Mejoras en la productividad logística mediante negociación online

MEJORAS EN LA PRODUCTIVIDAD LOGÍSTICA MEDIANTE NEGOCIACIÓN ONLINE

Rafael Trucios Maza

� La Logística del aprovisionamiento se ocupa del procesode adquisición y almacenamiento de productos quepueden ser materias primas, materiales, partes, piezas,etc, desde los proveedores hasta el cliente.

Gestión de compras y abastecimiento

� Nuevo enfoque hacia la integración del aprovisionamientoa la estrategia global de la empresa.

� Existe la necesidad de su diseño sea flexible, sincronizadacon los sistemas de producción, control y reducción decostos y desarrollo de herramientas analíticas y decontrol para el logro de objetivos.

Gestión de compras y abastecimiento

� La Logística del aprovisionamiento se ocupa del proceso deadquisición y almacenamiento de productos que pueden sermaterias primas, materiales, partes, piezas, etc, desde losproveedores hasta el cliente.

� Continuidad del abastecimiento

� Negociar precios convenientes

� Asegurar la cantidad y calidad adecuada de los suministros

� Definir nivel de inventarios evitando rotura de stocks y mermas

� Estudiar nuevos insumos y fuentes alternativas de suministro en función a nuevos procesos productivos

� Mantener costos de adquisición y mantenimiento de stocks a niveles adecuados, acorde a la estructura de operación

Objetivos de compras

Mejoras en la productividad logística mediante negociación online Rafael Trucíos M.

� Desarrollar la estrategia de compras

� Implementar la estrategia de compras

� Seguimiento de actividades

� Medición de objetivos

Acciones

� Tiempo – Plazo de entrega

� Planificación - Optimizar el flujo de materiales

� Stock - Disminuir el nivel de inventarios

� Calidad – En el servicio

� Costos – Obtener mejores precios en nuestras adquisiciones (sin sacrificar calidad y garantía)

KPI´s en nuestra gestión


¿Quién es responsable?

¿A quien necesito?

¿Dónde están mis proveedores?

Socio Estratégico de Negocios


Socio Estratégico –> Abastecimiento Estratégico

• Redefinir especificaciones con clientes internos

Ámbito Interno

Ámbito Externo

• Introducir cambios en el proceso de compras (ej. TI, e-procurement)

• Ampliar la basede proveedores

- cantidad - geografía

• Negociar mejores términos de compras

• Realizar cambios en

la relación con los

proveedores

>>> Acción: Calificar SEN


Generar portafolio de proveedores pre-calificados

• Identificación de criterios

básicos para identificación de

proveedores

• Generar lista de proveedores

- actuales

- alternativos

- no tradicionales


de aceptabilidad

• Análisis de información

pública

• Envío de RFI


para precalificación

• Pedidos de información

específicos

• Visitas y reuniones con los

clientes

¿Qué estamos comprando? - ¿A quien?


Visión de compras

Desarrollo de Proveedores

Los proveedores mejoran más cuando los clientes son exigentes y sistemáticos.


Objetivos

Dimensión

Precio

Oferta

Productos / Servicios / Especifica-ciones

Objetivos

Reducción del precio

Cumplir con entregas programadas

Mantener bajos inventarios

Cumplir con los requerimientos de calidad

Métrica

% reducción en costo total de abastecimiento

% entregas a tiempo

Rotación de mercadería

Productividad

Áreas potenciales de negociación

Descuento por volumenDescuentos por ítems / PromocionesSoluciones integrales (producto y servicio)Compra de materia prima por organizaciónCostos de transporteTérminos de pago

Tiempo de entregaFrecuencia de entregaMínimo volumen por entregaTipo de equipo de transporte

Inventarios en consignaciónMantenimiento del proveedor del inventario

Especificaciones de desempeñoRediseño del producto / servicioModularidad de componentesEnvasesSoporte técnico


Esquema inicial

Desarrollar Plan de

Negociación

Generar y distribuir RFQ

Negociación

Analizar respuestas

¿ Aceptable ?

Feedback a proveedores

Obtener información

adicional

Acuerdo contractual

Eliminar proveedoresno competitivos

Acabas de homologar a tus proveedores con sólo seguir las pautas del abastecimiento estratégico


Proceso de abastecimiento tradicional

Q

Volumen de Compras

$

Nro. ProveedoresNúmero de Ítemsy carga administrativa

Tratamiento Diferenciado

Tipo de Negociación

Productos Críticos

Productos Críticos

Productos EstratégicosProductos Estratégicos

Productos Varios

Productos Varios

ServicioServicio

Servicio + Precio

Servicio + Precio

PrecioPrecio

ContratosFijación de PreciosFrecuencia de ConsumoPlazo Determinado

Basado en:Concurso de PreciosCompras históricas

5%

5%

15%

80%

80%

15%


Proceso tradicional aplicando ebusiness

Q

Volumen de Compras

$





15%

5%

5%

15%

80%

80%

e-business

Reaprov. ElectrónicoIntegrando Información electrónicaEnvío/Aceptación OC - CAP

Subasta Electrónica

Concursos de Precios Tradicional

UsuarioGenerar

Requerimiento

Crea Petición de Oferta

Imprimir Petición de Oferta

Fax de Petición de Oferta

Recepción de documento

Tipeo de Ofertas

Evaluación de Ofertas

Colocación de O/C

Responden Ofertas

Opciones actuales

1.-Fax

2.-Mail

3.-Courier

4.-Blackberry messenger

Scaneo de Petición de

Confirmación telefónica

Mail Petición de Oferta

ProveedorEnvio de mail o fax

Flujo de Abastecimiento utilizando medios electrónicos

UsuarioCompras

ERP

Compras

ERP

ERP

Responde Ofertas

Integración con Sistema Comercial.

WEB del cliente

Emarket place

Proveedor

PROV X

PROV Y

PROV Z

b2b

Proveedor

Cliente Proveedor


Automatización de procesos

CLIENTES PROVEEDORES

B2B

Registro online de proveedores

Envío de Cotizaciones – RFQ´s

Recepción de Ordenes de Compra

Envío de Guías y Facturas

Visualización de Estado de Facturas

Impresión de Comp. de Retención

Integración a la Cadena de Valor

Opción de Financiamiento (e-factoring)


Principales Beneficios

1. Disminución de precios y tiempo: negociación con los proveedores.

2. Reducción del costo de ordenar: simplificación y desburocratización.

3. Disminución de errores, por la disminución del componente manual.

4. Disminución del tiempo del ciclo de compra, facilitando la comparación de productos en un catálogo homogéneo, la verificación del precio y la disponibilidad.

5. Reducción de inventarios: mayor coordinación con los proveedores.

6. Liberación de tiempo del encargado de Compras; puede dedicarse a tareas de valor estratégico: negociar con proveedores.

7. Mayor transparencia en el proceso: descentralización y mayor información disponible.

8. Mayor control de proveedores y empleados: transacciones únicamente con proveedores autorizados, reduciendo así las compras fuera de contrato.


Proceso tradicional aplicando ebusiness

Q

Volumen de Compras

$





15%

5%

5%

15%

80%

80%

e-business

Reaprov. ElectrónicoIntegrando Información electrónicaEnvío/Aceptación OC - CAP


� Es una convocatoria a empresas, para la compra oventa de bienes o servicios de mediante unanegociación online.

� La objetivo final de una subasta electrónica es lageneración de ahorros o ganancias importantesmediante procesos totalmente transparentes yauditables.


MODALIDADES DE SUBASTAS


Subasta Inglesa Inversa

Esta Subasta es utilizada para laadquisición de un bien o servicio.

Partiendo de un precio base, elpostor ganador es aquel que realizala puja más baja. La subastapermanece abierta durante untiempo determinado, una vezfinalizado el tiempo de la subasta,esta se cierra y se da a conocer elganador de la misma.

Cuando la diferencia de las propuestas (precios) es < al 10% es sugerido usar esta modalidad de subasta


Ejemplos – Subasta Inglesa Inversa

Producto o Servicio

Cisternas y Tanques Elevados

Tarjetas PVC - Línea de Crédito

Formatería

Folletería Un Color

Pernos y afines

Obra Agencia Gamarra

Gorros Merchandising de Agencia

Folletería Full Color y Marketing

Precio Base Precio Final Ahorro Ahorro %

S/. 70,000.00 S/. 42,000.00 S/. 28,000.00 40.00%

S/. 35,274.52 S/. 21,360.00 S/. 13,914.52 39.45%

S/. 120,914.90 S/. 77,114.00 S/. 43,800.90 36.22%

S/. 636,946.39 S/. 475,000.00 S/. 161,946.39 25.43%

$310,000.00 $235,000.00 $75,000.00 24.19%

S/. 3,030,000.00 S/. 2,370,000.00 S/. 660,000.00 21.78%

S/. 45,336.23 S/. 38,330.00 S/. 7,006.23 15.45%

S/. 704,014.27 S/. 600,000.00 S/. 104,014.27 14.77%


Subasta Holandesa Inversa

Esta Subasta es utilizada para laadquisición de un bien o servicio.

Se inicia con un precio determinado,inferior a todas las ofertas, y elsubastador va subiendo por etapas.

Gana el postor que primero aceptaun precio.

Cuando la diferencia de las propuestas (precios) es > al 12% es sugerido usar esta modalidad de subasta


Subasta Holandesa Inversa - Ejemplos

Producto o Servicio Precio Base Precio Tope Precio Final Ahorro Ahorro %

Ups Transformadores Estabilizadores y Baterías para Ups S/. 101,965.07 S/. 160,100.00 S/. 101,965.07 S/. 58,134.93 36.31%

Mantenimiento Preventivo de Aire Acondicionado S/. 316,082.77 S/. 402,798.57 S/. 316,082.77 S/. 86,715.80 21.53%

Servicio de Recarga de Extintores S/. 65,291.31 S/. 82,000.00 S/. 65,291.31 S/. 16,708.69 20.38%

Obra Agencia Huaraz II S/. 944,376.15 S/. 1,180,000.00 S/. 944,376.15 S/. 235,623.85 19.97%

Obra Agencia Cajamarca S/. 1,250,621.64 S/. 1,500,000.00 S/. 1,302,188.30 S/. 197,811.70 13.19%

Útiles de Oficina S/. 280,404.99 S/. 320,000.00 S/. 280,404.99 S/. 39,595.01 12.37%

Servicio de Agentes de Vigilancia Red de Agencias S/. 4,355,366.63 S/. 5,223,842.06 S/. 4,627,500.69 S/. 596,341.37 11.42%

Obra CC. Piura S/. 500,434.12 S/. 599,000.00 S/. 530,619.59 S/. 68,380.41 11.42%


Subasta Inglesa Directa

Esta Subasta se emplea para laventa de algún producto o servicio.Consiste en partir de un preciobase y los postores deben ingresarsus ofertas de forma ascendente,ganando quien ofrezca el preciomayor.


Subasta Inglesa Directa - Ejemplos

Producto o Servicio

CAMIONETA JEEP CHEROKEE SPORT

Cajeros

CAMIONETA PICK UP

CAMIONETA PICK UP

Baja de Activos Almacén Canta Mobiliario

CAMIONETA PICK UP

CAMIONETA MITSUBISHI L200 4X4 2.5 C/D TD GL M/T



Precio Base Precio Final Ganancia Ganancia %

$5,000.00 $9,700.00 $4,700.00 94.00%

S/. 1,000.00 S/. 1,850.00 S/. 850.00 85.00%

$8,500.00 $14,100.00 $5,600.00 65.88%

$8,500.00 $13,800.00 $5,300.00 62.35%

S/. 2,000.00 S/. 2,900.00 S/. 900.00 45.00%

$8,500.00 $12,103.46 $3,603.46 42.39%

$8,500.00 $11,700.00 $3,200.00 37.65%

$8,500.00 $11,500.00 $3,000.00 35.29%

$8,500.00 $11,500.00 $3,000.00 35.29%


Subasta Holandesa Directa

Esta Subasta es utilizada para laventa de un bien o servicio.

Se inicia con un precio determinado,superior a todas las ofertas, y elsubastador va bajando por etapas.

Gana el postor que primero aceptaun precio.


Producto o Servicio Precio Tope Precio Base Monto Final Ganancia %

Venta de Refiles y Mermas de Etiquetas S/. 68,250.00 S/. 54,600.00 S/. 55,650.00 1.92%

Venta de Materiales Plásticos Reciclados Paquete I

(Polietileno Tereftalato ) S/. 14,150.00 S/. 12,800.00 S/. 14,150.00 10.55%

Venta de Materiales Plásticos Reciclados Paquete II

(Polipropileno de alta densidad) S/. 49,800.00 S/. 44,400.00 S/. 49,800.00 12.16%

Venta de Materiales Plásticos Reciclados Paquete IV

(PVC compactado) S/. 4,800.00 S/. 4,350.00 S/. 4,800.00 10.34%


Subasta Sobre Cerrado

Esta Subasta es aquella en la que lospostores presentan su oferta en unasola ocasión.

El ganador es quien presente la mejoroferta para el Cliente.

Esta modalidad permite no mostrar lacantidad de postores que compiten,así como mantener oculto quien hasido el postor ganador.

Cuando la diferencia de las propuestas es muy alejada se puede usar este modalidad de adquisición


Subasta Sobre Cerrado - Ejemplos

Producto o Servicio

Sobre Cerrado_Serviciode Fumigación_MIBANCO

MEDIDORES ELECTRÓNICOS TRIFÁSICOS

CABLES DE CONTROL Y DE USO INDUSTRIAL

MEDIDORES ELECTRÓNICOS MONOFÁSICOS

TRANSFORMADORES DE CORRIENTE PARA BT CON BARRA PASANTE

OBRAS CIVIL CHANCAY TANQUE DE COMBUSTIBLE - COPEINCA

PASTORALES DE ACERO GALVANIZADO

INSULADO DE E/P ALEJANDRA, CRISTINA Y MATTY

MEDIDORES ELECTRÓNICOS TRIFÁSICOS

Precio Base Precio Final Ahorro Ahorro %

S/. 67,000.00 S/. 36,078.70 S/. 30,921.30 46.15%

$327,272.77 $245,605.00 $81,667.77 24.95%

$370,586.98 $319,645.41 $50,941.57 13.75%

$136,348.75 $119,925.00 $16,423.75 12.05%

$43,519.08 $38,732.00 $4,787.08 11.00%

$85,000.00 $79,815.00 $5,185.00 6.10%

$138,409.95 $130,000.00 $8,409.95 6.08%

$180,000.00 $172,500.00 $7,500.00 4.17%

$287,307.00 $277,581.69 $9,725.31 3.38%


Revisemos

Notificaciones a contribuyentes• Papel continuo para emisión de OP• Papel bond para notificaciones coactivas

Emisión de Impuesto Predial y Arbitrios• Impresión y Formatos contínuos para PU, HR y DJ• Servicio de courier con ensobrado y etiquetado

Papeletas de transito / Impuesto vehicular• Formatos con código de barras• Impresión y formatos continuos del Imp vehicular

Oficina• Desde 135 a 210 bidones de 20 lt mensuales• Útiles de oficina


Beneficios frente a la negociación tradicional

� AHORRO DE COSTES� Básicamente asociado a subastas, mayor

transparencia� Ya de salida (fase RFQ) se mejoran precios

respecto a negociación tradicional

� PROCESO OPTIMIZADO� Basado en best practices� Ahorro de tiempo y esfuerzo� Independiente del tiempo y lugar (Internet)� Eliminación tareas que no aportan valor

� AUTODOCUMENTACION� Unificación de respuestas proveedores� Registro de todo lo que pasa alrededor de

la negociación� Acceso al histórico


Pasos para ejecutar una Subasta Electrónica

1. Identificación del Producto y/o Servicio a Subastar.

2. Selección de postores a participar.

3. Envío de Carta de Invitación:

- Bases detallando las especificaciones técnicas y reglas.

- Cronograma de la Subasta.

4. Consultas y absolución a las interrogantes de los postores

5. Recepción de las propuestas técnicas y económicas.

6. Evaluación de las propuestas técnicas por parte del Cliente.

7. Envío de cuadro comparativo con las propuestas económicas.

8. Definición de Modalidad de subasta a emplear

9. Capacitación a los postores.

10. Ejecución de la Subasta Electrónica.

11. Envío de Informe Final


Invitación a la subasta


MITOS, ERRORES Y SOLUCIONES

� “VALORAMOS A NUESTROS PROVEEDORES MAS QUE POR EL PRECIO”

� Entendemos la subasta como una fase posterior a una RFQ

� Existen subastas que admiten criterios no precio, tanto numéricos como nonuméricos

� “EN ESTE MATERIAL CONCRETO TENEMOS MUY POCOS PROVEEDORES”

� Uso de la Subasta Holandesa

� “LOS PROVEEDORES BAJAN TANTO QUE DUDAMOS QUE PUEDANCUMPLIR”

� Buenas especificaciones, cualificación de proveedores, formación

� “CULTURALMENTE, NO ESTAMOS PREPARADOS PARA LAS SUBASTAS”

� Temores: al cambio, a perder el control, incluso a parecer pococompetentes

Nuestra Confianza

Nº MITO VERDAD

1 Es intangible � Es real y se puede medir

2 Se construye despacio � Se construye o destruye muy rápido

3 Es independiente a otras áreas � Es integral a otras áreas

4 Depende de la situación � Se confía o no. No hay término medio

5 Se reconstruye � Es difícil y complicado

6 Es peligroso confiar � Es más peligroso desconfiar


Realizar

integración

operativa

Llevar a cabo

proceso

de selección

Definir

plan de acción

Crear

portafolio

de proveedores

Refinar

estrategia de

abastecimiento

ETAPAS DE IMPLEMENTACIÓN DE ABASTECIMIENTO ESTRATÉGICO

Refinar perfil

del rubro

• Desarrollar en detalle

las características del

rubro

• Confirmar los

requerimientos de los

clientes – ¿qué se

compra?

• Entender las

características del

mercado proveedor –

¿de quién se compra?

1

2

3

4 5 6

• Refinar la aplicabilidad

de las palancas de

abastecimiento

estratégico (gestión de

requerimientos, proceso

de compras, mejorar

poder de compra y

gestión de la cadena de

abastecimiento)

• Refinar los objetivos de

ahorro a ser logrados

• Determinar las

capacidades de los

proveedores

• Identificar proveedores

precalificados

• Verificar y realizar ajustes

a la aplicabilidad de la

estrategia de

abastecimiento al

portafolio seleccionado

de proveedores

• Desarrollar el plan de

acción

- selección

competitiva de

proveedores

- desarrollo de

proveedores

• Definir claramente los

objetivos, métricas y

áreas potenciales de

negociación

• Encarar el proceso de

negociación en forma

estructurada e iterativa

• Comunicar resultados del

proceso

• Tratar temas operativos

con los clientes finales y

con los proveedores

Monitoreo Estado de Avance


La conexión del liderazgo

Poder de negociación

SENYO

Desarrollo de Proveedores

CONCLUSIONES

� EL USO DE LAS TIC ESTA ALINEADO CON LAS NECESIDADES DE LA LOGISTICA ACTUAL

� Ofrece una respuesta a cada necesidad concreta de negociación con proveedores

� Ahorros, mejora de procesos, autodocumentación – trazabilidad de la negociación

� LA NEGOCIACIÓN ONLINE VA MUCHO MAS ALLA DE LAS SUBASTAS INVERSAS

� 92% de negociaciones, tipo presupuesto / propuestas…

� … aunque las subastas están totalmente orientadas hacia la reducción de costes

� FACIL IMPLEMENTACION / RESULTADOS A CORTO PLAZO

� Sin cambios en los procedimientos, en pocas horas, resultados a corto plazo

� Sin instalar software

� NO SEA USTED EL FRENO: ¡PRUEBELO!


Finalmente

� 4 mensajes que transmite la negociación online :

Eficiencia

Transparencia

Modernización

Ahorro

Negociación Online


Casos de éxito

Gracias

@rtrucios

@ebizlatin

Business

Mejoras en la productividad logística mediante negociación online