Cómo Optimizar el Proceso de Abasto y Cuentas por Pagar con la solución Ariba y Ariba Network

Cómo Optimizar el Proceso de Abasto y Cuentas por Pagar con la solución Ariba y Ariba NetworkRodrigo Moya / Ariba Value Engineering27 Octubre 2015 – Ariba Commerce Summit, Mexico City

© 2015 Ariba – an SAP company. All rights reserved. 2Public

Agenda

• Desafíos en Abasto y Cuentas por Pagar• La Solución SAP Ariba• Beneficios de Negocio• Por qué SAP Ariba

Desafíos en Abasto y Cuentas por Pagar


Más del 60% de CEO esperan que del 15 al 50% del aumento de ganancias de los próximos cinco años provenga de las innovaciones de empresas basadas en la tecnología. –Estudio de McKinsey, 2013

1980 1990 2000 2010 2020+-1970

USD 8 mil millones se intercambian a través del comercio electrónico anualmente

2 veces el aumento del uso esperado informados por ellos mismos de redes B2B en 12 meses

25% del volumen del comercio electrónico se realiza a través de redes de negocios ”“

Correo Teléfono Fax EDI Vans

Conexiones directas

Correo electrónico

@

Portal corporativo

Soluciones de un solo proceso

Redes empresariales

COMUNICACIONES MANUALES

PRIMERAS COMUNICACIONES

ELECTRÓNICASCOMUNICACIONES

POR INTERNET

APLICACIONES DE NEGOCIOS

COLABORATIVOS

COMUNIDADES DE NEGOCIOS

COLABORATIVOS

La digitalización define nuevas fronteras para el comercio


Cambios Demográficos

Globales

■ Globalización■ Diferenciación ■ Diversificación

Competencia por Recursos Escasos

■ Abasto Estratégico■ Sustentabilidad■ Eficiencia■ Resiliencia

Inestabilidad, Volatilidad,

Incertidumbre

■ Redes de Negocios■ Análisis Predictivos■ Planificación Acelerada

Habilitando la Adopción de la

Tecnología

■ Segmentación■ Socialización■ Personalización

Las implicaciones de estas tendencias en el comercio requieren otro nivel de colaboración de negocio.

Poderosas tendencias están impulsando cambios en la Industria


Desafíos del Proceso de Abasto hacia dentro de su Empresa

FRICCIÓN & FALLAS

Brechas: Abasto Estratégico con Compra Operacional:• Contratos globales no se

utilizan en regiones locales• Solicitantes no conocen precios

negociados ni proveedores seleccionados

• Brecha en visibilidad de qué se está comprando

Brechas: Compra Operacional con Abasto Estratégico• Baja rotación en compras spot• Requerimientos de proceso de

compra operacional no incluidos en negociación de contrato

• Visibilidad limitada de expiración de contratos

Brechas: Abasto Estratégico y Operativo con Cuentas por Pagar• Diferencias entre factura y contrato• Brecha en visibilidad por ítem en

facturas• Pagos a proveedores retrasados• Brecha en gestión de términos de

pago en maestro de proveedores

Brechas: Cuentas por Pagar con Abasto Estratégico y Operativo• Reglas de match y workflow que

retrasan el ciclo de cuentas por pagar

• Desafíos en encontrar contratos y pedidos para match

• Continuación de negocios con proveedores no preferidos

NEGOCIACIÓN Y CONTRATO SOLICITUD Y COMPRA FACTURA Y PAGO

Sourcing

MRO

Bienes Indirectos

Bienes Directos

Servicios

Tesorería

Cuentas por Pagar

Legal


Desafíos en la Colaboración entre su Empresa y sus Proveedores

CUENTAS POR PAGAR

Informar estatus de pago

Estatus de facturasRecibos de entrada de serviciosDescuentos por pronto pago

COMPRACompra spot, transmisión de POEjecución de pedidos y releasesCatálogos Punch OutRegistro de recepción

NEGOCIACIÓNDescubrir y calificar proveedoresConducir evento de sourcingNegociar contratosEvaluar desempeño de proveedor

EMPRESA COMPRADORA

Mayores costosCompliance limitada

Negociación y contrato

Pérdida de tiempo y recursosBrecha en auditabilidad

Colaboración manualCatálogos obsoletos

Compra y colaboración

Pérdida de oportunidades de ventaVisibilidad limitada

Email, fono, presencial,

excepciones

Errores de facturaPagos atrasados y con errores

Factura y pago

CUENTAS POR COBRARCUMPLIMIENTOVENTAEMPRESA PROVEEDORA

Promocionar y buscar negociosEnviar cotizacionesNegociar contratos

Mantener perfiles de proveedor

Envío de facturasEnvío de entrada de servicios

Aceptar descuentos pronto pagoRevisar estatus de pago

Cotizaciones spotGestión de catálogo

Confirmación de orden y ASNAviso de embarque

La solución SAP Ariba


Cómo puede ayudar SAP Ariba a su Empresa a lograr su visión

COBERTURA CATEGORÍAS DE GASTO

Negociación y Contrato

Solicitud y Compra

Factura y Pago

Las tres capacidades comerciales únicas de ARIBA NETWORK

2

Experiencia de Usuario + Plataforma HANA Cloud + Integración a Sistemas SAP y no SAP

Solución integralLas empresas necesitan capacidades integradas y completas a través del proceso de abastecimiento a pago. La colaboración empresarial empieza automatizando, digitalizando y estandarizando los propios procesos internos para abordar la complejidad y habilitar los intercambios en tiempo real.

1

3

1

Colaboración en redColaboración empresarial significa unirse a una comunidad global de socios comerciales que comparten estas mejores prácticas para acelerar, optimizar y simplificar transacciones y disfrutar de interacciones estrechas pero flexibles.

2

CoberturaComercio colaborativo significa además ampliar los beneficios de la red empresarial a nuevas categorías de gastos manteniendo el control. El enfoque de la empresa sobre abastecimiento, compra y pago no es un proceso indiferenciado para todos.

3


INTEGRACIÓN a sistemas SAP y no SAP

Negociación y Contrato Solicitud y Compra Cuentas por Pagar

Proceso Integral de Abasto y Cuentas por Pagar 1

Compre lo requerido, pague lo negociado

Visibilidad por línea en el 100% del gasto

Trazabilidad y conexión con los precios negociados

TCO reducido - administración de SAP Ariba en la nube

Portal único para todo tipo de colaboración con los compradores. Mayor visibilidad de los procesos de los clientes, aumento de las ventas con clientes nuevos y existentes, aumento de la eficiencia y ciclos de pago más rápidos.

COLABORACIÓN CON

PROVEEDORES


Colaboración en Red

Business Networks

Your Company

SU EMPRESA

SUS SISTEMAS

SUS SOCIOS DE NEGOCIO

Descubrir• Nuevas comunidades y socios

de negocio

• Nuevo personal, contratistas, bienes y servicios

• Nuevas oportunidades de negocio

Conectarse• Socios de negocio en

cualquier lugar y momento

• Cualquier dispositivo, sistema back-end y nivel de habilidad técnica

Colaborar• Cobertura integral de

procesos de colaboración inter-company

• Cualquier categoría de gasto

Ganar Insights• Analíticos y datos de benchmark

únicos

• Alertas y notificaciones en tiempo real

• Datos de analistas de terceros, información de riesgo

2


Cobertura de todas las categorías de gasto 3

Negociación y Contrato

Solicitud y Compra

Factura y Pago

• USD 600 000 millones de comercio anual

• Más de 165 millones de elementos de catálogo

• Más de 1,8 millones de empresas• 17 millones de leads enviados

anualmente a los vendedores• Lanza 500 RFX a diario y abastece

a más de 500 categorías únicas• 190 países con huso horario local,

moneda y reglas de negocios

• Más de 108 millones de documentos (órdenes de compra y facturas) procesados anualmente

• Ampliación promedio de días de pago (DPO) de 1-4 días

• Transacciones en 72 monedas• Ampliación de los plazos de pago

para empresas en más de 30 países

Alianzas con Proveedores

Compra Spot

Proceso Competitivo

Factura

Capital de TrabajoPago

• Transmisión de pedidos electrónicos• Colaboración de la cadena de suministro:,

estado de los pedidos, aviso anticipado de embarque (ASN)

• Pedido a través de catálogos• Cotización spot• Hojas de entrada de servicio

Disminución del

volumen


Ingredientes

Maquinaria

TI

CATEGORÍAS DE EJEMPLO

Ad Hoc Compras Spot

Proceso Competitivo

Análisis de Gasto y Abasto Estratégico

Alianzas con Proveedores

Gestión del Riesgo y Evaluación de Desempeño

ESTRATEGIA DE ABASTO CARACTERÍSTICAS CLAVE

Disminución del volum

en

Ad Hoc

3Abasto “Best in Class”GASTO

60-75%En contrato

25-40%Fuera de contrato

Concentrados

Marketing y Publicidad

Logística

Construcción

Consultoría

Refacciones


Factura y Pago de Clase Mundial

KPI’sCapcidades Best in Class

• 70-80% facturas electrónicas

• 35-50K+ facturas por FTE• 75% de líneas de pedidos y

facturas vía eCat/contract• 90%+ facturas touch-less

• Descuento: 15% del gasto• Card P.: 5% del gasto• Net terms: 80% del gasto• Aumento DPO meta: 5 días

• 60-80% reducción de preguntas de proveedores

• +50% del pago está automatizado

• Facturación electrónica• Reconocimiento inteligente

de errores• Ítems predefinidos• Preaprobaciones en

pedidos y contratos

• Pago electrónico para maximizar ventana de pago

• Detalles enriquecidos de pago

• Crear una ventana de pago significativa para la optimización del capital de trabajo

B

C

D

0 Días

5 Días

55 Días

Aprobación de Facturas

Términos de pago

Fecha Envío y Captura

Opciones: Descuento, Factoring, Pago con Tarjeta

Best-In-Class

A

B

C

D

0 Días

5 Días

25 Días

41 Días

Captura de Factura

Aprobación de Factura

Términos de pago

Fecha Envío Factura

Típico

Beneficios de Negocio


Beneficios significativos para su Empresa

Construya su caso de negocios detallado y cuantificado

Aproveche los servicios de SAP Value Management para evaluar el rendimiento actual de sus procesos de negocios cara a cara con sus colegas. Desarrolle un caso de negocios detallado y cuantificado sobre la base de nuestra base de datos de análisis comparativo y referencias sin igual así como su capacidad de invertir, actuar los cambios y conseguir objetivos ambiciosos.

https:///valuemanagement.sap.com

Marco de valor

Beneficios estratégicos• Mayor proximidad con el consumidor• Penetración más rápida para los proyectos emergentes• Reducción del time to market• Mejora en innovación de servicio

Beneficios medibles• Cumplimiento y control• Eficiencia de proceso• Reducción de precios• Reducción tiempos de ciclo

Riesgo y cumplimiento de normativas• Protección de la imagen de marca• Trazabilidad completa de todas las decisiones de

abastecimiento• Proceso contractual estandarizado

Reducción de TCO• Proyectos más rápidos• Arquitectura simplificada• Catálogo y habilitación del proveedor

Valor de negocio


Gestión de Contratos

Registro y Evaluación de

Desempeño

Análisis del Gasto Negociación Factura Legal

Racionalizar base de proveedores vía análisis de gasto y abasto centralizado

Negociar mejores precios en base a herramientas avanzadas de negociación y hallazgos de consumo histórico

Ahorros en compras ad-hoc vía manejo de la demanda y compras spot

Eficiencia de Proceso

Aumentar productividad en abasto vía análisis de gasto y descubrimiento instantáneo de proveedores

Reducir costos de operación de la cadena de suministro (gestión de contenidos y procesamiento de pedidos)

Reducir tiempos de ciclo y aumentar productividad de cuentas por pagar vía automatización del procesamiento de facturas y 3-4 way match

Controlar el gasto maverick y el riesgo de suministro vía el uso de los proveedores contratados y especificaciones establecidas; uso de proceso de compras estandarizado y reutilizable

Asegurar cumplimiento de los términos negociados vía el match de factura, pedido, recibo y contrato

4-15% en reducción de precio unitario U$ 20 M en contract leakage por U$1 B de gasto 40-60% en reducción de costos operacionales

Beneficios de Negocio Típicos vía Ariba en Abasto y C x P¿Dónde está su mayor área de oportunidad?

Ciclo PedidosColaboración

con Proveedores

Requisición y eCat

• Descubrimiento de Proveedores

• Abasto Estratégico

• Subastas Inversas

• Repositorio• Reportes

• Workflow de aprobación

• Creación de contratos

• Repositorio• Negociaciones• Ciclo de vida

de contratos

• Requisiciones• Catálogo• Workflows de aprobación

• Generación y Automatización de pedidos

• Colaboración vía red

• Cotizaciones spot• Mantenimiento de catálogos por el proveedor con aprobaciones

• Servicio de Clasificación y Enriquecimiento

• Inteligencia de Mercado

• Base de D & B• Análisis del

gasto

• Registro y On Boarding

• Gestión de Certificados

• Gestión de Riesgo

• Evaluación de Desempeño

Recepción y Factura

• Match recepción vs pedido

• Automatización de factura

Ciclo Pedido y Factura

• Match factura vs recepción y pedido

• Timbrado legal

Compra OperacionalAbasto Estratégico

• Hojas de Entrada de Servicios

• Factura asociada a contrato

Cumplimiento y ControlAhorros vía Negociación

Cobertura otrascategorías

de gasto


Beneficios para sus Proveedores

PAGOS MÁS RÁPIDOS por medio de ciclos más cortos.

COSTOS MÁS BAJOSen la gestión del ciclo del pedido al cobro

AUMENTO EN LAS VENTAScon los clientes existentes y nuevos

MAYOR SATISFACCIÓN DE LOS CLIENTESy tasas de retención más altas

MAYOR VISIBILIDADde los procesos de los clientes

entre 10 y 15 % de aumento en la retención de clientes

entre 70 y 80 %mayor precisión en los pedidos

20 %de crecimiento año tras año en el negocio

50 %de reducción en excepciones y conflictos

entre 15 y 20%más velocidad en los pagos

Por qué SAP Ariba


Líderes en el Comercio

Alcance GlobalDescubrir, conectar y colaborar con más de 1,5 millones de compradores y vendedores en 190 países mediante 20 idiomas localizados

Cobertura TotalImpulsar la colaboración del proceso integral a través de toda la red sin tener en cuenta el tamaño de la empresa, la zona geográfica y la categoría de gastos.

InteligenciaAprovechar la potencia de la inteligencia derivada de la red, reglas de negocios configurables e información que se obtiene de la comunidad para mejorar las decisiones de negocios y una constante innovación

AperturaConectar todos sus sistemas a través de funciones, industrias y empresas sin considerar el sistema backend o nivel de sofisticación técnica

Servicios Inigualables Un modelo de servicio con los más altos estándares que le permite crecer según las necesidades y la velocidad de su empresa por categoría de gastos, zona geográfica y procesos de negocios

ConfiabilidadSolución segura con la que cuentan las empresas más grandes del mundo por más de 15 años

"Los usuarios de negocios están muy entusiasmados con los resultados. Son capaces de ejecutar informes de forma más rápida, y lo más importante, utilizar productivamente su tiempo para analizar y realizar una mejor toma de decisiones."

Subodh Dubey, Director de Sistemas del grupo, USHA


Un Socio Estratégico

• Enfoque colaborativo: Foco en el valor; colaboramos con nuestros clientes para entender dónde está el negocio hoy y dónde se quiere estar en el futuro.

• Comenzar con los entregables de negocio deseados: Los programas son desarrollados en base a los entregables deseados

• Roadmap a la medida: Diseñe su enfoque de corto y largo plazo

Ingeniería de ValorPlanificar y medir el valor

• Perspectiva holística: Considera aspectos organizacionales de proceso y de métricas, así como consideraciones tecnológicas

• Enfoque probado: Enfoque realista basado en un programa realista, comenzando con definir los entregables y terminando con la satisfacción de los requerimientos

• Relevancia y experiencia: Trayectoria promedio del equipo de servicios en SAP en torno a 10 años

Servicios de Clase MundialHabilitar el valor

• Embajadores para su éxito: Su socio para guiarlo en su iniciativa y planificar sus siguientes pasos.

• Punto de contacto único para Ariba: Responsable único para solucionar todos los temas de la iniciativa para su Empresa.

• Campeones de la adopción: Trabajo en equipo con su Empresa para aprovechar su inversión al máximo.

Gestión del ClienteRealizar el valor

“Ariba fue un catalizador para la transformación del Abasto en Flint Hills Resources. Con la ayuda de Ariba, podemos contar con una organización más eficiente y tener más control del gasto mientras que capturamos valiosa información transaccional con la que no contábamos antes.”

Director de Excelencia de Abasto, Flint Hill Resources

Gracias

Información de contacto:

Rodrigo MoyaValue Engineering Director, Procurement & Business [email protected]

mailto:[email protected]