en OCULTAR O MOSTRAR.
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
32
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
9.3.10 MOSTRAR U OCULTAR FILAS O COLUMNAS
1. Seleccione una fila o una columna en cada lado de las filas o columnas ocultas que desee mostrar.
2. En el menú Formato, seleccione Fila o Columna y, a continuación, haga clic en OCULTAR O MOSTRAR.
9.3.11 MOSTRAR U OCULTAR LAS BARRAS DE DESPLAZAMIENTO
1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y en la ficha Ver.
2. Active o desactive las casillas de verificación Barra desplazamiento
horizontal y Barra desplazamiento vertical.
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
33
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
9.3.12 MOSTRAR U OCULTAR LAS ETIQUETAS DE LAS HOJAS
1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y en la ficha Ver.
2. Active o desactive la casilla de verificación Etiquetas de hojas. Al mostrar las
etiquetas de las hojas, es posible que también tenga que expandir el área de
desplazamiento de las etiquetas.
9.3.13 CAMBIAR EL NÚMERO DE HOJAS EN UN LIBRO
1. Se da clic en el MENU HERRAMIENTAS2. Se da clic en OPCIONES3. Se da clic en GENERAL4. Luego se Coloca el numero de hojas que van a aparecer en un libro.
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
34
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
9.3.14 DAR NOMBRE A UNA CELDA O RANGO DE CELDAS
1. Seleccione la celda, el rango de celdas o selecciones no adyacentes a los que desee asignar un nombre.
2. Haga clic en el cuadro Nombre situado en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas.
3. Escriba el nombre de las celdas. 4. Presione ENTRAR.
10. INTRODUCIR Y SELECCIONAR DATOS
10.1 SELECCIONAR DATOS
A continuación se relaciona una tabla donde se explica la forma para
seleccionar Celdas, filas o columnas.
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
35
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
PARA SELECCIONAR
COMANDO
Texto de una celda Si está activada la modificación de una celda, seleccione la celda, haga doble clic en ella y, a continuación, seleccione el texto de la celda.
Si está desactivada la modificación de una celda, seleccione la celda y, a continuación, seleccione el texto en la barra de fórmulas.
Una sola celda Haga clic en la celda o presione las teclas de dirección.
Un rango de celdas Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, arrastre hasta la última celda.
Un rango de celdas amplio.
Haga clic en la primera celda del rango, mantenga presionada la tecla SHIFT y haga clic en la última celda del rango. Puede desplazarse para hacer visible la última celda.
Todas las celdas de una hoja de cálculo
Haga clic en el botón Seleccionar todo.
Celdas no adyacentes o rangos de celdas
Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a continuación, mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona las demás celdas o rangos.
Una fila o columna completa Haga clic en el título de fila o de columna.
Filas o columnas adyacentes
Arrastre por encima de los títulos de fila o columna. Seleccione la primera fila o columna y, a continuación, mantenga presionada la tecla SHIFT mientras selecciona la última fila o columna.
Filas o columnas no adyacentes
Seleccione la primera fila o columna y, a continuación, mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona las otras filas o columnas.
10.2 SELECCIONAR HOJAS
Al introducir o cambiar datos, los cambios afectan a todas las hojas seleccionadas. Estos cambios pueden sustituir los datos en la hoja activa y otras hojas seleccionadas.
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
36
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
Para seleccionar comando
Una sola hoja Haga clic en la etiqueta de la hoja.
Si no ve la etiqueta que desea, haga clic en los botones para desplazar etiquetas para verla y, a continuación, haga clic en la etiqueta.
Dos o más hojas adyacentes
Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación, mantenga presionada la tecla SHIFT y haga clic en la etiqueta de la última hoja.
Dos o más hojas NO adyacentes
Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en las etiquetas de las demás hojas.
Todas las hojas de un libro.
Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) y, a continuación, elija Seleccionar todas las hojas en el menú contextual.
10.3 INTRODUCCIÓN DE DATOS
10.3.1 RELLENAR DATOS
Es posible rellenar un rango de celdas con los mismos valores
1. Seleccione las celdas en las que desee introducir datos. Las celdas pueden ser o no adyacentes.
2. Escriba los datos y presione CTRL+ ENTRAR.
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
37
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
10.3.2 SERIES DE DATOS
Es posible rellenar con rapidez varios tipos de series de datos seleccionado celdas y arrastrando el controlador de relleno, o bien utilizando el comando Series (seleccione Rellenar en el menú Edición y, a continuación, haga clic en Series).
CONTROLADOR RELLENO
10.3.2.1 SERIES UTILIZANDO EL CONTROLADOR DE RELLENO
Microsoft Excel puede continuar automáticamente una serie de números, combinaciones de
números y texto, fechas o períodos de tiempo basados en un diseño que se establezca. Por
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
38
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
ejemplo, las selecciones iniciales de la tabla siguiente se extienden como se muestra. Los
elementos separados por comas se encuentran en celdas adyacentes.
Selección inicial Serie extendida
1, 2, 3 4, 5, 6
9:00 10:00, 11:00, 12:00
Lun mar, mié, jue
Lunes martes, miércoles, jueves
Ene feb, mar, abr
ene, abr jul, oct, ene
Ene-99, Abr-99 jul-99, oct-99, ene-00
15-ene, 15-abr 15-jul, 15-oct
1999, 2000 2001, 2002, 2003
1-ene, 1-mar 1-may, 1-jul, 1-sep,...
Trim3 (o T3 o Trimestre3) Trim4, Trim1, Trim2,...
1er período 2do período, 3er período,...
Producto 1 Producto 2, Producto 3,...
1. Seleccione la primera celda de un rango que desee rellenar. 2. Escriba el valor inicial de la serie. 3. Escriba un valor en la siguiente celda para establecer una secuencia.
o Si desea la serie 2, 3, 4, 5..., escriba 2 y 3 en las dos primeras celdas.
4. Seleccione la celda o las celdas que contengan los valores iniciales. 5. Arrastre el controlador de relleno sobre el rango que desee rellenar.
Para rellenar en orden ascendente, arrastre hacia abajo o hacia la derecha.
Para rellenar en orden descendente, arrastre hacia arriba o hacia la izquierda.
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
39
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
10.3.2.2. SERIES GEOMÉTRICAS Y LINEALES
Las series geométricas son aquellas que aumentan por medio de un factor de
multiplicación y las series lineales son las que aumentan por medio de un
sumando.
SERIE GEOMÉTRICA 4 8 16 32 EL FACTOR ES EL NÚMERO 2
SERIE LINEAL 2 4 6 8 10 EL SUMANDO ES EL NUMERO 2
Las series lineales se pueden generar por medio de el controlador de relleno, las geométricas hay que seguir los pasos a continuación.
1. Digitar el primer número de la serie2. Clic en edición
3. Clic en Rellenar
4. Clic en Series
5. Seleccionar el tipo de serie a aplicar, especificar el incremento ya sea un factor o un sumando.
6. Seleccionar las series van distribuidas en filas o columnas
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
40
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
7. Digitar el límite quiere decir hasta donde va la serie.
8. Clic en Aceptar.
10.3.3 INTRODUCIR DATOS EN CELDAS DE LA HOJA DE CÁLCULO
1. Haga clic en la celda en la que desee introducir los datos. 2. Escriba los datos y presione ENTRAR o TAB.
10.3.3.1 FECHAS
Utilice una barra o un guión para separar las partes de la fecha; escriba, por ejemplo
05-09-2006
5/sep/2006.
Para introducir la fecha del día, presione CTRL+ SHIFT + ; (punto y coma).
10.3.3.2 HORAS
Para introducir una hora según el horario de 12 horas, escriba un espacio y, a continuación, a o p detrás de la hora, como por ejemplo, 9:00 p. De lo contrario, Microsoft Excel introducirá la hora como a.m.
Para introducir la hora actual, presione CTRL+MAYÚS+: (dos puntos).
10.3.3.3 ESCRIBIR NÚMEROS CON UNA CANTIDAD FIJA DE ESPACIOS DECIMALES O CEROS A LA DERECHA
1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Modificar.
2. Active la casilla de verificación Número fijo de decimales.
3. En el cuadro Posiciones decimales, escriba un número positivo de dígitos
a la derecha del separador decimal o un número negativo a la izquierda del
separador.
El resultado será ejemplo : 009
10.3.3.4 ACTIVAR O DESACTIVAR LA OPCIÓN QUE COMPLETA AUTOMÁTICAMENTE LAS ENTRADAS DE LAS CELDAS
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
41
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Modificar. 2. Active o desactive la casilla de verificación Habilitar Autocompletar para
valores de celda.
10.3.4 SERIE DE RELLENO PERSONALIZADA
Podrá crear una serie de relleno personalizada para las entradas de texto que utilice con frecuencia.
1. Clic en Herramientas
2. Clic en opciones
3. Clic en Listas personalizadas
4. Se da clic en agregar y se digita la lista y nuevamente se da clic en AGREGAR
10.4 MODIFICAR DATOS
10.4.1 CAMBIAR EL SEPARADOR DECIMAL Y DE MILES
1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y después en la ficha Internacional.
2. Dentro de Tratamiento de números, desactive la casilla de verificación Usar separadores de sistema.
3. Escriba los nuevos separadores en los cuadros Separador decimal y Separador de miles.
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
42
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
10.4.2 ELIMINAR CELDAS, FILAS O COLUMNAS
1. Seleccione las celdas, filas o columnas que desea eliminar.
2. En el menú Edición, haga clic en Eliminar.
3. Si elimina un rango de celdas, haga clic en Desplazar las celdas hacia la
izquierda, Desplazar las celdas hacia arriba, Toda la fila o Toda la
columna en el cuadro de diálogo Eliminar.
Nota Microsoft Excel mantiene actualizadas las fórmulas adaptando las
referencias a las celdas que se han desplazado para que reflejen sus nuevas
ubicaciones. Sin embargo, una fórmula que haga referencia a una celda eliminada,
mostrará el valor de error. #REF
También se puede eliminar dando clic derecho sobre la fila columna o rango de celdas a eliminar.
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
43
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
10.4.3 INSERTAR CELDAS, FILAS O COLUMNAS EN BLANCO
1. Siga uno de estos procedimientos:
Insertar nuevas celdas en blanco Seleccione un rango de celdas en las que desee insertar las nuevas celdas en blanco. Seleccione el mismo número de celdas que desea insertar.
Insertar una única fila Haga clic en una celda de la fila situada inmediatamente debajo de la posición en la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila encima de la fila 5, haga clic en la fila 5.
Insertar varias filas Seleccione las filas situadas inmediatamente debajo de la posición en la que desea insertar las nuevas filas. Seleccione el mismo número de filas que desea insertar.
Insertar una única columna Haga clic en una celda de la columna situada inmediatamente a la derecha de la posición en que desea insertar la nueva
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
44
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
columna. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la columna B, haga clic en una celda de la columna B.
Insertar varias columnas Seleccione las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la posición en que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo número de columnas que desea insertar.
2. En el menú Insertar, haga clic en Celdas, Filas o Columnas
10.4.4 AGREGAR O QUITAR LA TRAMA DE FONDO DE UNA HOJA
1. Haga clic en la hoja en la que desea agregar o eliminar una trama de fondo.
2. En el menú Formato, seleccione Hoja y, a continuación, haga clic en
Fondo.
3. Seleccione el archivo de gráficos que va a utilizar como trama de fondo.
4. El gráfico seleccionado se repetirá para rellenar la hoja. Puede aplicarse un
sombreado en color sólido a las celdas que contienen datos
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
45
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
10.4.5 APLICAR UN BORDE ALREDEDOR DE UNA PÁGINA
1. Seleccione el rango de celdas de la página en la que desea agregar o eliminar un borde.
2. Para aplicar el estilo de borde seleccionado últimamente, haga clic en Bordes en la barra de herramientas Formato.
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
46
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
3. Otra forma de aplicar bordes es
Seleccionar el rango de celdas
Dar clic en el Menú Formato
Dar clic en Celdas
Clic en Bordes
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
47
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
Seleccionar los estilos y colores respectivos para el contorno y luego el interior. Clic en ACEPTAR.
10.4.6 DIBUJAR BORDES DE CELDA
Otra forma para aplicar bordes de celda es utilizando el lápiz de la herramientas
de BORDES
Seleccionar el estilo de la línea, el color y luego con el lápiz se marca la tabla.
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
48
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
10.4.7 APLICAR O QUITAR EL SOMBREADO DE CELDAS
1. Seleccione las celdas a las que desea aplicar o quitar un sombreado.
2. Sombrear celdas con colores sólidos.
3. Haga clic en la flecha que aparece junto a Color
de relleno y elija un color en la paleta.
SOMBREAR CELDAS CON TRAMAS
1. En el menú Formato, haga clic en Celdas y, a continuación, haga clic
en la ficha Tramas.
2. Para incluir un color de fondo en la trama, haga clic en un color del
cuadro Sombreado de celda.
3. Haga clic en la flecha que aparece junto al cuadro Trama y, a
continuación, seleccione el estilo de trama y el color que desee.
10.4.8 CAMBIAR EL ANCHO DE COLUMNAS Y EL ALTO DE FILAS
1. Arrastre el borde situado a la derecha del título de la columna hasta que ésta tenga el ancho que desea.
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
49
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
Para hacer lo mismo en todas las todas las columnas de la hoja de cálculo, haga
clic en el botón Seleccionar todo y, a continuación, arrastre el borde de cualquier
título de columna.
PARA AJUSTARLO A UN ANCHO ESPECÍFICO
Seleccione la columna o la fila, elija Columna o fila en el menú Formato, haga
clic en Ancho y, a continuación, escriba un número.
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
50
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
CAMBIAR EL ALTO FILA
1. Clic en las filas a modificar
2. Clic en Formato
3. Clic en Fila, clic en alto y se digita la medida a aplicar.
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
51
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
10.4.9 ALINEACIÓN DE CELDAS
Para realizar alineaciones tanto de celdas como de texto en Excel se da clic en el MENU FORMATO
Clic en celdas Clic en Alineación
Se selecciona Centrar para que tanto en forma vertical y horizontal quede centrado el texto.
Para aplicarlo en forma diagonal se da clic en Orientación y luego se digita el numero de grados a aplicar.
10.5 COMBINAR CELDAS
Este comando se utiliza para combinar varias celdas de una fila o de una columna
1. Seleccionar las celdas que se van a combinar
2. Se da clic en el icono de combinar
10.6 AJUSTE DE TEXTO
Permite ajustar texto a las celdas
1. Seleccionar el texto
2. Clic en Formato
3. Clic en Celdas
4. Clic en ajuste de texto
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
52
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
11. REFERENCIAS DE CELDAS Y RANGOS
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e
indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que
desea utilizar en una fórmula.
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
53
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
En las referencias se puede utilizar datos de distintas partes de una hoja de
cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas.
También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y
a otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vínculos.
11.1 ESTILO DE REFERENCIA A1
De forma predeterminada, Microsoft Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se
refiere a columnas con letras (de A a IV, para un total de 256 columnas) y a las
filas con números (del 1 al 65536). Estas letras y números se denominan títulos de
fila y de columna.
Para hacer referencia a una celda, escriba la letra de la columna seguida del
número de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la celda en la intersección de la
columna B y la fila 2.
Para hacer referencia a Utilice
La celda de la columna A y la fila 10 A10
El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la 20. A10:A20
El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E. B15:E15
Todas las celdas de la fila 5 5:5
Todas las celdas de las filas 5 a 10. 5:10
Todas las celdas de la columna H H:H
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
54
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
Todas las celdas desde la columna H hasta la J H:J
El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20. A10:E20
11.2 DIFERENCIA ENTRE REFERENCIAS RELATIVAS Y ABSOLUTAS
Referencias relativas Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa
en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que
hace referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se
cambia la referencia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se
ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan
referencias relativas. Por ejemplo, si copia una referencia relativa de la celda B2 a
la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a =A2.
Referencias absolutas Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como
$A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia
la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece
invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se
ajusta. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas
y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una
referencia absoluta de la celda B2 a la celda B3, permanece invariable en ambas
celdas =$A$1.
12. FORMATO DE NÚMEROS
En Excel se pueden configurar diferentes formatos de numero de acuerdo al tipo
de datos que se estén manejando a continuación se describen algunos.
1. Clic en el menú formato
2. Clic en Numero y se despliegan los diversos formatos que se pueden trabajar.
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
55
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
1. FORMATO GENERAL
Las celdas con el formato General no tienen aplicado ningún formato de número. Las celdas con el formato Texto se consideran texto incluso cuando se escribe un número en la celda; el número se muestra de la manera exacta en que fue escrito.
2. FORMATO DE NÚMERO
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
56
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
Se aplica en formatos de números especificando el número de decimales y activar
la casilla de verificación de miles.
3. FORMATO DE MONEDA
Se utiliza para aplicar el símbolo de pesos $ a los valores.
Para aplicar cualquiera de los anteriores formatos se da clic en los datos y luego
se activa el tipo de formato a aplicar y Luego aceptar.
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
57
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
13. FORMULAS
13.1 OPERADORES DE CÁLCULO
Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los
elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de
operadores de cálculo:
Aritmético.
Comparación
Texto
Referencia.
13.2 TIPOS DE OPERADORES
13.2.1 OPERADORES ARITMÉTICOS
Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación,
combinar números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores
aritméticos.
Operador aritmético Significado (Ejemplo)
+ (signo más) Suma (3+3)
- (signo menos) Resta (3-1)
Negación (-1)
* (asterisco) Multiplicación (3*3)
/ (barra oblicua) División (3/3)
% (signo de porcentaje) Porcentaje (20%)
^ (acento circunflejo) Exponenciación (3^2)
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
58
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
13.2.2 OPERADORES DE COMPARACIÓN
Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos
valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o
FALSO.
Operador de comparación Significado (Ejemplo)
= (signo igual) Igual a (A1=B1)
>(signo mayor que) Mayor que (A1>B1)
<(signo menor que) Menor que (A1<B1)
>= (signo igual o mayor que) Igual o mayor que (A1>=B1)
<= (signo igual o menor que) Igual o menor que (A1<=B1)
<>(signo distinto de) Distinto de (A1<>B1)
13.2.3 OPERADOR DE CONCATENACIÓN DE TEXTO
Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin
de generar un solo elemento de texto.
Operador de texto
Significado (Ejemplo)
& ("y" comercial) Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo ("Viento"&"norte")
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
59
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
13.2.4 OPERADORES DE REFERENCIA
Combinan rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores.
Operador de referencia
Significado (Ejemplo)
: (dos puntos) Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas (B5:B15)
, (coma) Operador de unión que combina varias referencias en una sola (SUMA(B5:B15,D5:D15))
(espacio) Operador de intersección que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias (B7:D7 C6:C8)
13.3 FORMULAS
Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de
cálculo. Una fórmula comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente
fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.
=5+2*3
Una fórmula también puede contener lo siguiente:
Funciones Referencias
Operadores
Constantes.
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
60
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
13.3.1 PARTES DE UNA FÓRMULA
1 FUNCIONES: la función PI() devuelve el valor de pi: 3,142...
2 REFERENCIAS (O NOMBRES): A2 devuelve el valor de la celda A2.
3. CONSTANTES: números o valores de texto escritos directamente en una
fórmula, por ejemplo, 2.
4. OPERADORES: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una
potencia, y el operador * (asterisco) multiplica.
13.3.2 CREAR UNA FÓRMULA SENCILLA
=128+345
Las siguientes fórmulas contienen operadores y constantes.
Fórmula de ejemplo Acción
=128+345 Suma 128 y 345
=5^2 Halla el cuadrado de 5
1. Haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula. 2. Escriba un signo igual (=). 3. Introduzca la fórmula. 4. Presione ENTRAR.
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
61
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
13.3.3 CREAR UNA FÓRMULA QUE CONTENGA REFERENCIAS O NOMBRES
=A1+23
Las siguientes fórmulas contienen referencias relativas y nombres de otras celdas.
La celda que contiene la fórmula se denomina celda dependiente cuando su valor
depende de los valores de otras celdas
Fórmula de ejemplo Acción
=C2 Utiliza el valor de la celda C2
=Hoja2!B2 Utiliza el valor de la celda B2 de Hoja2
1. Haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula.
2. En la barra de fórmulas, escriba = (signo igual).
3. Seleccione con un clic las celdas que va incluir en la formula.
4. Presione ENTRAR.
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
62
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
13.3.4 ORDEN EN QUE EXCEL EJECUTA LAS OPERACIONES EN LAS FÓRMULAS
Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel
siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los
caracteres siguientes constituyen una fórmula. Detrás del signo igual están los
elementos que se van a calcular (los operandos), separados por operadores de
cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico
de cada operador de la fórmula.
PRECEDENCIA DE LOS OPERADORES
Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en
el orden que se indica en la tabla a continuación. Si una fórmula contiene operadores con la
misma precedencia (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y
otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.
Operador Descripción
: (dos puntos) Operadores de referencia
- Negación (como en -1)
% Porcentaje
^ Exponenciación
* y / Multiplicación y división
+ y - Suma y resta
& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)
= < > <= >= <> Comparación
Uso de paréntesis
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
63
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la
fórmula que se calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un
resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La
fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.
=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y
2 y, a continuación, multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.
= (5+2)*3
14. GRÁFICOS
Los gráficos son visualmente llamativos y facilitan a los usuarios la visualización
de comparaciones, tramas y tendencias de los datos. Por ejemplo, en lugar de
analizar varias columnas de números de la hoja de cálculo, puede ver en seguida
si las ventas están disminuyendo o aumentando en trimestres sucesivos, o cómo
se están comportando las ventas con respecto a las previsiones.
14.1 CREAR UN GRAFICO A PARTIR DEL ASISTENTE PARA GRÁFICOS
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
64
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
Para crear un gráfico, debe especificar primero sus datos en la hoja de cálculo. A
continuación, seleccione los datos y utilice el Asistente para gráficos, que le guiará
en el proceso de elegir el tipo de gráfico y sus distintas opciones.
1. Digitar los datos que va a tener el grafico
2. Seleccionar los datos
3. Se despliega el asistente para gráficos y el primer paso seleccionar el tipo de
gráfico a Utilizar (clic en Insertar y luego clic en Grafico).
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
65
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
4. En el paso uno se selecciona el tipo de gráfico y también el subtipo de grafico y
clic en siguiente.
5. Seleccionar el tipo de datos en la opción de rango de datos
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
66
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
6. Luego seleccionar las opciones para completar el grafico en el paso 3
Títulos
Eje
Líneas de división
Leyenda
Rotulo de datos
Tabla de datos.
7. Se da clic en siguiente y luego se despliega el paso 4 donde se ubica el grafico
ya sea en una hoja nueva o dentro de la misma hoja.
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
67
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
8.
Para realizar modificaciones sobre el grafico se da clic sobre los iconos de la barra
de herramientas que me permiten modificar las diferentes opciones sobre el
grafico.
9. También se pueden realizar cambios sobre el gráfico dando clic derecho sobre
el y se despliegan las opciones a modificar.
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
68
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
10. Para realizar cambios sobre el gráfico seda clic derecho sobre el gráfico y se
despliega el área de formato del gráfico.
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
69
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
70
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
Funciones de ExcelCENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOS
REGIONAL SANTANDERING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTE
kquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
71
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
- BUSCARV() :
Síntaxis: =BUSCARV(Celda;Rango;Columna)
Busca el valor de una celda en un rango de celdas y retornará el contenido de n columnas a su derecha. Hay que observar detenidamente los tres argumentos que nos pide la función =BUSCARV(), primero la celda donde estará lo que intentamos buscar, luego el rango donde hemos de buscarlo y por último el número de columna que queremos mostrar
Ejemplo: Supongamos que tenemos una lista larga de artículos:
Observa que en la parte superior hemos preparado tres casillas de colorines. Estas celdas servirán para nuestro propósito. En la celda C2 colocaremos la fórmula:
=BUSCARV(C1;A7:C15;2)
Con esto lo que haremos será escribir un código de artículo en la celda c1(amarilla) y Excel hará que aparezca automáticamente la descripción y la cantidad disponible en las dos celdas inferiores.Este tipo de hojas va perfecto para hacer una consulta a un listado. La fórmula mirará lo que hay en la celda c1 y lo buscará en el rango A17:C15. Una vez que lo encuentre, (lo encontrará en la primera columna), mostrará lo que hay en las dos columnas a su derecha (contándose ella), es decir, la descripción del producto.
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
72
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
Nota: Si la lista de artículos, está escrita en otra hoja de cálculo, llamada por ejemplo Hoja1, entonces la fórmula sería la siguiente:
=BUSCARV(C1;Hoja1!A7:C15;2)La función BUSCARH(Celda;Rango;Fila), es similar a la anterior, pero con la diferencia de que busca el valor de una celda en un rango de celdas de una fila, es decir, de forma horizontal.
- PROMEDIO() :
Síntaxis: =PROMEDIO(Número1;Número2;...)
Función que nos devolverá la media aritmética de los números o el rango encerrado entre paréntesis.
Ejemplo:
=PROMEDIO(12;12;13) devolverá 12,33333=PROMEDIO(A1:D13) devolverá el promedio del rango A1:D13
- MAX() y MIN() :
Síntaxis: =MAX(Números) =MIN(Números)
Estas funciones devuelven los valores máximo y mínimo respectivamente de una lista de números.
Ejemplo:
- MODA() :
Síntaxis: =MODA(Números)
Valor que más se repite en un rango.
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
73
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
Ejemplo:
- CONTAR() y CONTARA() :
Síntaxis: =CONTAR(Rango) =CONTARA(Rango)
El primero cuenta las veces que aparece un elemento numérico en una lista y el segundo elementos de texto.
- MEDIANA() :
Síntaxis: =MEDIANA(Números)
Número que se encuentra en medio de un conjunto de números, es decir, la mitad de los números es mayor que la mediana y la otra mitad es menor.
Ejemplo:
- AHORA() :
Síntaxis: =AHORA()
Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales.
- MES() :
Síntaxis: =MES(núm_de_serie)
Devuelve el mes, un número entero de 1 (enero) a 12 (diciembre), correspondiente a un número de serie.
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
74
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
- DIA() :
Síntaxis: =DIA(núm_de_serie)
Devuelve el día del mes, (un número de 1 a 31), correspondiente al número que representa una fecha.
- SUMA() :
Síntaxis: =SUMA(número1;número2; ...)Suma todos los números en un rango de celdas. Ejemplo:
En la celda B6 se escribe la siguiente fórmula: =SUMA(B2:B5)
- IGUAL() :
Síntaxis: =IGUAL(texto1;texto2)
Compara dos valores de texto y devuelve VERDADERO si son exactamente iguales o FALSO en cualquier otro caso (diferencia entre mayúsculas y minúsculas).
- PRODUCTO() :
Síntaxis: =PRODUCTO(número1;número2;...)
Multiplica todos los números que son argumentos y devuelve el producto.
Ejemplo: El producto de estos cuatro números (56x45x30x20) es 1512000
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
75
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
- RAIZ() :
Síntaxis: =RAIZ(número)
Devuelve la raíz cuadrada de un número.Ejemplo: La raíz cuadrada de 64 sería 8
- REDONDEAR.MENOS() :
Síntaxis: =REDONDEAR.MENOS(número;núm_decimales)
Redondea un número hacia abajo, hacia cero.
Ejemplo: El redondeo del número 456,768956 hacia abajo, sería 456,76
- Y() :
Síntaxis: =Y(valor_lógico1;valor_lógico2;...)
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADEROS; devuelve FALSO si algún argumento es FALSO.
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
76
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
- SI() :
Síntaxis: =SI(Condición;Verdadero;Falso)
Es una de las funciones más potentes que tiene Excel. Esta función comprueba si se cumple una condición. Si ésta se cumple, da como resultado VERDADERO. Si la condición no se cumple, da como resultado FALSO. Esta es la forma más simple de representar esta función, porque se puede complicar más.
Ejemplo: Vamos a hacer que la siguiente factura, nos haga un descuento del 10% sólo en el caso de cobrar al contado. La fórmula se colocará en la celda D5 y será la siguiente:
=SI(A7=”Contado”;D4*10%;0;)
Esta fórmula mirará si en la casilla A7 (celda gris) existe la palabra Contado. En tal caso, ejecutará una fórmula (10% de descuento), en caso contrario, colocará simplemente un cero en la celda D5, es decir, no realizará ningún cálculo. Observa el resultado:
En este ejemplo se observa como la función =SI, debía cumplir una condición, que era la de controlar si en una celda determinada había un texto. Pero, ¿qué pasaría si se tuviesen que cumplir más de una condición? Supongamos que la función =SI debe tener en cuenta dos condiciones. Estas dos condiciones podrían ser:
- Que la función =SI hiciese algo sólo si se tuvieran que cumplir las dos- Que la función =SI hiciese algo si se cumpliese una de las dos
Controlaremos una u otra forma con dos operadores lógicos: el Y y el O
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
77
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
La sintaxis de la orden sería la siguiente:
=SI(Y(Condición1;Condición2.............. Caso en el que se deban cumplir todas las condiciones.=SI(O(Condición1;Condición2............. Caso que se deba cumplir sólo una
En el siguiente ejemplo se ha diseñado una hoja de control de flujo de caja, en el caso, de que debamos controlar entradas y salidas además del saldo.
En las columnas C y D introducimos las cantidades según sea un gasto (extracción) o un ingreso (depósito). Sería muy fácil colocar en la celda E5 (saldo) la siguiente fórmula: =E4+C5-D4, que calcularía el saldo anterior, más la cantidad de la celda del depósito, menos la cantidad de la celda de la extracción. El problema viene cuando copiamos la fórmula varias celdas hacia abajo. A partir de la celda del último saldo, siempre nos mostraría el saldo anterior, hubiéramos o no, introducido cantidades en las celdas de depósito o extracción. Observa el resultado que se obtendría:
En la ilustración superior utilizamos la función =SI, la cual ha de controlar que se cumplan dos condiciones: que introduzcamos una cantidad en la celda del
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
78
INFORMÁTICAMODULO DE EXCEL
PÁG.
depósito O de la extracción. Sólo en uno de los dos casos se ejecutará la función. De esta forma, si todavía no hemos introducido nada en las celdas de la izquierda, la función no se ejecutará. Observa a continuación las partes de la fórmula:
=SI(O La letra O controla que se cumpla una de las dos condiciones.(C5>0; Primera condición: que en C5 haya algo mayor de cero, es decir, un número positivo.D5>0) Separada por punto y coma, la segunda condición controla lo mismo: que en D5 haya algún número.;E4+C5-D5 caso de cumplirse una de las dos condiciones, se ejecutará esta fórmula.;””) caso de no cumplirse ninguna condición, no saldrá nada. Las dos comillas quieren decir caracter nulo.
CENTRO SEVICIOS EMPRESARIALES Y TURISTICOSREGIONAL SANTANDER
ING. KELY ALEJANDRA QUIROS DUARTEkquirosd@misena.edu.co alejandra63524@yahoo.es
79
Recommended