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IMPLANTACIÓN SGP (Sistema de Gestión por Procesos)
2 B
FORMACIÓN PROFESIONAL DEL PAÍS VASCO
Sistemas de Gestión
(cómo)
RESULTADOSOBJETIVOS ¿?(qué se quiere) (qué se logra)
Sistema deGestión
•Requisitos legales y reglamentarios
•Requisitos Normas ISO 9000....
•Requisitos cliente ...
qué hacemos, como lo hacemos, como estamos organizados...
cumple:
PROCESOS
Para mejorar nuestro SGP
MODELOS DE GESTIÓN EFQM o HOBBIDE
EN LA IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS SE TIENE EN CUENTA LOS OBJETIVOS DEL CENTRO Y LAS CUATRO ETAPAS QUE PLANTEA EL MODELO HOBBIDE
El Sistema de Gestión por Procesos “SGP”
El “SGP” es únicamente una referencia, cada centros diseña su “SGP” de acuerdo con su estrategia y sus objetivos, teniendo en cuenta que:
EvaluaciónAcciónAnálisis de
informaciónPlanificación R ( )res ultados
Objetivos Estratégicos
EL SISTEMA TIENE EN CUENTA EL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE LA NORMA ISO 9001:2000
R ( )Objetivos
Evaluación de resultados = Evaluación de la eficacia
Proceso
Nuevas AccionesEficacia de las acciones
...
SE DESIGNAN PROPIETARIOS Y EQUIPOS DE PROCESO, CUYA MISIÓN ES EVALUAR LOS RESULTADOS PARA MEJORAR LOS PROCESOS IMPLANTANDO NUEVAS ACCIONES Y DESPLEGANDOLAS A TODOS LOS NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN.
El Sistema de Gestión por Procesos “SGP”
LA GESTIÓN DE LA MEJORA SE INCLUYE EN CADA PROCESO EN LUGAR DE IDENTIFICAR UN PROCESO ESPECÍFICO DE MEJORA
Evaluación
FORMACIÓN INICIAL
POSICIONAMIENTO ESTRATÉGICO
FORMACIÓN CONTINUA Y OCUPACIONAL
PLANIFICACIÓN ECONÓMICA
GESTIÓN DE ACTIVOS Y RECURSOS
GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN
INNOVACIÓN
Des
plie
gue
de la
Est
rate
gia
POSICIONAMIENTO DE MERCADO
Información grupos de interés
GESTIÓN DE PERSONAS
Necesidades de
comunicación
Requisitos, (Matrícula/ inscripción...)
El mapa de procesos tiene que ser FLEXIBLE y adaptarse en cada caso a las necesidades del centro
Mapa de Procesos
Procedimientos comunes a varios procesos
DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA
Documentos descriptivos
Documentos Operativos
Evidencias
Manual de Calidad
Política de calidad
Documentos de apoyo: Instrucciones operativas, programas y documentos de origen externo ...
Registros
Anexos:
Fichas de Procesos (por proceso)
Hoja Gestión de Indicadores y objetivos (por proceso)
Hoja Aprendizaje y Mejora (por proceso)
AuditoríasGest. Document. Y registrosEvaluación, revisión y Mejora
FICHA
Definir el proceso, actividades, documentación (instrucciones, programas...) y registros
HOJA APRENDIZAJE Y MEJORA
Acciones de mejora, tratamiento de no conformidades, histórico de cambios en la documentación
HOJA GESTIÓN OBJETIVOS E INDICADORES
Establecer objetivos e indicadores y llevar control y seguimiento
Sistemática de Mejora
Proceso Objetivos del Centro
Objetivos de Proceso
PR - Procedimiento de evaluación, revisión y mejora(Gestión de No conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas)
Doc./ registrosPropietario de Proceso y equipoRepresentante Dirección
Fecha y firma de aprobación
Hoja “Gestión de indicadores”del Proceso
Comunicación al interesado
Hoja “Aprendizaje y mejora” del Proceso
Memoria-valoración del ProcesoElaborar Memoria-Valoración
Establecer objetivos e indicadores del proceso.
Se trata de asegurar que no se utilizan productos, ni se prestan servicios, ni se ejecutan procesos, ni se dispone de recursos no conformes con los requisitos especificados
Realizar el seguimiento del proceso, objetivos e indicadores, y detectar mejoras y no conformidades
Apertura informes con la Identificación de áreas de mejora, no conformidades ocurridas o potenciales
Recopilación y análisis de los datos para determinar las causas
Evaluar donde puede realizarse la mejora y establecer Acciones: correctivas o preventivas
Reclamación además dar respuesta al interesado
Seguimiento de las Acciones
Verificación de la eficacia y cierre del informe
¿Nuevas acciones?No
Si
Incorporar las mejoras al sistema
Acciones Correctivas para eliminar las causas de N.C. ocurridas y Preventivas en caso de N.C. potenciales
Herramientas estadísticas y de mejora
Sugerencia
Queja
Reclamación
Queja sobre aspectos en los que el centro tiene contraídos compromisos contractuales (matrícula) o legales
Dar respuesta a los interesados
Detección de puntos fuertes, áreas de mejora y no conformidades en
auditorías, autoevaluaciones...
Excepto los que se gestionan con planes de acción
Estos documentos aparecen además en las fichas de proceso como registro
Elaborar, revisar y actualizar y aprobar el Manual de la Calidad:
Portada; Índice; Introducción: (Generalidades, alcance,,..); Capítulos (descripción del sistema, cada capítulo correspondiendo a un requisito de la Norma)
Anexos: 1. Política de la Calidad2. Procedimiento de Gestión de la documentación y de los registros 3. Procedimiento de Auditoría4. Procedimiento de Evaluación, revisión y mejora (Gestión de NC,
AACC, AAPP)5. Historial
Incorporarlo a la gestión informática de documentos para su disponibilidad en los puntos de uso y retirar las versiones obsoletas a
la carpeta correspondiente de archivo para prevenir su uso no intencionado .
Identificación de nuevos procesos y determinación de las interrelaciones
Mantener el registro de los Manuales de la Calidad y los anexos obsoletos durante un mínimo de tres años.
Manual de Calidad: Se identifica en la Portada con el nombre, el nº de revisión y la fecha de aprobación.Cada anexo: se identifican por el título, el nº de revisión y fecha de aprobación.Los cambios tanto en el manual como en los anexos se identificaran en la hoja de historial.
Elaborar, revisar y actualizar y aprobar la documentación de su proceso:
Ficha: Recoge el diagrama de flujo, y la relación de documentos de apoyo y de registros del proceso.
Hoja Gestión de indicadores: Recoge indicadores y objetivos del proceso.
Hoja Aprendizaje y mejora: Recoge el histórico de todas las acciones de mejora del proceso .
Incorporar a la gestión informática de documentos para su disponibilidad en los puntos de uso y retirar las versiones obsoletas a la carpeta
correspondiente de archivo para prevenir su uso no intencionado
Elaborar (en su caso), revisar y actualizar la documentación de apoyo establecida en la ficha, incluida la de “origen externo”.
Mantener los registros generados que estén identificados en la ficha de proceso, en la carpeta correspondiente del sistema informático durante un
mínimo de tres años o en su caso lo que marque la legislación.Excepción: Las pruebas evaluativas y cuadernos del profesor.
La ficha : Se identifica con el nombre y el nº de revisión y la fecha de aprobación.La Hoja de gestión de indicadores: Se identifica con el nombre del proceso. Se actualiza anualmenteHoja de Aprendizaje y mejora: Recoge el histórico del proceso y la identificación de los cambios.
La Documentación de apoyo : Se identifica con el nombre y la fecha.Métodos, programas o documentos necesarios para el desarrollo de las actividades del proceso. (incluidas las de origen externo, como legislación...)
El propio sistema informático garantiza la protección, la recuperación, mediante copias de seguridad, y la disposición de los documentos y registros.Los registros oficiales no informáticos se conservarán en condiciones adecuadas para evitar su deterioro, daño o pérdida
Manual de Calidad
Documentación de los Procesos
Doc./ registrosPropietario de Proceso y equipoRepresentante Dirección
PR - Procedimiento de Gestión de la documentación y de los Registros
REVISIÓN 0 Fecha y firma de aprobación
Informes de auditorías
Planes de Auditorías
Planificar y aprobar un programa de auditorías y seleccionar los equipos
auditores(Ej: 1º Trimestre de curso)
Programa Alcance a la totalidad del sistemaEstablecer calendarioEquipo Auditor: Los auditores no deben auditar su propio trabajo y deben tener la formación requerida (especificar)
Elaborar y aprobar Plan de Auditorías
Reunión inicial para establecer la Agenda de la auditoría
Recoger evidencias
Reunión Final con acuerdo sobre las conclusiones de la auditoría
Emitir Informe de conclusiones de la auditoría: Puntos Fuertes, Áreas de
Mejora, No conformidades y Observaciones
Revisión del Sistema
Incluir: Objetivos y alcanceÁreas o Procesos y Responsables a auditar y su planificaciónDocumentación de Referencia
Comunicar informe a los Propietarios de Procesos
Tratamiento de No conformidades y Áreas de Mejora. PR. Evaluación,
revisión y mejora
Evidencia; Registros, declaraciones de hechos u otra información para verificar los criterios. (Puede ser cualitativa o cuantitativa)
Programa de Auditoría y equipos auditores
Doc./ registrosPropietarios de procesoEquipo AuditorRepresentante Dirección
PR. Procedimiento de Auditorías Internas
REVISIÓN 0 Fecha y firma de aprobación
PROCESO DE POSICIONAMIENTO ESTRATÉGICO Propietario: Equipo:
Documentos de apoyo Registros del procesoDiagrama de actividades
Necesidades y expectativas
Informe de Revisión del Sistema
Misión, visión y valores Política de la calidad
Plan estratégico
Hojas Gestión de indicadores de los Procesos
Guión Revisión Sistema Análisis de necesidades y expectativas de los Grupos de Interés
Análisis de resultados de los indicadores y de la memoria-valoración de los procesos
Plan Anual
Registro del seguimiento (Hoja gestión indicadores/cuadro de mando)
Plan de cambio
Registros comunicación de la estrategia y de la Política de Calidad
´Informes de conclusiones de procesos
Memoria-Valoración de Procesos
Hoja “Aprendizaje y mejora”
Memoria-Valoración de Proceso
Evaluación de la eficacia del Proceso de Posicionamiento Estratégico
Plan de mediciónEncuestas aprobadas
PR8202 S,Q,R.PR8301 Gestión de No ConformidadesPR8401 Análisis de datosPR8402 Herramientas de mejoraPR8501 Planificación y gestión de la mejoraPR8502 Acciones Correctoras
PR8503 Acciones Preventivas PR Evaluación, revisión y mejora
PR5601 Revisión del SistemaElaborar y/o revisar la Planificación estratégica:• Objetivos• FCE• Procesos Clave / propietarios y equipos• Misión, Visión y valores
Evaluación, de la eficacia de la estrategia y plan anual
Elaborar el Plan de medición de la satisfacción
Gestión del Cambio
Seguimiento e información del progreso en la estrategia y plan anual
Elaboración, Aprobación y despliegue del Plan Anual
Comunicación de la estrategia
Requisitos de la norma a tener en cuenta:
5.4. Planificación
5.6. Revisión por la Dirección
Componentes de definición del modelo de gestión del cambio
1. Descripción del cambio
2. Diagnóstico
3. Presupuesto / recursos necesarios
4. Cronograma de actividades
5. Procesos asociados
6. Acciones de comunicación incluidas acciones para compartir
conocimientos
7. Acciones de formación
8. Acciones de facil i tación
9. Impacto esperado (considerando los GI, Procesos, Personas –
objetivos de implicación de personas en el cambio)
10.Seguimiento y evaluación del impacto
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