Terrassa Sistema de gestió documental_

La gestión documental como línea estratégica de la administración electrónica. La experiencia del Ayuntamiento de Terrassa

V Jornadas técnicas de archivos en la Administración local. Gobernanza y gestión documental

Málaga, 26-27 de abril 2012

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Presentación1. La ciudad de Terrassa. Contexto

2. Implantación administración electrónica

3. Sistema Paradís de gestión de documentos Ayuntamiento de Terrassa▫ Planificación del proyecto▫ Equipo de trabajo▫ Cambios orgánicos▫ Herramientas de gestión documental

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La ciudad de Terrassa. Contexto

• Número habitantes: 214.078 hab.

• Presupuesto consolidado 2012:196 M €

• Número de trabajadores: 1.800

• Número de entes descentralizados: 6 Sociedades Municipales y un Instituto municipal

• Dos centros de Archivo municipal:Histórico y Administrativo

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24/04/2012

Datos de contexto

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Número de usuarios de la red corporativa: 1.600 (aproximadament)

Tamaño de la base de datos corporativa: 430 Gb.

Tamaño de las unidades M:/ 565 Gb

Ocupación de las unidades N:/ 1,12 Tb

Tamaño del CEM: 450 Gb

Implantación administración electrónica 2011

• Trámites en Sede electrónica 2011: 20.756(incremento de 44,01% respecto a 2010)

• Trámites con firma electrónica: 1.308 (incremento de 88,74% respecto a 2010)

• Trámites pagados con tarjeta en la sede: 4.160

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Administración electrónica

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Gestión expedientes electrónicos; nuevo gestor o BPM con firma electrónica

Portafirmas electrónico

Gestor de documentos activos

Gestor de documentos de archivo (Records Manager)

Preservación digital (archivo digital)

Administración electrónica

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Desarrollo del Gestor documental

CdCTipologías

DocumentalesModelo metadatos

Calendario conservación

Manual digitalizaciónCatalogo

procedimientos

Creación de herramientas comunes para la implantación de

la e-administración

MetadatosProcesos y trámites

Firma elec.Control de

formatos y datos

Seguridad y accesosIntegración

SSII

Interoperabilidad

Adaptación de la Normas técnicas

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Sede Electrónica Registro de entraday salida documentos

BPM Aplicaciones de Gestión de exp.

Unidades de red

Gestor documental

Storage

Archivo digital

web

Sharepoint

Piezas de la e-administración

Base de datos

Herramientas de gestión: CdC, Calendario de conservación, Metadatos, e -firma, manuales e instrucciones…

Inicio del proyecto• 2007: Colaboración con el departamento de Sistemas de la

Información.

▫ Ordenanza Municipal del Gobierno y la administración electrónica

▫ Concurso compra storage/ consultoria gestión documental

• 2008: Informe final auditoria de Gestión Documental.

▫ Visibilidad, consolidación del servicio de Archivo dentrode la organización.

• 2009: Impulso definitivo. Dirección de Servicio de Tecnología. ▫ Modernización Plataforma Tecnológica a todo el

Ayuntamiento. ▫ Proyecto de Gestión Documental

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Inicio del proyecto• 2010: Adquisición de la herramienta tecnológica

(Oracle Suite ECM) ▫ Desarrollo del software de Records Management

▫ Primeras pruebas del gestor documental en el departamento de población (Padrón habitantes): Introducción de documentos.

• 2011: Desarrollo de la herramienta▫ Integración con otros sistemas (BPM, RP, Bus

servicios..)▫ Integración a la nueva arquitectura tecnológica▫ Proyecto expedientes de RRHH

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Bases de Datos

Portales y MWAplicaciones URMUCM

DocumentManagement

Web ContentManagement

Evolución del proyecto

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Mayo 2010 Enero 2012

Normativa interna• Reglamento del Sistema Archivístico Municipal de

Terrassa [2004]

• Ordenanza reguladora del Gobierno y la Administración Electrónica [2007]

• Manual de gestión Documental [2008]

• Cuadro de Clasificación Corporativo (aprobado)

• Plan de Archivos 2007-2011 y 2011-2015(Plan de trabajo elaborado por el Archivo Municipal)

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Decisión política y organizativa▫ Teniente de Alcalde y Coordinador de Área Política corporativa en materia de gestión documental

▫ Ley 11/2007, de accesos electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos

▫ Ley 56/2007, de medidas de impulsos de la sociedad de la información

▫ Llei 29/2010, de l’ús dels mitjans electrònics en el sector públic de Catalunya

▫ Normas Técnicas del Esquema Nacional de Interoperabilidad

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Transversalidad del proyecto La gestión documental es un sistema para toda la

organización y debe resolver los requisitos de negocio y los tecnológicos.

Cambio organizativo y orgánico. Archivo Municipal dentro del Servicio de tecnología e innovación

Creación de un equipo de trabajo multidisciplinar

Espíritu colaborativo y trabajo en equipo

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Objetivos del proyectoA corto plazo:• Establecer políticas y criterios de gestión documental

en toda la organización.

• Favorecer la difusión del conocimiento.

• Impulsar la reutilización de la información

• Mejorar los circuitos y al producción documental en el Ayuntamiento

• Atender la necesidades de la e-administración y aportar soluciones a la organización

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Objetivos del proyecto

A largo plazo:

• Implantar el gestor documental como eje central de la administración electrónica

• Desarrollar el gestor de archivos y las políticas de Records Management

• Preparar el archivo digital para la preservación de los documentos electrónicos de conservación permanente.

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Equipo de coordinación e-administración

Alta dirección

Equipo coordinación

Equipo ejecución

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Teniente Alcalde de Hacienda y Servicios GeneralesCoordinador de ÁreaDirector de Servicios Tecnología, logística y Calidad

Jefe de proyectos tecnológicos Jefe arquitectura de Sistemas InformaciónResponsable de Innovación y procedimientos (sede electrónica)Directora del Archivo Municipal (Gestión documental)Responsable de protección de datos y e-administración

Informático desarrollo en gestión documental y registroGestores de documentos y archiveras Informático de desarrollo aplicaciones webTécnico de ingeniería de procedimientos y sede electrónicaEmpresas externas

Sistema ParadísGestión de los documentos electrónicos de

Ayuntamiento de Terrassa:

Conjunto de políticas, normas, aplicaciones y instrumentos de gestión

que regulen y controlen la producción de documentos del Ayuntamiento de

Terrassa y permitan su uso, gestión y preservación

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Sistema Paradís

El Sistema Paradís pretende preservar las propiedades esenciales de los

documentos producidos en el interior del sistema y será la robustez y la solidez de los diferentes subsistemas lo que nos va a permitir la preservación de documentos auténticos, fiables, íntegros, usables y

accesibles.

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Fase de concepción proyectoTrabajo de investigación

▫ Analizar las actividades y las funciones de laorganización

▫ Reconocer y evaluar los sistemas existentes

▫ Identificar las estrategias para satisfacer losrequerimientos

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Concepción Elaboración Construcción Transición Producción

Fase de elaboraciónElaboración de los instrumentos esenciales de gestión

documental (archivo):

Cuadro de clasificación (Fileplan) Calendario de conservación /retención/eliminación Modelo de seguridad y accesos Modelo de metadatos Catalogo de tipologías documentales Catalogo de procedimientos

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Concepción Elaboración Construcción Transición Producción

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UCM URM ARXCHIVO DIGITAL

1ª Fase 2ª Fase

Categoría de transferencia

Categoría de retención

Acceso grupos de seguridad usuarios.

Acceso restringido

Responsables de gestión documental departamental

Fase activa/semiactiva

Fase inactiva

Conservación permanente

Archivo físicoGestión de híbridos

CICL0 DE VIDA DOCUMENTAL

File PlanÚnico para toda la organización

Integrado en todas las herramientas de gestión y producción de documentos

Está formador por:- El Código de clasificación- El Calendario de conservación (retention schedule)- Permisos de acceso y seguridad

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Calendario de conservación

Aplicación de les TAAD, asociadas a los códigos de clasificación.

Políticas de retención, muestreo y eliminación.

Aplicación de la misma regla de retención y conservación en cualquier formato y en cualquier de los subsistemas integrados.

La información contenida en el calendario de conservación forma parte del file plan.

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Modelo de Metadatos

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Describe a tres niveles (UDS, UDC, USDC) Define una serie de elementos obligatorios y otros optativos. Propone un mínimo de elementos (ampliable). Define los valores de los elementos de metadatos.Los metadatos se pueden capturar de forma automática o de forma manual. La asignación automática de valores a los metadatos se puede relacionar con la utilización de tablas de consulta o otros instrumentos.

Modelo de metadatos

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Para qué sirve?

•Ayudar a la comprensión de los documentos.

•Asegurar la autenticidad, fiabilidad e integridad de los documentos dentro del sistema.

•Proteger la confidencialidad de los documentos.

•Favorecer la recuperación, sostenibilidad e interoperabilidadde los documentos a través de los sistemas que los gestionan.

•Proporcionar vínculos entre los documentos y el contexto de la su creación y uso.

Cuadro de seguridad y accesosDefinición de responsabilidades y

responsables!!

Asegurar el acceso o la restricción de los usuarios a los documentos dentro del gestor documentalAplicar los niveles y grupos de seguridad a todos

los usuarios del sistemaMoreq2: definición de roles y funcionesCuadro de seguridad y accesos relacionado con

Directorio Activo- Organigrama

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Modelo de seguridadGrupos de seguridad:conjunto donde se categorizan los documentos paraaplicar permisos = Código de clasificación

C177 Contratación de servicios = Grupo de seguridad Código C177

Rol : Agrupación de grupos de seguridad. Se recrea a AD ( el concepto es grupo de segureidad)

UCMPadroTecnic Acceso a los grupos de seguridad V101, V102, C156, A128

Permisos: Escritura, lectura, modificación, eliminación

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Modelo de seguridad

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Catalogo de tipologías documentales

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Fase de construcción Integrar todas la herramientas de gestión

documental en el gestor. Integrar la mismas herramientas en los

diferentes sistemas de información y desarrollo de aplicaciones. Aplicar las políticas de gestión documental en

todo el ciclo de vida de los documentos. Asegurar la integración de todos los sistemas y

subsistemas

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Concepción Elaboración Construcción Transición Producción

Fase de transición• Fase de transición: ▫ Cambio del sistema de trabajo y cambio cultural

en la organización.▫ Requiere mucha formación, paciencia, tiempo y

dialogo▫ Imprescindible el soporte de la Dirección de la

organización

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Concepción Elaboración Construcción Transición Producción

Fase de producción• Fase de producción: el Sistema de gestión de

documentos a pleno rendimiento en toda la organización, en un entorno de producción

• Revisión y evaluación constante de las soluciones y de las herramientas de gestión

• Formación de usuarios permanente: usuarios de nueva incorporación

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Concepción Elaboración Construcción Transición Producción

¿Qué hemos aprendido?• Trabajar en equipo: aceptando las diferencias y

compartiendo el conocimiento• Importancia de la tecnología• Comunicar i transmitir nuestro conocimiento• Reforzar la posición del Archivo dentro de la

organización• Mucha paciencia y no esperar milagros

tecnológicos• Planificar y a organizarnos mejor• El valor de la formación dentro la organización

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Muchas gracias por vuestra atención

www.terrassa.cat/arxiumunicipalArxiu.municipal@terrassa.cat

Teresa.cardellach@terrassa.cat