David Sánchez

Fem realitat l’administració sense papers

CATCERTJornades de signatura electrònica 2010

David Sánchez

Índex

1. Les fases de l’administració electrònica (eAdministració)

2. La situació actual de l’eAdministració

3. El document electrònic

4. L’expedient electrònic

5. El camí per desfer-nos del paper

1. Les fases de l’eAdministració

1. Fases de l’eAdministració

Fase 1

Iniciem l’AE quan els gestors públics comencen a generar documents electrònics mitjançant aplicacions informàtiques (editors de text i registres d’expedients senzills).

Fase 2

Amb el desenvolupament de les comunicacions i d’Internet, l’AE permet que la ciutadania es comuniqui amb l’administració i realitzi tràmits per Internet.

1. Fases de l’eAdministració

Fase 3

L’AE fa que no calgui emmagatzemar els documents en format paper i per tant l’Administració pugui “desfer-se del paper”

2. Situació actual

2. Situació actual

No hem arribat al ple desenvolupament i operativitat de la signatura electrònica

La preservació digital ha quedat disgregada entre les normes del procediment administratiu, la regulació de les relacions telemàtiques entre administració i ciutadania, i una normativa arxivística i de protecció del patrimoni documental pensada per la conservació en suport paper

Falta d’aposta institucional, a escala estatal, dirigida a recolzar projectes de preservació digital

2. Situació actual

No hem completat la digitalització dels tràmits i dels procediments administratius

En la digitalització de tràmits i procediments no hem tingut en compte els requeriments dels documents electrònics per tal que arribin correctament a l’arxiu electrònic i, si cal, es conservin a llarg termini

Estem iniciant projectes de digitalització massiva d’expedients integrats per documents en format paper

3. Document electrònic

Document electrònic (segons la Llei 11/2007, de 22 de juny, d'accés electrònic dels ciutadans als serveis públics)

• Informació de qualsevol naturalesa en forma electrònica, segons un format determinat i susceptible d’identificació i tractament diferenciat.

• Té validesa jurídica només mentre és electrònic.

Document administratiu electrònic o d’arxiu

Document electrònic que té valor probatori per l’entitat de la realització d’una activitat o fet.

3. Document electrònic Definicions

3. Document electrònicRequeriments

Integritat (que no s’alteri i estigui complet) – hash o signatura

Autenticitat (que sigui vàlid) – signatura electrònica

Disponibilitat (que pugui recuperar-se quan calgui) - metadades

Confidencialitat (que s’impedeixin els accessos no autoritzats) – control d’accés

Conservació (que sigui accessible durant el temps necessari, independentment dels canvis tecnològics)

3. Document electrònic Característiques principals

Usuaris

Documents electrònics

Interficíe tecnològica

L’eDocument no és directament accessible per l’usuari

Necessitem d’una interfície tecnològica que pugui reproduir-lo per fer possible la seva lectura

Tot document té una estructura, un contingut i un context

El format no és el més important

No cal signar-los perquè siguin vàlids

3. Document electrònic Cicle de vida del document

3. Document electrònicFases

Activa i semi-activa

Els documents són importants pel seu valor probatori

Inactiva

Els documents són importants pel seu valor històric

4. Expedient electrònic

4. Expedient electrònicDefinició

Conjunt de documents electrònics corresponents a un procediment administratiu sigui quin sigui el tipus d’informació que continguin.

Un expedient electrònic pot contenir també referències a altres expedients.

4. Expedient electrònicFases

Inici (sol·licitud, aportació de documentació, …)

• Creació de la carpeta de l’expedient assignant-li la sèrie documental que determinarà el cicle de vida de tots els seus documents – creació de la carpeta al gestor documental

Instrucció (estudi, resolució, notificació,…)

• Generació i captura de documents (assignació de metadades)

• Signatura electrònica de documents , creació de còpies autèntiques amb codi segur de validació, …

• Possible canvi de la sèrie documental de l’expedient,que comporta canvi de carpeta al gestor documental i assignació de noves metadades d’expedient i document

Tancament

• Foliat de l’expedient : creació de l’índex de documents que conté l’expedient i signatura electrònica d’aquest

Disposició

• Destrucció dels documents que no cal conservar

• Trasllat dels documents a conservar

4. Expedient electrònicFases

5. El camí per desfer-nos del paper

5. El camí per desfer-nos del paper Llista de necessitats

Sistemes d’informació necessaris

5. El camí per desfer-nos del paperLlista de necessitats

Sistemes de Gestió de Documents Electrònics

• Generació de documents electrònics• Captura de documents electrònics• Captura de documents en format paper (generació de còpies autèntiques de documents - compulsa electrònica)• Signatura electrònica• Validació de signatures• Generació de còpies autèntiques dels documents amb codi segur de validació (csv)• Validació de documents• Assignació de metadades descriptives i administratives

5. El camí per desfer-nos del paper Llista de necessitats

Sistema de Gestió documental i de l’Arxiu Electrònic

• Repositori segur de documents electrònics• Definició del quadre de classificació de l’entitat• Definició i assignació de les metadades de preservació• Definició i aplicació de les regles que defineixen els cicles de vida dels documents• Destrucció segura de documents • Trasllat segur de documents a una plataforma de custodia i preservació

Plataforma de custodia i preservació a llarg termini

Magatzem de documents electrònics que garanteix la integritat, fiabilitat, autenticitat i accessibilitat a llarg termini dels documents

5. El camí per desfer-nos del paper Llista de necessitats

Confeccionar el Quadre de classificació de documents (QdC)

• Estructura jeràrquica i lògica que reflecteixi totes les funcions i activitats d’entitat.

• Recull totes les sèries documentals dels fons documentals

de l’entitat

Definir els Cicles de vida dels documents

• Conjunt de calendaris i regles sobre els documents que

determinen els seus terminis i les condiciones de conservació

5. El camí per desfer-nos del paper Llista de necessitats

Metadades dels document

S’han de definir totes les metadades dels documents i expedients electrònics.

Es diferencien els següents tipus de metadades:• Descriptives • Administratives• de Preservació

5. El camí per desfer-nos del paper Llista de necessitats

Pre-classificació dels documents

Pre-classifiquem els documents que formaran part d’un expedient, assignant a cada procediment administratiu les sèries documentals corresponents a les activitats/funcions per les que s’ha definit el procediment

Procediment Quadre de classificació

Sèries documentalsassignades

Expedient

Expedient

Expedient

Sèrie documental predeterminada pels expedients

5. El camí per desfer-nos del paper Llista de necessitats

Exemple de assignació de sèries documentals als procediments

5. El camí per desfer-nos del paper Incoació de l’expedient

A l’incoar l’expedient li assignemuna sèrie documental, aquesta Indicará “la carpeta” del gestor documental on quedaran emmagatzemats els seus documents i definiráquin serà el seu cicle de vida.

Expedient 2010/77 Procediment

Sèrie documental N147

Classificació semi-automàtica dels documents

N147

Sol·licitud

Informe jurídic

Resolució d’alcaldia

Notificació resolució

2010/77

5. El camí per desfer-nos del paperTancament de l’expedient

Al tancar l’expedient es realitzen les següent actuacions

• Creació de l’índex de documents de l’expedient

• Signatura de l’índex de documents de l’expedient

• Actualització de les metadades de l’expedient al gestor documental

5. El camí per desfer-nos del paperAplicació del cicle de vida

L’aplicació del cicle de vida del documents de l’expedient comportarà la:

• Destrucció definitiva d’alguns dels documents

• Custodia d’alguns documents durant un termini determinat (fase semi-activa)

• Trasllat d’alguns documents a una plataforma de custodia (fase històrica)

Moltes gràcies

David Sánchez

Analista de producte

dsanchez@absis.es