El plan de comunicación interna

Características de la comunicación interna

• Permite a las organizaciones mantener la

coordinación entre sus partes.

• Constituye un instrumento de cambio, en tanto

que permite el desarrollo, la aceptación

y la compartición de nuevos valores y objetivos.

• Estimula la creatividad y la colaboración.

• Reduce el nivel de tenciones y conflictos.

• Constituye el origen a la práctica de la calidad.

• Contribuye notablemente al incremento de la

satisfacción en el trabajo, del compromiso

personal y del clima laboral.

• Incide en el incremento de la productividad y

reducción de los costes.

El papel del plan de comunicación en la apropiación

de la visión y objetivos de la organización

El fin principal del plan de comunicación interna es transmitir los

objetivos y valores de la organización a todos sus miembros.

Los objetivos del plan de comunicación interna son:

• Potenciar y ordenar el flujo de información, tanto en los canales

ascendentes, como en los canales descendentes y horizontales.

• Sensibilizar a todos los miembros de la organización, en especial a

los directivos y niveles intermedios en el manejo de las herramientas

de comunicación

• Servir como instrumento de apoyo y difusión de las iniciativas de la

organización.

Las funciones que debe desempeñar el encargado de

comunicación interna

Las funciones del encargado de la comunicación interna son:

• Diseñar, elaborar y supervisar la implantación de la comunicación interna de la

organización.

• Difundir los valores comunes que caracterizan la personalidad corporativa de la

organización, potenciando la identificación personal con ellos.

• .Contribuir al mantenimiento de niveles óptimos de motivación en los empleados o

socios, a la eficacia en el trabajo y la calidad de servicio.

•Diseñar los planes y procedimientos de las diferentes áreas.

• Analizar y determinar las herramientas y canales de comunicación: circulares,

tabloides, comunicados, buzones de sugerencias, etc.

• Diseñar los planes de acogida de nuevas incorporaciones a la organización .

• Organizar, convenios, reuniones, presentaciones y demás eventos de

internos.

• Elaborar modelos cartas, memorandos y otros documentos de

comunicación que puedan ser utilizados por los miembros de la

organización.

• Colaborar en la elaboración y coordinación de aquellos mensajes o

herramientas de comunicación dirigidos al personal de la organización.

• Supervisar el diseño, maquetación y contenidos de la revista de

comunicación interna o periódico de la empresa, promoviendo la

participación de los miembros de la organización en la redacción.

Ventajas y desventajas que cada canal de comunicación ofrece para el alcance de los objeticos del plan

• Comunicación directa y personal

Ventajas: favorece el conocimiento mutuo, al interactuar el lenguaje no verbal proporciona información muy valiosa.

Desventajas: la eficacia de esta es muy grande por lo cual el costo también lo es.

• Boletines Ventajas: se puede mantener informado a todos los públicos sobre el día a día de la organización e impulsarles a que remitan sus noticias, opiniones, etc. Y con las nuevas tecnologías se han convertido en digitales lo que facilita su inmediatez y distribución.

Desventajas: si se envían por correo electrónico no todos podrán estar in formados puesto que algunas personas no tienen acceso a la web.

• Revistas

Ventajas: las revistas que son difundidas mensuales, bimestrales o semestrales, se difunden informaciones que pueden permanecer en el tiempo por su interés y no tiene fecha de caducidad inmediata.

Desventajas: si la revista se decide distribuirla por pdf, web o blog, se corre el riesgo de que la gente no la lea, o al revés que la gente se distraiga mucho leyéndola e interactuando con ella.

• Correo electrónico

Ventajas: permite el envío inmediato de noticias y comunicados urgentes , mayor inmediatez y ahorro en el costo.

Desventajas: se pueden generar malos entendidos si redactamos mal el mensaje, es decir, la mala utilización del lenguaje.

• Correo postal

Ventajas: a través de las cartas se puede sorprender al público que va dirigido al resaltar lo mas importante al principio de la carta y redactando el mensaje de manera clara y concisa.

Desventajas: no tiene retroalimentación de inmediato.

•Teléfono

Ventajas: es el mas viable cuando el mensaje requiere una respuesta inmediata. Se puede hacer multiconferencias con hasta 5 personas para debatir cualquier tema de interés para la empresa.

Desventajas: que no puede dirigirse a muchas personas y el coste.

• Tablón de anuncios

Ventajas: permite difundir la noticia puntuales e interesantes de la organización y es útil para los públicos que no poseen ordenadores y que transitan por la entidad.

Desventajas: si no se coloca un cristal protector la información puede deteriorarse, en algunas empresas nadie acude a ello

• Internet

Ventajas: genera información ascendentes, descendentes y horizontal y hace que todo el publico esta informado. Es la mejor presentación interna y externa de la organización puesto que el publico interno debe disponer de toda la información de utilidad para conocer el día a día de la empresa y el público externo accede a la web para informarse de todo lo relacionado con la organización.

Desventajas: la información solo esta disponible para las personas que tienen internet. Si no se actualizan los datos pierden vigencia y son obsoletos.

• Espacios de participación

Ventajas: son vías de intercambios de comunicación entre los grupos de interés, de estos con la organización y de la misma con los grupos. Las familias, las personas discapacitadas y las personas voluntarias pueden interactuar entre si, conocerse y sentirse dentro de la organización.

Desventajas: se pueden generar rumores no justificados y la exclusión de las personas que no participan.

• Las reuniones

Ventajas: fomentar la comunicación ascendentes, descendente y transversal y ofrecer formación en aspectos claves para la organización: cultura y proyecto común.

Desventajas: las personas no toman las reuniones con seriedad, no dicen la verdad, se marchan temprano, no prestan atención.

Definir y justificar los canales por los cuales se difundirían de

manera eficiente los mensajes al público meta

El internet

El internet es una red de ordenadores conectados en toda la extensión del Globo

Terráqueo, que ofrece diversos servicios a sus usuarios como son: correo electrónico,

web, chay, etc.

El internet para mi es uno de los canales más eficientes para la difusión de mensajes dentro de una organización ya que genera comunicación ascendente, descendente y horizontal y de esta manera todos en la empresa pueden estar bien informados de todo lo relacionado con la organización. Aunque algunas personas dentro de la organización no tengan acceso a internet, por medio de los jefes departamentales se les puede hacer llegar la información deseada. También el público externo se puede informarse sobre cualquierTema que le interese de manera rápida y eficaz.

Las reuniones

Las reuniones de trabajo son una herramienta utilizada para elaborar planes, diseñar

estrategias, evaluar desempeños, fomentar la participación de los empleados, etc.

Las reuniones son otro canal de

comunicación muy eficaz a demás de que

se puede tener retroalimentación

inmediata también resulta más efectivo el

desarrollo de planes de acción e ideas

para bienestar de toda la empresa. Por

medio de las reuniones se puede

comunicar de manera mas clara y directa

las informaciones relevantes e importantes

que deben saber todos miembros de la

organización.

Referencias

Formanchuk, A. La comunicación interna y el rol de los líderes. [Video]. Recuperado el 09 de junio de 2014, de: http://www.youtube.com/watchfeature=player_embedded&v=QkTg2lglRHw

Manual de comunicación: guía para gestionar el conocimiento, la información y las relaciones humanas en empresas y organizaciones (Ongallo C, 2008). En el capítulo 5. El plan de comunicación interna (pp. 211-222) 

Guía de buenas prácticas de comunicación interna (Arizcuren A, et. al., 2008). En el apartado 5: Cómo planificar la comunicación interna(pp. 26-30)