TALLER 2UNIDAD 1

YOLMAN DÍAZ RINCÓNDESARROLLO EMPRESARIAL

1. Cuáles son las funciones del proceso administrativo?2. Cuál es el grado de incidencia del gerente en el campo organizacional?3. Que es el cambio en la estructura organizacional?4. En qué consiste el staff en la organización?5. Cuál es el papel del gerente como líder?6. Cuál es la responsabilidad de un Gerente y cuáles son sus bases

fundamentales?7. Qué proceso considera Usted que debe llevarse a cabo cuando la

organización no tiene una meta formal ni bien estructurada?8. Por qué razón es necesario realizar un diagnóstico previo de la

organización?

Solución

1. Cuáles son las funciones del proceso administrativo?

El proceso administrativo, implementado de forma sistemática, genera resultados favorables en la gestión de empresas, dicho proceso considera a la administración como la ejecutante de ciertas actividades llamadas funciones administrativas, Planeación, Organización, Dirección y Control.Se considera proceso porque no se puede desarrollar la organización si no se ha establecido la planificación, no se puede dirigir si anteriormente no se ha planificado y organizado y así sucesivamente hasta que no se podrá controlar si antes no se planifica, organiza y dirige las actividades, tareas, operaciones y acciones.

El Desempeño de las funciones constituye el llamado ciclo administrativo, como se observa a continuación:

Las funciones Administrativas en un enfoque sistémico conforman el proceso administrativo, cuando se consideran aisladamente los elementos Planificación,Organización, Dirección y  Control, son solo funciones administrativas, cuando se consideran estos cuatro elementos (Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar) en un enfoque global de interacción para alcanzar objetivos, forman el Proceso Administrativo.

A pesar de que la Administración es un proceso que durante su aplicación, cada parte, cada acto, cada etapa se realiza al mismo tiempo y una con la otra están relacionadas mutuamente. La clasificación puede hacerse entre mecánica, y dinámica administrativa.

Dentro de la Mecánica Administrativa están incluidas las siguientes funciones:

Previsión, especifica ¿Qué puede hacerse?

Planificación, especifica ¿Qué se va a hacer?

Organización, especifica ¿Cómo se va a hacer?

Dentro de la Dinámica Administrativa se encuentran las siguientes funciones:

Integración, especifica ¿Con qué se va a hacer?

Control, especifico ¿Cómo se ha realizado?

Función de planeación

Ésta función consiste en definir los objetivos, los recursos necesarios y las actividades que se van a realizar con el fin de poder alcanzar los fines propuestos. La planificación administrativa, es un proceso de selección de objetivos, alternativas, recursos y medios para alcanzar mayores niveles de desarrollo de un país, institución o empresa de que se trate.Es crear las condiciones para el desenvolvimiento futuro y coordinado de la empresa, aprovechando los aspectos positivos de su medio ambiente y reduciendo los aspectos negativos. La planificación en síntesis es un proceso de proyección al futuro.Actividades importantes de Planeación

Aclarar, amplificar y determinar los objetivos. Pronosticar. Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo. Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos. Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para

encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo. Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño. Anticipar los posibles problemas futuros. Modificar los planes a la luz de los resultados del control.

Función de Organización

Ésta es la relación que se establece entre los recursos humanos y los recursos económicos que dispone la empresa para alcanzar los objetivos y metas propuestas en el plan.Organizar, es conjugar los medios a disposición (hombre-técnica capital y otros recursos) para alcanzar la producción.En una forma más práctica implica la implementación de una estructura de funciones, vía la determinación de las actividades requeridas para alcanzar las metas de una empresa y de cada una de sus partes; Este agrupamiento de actividades y su asignación respectiva a uno de los miembros de la empresa, la delegación de autoridad para ejecutarlas, la provisión de los medios para la coordinación horizontal y vertical, de las relaciones de información y de autoridad dentro de la estructura orgánica, constituye la función de organización.

Actividades importantes de Organización.

Subdividir el trabajo en unidades operativas (deptos.) Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos reg. X depto.) Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas. Aclarar los requisitos del puesto. Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado. Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la

administración. Proporcionar facilidades personales y otros recursos.

Ajustar la organización a la luz de los resultados del control

Función de Dirección

Comprende la mística de la subordinación y no de sometimiento. Los subordinados son debidamente orientados y el superior tiene una continua responsabilidad para hacerles conocer sus diferencias y orientarles para el mejor desenvolvimiento y cumplimiento de sus tareas, a la vez para motivarlo a trabajar con celo y confianza. Para esto el superior hará uso de sus métodos específicos, con la tónica de liderazgo.En otras palabras la función de ejecución, es hacer que los miembros de la organización contribuyan a alcanzar los objetivos, que el gerente o ejecutivo desea que se logre, porque ellos quieren lograrlo; la ejecución significa realizar las actividades establecidas en el plan, bajo la dirección de una autoridad suprema.Consiste también en orientar y conducir al grupo humano hacia el logro de sus objetivos. En síntesis significa poner en acción o actuar (dirigir el recurso humano)

La gestión significa creación, aporte, imaginación, iniciativa, criterio direccional para tomar decisiones extendiéndolas las ordenes e instrumentos, el director sabrá elegir la ubicación estratégica de sus oficinas para poder dirigir con eficacia.

Actividades importantes de la Dirección.

Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión.

Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo. Motivar a los miembros. Comunicar con efectividad. Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial. Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho. Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el

trabajo. Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.

Función de Control

Éste consiste en la evaluación y corrección de las actividades del que hacer de los subordinados, para asegurarse de lo que se realiza va de acorde a los planes.Por lo tanto sirve para medir el desempeño en relación con las metas, detecta las desviaciones negativas y plantea las correcciones correspondientes en perspectiva de cumplir con los planes; son bastantes conocidos los instrumentos de control, tal como el presupuesto para gastos controlables, los registros de inspección para verificar y comprobar el objetivo trazado.En síntesis se trata de una comprobación o verificación de los resultados, contrastados con lo que se planeó previamente.La coordinación, es considerada como una función separada del administrador. Sin embrago lo más exacto, es considerarla como la esencia de la administración, ya que el logro de la armonía en los esfuerzos individuales encaminados hacia la consecución de las metas del grupo, es el propósito de la Administración.

Actividades importantes de Control.

Comparar los resultados con los planes generales. Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño. Idear los medios efectivos para medir las operaciones. Comunicar cuales son los medios de medición. Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las

variaciones. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones. Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

2. Cuál es el grado de incidencia del gerente en el campo organizacional?

 La incidencia del gerente es relevante en el proceso de cambio organizacional ya que la gerencia debe realizar un diagnóstico de la organización para mirar si están preparados para afrontar todos los cambios y sus implicaciones.Por otra parte el gerente debe lograr que los trabajadores comprendan lo que implica enfrentar unos cambios tan drásticos y se comprometan a trabajar de la mano con la gerencia y a si enfrentar todos los cambios organizacionales. 

Tal es el caso que la incidencia en cada comportamiento es el fiel reflejo de motivaciones familiares, sociales y laborales. La labor del gerente en el campo organizacional es saber administrar los estímulos emocionales y obtener buenos resultados.

Algunas investigaciones han establecido diversas motivaciones (necesidades) que actúan como fuerzas de impulsos, que incluso mantienen o modifican nuestro temperamento y nuestro carácter. No obstante, se ha observado que las más frecuentes en el medio ambiente laboral son las siguientes:

Motivación por logro Motivación por competencia Motivación por afiliación.  Motivación por autorrealización. Motivación por poder.

Estos cinco poderes de motivación son factibles de maximizar en el campo organizacional, siempre y cuando se ejerza un liderazgo efectivo por parte de los mandos medios, superiores y de alto nivel. 

No hay que olvidar de que todos los individuos la tienen, unas con mayor intensidad que otras, pero normalmente, ellas inciden en la productividad organizacional. Son variables independientes que afectan la calidad del trabajo, los resultados obtenidos, y el aporte que cualquier individuo está dispuesto a ofrecer a la empresa donde trabaja. El grado en que los planes se ven como adecuados para lograr los objetivos del trabajo.

3. Que es el cambio en la estructura organizacional

 Los cambios en las estructuras organizacional son aquellos generados por el desarrollo de nuevas tecnologías y el auge de las llamadas revolución de la información, condicionando un nuevo perfil global para los gerentes como por ejemplo, capacidad de adaptación a los cambios, mentalidad internacional debe ser ético, honesto, justo lo cual es valorado en todo el mundo.

En las estructuras organizacionales “modernas” predominan la centralización y la rigidez. La centralización, por la concentración del poder, la autoridad y la toma de decisiones en la cumbre estratégica del sistema, y el descenso de las órdenes siguiendo la “línea de mando” de la estructura. La rigidez se produce en los vínculos entre roles y en los flujos de circulación de la información, pero no considerada como un defecto o una consecuencia indeseable, sino como prueba de la solidez, consistencia y permanencia de la estructura.

Un fuerte aumento de la competencia, que lleva a una búsqueda de reducción de costos y de mejora de la calidad.

Un acortamiento de los ciclos de vida de los productos y servicios, con dificultades crecientes para amortizar los costos de desarrollo y producción, lo que obliga a integrar los esfuerzos de las áreas de Investigación y Desarrollo, Producción y Marketing.

La formación cada vez más frecuente de alianzas estratégicas, adquisiciones y fusiones, para operar a mayor escala; y a la vez, procesos de descentralización estructural interna.

Un aumento notable de las oportunidades de mejorar la eficiencia mediante el uso de tecnología de la información y las comunicaciones

Una creciente movilidad y autonomía de los empleados, con mayor gusto por la variedad y rechazo a la rutina, y mayor necesidad de ser escuchado y de participar.

Una fuerte turbulencia de la demanda, por cambios rápidos y difíciles de predecir en los comportamientos, y por la diversificación de los requerimientos de los clientes.

El impacto de esos cambios en la Administración Pública: Entre los principales efectos de los cambios mencionados sobre la Administración Pública cabe mencionar:

Una caída muy fuerte del nivel de confianza en el Gobierno, en general. La bancarrota de la burocracia como sistema apto para gestionar los

requerimientos sociales y aportar soluciones. La pérdida de la legitimidad política de los representantes políticos, de la

administración pública y de las empresas estatales. La demanda imperiosa de mayor eficacia y eficiencia, control y

responsabilidad: en síntesis, de conseguir más y mejores servicios por menos dinero en impuestos.

4. En qué consiste el staff en la organización?

La organización staff surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo de detalles, y de contar con especialistas capaces de proporcionar información experta y de asesoría a los departamentos de línea.

Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder para imponer

sus decisiones, surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, proporciona información experta y de asesoría

Por lo general este tipo de organización no se da por sí sola, sino que existe combinado con los tipos de organización anteriormente mencionados y, por lo general, en empresas de mediana y gran magnitud.

Ventajas:

a) Logra que los conocimientos expertos influyan sobre la manera de resolver los problemas de dirección.

b) Hace posible el principio de la responsabilidad y la autoridad indivisible, y al mismo tiempo permite la especialización del staff.

Desventajas: Si los deberes y responsabilidades de la asesoría no se delimitan

claramente por medio de cuadros y manuales, puede producirse una confusión considerable en toda la organización.

Puede ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus funciones, o por falta de un respaldo inteligente en la aplicación de sus recomendaciones.

Pueden existir rozamientos con los departamentos de la organización lineal.

 El staff está formado por personas o departamentos que no mandan directamente sobre quienes forman la línea, sino que les asesoran o apoyan. El staff organizacional es el resultado de la combinación de la organización lineal y la funcional para tratar de aumentar las ventajas de esos dos tipos de organización y reducir sus desventajas formando la llamada organización jerárquica-consultiva. Los órganos de staff se organizan a nivel interno para asesorar a los demás órganos, pero los gerentes no deben conformarse solo con la información que les proporciona el staff si no que debe cerciorarse por sí mismo de cómo está el comportamiento de la organización internamente.Las principales funciones del staff son: Servicios Consultoría y asesoría  Monitoreo Planeación y control  Las funciones del staff pueden existir en cualquier nivel de una organización

desde el más bajo al más alto.

5. Cuál es el papel del gerente como líder?

Toda organización es un sistema dinámico y su eficacia está definida en la habilidad de tener permanente adaptación a los movimientos, cambios y tendencias de los mercados. El rol del Gerente debe ser el de ayudar a mejorar esta capacidad, ya que es la figura más visible en un proceso de este tipo,

teniendo así la máxima responsabilidad en iniciar, apoyar y estimular los programas de desarrollo y mejoramiento de la compañía que lidera. Autores y consultores en comportamiento y desarrollo organizacional clasifican el cambio en tres tipos fundamentales que deben ser identificados para lograr que la labor del talento humano vaya más allá de las rutinas diarias implícitas en los roles asignados.

El gerente debe liderar el cambio es decir debe estar dispuesto a aceptar el cambio porque de esto depende el éxito de la estrategia que implemente para enfrentar las complejas situaciones que se presenta en un eventual cambio, el gerente debe ser ejemplo para todo su equipo de trabajo ya que dicho proceso, por su magnitud requiere el compromiso de todos los que hacen parte de la organización, por lo tanto el gerente debe manejar una excelente comunicación con el personal y trabajar unidos, logrando una gerencia más participativa obteniendo mejores resultados para la empresa. 

Cambio lento

Es el que se da mediante la evolución y encaja dentro de las expectativas del momento actual predominante por lo que no altera las prácticas tradicionales de los integrantes de la organización.

Cambio evolutivo

Se caracteriza por ser gradual, provocando un derrumbamiento del estado actual y una anulación de las viejas expectativas. Este tipo de cambio trae consigo efectos colaterales (favorables y desfavorables) como la resistencia, acumulación del rendimiento, compromiso y cooperación especialmente entre los cargos que por su naturaleza deben recibir mayor número de instrucciones para realizar su trabajo.

Cambio planeado o estratégico Es una alternativa diferente a la evolución y la revolución. Este tipo de cambio no se inicia con la aceptación ni el rechazo del estado actual, sino con es el que se da mediante la evolución y encaja dentro de las expectativas del momento actual predominante por lo que no altera las prácticas tradicionales de los integrantes de la organización. se caracteriza por ser gradual, provocando un derrumbamiento del estado actual y una anulación de las viejas expectativas. Este tipo de cambio trae consigo efectos colaterales (favorables y desfavorables) como la resistencia, acumulación del rendimiento, compromiso y cooperación especialmente entre los cargos que por su naturaleza deben recibir mayor número de instrucciones para realizar su trabajo. el planteamiento de un modelo ideal de lo que debería ser, contemplando la brecha existente entre lo real y lo ideal. El cambio organizacional está estrechamente relacionado con la innovación y está orientado a generar una

adaptación permanente a los nuevos entornos para alcanzar los objetivos de sobrevivencia y oportunidades de crecimiento y desarrollo.

El rol del Gerente

En las organizaciones modernas, el Gerente enfrenta constantemente cambios acelerados, no es un trabajo fácil, debe mostrar tolerancia a la ambigüedad y estar permanentemente comprometido con el diagnóstico de situaciones y evoluciones de contingencia. El Gerente es la figura más visible de la organización en un proceso de cambio, es identificado como el sujeto que toma las decisiones; una de sus principales funciones es la cooperación en la creación de un clima organizacional favorable, que induzca a toda su gente a contribuir espontánea y voluntariamente con sus esfuerzos para lograr el cambio y obtener los objetivos deseados.

Gerente "global" debe estar consciente de que su actuación como líder es observada detenidamente por todos en el sistema y es justamente el reflejo de su comportamiento, actitudes y personalidad, lo que lo que nos va a transmitir su equipos de colaboradores y sus resultados.

6. Cuál es la responsabilidad de un Gerente y cuáles son sus bases fundamentales?

LiderazgoUn buen gerente es aquel que logra que los demás hagan algo. Con frecuencia debe guiar a los trabajadores en direcciones que no les gustan y conseguir que hagan cosas que de otro modo no harían. Un gerente efectivo debe poder plantear una visión para su empresa o departamento y hacer que sus empleados noten el valor de esa visión.

AdministraciónUn gerente es responsable de supervisar o administrar las operaciones de área de la que es responsable. Los requisitos diarios varían y debe ser capaz de modificar su trabajo actual de un momento a otro según se requiera. La mayoría de las operaciones también se constituyen de requisitos financieros y reportes, así como de obligaciones legales y personales que tienen fecha de entrega. El gerente debe poder completar todos los requisitos de su departamento dentro del tiempo estimado.

DelegarLa operación de un departamento u organización usualmente requiere más trabajo del que una sola persona puede hacer. Un buen gerente debe repartir la carga de trabajo del departamento efectivamente y monitorear el progreso sin delegar su responsabilidad respecto al trabajo. También debe conocer las capacidades de cada trabajador y entregarles trabajo de acuerdo a éstas, además de desafiarlos para que logren más cosas.

Los gerentes tiene la responsabilidad de lograr el éxito de la organización, pero los gerentes también planean actividades, organizan estructuras y controlan recursos.Las bases que debe tener un gerente son:Las bases fundamentales de un buen gerente son la comunicación, eficiencia y la eficacia que este tenga para lograr las metas de la organización que lidera.

Eficiencia: es reducir al mínimo los recursos usados para lograr los objetivos de la empresa.

Eficacia: significa hacer las cosas correctas. Es la capacidad de escoger los objetivos apropiados. La eficacia se convierte en la clave del éxito de las organizacionesCualidades de un gerente eficaz:

Comunicación:El gerente debe manejar una comunicación efectiva con sus empleados, debido a que el recurso humano es el más importante para que la empresa logre todos sus objetivos. El gerente debe manejar una comunicación amplia y en distinta direcciones y así lograr los resultados.

Imaginación y creatividad: Hoy en día se necesita de muchísima creatividad e imaginación para lograr buenos resultados, ya sea en lo económico o en lo personal, porque la implantación de la conocida globalización ha traído como consecuencia una cantidad de competencia haciendo más difícil lograr la cima de cualquier negocio.

Capacidad de análisis:Un gerente debe tener la capacidad analítica suficiente como para tomar medidas que favorezcan a las empresas.

Práctico:

Un buen gerente o directivo debe ser una persona práctica. Debe poseer la capacidad para trabajar en base a las prioridades y necesidades de la empresa.Relaciones personales:

Un gerente debe manejar buenas relaciones personales con su equipo de trabajo logrando así mayor rendimiento y mejores resultados para la empresa.Capacidad de escuchar:

Una de las cosas que debe poseer un buen gerente es la capacidad de escuchar.Rectitud y honor.

Estas dos cualidades son importantes para lograr que una empresa avance en su camino de negocios.

La base fundamental de un buen gerente es la medida de la eficiencia y la eficacia que éste tenga para lograr las metas de la organización. Es la capacidad que tiene de reducir al mínimo los recursos usados para alcanzar los objetivos de la organización (hacer las cosas bien) y la capacidad para determinar los objetivos apropiados (hacer lo que se debe hacer).

Cabe decir, que ningún grado de eficiencia puede compensar la falta de eficacia, de manera tal que, un gerente ineficaz no puede alcanzar las metas de la organización, la eficacia es la clave del éxito de las organizaciones. Pero el ser gerente no sólo es dirigir actividades, ser gerente también implica ser un buen líder, es saber el proceso de cómo penetrar en esas actividades que realizan los miembros del grupo con el cual se trabaja. El gerente para poder lograr sus objetivos debe saber cómo usar las diferentes formas del poder para influir en la conducta de sus seguidores, en distintas formas, sin olvidar que es lo que se quiere lograr y hacia donde va.

Entonces gerenciar y liderizar son elementos que se deben combinar para el logro de su fin común, que permiten el aprendizaje de diferentes técnicas que permitan a la persona tener su desarrollo personal indispensable para que todos entiendan formas de cooperación con eficacia y eficiencia para obtener el léxico común.

7. Qué proceso considera Usted que debe llevarse a cabo cuando la organización no tiene una meta formal ni bien estructurada?

Generalmente las empresas pequeñas funcionan sin metas formales, pero aun que no tenga un plan escrito deben darle a conocer a sus empleados los objetivos que la empresa desea alcanzar, esto para lograr una unidad de trabajo que le permita a la empresa sostenerse en el mercado. 

Reestructuración:Este es otro proceso que se debe hacer en la empresa de acuerdo a los cambios que valla presentando el ambiente en el cual se desenvuelve ejemplo la innovación es una forma de actualizar una empresa.

Consumidor:Los gustos de los consumidores permiten marcar el camino que debe seguir la organización para sostenerse en el mercado. 

Pero lo ideal es que una empresa ya sea grande pequeña o mediana tenga un plan para poder enfrentar los cambios que se presente en el ambiente.

8. Por qué razón es necesario realizar un diagnóstico previo de la organización?

Esto es necesario porque permite conocer la verdadera situación de la organización, además de definir su misión y los lineamientosEstratégicos para orientarla.El diagnostico también permite identificar las variables que puedan afectarla negativamente o positivamente, previniendo los posibles obstáculos, debilidades y amenazas

Para la realización del diagnóstico organizacional se requiere partir desde el origen mismo de la empresa, de su misión, visión, objetivos y propósitos. Con base a ellos se fijan las estrategias necesarias para lograrlos. Cada estrategia ira encaminada hacia la consecución de cada uno de los objetivos y lineamientos de la empresa.

Las estrategias hacen referencia a cómo lograr un objetivo, y estas deberás ser lo más eficiente posible. No olvidemos que casi toda organización dispone de unos recursos limitados los que deben ser correctamente administrados con el fin de maximizar sus utilidades, lo que hace imperativo diseñar unas estrategias con base en la situación real de la empresa.

Esto quiere decir que se debe realizar un estudio y un análisis interno de la organización que permita conocer a fondo tanto las debilidades como las fortalezas, las oportunidades y amenazas de la empresa, y es esta herramienta la que nos va a permitir hacer un diagnóstico de la empresa, del cual se partirá para rediseñar las estrategias o para crearlas desde cero si es que estas no existen.

Por otra parte, se hace necesario realizar un diagnóstico previo de la organización que permita apreciar su verdadera situación y definir tanto su misión real como los lineamientos estratégicos que deben orientarla, al mismo tiempo que facilite la identificación de aquellas variables del entorno que puedan incidir negativa o positivamente, sobre sus principales áreas de gestión, con lo cual podrían preverse los posibles obstáculos, debilidades y amenazas, además de las propias potencialidades.

Dicho diagnóstico debe estar fundamentado en la formulación de algunas preguntas claves sobre la gestión de la organización, las cuales permitirían reflexionar sobre los aspectos que afectan su funcionamiento: ¿estamos haciendo las cosas bien, lo podemos hacer mejor?, ¿nuestra capacidad de respuesta es mejor que la de la competencia?, ¿verdaderamente estamos preparados para enfrentar y asumir los cambios del entorno?