Solamente las operaciones que hayan tenido incidencia económica en su actividad empresarial.

Medios financieros hemos adquirido el activo.

Cómo hemos dicho, el balance consta de dos partes claramente diferenciadas, el Activo y el Pasivo.

El activo de una empresa está formado, como ya hemos dicho, por los bienes y derechos que ésta tiene. Es la denominada estructura económica de la empresa, o más sencillamente, aquello en lo que la empresa tiene empleados los fondos o financiación que ha obtenido. La inversión que necesariamente ha de hacer para funcionar.

El pasivo, por su parte, está formado por el capital (recursos propios) y las deudas (recursos ajenos). Es la estructura financiera, que nos dará información de la procedencia de los fondos que han financiado el activo.

REPRESENTACIÓN Y ORDENACIÓN DEL BALANCE.

El balance se representa en dos columnas, una de Activo y otra de Pasivo, en las cuales se ordenarán los elementos de las distintas masas patrimoniales según unos criterios que establece el PGC y que vamos a ver.

El activo se ordenará en orden descendente de menor a mayor liquidez, entendiendo por ésta la facilidad de un elemento para convertirse en dinero. Así el activo más líquido será el dinero en caja.

El Pasivo de menor a mayor exigibilidad, entendiendo por ésta, el mayor o menor plazo que le resta a la empresa para pagar una deuda. Así, si representamos el Balance de la empresa de nuestro ejemplo inicial tendríamos:

8Préstamo recibido10Edificio

2Acreedor6Clientes

5Proveedor5Maquinaria

4Deudores

2Dinero

35Total pasivo35Total activo

20Capital social

y reservas8Terrenos

PASIVOACTIVO

BALANCE

Como hemos dicho, el balance es una representación en un momento dado (estática) del patrimonio, pero si por algo se caracteriza la vida de la empresa es por su dinamicidad. Se cobran clientes, se compran mercaderías, se pagan proveedores, etc, continuamente. Al día se pueden producir varias operaciones.

¿Cómo reflejamos esos cambios en los elementos, ese dinamismo?

¿Acaso cada vez que se produce un cambio, hay que reelaborar el balance? Además de costoso, no se verían bien los cambios.

Para solucionar este problema del dinamismo se elabora la teoría de cuentas y

el método por partida doble.

Las cuentas son el elemento básico de la contabilidad. Su finalidad es representarlos distintos elementos que conforman el patrimonio empresarial, de manera independiente e individual, registrando todas las operaciones que incidan en ellas.

Como vemos, ya hemos introducido el aspecto dinámico.

La cuenta la vamos a representar en forma de T. En el plano de arriba, en el centro, pondremos el nombre del elemento en cuestión (por ejemplo, edificios, capital social). Al lado derecho lo denominamos Haber y al izquierdo Debe. Hay que señalar que debe y haber no significan nada más que lado izquierdo y derecho de la cuenta, aunque históricamente si tuvo un significado.

En los dos planos de abajo, iremos reflejando los cambios (dinamismo) en el elemento en cuestión según el convenio de cargo y abono que después veremos.

Debe Construcciones Haber

DENOMINACIONES DE LAS ANOTACIONES EN LAS CUENTAS.

Al registro de operaciones en el Debe se le llama cargar, adeudar o debitar una cuenta.

Al registro de operaciones en el Haber se le llama abonar, acreditar o datar una cuenta.

Se denomina saldo de una cuenta a la diferencia entre las sumas del debe y las sumas del haber de una cuenta.

El saldo puede ser de tres tipos:

• Deudor. Cuando la suma del debe es superior a la del haber.

• Acreedor. Cuando la suma del haber es superior a la del debe.

• Cero o nulo. Cuando las sumas del debe y haber son iguales.

Cerrar o saldar una cuenta es hacer una anotación por su saldo en el lado que sume menos, de forma que ambos lados quedan igualados. Veámoslo con un ejemplo.

Debe Bancos Haber

Cargar 100 25 Abonar

75 Saldo deudor (saldar)

100 100

Las anotaciones en el debe o haber no significan en principio nada más que hacer una anotación a la izquierda o a la derecha de la cuenta. Para que adquieran significado se establece el convenio de cargo y abono, que como su nombre indica, es una convención, algo inventado, que de común acuerdo, significa lo mismo para todos y que va a ser distinto para las partidas de activo y las de pasivo.

Activo. Los aumentos o saldos iniciales se reflejan mediante anotaciones en el debe. Por ejemplo, adquisición de una maquinaria, aumento de la deuda de un cliente al que hemos vendido mercaderías o al abrir la contabilidad a principios de año, todos los saldos iniciales de todas las cuentas de activo. Las disminuciones o decrementos de activo se reflejan mediante una anotación en el haber. Por ejemplo, salida de dinero por caja, venta de maquinaria, pago de un cliente.

Pasivo. Los aumentos y saldos iniciales se reflejan mediante una anotación en el haber, por ejemplo, la deuda que contraemos con un proveedor cuando le compramos mercancías, la concesión de un préstamo por el banco o la aportación de capital por los propietarios. Las disminuciones o decrementos de elementos de pasivo se reflejan mediante anotaciones en el debe, por ejemplo, el paso de la deuda al proveedor o la devolución de un préstamo al banco.

Esquemáticamente.

Debe cuentas de activo haber debe cuentas de pasivo haber

Saldo inicial decrementos

incrementos

Decrementos saldo inicial

incrementos

En cuanto a las cuentas de gestión, gastos e ingresos, los primeros se cargan al originarse y se abonan al traspasar su saldo a la cuenta de pérdidas y ganancias y para los segundos se produce justo al contrario.

Pero si partimos de un balance equilibrado, por ejemplo el de nuestra empresa inicial, y muevo una cuenta, por ejemplo me pagan los clientes que tenia, con lo que desaparecen, el balance quedaría desequilibrado, lo cual es imposible, dado que partimos del principio, que siempre se cumple, de que el balance siempre está en equilibrio, con lo cual tendré que mover otro elemento en sentido inverso, en este caso aumentará el elemento bancos o dinero, para que vuelva el equilibrio al balance. A=P

8Préstamo recibido10Edificio

2AcreedorClientes

5Proveedor5Maquinaria

4Deudores

2Dinero

35Total pasivo29Total activo

20Capital social

y reservas8Terrenos

PASIVOACTIVO

BALANCE

Si me pagan los clientes y sólo muevo esa cuenta quedaría el balance desquilibrado, como puede verse.

Pero lo que realmente sucede es que disminuye este activo, pero se incrementa otro, bancos o dinero.

Clientes Dinero

6 6 2

6

Clientes pasa a tener saldo cero y dinero pasa a tener saldo de 8. Es decir, tengo menos clientes que me

deben dinero, pero tengo más dinero.

Con ello el nuevo balance quedará como sigue:

8Préstamo recibido10Edificio

2Acreedor4Deudores

5Proveedor5Maquinaria

8Dinero

35Total pasivo35Total activo

20Capital social

y reservas8Terrenos

PASIVOACTIVO

BALANCE

Y así el balance irá variando con cada operación, manteniéndose siempre en equilibrio y a este principio de que toda variación implica a más de un elemento del patrimonio y que debe hacerse de forma que se siga cumpliendo la identidad Activo=Pasivo es a

lo que se le conoce como principio de partida doble que podríamos definir del siguiente modo:

En toda operación contable resultan afectados dos o más cuentas , de forma que la suma de los importes de la cuenta o cuentas abonadas, debe ser igual a la suma de los importes de la cuenta o cuentas cargadas.

Este aspecto dinámico, además de recogerse en los mayores de las cuentas, como hemos visto, se recoge a través de los asientos del libro diario.

Los asientos los podríamos definir como anotaciones de las operaciones realizadas.Cada operación realizada en una empresa dará lugar a un asiento. Todo asiento tiene tres partes:

1ª. La cuenta o cuentas que se anotan en la parte del debe, con su importe.

2ª. La letra “a”, que separa la parte primera de la tercera.

3ª. La cuenta o cuentas que se anotan en la parte del haber, con su importe.

Ejemplo. Compramos unos terrenos por 1.000 u.m. que pagamos a través de bancos.

1.000 Terrenos a Bancos 1.000

x

EL CICLO CONTABLE.

Podemos llamar ciclo contable al conjunto de todos los pasos necesarios que se han de realizar en un determinado ejercicio, para llegar a establecer, de forma sistemática, el balance y la cuenta de resultados. Es verdad que cada vez que hacemos una operación la puedo traspasar inmediatamente al balance y a la cuenta de resultados. Esta forma de contabilidad seria sencilla y nos permitiría conocer en cualquier momento la situación patrimonial en que nos encontremos, pero sería casi imposible de realizar, cuando se producen muchas operaciones contables y dado que en la empresa se producen continuamente este tipo de operaciones, es necesario utilizar un sistema que exija menos trabajo. Este es el denominado ciclo contable, que se compone de los siguientes pasos:

1. Inventario – balance inicial.

2. Asiento de apertura de la contabilidad.

3. Registro de las operaciones realizadas en el ejercicio.

4. Asientos de ajuste por periodificación.

5. Balance de comprobación de sumas y saldos.

6. Asientos de cierre (regularización y cierre de la contabilidad)

7. Cuenta de resultados.

8. Balance de situación.

Vamos a ver todo el proceso con un ejemplo:

1. Inventario – Balance inicial. Reflejará la situación patrimonial de la empresa al inicio de su actividad o al inicio de cada nuevo ejercicio contable. Su forma gráfica es la que emos visto hasta ahora al hablar genéricamente de Balance.

20PROVEEDORES30CONSTRUCCIONES

80CAPITAL SOCIAL20TERRENOS

PASIVOACTIVO

100TOTAL PASIVO100TOTAL ACTIVO

30BANCOS

20CLIENTES

BALANCE

2. Asiento de apertura de la contabilidad. Consiste en reflejar el balance inicial en el libro diario, para permitirnos abrir las cuentas en el libro mayor. Según el convenio de cargo y abono se cargan los saldos de las cuentas de activo y se abonan las de pasivo.

20 Terrenos a Capital social 80

30 Construcciones Proveedores 20

20 Clientes

30 Bancos

x

Posteriormente llevaremos este asiento al Libro Mayor, apuntando cada cuenta con su saldo inicial, pero esto lo haremos conjuntamente en ejemplo al final del ejercicio. (Buscar página posterior y ver)

3. Registro de las operaciones realizadas en el ejercicio. Consiste en la anotación de todas las operaciones que se vayan realizando en el transcurso del ejercicio (compras, ventas, cobros, pagos, etc….) Para ello se realizarán los asientos en el libro diario y las anotaciones correspondientes en las cuentas que resulten afectadas (libro mayor), teniendo en cuenta siempre el principio de partida doble explicado.

Veámoslo con operaciones muy comunes.:

1. Compra de mercaderías por 20 um a crédito.

20 compra de mercaderías a proveedores 20

x

2. Venta de mercaderías por 50 um a crédito.

50 clientes a venta de mercaderías 50

x

3. Pago el 1-7-X de un seguro anual de un coche por 20.

20 primas de seguros a bancos 20

x

4. Cobro de clientes por 70.

70 Bancos a clientes 70

x

5. Pago a proveedores por 40.

40 proveedores a bancos 40

x

4. Asientos de ajuste por periodificación. La periodificación contable es el mecanismo contable que permite aplicar el principio de devengo, es decir, imputar los gastos e ingresos al ejercicio en el que se han generado y no al que se pagan o cobran.

En nuestro caso, hemos pagado un seguro por 20 um el 1-7-X, por lo que corresponde a 6 meses de este año y a 6 del siguiente, por lo que sólo hay que imputar la mitad, 10 um, y puesto que hemos dado 20 de gasto, hemos de corregirlo, disminuyendo el gasto y como contrapartida una cuenta transitoria.

10 gastos anticipados a primas de seguros 10

x

5. Balance de comprobación de sumas y saldos.

Es un balance en el que en una columna se registran todas las cuentas con saldo y en 4 columnas y en 4 columnas adyacentes, las sumas del debe y haber de cada cuenta por un lado y los saldos (por diferencias entre debe y haber) deudor o acreedor por otro, según el siguiente esquema.

AcreedoresDeudoresHaberDebe

SaldosSumasCuenta

Las diferencias con el balance de situación, que es el que hemos estado viendo hasta ahora, son notables. Lo más importante es que el de sumas y saldos, incluye todas las cuentas, las de gestión también, mientras que el de situación sólo incluye cuentas denominadas de balance, por lo que antes de formarlo hay que regularizar, es decir, las cuentas de gestión traspasan su saldo a una cuenta de balance.

Por otro lado, el balance de situación se representa en dos columnas, activo y pasivo, con una ordenación vista, lo cual no pasa en éste.

Vamos a elaborarlo para nuestro caso y para ello vamos a realizar los mayores de las anotaciones del diario que se deben hacer simultáneamente y que aquí por simplicidad, vamos a realizar ahora.

Terrenos Construcciones

(Si) 20 (Si) 30

Clientes Bancos

(Si) 20 (Si) 30 20 (3)

(2) 50 70 (4) (4) 70 40 (5)

Capital Social Proveedores

80 (Si) 20 (Si)

(5) 40 20 (1)

Compras de mercaderías Ventas de mercaderías

(1) 20 50 (2)

Primas de seguros Gastos anticipados

(3) 20 10 (periodificación) 10

--7070Clientes

-4060100Bancos

-10-10Gastos anticipad.

-20-20Terrenos

AcreedoresDeudoresHaberDebe

--4040Proveedores

80-80-Capital social

-101020Primas seguros

-20-20Compras Mds

130130310310Totales.

50-50-Venta mercad.

-30-30Construcciones

SaldosSumasCuentas

6. Asientos de cierre.

Como todos los asientos serán realizados en el libro diario, su finalidad es, como su propio nombre indica, cerrar las cuentas abiertas y anotadas en el libro mayor por los saldos resultantes. En primer lugar, cerraremos las cuentas de ingresos y gastos. Esta operación es llamada regularización y consiste en el traspaso de los saldo de estas cuentas a la cuenta “Resultados del ejercicio”, que de esta forma, reflejará si ha habido beneficio o pérdida.

50 (700) Venta de mds a (129) rdos del ej. 50

x

30 (129) Rdos del ej. a (600) Compra mds 20(625) Primas de seguros 10

x

Quedando saldadas de esta forma las cuentas de gestión.

Posteriormente cerraremos la contabilidad mediante cargo y abono, por sus saldo de las cuentas acreedoras y deudoras, respectivamente.

80 Capital social a Terrenos 20 20Rdos del ejercicios Construcciones 30

Bancos 40Gastos anticipados 10

x

Si hiciéramos ahora el mayor de todas las cuentas, veríamos como estaban saldadas.

7. Cuenta de resultados.

Consiste en la representación desglosada de los distintos gastos en ingresos.

Debe (129) Rdos ejercicio Haber

Compras Mds 20 50 Venta Mds

Primas seguros 10

Saldo acreedor (beneficio) = 20 I-G=20

8. Balance de situación.

Constituye el último paso del ciclo contable y será el balance inicial del próximo ejercicio.

10Gastos anticip.

20Pérdidas y ganan30Construcciones

100Total pasivo100Total activo

40Bancos

80Capital social20Terrenos

PasivoActivo