COMO LLEVAR EL ARCHIVO EN UNA EMPRESA

1. ARCHIVO

El archivo es la base de toda organización, en el reposa la historia de la empresa. Es de

suma importancia que estos estén bien organizados para encontrar con prontitud la

información deseada. La organización moderna, tiene el propósito fundamental de

orientar en la práctica a las personas que trabajan en el área archivística, en este módulo

se les enseñan las técnicas, funcionamiento y los diferentes sistemas de archivar, lo cual

constituye la etapa complementaria indispensable en la implantación de un sistema de

archivo.

Las empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan

registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas. Muchos de

estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de forma

tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan

ser localizados fácil y prontamente.

El trámite documentario como sistema, viene a ser el conjunto de métodos, técnicas y

procedimientos que deben aplicarse en forma adecuada, reglamentaria y funcional a un

conjunto de acciones o fases debidamente coordinadas y relacionadas entre sí y que a su

vez conforman el PROCESO de trámite documentario que es utilizado en todos los

niveles y sectores empresariales tanto públicos como privados.

Este trámite de documentos siempre conlleva a presentar un servicio al USUARIO,

PÚBLICO E INTERESADO.

El trámite documentario puede representarse de la siguiente manera:

1.1. Utilidad y función

Las empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan

registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas. Muchos de

estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de forma

tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan

ser localizados fácil y prontamente.

El archivo en la empresa es uno de los instrumentos más importantes, ya que en él se

recopila en forma organizada los registros, documentos de interés para la empresa. El

procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en forma

sistemática se le conoce como archivar, actividad que se realiza con la finalidad de

lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos.

En todos los países junto con los archivos nacionales, existen los archivos de la

administración pública. Por lo general en los países latinoamericanos no existe una

política precisa y sistemática que determine la organización de los archivos

MÉTODOS TÉCNICAS PROCEDIMIENTOS

CONJUNTO DE PROCESO DE TRÁMITE ACCIONES = DE DOCUMENTOS

Acciones

1. Recepción 4. Distribución 2. Registro 5. Control Sanitario 3. Clasificación 6. Información

7. Archivo

administrativos, sino que cada organismo utiliza su propio sistema basado en la

normativa interna emanada del mismo y adoptan los procedimientos que consideren

más convenientes, de acuerdo a las necesidades de la organización y a la naturaleza de

los documentos.

Debido a la diversidad de los organismos de los cuales dependen los archivos privados,

éstos pueden clasificarse en: Sociales, gremiales, deportivos, políticos, eclesiásticos,

notariales, educacionales, particulares.

1.2. Funciones de los archivos.

a.- Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.

b.- Asegurar la perfecta conservación de los documentos.

c.- Asegurar la máxima rapidez en la localización y envío de los documentos

requeridos por las diversas dependencias de la empresa.

1.3. Tipos de Archivos.

Es necesario contar con equipos funcionales que permitan cumplir con los fines

esenciales del archivo, así se encuentran archivadores de diversa índole como los

archivadores verticales, laterales, las bandejas de escritorio, archivos rotativos,

multiusos, automatizados, el microfilm, pues un sistema de archivo puede ser tan simple

como colocar tarjetas en una serie de cajetines o tan sofisticado como un sistema

electrónico que utilice una unidad principal. En la medida en que el equipo y el método

de archivo, cumplan el propósito para el cual han sido creados, serán más cualificados

como sistemas de almacenamiento de información. Además la eficiencia del archivo

dependerá también de la vigencia de los registros que se conserven. De allí que se pueda

decir que existen diferentes tipos de archivos, entre ellos:

1.3.1. Archivo vertical

Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando de una guía dentro

de las gavetas. Las carpetas se colocan una detrás de otra con el borde que presenta la

pestaña hacia arriba, donde se escribe la identificación de lo que allí se conserva.

1.3.2. Archivo lateral:

Los documentos se archivan uno al lado del otro como los libros de estantería en una

biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan

paralelamente.

1.3.3. Archivo horizontal

Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en carpetas, cajas,

archivadores o cajones. Este archivo es válido en el caso de tener que archivar pocos

documentos o cuando se trate de planos o mapas.

Por la frecuencia de consulta, también se pueden mencionar los archivos: activos,

semiactivos e inactivos.

1.4. Archivos activos

Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que la documentación

por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la

fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de

una vez al mes.

1.5. Archivo semiactivo

Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado el año

fiscal. Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas.

1.6. Archivo inactivo

Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal

de acuerdo a su valor. Se almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que

ya han cumplido su función.

1.7. Materiales

Un sistema de archivo está conformado por todos los elementos y materiales necesarios

para conservar, retirar y usar la información que se necesite, así se tiene:

Carpetas

Cartulinas dobladas en dos, con pestaña en la hoja de atrás. En la pestaña se escribe el

rótulo, que indica el contenido de la carpeta. Las carpetas son utilizadas para colocar

documentos relacionados con una persona, firma o institución o referidas a un mismo

asunto. Por lo general se utilizan dos tipos de carpetas: Carpetas individuales y carpetas

misceláneas. Se decide el tipo de carpeta a usar, dependiendo del volumen de

correspondencia que se recibe en el período de archivo, que puedes ser de seis meses a

un año.

LEITZ CARPETAS COLGANTES

Carpetas individuales

Son las que se asignan a corresponsales activos o personas con las cuales se mantiene

comunicación constante y a la cual se hace necesario referirse frecuentemente. Se

ordena alfabéticamente detrás de cada guía primaria. Dentro de la carpeta los papeles

se ordenan cronológicamente hacia arriba, por orden de fecha, la más reciente al

frente. Para abrir carpeta individual, el corresponsal debe tener por lo menos cinco

documentos.

Carpetas misceláneas

Usadas para archivar documentos de aquellos corresponsales con los cuales no es

frecuente la comunicación. Esta carpeta contiene papeles de varios corresponsales,

puesto que es donde se coloca la correspondencia inactiva, hasta considerarla de

importancia para abrirle carpeta individual. Es el hogar "temporal “de toda

correspondencia.

Guías

Tarjetas indicadoras hechas de cartón fuerte y resistente, provistas de una pestaña en la

parte superior donde aparece el título, nombre o asunto. Se usan para dividir las gavetas

en secciones e indicar dónde debe archivarse o localizarse los documentos.

Rótulo

Título que aparece impreso en la pestaña superior de la guía. Identifica cada guía,

describiendo lo que aparece o debe archivarse detrás de ella.

1.7.1. Clasificación

Es el arte de ordenar objetos, documentos designando a cada uno su lugar respectivo.

(Ensenyat y Artigas, 1980). Se puede considerar también como la distribución de

documentos escritos de interés para la empresa, suministrando a cada uno un orden

específico de acuerdo a sus características.

Marcado de los documentos con la sigla respectiva a fin de facilitar su ubicación por

términos semejantes y para su posterior localización.

Establecimiento de un orden determinado acorde con un sistema o criterio.

Para lograr una mayor eficiencia, cada empresa debe seleccionar aquel sistema que

mejor se adapte a su actividad específica siguiendo una coordinación sistemática que

permita mayor fluidez y garantía de información y control.

1.7.2. Las operaciones que comprende el archivo de documentos son

lassiguientes:

Reunión de los documentos, colocación de los documentos en las carpetas y archivos,

empleo de guías y carpetas, preparación de las etiquetas para carpetas y archivadores.

Previo a la colocación de documentos dentro de las carpetas, es necesario preparar

dichos documentos, de manera que ocupen el menor espacio posible sin que sufran

deterioro.

"La dirección de las empresas durante mucho tiempo ha mantenido indiferencia hacia el

archivo, fue considerado un mal necesario y un problema que debía ser resuelto por los

propios empleados. Por esta razón muchas empresas se encuentran con sistemas de

clasificación inadecuados y con archivos llenos de documentos inútiles" (Landa Y Farner,

1982).

Actualmente, a pesar del ambiente moderno que se observa en la mayoría de las oficinas,

aún se continúa manteniendo en los archivos demasiados papeles, muchos de muy poca

relevancia para la empresa, como convocatorias, copias de boletines entre otros.

El costo del archivo tiene su importancia y en Estados Unidos, las estadísticas de algunas

empresas lo demuestran ampliamente. Bajo este aspecto, lógico es pensar en la

economía del tiempo, de espacio, antes de proceder al archivo de documentos, y lo

primero que se debe hacer es seleccionar un buen sistema de clasificación, que se adapte

a las exigencias de la empresa, que de seguridad a la información conservada y que esté

disponible para un futuro uso, luego debe procederse a eliminar del archivo los

documentos innecesarios.

1.7.3. Principios Fundamentales de Clasificación.

Los principios fundamentales en el proceso de archivar son:

1.7.3.1. Clasificar

Se trata de decidir el nombre bajo el cual se archivará un documento. Es

establecer un orden riguroso atendiendo a un sistema o criterio definido.

1.7.3.2. Ordenar

Separar los documentos en aquellos grupos que la clasificación ha señalado.

1.7.3.3. Archivar

Colocar los documentos en un lugar determinado.

Existen autores que unen los conceptos de clasificación y archivo, si bien es cierto

que uno es complemento del otro, no es menos cierto que entre ellos existen

diferencias, como, la clasificación es el sistema y archivar es el método. Es decir la

clasificación señala el camino a seguir y el método ejecuta.

1.8. Sistemas básicos de archivos

Alfabético

Numérico

Geográfico

Por asunto o materia

Mixto

A la persona encargada del archivo se la llama ARCHIVISTA.

El archivo es el proceso sistemático de arreglo y clasificación de documentos valiosos de

modo que los pueda preservar con seguridad y brinden información inmediata.

1.8.1. Archivo alfabético

Es la columna vertebral de todos los sistemas de archivo. Ejemplo: La guía telefónica.

La clasificación alfabética puede hacerse:

POR NOMBRE, ordenando los titulares de las personas físicas.

POR LA BIBLIOTECONOMÍA, distribuyendo los objetos en grupos de 10 partiendo

de 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 en que cada grupo puede a la vez subdividirse en mixto,

acoplando a cada número todas las letras alfabéticas como:0-A, 0-B, 0-C…..

POR LOCALIDADES, es decir, naciones, estados, provincias, ciudades, etc.

POR CATEGORIAS, o materias específicas como metal, líquidos, etc,

POR MES Y DIA, siempre bajo un orden alfabético y cronológico.

1.8.2. Archivo Numérico

Es el que lleva una secuencia numérica, se trabaja con carpetas numeradas. Ejemplo:

Bancos, policía, IESS, etc. Admite subgrupos:

Numérico consecutivo

Numérico de materia

Numérico cronológico

1.8.3. Archivo Geográfico

Cuando el alfabeto es usado para los nombres de países, ciudades o pueblos.

1.8.4. Archivo por Asunto o Materia

Se lo hace por el nombre de un producto o servicio, se lee atentamente el documento

y se separa por el tema principal. Ejemplo: Quifatex-contratos, Quifatex-lista de

precios.

1.8.5. Archivo Mixto

Se combinan nombres geográficos o con números, ejemplos: Archivo alfabético-

numérico y Geográfico-alfabético.

1.9. Reglas de clasificación

Existen las siguientes reglas:

1.9.1. Orden Alfabético

Clasificados los nombres por unidades, corresponde arreglarlos en orden alfabético,

en tal sentido se comparan las unidades semejantes de cada nombre; la primera

unidad al ser distinta decidirá el orden alfabético, si las primeras unidades son iguales,

la próxima al ser distinta decidirá el orden alfabético; las unidades cortas anteceden

las largas si tienen idéntica raíz. Ejemplo: Alí Salas, Alí Soto, Alí Salinas Juárez, Ely

García, Alí Salamanca, Alí Soto Jácome, Alí Suárez.

UNIDAD 1 UNIDAD 2 UNIDAD 3

García Ely

Salamanca Alí

Salas Alí

Salinas Juarez Alí

Soto Alí

Soto Jácome Alí

Suárez Alí

1.9.2. Un apellido sólo o una inicial.

Los apellidos solos o acompañados de una inicial del nombre preceden a un apellido

con nombre completo que comience con la misma letra. Ejemplo: Juan Guzmán Páez, J.

Guzmán, J. E. Guzmán, Juan Ernesto Guzmán.

UNIDAD 1 UNIDAD 2 UNIDAD 3

Guzmán J.

Guzmán J. E.

Guzmán Juan Ernesto

Guzmán Páez Juan

1.9.3. Mujeres casadas

El nombre de la mujer casada está conformado por su nombre de pila seguido por el

apellido paterno y el apellido del esposo unido por la preposición de. Esta

preposición se conserva en el mismo lugar pero no constituye unidad de archivo.

Ejemplo. Mary Méndez de Liscano, quedaría así: Méndez (de) Liscano, Mary (3

unidades de archivo).

1.9.4. Aplique la regla en los siguientes nombres

Elsa Duarte, esposa de Carlos Casalta; Ana Maria Araujo, esposa de Juan Matos; Silvia

Santana, esposa de francisco Galeno.

UNIDAD 1 UNIDAD 2 UNIDAD 3 UNIDAD 4

Araujo (de) Matos Ana María

Duarte (de) Casalta Elsa

Santana (de) Galeno Silvia

1.9.5. Casas Comerciales que contienen el nombre del individuo

Cuando el nombre completo de un individuo se incluye en el nombre de una firma

comercial, se invierte el orden de las unidades de la misma manera que se hace con

el nombre de un individuo. El resto del nombre comercial se coloca al final en el

orden como aparece. Ejemplo. Farmacia Luis Marín, quedaría así:

UNIDAD 1 UNIDAD 2 UNIDAD 3

Marín Luis Farmacia

1.9.5.1. Aplique la regla en los siguientes nombres.

Sucesores de María Dellán, Editorial Marcos Borges, Consorcio Pedro García

UNIDAD 1 UNIDAD 2 UNIDAD 3

Dellán María Sucesores (de)

Borges Marcos Editorial

García Pedro Consorcio

1.9.6. Artículos, preposiciones, conjunciones y contracciones.

Cuando en el nombre de una firma comercial se incluyen artículos, preposiciones

contracciones... éstos no constituyen unidad de archivo. Si aparecen al inicio del

nombre de la firma, pasan al final entre paréntesis; si aparecen en el medio

permanecen en el mismo lugar, pero entre paréntesis. Ejemplo. La tienda de las

flores, Marín y González, Asociados.

UNIDAD 1 UNIDAD 2 UNIDAD 3

Tienda (de las) Flores (La)

Marín (y) González Asociados

1.9.6.1. Aplique la regla en los siguientes nombres

Almacén el Carmen, La casa de los helados, Almacén la Rosa Roja, Méndez y Díaz

Asociados.

UNIDAD 1 UNIDAD 2 UNIDAD 3

Almacén (el) Carmen

Almacén (la) Rosa Roja

Casa (de los) Helados (La)

Méndez (y) Díaz Asociados

1.9.7. Firmas Comerciales

Los nombres de casas comerciales, corporaciones e instituciones se clasifican y

archivan tal como aparecen, siempre y cuando no contengan el nombre completo de

un individuo. Ejemplo: Farmacia Junín.

UNIDAD 1 UNIDAD 2

Farmacia Junín

1.9.8. Aplique la regla en los siguientes nombres

Talleres Villamil, Zapatería Cristy, Óptica Gil, Librería Cedeño, Banco Ecuatoriano,

Sucesores Pérez Díaz.

UNIDAD 1 UNIDAD2 UNIDAD 3

Talleres Villamil

Zapatería Cristy

Óptica Gil

Librería Cedeño

Banco Ecuatoriano

Sucesores Pérez Díaz

1.10. Reglas de Oro del Archivo

Satisfacer las necesidades de la empresa del modo más práctico, rápido y

económico.

Construir un centro activo de información, claro y documentado.

Ser una fuente del control funcional de todas las secciones.

Crear una verificación y una regularidad práctica de control.

Instituir un centro de promoción y orden del trabajo empresarial.

Asegurar una perfecta conservación y orden estable de los documentos.

Ser la biblioteca viviente de la empresa.

Constituirse en el centro de la estadística empresarial.

Facilitar la catalogación activa de la producción y venta.

El archivo ha de ser a la administración lo que la materia prima a la producción.

Emplear sistemas racionales de clasificación es dar vida a la empresa.

Mantener el archivo perpetua actividad asegura el progreso de la empresa.

Eliminar todos los formularios, impresos y documentos innecesarios.

Destinar al archivo unos locales adecuados.

Lograr el máximo orden en el mínimo espacio

Ser manejado por personal idóneo.

Considerarlo el lugar sagrado de la empresa.

Centralizar toda la archivación para lograr una fuente única de informes.

Sentir la responsabilidad de devolver lo que de él se ha sacado.

Seguir un criterio único en la clasificación, colección y archivo.

ELABORADOS POR:

CONTRERAS MINDIOLA MILDRED YAJAIRA

GONZALES TIGRERO JILDA LILIANA

VECILLA PACHECO TANIA JESSENIA

ESTUDIANTES DEL SETI - UTEQ