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I.T.S.G.
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MODULO DE ACCESS
I
Contenido MICROSOFT ACCESS ............................................................................................................ 1
ARCHIVOS DE BASE DE DATOS DE ACCESS ................................................................................ 1
TABLAS Y RELACIONES ........................................................................................................... 3
CONSULTAS ........................................................................................................................... 4
FORMULARIOS....................................................................................................................... 5
INFORMES ............................................................................................................................. 7
VER LOS DETALLES RELATIVOS A LOS OBJETOS DE UNA BASE DE DATOS ................................ 7
EXPLORAR UNA TABLA EN LA VISTA DISEÑO ............................................................................ 8
VER LAS RELACIONES ENTRE TABLAS ...................................................................................... 10
VER CÓMO LOS OBJETOS UTILIZAN OTROS OBJETOS ............................................................. 11
UTILIZAR EL PANEL DEPENDENCIAS DEL OBJETO .................................................................... 11
TIPOS DE ORÍGENES DE DATOS PARA MICROSOFT OFFICE WEB COMPONENTS EN UNA
PÁGINA DE ACCESO A DATOS ................................................................................................. 13
CÓMO OBTENER EL MÁXIMO RENDIMIENTO DE LOS DATOS ................................................ 14
¿Qué es una macro? ................................................................................................................ 14
¿Qué es un grupo de macros?................................................................................................. 15
ACCIONES CONDICIONALES .................................................................................................... 16
ARGUMENTOS DE ACCIÓN ...................................................................................................... 17
MÓDULOS: AUTOMATIZAR LAS TAREAS RUTINARIAS Y CREAR SOLUCIONES EMPRESARIALES
................................................................................................................................................. 18
¿Qué es un módulo? ............................................................................................................... 19
MÓDULOS DE CLASES .............................................................................................................. 19
MÓDULOS ESTÁNDAR ............................................................................................................. 20
DECLARACIONES E INSTRUCCIONES DE CÓDIGO DE VISUAL BASIC ........................................ 22
RELACIONES EN UNA BASE DE DATOS .................................................................................... 22
CÓMO FUNCIONAN LAS RELACIONES ..................................................................................... 24
DEFINICIÓN DE RELACIONES ................................................................................................... 27
INTEGRIDAD REFERENCIAL ...................................................................................................... 28
CUANDO SE UTILIZA LA INTEGRIDAD REFERENCIAL, SE APLICAN LAS REGLAS SIGUIENTES: .. 29
ACTUALIZACIONES Y ELIMINACIONES EN CASCADA ............................................................... 29
ESPECIFICACIONES DE ACCESS ................................................................................................ 32
Especificaciones de base de datos de Microsoft Access ......................................................... 32
Base de datos de Access .............................................................................................. 32
Tabla ............................................................................................................................ 32
Consulta ....................................................................................................................... 34
II
Formulario e informe .................................................................................................. 35
BIBLIOGRAFIA .......................................................................................................................... 36
1
MICROSOFT ACCESS Una base de datos es una colección de información relacionada con un tema u objetivo
concreto, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una
colección de música. Si la base de datos no está almacenada en un equipo, o sólo lo están
partes de la misma, es posible que tenga que hacer el seguimiento de la información en
diversos orígenes que tendrá que coordinar y organizar.
Por ejemplo, supongamos que los números de teléfono de sus proveedores están
almacenados en diversas ubicaciones: en un archivo de tarjetas que contiene los números
de teléfono de los proveedores, en archivos de información de los productos, en un
archivador y en una hoja de cálculo que contiene información de pedidos. Si cambia el
número de teléfono de un proveedor, tendría que actualizar la información en los tres
sitios. En una base de datos de Access bien diseñada, el número de teléfono se almacena
sólo una vez, de modo que sólo tiene que actualizar esa información en un lugar. Como
resultado, al actualizar el número de teléfono de un proveedor, se actualiza
automáticamente en cualquier lugar que lo utilice en la base de datos.
ARCHIVOS DE BASE DE DATOS DE ACCESS
Puede utilizar Access para administrar todos sus datos en un solo archivo. Dentro de un
archivo de base de datos de Access, puede utilizar:
Tablas para almacenar los datos.
Consultas para buscar y recuperar exactamente los datos que desee.
Formularios para ver, agregar y actualizar datos en las tablas.
Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.
2
1. Guardar una vez los datos en una tabla, pero verlos desde varias ubicaciones.
Cuando se actualizan los datos, se actualizan automáticamente en cualquier lugar
que aparezcan.
2. Recuperar datos mediante una consulta.
3. Ver o introducir datos mediante un formulario.
4. Visualizar o imprimir datos mediante un informe.
Todos estos elementos: tablas, consultas, formularios e informes son objetos de base de
datos.
NOTA Algunas bases de datos de Access contienen vínculos a tablas que están
almacenadas en otras bases de datos. Por ejemplo, puede tener una base de datos de
Access que no contenga nada más que tablas y otra base de datos de Access que contenga
vínculos a esas tablas, así como consultas, formularios e informes basados en las tablas
3
vinculadas. En la mayoría de los casos, no tiene importancia si se trata de una tabla
vinculada o si está realmente almacenada en la base de datos.
TABLAS Y RELACIONES
Para almacenar los datos, se crea una tabla para cada tipo de información del que se hace
un seguimiento. Los tipos de información podrían incluir información de los clientes,
productos y otros detalles. Para reunir los datos procedentes de varias tablas en una
consulta, formulario o informe, hay que definir las relaciones entre las tablas.
NOTA En una base de datos de web, no puede utilizar la ficha de objeto relaciones para
crear relaciones. Puede utilizar campos de búsqueda para crear relaciones en una base de
datos web.
1. La información de los clientes que una vez existió en una lista de direcciones,
ahora está ubicada en la tabla Clientes.
2. La información de pedidos que una vez estuvo en una hoja de cálculo, ahora está
ubicada en la tabla Pedidos.
3. Un identificador exclusivo, como un Id. del cliente, distingue un registro de otro
dentro de una tabla. Al agregar un campo de identificador exclusivo de una tabla
4
a otra tabla y definir una relación entre los dos campos, Access puede hacer
coincidir los registros relacionados de ambas tablas para que pueda reunirlos en
un formulario, informe o consulta.
CONSULTAS
Una consulta puede ayudarle a recuperar los datos que cumplen las condiciones que
especifique, incluidos los datos de varias tablas. También puede utilizar una consulta
para actualizar o eliminar varios registros a la vez y realizar cálculos predefinidos o
personalizados con los datos.
NOTA No puede utilizar una consulta para actualizar o eliminar registros de una base de
datos web.
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1. La tabla Clientes tiene información sobre los clientes.
2. La tabla Pedidos tiene información sobre los pedidos de los clientes.
3. Esta consulta recupera el Id. de pedido y los datos de la fecha que se requiere de
la tabla Pedidos y el nombre de la compañía y los datos de la ciudad de la tabla
Clientes. La consulta sólo devuelve los pedidos que se requerían en abril y sólo
para los clientes con sede en Londres.
FORMULARIOS
Se puede utilizar un formulario para ver, introducir o cambiar los datos de filas de una en
una fácilmente. También se puede utilizar un formulario para realizar otras acciones,
como enviar datos a otra aplicación. Los formularios contienen normalmente controles
6
que están vinculados a campos subyacentes de las tablas. Al abrir un formulario, Access
recupera los datos de una o más tablas y los muestra en el diseño que haya elegido al crear
el formulario. Puede crear un formulario mediante uno de los comandos Formulario de la
cinta de opciones, el Asistente para formularios, o crear su propio formulario en la vista
Diseño.
NOTA Utilice la vista Diseño, no la vista de diseño, para crear formularios e informes
en bases de datos web.
1. Las tablas muestran muchos registros al mismo tiempo, pero es posible que tenga
que desplazarse horizontalmente para ver todos los datos de un solo registro.
Asimismo, al visualizar una tabla no puede actualizar los datos de más de una
tabla al mismo tiempo.
2. Los formularios se centran en un registro cada vez y pueden mostrar campos de
más de una tabla. También pueden mostrar imágenes y otros objetos.
3. Los formularios pueden tener un botón donde hacer clic para imprimir un informe,
abrir otros objetos o realizar otras tareas automatizadas.
7
INFORMES
Los informes se pueden utilizar para analizar rápidamente los datos o presentarlos de una
forma concreta, impresos o en otros formatos. Por ejemplo, puede enviar a un colega un
informe que clasifique los datos y calcule los totales. O puede crear un informe con los
datos de la dirección en un formato para imprimir etiquetas postales.
1. Utilizar un informe para crear etiquetas postales.
2. Utilizar un informe para mostrar los totales en un gráfico.
3. Utilizar un informe para mostrar los totales calculados.
Ahora que ya conoce la estructura básica de las bases de datos de Access, siga leyendo
para saber cómo utilizar las herramientas integradas para explorar una base de datos de
Access concreta.
VER LOS DETALLES RELATIVOS A LOS OBJETOS DE UNA
BASE DE DATOS
Una de las mejores formas de conocer una base de datos concreta es utilizar el
Documentador de base de datos para crear un informe con información detallada de los
objetos de la base de datos. Primero tiene que elegir qué objetos se describirán en el
informe. Cuando ejecute el Documentador de base de datos, su informe contendrá todos
los datos sobre los objetos de la base de datos que haya elegido.
Abra la base de datos que desee documentar.
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En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Analizar, haga clic
en Documentador de base de datos.
En el cuadro de diálogo Documentador, haga clic en la ficha que representa el tipo
de objeto de base de datos que desea documentar. Para crear un informe sobre
todos los objetos de una base de datos, haga clic en la ficha Todos los tipos de
objetos.
Seleccione uno o más objetos de los que se enumeran en la ficha. Para seleccionar
todos los objetos de una ficha, haga clic en Seleccionar todo.
Haga clic en Aceptar.
El Documentador de base de datos crea un informe que contiene datos detallados
para cada objeto seleccionado y, a continuación, abre el informe en Vista
preliminar. Por ejemplo, si ejecuta el Documentador de base de datos en un
formulario de entrada de datos, el informe creado por el Documentador enumera
las propiedades del formulario como un todo, las propiedades de cada una de las
secciones del formulario y las propiedades de todos los botones, etiquetas, cuadros
de texto y otros controles del formulario, además de todos los módulos de código
y permisos de usuario que estén asociados con el formulario.
Para imprimir el informe, en la ficha Vista preliminar, en el grupo Imprimir, haga
clic en Imprimir.
EXPLORAR UNA TABLA EN LA VISTA DISEÑO
NOTA La vista Diseño no está disponible para las tablas de bases de datos web.
Abrir una tabla en la vista Diseño le ofrece una visión detallada de la estructura de tabla.
Por ejemplo, puede buscar el tipo de datos de cada campo, buscar máscaras de entrada o
ver si la tabla utiliza campos de búsqueda: campos que utilizan consultas para extraer
datos de otras tablas. Esta información es útil porque los tipos de datos y las máscaras de
entrada pueden afectar a su capacidad para buscar datos y ejecutar consultas de
actualización. Por ejemplo, suponga que desea utilizar una consulta de actualización para
actualizar campos concretos de una tabla copiando datos en campos similares desde otra
tabla. La consulta no se ejecutará si no coinciden los tipos de datos para cada campo de
las tablas de origen y de destino.
Abra la base de datos que desee analizar.
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En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee
explorar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño o en el menú contextual.
Cuando sea necesario, observe el nombre de cada campo de tabla y el tipo de datos
asignados a cada campo.
El tipo de datos asignado a un campo puede limitar el tamaño y el tipo de datos
que los usuarios pueden introducir en un campo. Por ejemplo, los usuarios pueden
estar limitados a 20 caracteres en un campo de texto y no pueden introducir datos
de texto en un campo establecido en el tipo de datos Número.
Para determinar si un campo es un campo de búsqueda, haga clic en la
ficha Búsqueda de la parte inferior de la cuadrícula de diseño de la tabla,
bajo Propiedades de campo.
Los campos de búsqueda muestran un conjunto de valores (uno o más campos, como
nombre y apellidos), pero normalmente almacenan un conjunto diferente de valores (un
campo, como un Id. numérico). Por ejemplo, un campo de búsqueda puede almacenar el
número de Id. de un empleado (valor almacenado), pero muestra el nombre del empleado
(valor mostrado). Cuando utilice un campo de búsqueda en expresiones o en operaciones
de buscar y reemplazar, utilice el valor almacenado, no el valor mostrado. Familiarizarse
con los valores almacenados y mostrados de un campo de búsqueda es la mejor forma de
asegurarse de que una expresión o una operación de buscar y reemplazar que utiliza el
campo de búsqueda funciona de la manera esperada.
La siguiente ilustración muestra un campo de búsqueda típico. Recuerde que la
configuración que ve en la propiedad Origen de la fila del campo variará.
El campo de búsqueda que se muestra aquí utiliza una consulta para recuperar datos de
otra tabla. También puede ver otro tipo de campo de búsqueda, denominado lista de
valores, que utiliza una lista de opciones que no se pueden modificar. Esta ilustración
muestra una lista de valores típicos.
10
De manera predeterminada, las listas de valores utilizan el tipo de datos Texto.
La mejor forma de encontrar listas de búsqueda y valores es mostrar la ficha Búsqueda y,
a continuación, hacer clic en las entradas de la columna Tipo de datos para cada campo
de la tabla. Para obtener más información sobre la creación de campos de búsqueda y
listas de valores, utilice los vínculos de la sección Vea también.
VER LAS RELACIONES ENTRE TABLAS
NOTA: No puede utilizar la ficha de objeto de las relaciones en una base de datos web.
Para ver una representación gráfica de las tablas de una base de datos, los campos de cada
tabla y las relaciones entre esas tablas, utilice la ficha del objeto Relaciones. La ficha del
objeto Relaciones proporciona una imagen general de la tabla y la estructura de relaciones
de una base de datos, información crucial cuando necesite crear o cambiar las relaciones
entre tablas.
NOTA: También puede utilizar la ficha del objeto Relaciones para agregar, cambiar o
eliminar relaciones.
Abra la base de datos que desee analizar.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Relaciones, haga clic
en Relaciones.
Aparecerá la ficha del objeto Relaciones y le mostrará las relaciones entre todas las tablas
de la base de datos abierta.
11
VER CÓMO LOS OBJETOS UTILIZAN OTROS OBJETOS
El panel Dependencias del objeto ilustra cómo los objetos de la base de datos, como
tablas, formularios, consultas e informes interactúan con otros objetos o dependen de
otros objetos.
Puede utilizar el panel Dependencias del objeto para evitar eliminar accidentalmente
orígenes de registros. Por ejemplo, supongamos que tiene una consulta Pedidos
trimestrales en una base de datos Ventas y que ya no necesita la consulta. Antes de
eliminar la consulta, debe averiguar si los demás objetos de la base de datos, como un
formulario o un informe, utilizan la consulta como origen de datos. Puede modificar los
objetos dependientes para quitar las referencias a la consulta o puede eliminar los objetos
dependientes junto con la consulta. Ver una lista completa de los objetos dependientes
puede ayudarle a ahorrar tiempo al eliminar la necesidad de comprobar manualmente las
propiedades de los objetos y reducir al mínimo los errores al encontrar detalles que una
auditoría manual podría pasar por alto.
Cuando desee cambiar el diseño de un objeto de una base de datos, el panel Dependencias
del objeto también puede serle útil al mostrar cómo otros objetos se verán afectados por
el cambio de diseño. Debe utilizar el panel Dependencias del objeto para planear cambios
de diseño importantes.
UTILIZAR EL PANEL DEPENDENCIAS DEL OBJETO
1. Abra la base de datos que desee investigar.
2. En el Panel de exploración, seleccione o abra una tabla, formulario, informe o
consulta.
3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo relaciones, haga clic
en Dependencias del objeto.
4. Si la aplicación se lo pide, haga clic en Aceptar para actualizar la información de
dependencias.
NOTA Actualizar la información de dependencia puede tardar algún tiempo.
Aparecerá el panel Dependencias del objeto.
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5. Para ver una lista de los objetos que utilizan el objeto que seleccionó en el paso 2,
haga clic en Objetos que dependen de mí en la parte superior del panel. Para ver
una lista de los objetos que utiliza el objeto seleccionado, haga clic en Objetos de
los que dependo.
6. Para ver la información de dependencia de un objeto, haga clic en el icono de
expansión (+) junto al objeto. Access muestra hasta cuatro niveles de
dependencias para un objeto.
Recuerde lo siguiente al utilizar el panel Dependencias del objeto:
La información de dependencia está disponible sólo si tiene permisos para abrir
un objeto en la vista Diseño.
El panel no muestra información de macros y módulos de código.
El panel sólo funciona para tablas, formularios, informes y consultas, a excepción
de los siguientes tipos de consultas:
o Consultas de acción: consultas que insertan, actualizan o eliminan datos
13
o Consultas específicas de SQL, incluidas las consultas de unión, consultas
de definición de datos y consultas de paso a través
o Subconsultas
Cuando Access detecta consultas anidadas, sólo se genera información de
dependencia para la consulta más exterior. Esta regla también se aplica a las tablas
y consultas de origen de la hoja secundaria de datos de una consulta y a los campos
de búsqueda.
Access genera información de dependencia buscando las asignaciones de nombres que
mantiene la función Autocorrección de nombres: función que corrige automáticamente
los efectos secundarios comunes que se producen cuando se cambia el nombre de
formularios, informes, tablas, consultas, campos o controles en formularios e informes.
Si la opción Registrar información de Autocorrección de nombres está desactivada, se le
pedirá que la active antes de poder ver la información de dependencia.
NOTA Declinación de responsabilidades de traducción automática: Este artículo se ha
traducido con un sistema informático sin intervención humana. Microsoft ofrece estas
traducciones automáticas para que los hablantes de otros idiomas distintos del inglés
puedan disfrutar del contenido sobre los productos, los servicios y las tecnologías de
Microsoft. Puesto que este artículo se ha traducido con traducción automática, es posible
que contenga errores de vocabulario, sintaxis o gramática.
TIPOS DE ORÍGENES DE DATOS PARA MICROSOFT OFFICE
WEB COMPONENTS EN UNA PÁGINA DE ACCESO A DATOS
Aunque la página de acceso a datos obtiene los datos de una base de datos de Microsoft
Access (base de datos de Microsoft Access: colección de datos y objetos (como tablas,
consultas o formularios), que está relacionada con un tema o propósito concreto. El motor
de base de datos Microsoft Jet administra los datos.) O una base de datos de Microsoft
SQL Server (base de datos de Microsoft SQL Server: una base de datos de Microsoft SQL
Server consta de tablas, vistas, índices, procedimientos almacenados, funciones y
desencadenadores.), los controles de Microsoft Office Web Component (Microsoft Office
Web Components: componentes interactivos, como hojas de cálculo, gráficos y listas de
tabla dinámica en páginas Web que facilitan el análisis de datos.
Para utilizar estos componentes, debe tener una licencia de Microsoft Office.) Que
contiene la página pueden mostrar datos de cualquiera de estas bases de datos o de otros
14
orígenes. Por ejemplo, la página puede contener una Lista de tablas dinámicas (lista de
tabla dinámica: componente de Microsoft Office Web Components que se utiliza para
analizar datos de manera interactiva en una página Web. Los datos que aparecen con
formato de filas y columnas se pueden mover, filtrar, ordenar y calcular de un modo
significativo para su audiencia.), una hoja de cálculo (componente Hoja de cálculo:
componente de Microsoft Office Web Components que proporciona la funcionalidad
interactiva de una hoja de cálculo en una página Web.
Puede especificar datos, agregar fórmulas y funciones, aplicar filtros, cambiar el formato
y volver a realizar cálculos.) o un gráfico (gráfico: representación gráfica de datos en un
formulario, informe o página de acceso a datos.) con datos de una hoja de cálculo
de Microsoft Excel o de una base de datos que no sea de Access o de SQL Server.
Dependiendo del origen de datos, los datos de estos controles pueden ser una instantánea
de los datos originales o pueden ser datos activos mostrados a través de una conexión
independiente del control con su origen de datos.
Para crear un componente Office Web Component con datos de un origen que no sea la
base de datos activa, puede que deba utilizar un programa distinto de Access para publicar
primero los datos en una página Web. Por ejemplo, para crear una Lista de tablas
dinámicas que contenga datos de una hoja de cálculo de Excel, debe publicar los datos
desde Excel. A continuación, en Access, puede abrir la página Web y convertirla en una
página de acceso a datos agregando controles que sean dependientes de una base de datos
de Access o de SQL Server. Además, puede personalizar la página agregando etiquetas,
imágenes u otras funciones para mejorar el aspecto de la página. Desde Access, puede
crear una Lista de tablas dinámicas que utilice datos de un origen externo que no sea
Excel.
CÓMO OBTENER EL MÁXIMO RENDIMIENTO DE LOS DATOS
Las macros son conjuntos de acciones que se crean para automatizar tareas comunes. Si
se utilizan grupos de macros, se pueden realizar varias tareas al mismo tiempo.
¿Qué es una macro?
Una macro es un conjunto de una o más acciones (acción: componente básico de una
macro; instrucción independiente que se puede combinar con otras acciones para
15
automatizar tareas. A veces se denomina comando en otros lenguajes de macros.) Que
cada una realiza una operación determinada, tal como abrir un formulario o imprimir
un informe. Las macros pueden ayudar a automatizar las tareas comunes. Por ejemplo,
puede ejecutar una macro que imprima un informe cuando el usuario haga clic en un
botón de comando.
Cuando se crea una macro, las acciones que se desea realizar se escriben en esta parte de
la ventana Macro (ventana Macro: ventana en la que se crean y modifican las macros.).
En esta parte de la ventana se puede especificar los argumentos de una acción.
Una macro puede ser una macro compuesta de una secuencia de acciones, o puede ser
un grupo de macros (grupo de macros: colección de macros relacionadas que se
almacenan juntas bajo un único nombre de macro. A menudo, se hace referencia a la
colección simplemente como una macro.). También se puede usar una expresión
condicional (expresión condicional: expresión que se evalúa y compara con un valor, por
ejemplo, las instrucciones If...Then y Select Case. Si se cumple la condición, se llevan a
cabo una o más operaciones. Si no se cumple, se omite la operación.) para determinar si
se llevará a cabo una acción en algunos casos cuando se ejecute la macro.
La siguiente macro está compuesta de una serie de acciones. Microsoft Access lleva a
cabo estas acciones cada vez que se ejecuta la macro. Para ejecutar esta macro se hace
referencia al nombre de la macro Revisar Productos.
¿Qué es un grupo de macros?
Cuando se tienen muchas macros, el reunir las que estén relacionadas en grupos de
macros (grupo de macros: colección de macros relacionadas que se almacenan juntas bajo
16
un único nombre de macro. A menudo, se hace referencia a la colección simplemente
como una macro.) puede simplificar la administración de la base de datos.
Por ejemplo, el siguiente grupo de macros, denominado Botones, está compuesto de tres
macros relacionadas: Empleados, Productos, y Representantes. Cada macro lleva a cabo
la acción AbrirFormulario, y la macro Productos lleva también a cabo la acción
DesplazarTamaño.
El nombre en la columna Nombre de macro identifica a cada macro. Cuando se ejecuta
una macro en un grupo de macros, Microsoft Access lleva a cabo la acción de la columna
Acción y cualquier otra acción que siga inmediatamente con una columna Nombre de
macro en blanco.
Para ejecutar una macro de un grupo de macros en un evento o procedimiento de
evento (procedimiento de evento: procedimiento que se ejecuta automáticamente en
respuesta a un evento iniciado por un usuario o código de programa o
el sistema desencadena.), escriba el nombre del grupo de macros seguido de un punto y
del nombre de la macro. En el ejemplo anterior, para hacer referencia a la macro
Empleados en el grupo de macros Botones, escribiría Botones.Empleados.
ACCIONES CONDICIONALES
En algunos casos, puede desear llevar a cabo una acción o serie de acciones en una macro
solamente si se cumple una condición (condición: parte del criterio que debe cumplir un
campo cuando se realiza una búsqueda o se aplica un filtro. Algunas condiciones se deben
utilizar con un valor; por ejemplo, el campo Autor con la condición igual a con el valor
Juan.) concreta. Por ejemplo, si está utilizando una macro para validar los datos de un
formulario, puede desear presentar un mensaje en respuesta a un conjunto
de valores introducidos en un registro y otro mensaje en respuesta a otro conjunto
diferente de valores. En casos como éstos, puede utilizar las condiciones para controlar
el flujo de la macro.
Una condición es una expresión (expresión: cualquier combinación de
operadores matemáticos o lógicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles
y propiedades que evalúa a un solo valor. Las expresiones puede realizar cálculos,
17
manipular caracteres o probar datos.) lógica que se evalúa como Verdadero/Falso o Sí/No.
La macro sigue trayectorias diferentes dependiendo de si la condición es verdadera o
falsa.
Cuando ejecuta la macro, Microsoft Access evalúa la primera expresión
condicional (expresión condicional: expresión que se evalúa y compara con un valor, por
ejemplo, las instrucciones If...Then y Select Case. Si se cumple la condición, se llevan a
cabo una o más operaciones. Si no se cumple, se omite la operación.). Si la condición es
verdadera, Microsoft Access lleva a cabo la acción en esa fila y cualquiera de las acciones
inmediatamente posteriores que vayan precedidas por puntos suspensivos (...) en la
columna Condición.
Microsoft Access ejecuta entonces cualquier acción adicional en la macro que tenga una
columna de Condición en blanco, hasta que alcance otra expresión, un nombre de macro
o el final de la macro.
Si la condición es falsa, Microsoft Access omite la acción y cualquier otra acción
inmediatamente posterior que vaya precedida por puntos suspensivos en la columna
Condición. Después, se desplaza a la siguiente fila de acción (fila de acción: fila de la
parte superior de la ventana Macro donde se escriben los nombres de macro, acciones,
condiciones y comentarios asociados con una macro concreta o un grupo de macros.) que
contenga otra condición o una columna Condición en blanco.
La siguiente macro ejecuta las acciones CuadroMsj y DetenerMacro sólo cuando la
expresión en la columna Condición sea verdadera (cuando hay un valor Nulo (Null: valor
que puede especificarse en un campo o utilizarse en expresiones o consultas para indicar
datos desconocidos o ausentes. En Visual Basic, la palabra clave Null indica un valor
Null. Algunos campos, como los de clave principal, no pueden contener Null.) en el
campo IdProveedor).
ARGUMENTOS DE ACCIÓN
Los argumentos de acción son datos adicionales necesarios para algunas acciones de
macro, por ejemplo, el objeto que se verá afectado por la acción o las condiciones
especiales en las que la acción se ejecuta. Después de agregar una acción a una macro,
establezca los argumentos de la acción en la parte inferior de la ventana Macro (ventana
18
Macro: ventana en la que se crean y modifican las macros.). Estos argumentos dan a
Microsoft Access información adicional sobre cómo llevar a cabo la acción.
Sugerencias para establecer argumentos de acción:
En general, es una buena idea establecer los argumentos de la acción en el orden
en el que están listados, porque las opciones de un argumento pueden determinar
las opciones de los argumentos que le siguen.
Si agrega una acción a su macro arrastrando un objeto de base de datos (objetos
de base de datos: una base de datos de Access contiene objetos como tablas,
consultas, formularios, informes, páginas, macros y módulos. Un proyecto de
Access contiene objetos como formularios, informes, páginas, macros y
módulos.) desde la ventana Base de datos (ventana Base de datos: ventana que
aparece cuando se abre una base de datos o un proyecto de
Access. Muestramétodos abreviados para crear objetos de base de datos nuevos y
abrir otros existentes.), Microsoft Access establece de forma automática los
argumentos apropiados para esa acción.
Si una acción tiene un argumento que requiere el nombre de un objeto de la base
de datos, puede establecer de forma automática el argumento y el tipo de objeto
correspondiente arrastrando el objeto desde la ventana Base de datos al cuadro del
argumento.
Puede utilizar una expresión (expresión: cualquier combinación de operadores
matemáticos o lógicos, constantes, funciones y nombres de campos, controles y
propiedades que evalúa a un solo valor. Las expresiones puede realizar cálculos,
manipular caracteres o probar datos.) precedida de un signo igual (=) para
establecer muchos argumentos de acción.
MÓDULOS: AUTOMATIZAR LAS TAREAS RUTINARIAS Y
CREAR SOLUCIONES EMPRESARIALES
Un módulo es básicamente un conjunto de declaraciones, instrucciones
y procedimientos que se almacenan en una unidad con nombre para organizar el código
de Microsoft Visual Basic (Microsoft Visual Basic: versión visual
del lenguaje de programación Basic de alto nivel. Microsoft ha desarrollado Visual Basic
para crear aplicaciones basadas en Windows.). Microsoft Access tiene dos tipos de
módulos: módulos estándar (módulo estándar: módulo en el que puede colocar los
procedimientos Sub y Function que desee que estén disponibles para otros
19
procedimientos de la base de datos.) y módulos de clase (módulo de clase: módulo que
puede contener la definición de un nuevo proyecto. Cada instancia de una clase crea un
objeto nuevo. Los procedimientos definidos en el módulo se convierten en propiedades y
métodos del objeto. Los módulos de clase pueden existir solos o con formularios e
informes.).
¿Qué es un módulo?
Un módulo es un conjunto de declaraciones y procedimientos de Visual Basic que se
almacenan en una sola unidad.
Cuadro Objeto
Cuadro Procedimiento
Declaraciones
Procedimientos
Botón Vista Procedimiento
Botón Ver módulo completo
MÓDULOS DE CLASES
Los módulos de formularios (módulo de formulario: módulo que incluye código para
todos los procedimientos de evento desencadenados por los eventos que suceden en un
formulario específico o en sus controles.) y los módulos de informes (módulo de informe:
módulo que incluye código para todos los procedimientos de evento desencadenados por
los eventos que tienen lugar en un informe específico o en sus controles.) son módulos de
clases que están asociados con un formulario o informe determinado. Los modulos de
formularios y de informes contienen a menudo procedimientos de evento (procedimiento
de evento: procedimiento que se ejecuta automáticamente en respuesta a un evento
20
iniciado por un usuario o código de programa o el sistema desencadena.) que se ejecutan
en respuesta a un evento en un formulario o informe. Puede usar los procedimientos de
evento para controlar el comportamiento de los formularios e informes, y su respuesta a
acciones de los usuarios, como hacer clic en un botón de comando.
Cuando se crea el primer procedimiento de evento para un formulario o informe,
Microsoft Access crea automáticamente un módulo de formulario o un módulo de
informe.
Para ver o agregar un procedimiento de formulario, elija uno de los objetos del formulario
en el cuadro Objeto ...
... y, a continuación, seleccione un evento en el cuadro Procedimiento. Los nombres de
eventos que ya tienen procedimientos aparecen en negrita.
Los procedimientos en los módulos de formularios y de informes pueden llamar a
procedimientos que haya agregado a los módulos estándar.
En Access 97 o versiones posteriores, los módulos de clase pueden existir
con independencia de un formulario o informe, y este tipo de módulo de clase se muestra
en la ventana Base de datos (ventana Base de datos: ventana que aparece cuando se abre
una base de datos o un proyecto de Access. Muestra métodos abreviados para crear
objetos de base de datos nuevos y abrir otros existentes.). Puede usar un módulo de clase
para crear una definición para un objeto personalizado. En Access 95, los módulos de
clase existen únicamente en asociación con un formulario o informe.
MÓDULOS ESTÁNDAR
Los módulos estándar contienen procedimientos generales que no están asociados a
ningún otro objeto y procedimientos usados con frecuencia que pueden ser ejecutados
desde cualquier parte de la base de datos. Las principales diferencias entre un módulo
estándar y un módulo de clase que no está asociado a un objeto determinado son el alcance
y la duración. El valor de las variables y constantes declaradas o existentes en un módulo
de clase sin un objeto asociado está disponible para su uso sólo cuando el código se está
ejecutando y sólo desde ese objeto.
21
Nombre y argumentos de la función
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DECLARACIONES E INSTRUCCIONES DE CÓDIGO DE VISUAL
BASIC
Los módulos estándar se muestran en Módulos, bajo Objetos, en la ventana Base de
datos (ventana Base de datos: ventana que aparece cuando se abre una base de datos o un
proyecto de Access. Muestra métodos abreviados para crear objetos de base de datos
nuevos y abrir otros existentes.). Los formularios, informes y módulos estándar se
enumeran también en el Examinador de bjetos (Examinador de objetos: cuadro
de diálogo que muestra información sobre objetos, propiedades, métodos y constantes en
el proyecto actual y en bibliotecas de objetos a las que se hace referencia, y que se utiliza
para buscar un elemento, obtener ayuda sobre él o pegarlo en un módulo.).
RELACIONES EN UNA BASE DE DATOS
Una vez creadas tablas diferentes para cada tema de la base de datos de Microsoft
Access (base de datos de Microsoft Access: colección de datos y objetos (como tablas,
consultas o formularios), que está relacionada con un tema o propósito concreto.
El motor de base de datos Microsoft Jet administra los datos.), necesita una forma de
indicarle a Microsoft Access cómo debe volver a combinar esa información. El primer
paso de este proceso es definir relaciones (relación: asociación que se establece entre
campos comunes (columnas) en dos tablas. Una relación puede ser uno a uno, uno a varios
o varios a varios, entre las tablas.
Una vez realizada esta operación, puede crear consultas, formularios e informes para
mostrar información de varias tablas a la vez. Por ejemplo, este formulario incluye
información de cuatro tablas:
La tabla Clientes
La tabla Pedidos
23
La tabla Productos
La tabla Detalles de pedidos
24
CÓMO FUNCIONAN LAS RELACIONES
Siguiendo en el ejemplo anterior, los campos de las cuatro tablas deben coordinarse de
modo que muestren información acerca del mismo pedido. Esta coordinación se lleva a
cabo mediante las relaciones entre las tablas. Una relación hace coincidir los datos de los
campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la
mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal (clave principal:
uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada
registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener
siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con
claves externas de otras tablas.) de una tabla, que proporciona un identificador único para
cada registro, y una clave externa (clave externa: uno o más campos de tabla (columnas)
que hacen referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla. Una clave
externa indica cómo están relacionadas las tablas.) de la otra tabla. Por ejemplo, los
empleados pueden asociarse a los pedidos de los que son responsables mediante la
creación de una relación entre los campos Id. de empleado.
Id. de empleado aparece en ambas tablas, como clave principal ...
... y como clave externa.
Una relación uno a varios
La relación uno a varios es el tipo de relación más común. En este tipo de relación, un
registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, pero un
registro de la Tabla B sólo tiene un registro coincidente en la Tabla A.
25
Un proveedor ...
... puede suministrar más de un producto ...
... pero cada producto tiene un único proveedor.
Una relación varios a varios
En una relación varios a varios, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros
coincidentes en la Tabla B, y viceversa. Este tipo de relación sólo es posible si se define
una tercera tabla (denominada tabla de unión) cuya clave principal (clave principal: uno
o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de
una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un
índice exclusivo.
Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras
tablas.) consta de dos campos : las claves externas (clave externa: uno o más campos de
tabla (columnas) que hacen referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla.
Una clave externa indica cómo están relacionadas las tablas.) de las Tablas A y B. Una
relación de varios a varios no es sino dos relaciones de uno a varios con una tercera tabla.
Por ejemplo, la tabla Pedidos y la tabla Productos tienen una relación de varios a varios
que se define mediante la creación de dos relaciones de uno a varios con la tabla Detalles
de pedidos. Un pedido puede incluir muchos productos, y cada producto puede aparecer
en muchos pedidos.
26
Clave principal de la tabla Pedidos
Clave principal de la tabla Productos
Un pedido puede incluir muchos productos ...
... y cada producto puede aparecer en muchos pedidos.
Una relación uno a uno
En una relación uno a uno, cada registro de la Tabla A sólo puede tener un registro
coincidente en la Tabla B y viceversa. Este tipo de relación no es habitual, debido a que
la mayoría de la información relacionada de esta forma estaría en una sola tabla. Puede
utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte
de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a
un subconjunto de la tabla principal. Por ejemplo, puede crear una tabla que registre los
empleados participantes en un partido de fútbol benéfico. Cada jugador de fútbol de la
tabla Jugadores de fútbol tiene un registro coincidente en la tabla Empleados.
Cada jugador de fútbol tiene un registro coincidente en la tabla Empleados.
Este conjunto de valores es un subconjunto del campo Id. de empleado y la tabla
Empleados.
27
DEFINICIÓN DE RELACIONES
El tipo de relación que crea Microsoft Access depende de cómo están definidos los
campos relacionados.
Una relación de uno a varios se crea si sólo uno de los campos relacionados es
una qclave principal (clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores
identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no
puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave
principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.)
o tiene un índice único (índice único: índice que se define al establecer
la propiedad Indexado de un campo como Sí (Sin duplicados). Un índice único no
permite entradas duplicadas en el campo indizado. Al establecer un campo como
clave principal, queda automáticamente definido como exclusivo.).
Se crea una relación uno a uno si ambos campos relacionados son claves
principales o tienen índices únicos.
Una relación de varios a varios es, en realidad, dos relaciones de uno a varios con
una tercera tabla cuya clave principal consta de dos campos: las claves
externas (clave externa: uno o más campos de tabla (columnas) que hacen
referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla. Una clave externa
indica cómo están relacionadas las tablas.) de las otras dos tablas.
También se puede crear una relación entre una tabla y los elementos que contiene. Esto
es útil en situaciones en que deba realizar una búsqueda dentro de la misma tabla. Por
ejemplo, en la tabla Empleados se puede definir una relación entre los campos Id. de
empleado y Jefe, por lo que el campo Jefe puede mostrar datos de empleado que procedan
de un Id. de empleado coincidente.
Nota Si arrastra un campo que no es una clave principal y no tiene un índice único hasta
otro campo que tampoco es una clave principal ni tiene un índice único, se crea una
relación indeterminada. En las consultas que contienen tablas con una relación
indeterminada, Microsoft Access muestra una línea de combinación (combinación:
asociación entre un campo de una tabla o consulta y un campo del mismo tipo de datos
de otra tabla o consulta. Las combinaciones indican al programa cómo se relacionan los
datos. Los registros que no coinciden pueden incluirse o excluirse, dependiendo del tipo
de combinación.) predeterminada entre las tablas, pero no se exige la integridad
28
referencial (integridad referencial: reglas que se siguen para preservar las relaciones
definidas entre las tablas cuando se especifican o eliminan registros.) y no hay garantías
de que los registros sean únicos en ninguna tabla.
INTEGRIDAD REFERENCIAL
La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Microsoft Access para
garantizar que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son válidas y que
no se eliminan ni modifican accidentalmente datos relacionados. Puede establecer la
integridad referencial cuando se cumplen todas las condiciones siguientes:
El campo coincidente de la tabla principal (tabla principal: extremo "uno" de dos
tablas unidas por una relación "de uno a varios". En la tabla principal debe haber
una clave principal y cada registro debe ser único.) es una clave principal (clave
principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera
exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores
Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para
relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.) o tiene un índice
único (índice único: índice que se define al establecer la propiedad Indexado de
un campo como Sí (Sin duplicados). Un índice único no permite entradas
duplicadas en el campo indizado. Al establecer un campo como clave principal,
queda automáticamente definido como exclusivo.).
Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos (tipo de datos:
característica de un campo que determina el tipo de datos que puede albergar.
Los tipos de datos son: Booleano, Entero, Largo, Moneda, Simple, Doble, Fecha,
Cadena y Variant (predeterminado).). Hay dos excepciones. Un campo
Autonumérico (tipo de datos Autonumérico: tipo de datos de campo que, en una
base de datos de Microsoft Access, almacena automáticamente un número
exclusivo para cada registro en el momento en que éste se agrega a una tabla. Se
pueden generar tres tipos de números: secuencial, aleatorio e Id. de réplica.) puede
estar relacionado con un campo Numérico con la propiedad TamañoDelCampo
(FieldSize) establecida en Entero Largo, y un campo Autonumérico con la
propiedad TamañoDelCampo (FieldSize) establecida en Id. de réplica puede estar
relacionado con un campo Numérico con la propiedad TamañoDelCampo
(FieldSize) establecida en Id. de réplica.
29
Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Microsoft Access. Si las
tablas son tablas vinculadas (tabla vinculada: tabla almacenada en
un archivo fuera de la base de datos abierta desde donde Access puede tener
acceso a los registros. Puede agregar, eliminar y editar registros de una tabla
vinculada, pero no puede cambiar su estructura.), deben ser tablas en el formato
de Microsoft Access y debe abrir la base de datos en la que están almacenadas
parapoder establecer la integridad referencial. La integridad referencial no puede
exigirse para tablas vinculadas procedentes de bases de datos en otros formatos.
CUANDO SE UTILIZA LA INTEGRIDAD REFERENCIAL, SE
APLICAN LAS REGLAS SIGUIENTES:
No puede introducir un valor en el campo de clave externa (clave externa: uno o
más campos de tabla (columnas) que hacen referencia al campo o campos de clave
principal de otra tabla. Una clave externa indica cómo están relacionadas las
tablas.) de la tabla relacionada que no exista en la clave principal de la tabla
principal. No obstante, puede introducir un valor Nulo (Null: valor que puede
especificarse en un campo o utilizarse en expresiones o consultas para indicar
datos desconocidos o ausentes. En Visual Basic, la palabra clave Null indica un
valor Null. Algunos campos, como los de clave principal, no pueden contener
Null.) en la clave externa, especificando que los registros no están relacionados.
Por ejemplo, no puede tener un pedido asignado a un cliente que no existe, pero
puede tener un pedido asignado a nadie mediante la introducción de un valor Nulo
en el campo Id. de cliente.
No puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros
coincidentes en una tabla relacionada. Por ejemplo, no puede eliminar un registro
de empleados de la tabla Empleados si existen pedidos asignados al empleado en
la tabla Pedidos.
No puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese registro
tiene registros relacionados. Por ejemplo, no puede cambiar el Id. de un empleado
en la tabla Empleados si existen pedidos asignados a ese empleado en la tabla
Pedidos.
ACTUALIZACIONES Y ELIMINACIONES EN CASCADA
30
Para las relaciones en las que se exige la integridad referencial (integridad referencial:
reglas que se siguen para preservar las relaciones definidas entre las tablas cuando se
especifican o eliminan registros.), puede especificar si desea que Microsoft Access
actualice en cascada (actualización en cascada: para relaciones que aplican integridad
referencial entre tablas, la actualización de todos los registros relacionados de la tabla o
tablas relacionadas cuando cambia un registro de la tabla principal.) y elimine en
cascada (eliminación en cascada: para las relaciones que aplican integridad referencial
entre tablas, la eliminación de todos los registros relacionados de la tabla o tablas
relacionadas cuando se elimina un registro de la tabla principal.) automáticamente los
registros relacionados. Si establece estas opciones, las operaciones de eliminación y
actualización que normalmente impediría la integridad referencial se permiten ahora.
Al eliminar registros o al cambiar los valores de clave principal (clave principal: uno o
más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de
una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un
índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves
externas de otras tablas.) de una tabla principal (tabla principal: extremo "uno" de dos
tablas unidas por una relación "de uno a varios".
En la tabla principal debe haber una clave principal y cada registro debe ser único.),
Microsoft Access realiza los cambios necesarios en las tablas relacionadas con el fin de
conservar la integridad referencial.
SI activa la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados al
definir una relación, siempre que cambie la clave principal de un registro de la tabla
principal, Microsoft Access actualizará automáticamente la clave principal con el nuevo
valor en todos los registros relacionados. Por ejemplo, si cambia un Id. de cliente en la
tabla Clientes, el campo Id. de cliente de la tabla Pedidos se actualizará automáticamente
en cada uno de los pedidos de ese cliente, de modo que la relación no se rompa. Microsoft
Access actualiza en cascada sin mostrar ningún mensaje.
Nota Si la clave principal de la tabla principal es un campo Autonumérico (tipo de datos
Autonumérico: tipo de datos de campo que, en una base de datos de Microsoft Access,
almacena automáticamente un número exclusivo para cada registro en el momento en que
éste se agrega a una tabla. Se pueden generar tres tipos de números: secuencial, aleatorio
e Id. de réplica.)la activación de la casilla de verificación Actualizar en cascada los
campos relacionados no tendrá ningún efecto, porque no puede cambiar el valor de un
campo Autonumérico.
31
Si selecciona la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados al
definir una relación, siempre que elimine registros de la tabla principal, Microsoft Access
eliminará automáticamente los registros relacionados de la tabla relacionada. Por
ejemplo, si elimina el registro de un cliente de la tabla Clientes, todos los pedidos del
cliente se eliminarán automáticamente de la tabla Pedidos (esto incluye los registros de
la tabla Detalles de pedidos relacionados con los registros de Pedidos).
Al eliminar registros de un formulario u hoja de datos con la casilla de verificación
Eliminar en cascada los registros relacionados activada, Microsoft Access le avisa que es
posible que también se eliminen los registros relacionados. No obstante, al eliminar
registros mediante una consulta de eliminación (consulta de eliminación: consulta
(instrucción SQL) que quita las filas que coinciden con el criterio especificado de una o
más tablas.), Microsoft Access elimina automáticamente los registros de las tablas
relacionadas sin mostrar un aviso.
32
ESPECIFICACIONES DE ACCESS
Especificaciones de base de datos de Microsoft Access
Base de datos de Access
Atributo Máximo
Tamaño de archivo de una base de datos de
Microsoft Access (.mdb) (base de datos de
Microsoft Access: colección de datos y
objetos (como tablas, consultas o
formularios), que está relacionada con un tema
o propósito concreto. El motor de base de
datos Microsoft Jet administra los datos.)
2 gigabytes menos el espacio necesario
para los objetos de sistema (objeto del
sistema: objetos de base de datos que
define el sistema, como la tabla
MSysIndexes, o el usuario. Puede crear
un objeto del sistema dando nombre al
objeto con USys como primeros cuatro
caracteres en el nombre del objeto.).
Número de objetos en una base de datos 32,768
Módulos (incluyendo formularios e informes
con la propiedad TieneUnMóduloAsociado
(HasModule) establecida a Verdadero)
1,000
Número de caracteres en un nombre de objeto 64
Número de caracteres en una contraseña 14
Número de caracteres en un nombre de
usuario o de grupo 20
Número de usuarios que pueden tener acceso
a la vez 255
Tabla
Atributo Máximo
Número de caracteres en un nombre de
tabla 64
Número de caracteres en un nombre de
campo 64
33
Número de campos en una tabla 255
Número de tablas abiertas
2.048; el número real puede ser menor
debido a las tablas que abre Microsoft
Access internamente.
Tamaño de tabla 2 gigabytes menos el espacio necesario para
los objetos de sistema
Número de caracteres en un campo de
texto 255
Número de caracteres en un campo memo
65.535 cuando se introducen datos desde la
interfaz de usuario;
1 gigabyte de almacenamiento de caracteres
cuando se introducen datos mediante código
Tamaño de un campo objeto OLE 1 gigabyte
Número de índices en una tabla 32
Número de campos en un índice 10
Número de caracteres en un mensaje de
validación 255
Número de caracteres en una regla de
validación 2,048
Número de caracteres en
una descripción de tabla o campo 255
Número de caracteres en un registro (sin
incluir los campos memo y objeto OLE) 2,000
Número de caracteres en la configuración
de una propiedad 255
34
Consulta
Atributo Máximo
Número de relaciones
forzadas
32 por tabla menos el número de índices que hay en la
tabla para campos o combinaciones de campos que no
forman parte de las relaciones
Número de tablas en una
consulta 32
Número de campos en un
conjunto de registros 255
Tamaño de un conjunto de
registros 1 gigabyte
Límite para ordenar 255 caracteres en uno o más campos
Número de niveles de
consultas anidadas 50
Número de caracteres en una
celda de la cuadrícula
de diseño de consulta
1,024
Número de caracteres para un
parámetro en una consulta de
parámetros
255
Número de AND en una
cláusula WHERE o HAVING 99
Número de caracteres en una
instrucción SQL aproximadamente 64.000
35
Formulario e informe
Atributo Máximo
Número de caracteres en una etiqueta 2,048
Número de caracteres en un cuadro de texto 65,535
Ancho de formulario o informe 22 pulgadas (55,87 cm)
Alto de sección 22 pulgadas (55,87 cm)
Alto de todas las secciones más los encabezados de sección
(en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el
diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas,
formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En
la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y
modificar el diseño de otros existentes.))
200 pulgadas (508 cm)
Número de niveles de formularios o informes anidados 7
Número de campos o expresiones que se pueden ordenar o
agrupar en un informe 10
Número de encabezados y pies en un informe
1 encabezado/pie de
informe; 1
encabezado/pie de
página; 10
encabezados/pies de
grupo
Número de páginas impresas en un informe 65,536
Número de controles y secciones que puede agregar a lo largo
de la vida del formulario o del informe 754
Número de caracteres en una instrucción SQL que actúa como
la propiedad OrigenDelRegistro (Recordsource) o
OrigenDeLaFila (Rowsource) de un formulario, informe
o control (tanto .mdb como .adp)
32,750
36
BIBLIOGRAFIA
https://support.office.com/es-es/article/Informaci%C3%B3n-sobre-la-estructura-de-una-
base-de-datos-de-Access-001a5c05-3fea-48f1-90a0-cccaa57ba4af?omkt=es-HN&ui=es-
ES&rs=es-HN&ad=HN
http://www.monografias.com/trabajos34/microsoft-access/microsoft-
access2.shtml#ixzz3xuJpCXl8
